Canais de comunicação empresariais: definição, tipos e 11 exemplos essenciais

É apropriado usar aplicativos de mensagens instantâneas para discutir um aumento com seu gerente? 

Seria educado desejar um feliz aniversário ao seu colega por chamada de áudio? 

Os e-mails ainda são relevantes na comunicação empresarial? 

Não importa o quanto utilizamos diferentes canais de comunicação, de vez em quando ainda estamos tentando decidir qual canal usar para um determinado negócio ou para fins pessoais. 

Para ajudá-lo a escolher o canal de comunicação certo em cada situação, descreveremos o seguinte: 

• Canais de comunicação nas empresas,
• Diferença entre canais de comunicação formais e informais, 
• Diferença entre canais de comunicação oficiais e não oficiais,
• Os principais tipos de canais de comunicação, e
• Melhores ferramentas de comunicação. 

Vamos mergulhar nisso! 

• Canais de comunicação são meios de comunicação que usamos para transmitir nossa mensagem.
• Utilizamos canais de comunicação para comunicação empresarial interna — comunicação com pessoas de nossa organização — e comunicação externa — interação com outras pessoas, fora de nossa organização. 
• Os canais de comunicação podem ser usados para comunicação formal e informal. 
• Os principais tipos de canais de comunicação são comunicação presencial, videoconferência, chamadas de áudio e telefone, mensagens instantâneas, e-mails, etc. 
• Se você deseja encontrar uma ferramenta de comunicação abrangente - na qual você pode usar vários canais de comunicação - o melhor é escolher um aplicativo de comunicação em equipe.

Quais são os canais de comunicação nas empresas?

Os canais de comunicação empresariais são sistemas ou métodos que você pode usar para se comunicar com colegas ou outros profissionais. 

Os canais de comunicação podem ser: 

• Comunicação frente a frente, 
• E-mails, 
• Telefone, 
• Tecnologia VoIP, 
• Ferramentas de videoconferência, 
• Ferramentas de gerenciamento de projetos, 
• Software de comunicação, etc. 

Portanto, canais de comunicação são todos os meios de comunicação que utilizamos para transmitir a nossa mensagem. 

O canal de comunicação que você utilizará depende do tipo de comunicação que você terá – interna ou externa. 

A comunicação interna é a comunicação com pessoas da sua organização, ou seja, seus colegas. 

Por exemplo, cada mensagem que você enviar ou receber de seus colegas durante o dia de trabalho por meio do aplicativo de comunicação de equipe escolhido será considerada comunicação interna. 

Por outro lado, comunicação externa significa comunicação com pessoas fora da sua empresa – clientes, investidores, parceiros de negócios, etc. 

Portanto, cada e-mail comercial que você envia a potenciais clientes ou investidores representa uma comunicação externa. 

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Agora que você sabe o que são canais de comunicação, é importante saber que existem alguns tipos deles. 

Em sentido amplo, podemos dividir os canais de comunicação em:

• Canais de comunicação formais e informais, e 
• Canais de comunicação oficiais e não oficiais.

Vamos aprender mais sobre cada um deles. 

Canais formais de comunicação

Canais formais de comunicação são utilizados para troca de informações oficiais da empresa, tais como: 

• Estratégias da empresa, 
• Metas, 
• Políticas, 
• Acordos, ou 
• Feedback. 

Canais de comunicação formal também são usados para comunicação em toda a empresa entre funcionários e seus superiores ou colegas, sobre temas estritamente relacionados aos negócios. 

Por exemplo, você pode usar um canal público chamado #geral em um aplicativo de comunicação de equipe, como o Pumble, para anunciar reuniões gerais ou compartilhar novas estratégias da empresa. 

Canais informais de comunicação

Os canais de comunicação informais são mais comumente usados para conversas informais, que geralmente não estão relacionadas a negócios.

Por exemplo, uma rápida videochamada por meio do aplicativo de comunicação da empresa durante o horário de almoço para discutir os episódios recentes de seu programa de TV favorito é um exemplo perfeito de canal informal de comunicação. 

Os canais utilizados para comunicação formal e informal também podem ser considerados oficiais ou não oficiais por uma empresa 

Vamos aprender por quê. 

Canais oficiais de comunicação

Canais oficiais de comunicação são as soluções de hardware e software prescritas para comunicação pelas políticas oficiais da empresa.

Por exemplo, uma empresa de desenvolvimento de software pode usar um aplicativo de bate-papo em equipe para lidar com a maior parte, ou até toda a comunicação entre colegas de equipe.

Canais de comunicação não oficiais

Os canais de comunicação não oficiais geralmente não são prescritos pela política oficial da empresa para uso diário. No entanto, podem acompanhar os canais de comunicação oficiais.

Por exemplo, os membros da equipe podem querer usar uma solução de tecnologia VoIP (como Viber ou WhatsApp) para chamadas de emergência rápidas, embora a empresa não as use como aplicativos oficiais. 

Os canais de comunicação oficiais e não oficiais de uma organização podem ser usados tanto para comunicação formal como informal.

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Agora que explicamos as diferenças entre canais de comunicação formais e informais, por um lado, e canais de comunicação oficiais e não oficiais, por outro, vamos ver quais canais de comunicação específicos se enquadram nessas divisões.

Quais são os principais tipos de canais de comunicação? 

Os principais tipos de canais de comunicação são comunicação presencial, videoconferência, chamadas de áudio e telefone, mensagens instantâneas, e-mails, etc.

Os canais de comunicação podem ser divididos em 4 grupos dependendo da forma como funcionam: 

1. Soluções tradicionais — como comunicação presencial, e-mails e telefones,
2. Variantes internas de sistemas públicos populares – como intranets, blogs internos, podcasts internos e sistemas internos de mídia social,
3. Soluções especializadas — como tecnologia VoIP, ferramentas de videoconferência, wikis empresariais, sistemas de feedback de funcionários, ferramentas de gerenciamento de projetos e sistemas de compartilhamento de documentos,
4. Soluções modernas e abrangentes — como aplicativos de comunicação de equipe.

Agora vamos ver o que cada um desses principais canais de comunicação tem a oferecer. 

11 Exemplos de canais de comunicação

Aqui está o que você precisa saber sobre os 11 canais de comunicação mais populares. 

#1 Comunicação frente a frente

A comunicação frente a frente envolve interações que ocorrem sem qualquer tecnologia de mediação.

Essa comunicação pode ser planejada ou não. 

Pode ocorrer entre duas ou mais pessoas em qualquer lugar do ambiente de negócios onde um possa ter a oportunidade de interagir com outras pessoas. 

As principais vantagens da comunicação frente a frente são: 

• Melhor relacionamento profissional,
• Melhor leitura e compreensão da linguagem corporal, e 
• Ambiguidade reduzida. 

Por outro lado, existem algumas desvantagens da comunicação frente a frente como: 

• Problemas logísticos (se você e seus colegas trabalham em casa, pode ser difícil reunir todos os seus colegas em um só lugar), e
• Distrações de um assunto. 

No geral, a comunicação cara a cara é ideal para:

• Comunicação informal, 
• Sessões de brainstorming e 
• Fornecer feedback instantâneo. 

Naturalmente, essas atividades incluem muita linguagem corporal e dicas não-verbais e muitas vezes precisam de algumas explicações adicionais.

Por exemplo, você pode entender melhor as ideias de seus funcionários quando eles se sentam ao seu lado, porque pode ser mais fácil para eles expressarem suas opiniões conversando com você pessoalmente. 

#2 Chamadas telefônicas

Um telefone é um dispositivo eletrônico com o qual todos estamos familiarizados, usado para comunicação com outras pessoas por meio de chamadas de voz.

De acordo com estudos do Pew Research Center sobre telefones celulares, 85% dos americanos possuem um smartphone e 97% deles possuem pelo menos um telefone celular. 

Portanto, não é à toa que utilizamos telefonemas no trabalho para resolver rapidamente qualquer mal-entendido ou compartilhar alguma novidade com nossos colegas. 

As principais vantagens das chamadas telefônicas são: 

• Eficiência e eficácia, 
• Opção para adicionar um toque pessoal, 
• Maior credibilidade e confiança entre os palestrantes (as ligações tornam os dois palestrantes iguais) e
• Redução de mal-entendidos. 

As ligações também têm suas desvantagens: 

• Sem pistas não-verbais, 
• Sem comunicação visual, 
• Fraco equilíbrio entre vida profissional e pessoal (se as ligações fora do horário de trabalho forem frequentes) e 
• Conversas fora do assunto. 

No ambiente de negócios, as ligações são ideais para uma verificação rápida com um colega ou para fornecer/obter feedback instantâneo. 

No entanto, recomendamos ligar apenas para colegas que você conhece bem, pois ligar para pessoas com quem você não está muito familiarizado pode ser estranho. 

#3 Videoconferência

A videoconferência permite reuniões de áudio e vídeo entre funcionários que trabalham em equipes remotas ou híbridas.

O equipamento que as pessoas usam para videoconferência inclui: 

• Um aplicativo de bate-papo em equipe com recurso de videoconferência,
• Seus laptops/PC ou telefones celulares, 
• Uma câmera externa (caso o monitor de desktop que eles estão usando não tenha uma câmera embutida), 
• Fones de ouvido e
• Um microfone (caso os fones de ouvido que eles usam não tenham microfone embutido). 

Existem muitas ,vantagens da videoconferência,, mas mencionaremos apenas as principais, como: 

• Um substituto rápido e fácil para comunicação cara a cara, 
• A oportunidade de ler dicas não-verbais de outras pessoas, e
• A opção de bater papo, compartilhar sua tela e adicionar anexos durante uma videochamada. 

Embora as videochamadas pareçam o canal de comunicação perfeito, uma séria desvantagem pode surgir: 

• Possíveis problemas com equipamentos.

Pela nossa experiência, a videoconferência é ideal quando você precisa: 

• Realizar reuniões internas da empresa (especialmente se você trabalha remotamente), 
• Realizar entrevistas de emprego, 
• Realizar treinamento de integração e 
• Participar de teleconferências com terceiros.

#4 Audioconferência

A opção de audioconferência em aplicativos de comunicação em equipe permite que duas ou mais pessoas de locais diferentes participem de uma chamada de áudio.

Chamadas de áudio não são iguais às chamadas telefônicas — a principal diferença entre as duas é que para ligações normais, você só precisa de um telefone celular e o número de telefone de outra pessoa, enquanto para chamadas de áudio, você precisa de um aplicativo de comunicação e conexão com a Internet. 

Assim como a opção de videoconferência se tornou um complemento vital às ferramentas de comunicação empresarial, a audioconferência também encontrou seu lugar em nossa vida profissional cotidiana. 

Graças à audioconferência, podemos: 

• Falar com alguém gratuitamente (desde que tenhamos uma conexão estável com a Internet), 
• Falar sem preocupações de segurança (a maioria dos aplicativos de bate-papo em equipe tem criptografia de bits) e 
• Resolver rapidamente quaisquer problemas que possam surgir. 

Por outro lado, algumas desvantagens da audioconferência são: 

• Falta de oportunidade de observar e compreender a linguagem corporal dos participantes, e
• Foco reduzido como resultado da perda de uma imagem visual de outras pessoas na chamada. 

No geral, as chamadas de áudio são melhores quando precisamos de uma explicação ou informação rápida, ou quando queremos ligar para um colega que não conhecemos muito bem. 

Então, uma mensagem simples como “Podemos agendar uma chamada de áudio via Pumble?” É uma forma profissional de solicitar uma ligação sem solicitar o número do celular. 

#5 Mensagens instantâneas 

As mensagens instantâneas permitem que dois ou mais usuários troquem mensagens por meio de software ou aplicativos de mensagens.

A única pré-condição para mensagens instantâneas é que os usuários usem o mesmo aplicativo – ou tenham os números de telefone uns dos outros, em alguns casos. 

Os aplicativos de comunicação contemporâneos permitem que membros da mesma organização enviem mensagens diretas e obtenham respostas rapidamente. 

As principais vantagens das mensagens instantâneas são: 

• Eficiência (você pode obter uma resposta rapidamente), 
• Segurança (os aplicativos de comunicação de equipe mais populares prestam muita atenção às políticas de segurança), 
• Versatilidade (adequada para modelos de trabalho híbridos ou remotos), 
• Praticidade — salva mensagens e anexos, e
• Custo-benefício (você só precisa de conexão com a internet).

As mensagens instantâneas também têm suas desvantagens:

• Aumento das distrações – uma vez que não há foco visual nos outros participantes das conversas, e 
• Conversas desordenadas – especialmente se o aplicativo de mensagens instantâneas não suportar a ferramenta de sequência.

As mensagens instantâneas são mais adequadas para equipes maiores que normalmente se envolvem em comunicação e colaboração entre departamentos. 

#6 Chat ao vivo

O chat ao vivo envolve a comunicação com os visitantes do seu site.

Ajuda você a alcançar seus clientes e mostrar-lhes que você se importa. 

Além disso, seus clientes podem usar o chat ao vivo para qualquer dúvida que possam ter. 

Se você responder a essas perguntas rapidamente, isso indicará aos seus clientes que eles podem contar com você no futuro. 

Conseqüentemente, o chat ao vivo é uma ótima maneira de melhorar o envolvimento do cliente e criar uma base de clientes fiéis. 

As maiores vantagens do chat ao vivo são: 

• Conversas em tempo real com clientes, 
• Base de clientes fiéis e engajados, 
• Melhor suporte aos clientes e 
• Maior produtividade dos funcionários (por se tratar de um chat ao vivo, não haverá espaço para descuido de suas funções). 

A desvantagem mais importante do chat ao vivo é: 

• Criar uma experiência ruim para o cliente (se não for feito corretamente). 

Como visto acima, é fundamental ter um atendimento ao cliente que não seja contraproducente (ou seja, rude ou desinteressado), uma vez que 97% dos consumidores afirmaram que a sua fidelidade a uma marca depende da sua interação com o serviço de suporte. 

#7 Documentos escritos 

Os documentos escritos são um canal de comunicação que podemos usar para compartilhar informações, notícias e estatísticas importantes com outras pessoas. 

Podemos usar aplicativos de mensagens instantâneas ou de equipe, como o Pumble, para compartilhar diretamente esses documentos.

As principais vantagens dos documentos escritos são: 

• Eles são concisos e precisos (na maioria das vezes), 
• Trazem um valor concreto para o leitor (estatísticas ou informações), 
• Salvam o remetente de conversas potencialmente difíceis no trabalho (por exemplo, sobre mau desempenho) e 
• São fáceis de salvar. 

Assim como qualquer outro canal de comunicação, este também tem suas desvantagens: 

• Falta de feedback instantâneo, 
• Falta de relações humanas e
• Burocracia – a linguagem é mais formal e pode haver alguns procedimentos exigentes que você precisa seguir. 

Documentos escritos são melhores quando precisamos fornecer relatórios aos nossos gerentes, colegas ou clientes. 

Reduzem a necessidade de aparições públicas e permitem-nos incluir todos os detalhes importantes que poderíamos esquecer se tivéssemos que fazer uma apresentação. 

#8 E-mails

E-mails são mensagens eletrônicas distribuídas de um remetente para um destinatário via Internet. 

Os emails são um dos canais de comunicação mais populares no mundo dos negócios — segundo um restudo sobre e-mails, foram 347,3 bilhões de e-mails enviados e recebidos em 2023. 

Os provedores de e-mail mais populares são Apple e Gmail — around cerca de 88% dos clientes de e-mail usam esses aplicativos. 

Como são bilhões de e-mails enviados e recebidos por dia, deve haver muitas vantagens nesse canal de comunicação — então, aqui estão as principais: 

• Os e-mails são armazenados na sua conta, 
• Você pode envolver várias pessoas, 
• Você pode acessar sua conta de e-mail de qualquer dispositivo e 
• Você pode enviar anexos. 

No entanto, os e-mails também têm suas desvantagens, como: 

• Pode ser demorado – uma pessoa pode passar em média13 horas por semana escrevendo e-mails, 
• Pode ser visualizado a qualquer momento – mesmo que você marque seu e-mail como urgente, isso não significa que o destinatário o verá imediatamente, 
• Sem feedback instantâneo, 
• Os e-mails incentivam a multitarefa e 
• Muitos profissionais procuram uma alternativa de e-mail.  

Querendo ou não, os e-mails ainda são muito usados – principalmente quandoh queremos estabelecer comunicação formal com partes externas. 

#9 Podcasts internos

Podcasts internos são podcasts que geralmente estão disponíveis apenas para os membros de uma equipe ou, mais comumente, para os funcionários de uma empresa.

Um dos principais desafios da criação de podcasts é obter o software e o equipamento certos.

Portanto, antes de criar o podcast, você deve: 

• Escolher o software de podcast certo para gravação e edição (Aufonic, Audacity, OBS, Adobe, etc.), 
• Ter um computador/laptop forte, 
• Fornecer um microfone e fones de ouvido de qualidade, 
• Encontrar um mixer de áudio e 
• Comprar uma câmera HD de qualidade (se estiver fazendo um podcast de vídeo).

Se você organizar tudo da lista acima e conseguir produzir podcasts internos regulares, sua organização terá diversas vantagens, como: 

• Maior envolvimento e cultura da equipe, 
• Melhor compartilhamento de notícias e informações, e 
• Mais espaço para discutir vários temas. 

Por outro lado, os contras da criação de podcasts internos são: 

• Pode ser um empreendimento caro e 
• É uma solução limitada para comunicação. 

De acordo com a pesquisa sobre podcasting de áudio, em 2023, 42% dos americanos com 12 anos ou mais ouviram algum tipo de podcast no último mês. 

Portanto, as empresas reconhecem os podcasts internos como uma importante “arma” na difusão da cultura empresarial, uma vez que são extremamente populares. 

#10 Programas VoIP

De acordo com a definição, Voice over Internet Protocolo (VoIP) é uma tecnologia especializada que permite às pessoas fazer chamadas através de uma ligação à Internet de banda larga, em vez de através de uma linha telefónica normal. 

Dependendo do serviço VoIP de sua escolha, você poderá ligar para outras pessoas que usam o mesmo serviço VoIP que você, ou até mesmo ligar para qualquer pessoa que tenha um número de telefone - mesmo que esse número seja internacional. 

Algumas das principais vantagens do software VoIP são: 

• Processo de configuração fácil, 
• Fácil de usar, 
• Ótimo para conversas internacionais, 
• Flexível (você pode enviar mensagens para outras pessoas durante uma chamada) e 
• Versátil (você pode compartilhar anexos com outros usuários). 

Então, novamente, o VoIP também tem sua parcela de desvantagens: 

• Vulnerabilidades potenciais em privacidade e segurança – especialmente em relação aos dados confidenciais de grandes empresas, 
• Equilíbrio turvo entre vida pessoal e profissional e
• Vídeo limitado (alguns VoIPs não possuem recursos de vídeo).

Em geral, os VoIPs são ideais para chamadas de áudio em trânsito ou para chamadas de áudio durante a revisão do trabalho de um profissional. 

Por exemplo, quando uma equipe de programadores lê e testa um código específico, eles podem usar um software VoIP para que possam comentar e se comunicar enquanto trabalham. 

No entanto, é duvidoso que empresas maiores optem por software VoIP devido a questões de segurança. 

#11 Wiki empresarial

Wikis empresariais são um tipo especializado de sites de gerenciamento de conteúdo que permitem aos usuários adicionar e modificar conteúdo de forma colaborativa.  

A base mais famosa para esses sites é a Wikipedia, com a diferença de que apenas pessoas autorizadas (ou seja, todos os funcionários de uma empresa) podem fazer alterações no wiki de uma empresa. 

Os wikis empresariais permitem que qualquer pessoa adicione novos artigos e edite artigos existentes — esses textos podem estar interligados e geralmente giram em torno de: 

• Políticas da empresa, 
• Procedimentos, 
• Processos, 
• Práticas e 
• Outros conhecimentos relevantes para o funcionamento de uma empresa

As principais vantagens dos wikis corporativos são: 

• Ótimo para documentar informações importantes,
• Fácil de fazer alterações e
• Dados fáceis de interconectar. 

As maiores desvantagens do wiki da empresa, pela nossa experiência, são: 

• Supervisão limitada do conteúdo (se todos puderem editar),
• Aumento da desordem e
• Compartilhamento de conteúdo reduzido. 

Os wikis da empresa são melhores para listar as regras e procedimentos da empresa. 

Pumble – Muitos canais de comunicação 

Os aplicativos contemporâneos de comunicação de equipe incorporam a maioria dos canais de comunicação mencionados acima, necessários para as interações cotidianas. 

E o Pumble não é uma exceção. 

Graças ao Pumble, você pode: 

• Agendar e realizar videoconferências, 
• Agendar e conduzir chamadas de áudio, 
• Enviar mensagens diretas para seus colegas, 
• Responder em sequências e
• Compartilhar documentos escritos e anexos. 

Além disso, o Pumble permite que você crie canais separados para atividades de trabalho e lazer, nos quais você pode ter conversas estruturadas sempre que quiser.

Referências:

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• Clockify. (s.d.). Time Tracking Statistics. Obtido em 23 de fevereiro de 2021 https://clockify.me/time-tracking-statistics
• Dingwall, J. R. et al. (s.d.). Communication Channel. Professional Communications. Obtido em 11 de outubro de 2021, em https://ecampusontario.pressbooks.pub/profcommsontario/chapter/communication-channel/.
• Intranet – glossary. Computer Security Resource Center (CSRC). (s.d.). Obtido em 11 de outubro de 2021, em https://csrc.nist.gov/glossary/term/intranet
• Mark, G., Gonzalez, V.M. and Harris, J. (2005), No task left behind? Examining the nature of fragmented work, Proceedings of CHI 2005. PAPERS: Take a Number, Stand in Line (Interruptions and Attention 1), Portland, OR.
• Statista. (2021). Number of social network users worldwide from 2017 to 2025(in billions). Obtido em 23 de fevereiro de 2021, em https://www.statista.com/statistics/278414/number-of-worldwide-social-network-users/
• Statista. (2021). Number of sent and received e-mails per day worldwide from 2017 to 2025. Obtido em 11 de março de 2021, em https://www.statista.com/statistics/456500/daily-number-of-e-mails-worldwide/