¿Cómo se manifiesta la comunicación pasiva en el trabajo?

¿Con qué frecuencia te muerdes la lengua y te guardas tu opinión en el trabajo? ¿Una, dos, diez veces al día? Si es así, puede que seas un comunicador pasivo.

Si crees que un estilo de comunicación pasivo te ha hecho retroceder a ti o a tus compañeros, no te preocupes: hay una manera de solucionarlo.

En este artículo:

• Definiremos qué es la comunicación pasiva,
• Explicaremos sus elementos,
• Abordaremos ejemplos de comunicación pasiva, y
• Exploraremos estrategias para superar sus efectos negativos.

¡Vamos a abordar el problema y sentar las bases para una comunicación eficaz en tu equipo!

• El estilo de comunicación pasivo se asocia con contener los pensamientos, evitar las confrontaciones, priorizar las opiniones y sentimientos de los demás sobre los propios, así como con un lenguaje corporal y un comportamiento sumisos.
• Los problemas más evidentes con este estilo pasan cuando un comunicador pasivo se encuentra con alguien con un estilo de comunicación agresivo o cuando se le exige asumir responsabilidades.
• La baja autoestima es uno de los principales factores que contribuyen a la comunicación pasiva.
• En ciertos casos, un enfoque pasivo de la comunicación puede ser beneficioso, ya que puede suavizar una conversación acalorada y promover la diplomacia.
• Es responsabilidad del gerente reconocer a un comunicador pasivo en su equipo e intentar implementar una estrategia para abordar este comportamiento.
• La mejor manera de inspirar a un comunicador pasivo a ser más abierto es incluirlo en la conversación sin presionarlo y crear un espacio seguro sin juicios.

¿Qué es la comunicación pasiva?

La comunicación pasiva es un estilo de comunicación que se caracteriza por: 

• Retener los pensamientos y opiniones,  
• Evitar las confrontaciones,  
• Priorizar las opiniones y sentimientos de los demás sobre las personales, y
• Un lenguaje corporal y comportamiento sumisos.

Este estilo de comunicación también se conoce como el estilo de comunicación sumiso.

Dependiendo de su entorno, los comunicadores pasivos también pueden presentar otros rasgos, como: 

• Reticencia a hablar, 
• Baja autoestima, y 
• Dificultad para establecer límites.

Los comunicadores pasivos también suelen disculparse y les resulta difícil asumir responsabilidades y tomar decisiones por sí mismos.

En cuanto a sus rasgos de comunicación no verbal, los comunicadores pasivos suelen retorcerse e inquietarse, hablar en voz baja y evitar el contacto visual.

Una de las características más molestas de los comunicadores pasivos es que: 

• A menudo se sienten y actúan como víctimas,  
• Les resulta difícil actuar cuando es importante, y 
• Culpan a otros por eventos y situaciones (generalmente como un impulso para evitar sentir y afrontar la culpa).

Algunos miembros del equipo pueden encontrar estas características difíciles de tolerar, lo que puede resultar no solo en malentendidos sino también en conflictos.

Estilos de comunicación contrapuestos en el trabajo

En la comunicación interpersonal, los principales problemas surgen cuando los estilos de comunicación de los interlocutores son tan diferentes que impactan negativamente en sus interacciones laborales y en el clima psicológico en el trabajo. 

Existen varias divisiones y clasificaciones de estilos de comunicación en la literatura científica. Sin embargo, para comprender los efectos de la comunicación pasiva, el modelo más fácil de aplicar es el de los 5 estilos de comunicación, creado por el psicólogo Edmund J. Bourne.

Bourne reconoce 5 tipos distintos de estilos de comunicación:

• Sumiso, 
• Agresivo, 
• Asertivo,
• Pasivo-agresivo, y
• Manipulador.

Nos centraremos en 3 tipos de comunicadores según Bourne: el sumiso (pasivo), el agresivo, y el asertivo, y los compararemos entre sí. Estos tres estilos representan los dos extremos y un estilo "justo medio" (que es el que tiene más probabilidades de llegar a acuerdos beneficiosos para todos).

Como probablemente ya te imaginas, los problemas más obvios surgen cuando un comunicador pasivo se encuentra con alguien con un estilo de comunicación agresivo.

Pero antes de ver cómo podría ser esto, expliquemos brevemente los estilos de comunicación agresivo y asertivo.

Estilo de comunicación agresivo

Mientras que la comunicación pasiva implica anteponer las ideas y necesidades de los demás a las propias, los comunicadores agresivos se centran en "salir con la suya", cueste lo que cueste.

El estilo de comunicación agresivo se caracteriza por: 

• Valorar las necesidades personales por encima de las de los demás,  
• Enfatizar el éxito, y 
• Actuar como si las opiniones propias tuvieran más peso que las de los demás.

En cuanto a su comportamiento, los comunicadores agresivos tienden a: 

• Culpar a los demás, 
• Acosar a la gente, 
• Tener un enfoque hostil, 
• Amenazar, 
• Exigir, 
• Hacer comentarios sarcásticos o hirientes, y 
• Comportarse de forma impredecible.

Suena imposible de manejar, ¿verdad? 

Bueno, aunque son difíciles de tratar, existen maneras de manejar a un comunicador agresivo.

Por ejemplo, ya que los comunicadores agresivos valoran sus opiniones por encima de las de los demás, suelen interrumpir a los demás. Por lo tanto, está atento a las interrupciones y procura evitarlas. Intenta usar frases como estas:

"Espera, aún no he terminado".

"Solo dame un segundo más y puedes continuar."

Además de esto, también deberías: 

• Enfatizar tus límites,
• Expresar con calma tus necesidades y sentimientos, y
• Nunca responder agresivamente ni intentar dominar a un comunicador agresivo.

Al comparar los perfiles de comunicadores pasivos y agresivos, es fácil imaginar cómo podrían ser sus conversaciones: un completo desastre.

Echa un vistazo a la conversación entre Adeline, una comunicadora agresiva, y Nicole, una comunicadora pasiva, publicada en Pumble, una aplicación de comunicación en equipo.

Estilo de comunicación asertivo

Como relación áurea entre los comunicadores agresivos y pasivos, los comunicadores asertivos tienden a enfatizar y reconocer los sentimientos de ambas partes en una conversación.  

Se defienden y expresan sus opiniones y necesidades, escuchando atentamente y respetando a los demás. Consideran todas las opiniones por igual.

Los comunicadores asertivos son: 

• Seguros de sí mismos, 
• Dispuestos a llegar a acuerdos, y 
• Dispuestos a crear situaciones beneficiosas para todos.

Tienen una buena autoestima y representan el estilo de comunicación más saludable, tanto en el ámbito laboral como fuera de él.

Veamos cómo habría actuado Nicole, del ejemplo anterior, si hubiera sido una comunicadora asertiva. 

Causas de la comunicación pasiva

Un estudio de 2024 titulado Enhancing Work Performance: The Role of Communication and Leadership Styles muestra que el denominador común de la mayoría de los comunicadores pasivos es la baja autoestima, que surge cuando no expresan sus necesidades.

Además, las principales causas de la comunicación pasiva incluyen, entre otras:

• Creencias internas negativas,
• Miedo al conflicto,
• Un miedo subyacente concreto, y
• Ansiedad social.

¿Existen algunos beneficios de la comunicación pasiva?

Basado en lo que has leído hasta ahora, podrías pensar que la comunicación pasiva es universalmente mala y no ofrece beneficios reales en el ámbito laboral.

Sin embargo, cuando se utiliza estratégicamente, el enfoque pasivo puede beneficiar a todo el equipo en determinadas situaciones.

Es importante tener en cuenta que no todos los rasgos mencionados de este estilo de comunicación están presentes en todos los comunicadores pasivos. Son solo un resumen general de los patrones de comunicación comunes que se describen individualmente como "pasivos".

Todos estos rasgos pasivos algunas veces pueden ser beneficiosos porque:

• Ayudan a disipar la tensión (con ciertos tipos de comunicadores agresivos),
• Ayudan a evitar conflictos,
• Son vistos como una señal de respeto y humildad (especialmente en culturas conservadoras), y
• Promueven la diplomacia (al influir en otro interlocutor para que proponga un acuerdo).

Por lo tanto, un comunicador moderadamente pasivo puede influir positivamente en la conversación con un conjunto específico de habilidades comunicativas. Un estudio de 2023 sobre la correlación entre los estilos de comunicación y la resolución de conflictos muestra que los comunicadores pasivos pueden ayudar a desescalar los conflictos.

Por ejemplo, su enfoque de disculpa en la comunicación puede aliviar la tensión en ciertas situaciones, al igual que su evitación del conflicto. Este es un ejemplo de cómo un enfoque pasivo podría ser útil en el ámbito laboral.

Ejemplos de la comunicación pasiva

La comunicación pasiva se presenta de diversas formas, por lo que es posible que no la reconozcas en todas las situaciones. Veamos algunos ejemplos específicos de comunicación pasiva en el ámbito laboral.

Ejemplo 1: Comunicación indirecta

La comunicación indirecta es uno de los elementos básicos del estilo de comunicación pasiva. Sin embargo, no suele reconocerse como tal, ya que la comunicación indirecta se asocia comúnmente con la cortesía.

Dependiendo de la cultura, incluso se puede esperar ser cortés y comunicarse indirectamente, como ocurre en Japón, famoso por sus conceptos de tatemae y honne (tatemae se refiere a las opiniones y sentimientos que una persona comparte públicamente, y honne a las opiniones y sentimientos verdaderos que generalmente se mantienen ocultos).

Además, las personas tienden a expresar sus ideas u opiniones con eufemismos, metáforas y recursos lingüísticos similares para evitar parecer groseros, ofensivos o irrespetuosos.

Sin embargo, a veces es necesario tomar una postura y comunicar directamente lo que se piensa. Esto es especialmente importante en el trabajo, donde no hacerlo puede afectar a todos los que te rodean, como se ve en el siguiente ejemplo. 

Ejemplo 2: Contestar con evasivas

Contestar con evasivas implica usar frases que distancian a la persona de lo que dice.

En pocas palabras, significa abusar de frases como "quizás", "a veces", "tal vez", "posiblemente" y similares, que se supone que transfieren la responsabilidad a otra persona o circunstancia.

Aunque esto pueda parecer una buena estrategia, ya que aparentemente te exime de cualquier culpa, puede ser contraproducente porque te hace parecer poco confiable. 

A la hora de la verdad, las personas necesitan poder contar con el apoyo de sus compañeros. Entonces, si evitas tomar una postura a toda costa, las tensiones en tu equipo se vuelven inminentes, como se muestra en el diálogo en Pumble a continuación.

Ejemplo 3: Eludir

Eludir es una táctica frecuente de los comunicadores pasivos, ya que les permite evitar conflictos. Es más evidente al comunicarse con un comunicador agresivo, pero puede manifestarse en cualquier conversación. 

Eludir puede ser perjudicial para la comunicación en equipo y frustrante para la otra persona involucrada.

En el siguiente ejemplo, se puede ver que Nadia intenta obtener feedback de un nuevo compañero, Theo, con la esperanza de que le ofrezca una perspectiva nueva. 

Sin embargo, Theo claramente no está siendo completamente honesto sobre su opinión del trabajo de Nadia, ya que no quiere que lo vean como un sabelotodo insistente.

En este caso, Theo no solo le está siendo inútil a Nadia, sino que también se perjudica a sí mismo, ya que sus palabras la enfurecen.

El impacto de la comunicación pasiva en el entorno empresarial y laboral

Uno de los principales factores que contribuyen a los problemas en la comunicación en el entorno laboral es la posibilidad de malentendidos, que obstaculizan una comunicación eficaz.

Es sencillo, los equipos que no se comunican bien están mal sincronizados y, por lo tanto, se desempeñan peor que un grupo de compañeros que se comunican de forma clara y eficaz.

Según las Estadísticas de comunicación en el lugar de trabajo para 2025 de Pumble, el 43% de los líderes empresariales afirma que la mala comunicación disminuye la productividad y el 38% de ellos informa de un impacto financiero notable.

Por lo tanto, como gerente, debes asegurarte de que la mala comunicación no afecte a tu equipo ni a los resultados de tu empresa. 

Por suerte, existe una manera de sacar a la luz las mejores cualidades de un comunicador pasivo y ayudarlo a superar sus obstáculos, mejorando así el proceso de comunicación para todos los involucrados.

Veamos algunos ejemplos de cómo lograrlo.

Cómo identificar y manejar los comunicadores pasivos

Diversas situaciones de comunicación pueden revelar comunicadores pasivos en el lugar de trabajo, pero es responsabilidad del gerente reconocer y abordar este comportamiento para lograr una comunicación eficaz en el equipo.

Un estilo de comunicación pasivo puede no ser completamente incorrecto en sí mismo, pero puede afectar negativamente al equipo o sus objetivos en algunas situaciones.

En la mayoría de los casos, la comunicación pasiva solo se aborda cuando se convierte en un problema para el equipo.

Sin embargo, un buen gerente debe ser proactivo y abordar el estilo de un comunicador pasivo de inmediato para: 

• Mejorar su contribución a la organización,  
• Inspirarlo a ser más abierto, y 
• Permitir que su talento brille.

Aquí tienes algunos consejos para lograrlo.

Consejo 1: Inclúyelos en la conversación

Una vez que hayas identificado al comunicador pasivo, debes intentar incluirlo en la conversación y crear una oportunidad para que exprese sus opiniones.

Si estás en una sesión de lluvia de ideas grupal, puedes inspirar a una persona pasiva a hablar diciendo algo como: 

"Me gustaría mucho escuchar la opinión de todos sobre esto."  

"No tengas miedo, aquí no hay opiniones equivocadas, siéntete libre de compartir tus opiniones."

"Incluso un pequeño comentario puede ser una contribución importante, así que por favor, comparte tus opiniones."

Asegúrate de ser positivo y acogedor al contactar con una persona pasiva. Sé persistente, pero no insistente, y asegúrate de mantener un tono alentador. 

Otra buena manera de influir positivamente en una persona con un estilo de comunicación sumiso es hacer preguntas abiertas, para estimular la conversación.

Como alternativa, puedes intentar encontrar un canal de comunicación, más apropiado, que se adapte mejor a todo el equipo y su dinámica. Por ejemplo, un gerente puede revisar una discusión en un canal de Pumble, si considera que una persona pasiva no se sintió cómoda contribuyendo directamente durante las conversaciones cara a cara.

Para inspirar aún más a los comunicadores pasivos y facilitarles la situación, puedes crear una encuesta para hacer preguntas importantes.

Consejo 2: Evita presionarlos

Al abordar a un comunicador pasivo, debes evitar presionarlo. Esto probablemente será contraproducente y lo volverá aún más cerrado.

Presionar a un comunicador pasivo incluye: 

• Insistir en que hable en público o frente a un grupo, sin importar su ansiedad, 
• Reírse o sonreír ante sus posibles comentarios torpes, 
• Enfrentarlo a alguien con un estilo impaciente o agresivo.

Para mejorar la comunicación del equipo y abordar el comportamiento de un comunicador pasivo, evita colocarlo en situaciones donde se sienta acorralado.

Consejo 3: Crea un espacio seguro

Aunque sus habilidades sociales puedan necesitar algo de trabajo, los comunicadores pasivos pueden ser una valiosa incorporación a tu equipo.

Como gerente, es tu responsabilidad crear un espacio psicológicamente seguro para todos. Esto no significa que un comunicador pasivo reciba un trato especial, sino que su estilo de comunicación se tiene en cuenta para superar las barreras de comunicación y, en última instancia, beneficiar a todos.

Puedes confrontar a un comunicador pasivo con los efectos negativos de su estilo de comunicación; solo es importante hacerlo con cuidado para evitar provocar una respuesta ansiosa. Aquí tienes algunos consejos:

• Aborda las maneras en que puede contribuir a la conversación, 
• Fomenta y recompensa el comportamiento proactivo, 
• Intenta minimizar las posibilidades de confrontaciones negativas, y 
• Involucra gradualmente a tu compañero en conversaciones más difíciles (si su puesto lo requiere).

Crea un plan con esa persona para mejorar sus habilidades de comunicación, divídelo en fases y síguelo. Monitorea el progreso y, si lo has hecho todo bien, empezarás a ver una mejora gradual semanalmente.

Cómo mejorar tu estilo de comunicación pasivo

Si eres un comunicador pasivo y quieres superar los efectos negativos de este estilo, hemos preparado algunos consejos que puedes aplicar hoy mismo para convertirte en un comunicador más eficaz.

Paso 1: Establece tus objetivos de comunicación

Puedes dividir tus esfuerzos de comunicación en fases fáciles de comprender y establecer objetivos de comunicación a corto y largo plazo.

Crea una lista de habilidades de comunicación que quieras mejorar, como:

• Expresar ideas y hacer preguntas de forma más abierta y sin vacilación,
• Establecer límites,
• Mantener el contacto visual,
• Definir, reconocer y comunicar educadamente tus necesidades y perspectiva,
• Cuestionar las perspectivas de los demás de forma constructiva, 
• Criticar a los demás con honestidad (pero con respeto), etc.

Estos objetivos más generales se pueden dividir en pasos más pequeños y fáciles de alcanzar.

Por ejemplo, tu primer objetivo podría ser practicar hablar claro y mantener un tono de voz firme en conversaciones informales. Una vez que te sientas seguro con esta habilidad, puedes pasar a la siguiente, como mantenerte erguido y sin moverte nerviosamente.

Sé paciente pero autocrítico, y esfuérzate por mejorar semanalmente. 

Hacer un seguimiento de tu progreso te ayudará a mantener el rumbo. En Pumble, una aplicación de comunicación interna, puedes crear fácilmente una lista de pasos a seguir y revisarlos a medida que progresas.

Paso 2: Practica la comunicación asertiva

Todas las habilidades que mencionamos se engloban en la comunicación asertiva y pueden practicarse, especialmente si tienes compañeros que te apoyan y están dispuestos a ayudarte.

Ser más asertivo en tu comunicación puede ayudarte a evitar caer en la mentalidad de víctima.

Esto puede ser un verdadero desafío si tu reacción automática a las críticas es sentirte atacado. Esto puede llevar a atacar verbalmente a otras personas o aislarlas.

En lugar de eso, practica la comunicación asertiva. Escribe tus respuestas honestas a las críticas y léelas en voz alta. Escribir las cosas te ayudará a articular tus pensamientos y a suavizar la culpa que puedas tener.

Recuerda que nunca debes cruzar la línea entre la honestidad y la arrogancia. En cambio, intenta mostrar confianza.

Paso 3: Busca un aliado o mentor

Está bien admitir que hay áreas en las que necesitas mejorar y pedir ayuda. Además, esto puede hacerse sin parecer una víctima.

Una buena manera de hacerlo es contactar con una persona de tu entorno en quien confíes y compartir tus objetivos. Puede ser tu superior, un compañero o simplemente alguien con quien te lleves bien en el trabajo. 

Por supuesto, dependiendo de tu situación particular y de la persona a la que contactes, puede que necesites encontrar una forma estratégicamente adecuada de comunicarlo.

En cualquier caso, será de gran ayuda encontrar a alguien con quien puedes crear un plan de acción, para que puedas abordar los problemas de comunicación exactos que enfrentas en un entorno específico.

Paso 4: Recuérdate tu valor

Trabajar en tus habilidades de comunicación llevará tiempo.

Durante este proceso, intenta encontrar una manera de recordarte tu valor y las maneras en que realmente contribuyes a tu equipo.

Concéntrate en tener una actitud más positiva sobre ti mismo y en aumentar tu confianza general. 

Aunque parezca una tarea imposible, podría ser más fácil de lo que crees. Incluso podrías lograrlo con algo tan simple como mantenerte erguido. Estudios han demostrado que tu lenguaje corporal y postura pueden afectar tus emociones, lo que, a su vez, puede afectar tu estilo de comunicación. 

Esto significa que, aunque parezca contradictorio, abordar primero los elementos no verbales de tu comunicación puede ayudarte a mejorar tus pensamientos y opiniones, especialmente los relacionados con la confianza en ti mismo.

Mejora tus habilidades de comunicación con Pumble

Independientemente de tu estilo, la comunicación en el trabajo a veces puede ser abrumadora.

Las cosas pueden complicarse rápidamente, lo que puede causar malentendidos e incluso conflictos, especialmente cuando hay diferentes temperamentos y estilos de comunicación involucrados.

Una de las mejores maneras de conciliar las diferencias en la comunicación es agilizar el proceso de comunicación con una aplicación de colaboración en equipo como Pumble.

Convierte Pumble en tu sede digital y ayuda a tus comunicadores pasivos a ser más audaces simplificando las partes de la comunicación que a menudo resultan abrumadoras.

Pumble permite a los miembros de tu equipo:

• Mantener sus conversaciones al día con mensajes directos e hilos,
• Compartir archivos y documentos — lo que reduce la posibilidad de olvidar o perder información importante,
• Realizar videollamadas que inspiren a los comunicadores pasivos a participar,
• Organizar su “espacio personal: como quieran, y
• Establecer recordatorios para posponer tareas en días y semanas con mucha actividad.

Pumble ofrece una gran variedad de soluciones para todo tipo de equipos.

¡Prepárate para simplificar tu comunicación en el trabajo, organizar tus ideas y hacer que las ideas de todos destaquen! ¡Prueba Pumble hoy!