La communication et la collaboration à distance ne sont pas toujours faciles.
Imaginez quelques situations comme celles-ci :
À 21 heures, un directeur du design reçoit un texto d'un PDG et se pose la question de savoir s'il existe une politique concernant l'envoi des messages liés au travail en dehors des heures de travail.
Au cours de la réunion téléphonique hebdomadaire de l’équipe, un membre de l'équipe à distance ne sait pas si sa collègue est vraiment « en mode silencieux » quand elle tarde à répondre à une question, ou si elle n'est tout simplement pas attentive et utilise cela comme excuse.
Les personnes qui travaillent dans des équipes à distance sont constamment confrontées à ces défis.
Dans l'environnement professionnel qui évolue rapidement, une collaboration en équipe efficace est devenue la clé de la réussite.
Les organisations optent pour les solutions avancées de collaboration d'équipe comme Pumble pour augmenter la productivité et la créativité.
Les outils de collaboration en équipe ont transformé la manière dont les équipes communiquent, échangent des idées et collaborent.
Dans cet article, on explore les techniques pour un travail d'équipe productif et examine comment Pumble aide les équipes à atteindre leurs objectifs avec agilité et efficacité.
Rejoignez-nous pour découvrir les techniques et fonctionnalités fondamentales qui font de Pumble le moteur d'équipes collaboratives efficaces.
Profitez de Pumble au maximum
La collaboration entre les membres d'une équipe qui travaillent en personne et à distance est très différente.
Ce n'est pas une surprise, car les informations verbales et non verbales sont facilement négligées lorsque les personnes ne sont pas dans le même espace physique.
N'oublions pas les phrases enracinées dans votre vocabulaire à cause des réunions virtuelles, telles que « Marie, tu es en sourdine », « Je vais juste partager mon écran » ou « Non, Inès, vas-y, c'est à toi ».
Pour créer des habitudes de travail plus saines, vous devez encourager votre équipe à communiquer et à collaborer plus efficacement en utilisant des outils de collaboration tels que Pumble.
Collaboration dans les canaux
Les canaux de Pumble sont là pour rassembler les gens afin qu'ils partagent leurs idées, fassent du brainstorming, prennent des décisions et travaillent ensemble avec tout le monde sur la même longueur d'onde.
Les canaux de Pumble peuvent être organisés par équipe, par projet ou par toute catégorie que vous trouvez importante.
Vous pouvez avoir des canaux comme #marketing, #design, #développement, ou #projet_alphasys, #projet_ecorange, #projet_bliss, etc.
Vous pouvez créer des canaux pour des sujets officieux, comme #drôlerie_et_mèmes, #animaux_domestiques, #films, etc.
Invitez tous les membres de l'équipe qui participent au projet ou au certain département sur les canaux créés pour cet objectif spécifique.
Une fois que vous aurez invité les nouveaux membres de l'équipe sur le canal, ils auront l'impression de faire partie de l'équipe et cela peut les motiver à travailler encore mieux et plus dur.
Les collègues peuvent collaborer entre eux en un seul endroit et être toujours en bonne voie.
Avec Pumble, vous pouvez :
- Poser des questions et obtenez des réponses en quelques minutes,
- Informer toute l'équipe, en même temps, et
- Éviter l'encombrement du canal avec les fils de discussion.
L'avantage des canaux de Pumble est que vous pouvez créer autant de canaux que vous le voulez. Toutes les informations relatives à chaque sujet sont centralisées et facilement accessibles, au lieu d'être perdues dans une multitude de fils de discussion.
Utilisez les groupes dans les canaux
Si vous avez une grande équipe qui travaille dans un même département ou sur un projet, vous pouvez toujours créer un groupe d'utilisateurs personnalisé. Créez des groupes d'utilisateurs et ajoutez les membres de l'équipe pertinents afin de pouvoir informer tout le monde en même temps en mentionnant le groupe. Vous pouvez également définir des canaux par défaut pour les membres du groupe et ajouter plusieurs utilisateurs aux canaux à travers les groupes.
Programmez les rappels
Les rappels sont utiles quand vous avez beaucoup de travail à faire, lorsque vous devez vous rappeler de faire quelque chose plus tard dans la journée ou dans les prochains jours.
Les rappels sont également utiles quand on reçoit trop de messages régulièrement et quand il est difficile de répondre à chacun d'entre eux.
Pumble vous permet de définir des rappels sur les messages que vous voulez consulter plus tard. Cela peut être les messages que vous avez reçus dans un message direct, un canal ou ceux que vous avez envoyés à vous-même.
Envoyez des messages dans les DM
Les messages directs ou DM sont des espaces où chacun peut envoyer des messages individuels à ses collègues. Partagez des textes, des fichiers, des vidéos ou des messages vocaux avec des mises à jour différentes, ou saluez les uns les autres.
Les messages directs offrent un espace pour parler directement à une autre personne sans interrompre un canal occupé. C'est aussi un moyen d'envoyer un message privé qui ne sera pas vu par les autres.
De plus, dans Pumble, vous pouvez envoyer des messages directs de groupe à un maximum de 8 personnes.
Définissez un statut
Avant d'envoyer un message direct à un collègue, vous devez vérifier son statut pour voir s'il est disponible. Il est fréquent qu'un collègue soit en vacances, malade ou dans la réunion et qu'il ne puisse pas répondre immédiatement à un message. En définissant le statut Pumble, vous informez vos collègues qu'ils ne doivent pas s'attendre à une réponse rapide.
Une manière rapide de voir si quelqu'un est disponible est de consulter son profil dans Pumble. Si un point vert apparaît sur sa photo dans la barre latérale, cela signifie qu'il est en ligne et qu'il est actuellement actif sur son ordinateur ou appareil mobile. Si un cercle vide et transparent est visible, la personne est inactive sur l'application mobile ou l'ordinateur de bureau de Pumble.
Programmez un message
Combien de fois avez-vous tapé un message sans appuyer sur le bouton d'envoi ? Vous avez probablement pensé que ce n'était pas le meilleur moment pour l'envoyer. Vous vouliez peut-être réécrire le message ou vous ne souhaitiez simplement pas déranger la personne à ce moment-là. Dans ces cas, vous pourriez programmer l'envoi d'un message à une date ultérieure, plutôt que de l'envoyer immédiatement. Vous pouvez facilement programmer des messages dans Pumble.
Planifiez des visioconférences
Lorsqu'il s'agit d'une collaboration d'équipe réussie, la visioconférence est l'un des éléments les plus importants. La communication quotidienne avec les collègues sur les canaux est géniale, mais quand vous devez prendre des décisions importantes, planifier une visioconférence est idéale.
La visioconférence de Pumble est parfaite pour ce type de réunions. Invitez tous les membres de votre équipe avec un lien ou, si vous êtes tous dans le même canal, un simple clic sur l'icône suffit pour démarrer la réunion.
Si vous n’êtes pas au bureau ou dans un endroit plein de monde, et que vous voulez faire plus professionnel, vous pouvez flouter votre arrière-plan, et vous aurez un tout nouveau look.
En plus, Pumble rend vos appels plus agréables pour vos oreilles grâce à l'activation automatique de la fonction de réduction du bruit.
Vous pouvez gérer cela dans les paramètres et désactiver tout ce dont vous n'avez pas besoin. C'est à vous de décider.
Partagez votre écran pour tout montrer visuellement
Pendant un appel dans Pumble, vous pouvez partager votre écran en même temps, ce qui signifie que les personnes verront votre écran exactement comme vous, ou vous pouvez partager une application ou un onglet spécifique dans votre navigateur. Le partage de l'écran lors d'une vidéoconférence permet de communiquer clairement des idées complexes, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Lancez des appels vocaux
Pour que votre équipe à distance se sente mieux intégrée, utilisez les appels vocaux de Pumble. Organisez des appels vocaux en équipe et partagez les mises à jour importantes.
Vous pouvez rejoindre des appels vocaux, partager votre écran, apprécier l'interaction en temps réel et partir quand vous le voulez. Tout comme une conversation au bureau.
Conseils pour une collaboration en équipe efficace
La collaboration d'équipe est toujours un défi, en particulier dans les équipes à distance. Tout d'abord, la communication d'équipe doit être en bonne position. Cela inclut la façon dont votre équipe travaille et les outils qu'elle utilise pour l'efficacité et la communication.
La communication quotidienne avec les collègues est une nécessité dans toutes les entreprises et la communication quotidienne permet d'améliorer la collaboration d'équipe.
Alors, que pouvez-vous faire pour collaborer efficacement avec vos collègues ?
#1 Soyez un joueur d'équipe
Communiquez fréquemment autant que possible, surtout lorsque vous travaillez avec une équipe à distance. Évitez de supposer quelque chose et de retarder involontairement votre projet.
Ne pas oublier que le ton, les regards et les gestes ne se transmettent pas dans les chats et les mails est toujours une bonne idée si on veut donner des instructions claires.
Définir clairement les rôles au début. Les personnes conscientes de leurs responsabilités et de l'impact de leur travail sur l'équipe et le projet sont moins susceptibles de laisser passer des choses importantes. Cela réduit les risques d'accusation si quelqu'un manque le objectif du projet et aide à responsabiliser les gens.
Assurez-vous que les échéances importantes, les blogs internes et les calendriers sont visibles et accessibles à tous. Définissez un calendrier de réunions (hebdomadaires ou bihebdomadaires) et les canaux de communication à utiliser selon les activités. Par exemple, vous pouvez organiser une visioconférence hebdomadaire sur Pumble pour les mises à jour et les échanges de fichiers. Vous pouvez également utiliser Plaky pour les tâches principales et d'autres travaux de moindre importance.
Et enfin, mais pas le moindre, soyez honnête. Les gens ont l'impression de faire partie de l'équipe lorsque la communication est ouverte sur tous les sujets. Si quelque chose ne va pas, signalez-le immédiatement afin que tout le monde puisse collaborer pour résoudre le problème.
#2 Organisez suffisamment de réunions
La phrase « Cette réunion aurait pu être un e-mail » est sans doute l'une des plus populaires.
Il y a trop de réunions, surtout celles organisées pour préparer les réunions à venir qui ne sont pas essentielles. Mais certaines restent significatives, donc profitez-en !
Même si votre équipe travaille à distance, vous pouvez faire quelques efforts pour donner à chacun le sentiment d'être inclus :
- Donnez à chacun la possibilité de présenter ses objectifs quotidiens et les obstacles qui doivent être éliminés lors d'une réunion quotidienne.
- Organisez fréquemment des visioconférences en face à face pour donner aux membres de l'équipe la responsabilité d'atteindre les objectifs de l'équipe.
- Organisez des déjeuners ou des rencontres d'équipe quand votre équipe travaille sur des projets qui durent très longtemps. Cela rapproche les gens et permet aux employés d'interagir en dehors du lieu de travail.
La technologie peut également être utilisée pour réduire le nombre de réunions. Au lieu d'organiser une nouvelle réunion, informez votre équipe sur Pumble de la dernière réalisation ou demandez des commentaires et des approbations sur le canal dédié à cet effet.
#3 Utilisez les canaux de la meilleure manière possible
Vous pouvez organiser des canaux autour de sujets spécifiques pour informer votre équipe des derniers fichiers, conversations et décisions concernant un sujet particulier.
Voici quelques exemples d'utilisation des canaux dans Pumble pour une collaboration plus efficace :
- Utilisez le canal #general pour les annonces concernant toute l'organisation.
- Créez un canal dédié aux grands projets importants, un autre pour les discussions de votre équipe interfonctionnelle, et un autre pour le groupe dédié au développement durable du lieu de travail.
- N'oubliez pas l'équipe qui est en charge de l'organisation des fêtes pour qu'elle puisse donner des détails (secrets) d'anniversaire de Pierre.
Les outils de collaboration comme Pumble sont particulièrement utiles pour le travail à distance. Il est probable que vous ne puissiez plus aller au bureau de votre collègue pour discuter rapidement, mais vous pouvez facilement envoyer un message direct dans Pumble et avoir une conversation en tête-à-tête en temps réel.
Conclusion
Une collaboration d'équipe efficace repose sur les personnes et leur communication. Les applications de collaboration d'équipe comme Pumble sont présentes sur le marché pour mettre l'accent sur les personnes et ce qui les motive. Quand les gens collaborent et communiquent avec succès, chaque projet est une réussite. Ensemble, les gens peuvent faire des choses incroyables.
Les projets et les entreprises les plus réussis sont formés par des équipes bien coordonnées et collaboratives. Toutefois, même les travailleurs les plus qualifiés ont besoin d'outils et de stratégies appropriés pour assurer une collaboration fluide. En suivant ces conseils, tout environnement d'équipe peut améliorer la transparence, la flexibilité et la productivité.
