Communication d'équipe avec Pumble

La communication d’équipe est un élément essentiel dans un espace de travail heureux, productif et riche en opportunités. Avec Pumble, les équipes peuvent augmenter leur productivité de 30% en utilisant un seul espace où chacun peut créer un espace de travail selon ses besoins et être bien synchronisé. Lorsque toute la communication et collaboration se déroulent dans un seul espace, les équipes peuvent rester transparentes et productives quel que soit le moment ou l’endroit où elles travaillent.

Pumble est une application de chat professionnelle qui facilite la communication des équipes sur site, en mode hybride ou à distance. L'utilisation de Pumble vous évitera de rester bloqué dans des fils de texte ou d'email interminables. De plus, vous pouvez utiliser Pumble sur n’importe quel appareil, donc vous n’avez pas besoin d'attendre d'être au bureau pour collaborer avec votre équipe. 

Dans ce guide, nous allons vous présenter la communication en équipe avec Pumble et souligner son importance pour un travail d'équipe réussi. Ensuite, nous vous donnerons un aperçu des principales fonctionnalités de Pumble qui facilitent une communication d'équipe efficace :

• Canaux, 
• Messages directs, 
• Notifications, 
• Recherche et 
• Visioconférence. 

Nous nous concentrerons sur les principaux avantages de Pumble pour la communication d'équipe et nous donnerons quelques conseils sur la façon de démarrer une communication d'équipe efficace.

Qu'est-ce que la communication d'équipe ?

Le partage d’informations au sein d’un groupe de collègues travaillant vers un objectif commun est considéré comme de la communication d'équipe. Cela semble plutôt simple, n’est-ce pas ?

Oui, en effet. 

Cependant, la communication d'équipe peut à plusieurs reprises tourner en malentendus. Le simple fait que les informations soient échangées ne signifie pas qu’elles le sont toujours de manière efficace.

La communication est la base de chaque élément d’une entreprise. C’est le processus d'échange d'information entre les membres de l'équipe en gardant à l'esprit ce que vous avez l’intention de dire, ce que vous dites réellement et comment votre équipe le perçoit.

Bien que la communication d'équipe soit complexe, presque tous les problèmes d'une entreprise peuvent être adressés ou résolus en changeant la méthode de communication. 

Même s'il ne revient pas à la direction d'initier les discussions, elle peut y contribuer en créant un environnement de travail adapté aux discussions et en fournissant des outils, des plates-formes et des points de contact qui facilitent ces conversations. 

Les employés doivent avoir leur mot à dire sur la manière dont ils interagissent les uns avec les autres, et ils doivent donner fréquemment leur feedback à ce sujet. Aujourd'hui, la communication du personnel à distance est révolutionnée par des outils tels que Pumble.

Comment Pumble améliore la communication d'équipe 

Quel rôle joue Pumble dans une communication d'équipe efficace ? 

Bon, il peut jouer un rôle crucial dans plusieurs scénarios différents. 

Par exemple, Pumble peut jouer un rôle dans une grande entreprise travaillant sur site.  

Mais, les équipes à distance n'ont pas les mêmes opportunités de se voir tous les jours et de passer du temps ensemble lors de réunions ou de déjeuners. C'est là que les organisations peuvent utiliser la technologie de communication d'équipe pour favoriser de meilleures relations entre les employés et améliorer leur engagement. 

Selon une étude de PwC, plus de 80% des employés souhaitent faire du télétravail au moins un jour par semaine. Pumble comme une plateforme de collaboration et de communication d'équipe, permet aux travailleurs à distance de communiquer efficacement et de savoir qui est responsable de quoi. Dans Pumble, les équipes peuvent discuter entre elles, passer des appels vocaux, laisser des messages vocaux ou organiser des réunions vidéo.

Dans le monde du travail à distance, il est assez crucial de poser des questions, de s'impliquer et de veiller à ce que votre équipe soit synchronisée, et Pumble rend tout cela possible. Rien n'est plus frustrant que de laisser ses collègues dans l'ignorance de l'évolution de son projet.

Les canaux vous aident à discuter d’un sujet particulier

Le travail en équipe et la communication dans Pumble se déroulent dans les canaux. Le canal est un seul endroit où un groupe de personnes envoie des messages, des images et/ou des fichiers. 

Par exemple, vous pouvez avoir un canal juste pour votre équipe de marketing, un pour votre groupe de développement, et un autre pour un projet spécifique. Les canaux de Pumble ne se limitent pas juste aux personnes dans votre organisation — vous pouvez inviter des personnes extérieures à l'entreprise à les rejoindre. 

Les canaux et Pumble peuvent être organisés par équipe, par projet, ou par autre catégorie que vous considérez importante. Les membres de l'équipe peuvent rejoindre et quitter les canaux quand ils le souhaitent.

Il y a deux types de canaux dans Pumble — publics et privés. 

Les canaux publics sont accessibles par un « Navigateur de canaux » ou par « Recherche ». Tous les membres de l'équipe peuvent rejoindre les canaux publics et accéder à toutes les informations qui sont publiées. 

Les canaux publics promeuvent ainsi la transparence en assurant un partage plus efficace des informations au sein d'une organisation.

Les deux canaux publics par défaut dans Pumble sont #general et #random, et toutes les personnes qui rejoignent votre espace de travail seront automatiquement ajoutées à ces canaux. 

Les canaux publics sont utilisés pour la messagerie en équipe dans une certaine partie du projet, comme le marketing, par exemple. Toutes les discussions concernant le progrès du marketing du projet se déroulent dans le canal #marketing.

Les canaux privés, par contre, sont utilisés pour les conversations sensibles et confidentielles. Seules les personnes invitées peuvent consulter le canal ou trouver son contenu par la recherche. Les personnes doivent être ajoutées à un canal privé par quelqu'un qui est déjà membre du canal. Les messages ou les fichiers publiés dans un canal privé ne peuvent être recherchés que par les membres de ce canal.

Conseil : lorsque vous créez un canal, vous pouvez décider s'il sera public ou privé. Il peut être modifié de public à privé par la suite, mais pas l'inverse. Un canal privé ne peut pas être rendu public pour des raisons de confidentialité.

Voyons maintenant quelles fonctions vous pouvez utiliser dans les canaux, comment savoir quel canal est fait pour vous et comment vous pouvez en bénéficier. 

Description du canal

Chaque canal doit avoir un objectif clair. Cet objectif est précisé dans le champ de description situé en haut du canal ou dans la section Détails. La description du canal permet à toute personne rejoignant ou explorant le canal de comprendre rapidement à quel type d'information elle peut accéder, contribuer ou poser des questions au sein d'un canal spécifique, ce qui se traduit par une efficacité accrue.

Fils de discussion

Les fils de discussion permettent d'organiser les conversations autour de certains sujets dans les messages directs et les canaux. Dans les canaux, les fils de discussion permettent des conversations concentrées et structurées. Les réponses aux fil de discussion sont liées au message d'origine lorsque vous initiez ou répondez à un message. Elles vous permettent d'approfondir un sujet sans perturber le flux de discussion d'un canal ou d'un message direct. 

Par exemple, si vous voulez discuter de votre stratégie de réseaux sociaux pour les prochaines vacances dans un canal de marketing, démarrez un fil de discussion sur ce sujet et discutez de vos projets avec vos collègues.

Groupes d'utilisateurs

Considérez les groupes d'utilisateurs comme une liste d'email. Ils vous permettent de communiquer avec de nombreux membres à la fois, mais ne vous limitent pas à une communication dans un canal spécifique. Vous pouvez mentionner le nom d'un groupe d'utilisateurs — @designers, @backend_dev — dans n'importe quel canal ou conversation, et tous les membres de ce groupe d'utilisateurs seront informés, quel que soit l'endroit où vous publiez le message.

Épingler et sauvegarder les messages importants

L'option d'épingler les messages importants à un canal permet :

• Un accès plus facile aux réponses aux questions les plus courantes, 
• Une intégration plus rapide et 
• Une réduction des répétitions. 

Sélectionnez les ressources les plus importantes et maintenez-les dans la barre latérale à tout moment.

Réactions en emoji  

Les emojis sont évidemment divertissants. Souvent, une simple réponse en emoji à un message est suffisante et peut vous éviter de perdre du temps et de trouver une réponse amusante. Les réactions en emoji, par contre, peuvent être très utiles si vous les utilisez correctement. Par exemple, au lieu de répondre à une question sur l'état d'avancement d'un projet par une phrase complète, vous pouvez simplement ajouter un emoji ✅.

Messages vocaux

Si vous vous êtes déjà senti accablé par le fait de devoir taper un long message à vos collègues, Pumble vous propose une option: les messages vocaux. D'un simple clic, vous pouvez enregistrer un message vocal et l'envoyer à n'importe qui dans votre espace de travail, le tout à l'intérieur de Pumble.

Les messages directs vous aident à communiquer avec des groupes et des personnes

Avec les bons outils de communication entre les membres de l'équipe, le travail à distance peut être un vrai plaisir. Vous n'êtes jamais qu'à un clic de vos collègues, même s'ils sont à l'autre bout du monde. En fait, la flexibilité de la communication à distance se reflète dans l'utilisation continue de divers outils et applications de communication. La communication se déplaçant plus que jamais vers les téléphones portables, les employés peuvent rester en contact même lorsqu'ils quittent leur bureau à domicile.

Quand une conversation sur un sujet commence à prendre trop de place dans le canal de discussion, il est parfois nécessaire de passer à une configuration plus précise, en message direct ou de groupe pour résoudre le problème. 

Il est souvent préférable de déplacer la conversation vers un endroit plus concentré lorsqu'il s'agit de discuter de tâches ou de projets spécifiques avec un élément d'action clair, par exemple. De cette façon, vous pourrez assigner la bonne tâche à la bonne personne au bon endroit.

Un autre exemple est celui des conversations sur les canaux, qui peuvent souvent se transformer en conversations à deux. Pour éviter d'encombrer le canal avec plus de 50 notifications non pertinentes, il est préférable de poursuivre la conversation dans un message direct. Si nécessaire, vous pouvez pinguer le canal avec une résolution ou des notes de votre conversation privée.

Les appels vidéo vous permettent d'avoir une communication plus efficace et plus claire

Si vous voulez faire passer votre message plus efficacement, il n'y a rien de mieux qu'un appel vidéo. Dans Pumble, vous pouvez organiser une réunion vidéo de groupe en une seconde. D'un seul clic, vous pouvez lancer une visioconférence de groupe avec votre équipe. Pendant la réunion, vous pouvez partager votre écran pour mieux expliquer votre idée, partager la présentation que vous avez préparée ou montrer les fichiers.

Définir votre statut actuel vous aide à montrer votre disponibilité

La pratique de définir un statut dans votre appli de communication d'équipe est très utile, surtout pour les mises à jour informelles, par exemple lorsque vous allez déjeuner, si vous commencez plus tard à cause d'un rendez-vous chez le médecin ou si vous avez juste besoin de promener votre chien ce matin-là. Un geste aussi simple que celui d’informer votre équipe de vos heures de travail peut faire la plus grande différence en termes de productivité et de sentiment de connexion. 

En plus de mises à jour informelles, vous pouvez utiliser votre statut pour informer vos collègues des événements importants qui se déroulent au sein de l'entreprise et pour les tenir au courant des grandes décisions. Personne n'aime être laissé dans l'ignorance.

Gérer les notifications vous permet de gagner du temps pour vous concentrer sur votre travail

Séparer vie personnelle et vie professionnelle est l'un des défis les plus courants pour les personnes qui travaillent à distance. C'est particulièrement vrai pour les personnes qui font du télétravail, où les distractions abondent et où les employeurs prétendent une « intégration travail-vie » ou un « mix travail-vie ». Nous avons été poussés dans les profondeurs d'une culture de travail « toujours active » dans l'environnement du télétravail, où nous nous attendions à être disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Le travail flexible présente beaucoup d'avantages, mais ils doivent être équilibrés par une gestion efficace du temps, une communication claire et une définition des objectifs. L'un des avantages de l'utilisation de Pumble est que vous pouvez toujours définir votre disponibilité et en informer vos collègues. Définissez vos options de notification, activez le mode « Ne pas déranger » et désactivez toutes les notifications qui pourraient vous distraire.

En tant qu'utilisateur de Pumble, vous pouvez être membre de plusieurs canaux et donc recevoir des notifications de tous ces canaux, même si certains d'entre eux ne sont pas nécessairement pertinents pour vous. Cela peut provoquer des distractions. Pour éviter cela, vous pouvez mettre en mode silencieux les canaux que vous n'utilisez pas en ce moment. Il est également conseillé de régler votre statut sur « Absent » jusqu'à ce que vous soyez à nouveau prêt quand vous n'êtes pas concentré sur une tâche importante. Ces astuces de Pumble peuvent vous aider à améliorer votre productivité.

Les options de recherche vous aident à trouver ce dont vous avez besoin

Apprendre à trouver l'information exacte dont vous avez besoin dans Pumble peut vous faire gagner beaucoup de temps et augmenter votre productivité. Si vous recherchez un canal, une personne ou un fichier particulier, vous pouvez utiliser des filtres de recherche comme « dans : #canal » ou « de : user » pour préciser vos requêtes de recherche.

L'un des principaux avantages de Pumble est l'historique illimité des chats. Pumble vous permet de voir tous les messages envoyés, gratuitement. Vous pouvez rechercher tout l'historique des conversations de votre équipe et trouver un message important, quel que soit le temps passé. Utilisez la barre de recherche pour taper le terme que vous recherchez et vous le trouverez, peu importe la date de la conversation.

Conclusion

Un employé engagé est un employé qui aime son travail et qui veut en faire profiter l’entreprise pour laquelle il travaille. Nous vous suggérons d'utiliser tous les outils à votre disposition pour garder vos employés engagés et informés de toutes les informations importantes. Mais surtout, maintenez la communication en équipe à un niveau élevé et vous obtiendrez des employés très performants.