Pessoas felizes são 13% mais produtivas no local de trabalho. Portanto, tanto funcionários quanto empresas compartilham um interesse comum em criar um ambiente de trabalho agradável. Para atingir estes objetivos, estabelecer uma boa comunicação e colaboração em equipe é essencial. A colaboração eficaz acontece quando pessoas com habilidades complementares trabalham juntas em uma tarefa ou projeto, de forma responsável e com dedicação ao objetivo comum.
Quando apresentada a essa tarefa, é melhor que você empregue estratégias eficazes de colaboração em equipe.
Neste artigo, você encontrará algumas estratégias práticas e comprovadamente eficazes de colaboração em equipe, completas com exemplos de como você pode implementar.
O que é uma estratégia de colaboração de equipe e por que ela é importante?
Uma estratégia de colaboração de equipe é um sistema pelo qual uma organização estrutura o trabalho em equipe. As estratégias de colaboração consistem em diretrizes que definem as regras de interação e colaboração entre os colegas de equipe.
Várias pesquisas mostraram que melhorar a colaboração da equipe pode levar a resultados positivos com equipes de várias origens, como:
- Equipes focadas em ciência. Em um ambiente de crescente complexidade de pesquisa científica, estudos descobriram que a colaboração bem-sucedida leva a uma maior produtividade.
- Equipes de educação. Um ambiente educacional colaborativo aumenta a criatividade, ajuda nos resultados dos alunos e torna o ambiente de trabalho do professor mais eficiente e inovador.
- Equipes de saúde. O trabalho em equipe eficaz entre provedores de saúde reduz o trabalho extra. A colaboração, juntamente com os resultados percebidos do paciente, é responsável por até 60% da variação da satisfação no trabalho para profissionais de saúde.
- Equipes da indústria de software. A coordenação eficiente da equipe torna o processo de produção de software pelo menos 5% mais produtivo.
Melhorar a colaboração da equipe depende da implementação de uma estratégia colaborativa sólida. Quando bem pensada e cuidadosamente implementada, uma estratégia de colaboração da equipe pode trazer benefícios claros para a equipe.
Melhor custo-benefício
Equipes produtivas alcançam melhores resultados. Estratégias para promover o comportamento colaborativo têm demonstrado repetidamente facilitam a alta produtividade, reduzindo assim os custos de produção. Quando o trabalho em equipe é bem-sucedido, o processo de produção corre suavemente. Há uma redução no tempo desperdiçado, trabalho duplo, mal-entendidos e outros fatores que atrasam a construção.
Melhoria na qualidade dos produtos e serviços
A implementação inteligente de estratégias colaborativas garante melhor qualidade de produtos e serviços. Quando a comunicação é simplificada, os funcionários têm acesso rápido e sem esforço aos recursos necessários para fornecer bens e serviços.
Maior engajamento dos trabalhadores
Empregar estratégias colaborativas torna os funcionários mais engajados. O maior engajamento melhora o desempenho individual e o comprometimento com as tarefas. Além disso, os níveis de motivação pessoal para atingir um objetivo comum também aumentam significativamente.
Uma melhoria geral nas atitudes em relação ao local de trabalho
Você pode criar um senso genuíno de companheirismo por meio da implementação focada de uma estratégia de colaboração em equipe. Junto com a satisfação geral melhorada no trabalho, formar relacionamentos sólidos com seus colegas torna as pessoas mais propensas a ver a empresa de forma positiva. Essa atitude colaborativa pode reduzir o absenteísmo e o uso indevido de dias de doença, bem como aumentar a retenção de trabalhadores.
As 5 principais estratégias para melhorar a colaboração da equipe imediatamente
Estratégias de cooperação eficazes têm muitos benefícios para professores, gerentes, especialistas em TI e outros profissionais. Colocar essas estratégias em prática requer uma mudança sistemática em todos os aspectos das operações dentro de uma organização. É um processo extenso que requer muita deliberação cuidadosa e planejamento de longo prazo. Para tornar esse processo mais compreensível, explicamos em detalhes o que, como e por que de cada estratégia que propomos.
Aqui está uma lista de 5 estratégias que você pode implementar para ajudar a melhorar a colaboração da equipe:
Crie uma cultura de cooperação
As pessoas têm mais probabilidade de procurar outras oportunidades de emprego se se sentirem pouco valorizadas em seu local de trabalho atual. De acordo com este trelatório da Gallup, isso é especialmente verdadeiro para a geração Y, que em breve se tornará a maioria da força de trabalho.
De acordo com a definição, a cultura corporativa representa a coleção de regras e valores que uma organização usa para gerenciar interações entre funcionários e lidar com transações comerciais externas. A cultura corporativa reflete em todos os aspectos das operações da empresa.
Uma cultura corporativa colaborativa coloca valor central no trabalho em equipe colaborativo. Isso é realizado por meio da configuração de espaço de escritório, estrutura de equipe, sistemas de suporte e outros elementos organizacionais de uma forma que apoie o trabalho coletivo eficaz.
Por que construir uma cultura de cooperação é tão importante
Alguns dos benefícios mais pronunciados de construir uma cultura de cooperação:
- Maior produtividade e maiores taxas de inovação
- Os funcionários se sentem valorizados e bem-vindos
- Diretrizes claras ajudam a dissolver conflitos no local de trabalho
- Melhor senso de comunidade
- Maior comprometimento dos trabalhadores
Como construir uma cultura de cooperação
Construir uma cultura cooperativa requer organizar o espaço da empresa, diretrizes de comunicação e estrutura de equipe de uma forma que facilite a colaboração eficiente. Em essência, a colaboração é melhorada ao fornecer um ambiente de trabalho que incentive o trabalho em equipe, fornecendo um ambiente adequado e sistemas de suporte apropriados.
Algumas maneiras de construir uma cultura corporativa colaborativa incluem:
- Contabilização de investimentos significativos. Manter uma cultura empresarial que enfatize a construção de comunidade pode ser um assunto custoso. No entanto, isso não deve ser visto como uma perda, mas como um investimento que certamente renderá lucro a longo prazo. Isso ocorre porque uma boa comunicação em equipe é inegavelmente importante para o crescimento, inovação e sucesso geral da empresa.
- Tornar o ambiente de trabalho confortável. Um escritório iluminado e sem desordem é muito mais acolhedor do que um cubículo sujo. Além disso, ter fácil acesso aos colegas de equipe torna as pessoas mais propensas a cooperar. Ainda assim, tenha cuidado para manter algum senso de privacidade, pois poucas pessoas gostam de sentar em uma área completamente aberta, pois podem sentir que estão sendo monitoradas o tempo todo.
- Crie um ambiente diversificado e inclusivo. Existem desafios para integrar equipes mais diversas, pois as pessoas tendem a colaborar mais facilmente com outras que consideram semelhantes. No entanto, quando você supera esses desafios, há uma influência geral positiva na reputação de uma empresa. Considerando que promover a diversidade é uma prática socialmente responsável, ela tende a atrair trabalhadores de qualidade.
- Incentive a comunicação aberta e honesta. A organização deve fornecer canais de comunicação que permitam que os membros se sintam seguros para expressar suas opiniões e sentimentos.
- Contrate pessoas que sejam cooperativas por natureza. Ao abrir uma vaga, selecione candidatos com características cooperativas. Pessoas assertivas e amigáveis acharão mais fácil se encaixar na equipe existente.
- Forneça suporte para construção de relacionamento informal. A construção de equipe combinada com outras intervenções tem um efeito positivo nas percepções e atitudes em relação à organização. Por exemplo, atividades ao ar livre são particularmente eficazes, pois tendem a ser mais casuais e relaxadas.
- Ofereça treinamento em habilidades colaborativas. Pesquisas mostram que o treinamento em habilidades de colaboração melhora substancialmente o desempenho da equipe. O treinamento pode ser organizado por meio da contratação de um educador profissional, da transferência dessa tarefa para o RH ou do fornecimento de acesso a cursos online.
🔸 Exemplos de construção de uma cultura de cooperação
Carrie começou a trabalhar em uma empresa de desenvolvimento de software. A equipe de RH garantiu que suas habilidades e personalidade amigável se encaixariam na equipe para a qual ela foi designada. Em seu primeiro dia de trabalho, ela é recebida por seus colegas e apresentada às suas responsabilidades. Cada membro da equipe faz questão de responder às suas perguntas e indicar os recursos necessários. Carrie está impressionada com a atmosfera agradável, o espaço do escritório e os equipamentos. Ela está animada para trabalhar em uma empresa que se importa com o que seus funcionários sentem e estará comprometida com suas responsabilidades.
Quebre as barreiras de comunicação
Uma falha de comunicação ocorre quando uma mensagem é enviada, mas seu destinatário não a entende. Dentro das organizações, as falhas de comunicação tendem a acontecer quando não há canais de comunicação claramente definidos.
Outros fatores que afetam a qualidade da comunicação têm a ver com a estrutura da equipe e diferenças pessoais entre os membros da equipe. Por exemplo, menos sinais não verbais em reuniões virtuais podem causar uma maior probabilidade de mal-entendidos para equipes remotas.
Além disso, as pessoas têm estilos de comunicação diferentes, e não levar isso em consideração pode aumentar a sensação de alienação e afetar a confiança de membros menos assertivos da equipe.
Quebrar as barreiras de comunicação significa especificar e tentar superar mal-entendidos, interrupções no compartilhamento de informações e outras instâncias de comunicação incoerentes.
Por que quebrar barreiras de comunicação é tão importante
Alguns benefícios de superar obstáculos de comunicação incluem:
- Prevenindo o esgotamento e o estresse dos trabalhadores, pois os mal-entendidos são muito menos frequentes
- Reduzindo a probabilidade de atrasos na produção e perda de tempo, pois os problemas têm mais probabilidade de serem comunicados em tempo hábil
- Abrindo espaço para inovação, pois as pessoas se sentem mais confortáveis em se envolver em discussões
- Melhorando o fluxo de informações
Como quebrar barreiras de comunicação
A superação de dificuldades de comunicação é feita promovendo debates e discussões abertas, criando canais de informação simplificados e navegando por diversos estilos de comunicação. Aqui estão algumas instruções práticas sobre como abordar a conquista de barreiras de comunicação:
- Abra espaço para feedback construtivo. Muitas operações funcionam na inércia e desafiar o status quo não é apreciado. Supere esses hábitos ultrapassados organizandodo consultas de opinião dos funcionários e pedindo feedback durante reuniões regulares.
- Incentive a discussão de ideias. Garanta que os membros da equipe possam compartilhar livremente suas sugestões, organizando reuniões dedicadas e sessões de brainstorming. Nessas reuniões, nenhum assunto deve ser intocável, e cada opinião deve ser respeitada. Fazer o esforço colaborativo para se reunir e compartilhar ideias geralmente leva ao encontro de soluções alternativas mais eficazes para problemas conhecidos.
- Incentive o compartilhamento de informações valiosas. A disposição para compartilhar surge naturalmente quando os membros da equipe se sentem seguros e valorizados em seu espaço de trabalho. Você pode fazer isso recompensando a cooperação com elogios, pequenos presentes e bônus. Estabelecer sistemas de recompensa para trabalho em equipe eficiente pode desencorajar a competição desleal entre os membros da equipe, dando maior valor ao desempenho coletivo e não individual.
- Acomode diferentes estilos de comunicação. Para se comunicar com mais facilidade, adapte sua maneira de falar a diferentes estilos pessoais de comunicação. Outra maneira de tornar a colaboração agradável para diferentes personalidades é perguntar às pessoas qual método de comunicação elas preferem. Se possível, tente incorporar os métodos que eles preferem na correspondência diária.
🎓 Para saber mais sobre como superar barreiras de comunicação específicas — desde culturais até físicas — guia detalhado sobre o assunto de barreiras de comunicação.
🔸 Exemplo de quebra de barreiras de comunicação
Uma equipe de pesquisadores universitários enfrenta problemas com opiniões conflitantes dos membros da equipe. Eles parecem não conseguir concordar sobre a direção futura do projeto. Eles decidem organizar uma reunião presencial para discutir ideias e sugestões. Após um debate respeitoso, eles concluem que seu principal problema é a falta de cooperação devido a diferentes estilos de comunicação e meios complicados de compartilhar novas descobertas. A equipe decide organizar reuniões mais informais e começar a usar um aplicativo de comunicação de equipe como uma maneira simples e eficiente de se manter conectado.
Liderar pelo exemplo
De acordo com a Harvard Business Review, as ações percebidas dos líderes influenciam o comportamento cooperativo. Para explicar esse processo, podemos analisar a definição de Bandura para o conceito de aprendizagem observacional. Segundo Bandura, a aprendizagem observacional é o processo de aquisição de padrões de pensamento, atitudes e comportamentos por meio da observação de outras pessoas. Essa teoria psicológica vê a modelagem social como uma forma de encurtar os processos de aprendizagem. Seguindo esse mecanismo, as pessoas medem inconscientemente os prós e os contras do comportamento observado. Se houver benefícios aparentes, as pessoas são mais propensas a modelar o comportamento.
Em um ambiente de negócios, os executivos seniores têm a autoridade que molda as diretrizes para a conduta dos funcionários. Isso sugere que os funcionários estarão mais dispostos a cooperar se virem seus líderes dando o exemplo para isso.
Por que liderar pelo exemplo é tão importante
Algumas razões pelas quais liderar dando um exemplo positivo é crucial:
- As ações dos líderes inspiram aqueles ao seu redor
- Os líderes definem o padrão de comportamento aceitável
- Os líderes orientam as convenções éticas
- Os líderes são responsáveis por projetar a visão da empresa
Como liderar através do exemplo
Para liderar, você deve primeiro avaliar seu próprio comportamento e atitude. Após concluir esta primeira etapa, você pode abordar a criação de diretrizes para o comportamento dos funcionários. Tendo concluído esta tarefa, você deve estar preparado para seguir as mesmas regras que espera que os outros sigam. Para liderar efetivamente através do exemplo, você deve certificar-se de sempre se comportar de forma ética e estar atento à missão declarada de sua organização. Aqui estão algumas maneiras de liderar dando o exemplo:
- Certifique-se de que pessoas adequadas estejam em posições de liderança. A confiança no líder é fundamental para o sucesso de uma equipe. Isso ocorre porque as pessoas tendem a considerar pessoas justas, empáticas e até fisicamente atraentes como mais confiáveis. Isso significa que, para serem percebidos como confiáveis, os líderes precisam estar atentos à imagem que projetam.
- Os líderes devem estar cientes de sua influência. As atitudes e o comportamento dos líderes podem afetar as ações dos funcionários de forma positiva e negativa. Levando isso em consideração, você deve verificar regularmente se há abuso de poder, pois isso pode colocar toda a equipe em risco.
- O trabalho dos executivos seniores deve ser transparente. Quando os trabalhadores sabem o que seus superiores estão planejando, eles podem ganhar mais um senso de confiança. Quando a incerteza de não saber sobre os planos da empresa é removida, o ambiente de trabalho se torna menos estressante e tenso.
- Siga as regras. Não é apenas uma questão de decência comum não quebrar as regras que você espera que os outros sigam. Ser honesto e cumprir as regras também afeta as atitudes de seus funcionários. A hipocrisia pode minar gravemente a autoridade de um líder, portanto, mantenha-se vigilante.
🔸 Como liderar através do exemplo
Greg tem a difícil tarefa de escolher um novo líder de equipe. Seus candidatos são Amy e Simone, ambas funcionárias dedicadas e eficientes de longo prazo. Amy é persistente e orientada a objetivos. Ela faz as coisas em tempo recorde. Também é altamente competitiva e orgulhosa, o que às vezes a faz hesitar em compartilhar informações e cooperar com seus colegas de equipe.
Simone é uma trabalhadora sólida em todos os aspectos, definitivamente não tão eficiente quanto Amy, mas sempre pontual. Ela tem uma abordagem constante e detalhista para o gerenciamento de tarefas. Sua disposição alegre é contagiante, e ela sempre estende uma mão amiga.
Após cuidadosa deliberação, Greg escolhe Simone para a promoção, pois acredita que sua capacidade de colaboração é de suma importância. Ele está ciente de que as pessoas olham para seus líderes como modelos — e Simone é adequada para o papel. Greg sabe que, a longo prazo, é melhor dar importância ao trabalho em equipe, pois isso acabará valendo a pena por meio do aumento da produtividade e do engajamento dos trabalhadores.
Defina metas claras e defina funções
Ter um propósito claro é a característica definidora de equipes de sucesso. Outro fator importante por trás do trabalho em equipe de alto desempenho é o senso comum de realização da equipe por contribuir para uma meta valiosa. Esse senso de realização advém da identificação pessoal dos membros da equipe com o objetivo definido. Quando as pessoas reformulam os objetivos da empresa e da equipe como se fossem seus, elas ganham motivação intrínseca para trabalhar para alcançá-los. Além disso, muitas fontes sugerem que a identificação pessoal com um objetivo torna uma pessoa menos propensa a procrastinar.
Quando metas e objetivos claros são definidos, as pessoas podem imaginar com mais detalhes quais podem ser suas contribuições e o senso de realização que sentiriam após terminar suas tarefas. Essa imagem mental pode ajudar a motivar as pessoas a serem mais produtivas e dedicadas ao seu trabalho.
Por que definir metas claras e definir funções é tão importante
Veja como definir metas e expectativas claramente pode ser útil:
- Elas evitam frustração com expectativas pouco claras
- Elas aumentam a motivação
- Elas reduzem o trabalho duplo e o tempo desperdiçado
- Elas podem ajudar a manter as pessoas focadas e produtivas
Como definir metas claras e funções
Definir metas e expectativas claras envolve definir objetivos realistas, fornecer instruções detalhadas e exemplos de como alcançá-los.
Para melhorar o foco e encorajar um ambiente de trabalho produtivo, você pode implementar estas táticas:
- Divida o objetivo em tarefas gerenciáveis. Cada etapa concluída dá às pessoas motivação adicional para atingir a meta final.
- Forneça descrições detalhadas.As funções e responsabilidades dos membros da equipe devem ser detalhadas em instruções escritas e distribuídas aos membros da equipe. Depois de fazer isso, você precisa ter certeza de que as instruções foram entendidas, pois as pessoas inevitavelmente farão trabalho dobrado se suas obrigações não forem comunicadas claramente.
- Crie diretrizes para que sua equipe se comunique e trabalhe em conjunto. Criar diretrizes claras ajuda a reduzir a ansiedade das pessoas em relação à comunicação. Outro benefício da implementação dessa solução é evitar mal-entendidos dispendiosos causados por instruções de cooperação incompletas.
- Mantenha as pessoas informadas. A melhor maneira de manter seus funcionários informados é organizar reuniões regulares. Reuniões diárias podem ser necessárias em um contexto de rápidas mudanças, mas podem inibir o trabalho produtivo em um ambiente de ritmo mais constante. Isso significa que você deve avaliar cuidadosamente a regularidade das reuniões que organiza.
- Agradeça o esforço.Garantir que as pessoas se sintam valorizadas por sua contribuição para o objetivo comum ajuda a mantê-las motivadas. Você pode demonstrar sua gratidão oferecendo pequenos presentes, bônus e muitos elogios.
- Acabe com a microgestão. A falta de autonomia causada pela microgestão estressa seus funcionários e remove espaço para inovação. É do seu interesse confiar que seus funcionários farão a coisa certa e remover os obstáculos ao trabalho autônomo.
🔸Exemplo de definição de metas claras e definição de papéis
Kayla está nervosa com seu primeiro dia de trabalho em um hotel de luxo. Ela está um pouco intimidada por suas novas responsabilidades e colegas de trabalho. Felizmente, durante seu treinamento, ela recebe diretrizes detalhadas sobre o que é esperado dela e quais meios serão usados para avaliar sua eficácia. Ela é informada sobre todos os cenários possíveis e como abordá-los. Isso preencheu uma lacuna de conhecimento que causou grande parte de sua incerteza e ansiedade. Ela pode ficar mais relaxada em seu local de trabalho, pois sabe o que é esperado dela e se sente segura sabendo o que precisa fazer quando precisa de ajuda.
Use ferramentas de colaboração em equipe
Ferramentas de colaboração são produtos de software que fornecem soluções mais eficientes para coordenação e comunicação de equipe, bem como gerenciamento de tarefas e projetos.
Um ambiente de trabalho acelerado requer o uso de tecnologia de qualidade. O e-mail está se tornando obsoleto por ser lento, ineficaz e difícil de compartilhar. Outros meios tradicionais de comunicação podem causar um sentimento de impaciência na geração mais jovem de trabalhadores.
Alternativas aos meios tradicionais de correspondência vêm na forma de ferramentas de colaboração em equipe. Ferramentas de colaboração em equipe são produtos de software que fornecem soluções mais eficientes para coordenação e comunicação de equipe, bem como gerenciamento de tarefas e projetos.
Por que usar ferramentas de colaboração em equipe é tão importante
Aqui estão alguns dos principais benefícios de usar ferramentas de colaboração em equipe:
- Menos tempo desperdiçado em correspondência lenta
- Maior produtividade
- Comunicação e compartilhamento de informações acelerados
- Relacionamentos de equipe fortalecidos
- Gerenciamento de tarefas aprimorado
Como usar ferramentas de colaboração em equipe
Soluções para correspondência lenta são especialmente relevantes agora que muitos funcionários trabalham em casa e precisam de meios eficientes para se manterem informados. Forneça à sua equipe uma maneira de permanecer conectada:
- Incorporando um aplicativo de bate-papo em equipe.Usar um aplicativo de bate-papo em equipe para comunicação interna torna o compartilhamento de arquivos e a comunicação entre os membros da equipe simples e diretos.
- Usando software de gerenciamento de projetos. Cerca de 77% dos projetos de alto desempenho dependem do uso de ferramentas de gerenciamento de projetos. Essas ferramentas ajudam a monitorar tarefas complexas e o andamento do projeto.
- Usando calendários compartilhados. Essas ferramentas podem ajudar a manter todos atualizados sobre reuniões e prazos.
- Fornecendo treinamento. Nem todos têm as mesmas habilidades técnicas, portanto, treinamento apropriado deve ser fornecido para o uso de ferramentas de colaboração em equipe.
Collaborate seamlessly over Pumble
🔸 Exemplo de uso de ferramentas de colaboração em equipe
Uma empresa tem um pico repentino no número de pessoas usando seu produto. Para acomodar esse crescimento, novas pessoas são contratadas para lidar com o aumento da carga de trabalho. Ao longo de um período de algumas semanas, torna-se aparente que há um problema significativo de comunicação entre funcionários antigos e novos. Os antigos trabalhadores estavam acostumados com a dinâmica de uma equipe pequena e usavam e-mail para se comunicar. As pessoas recém-contratadas causaram um distúrbio por estarem acostumadas e esperarem meios de comunicação mais rápidos. A empresa decide começar a usar um aplicativo de bate-papo em equipe, como uma solução mais eficaz para um ambiente mais acelerado.
Alcance a excelência em colaboração com o Pumble
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O Pumble é um aplicativo de comunicação de equipe completo que oferece um conjunto abrangente de ferramentas e recursos projetados para:
- Simplificar a comunicação
- Aumentar a produtividade
- Facilitar o compartilhamento de informações
- Promover conexões profissionais mais fortes entre os membros da equipe
Com sua variedade de funcionalidades, incluindo mensagens diretas, canais, threads, notificações personalizáveis, chamadas de voz, compartilhamento de tela e videoconferência, o Pumble capacita equipes a cultivar uma cultura de colaboração eficaz.
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