COMMUNICATION
COLLABORATION
REGARDER LA DÉMO
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– Vladimir Milic
Gérer une équipe à distance présente des avantages, mais sans stratégie et outils de communication adaptés, cela peut aussi entraîner des messages manqués, des décisions retardées et une information dispersée.
Pour Vladimir Milic, PDG de VM Digital, une agence de marketing digital en pleine croissance basée à Novi Sad, en Serbie, c’étaient précisément les problèmes auxquels il était confronté lorsqu’il utilisait l’email ou les applications de messagerie instantanée.
Avec une équipe de sept personnes et un réseau de contractuels, VM Digital avait besoin d’un outil centralisé et économique capable d’optimiser ses communications internes et externes.
Le tournant pour VM Digital a eu lieu avec l’adoption de Pumble, un outil de messagerie professionnelle conçu spécifiquement pour les équipes recherchant un outil de communication simple mais performant, aussi bien pour leurs échanges internes que pour leurs relations clients.
À ses débuts, l’équipe de VM Digital utilisait des applications comme Viber et Whatsapp.
Mais, pendant leur croissance, ces outils sont devenus insuffisants pour gérer la complexité du travail avec les clients et la coordination interne.
« Au début, en tant que jeune entreprise à distance sans aucune expérience, nous utilisions des applications de messagerie instantanée classiques comme Viber, WhatsApp et autres. Mais j’ai rapidement compris l’intérêt de passer à une application de communication professionnelle et sérieuse. On m’a conseillé d’essayer Pumble depuis, nous l’utilisons et nous en sommes pleinement satisfaits. »
La décision de Vladimir a été confortée par son expérience avec Clockify, un outil de suivi du temps développé par CAKE.com, la même marque que Pumble.
Une personne de confiance lui avait recommandé Pumble, et il a décidé de l’essayer :
« J’utilisais Slack, qui est devenu assez cher pour les besoins de VM Digital, et j’ai donc commencé à chercher des alternatives. J’utilise avec satisfaction une autre de vos applications, Clockify, depuis de nombreuses années. Une personne de confiance, experte en la matière, me l’a recommandée, et j’ai donc essayé Pumble – sans aucun regret. »
Pumble propose un outil de qualité professionnelle qui n’engloutit pas leur budget — et qui a amélioré leur workflow dès le premier jour.
Rester connecté dans PumblePasser à Pumble a permis à VM Digital de bénéficier de la structure, de la rapidité et de la flexibilité dont son équipe à distance avait besoin, sans les coûts ni la complexité des autres outils de communication.
Voici comment Pumble les a aidés à rationaliser leurs communications internes et externes.
VM Digital utilise les canaux de Pumble pour structurer toutes les conversations par :
Cela réduit les distractions et les risques de confusion. De plus, les conversations organisées par fils de discussion au sein des canaux permettent de rester concentré et de suivre facilement chaque échange.
Selon Vladimir, ce sont les canaux dédiés avec un personnel spécifique qui rendent la communication plus rapide et plus efficace.
« La possibilité de créer plusieurs canaux et d’y ajouter des personnes spécifiques me facilite la vie à 75 %, car la communication est très rapide et efficace, et il est facile de réaliser les accords conclus avec les canaux. »
Vladimir a également souligné que la communication organisée via les canaux Pumble avait eu un impact considérable sur leur productivité :
« Notre communication se fait principalement via des canaux adaptés dans Pumble — nous les utilisons pour organiser nos conversations. Cela nous a permis d’accroître considérablement notre productivité et notre efficacité, à tel point que je ne me souviens plus de l’époque où nous n’utilisons pas Pumble. »
En tant qu’équipe travaillant à distance, ils veillent également à avoir un espace pour les conversations informelles :
« Nous créons nos propres canaux, mais je dois dire que le canal #general par défaut de Pumble est mon préféré. On l’utilise pour les mèmes, les vidéos drôles et tout ce qui n’a rien à voir avec le travail, et ça nous aide beaucoup à nous détendre et à nous ressourcer. »
L’une des fonctionnalités les plus utiles pour l’équipe de Vladimir est l’accès invité, qui permet aux clients de :
Vladimir considère l’accès invité comme l’un des atouts majeurs de Pumble, car il favorise une meilleure communication avec les clients.
« Le principal avantage pour nous est de pouvoir ajouter des invités à notre espace de travail et à nos canaux, et de rendre notre communication externe avec nos clients plus interne. Ils sont là, à portée de clic, ils peuvent voir toute la correspondance dans le canal, et le risque de malentendus et de problèmes est quasi nul. »
Cette approche directe et informelle de la communication avec les clients a permis à VM Digital d’approfondir ses relations avec eux et de se démarquer des autres agences.
Vladimir a également fièrement indiqué que cette méthode d’interaction avait attiré de nombreux nouveaux clients :
« Une douzaine de clients ont choisi notre agence parce qu’ils ont entendu dire qu’ils pouvaient communiquer avec notre équipe de la même manière qu’avec leurs amis et leur famille — et c’est quelque chose dont nous sommes très fiers ! »
Vladimir et son équipe sont convaincus qu’une approche personnelle et authentique de la communication avec les clients est la voie à suivre, car elle crée des opportunités pour établir des relations plus significatives avec eux :
« Même si certains de nos services sont plus chers que leur forfait actuel, ils ont quand même changé, grâce aux avantages. Par exemple, ils peuvent communiquer directement avec moi et notre équipe via Pumble et obtenir des réponses rapides à toutes leurs questions. »
L’équipe de VM Digital organise deux réunions hebdomadaires pour rester informée et responsable.
Grâce aux fonctionnalités de messagerie de Pumble et à son historique de messages illimité, rien ne se perd !
« Deux fois par semaine, nous organisons des briefings – au début et à la fin de la semaine de travail – où les équipes passent en revue les tâches de la semaine et tout ce qui est important pour le fonctionnement normal de VM Digital et de nos clients. »
Ces briefings réguliers ont porté leur communication interne et externe à un niveau plus élevé :
« Grâce aux briefings en début et en fin de semaine, la communication interne au sein de l’équipe, et particulièrement entre l’équipe et les clients, a atteint un niveau très élevé. »
Vladimir explique que cette structure leur permet de rester informés et synchronisés, malgré leur organisation flexible et le travail à distance :
« Avec Pumble, nous sommes tous synchronisés et les risques d’erreurs sont minimes – et nous savons tous combien il est difficile de rester synchronisé dans des systèmes de travail à distance. »
Vladimir et son équipe chez VM Digital démontrent qu’une stratégie de communication adaptée, associée à l’outil adéquat, peut transformer la productivité et la culture d’une équipe travaillant à distance.
D’après l’expérience de Vladimir, Pumble a apporté à son équipe des avantages concrets, tels que :
En résumé, comme le souligne Vladimir, VM Digital a grandement bénéficié de l’utilisation de Pumble.
« Notre équipe utilise Pumble pour la communication interne et externe, ce qui nous permet d’accroître notre productivité, de satisfaire nos clients et de prendre des décisions rapidement. »
Si votre équipe travaillant à distance a besoin d’un moyen de mieux communiquer sans perdre de temps ni d’argent, Pumble pourrait bien être la solution idéale.
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