Cómo crear un plan de comunicación impactante (+ 5 plantillas)

¿Tienes un nuevo proyecto que es tan abrumador que ya no sabes ni por dónde empezar ni con quién hablar? 

Bueno, inhala, exhala. Todo lo que necesitas para llevar a cabo eficazmente tu próximo esfuerzo de equipo es un plan de comunicación bien estructurado.

Este texto te ayudará a dividir tu situación en un proceso paso a paso, para poder planificar la comunicación en cualquier nivel y desarrollar una estrategia práctica.

La planificación de la comunicación es crucial para lidiar con cualquier tipo de situación: ya sea un proyecto, una campaña de marketing, o una situación de crisis. Un buen plan de comunicación te preparará para los factores imprevistos y te ayudará a expresar tu mensaje, de la manera que quieras.

Vamos a definir y explicar los diferentes planes de comunicación, y vamos a mostrarte exactamente cómo puedes beneficiarte de ellos.

Además, hemos preparado 5 diferentes plantillas de plan de comunicación las que puedes editar y ajustar a tu situación concreta para bordar tus planes de comunicación.

¿Listo? ¡Vamos!

¿Qué es un plan de comunicación?

Un plan de comunicación es un plan de acción detallado que se utiliza para organizar exactamente cómo transmitir la información a todas las personas pertinentes.

Un plan de acción define:

• Qué información debe comunicarse,
• Quién recibe la información,
• Los canales utilizados para distribuir la información,
• Las personas encargadas para entregar la información y sus roles, y
• Cómo se comunica la información.

Una comunicación es útil cuando:

• Lidias con información delicada.
• Estás dando malas noticias.
• Hay varias partes interesadas involucradas.
• Hace falta estar al tanto del progreso de la comunicación en evolución dividida en diferentes etapas (como en las estrategias de marketing o los lanzamientos de productos).

Cuando utilizas un buen plan de comunicación, estás tomando efectivamente el control de las circunstancias y previendo el mayor número posible de las variables, reconociéndolas y manteniéndote un paso por delante.

Esto garantiza que tu comunicación y sus resultados deseados ocurran con la mayor fluidez posible, independiente de cualquier posible contratiempo.

Crear y seguir un plan de comunicación te ayudará a mantener en un solo lugar todo el proceso de comunicación y todos los pormenores de la comunicación con las personas, grupos u organizaciones importantes.

Si notas que el proceso de comunicación se está desviando, siempre puedes acudir a tu plan de comunicación para mantener a la gente organizada y recordarles qué, cuándo, por qué, y cómo deben comunicarse.

Más adelante, vamos a dar ejemplos de los diferentes planes de comunicación para varios casos de uso.

¿Qué no es un plan de comunicación?

Aunque es vital definir qué es un plan de comunicación, también es importante saber qué no es. 

Un plan de comunicación no es una idea general sobre cómo comunicarse de manera interna o externa.

Un buen plan de comunicación tiene un propósito específico: es un anteproyecto para cómo pasar a la acción. No es una declaración vaga ni una perspectiva de alto nivel como una estrategia de comunicación.

Mientras que una estrategia de comunicación lidia con el desarrollo de un plan general sobre cómo pasar del lugar donde se encuentras actualmente al lugar donde quieres estar, un plan de comunicación es mucho más centrado.

Te ayuda a definir precisamente cómo, cuándo, y por qué tú y tu equipo actuaréis para resolver un problema o terminar una tarea. 

Crear un plan de comunicación: Lo básico

Los planes de comunicación pueden presentarse en forma de presentaciones, memorandos, documentos digitales, collages de ideas o cualquier otro formato.

El formato que elijas dependerá de tu negocio y lugar de trabajo, o, mejor dicho, del propósito del plan. 

Por ejemplo, probablemente será diferente dirigir un equipo de mecánicos que un equipo de diseñadores o desarrolladores.

Por lo tanto, al pensar en el formato para tu plan de comunicación, lo más importante es ajustarlo a tu equipo y a las personas relevantes en el proceso de comunicación.

Aunque los planes de comunicación vienen en muchas formas y tamaños, los más útiles siempre están estructurados de manera que resulten fáciles de entender para ti y tu equipo.

Eso quiere decir que es mejor crear un plan de comunicación específico para tu caso de uso.

Hablarás de forma diferente a tu público que a tus accionistas, como hablarías de forma diferente internamente a tu equipo que a los colaboradores externos.

Sin embargo, ten en cuenta que, aunque los casos de usos pueden variar entre equipos, la manera en la que te acerques al análisis de tu situación concreta será casi universal.

Dicho todo esto, vamos a ver cómo puedes analizar tu situación y qué componentes básicos deberías incluir en tu plan de comunicación. 

¿De qué consta un plan de comunicación? ¿Qué no debería incluirse?

Si piensas que hay cosas importantes para incluir, probablemente deban incluirse.

Puesto que nuestro plan de comunicación es moldeable y ajustable para cada situación específica, la verdad es que no hay respuestas correctas o incorrectas. Al pensar en tu plan, intenta analizar cada parte del documento.

Define el propósito de cada página, tabla y miembro del equipo: prácticamente, todo lo relacionado con la comunicación que se te ocurra.

Si algo te parece innecesario, exclúyelo de tu plan, porque solo llevará a la sobrecarga informativa, atención dispersa y enfoque reducido.

Ahora, vamos a dividir el proceso en pasos sencillos que puedes seguir para crear un plan de comunicación.

Cómo escribir un plan de comunicación en 6 pasos

Estos 6 pasos te ayudarán a dividir en etapas qué necesitas hacer y actuar gradualmente. 

Paso 1: Identifica tu objetivo

Primero, debes explicar lo más precisamente posible el propósito principal de tu plan de comunicación. 

Hazte las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es la idea general?
• ¿Cuál es el objetivo principal que quieres cumplir con tu plan de comunicación?
• ¿Qué intentas cambiar o influenciar?

Tener una respuesta clara a estas preguntas es uno de los prerrequisitos para un plan de comunicación exitoso. Esto servirá como una guía para las etapas siguientes.

Todos los pasos siguientes estarán directamente relacionados al propósito principal del plan.

Ejemplo: Digamos que Joan está organizando un evento de team building con la ayuda de otras 2 personas de su equipo: Milo y Nicole. Ella decide crear un plan de comunicación con la idea de centrar sus esfuerzos de comunicación y asegurarse de que el mayor número posible de los empleados asiste al evento.

Se pregunta a sí misma: ¿Cómo este plan facilitará las cosas? ¿Qué debería evitar?

Joan sabe que Nicole es una maestra comunicadora, pero que a veces es olvidadiza, así que Joan debe crear un plan para ayudarla con esto.

También llega a la conclusión que Milo es organizado, pero no trabaja bien bajo presión. Por eso, tendrá en cuenta asignar a Milo tareas con fechas de entrega más tardías que otras, porque es entonces cuando Milo rinde mejor.

Paso 2: Identifica a tu público

Debes ser consciente de a quién hablas. Cada plan de comunicación tiene un público relevante y cada público responderá diferente a diferentes estilos de comunicación.

Por supuesto, el tono preciso, los canales de comunicación, el tiempo de respuesta, y el tipo de compromiso con tu público variarán según tu situación específica.

Pensando en tu público, las preguntas más importantes que hay que responder son: 

• ¿A qué canal y estilo de comunicación tu público está acostumbrado?
• ¿Qué tan interesados estarán?
• ¿Necesitas captar su atención, reducir puntos de conflicto, o hacer algo completamente diferente?

Realiza un estudio de mercado, si hace falta: haz análisis psicológicos, demográficos y de otro tipo, e inclúyelo en tu plan de comunicación. Esto te ayudará a identificar tu público con más precisión y hacer que tu comunicación sea más exitosa.

Ejemplo: En nuestro ejemplo del team building, digamos que, por las vacaciones y la planificación tardía, las únicas fechas razonables para el team building caen en sábado. Joan sabe que muchos empleados podrían no estar dispuestos a asistir por esta razón. 

Los empleados son el público de Joan, especialmente los empleados con menos probabilidad de asistir un sábado.

Joan se pregunta: ¿Hay alguna manera de comunicar a los empleados las ventajas del team building para que se sientan motivados a venir aunque no sea un día laboral? 

Similar a Joan, tú también deberías averiguar cómo tu público probablemente responderá. Utiliza el canal de comunicación más eficaz y adapta tu estilo de comunicación a la situación.

Paso 3: Define tu mensaje

¿Cuál es el mensaje clave que estás transmitiendo a través de tus canales de comunicación?

Este paso del proceso requiere que definas el punto principal que necesitas transmitir. Piensa en algo como: 

• ¿Qué quiero decir?
• ¿Cómo quiero que se reciba el mensaje?
• ¿Cómo espero que la gente reaccione?
• ¿Necesito anticipar e influir en la reacción, y es posible?

Responde a estas preguntas lo más precisamente posible y, si puedes, obtén el feedback de los diferentes accionistas, para poder definir tu mensaje con claridad.

Ejemplo: Seguimos con nuestro ejemplo del team building; digamos que Joan decidió enfatizar la parte divertida del evento.

Joan decide promover el evento haciendo una campaña teaser por correo electrónico para los empleados, con una imágen borrosa de un espacio cerrado con camisetas y tazas de marca y un equipo de sonido con un texto superpuesto que dice: “Ya casi está aquí…” 

Como lo esperaba, dentro de unos minutos, toda la oficina se animó a pensar sobre el significado de la imágen. ¡Éxito!

Para añadir también la conexión como otro punto principal del evento del team building, la siguiente idea de Joana es crear una campaña de vídeo con clips cortos del entorno de la oficina, grabaciones de videoconferencias, presentaciones de la oficina, descansos y momentos divertidos entre bambalinas capturados en vídeo, que muestran a los empleados el ambiente general de trabajo en la oficina.

Hasta ahora, todo va muy bien.

Paso 4: Crea una estrategia

El siguiente paso es definir qué debe hacer cada persona involucrada en el proceso. 

Para crear una estrategia exitosa, necesitas:

• Dividir la comunicación en etapas,
• Definir los canales de comunicación primarios y secundarios,
• Intentar anticipar las preguntas y las reacciones, y
• Tomar tu tiempo para prepararte para superar los problemas potenciales.

Para empezar, intenta responder las siguientes preguntas: 

• ¿Estás creando una estrategia de comunicación para todo tu equipo o solo para un sub-equipo concreto? 
• ¿Estás intentando comunicar las malas o las buenas noticias? 
• ¿Cuál es la mejor manera de comunicar tu mensaje? 
• ¿Qué canales deberías utilizar? 
• ¿Existen algunos inconvenientes potenciales en cómo elijas gestionar tu comunicación? 
• ¿Puede tu comunicación ser más eficaz?

Céntrate en la consistencia, sin importar cuánto tiempo tardará tu comunicación. Si hace falta, crea un plan de comunicación general, y luego crea múltiples subplanes para diferentes etapas de comunicación.

Ejemplo: El vídeo del team building de Joan se ve estupendo y está casi terminado. Ahora está pensando en cómo convencer a la gente para que venga un sábado.

Según su análisis del público y la circunstancias, eligió su tono y definió: 

• El mensaje central, 
• La información que debería incluirse, y 
• El canal de comunicación apropiado.

Ahora, Joan se enfrenta a la parte más difícil: convencer a la gente que venga durante el fin de semana. Estratégicamente decidió que el vídeo de campaña terminara con un texto superpuesto diciendo “Enero, 2025”, sin la fecha exacta.

Joan decide compartir esta información más tarde, a través de un diferente canal de comunicación.

Canales de comunicación

Una cosa importante de recordar es que los canales de comunicación pueden influir en la manera de que se reciba tu mensaje. Analiza las ventajas particulares de tus canales de comunicación, porque te pueden ayudar a cumplir tus objetivos más fácilmente.

Una aplicación de comunicación en equipo es la manera perfecta para comunicarte con varias personas a la vez. Aquí es cómo se puede ver un mensaje de Joan en Pumble.

Pumble te da la oportunidad de crear tu sede digital y compartir tu comunicación a través de los canales dedicados con los destinatarios que elijas.

Paso 5: Crea un plan de acción

Divide tu objetivo principal en pasos más pequeños y posibles.

Define el rol de cada miembro incluido en el proceso, teniendo en cuenta sus responsabilidades y el ámbito de sus roles. Consulta a los demás, revisa e intenta predecir tantas variables como sea posible.

Una vez creado tu plan de acción, tendrás que realizarlo.

Referencia tu plan de comunicación. Sé consistente, pero ten la libertad de cambiar las cosas a lo largo del camino si encuentras una solución mejor o te das cuenta de algo revolucionario que cambie tu perspectiva. 

Asegúrate de mantener a todos al tanto de cualquier cambio.

Aplica los cambios al plan de comunicación tan pronto como los realices, porque eso será tu referencia para seguir adelante.

Ejemplo: Joan informó a todos sobre el evento de team building a través de Pumble. Las reacciones no fueron tan extremas gracias a su buena estrategia, aunque se notó cierta desaprobación, como era de esperar.

Con el problema principal resuelto, Joan se dispuso por fin a poner en marcha las tareas que escribió en el plan de su equipo. 

Milo recibió más tareas generales, que incluyeron la organización con los contactos externos, como los diseñadores, los decoradores y los servicios de entrega para el equipo de sonido.

A Nicole se le asignó la comunicación diaria con todos los incluidos en el proceso, y la gestión de los cambios de última hora sobre la marcha.

Joan mantuvo un alto nivel de control sobre la situación e hizo decisiones necesarias en momentos críticos.

El proceso fue mucho mejor de lo que se esperaba, pero algunas cosas podrían haberse manejado de otra manera. Llegó el momento de la evaluación.

Paso 6: Evalúa el plan

Una vez llevado a cabo el plan de comunicación, ya sea cuando hayas cumplido tus objetivos o hayas tomado un descanso del plan a largo plazo que estés aplicando, tómate un tiempo para valorar y evaluar.

Revisa tu estrategia existente, repite algunos procesos (si se aplica), y escribe lo que has aprendido y lo que podrías haber hecho mejor para aplicarlo la próxima vez o seguir adelante.

Independientemente de tus resultados, esta etapa es tan importante como todas las anteriores, porque te ofrece la oportunidad de aplicar tu experiencia de primera mano para mejorar tu comunicación aún más.

Ejemplo: Al final, el proceso de organización de team building de Joan fue sin contratiempos, aunque había camino por recorrer. Joan analizó las situaciones en las que el equipo podría haberse comunicado de manera diferente y más enfocado. También anotó cuántas reuniones internas podrían haber sido simplemente mensajes en Pumble.

El número de personas que vinieron fue mucho mayor de lo que se esperaba, aunque los números de asistencia podrían haber sido mayores.

Lo más importante, Joan decidió planificar el próximo evento de team building con meses de anticipación y priorizar que el evento ocurra durante un día laborable.

Los 5 ejemplos y plantillas de plan de comunicación

Vamos a echar un vistazo a las diferentes situaciones donde sería útil tener un plan de comunicación. 

Hemos creado 5 plantillas para varios casos de uso. Siéntete libre de hacer una copia de cualquier muestra de planes de comunicación y edítalos y personalízalos para que se ajusten a tu situación.

Plan de comunicación interna

Un plan de comunicación interna representa objetivos de negocios, así como las prácticas que empujan la conversación que los cumpla.

Este tipo de plan de comunicación demuestra claramente lo siguiente sobre una organización: 

• La visión, 
• Los mensajes clave, 
• Los canales de comunicación utilizados, 
• Los roles y las responsabilidades del personal, y 
• Los detalles similares de la comunicación organizacional.

Puedes utilizar este tipo de plan para definir exactamente cómo los individuos, los equipos y los gerentes deben comunicarse entre sí, para apoyar y avanzar los objetivos de tu negocio y para consultarlo para hacer un seguimiento de lo bien que se aplica.

También cabe mencionar que una aplicación de comunicación específica y segura es la mejor opción para la comunicación interna en equipo, como Pumble.

Esta aplicación de comunicación en equipo está diseñada para facilitar el trabajo y negocio a través de las funcionalidades de comunicación y colaboración, como la mensajería directa, los canales, las videoconferencias, compartir archivos, y muchas más.

⏬ Descarga nuestra plantilla de plan de pautas de comunicación interna  

Plan de comunicación de marketing

Un plan de comunicación de marketing incluye un plan detallado para la comunicación con el mercado objetivo y las perspectivas de ventas, los socios de media y las partes interesadas.

Un buen plan de comunicación para marketing te ayudará a planificar tus estrategias de comunicación para diferentes personas incluidas.

En este plan, tienes que especificar los canales de comunicación y los roles y responsabilidades de todas las personas relevantes con las que te comunicas.

⏬ Descarga nuestra plantilla de plan de comunicación de marketing 

Plan de comunicación de lanzamiento de producto

Este tipo de plan de comunicación resume cómo comunicarás la información sobre un nuevo producto a tu público, o a los públicos diferentes.

Este plan te ayuda a coordinarte dentro de tu equipo y entre equipos, y mantiene una comunicación consistente y alineada con tus objetivos definidos para la campaña de lanzamiento del producto.

Enumera: 

• Los objetivos y metas de comunicación, 
• Público(s) objetivo(s), 
• Las personas responsables, 
• Los canales de comunicación, 
• Los entregables, y 
• El período.

Tener un plan de comunicación de lanzamiento del producto mantiene a todos en la misma página cuando se trata del mensaje de marca, los efectos deseados de la campaña y el progreso a lo largo del lanzamiento.

⏬ Descarga nuestra plantilla de plan de comunicación de lanzamiento del producto

Plan de comunicación de crisis

En una crisis, los representantes de las organizaciones tendrán que comunicarse independientemente de si estén preparados o no.

Un plan de comunicación de crisis es un conjunto de pautas que incluye la información y los recursos que facilitan la respuesta rápida y eficaz durante una crisis. 

Este tipo de plan de comunicación incluye todo desde la identificación del problema, hasta la evaluación posterior a la crisis. Contiene toda la información relevante en un solo lugar y puede ayudar a las organizaciones a formular y comunicar un conjunto consistente de mensajes que ayuden a superar una crisis, o por lo menos a atravesarla lo mejor posible.

⏬ Descarga nuestra plantilla de plan general de comunicación de crisis

Plan de comunicación de proyecto

Un plan de comunicación de proyecto se usa para habilitar la comunicación fluida en equipo durante la realización de un proyecto específico.

Los componentes clave de este plan son: 

• Los objetivos de la comunicación, 
• El programa, y 
• Los formatos de comunicación. 

Además, estos planes pueden incluir a las partes interesadas, los canales de comunicación preferidos, así como la información adicional.

Un plan de comunicación de proyecto es útil para realizar una comunicación rápida entre equipos distribuidos o grandes: diferentes departamentos, grupos, comités y similares.

⏬ Descarga nuestra plantilla de plan de comunicación de proyecto  

¿Cuáles son las ventajas de un plan de comunicación eficaz?

Hay muchas ventajas de un plan de comunicación eficaz, dependiendo de tu propósito para crear uno. La comunicación mejorada es universalmente beneficiosa para todos los incluidos en el proceso, independientemente de la intención.

Vamos a ver algunas de las mayores ventajas de los planes de comunicaciones eficientes.

Ventaja 1: Aclarar los roles de todos los involucrados

Simplemente, tanto si se trata de un miembro del personal, una parte interesada, tu público o cualquier otra persona involucrada en tu proceso de comunicación, comunicar su rol transparentemente te ayudará a: 

• Dividir responsabilidades,
• Preparar y organizar el trabajo, y 
• Anticipar posibles problemas y situaciones de crisis.

Ventaja 2: Encontrar soluciones nuevas y creativas

Al crear un plan de comunicación interna, puedes incentivar a los miembros del equipo a proporcionar perspectivas nuevas y frescas. Con la motivación adecuada, las personas llegarán a nuevos puntos de vista que benefician a todo el mundo, y los planes de comunicación bien pensados pueden mejorar tu entorno laboral drásticamente.

Ventaja 3: Identificar áreas que necesitan mejorar

La buena comunicación es uno de los prerrequisitos para un equipo productivo. Según las Estadísticas de la comunicación en el lugar de trabajo de Pumble, el 72% de líderes empresariales cree que la comunicación efectiva aumenta la productividad de sus equipos, y el 52% de los trabajadores del conocimiento está de acuerdo.

Por lo tanto, echar la vista atrás para evaluar el éxito de tu plan de comunicación y su rendimiento global puede ayudarte a determinar:

• Los puntos fuertes de tu equipo, 
• Los puntos débiles de tu equipo, 
• Las áreas de mejora, y 
• Las amenazas potenciales.

También te puede dar ideas sobre cómo comunicarte mejor con las partes interesadas, tanto las externas como las internas.

Planifica tu comunicación con Pumble

Un plan de comunicación claro y bien estructurado puede mejorar drásticamente tus procesos de comunicación internos y externos.

La buena comunicación en una organización es clave para: 

• Cumplir tus objetivos, 
• Mantener el rumbo, 
• Lidiar con las situaciones imprevistas, y 
• Mantener a todo el mundo en su máximo nivel de eficiencia y entusiasmo.

Aunque los documentos digitales y actualizados automáticamente son una buena forma de hacerlo, una solución moderna y más eficaz para una comunicación y colaboración fluida es una aplicación de comunicación específica.

Conoce Pumble — un centro único para gestionar y discutir tareas, planificar proyectos y avanzar con el trabajo.

Algunas funciones de Pumble que puede transformar la manera en la que manejas la comunicación incluyen:

• Mensajes directos — para conversaciones 1:1 importantes,
• Canales — espacios de grupo para las discusiones de equipo, 
• Videoconferencias — para colaborar y compartir ideas en tiempo real, 
• Compartir archivos — para guardar todos los documentos importantes en un solo lugar,
• Recordatorios — para recibir una notificación personal sobre algún tema importante a la hora futura que tu establezcas, y
• Programar mensajes — para distribuir la información exactamente cuándo quieras.

Estas funciones tampoco son exclusivas para tu equipo principal. Con Pumble, también puedes:

• Invitar a personas — e incluir colaboradores temporales en tu espacio de trabajo, y
• Asignar permisos — para permitir diferentes niveles de permisos a tus invitados, dependiendo del rol que tienen en tu espacio de trabajo. Tú controlas lo que puede ver y hacer.

Simplifica y mejora tus procesos de comunicación — ¡prueba Pumble gratis hoy!