Qu'est-ce qu'une communication efficace ? Définition, exemples et 13 étapes pour l'améliorer

Des études montrent que 86% des employés et des cadres reconnaissent qu'une faible communication est la principale cause d'échec sur le lieu de travail. Ils s'accordent donc à dire qu'une communication efficace est essentielle sur le lieu de travail.

Cependant, même si nous passons la majeure partie de notre temps à communiquer, peu d'entre nous savent comment communiquer de manière efficace et ne possèdent (ou n'emploient) pas de compétences efficaces en matière de communication. 

N'êtes-vous pas d'accord ? Posez-vous les questions suivantes :

• À quelle fréquence votre équipe est-elle confrontée à des problèmes de communication ?
• Les informations importantes ont-elles tendance à se perdre quelque part dans l'entonnoir de la communication ?
• Les employés se fient-ils aux rumeurs pour obtenir les principales nouvelles et mises à jour de l'entreprise ?

La rupture de la communication, l'entonnoir d'informations et les renseignements par le biais de rumeurs sont autant de signes d'une communication inefficace.

Pour vous aider à comprendre le rôle que joue une communication efficace sur le lieu de travail, nous répondrons aux questions suivantes :

• Qu'est-ce qu'une communication efficace ?
• Quelle est l'importance d'une communication efficace sur le lieu de travail ?
• Quels sont les avantages d'une communication efficace ?
• Quels sont les principes d'une communication efficace ? et
• Quelles sont les 13 mesures à prendre pour rendre la communication plus efficace ?

Plongeons dans le vif du sujet !

Définition de la communication efficace : Qu'est-ce qu'une communication efficace ?

Une communication efficace est le processus d'échange réussi d'informations, d'idées, d'opinions, ou d'autres types de messages entre deux ou plusieurs personnes, aboutissant à une compréhension mutuelle.

Pour communiquer de manière efficace, les participants doivent être en mesure de comprendre le message transmis ainsi que l'émotion, l'intention et l'objectif qui se cachent derrière le message.

Nous avons demandé à Milan Kordestani, auteur du livre“I’m Just Saying : A Guide to Maintaining Civil Discourse in an Increasingly Divided World”, quelle était la définition d'une communication efficace. 

Ainsi, outre la compréhension du message, pour que la communication soit efficace, tous les participants doivent également se sentir satisfaits du résultat de la conversation. En d'autres termes, ils doivent non seulement se comprendre, mais aussi se mettre d'accord sur l'objectif de la communication. 

Kordestani est d'accord et poursuit en disant que l'empathie et le respect sont essentiels pour une communication efficace :

Qu'est-ce qu'une communication efficace dans le monde des affaires ?

À plus grande échelle, une communication efficace sur le lieu de travail implique la création d'un environnement de confiance et de compréhension au sein de l'équipe, ce qui permet aux personnes de communiquer librement. 

Hanne Wulp, formatrice en leadership, communication et résolution de conflits et coach de cadres, partage cet avis et ajoute qu'il est essentiel de partager fréquemment les informations :

Par conséquent, si vous cherchez des moyens de communication efficaces à appliquer sur le lieu de travail, vous devriez commencer parfavoriser une culture de la transparence où le style de communication assertive est encouragé et approuvé, et où le feedback est le bienvenu.

La capacité à communiquer efficacement est en fait une compétence à multiples facettes qui nécessite une pratique et un perfectionnement continus, mais qui apporte de nombreux avantages. 

Quels sont les avantages d'une communication efficace ?

Une communication efficace est essentielle pour toute entreprise, quelle que soit sa taille, car le succès des entreprises dépend du flux d'informations. C'est probablement la raison pour laquelle la communication efficace figure parmi les compétences les plus appréciées et les plus recherchées par les employés. 

Si le flux d'informations est bloqué d'une manière ou d'une autre, l'entreprise commencera à se détériorer — c'est pourquoi nous avons besoin d'une communication efficace.

Une communication efficace :

• Évite la confusion,
• Donne un but,
• Crée une responsabilité et
• Crée une culture d'entreprise positive.

Plus précisément, les 6 principaux avantages d'une communication efficace sont les suivants : 

• Résolution des problèmes plus facile et de meilleure qualité,
• Faciliter et améliorer la prise de décision,
• Meilleures relations professionnelles,
• Augmenter l'engagement, 
• Améliorer la productivité et
• Meilleure culture d'équipe.

Voyons ce que cela implique.

Avantage n°1 : Résolution des problèmes de manière plus simple

En tant que l’une des compétences les plus demandées, la communication est un élément essentiel d'un CV selon 93 % des employeurs. La principale raison en est que de bonnes compétences en communication facilitent la résolution des problèmes. 

La résolution de problèmes n'est possible que s'il y a :

• De la coopération,
• De la collaboration d’équipe, 
• De l'esprit de décision et
• Une action coordonnée.

Tous ces facteurs dépendent d'une communication efficace, car c'est le ciment qui lie tous les membres de l'équipe et leur permet de travailler en tant qu'unité cohésive.

Une communication efficace est une communication rationalisée, qui permet :

• Un partage rapide de l'information,
• Une compréhension mutuelle du problème, 
• Une évaluation collective de l'impact du problème et
• Une prise de décision qui tient compte de l'ensemble du système.

En d'autres termes, lorsque nous rationalisons la communication et que nous permettons à chacun d'y participer, nous résolvons les problèmes plus facilement et plus rapidement (sans parler d'une plus grande efficacité). 

Avantage n°2 : Faciliter et améliorer la prise de décision

La prise de décision sur le lieu de travail dépend directement de la quantité d'informations dont nous disposons. 

La prise de décision est un processus au cours duquel nous choisissons une option parmi une sélection de possibilités, en nous appuyant sur notre analyse complète de toutes ces possibilités. Par conséquent, pour choisir une option, nous devons être pleinement conscients de toutes les alternatives.

C'est là qu'intervient une communication efficace. La clarté est le pilier d'une bonne communication. Comme l'affirme Michelle Giordano, conseillère en matière d'action sociale, la clarté est également nécessaire pour prendre des décisions en connaissance de cause.

Avantage n°3 : Meilleures relations professionnelles

La nécessité d'une communication efficace ne s'arrête pas à l'intérieur de l'entreprise. D'une manière générale, il existe deux types de communication efficace sur le lieu de travail :

• Interne et
• Externe.

Bien que distincts, ces 2 types de communication professionnelle sont liés : si l'un est efficace, l'autre le sera également. Le maintien d'une communication claire et transparente, tant en interne qu'en externe, est essentiel à votre réussite. 

Le succès de votre collaboration avec des tiers dépend d'une communication efficace. La façon dont vous (personnellement et en tant qu'entreprise) communiquez avec les tiers façonnera votre réputation et influencera la façon dont ils perçoivent votre entreprise et interagissent avec elle.

Avantage n°4 : Augmenter l'engagement

Le manque d'engagement coûte aux entreprises du monde entier environ $7 800 milliards. Ce n'est pas une surprise, puisque des études montrent que seuls 21% des travailleurs sont réellement engagés au travail. 

L'engagement des employés se traduit par de meilleures performances et des niveaux de productivité plus élevés. Mais quel est le rapport avec une communication efficace ?

Une étude mondiale sur la voix des salariés a montré que 92% des salariés très engagés se sentent entendus. 

En d'autres termes, ils ont l'impression que leurs opinions et leurs contributions comptent. En comparaison, seuls 30% des travailleurs désengagés se sentent entendus sur leur lieu de travail, ce qui implique une relation étroite entre une communication efficace sur le lieu de travail et l'engagement des employés. 

Avantage n°5 : Améliorer la productivité

Selon la même étude, lorsqu'ils se sentent écoutés, 74% des employés sont plus efficaces dans leur travail En outre, 71% d'entre eux se sentent encouragés ou au moins suffisamment confiants pour partager leurs idées, leurs réflexions, leurs solutions potentielles et leurs commentaires. 

Par conséquent, la mise en œuvre d'une communication efficace peut conduire à une amélioration de la productivité. 

Certaines études plus anciennes, comme le rapport McKinsey, suggèrent que lorsque les entreprises utilisent les technologies sociales pour améliorer leur communication interne, elles peuvent augmenter la productivité de leurs employés de 20 à 25%. 

Des données plus récentes montrent que 72% des managers et des chefs d'entreprise estiment que leurs équipes sont plus productives grâce à une communication efficace.

Avantage n°6 : Meilleure culture d'équipe

Une bonne communication renforce la confiance entre les membres de l'équipe et les aide à créer un environnement de travail sain. Cela conduit à son tour à une culture plus collaborative au sein de l'entreprise. 

Kordestani souligne à quel point la communication est efficace pour la culture d'équipe et affirme :

Comment rendre la communication efficace ?

Il est clair qu'une communication efficace est vitale pour la performance, tant au niveau individuel qu'au niveau de l'équipe. 

Pour bénéficier de tous les avantages d'une communication efficace, vous devez non seulement en comprendre les principes essentiels, mais aussi améliorer vos compétences en matière de communication. 

Voici les 13 étapes à suivre pour y parvenir.

Étape n°1 : Respecter les 7 C de la communication

La première étape d'une communication efficace consiste à respecter les 7 C de la communication. 

Ces 7 C de la communication sont les caractéristiques les plus importantes d'une communication efficace. Ils comprennent :

• La clarté, 
• La cohérence, 
• La confiance, 
• La conformité, 
• La concision, 
• La concrétude et 
• La courtoisie.

Sous-étape n°1 : Soyez clair dans la communication

Pour éviter les malentendus, vous devez être clair dans votre communication. Une communication claire implique que le communicateur ne mette l'accent que sur un élément d'information spécifique. 

Un communicateur clair se concentre sur la poursuite d'un objectif spécifique et la transmission d'un message spécifique.

Voici un bref aperçu de la manière dont la même information peut être transmise de manière claire et peu claire :

"Avez-vous terminé les rapports que je vous ai demandés mardi dernier ?" ✅

"Yoooo, quoi de neuf ? Mandy m'a demandé quand les rapports dont nous avons parlé la semaine dernière seraient terminés. J'ai dit : "Tu peux te calmer, ma fille ? Ils seront bientôt prêts !" Mec, elle est tellement coincée, pas vrai ?" ❌

Dans le premier exemple, nous pouvons voir que la question est formulée de manière claire et directe. Le destinataire sait immédiatement ce qu'on lui demande, il n'y a donc pas de risque de mauvaise interprétation.

Dans le deuxième exemple, on constate que la personne qui a envoyé le message a choisi une manière détournée de demander des informations. L'approche passive-agressive et l'utilisation excessive de jargon en font un exemple de communication peu claire.

Une communication claire est utile pour :

• Faciliter et accélérer la compréhension et
• Renforcer la signification d'un message.

Pour communiquer clairement, vous devez :

• Présenter votre idée principale,
• Vous assurer que votre idée a un sens,
• Minimiser le nombre d'idées par phrase,
• Être précis et orienté vers les détails,
• Éviter le jargon, l'argot et le langage absolu, 
• Parler en phrases courtes et directes, et
• Vous assurer que l'autre personne vous comprend (et vice versa).

Sous-étape n°2 : Communiquez de manière cohérente

Une communication cohérente est fluide, c'est-à-dire qu'elle est consistante et logique.

Un communicateur cohérent relie tous les points abordés et s'assure qu'ils sont tous pertinents par rapport au sujet principal. La cohérence dans la communication permet de :

• Donner de la crédibilité à vos idées et
• D'éviter la confusion, l'insatisfaction et l'épuisement des auditeurs/lecteurs.

Pour communiquer de manière cohérente, vous devrez :

• Organiser et présenter vos idées dans un ordre logique et
• Relier vos idées en utilisant des mots et des phrases de transition (par exemple, "en conséquence", "jusqu'à présent", "en outre", "en revanche", "par exemple", etc.)

Prenons un exemple de communication cohérente. Regardons l'image ci-dessous. Il s'agit d'une conversation entre deux collègues de travail, où l'un demande de l'aide pour un processus spécifique et l'autre donne des instructions détaillées et logiques.

Dans l'exemple ci-dessus, nous voyons la cohérence de la communication de Nina. Elle explique le processus en question à son collègue, puis lui dit :

“L'ordre correct est le suivant : page d'accueil ▶️ page de date ▶️ page de code-barres ▶️ page de collecte, puis vous passez à l'écran suivant.”

Mais que se passerait-il si Nina n'appliquait pas les principes de la communication cohérente ? Dans ce cas, sa première réponse aurait pu ressembler à ceci :

“Vous devez marquer une collection pour chaque produit. Allez à la page des dates et partez de là. La page des codes-barres s'affiche lorsque vous cliquez à l'endroit prévu.”

Cet exemple montre clairement que, même si Nina explique la procédure, elle ne le fait pas de manière cohérente et il y a très peu de chances que son collègue puisse la suivre.

Sous-étape n°3 : Ayez confiance en soi lors de la communication

Dans la communication, l'assurance vous aide à transmettre ce que vous voulez d'une manière efficace. Un communicateur confiant donne plus de crédibilité à ses paroles en exprimantses pensées, ses croyances, ses idées et ses opinions de manière assertive.

Une étude d'Indeed montre que 98% des travailleurs affirment qu'ils sont plus performants lorsqu'ils ont confiance en eux. 

Toutefois, une étude réalisée en 2023 par study done by The University of Lawindique que 97% des adultes âgés de 24 à 35 ans déclarent avoir peur que leurs collègues les jugent pour leur style de communication, ce qui explique qu'ils finissent souvent par s'excuser de manière excessive. 

Si vous faites partie de cette catégorie, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez faire semblant jusqu'à ce que vous réussissiez ou utiliser la stratégie "Comme si" strategy qui s'est avérée efficace. 

Cette stratégie repose sur le fait que les êtres humains ont tendance à considérer les concepts qu'ils utilisent quotidiennement comme des faits plutôt que comme ce qu'ils sont (des concepts sociaux qui dépendent du contexte d'une situation). 

Par exemple, nous pouvons avoir l'idée préconçue qu'il existe des façons spécifiques dont les personnes confiantes agissent et sont perçues dans notre société. Nous pourrions également considérer comme un fait que les personnes confiantes le sont naturellement dans toutes les situations (même si cela ne peut pas être vrai — il s'agit simplement d'une construction sociale). Par conséquent, si nous n'avons pas confiance en nous dans toutes les situations, nous nous considérerons comme quelqu’un "sans confiance en soi". 

La stratégie "Comme si" incite les gens à agir comme s'ils étaient déjà ce qu'ils veulent être — dans ce cas, il s'agirait d'une personne confiante. 

Avoir confiance en soi dans la communication est utile car :

• Les personnes semblent plus assertives,
• Cela donne plus de crédibilité à l'information présentée, et
• Les informations présentées semblent plus professionnelles.

Pour avoir l'air sûr de vous lorsque vous communiquez, vous devez :

• Maintenir un volume de voix clair et stable,
• Maintenir un contact visuel,
• Être honnête,
• Écouter attentivement les autres,
• Rechercher des compromis sur les points discutés,
• Exprimer sa gratitude lorsque c'est nécessaire,
• S'excuser lorsqu'on a tort, et
• Reconnaître positivement la contribution des autres.

Sous-étape n°4 : Communiquez correctement

Une communication correcte implique qu'il n'y a pas d'erreurs dans la communication, ce qui donne de la crédibilité à vos paroles. Les personnes qui écoutent ce que vous dites ou qui lisent vos messages sont susceptibles d'établir un lien inconscient entre votre usage de la grammaire et la valeur de vos paroles.

Un communicateur correct montre son respect aux autres communicateurs en veillant à ce que la grammaire, la prononciation et le vocabulaire soient à la hauteur. 

Une communication correcte aide à :

• Améliorer l'impact du message,
• Renforcer le professionnalisme,
• Améliorer la compréhension et
• Éviter les malentendus et la confusion.

Pour communiquer correctement, vous devez :

• Réfléchir à ce que vous voulez dire avant de le dire, 
• Relire attentivement les communications écrites, et
• Consulter des manuels de grammaire ou des correcteurs en ligne.

Prenons un exemple de communication correcte et incorrecte. 

“Bonjour, Joan ! Pouvez-vous m'envoyer toute la documentation dont vous disposez pour l'affaire Perkins ? Merci !”

Nous constatons que l'expéditeur a utilisé des phrases complètes ainsi qu'une grammaire et une ponctuation correctes. Voici un exemple du même message, mais rédigé de manière incorrecte :

“Salut Joan envoi stp tous les docs pour l’affaire P merci”

Même si ce deuxième exemple transmet le même message que le premier, l'absence de ponctuation et les diverses fautes de frappe rendent ce message non professionnel et même parfois incohérent.  

Sous-étape n°5 : Soyez concis dans la communication

Une communication concise implique que l'information soit communiquée avec le moins de mots possible. Un communicateur concis s'en tient à l'essentiel et reste bref.

La concision dans la communication permet de :

• Gagner du temps et de l'argent,
• Mieux souligner vos points principaux et
• Rendre le message plus compréhensible pour les auditeurs/lecteurs.

Pour communiquer de manière concise, vous devrez :

• Éviter de vous laisser distraire par d'autres questions,
• Vous en tenir au sujet traité et
• Ne donner qu'une quantité raisonnable d'informations à la fois.

La concision est particulièrement importante dans la communication écrite. Lorsque vous communiquez vos idées par écrit, vous devez :

• Utiliser la voix active (plutôt que la voix passive),
• Éviter les phrases vagues et surutilisées (par exemple, "mauvais", "bon", "savoir", "très", etc.)
• Supprimer les qualificatifs redondants (par exemple "assez", "plutôt", "vraiment", etc.)

Par exemple, si nous voulions être concis en demandant quelque chose, nous dirions :

“Nous devons réaliser une publicité de 15 secondes qui mette en valeur la dernière nouveauté. Il faut que ce soit fait pour le 13.”

Un exemple de communication non concise, en revanche, ressemblerait à ceci :

“Ce serait formidable si nous pouvions éventuellement sortir une courte publicité parce que nous avons récemment lancé une nouvelle fonctionnalité et que nous devons vraiment, vraiment, la présenter à notre public. L'idéal serait que ce soit bien ficelé et terminé pour la mi-mois.”

Sous-étape n°6 : Soyez concret dans la communication

La communication concrète implique que l'information est présentée d'une manière spécifique, précise, mais aussi vivante. 

Un communicateur concret donne une image claire de ce qu'il veut transmettre.

Être concret dans la communication permet de :

• Renforcer la confiance dans vos paroles,
• Maintenir l'intérêt de l'auditoire,
• Éviter les interprétations erronées et
• D'accélérer le processus d'action.

Pour communiquer de manière concrète, vous devrez :

• Étayer vos idées par des faits et des chiffres,
• Utiliser des mots et des phrases clairs et sans ambiguïté, 
• Utiliser des modificateurs précis,
• Éviter les généralisations et
• Fournir des étapes détaillées pour les actions que vous souhaitez entreprendre.

Sous-étape n°7 : Soyez courtois dans la communication

Le dernier C de la communication est la courtoisie. Une communication courtoise implique que l'information est transmise avec respect. Un communicateur courtois est ouvert, amical et honnête.

Le respect est vital sur le lieu de travail. Comme l'indique une étude Accountemps, 85% des personnes interrogées estiment que le fait d'être courtois envers leurs collègues a un impact sur leurs perspectives de carrière.

Outre l'amélioration de vos perspectives de carrière, la courtoisie dans la communication est également utile :

• Pour établir et maintenir de bonnes relations entre les membres de l'équipe,
• Les gens se sentent écoutés, reconnus et appréciés et
• Constituer une équipe plus loyale et plus productive.

Pour communiquer avec courtoisie, vous devez :

• Être positif, poli et raisonnable,
• Être enthousiaste et réfléchi,
• Prendre en compte le point de vue des autres,
• Centrer le message sur l'auditoire et
• Faire preuve de respect à l'égard des autres communicateurs.

Étape n°2 : Établir la confiance entre les membres de l'équipe

Pour instaurer une communication efficace au sein d'une équipe, il est nécessaire d'instaurer la confiance au sein de cette équipe. Mais il est important de noter qu'il s'agit d'une voie à double sens — les équipes qui se font confiance communiquent davantage (et mieux), tandis qu'une meilleure communication conduit à une plus grande confiance.

Ce lien complexe n'a pas échappé à Giordano, qui affirme que l'établissement de la confiance est l'un des principaux avantages d'une communication efficace :

Les équipes qui communiquent davantage ont de meilleures chances de :

• Résoudre les problèmes plus rapidement, 
• Prendre des décisions plus facilement, 
• Éviter les conflits et 
• Explorer leur créativité.

Selon Paul J. Zak, auteur de Trust Factor: The Science of Creating High-Performance Companies, et de son article The Neuroscience of Trust, les personnes travaillant dans des entreprises où la confiance est élevée font état des avantages suivants :

• 106% d'énergie en plus au travail,
• 76% d'engagement en plus,
• 74% de stress en moins,
• 50% de productivité en plus,
• 40% moins de burnout et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée,
• 29% de satisfaction en plus dans leur vie, et
• 13% de jours de maladie en moins.

Mais comment établir la confiance dans les équipes ?

Sous-étape n°1 : Faites preuve de transparence

Dans l'étude mentionnée précédemment, Zak a constaté que le fait de partager largement les informations et de maintenir une communication permanente et transparente réduit l'incertitude et améliore le travail d'équipe. Cela améliore également l'engagement sur le lieu de travail.

Maintenir une communication transparente dans les deux sens est une tâche ardue, mais vous pouvez y parvenir :

• En assumant vos responsabilités,
• En fournissant et en acceptant régulièrement un retour d'information et
• En demandant d'emblée ce que l'on attend d'une tâche ou d'un projet.

Sous-étape n°2 : Soyez respectueux

L'un des piliers de la confiance est la communication respectueuse, c'est-à-dire le fait d'être traité avec politesse ou d'être reconnu à sa juste valeur pour ses réalisations et ses comportements. 

Selon un article intitulé The Effect of Respect : Respectful Communication at Work Drives Resiliency, Engagement, and Job Satisfaction among Early Career Employees, le respect au travail comporte deux aspects essentiels :

• L'engagement respectueux et
• Le respect autonome.

Le premier est lié à la relation qu'une personne entretient avec les membres de son équipe. Si elle est acceptée et appréciée en tant qu'individu, elle se sentira comme un membre respecté de l'équipe. 

Le second est lié à la liberté qu'a une personne de travailler d'une manière qui lui convient. Cette liberté, qui découle de la confiance que les dirigeants leur accordent fait que les travailleurs se sentent respectés. 

Dans l'ensemble, le respect sur le lieu de travail favorise l'engagement et la coopération. Les employés qui se sentent respectés sont plus enclins à collaborer car ils sont prêts à prendre en considération non seulement leur développement professionnel, mais aussi la vision globale de l'avenir de l'entreprise. De plus, ils sont plus enclins à inclure d'autres personnes dans ces visions partagées.

Le respect est important pour favoriser la confiance qui conduit à une communication efficace sur le lieu de travail. Vous pouvez y parvenir en :

• Respectant le temps de vos collègues,
• Respectant les idées de vos collègues, même si elles ne correspondent pas à vos connaissances, à votre expérience ou à vos attentes, et
• Respectant les opinions de vos collègues, même si elles sont différentes des vôtres.

Sous-étape n°3 : Soyez uni

Être uni, c'est plus que travailler avec d'autres personnes. L'unité consiste à collaborer au sein d'une équipe. Cela implique de travailler en tant qu'unité cohésive. Les piliers de l'unité sont les suivants :

• Ne pas rejeter les membres de l'équipe,
• Éviter toute communication négative,
• Aider lorsqu'on le demande, et
• Toujours demander de l'aide quand on en a besoin.

Sous-étape n°4 : Valorisez les collègues

Valoriser ses collègues permet de créer un sentiment d'appartenance à la communauté, ce qui favorise la fidélisation des employés et la satisfaction générale au travail. 

Pour montrer à vos collègues et à vos employés que vous les appréciez, vous pouvez essayer :

• D'en apprendre davantage sur ce qu'ils aiment, ce qu'ils n'aiment pas et sur les méthodes de travail qu'ils préfèrent et
• De les féliciter quand il le faut et là où il le faut.

Sous-étape n°5 : Renforcez activement la confiance au sein de l'équipe

La confiance est quelque chose qui se produit naturellement et organiquement. Nous ne pouvons pas la forcer. 

Néanmoins, nous pouvons l'aider en pratiquant des activités appropriées pour établir de la confiance, telles que :

• Le jeu de la corde — un jeu de confiance dans lequel un groupe de personnes aux yeux bandés doit former une corde en carré en collaborant en équipe,
• Le dessin dos à dos — un jeu de confiance où deux personnes s'assoient dos à dos et se donnent des instructions sur la manière de dessiner des formes abstraites qui leur sont demandées,
• La piste nocturne — un jeu de confiance où un groupe de personnes aux yeux bandés s'accroche à une corde et doit parcourir ensemble une course d'obstacles, et
• Le champ de mines — un jeu de confiance où le premier coéquipier a les yeux bandés, tandis que le deuxième coéquipier doit guider verbalement le premier coéquipier à travers un espace ouvert parsemé d'obstacles.

Étape n°3 : Gérer les obstacles à la communication

Tout ce qui entrave la communication — un malentendu, un problème ou un obstacle — est une barrière. 

Les obstacles à la communication se présentent sous différentes formes que nous reconnaissons généralement :

• Physiques, 
• Perceptives, 
• Émotionnelles, 
• Culturelles, 
• Langue, 
• Sexe, et 
• Obstacles interpersonnels à une communication efficace. 

Pour gérer les obstacles à la communication, vous devrez :

• Identifier les barrières de communication auxquelles vous êtes confronté — une fois que vous l'aurez fait, il sera plus facile de s'y attaquer.
• Vous renseigner sur les normes et coutumes culturelles ainsi que sur les différences culturelles en termes d'utilisation du langage verbal et non verbal — vous réduirez ainsi les risques de malentendus et de confusion.
• Identifier vos hypothèses, vos stéréotypes, vos préjugés et vos idées préconçues — vous pourrez alors travailler à les surmonter.
• Choisir une langue officielle appropriée pour l'équipe — au cas où les membres de l'équipe auraient des langues maternelles différentes.

Les obstacles à la communication se manifestent de différentes manières, et il n'existe donc pas de méthode parfaite pour les gérer tous. Voyons comment vous pouvez surmonter chacun de ces obstacles.

Sous-étape n°1 : Gérez les obstacles physiques à la communication

Les barrières physiques représentent les conditions environnementales qui perturbent le processus de communication. 

Elles peuvent se manifester sous la forme de bureaux physiquement séparés d'équipes réparties ce qui rend difficile l'interaction entre les personnes lorsqu'elles le souhaitent.

L'une des meilleures façons de gérer les obstacles physiques à la communication est d'adopter la communication asynchrone. 

C'est pourquoi vous pouvez également envisager d'utiliser des applications de communication d'équipe qui permettront à tous les membres de l'équipe de se joindre plus facilement à tout moment.

Sous-étape n°2 : Gérez les barrières perceptuelles à la communication

Les barrières perceptuelles représentent les perceptions des personnes qui les empêchent d'évaluer correctement :

• Une personne, 
• Un sujet ou 
• Un élément d'information. 

Elles peuvent se manifester par des perceptions biaisées des connaissances ou de l'expérience d'une personne. Pour gérer les barrières perceptuelles, vous devez :

• Ne pas juger les gens uniquement sur la base de leur langage corporel — écouter d'abord ce qu'ils disent,
• Identifier les barrières potentielles que vous pouvez rencontrer,
• Essayer de comprendre clairement la personne à qui vous parlez,
• Essayer d'avoir une approche plus souple et plus créative des conversations, et
• Essayer de vous mettre à la place de votre interlocuteur pendant un moment.

Sous-étape n°3 : Gérez les obstacles émotionnels à la communication

Les barrières émotionnelles représentent les émotions qui empêchent une communication efficace. Il s'agit des émotions que vous ressentez lorsque vous discutez avec vos collègues et qui peuvent vous freiner et entraver votre capacité à avoir une conversation constructive. 

Elles peuvent se manifester sous la forme de conflits causés par :

• La colère, 
• L'anxiété ou 
• L'orgueil.

Pour gérer les barrières émotionnelles, vous devez :

• Vous retirer de la situation (si possible),
• Vous calmer, 
• Réfléchir à la raison de vos sentiments, et
• Vous efforcer d'accepter que votre point de vue n'est peut-être pas parfait ou idéal.

Sous-étape n°4 : Gérez les obstacles culturels à la communication

Les barrières culturelles représentent des différences culturelles entre les communicateurs qui entraînent des interprétations erronées des messages d'autrui. 

Elles peuvent se manifester par des malentendus causés par des normes et des coutumes culturelles.

Travailler à surmonter les barrières culturelles, telles que les stéréotypes et la suffisance fondée sur le statut, parmi les membres de l'équipe est un excellent moyen d'améliorer la communication au sein de l'équipe.

Sous-étape n°5 : Gérez les barrières linguistiques à la communication

Les barrières linguistiques représentent des mots, des phrases, une prononciation et une grammaire dont l'utilisation peut dérouter les personnes avec lesquelles nous communiquons. 

Le plus souvent, les gens pensent que la langue ne peut contribuer à une mauvaise communication que lorsque les interlocuteurs ne parlent pas la même langue. 

Cependant, même avec des personnes dont la langue maternelle est la même, il peut y avoir des obstacles à la communication sous la forme d'un usage excessif du jargon et de l'argot. 

De plus, les différents niveaux d'alphabétisation et de compétences linguistiques, ainsi qu'une chose aussi simple que le choix des mots, peuvent également entraîner une rupture de la communication.

Sous-étape n°6 : Gérez les obstacles à la communication liés au sexe

Les préjugés sexistes sont des stéréotypes, des préjugés et des partis pris qui influencent la façon dont nous percevons les personnes de sexe différent et dont nous communiquons avec elles. 

Ils peuvent se manifester sous la forme d'idées fausses fondées sur le sexe concernant les habitudes de communication d'une personne.

Le traitement des obstacles à la communication liés au sexe comprend les éléments suivants :

• Sensibiliser tous les membres de l'équipe,
• Encourager la diversité au sein de l'équipe et
• Inclure l'équipe des ressources humaines dans la gestion des problèmes potentiels.

Sous-étape n°7 : Gérez les obstacles interpersonnels à la communication

Les barrières interpersonnelles représentent des difficultés interpersonnelles qui empêchent les gens d'atteindre leur plein potentiel en termes de compétences de communication. 

Elles peuvent se manifester par un manque d'envie de participer aux conversations ou un manque d'ouverture d'esprit. 

Étape n°4 : Apprendre à gérer la communication non verbale

Selon une statistique populaire souvent citée, 93% de la communication est non verbale — mais ce chiffre a également été fortement contesté par les experts et s'est avéré être une version mal interprétée des résultats de l'étude originale d'Albert Mehrabian, un célèbre psychologue.

Il n'en reste pas moins que la communication non verbale est un élément important de nombreux processus de communication. Mais c'est une forme de communication que nous négligeons souvent parce qu'elle n'est pas dominante. 

La communication non verbale accompagne généralement la communication verbale en personne. Pour souligner nos paroles, nous utilisons :

• Les expressions faciales, 
• Les gestes et 
• Les mouvements du corps. 

Cependant, la communication par le langage corporel n'est pas toujours consciente. Nous l'utilisons parfois pour communiquer des messages que nous ne souhaitons pas transmettre. 

De plus, nos expressions faciales, nos gestes et nos mouvements corporels peuvent aussi être involontairement trompeurs — ou simplement mal interprétés par les autres.

C'est pourquoi la communication non verbale peut souvent devenir un obstacle à une communication efficace. 

Par exemple, notre langage corporel peut devenir une barrière perceptive — nos sourcils levés peuvent entraver ce que nous essayons de communiquer avec nos mots. En outre, la communication non verbale peut souvent constituer une barrière culturelle. La personne avec laquelle nous communiquons peut interpréter notre langage non verbal en fonction de ses propres normes culturelles, qui ne correspondent pas à ce que nous essayons de transmettre.

Une communication non verbale correcte est une étape importante vers une communication d'équipe efficace — et vous devrez faire l'effort de transmettre et d'interpréter correctement le langage non verbal.

Sous-étape n°1 : Utilisez la communication non verbale à votre avantage

L'une des principales idées fausses concernant le langage non verbal est qu'il est universel. Par exemple, la plupart des Occidentaux pensent qu'une poignée de main ferme est un signe de confiance. Cependant, dans de nombreuses cultures orientales, une poignée de main ferme peut être perçue comme agressive.  

Néanmoins, certains indices non verbaux sont presque universellement compris. Vous pouvez les utiliser à votre avantage et devenir un communicateur plus efficace. 

Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire :

• Prêtez attention à l'ambiance et agissez en conséquence — ne souriez pas lorsque le message est sérieux et ne froncez pas les sourcils lorsque vous discutez avec des collègues.
• Maintenez un contact visuel fréquent avec vos interlocuteurs.
• Ne croisez pas les bras — vous éviterez ainsi d'avoir l'air sur la défensive.
• Ajustez votre voix à un volume agréable et confortable.
• Évitez de trop gesticuler — vous réduirez les risques de faire passer un message que vous ne souhaitez pas.

Sous-étape n°2 : Apprenez à "lire" les messages non verbaux de vos interlocuteurs 

Notre capacité à décoder correctement le langage non verbal est l'un des piliers de la maîtrise de la communication non verbale. Bien que la recherche suggère que le décodage des messages non verbaux est souvent médiocre sans le contexte fourni par la communication verbale, vous pouvez toujours utiliser le langage corporel de vos interlocuteurs pour vous assurer que votre communication est aussi efficace que possible.

Bien entendu, veillez d'abord à écouter ce que disent vos interlocuteurs.

Sous-étape n°3 : Informez-vous sur les normes non verbales des cultures de vos collègues

Si vous êtes un manager, organisez une formation interculturelle sur le sujet.

Si vous êtes un employé, prenez l'initiative de vous informer sur l'utilisation du langage non verbal des autres cultures représentées dans votre équipe.

Étape n°5 : Apprendre à vous exprimer dans la communication

Apprendre à s'exprimer dans la communication est l'une des étapes les plus importantes d'une communication efficace. 

Après tout, pour pouvoir communiquer correctement, vous devez être en mesure d'exprimer correctement vos pensées, vos idées, vos opinions et vos croyances. .

Sous-étape n°1 : Décidez d'abord de ce que vous voulez dire

Lorsque vous participez à une conversation au travail, il est important que vous ne donniez pas de réponses irréfléchies. Au lieu de cela, décidez d'abord de ce que vous voulez dire :

• En faisant une pause — vous aurez ainsi le temps de vous ressaisir,
• En formulant des idées et des opinions dans votre esprit avant de les exprimer,
• En évaluant le contexte et le contenu de ce que vous essayez de dire, et
• En étant attentif à la personne à qui vous parlez et à son sujet, ainsi qu'à l'impact de vos paroles. 

Sous-étape n°2 : Ne généralisez pas vos propos

Au contraire, enrichissez-les avec la bonne quantité de détails, de faits et de chiffres; utilisez des exemples et des images pour illustrer vos pensées et vos idées.

Sous-étape n°3 : Affirmez-vous

Être assertif signifie dire et faire ce que l'on veut d'une manière claire et respectueuse, tout en valorisant ses pensées, ses besoins et ses sentiments, ainsi que les pensées, les besoins et les sentiments des autres communicateurs. Les caractéristiques fondamentales de la communication assertive sont les suivantes :

• Reconnaissez vos valeurs — n'attribuez pas vos échecs à des défauts internes et vos succès à la chance ; soyez plutôt objectif quant à vos contributions.
• Sachez quels sont vos droits — efforcez-vous de comprendre vos droits et avantages sur le lieu de travail, puis de les faire valoir.
• Gérez vos limites — essayez de comprendre et de respecter vos limites, afin de mieux gérer le stress et les attentes.
• Avant d’être assertif, entraînez-vous à le devenir — réfléchissez à ce que vous voulez dire dans une situation donnée et entraînez-vous à le dire.
• Prenez la parole — pendant les réunions, les séances de remue-méninges ou à tout moment où il est approprié de prendre la parole et où vous avez quelque chose d'important à dire, faites-le.

• Essayez de rester dans le sujet pendant les discussions — commencez par une petite phrase et efforcez-vous d'aller à l'essentiel aussi vite que possible ; utilisez des détails, des faits, des exemples et des images qui ajoutent à l'essentiel plutôt que de le détourner.
• Communiquez au bon moment — si vous avez une question à poser lors d'une réunion, posez-la immédiatement ; si vous savez que vos collègues seront occupés à un moment donné, demandez-leur quand ils pourront vous parler.

Étape n°6 : Apprendre à écouter activement les autres

Écouter les pensées, les idées et les opinions des autres avec un réel intérêt est tout aussi important pour une communication efficace que le fait de contribuer. 

Malheureusement, selon Psychology Today, nous écoutons beaucoup moins bien que nous ne le pensons — 96% des gens pensent qu'ils savent écouter, alors qu'en réalité, nous ne retenons que 50% de ce qui est dit juste après. Ce pourcentage diminue encore avec le temps.

Dans le livre qu'il a coécrit avec Leonard A. Stevens, Are you Listening?, Ralph G. Nichols, professeur retraité de l'université du Missouri, affirme que la capacité à accorder toute son attention à un orateur diminue avec l'âge : 

“Si nous définissons le bon auditeur comme celui qui accorde toute son attention à l'orateur, les enfants de première année sont ceux qui écoutent le mieux.”

Sous-étape n°1 : Comprenez pourquoi l'écoute active est importante

Nous nous sommes entretenus avec Marilyn Shannon, auteur du livre Marilyn Shannon, auteur du livre Quick Listening: The New Paradigm for Business and Personal Excellence, sur l'importance de l'écoute active dans un environnement professionnel. 

Elle ajoute que l'écoute est le seul moyen pour les entreprises de surmonter certaines de leurs plus grandes pierres d'achoppement. 

Il est donc clair que l'écoute est essentielle à une communication efficace et à la réussite dans les affaires. Mais comment parvenir à écouter activement ?

Sous-étape n°2 : Évitez les mauvaises habitudes d'écoute

Comme nous l'avons mentionné, même lorsque nous sommes conscients de l'importance de l'écoute active, nous ne la pratiquons pas. Nichols a cité les 10 pires habitudes d'écoute des Américains — selon ces habitudes, les gens n'écoutent pas parce qu'ils :

• Trouvent le sujet abordé inintéressant,
• Trouvent des défauts à l'orateur(par exemple, une prestation ou une apparence déficiente),
• Se concentrent sur un argument particulier avancé par l'orateur et essaient ensuite de trouver des contre-arguments,
• Se concentrent davantage sur les faits que sur l'idée sous-jacente,
• Essaient de résumer tout ce qui a été dit — de sorte que l'essentiel leur échappe,
• Font semblant d'être attentif alors que leur esprit s'égare,
• Se laissent distraire (par exemple, les distractions qu'ils créent ou qu'ils tolèrent),
• Se concentrent sur les informations faciles à comprendre et éviter les concepts plus difficiles,
• Se laissent distraire par des mots émotionnels, et
• Gâchent la différence entre la vitesse de la pensée et la vitesse à laquelle les gens parlent, c'est-à-dire la “puissance de la pensée”.

Sous-étape n°3 : Utilisez les 3 A de l'écoute active

Pour éviter d'être victime de l'une des mauvaises habitudes d'écoute, nous pouvons utiliser les 3 A de l'écoute active :

• Attitude — avoir une attitude positive et être ouvert d'esprit nous rend plus réceptifs à ce que les gens ont à dire.
• Attention — le fait de prêter toute son attention à la communication verbale et non verbale des personnes avec lesquelles nous communiquons nous permet de comprendre l'intégralité de leur message.
• Ajustement — suivre ce qui nous est dit sans faire de suppositions et ajuster notre réponse en fonction de cela améliore l'efficacité de la communication.

Bien que ces 3 A de la communication active soient utiles, ils ne sont pas exhaustifs. Voici donc quelques conseils plus spécifiques sur la manière d'écouter activement les autres :

• Soyez ouvert aux nouvelles informations — entamez chaque dialogue avec l'intention d'apprendre quelque chose de nouveau.
• Soyez patient lorsque vous écoutez les autres — ne les interrompez pas simplement parce que vous pensez avoir quelque chose d'important à dire.
• Soyez neutre et ne portez pas de jugement lorsque vous répondez —ne cherchez pas activement des problèmes dans les idées, les croyances et les opinions des autres.
• Donnez le bon feedback non verbal lorsque vous écoutez — par exemple, souriez, maintenez le contact visuel et hochez la tête.
• Posez les bonnes questions au bon moment — à la fois des questions ouvertes et des questions fermées (oui/non).
• Encouragez l'orateur par des phrases choisies et des commentaires positifs — par exemple, “Dites-m'en plus sur…”, “Et cela fonctionnerait parce que…”, etc.
• Réfléchissez à ce qui a été dit et résumez les points principaux de l'orateur — vous vous assurerez ainsi d'avoir bien compris ce qui a été dit.
• Demandez des éclaircissements si nécessaire — afin d'augmenter la quantité d'informations que vous comprenez.

Étape n°7 : Éviter les suppositions

Comme nous l'avons mentionné, ne pas faire de suppositions est l'un des aspects clés de l'écoute active et, par conséquent, d'une communication efficace. En effet, les suppositions peuvent rapidement conduire la communication au point de rupture. . 

Supposer que nous avons plus de connaissances ou d'expérience ou que les autres sont d'accord ou non avec nous peut conduire à des malentendus, voire à des conflits.

Sous-étape n°1 : Évaluez vos croyances actuelles

Réfléchissez à ce qui suit : fondez-vous vos hypothèses sur des expériences ou des connaissances passées, sur une opinion personnelle ou sur une simple intuition ? 

Fonder vos hypothèses sur des expériences/connaissances passées peut être ancré dans la réalité, mais les fonder sur une opinion personnelle ou un sentiment instinctif ne vous donne pas la crédibilité dont vous avez besoin.

Sous-étape n°2 : Posez les bonnes questions

Demandez des précisions sur les opinions et les idées que vous soupçonnez d'être erronées — les réponses vous permettront peut-être d'avoir une vue d'ensemble de la situation qui vous échappe actuellement.

Sous-étape n°3 : Examinez la question sous différents angles

Demandez aux gens leur interprétation d'une opinion ou d'une idée controversée — ils pourront peut-être vous donner un meilleur aperçu des points que vous trouvez controversés, et même vous encourager à changer d'avis.

Sous-étape n°4 : Soyez précis

Lorsque vous organisez des réunions ou prenez des décisions, soyez clair sur le où, le quand, le qui et le comment. Vous éviterez ainsi tout malentendu entre vous et les autres membres de l'équipe. De plus, cela évitera aux autres de faire des suppositions.

Étape n°8 : Travailler activement à la résolution des conflits

Les conflits sur le lieu de travail semblent inévitables. 

En 2008, un rapport intitulé Workplace Conflict and How Businesses Can Harness It to Thrive indiquait que 29% des salariés déclaraient que les conflits se produisaient régulièrement chez eux. 

Si vous vous demandez si la situation s'est améliorée depuis, ce n'est pas le cas. Le rapport de suivi de 2022 montre que ce chiffre est passé à 36%. 

L'étude a également révélé d'autres éléments intéressants :

• La première cause de conflit au travail est une mauvaise communication, 
• 25% des personnes considèrent que leurs responsables ne savent pas ou n'ont pas su gérer les conflits de manière appropriée et
• Plus une personne passe de temps à gérer des conflits au travail, moins elle est satisfaite de son travail.  

La satisfaction au travail est essentielle à la fidélisation des employés et à la réussite de l'entreprise. Par conséquent, éviter, réduire ou résoudre les conflits semble être la chose la plus intelligente à faire. 

Pour résoudre de façon efficace les conflits, vous devez :

• Parler avec l'autre personne — assurez-vous que l'heure et le lieu vous conviennent.
• Identifier et résumer les points sur lesquels vous êtes d'accord et ceux sur lesquels vous n'êtes pas d'accord — cette tactique est un excellent point de départ.
• Concentrer les commentaires négatifs sur le comportement ou les événements — plutôt que sur la personnalité de la personne.
• Écouter ce que l'autre personne a à dire — plutôt que de penser à vos contre-arguments.
• Si vous n'êtes pas d'accord sur certains points, en discuter — jusqu'à ce que vous parveniez à un compromis.
• Vous concentrer d'abord sur un domaine prioritaire du conflit — afin de consacrer la majeure partie de votre temps et de votre énergie à le résoudre avant de passer à des questions moins prioritaires.
• Répondre à toutes les questions — demandez tout ce que vous voulez savoir et soyez disponible pour répondre aux questions.
• Maintenir une attitude de collaboration tout au long de la discussion — cela empêchera le conflit de s'envenimer.
• Planifier l'avenir — organisez d'autres réunions sur les points controversés, si nécessaire.

Étape n°9 : Gérer efficacement les canaux de communication

Dans un environnement professionnel, un canal de communication représente le moyen par lequel les gens communiquent entre eux. 

Il s'agit notamment :

• Solutions matérielles — telles que les téléphones portables ou les télécopieurs, et 
• Solutions logicielles — telles que les applications de communication d'équipe ou les outils de gestion de projet.

Les solutions logicielles sont un élément crucial dans la vie professionnelle des équipes à distance et hybrides qui ne peuvent pas communiquer en temps réel et/ou en personne en raison de contraintes de temps et/ou de distance (par exemple, différents fuseaux horaires et/ou continents).

Dans cette optique, une étape essentielle pour une communication efficace est d'apprendre à gérer les canaux de communication.

Pour gérer efficacement les canaux de communication, vous devez :

• Réfléchir à votre flux de travail,
• Choisir un canal de communication et
• Apprendre et former votre équipe à l'utiliser..

Sous-étape n°1 : Réfléchissez à vos flux de travail

Avant de prendre une décision, vous devez réfléchir à votre flux de travail. Quel type de canaux de communication vous conviendrait le mieux ? Pour répondre à cette question, considérez les éléments suivants :  

• Les canaux de communication traditionnels, tels que le téléphone, sont parfaits pour obtenir un retour d'information instantané.
• Les versions internes de certains systèmes publics, tels que les podcasts internes, sont parfaits pour développer la culture.
• Les canaux de communication spécialisés, tels que les outils de gestion de projet, sont parfaits pour communiquer les détails d'un projet.
• Les solutions globales, telled que les logiciels de collaboration en équipe, sont idéales pour la messagerie instantanée et les discussions d'actualité.

Sous-étape n°2 : Choisissez un canal de communication

Afin d'affiner vos choix, posez-vous les questions suivantes :

• Vos messages sont-ils principalement formels ou informels ?
• La plupart de vos informations doivent-elles être faciles à consulter?
• La plupart de vos informations sont-elles confidentielles ou sensibles? 
• La plupart de vos informations sont-elles sensibles au temps ou urgentes ?
• La plupart de vos informations sont-elles générales ou spécifiques ?
• Avez-vous tendance à communiquer avec un groupe ou des individus ?
• Les personnes et les groupes avec lesquels vous communiquez sont-ils vos semblables ? Ou se situent-ils à un niveau hiérarchique supérieur au vôtre ?
• Votre communication nécessite-t-elle une réponse rapide ? 
• Quand la communication a-t-elle lieu habituellement ? (par exemple, réunions individuelles, réunions d'équipe, réunions d'entreprise, etc.)
• Quel type de communication pratiquez-vous le plus ? (par exemple, écrite, verbale, visuelle, etc.)

Sous-étape n°3 : Apprenez et formez les autres à l'utilisation des canaux de communication sélectionnés

Le choix du canal de communication est la première étape de la mise en œuvre. L'étape suivante consiste à commencer à utiliser le moyen de communication choisi. Pour ce faire, vous devez apprendre et former les autres à l'utiliser. 

Les bases et les détails peuvent être expliqués par le biais de :

• Formation de groupe,
• Documentation officielle et
• Pages d'aide sur le site web de l'application.

Étape n°10 : Être un communicateur réactif

Une grande réactivité est un élément essentiel d'une communication d'équipe efficace, car elle aide les membres de l'équipe à résoudre les problèmes et à prendre des décisions plus rapidement, ainsi qu'à gagner du temps en général. 

Par exemple, 75% des emails sont ouverts dans la première heure et 42% des emails reçoivent une réponse pendant cette période, selon les statistiques de Yesware. 

Ceci, bien sûr, uniquement s'ils sont envoyés entre 9 heures et 12 heures. Si vous envoyez un email après 19 heures, qui est le pire moment pour envoyer un email, il y a de fortes chances que vous ne receviez pas de réponse rapide. En revanche, vous recevrez une réponse au bout d’une journée — 98% des emails sont ouverts au cours de la première journée et 95% reçoivent une réponse au cours de cette période. 

Une autre étude montre que 52% des personnes répondent à des emails professionnels dans un délai de 12 à 24 heures — mais 60% d'entre elles affirment qu'elles peuvent attendre deux jours pour répondre à un email.

Quoi qu'il en soit, le fait d'attendre entre une heure et deux jours pour recevoir une réponse à un email peut nuire à votre productivité. Après tout, si vous obtenez une réponse à votre question dans les 5 minutes, vous pourrez reprendre votre travail beaucoup plus rapidement que si vous devez attendre des heures ou des jours. 

Il est donc important que vous utilisiez une solution de communication adaptée au sein de votre équipe et au-delà, telle qu'une application de messagerie professionnelle.

Voyons comment vous pouvez devenir un communicateur plus réactif.

Sous-étape n°1 : Surveillez les canaux de communication pendant les heures de travail

Si vous ne supportez pas le bruit des notifications, vérifiez au moins régulièrement vos canaux de communication officiels pour voir si l'un de vos collègues a besoin de quelque chose. Vous pouvez également personnaliser les paramètres de notification de manière à ce qu'ils vous conviennent et à ce que vous ne soyez averti que lorsque quelque chose est important.

Sous-étape n°2 : Faites savoir à vos collègues quand vous serez en mesure de communiquer

Si vous travaillez au sein d'une équipe distante ou hybride, publiez vos heures de travail (de préférence, en indiquant comment vos heures de travail se situent par rapport à l'heure moyenne de Greenwich — si votre équipe opère dans plusieurs fuseaux horaires différents). 

En outre, si vous effectuez un travail approfondi, vous pouvez également définir votre statut comme étant indisponible ou occupé, afin que vos collègues sachent que vous êtes engagé dans quelque chose d'important et qu'il ne faut pas vous déranger. 

Sous-étape n°3 : Informez l'équipe à l'avance de votre incapacité à communiquer

Si vous savez que vous ne serez pas disponible pour parler ou répondre à des questions à un moment donné, informez-en vos collègues et vos responsables, en insistant particulièrement sur l'heure à laquelle vous serez à nouveau disponible.

Étape n°11 : Perfectionner ses compétences rédactionnelles

La communication écrite est une forme de communication dominante sur le lieu de travail, à côté de la communication verbale — après tout, la plupart d'entre nous choisiront d'inviter un coéquipier à discuter en personne ou de lui écrire un message. 

Par conséquent, une autre étape cruciale sur la voie d'une communication d'équipe efficace consiste à perfectionner vos compétences en matière d'écriture. 

Marvin H. Swift, Associate Professor of Communication at the General Motors Institute, a dit un jour que “la clarté de l'écriture est synonyme de clarté de la pensée”.  Selon lui et d'autres experts dans le domaine de la communication, le fait d'être méthodique en matière de rédaction peut grandement améliorer l'efficacité de la communication d'équipe.

Sous-étape n°1 : Planifiez ce que vous voulez dire

Tout comme pour l'expression orale, vous devez réfléchir avant de taper quelque chose. Pour rendre l'écriture plus efficace, réfléchissez à ce que vous voulez dire et rappelez-vous les 7 C de la communication : être clair, concret, concis, cohérent, confiant, correct et courtois.

La concision est particulièrement importante ici, car vous ne voulez pas perdre de temps à écrire quelque chose de redondant ou d'inutile.

Sous-étape n°2 : Identifiez vos points faibles et améliorez-les

Si la rédaction n'est pas votre point fort, évaluez-le et identifiez vos points faibles. Pour certains, il s'agit de la grammaire, pour d'autres du vocabulaire, de la ponctuation ou même de l'absence d'émojis. Déterminez ce qu'il en est et travaillez-y consciemment.

Sous-étape n°3 : Soyez direct 

Commencez toujours par le point principal ou l'argument principal, et ajoutez les détails plus tard. Bryan Garner, auteur de l'ouvrage The HBR Guide to Better Business Writing, affirme qu'un problème et les solutions proposées doivent toujours être résumés en premier, en "pas plus de 150 mots".

Sous-étape n°4 : Évitez les mots

Bryan Garner attire également l'attention sur le problème du verbiage : “Dès que les lecteurs ont l'impression qu'un texte est verbeux, ils commencent à le délaisser.” 

Au lieu d'être verbeux, il propose donc ce qui suit :

• Supprimer les prépositions (par exemple, écrire "perspective" au lieu de "point de vue"),
• Remplacer les noms en -ion par des verbes d'action (par exemple, écrire "protéger" au lieu de "fournir une protection"),
• Utiliser des contractions (par exemple, écrire "non" au lieu de "ne pas"), et
• Utiliser des verbes forts au lieu de "est"/"sont", "était"/"étaient" (par exemple, écrire "suggère" au lieu de "est suggéré")

Sous-étape n°5 : Évitez les buzzwords

Ces mots et expressions ont été surutilisés au point de perdre toute signification réelle. Garner propose que la meilleure façon d'éviter les buzzwords dans les entreprises soit de rédiger une "liste noire des buzzwords" et d'y inclure des mots et des expressions tels que "réalisable", "compétence clé" et "percutant".

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Voici quelques autres conseils qui vous aideront à perfectionner vos compétences en rédaction :

• Lisez avant d'envoyer — avant d'envoyer un message instantané ou un email, relisez-le pour en vérifier la grammaire, l'exactitude et la clarté.
• Soyez attentif à la mise en forme — vous ferez mieux passer votre message si vous utilisez des puces que si vous écrivez des blocs de texte incompréhensibles.

Étape n°12 : S'adapter à la situation de communication

L'ajustement est l'un des piliers de l'écoute active. Cependant, il est également crucial pour une communication efficace au sein des équipes en général. 

Le déroulement d'un processus de communication dépend généralement de la situation de communication dans laquelle vous vous trouvez. 

Pour le savoir, posez-vous les questions suivantes :

• La situation est-elle formelle ou informelle ?
• Êtes-vous en réunion ? 
• Êtes-vous en train de fournir un feedback ? 
• Acceptez-vous un feedback ? 
• Faites-vous une présentation ?
• Vous écoutez une présentation ?
• Êtes-vous en train de faire passer un entretien à un candidat potentiel ? 
• Êtes-vous pris dans un conflit ?

Les personnes avec lesquelles vous communiquez constituent un autre élément important dans une situation de communication, qui dicte la manière dont vous devez vous comporter et réagir. Vous agirez différemment selon que vous communiquez avec des semblables, des supérieurs ou des clients.

Pour vous adapter à la situation de communication, vous devez :

• Reconnaître le caractère formel de la situation — le caractère formel ou informel d'une situation (qui, encore une fois, peut dépendre du fait que vous vous adressez à un pair, à un supérieur ou à un client) déterminera le caractère formel de votre discours ou de votre écriture.
• Respecter l'étiquette de la situation — les réunions, les séances de feed-back et les présentations ont toutes leur étiquette.

Par ailleurs, comprendre les coulisses d'une situation de communication en analysant les modèles spécifiques de communication est une autre étape cruciale pour apprendre à s'adapter aux différentes situations de communication sur le lieu de travail.

Sous-étape n°1 : Respectez l'étiquette de la réunion

Les réunions d'affaires sont soumises à une étiquette spécifique que vous devez respecter. Même si la réunion est informelle, il est préférable de respecter ces règles :

• Soyez ponctuel,
• Parlez suffisamment fort lorsque c'est à vous de le faire,
• Écoutez activement les autres lorsque c'est à eux de parler et
• Apportez des informations utiles lorsque vous le pouvez.

Sous-étape n°2 : Respectez l'étiquette en matière de feedback

Un feedback constructif est vital pour toute équipe, et pourtant les responsables sont souvent réticents à le faire. Ce n'est pas surprenant, étant donné que seuls 14.5% des responsables se sentent confiants dans leurs compétences en matière de feedback.

D'un autre côté, les employés adorent recevoir un feedback. Selon la Harvard Business Review, 72% des salariés déclarent qu'ils seraient plus performants s'ils recevaient un feedback — même si ce feedback est négatif (ou correctif). 

Il est donc essentiel de donner un feedback (et de le recevoir). Mais avant de le faire, assurez-vous de respecter les règles suivantes :

• Demander la permission de donner un feedback,
• Baser le feedback négatif sur le comportement et non sur la personne,
• Expliquer l'impact d'un comportement négatif,
• Expliquer l'impact d'un comportement négatif, discuter d'un problème à la fois et
• Suggérer des mesures concrètes d'amélioration.

Sous-étape n°3 : Respectez l'étiquette pour accepter le feedback

Comme nous l'avons dit, les employés adorent le feedback. Mais ils ne savent pas tous comment l'accepter. Si vous êtes confronté à ce problème, gardez à l'esprit ce qui suit :

• Écoutez attentivement.
• Reconnaissez les bonnes intentions,
• Demandez des conseils supplémentaires sur la manière de s'améliorer,
• Résumez le feedback et
• Faîtes preuve de courtoisie à l'égard de l'auteur du feedback.

Sous-étape n°4 : Respectez l'étiquette de présentation pour les orateurs

Présenter ses idées et ses solutions à son équipe ou à son employeur est souvent une tâche stressante. Cependant, les présentations font partie intégrante de la journée de presque tous les travailleurs, c'est pourquoi il est essentiel de s'y préparer. 

Voici quelques conseils sur les présentations :

• Arrivez plus tôt pour tout préparer.
• À la fin de la présentation, remerciez le public de vous avoir écouté.
• Ne soyez pas sur la défensive au moment des questions — répondez plutôt patiemment aux questions en vous appuyant sur des faits, des chiffres, des exemples et tout ce qui peut étayer vos affirmations.
• Faites attention à votre communication non verbale — ne gesticulez pas trop pour ne pas distraire l'auditoire.
• Utilisez vos aides visuelles avec précaution — pas plus de 5 à 6 points par diapositive. Si vous pouvez utiliser un exemple ou une image pour illustrer un point, faites-le.

Sous-étape n°5 : Respectez l'étiquette de la présentation en fonction du public

Être un membre réfléchi et respectueux d'un public est également un élément essentiel d'une communication efficace. Voici quelques règles à suivre pour y parvenir :

• Ne parlez pas, sauf si l'on vous demande de participer,
• N'interrompez pas les orateurs — posez plutôt des questions pendant l'heure des questions,
• Éteignez votre téléphone et
• Écoutez attentivement.

Étape n°13 : Suivre les 4 étapes de la communication non violente (CNV)

La CNV ou communication non violente (parfois appelée communication compassionnelle) peut vous aider à utiliser consciemment les mots pour exprimer ce que vous voulez. 

Le concept, développé par Marshall Rosenberg, Ph.D., comprend les étapes suivantes :

• Observer sans juger,
• Exprimer ses sentiments,
• Exprimer ses besoins et
• Exprimer ses demandes.

Dans un contexte professionnel, ces étapes permettent d'augmenter les chances d'établir une compréhension mutuelle avec les collègues. 

Elles permettent également aux équipes d'apporter les améliorations suivantes :

• Améliorer les compétences de communication en général,
• Améliorer la connaissance de soi,
• Développer leurs compétences en matière de gestion,
• Renforcer les relations interpersonnelles,
• Résoudre les conflits plus facilement et plus rapidement,
• Réagir correctement à des événements inattendus,
• Répondre à leurs besoins personnels, tout en gardant à l'esprit les besoins des autres et
• Influencer de manière positive l'organisation dans son ensemble.

Voyons maintenant à quoi ressemble la communication non violente dans la pratique.

Sous-étape n°1 : Observez

Commencez par l'étape de l'observation — observez ce que vous entendez ou voyez sans évaluer ni juger. Ce faisant, vous ajouterez des données objectives à vos opinions.

Sous-étape n°2 : Exprimez vos sentiments

Passez à l'étape des sentiments et exprimez vos sentiments d'une manière appropriée à un environnement professionnel. Vous diminuerez ainsi le risque de voir vos émotions refoulées et vos opinions réprimées éclater de façon inattendue.

Sous-étape n°3 : Exprimez vos besoins

Passez à l'étape des besoins et exprimez directement vos véritables besoins si vous souhaitez qu'ils soient satisfaits. Vous éviterez ainsi de paraître trop critique envers les autres (contrairement à l'expression indirecte de vos besoins, par le biais de jugements, d'évaluations et d'opinions non étayées).

Sous-étape n°4 : Exprimez vos demandes

Terminez par l'étape des demandes, mais évitez les déclarations vagues, abstraites ou ambiguës. Utilisez plutôt un langage concret et positif. Ce faisant, vous donnerez l'impression d'être davantage tourné vers l'action.

Voici un exemple de communication non violente menée sur Pumble, une application de communication professionnelle.

Quelques conseils pour une communication efficace

D'une manière générale, le respect des 13 étapes que nous avons présentées vous permettra de maintenir une communication efficace sur le lieu de travail. Toutefois, si vous cherchez à mieux communiquer ou si vous avez besoin d'autres stratégies pour une communication efficace, nous avons quelques conseils supplémentaires à vous donner.

Conseil n°1 : Soyez patient  

Une communication inefficace peut être frustrante, c'est pourquoi notre premier conseil est d'être patient. Kordestani souligne également l'importance de la patience.

Conseil n°2 : Cultivez la conscience de soi

Si vous vous heurtez constamment à un mur en matière de communication d'équipe, Giordano vous propose de faire un peu de rétrospection.

Ainsi, le fait d'être conscient de vos propres lacunes en matière de compétences de communication peut vous aider à mieux comprendre ce sur quoi vous devez travailler.

Conseil n°3 : Vérifiez vos méthodes actuelles

Une fois que vous avez pris conscience des compétences sur lesquelles vous devez travailler individuellement, nous vous suggérons d'examiner la communication au sein de votre équipe dans son ensemble. L'audit de vos méthodes de communication actuelles consiste à s'assurer que tous les membres de l'équipe, ainsi que la direction de l'équipe, ont pour objectif une communication efficace. 

Conseil n°4 : Pratiquez l'empathie

Enfin, n'oubliez pas qu'une communication efficace ne se limite pas à la transmission d'un message ou à l'échange d'informations. Il s'agit plutôt d'établir un lien avec les personnes avec lesquelles vous communiquez, de créer des liens avec elles et de favoriser une culture de travail positive. 

M. Kordestani reconnaît que cet aspect est essentiel et ajoute que c'est aussi la raison pour laquelle vous devez faire preuve d'empathie lorsque vous communiquez. 

Rendez votre équipe plus efficace avec Pumble

Une mauvaise communication peut vous coûter, à vous et à votre entreprise, à la fois de l'argent et la loyauté de vos meilleurs employés. Bien que la communication soit la compétence la plus recherchée, peu d'entre nous savent comment communiquer efficacement sur le lieu de travail.

Heureusement, Pumble facilite les choses !

Avec Pumble, votre équipe sera en mesure de :

• Communiquer en temps réel et de manière asynchrone,
• Rationaliser la communication et la collaboration grâce à canaux et des groupes dédiés,
• Partager des connaissances, des fichiers, et donner un accès invité à des tiers,
• Avoir accès à un historique de messages illimité et
• Discuter en personne par le biais d'appels vocaux et de vidéoconférences.

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