Cómo mejorar la comunicación del equipo remoto

El trabajo remoto suele considerarse como “la nueva normalidad” — las estadísticas de investigación centradas en las actitudes hacia el trabajo remoto muestran que el 86% de las personas que trabajan consideran que trabajar desde casa es “el futuro del trabajo”. Sin embargo, trabajar desde casa suele conllevar una buena cantidad de desafíos de comunicación.

En esta guía, arrojaremos luz sobre los desafíos de comunicación que enfrentan los equipos remotos y explicaremos cómo puedes mejorar la comunicación dentro de tu equipo cuando trabajas desde casa. También proporcionaremos una guía detallada sobre cómo crear un plan de comunicación para tu equipo remoto, analizaremos la importancia de la comunicación cuando se trabaja desde casa y exploraremos cómo el trabajo remoto afecta la comunicación interna.

Cómo afecta el trabajo desde casa a la comunicación

La comunicación en equipos remotos difiere mucho de la de los equipos en la oficina, especialmente en términos de estilos de comunicación. La interacción escrita es dominante en los entornos de trabajo en línea, y eso tiene sus pros y sus contras.

Trabajar desde casa es el paraíso para algunas personas. Por ejemplo, la investigación muestra que los introvertidos sienten menos aprensión en la comunicación en línea, especialmente en las interacciones escritas, lo que los hace menos inhibidos en las conversaciones con compañeros de trabajo.

Sin embargo, según Harvard Business Review, la comunicación remota debe superar tres tipos de distancias:

• Distancia física — el componente espacial y temporal de la comunicación,
• Distancia operativa — relacionada con el tamaño del equipo, la capacidad y los niveles de habilidad individual, y
• Distancia de afinidad — la interconexión de un equipo en términos de valores, emoción y confianza.

El problema es que estas distancias no se pueden salvar por completo en las interacciones en línea, por lo que los gerentes solo pueden hacer lo que pueden para ayudar a sus equipos a superarlas.

Por ejemplo, algunas investigaciones han demostrado que las videoconferencias son un sustituto cercano, pero no igual, de las interacciones cara a cara. Las señales no verbales, como el contacto visual, los gestos y el movimiento corporal, son una parte importante de la comunicación. Si bien algunas de ellas se pueden transferir a través del chat de vídeo, otras no, como la proxémica (es decir, la percepción del espacio y la distancia entre los interlocutores) y la háptica (es decir, el contacto físico).

Estas diferencias innegables entre la comunicación en línea y fuera de línea pueden hacer que las personas que no están acostumbradas a las interacciones en línea se muestren reacias a hacer un esfuerzo por comunicarse, lo que da como resultado una falta de comunicación en el lugar de trabajo.

También pueden generar una variedad de desafíos en el lugar de trabajo que los equipos remotos deben superar.

Los desafíos de la comunicación en equipo cuando se trabaja desde casa

El trabajo remoto conlleva una buena cantidad de desafíos relacionados con la comunicación y otros, que pueden hacer que los gerentes duden en introducir este tipo de acuerdo laboral en sus equipos, a pesar de los beneficios que el trabajo desde casa puede aportar tanto a los empleados como a los gerentes, y de su creciente popularidad y necesidad en los últimos tiempos.

Los desafíos del trabajo remoto y de la comunicación en el trabajo desde casa van desde la falta de comunicación que obstaculiza la productividad hasta problemas relacionados con la tecnología que dificultan la comunicación en sí. Según diversas investigaciones, solo el 22% de las personas tienden a participar en capacitaciones virtuales relevantes para el equipo, y el 32% de las empresas citan los problemas de capacitación como un problema importante al que se enfrentan cuando operan con equipos virtuales.

Falta de comunicación

La empresa de formación en liderazgo Crucial Learning ha llevado a cabo recientemente un estudio que demuestra que la distancia en la comunicación online puede estar destruyendo el diálogo entre equipos remotos. Según este estudio, los empleados tienen el doble de probabilidades de no hablar sobre lo que les molesta en un lugar de trabajo virtual que en un entorno tradicional. Es más, más de la mitad de los participantes (el 54%) dijeron que dejarían sus problemas sin resolver durante semanas antes de hablar.

Independientemente de la causa de esta renuencia a comunicarse, la falta de interacción ha dado lugar a diversas frustraciones, como:

• Compañeros de equipo que no cumplen con sus responsabilidades,
• Individuos que realizan cambios en los proyectos sin previo aviso ni consulta,
• Personas que no se comprometen con sus prioridades,
• No se anuncian los incumplimientos de los plazos antes de que se produzcan.

Las consecuencias generales de estos problemas son:

• Aumento de los niveles de estrés (el 23%),
• Ineficiencia temporal (el 21%),
• Disminución de la moral de los empleados (el 21%),
• Caída de la productividad (el 14%).

Estos hallazgos muestran los devastadores resultados de la falta de comunicación en los equipos remotos y por qué los gerentes deben preocuparse mucho más por las interacciones del equipo en el trabajo en línea que en un entorno de trabajo tradicional.

Otro estudio, en el que se pidió a los participantes que compararan su experiencia laboral en línea y fuera de línea, descubrió que, sorprendentemente, las generaciones más jóvenes (25 a 34) que cambiaron al trabajo en línea durante la pandemia han sufrido más por una comunicación ineficaz en el lugar de trabajo que sus colegas mayores (35 a 44). El problema parece estar en la gestión, ya que ambos grupos de edad informaron una caída en el flujo de información de la gerencia, respectivamente:

• El 10% para los trabajadores más jóvenes,
• El 4% para el grupo de mayor edad.

Teniendo en cuenta los datos que tenemos a mano, está claro que los líderes y gerentes deben intensificar y asumir la responsabilidad de una comunicación eficaz mientras trabajan de forma remota.

Desafíos relacionados con la gestión

Según SHRM, los problemas de incorporación (el 27%), la gestión de conflictos (el 31%), así como los problemas de personal y otros problemas de gestión (el 27%), son todos problemas importantes que las empresas asocian con el trabajo remoto.

Distracciones relacionadas con el trabajo desde casa

Según un informe de Buffer, al 12% de los trabajadores remotos les resulta difícil concentrarse en el trabajo debido a diversas distracciones relacionadas con el hogar. Estas distracciones pueden incluir el ruido de la calle, las interrupciones de los miembros de la familia, las mascotas con sus necesidades, pero también los compañeros demasiado entusiastas. Después de todo, es probable que todos los trabajadores remotos experimenten una gran cantidad de alertas y notificaciones de sus aplicaciones de comunicación virtual, lo que probablemente interrumpa su concentración en las tareas prioritarias en las que están trabajando actualmente, si no se gestiona adecuadamente.

Diferentes preferencias de comunicación

Según una encuesta que Workplaceless realizó dentro de su comunidad remota, el 59% de los profesionales cree que la comunicación escrita es el tipo de comunicación más importante para los equipos remotos. Sin embargo, un 23% adicional de las personas le da importancia a la comunicación visual, mientras que el 11% le da importancia a la comunicación verbal, lo que indica que las diferentes preferencias de comunicación pueden alterar la eficiencia de la comunicación del equipo remoto.

Exceso de comunicación que se convierte en microgestión

Los equipos remotos deben hacer un esfuerzo más consciente para comunicarse, ya que no pueden simplemente acercarse a los escritorios de los demás para hablar. En un esfuerzo por transmitir sus puntos de vista, algunas personas pueden comunicar en exceso sus pensamientos, ideas y opiniones. Ahora bien, la comunicación excesiva en sí misma rara vez es un problema, ya que siempre es mejor verificar dos veces si se le entiende en lugar de arriesgarse a malentendidos y confusión. Pero la comunicación excesiva también puede convertirse fácilmente en microgestión, lo que probablemente obstaculice la productividad tanto del microgestor como de la persona microgestionada.

La comunicación en equipo como distracción

La comunicación excesiva no sólo fluye de arriba hacia abajo: los miembros del equipo también pueden comunicarse en exceso entre ellos, lo que altera la productividad y la concentración de los demás. Como la mayoría de las organizaciones con empleados remotos utilizan múltiples herramientas de comunicación, los miembros del equipo a menudo son bombardeados con una multitud de alertas y notificaciones, la mayoría de las cuales no son inmediatamente importantes para ellos.

Problemas relacionados con la tecnología

Según un informe de Gartner, el 54% de los responsables de RR.HH. cree que la mala tecnología es una barrera crucial para el trabajo remoto eficaz. En línea con eso, como muestra una encuesta de WhistleOut, el 35% de las personas dicen que la mala conexión a Internet les ha impedido en algún momento realizar su trabajo desde que comenzó la pandemia de Covid19.

Diferentes zonas horarias

Otro gran desafío de comunicación en el trabajo desde casa es que los miembros del equipo se encuentran en diferentes zonas horarias. Una encuesta realizada por Buffer ha descubierto que el 73% de los participantes trabaja en organizaciones que abarcan diferentes zonas horarias, y hasta el 74% de ellos tienen personas en sus equipos inmediatos en diferentes zonas. Además, un asombroso 60% de estos trabajadores informaron que sus empresas operan en dos a cinco zonas horarias.

Por lo tanto, no es de extrañar que el 7% de los encuestados mencionaron estar en diferentes zonas horarias como uno de sus mayores problemas de comunicación en el trabajo desde casa. Cuando las personas del mismo equipo tienen horarios muy diferentes, es probable que tengan algunos problemas de comunicación, especialmente porque la comunicación sincrónica rara vez es posible.

Falta de interacción social con los compañeros

Según la encuesta de Buffer, otro de los principales problemas que experimenta el 16% de los empleados remotos es la soledad. Es difícil mantener las interacciones sociales entre compañeros que trabajan desde diferentes lugares (a veces, incluso en diferentes continentes y zonas horarias), lo que puede hacer que los miembros del equipo se sientan aislados y desconectados entre sí.

Según una encuesta de Aetna International, hasta el 40% de los gerentes están preocupados de que la falta de interacción social entre sus empleados tenga efectos a largo plazo en la salud mental de algunos miembros del equipo.

Fricción debido a la falta de comunicación

Como la comunicación asincrónica es la norma y las formas escritas prevalecen sobre las interacciones verbales, hay mucho más margen para la falta de comunicación en la comunicación de los equipos remotos. El problema es que los mensajes malinterpretados debido a un retraso en la comunicación o diferencias de estilo pueden generar fricciones entre compañeros de trabajo que ya están luchando por construir una buena relación.

Falta de intercambio informal de información

Cuando los empleados trabajan desde casa, no tienen la oportunidad de participar en lo que el the MIT Sloan Management Review llama "intercambio pasivo de información". En los entornos de trabajo en la oficina, los empleados suelen tener oportunidades de encontrar soluciones a los problemas, inspiración e ideas creativas sobre cómo abordar las tareas escuchando conversaciones o participando en charlas informales en las que un compañero a, sin darse cuenta, da el mejor consejo.

En el trabajo remoto, no es imposible crear estas oportunidades, pero es considerablemente más difícil que en la oficina.

La importancia de una comunicación eficaz en el trabajo desde casa

Cuando los empleados pasan horas todos los días en una oficina compartida, es inevitable que se acerquen como equipo y encuentren las mejores formas de comunicarse sin mucho esfuerzo. Sin embargo, en un entorno de trabajo remoto, donde la mayoría de las personas se quedan solas en casa durante las horas de trabajo, se necesita mucho más pensamiento y esfuerzo para unir al equipo.

He aquí por qué la comunicación es esencial para los equipos remotos.

Una buena comunicación promueve el compromiso

Para comprometerse con su trabajo, los empleados necesitan sentirse escuchados, apreciados y conectados. Es por eso que la comunicación regular con los empleados remotos es vital para el éxito general de un equipo. Un estudio de Gallup ha descubierto que los empleados más comprometidos eran aquellos que se comunicaban a diario con sus superiores a través de una combinación de formas de interacción en línea, como reuniones, chats de equipo y otros.

El mismo estudio indica que tampoco se trata solo de controles relacionados con el trabajo: los miembros del equipo que sienten que sus gerentes están comprometidos con ellos como personas muestran niveles mucho más altos de compromiso en el trabajo.

Una buena comunicación ayuda a construir la cohesión del equipo

Las interacciones regulares con los gerentes no son el único tipo de comunicación importante en el trabajo. Los empleados también necesitan sentirse conectados con otros miembros del equipo. Si sienten que están en un equipo con completos extraños de los que no saben nada, es mucho menos probable que interactúen con ellos.

Esta falta de comunicación no solo obstaculizará la construcción de relaciones significativas con los compañeros de trabajo, sino que también impide una colaboración exitosa, ya que es menos probable que las personas confíen entre sí, pidan ayuda o se mantengan informadas sobre su parte del proyecto.

Por lo tanto, la comunicación es esencial para fomentar el espíritu de equipo entre los empleados remotos, que se desarrolla naturalmente en un entorno fuera de línea, pero en línea, requiere un trabajo consciente.

Una buena comunicación ayuda a aumentar la moral de los empleados

Lo que cada especialista en recursos humanos sabe, y las investigaciones respaldan — es que la mala comunicación es la principal razón de la baja moral de los empleados. Los empleados necesitan sentirse parte de la cultura de la empresa y, de alguna manera, identificarse con los valores de la organización para sentir el deseo de esforzarse de verdad.

Una buena comunicación promueve un flujo de trabajo saludable

Para tener éxito, un equipo debe trabajar en equipo. Sin embargo, es imposible lograr una buena colaboración si no hay una comunicación eficaz mientras se trabaja de forma remota. Mantener a todos informados, y no solo sobre sus tareas, sino sobre las novedades de la empresa en general, permite que los empleados remotos trabajen juntos como un equipo.

En otras palabras, la comunicación es clave para optimizar los procesos de la empresa y eliminar los cuellos de botella debidos a la falta de comunicación o interacción.

Cómo mejorar la comunicación en equipos remotos

La falta de compromiso/comunicación con los compañeros de trabajo preocupa tanto como al 78% de los gerentes remotos que no han recibido capacitación sobre cómo trabajar de forma remota. En contraste, el 67% de los gerentes que han recibido esta capacitación muestran preocupación por la falta de comunicación/compromiso con los compañeros de trabajo.

Sin embargo, la comunicación remota puede ser tan eficiente, o incluso más, que la comunicación en persona en la oficina, si tanto los gerentes como los empleados se esfuerzan por implementar y seguir las estrategias adecuadas. 

A continuación, se muestra cómo los gerentes y empleados de equipos remotos pueden trabajar juntos para mejorar la comunicación general del equipo.

1. Organizar la capacitación sobre trabajo remoto

El primer paso para mejorar la comunicación del equipo remoto implica realizar la capacitación necesaria para llevarlo a cabo de manera eficiente. Los empleadores y los líderes de equipo deben hacer el esfuerzo de capacitar a sus equipos remotos sobre las habilidades digitales que deben poseer, explicar la etiqueta de comunicación remota que deben seguir y también cubrir la capacitación intercultural para equipos remotos culturalmente diversos. 

Cubrir las habilidades digitales necesarias

Para trabajar juntos de forma adecuada, los equipos remotos necesitan utilizar la tecnología adecuada. 

Estas herramientas sirven para ayudar a:

• Los miembros y gerentes de equipos remotos en su comunicación y colaboración a diario,
• Los gerentes remotos para gestionar proyectos y tareas a diario, y
• Los miembros y gerentes de equipos remotos para hacer un seguimiento e indicar el progreso de los proyectos y las tareas.

Por ello, es importante que dichos miembros y gerentes de equipos remotos perfeccionen sus habilidades digitales y aprendan a utilizar las aplicaciones de comunicación y colaboración, las herramientas de gestión de proyectos y otro software prescritos para ayudarlos a realizar su trabajo a distancia.

Cubrir la formación intercultural

Un acuerdo de trabajo desde casa tiene otro beneficio crucial para tu departamento de RR.HH.: la oportunidad de atraer y contratar a profesionales de primer nivel, independientemente de su área geográfica actual. Pero, operar en equipos remotos tan interculturales también supone un desafío crucial para todos los involucrados: las diferencias culturales en términos de normas, costumbres y creencias que pueden desencadenar estereotipos, prejuicios y sesgos en algunos compañeros de equipo, a menos que se implemente una formación intercultural adecuada. 

🔸 Ejemplo: Boing, la empresa aeroespacial más grande del mundo con 330 000 empleados en 28 países, implementa un enfoque mixto para la capacitación intercultural. Es decir, ellos:

• Usan capacitadores internos y externos.
• Organizan programas de rotación de empleados.
• Implementan módulos de capacitación en línea.
• Coordinan seminarios por la tarde.
• Organizan sesiones de capacitación individuales. 

Esto ayuda al personal a ser más consciente de las diferencias culturales al interactuar con los pasajeros, pero también entre ellos.

Para lograr el máximo efecto, los capacitadores internos y externos que presentes deben disipar los estereotipos, prejuicios y sesgos sobre las diferentes culturas, así como ayudar a los compañeros de equipo interculturales a conocer las culturas de los demás. Para este propósito, el capacitador puede organizar conferencias informativas, actividades y eventos virtuales, pero también alentar a las personas a conocerse entre sí a través de conversaciones informales. Cuanto mejor comprendan los compañeros de equipo las culturas de los demás, mejor podrán comunicarse. 

Cubrir la etiqueta de comunicación remota

Para comunicarse de manera eficaz cuando se trabaja desde casa, los equipos remotos también deben seguir una etiqueta clara de comunicación remota. 

• ETIQUETA DE COMUNICACIÓN REMOTA PARA GERENTES:
  • Organizar reuniones periódicas — Para hacer un seguimiento de lo que las personas están haciendo actualmente, organiza reuniones periódicas individuales o grupales para permitir que los miembros del equipo hagan preguntas o brinden/soliciten feedback.
  • Comunicarse en exceso, pero no microgestionar — No dudes en comunicar en exceso una tarea o proyecto que estás delegando para asegurarte de que las expectativas y los resultados deseados sean claros. Pero no microgestiones la forma en que el delegado trabajará en dicha tarea o proyecto.
  • Gestionar el trabajo en diferentes zonas horarias — Si los miembros del equipo remoto operan en diferentes zonas horarias, organiza eventos virtuales, reuniones y actividades de formación de equipos en horarios que funcionen para todos. Si esto no es posible para todos los miembros de tu equipo remoto, organiza eventos virtuales, reuniones y actividades de formación de equipos en grupos.
  • Gestionar las diferencias lingüísticas —Si los miembros de tu equipo remoto tienen diferentes lenguas maternas, identifica el idioma en el que se sienten más cómodos comunicándose (por ejemplo inglés, chino, español, etc.) y lleva a cabo todas las comunicaciones del equipo en ese idioma.
• REGLAS DE ETIQUETA PARA LA COMUNICACIÓN REMOTA PARA TODOS:
  • Asistir a las reuniones relevantes — Si no puedes asistir a una reunión en la que se espera tu asistencia por cualquier motivo, notifica al equipo con anticipación.
  • Gestionar la comunicación asincrónica — Para evitar malentendidos y confusiones en situaciones en las que las personas no siempre pueden contar con recibir respuestas a sus preguntas en tiempo real, ofrece páginas wiki detalladas con respuestas a las preguntas frecuentes (por ejemplo baja por enfermedad, vacaciones, flujos de trabajo, horas de trabajo, conducta laboral y otras políticas oficiales). Haz que tu agenda/lista de tareas pendientes esté disponible públicamente en línea, para que las personas comprendan cuándo es el mejor momento para comunicarse contigo y en qué estás trabajando actualmente.
  • Estar atento a las notificaciones de la aplicación — Intenta responder llamadas y mensajes lo más rápido posible, pero aclara cuándo no quieres que te interrumpan.
  • Comprobar si alguien está online actualmente antes de enviar un mensaje — Si la persona a la que quieres enviar un mensaje no está online actualmente a la aplicación de comunicación del equipo, espera a que se conecte o envíale un mensaje ahora y ten paciencia antes de que responda.

2. Definir y cumplir con las expectativas laborales

Uno de los requisitos previos más importantes para una comunicación exitosa durante el trabajo desde casa es asegurarse de que las expectativas sean claras y se cumplan. ¿Cuál es la misión y la visión remotas de tu equipo? ¿Cuáles son los valores que defiendes? ¿Cuáles son las horas de trabajo? ¿Qué herramientas de comunicación y colaboración utilizarás? Los gerentes deben ser claros al definir sus expectativas y los empleados deben ser diligentes en cumplirlas.

Define una misión, una visión y valores para el trabajo remoto

Una declaración de misión es una oración o un párrafo breve que explica la existencia de una empresa, una organización sin fines de lucro o una organización regular. Una declaración de visión reúne a un equipo en torno a un mismo objetivo, brinda orientación y motivación a todos los miembros del equipo y fortalece el sentimiento de pertenencia a un equipo. Los valores son las filosofías, creencias y principios que impulsan a tu empresa, organización sin fines de lucro u organización regular.

Cada equipo remoto los necesita, por lo que los gerentes deben hacer un esfuerzo adicional para comunicarlos a los empleados con claridad.

Al definir una misión, una visión y valores para tu equipo remoto, hazte las siguientes preguntas:

• ¿Cómo es tu equipo remoto ideal?
• ¿Cómo trabaja tu equipo remoto?
• ¿Qué hace que la visión de tu equipo remoto sea única?
• ¿Qué hace que la misión de tu equipo remoto sea única?
• ¿Cuáles son los valores clave por los que trabajas?
• ¿Qué impulsa tus ideas?
• ¿Qué hace que tus ideas sean diferentes?
• ¿Cómo ves a tu equipo remoto en el futuro?
• ¿Cómo planeas inspirar a las personas que se unan a tu equipo virtual?

🔸Ejemplo de una declaración de misión:

La declaración de misión de GitHub, un famoso equipo remoto:

“Ayudar a todos los desarrolladores, independientemente de su nivel de experiencia, a aprender, codificar y enviar software de manera efectiva.”

🔸 Ejemplo de una declaración de visión:

Declaración de visión de GitHub:

“Seguir siendo una plataforma abierta para todos los desarrolladores.”

🔸 Ejemplos de valores del equipo:

Valores de GitHub:

“Colaboración, empatía, calidad, impacto positivo y envío”

Define y respeta las reglas de horario laboral

Establecer reglas claras sobre el horario laboral es crucial para el éxito de un equipo remoto:

• ¿Trabajarás en un horario fijo de 9 a 5? 
• ¿Exigirás que los compañeros de equipo trabajen 8 horas por día, a su propia discreción? 
• ¿Prescribirás un horario de trabajo flexible que obligue a los empleados a trabajar 8 horas por día entre ciertas horas del día (por ejemplo, comenzar de 7 a 11 a.m. y luego trabajar 8 horas).
• ¿Prescribirás una solución híbrida que obligue a los empleados a trabajar 5 horas por día en un horario fijo y 3 horas por día a su propia discreción, con un total de 8 horas por día?

Independientemente de las reglas sobre el horario laboral que los gerentes quieran implementar, deben comunicarlas claramente. Los empleados, a su vez, deben hacer el esfuerzo de cumplir con estas reglas sobre el horario laboral y hacer preguntas si encuentran algo que no está claro.

Utiliza las herramientas adecuadas para el trabajo remoto 

Las herramientas para trabajadores remotos son cruciales para una comunicación exitosa dentro de los equipos remotos. 

Ayudan a los gerentes remotos a planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos a distancia. 

Ayudan a los empleados remotos a colaborar y comunicarse con compañeros de equipo y gerentes a distancia.

🔸Las herramientas para trabajar de forma remota que son adecuadas para todo tipo de equipos remotos incluyen:

• Google Calendar

Google Calendar es una herramienta de planificación para organizar y sincronizar reuniones, eventos y otras actividades de equipo.

• Pumble

Pumble es una aplicación de chat de equipo gratuita alternativa a Slack y Microsoft Teams que facilita la comunicación y la colaboración en equipo, a través de mensajes directos, así como canales públicos y privados relacionados con temas.

• Clockify

Clockify es un rastreador de tiempo gratuito para equipos ilimitados que desean registrar las horas de trabajo en todos los proyectos y hacer un seguimiento de la asistencia de los empleados. 

• Asana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos para gestionar tareas y proyectos en listas de tareas pendientes y tableros Kanban.

• Zoom

Zoom es una aplicación de comunicaciones por vídeo basada en la nube para videoconferencias y conferencias web.

• Evernote

Evernote es una aplicación para tomar notas que permite organizar las notas del equipo y recortar fotos, enlaces, archivos PDF y artículos web.

• Google Drive

Google Drive es un espacio de almacenamiento en línea para cargar y compartir recursos, con la opción de crear documentos, hojas y presentaciones, y luego editarlos junto con tu equipo, en tiempo real.

• Freshteam

Freshteam es un software de RRHH para la incorporación, el reclutamiento y la gestión del tiempo libre.

• World time buddy

World time buddy es una aplicación de conversión de tiempo para organizar el trabajo sincrónico en diferentes zonas horarias. 

🔸Las herramientas para trabajar de forma remota que son específicas de la industria incluyen:

• Figma

Figma es una herramienta de diseño de interfaz colaborativa para diseñadores y desarrolladores de software que permite la edición simultánea en tiempo real.

• Demodesk

Demodesk es una plataforma para compartir pantalla que ayuda a los equipos de ventas a demostrar productos de forma remota.

• GitHub

GitHub es una plataforma de alojamiento de código que ayuda a los desarrolladores de software a gestionar el control de versiones y colaborar.

• Freshdesk

Freshdesk es un software de atención al cliente que ayuda a los agentes remotos a ayudar a los clientes a través de conjuntos predefinidos de respuestas.

• Hootsuite

Hootsuite es un sistema de gestión de redes sociales destinado a ayudar a los equipos de marketing a gestionar las cuentas de redes sociales de sus clientes.

• Moodle

Moodle es un sistema de gestión de cursos que ayuda a los educadores a establecer un entorno de aprendizaje en línea.

3. Definir y respetar las reglas de las reuniones

Teniendo en cuenta que los equipos remotos no pueden reunirse en persona cuando quieran, se debe hacer un esfuerzo adicional para que las reuniones virtuales sean eficientes y productivas. Por lo tanto, piensa en los tipos de reuniones virtuales que implementarás, sus agendas, asistentes, duración, etiqueta y otros aspectos logísticos.

Define los tipos de reuniones virtuales y sus agendas

Primero, decide qué tipo de reuniones implementarás; el tipo de reuniones también determinará sus agendas:

• ¿Tendrás reuniones en las que discutirás el progreso de los proyectos y las tareas? 
• ¿Tendrás reuniones de todo el personal?
• ¿Tendrás reuniones individuales? 
• ¿Tendrás reuniones de bienestar entre el equipo de RR.HH. y grupos de compañeros de equipo?

En resumen, debes tener todas las reuniones mencionadas anteriormente: 

• Las reuniones de progreso del proyecto ayudarán a todos a mantenerse al día con respecto a quién está trabajando en qué y cómo se está desarrollando el proyecto en general.
• Las reuniones de todo el equipo son una gran oportunidad para que el director ejecutivo y los gerentes sénior compartan noticias clave de la empresa, oportunidades y planes para el futuro.
• Las reuniones individuales son una gran solución para que los gerentes brinden y reciban feedback.
• Las reuniones de bienestar son una gran oportunidad para que los compañeros de equipo compartan los desafíos del trabajo desde casa y se relacionen.

Decide quién asistirá a las reuniones virtuales

Una vez que hayas decidido los tipos de reuniones virtuales que quieres implementar, decide quién asistirá a ellas:

• Los compañeros de equipo que contribuyen de manera práctica al progreso de un proyecto deben asistir a las reuniones de progreso del proyecto.
• Todos los empleados deben asistir a las reuniones de todo el equipo.
• El gerente y los compañeros de equipo individuales deben asistir a las reuniones individuales.
• El departamento de RRHH puede dividir a los compañeros de equipo en diversos grupos y programar reuniones de bienestar en consecuencia.

Decide cuándo organizarás las reuniones virtuales

Una vez que hayas decidido quién asistirá a tus reuniones virtuales, decide cuándo las organizarás:

• Las reuniones de progreso del proyecto deben organizarse a diario o al menos una vez por semana.
• Las reuniones de todo el equipo deben organizarse cada trimestre, es decir, cada tres meses.
• Las reuniones individuales deben organizarse semanal o quincenalmente.
• Las reuniones de bienestar pueden organizarse mensualmente.

Decide cuánto deben durar las reuniones virtuales

Una vez que hayas decidido cuándo organizarás las reuniones virtuales, decide cuánto deben durar estas reuniones:

• Las reuniones de progreso del proyecto deben durar entre 15 y 30 minutos, según el tamaño del equipo del proyecto.
• Las reuniones de todo el equipo deben durar hasta 1 hora: tiempo suficiente para que el director ejecutivo y los gerentes superiores presenten nueva información y respondan preguntas, sin perder el interés de la audiencia.
• Las reuniones individuales no deben durar más de 30 minutos.
• Las reuniones de bienestar pueden durar 45 minutos o 1 hora, según el tamaño del grupo y los temas tratados.

Decide cómo organizarás estas reuniones virtuales

Ahora llegamos a la pregunta crucial: considerando que no puedes organizar reuniones en persona de manera regular (o, en algunos casos, no puedes organizarlas en absoluto), ¿cómo llevarás a cabo reuniones virtuales para tu equipo remoto? 

Bueno, puedes manejar varios tipos de reuniones virtuales de diferentes maneras.

• Las reuniones de todo el personal suelen ser similares a los discursos públicos — una o dos personas hablan y las demás escuchan. En línea con eso, las reuniones virtuales de todo el personal deben poner énfasis en los oradores y ayudar a que sus palabras dejen una marca en la audiencia. Por lo tanto, una videollamada que permita la inclusión de componentes visuales, como presentaciones que resalten números y hechos clave, es la opción ideal.
• Las reuniones individuales se pueden manejar mediante videollamadas o llamadas de audio, o mediante mensajes directos. 
• Las reuniones de bienestar grupales deben manejarse mediante videollamadas: los participantes deben poder verse entre sí.
• Puedes organizar videollamadas para reuniones diarias o semanales sobre el progreso del proyecto. Como alternativa, si los miembros clave del equipo no suelen tener tiempo para asistir a reuniones de vídeo virtuales, puedes pedirles que escriban sus informes de progreso en hilos dentro de la aplicación de chat del equipo. De esta manera, también tendrás un registro escrito del progreso del proyecto de todos, para futuras referencias.

Establece y respeta la etiqueta de las reuniones virtuales

En nuestra guía sobre cómo los empleados pueden mejorar la comunicación en equipo, ya hablamos sobre la etiqueta común para reuniones que incluye los siguientes elementos:

• Llegar a tiempo.
• No mirar el teléfono.
• Tener una actitud positiva.
• Permanecer mentalmente presente.
• Escuchar a los demás.
• Tener una mente abierta.
• Hacer preguntas cuando no entiendes algo.
• Responder preguntas cuando propongas una idea. 

Las reglas mencionadas anteriormente también deberían aplicarse a tus reuniones virtuales, junto con otros consejos más específicos:

• Gestionar el ruido de fondo

Según una encuesta de Owl Labs, las perspectivas de que los ruidos de fondo interrumpan las llamadas son una gran preocupación para el 73% de los gerentes remotos que no han recibido capacitación en gestión remota y el 63% de los gerentes remotos que han recibido este tipo de capacitación. Por lo tanto, todos los asistentes deben hacer el esfuerzo de gestionar activamente el ruido de fondo, mediante:

• Encontrar un espacio tranquilo adecuado con el mínimo ruido de fondo antes de unirse a la reunión,
• Usar auriculares con cancelación de ruido para bloquear el ruido exterior que las personas no pueden controlar y del que no pueden escapar,
• Informar a los miembros de la familia o compañeros de habitación sobre el horarios de la reunión para que no interrumpan,
• Usar una aplicación especializada para bloquear el ruido no deseado en las llamadas (por ejemplo, Krisp, Noise Gate, Cadmus, etc.). 

• Manejar el micrófono

Todos deben silenciar sus micrófonos cuando no estén hablando, para minimizar aún más el ruido de fondo. 

• Manejar la cámara

Dependiendo de los acuerdos previos, todos deben encender o apagar sus cámaras.

• Solicitar aportes

Las reuniones virtuales pueden dificultar aún más que todos hablen. El gerente o líder del equipo debe solicitar activamente los aportes de las personas.

• Establecer conclusiones claras

A medida que las reuniones, como las reuniones diarias de progreso del proyecto, se acercan a su fin, el gerente o líder del equipo debe sacar conclusiones y planes para el futuro con acciones claras.

• Compartir notas y materiales adicionales

Al final del informe de progreso y de las reuniones generales, los gerentes, directores ejecutivos y líderes de equipo pueden compartir un resumen de las discusiones y conclusiones alcanzadas, y compartir los recursos mencionados durante la reunión. 

4. Establecer una cultura de equipo remoto

Teniendo en cuenta que los compañeros de equipo remotos están físicamente distanciados, crear una cultura remota (por ejemplo, una cultura que priorice el trabajo remoto) — una cultura que priorice el trabajo remoto 

Pero siempre vale la pena el esfuerzo, considerando que una cultura de equipo bien establecida:

• Proporciona una red de apoyo en todo el equipo;
• Genera confianza;
• Mejora la moral;
• Fortalece las relaciones profesionales;
• Mejora el sentido de pertenencia;
• Ayuda a resolver conflictos más rápido;
• Ayuda a atraer a los mejores talentos.

Para establecer una cultura de equipo en un acuerdo de trabajo desde casa, los gerentes pueden ayudar a crear espacios informales no laborales para socializar, organizar descansos virtuales y realizar eventos virtuales donde los empleados puedan participar en actividades divertidas y conocerse mejor.

Crea y participa en espacios informales no laborales

Las plataformas de mensajería instantánea como Pumble son un excelente lugar para comenzar, cuando se trata de proporcionar a tu equipo charlas informales virtuales. En lugar de simplemente crear canales públicos y privados para el trabajo (por ejemplo #ventas, #desarrollo, 🔒devops, #soporte, #pediatría, #recursos_de_clase, etc.), también puedes crear canales públicos y privados donde los compañeros de equipo puedan:

• Compartir noticias y artículos interesantes (ejemplo: #current_news, #hbr, #nytimes, etc.);
• Compartir citas inspiradoras sobre comunicación en equipo (ejemplo: #cita_del_día);
• Hablar de pasatiempos (ejemplo: #pasatiempos, #arte, #libros, etc.);
• Intercambiar listas de reproducción (ejemplo: #listas_de_reproducción_de_spotify, #música, #música_de_productividad, etc.);
• Hablar de cocina (ejemplo: #recetas, #postres, etc.);
• Desahogarse (ejemplo: #niños, #trabajo_doméstico, etc.);
• Compartir historias de viajes (ejemplo: #recomendaciones_de_viaje, #fotos_de_viaje, etc.);
• Divertirse un poco (ejemplo: #minijuegos, #memes, #cuestionarios, etc.);
• Recomendar películas y juegos (ejemplo: #recomendaciones-de-películas, #recomendaciones-de-juegos, etc.).

Organiza descansos virtuales

Los descansos virtuales son una gran oportunidad para socializar con las personas con las que trabajas, por lo que cada día puedes organizar o participar en diferentes actividades de descanso de 5 a 15 minutos. Durante estos descansos virtuales, puedes indicarles a las personas que utilicen videollamadas para ayudarlos a conectarse mejor durante los descansos. 

Las actividades que puedes organizar incluyen:

• Degustación de café y té en línea

Envíales a tus equipos kits de café y té y haz que las personas los prueben durante un descanso en particular. Luego, comenta las impresiones.

• Juegos de preguntas estilo pub

Minijuegos con trivia sobre deportes, historia y cultura pop durante los cuales las personas competirán individualmente o en grupos. Incluso puedes organizar premios para los ganadores.

• Meditación guiada virtual

Ejercicios rápidos de atención plena de 5 minutos, para ayudar a todos a lograr un alivio del estrés, así como un mejor equilibrio físico y mental.

• Entrenamientos virtuales rápidos

Entrenamientos rápidos de 5 a 10 minutos (por ejemplo, cardio intenso para todo el cuerpo, ejercicios de estiramiento, planchas, etc.) para ayudar a las personas a energizarse y aliviar los efectos negativos de estar sentado frente al ordenador o portátil durante horas.

• Juego de preguntas personales

Para ayudar a los compañeros de equipo remotos a conocerse mejor, puedes organizar y participar en cuestionarios personales en los que los empleados se emparejen y luego tengan que adivinar sus apodos de la infancia, materias favoritas en la escuela, mascotas de la infancia e informaciones divertidas similares sobre sus compañeros.

Organiza eventos virtuales

Según una encuesta realizada por TeamBonding, hasta el 65% de los empleados remotos informan que nunca han participado en un evento virtual o de teambuilding. Sin embargo, estos eventos son una gran oportunidad para ayudar a los equipos a desarrollar la confianza, establecer relaciones de colaboración y mejorar la cultura del equipo en general. 

Puedes organizar y participar en:

• Noches de juegos virtuales

Las noches de juegos virtuales pueden incluir versiones más largas de quiz estilo pub y concursos de preguntas personales, videojuegos multijugador populares y minicompetencias en sucesión.

• Festivales culturales virtuales

Tu equipo remoto puede disfrutar de la cultura con lanzamientos virtuales de películas y música, exhibiciones de arte, charlas en línea, talleres y seminarios web en varios espacios en línea.

• Clases virtuales de bienestar

Una combinación de ejercicios de entrenamiento, yoga, meditación y baile fitness es una excelente manera para que los equipos remotos se mantengan saludables, alivien el estrés, se relajen y se diviertan juntos.

• Recorridos virtuales de las oficinas en casa de tus colegas

Los equipos que trabajan en un entorno de oficina pueden recorrer las instalaciones de la oficina, en un momento dado. Los equipos remotos pueden divertirse un poco disfrutando de recorridos virtuales de las oficinas en casa, los apartamentos y las casas de sus compañeros de equipo remotos. Estos recorridos virtuales se pueden realizar semanalmente: elige un día de la semana en el que un compañero de equipo guiará un tour virtual por sus habitaciones y hablará sobre su rutina de trabajo.

• Actividades virtuales de team building

Las actividades de teambuilding para equipos remotos pueden incluir:

• Juegos para romper el hielo que ayudarán a asimilar a los nuevos miembros del equipo,
• Juegos de gestión del tiempo y planificación que ayudarán a los equipos a practicar las habilidades de gestión del tiempo y planificación que necesitan para las actividades laborales de la vida real,
• Juegos de comunicación que ayudarán a los compañeros de equipo a perfeccionar las habilidades que necesitan para comunicarse de manera eficaz.

5. Perfeccionar las habilidades de escritura

Como se mencionó anteriormente, una encuesta de Workplaceless indica que el 59% de las personas cree que la comunicación escrita es el tipo de comunicación más importante para los equipos remotos. 

Después de todo, la comunicación escrita aporta varios beneficios a los equipos remotos:

• Es adecuada para la comunicación a larga distancia.
• Es adecuada para la comunicación asincrónica.
• Crea un registro permanente que las personas pueden usar como referencia futura.
• Da a las personas el tiempo para pensar y formular lo que quieren decir.
• Se puede enviar a varias personas a la vez.
• Si es clara, exacta y concisa, la comunicación escrita puede minimizar la ambigüedad.

Teniendo eso en mente, debes esforzarte por perfeccionar tus habilidades de escritura. Para ello, deberás asegurarte de que tu comunicación escrita siga las siete C de la comunicación escrita eficaz, que evites las suposiciones y que enriquezcas tus palabras escritas con elementos visuales, cuando sea apropiado.

Sigue las 7 C de una comunicación escrita eficaz

No importa si estás iniciando una conversación escrita con un compañero de equipo o un gerente, o respondiéndoles, asegúrate siempre de seguir las siete C de una comunicación escrita eficaz:

• Claridad

Asegúrate de que tu redacción sea clara en cuanto a su propósito y expresión, y por lo tanto fácil de entender. Utiliza un lenguaje sencillo para evitar malentendidos y confusiones. Utiliza listas con viñetas para que la información importante sea fácil de encontrar. 

• Coherencia

Asegúrate de que tu redacción represente un flujo lógico de ideas interconectadas cuyas partes individuales contribuyan al significado deseado de un todo. Elige tus palabras y frases con cuidado. Organiza tus oraciones, párrafos y la información que ofrecen de manera lógica. 

• Causa

Asegúrate de que el motivo de tu redacción sea claro tanto para ti como para la persona con la que te estás comunicando. Asegúrate de que la otra persona comprenda tus expectativas.

• Concisión

Asegúrate de que tu redacción se ciña al tema. Omite lo que no necesitas, para evitar abrumar o confundir a la otra persona. Presta atención a tu redacción, para comunicar tus pensamientos de la manera más eficiente posible.  

• Corrección

Asegúrate de utilizar el tono correcto, el lenguaje apropiado y corregir los errores gramaticales y ortográficos. Después de todo, los errores de redacción perjudican tu credibilidad como comunicador.

• Confianza

Asegúrate de que tu redacción demuestre tu competencia, profesionalismo y capacidad para pensar y expresarse con claridad.

• Cortés

Asegúrate de que tu redacción sea abierta, amistosa y honesta. No seas pasivo-agresivo ni condescendiente. En cambio, sé directo y asertivo, pero atento a las opiniones de otras personas y empático con sus necesidades.

Siempre expón tus suposiciones

Puedes suponer que la persona a la que le escribes comprende el contexto de tu solicitud, que entiende por qué le estás haciendo una pregunta en particular, que entiende por qué le estás hablando de un tema en particular. 

Cualquiera sea la suposición que tengas sobre la persona con la que te estás comunicando, no la supongas. 

En cambio, asegúrate de que dicha persona esté familiarizada con el informe, la directiva de trabajo o la política a la que haces referencia, exponiendo tus suposiciones directamente y haciendo el esfuerzo de aclarar si son verdaderas o falsas.

Pregúntale sobre lo que no estés seguro.

Si la otra persona tiene preguntas adicionales, respóndelas con información creíble.

Al considerar si debes dar por sentado algo o comunicarlo en exceso, elige siempre comunicarlo en exceso.

Destaca tu escritura con elementos visuales

La encuesta de Workspaceless mencionada anteriormente destaca que el 23% de las personas le dan gran importancia a la comunicación visual, por lo que, cuando sea apropiado, intenta mejorar tus palabras escritas con algunos elementos visuales. 

Para transmitir una reacción o emoción específica, utiliza emojis.

Si hay un TED talk que le da credibilidad a tu idea, comparte un enlace a ella. 

Si hay una infografía que resuma perfectamente tu punto de vista, una imagen libre de derechos de autor que quieras usar en tu nueva presentación de ventas o un informe ilustrado sobre un tema relevante, compártela como archivo adjunto.

La comunicación visual casi siempre mejorará el efecto de las ideas, pensamientos y opiniones que escribas para iniciar una conversación o como respuesta; después de todo, un informe de Wyzowl muestra que las personas tienen un 80% más de probabilidades de recordar lo que ven.

6. Preparar un plan de comunicación para empleados remotos

Lograr una comunicación eficaz mientras trabajas de forma remota puede ser un desafío si estás desorganizado y no sabes por dónde empezar. Planificar la comunicación interna puede ser un proceso complejo, pero más aún cuando tu equipo trabaja de forma remota y los miembros del equipo viven en diferentes zonas horarias. Es por eso que podrías beneficiarte de un plan de comunicación integral para trabajar desde casa.

Un plan de comunicación para equipos remotos debe detallar las pautas y los principios de la comunicación dentro de tu organización. Debe basarse en un análisis cuidadoso de tus interacciones internas y debes revisarlo periódicamente para ver si hay lugar para actualizaciones.

Es mejor hacer un plan escrito bien estructurado y ponerlo a disposición de todos los empleados en Google Drive u otro servicio de intercambio de archivos para que sepan qué se espera de ellos en términos de comunicación con el equipo.

Los pasos para crear un plan de comunicación valioso para tu equipo remoto son los siguientes:

1. Documenta tus prácticas actuales.
2. Evalúa tu estado actual.
3. Define tus objetivos.
4. Establece pautas.
5. Decide los canales y las aplicaciones que utilizarás.
6. Asegúrate de que todos tengan las herramientas y el equipo adecuados.
7. Obtén feedback de los empleados sobre la política de comunicación.
8. Revisa y modifica el plan periódicamente.

Exploraremos cada uno de estos ocho pasos y cómo abordarlos.

Paso 1: Documenta las prácticas de comunicación actuales

Como hemos establecido, la comunicación escrita es esencial para los equipos remotos, por lo que es mejor observar la comunicación actual de tu equipo y documentar tus prácticas actuales con gran detalle. Esto te ayudará a comprender mejor dónde te encuentras en este momento y qué aspectos de la comunicación pueden mejorar.

Las preguntas que debes hacerse en este primer paso son las siguientes:

• ¿Qué canales de comunicación utiliza mi equipo?
• ¿Qué aplicaciones específicas utilizamos?
• ¿Qué tipo de comunicación se produce en qué plataformas? (por ejemplo, correos electrónicos para solicitudes formales, una aplicación de chat de equipo para preguntas rápidas)
• ¿Con qué frecuencia nos comunicamos?
• ¿Con qué frecuencia utilizamos cada canal de comunicación?
• ¿El equipo depende más de la comunicación escrita o verbal?
• ¿Cómo incorporamos elementos visuales de comunicación? (por ejemplo, diapositivas de PowerPoint, gráficos, tutoriales en vídeo)

Recopila datos cuantitativos cuando sea posible

Si quieres una vista detallada de tus prácticas de comunicación actuales, incluso puedes recopilar datos cuantitativos si las aplicaciones que estás utilizando vienen con funciones de análisis.

Por ejemplo, puedes:

• Verificar el tiempo promedio que las personas pasan en reuniones de vídeo utilizando la opción Google Calendar Time Insights.
• Seguir la entrega de correo electrónico de tu equipo a través de la consola Admin de tu Google Workplace.
• Verificar las estadísticas de la intranet de tu empresa para ver con qué frecuencia los empleados visitan el panel.

Estas métricas le permitirán obtener una imagen más objetiva de los hábitos de tu equipo remoto y analizarlos con mayor detalle. Los resultados de tu investigación pueden sorprenderte y son un primer paso importante para crear un plan de comunicación nuevo y mejorado.

Paso 2: Evalúa tu comunicación actual

Una vez que hayas documentado tus prácticas de comunicación actuales, puedes proceder a evaluarlas y ver cómo puedes mejorarlas.

Hay dos partes igualmente importantes de la evaluación de tu estado actual de comunicación:

1. Plantear las preguntas de evaluación adecuadas, y
2. Recopilar los feedbacks de los empleados.

Las dos partes del proceso de evaluación se complementan entre sí y pueden cubrir los puntos ciegos de cada una.

Cómo hacer las preguntas de evaluación adecuadas

Cuantas más preguntas hagas, mejor comprenderás qué cambios necesitas implementar para que tu plan de comunicación sea exitoso. Puedes utilizar los datos que recopiles en el primer paso para intentar responder estas preguntas lo mejor que puedas.

Puedes comenzar con preguntas más generales y luego reducirlas para identificar las fortalezas y debilidades de tus prácticas actuales. Esto es lo que puedes preguntar:

• ¿En qué aspectos son buenas nuestras prácticas de comunicación actuales?
• ¿En qué aspectos son malas?
• ¿Es saludable la comunicación general de nuestro equipo?
• ¿Es eficaz la comunicación general del equipo?
• ¿Con qué frecuencia tenemos problemas debido a la falta de comunicación?
• ¿Qué canales y aplicaciones utilizamos habitualmente?
• ¿Qué canales y aplicaciones se utilizan poco?
• ¿Qué situaciones de comunicación deben mejorarse?
  • ¿Ofrecemos regularmente feedback estructurado y constructivo?
  • ¿La gente se aburre en nuestras reuniones de actualización de estado?
  • ¿Son nuestras reuniones de incorporación lo suficientemente exhaustivas?
  • ¿Cómo anunciamos cambios, novedades y otra información? ¿Los anuncios tienden a llegar a todos los miembros del equipo?

Cómo encontrar respuestas y posibles soluciones

Cuando hayas identificado las debilidades en el estado actual de tu comunicación, puedes hacer la pregunta final y esencial:

• ¿Qué podemos hacer para resolver estos problemas?

Plantea esta pregunta para cada una de las debilidades y continúa con otras preguntas de evaluación que profundizarán en el núcleo del problema, lo reducirán y, por lo general, revelarán la solución. Este método se llamapensamiento convergente, y es una gran técnica de resolución de problemas. Utiliza la inferencia lógica para reducir la información conocida hasta encontrar la solución óptima.

Por ejemplo, si las personas tienden a no ver los anuncios importantes a tiempo, aquí se explica cómo encontrar una solución utilizando el pensamiento convergente:

• ¿Por qué las personas a menudo se pierden los anuncios importantes? — No los ven a tiempo.
• ¿Por qué no los ven a tiempo? — No consultan la wiki de la empresa con regularidad.
• ¿Qué puedes hacer para cambiar eso? — Publícalos en algún lugar donde los vean de inmediato.
• ¿Dónde puedes publicarlos? — En la aplicación de chat de tu equipo. Recibirán una notificación tan pronto como se publique el anuncio.
• ¿Qué pasa si el anuncio se pierde entre los mensajes? — No se perderá porque puedes anclar el mensaje importante.

Cómo recopilar feedback de los empleados sobre el estado actual de la comunicación interna

Los feedbacks de los empleados son esenciales para evaluar tus prácticas actuales. Puedes recopilar los datos, pero ellos pueden decirte cómo es para ellos en la práctica.

Puedes recopilar los comentarios de los empleados de una manera más o menos estructurada. Cualquiera sea el enfoque que elijas, asegúrate de crear primero un espacio de seguridad psicológica para que todos puedan hablar libre y honestamente sobre cualquier problema potencial.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de cómo puedes obtener feedback de los empleados:

• Crea una encuesta detallada utilizando Google Forms, SurveyMonkey o una aplicación similar que los empleados puedan completar de forma anónima. Puedes utilizar preguntas cerradas, en las que se anima a los empleados a proporcionar una respuesta breve y precisa, y preguntas abiertas, en las que se les anima a proporcionar sus propias ideas sobre lo que puedes mejorar y cómo;
• Haz una encuesta en Pumble sobre las formas preferidas de comunicación y haz que la gente vote por ellas reaccionando con emojis apropiados, por ejemplo, usando un pulgar hacia arriba (👍) o hacia abajo (👎) para expresar aprobación o desaprobación, una mano levantada (✋) para indicar que están de acuerdo con la idea u otra solución creativa usando los símbolos de emojis;
• Organiza una reunión de chat de vídeo para discutir con mayor detalle cómo se sienten los empleados sobre tu estado actual de comunicación. Si estás usando Google Meets, por ejemplo, primero puedes hablar sobre los problemas, luego lanzar una encuesta en la aplicación y recibir automáticamente el informe por correo electrónico. Alternativamente, puedes organizar reuniones individuales con los miembros del equipo;
• Crea un grupo de discusión en la aplicación de chat de tu equipo para discutir ideas y opiniones. Puede ser una discusión más formal y mediada, o puedes crear un canal dedicado donde las personas puedan compartir sus ideas en cualquier momento.

Preguntas para hacer a los empleados

Puedes comenzar por hacer las preguntas de evaluación que hemos descrito anteriormente para obtener también las perspectivas de los miembros de tu equipo sobre los problemas.

Aparte de eso, también puedes distribuir un cuestionario para captar su sentimiento general sobre la comunicación dentro de tu equipo remoto. Su nivel de satisfacción o insatisfacción con los procesos actuales debe desempeñar un papel vital en la elaboración de un nuevo plan de comunicación para el trabajo remoto.

⏬ Aquí hay un cuestionario de ejemplo del que puedes hacer una copia y utilizar: El estado actual de la comunicación interna: un cuestionario para empleados remotos

Paso 3: Define tus objetivos de comunicación

Una vez que hayas evaluado con éxito el estado actual de la comunicación en tu equipo remoto, puedes dar un paso más hacia la creación del plan de comunicación definiendo tus objetivos en términos generales.

Tus objetivos de comunicación dirigirán tus esfuerzos para elaborar las pautas y estrategias adecuadas. Representan el por qué detrás del cómo de tu plan.

Por supuesto, tu empresa tiene sus objetivos operativos, así como una declaración de misión, que define tu misión interna y externa para el futuro. Tus objetivos de comunicación deben contribuir a la consecución de tus objetivos generales, por lo que debes ver cómo estos últimos se traducen en los primeros.

🔸 Ejemplos:

Objetivo general	Objetivo de comunicación
Mejorar la experiencia de incorporación	Asegurarse de que los nuevos empleados tengan toda la información necesaria y comprendan los procesos de la empresa
Reducir la cantidad de errores en el flujo de trabajo	Asegurarse de que todos comprendan su tarea y obtengan toda la información necesaria para completarla a tiempo
Mejorar la cohesión del equipo	Asegurarse de que los miembros del equipo se comuniquen libre y abiertamente

Paso 4: Establece pautas de comunicación

A menos que nos enfrentemos a una cultura laboral completamente desconocida, las reglas de la comunicación fuera de línea requieren poca o ninguna reflexión. Las captamos inconscientemente y rara vez requieren mucha elaboración.

La comunicación en línea, por otro lado, no es tan uniforme en todos los lugares de trabajo, y es necesario establecer pautas claras sobre cómo comunicarse en qué situaciones.

Para ello, analiza con más detalle todos los tipos de situaciones de comunicación que se dan en tu equipo remoto, como:

• Anuncios formales,
• Reuniones diarias,
• Feedback,
• Presentaciones,
• Comunicación de colaboración en tareas,
• Comunicación informal.

Cómo establecer reglas generales

A continuación, establece normas para la empresa sobre los siguientes temas:

• La frecuencia recomendada de una situación de comunicación (por ejemplo, con qué frecuencia los empleados deben recibir feedback),
• La duración recomendada de una situación (por ejemplo, cuánto deben durar las reuniones diarias),
• El momento óptimo para una situación (por ejemplo, el día y la hora ideales del mes para emitir informes),
• La longitud recomendada del mensaje según el contexto (por ejemplo, la longitud de un correo electrónico informativo frente a la longitud de un mensaje directo solicitando una aclaración),
• El canal de comunicación que se debe utilizar (por ejemplo, un servicio de intercambio de archivos, como Google Drive, para compartir documentos),
• La aplicación donde se puede consultar la información (por ejemplo, Confluence para las pautas de la empresa),
• La persona a la que se puede dirigir para obtener información o ayuda (por ejemplo, puedes preguntar al especialista en SEO qué herramienta utilizar para la investigación de palabras clave),
• La información que debes proporcionar al acercarse a un miembro del equipo (por ejemplo, la información que un escritor debe proporcionar al diseñador del equipo para que pueda diseñar una ilustración para el blog),
• El tiempo de respuesta recomendado (por ejemplo, el tiempo óptimo para responder un mensaje directo),
• Los estilos de comunicación recomendados para situaciones específicas (por ejemplo, comunicación escrita para transmitir instrucciones detalladas).

Las pautas optimizarán la colaboración interna, ya que los empleados se comunicarán de la manera más óptima.

Paso 5: Decide los canales de comunicación y las aplicaciones que utilizarás

Las estadísticas muestran que la herramienta de comunicación en línea más utilizada es el correo electrónico, que es el canal preferido del 39% de las empresas. Sin embargo, el correo electrónico por sí solo está lejos de ser suficiente para satisfacer las necesidades de comunicación diarias de los equipos remotos.

La falta de acceso a la información es uno de los mayores desafíos para los equipos remotos, según Harvard Business Review. Por eso es mejor utilizar una combinación de herramientas de comunicación de equipos remotos para cubrir todas las bases y mejorar la comunicación general y la colaboración del equipo.

Ejemplos de canales y aplicaciones para utilizar

A medida que el trabajo remoto se vuelve cada vez más frecuente, surgen nuevas soluciones de comunicación remota todos los días.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de canales y aplicaciones que puedes incorporar a tu rutina laboral diaria:

• Correo electrónico (por ejemplo, Gmail) — para correspondencia escrita a la que puedes recurrir siempre que lo necesites,
• Aplicación de chat de equipo (por ejemplo, Pumble) — para interacciones diarias entre miembros del equipo,
• Chat de vídeo (por ejemplo, Zoom) — para todo tipo de reuniones, tanto individuales como grupales,
• Wiki de la empresa (por ejemplo, Confluence) — para detallar las políticas y los procedimientos de la empresa,
• Plataformas de gestión de proyectos (por ejemplo, Trello) — para comunicar detalles del proyecto, delegar tareas y realizar un seguimiento del progreso,
• Herramientas de presentación (por ejemplo, Prezi) — para presentar nuevas ideas, informes y soluciones al resto del equipo,
• Boletín informativo (por ejemplo, TinyLetter) — para actualizaciones periódicas y noticias de la empresa,
• Servicio de intercambio de archivos (por ejemplo, Google Drive) — para compartir y colaborar en varios tipos de proyectos basados ​​en documentos.

Paso 6: Asegúrate de que todos tengan las herramientas y los recursos adecuados

Dependiendo de las responsabilidades de cada miembro del equipo, debes proporcionarles el equipo adecuado para que puedan trabajar cómodamente desde casa. La comunicación eficaz a distancia depende totalmente de la tecnología que tenga a mano el equipo.

Algunas empresas recurren al modelo BYOD (trae tu propio dispositivo, o bring your own device en inglés), que permite a los empleados utilizar sus propios ordenadores portátiles y otros dispositivos tecnológicos. Otras proporcionan todo el equipo a sus empleados.

Sin embargo, aunque el BYOD es menos caro para la empresa, es cuestionable si realmente merece la pena, ya que puede encontrarse con los siguientes problemas:

• Tasas de productividad más bajas debido a un equipo inadecuado (por ejemplo, antiguo, desgastado o inadecuado),
• Riesgo de fugas de datos, ataques de malware y otras infracciones de seguridad debido a un software de seguridad inadecuado,
• Dificultad para instalar determinado software, por ejemplo, el ordenador portátil de un empleado es un modelo antiguo que no es compatible con la versión más reciente del programa,
• Recuperación de datos fallida cuando un empleado deja la empresa, ya que todo está en su ordenador personal.

¿Qué equipamiento proporcionar a tu equipo remoto?

Dependiendo del tipo de trabajo que realicen, puedes equipar a tu equipo remoto con los siguientes elementos:

• Ordenador portátil o de escritorio,
• Monitor adicional (por ejemplo, para diseñadores),
• Auriculares,
• Audífonos,
• Cámara dedicada,
• Teclado,
• Ratón,
• Concentrador USB, y
• Cargadores.

Debes preinstalar cualquier software que utilice tu empresa, así como implementar medidas de seguridad, como software antivirus, y minimizar el riesgo de una violación de seguridad.

Además de estos equipos comunes, también puedes decidir proporcionar lo siguiente:

• Silla y escritorio,
• Escritorio de pie,
• Soporte para portátil, y
• Lámpara de escritorio.

Lo único que el empleado debe proporcionar es una conexión WiFi estable para que pueda trabajar y asistir a reuniones sin interrupciones. De esta manera, te aseguras de que todos tengan el mismo punto de partida y estén bien conectados con el resto del equipo.

Paso 7: Obtén feedback de los empleados sobre la nueva política de comunicación

Recibir comentarios frecuentes de tu equipo remoto es esencial para el éxito de tu plan de comunicación. De hecho, debería estar tan arriba en tu lista de prioridades que deberías implementarlo en el propio plan y programarlo regularmente.

Puedes utilizar las mismas preguntas y procesos de evaluación que hemos descrito en el Paso 2. De esa manera, obtendrás una comparación lado a lado de tus prácticas anteriores con las nuevas y tendrás una mejor idea de lo que ha cambiado.

También obtendrás una idea de cómo se sienten los empleados sobre la nueva política y si ha mejorado su satisfacción general en el lugar de trabajo.

Paso 8: Revisa y modifica el plan periódicamente

Una excelente manera de evaluar el éxito del plan de comunicación implementado es utilizar el marco de evaluación de la OCDE para determinar el valor de cualquier cambio recientemente adoptado. El marco consta de seis criterios con los que debes comparar tu plan:

• RELEVANCIA — ¿Está el plan funcionando correctamente? ¿Tu plan de comunicación aborda los problemas correctos? ¿Abarca todo lo que debería cubrir?
• COHERENCIA — ¿Cómo encaja el plan? ¿El plan se alinea con la cultura de tu empresa? ¿Se adapta verdaderamente a las necesidades diarias de tu equipo remoto?
• EFECTIVIDAD — ¿El plan está logrando los objetivos correctos? ¿El plan está contribuyendo a alcanzar los objetivos generales de la empresa? ¿Está logrando lo que se propuso hacer?
• EFICIENCIA — ¿Qué tan bien utiliza los recursos? ¿Las nuevas pautas de comunicación son eficientes en términos de tiempo? ¿Las aplicaciones o canales prescritos se utilizan en exceso o en defecto?
• IMPACTO — ¿Qué diferencias ha logrado el plan? ¿Cuáles son los efectos del plan hasta ahora? ¿Cómo ha afectado positiva o negativamente a tu equipo remoto y al flujo de trabajo de la empresa?
• SOSTENIBILIDAD — ¿Son sostenibles los beneficios del plan? ¿Durarán? ¿Tu sistema interno tiene la capacidad de seguir adhiriéndose al plan?

Entonces, si el plan pasa los seis criterios, demuestra su valor y puedes continuar usándolo. Por supuesto, siempre hay margen de mejora, por lo que es mejor revisar y modificar periódicamente tu plan. Esto es especialmente importante si tienes un equipo en crecimiento: tus necesidades de comunicación casi con certeza cambiarán con el tiempo.

¿Cómo pueden los líderes virtuales garantizar una comunicación eficaz con los trabajadores remotos?

El liderazgo virtual puede ser mucho más desafiante que el liderazgo tradicional, ya que los líderes virtuales deben abordar los desafíos y las barreras de comunicación que imponen las tres distancias de la comunicación en línea de las que hemos hablado anteriormente.

Lo primero en lo que deben pensar es en elegir el estilo de liderazgo adecuado para dirigir su equipo remoto. Afortunadamente, hay investigaciones que pueden ayudarlos a tomar la decisión correcta.

En concreto, un estudio titulado “Remote Leadership, Communication Effectiveness and Leader Performance” de Derrick J. Neufeld, Zeying Wan y Yulin Fang ha descubierto que hay dos estilos que se adaptan mejor a los gerentes virtuales en términos de eficacia de la comunicación:

• Estilo de liderazgo transformacional — Un estilo orientado a la innovación. Los líderes transformacionales tienen como objetivo inspirar y motivar a su equipo, así como fomentar ideas nuevas y trabajo independiente. Fomentan un fuerte espíritu de equipo y una profunda confianza entre los empleados.
• Liderazgo transaccional de recompensa contingente — Un estilo orientado a objetivos. Los líderes TCR (del inglés, Transactional contingent reward) tienen como objetivo motivar a través de un sistema de recompensas. Aunque el estilo transformacional suele preferirse y se le da prioridad sobre este estilo, el estudio ha demostrado que ambos son muy eficaces en términos de promover una comunicación saludable en sus equipos, siempre que demuestren un fuerte comportamiento de liderazgo.

Sin importar el estilo de liderazgo general, existen algunas prácticas que los gerentes pueden adoptar para una comunicación efectiva mientras trabajan de forma remota. Por eso, aquí se presentan algunas estrategias esenciales de comunicación en equipo remoto para líderes virtuales.

1. Establecer objetivos claros

Lo que mejor saben los líderes transaccionales es la importancia de establecer objetivos y expectativas claros. Puedes dar la bienvenida a la innovación y al pensamiento innovador, pero los objetivos claros facilitan la estructuración de la comunicación con los empleados remotos, así como el seguimiento de su progreso.

Cuando los empleados no saben exactamente qué se espera de ellos, pueden tener dificultades para completar sus tareas. El problema es que, como hemos visto, los empleados remotos a menudo se muestran reacios a comunicar sus problemas, lo que puede generar malentendidos, incumplimiento de plazos y una disminución general de la productividad.

2. Ser preciso en la comunicación

No es necesario que seas conciso y evites comunicar demasiada información, sólo asegúrate de que sea la información correcta. Comunicar demasiado no es lo mismo que desviarse del tema, caer en una digresión prolongada y nunca volver al tema.

Practica cómo hacer una presentación de manera precisa y organizar tu discurso de manera que sea fácil de seguir y comprender. Como no puedes estar encima de tu equipo mientras trabaja, debes asegurarte de que comprendan la tarea desde el principio si quieres ser eficiente.

3. Tener una política de puertas abiertas

Como líder virtual, debes comprender la importancia de una política de puertas abiertas. Anima activamente a tu equipo a que se comunique contigo siempre que necesite tu ayuda y orientación. Muéstrate accesible y déjales en claro que pueden acudir a ti con cualquier pregunta o inquietud, sin importar cuán grande o pequeña sea.

Por supuesto, eso también significa que debes brindar feedback oportuno y asegurarte de que sean escuchados y comprendidos. En tu plan de comunicación, puedes especificar el mejor momento para comunicarse contigo, así como tu tiempo de respuesta habitual.

4. Mantener un contacto regular

Como la comunicación en equipos remotos tiende a disminuir si no trabajas activamente en ella, debes ser proactivo en cuanto a mantener un contacto regular con tu equipo. Asegúrate de comunicarte con ellos diariamente y considera tener reuniones individuales semanalmente o quincenalmente si es posible.

Si tu equipo es grande o no tienes tiempo para organizar reuniones individuales con tanta frecuencia, puedes simplemente enviarles mensajes privados de vez en cuando para ver cómo les está yendo. Si tus procesos son efectivos, es probable que la mayoría de ellos estén funcionando bien, por lo que ahorrarás tiempo al concentrarte en aquellos que necesitan ayuda, mientras que todos se sentirán vistos y apreciados.

5. Fomentar una cultura de transparencia

Un flujo de información abierto y transparente es esencial para el éxito de un equipo remoto. Si todos tienen acceso a todos los sistemas, bases de datos y otras herramientas relevantes de la empresa y eres transparente sobre las prácticas y los procesos de la empresa, fomentarás un entorno de confianza y apertura.

6. Demostrar que te preocupas por los demás a nivel humano

Si bien debes verificar periódicamente el progreso de su trabajo, también debes preocuparte por los miembros de tu equipo a nivel humano y expresar ese interés. Uno de los mayores desafíos del trabajo remoto es no poder establecer una relación genuina con otros miembros del equipo, así que asegúrate de preguntarles también sobre sus vidas fuera del trabajo.

Sentirse vistos como seres humanos y no solo como tus empleados ayudará a los miembros de tu equipo a encontrar un sentido de pertenencia.

Agiliza la comunicación remota con Pumble

Trabajar en un entorno en el que tus compañeros de equipo se encuentran físicamente a distancia puede parecer un serio obstáculo para una comunicación eficaz. 

Pero, si utilizas las herramientas adecuadas (como Pumble, una aplicación de comunicación en equipo), todos pueden disfrutar de los beneficios del trabajo remoto sin sacrificar la calidad de la comunicación interpersonal.

Pumble mantiene a los equipos conectados a través de su interfaz intuitiva y sus sólidas funciones, como:

• Mensajes directos, 
• Canales,
• Hilos, y
• Videoconferencias.

El uso de Pumble puede optimizar la comunicación de los equipos remotos al fomentar una colaboración fluida y minimizar las complicaciones derivadas de los malentendidos. 

Como resultado, establecerás un entorno de trabajo en el que prospere la comunicación eficaz y te ayude a desarrollar un excelente trabajo en equipo, incluso si tu estación de trabajo no está ubicada junto al escritorio de tu compañero de equipo, sino a un par de cuadras de distancia o incluso en otro continente. 

Referencias

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