Una buena comunicación en equipo facilita el trabajo en equipo, tanto en la oficina como de forma remota. Con la interfaz clara y las funciones de chat en tiempo real de Pumble, los equipos pueden conectarse al instante. Al tener toda la comunicación y la colaboración en un solo lugar, los equipos pueden mantenerse transparentes y productivos sin importar cuándo o desde dónde trabajen.
Pumble es una aplicación de mensajería empresarial que facilita enormemente la comunicación en equipo presencial, híbrida y remota. Usar Pumble te evitará quedarte atascado en interminables conversaciones de texto o correo electrónico. Además, Pumble es accesible en múltiples plataformas como macOS, Linux y Windows, lo que garantiza una amplia compatibilidad para usuarios de diferentes sistemas operativos.
En esta guía, te presentaremos la comunicación en equipo en Pumble y resaltaremos su importancia para un trabajo en equipo exitoso.
Luego, te brindaremos una descripción general de las características clave de Pumble que facilitan la comunicación efectiva del equipo:
- Canales,
- Hilos,
- Videoconferencias,
- Mensajes de voz y vídeo,
- Mensajes programados,
- Búsqueda,
- Notificaciones, y
- Invitados.
Nos centraremos en los principales beneficios de Pumble para la comunicación en equipo y ofreceremos algunos consejos sobre cómo empezar a tener una comunicación eficaz en equipo.
Paso 1: Crea tu sede digital
Como con cualquier app, tendrás que seguir algunos pasos para configurar todo y comenzar tu experiencia con Pumble con éxito:
- Crea una cuenta,
- Invita a los miembros de tu equipo, y
- Configura los canales que necesites.
Crea una cuenta de Pumble
El primer paso en tu experiencia con Pumble es crear un espacio de trabajo. Como Pumble forma parte de CAKE.com Suite, lo primero que debes hacer es crear una cuenta de CAKE.com. Al crearla, tendrás acceso a otras apps de CAKE.com: Clockify y Plaky.
Una vez que termines de configurar tu cuenta de CAKE.com, puedes empezar a crear tu espacio de trabajo en Pumble. Para facilitar tu experiencia, Pumble cuenta con apps para Windows, Mac y Linux, así como apps móviles para iOS y Android.
Después de descargar las apps que quieras, introduce tu correo electrónico como primer paso o simplemente continúa con Google. Si vas con tu correo electrónico, lo siguiente es revisar tu correo donde recibirás un código de verificación (ya que conecta tu cuenta de correo con el espacio de trabajo) e introducirlo en el modal.
Ahora, introduce el nombre de la empresa/equipo y haz clic en Crear espacio de trabajo.
¡Listo! Ya tienes tu espacio de trabajo de Pumble y tus primeros canales: #general y #random.
Puedes continuar configurando tus canales, perfil e información principal.
Invita a los miembros de tu equipo
Invitar a los miembros de tu equipo a tu espacio de trabajo de Pumble es rápido y sencillo. En la versión de escritorio o la aplicación web, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo en la esquina superior izquierda y selecciona "Invitar personas". En la aplicación móvil, pulsa el icono de menú y selecciona "+Invitar personas".
Ahora puedes elegir cómo invitar a tu equipo. Hay dos maneras: por correo electrónico y mediante un enlace.
Si eliges el correo electrónico, introduce las direcciones de correo electrónico de las personas que quieres añadir y haz clic en "Enviar invitación".
La otra opción es invitar a las personas mediante un enlace. Copia el enlace y compártelo con tu equipo por chat, correo electrónico o cualquier otro canal.
🎓 Consejo Pro de Pumble
Utiliza el enlace de invitación cuando quieras añadir a un grupo más grande de personas rápidamente.
Configura los canales que necesites
Ahora que has creado tu espacio de trabajo y tienes tus dos canales predeterminados, es hora de crear más canales. Puedes crear canales que se adapten a tus necesidades y dividirlos en categorías dedicadas a proyectos, equipos o cualquier otra categoría que consideres importante para tu negocio.
Pumble tiene dos tipos de canales.
Los canales públicos están abiertos a todos en la organización, mientras que los canales privados están restringidos a miembros seleccionados e invitados.
Esta estructura permite a los equipos balancear la transparencia y la confidencialidad, asegurando que la persona adecuada tiene acceso a la información correcta.
Una de las principales ventajas de los canales es que permiten a los miembros del equipo encontrar y responder rápidamente a información esencial.
Los canales te ayudan a centralizar todas las conversaciones sobre un proyecto o tarea específicos, lo que facilita informar a los miembros del equipo sobre las últimas novedades. Los canales también facilitan el acceso a información específica, permitiendo a los miembros del equipo encontrar lo que necesitan rápidamente sin tener que lidiar con cadenas de correos electrónicos desordenados.
Paso 2: Organiza las conversaciones con canales
Una de las mayores ventajas de Pumble es la posibilidad de organizar la comunicación del equipo en canales.
A diferencia de los mensajes directos, que son más adecuados para conversaciones individuales o en grupos pequeños, los canales de Pumble ofrecen un espacio dedicado a debates temáticos.
El uso de canales en Pumble ayuda a los equipos a mantenerse concentrados, colaborar y mantener la información importante accesible para quien la necesite.
Algunas ventajas generales de usar canales:
- Comunicación transparente y centralizada, accesible para los miembros actuales y futuros del equipo,
- Historial de mensajes y archivos permanente y con función de búsqueda,
- La navegación por canales permite a todos descubrir canales públicos a los que unirse.
Por qué los canales son importantes para la comunicación en equipo
Cuando todas las conversaciones se realizan en canales privados o mensajes directos, encontrar información se vuelve rápidamente difícil.
Los canales resuelven este problema agrupando mensajes, archivos y discusiones en torno a temas, proyectos o equipos específicos.
Esta estructura ayuda a:
- Reducir la interferencia separando las conversaciones informales de las actualizaciones relacionadas con el proyecto,
- Facilitar la incorporación de nuevos miembros al equipo, ya que pueden consultar el historial del canal,
- Fomentar la colaboración entre departamentos sin perder el foco.
Se puede acceder a los canales públicos en Pumble a través de "Todos los canales" en la barra lateral. Todos los miembros del equipo pueden unirse a los canales públicos y acceder a toda la información publicada en ellos.
De este modo, los canales públicos promueven la transparencia al garantizar un intercambio de conocimientos más eficiente dentro de una organización. Se utilizan para la comunicación en equipo en un componente específico del proyecto, como marketing. Por ejemplo, todas las discusiones sobre el progreso de marketing del proyecto se llevan a cabo en el canal #marketing.
Los canales privados, por otro lado, se utilizan para conversaciones delicadas y confidenciales. Sólo aquellos que estén invitados pueden ver el canal o encontrar su contenido en la búsqueda. Las personas deben ser agregadas a un canal privado por alguien que ya sea miembro del canal. Los mensajes o archivos publicados en un canal privado solo pueden ser buscados por miembros de ese canal.
🎓 Consejo Pro de Pumble
Cuando creas un canal, puedes decidir si será público o privado. Solo el propietario o el administrador pueden cambiarlo de público a privado y viceversa.
Prácticas recomendadas para nombrar canales
Usar nombres de canales claros es esencial para que tu espacio de trabajo sea intuitivo. Un buen sistema de nombres garantiza que cualquiera pueda encontrar rápidamente el canal adecuado y comprender su propósito.
Aquí tienes algunas prácticas recomendadas:
- Usa prefijos para categorizar los canales. Por ejemplo: equipo - para canales de departamentos (equipo-marketing), diversión - para conversaciones sociales o no laborales (diversión-música).
- Mantén nombres breves y descriptivos para que sean fáciles de leer (límite de 80 caracteres).
- Evita los duplicados para prevenir confusiones.
- Establece reglas para nombrar los espacios de trabajo de modo que todos puedan seguir el mismo protocolo.
Tener nombres consistentes e intuitivos facilitará mucho la navegación por los canales de Pumble.
Gestión de canales
Crear canales es solo el principio. Para sacar el máximo provecho de los canales de Pumble, también necesitas administrarlos eficazmente. La gestión de canales garantiza que las conversaciones se mantengan organizadas, accesibles y relevantes a lo largo del tiempo.
En Pumble, cualquier miembro que no sea invitado puede crear canales públicos y privados.
Al crear un nuevo canal, se te pedirá que le des un nombre y, opcionalmente, una descripción. Aunque la descripción pueda parecer un detalle insignificante, ayuda a los nuevos miembros a comprender de inmediato el propósito del canal.
Una vez creado un canal, sus miembros pueden empezar a intercambiar mensajes, compartir archivos, unirse a llamadas y colaborar en un solo lugar.
Con el tiempo, es posible que el propósito de un canal cambie. Por ejemplo, lo que comenzó como un espacio de proyecto temporal puede convertirse en un canal departamental a largo plazo. En estos casos, Pumble te permite editar el nombre y la descripción del canal para reflejar mejor el rol actual. Solo el creador del canal, o en algunos casos el propietario, tiene la capacidad de renombrar o ajustar los canales predeterminados.
Finalmente, la gestión de canales también implica establecer límites de participación. En canales donde la claridad es fundamental, como el canal #general los administradores pueden limitar los permisos de publicación para que solo ciertas personas puedan compartir actualizaciones. Esto evita la saturación y garantiza que la información clave no quede oculta en conversaciones informales.
Paso 3: Enfoca las discusiones con hilos
Los hilos en Pumble pueden ser tu mejor aliado si los usas correctamente. Un simple mensaje en hilo puede aportar mucho orden a tus canales.
Además, puedes responder dentro del hilo, reaccionar a un mensaje o etiquetar a un miembro de tu equipo.
Pero empecemos por la principal ventaja de los hilos en Pumble.
En lugar de publicar numerosas respuestas directamente en el canal o mensaje directo, puedes iniciar un hilo respondiendo al mensaje específico.
Los hilos se pueden usar para:
- Mantener el canal de anuncios claro y ordenado,
- Reducir la necesidad de mensajes directos manteniendo la fluidez dentro de un hilo, y
- Mantener a los miembros importantes del equipo involucrados en la discusión usando @menciones en los hilos.
¿Cómo usar los hilos de Pumble?
Usar los hilos de Pumble es bastante sencillo. Tanto en un ordenador como en un dispositivo móvil, usar los hilos es igual.
En tu teléfono móvil, mantén presionado el mensaje al que deseas responder y toca el ícono "Responder en el hilo". Escribe el mensaje y envíalo.
En tu teléfono móvil, mantén presionado el mensaje al que deseas responder y toca el ícono "Responder en el hilo". Escribe el mensaje y envíalo.
Para ver todos tus hilos, ve a la barra lateral y, en la parte superior, verás la opción "Hilos". Todos los hilos con respuestas sin leer aparecerán en la parte superior de la lista. En la vista de Hilos, tienes un par de opciones:
- Responder a cualquier hilo,
- Haz clic en el nombre del canal en la cabecera del hilo para ver el mensaje original,
- Haz clic en el icono de tres puntos para dejar de seguir un hilo, y
- Selecciona "Desactivar notificaciones de respuestas" para completar la acción.
¿Cuándo usar hilos y cuándo responder en un canal?
Cuando se puede elegir dónde enviar un mensaje, iniciar un hilo o simplemente responder en un canal, hay que tener en cuenta un par de cosas. Primero, comprobar si hay una discusión activa en un canal. Después, considerar cuántas personas hay en el canal y si tu respuesta será relevante para todas.
Cuando tienes un equipo y tus canales están muy concurridos, la única solución lógica es usar hilos para evitar saturar el canal y mantener la discusión sobre temas específicos en un solo lugar. Sin saturar el canal ni mensajes desordenados, el equipo está contento.
Los hilos también pueden ayudar a reducir el uso de mensajes directos para preguntas y respuestas. En su lugar, las preguntas se pueden publicar en hilos de canales públicos, donde los detalles son transparentes y accesibles.
Un uso importante de los hilos en Pumble dentro de un canal es enviar un mensaje directamente a un canal. Esto puede ser muy útil cuando se toman decisiones importantes en un hilo. Marca la casilla "Enviar también a #canal" y tu mensaje se enviará a un canal y notificará a todos sobre la decisión tomada.
¿Cómo seguir un hilo en Pumble?
Al responder a un hilo, automáticamente empiezas a seguir todas las respuestas y recibes notificaciones. ¿Pero qué pasa si quieres seguir un hilo pero no responder? Claro que puedes.
Ve al hilo, pulsa los tres puntos y elige "Notificarme sobre nuevas respuestas". Así recibirás notificaciones cada vez que alguien responda a este hilo.
Dejar de seguir un hilo
Dejar de seguir un hilo en Pumble es muy fácil. Pasa el cursor sobre el mensaje original y haz clic en los tres puntos. Selecciona la primera opción - "Desactivar las notificaciones sobre respuestas".
De repente, tus notificaciones estarán un poco más despejadas y podrás centrarte en los hilos más relevantes.
Marcar hilos como no leídos
¿Qué hacer si siempre se envían respuestas importantes en hilos, pero tienes mucho trabajo y sólo puedes dedicarte a ello más tarde? Pues, es fácil. Puedes marcar los hilos a los que necesitas volver más tarde como no leídos.
Para marcar un hilo como no leído, usa el menú de tres puntos y selecciona "Marcar como no leído". Si notas que esto sucede con frecuencia, siempre hay una opción más - Recordar.
Opción Recuérdame sobre las respuestas del hilo
Selecciona la hora a la que quieres que te recuerde sobre la respuesta del hilo.
Para un mensaje regular, puedes elegir entre:
- 20 minutos,
- 1 hora,
- 3 horas,
- Mañana (9:00 a.m.),
- La semana que viene (lunes a las 9:00 a.m.), y
- Personalizado: elige cuándo quieres que te notifique.
Para seleccionar la hora a la que quieres que te recuerde, coloca el cursor sobre la respuesta del hilo y selecciona "Recuérdame sobre esto".
Al usar esta opción correctamente, básicamente creas una lista de tareas. Cada vez que llegue la hora seleccionada, recibirás un mensaje de Pumblebot recordándote tu tarea programada.
Paso 4: Domina la comunicación en tiempo real y asincrónica
¿Qué es la comunicación asincrónica?
En pocas palabras, la comunicación asincrónica es aquella que no ocurre en tiempo real. Esto significa que los miembros del equipo pueden compartir todo en una herramienta de comunicación, pero no necesitan ni esperan una respuesta inmediata.
Ejemplos de comunicación asincrónica son:
- Mensajes de texto,
- Mensajes instantáneos,
- Correo electrónico, o
- Videos grabados.
Por otro lado, la comunicación en tiempo real ocurre en tiempo real.
Para una comunicación eficaz en el trabajo, las empresas necesitan practicar tanto la comunicación asincrónica como la comunicación en tiempo real. Un estudio reciente reveló que el 70% de los encuestados considera valioso tener reuniones de toma de decisiones en tiempo real.
Videoconferencias
En Pumble puedes tener dos tipos de reuniones: videoconferencias y reuniones de voz. Con las videoconferencias de Pumble, puedes hacer llamadas y conectarte con cualquier miembro de tu equipo. Puedes conectarte por vídeo, ya sea individual o en grupo. Para tener una reunión individual, puedes enviar un enlace a un compañero o simplemente llamar haciendo clic en el ícono de la cámara en el chat.
Para reuniones grupales, es mucho mejor utilizar un enlace de reunión. Enviar un enlace te ayuda a invitar solo a las personas relevantes. En la mayoría de los casos, no necesitarás que todos los miembros del canal estén en una llamada.
Otra forma de unirse a una reunión es a través de Google Calendar. Cuando alguien programa una reunión en Pumble, la integración de Google Calendar puede notificarte que tu reunión comienza en un minuto. De esta manera, nunca te perderás ninguna reunión. Simplemente haz clic en el enlace y estarás en la reunión.
Con Pumble, puedes conectarte fácilmente con los miembros de tu equipo, clientes o socios a través de videoconferencias de alta calidad, sin importar dónde te encuentres.
Es perfecto para equipos remotos, porque permite que todos estén sincronizados y fomenta una sensación de presencia real, tal como lo haría estar en la misma habitación.
Las llamadas de videoconferencia se pueden iniciar desde cualquier canal o conversación directa en Pumble.
Puedes iniciar una videollamada o unirte a una.
Llamadas de voz
Cuando se trata de llamadas de voz, te unirás a ellas con la cámara apagada y solo el micrófono estará encendido. En lugar de ver la gente, solo escucharás voces y verás sus fotos de perfil en Pumble.
Para llamar a cualquier persona en tu espacio de trabajo de Pumble, solo tienes que abrir la conversación con esa persona y hacer clic en el ícono del teléfono para iniciar una llamada de voz. Al igual que con las videollamadas, es mucho mejor enviar un enlace de reunión en una llamada de voz si quieres realizar una llamada grupal para que todos los participantes puedan unirse.
Organiza reuniones de equipo en Pumble
Pantalla compartida
Pumble permite a todos los participantes de la reunión compartir su pantalla completa, solo una ventana o pestañas específicas.
En la mayoría de los casos, los participantes compartirán una pantalla cuando quieran:
- Presentar: compartir diapositivas, documentos o cualquier otro recurso visual para complementar su presentación,
- Organizar demostraciones: mostrar cómo usar un software específico,
- Colaborar en tiempo real: trabajar juntos en un documento o proyecto, o
- Solucionar un problema: ayudar a alguien a resolver un problema técnico viendo su pantalla.
Al compartir pantalla en Pumble, puedes mejorar la forma en que tú y tus compañeros de equipo trabajáis juntos a distancia. Con la posibilidad de compartir la pantalla y colaborar desde cualquier lugar, tu equipo puede ser más productivo y eficiente al completar las tareas.
¿Cómo usar los mensajes programados?
Al trabajar a distancia, es muy probable que trabajes con compañeros de todo el mundo. Probablemente no tengas el mismo horario ni los mismos hábitos. O puede que algunos de tus compañeros más cercanos decidan trabajar fuera del horario laboral habitual, pero no quieran molestarte en tu tiempo libre.
En todos estos casos, la solución ideal son los mensajes programados. Los mensajes se enviarán a la hora que selecciones sin interrumpir el tiempo libre de nadie.
Programar mensajes en Pumble es sencillo:
- Escribe el mensaje que quieres compartir por mensaje directo o en un canal,
- Haz clic en la flecha junto al botón de envío, y
- Selecciona la hora de envío.
También puedes configurar una fecha y hora personalizadas para el envío (por ejemplo, si le envías un mensaje a un compañero que está de vacaciones y sabes cuándo volverá).
Otra opción es configurar un mensaje recurrente. Los mensajes recurrentes te permiten programar mensajes que se enviarán automáticamente a intervalos regulares a usuarios específicos.
Con esta función, no tienes que enviar mensajes repetidos a los miembros del equipo, ya que puedes configurar los mensajes recurrentes una vez y Pumble se encargará del resto.
Una vez que configures la hora y la fecha, el siguiente paso es elegir la frecuencia del mensaje:
- Diariamente,
- Semanalmente,
- Quincenalmente,
- Mensualmente,
- Trimestralmente,
- Anualmente, o
- Cada día laborable.
Después de elegir cuándo quieres que se envíe el mensaje, puedes elegir cuándo finaliza. También hay algunas opciones:
- Después de ciertas ocurrencias, o
- Fecha específica.
Una vez configurado todo, ve a "Programar un mensaje" y está listo.
Después de programar el mensaje, aparecerá una línea de información en el mensaje directo/canal indicando que se enviará.
Haz clic en la opción "Ver todos los mensajes programados" para ver la lista y el contenido de todos los mensajes programados y borradores.
Si quieres hacer cambios, simplemente coloca el cursor sobre tu mensaje programado y haz clic en el ícono del lápiz a la derecha, que representa la edición. Esto te permite modificar el contenido del mensaje antes de enviarlo.
También puedes cambiar la fecha y la hora de tus mensajes programados si lo necesitas. Pasa el cursor sobre tu mensaje programado y haz clic en el ícono junto al ícono de edición.
La lista de todos los mensajes programados también está disponible en la sección Borradores y Programados de la barra lateral.
Uso de mensajes de voz
Imagina que tienes prisa y necesitas enviar un mensaje rápido a tus compañeros de trabajo. Pero, en lugar de escribirlo, puedes enviar un mensaje de voz a un canal donde todos puedan acceder.
Cuando el mensaje es demasiado largo o complejo, los mensajes de voz pueden ser una forma más eficiente de comunicarse. Además, hablar es más rápido que escribir, especialmente cuando estás fuera de casa.
Usando mensajes de voz, puedes ajustar tu tono de voz y hacer que un mensaje sea más personal y memorable. Todos sabemos lo importante que es adaptar un mensaje para que se entienda como lo deseas. Para algunas personas, los mensajes de voz son su forma de comunicación más común a diario.
La mayoría de las herramientas de comunicación y colaboración en equipo, como Pumble, facilitan la grabación y escucha de mensajes de voz.
Así es como se hace en Pumble:
- Abre el canal o MD donde deseas enviar el mensaje de voz.
- Pulsa el ícono del micrófono.
- Empieza a grabar tu mensaje.
- Cuando termines de grabar, pulsa la marca de verificación.
- Añade un mensaje de texto a tu mensaje de voz si lo deseas.
- Envía el mensaje.
Uso de mensajes de vídeo
Incluso más que los mensajes de voz, los mensajes de vídeo te permiten explicar ideas complejas, presentar propuestas y aclarar objetivos de una manera que otros formatos de mensajería no pueden. Ya sea que esté presentando un nuevo producto o informando a tus colegas sobre los últimos resultados de una campaña, el vídeo garantiza que tu mensaje destaque.
Además, los mensajes escritos suelen carecer de claridad, lo que requiere mucho seguimiento. Los mensajes de vídeo, en cambio, ofrecen una comunicación clara y concisa, ahorrando tiempo a todos los involucrados.
Al enviar un mensaje de vídeo personalizado a tus compañeros, no tienen que rebuscar entre los mensajes. Ven tu cara, escuchan tu voz y entienden el contexto en segundos.
Y, a pesar de todo, la zona horaria no importa. Tú envías un mensaje de vídeo y ellas lo ven cuando quieran. Es efectivo, eficiente y productivo a la vez.
Estos son los pasos que debes seguir para grabar y reproducir mensajes de vídeo en Pumble:
- Abre la aplicación Pumble en tu dispositivo y navega hasta el canal o mensaje directo donde quieres enviar el mensaje de vídeo.
- Haz clic en el ícono de "Cámara" junto al cuadro de mensaje de voz.
- Haz clic en el botón rojo "Grabar" para comenzar a grabar tu mensaje de vídeo.
- Graba tu mensaje presionando el botón y hablando al micrófono de tu dispositivo. Puedes grabar hasta 5 minutos.
- Una vez que termines de grabar, selecciona el botón "Detener". Tendrás la opción de previsualizar tu mensaje de vídeo antes de enviarlo.
- Haz clic en el botón "Listo" para compartir tu mensaje de vídeo en el canal o mensaje directo seleccionado.
- Puedes introducir texto en el cuadro de texto para enviarlo junto con el vídeo.
Graba y envía mensajes de vídeo y voz con Pumble
Paso 5: Crea la base de conocimiento de tu equipo con función de búsqueda
En Pumble, tienes acceso ilimitado a tus mensajes y archivos por defecto, sin límites.
Esto significa que puedes buscar en todas tus conversaciones en cualquier momento. A diferencia de muchas herramientas de comunicación en equipo que tienen diferentes límites para las conversaciones pasadas a menos que actualices, Pumble te ofrece un historial de mensajes ilimitado en el plan GRATUITO.
Esto puede convertir a Pumble en una base de conocimiento permanente y con función de búsqueda para tu empresa.
Y buscar en Pumble significa:
- No habrá más mensajes o archivos perdidos.
- No hace falta preguntar "¿Dónde hablamos de esto?".
- Acceso instantáneo a decisiones, enlaces y documentos compartidos.
Historial de mensajes ilimitado = Búsqueda ilimitada
La mayoría de las plataformas de colaboración restringen el historial de mensajes en los planes gratuitos, lo que significa que sólo puedes buscar en los mensajes más recientes. Si los detalles o documentos de un proyecto se compartieron hace meses, se perderán a menos que actualices tu plan.
Con Pumble, no existe esa barrera. El plan gratuito incluye un historial de mensajes ilimitado, para que tu equipo pueda buscar en toda la cronología de las conversaciones de tu empresa. Desde el primer día hasta el quinto año, no se pierde nada.
Esto convierte la búsqueda en Pumble no solo en una función, sino en el pilar de la estrategia de gestión del conocimiento de tu empresa.
Al combinarse con un historial de mensajes ilimitado, la búsqueda en Pumble ofrece valor a largo plazo para toda la empresa:
- Una base de conocimiento dinámica — cada decisión, lluvia de ideas o archivo compartido está disponible permanentemente.
- Incorporación más rápida — al buscar conversaciones antiguas, los nuevos empleados pueden ponerse al día con decisiones, proyectos y la cultura empresarial anteriores.
- Menos necesidad de compartir información — en lugar de pedir a los compañeros que compartan información, los miembros del equipo pueden encontrar las respuestas que necesitan.
- Transparencia del equipo — los equipos que trabajan en diferentes proyectos pueden seguir accediendo al conocimiento relevante.
- Cumplimiento a largo plazo — para sectores donde la documentación y el cumplimiento normativo son importantes, es esencial contar con un archivo de búsqueda de cada conversación.
¿Cómo funciona la búsqueda en Pumble?
La búsqueda en Pumble está diseñada para ser rápida, intuitiva y precisa, para que puedas encontrar lo que necesitas en segundos.
Así funciona.
Búsqueda por palabra clave
Escribe una palabra o frase específica para encontrar al instante todos los mensajes o archivos donde aparezcan. Es perfecto para seguir nombres de proyectos, detalles de clientes o tareas específicas.
Busca en todos los canales y mensajes directos
No importa dónde se haya producido una conversación (en un canal público, privado o un mensaje directo), Pumble la encontrará. Solo tienes que introducir el nombre del canal si lo conoces o el nombre de un compañero si buscas un mensaje directo, y eso es todo.
Busca archivos y enlaces
La búsqueda de Pumble también funciona con nombres de archivos y enlaces, para que puedas localizar rápidamente esa presentación o documento compartido hace meses.
Recomendaciones para aprovechar al máximo la búsqueda en Pumble
Para maximizar los beneficios de la búsqueda en Pumble, considera lo siguiente:
- Utiliza nombres de canal claros y consistentes (por ejemplo #proyectos-marketing, #clientes-macros, etc.) para que los resultados de búsqueda sean más significativos.
- Promueve nombres de archivo descriptivos al compartir documentos (por ejemplo q2-informe-presupuesto.pdf, version–final-2.pdf, etc.).
- Aprovecha el anclado de mensajes y los hilos para tomar decisiones importantes y luego usa la búsqueda para acceder a ellos más tarde.
Con el tiempo, Pumble puede convertirse en mucho más que una simple aplicación de mensajería. Puede convertirse en la memoria de tu empresa y en una base de conocimiento dinámica.
Paso 6: Gestiona tu enfoque y reduce el ruido
In today’s digital workplace, communication never stops. Messages, updates, and mentions can escalate quickly, making it difficult to separate what is urgent and what’s just noise. That’s why Pumble notifications are designed to keep you informed while protecting your focus.
With smart features like mentions, the do-not-disturb mode, channel muting, and the option to pause notifications, notification settings in Pumble give you full control — you decide when, where, and how you want to be notified.
Why Pumble notifications matter
Without the right notification settings, collaboration tools can become productivity killers. Constant pings distract from deep work, and important updates get buried in the flood of messages.
That’s why Pumble notifications are built to balance two key needs:
- Stay informed about what really matters, and
- Protect focus time by minimizing unnecessary distractions.
With unlimited messages already included on Pumble’s FREE plan, notifications work hand-in-hand with search to ensure you never miss critical information whether you see it in real time or look it up later.
To get the most out of notifications in Pumble, try these:
- Customize notifications by channel — keep urgent channels active and mute the rest,
- Use Do-not-disturb mode during deep focus hours,
- Encourage mentions only when input is necessary, and
- Pause notifications during meetings and presentations.
How Pumble notifications work
Flexible notifications in Pumble adapt to your role, team size, and working style.
Standard notifications
By default, Pumble notifies you when you have new messages in channels or direct messages. This ensures you’re always aware of active conversations.
Mentions in Pumble
One of the most powerful aspects of Pumble notifications is the way mentions are handled. In a busy workspace with multiple channels, thousands of messages can flow through daily. But not every message needs your attention. That’s where mentions make all the difference.
When a teammate types @yourname, you’re instantly notified. Even if the channel is muted or your general notifications are limited, Pumble ensures that mentions override those settings so you don’t miss something important.
Types of mentions in Pumble are:
- Channel-wide mentions — when you want to announce something important for everyone, use @channel or @here.
- Direct mention — notifies one specific person (e.g., @Emma) and it’s perfect when someone needs your input, review, or decision.
- Group mentions —when teams use user groups (e.g., @design-team) and want to be looped in without spamming anyone.
Based on types of mentions, best practices for them are:
- Use direct mentions when you need a clear response,
- Avoid overusing channel-wide mentions to prevent notifications fatigue,
- Establish team guidelines around when and how to mention people, and
- Encourage teammates to use mentions as a way of assigning responsibilities and not just for random updates.
Mentions essentially turns notification in Pumble into a prioritization system — instead of reacting to everything, you’re alerted only when it really matters.
Do Not Disturb mode
While staying informed is important, constant notifications can damage focus and increase stress. That’s why Pumble includes the Do Not Disturb mode, giving you the ability to silence notifications during specific times.
With the Do Not Disturb mode, you won’t receive pop-ups, sound, or third-party app notifications, but messages will still arrive in your workspace, waiting for you when you’re ready. This helps you take control of your workday, protect personal time, and maintain healthier boundaries.
Our recommendation is to use the Do Not Disturb mode:
- During deep work sessions — you can block notification for a few hours when you need total focus,
- In meetings and presentations — prevent distractions during important calls,
- After work hours — be sure you’re not pinged late at night or during weekends,
- During vacations and personal days — let colleagues send updates without disturbing your time off.
Benefits of the Do Not Disturb mode are:
- Reduces stress and helps avoid burnout,
- Encourages work-life balance in remote and hybrid teams,
- Prevent distractions while still keeping conversations stored and searchable,
- Allows colleagues to respect boundaries while keeping communication flowing.
🎓 Consejo Pro de Pumble
Even when the Do Not Disturb is enabled, you can review all missed mentions when you’re back online. Since mentions highlight what’s most relevant to you, you don’t waste time catching up on unimportant chatter.
Mute channels
Not every channel is equally important. For example, a casual #pets chat doesn’t require the same urgency as a #proj-deadline channel. With the mute channel settings, you can silence notifications from specific channels while still being able to check them on your own schedule.
Pause notifications
If you need uninterrupted focus, Pumble lets you pause notifications temporarily. Whether you’re writing, coding, or presenting, you won’t be disturbed until you choose to resume alerts.
Benefits of notifications in Pumble
When used intentionally, Pumble notifications help teams strike the right balance between responsiveness and productivity.
Here’s why they matter:
- Prioritize what matters most — mentions and custom notifications ensure you see the messages that are meant for you, without being bombarded by every minor update.
- Protect your focus time — with pause notifications and Do Not Disturb mode, you can block distractions when working on deep tasks.
- Reduce stress and burnout — by controlling your notifications, you can reduce anxiety caused by constant pings.
- Smarter communication — when teams know that mentions trigger notifications, they naturally become more mindful of how they tag colleagues.
- Flexible for different work styles — Pumble notifications will adapt your workflow, no matter what your position in a company is.
Paso 7: Colabora más allá de tu equipo principal
Modern teams rarely work in isolation. From freelancers and consultants to clients and vendors, external collaboration is essential for getting projects done.
But inviting outside partners into your team’s communication space can feel risky. Either you give them too much access or restrict them so much that collaboration becomes frustrating.
That’s where guests in Pumble make a difference. This feature lets you invite external partners to collaborate in a secure, flexible way, without disrupting your team’s internal workflow.
Whether you’re working with a designer, contractor, or long term client, guest access helps you manage transparency and speed.
As we know, the rise of remote work and distributed teams has blurred the lines between internal and external.
A marketing agency might work closely with a client’s in-house team. A software company might bring in freelance developers or consultants. A non-profit might partner with donors or sponsors.
Without the right setup, these collaborations can run between emails, files, and ad-hoc messaging apps. That creates silos, slows projects down, and increases the risk of miscommunication.
By inviting guests in Pumble, you centralize all collaboration, both external and internal, in one place. Everyone communicates within the same workspace, but with role-based access that keeps things safe and organized.
How guests in Pumble work
Guests in Pumble are special user roles designed specifically for people outside of your core company. Unlike full members, guests have limited access, ensuring they can only see what’s relevant to their work.
Pumble offers two types of guest access:
- Single-channel guests — these guests can access only one channel, where all relevant communication is kept in one place. This is perfect for short-term collaborations with freelancers or partners who only need to follow one specific project.
- Multi-channel guests — these guests can be added to several channels at once, allowing them to follow conversations across different projects or teams without becoming full workspace members. This role is perfect for long-term or multi-project collaborators.
🎓 Consejo Pro de Pumble
Guests can only initiate a DM with a member who’s in the same channel(s). Members, however, can initiate a DM with any guest, even if they’re not in the same channel.
Work smarter with shareable meeting links
With Pumble’s shareable meeting links, you can instantly set up a video call and send the link directly to an external partner — no downloads, no complicated setup.
Guests, clients, or freelancers can simply click the link and join the meeting directly in their browser or Pumble app.
This makes it easy to:
- Brainstorm ideas with clients without switching to another platform,
- Review deliverables with freelancers face to face and provide feedback instantly,
- Hold progress updates with external partners in a secure environment, and
- Replace third-party meeting tools and keep all collaboration in one place.
Because the link is shareable, even people who aren’t permanent members of your workspace can join your call. That means smoother collaboration and fewer barriers between you and your external partners.
Benefits of Guests in Pumble
Adding external partners as guests in your Pumble workspace creates a streamlined, secure way to collaborate.
Centralized communication with partners
Instead of switching between email, messaging apps, and third-party tools, everything lives in Pumble. Guests see all relevant updates in one place, messages, shared files, links, and pinned resources.
Improved transparency
Transparency is critical when working with clients and contractors. Guests in Pumble can see progress in real time, access project updates, and follow discussions without waiting for someone to update them.
Security and privacy
Unlike giving outsiders full members access, guest roles protect your internal workspace. Guests only see what they’re invited to, whether that’s a single project channel or multiple ongoing projects.
Faster feedback
When partners are added directly to project channels, they can give feedback instantly. No delays caused by back-and-forth emails. A designer can share a draft, a client can respond immediately, and the team can adjust on the spot.
Professionalism and trust
Inviting clients, vendors, and contractors into your Pumble workspace demonstrates professionalism. It signals that you’re confident enough to collaborate openly and that you value structured, transparent communication. Over time, that builds trust and stronger long-term relationships with external partners.
Construyendo equipos más fuertes a través de una mejor comunicación
Effective team communication isn’t just about exchanging messages. It’s about creating an environment where every team member feels connected, informed, and empowered to do their best work.
From organizing conversations in channels, to jumping on video calls, managing notifications, and collaborating with guests, modern tools transformed how teams and companies share information and move projects forward.
The real key of team communication lies in building communication habits that balance clarity, transparency and focus. Pumble brings all of these elements together in one place. By centralizing communication while keeping it simple and secure, Pumble helps teams of all sizes create the foundation for long-term success.
If you want your team to work more openly, efficiently, and confidently, the path starts with better communication and Pumble is here to support it.
Cómo revisamos esta publicación: Nuestros escritores y editores monitorean las publicaciones y las actualizan cuando hay nueva información disponible, para mantenerlas frescas y relevantes.