Si votre équipe rencontre des difficultés pour avoir une collaboration efficace, il est temps de changer cela en exploitant la véritable puissance de Pumble — ses fonctionnalités de collaboration.
Utiliser Pumble comme simple outil de communication d'équipe, c'est passer à côté de nombreuses opportunités. Bien que ses fonctionnalités de communication dynamiques soient impressionnantes, utiliser Pumble comme moteur de collaboration peut vous permettre d'atteindre un niveau de travail d'équipe supérieur.
Voici 10 fonctionnalités collaboratives de Pumble qui vous facilitent le travail.
Astuce n°1 : Brisez les silos d'équipe grâce aux canaux publics
Une véritable collaboration n'est possible que lorsque tout le monde est correctement informé. Pour garantir cela, vous devez rendre l'information accessible.
Piéger l'information dans des messages directs, des canaux privés ou même des emails crée un obstacle à la collaboration. Vous devez au contraire instaurer la transparence – et les canaux publics par défaut de Pumble sont le moyen idéal d'y parvenir.
En rendant tous les canaux publics par défaut, vous donnez à chacun l'accès à l'information et pratiquez une communication transparente. Cela donne à votre équipe la possibilité de :
- Suivre l'avancement de leurs tâches,
- S'aligner sur leurs objectifs,
- Repérer facilement les chevauchements,
- Partager des fichiers et des mises à jour avec toutes les personnes concernées en même temps, et
- Partager des idées et résoudre les problèmes plus rapidement.
Quand tout le monde sait sur quoi travaillent les autres :
- Il n'y a pas de mauvais alignement,
- La collaboration est plus fluide, et
- Le travail d'équipe devient un jeu d'enfant.
Si vous craignez que la fonctionnalité de canaux publics par défaut ne vous fasse figurer dans trop de canaux et n'encombre votre espace de travail numérique, rassurez-vous. Vous pouvez organiser vos canaux Pumble pour y accéder et les parcourir plus facilement.
Ainsi, les canaux que vous utilisez le plus souvent peuvent être placés en haut de votre espace de travail, tandis que ceux qui ne sont pas essentiels à vos tâches quotidiennes peuvent rester en bas.
De même, vous pourriez penser que les canaux publics entraîneront trop de membres dans les canaux, ce qui pourrait rendre la prise de décision plus difficile. Alors, Pumble a aussi une solution pour cela — les sondages.
Vous pouvez lancer des sondages directement depuis la boîte de message dans un canal, ce qui vous permet de prendre facilement des décisions de groupe rapides.
Communiquez ouvertement, restez connecté
Astuce n°2 : Organisez les discussions avec les fils de discussion
Les canaux publics par défaut vous aideront à tenir tout le monde informé, mais l'utilisation des fils de discussion donnera à chacun la possibilité de :
- Apporter sa contribution à un sujet,
- Suivre toutes les informations partagées, et
- Rester au courant de toutes les décisions prises.
De plus, ils renforcent également votre collaboration asynchrone.
L'envoi de messages directement dans le canal est acceptable si vous partagez des mises à jour peu fréquentes. Cependant, ce n'est pas le cas dans un canal très actif où les décisions sont prises rapidement et où des commentaires importants sont partagés quotidiennement, voire toutes les heures.
Si tout le monde répondait directement dans le canal, le fil de la conversation serait rapidement perdu — les nouveaux messages noieraient le canal, faisant disparaître les messages plus anciens (et potentiellement vitaux).
L'utilisation des fils de discussion vous permet de garder toutes les réponses, commentaires, décisions et même les fichiers soigneusement attachés au sujet initial.
De cette façon, vous pouvez facilement suivre qui a contribué et quelles décisions ont été prises, favorisant le travail d'équipe.
De plus, Pumble offre une visibilité accrue en permettant de répondre à la fois dans le fil de discussion et dans le canal.
Ainsi, par exemple, si vous prenez une décision importante lors d'une discussion dans un fil de discussion, vous pouvez également la partager dans le canal pour que tout le monde puisse la voir sans avoir à parcourir l'intégralité du fil.
Organiser la communication avec Pumble
Astuce n°3 : Transformez votre historique en base de connaissances partagée grâce à la fonction de recherche
L'une des stratégies de collaboration efficaces les plus importantes est l'intégration rapide des nouveaux membres de l'équipe. Si les nouvelles recrues peuvent être immédiatement opérationnelles, vous n'aurez pas à interrompre vos efforts de collaboration pour les mettre au courant.
Cependant, si vos informations vitales (telles que les lignes directrices et les protocoles) sont éparpillées partout — dans les fils d'emails, les fichiers enregistrés, etc. — vos nouveaux employés auront besoin de semaines, voire de mois, avant de pouvoir commencer à contribuer.
Pumble offre à tous ses utilisateurs un historique des messages illimité , ce qui vous permet de créer votre propre siège social numérique. Vous pouvez l'utiliser pour accéder en permanence à tous les fichiers et messages partagés, quelle que soit la date à laquelle ils ont été échangés. Ainsi, les nouveaux membres bénéficient d'un accès illimité aux informations dès leur tout premier jour.
Cela signifie qu'ils peuvent accéder aux conversations, lire les discussions et décisions passées, et trouver des documents, obtenant ainsi un contexte vital que vous ne pouvez tout simplement pas inclure dans leur documentation d'intégration (aussi complète soit-elle).
Grâce à la puissante fonction de recherche de Pumble, toutes les informations et les connaissances partagées de votre équipe sont rationalisées et accessibles. Cela permet à vos nouvelles recrues de devenir des contributrices productives dès le départ.
Créer le QG numérique dans Pumble
Astuce n°4 : Collaborez en temps réel grâce aux appels vidéo et au partage d'écran intégrés
Pour obtenir une dynamique d'équipe efficace, vous devez permettre aux membres de votre équipe de collaborer en temps réel.
La communication en temps réel est l'un des éléments essentiels de la collaboration, permettant aux équipes de :
- Échanger des idées et des opinions,
- Partager les connaissances,
- Obtenir un retour instantané,
- Réduire les risques de mauvaise communication, et
- Prendre des décisions en temps réel.
La communication en temps réel est particulièrement vitale pour les équipes transversales, car elle permet aux membres de l'équipe qui ne possèdent pas les mêmes compétences et expertises de partager instantanément leurs connaissances et de collaborer.
L'un des principaux avantages de la communication en temps réel est sans doute le gain de temps qu'elle permet.
Cependant, cet avantage peut facilement disparaître si vous devez changer d'application pour communiquer en temps réel. Cela peut interrompre votre flux de travail, ce qui peut entraîner l'évitement.
Éviter la communication en temps réel mènera éventuellement à une rupture de la communication et à une mauvaise performance de l'équipe — et personne ne souhaite cela, n'est-ce pas ?
C'est pourquoi Pumble a intégré des appels vocaux et vidéo qui vous permettent de vous connecter à n'importe qui en un seul clic.
Pouvoir passer des appels vocaux ou vidéo de haute qualité et utiliser d'autres fonctionnalités Pumble, comme le partage d'écran, optimisera votre collaboration.
De plus, vous gagnerez du temps — plus besoin de vous connecter à une autre application pour un simple appel.
Vous pouvez :
- Lancer vos appels depuis vos messages privés et les canaux, ou
- Créer une réunion de groupe en dehors d'un canal en générant un lien de réunion.
Et pour plus de simplicité, vous pouvez également programmer une réunion via Google Agenda.
Organisez des réunions efficaces sur Pumble
Astuce n°5 : Intégrez des partenaires en leur donnant un accès invité
La collaboration se limite rarement aux seuls membres de l'entreprise. Le plus souvent, devez collaborer avec des partenaires externes — des contractuels, des freelances ou, bien sûr, des clients.
Il s'agit d'un type de collaboration quelque peu différent de celui qui existe entre les membres de l'organisation, mais son efficacité est tout aussi importante.
Cependant, cette collaboration peut rapidement s'effondrer si vous la maintenez par le biais d'emails ou d'appels téléphoniques. Les chaînes d'emails peuvent devenir confuses et y rechercher des informations est souvent impossible, surtout si la collaboration s'étend sur quelques mois ou années.
Avec Pumble, vous pouvez facilement optimiser votre collaboration avec les clients et les tiers en donnant à vos partenaires externes un accès invité à votre espace de travail Pumble. Vous pouvez les inviter à des canaux spécifiques ou créer un canal uniquement pour eux.
De cette façon, vous centralisez la communication et la maintenez dans un seul endroit sécurisé.
Pour les collaborateurs de longue date, les inviter dans votre espace Pumble et leur donner accès à plusieurs canaux contenant des informations pertinentes est un excellent moyen de booster votre collaboration.
Cependant, pour les collaborations à court terme, l'accès à un seul canal suffira amplement à éliminer les échanges d'emails lents et à profiter des avantages d'une collaboration rationalisée.
Explorez l'accès invité dans Pumble
Astuce n°6 : Notifiez des équipes entières instantanément grâce aux groupes d'utilisateurs
Attribuer des rôles, répartir les tâches et s'assurer que tout le monde est informé est une condition préalable à une collaboration efficace. Cependant, cela peut être difficile à réaliser dans les grandes équipes.
Même le simple fait de communiquer des informations pertinentes à tous ceux qui devraient être au courant peut devenir une tâche colossale.
Cependant, avec les groupes d'utilisateurs de Pumble, votre tâche pourrait devenir beaucoup plus gérable.
Imaginez que vous ayez une information importante à partager avec toutes les équipes marketing de votre entreprise. Il y a 3 équipes d'environ 10 membres chacune. Vous tapez le message dans l'un des canaux généraux qui inclut tous les employés du marketing. Le travail est fait, n'est-ce pas ?
Eh bien, pas vraiment, car vous devez également mentionner chacun des 30 membres de chaque équipe marketing. Sinon, ils pourraient manquer le message puisqu'il est envoyé dans un canal général.
À moins que... ?
Pumble vous permet de regrouper les personnes ayant des rôles ou des responsabilités similaires, même si elles appartiennent à des équipes différentes, et de mentionner ces groupes dans les canaux pour notifier tous les membres en une seule fois.
Ainsi, dans notre exemple ci-dessus, vous n'auriez qu'à mentionner le groupe d'utilisateurs de marketing et tous ses membres recevraient une notification qui attirerait leur attention sur votre message.
Améliorer la collaboration avec les groupes d'utilisateurs
Astuce n°7 : Gardez les informations clés visibles grâce aux messages épinglés
Si vous avez appliqué nos astuces précédentes, vous disposez probablement de canaux publics remplis de discussions bien organisées, regroupant vos communications les plus importantes. Ainsi, tout est facilement accessible et clair.
Bien que cela constitue une excellente base pour un travail d'équipe productif, il arrive que des informations importantes, comme des liens, des objectifs de projet ou des fichiers, se perdent dans la conversation.
C'est pourquoi vous devriez utiliser la fonctionnalité de messages épinglés de Pumble. Lorsque vous épinglez un message, vous le sauvegardez pour tous les membres de cette conversation ou de ce canal.
Ainsi, chacun peut facilement retrouver les fichiers, documents et commentaires importants.
Stockez toutes vos informations — pour toujours
Pour optimiser davantage votre espace de travail Pumble, vous pouvez utiliser la fonction Enregistrer les messages, qui stocke vos messages, documents et fichiers exclusivement pour vous. Grâce à cette fonction, vous pouvez conserver les informations essentielles à votre travail ou même créer une liste de tâches à partir de vos éléments enregistrés.
Astuce n°8 : Automatisez l'intégration avec les canaux par défaut
Nous avons déjà mentionné que Pumble peut vous aider à intégrer de nouveaux employés. Cependant, notre astuce précédente n'était que la partie visible de l'iceberg – Pumble peut faire bien plus pour vous aider à accueillir les nouvelles recrues dans l'espace de travail.
Par exemple, saviez-vous que vous pouvez définir des canaux par défaut auxquels chaque nouveau membre de votre espace de travail sera automatiquement ajouté lorsqu'il se joindra à vous ?
Ajouter manuellement chaque nouvelle recrue aux canaux essentiels est répétitif et ennuyeux. Sans compter que le faire à la main signifie qu'il y a toujours un risque d'erreur humaine, ce qui pourrait empêcher certains employés d'accéder à des informations vitales.
Pumble vous permet de configurer des canaux publics par défaut afin que chaque nouveau membre de l'équipe soit automatiquement au bon endroit dès le premier jour.
Faciliter l'intégration grâce à Pumble
Astuce n°9 : Créez un contexte instantané avec des liens vers les messages
Une autre excellente façon d'apporter plus de contexte à votre communication est de faire référence à des discussions ou des décisions antérieures. Cela vous aide à clarifier votre propos pour la personne à qui vous parlez.
Cependant, ce n'est pas parce que vous savez comment les décisions ou discussions passées se lient à votre communication actuelle que tout le monde le sait. Et vous ne pouvez pas vraiment vous attendre à ce que votre interlocuteur fasse défiler des heures de discussions pour trouver l'information à laquelle vous faites référence.
Grâce à Pumble, ce n'est plus nécessaire.
Au lieu de cela, vous pouvez simplement copier un lien direct vers n'importe quel message pertinent et le coller dans votre communication. Lorsque votre collègue clique sur le lien, il sera redirigé vers le message direct ou le canal d'origine, et le message lui-même sera mis en évidence.
Si vous envoyez un long message et craignez que des liens supplémentaires ne le rendent trop difficile à parcourir et à lire, vous pouvez toujours désactiver les aperçus de liens dans vos paramètres Pumble. De cette façon, chaque lien n'apparaîtra que comme tel — un simple lien, sans aperçu massif.
Astuce n°10 : Ajoutez de la clarté de manière asynchrone avec des messages vocaux et vidéo
Si vous avez déjà examiné vos indicateurs de collaboration, vous avez probablement constaté qu'une communication claire a un impact considérable sur l'efficacité du travail d'équipe.
Bien que la communication écrite puisse être claire, elle manque souvent de ton et de nuance. De plus, s'en tenir exclusivement à l'écrit peut devenir un obstacle pour les équipes interculturelles, en particulier dans les environnements à distance.
C'est là que les messages vocaux et vidéo de Pumble peuvent vous aider.
Par exemple, les messages vocaux vous permettent d'ajouter du contexte à vos messages écrits ou d'expliquer quelque chose plus en détail, tout en conservant la nature asynchrone de votre communication.
De même, les messages vidéo sont un excellent outil pour partager des connaissances ou des informations pratiques grâce à la communication visuelle.
Vous pouvez même utiliser les messages vidéo pour éviter de programmer des réunions inutiles. Après tout, si vous présentez simplement un tutoriel à votre équipe, il est inutile de réunir tout le monde en visioconférence pendant 30 minutes, dont la majeure partie sera consacrée à des questions fastidieuses comme : « Comment ça se passe ? » et « Vous voyez mon écran ? ».
Au lieu de cela, enregistrez plutôt votre tutoriel et envoyez-le sous forme de message vidéo sur le canal de votre équipe. Si les membres de votre équipe ont des questions, ils pourront les poser dans les discussions. Et comme ça vous ferez d'une pierre deux coups et vous conserverez une trace écrite de la conversation pour tous (y compris les personnes qui n'auraient pas pu assister à votre réunion).
Clarifiez avec des messages vocaux et vidéo
Exploitez la puissance de Pumble et boostez votre collaboration
Avec Pumble, les possibilités de collaboration sont infinies. De l'intégration transparente avec les workflows existants aux fonctionnalités innovantes, Pumble permet aux équipes de travailler plus intelligemment, et non plus dur.
En appliquant ces conseils de productivité Pumble, vous optimisez non seulement votre communication, mais vous posez également les bases d'une productivité et d'une créativité accrues au sein de votre équipe.
Boostez votre collaboration et votre communication — essayez Pumble dès aujourd'hui !
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