A colaboração depende de uma grande série de variáveis que influenciam o curso e o sucesso do relacionamento de trabalho. Embora uma grande porcentagem dessas variáveis esteja no reino imprevisível do "fator humano", vários elementos de grande impacto são de natureza estrutural, processual e organizacional.
Embora não seja possível garantir que uma relação colaborativa resultará em um sucesso absoluto, existem medidas que as organizações podem tomar para estabelecer a colaboração em bases saudáveis e permitir que os membros da equipe colaborem com sucesso. Essas ações visam garantir que a colaboração seja estruturada para remover obstáculos institucionais e preparar a equipe para o sucesso.
A seguir, examinaremos alguns dos pré-requisitos mais importantes para a colaboração que moldam e determinam em grande parte o curso e o resultado do trabalho conjunto.
Pessoal
O primeiro e, possivelmente, mais importante fator pode parecer autoexplicativo e até redundante, porque todos nós queremos contratar e designar as melhores pessoas disponíveis para qualquer projeto. No entanto, isso não se trata de nenhuma escolha individual específica de pessoal, mas sim da estrutura da equipe. Ao formar uma equipe colaborativa, é importante entender o que desejamos alcançar e como alcançar da melhor forma – a estrutura da equipe deve refletir esse entendimento como uma concretização prática do caminho ideal definido.
Quantas pessoas precisamos em uma equipe para atingir os objetivos definidos? Quais conjuntos de habilidades a equipe deve incorporar? Como essas habilidades irão interagir para obter o melhor resultado possível? Os responsáveis por criar e organizar equipes colaborativas precisam ter respostas para essas perguntas antecipadamente, a fim de estabelecer equipes de maneira lógica e funcional.
Além disso, a estrutura da equipe precisa ser acompanhada por um sistema de apoio organizacional para a colaboração. Esse sistema de apoio deve incluir uma cultura organizacional inclusiva e baseada na confiança, a disponibilidade de todas as ferramentas e recursos necessários para uma colaboração de qualidade, práticas de coaching e mentoria formais e informais para o aprimoramento de habilidades individuais (tanto profissionais quanto interpessoais). Por fim, é fundamental que exista um mecanismo de reconhecimento e recompensa para práticas colaborativas positivas.
Divisão de funções
Equipes colaborativas podem ser estruturadas de diferentes maneiras, com variados níveis de definição em relação às funções e responsabilidades dos membros. Não há duas equipes exatamente iguais, e enquanto uma equipe pode se destacar em uma estrutura estritamente definida e estruturada, outra pode se beneficiar de um ambiente mais solto e improvisado. Estilos diferentes se encaixam em grupos diferentes e tipos diferentes de trabalho, e se você acredita que um ambiente mais informal e improvisado se encaixaria em sua equipe, não há razão para não tentar.
No entanto, evidências empíricas sugerem que uma divisão clara e estruturada de papéis geralmente produz melhores resultados. Com base em uma ampla pesquisa, a renomada autora Tamara J. Erickson afirma que "a colaboração melhora quando os papéis dos membros individuais da equipe são claramente definidos e bem compreendidos". Erickson propõe que uma definição clara de papéis e responsabilidades permite que os membros da equipe conduzam partes significativas de seu trabalho de forma independente. Em contrapartida, a falta de tal clareza pode levar a cenários negativos, como negociar papéis ou proteger suas posições percebidas, o que não só consome tempo, mas também pode deteriorar seriamente os relacionamentos de trabalho.
Ter papéis claramente definidos e compreendidos não significa impor rigidez. Definir responsabilidades claramente não impede que as equipes se adaptem a novas circunstâncias e evoluam os papéis individuais dos membros da equipe. No entanto, mesmo por meio de tais mudanças, é importante comunicar completamente os novos papéis e responsabilidades dos membros da equipe para garantir que todos estejam na mesma página e todos estejam cientes do que é esperado deles.
Tecnologia
Antes que o processo de colaboração possa começar, as organizações precisam fornecer às equipes colaborativas todas as ferramentas tecnológicas necessárias. Além das ferramentas específicas do setor relevantes para o funcionamento da equipe, a principal preocupação das organizações deve ser a tecnologia de comunicação e colaboração eficazes.
A comunicação ativa e saudável entre os membros da equipe é a base da colaboração de qualidade. Todos os processos relevantes para a colaboração – coordenação de trabalho, tomada de decisão, brainstorming, resolução de problemas e assim por diante – são feitos por meio da comunicação.
Para colaborar adequadamente, os membros da equipe precisam se comunicar de várias maneiras – tanto direta quanto indiretamente, por e-mail, chat, videochamadas, anotações em documentos, etc. A tecnologia precisa permitir comunicação individual e em nível de equipe. Além disso, as equipes provavelmente precisarão de plataformas tecnológicas que facilitem que elas troquem arquivos e trabalhem neles, tanto de forma independente quanto simultânea. A comunicação em nível de equipe precisa ser eficiente e sensível ao tempo, mas também flexível o suficiente para acomodar os membros da equipe em diferentes localizações geográficas e fusos horários. Cabe às organizações fornecer um conjunto abrangente de tecnologia que permita que as equipes se comuniquem e colaborem de várias maneiras, dependendo de suas necessidades e circunstâncias específicas.
Coordenação do fluxo de trabalho
A colaboração prospera na espontaneidade e improvisação, mas não deve ser inteiramente guiada e ordenada apenas por essas virtudes. A colaboração de qualidade requer um certo grau de moderação e facilitação para garantir que todos estejam na mesma página e que o processo seja executado produtivamente.
De acordo com uma definição, a coordenação de equipe é “um processo que envolve o uso de estratégias e padrões de comportamento voltados para integrar ações, conhecimento e objetivos de membros interdependentes, a fim de atingir objetivos comuns”. Em equipes colaborativas, os membros individuais da equipe trabalham de forma independente e interdependente, e todas essas atividades precisam ser orquestradas de uma forma que os reúna para o melhor efeito.
A importância da coordenação cresce ainda mais em grandes equipes, em projetos complexos e em situações de mudanças rápidas. Em tais situações, a falta de coordenação levaria inevitavelmente ao caos e à desordem.
A responsabilidade de coordenar um esforço de equipe é mais comumente confiada a um líder de equipe, mas em equipes com uma estrutura menos hierárquica, isso também pode ser feito por um coordenador de equipe, ou por consenso. Independentemente da pessoa ou entidade colocada no comando, a coordenação de equipe deve envolver as seguintes atividades:
- Fazer uso eficiente de recursos de pessoal e equipe
- Programar atividades de forma a evitar atrasos e desperdício de tempo
- Criar planos de contingência para obstáculos imprevistos e situações emergentes
- Envolver membros da equipe com conhecimento relevante no planejamento de atividades da equipe
- Organizar reuniões de equipe para planejamento coletivo e resolução de problemas
- Monitorar e orientar o trabalho da equipe e seus membros individuais
Objetivos compartilhados
Não há colaboração sem uma visão comum compartilhada por todos os participantes. No cerne da colaboração está a intenção de se unir e reunir recursos para atingir um objetivo compartilhado. É o fio condutor entre os membros da equipe que direciona seus esforços individuais para uma conquista coletiva. Os autores Widmeyer e Ducharme definem objetivos como “guias para ação”, princípios que informam todas as atividades da equipe.
Antes que a colaboração possa começar, é preciso haver um propósito claro e coletivamente aceito por trás dela. Esse propósito (ou visão, como é mais comumente chamado) serve não apenas para alinhar a equipe em torno de um objetivo compartilhado, mas também para inspirar e motivar os membros da equipe em direção à realização do referido objetivo. Como Antoine de Saint-Exupéry declarou: "Se você quer construir um navio, não reúna pessoas para coletar madeira e não atribua a elas tarefas e trabalho, mas sim ensine-as a ansiar pela imensidão infinita do mar".
É importante distinguir a visão da equipe e as metas compartilhadas abrangentes das metas periódicas específicas que os membros da equipe definem ao longo do curso de seu trabalho. Embora estas últimas também sejam importantes para o sucesso da colaboração, elas representam a dimensão prática da visão abrangente e sua segmentação em tarefas e responsabilidades individuais e coletivas, por meio de diferentes técnicas, como metas SMART, por exemplo. Em outras palavras, elas são definidas ao longo do processo de colaboração, e não antes dele.
Metas compartilhadas, como um pré-requisito para colaboração, precisam ser comunicadas claramente – tanto o que são quanto por que são importantes, e compreendidas e adotadas coletivamente como uma bússola para todas as atividades futuras.
Pumble — O ingrediente final para colaboração em equipe
À medida que as organizações se esforçam para aprimorar a colaboração em equipe, integrar o Pumble ao seu fluxo de trabalho pode melhorar significativamente seus esforços.
O Pumble é um software de colaboração em equipe que oferece uma infinidade de recursos projetados especificamente para abordar os principais pré-requisitos descritos neste artigo, promovendo um ambiente colaborativo mais produtivo.
O Pumble tem funções e permissões de usuário personalizáveis que permitem que as equipes aloquem responsabilidades de forma eficiente e garanta clareza em seus projetos. Além disso, é o canal de comunicação tudo-em-um ideal para coordenação perfeita. Seu conjunto de recursos de comunicação, incluindo mensagens diretas, compartilhamento de arquivos e videoconferência, elimina a necessidade de comunicação em várias plataformas.
Com o Pumble como seu centro colaborativo, as equipes podem:
- Trabalhar juntas de forma mais eficaz
- Atingir seus objetivos de forma eficiente e, por fim
- Impulsionar maior sucesso organizacional
Referências:
- https://hbr.org/2012/04/the-biggest-mistake-you-probab
- https://zenkit.com/en/blog/10-must-haves-for-successful-team-collaboration/
- https://marwanwahbi.com/management-leadership/5-prerequisites-for-effective-team-performance/
- https://www.refresher.com/building-effective-teams-6-conditions-for-success/
- https://hbr.org/2014/04/a-shared-purpose-drives-collaboration
- Widmeyer N. & Ducharme K. (1997). Team building through Team goal setting. From the Journal of Applied Sport Psychology, Volume 9, Issue 1
- https://clockify.me/blog/productivity/smart-goals/
- Rico R. et al (2011). Coordination process in work teams. Papeles del Psicologico 32 (1)
