Las 5 estrategias para una colaboración eficaz en equipo

Las personas felices son un 13% más productivas en el lugar de trabajo. Por eso, tanto los empleados como las empresas comparten el interés común de crear un ambiente de trabajo agradable. Para lograr un entorno de trabajo agradable, es esencial establecer una buena comunicación y colaboración en equipo. La colaboración eficaz en equipo ocurre cuando personas con habilidades complementarias trabajan juntas en una tarea o proyecto, de manera responsable y con dedicación al objetivo común.

Cuando se te presente esta tarea, es mejor que emplees estrategias efectivas de colaboración en equipo.

En este artículo, encontrarás algunas estrategias de colaboración en equipo prácticas y demostrablemente efectivas, junto con ejemplos sobre cómo implementarlas. 

¿Qué es una estrategia de colaboración en equipo y por qué es importante?

Una estrategia de colaboración en equipo es un sistema mediante el cual una organización estructura el trabajo en equipo. Las estrategias de colaboración consisten en pautas que establecen las reglas de interacción y colaboración entre compañeros de equipo. 

Varias investigaciones han demostrado que mejorar la colaboración en equipo puede generar resultados positivos con equipos de diversos orígenes, como por ejemplo:

• Equipos centrados en la ciencia. En un entorno de creciente complejidad de la investigación científica, los estudios han encontrado que la colaboración exitosa conduce a una mayor productividad. 
• Equipos de educación. Un entorno educativo colaborativo aumenta la creatividad, ayuda a los resultados de los alumnos y hace que el entorno de trabajo del profesor sea más eficiente e innovador.
• Equipos sanitarios. El trabajo en equipo eficaz entre los proveedores de atención médica reduce el trabajo extra. La colaboración, junto con los resultados percibidos por los pacientes, representa hasta el 60% de la variación de la satisfacción laboral de los profesionales de la salud. 
• Equipos de la industria del software. Una coordinación eficaz del equipo hace que el proceso de producción de software sea al menos un 5% más productivo.

Mejorar la colaboración en equipo depende de la implementación de una estrategia colaborativa sólida. Cuando una estrategia de colaboración en equipo está bien pensada y se implementa cuidadosamente, puede aportar claros beneficios al equipo.

Mayor rentabilidad

Los equipos productivos logran mejores resultados. Se ha demostrado repetidamente que las estrategias para promover el comportamiento colaborativo facilitan una alta productividad, reduciendo así los costes de producción. Cuando el trabajo en equipo tiene éxito, el proceso de producción se desarrolla sin problemas. Hay una reducción de tiempo perdido, doble trabajo, malentendidos y otros factores que frenan la construcción.

Mejora de la calidad de los productos y servicios

La implementación inteligente de estrategias de colaboración garantiza una mejor calidad de los productos y servicios. Cuando se optimiza la comunicación, los empleados tienen acceso rápido y sin esfuerzo a los recursos necesarios para proporcionar bienes y servicios.

Mayor compromiso de los trabajadores

El empleo de estrategias colaborativas hace que los empleados estén más comprometidos. Un mayor compromiso mejora el desempeño individual y el compromiso con la tarea. Además, también se incrementan significativamente los niveles de motivación personal para lograr un objetivo común.

Una mejora general de las actitudes hacia el lugar de trabajo

Puedes crear un sentido genuino de compañerismo mediante la implementación enfocada de una estrategia de colaboración en equipo. Además de mejorar la satisfacción laboral general, formar relaciones sólidas con sus colegas hace que sea más probable que las personas vean la empresa de manera positiva. Esta actitud colaborativa puede reducir el ausentismo y el mal uso de los días de enfermedad, así como aumentar la retención de trabajadores.

Las 5 mejores estrategias para mejorar la colaboración en equipo de inmediato

Las estrategias de cooperación eficaces tienen muchos beneficios para profesores, gerentes, expertos en TI y otros profesionales. Poner en práctica estas estrategias requiere un cambio sistemático en todos los aspectos de las operaciones dentro de una organización. Es un proceso extenso que requiere mucha deliberación cuidadosa y planificación a largo plazo. Para hacer más comprensible este proceso, explicamos detalladamente el qué, cómo y por qué de cada estrategia que proponemos.

Aquí hay una lista de 5 estrategias que puedes implementar para ayudar a mejorar la colaboración en equipo:

Construir una cultura de cooperación

Es más probable que las personas busquen otras oportunidades laborales si se sienten subestimadas en su lugar de trabajo actual. Según este informe de Gallup, esto es especialmente cierto para los Millennials, que pronto se convertirán en la mayoría de la fuerza laboral. 

Según la definición, la cultura corporativa representa el conjunto de reglas y valores que utiliza una organización para gestionar las interacciones entre los empleados y manejar las transacciones comerciales externas. La cultura corporativa se refleja en todos los aspectos de las operaciones de la empresa.

Una cultura corporativa colaborativa da un valor central al trabajo colaborativo en equipo. Esto se logra estableciendo espacio de oficina, estructura de equipo, sistemas de apoyo y otros elementos organizacionales de una manera que apoye un trabajo en equipo eficaz.

Por qué es tan importante construir una cultura de cooperación

Algunos de los beneficios más pronunciados de construir una cultura de cooperación:

• Mayor productividad y tasas de innovación
• Los empleados se sienten apreciados y bienvenidos
• Pautas claras ayudan a disolver los conflictos en el lugar de trabajo
• Mejor sentido de comunidad
• Mayor compromiso de los trabajadores

Cómo construir una cultura de cooperación  

Construir una cultura cooperativa requiere organizar el espacio de la empresa, las pautas de comunicación y la estructura del equipo de una manera que facilite una colaboración eficiente. En esencia, la colaboración mejora proporcionando un entorno de trabajo que fomente el trabajo en equipo proporcionando un entorno adecuado y sistemas de apoyo apropiados.

Algunas formas de construir una cultura corporativa colaborativa incluyen:

• Contabilización de inversiones importantes. Mantener una cultura empresarial que enfatice la construcción de comunidades puede ser un asunto costoso. Sin embargo, esto no debe verse como una pérdida sino como una inversión que seguramente generará ganancias a largo plazo. Esto se debe a que una buena comunicación en equipo es innegablemente importante para el crecimiento, la innovación y el éxito general de la empresa.
• Hacer que el ambiente de trabajo sea agradable. Una oficina luminosa y ordenada es mucho más acogedora que un cubículo deslucido. Además, tener fácil acceso a los compañeros de equipo hace que sea más probable que las personas cooperen. Aún así, ten cuidado de mantener cierta sensación de privacidad, ya que no muchas personas disfrutan de sentarse en un área completamente abierta, ya que pueden sentir que están siendo monitoreados en todo momento.
• Crear un entorno diverso e inclusivo. Integrar equipos más diversos presenta desafíos, ya que las personas tienden a colaborar más fácilmente con otras personas que consideran similares. Sin embargo, cuando se superan estos desafíos, existe una influencia positiva general en la reputación de una empresa. Considerando que promover la diversidad es una práctica socialmente responsable, tiende a atraer trabajadores de calidad.
• Fomentar la comunicación abierta y honesta. La organización debe proporcionar canales de comunicación que permitan a los miembros sentirse seguros para expresar sus opiniones y sentimientos.
• Emplear personas que sean cooperativas por su naturaleza. Al abrir un puesto, selecciona candidatos con rasgos cooperativos. A las personas asertivas y amigables les resultará más fácil adaptarse al equipo existente.
• Brindar apoyo para la construcción de relaciones informales. La formación de equipos combinada con otras intervenciones tiene un efecto positivo en las percepciones y actitudes hacia la organización. Por ejemplo, las actividades al aire libre son particularmente efectivas ya que tienden a ser más informales y relajadas.
• Proporcionar formación en habilidades colaborativas. Las investigaciones muestran que entrenar habilidades de colaboración mejora sustancialmente el desempeño del equipo. La capacitación se puede organizar contratando a un educador profesional, transfiriendo esta tarea a RR.HH. o brindando acceso a cursos en línea.

🔸 Ejemplos de cómo construir una cultura de cooperación

Carolina acaba de empezar a trabajar en una empresa de desarrollo de software. El equipo de Recursos Humanos se aseguró de que sus habilidades y su personalidad amigable encajaran en el equipo al que fue asignada. En su primer día de trabajo, sus colegas le dan la bienvenida y le presentan sus responsabilidades. Cada miembro del equipo se asegura de responder sus preguntas y señalarle los recursos necesarios. Carolina está impresionada con el ambiente agradable, el espacio de oficina y el equipo. Está entusiasmada de trabajar en una empresa que se preocupa por cómo se sienten sus empleados y que estará comprometida con sus responsabilidades.

Romper las barreras de comunicación

Una falla de comunicación ocurre cuando se envía un mensaje, pero su destinatario no lo entiende. Dentro de las organizaciones, las fallas de comunicación tienden a ocurrir cuando no existen canales de comunicación claramente delineados. 

Otros factores que afectan la calidad de la comunicación tienen que ver con la estructura del equipo y las diferencias personales entre los miembros del equipo. Por ejemplo, menos señales no verbales en las reuniones virtuales pueden provocar una mayor probabilidad de malentendidos por parte de los equipos remotos.

Además, las personas tienen diferentes estilos de comunicación y no tener esto en cuenta puede aumentar la sensación de alienación y afectar la confianza de los miembros menos asertivos del equipo.

Romper las barreras de la comunicación significa especificar y tratar de superar malentendidos, interrupciones en el intercambio de información y otros casos de comunicación incoherente.

Por qué es tan importante romper las barreras de la comunicación

Algunos beneficios de superar los obstáculos de la comunicación incluyen:

• Prevenir el burnout y el estrés de los trabajadores, ya que los malentendidos son mucho menos frecuentes
• Disminuir la probabilidad de retrasos en la producción y pérdida de tiempo, ya que es más probable que los problemas se comuniquen de manera oportuna
• Abrir espacio para la innovación, a medida que las personas se sientan más cómodas participando en debates
• Mejorar el flujo de información 

Cómo romper las barreras de la comunicación

La superación de las dificultades de comunicación se logra promoviendo el debate y la discusión abiertos, creando canales de información optimizados y navegando por diversos estilos de comunicación. A continuación se ofrecen algunas instrucciones prácticas sobre cómo abordar la conquista de las barreras de la comunicación:

• Deja espacio para feedback constructivo. Muchas operaciones funcionan por inercia y no se aprecia desafiar el status quo. Supera estos hábitos obsoletos organizando frecuentes consultas de opinión de los empleados y solicitando feedbacks durante las reuniones periódicas.
• Fomenta el debate de ideas. Asegúrate de que los miembros del equipo puedan compartir libremente sus sugerencias organizando reuniones dedicadas y sesiones de lluvia de ideas. En estas reuniones ningún tema debe ser intocable y cada opinión debe ser respetada. Tomar el esfuerzo de colaboración para reunirse y generar ideas a menudo conduce a encontrar soluciones alternativas más efectivas a problemas conocidos.
• Fomenta el intercambio de información valiosa. La voluntad de compartir surge de forma natural cuando los miembros del equipo se sienten seguros y apreciados en su espacio de trabajo. Puedes lograr esto recompensando la cooperación con elogios, pequeños obsequios y bonificaciones. Establecer sistemas de recompensa por un trabajo en equipo eficiente puede desalentar la competencia nociva entre los miembros del equipo al otorgar mayor valor al desempeño colectivo y no individual.
• Adáptate a diferentes estilos de comunicación. Para comunicarse con mayor facilidad, adapta tu forma de hablar a los diferentes estilos personales de comunicación. Otra forma de hacer que la colaboración sea agradable para diferentes personalidades es preguntar a las personas qué método de comunicación prefieren. Si es posible, intenta incorporar los métodos que prefieran en la correspondencia diaria.

🎓 Para obtener más información sobre cómo superar barreras de comunicación específicas, desde las culturales hasta las físicas, consulta nuestra guía detallada sobre el tema de las barreras de comunicación.

🔸 Ejemplo de cómo romper las barreras de la comunicación

Un equipo de investigadores universitarios tiene problemas debido a las opiniones incompatibles de sus miembros. Parece que no pueden ponerse de acuerdo sobre la dirección futura de su proyecto. Deciden organizar una reunión presencial para discutir ideas y sugerencias. Después de un debate respetuoso, concluyen que su principal problema es la falta de cooperación debido a los diferentes estilos de comunicación y los complicados medios para compartir nuevos hallazgos. El equipo decide organizar reuniones más informales y empezar a utilizar una aplicación de comunicación en equipo como una forma sencilla y eficaz de mantenerse conectado.

Predicar con el ejemplo

Según Harvard Business Review, las acciones percibidas de los líderes influyen en el comportamiento cooperativo. Para explicar este proceso, podemos analizar la definición de Bandura del concepto de aprendizaje observacional. Según Bandura, el aprendizaje observacional es el proceso de adquirir patrones de pensamiento, actitudes y comportamientos observando a los demás. Esta teoría psicológica ve el modelado social como una forma de acortar los procesos de aprendizaje. Siguiendo este mecanismo, las personas miden inconscientemente los pros y los contras del comportamiento observado. Si hay beneficios aparentes, es más probable que las personas modelen el comportamiento.

En un entorno empresarial, los altos ejecutivos tienen la autoridad que da forma a las pautas de conducta de los empleados. Esto sugiere que los empleados estarán más dispuestos a cooperar si ven que sus líderes dan el ejemplo para hacerlo.

Por qué es tan importante predicar con el ejemplo

Algunas razones por las que es crucial liderar dando un ejemplo positivo:

• Las acciones de los líderes inspiran a quienes los rodean 
• Los líderes establecen el estándar de comportamiento aceptable
• Los líderes guían las convenciones éticas
• Los líderes son responsables de proyectar la visión de la empresa

Cómo predicar con el ejemplo

Para poder predicar con el ejemplo, primero debes evaluar tu propio comportamiento y actitud. Después de completar este primer paso, puedes abordar la creación de pautas para el comportamiento de los empleados. Una vez terminada esta tarea, debes estar preparado para seguir las mismas reglas que esperas que sigan los demás. Para predicar eficazmente con el ejemplo, debes asegurarte de comportarte en todo momento de manera ética y ser consciente de la misión declarada de tu organización. A continuación se muestran algunas formas en las que puedes liderar dando el ejemplo:

• Asegúrate de que haya personas adecuadas en puestos de liderazgo. La confianza en el líder es primordial para el éxito de un equipo. Esto se debe a que las personas tienden a considerar más dignos de confianza a aquellos que consideran amantes de la justicia, empáticos e incluso físicamente atractivos. Esto significa que para ser percibidos como dignos de confianza, los líderes deben ser conscientes de la imagen que proyectan.
• Los líderes deben ser conscientes de su influencia. Las actitudes y el comportamiento de los líderes pueden afectar las acciones de los empleados tanto de forma positiva como negativa. Teniendo esto en cuenta, conviene comprobar periódicamente si hay abuso de poder, ya que puede poner en peligro a todo el equipo.
• El trabajo de los altos ejecutivos debe ser transparente. Cuando los trabajadores saben lo que sus superiores están planeando, pueden ganar un mayor sentido de confianza. Cuando se elimina la incertidumbre de no conocer los planes de la empresa, el ambiente de trabajo se vuelve menos estresante y tenso.
• Sigue las reglas. No es sólo una cuestión de decencia común no romper las reglas que esperas que sigan los demás. Ser honesto y respetar las reglas también afecta las actitudes de tus empleados. La hipocresía puede socavar gravemente la autoridad de un líder, así que asegúrate de mantenerte alerta. 

🔸Ejemplo de cómo predicar con el ejemplo

Juan tiene la difícil tarea de elegir un nuevo líder de equipo. Sus candidatas son Emilia y Sara, ambas empleadas dedicadas y eficientes a largo plazo. Emilia es persistente y orientada a objetivos. Ella hace las cosas en un tiempo récord. También es muy competitiva y orgullosa, lo que a veces la hace dudar a la hora de compartir información y cooperar con sus compañeros de equipo.

Sara es una trabajadora sólida en todos los aspectos, definitivamente no tan eficiente como Emilia, pero de todos modos siempre termina las tareas a tiempo. Tiene un enfoque constante y orientado a los detalles para la gestión de tareas. Su carácter alegre es contagioso y se asegura de extender siempre una mano amiga. 

Después de una cuidadosa deliberación, Juan elige a Sara para el ascenso porque cree que su capacidad de colaboración es de suma importancia. Es consciente de que la gente considera a sus líderes como modelos a seguir, y Sara es apta para el papel. Juan sabe que, a largo plazo, es mejor darle importancia al trabajo en equipo, ya que eventualmente dará sus frutos a través de una mayor productividad y compromiso de los trabajadores.

Establecer objetivos claros y definir roles

Tener un propósito claro es la característica que define a los equipos exitosos. Otro factor importante detrás del trabajo en equipo de alto rendimiento es el sentido compartido de logro de un equipo por contribuir a una meta que vale la pena. Esta sensación de logro proviene de que los miembros del equipo se identifican personalmente con el objetivo establecido. Cuando las personas sienten los objetivos de la empresa y del equipo como propios, obtienen una motivación intrínseca para trabajar en su consecución. Además, muchas fuentes sugieren que identificarse personalmente con un objetivo hace que una persona sea menos propensa a posponer las cosas. 

Cuando se establecen metas y objetivos claros, las personas pueden imaginar con mayor detalle cuáles pueden ser sus contribuciones y la sensación de logro que sentirían después de terminar sus tareas. Esta imagen mental puede ayudar a motivar a las personas a ser más productivas y dedicadas a su trabajo.

Por qué es tan importante establecer objetivos claros y definir roles

Por qué es útil definir claramente los objetivos y expectativas:

• Previene la frustración con expectativas poco claras
• Aumenta la motivación
• Reduce el doble trabajo y la pérdida de tiempo
• Puede ayudar a mantener a las personas enfocadas y productivas

Cómo establecer objetivos claros y definir roles

Establecer metas y expectativas claras implica definir objetivos realistas y proporcionar instrucciones detalladas y ejemplos de cómo lograrlos.

Para mejorar la concentración y fomentar un entorno de trabajo máximamente productivo, puedes implementar estas tácticas:

• Divide el objetivo en tareas manejables. Cada paso realizado brinda a las personas la motivación adicional para alcanzar el objetivo final.
• Proporciona descripciones detalladas. Las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo deben detallarse en instrucciones escritas y distribuirse a los miembros del equipo. Después de hacer esto, debes asegurarte de que se hayan entendido las instrucciones, ya que las personas inevitablemente harán un doble trabajo si sus obligaciones no se comunican claramente.
• Crea pautas para que tu equipo se comunique y trabaje en conjunto. Crear pautas sencillas ayuda a reducir la ansiedad de las personas sobre la comunicación. Otro beneficio de implementar esta solución es evitar costosos malentendidos causados ​​por instrucciones de cooperación incompletas. 
• Mantén a la gente informada. La mejor manera de mantener informados a tus empleados es organizar reuniones periódicas. Las reuniones diarias pueden ser necesarias en un contexto que cambia rápidamente, pero pueden inhibir el trabajo productivo en un entorno de ritmo más constante. Esto significa que debes evaluar cuidadosamente la regularidad de las reuniones que organices.
• Aprecia el esfuerzo. Asegurarse de que las personas se sientan apreciadas por su contribución al objetivo común les ayuda a mantenerse motivados. Puedes mostrarle a la gente tu agradecimiento entregándoles pequeños obsequios, bonificaciones y muchos elogios.
• Acaba con la microgestión. La falta de autonomía causada por la microgestión estresa a tus empleados y elimina espacio para la innovación. Lo mejor para ti es confiar en que tus empleados harán lo correcto y eliminar los obstáculos para el trabajo autónomo.

🔸Ejemplo de cómo establecer objetivos claros y definir roles

María está nerviosa por su primer día de trabajo en un hotel de lujo. Se siente un poco intimidada por sus nuevas responsabilidades y compañeros de trabajo. Afortunadamente, durante su formación, recibe directrices detalladas sobre lo que se espera de ella y qué medios se utilizarán para evaluar su eficacia. Está informada de todos los escenarios posibles y de cómo abordarlos. Esto ha llenado un vacío de conocimiento que causó gran parte de su incertidumbre y ansiedad. Puede estar más relajada en su lugar de trabajo porque sabe lo que se espera de ella y se siente segura sabiendo lo que debe hacer cuando necesita ayuda.

Utilizar herramientas de colaboración en equipo

Las herramientas de colaboración son productos de software que brindan soluciones más eficientes para la coordinación y comunicación del equipo, así como para la gestión de tareas y proyectos.

Un ambiente de trabajo acelerado requiere el uso de tecnología de calidad. El correo electrónico se está volviendo obsoleto debido a que es lento, ineficaz y difícil de compartir. Otros medios tradicionales de comunicación pueden provocar un sentimiento de impaciencia en la generación más joven de trabajadores. 

Las alternativas a los medios tradicionales de correspondencia vienen en forma de herramientas de colaboración en equipo. Las herramientas de colaboración en equipo son productos de software que brindan soluciones más eficientes para la coordinación y comunicación del equipo, así como para la gestión de tareas y proyectos.

Por qué es tan importante utilizar herramientas de colaboración en equipo

A continuación se detallan algunos de los principales beneficios de utilizar herramientas de colaboración en equipo:

• Menos tiempo perdido en correspondencia lenta
• Productividad incrementada
• Comunicación acelerada e intercambio de información 
• Relaciones de equipo fortalecidas 
• Gestión de tareas mejorada

Cómo utilizar herramientas de colaboración en equipo

Las soluciones para reducir la correspondencia son especialmente relevantes ahora que muchos empleados trabajan desde casa y necesitan medios eficientes para mantenerse informados. Proporciona a tu equipo una forma de permanecer conectado mediante:

• Incorporación de una aplicación de chat en equipo. El uso de una aplicación de chat en equipo para la comunicación interna hace que el intercambio de archivos y la comunicación entre los miembros del equipo sean simples y directos.
• Uso de software de gestión de proyectos. Hasta el 77% de los proyectos de alto rendimiento dependen del uso de herramientas de gestión de proyectos. Estas herramientas ayudan a realizar un seguimiento de las tareas complejas y del progreso del proyecto.
• Uso de calendarios compartidos. Estas herramientas pueden ayudar a mantener a todos actualizados sobre las reuniones y los plazos.  
• Formación. No todo el mundo tiene las mismas habilidades técnicas, por lo que se debe proporcionar una formación adecuada para el uso de herramientas de colaboración en equipo.

🔸 Ejemplo de cómo utilizar herramientas de colaboración en equipo

Una empresa experimenta un aumento repentino en la cantidad de personas que utilizan su producto. Para adaptarse a este crecimiento, se contrata gente nueva para hacer frente al aumento de la carga de trabajo. Al cabo de unas pocas semanas, se hace evidente que existe un importante problema de comunicación entre los empleados nuevos y antiguos. Los antiguos trabajadores estaban acostumbrados a la dinámica de un equipo pequeño y utilizaban el correo electrónico para comunicarse. Los recién contratados causaron malestar porque estaban acostumbrados y esperaban medios de comunicación más rápidos. La empresa decide empezar a utilizar una aplicación de chat en equipo, como una solución más eficaz para un entorno más acelerado.

Logra la excelencia en la colaboración con Pumble

Cuando busques una aplicación de comunicación en equipo para mejorar la colaboración, considera integrar Pumble en tu flujo de trabajo. 

Pumble es una aplicación de comunicación en equipo todo en uno que ofrece un conjunto completo de herramientas y funciones diseñadas para:

• Optimizar la comunicación, 
• Impulsar la productividad, 
• Facilitar el intercambio de información, y 
• Fomentar conexiones profesionales más sólidas entre los miembros del equipo.

Con su variedad de funcionalidades que incluyen mensajería directa, canales, hilos, notificaciones personalizables, llamadas de voz, uso compartido de pantalla, y videoconferencias, Pumble permite a los equipos cultivar una cultura de colaboración eficaz. 

Adopta Pumble como tu solución preferida para elevar los esfuerzos de colaboración de tu equipo y lograr un mayor éxito juntos.

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