La mensajería instantánea se ha convertido en una característica esencial del entorno laboral moderno; piensa en la cantidad de mensajes que has enviado y recibido solo en los últimos días.
Pero ya no se trata solo de chatear. Bien utilizada, la mensajería instantánea para empresas se convierte en la base del trabajo en equipo, una mayor productividad y una toma de decisiones más rápida.
Por eso es importante elegir una aplicación de comunicación empresarial que pueda organizar las conversaciones diarias y reemplazar el correo electrónico. Veamos cómo puedes lograrlo con Pumble by CAKE.com.
Las 5 maneras en que la mensajería instantánea de Pumble impulsa los resultados del negocio
Una mala comunicación tiene un gran impacto en nuestra vida laboral diaria, ya que los miembros del equipo pueden:
- Sentirse desconectados entre sí y de la empresa,
- Desmotivarse,
- Cambiar rápidamente de puesto, y más.
Por eso, los equipos pequeños y medianos usan Pumble para crear un entorno que fomenta el compromiso de los empleados. ¿Cómo puedes hacer lo mismo y crear un espacio de trabajo donde las personas se comuniquen, escuchen y colaboren?
Aquí tienes nuestra guía.
1. Reemplaza el uso interno de correo electrónico
Durante mucho tiempo, el correo electrónico fue la opción principal para la comunicación interna y externa. Sin embargo, ¿cuántas veces puedes enviar un "Saludos cordiales" antes de perder el hilo del tema original? No muchas, especialmente porque el correo electrónico no se caracteriza precisamente por ser un archivo estructurado y permanente.
Pumble, en cambio, es una alternativa confiable al correo electrónico. Los equipos pierden motivación cuando tienen dificultades constantes para encontrar hilos de conversación antiguos, pero la interfaz intuitiva de Pumble deja estos problemas en el pasado.
Tu espacio de trabajo virtual es fácil de consultar. Un vistazo rápido a la barra lateral te dará una visión general de tus equipos, proyectos y conversaciones.
Aquí es donde trabajas, así que no necesitas abrir una pestaña aparte solo para enviar un mensaje a un compañero. Ambos podéis estar al tanto de vuestras tareas y manteneros sincronizados, sin necesidad de molestos correos internos.
Ahora bien, ¿qué pasa con los correos de proveedores o clientes que necesitas compartir? ¿Deberías volver a los viejos hábitos y esperar haber incluido en el CC a las personas correctas?
No. Simplemente conecta Gmail con Pumble, reenvía los mensajes y olvídate de la bandeja de entrada saturada.
Tanto si necesitas consejos sobre cómo responder a un cliente como si simplemente quieres una segunda opinión, puedes compartir el correo electrónico en un mensaje directo o canal. El mensaje permanece visible y recibes feedback al instante. Además, si utilizas otro proveedor, la integración con Emailer también se encarga de ello.
¿Cansado del correo electrónico? Prueba Pumble
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Si no estás seguro de si Gmail marca la diferencia para tu equipo, no te conformes. Sustituye el correo electrónico interno por una de nuestras mejores alternativas:
2. Organiza el trabajo en canales
La principal ventaja de la mensajería instantánea para las empresas es la velocidad. Sin embargo, las respuestas rápidas no sirven de mucho sin una colaboración estructurada en equipo y nada aporta estructura a los proyectos, equipos y tareas como los canales.
Piensa en los canales como espacios dedicados a temas específicos, donde los miembros pueden debatir nuevas ideas, compartir documentos y tomar decisiones en grupo sin idas y vueltas innecesarias.
Los canales en Pumble pueden ser públicos o privados. Por lo general, los canales públicos son ideales para mensajes que requieren mucha transparencia, como resúmenes de reuniones, cambios en el flujo de trabajo y actualizaciones de proyectos. Los canales privados son más adecuados para departamentos que requieren confidencialidad, como Recursos Humanos, Asesoría Legal y Finanzas.
En cuanto a la transparencia, los mensajes anclados resaltan la información, los enlaces o los archivos más importantes que se comparten en un canal. Simplemente toca el icono de chincheta en la parte superior del canal para ver todos los detalles esenciales de un vistazo.
Otra ventaja de los canales es que no se limitan al texto.
Si bien los miembros del equipo pueden intercambiar mensajes, también puedes retomar la colaboración cara a cara mediante videollamadas y llamadas de voz. Conéctate con tu equipo directamente en un canal, haz un seguimiento después de la reunión y comparte notas, todo sin necesidad de abrir una plataforma de videoconferencia aparte.
Mejora la colaboración utilizando canales
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Para obtener más información sobre cómo sacar el máximo provecho de los canales en Pumble, consulta esta guía:
3. Utiliza conversaciones en hilos
Uno de los principales problemas de la mensajería instantánea y el correo electrónico tradicionales es la sobrecarga de mensajes. A medida que llegan nuevas respuestas, estas desplazan los mensajes anteriores. Pronto, resulta difícil saber dónde termina una conversación y comienza otra.
Afortunadamente, las conversaciones en hilos mantienen el orden y facilitan el seguimiento de cada intercambio. El mensaje central permanece claramente visible, mientras que las respuestas posteriores se muestran debajo. Por lo tanto, los hilos son la forma más eficiente de mejorar la comunicación contextual y evitar saturar los canales con información innecesaria.
Pero ¿qué ocurre con las respuestas en hilos que contienen información crítica que requiere mayor visibilidad?
En estos casos, pulsa la marca de verificación debajo del mensaje y podrás enviarlo también al canal, creando una publicación independiente que captará la atención de los demás miembros.
Sin embargo, el uso excesivo de hilos puede tener inconvenientes. En lugar de eliminar distracciones, podrías perder tiempo leyendo hilos antiguos sin darte cuenta. Por lo tanto, tu equipo debería seguir algunas pautas para garantizar que los hilos fomenten la colaboración interfuncional, como:
- Desactivar las notificaciones de respuestas en hilos antiguos,
- Silenciar los canales que no estén relacionados con el trabajo,
- Usar la función de búsqueda con regularidad, y
- Activar el modo No molestar para momentos de silencio absoluto.
4. Resuelve problemas en tiempo real
Antes del auge del trabajo remoto, las charlas informales en la oficina eran la forma más rápida de conectar con los compañeros. Pero con más empleados trabajando desde casa, resolver problemas en tiempo real requiere un enfoque diferente.
La mensajería instantánea conecta a los equipos presenciales y remotos, restableciendo la conexión y la espontaneidad que antes eran exclusivas de la oficina.
Y lo que es aún mejor, no hay riesgo de interrumpir a alguien cuando está concentrado en su trabajo. Si tu mensaje llega a un compañero mientras está terminando tareas pendientes, puede responder en cuanto termine, manteniendo así un flujo de trabajo fluido y sin interrupciones.
En Pumble, los canales y las conversaciones transforman diferentes tipos de reuniones en conversaciones productivas y organizadas. Puedes utilizarlas para:
- Organizar sesiones de consulta virtuales,
- Revisar el feedback de las partes interesadas,
- Realizar reuniones diarias de seguimiento,
- Hacer seguimientos del estado del proyecto o del equipo, y mucho más.
Como no te limitas al texto, también puedes grabar tu pantalla o enviar mensajes de voz para que tu mensaje sea lo más claro posible.
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Lo que distingue a las aplicaciones de comunicación empresarial como Pumble by CAKE.com es que combinan la mensajería instantánea con las videoconferencias. Si notas que tu equipo tiene demasiadas reuniones, es fácil reducirlas gracias a las funciones de mensajería de Pumble. Para saber cómo hacerlo, consulta esta publicación del blog:
5. Mejora el intercambio de conocimientos y la incorporación de nuevos empleados
Desafortunadamente, contratar a las personas adecuadas no garantiza el éxito del proyecto. La incorporación de los empleados es fundamental para su adaptación a la cultura de la empresa.
Entonces, ¿tu sede digital proporciona suficiente información sobre herramientas, tareas y flujos de trabajo desde el principio?
Es fundamental fomentar la alineación entre equipos y asegurarse de que los nuevos empleados conozcan los diferentes tipos de equipos con los que podrían colaborar. En empresas con varios equipos, esto puede resultar complicado, a menos que se utilice el software de chat en equipo, adecuado.
Lo mejor de Pumble es que cada mensaje que envías, incluidos archivos, enlaces y documentos, se integra permanentemente en el registro de la empresa. Con solo una o dos palabras clave, puedes buscar:
- Canales públicos,
- Canales privados, y
- Mensajes directos.
Obtén un historial ilimitado con Pumble
¿Quieres revisar la hoja de cálculo del cliente que compartiste hace dos meses? Selecciona una fecha de inicio y una fecha de finalización para tu búsqueda y deja que Pumble analice los datos hasta encontrar lo que necesitas.
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Para aprender cómo los equipos de RR. HH. gestionan el ciclo de vida del empleado en Pumble, consulta esta guía:
Las mejores prácticas de mensajería instantánea para equipos remotos y distribuidos
La colaboración estructurada en equipo no es el resultado de un software, sino de la implementación y adopción intencional de una herramienta de comunicación laboral confiable.
Aquí tienes dos de nuestras prácticas favoritas, probadas con el tiempo.
1. Domina la mensajería asíncrona en equipo
La mensajería instantánea es especialmente valiosa para conectar equipos globales que trabajan en diferentes zonas horarias y continentes. La coordinación con equipos distribuidos no siempre es fácil, pero puedes planificar mejor tu comunicación utilizando:
- Mensajes programados,
- Estados personalizados,
- Hilos de conversación, y
- Prefijos de canal.
Puede que estés terminando tu jornada laboral mientras un compañero al otro lado del mundo prepara su café matutino. En lugar de quedarte despierto hasta tarde para conectarte con él, puedes programar un mensaje para facilitar la transferencia de un proyecto sin sacrificar tu tiempo personal.
Los estados personalizados en Pumble también te permiten saber exactamente qué están haciendo tus compañeros de trabajo. Puedes esperar para enviarles un mensaje si ves que están fuera de la oficina o en su hora de almuerzo. Tan pronto como su icono de perfil se ponga verde, sabrás que han regresado y están listos para comunicarse en tiempo real.
Por otro lado, los canales son perfectos para conversaciones asíncronas donde no todos los mensajes requieren una respuesta urgente. Ya sea que estés en la oficina, en casa o en un almacén, puedes mantenerte al tanto. A medida que se desarrolla una situación, todos los miembros del canal pueden seguir el progreso en los hilos, independientemente de su ubicación.
De esta manera, incluso cuando no todos están conectados al mismo tiempo, el equipo se mantiene coordinado.
2. Fomenta la alineación entre equipos
Hablando de alineación, ¿cómo garantizas la misma cohesión entre los diferentes departamentos?
Para tener éxito, necesitas un centro de mando digital que reúna la colaboración, la eficiencia y el trabajo en equipo en un solo lugar.
Lo más importante es que necesitas una aplicación que te permita comunicarte con equipos distribuidos sin tener que estar pegado al ordenador. La aplicación móvil de Pumble mantiene la información accesible estés donde estés.
Por ejemplo, imagina que el equipo de ventas está a punto de unirse a una reunión con un nuevo cliente prometedor, pero no encuentra la última presentación de marketing en sus dispositivos. Por suerte, con solo mencionar a su grupo de usuarios en un mensaje rápido, el equipo de marketing puede enviarles la presentación al instante.
No importa a quién necesites contactar, la aplicación de Pumble reduce la distancia entre equipos eficazmente.
Si bien las aplicaciones móviles ayudan a mantener una comunicación fluida, es fácil que el uso excesivo de la comunicación se convierta en un problema. Para que el trabajo diario sea eficiente, muchas empresas fomentan el uso de canales compartidos. Al conectar a diferentes equipos, como marketing, producto y diseño, todos pueden colaborar y abordar los problemas en cuanto surgen.
Piensa en las dificultades que tendrías sin la mensajería instantánea en los canales. Estarías gestionando múltiples mensajes directos individuales y grupales, esperando recordar todos los detalles importantes.
Los canales te permiten contribuir, hacer preguntas, compartir actualizaciones y evitar que los miembros del equipo se pierdan en la bandeja de entrada.
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Los equipos de producto, en particular, pueden beneficiarse de la mensajería instantánea para empresas, ya que su trabajo a menudo implica la coordinación con varios departamentos. Así es como Pumble puede optimizar este proceso de principio a fin:
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