Pros y contras del trabajo colaborativo

La colaboración a nivel de equipo ya se ha convertido en un elemento básico de la experiencia laboral contemporánea y, con el avance de la tecnología y la ola cada vez mayor de trabajo remoto, seguramente adquirirá una importancia aún mayor en los próximos años. 

Sin embargo, la colaboración no se adapta por igual a todos los equipos ni a todos los escenarios profesionales. Hay una serie de situaciones profesionales en las que un enfoque colaborativo puede generar más obstáculos y desafíos y producir menos resultados que un enfoque diferente de distribución del trabajo. Además, la dinámica interpersonal del equipo y otros factores crean riesgos adicionales para el éxito de una relación de colaboración.  

Como ya hemos escrito extensamente sobre los beneficios de la colaboración, utilizaremos las siguientes líneas para resaltar una serie de situaciones profesionales en las que la colaboración promete importantes ventajas, pero también conlleva posibles desventajas. Examinaremos ambas caras de la moneda para comparar los riesgos y beneficios potenciales e intentaremos identificar los factores que impactan significativamente los resultados. 

La colaboración es una forma de interacción humana. Como ocurre con cualquier otra interacción, su calidad y éxito dependen en gran medida de los rasgos individuales de los colaboradores. Dependiendo de la combinación de los miembros del equipo y sus características individuales (habilidades de comunicación, habilidades interpersonales, motivaciones, etc.), diferentes escenarios de colaboración pueden proporcionar beneficios para la organización o crear obstáculos y desafíos perjudiciales para sus operaciones generales. Echemos un vistazo a estos escenarios y veamos cómo y por qué pueden generar resultados tremendamente diferentes.

Distribución de roles vs. ambigüedad de roles

Uno de los principales beneficios deseados de la colaboración es la distribución óptima de roles en todo el equipo. Idealmente, los roles y responsabilidades individuales de los miembros del equipo se distribuirán de manera que maximicen sus habilidades individuales y las combinen para lograr una mayor eficiencia, tanto en términos de tiempo como de producción. 

En la práctica, este no es necesariamente el caso. Dada la naturaleza dinámica y a menudo fluida del trabajo compartido, un enfoque colaborativo a veces puede crear ambigüedad e incertidumbre con respecto a los roles y responsabilidades individuales, obstaculizando así significativamente el proceso colaborativo. Las consecuencias de esta ambigüedad pueden ser diferentes: algunos miembros del equipo pueden suponer erróneamente que la responsabilidad recae en otra parte, otros miembros del equipo pueden asumir un falso papel de autoridad o liderazgo, mientras que otros pueden comenzar a sentir que no todos sus colegas contribuyen por igual. Estas situaciones pueden provocar conflictos, apatía y disminución de la productividad. 

Mejores prácticas: La ambigüedad y la incertidumbre con respecto a los roles del equipo se pueden evitar definiendo y comunicando claramente los roles desde el principio, aumentando la transparencia del trabajo de todos, así como definiendo claramente las tareas, los plazos y las expectativas, rastreando el progreso y brindando feedback para garantizar que todos están en la misma página y haciendo su parte de trabajo. 

Responsabilidad compartida vs. no responsabilidad

En el mejor de los casos, la colaboración conduce a un sentido compartido de responsabilidad por el éxito del proceso, en el que todos los miembros del equipo son conscientes de la importancia de sus contribuciones al resultado del proyecto e invierten en el logro de los objetivos del equipo. Esto conduce a una sensación de propósito compartido y, en consecuencia, a mayores niveles de motivación y compromiso entre los miembros del equipo. 

En realidad, el traslado de la responsabilidad del nivel individual al nivel de equipo puede desdibujar los límites de la responsabilidad individual y dificultar el reconocimiento de las contribuciones individuales. Esto es igualmente importante para los resultados positivos en los que puede ser difícil identificar las contribuciones de mayor impacto (“dar el crédito a quien lo merece”), así como para los resultados negativos en los que necesitamos comprender qué salió mal. Los escenarios negativos de responsabilidad borrosa incluyen que los miembros del equipo eviten sus responsabilidades individuales y “se escondan” detrás del equipo, una sensación de frustración y desmotivación por no reconocer el trabajo de uno o sentir que los demás no están igualmente comprometidos, una falta de confianza entre los miembros del equipo, así como una menor capacidad para recompensar adecuadamente las contribuciones positivas y criticar y corregir las negativas. 

Mejores prácticas: Prevenir la falta de responsabilidad en un equipo comienza comunicando adecuadamente la visión y los objetivos del equipo, con una comprensión completa de cómo los esfuerzos individuales contribuyen a su realización. Si bien la colaboración es un esfuerzo de equipo, todos los participantes deben realizar sus tareas individuales y es esencial que el trabajo individual sea visible y transparente para que los miembros del equipo puedan responsabilizarse mutuamente.

Mayor creatividad vs. demasiada lluvia de ideas

Uno de los mayores beneficios de la colaboración en equipos multidisciplinarios es la mayor creatividad y la capacidad de resolución de problemas que surgen de diferentes conjuntos de habilidades, perspectivas y antecedentes profesionales de los miembros del equipo. Esta diversidad profesional puede generar innovación, aumentar la capacidad del equipo para encontrar respuestas a desafíos difíciles e imprevistos y mejorar su flexibilidad para responder a circunstancias cambiantes. 

Por otro lado, el trabajo puede estancarse fácilmente debido a sesiones de lluvia de ideas, reuniones y debates que consumen mucho tiempo, lo que ralentiza el proceso de colaboración y resta valor a las responsabilidades habituales y al trabajo “real”. El proceso puede ralentizarse y complicarse aún más debido a perspectivas contradictorias y falta de resolución. 

Mejores prácticas: La ineficiencia causada por una excesiva lluvia de ideas y debates puede minimizarse o evitarse manteniendo bajo control el tiempo asignado y reservando periodos de tiempo específicos para las consultas, intentando lograr el equilibrio óptimo entre consultas y trabajo activo. Además, los equipos pueden tomar medidas para aumentar la eficiencia de sus reuniones y sesiones de lluvia de ideas limitando el enfoque de las sesiones e insistiendo en conclusiones viables. 

Toma de decisiones equilibrada vs. pensamiento grupal

El trabajo colaborativo suele implicar un estilo de liderazgo más distribuido y un proceso de toma de decisiones más inclusivo. Si los miembros del equipo tienen voz y voto a la hora de definir el curso futuro del trabajo, es probable que inviertan más en él y estén más motivados para lograr los objetivos compartidos. Las decisiones se toman por consenso de múltiples perspectivas, proporcionando así una base más integral y mejor informada para elegir el mejor camino a seguir.  

La desventaja de un proceso de toma de decisiones inclusivo es que está determinado en gran medida por la dinámica de grupo específica presente en un equipo. En consecuencia, el proceso puede fácilmente deslizarse hacia patrones de comportamiento menos deseables. Algunos ejemplos de estos patrones son el pensamiento grupal, donde las opiniones de otros miembros del equipo se ven influenciadas por la influencia de colegas más autorizados y las perspectivas alternativas son rechazadas o ignoradas, conflictos de opiniones divergentes donde los desacuerdos no pueden resolverse fácilmente de manera positiva, o indecisión que puede hacer perder el tiempo y deteriorar el flujo del equipo. 

Mejores prácticas: Un proceso de toma de decisiones colectivas saludable y eficaz se basa en la existencia de un entorno seguro e inclusivo que aliente a todos a participar y respete las aportaciones de todos. Es esencial que todas las voces sean tratadas por igual. Además, los equipos deben instituir mecanismos claros y justos para resolver desacuerdos y tomar decisiones en situaciones de estancamiento, ya sea a través de la autoridad de un líder de equipo, votación o un modelo diferente. 

Mejores resultados vs. costes de colaboración

Idealmente, la colaboración combina conjuntos de habilidades divergentes para producir resultados mayores que la suma de sus partes. La naturaleza multidisciplinaria de los equipos les permite abordar y superar desafíos que no podrían abordarse con un conjunto de habilidades más limitado y uniforme. Además, las relaciones interpersonales sólidas y una visión compartida dan como resultado una mayor motivación y una mayor productividad. 

Por otro lado, cada colaboración tiene sus costes específicos expresados ​​en forma de tiempo. Desde reuniones y comunicaciones escritas hasta trabajo adicional y todos los demás aspectos del trabajo conjunto, la colaboración consume tiempo que se puede dedicar al trabajo independiente y autónomo. Si una colaboración obstaculiza el trabajo regular de los participantes e impacta su desempeño, puede ralentizar las operaciones generales de una organización. 

Mejores prácticas: El coste de la colaboración debe evaluarse y compararse con otros modelos de organización del trabajo incluso antes de que comience. La evaluación adecuada y objetiva de los recursos del equipo es un requisito previo crítico para elegir correctamente si colaborar o no. Los resultados de la colaboración deben ser monitoreados y evaluados periódicamente para determinar su efectividad y realizar los ajustes necesarios.  

Mejora de la moral vs. potencial de conflicto

Deliberadamente, un entorno colaborativo acerca a las personas a través de una visión compartida, una responsabilidad compartida y una inversión compartida en el resultado del trabajo colectivo. Una colaboración armoniosa crea una perspectiva positiva en el ambiente de trabajo del equipo, fortalece las relaciones personales y genera confianza entre los miembros del equipo, lo que se suma a una mayor moral y un sentido de pertenencia más fuerte. 

Alternativamente, las colaboraciones conllevan un riesgo de conflicto entre los miembros del equipo, ya sea a través de estilos de trabajo diferentes, competencia poco saludable o simplemente rasgos de carácter opuestos. Hay una gran diferencia, pero también una delgada línea, entre los desacuerdos profesionales y los conflictos personales, y si los primeros se convierten en los segundos, puede tener un impacto verdaderamente perjudicial en la moral del equipo y, en última instancia, en la productividad del equipo. 

Mejores prácticas: Crear un ambiente de trabajo armonioso que impacte positivamente la moral del equipo no es un proceso simple de una sola vía, sino un esfuerzo integral que involucra prácticamente todos los aspectos de las actividades de una organización. Su principal requisito previo es una comunicación sana y abierta que respete los valores y perspectivas únicos de cada uno, un entorno seguro donde se puedan intercambiar opiniones de forma libre y constructiva. Sin embargo, los conflictos pueden surgir incluso en los ambientes más positivos y es importante abordarlos rápida y adecuadamente antes de que comiencen a ejercer una influencia negativa en el equipo. Además, se debe considerar seriamente la compatibilidad de las características individuales de los miembros del equipo al estructurar un equipo colaborativo. 

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En un número cada vez mayor de escenarios profesionales, la colaboración se ha convertido en el modelo de organización del trabajo preferido y, a menudo, necesario. 

Sin embargo, su valor práctico puede variar según la naturaleza del trabajo, el equipo y la organización específicos, así como la forma en que se implementa. 

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Referencias:

• https://hbr.org/2016/01/collaborative-overload
• https://www.forbes.com/sites/forbescoachescouncil/2016/11/15/seven-downsides-to-the-collaborative-culture-boom/
• https://toughnickel.com/business/Disadvantages-of-Teamwork-in-the-Workplace
• https://www.business2community.com/human-resources/collaboration-workplace-friend-foe-01092775
• https://blog.jostle.me/blog/pros-and-cons-of-collaboration-in-the-workplace
• https://knowledge.wharton.upenn.edu/article/much-togetherness-downside-workplace-collaboration/
• https://hbr.org/2011/12/eight-dangers-of-collaboration
• Podean M.I & Benta D. (2012).Risk management in collaborative systems.From “Risk management – current issues and challenges”. IntechOpen
• https://www.indeed.com/career-advice/career-development/pros-and-cons-of-group-work