Enviar arquivos de um lado para o outro por e-mail, usar vários grupos do Viber e do WhatsApp ou conceder acesso total à conta a parceiros externos não é a solução ideal. Tudo isso leva à comunicação fragmentada, perda de contexto e sérios riscos de segurança.
Com o acesso para convidados do Pumble, você pode trazer clientes, freelancers e contratados para o seu espaço de trabalho de forma controlada e elegante. Você mantém o controle sobre o que eles podem ver e fazer, e toda a colaboração acontece no mesmo espaço de trabalho pesquisável que sua equipe interna já utiliza.
Neste artigo, você aprenderá como:
- Use o acesso de convidado do Pumble
- Colabore com clientes no Pumble
- Tenha uma conversa segura com seus parceiros
Vamos dar uma olhada!
O que é acesso de convidado no Pumble?
O acesso de convidados permite que você convide usuários externos ao Pumble, como contratados, clientes e fornecedores, para colaborar com sua equipe. Tudo isso sem conceder a eles privilégios de membro completo.
O recurso de acesso de convidado está disponível nos planos pagos do Pumble. Os convidados podem pertencer a um ou mais canais, mas precisam ser adicionados pelos administradores por meio da página de convites, assim como os membros regulares. Além disso, os usuários convidados do Pumble têm ícones especiais em seus perfis:
- Um triângulo para convidados de canal único
- Um espaço reservado para usuários com acesso a vários canais
Tipos de hóspedes
Vamos analisar com mais detalhes os dois tipos de hóspedes no Pumble.
Os convidados de canal único têm acesso limitado a um canal privado ou público. Esse tipo de acesso de convidado é ideal para colaboradores ou clientes de curto prazo que precisam acessar apenas um projeto específico. Você pode convidar até 5 convidados de canal único gratuitos por usuário em seu espaço de trabalho. Por exemplo, se você tiver 10 membros, poderá convidar até 50 convidados de canal único.
Convidados multicanal podem ser adicionados a vários canais de sua escolha. Eles permanecem restritos apenas a esses canais, mas são cobrados como usuários regulares. Esse tipo de acesso de usuário convidado é usado para colaboradores externos que trabalham em diversos projetos e equipes.
O acesso de convidados é limitado apenas aos canais que você escolher compartilhar com eles. Você não precisa se preocupar com o acesso deles a outras informações da sua empresa. Eles terão acesso apenas às mensagens dos canais dos quais fazem parte. Você pode até mesmo definir um limite de tempo para as contas deles.
Explore o acesso de convidados no Pumble
Como convidar um visitante para o seu espaço de trabalho (passo a passo)
Veja como usar o acesso de convidado do Pumble para convidar e gerenciar um colaborador externo:
- Como proprietário ou administrador, clique no nome do seu espaço de trabalho no canto superior esquerdo.
- Selecione “Convidar pessoas”
- Insira o(s) endereço(s) de e-mail da(s) pessoa(s) que você deseja convidar
- No menu suspenso de convites, escolha convidado de canal único ou de vários canais
- Selecione o(s) canal(is) em que o convidado será adicionado — um ou vários canais
- Opcionalmente, você pode definir um limite de tempo para o acesso de um convidado. O Pumble permite desativar um convidado após um período definido, em uma data específica, ou manter o acesso indefinidamente.
- Clique em “Enviar convite” para finalizar o convite
Assim que os convidados aceitarem o convite, eles serão adicionados ao(s) canal(is) ao(s) qual(is) você lhes concedeu acesso.
Além disso, proprietários e administradores podem converter membros regulares existentes em membros convidados, se necessário.
O que os hóspedes podem ver e fazer?
Uma das maiores preocupações ao conceder acesso externo é: "Será que eles verão minhas conversas ou arquivos privados?"
Com o Pumble, a resposta é — não, apenas os canais que você compartilha explicitamente ficam visíveis.
Segue abaixo uma tabela de permissões simplificada:
| Ação | Convidados multicanal | Convidados de canal único |
|---|---|---|
| Ver membros e aplicativos em canais acessíveis | ✅ | ✅ |
| Enviar mensagens em canais acessíveis | ✅ | ✅ |
| Ver mensagens | ✅ | ✅ |
| Iniciar e participe de chamadas em canais acessíveis | ✅ | ✅ |
| Fazer anúncios @canal e @aqui | ✅ | ✅ |
| Criar um canal privado | ✅ | ❌ |
| Convidar outras pessoas para um canal privado | ✅ | ❌ |
| Iniciar uma mensagem direta em grupo com pessoas nos mesmos canais | ✅ | ❌ |
| Criar canais públicos | ❌ | ❌ |
| Renomear/arquivar canais | ❌ | ❌ |
| Ser adicionado ou mencione grupos de usuários | ❌ | ❌ |
| Gravar reuniões | ❌ | ❌ |
Esses limites ajudam a manter o acesso seguro dos convidados, permitindo que eles vejam apenas o que você autorizou e nada além disso.
Os 3 casos de uso poderosos para acesso de convidados
O acesso de convidados não é apenas um recurso técnico. É uma solução prática para desafios reais de colaboração.
Seja trabalhando com clientes que precisam de visibilidade do projeto, freelancers que contribuem em diferentes equipes ou consultores que precisam de acesso temporário, o Pumble ajuda você a manter tudo organizado e seguro.
Em vez de enviar vários e-mails e compartilhar arquivos por meio de diferentes plataformas, você pode trazer todos os colaboradores externos para o mesmo local onde sua equipe já trabalha, mas com permissões personalizadas para cada função.
O projeto do cliente
Um dos desafios mais comuns para agências e gerentes de projeto é manter a comunicação com o cliente organizada. Os e-mails rapidamente se transformam em intermináveis conversas e é difícil rastrear qual versão de um arquivo é a final.
Com o acesso de convidado do Pumble, você pode convidar um cliente como convidado de canal único e criar um canal de projeto dedicado.
Neste canal, o cliente pode:
- Analise as atualizações do projeto em tempo real, em vez de esperar pelos relatórios semanais
- Compartilhe comentários diretamente em arquivos ou mensagens
- Aprovar entregáveis com todo o contexto em mãos
Por exemplo, uma agência de marketing que trabalha no lançamento de um produto pode adicionar seu cliente como convidado a um dos canais do projeto. Dessa forma, o cliente vê todas as atualizações de progresso, rascunhos criativos e cronogramas sem precisar acessar os canais internos da agência para outros clientes. O acesso de convidado, nesse caso, mantém a comunicação profissional e segura, ao mesmo tempo que dá ao cliente a confiança de que está totalmente a par de tudo.
O contratado independente
Os freelancers geralmente precisam atuar em diversas áreas de uma empresa.
Um designer freelancer pode criar recursos tanto para a equipe de produto quanto para a equipe de marketing, enquanto um desenvolvedor pode corrigir erros em um projeto e criar funcionalidades em outro.
Assim, em vez de inundá-los com e-mails ou conceder acesso total ao seu espaço de trabalho, você pode convidá-los como convidados multicanal no Pumble.
Nesse cenário, o freelancer:
- Participa apenas dos canais relevantes para o seu trabalho (por exemplo, #design-project, #website-redesign, #campaign-assets),
- Compartilha arquivos diretamente nos canais corretos, reduzindo o risco de extravio de entregas, e
- Colabora com membros da equipe interna sem nunca ser exposto a conversas privadas ou não relacionadas à empresa.
Imagine uma startup trabalhando com uma designer de interface do usuário freelancer: ela é adicionada ao canal de design de produto para colaboração diária, ao canal de marketing para alinhamento da marca e ao canal de controle de qualidade para revisões finais. Ela se torna parte integrante da equipe, mas apenas onde sua contribuição é necessária. O resultado final é uma colaboração entre projetos com limites bem definidos.
O consultor de curto prazo
Consultores e assessores frequentemente precisam de acesso rápido e temporário a informações. Tradicionalmente, isso significa um processo de integração caótico — concedendo-lhes acesso excessivo, trocando documentos por e-mail e, por fim, lembrando-se de revogar as permissões quando eles saem.
Com o acesso de convidado do Pumble, você pode oferecer a eles exatamente o que precisam e nada mais.
Por exemplo, imagine que sua empresa contrata um consultor jurídico para revisar a documentação de conformidade. Você pode convidá-lo como convidado em um canal único, o canal #revisão-jurídica, para fazer o upload de todos os arquivos relevantes e discutir diretamente dentro do canal. Você também pode configurar o acesso dele para expirar automaticamente após 30 dias, assim você não precisa se preocupar em removê-lo depois.
Isso garante que os consultores possam:
- Acesse apenas os canais necessários para sua especialização
- Forneça insights diretamente no contexto da conversa
- Saia do espaço de trabalho quando o projeto terminar, não deixando pontas soltas de segurança
Ao gerenciar consultores dessa forma, sua equipe mantém o controle, reduz a sobrecarga administrativa e garante que as informações confidenciais da empresa permaneçam protegidas.
Gerenciando visitantes em seu espaço de trabalho
Depois de começar a colaborar com usuários externos, manter o controle sobre o acesso deles torna-se tão importante quanto convidá-los.
O acesso para convidados do Pumble oferece aos proprietários e administradores de espaços de trabalho total visibilidade e flexibilidade para gerenciar cada convidado sem interromper o fluxo de trabalho interno.
Com apenas alguns cliques, você pode ver quem tem acesso a quais canais, atualizar permissões conforme os projetos evoluem ou desativar usuários quando as colaborações terminarem.
Reviewing guest access and activity
Start by navigating to Workspace settings, and select Manage members. Here, you can view a complete list of everyone in your workspace, internal members and external guests.
Você pode:
- Ver o tipo de acesso (canal único ou multicanal)
- Ver os canais específicos aos quais os usuários convidados pertencem
- Limitar o acesso deles ou alterá-lo
- Ver o status de atividade atual deles
A visibilidade ajuda você a identificar rapidamente quais convidados estão ativos e se o acesso deles ainda faz sentido. Por exemplo, se um prestador de serviços não participa de um projeto há várias semanas, você pode decidir se desativa ou converte o acesso dele.
Atualizando as funções dos hóspedes
Às vezes, um colaborador de curto prazo se torna um parceiro de longo prazo. Em vez de removê-lo e convidá-lo novamente, o Pumble permite que você converta um convidado em membro efetivo diretamente das configurações do seu espaço de trabalho.
Isso é ideal quando:
- Um freelancer passa a ocupar um cargo permanente
- Um cliente entra para a rede de parceiros da sua empresa
- Um contratado passa a fazer parte de uma equipe interna
Ao serem convertidos, os antigos usuários convidados mantêm automaticamente o histórico de mensagens e o acesso aos arquivos nos canais dos quais já faziam parte, para que você não perca contexto valioso ou tópicos de comunicação.
Desativar convidados
Segurança e proteção de dados são cruciais ao trabalhar com parceiros externos. Após o término de um projeto, você pode desativar os convidados para garantir a privacidade da sua comunicação interna.
Usuários desativados não poderão acessar o espaço de trabalho, mas suas mensagens e arquivos continuarão acessíveis.
Para equipes que colaboram regularmente com parceiros externos, é recomendável revisar o acesso de convidados mensalmente. Essa auditoria rápida ajuda a confirmar que apenas colaboradores ativos e relevantes ainda têm acesso.
Ao gerenciar os convidados de forma proativa, você mantém o equilíbrio entre colaboração aberta e segurança robusta. Seja você proprietário de uma pequena agência ou de uma empresa em crescimento, essas opções de gerenciamento garantem que seu espaço de trabalho permaneça eficiente, em conformidade com as normas e organizado, mesmo com a expansão de suas parcerias externas.
Colabore com segurança além da sua equipe.
A ferramenta de acesso para convidados do Pumble transforma a maneira como as equipes trabalham com colaboradores externos. Em vez de depender de trocas de e-mails, chats em grupo ou vários aplicativos, você pode trazer clientes, freelancers e contratados diretamente para o seu espaço de trabalho, com total segurança e de acordo com as suas necessidades.
Seja para gerenciar parcerias contínuas ou projetos de curto prazo, o acesso de convidados do Pumble ajuda a estender a produtividade da sua equipe além das fronteiras organizacionais, mantendo um fluxo de comunicação profissional e unificado.
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