Qu'est-ce qu'une communication efficace ? Définition, exemples et 13 étapes pour l'améliorer

Des études montrent que 86% des employés et des cadres reconnaissent qu'une faible communication est la principale cause d'échec sur le lieu de travail. Ils s'accordent donc à dire qu'une communication efficace est essentielle sur le lieu de travail.

Cependant, même si nous passons la majeure partie de notre temps à communiquer, peu d'entre nous savent comment communiquer de manière efficace et ne possèdent (ou n'emploient) pas de compétences efficaces en matière de communication. 

N'êtes-vous pas d'accord ? Posez-vous les questions suivantes :

• À quelle fréquence votre équipe est-elle confrontée à des problèmes de communication ?
• Les informations importantes ont-elles tendance à se perdre quelque part dans l'entonnoir de la communication ?
• Les employés se fient-ils aux rumeurs pour obtenir les principales nouvelles et mises à jour de l'entreprise ?

La rupture de la communication, l'entonnoir d'informations et les renseignements par le biais de rumeurs sont autant de signes d'une communication inefficace.

Pour vous aider à comprendre le rôle que joue une communication efficace sur le lieu de travail, nous répondrons aux questions suivantes :

• Qu'est-ce qu'une communication efficace ?
• Quelle est l'importance d'une communication efficace sur le lieu de travail ?
• Quels sont les avantages d'une communication efficace ?
• Quels sont les principes d'une communication efficace ? et
• Quelles sont les 13 mesures à prendre pour rendre la communication plus efficace ?

Plongeons dans le vif du sujet !

Définition de la communication efficace : Qu'est-ce qu'une communication efficace ?

Une communication efficace est le processus d'échange réussi d'informations, d'idées, d'opinions, ou d'autres types de messages entre deux ou plusieurs personnes, aboutissant à une compréhension mutuelle.

Pour communiquer de manière efficace, les participants doivent être en mesure de comprendre le message transmis ainsi que l'émotion, l'intention et l'objectif qui se cachent derrière le message.

Nous avons demandé à Milan Kordestani, auteur du livre“I’m Just Saying : A Guide to Maintaining Civil Discourse in an Increasingly Divided World”, quelle était la définition d'une communication efficace. 

Ainsi, outre la compréhension du message, pour que la communication soit efficace, tous les participants doivent également se sentir satisfaits du résultat de la conversation. En d'autres termes, ils doivent non seulement se comprendre, mais aussi se mettre d'accord sur l'objectif de la communication. 

Kordestani est d'accord et poursuit en disant que l'empathie et le respect sont essentiels pour une communication efficace :

Qu'est-ce qu'une communication efficace dans le monde des affaires ?

À plus grande échelle, une communication efficace sur le lieu de travail implique la création d'un environnement de confiance et de compréhension au sein de l'équipe, ce qui permet aux personnes de communiquer librement. 

Hanne Wulp, formatrice en leadership, communication et résolution de conflits et coach de cadres, partage cet avis et ajoute qu'il est essentiel de partager fréquemment les informations :

Par conséquent, si vous cherchez des moyens de communication efficaces à appliquer sur le lieu de travail, vous devriez commencer parfavoriser une culture de la transparence où le style de communication assertive est encouragé et approuvé, et où le feedback est le bienvenu.

La capacité à communiquer efficacement est en fait une compétence à multiples facettes qui nécessite une pratique et un perfectionnement continus, mais qui apporte de nombreux avantages. 

Quels sont les avantages d'une communication efficace ?

Une communication efficace est essentielle pour toute entreprise, quelle que soit sa taille, car le succès des entreprises dépend du flux d'informations. C'est probablement la raison pour laquelle la communication efficace figure parmi les compétences les plus appréciées et les plus recherchées par les employés. 

Si le flux d'informations est bloqué d'une manière ou d'une autre, l'entreprise commencera à se détériorer — c'est pourquoi nous avons besoin d'une communication efficace.

Une communication efficace :

• Évite la confusion,
• Donne un but,
• Crée une responsabilité et
• Crée une culture d'entreprise positive.

Plus précisément, les 6 principaux avantages d'une communication efficace sont les suivants : 

• Résolution des problèmes plus facile et de meilleure qualité,
• Faciliter et améliorer la prise de décision,
• Meilleures relations professionnelles,
• Augmenter l'engagement, 
• Améliorer la productivité et
• Meilleure culture d'équipe.

Voyons ce que cela implique.

Avantage n°1 : Résolution des problèmes de manière plus simple

En tant que l’une des compétences les plus demandées, la communication est un élément essentiel d'un CV selon 93 % des employeurs. La principale raison en est que de bonnes compétences en communication facilitent la résolution des problèmes. 

La résolution de problèmes n'est possible que s'il y a :

• De la coopération,
• De la collaboration d’équipe, 
• De l'esprit de décision et
• Une action coordonnée.

Tous ces facteurs dépendent d'une communication efficace, car c'est le ciment qui lie tous les membres de l'équipe et leur permet de travailler en tant qu'unité cohésive.

Une communication efficace est une communication rationalisée, qui permet :

• Un partage rapide de l'information,
• Une compréhension mutuelle du problème, 
• Une évaluation collective de l'impact du problème et
• Une prise de décision qui tient compte de l'ensemble du système.

En d'autres termes, lorsque nous rationalisons la communication et que nous permettons à chacun d'y participer, nous résolvons les problèmes plus facilement et plus rapidement (sans parler d'une plus grande efficacité). 

Avantage n°2 : Faciliter et améliorer la prise de décision

La prise de décision sur le lieu de travail dépend directement de la quantité d'informations dont nous disposons. 

La prise de décision est un processus au cours duquel nous choisissons une option parmi une sélection de possibilités, en nous appuyant sur notre analyse complète de toutes ces possibilités. Par conséquent, pour choisir une option, nous devons être pleinement conscients de toutes les alternatives.

C'est là qu'intervient une communication efficace. La clarté est le pilier d'une bonne communication. Comme l'affirme Michelle Giordano, conseillère en matière d'action sociale, la clarté est également nécessaire pour prendre des décisions en connaissance de cause.

Avantage n°3 : Meilleures relations professionnelles

La nécessité d'une communication efficace ne s'arrête pas à l'intérieur de l'entreprise. D'une manière générale, il existe deux types de communication efficace sur le lieu de travail :

• Interne et
• Externe.

Bien que distincts, ces 2 types de communication professionnelle sont liés : si l'un est efficace, l'autre le sera également. Le maintien d'une communication claire et transparente, tant en interne qu'en externe, est essentiel à votre réussite. 

Le succès de votre collaboration avec des tiers dépend d'une communication efficace. La façon dont vous (personnellement et en tant qu'entreprise) communiquez avec les tiers façonnera votre réputation et influencera la façon dont ils perçoivent votre entreprise et interagissent avec elle.

Avantage n°4 : Augmenter l'engagement

Le manque d'engagement coûte aux entreprises du monde entier environ $7 800 milliards. Ce n'est pas une surprise, puisque des études montrent que seuls 21% des travailleurs sont réellement engagés au travail. 

L'engagement des employés se traduit par de meilleures performances et des niveaux de productivité plus élevés. Mais quel est le rapport avec une communication efficace ?

Une étude mondiale sur la voix des salariés a montré que 92% des salariés très engagés se sentent entendus. 

En d'autres termes, ils ont l'impression que leurs opinions et leurs contributions comptent. En comparaison, seuls 30% des travailleurs désengagés se sentent entendus sur leur lieu de travail, ce qui implique une relation étroite entre une communication efficace sur le lieu de travail et l'engagement des employés. 

Avantage n°5 : Améliorer la productivité

Selon la même étude, lorsqu'ils se sentent écoutés, 74% des employés sont plus efficaces dans leur travail En outre, 71% d'entre eux se sentent encouragés ou au moins suffisamment confiants pour partager leurs idées, leurs réflexions, leurs solutions potentielles et leurs commentaires. 

Par conséquent, la mise en œuvre d'une communication efficace peut conduire à une amélioration de la productivité. 

Certaines études plus anciennes, comme le rapport McKinsey, suggèrent que lorsque les entreprises utilisent les technologies sociales pour améliorer leur communication interne, elles peuvent augmenter la productivité de leurs employés de 20 à 25%. 

Des données plus récentes montrent que 72% des managers et des chefs d'entreprise estiment que leurs équipes sont plus productives grâce à une communication efficace.

Avantage n°6 : Meilleure culture d'équipe

Une bonne communication renforce la confiance entre les membres de l'équipe et les aide à créer un environnement de travail sain. Cela conduit à son tour à une culture plus collaborative au sein de l'entreprise. 

Kordestani souligne à quel point la communication est efficace pour la culture d'équipe et affirme :

Comment rendre la communication efficace ?

Il est clair qu'une communication efficace est vitale pour la performance, tant au niveau individuel qu'au niveau de l'équipe. 

Pour bénéficier de tous les avantages d'une communication efficace, vous devez non seulement en comprendre les principes essentiels, mais aussi améliorer vos compétences en matière de communication. 

Voici les 13 étapes à suivre pour y parvenir.

Étape n°1 : Respecter les 7 C de la communication

La première étape d'une communication efficace consiste à respecter les 7 C de la communication. 

Ces 7 C de la communication sont les caractéristiques les plus importantes d'une communication efficace. Ils comprennent :

• La clarté, 
• La cohérence, 
• La confiance, 
• La conformité, 
• La concision, 
• La concrétude et 
• La courtoisie.

Sous-étape n°1 : Soyez clair dans la communication

Pour éviter les malentendus, vous devez être clair dans votre communication. Une communication claire implique que le communicateur ne mette l'accent que sur un élément d'information spécifique. 

Un communicateur clair se concentre sur la poursuite d'un objectif spécifique et la transmission d'un message spécifique.

Voici un bref aperçu de la manière dont la même information peut être transmise de manière claire et peu claire :

"Avez-vous terminé les rapports que je vous ai demandés mardi dernier ?" ✅

"Yoooo, quoi de neuf ? Mandy m'a demandé quand les rapports dont nous avons parlé la semaine dernière seraient terminés. J'ai dit : "Tu peux te calmer, ma fille ? Ils seront bientôt prêts !" Mec, elle est tellement coincée, pas vrai ?" ❌

Dans le premier exemple, nous pouvons voir que la question est formulée de manière claire et directe. Le destinataire sait immédiatement ce qu'on lui demande, il n'y a donc pas de risque de mauvaise interprétation.

Dans le deuxième exemple, on constate que la personne qui a envoyé le message a choisi une manière détournée de demander des informations. L'approche passive-agressive et l'utilisation excessive de jargon en font un exemple de communication peu claire.

Une communication claire est utile pour :

• Faciliter et accélérer la compréhension et
• Renforcer la signification d'un message.

Pour communiquer clairement, vous devez :

• Présenter votre idée principale,
• Vous assurer que votre idée a un sens,
• Minimiser le nombre d'idées par phrase,
• Être précis et orienté vers les détails,
• Éviter le jargon, l'argot et le langage absolu, 
• Parler en phrases courtes et directes, et
• Vous assurer que l'autre personne vous comprend (et vice versa).

Sous-étape n°2 : Communiquez de manière cohérente

Une communication cohérente est fluide, c'est-à-dire qu'elle est consistante et logique.

Un communicateur cohérent relie tous les points abordés et s'assure qu'ils sont tous pertinents par rapport au sujet principal. La cohérence dans la communication permet de :

• Donner de la crédibilité à vos idées et
• D'éviter la confusion, l'insatisfaction et l'épuisement des auditeurs/lecteurs.

Pour communiquer de manière cohérente, vous devrez :

• Organiser et présenter vos idées dans un ordre logique et
• Relier vos idées en utilisant des mots et des phrases de transition (par exemple, "en conséquence", "jusqu'à présent", "en outre", "en revanche", "par exemple", etc.)

Prenons un exemple de communication cohérente. Regardons l'image ci-dessous. Il s'agit d'une conversation entre deux collègues de travail, où l'un demande de l'aide pour un processus spécifique et l'autre donne des instructions détaillées et logiques.

Dans l'exemple ci-dessus, nous voyons la cohérence de la communication de Nina. Elle explique le processus en question à son collègue, puis lui dit :

“L'ordre correct est le suivant : page d'accueil ▶️ page de date ▶️ page de code-barres ▶️ page de collecte, puis vous passez à l'écran suivant.”

Mais que se passerait-il si Nina n'appliquait pas les principes de la communication cohérente ? Dans ce cas, sa première réponse aurait pu ressembler à ceci :

“Vous devez marquer une collection pour chaque produit. Allez à la page des dates et partez de là. La page des codes-barres s'affiche lorsque vous cliquez à l'endroit prévu.”

Cet exemple montre clairement que, même si Nina explique la procédure, elle ne le fait pas de manière cohérente et il y a très peu de chances que son collègue puisse la suivre.

Sous-étape n°3 : Ayez confiance en soi lors de la communication

Dans la communication, l'assurance vous aide à transmettre ce que vous voulez d'une manière efficace. Un communicateur confiant donne plus de crédibilité à ses paroles en exprimantses pensées, ses croyances, ses idées et ses opinions de manière assertive.

Une étude d'Indeed montre que 98% des travailleurs affirment qu'ils sont plus performants lorsqu'ils ont confiance en eux. 

Toutefois, une étude réalisée en 2023 par study done by The University of Lawindique que 97% des adultes âgés de 24 à 35 ans déclarent avoir peur que leurs collègues les jugent pour leur style de communication, ce qui explique qu'ils finissent souvent par s'excuser de manière excessive. 

Si vous faites partie de cette catégorie, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez faire semblant jusqu'à ce que vous réussissiez ou utiliser la stratégie "Comme si" strategy qui s'est avérée efficace. 

Cette stratégie repose sur le fait que les êtres humains ont tendance à considérer les concepts qu'ils utilisent quotidiennement comme des faits plutôt que comme ce qu'ils sont (des concepts sociaux qui dépendent du contexte d'une situation). 

Par exemple, nous pouvons avoir l'idée préconçue qu'il existe des façons spécifiques dont les personnes confiantes agissent et sont perçues dans notre société. Nous pourrions également considérer comme un fait que les personnes confiantes le sont naturellement dans toutes les situations (même si cela ne peut pas être vrai — il s'agit simplement d'une construction sociale). Par conséquent, si nous n'avons pas confiance en nous dans toutes les situations, nous nous considérerons comme quelqu’un "sans confiance en soi". 

La stratégie "Comme si" incite les gens à agir comme s'ils étaient déjà ce qu'ils veulent être — dans ce cas, il s'agirait d'une personne confiante. 

Avoir confiance en soi dans la communication est utile car :

• Les personnes semblent plus assertives,
• Cela donne plus de crédibilité à l'information présentée, et
• Les informations présentées semblent plus professionnelles.

Pour avoir l'air sûr de vous lorsque vous communiquez, vous devez :

• Maintenir un volume de voix clair et stable,
• Maintenir un contact visuel,
• Être honnête,
• Écouter attentivement les autres,
• Rechercher des compromis sur les points discutés,
• Exprimer sa gratitude lorsque c'est nécessaire,
• S'excuser lorsqu'on a tort, et
• Reconnaître positivement la contribution des autres.

Sous-étape n°4 : Communiquez correctement

Une communication correcte implique qu'il n'y a pas d'erreurs dans la communication, ce qui donne de la crédibilité à vos paroles. Les personnes qui écoutent ce que vous dites ou qui lisent vos messages sont susceptibles d'établir un lien inconscient entre votre usage de la grammaire et la valeur de vos paroles.

Un communicateur correct montre son respect aux autres communicateurs en veillant à ce que la grammaire, la prononciation et le vocabulaire soient à la hauteur. 

Une communication correcte aide à :

• Améliorer l'impact du message,
• Renforcer le professionnalisme,
• Améliorer la compréhension et
• Éviter les malentendus et la confusion.

Pour communiquer correctement, vous devez :

• Réfléchir à ce que vous voulez dire avant de le dire, 
• Relire attentivement les communications écrites, et
• Consulter des manuels de grammaire ou des correcteurs en ligne.

Prenons un exemple de communication correcte et incorrecte. 

“Bonjour, Joan ! Pouvez-vous m'envoyer toute la documentation dont vous disposez pour l'affaire Perkins ? Merci !”

Nous constatons que l'expéditeur a utilisé des phrases complètes ainsi qu'une grammaire et une ponctuation correctes. Voici un exemple du même message, mais rédigé de manière incorrecte :

“Salut Joan envoi stp tous les docs pour l’affaire P merci”

Même si ce deuxième exemple transmet le même message que le premier, l'absence de ponctuation et les diverses fautes de frappe rendent ce message non professionnel et même parfois incohérent.  

Sous-étape n°5 : Soyez concis dans la communication

Une communication concise implique que l'information soit communiquée avec le moins de mots possible. Un communicateur concis s'en tient à l'essentiel et reste bref.

La concision dans la communication permet de :

• Gagner du temps et de l'argent,
• Mieux souligner vos points principaux et
• Rendre le message plus compréhensible pour les auditeurs/lecteurs.

Pour communiquer de manière concise, vous devrez :

• Éviter de vous laisser distraire par d'autres questions,
• Vous en tenir au sujet traité et
• Ne donner qu'une quantité raisonnable d'informations à la fois.

La concision est particulièrement importante dans la communication écrite. Lorsque vous communiquez vos idées par écrit, vous devez :

• Utiliser la voix active (plutôt que la voix passive),
• Éviter les phrases vagues et surutilisées (par exemple, "mauvais", "bon", "savoir", "très", etc.)
• Supprimer les qualificatifs redondants (par exemple "assez", "plutôt", "vraiment", etc.)

Par exemple, si nous voulions être concis en demandant quelque chose, nous dirions :

“Nous devons réaliser une publicité de 15 secondes qui mette en valeur la dernière nouveauté. Il faut que ce soit fait pour le 13.”

Un exemple de communication non concise, en revanche, ressemblerait à ceci :

“Ce serait formidable si nous pouvions éventuellement sortir une courte publicité parce que nous avons récemment lancé une nouvelle fonctionnalité et que nous devons vraiment, vraiment, la présenter à notre public. L'idéal serait que ce soit bien ficelé et terminé pour la mi-mois.”

Sous-étape n°6 : Soyez concret dans la communication

La communication concrète implique que l'information est présentée d'une manière spécifique, précise, mais aussi vivante. 

Un communicateur concret donne une image claire de ce qu'il veut transmettre.

Être concret dans la communication permet de :

• Renforcer la confiance dans vos paroles,
• Maintenir l'intérêt de l'auditoire,
• Éviter les interprétations erronées et
• D'accélérer le processus d'action.

Pour communiquer de manière concrète, vous devrez :

• Étayer vos idées par des faits et des chiffres,
• Utiliser des mots et des phrases clairs et sans ambiguïté, 
• Utiliser des modificateurs précis,
• Éviter les généralisations et
• Fournir des étapes détaillées pour les actions que vous souhaitez entreprendre.

Sous-étape n°7 : Soyez courtois dans la communication

Le dernier C de la communication est la courtoisie. Une communication courtoise implique que l'information est transmise avec respect. Un communicateur courtois est ouvert, amical et honnête.

Le respect est vital sur le lieu de travail. Comme l'indique une étude Accountemps, 85% des personnes interrogées estiment que le fait d'être courtois envers leurs collègues a un impact sur leurs perspectives de carrière.

Outre l'amélioration de vos perspectives de carrière, la courtoisie dans la communication est également utile :

• Pour établir et maintenir de bonnes relations entre les membres de l'équipe,
• Les gens se sentent écoutés, reconnus et appréciés et
• Constituer une équipe plus loyale et plus productive.

Pour communiquer avec courtoisie, vous devez :

• Être positif, poli et raisonnable,
• Être enthousiaste et réfléchi,
• Prendre en compte le point de vue des autres,
• Centrer le message sur l'auditoire et
• Faire preuve de respect à l'égard des autres communicateurs.

Étape n°2 : Établir la confiance entre les membres de l'équipe

Pour instaurer une communication efficace au sein d'une équipe, il est nécessaire d'instaurer la confiance au sein de cette équipe. Mais il est important de noter qu'il s'agit d'une voie à double sens — les équipes qui se font confiance communiquent davantage (et mieux), tandis qu'une meilleure communication conduit à une plus grande confiance.

Ce lien complexe n'a pas échappé à Giordano, qui affirme que l'établissement de la confiance est l'un des principaux avantages d'une communication efficace :

Les équipes qui communiquent davantage ont de meilleures chances de :

• Résoudre les problèmes plus rapidement, 
• Prendre des décisions plus facilement, 
• Éviter les conflits et 
• Explorer leur créativité.

Selon Paul J. Zak, auteur de Trust Factor: The Science of Creating High-Performance Companies, et de son article The Neuroscience of Trust, les personnes travaillant dans des entreprises où la confiance est élevée font état des avantages suivants :

• 106% d'énergie en plus au travail,
• 76% d'engagement en plus,
• 74% de stress en moins,
• 50% de productivité en plus,
• 40% moins de burnout et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée,
• 29% de satisfaction en plus dans leur vie, et
• 13% de jours de maladie en moins.

Mais comment établir la confiance dans les équipes ?

Sous-étape n°1 : Faites preuve de transparence

Dans l'étude mentionnée précédemment, Zak a constaté que le fait de partager largement les informations et de maintenir une communication permanente et transparente réduit l'incertitude et améliore le travail d'équipe. Cela améliore également l'engagement sur le lieu de travail.

Maintenir une communication transparente dans les deux sens est une tâche ardue, mais vous pouvez y parvenir :

• En assumant vos responsabilités,
• En fournissant et en acceptant régulièrement un retour d'information et
• En demandant d'emblée ce que l'on attend d'une tâche ou d'un projet.

Sous-étape n°2 : Soyez respectueux

L'un des piliers de la confiance est la communication respectueuse, c'est-à-dire le fait d'être traité avec politesse ou d'être reconnu à sa juste valeur pour ses réalisations et ses comportements. 

Selon un article intitulé The Effect of Respect : Respectful Communication at Work Drives Resiliency, Engagement, and Job Satisfaction among Early Career Employees, le respect au travail comporte deux aspects essentiels :

• L'engagement respectueux et
• Le respect autonome.

Le premier est lié à la relation qu'une personne entretient avec les membres de son équipe. Si elle est acceptée et appréciée en tant qu'individu, elle se sentira comme un membre respecté de l'équipe. 

Le second est lié à la liberté qu'a une personne de travailler d'une manière qui lui convient. Cette liberté, qui découle de la confiance que les dirigeants leur accordent fait que les travailleurs se sentent respectés. 

Dans l'ensemble, le respect sur le lieu de travail favorise l'engagement et la coopération. Les employés qui se sentent respectés sont plus enclins à collaborer car ils sont prêts à prendre en considération non seulement leur développement professionnel, mais aussi la vision globale de l'avenir de l'entreprise. De plus, ils sont plus enclins à inclure d'autres personnes dans ces visions partagées.

Le respect est important pour favoriser la confiance qui conduit à une communication efficace sur le lieu de travail. Vous pouvez y parvenir en :

• Respectant le temps de vos collègues,
• Respectant les idées de vos collègues, même si elles ne correspondent pas à vos connaissances, à votre expérience ou à vos attentes, et
• Respectant les opinions de vos collègues, même si elles sont différentes des vôtres.

Sous-étape n°3 : Soyez uni

Être uni, c'est plus que travailler avec d'autres personnes. L'unité consiste à collaborer au sein d'une équipe. Cela implique de travailler en tant qu'unité cohésive. Les piliers de l'unité sont les suivants :

• Ne pas rejeter les membres de l'équipe,
• Éviter toute communication négative,
• Aider lorsqu'on le demande, et
• Toujours demander de l'aide quand on en a besoin.

Sous-étape n°4 : Valorisez les collègues

Valuing your teammates builds a sense of community, which leads to better employee retention and better overall job satisfaction. 

To show your coworkers and employees you value them, you can try:

• Learning more about their likes, dislikes, and preferred workflows, and
• Providing praise when and where due.

Substep #5: Actively build team trust

Trust is something that occurs naturally and organically. We can’t force it. 

However, we can help it along by practicing appropriate trust-building activities, such as:

• Blind square — a trust-building game where a blindfolded group of people needs to form a rope into a square by collaborating as a team,
• Back-to-back drawing — a trust-building game where two people sit back-to-back and provide each other with instructions on how to draw abstract shapes they’re tasked with,
• Night trail — a trust-building game where a group of blindfolded people holds on to a rope and needs to navigate an obstacle course together, and
• Minefield — a trust-building game where the first teammate is blindfolded, while the second teammate needs to verbally navigate the first teammate across an open space filled with obstacles.

Step #3: Manage communication barriers

Anything that comes in the way of communication — a misunderstanding, a problem, or an obstacle — is a barrier. 

Communication barriers come in various forms — we typically recognize:

• Physical, 
• Perceptual, 
• Emotional, 
• Cultural, 
• Language, 
• Gender, and 
• Interpersonal barriers to effective communication. 

To manage communication barriers, you’ll need to:

• Identify the communication barriers you are facing — once you do, it will be easier to tackle them.
• Learn about different cultural norms and customs as well as cultural differences in terms of verbal and nonverbal language use — once you do, you’ll decrease the chances of misunderstandings and confusion.
• Identify your assumptions, stereotypes, biases, and prejudices — once you do, you’ll be able to work on overcoming them.
• Pick an appropriate official team language — in case the members of the team have different mother tongues.

Communication barriers manifest in different ways, so there’s no one perfect way to manage all of them. Let’s take a look at how you can overcome each of these barriers.

Substep #1: Manage physical barriers to communication

Physical barriers represent the environmental conditions that disrupt the communication process. 

They may manifest as physically separate offices of distributed teams that make it difficult for people to interact when they want to.

One of the best ways to manage physical barriers in communication is to adopt asynchronous communication. 

However, that’s not an option for every team, which is why you can also consider utilizing team communication apps that will make it easier for all team members to reach each other at any given time.

Substep #2: Manage perceptual barriers to communication

Perceptual barriers represent people’s perceptions that stop them from properly assessing a:

• Person, 
• Topic, or 
• Piece of information. 

They may manifest as skewed perceptions about someone’s knowledge or experience. To manage perceptual barriers, you should:

• Don’t judge people solely based on their body language — hear out what they are saying first,
• Identify any potential barriers you may have,
• Try to get a clear understanding of the person you’re talking to,
• Try to have a more flexible and creative approach to conversations, and
• Try to step into the other person’s shoes for a moment.

Substep #3: Manage emotional barriers to communication

Emotional barriers represent the emotions that obstruct effective communication. These are the emotions you feel when talking with your teammates that might hold you back and hinder your ability to have a constructive conversation. 

They may manifest as conflicts caused by:

• Anger, 
• Anxiety, or 
• Pride.

To manage emotional barriers, you should:

• Remove yourself from the situation (if possible),
• Calm yourself, 
• Consider why you feel the way that you do, and
• Work on accepting that your point of view might not be the perfect or ideal one.

Substep #4: Manage cultural barriers to communication

Cultural barriers represent culture-based differences between communicators that trigger misinterpretations of other people’s messages. 

They may manifest as misunderstandings caused by culture-based norms and customs.

Working on overcoming cultural barriers, such as stereotypes and status-based self-importance, among team members is an excellent way to improve team communication.

Substep #5: Manage language barriers to communication

Language barriers represent words, phrases, pronunciation, and grammar whose use can confuse the people we are communicating with. 

More often than not, people think that language can contribute to miscommunication only in cases where people who are conversing don’t speak the same language. 

However, even with people who share a native language, there might be barriers to communication in the form of overusing of jargon and slang. 

Not to mention, different levels of literacy and linguistic ability as well as something as simple as word choice can also lead to a breakdown in communication.

Substep #6: Manage gender barriers to communication

Gender biases represent stereotypes, prejudices, and biases that influence how we view and communicate with people of different genders. 

They may manifest as gender-based misconceptions about someone’s communication habits.

Dealing with gender barriers to communication includes:

• Educating all team members,
• Encouraging diversity in the team, and
• Including the HR team in handling potential issues.

Substep #7: Manage interpersonal barriers to communication

Interpersonal barriers represent interpersonal difficulties that stop people from reaching their full potential in terms of communication skills. 

They may manifest as someone’s lack of a desire to participate in conversations or a lack of open-mindedness. 

Step #4: Learn how to manage nonverbal communication

According to the often-quoted, popular piece of statistics, 93% of communication is nonverbal — but, this number has also been heavily disputed by experts and proven to be a misinterpreted version of the findings from the original study by Albert Mehrabian, a famous psychologist.

Still, nonverbal communication is an important element of many communication processes. But it’s a form of communication we often overlook because it’s not dominant. 

Nonverbal communication usually accompanies in-person verbal communication. To underline our words, we use:

• Facial expressions, 
• Gestures, and 
• Body movements. 

However, not all body language communication is conscious. Sometimes we use it to communicate messages we do not wish to convey. 

What’s more, our facial expressions, gestures, and body movements may also be unintentionally misleading — or simply misinterpreted by others.

That’s why nonverbal communication can often become a barrier to effective communication. 

For example, our body language can become a perceptual barrier — our raised eyebrows can get in the way of what we’re trying to communicate with our words. Furthermore, nonverbal communication can often be a cultural barrier as well. The person we are communicating with can interpret our nonverbal language in accordance with their own cultural norms, which do not align with what we are trying to convey.

Proper nonverbal communication is an important step toward effective team communication — and you’ll need to make the effort to properly convey and interpret nonverbal language.

Substep #1: Use nonverbal communication to your advantage:

One of the biggest misconceptions about nonverbal language is that it’s universal. For example, most Westerners believe that offering your coworkers a firm handshake is a sign of confidence. However, in many Eastern cultures, a firm handshake can come off as aggressive.  

Still, there are some nonverbal cues that are almost universally understood. You can use those to your advantage and become a better effective communicator. 

Here are some examples of how you can do that:

• Read the room and act accordingly — don’t smile when the message is serious or frown when engaging in casual chats with colleagues.
• Maintain frequent eye contact with the people you are communicating with.
• Don’t fold your arms — you’ll avoid looking defensive.
• Adjust your voice to a pleasant and comfortable volume.
• Avoid too much gesticulation — you’ll lessen the chances that you’ll convey something you don’t want.

Substep #2: Learn how to “read” the nonverbal messages of your fellow communicators 

Our ability to properly decode nonverbal language is one of the pillars of nonverbal communication literacy. Although research suggests that decoding nonverbal messages will often be poor without the context provided in verbal communication, you can still utilize the body language of your fellow communicators to ensure your communication is as effective as possible.

Of course, make sure you listen to what your fellow communicators say first.

Substep #3: Educate yourself about the nonverbal norms of your teammates’ cultures

If you’re a manager, organize cross-cultural training about the matter.

If you’re an employee, make the individual initiative to learn about the nonverbal language use of other cultures represented in your team.

Step #5: Learn how to express yourself in communication

Learning how to express yourself in communication is one of the most important steps toward effective communication. 

After all, to be able to properly communicate, you’ll need to be able to express your thoughts, ideas, opinions, and beliefs properly.

Substep #1: Decide what you want to say first

When participating in a conversation at work, it’s important that you don’t give out rash responses. Instead, decide what you want to say first by:

• Taking a pause — this will give you enough time to compose yourself,
• Formulating ideas and opinions in your mind before articulating them,
• Assessing both the context and content of what you’re trying to say, and
• Being mindful of who you’re talking to and about what, as well as the impact of your words. 

Substep #2: Do not generalize your points

Instead, enrich them with the right amount of details, facts, and figures; use examples and visuals to illustrate your thoughts and ideas.

Substep #3: Be assertive

Being assertive means saying and doing what you want in a clear and respectful manner, while valuing your thoughts, needs, and feelings, alongside the thoughts, needs, and feelings of fellow communicators. The fundamental features of assertive communication are:

• Recognize your values — don’t just attribute your failures to internal flaws and your successes to luck; be objective about your contributions instead.
• Know your rights — aim to understand your entitlements and benefits in the workplace; then, insist on them.
• Manage your boundaries — aim to understand and respect your boundaries, to better manage stress and expectations.
• Before being assertive, practice being assertive — think about what you want to say in a given situation, and practice how you’ll say it.
• Speak up — during meetings, brainstorming sessions, or anytime when it’s appropriate to speak up and you have something important to say, do so.

• Aim to stay on topic during arguments — start small and make it your goal to get to the point as quickly as you can; use details, facts, examples, and visuals that add, rather than distract from your gist.
• Communicate at the right time — if you have a question at a meeting, ask it right away; if you know your colleagues will be busy at a certain time, ask them when they will be able to talk with you.

Step #6: Learn how to actively listen to others

Listening to the thoughts, ideas, and opinions of others with real interest is equally important for effective communication as contributing is. 

Sadly, according to Psychology Today, we’re much worse listeners than we think — as many as 96% of people think they are great listeners, when in reality, we tend to retain only 50% of what is said right after it’s said. The percentage further shrinks with time.

In the book he co-wrote with Leonard A. Stevens, Are you Listening?, Ralph G. Nichols, a retired professor at the University of Missouri, says that the ability to give speakers our full attention drops as we age: 

“If we define the good listener as one giving full attention to the speaker, first-grade children are the best listeners of all.”

Substep #1: Understand why active listening is important

We spoke to Marilyn Shannon, author of the book Quick Listening: The New Paradigm for Business and Personal Excellence about just how vital active listening is in professional surroundings. 

She continues that listening is the only way for businesses to overcome some of their biggest stumbling blocks. 

So clearly, listening is essential for effective communication and success in business. But, how can we manage to actively listen?

Substep #2: Avoid bad listening habits

As mentioned, even when we’re aware of how important active listening is, we still fail to do it. Nichols cited the 10 worst listening habits of people in America — according to these habits, people fail to listen because they:

• Find the topic discussed uninteresting,
• Find faults in the speaker (e.g. a lacking delivery or appearance),
• Focus on a particular argument made by the speaker and then try to find counterarguments to it,
• Focus more on facts, than the underlying idea,
• Try to outline everything said — so they miss the gist,
• Fake attention while their minds wander off,
• Fall prey to distractions (e.g. distractions they create or tolerate),
• Focus on information that is easy to understand, and avoid the more difficult concepts,
• Let emotional words distract them, and
• Waste the difference between thought speed and the speed at which people speak — i.e., “thought power”.

Substep #3: Employ the 3 A’s of active listening

To avoid becoming the victim of one of the bad listening habits, we can employ the 3 A’s of active listening:

• Attitude — having a positive attitude and being open-minded makes us more receptive to what people have to say.
• Attention — paying full attention to both verbal and nonverbal communication of people we communicate with makes us understand their entire message.
• Adjustment — following what is being said to us without making assumptions and adjusting our response according to that improves the effectiveness of the communication.

Although these 3 A’s of active communication are useful, they are also all-encompassing. So, here are a few more specific tips on how to actively listen to others:

• Be open to new information — enter each dialogue with the intention of learning something new.
• Be patient when listening to other people — don’t interrupt them just because you think you have something important to say.
• Be neutral and nonjudgmental when replying — don’t actively look for problems in other people’s ideas, beliefs, and opinions.
• Provide the right nonverbal feedback while listening — for example, smile, maintain eye contact, and nod.
• Ask the right questions at the right time — both open-ended and close-ended Yes/No questions.
• Encourage the speaker with select phrases and positive feedback — for example, “Tell me more about…”, “And this would work because…”, etc.
• Reflect on what was said and summarize the speaker’s main points — this way, you’ll ensure you understand what is said.
• Ask for clarifications when needed — to increase the amount of information you understand.

Step #7: Avoid assumptions

As mentioned, not making assumptions is one of the key aspects of active listening and, thus, effective communication. That’s because assumptions can quickly lead communication to the point of breakdown. 

Assuming we have greater knowledge or experience or that others agree or disagree with us can lead to misunderstandings and even conflicts.

Substep #1: Assess your current beliefs

Think about the following — are you basing your assumptions on past experiences/knowledge, a personal opinion, or merely a gut feeling? 

Basing your assumptions on past experience/knowledge may be rooted in reality, but basing them on a personal opinion or gut feeling fails to provide you with the credibility you need.

Substep #2: Ask the right questions

Ask for extra detail about the opinions and ideas you suspect are faulty — perhaps the answers will give you the full picture you’re currently missing.

Substep #3: View the matter from different perspectives

Ask people for their interpretations of a controversial opinion or idea — perhaps they will be able to provide you with a better overview of the points you find controversial, and even encourage you to change your mind.

Substep #4: Be specific

While arranging meeting points or making decisions, be clear on the where, when, who, and how. This will ensure that there are no misunderstandings between you and other team members. What’s more, it will prevent others from making assumptions.

Step #8: Actively work on resolving conflicts

Conflicts in the workplace are seemingly inevitable. 

Back in 2008, a report titled Workplace Conflict and How Businesses Can Harness It to Thrive stated that 29% of employees report that conflicts are a regular occurrence for them. 

If you’re wondering whether things have gotten better since then — they haven’t. The follow-up 2022 report shows that number has gone up to 36%. 

Other interesting insights that the study had to offer were that:

• The #1 cause of conflict at work was poor communication, 
• 25% of people consider their managers didn’t or don’t know how to handle conflict properly, and
• The more time someone spends dealing with conflict at work, the less they are satisfied with their job. 

Job satisfaction is vital for employee retention and business success. Therefore, avoiding, diminishing, or resolving conflicts seems like the smart thing to do. 

To resolve conflicts effectively, you’ll need to:

• Talk with the other person — make sure it is at a convenient time and place.
• Identify and summarize the points you agree and disagree on — this tactic is a great starting point.
• Focus negative feedback on behavior or events — rather than on someone’s personality.
• Listen to what the other person has to say — rather than think about your counterarguments.
• If you disagree on certain points, talk them through — until you reach a compromise.
• Focus on a priority area of conflict first — to ensure most of your time and energy are spent solving them before you move on to matters of lesser priority.
• Manage all questions — ask everything you want to know and make yourself available for questions.
• Maintain a collaborative attitude throughout the discussion — this will stop the conflict from escalating further.
• Plan for the future — arrange additional meetings about the controversial points, if necessary.

Step #9: Manage communication channels effectively

In a business environment, a communication channel represents the means through which people communicate with each other. 

They include:

• Hardware solutions — such as mobile phones or fax machines, and 
• Software solutions — such as team communication apps or project management tools.

Software solutions are a crucial element in the work lives of remote and hybrid teams who cannot communicate in real-time and/or in-person due to time and/or distance constraints (e.g. different time zones and/or continents).

In line with that, a vital step toward effective communication is learning how to manage communication channels.

To manage communication channels effectively, you’ll need to:

• Think about your workflow,
• Pick a communication channel, and
• Learn and train your team how to use it.

Substep #1: Think about your workflows

Before you make a decision, you need to consider your workflow. What type of communication channels would suit you the best? To answer that question, consider the following:  

• Traditional channels of communication, such as phones, are great for obtaining instant feedback.
• Internal versions of certain public systems, such as internal podcasts, are great for culture building.
• Specialized channels of communication, such as project management tools, are great for communicating project details.
• All-encompassing solutions, such as team collaboration software, are great for instant messaging and topical discussions.

Substep #2: Pick a communication channel

In order to further narrow down your choices, ask yourself the following questions:

• Are your messages mostly formal or informal?
• Do most of your information need to be easy to reference?
• Is most of your information confidential or sensitive? 
• Is most of your information time-sensitive or urgent?
• Is most of your information general or specific?
• Do you tend to communicate with a group or individuals?
• Are the individuals and groups you communicate with your peers? Or are they at a higher hierarchy level than you?
• Does your communication tend to require a quick response? 
• When does communication usually happen? (e.g. one-on-one meetings, team meetings, company meetings, etc.)
• What type of communication do you practice the most? (e.g. written, verbal, visual, etc.)

Substep #3: Learn and train others on how to use the selected communication channels

Picking the communication channel is the first step of implementation. The next one is to actually start using the chosen means of communication. To do that, you have to learn and train others how to use it. 

The basics and finer points can be explained through:

• Group training,
• Official documentation, and
• Help pages on the app’s website.

Step #10: Be a responsive communicator

High responsiveness is a crucial component in effective team communication because it helps teammates solve problems and make decisions faster, as well as save time overall. 

For example, 75% of emails get opened within the first hour, and 42% of emails get replied to during this time, according to Yesware statistics. 

That’s, of course, only if they’re sent between the hours of 9 a.m. and 12 p.m. If you happen to send an email after 7 p.m., which is the worst time to send an email, chances are, you won’t receive a prompt response. You will, however, receive a response within a day — 98% of emails get opened within the first day, and 95% get replies during this time. 

Another study shows that 52% of people respond to work-related emails within 12 and 24 hours — but, as many as 60% of people claim they may wait 2 days to reply to an email.

In any case, waiting between 1 hour and 2 days for email replies can harm your productivity. After all, getting a reply to your question within 5 minutes will help you get on track with work much faster than if you need to wait for hours or days. 

So, it’s important you employ a suitable communication solution within your team and beyond — such as a business messaging app.

Let’s take a look at how you can become a more responsive communicator.

Substep #1: Keep an eye on communication channels during work hours

If you’re someone who can’t stand the sound of notifications, then at least check your official channels of communication regularly to see if any of your coworkers need anything. Alternatively, customize notifications settings in a way that works for you and only get notified when something is important.

Substep #2: Let your teammates know when you’ll be able to communicate

If you’re working in a remote or hybrid team, make your work hours public (preferably, with an indication of how your work hours compare to Greenwich Mean Time — if your team operates in several different time zones). 

Additionally, if you’re doing some deep work, you can also set your status to unavailable or busy, so your coworkers know you’re engaged in something important and shouldn’t be disturbed. 

Substep #3: Let the team know in advance when you’ll be unable to communicate

If you know you will be unavailable to talk or answer questions at a particular time, notify your colleagues and managers, with a special emphasis on the time when you will be available again.

Step #11: Perfect your writing skills

Written communication stands out as a dominant form of communication in the workplace, alongside verbal communication — after all, most of us will opt to invite a teammate to chat in person or write them a message. 

Therefore, another crucial step on the road to effective team communication includes perfecting your writing skills. 

Marvin H. Swift, Associate Professor of Communication at the General Motors Institute, once said that “Clear writing means clear thinking”.  According to him and other experts in the field of communication, being methodical about your writing skills can greatly improve the effectiveness of team communication.

Substep #1: Plan what you want to say

Just like with speaking, you need to think before you type something out. To make writing more effective, consider what you want to say and then remember the 7 C’s of communication: be clear, concrete, concise, coherent, confident, correct, and courteous.

Conciseness is of special importance here, since you don’t want to waste time on writing something redundant or unnecessary.

Substep #2: Identify your trouble spots and work on them

If writing isn’t your strong suit, assess it and pinpoint your weak spots. For some that can be grammar, for others it can be vocabulary, punctuation, or even lack of emojis. Figure out what it is, and then consciously work on it.

Substep #3: Be direct 

Always start with your main point/argument, and add details later. Bryan Garner, the author of The HBR Guide to Better Business Writing, says that an issue and its proposed solutions should always be summarized first, in “no more than 150 words.”

Substep #4: Avoid wordiness

Bryan Garner also points out the problem of wordiness: “The minute readers feel that a piece of writing is verbose they start tuning out.” 

So, instead of being verbose, he proposes you:

• Delete prepositions (e.g. write “viewpoint” instead of “point of view” ),
• Replace –ion nouns with action verbs (e.g. write “protect” instead of “provide protection”),
• Use contractions (e.g. write “don’t” instead of “do not”), and
• Use strong verbs instead of “is”/”are”, “was”/”were” (e.g. write “suggest” instead of “is suggested”).

Substep #5: Avoid buzzwords

These words and phrases have been overused to the point of losing any real meaning. Garner proposes the best way to avoid annoying corporate buzzwords is to write a “buzzwords blacklist” and include words and phrases such as “actionable,” “core competency,” and “impactful.”

_____

Here are a few other tips that will help you perfect your writing skills:

• Read before you hit “send” — before sending out an instant message or email, proofread them for grammar, accuracy, and clarity.
• Be mindful of formatting — you’ll get your points across better if you use bullet points than if you write incomprehensible blocks of text.

Step #12: Adjust to the communication situation

Adjustment is one of the pillars of active listening. However, it’s also crucial for effective communication in teams in general. 

How a process of communication will unfold tends to depend on the communication situation you are in. 

To determine that, ask yourself the following questions:

• Is the situation formal or informal?
• Are you in a meeting? 
• Are you providing feedback? 
• Are you accepting feedback? 
• Are you giving a presentation?
• Are you listening to a presentation?
• Are you interviewing a potential job candidate? 
• Are you caught up in a conflict?

Another important element in a communication situation that dictates how you should behave and respond are the people you are communicating with — you’ll act differently depending on whether you’re communicating with peers, superiors, or clients.

To adjust to the communication situation, you’ll need to:

• Recognize the formality of the situation — whether a situation is formal or informal (which, again, may depend on whether you are speaking with a peer, superior, or client) will determine the formality of your speech or writing.
• Follow the situation’s etiquette — meetings, feedback sessions, and presentations all have their etiquette.

Additionally, understanding the behind-the-scenes of a communication situation by analyzing the specific models of communication is another crucial step in learning how to adjust to different communication situations in the workplace.

Substep #1: Follow the meeting etiquette

Business meetings have a specific etiquette you have to follow. Even if the meeting is informal, it’s best to follow these rules:

• Be punctual,
• Speak loud enough when it’s your time to speak,
• Actively listen to others when it’s their time to speak, and
• Contribute with meaningful information when you can.

Substep #2: Follow the etiquette for providing feedback

Constructive feedback is vital for any team, and yet managers are often reluctant to give it. That’s not surprising, given that only 14.5% of managers feel confident in their feedback-giving skills.

On the other hand, employees love receiving feedback. According to the Harvard Business Review, 72% of employees report that they would perform better if they received feedback — even if that feedback was negative (or corrective). 

Giving feedback (and receiving it with grace) is, therefore, vital. But before you do it, make sure to follow these rules:

• Ask for permission to give feedback,
• Base negative feedback on behavior and not the person,
• Explain the impact of negative behavior,
• Discuss one issue at a time, and
• Suggest concrete steps for improvements.

Substep #3: Follow the etiquette for accepting feedback

As mentioned, employees love feedback. But, not all of them know how to accept it. If you’re struggling with that, keep the following in mind:

• Listen attentively.
• Recognize good intentions,
• Ask for additional pointers on how to improve,
• Summarize the feedback, and
• Be gracious to the feedback provider.

Substep #4: Follow the presentation etiquette for the speakers

Presenting your ideas and solutions to your team or employer is often a stressful task. However, presentations are a standard part of practically any worker’s day, which is why it’s vital that you’re prepared for them. 

Here are a few tips on presenting:

• Arrive earlier to prepare everything.
• At the end of the presentation, thank the audience for listening.
• Don’t be defensive come question time — instead, answer the questions patiently by using facts, figures, examples, and anything else that supports your claims.
• Be mindful of your nonverbal communication — don’t gesticulate too much, to avoid distracting the audience.
• Use your visual aids with care — no more than 5–6 bullet points per presentation slide. If you can use an example or image to illustrate a point, do so.

Substep #5: Follow the presentation etiquette for the audience

Being a thoughtful and respectful member of an audience is also a vital part of effective communication. Here are a few rules you can follow to achieve that:

• Don’t talk, unless you’re asked to participate,
• Don’t interrupt the speakers — instead, ask questions during question time,
• Turn off your phone, and
• Listen attentively.

Step #13: Follow the 4 steps for nonviolent communication (NVC)

NVC or Nonviolent Communication (sometimes referred to as compassionate communication) can help you consciously use words to express what you want. 

The concept, developed by Marshall Rosenberg, Ph.D., includes the following steps:

• Observing without judgment,
• Expressing feelings,
• Expressing needs, and
• Expressing requests.

In a business setting, these steps help increase the chances you’ll establish mutual understanding with teammates. 

They also help teams make the following improvements:

• Boost communication skills overall,
• Improve self-awareness,
• Grow their management skills,
• Strengthen interpersonal relationships,
• Solve conflicts easier and quicker,
• React properly to unexpected developments,
• Take care of personal needs, while having in mind the needs of others, and
• Positively influence the organization as a whole.

Now, let’s see what nonviolent communication looks like in practice.

Substep #1: Observe

Start with the observations step — observe what you hear or see without evaluating or judging. By doing so, you’ll add objective data to your opinions.

Substep #2: Express your feelings

Move on to the feelings step and express your feelings in an appropriate way for a business environment. By doing so, you’ll decrease the chances of having your bottled-up emotions and repressed opinions burst out unexpectedly.

Substep #3: Express your needs

Advance with the needs step and express your true needs directly if you want them fulfilled. By doing so, you avoid sounding overly critical to people (as opposed to expressing needs indirectly, through judgments, evaluation, and unsupported opinions).

Substep #4: Express your requests

End with the requests step but avoid vague, abstract, or ambiguous statements. Instead, use concrete, positive language. By doing so, you’ll seem more action-oriented.

Here’s an example of nonviolent communication conducted on Pumble, a business communication app.

Additional tips for effective communication

In general, following the 13 steps we presented will ensure you maintain effective communication in the workplace. However, if you’re looking to communicate better or are in need of more strategies for effective communication, we have some additional tips for you.

Tip #1: Be patient 

Ineffective communication can be frustrating, which is why our first tip is to be patient. Patience is something Kordestani also highlights as important.

Tip #2: Cultivate self-awareness

If you’re constantly hitting a wall when it comes to team communication, Giordano suggests a bit of retrospection.

So, being aware of your own shortcomings when it comes to communication skills can help you get a better understanding of what you need to work on.

Tip #3: Audit your current methods

Once you become aware of which skills you need to work on individually, we suggest taking a look at your team communication overall. Auditing your current communication methods means ensuring that all team members as well as team leadership has effective communication as a goal. 

Tip#4: Practice empathy

Finally, remember that effective communication is about more than simply conveying a message or exchanging information. Instead, it’s about connecting with the people you’re communicating with, creating bonds with them, and fostering a positive work culture. 

Kordestani agrees that this is vital and adds that it’s also why you need to practice empathy when communicating. 

Make your team more effective with Pumble

Poor communication can cost you and your company both money and loyalty of great employees. Even though communication is the most sought-after soft skill, not many of us know how to communicate effectively in the workplace.

Luckily, Pumble makes it easy!

With Pumble, your team will be able to:

• Communicate in real-time and asynchronously,
• Streamline communication and collaboration thanks to dedicated channels and groups,
• Share knowledge, files, and give guest access to third parties,
• Have access to an unlimited message history, and
• Talk in person via voice calls and video conferences.

As a result, you’ll establish effective communication in your team, which will help you build, maintain, and enjoy better teamwork.

See what Pumble can do for your team — make a free Pumble account today!

Références :

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