El trabajo ha cambiado: colaboramos con más personas y a menudo nos vemos obligados a trabajar en varios proyectos. Una simple lista de tareas pendientes no es suficiente en un entorno tan dinámico.
Entonces, ¿qué puedes hacer para optimizar la gestión de tareas? Al centralizar tus tareas en el mismo lugar donde se gestiona la comunicación, es fácil crear un sistema que unifique tanto a tu equipo como a tus proyectos.
Sin embargo, no todas las aplicaciones de comunicación empresarial cuentan con las funciones necesarias para que los equipos comprendan sus responsabilidades de forma compartida. Afortunadamente, Pumble by CAKE.com cierra la brecha entre la comunicación y la gestión de tareas, garantizando que todos tengan acceso a la información clave y a la responsabilidad de cada tarea.
Ahora bien, ¿cómo se integra Pumble con las listas de tareas pendientes y los flujos de trabajo?
Vamos a averiguarlo.
Las 3 maneras de crear tu lista de tareas pendientes en Pumble
Aunque es ante todo un centro de comunicación, seguir algunas buenas prácticas puede convertir a Pumble en una de tus herramientas favoritas para la rendición de cuentas en equipo.
Aquí tienes 3 funciones clave para empezar.
1. Elementos y mensajes guardados
¿Alguna vez has visto un mensaje y has pensado: “Debería guardarlo para más tarde”?
Antes de las modernas aplicaciones de chat para equipos, probablemente habrías usado una nota post-it para anotar los puntos. Pero las notas post-it no son la solución ideal para guardar documentos y enlaces compartidos. Cuando nuevos mensajes llegan, la información se dispersa, así que ¿quién sabe cuánto tendrías que buscar?
El historial de mensajes ilimitado de Pumble permite guardar cada mensaje, independientemente de si se envió hace 3 minutos o 3 años.
Puedes crear una cola personal de conversaciones prioritarias sin tener que entrar y salir de los canales constantemente. Ninguna tarea se perderá en tus chats y tendrás una visión clara de quién debe hacer qué y cuándo.
Los mensajes guardados son geniales como recordatorios personales, pero ¿qué función de Pumble puede ayudarte a motivar a otros miembros del equipo?
🎓 CONSEJO PRO DE PUMBLE
Aprende a usar el almacenamiento de archivos de Pumble para crear una base de conocimientos completa:
2. Mensajes programados
Dominar el seguimiento o la comunicación es todo un reto en la mensajería instantánea.
Seamos realistas: sin un recordatorio, algunas tareas quedan en el limbo. Tu compañero puede completar su tarea, pero ¿qué pasa si olvida actualizar el estado? Entre notas manuscritas y herramientas de gestión de proyectos, es inevitable que se nos escape algo.
Los mensajes programados son especialmente útiles para evitar reuniones innecesarias y dar un respiro a los equipos. Adjunta notas del proyecto, menciona a las partes interesadas y deja que Pumble se encargue de entregar el mensaje a la hora programada.
Para el seguimiento de reuniones, es importante poner al día a los compañeros que no pudieron asistir. Podrías usar solo texto, pero la falta de contexto suele generar malentendidos. Añade un vídeo con explicaciones detalladas o la grabación de la reunión, y tu "coordinación" se convertirá en una comunicación eficaz.
Otra ventaja de los mensajes programados es la reducción del ruido. La comunicación en tiempo real es importante en el entorno laboral, pero demasiadas notificaciones pueden resultar abrumadoras.
Así que, evita el ruido. Programa mensajes no urgentes y recuerda a tus compañeros las fechas límite o responsabilidades sin presionarlos.
🎓 CONSEJO PRO DE PUMBLE
Los gerentes interesados en crear un centro de mando digital pueden consultar esta guía:
Simplifica la comunicación con Pumble
3. Mensajes anclados
El momento más importante para los empleados es cuando se incorporan a un proyecto. Una vez que se unen a un canal, pueden sentir que interrumpen las conversaciones de otros. Además, ¿dónde empieza o termina la discusión?
Los mensajes anclados resuelven este problema y ofrecen a todos los nuevos miembros un buen punto de partida. Al anclarlos, los mensajes destacados se mantienen en la parte superior del canal, donde todos los miembros tienen acceso a ellos. ¡No es necesario anotarlo todo y temer perderse algún mensaje!
Aunque esta función aporta estructura a la comunicación por canales, también es útil en los mensajes directos. Cuando no quieres revisar meses de conversaciones para encontrar un enlace o archivo, los mensajes anclados son una salvación.
Con estos recursos a mano, tendrás todo el material necesario para ir completando tus tareas.
🎓 CONSEJO PRO DE PUMBLE
Las funciones anteriores son solo algunas de las maneras en que puedes integrar Pumble con tus listas de tareas. Para obtener más consejos sobre cómo trabajar de forma más inteligente en tu espacio de trabajo de Pumble, consulta este recurso:
Empieza a colaborar con Pumble
Optimiza tu flujo de trabajo con la integración de Pumble con Plaky
Una vez integrado con otras apps del ecosistema de CAKE.com, Pumble se une a las mejores herramientas para equipos.
La integración nativa de Pumble y Plaky combina la eficiencia de Pumble con Plaky, su software hermano para la gestión de proyectos. Como no necesitas herramientas de terceros para facilitar la integración, puedes conectar fácilmente Pumble con los proyectos que gestionas en Plaky.
Aquí te explicamos cómo.
1. Crea tareas en Plaky usando la información de un mensaje de Pumble
Si aún no eres usuario de Pumble y Plaky, deberás crear una cuenta en ambas herramientas. Tras una configuración rápida, podrás empezar a gestionar tus proyectos.
La navegación intuitiva de Plaky te guía a través de las funciones principales, con botones e iconos clave alrededor del tablero que indican su función. Esto hace que la experiencia de usuario sea muy sencilla.
Tras pulsar el botón + en el tablero, puedes personalizar la tarjeta de tarea con las opciones del menú desplegable, como Estado, Etiqueta, Fecha, Persona y más.
La posibilidad de dividir las tareas en subelementos directamente desde la vista del tablero o dentro la propia tarjeta de tarea es otra ventaja. Disponibles tanto en la vista de tabla como en la de Kanban, los subelementos son pasos pequeños y concretos que permiten una gestión de proyectos detallada.
Si dejas una tarea sin modificar, se queda como una simple tarea pendiente. Sin embargo, gracias a la integración de Pumble con Plaky, puedes transformar esas tarjetas en un sistema integral de seguimiento.
2. Mantén el contexto adjuntando conversaciones a las tareas
Sin una planificación y un seguimiento cuidadosos, las tareas se dispersan entre mensajes directos, reuniones y archivos adjuntos. Por suerte, en Plaky la responsabilidad y el contexto se aclaran, mientras que Pumble garantiza que todos estén al tanto.
Primero, completa los campos personalizados en Plaky, definiendo:
- Responsables de la tarea,
- Estado,
- Prioridad, y
- Fechas de vencimiento.
Si quieres una ejecución contextual, puedes adjuntar hilos de chat a tus tableros de tareas, asegurándote de que, independientemente del tamaño del proyecto, no se pierda ningún detalle entre las dos aplicaciones.
A continuación viene Pumble. Con la integración activada, puedes personalizar tus alertas y recibir notificaciones personalizadas en tiempo real sobre:
- Tableros, elementos, subelementos o equipos a los que estás suscrito,
- Cambios realizados en los elementos o subelementos que sigues,
- Comentarios, respuestas, reacciones y menciones.
Recibe alertas de gestión de proyectos en Pumble
Ya no tendrás que buscar el contexto. Las actualizaciones llegan a la barra lateral de Pumble en el mismo instante en que se producen los cambios en Plaky.
3. Prepárate para el futuro con integraciones
¿Necesitas más integraciones?
Zapier y GitLab, por ejemplo, son dos complementos populares que puedes usar para automatizar procesos y conectar Pumble con tus aplicaciones más utilizadas.
En cuanto a la gestión de proyectos, las próximas integraciones con Jira y Trello permitirán organizar mejor el trabajo y realizar un seguimiento de los cambios en las tareas sin salir de su espacio de trabajo.
Integra tus aplicaciones con Pumble
Zapier y GitLab son solo algunas de las integraciones disponibles, pero también puedes crear complementos personalizados para una experiencia más a medida. El Marketplace de CAKE.com alberga una creciente selección de aplicaciones creadas por otros usuarios, ampliando así la cantidad de herramientas que puedes añadir a tus flujos de trabajo diarios.
🎓 CONSEJO PRO DE PUMBLE
Para ver las novedades de Pumble by CAKE.com y las próximas novedades, consulta nuestra hoja de ruta:
Preguntas frecuentes: Domina el flujo de trabajo de tareas pendientes en Pumble
¿Puede Pumble reemplazar mi software de gestión de proyectos?
Pumble by CAKE.com puede funcionar como un software de gestión de proyectos para proyectos sencillos y equipos pequeños. Sin embargo, para crear un centro de coordinación, lo mejor es combinarlo con Plaky, una aplicación de gestión de proyectos, y Clockify, una aplicación de seguimiento del tiempo.
¿Cómo puedo configurar recordatorios para los mensajes en Pumble?
Los recordatorios son una manera excelente de hacer un seguimiento con los miembros del equipo y obtener información. Coloca el cursor sobre un mensaje específico, haz clic en la opción “Más acciones” y busca “Recuérdame esto” en el menú desplegable. Pumble te recordará el mensaje seleccionado a la hora que indiques.
¿Cuál es la mejor manera de controlar la responsabilidad del equipo en el chat?
Usar @menciones en canales con mucha actividad resalta las tareas pendientes. Etiquetar a los miembros del equipo en publicaciones que abordan directamente sus responsabilidades crea un registro de progreso permanente que puedes consultar en cualquier momento, gracias al historial de mensajes ilimitado.
Impulsa la ejecución con tareas integradas en Pumble
Eliminar la información innecesaria ayuda a redirigir la atención. Aun así, la atención puede dispersarse.
Mantente dentro del ecosistema de CAKE.com y evita que las aplicaciones que no necesitas perjudiquen la productividad de tu equipo.
Desde la conexión en tiempo real hasta los seguimientos asíncronos, todo sucede en Pumble by CAKE.com.
Cómo revisamos esta publicación: Nuestros escritores y editores monitorean las publicaciones y las actualizan cuando hay nueva información disponible, para mantenerlas frescas y relevantes.