Algunos equipos tienden a ser reservados. En sectores como la entrada de datos o la contabilidad interna, la colaboración externa puede ser escasa o nula.
La logística, el despacho y la gestión de la cadena de suministro son un asunto diferente: estos sectores dependen en gran medida de los vendedores y proveedores para obtener resultados óptimos.
Y si confías en el correo electrónico para gestionar esta carga de trabajo, imagina qué sucedería con:
- La planificación y la gestión del transporte de mercancías,
- La asignación de conductores,
- La supervisión de rutas, y
- La garantía de entregas puntuales.
El resultado estaría lejos de ser ideal, ya que el correo electrónico es conocido por:
- Retrasos,
- Mensajes perdidos, y
- Falta de comunicación.
La logística simplemente no puede permitirse estos errores. Y con Pumble de CAKE.com, tú tampoco tienes que hacerlo. Esta aplicación de comunicación te permite cortar la lista del software y los servicios que dificultan la comunicación con vendedores y proveedores. Como tu sede digital centralizada, Pumble gestiona las comunicaciones internas y externas en un único espacio de trabajo intuitivo. Así, podrás realizar un seguimiento de la actividad de tus empleados y, al mismo tiempo, estar al tanto de los procesos de tus vendedores y proveedores.
Te presentaremos un manual completo sobre cómo colaborar con vendedores usando Pumble. Además, te demostraremos cómo puedes reemplazar el correo electrónico en logística y establecer una comunicación en tiempo real en la cadena de suministro.
Paso 1: Utiliza el acceso de invitado para vendedores para crear una puerta de entrada clara
Reunir a todos en el mismo espacio (virtual) es difícil, y con los canales de comunicación tradicionales como el correo electrónico, parece casi imposible. Pero ¿es necesario que todos estén juntos en la misma oficina para que la logística y el transporte sean más eficientes? No con la función de acceso de invitado de Pumble.
Aquí puedes elegir entre dos opciones:
- Invitados monocanal: La cuenta de invitado solo puede acceder a un canal específico, no al resto del espacio de trabajo. Esta opción es una buena solución para conectar con socios transaccionales. Por ejemplo, al trabajar con un transportista responsable de una ruta exclusiva, el acceso de invitado monocanal mantiene la información separada de otras transacciones comerciales.
- Invitados multicanal: Por otro lado, los invitados multicanal tienen mayor libertad de acción, ya que pueden acceder a múltiples canales aprobados por el administrador o propietario del espacio de trabajo. Esto es ideal para socios estratégicos (como grandes proveedores o representantes de logística de terceros) que necesitan una mayor visibilidad de la cadena de suministro para realizar un seguimiento del cumplimiento de pedidos, los informes de incidentes, el almacenamiento, etc.
Por supuesto, la colaboración externa siempre plantea la cuestión de la seguridad. El acceso de invitado es altamente personalizable, lo que ofrece a los administradores una capa adicional de protección.
Durante la configuración, puedes añadir una fecha de vencimiento para que nadie se quede más tiempo del permitido. Las fechas de vencimiento son excelentes para colaboraciones de tiempo limitado, e incluso puedes archivar el canal posteriormente para evitar el desorden. Podrás seguir accediendo al contenido archivado; simplemente no ocupará espacio en la barra lateral.
Además de las fechas de vencimiento, Pumble ha tomado medidas para reforzar aún más sus medidas de seguridad con el cumplimiento de SOC 2 compliance y la certificación ISO/IEC 27001.
Los vendedores y proveedores pueden sentirse preocupados por usar una aplicación con un historial de fugas de datos y uso indebido. Con Pumble, puedes brindarles tranquilidad mientras te centras en lo que realmente importa: la colaboración.
🎓 CONSEJO PRO DE PUMBLE
Para obtener más información sobre la función de acceso de invitado de Pumble, consulta este recurso:
Utiliza Pumble para la colaboración externa
Paso 2: Agiliza el flujo con mensajes de voz y vídeo
La clave está en encontrar un software cuyas funciones se adapten a todos los usuarios, desde gerentes y despachadores hasta conductores y personal de almacén.
Leer y responder a los mensajes es bastante fácil cuando trabajas desde casa. Pero cuando estás de viaje o de pie en el almacén, no tanto. Ahí es donde entran en juego los mensajes de voz y vídeo ofreciendo a los usuarios la posibilidad de transmitir su mensaje sin necesidad de escribir innecesariamente.
Cuando ocurren incidentes como envíos dañados, es fundamental contar con informes en tiempo real y detalles precisos. Los mensajes de texto son válidos, pero los gerentes corren el riesgo de perder tiempo u olvidar mencionar el contexto necesario. Los mensajes de voz son mucho más adecuados: en cuanto ocurre un incidente, puedes grabar tu cuenta con un solo toque. Además, los mensajes de vídeo proporcionan un registro visual valioso de lo ocurrido y pueden revisarse posteriormente si es necesario.
Lo mejor de todo es que los mensajes de vídeo y voz están disponibles en:
- Mensajes directos individuales,
- Chats grupales,
- Canales privados, y
- Canales compartidos.
La mensajería grupal e individual puede ayudar a agilizar la resolución de problemas y proporcionar actualizaciones instantáneas a todos los participantes de la conversación. Si encuentras un problema que requiere más atención, como la clasificación de un problema con el operador, puedes trasladar la conversación al canal correspondiente para recibir feedback o información. Gracias a estas opciones, los flujos de trabajo se mantienen sin interrupciones y todos los usuarios tienen la información que necesitan en cualquier momento.
🎓 CONSEJO PRO DE PUMBLE
Para ver otras maneras de usar la mensajería de audio y vídeo, consulta esta publicación:
Mantente en contacto dondequiera que estés con Pumble
Paso 3: Crea un registro digital con intercambio de archivos e integración con Google Drive
Otra ventaja de usar Pumble para logística es la facilidad para almacenar y compartir archivos, ya sean:
- Conocimientos de embarque (BOL, del inglés Bill of Lading),
- Comprobantes de entrega (POD, del inglés Proof of Delivery),
- Facturas, o
- Documentos colaborativos.
Compartir conocimiento no solo mejora la comunicación dentro de un mismo equipo, sino que también agiliza la colaboración interfuncional, conectando a compañeros de diferentes departamentos.
Si el equipo X hace bien su trabajo, al igual que los equipos Y y Z, ¿de qué sirve si no logran ponerse de acuerdo? Este intercambio debe ser fluido si quieres que los proveedores y conductores estén a la altura de las circunstancias.
La integración de Google Drive va un paso más allá en la optimización de la comunicación, permitiéndote:
- Compartir archivos de Google Drive en Pumble,
- Añadir comentarios dentro de la app, y
- Recibir notificaciones de Pumble cada vez que alguien modifique un documento específico.
Conecta Pumble y Drive para lograr más
El éxito en los envíos y las entregas es el objetivo final, pero esto no se logrará a menos que todos puedan seguir el registro documental de cada paso de las operaciones diarias. Por eso es fundamental aprovechar los canales para organizar los archivos en Pumble.
Por ejemplo, los usuarios pueden mantenerse al día con sus cargas de trabajo accediendo a información precisa en los canales de Pumble como:
- #envío_PO1234: Recopila todos los documentos relacionados con el envío en un espacio compartido para que los responsables de operaciones, transportistas, representantes de ventas y agentes de soporte sepan dónde encontrarlos.
- #turno_de_noche: Crea un canal dedicado donde los empleados del turno de noche puedan compartir consejos o solicitar ayuda.
- #informes_de_incidentes: Garantiza la seguridad y prevén problemas futuros centralizando tus informes de incidentes en un canal de Pumble. Sube tus registros y crea un centro colaborativo donde puedas analizar, reparar y responder a incidentes.
Además, todo lo que compartas a través de los canales de Pumble se convierte automáticamente en parte de tu historial ilimitado de mensajes. La logística se basa en un registro preciso, y con unas pocas palabras clave, cada miembro del equipo puede recuperar un mensaje o archivo.
Administra archivos fácilmente en Pumble
Paso 4: Dirígete a las personas adecuadas con grupos de usuarios y notificaciones
En algunas aplicaciones de mensajería instantánea, el zumbido constante de las notificaciones puede ahogar tus mensajes. Con tantas publicaciones en los canales, ¿por qué asumir que todas son para ti? La desventaja de este tipo de pensamiento es que tanto los mensajes importantes como los poco importantes se quedan en el olvido.
En el trabajo presencial, en particular, pasar por alto los anuncios urgentes puede provocar retrasos en los envíos y entregas. Por suerte, Pumble facilita captar la atención de alguien con grupos de usuarios. Estos son grupos de miembros que reciben simultáneamente una alerta cada vez que alguien menciona el nombre de usuario adecuado. Las menciones son especialmente útiles, y puedes usarlas tanto en canales privados como públicos:
- @aquí, para notificar a todos los miembros del canal que estén conectados que has publicado.
- @canal, para alertar a todos los miembros del canal.
- Un grupo de usuarios específico que hayas creado previamente, como @turnodenoche o @equipodespacho.
Esta comodidad permite notificar a las personas adecuadas sin distraer a nadie. Además, el personal fuera de horario puede proteger aún más su equilibrio entre vida laboral y personal by configurando un horario de notificaciones personalizado. Personalizar tus notificaciones te permite:
- Recibir notificaciones solo de menciones, no de todos los mensajes.
- Silenciar canales no relacionados con el trabajo, como #aficiones o #recomendaciones.
- Pausar las notificaciones que llegan fuera de tu horario laboral.
🎓 CONSEJO PRO DE PUMBLE
Para obtener información completa sobre cómo ajustar tus preferencias de notificaciones en Pumble, consulta esta guía detallada:
Pon fin a las distracciones en Pumble
Paso 5: Toma decisiones más rápidas con encuestas
Los empleados a tiempo completo, los transportistas y los exportadores participan en el proceso de toma de decisiones. Entonces, ¿cómo puedes asegurarte de escuchar lo que dicen?
No es necesario que todos estén en el mismo espacio físico para hacerlo. Además, para organizaciones remotas e híbridas esto puede no ser una opción viable. Sin embargo, en un espacio de trabajo virtual, las encuestas (polls) ofrecen una solución rápida y sencilla.
Tras completar unos sencillos pasos y añadir la integración a tu espacio de trabajo de Pumble, puedes empezar a recopilar información sobre cómo:
- Fortalecer las relaciones con los clientes,
- Optimizar los servicios de envío,
- Simplificar la logística y otras actividades operativas, y mucho más.
Por supuesto, los empleados y colaboradores externos podrían tener más que decir. En esos casos, pueden consultar las respuestas en hilos debajo de la publicación. Todos los mensajes aparecen en orden cronológico, lo que permite a los participantes de la conversación mantener conversaciones más organizadas sin saturar el resto del canal.
De esta forma, las encuestas y los hilos se unen al conjunto de funciones que ayudan a diferentes equipos, desde ventas y contabilidad hasta transportistas y representantes de atención al cliente, a trabajar en conjunto.
Toma mejores decisiones en Pumble
Pumble para logística: Mejor que el correo electrónico
Los flujos de trabajo por correo electrónico son incómodos, ya que a menudo te mantienen al margen en lugar de destacar:
- El progreso de compañeros de equipo, socios y colaboradores,
- Las últimas tareas pendientes, aprobaciones y mensajes,
- Retos urgentes, y
- Hitos clave.
A continuación, se presenta un resumen de las deficiencias del correo electrónico en comparación con Pumble, una alternativa optimizada al correo electrónico.
| Categoría | Pumble | Correo electrónico |
|---|---|---|
| Velocidad | — Mensajería en tiempo real con notificaciones personalizables (puedes configurar diferentes preferencias y horarios en la aplicación móvil y la versión de escritorio) — Excelente para actualizaciones urgentes como entregas retrasadas y cambios de ruta | — Comunicación más lenta donde los retrasos son comunes — Los hilos y la información urgente desaparecen cuando hay nuevas mensajes |
| Capacidad de búsqueda | — Búsqueda rápida y completa en canales, mensajes y archivos | — Una búsqueda torpe e inconsistente dificulta la recuperación de información antigua |
| Gestión de documentos | — Archivos y documentos almacenados en los canales — Fácil de compartir y centralizar el contexto | — Los archivos adjuntos dispersos dificultan la localización inmediata de archivos relevantes |
| Responsabilidad | — Un historial de mensajes claro e ilimitado documenta las decisiones y mejora la visibilidad entre equipos — Las reacciones y los emojis simplifican la expresión de confirmaciones y opiniones — Sin confusión sobre si los miembros del equipo han visto un mensaje | — Las copias de correo electrónico CC y BCC no garantizan que los destinatarios vean el mensaje — No hay forma de saber si los destinatarios han actuado según la información recibida, lo que genera una responsabilidad poco clara |
Adiós, correo electrónico, bienvenido Pumble
Perfecciona la forma en que colaboras con los proveedores en Pumble
Coordinar con colaboradores externos no tiene por qué ser un dolor de cabeza crónico. Conecta equipos de todos los niveles de tu organización con Pumble y no cometas ningún error en la gestión de tu cadena de suministro.
No te conformes con una versión inferior, como el correo electrónico y un software deficiente.
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