Les 5 meilleurs conseils pour débuter à Pumble

De la création de votre premier canal à l'équipement de votre équipe avec toutes les ressources dont elle a besoin pour une communication et une collaboration améliorées, cet article vous guidera à travers les cinq étapes essentielles pour vous permettre de démarrer avec Pumble. 

Vous pouvez utiliser Pumble sur votre téléphone ou votre ordinateur. Les applications mobiles sont disponibles pour Android et iOS. Sur un ordinateur, vous pouvez simplement lancer Pumble dans votre navigateur web ou télécharger une application de bureau - disponible pour Windows, Linux et MacOS.

Ces étapes vous aideront à profiter au maximum des fonctionnalités puissantes de Pumble, même si vous êtes novice dans les outils de collaboration en équipe ou si vous passez d'une autre plateforme à l'autre.

Commençons tout de suite

Avant de commencer avec les conseils, nous devons expliquer quelques choses essentielles de Pumble, par exemple, l'espace de travail de Pumble. 

Un espace de travail Pumble est l'espace virtuel de votre équipe. Si vous avez rejoint un espace de travail récemment, ce guide vous aidera à démarrer. 

Assurez-vous d'avoir téléchargé l'application de bureau, et de pouvoir vous connecter à l'espace de travail.

Quand vous vous êtes connecté, vous et tous les autres membres de votre équipe devez définir votre profil en commençant par une photo de profil et votre position dans l'entreprise. Un profil complet aidera vos collègues à vous connaître et vice versa.

Comment configurer un profil ?

Pour créer un profil dans un espace de travail Pumble, vous devez faire le suivant :

• Cliquez sur votre image de profil dans le coin supérieur droit,
• Sélectionnez le bouton « Mon profil »,
• Cliquez sur l'option « Modifier »,
• Complétez les informations manquantes ou ajoutez les détails sur vous, et
• Cliquez sur le bouton « Enregistrer les modifications » lorsque vous avez terminé.

#N°1 Conseil : Communiquez avec votre équipe

Pumble fonctionne mieux si toute l'équipe s'engage à partager les informations importantes, les mises à jour et les fichiers dans les canaux Pumble spécifiques. 

Canaux

Les canaux sont une fonctionnalité fondamentale de Pumble. Si vous avez besoin de communiquer avec un groupe de collègues sur un sujet spécifique, il suffit de créer un canal.

Au lieu de disperser les discussions de l'équipe sur un projet ou un problème dans un large ensemble d'emails, les canaux offrent aux équipes un espace unique pour une recherche et une communication faciles.

Voici une vidéo qui explique plus en détail pourquoi les canaux sont une meilleure option pour la communication et la collaboration :

Vous pouvez facilement attirer l'attention de quelqu'un dans un canal Pumble avec un message qui inclut une @mention de son nom, et ajouter un peu d'originalité au message avec un emoji ou deux, inclure une pièce jointe ou un lien, et bien plus encore.

Vous pouvez également modifier l'apparence de vos messages. Mettez le texte en surbrillance et sélectionnez [B] pour mettre en gras ou [I] pour mettre en italique tout ou seulement une partie du message. Ou, au lieu de taper, créez un message vidéo ou vocal.

Canaux publics vs canaux privés

Les canaux sont des espaces flexibles pour toutes les personnes, tous les outils et tous les fichiers dont vous avez besoin pour effectuer votre travail.

Quand vous voulez communiquer avec vos collègues en pleine transparence et inclusivité, utilisez les canaux publics dans votre espace de travail sur Pumble. Tous les membres de votre espace de travail (à l'exception des invités) peuvent consulter et rejoindre un canal public, ce qui signifie que tout le monde a accès aux mêmes informations partagées.

Par exemple, une organisation peut créer des canaux publics pour les #annonces ou #problèmes_système. La logique est simple : tous les employés doivent pouvoir consulter les informations importantes de l'entreprise.

Chaque canal public a une fonction différente, afin que vous puissiez créer autant de canaux que vous le souhaitez.

En revanche, les canaux privés de Pumble ne sont visibles que par les personnes invitées à rejoindre. Vous devez être invité par quelqu'un qui est déjà membre du canal. Le contenu et les messages des canaux privés apparaîtront uniquement lors d'une recherche des membres de ce canal.

Les discussions dans #paie, #étude et #plans_RH sont probablement confidentielles, ce qui signifie que tout le monde n'a pas accès à ces informations - donc, ces canaux devraient probablement être privés.

Contrairement aux canaux publics, les canaux privés apparaissent dans les répertoires de canaux des utilisateurs seulement s'ils sont déjà membres de ces canaux privés. Autrement dit, si vous n'êtes pas membre, vous ne pouvez pas savoir théoriquement que certains canaux privés existent.

Messages directs

Vous pouvez également envoyer des messages directs à une personne ou à un groupe de personnes. C'est une excellente solution pour les discussions impromptues ou les discussions plus privées avec quelqu'un comme votre superviseur. Pour tout le reste, il est préférable d'utiliser les canaux publics, afin que tout le monde puisse voir les mêmes informations et rester informé.

La principale différence entre les messages directs de groupe et les canaux privés est que vous pouvez discuter de n'importe quel sujet dans les messages de groupe, peu importe qu'il s'agisse de marketing, de ventes ou de produits. 

Quant aux canaux privés, vous ne discutez généralement que d'un seul sujet, associé à ce canal.

Fils de discussion

Dans les messages directs et les canaux, les fils de discussion vous aident à organiser les conversations autour de certains messages. 

Ils permettent d'organiser ses conversations de manière précise et structurée et d'approfondir un sujet sans perturber le canal en envoyant un message direct à toute la conversation. Les réponses sont liées au message d'origine, ce qui permet de structurer la discussion.

Vidéoconférence

Quand vous devez passer d'une conversation à une réunion progressive, la visioconférence peut être utile. Lancez un appel pour avoir une conversation vocale ou vidéo en temps réel avec quelqu'un dans un message ou avec un canal entier. Il vous suffit de cliquer sur l'icône « Appel vidéo » ou « Appel vocal » et voilà.

Si vous avez besoin d'inclure des tiers qui ne font pas partie de votre espace de travail, vous pouvez le faire avec l'accès externe aux réunions. Envoyez des invitations à vos partenaires et ils peuvent participer à un appel dans une minute -c'est bête comme chou. Les tiers n'ont pas besoin d'avoir un compte Pumble pour participer aux réunions, mais si vous voulez qu'ils participent à plus qu'une ou deux réunions, vous pouvez toujours les inviter dans l'espace de travail de votre entreprise.

#N°2 Conseil : Partagez des fichiers et recherchez sans limites

Pumble permet une collaboration efficace avec votre équipe grâce à une variété de fonctionnalités puissantes. 

Le partage de fichiers vous permet de distribuer rapidement des documents importants, des images et d'autres ressources, garantissant ainsi l'accès aux dernières informations. La recherche illimitée de Pumble vous aide à retrouver les conversations et les fichiers antérieurs, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les questions inutiles.

Partage de fichiers

Vous pouvez partager des fichiers, des documents, des photos et des vidéos depuis votre ordinateur, votre appareil ou le service de stockage dans le cloud de votre choix, sans changer d'onglet ou de fenêtre. Grâce au glisser-déplacer et à l'ajout rapide de documents à partir de services tels que Google Drive, le partage de fichiers dans Pumble est aussi simple que la saisie et l'envoi de messages.

Recherche illimitée

Considérez Pumble comme le coffre au trésor de toutes les conversations et connaissances de votre équipe. Vous pouvez facilement trier tous les canaux et les messages pour trouver des informations, des documents et des réponses à l'aide de la fonctionnalité de recherche illimitée. Vous trouverez certainement quelques bijoux en chemin !

#N°3 Conseil : Personnalisez votre expérience Pumble

Comme un placard plein de conversations, vous pouvez classer tout ce qui se trouve dans la barre latérale de Pumble avec des sections personnalisées. 

Sections personnalisées

Pour commencer, vous pouvez donner un nom et un emoji à vos sections. Après cela, il vous suffit de faire glisser et déplacer les canaux, les messages directs et les applications dans votre nouvel espace, puis relaxez-vous en sachant que tout est là où il faut être.

Par exemple, vous pouvez créer des sections personnalisées pour organiser les projets et les canaux dans votre barre latérale. N'hésitez pas à les modifier quand vous voulez! 🤓

Recevoir des notifications quand vous le souhaitez

Il est agréable de pouvoir être au courant de tous les détails importants, mais vous n'avez probablement pas besoin de savoir tout ce qui se passe dans chaque canal de votre application de communication d'équipe. 

Les paramètres de notification par défaut de Pumble vous informent des nouveaux messages directs et des mentions. Donc, si quelqu'un vous envoie un message direct ou vous mentionne (ou @canal/@ici) dans un canal que vous avez rejoint, vous recevrez une notification et un badge rouge apparaîtra.

Cela peut vous convenir ou non selon la situation. La clé pour bien maîtriser vos notifications est de savoir ce qui vous convient le mieux.

Si le bruit constant des notifications vous déconcentre, vous pouvez choisir un son moins fort. Vous pouvez également désactiver les sons des notifications ou passer plus souvent en mode « Ne pas déranger ».

En revanche, si vous préférez recevoir plus de notifications, vous pouvez modifier vos préférences pour être notifié de tous les nouveaux messages dans les conversations auxquelles vous participez.

Inversement, vous pouvez mettre en sourdine les canaux auxquels vous souhaitez participer mais que vous ne suivez pas de toujours. Cette fonctionnalité est particulièrement pratique pour les canaux qui reçoivent un grand nombre de messages ou pour les canaux que vous ne visitez que pour des demandes spécifiques.

Les canaux en sourdine n'apparaîtront pas en gras quand il y a une activité non lue, ce qui vous permet de les lire à votre convenance. Si quelqu'un mentionne votre nom dans les canaux que vous avez mis en sourdine, ne vous inquiétez pas : vous recevrez toujours un badge rouge.

Vous pouvez également personnaliser vos notifications pour chaque canal spécifique. Vous pouvez, par exemple, mettre en sourdine toutes les notifications d'un canal, mais les activer pour tous les messages d'un autre canal.

Définir votre statut actuel

Chaque fois que vous vous absentez de Pumble - pour aller déjeuner, prendre une semaine de congé ou vous concentrer sur une tâche pendant quelques heures - vous pouvez définir un statut personnalisé pour répondre aux besoins de vos collègues. 

Vous pouvez également utiliser votre statut pour partager ce sur quoi vous travaillez ou qui vos collègues doivent contacter en votre absence.

Pumble a 5 options de statut par défaut, tels que :

• 🗓 Réunion, 
•  🥗 Déjeuner,
• 🏞️ Vacances,
• 🚟 Déplacement, ou
• 🤒 Malade. 

Pour le reste, vous pouvez créer votre propre statut personnalisé. Vous voulez peut-être faire savoir à votre équipe que vous avez un délai à respecter et que vous tarderez à répondre aux messages, ou encore que vous êtes sorti un peu. Chaque statut peut comporter jusqu'à 100 caractères et un emoji de votre choix.

#N°4 Conseil : Connectez Pumble avec d'autres

Pumble se connecte avec d'autres outils utilisés au sein de votre organisation, offrant une expérience plus complète pour tout le monde et donnant plus de valeur à votre stack technologique déjà existant. 

Consultez la page d'intégration de Pumble pour connecter les outils que vous utilisez déjà !

Si vous utilisez un plan gratuit de Pumble, vous pouvez ajouter jusqu'à 3 intégrations pour votre espace de travail. Dans le plan Pro, Pumble vous donne jusqu'à 10 intégrations, tandis que les plans Business et Enterprise vous permettent de connecter un nombre illimité d'intégrations. 

Connectez-vous avec Zapier et obtenez plus de 3000 applications, utilisez l'intégration de Google Agenda pour vos réunions et événements importants, ou RSS pour suivre les nouvelles et les informations pour votre entreprise. Vous pouvez également créer vos propres applications dans Pumble. 

Pumble vous offre tout en un seul QG numérique, c'est à vous de choisir !

#N°5 Conseil : N'oubliez pas les messages

Rappels

Est-ce que vous avez déjà eu besoin d'un bouton « snooze » pour votre liste de choses à faire ? Essayez les rappels de Pumble. Cliquez sur l'icône des 3 points [...] sur un message et choisissez de vous faire rappeler de ce message plus tard. Lorsque le moment est venu, Pumblebot vous envoie un rappel.

Programmez un message

Créez vos messages programmés d'avance et définissez l'heure à laquelle ils doivent être envoyés. Et puis, relaxez-vous, car les messages seront envoyés automatiquement. De plus, vous pouvez enregistrer n'importe quel message comme modèle pour une utilisation ultérieure. Cela vous permettra de gagner du temps et vous évitera de taper le même message à plusieurs reprises.

Brouillons de messages

Quand vous commencez à rédiger un message mais que vous n'êtes pas encore prêt à l'envoyer, vous pouvez l'enregistrer comme brouillon. Cela vous permet de revenir au message plus tard, de le modifier, d'ajouter des pièces jointes ou de tout revérifier avant d'appuyer sur le bouton « Envoyer ».

Maîtrisez Pumble pour une productivité excellente

Quand vous avez une journée pleine à craquer, vous pouvez utiliser vos outils pour gagner du temps et vous épargner des soucis et des maux de tête. 

Pumble se surpasse pour vous offrir des options qui vous facilitent la vie. 

Alors que vous vous lancez dans votre voyage avec Pumble, rappelez-vous que l'efficacité n'est pas seulement un objectif, c'est une nécessité. 

Les conseils donnés dans ce guide ne sont pas de simples suggestions : ce sont des clés qui vous permettent d'améliorer votre flux de travail, à vous et à votre équipe. 

Avec une intégration dans vos pratiques de communication, vous ne vous contentez pas de simplifier les processus, mais vous favorisez également une culture de collaboration et d'innovation au sein de votre organisation.