Types de communication

Les types de communication sont les différents moyens que nous utilisons pour transmettre des messages à d'autres personnes. 

Pour savoir comment communiquer efficacement, vous devez d'abord comprendre quels sont les types de communication dont vous disposez pour transmettre et interpréter vos pensées et vos idées.

Les principaux types de communication que nous pouvons utiliser sont les suivants :

• La communication verbale
• La communication écrite
• La communication non verbale
• La communication visuelle 

Ces 4 types de communication se subdivisent en plusieurs sous-types que vous utiliserez probablement lorsque vous communiquerez avec les membres de votre équipe, vos autres collègues et vos supérieurs.

Toutefois, n'oublions pas qu'une communication efficace est un processus bidirectionnel qui exige que vous ne transmettiez pas seulement des informations, mais que vous les interprétiez également.

C'est pourquoi nous avons décidé de consacrer une partie de cet article à l'écoute active, une pratique qui offre des conseils pratiques pour interpréter tous les types de communication.

Enfin, pour conclure, nous aborderons les différents types de communication qui peuvent exister entre les individus dans le cadre de leur activité professionnelle. Il s'agit de la communication entre collègues égaux, entre supérieurs et subordonnés, et entre représentants de l'entreprise et entités extérieures. 

Mais avant d'entrer dans le vif du sujet, nous tenions à évoquer deux classifications qui peuvent affecter tout type de communication.

Communication synchrone ou asynchrone

Les 4 principaux types de communication peuvent être synchrones ou asynchrones, selon la situation.

Communication synchrone

Si la conversation à laquelle vous participez est synchrone, cela signifie qu'elle se déroule enn temps réel.

En d'autres termes, toutes les parties impliquées dans le processus de communication échangent des informations simultanément et à tour de rôle. 

🔸 Exemples de communication synchrone :

• Les réunions en direct — par ex., les membres d'une équipe se réunissant au même endroit pour effectuer une réunion quotidienne,
• Les appels audio — par ex., deux membres d'une équipe discutant de leur projet par téléphone ou via une application de messagerie professionnelle,
• Les appels vidéo — par ex., les membres d'une équipe utilisant une solution virtuelle dotée de fonctionnalités vidéo pour mener à bien leurs réunions quotidiennes et
• La messagerie instantanée — par ex., deux membres d'une équipe utilisant une application de communication professionnelle pour parler de leur projet en cours.

Communication asynchrone

Si la conversation dans laquelle vous êtes engagé est asynchrone, les parties impliquées dans l'échange ne participent pas à la conversation au même moment.

C'est un phénomène courant dans les équipes à distance dont les membres travaillent dans des fuseaux horaires différents et ont donc des horaires de travail différents.

🔸 Exemples de communication asynchrone :

• Les emails — par ex., plusieurs membres d'une équipe à distance utilisant les emails tpour communiquer les modifications apportées à un projet,
• La messagerie instantanée — deux membres d'une équipe à distance utilisent un logiciel de communication interne pour échanger des idées, en s'attendant à ce qu'il y ait un délai dans les réponses, étant donné que les deux coéquipiers sont séparés par 10 fuseaux horaires et
• Les vidéos préenregistrées — par ex., une vidéo d'accueil présentée aux nouvelles recrues d'une entreprise.

Communication en ligne ou hors ligne

Avec l'émergence d'Internet et des différentes technologies qui l'accompagnent, une autre classification majeure de la façon dont nous communiquons est apparue : la communication en ligne et la communication hors ligne.

Aujourd'hui, la plupart des gens communiquent et tissent des liens sociaux en combinant ces deux modes de communication.

Cependant, les implications d'un tel modèle de communication mixte sur nos interactions sociales ne sont pas encore totalement comprises.

Dans leur article intitulé Two social lives : How differences between online and offline interaction influence social outcomes, Alicea Lieberman et Juliana Schroeder ont exploré les différences structurelles entre ces deux types de communication, ainsi que la manière dont l'engagement en ligne affecte les interactions hors ligne.

Différences structurelles entre la communication en ligne et hors ligne

Lieberman et Schroeder proposent 4 différences structurelles majeures entre les formes de communication en ligne et hors ligne :

• Indices non verbaux. La plupart des plateformes en ligne, en particulier celles basées sur le texte, ne transmettent pas de signaux visuels, auditifs et autres signaux non verbaux. Même les plates-formes de vidéoconférence manquent au moins de certains indices, comme le toucher, l'espace physique entre les interlocuteurs, le mouvement, etc.
• L'anonymat. Les gens peuvent observer les autres de manière anonyme, parcourir leurs profils et lire leurs commentaires en ligne, se forgeant ainsi une opinion sur eux avant même de les avoir rencontrés officiellement.
• Diffusion de contenu. Contrairement à ce qui se passe dans un espace physique, les plateformes en ligne permettent d'atteindre un public illimité et de partager des contenus avec un grand nombre de personnes rapidement et simultanément.
• Création et maintien de liens sociaux. La technologie de la communication en ligne efface les barrières géographiques et permet à des millions de personnes dans le monde entier de communiquer facilement.

Types de communication en ligne

Les moyens de communication en ligne se sont considérablement diversifiés, de sorte qu'il existe de nombreuses formes de communication en ligne, notamment :

• L’email,
• La messagerie instantanée,
• La vidéoconférence,
• La voix sur protocole Internet (VoIP),
• Les forums de discussion,
• La communication par les réseaux sociaux,
• La collaboration sur tableau blanc virtuel, etc.

Comment l'interaction en ligne affecte la communication au travail

Même si la communication en ligne peut avoir un effet perturbateur sur les relations personnelles, sur le lieu de travail, es outils de communication en ligne peuvent considérablement améliorer la communication au sein d'une organisation.

En effet, les nouvelles technologies ont simplifié le processus d'échange d'informations avec les clients et les tiers. Cela a eu pour effet :

• D'améliorer la collaboration globale,
• D'accélérer les processus,
• De gagner du temps,
• De faciliter le flux d'informations,
• D'améliorer la transparence,
• De connecter des équipes à distance, etc.

Voici quelques exemples de communication qui illustrent les avantages de l'interaction en ligne par rapport à l'interaction hors ligne dans les organisations.

🔸 Exemples :

• Un patient présente une éruption cutanée douteuse et souhaite contacter une clinique médicale. La clinique utilise Pumble pour sa communication interne et externe. Au lieu de venir à la clinique, ils envoient une photo de l'éruption à leur médecin via la plateforme. Le médecin généraliste ne peut pas fournir un diagnostic définitif, alors ils utilisent le canal #dermatology sur Pumble pour consulter les spécialistes d'une autre clinique au sein de leur réseau de soins de santé.
• Une équipe de développement de produits rencontre un bug logiciel dans les dernières étapes du développement du produit. Le produit doit être lancé prochainement, il faut donc le corriger rapidement. Un testeur d'assurance qualité se souvient d'un bogue similaire dans une autre application lancée il y a quelques mois, mais ne se souvient pas de la manière dont il a été corrigé. Comme l'équipe produit utilise Pumble pour la communication et la collaboration, et que l'application dispose d'un historique de messagerie illimité, elle effectue une recherche rapide dans le canal #testing et trouve facilement comment ils ont résolu le problème auparavant.

Type n°1 : Communication verbale

Selon la définition d'Andrea McDuffie, la communication verbale implique toute forme de communication qui utilise le langage parlé comme moyen de partager des informations de manière intentionnelle.

Il s'agit généralement d'un type de communication synchrone. Les locuteurs qui enregistrent leurs messages sous forme d'appels audio ou vidéo et les envoient à d'autres font exception à cette règle. Dans ce cas, nous considérons la communication verbale comme asynchrone.

Étant donné que la clé de la communication verbale est la langue parlée et que différents pays parlent des langues différentes, la connaissance d'au moins une langue qui n'est pas notre langue maternelle est importante pour la compréhension interculturelle.

Cela est crucial pour les équipes dont les membres parlent des langues différentes. Comme l'indique Alexika, les 5 langues commerciales les plus utilisées dans le monde par les professionnels dans des situations interculturelles (classées en fonction de leur part du PIB mondial) sont les suivantes :

1. L'anglais, avec une part de 20.77%
2. Le chinois, avec une part de 19.64%
3. L'espagnol, avec une part de 6.04%
4. L'arabe, avec une part de 5.25%
5. Le japonais, avec une part de 4.1%

Les types de communication verbale que nous reconnaissons sont les suivants :

• La communication intrapersonnelle, 
• La communication interpersonnelle individuelle, 
• La communication en petit groupe,
• La communication publique et
• La communication verbale de masse. 

Cela dit, voyons si nous pouvons apprendre quelque chose de nouveau sur les différents types de communication verbale.

n°1 : Communication intrapersonnelle

Selon Scott McLean, auteur de The Basics of Interpersonal Communication, la communication intrapersonnelle consiste en des conversations silencieuses que nous avons avec nous-mêmes.

Ces conversations silencieuses peuvent inclure des visualisations ou des actes d'imagination. Toutefois, nous pouvons également communiquer avec nous-mêmes tout en communiquant avec les autres et en passant du rôle d'émetteur à celui de récepteur d'informations.

En ce sens, la communication intrapersonnelle est une forme de communication privée qui suit souvent d'autres types de communication.

Nous pouvons encoder ces pensées internes dans des messages que nous transmettrons ensuite aux autres, mais nous pouvons aussi en garder au moins une partie pour nous-mêmes.

🔸 Exemple :

Un salarié discute des détails de sa mission avec son responsable.

Avant leur rencontre, le salarié avait préparé une liste de questions. Cependant, au fil de la conversation, il finit par décider qu'il a déjà les réponses à certaines de ces questions, qu'il décide de garder pour lui.

Conseils pour une meilleure communication intrapersonnelle

Toute communication humaine repose sur la capacité à communiquer d'abord avec soi-même.

Voici quelques conseils pour vous aider à affiner votre communication intrapersonnelle.

Conseil n°1 : Pratiquez la conscience de soi

La conscience de soi est la capacité d'utiliser ses outils d'évaluation interne pour examiner ses sentiments, ses pensées et ses réactions à distance.

Si nous sommes engagés dans une interaction interpersonnelle, cette capacité nous permet de surveiller notre monologue interne et la façon dont il nous affecte, ainsi que la conversation.

Conseil n°2 : Affinez votre perception

Une perception précise est essentielle pour une communication intrapersonnelle saine, car elle fait contrepoids à la conscience de soi.

Alors que notre conscience de soi est tournée vers l'intérieur, une perception plus fine peut nous permettre de voir plus clairement les aspects externes de la communication.

En fin de compte, les deux sont aussi importants l'un que l'autre pour équilibrer la conversation interne.

Conseil n°3 : Pratiquez l'autorégulation

Une fois que vous êtes à l'écoute de votre monologue intérieur et du dialogue dans lequel vous êtes engagé, l'autorégulation peut prendre le relais.

La capacité à contrôler vos sentiments et vos réactions dans n'importe quelle situation peut influencer vos conversations silencieuses et ce que vous choisissez d'exprimer.

n°2 : Communication interpersonnelle individuelle

Comme vous pouvez l'imaginer, ce type de communication ressemble typiquement à une conversation individuelle entre deux personnes.

Il existe de nombreux modèles de communication qui peuvent être utilisés pour disséquer les interactions individuelles. Toutefois, dans le cas présent, nous pourrions dire que les principaux éléments de ce type d'échange sont les suivants :

• Le message, c'est-à-dire l'information que quelqu'un veut partager,
• L'émetteur, c'est-à-dire la personne qui engage la conversation afin de partager ledit message (en le « codant » de la pensée aux mots prononcés),
• Le récepteur, c'est-à-dire la personne qui a besoin de comprendre ledit message (en le "décodant" des mots entendus à la pensée),
• Le bruit c'est-à-dire les interférences qui peuvent entraver la communication entre l'émetteur et le récepteur et
• Le feedback, c'est-à-dire la réponse que le récepteur donne à la nouvelle information, en fonction de la manière dont celle-ci a été comprise et interprétée.

Les deux individus échangeront leurs rôles d'émetteur et de récepteur de messages au fur et à mesure de leur communication.

🔸 Exemples : 

• Un chef de produit discutant avec le directeur technique de la toute nouvelle fonctionnalité de l'application médicale que son équipe est en train de développer.
• Un spécialiste des ressources humaines discutant avec le directeur marketing des exigences du nouveau spécialiste de la sensibilisation au référencement.
• Un rédacteur d'articles de blog discute des illustrations de son prochain article avec l'illustrateur du blog.

Conseils pour une meilleure communication interpersonnelle individuelle

Faire passer un message dans le cadre d'une communication interpersonnelle individuelle peut sembler un jeu d'enfant, mais les gens se comprennent mal, même dans les interactions les plus simples.

Voici quelques conseils pour vous aider à devenir un communicateur interpersonnel plus efficace.

Conseil n°1 : Pensez à la manière la plus simple de faire passer votre message

Avant de commencer à parler, prenez le temps de trouver la façon la moins compliquée de communiquer votre message. Si vous vous éloignez du sujet, en sautant d'une idée à l'autre, votre interlocuteur risque d'avoir du mal à vous suivre.

Dire plus avec moins de mots est une compétence utile, car des phrases plus courtes avec des mots plus simples sont plus faciles à comprendre.

Conseil n°2 : Soyez réfléchi et respectueux

Quel que soit le message que vous essayez de faire passer, si vous êtes condescendant ou si vous manquez d'égards envers votre interlocuteur, il ne recevra qu'un seul message : que vous ne l'aimez pas.

Vous devez mettre votre interlocuteur à l'aise et lui montrer que vous accordez de l'importance à son avis. Pour ce faire, veillez à :

• Garder un ton neutre ou cordial, dans un contexte plus décontracté,
• De ne pas lui parler de haut et
• Exprimer un intérêt sincère pour leurs opinions.

Conseil n°3 : Écoutez

L'écoute active est essentielle à la réussite d'une communication interpersonnelle individuelle.

Comme ce type d'interaction vous oblige à passer du rôle d'émetteur à celui de récepteur, vous devez être très attentif à ce que votre interlocuteur essaie de dire et à la façon dont il réagit à votre message.

Conseil n°4 : Garder le contrôle des émotions

Certaines personnes ont tendance à prendre les choses personnellement ou à se sentir frustrées au premier signe de désaccord. Or, il est essentiel de pouvoir maîtriser ses émotions si l'on ne veut pas qu'elles fassent obstacle à une communication et à une collaboration.

n°3 : Communication en petit groupe

La communication en petit groupe est une forme de communication interpersonnelle qui se déroule entre plus de deux personnes.

Le nombre de participants à la conversation est encore suffisamment restreint pour permettre à chacun d'interagir avec les autres à un moment donné de la conversation.

Cependant, à moins que le petit groupe ne discute d'un sujet spécifique, il peut devenir difficile pour tous les participants de comprendre pleinement ce que les autres essaient de transmettre.

🔸 Exemples :

• Une réunion quotidienne entre les membres de l'équipe de vente d'une entreprise. 
• Une réunion annuelle du conseil d'administration sur la stratégie commerciale globale de l'entreprise pour l'année à venir. 
• Une discussion informelle entre les membres d'une petite équipe de marketing sur la newsletter de l'entreprise pour le mois suivant.

Conseils pour améliorer la communication au sein d'un groupe sur le lieu de travail

Le déroulement de la communication dans un petit groupe dépend de la structure du groupe, qu'elle soit temporaire ou permanente. On distingue deux structures principales :

1. Les groupes centralisés qui ont une autorité centrale, c'est-à-dire une personne qui dirige la conversation et agit en tant que facilitateur pour le groupe et
2. Les groupes décentralisés, dans lesquels personne ne prend la tête ou ne contrôle le flux de communication.

Dans quels cas convient-il de privilégier une structure de communication de groupe plutôt qu'une autre ?

Conseil n°1 : Utilisez une structure centralisée pour les tâches urgentes

Les recherches menées dans Small Group Decision Making par Donald G. Ellis et B. Aubrey Fisher indiquent que les groupes centralisés sont bien plus aptes à gérer les tâches qui requièrent rapidité et efficacité.

Par exemple, si une équipe d'assistance tient une réunion d'urgence pour discuter de la manière de résoudre un problème qui fait perdre de l'argent à un client, le chef d'équipe devrait intervenir et déléguer des tâches.

Cela permettra à chacun de se concentrer sur une partie spécifique du problème et évitera toute confusion susceptible de bloquer le processus.

Conseil n°2 : Utilisez une structure décentralisée pour une meilleure collaboration à long terme

Selon Ellis et Fisher, les groupes décentralisés sont mieux adaptés pour travailler sur des projets plus complexes et continus.

Par exemple, lorsqu'il s'agit d'améliorer une nouvelle application, une équipe de développeurs se relaie pour trouver de nouvelles idées sur les nouvelles fonctionnalités à ajouter, discuter des problèmes potentiels et proposer des solutions créatives et innovantes.

n°4 : Communication publique

Les échanges de communication publique impliquent généralement qu'une personne (ou un groupe de personnes) partage des informations avec un autre groupe de personnes. Les éléments de ce type de communication sont les suivants :

• L'orateur public, c'est-à-dire la personne ou le groupe de personnes qui partage l'information,
• Un public, c'est-à-dire le groupe de personnes qui écoutent le(s) orateur(s) public(s) partager l'information et
• Le canal de communication publique, c'est-à-dire le moyen utilisé pour transmettre l'information, tel qu'une présentation PowerPoint ou une présentation vidéo.

🔸 Exemples :

• Le directeur technique en charge d'une appli de mode organisant une présentation sur les nouvelles technologies introduites pour le développement futur de l'appli. 
• Le responsable d'une campagne électorale mettant en avant les réalisations du service communication devant les autres équipes. 
• Un graphiste junior présentant au département marketing les dernières solutions de conception d'une campagne publicitaire pour un client prioritaire.

Conseils pour une meilleure communication en public

De nombreuses personnes redoutent de parler en public. Ces conseils pratiques devraient les rendre moins intimidantes.

Conseil n°1 : Apprenez à connaître votre public

Avant de commencer votre présentation, vous devez savoir qui est votre public et dans quelle mesure il est familiarisé avec le sujet traité.

Cela vous aidera à choisir votre vocabulaire et le rythme de votre discours, car vous saurez quelles parties nécessitent des explications détaillées et lesquelles n'en ont pas besoin.

Conseil n°2 : Soyez attentif à votre production vocale

La communication publique ne consiste pas seulement à choisir ce que vous allez dire, mais aussi la manière dont vous le dites. Travaillez votre élocution en prêtant attention aux qualités vocales suivantes :

• Clarté — Veillez à articuler chaque mot avec précision,
• Intonation — Essayez de varier votre tonalité vocale pour maintenir l'intérêt du public,
• Rythme — Ne parlez pas trop lentement ou trop rapidement et
• Volume — Assurez-vous que tout le monde dans la salle peut vous entendre.

Conseil n°3 : Utilisez efficacement le langage corporel

En tant qu'orateur, vous devez utiliser tous les outils de communication à votre disposition, y compris votre corps. C'est pourquoi vous devez :

• Essayer de toujours faire face à votre auditoire, même lorsque vous présentez des informations à partir d'un diaporama.
• Établir un contact visuel avec les différents membres de votre auditoire.
• Faire des gestes de la main pour souligner certaines parties de votre discours.
• Ne pas hésiter à vous déplacer pour montrer que vous êtes à l'aise et marquer les points de transition pendant votre discours.

Si vous êtes intéressé par un développement plus détaillé de la communication non verbale, nous ne manquerons pas d'en parler plus loin dans cet article.

Conseil n°4 : Prévoyez du temps pour les questions et le feedback

Bien que la communication publique soit différente de la communication interpersonnelle, elle ne doit pas être à sens unique.

Vous pouvez faire une pause après chaque section de la présentation pour répondre aux questions et aux commentaires du public. Vous pouvez également prévoir du temps pour cela à la fin de la présentation.

n°5 : Communication verbale à grande échelle

Comme vous pouvez l'imaginer, la communication à grande échelle est le processus d'envoi et de réception de messages par le biais d'un média tel que les journaux, la télévision ou les émissions de radio.

Bien entendu, comme nous nous concentrons sur la communication de masse verbale, cela nous limiterait aux deux derniers. Cependant, en gardant à l'esprit que les nouvelles technologies ont apporté de nouveaux développements à ce que nous pouvons considérer comme un moyen de communication de masse, nous pourrions également placer les réseaux sociaux dans cette catégorie.

Dans la plupart des cas, la communication verbale de masse d'une entreprise tend à envoyer un message plus ciblé. Plutôt que d'être le produit d'une seule personne, les messages destinés à la communication de masse sont généralement créés par un groupe de personnes.

🔸 Exemples :

• Le PDG d'une entreprise parle de ses projets futurs à la télévision nationale.
• Le podcast interne d'une entreprise qui est également partagé sur les réseaux sociaux.
• Un influenceur qui fait la publicité du produit d'une entreprise sur ses pages de réseaux sociaux.

Conseils pour la communication verbale à grande échelle

Il est d'autant plus important de surveiller le contenu de votre message et le style de votre communication que vous vous engagez dans une communication verbale à grande échelle.

Voici donc quelques conseils à prendre en compte avant de communiquer votre message :

• Gardez à l'esprit qu'il est difficile de revenir sur une communication de masse ; faites donc attention à ce que vous dites.
• Faites des recherches avant de dire quoi que ce soit — assurez-vous de pouvoir étayer vos déclarations par des faits.
• Entraînez-vous à dire ce que vous avez à dire avant de monter sur scène (pour ainsi dire).
• Présentez un front uni à vos collègues.

Tous ces conseils devraient aller de pair avec les autres conseils en matière de communication verbale que nous avons mentionnés jusqu'à présent.

Type n°2 : Communication écrite

La communication écrite consiste à transmettre ses pensées, ses idées, ses questions et ses préoccupations au moyen de symboles, c'est-à-dire de lettres qui forment des mots, des expressions et des phrases.

Comme la plupart des autres types de communication, la communication écrite peut être synchrone ou asynchrone.

D'une manière générale, on distingue 3 types de communication écrite :

1. La communication écrite transactionnelle, qui consiste en des messages nécessitant une réponse de la part du destinataire. Il peut s'agir d'une demande de service, d'une demande de rendez-vous ou d'un besoin de clarification avant d'entreprendre une tâche.
2. La communication écrite informative, qui existe pour le bénéfice du destinataire. Elle peut prendre la forme d'un mémo sur les nouvelles politiques de l'entreprise, d'une notification sur l'ordre du jour de la prochaine réunion ou d'un rapport sur les performances d'un service de l'entreprise.
3. La communication écrite pédagogique, qui comprend les messages envoyés dans le but de fournir des instructions au destinataire. Il peut s'agir de clarifier les détails du projet confié à un membre de l'équipe ou d'offrir des instructions étape par étape pour un nouveau type de tâche.

Chacun des types de communication écrite énumérés peut se manifester sous la forme de : 

• Emails,
• Messages instantanés, 
• Rapports, 
• Formulaires, 
• Lettres, 
• Mémorandums, 
• Bulletins ou 
• Newsletters.

Cela dit, examinons plus en détail les principes de base de ces types de communication écrite.

n°1 : Emails

Un email est une méthode d'échange de messages écrits entre personnes à l'aide d'appareils électroniques. 

Les types d’emails les plus courants que vous pouvez envoyer et recevoir sont les suivants :

• Les emails de confirmation, qui créent une trace écrite permanente d'un accord précédemment conclu et
• Les emails de demande et de réponse, qui posent une question, spécifient une tâche, commentent les politiques de l'entreprise, demandent la confirmation d'une réunion et attendent une réponse en retour.

En général, l’email est un excellent outil pour les communications non urgentes.

🔸 Exemple :

Un spécialiste des ressources humaines vient de déjeuner avec la nouvelle recrue de l'entreprise. 

Au cours de cette rencontre, ils ont convenu de tenir la prochaine réunion de pointage du nouvel employé le 25 février, à midi.

Une fois le nouvel employé de retour à son bureau, le représentant des ressources humaines lui enverra un email contenant les détails de l'accord conclu.

Cet email de confirmation constituera une trace écrite de tout ce qui a été discuté au cours du déjeuner d'affaires, pour référence ultérieure.

Un événement similaire s'est produit dans la capture d'écran ci-dessous.

Conseils pour rédiger des emails efficaces

Selon une étude Statista, le nombre d'utilisateurs des emails dans le monde devrait passer d'un peu plus de 4 milliards en 2020 à près de 4,5 milliards en 2024.

Heureusement, les conseils suivants devraient permettre à chacun de devenir un excellent correspondant électronique. Si vous voulez rédiger de meilleurs emails, assurez-vous :

• D'avoir une ligne d'objet claire indiquant l'objet du message.
• D'être précis et concis, et d'aller rapidement à l'essentiel.
• De garder le ton du message professionnel mais chaleureux, en faisant passer votre message d'une manière vive mais amicale.
• De relire toujours votre message, car les fautes d'orthographe ou de grammaire peuvent laisser une mauvaise impression (et il ne sera pas possible de modifier votre email une fois qu'il aura été envoyé).

n°2 : Messages instantanés

Les messages instantanés sont un type de communication écrite consistant en des transmissions de texte en temps réel. 

L'utilisation d'une application de communication d'équipe vous permet d'effectuer toute une série d'actions pour améliorer la communication avec vos collègues. Par exemple, vous pouvez :

• Partager des informations avec des groupes de personnes, dans des canaux qui se concentrent sur un sujet particulier,
• Partager des informations avec des individus, par le biais de messages directs,
• Vous adresser à des personnes ou à des groupes d'utilisateurs spécifiques dans des canaux publics,
• Partager des liens et des fichiers et
• Joindre des vidéos et des images.

🔸 Exemple :

Un groupe de professionnels utilise une appli de messagerie professionnelle pour discuter de solutions de conception pour un site web sur lequel leur entreprise travaille actuellement. 

À cette fin, ils peuvent utiliser un canal public judicieusement intitulé #design.

Le canal en question pourrait être limité aux personnes qui travaillent comme designers pour l'entreprise. Il peut aussi inclure des rédacteurs, des illustrateurs et d'autres professionnels qui jouent un rôle dans le processus de conception.

Sur ce canal, les gens peuvent poser des questions, partager des liens vers des solutions de design existantes dont l'équipe peut s'inspirer, joindre des propositions de design et discuter d'une manière ou d'une autre du design potentiel de leurs produits.

Conseils pour communiquer par messagerie instantanée

Voici comment utiliser efficacement la messagerie instantanée :

• Utilisez les messages directs pour les messages courts qui nécessitent une réponse rapide.
• Tenez-vous en à l'essentiel. Il est facile de s'écarter du sujet et de bavarder avec votre ou vos interlocuteurs, mais cela ne doit pas vous détourner de votre travail.
• Respectez le temps des autres. Une application de communication d'équipe comme Pumble permet à ses utilisateurs de mettre à jour leur statut de disponibilité. Ainsi, si le statut de quelqu'un indique qu'il est “en pause” ou “en réunion,” respectez-le et revenez vers lui lorsqu'il sera disponible.
• Maintenez les conversations informelles en dehors des canaux formels. De nombreuses équipes disposent de canaux pour les conversations amusantes et décontractées. Ainsi, si vous souhaitez partager un mème ou la bande-annonce d'un prochain film, publiez-le sur le canal approprié au lieu de spammer un canal lié au travail.

n°3 : Rapports

Les rapports sont des comptes rendus sur un sujet particulier, généralement sous la forme de documents officiels.

Ces documents sont le fruit de recherches et d'une organisation méthodique des données collectées. Les types de rapports incluent, mais ne sont pas limités aux :

• Les rapports informatifs, qui présentent des faits impartiaux sur les résultats d'une situation particulière, tels que le nombre de membres d'une équipe, les rôles de ces membres et leurs performances au cours d'une période donnée,
• Les rapports analytiques, qui analysent la situation actuelle d'une entreprise afin d'aider sa direction à prendre les meilleures décisions pour l'avenir,
• Les rapports de recherche, qui analysent, collectent et présentent les données, les études, les statistiques et d'autres informations pertinentes sur un certain sujet,
• Les rapports explicatifs, qui expliquent un sujet ou une situation pour aider les personnes concernées à la comprendre et
• Les rapports d'avancement, qui informent les personnes de l'état d'avancement d'un projet, d'une tâche ou d'un groupe de tâches, dans une période de temps spécifique.

🔸 Exemple :

Le directeur technique d'une appli envoie au PDG d'une entreprise un rapport d'avancement relatif au développement de ladite appli.

Conseils pour la rédaction d'excellents rapports

Les rapports doivent être très bien organisés et faciles à suivre, c'est pourquoi vous devez être très attentif lorsque vous les rédigez. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à améliorer vos compétences en matière de rédaction de rapports :

• Soyez précis — Identifiez l'objectif de votre rapport et tenez-vous-y.
• Utilisez un langage actif et concis — Supprimez les mots inutiles, évitez les expressions verbeuses, utilisez un langage simple et un ton neutre.
• Utilisez une présentation claire — Rendez le rapport facile à lire en respectant une présentation organisée avec des titres et des sous-titres, des listes et des puces, etc.
• Modifiez votre rapport avant de l'envoyer —Relisez-le plusieurs fois pour supprimer les informations superflues.

n°4 : Formulaires 

Un formulaire est un document modèle comportant des champs ou des espaces réservés dans lesquels vous pouvez écrire du texte ou sélectionner des options afin de répondre rapidement à des questions préétablies. 

Les formulaires peuvent être utilisés pour des enquêtes ou pour vous aider à normaliser et à accélérer le processus de collecte de diverses informations auprès des employés ou des nouveaux candidats potentiels à un poste. 

🔸 Exemple :

Un formulaire de questionnaire d'entretien en ligne utilisé par le service des ressources humaines pour recueillir des informations personnelles et des détails relatifs au poste sur les candidats potentiels qui manifestent un intérêt pour un poste vacant.

Conseils pour la conception de formulaires conviviaux

Les formulaires sont un moyen efficace de collecter des informations, mais s'ils sont mal exécutés, ils peuvent s'avérer gênants. Voici comment créer un formulaire convivial et facile à remplir :

• Ne demandez que les informations essentielles. N'incluez pas trop de champs facultatifs, car ils ralentissent inutilement le processus de remplissage des formulaires et en alourdissent la structure.
• Faites en sorte que les libellés soient pertinents. Utilisez des libellés courts et descriptifs pour expliquer l'objectif de chaque champ et évitez les explications excessives.
• Utilisez la validation en ligne. Veillez à ce qu'un message d'erreur apparaisse en temps réel si l'information n'est pas valide.
• Utilisez des barres de progression pour les formulaires plus longs. Si un formulaire se prolonge sans fin, vous risquez de perdre l'utilisateur au milieu du formulaire.

n°5 : Lettres

La lettre est une forme de communication écrite qui consiste à exprimer ses pensées, ses idées, ses questions et ses préoccupations dans un texte écrit (ou dactylographié) à la main, sur papier, qui est ensuite envoyé. 

Bien que les emails prennent actuellement le pas sur les lettres d'affaires écrites ou imprimées, cette forme de communication est encore utilisée pour certains types de correspondance, tels que les lettres de référence, les vérifications d'emploi et les offres d'emploi.

🔸 Exemple :

L'un des finalistes pour un poste de marketing junior apporte une lettre de référence manuscrite d'un ancien employeur, ce qui lui permet de se démarquer.

Conseils pour rédiger de bonnes lettres

La manière exacte de rédiger une lettre dépend de son objectif, mais il existe quelques règles générales à suivre. Vous devez notamment :

• Respecter le bon format. Dans la correspondance professionnelle, vous devez respecter un certain format contrairement à d'autres types de communication écrite plus décontractés, comme la messagerie instantanée.
• Rester concentré. Gardez à l'esprit l'objectif de la lettre et incluez tout ce qui doit être dit. Après tout, vous ne pouvez pas vous contenter d'envoyer une autre lettre rapide si vous oubliez quelque chose.
• Utiliser un langage simple. L'écriture de lettres est une forme ancienne, mais ne laissez pas votre Shakespeare intérieur se déchaîner simplement parce que vous mettez des mots sur le papier. Utilisez un langage simple et approprié.
• Faire attention à la grammaire et à l'orthographe. La correspondance par lettre est un processus lent, c'est pourquoi on attend de vous que vous soyez minutieux lors de la relecture.

n°6 : Mémorandums

Les mémorandums, ou notes de service, sont une forme de communication écrite à grande échelle utilisée pour communiquer les politiques et procédures de l'entreprise, ainsi que d'autres informations officielles pertinentes au sein d'une organisation. 

L'objectif d'un mémo est simplement d'informer le public des nouveaux développements. Mais ils peuvent également inclure des éléments de persuasion et un appel à l'action.

🔸 Exemple :

Un mémo peut être distribué à l'équipe marketing d'une ligne de mode. 

Le document informe l'équipe des dernières études et analyses de marché, des conclusions des groupes de discussion et des résultats des enquêtes pertinentes. 

À la fin de la note, un appel à l'action est lancé afin de mettre à jour la nouvelle ligne de vêtements pour la saison estivale conformément aux informations présentées dans le document.

Conseils pour la rédaction de mémos

Un mémo peut être un moyen extrêmement efficace de communiquer des informations officielles à un grand groupe de personnes. Voici comment le rédiger avec succès :

• Restez simple. Un mémo doit être court et direct, afin d'être facile à comprendre.
• Utilisez des listes numérotées et à puces. Les puces sont un excellent moyen de structurer tout message que vous souhaitez transmettre par le biais d'un mémo.
• Utilisez le style préféré de votre organisation. Si votre entreprise a des préférences stylistiques pour ses mémos, familiarisez-vous avec elles et utilisez-les.

n°7 : Bulletins

Un bulletin ou un panneau d'affichage est une brève déclaration officielle, une annonce ou un résumé des dernières nouvelles d'une organisation.

La structure d'un bulletin est similaire à celle d'un article d'actualité classique : les informations les plus importantes sont présentées en premier.

Comme les mémos, les bulletins sont généralement destinés à un usage interne.

🔸 Exemple :

Une entreprise peut placer des tableaux d'affichage numériques dans l'ensemble de ses bureaux pour présenter les dernières annonces.

Conseils pour la rédaction d'un bulletin

Les bulletins sont là pour capter l'attention des gens et les informer de quelque chose. Voici comment les rédiger :

• Le contenu doit être concis et facile à lire. Un bulletin trop long, composé de paragraphes trop longs ou d'un bloc de texte, ne parviendra pas à capter l'attention.
• Placez les informations clés dans la première ligne. Vous devez communiquer clairement ce qui se passe, où, quand et pourquoi.
• Revérifiez toutes les informations. Comme les bulletins contiennent souvent des faits et des chiffres, assurez-vous qu'ils sont corrects.

n°8 : Newsletters

Une newsletter est une autre forme de communication écrite qui s'apparente à un journal télévisé et qui présente des mises à jour sur les progrès réalisés et des déclarations officielles. La différence essentielle entre les bulletins et les newsletters est que, alors que les bulletins peuvent comporter des annonces ponctuelles, une newsletter est envoyée périodiquement. 

Les newsletters ne sont pas seulement destinées à informer, mais aussi à améliorer le moral, l'engagement et la productivité des employés.

🔸 Exemple :

Si une entreprise souhaite adopter une approche plus directe de la communication interne, elle peut envoyer une newsletter hebdomadaire par email pour informer les employés des derniers développements au sein de l'entreprise.

Conseils pour rédiger une newsletter réussie

Les newsletters internes sont un excellent moyen d'entretenir l'esprit d'équipe et d'encourager la productivité. Voici quelques conseils de base sur la manière de les rédiger :

• Soyez bref et concis. N'incluez pas plus de 4 à 5 sections par lettre d'information afin de ne pas submerger les employés.
• Gardez un ton léger. Utilisez un langage approprié, mais ne rendez pas la lettre d'information trop formelle.
• Envoyez-les régulièrement… Un format familier envoyé chaque semaine ou chaque mois maintiendra l'intérêt des employés pour la lettre d'information.
• …mais pas trop fréquemment. N'en faites pas trop ou les gens se lasseront de la lettre d'information.

Type n°3 : Communication non verbale

La communication non verbale fait référence à des schémas non verbaux, tels que les gestes, les expressions faciales, la posture du corps et d'autres mouvements que nous utilisons pour transmettre des informations sans utiliser de mots.

La communication non verbale est généralement synchrone. Mais que se passe-t-il si nous regardons une présentation vidéo préalablement enregistrée d'un orateur qui diffuse également ses signaux non verbaux ? Dans ce cas, la transmission est considérée comme asynchrone.

Quoi qu'il en soit, lorsque nos interlocuteurs peuvent nous voir, la communication non verbale peut ajouter un autre niveau de signification à la conversation.

Bien entendu, nous n'avons pas toujours l'intention de transmettre ces informations supplémentaires. En fait, parfois, même cette communication subconsciente peut être trompeuse d'une certaine manière.

Cela dit, examinons individuellement les différents aspects de la communication non verbale, tels que :

• La posture du corps, 
• Les poignées de main, 
• Les expressions faciales, 
• La paralinguistique, 
• Les gestes, 
• La proxémique, 
• L’haptique, 
• L’oculosique, 
• L'apparence et 
• Les artefacts.

n°1 : Posture du corps

La posture corporelle est une forme de communication non verbale qui peut révéler les sentiments et les attitudes d'une personne.

Les éléments de ce type de communication non verbale comprennent la façon dont une personne s'assoit, marche, se tient debout ou positionne son corps d'une autre manière.

🔸 Exemple :

Lorsque les participants à une réunion quotidienne debout commencent à s'appuyer contre le mur au bout d'un certain temps ou à essayer de se mettre plus à l'aise, c'est probablement le signe qu'il est temps de mettre fin à la réunion. Sur la base des messages envoyés par leur posture, nous pourrions conclure que l'auditoire perd de son intérêt et/ou de sa concentration.

Conseils pour communiquer avec la posture du corps

La posture peut refléter, ou sembler refléter, les attitudes, les émotions et les pensées d'une personne. Si vous voulez être sûr de faire passer un bon message, veillez à :

• Maintenir une posture ouverte. En gardant le corps tourné vers votre interlocuteur, les bras détendus et les jambes non croisées, vous paraîtrez plus ouvert à la conversation.
• Utiliser la technique du miroir. Le fait de refléter la posture d'une autre personne (par exemple, en plaçant sa main sur sa hanche) peut être un signe d'approbation et d'intérêt. Cependant, si vous le forcez, vous risquez de vous retrouver dans une situation embarrassante.

n°2 : Poignées de main

Les poignées de main sont une forme courante de communication non verbale dans le monde des affaires.

Les gens peuvent se serrer la main lorsqu'ils :

• Rencontrent quelqu'un pour la première fois,
• Disent au revoir à quelqu'un qu'ils risquent de ne pas voir pendant un certain temps,
• Félicitent quelqu'un ou
• Rencontrent ou rendent visite à quelqu'un qu'ils n'ont pas vu depuis longtemps.

Lors des présentations, les poignées de main peuvent constituer un élément essentiel de la première impression, qui peut influer sur toutes les interactions futures.

🔸 Exemple :

Une nouvelle recrue, lors de sa première rencontre avec son équipe, donne une poignée de main ferme à tout le monde tout en maintenant le contact visuel. 

Ce faisant, elle donne une bonne première impression et pose les bases solides d'une excellente relation professionnelle avec ses coéquipiers à l'avenir.

Conseils pour une poignée de main parfaite

Si vous souhaitez faire une bonne première impression, voici quelques conseils pour une poignée de main parfaite :

• Trouvez un juste milieu entre une poignée trop ferme et une poignée trop lâche. Vous voulez transmettre votre confiance en gardant une poignée modérément ferme sans mettre l'autre personne mal à l'aise.
• Maintenez le contact visuel et souriez. Renforcez votre poignée de main par d'autres signes non verbaux qui signalent votre affabilité.
• Gardez une distance respectable. Ne vous tenez pas trop près ou si loin que vous devez vous pencher pour serrer la main.

n°3 : Expressions faciales

Les expressions faciales sont une forme de communication non verbale qui nous permet de transmettre un message en bougeant les muscles de notre visa 

Selon le Dr Aleix Martinez de l'université d'État de l'Ohio, il existe 21 expressions faciales différentes qui véhiculent une grande variété de significations, du bonheur à la surprise dégoûtée. 

Les expressions faciales qui indiquent que la personne est en colère, triste, effrayée ou heureuse sont similaires dans toutes les cultures.

Pourtant, malgré les croyances de longue date selon lesquelles certaines expressions faciales sont des indicateurs universels d'émotions spécifiques, certaines études ont indiqué que "les Asiatiques de l'Est et les Caucasiens de l'Ouest diffèrent en termes de caractéristiques qui, selon eux, constituent un visage en colère ou un visage heureux".

Selon Rachael E. Jack, PhD, de l'université de Glasgow, alors que les participants occidentaux à l'étude se fiaient aux sourcils et à la bouche d'une personne pour discerner ses émotions sous-jacentes, les participants chinois se concentraient davantage sur les yeux.

🔸 Exemple :

Le responsable de la conception a affiché un regard de surprise en examinant la solution de conception du tout nouveau graphiste junior. Les autres graphistes présents dans la salle interprètent à tort cette expression comme un signe d'aversion.

Conseils sur l'utilisation des expressions faciales dans la communication professionnelle

Avoir un visage impassible peut s'avérer utile dans un jeu de cartes. Cependant, lorsque vous discutez avec vos collègues, vous risquez de paraître distant et désintéressé.

Voici donc un rappel de la manière dont vous pouvez utiliser les expressions faciales pour paraître plus amical :

• Souriez. Une expression amicale peut facilement dissiper les doutes que les autres peuvent avoir sur votre attitude ou vos sentiments.
• Ouvrez grand les yeux pour montrer votre intérêt pour le sujet de la discussion (n'en faites pas trop).
• Détendez votre front. Si vous contractez les muscles de votre visage, vous donnerez l'impression de vous forcer à participer à la conversation.

n°4 : Gestes

Les gestes sont des mouvements de la tête, du visage ou d'autres parties du corps qui peuvent communiquer des messages spécifiques. 

Les gestes universels que les gens utilisent dans le monde entier comprennent le signe de la main, le pointage et même l'utilisation des doigts pour indiquer des nombres.

Toutefois, de nombreux gestes sont spécifiques à une culture et peuvent revêtir diverses significations pour différentes personnes. Par exemple, un hochement de tête signifie “oui” dans certaines cultures, mais “non” dans d'autres.

🔸 Exemple :

Un avocat de la défense pénale regarde fréquemment sa montre pendant le réquisitoire de l'accusation. Cette manifestation d'ennui est une tentative de l'avocat de la défense de saper stratégiquement les propos du procureur aux yeux du jury.

Conseils pour communiquer avec des gestes

La façon dont nous bougeons peut communiquer beaucoup de choses en soi. Pour vous assurer que vos gestes ne sont pas en contradiction avec ce que vous dites, suivez ces conseils :

• Mettez en miroir les expressions de l'autre personne pour montrer de l'empathie et de la compassion,
• Utilisez les gestes de la main pour souligner vos points et faire passer votre message verbal de manière plus efficace et
• Renseignez-vous sur les différences culturelles en matière de gestes ((par exemple, si vous êtes en Thaïlande, vous devriez vous incliner légèrement en signe de salutation au lieu de serrer la main — ce dernier geste est considéré comme impoli).

n°5 : Paralinguistique

La paralinguistique implique une communication vocale distincte du langage proprement dit. 

Ce type de communication vocale — mais non verbale — peut se manifester par le ton, la hauteur, le volume et l'inflexion de la voix.

🔸 Exemple :

Le responsable de la conception félicite le graphiste débutant sur un ton enthousiaste, ce que les autres graphistes interprètent à présent correctement comme une marque d'approbation des efforts du graphiste débutant.

Conseils pour une communication paralinguistique réussie

Si vous voulez donner l'impression d'être confiant et amical dans la communication, vous devez utiliser votre voix à bon escient. Voici quelques conseils pour vous y aider :

• Réglez le volume de votre voix. Essayez de parler à partir du diaphragme pour que votre voix soit forte et clairement audible sans être trop forte.
• Variez votre intonation. Parler d'une voix monocorde ennuiera vos interlocuteurs.
• Articulez chaque mot. Si vous marmonnez, les autres auront du mal à comprendre ce que vous dites.

n°6 : Proxémique

La proxémique est l'interprétation des attitudes des personnes en fonction de leur maîtrise de l'espace physique et de leur proximité.

L'espace physique que les gens perçoivent comme leur appartenant dépend des attentes culturelles, des normes sociales, des caractéristiques de la personnalité, ainsi que des facteurs de la situation dans laquelle ils se trouvent, y compris le degré de familiarité avec leurs interlocuteurs.

Aujourd'hui, nous devons également garder à l'esprit les lignes directrices en matière de santé mondiale lorsque nous interprétons ce que l'espace entre les personnes peut révéler de leur interaction.

Quoi qu'il en soit, lorsqu'ils discutent de proxémie, les chercheurs séparent généralement l'espace qui nous entoure en quatre zones distinctes :

• L'espace intime — la zone située à moins de 15 cm de votre corps,
• L'espace personnel — la zone située entre 30 cm et 1 m de vous,
• L'espace social — la zone située entre 1 m et 3 m de distance et 
• L'espace public — la zone située à partir d'une distance de 3 m

Comme vous pouvez l'imaginer, la plupart de vos interactions professionnelles se dérouleront dans les deux dernières zones.

🔸 Exemple :

Un candidat politique tient un discours avec seulement 4 pieds d'espace entre lui et les membres de l'auditoire qui sont assis le plus près. La proximité d'une personnalité publique peut gêner certains membres de l'auditoire, qui avaient l'impression d'assister à un événement plus formel.

Conseils sur l'utilisation de la proxémique

En règle générale, il est assez difficile de déterminer l'espace approprié qui doit exister entre vous et vos interlocuteurs.

Toutefois, dans le cadre de la communication professionnelle, il existe des règles strictes à respecter. Il s'agit des règles suivantes :

• Essayer de ne pas violer l'espace intime et personnel des gens, surtout s'il s'agit de simples connaissances,
• Rester dans l'espace social lors des réunions en personne ou d'autres interactions et
• Utiliser l'espace public pour les interactions impersonnelles , telles que les présentations ou les discours, sans s'éloigner de plus de 7 m de son auditoire.

n°7 : Haptique

L'haptique est une forme de communication non verbale transmise par le toucher. 

Dans la plupart des cas, les gens utilisent le toucher pour communiquer de l'affection, de la sympathie ou de la familiarité. Mais, selon Julia Wood et son livre Interpersonal Communication : Everyday Encounters, le toucher peut également transmettre un statut ou un pouvoir.

🔸 Exemple :

Un directeur adjoint d'une école primaire (c'est-à-dire un individu au statut élevé au sein du lieu de travail) a tendance à envahir l'espace personnel des autres avec plus de fréquence et d'intensité que le reste du personnel de l'école (c'est-à-dire les individus au statut inférieur).

Conseils sur l'utilisation du toucher dans la communication au travail

Le toucher sur le lieu de travail est un sujet délicat ! Outre la poignée de main occasionnelle, tapoter ses collègues dans le dos ou sur l'épaule est généralement perçu comme approprié, du moins dans le monde occidental.

Mais si vous avez besoin de directives plus précises, voici quelques conseils sur l'utilisation du toucher sur le lieu de travail :

• Si vous n'êtes pas sûr, n'établissez pas de contact physique. De nombreuses personnes n'aiment pas être touchées, en particulier par des personnes qu'elles ne connaissent pas bien. Par conséquent, si vous n'êtes pas sûr que cela ne pose pas de problème, ne le faites pas.
• Renseignez-vous sur ce qui est considéré comme inapproprié. Certaines entreprises ont des politiques qui précisent quels types de contacts sont appropriés, mais certains types de contacts physiques sont universellement considérés comme inappropriés, tels que l'agrippement, le pelotage, le massage, etc.

n°8 : Oculésie

L'oculésie est une forme de communication non verbale qui implique le mouvement des yeux et d'autres types de comportement oculaire pouvant être interprétés comme un moyen de communiquer quelque chose. 

Les personnes attentives aux indices oculesiques peuvent suivre la direction du regard de leur interlocuteur ou la fréquence de ses clignements d'yeux. Le but de l'exercice est d'interpréter la signification de ces comportements.

Un regard peut être utilisé pour transmettre toute une gamme d'émotions, y compris, mais sans s'y limiter, l'hostilité envers quelqu'un ou l'intérêt pour quelque chose. Selon McCarthy et Lee et leur article Children’s knowledge of deceptive gaze cues and its relation to their actual lying behavior, vous pouvez également utiliser la direction du regard d'une personne pour déterminer si elle est honnête avec vous ou non. 

🔸 Exemple :

La responsable qui s'occupe d'une équipe de spécialistes de la vente veut savoir pourquoi un gros client a décidé d'annuler son contrat et de rédiger un avis extrêmement négatif sur l'appli de l'équipe.

Elle demande à Amelia et Stella, qui se sont occupées conjointement du client en question, si elles connaissent la raison de l'annulation.

Toutes deux répondent qu'elles ne sont pas responsables du comportement du client. Cependant :

• Amélia maintient un contact visuel constant avec le directeur des ventes lorsqu'elle répond à la question, tandis que
• Stella a du mal à maintenir le contact visuel, changeant plusieurs fois de regard pendant qu'elle parle.

Dans ce cas, l'étude de l'occiput peut aider le directeur des ventes à identifier le menteur.

Conseils sur l'utilisation du contact visuel dans la communication professionnelle

De nombreuses personnes ont tendance à trop réfléchir à leur comportement oculaire, en particulier lorsqu'elles sont engagées dans une conversation. Les conseils suivants devraient atténuer ce problème :

• Maintenez un contact visuel constant. La règle des 50/70 stipule que vous devez maintenir un contact visuel 50% du temps lorsque vous parlez et 70% lorsque vous écoutez. Toutefois, cette règle étant difficile à mesurer, une règle plus simple consisterait à maintenir le contact visuel sans pour autant le fixer.
• Accordez une pause à vos yeux. Si vous clignez des yeux trop souvent ou même trop rarement, contrôlez vos mouvements oculaires. Excusez-vous si nécessaire.
• Ne réfléchissez pas trop. S'il est important de contrôler nos signaux non verbaux, il est encore plus crucial d'être présent dans la conversation. Si vous réfléchissez trop à l'endroit où vous devez regarder ou à ce que vous devez faire avec vos yeux, vous risquez de donner l'impression d'être trop préoccupé intérieurement pour participer correctement à la conversation.

n°9 : Apparence

L'apparence est une autre forme de communication non verbale qui peut donner un sens supplémentaire à une conversation. 

La façon dont nous nous présentons au monde joue naturellement un rôle important dans la première impression. Comme nous le savons tous, l'apparence d'une personne peut inspirer aux autres des jugements, voire des idées fausses. 

En outre, notre apparence reflète ce que nous attendons de nos conversations. Si vous rencontrez une personne portant un costume, vous serez plus enclin à vous adresser à elle de manière formelle que si vous la rencontrez dans une tenue décontractée.

🔸 Exemple :

Un service des ressources humaines a réduit la recherche d'un poste de spécialiste des ventes aux entreprises à deux candidats également compétents.

Au final, le choix vestimentaire de l'un des candidats devient le facteur décisif.

Conseils pour s'assurer que votre apparence transmet le bon message

Votre style vestimentaire, le fait que vous aimiez ou non vous maquiller et porter des accessoires, ainsi que d'autres aspects liés à votre apparence, ne dépendent que de vous.

Cependant, dans un cadre professionnel, il y a quelques points à prendre en compte concernant votre apparence :

• Prenez soin de votre hygiène personnelle. Il va sans dire qu'une bonne hygiène personnelle est indispensable — veillez à ce que vos vêtements et vous-même soyez propres et soignés.
• Respectez le code vestimentaire. De nos jours, de nombreuses entreprises ont un code vestimentaire décontracté ou professionnel. Il est toutefois conseillé de s'en informer au préalable si vous vous préparez à une réunion ou à un entretien d'embauche.

n°10 : Artéfacts

Les artéfacts sont une forme de communication non verbale qui implique des objets, des images et d'autres outils que vous pouvez utiliser pour communiquer. 

Il peut également s'agir d'uniformes portés par divers professionnels pour indiquer leur profession et des détails supplémentaires sur leur poste.

🔸 Exemples :

• Lorsqu'il s'inscrit à un forum sur l'éducation, un professeur de géographie peut utiliser une photo de profil qui le montre devant une carte du monde pour indiquer sa profession. 
• Les médecins, les soldats et les policiers portent des uniformes spécifiques qui indiquent leur profession, leur statut et leur grade. Les uniformes en question diffèrent d'un pays à l'autre, mais présentent généralement certaines similitudes essentielles.

Conseil sur l'utilisation d'artéfacts pour la communication professionnelle

Si vous voulez paraître plus professionnel, vous pouvez changer toutes vos photos de profil sur les plateformes de l'entreprise pour des photos de tête avec un léger sourire et une tenue décontractée.

Par souci de cohérence, vous pouvez mettre la même photo sur votre profil LinkedIn et sur tout autre compte professionnel que vous possédez.

Type n°4 : Communication visuelle

Selon la définition, la communication visuelle est le processus de transmission d'informations par le biais d'éléments visuels.

Ce type de communication peut consister en des images telles que des photographies ou des illustrations, des visualisations de données telles que des tableaux et des graphiques, et d'autres éléments visuels similaires qui aident à transmettre notre sens.

Comme beaucoup d'autres types de communication, la communication visuelle peut être synchrone ou asynchrone.

Les éléments et les outils de communication visuelle que nous pouvons utiliser sur le lieu de travail sont les suivants :

• Les images, 
• Les vidéos, 
• Les organigrammes, 
• Les roadmaps, 
• Les graphiques de données, 
• Les infographies, 
• Les diapositives de présentation, 
• Les rapports visuels, 
• Les cartes mentales, 
• Les documents papier et 
• Les imprimés.

n°1 : Images

Les images sont une forme de communication visuelle qui s'appuie sur une représentation visuelle d'un objet ou d'un concept pour transmettre de nouvelles informations.

Vous pouvez les imprimer, les ajouter à des diapositives de présentation, les inclure dans vos graphiques et infographies, les envoyer en pièces jointes dans des courriels ou les joindre à des messages directs dans des apps de communication d'équipe.

🔸 Exemple :

Une rédactrice de blog souhaite qu'un illustrateur dessine une carte du monde pour son nouvel article de blog intitulé Fun facts and statistics about time zones.

Elle lui envoie une image du monde, découpée en 24 fuseaux horaires, par le biais d'une pièce jointe dans l'application de messagerie professionnelle de l'entreprise, afin qu'elle lui serve de référence.

n°2 : Vidéos

Une vidéo est une forme de communication visuelle qui s'appuie sur un ensemble d'images en mouvement pour transmettre une idée ou expliquer un concept. 

Vous pouvez utiliser les vidéos comme supports de formation, comme moyen de présenter ou d'expliquer de nouveaux produits, ou pour présenter les valeurs de l'entreprise aux nouveaux employés.

🔸 Exemple :

• Un groupe de tutoriels vidéo peut accélérer le processus d'intégration en montrant aux nouveaux embauchés comment utiliser l'ensemble des apps obligatoires dans une entreprise. 
• Une vidéo de présentation de l'entreprise peut être créée par le service RH, également dans le but d'accélérer le processus d'intégration.

n°3 : Graphiques de données 

Les tableaux de données sont des représentations graphiques de données. Ils peuvent prendre différentes formes, en fonction du type de données que l'on souhaite représenter. Par exemple, nous pouvons créer :

• Des diagrammes à barres, qui représentent des modèles et des tendances sous la forme de barres verticales,
• Des graphiques linéaires, qui représentent les tendances des données sous la forme de lignes correspondant aux valeurs des axes x et y,
• Des diagrammes de surface, qui sont une autre façon de représenter les données sur les axes des x et des y,
• Des diagrammes circulaires, qui présentent les données sous la forme d'un graphique circulaire segmenté en tranches et
• Des diagrammes en forme de beignet, qui sont similaires aux diagrammes circulaires, à l'exception de la zone centrale du graphique circulaire qui est manquante.

🔸 Exemple :

Le rédacteur du blog intitulé Fun facts and statistics about time zones utilise un logiciel de collaboration d'équipe pour envoyer à l'illustrateur du blog un diagramme circulaire montrant les 24 fuseaux horaires et le nombre de pays que chacun d'entre eux englobe. 

Le rédacteur de l'article de blog souhaite que le diagramme à secteurs serve d'image de référence et d'inspiration à l'illustrateur du blog afin qu'il puisse recréer un diagramme à secteurs similaire pour son article de blog.

n°4 : Organigrammes

Les organigrammes sont un type de diagramme qui représente un flux de travail ou un processus. 

Lors de la création d'un organigramme, on utilise souvent des boîtes pour représenter les différentes étapes d'un processus. Les cases, c'est-à-dire les étapes, sont généralement reliées entre elles par des flèches ou des lignes.

🔸 Exemple :

Une spécialiste junior de l'acquisition de talents au sein d'une équipe RH est chargée de planifier les améliorations à apporter au processus de recrutement. 

Elle planifie ces améliorations à l'aide d'un organigramme qui comprend les cases connectées suivantes :

• “Où en sommes-nous ?”
• “Que voulons-nous accomplir ?”
• “Comment allons-nous y parvenir ?”
• “Comment saurons-nous que nous y sommes parvenus ?”

n°5 : Roadmaps

Les roadmaps sont des plans stratégiques visuels destinés à vous aider à atteindre un objectif particulier. 

Ils comprennent les étapes que vous devez suivre et les jalons que vous devez atteindre pour que vos efforts soient un succès.

🔸 Exemple :

Une carte du produit qui illustre les étapes à suivre et les étapes à franchir depuis les étapes de planification jusqu'au lancement réussi de l'application que vous développez.

Certaines entreprises, comme Pumble, ont des roadmaps accessibles au public, permettant aux clients d'être au courant des mises à jour de produits.

n°6 : Cartes mentales

Les cartes mentales sont un type de graphique qui vous aide à transmettre visuellement vos idées. 

Vous commencez par un sujet central, puis vous y attachez des sous-thèmes et des idées associées. La disposition non linéaire vous permet de connecter chaque élément que vous ajoutez au sujet central, mais aussi les uns aux autres.

Les cartes mentales peuvent être utilisées pour visualiser des :

• Points abordés lors de réunions et autres types de situations de communication,
• Aperçus du rapport (et autre document),
• Idées de chacun lors des séances de brainstorming,
• Stratégies commerciales et
• Processus de gestion de projet.

🔸 Exemple :

Une carte mentale peut montrer le processus de brainstorming d'une entreprise à la recherche d'un nom approprié pour sa nouvelle application. 

Le sujet central est “Un nom pour la nouvelle application.”

Les sous-thèmes qui y sont attachés sont les noms potentiels. 

Les idées associées attachées aux sous-thèmes sont les avantages (par exemple “Facile à retenir”) et les inconvénients (par exemple “Domaine non disponible”) liés aux noms potentiels.

n°7 : Infographies

Une infographie est une collection d'images, de graphiques et de diagrammes (accompagnés d'une quantité minimale de texte) qui fournit un aperçu facile à comprendre d'un sujet particulier. 

Les infographies sont un outil utile lorsque vous souhaitez un moyen simple, mais aussi visuellement attrayant et accrocheur pour :

• Afficher les statistiques,
• Lister des conseils,
• Expliquer les concepts,
• Visualiser les dates importantes de l'histoire,
• Décrire un processus,
• Visualiser les données démographiques,
• Comparer les produits et
• Organiser les informations.

🔸 Exemple :

Le psychologue de l’école crée une infographie sur le thème de la motivation qui résume diverses théories pertinentes de la motivation (telles que la hiérarchie des besoins de Maslow). 

Ils l'accrochent au mur de la salle des professeurs pour aider leurs collègues enseignants à maintenir un niveau de motivation élevé tout au long de leur travail.

n°8 : Diapositives de présentation

À ce stade, tout le monde sait ce qu’est une présentation. Même si vous n’avez pas encore eu de raison de l’utiliser professionnellement, vous avez probablement réalisé un ou deux diaporamas dans votre vie.

En règle générale, le présentateur, ou un membre de son équipe, commencera le processus de création d'une présentation en compilant les informations qu'il souhaite transmettre.

Ensuite, ils utiliseraient ces données pour créer des diapositives composées d'une quantité modérée de texte, de diagrammes, de tableaux, d'images et d'autres représentations visuelles de données.

Étant donné que les présentations sont une méthode assez courante de transmission d'informations sur le lieu de travail moderne, de nombreuses entreprises proposent des modèles de marque à la disposition des employés qui sont souvent appelés à faire des présentations.

🔸 Exemple :

Le responsable des ressources humaines peut utiliser une présentation pour parler du nombre de candidats que l'équipe RH a traités au cours du trimestre précédent.

Avant leur rencontre avec la direction générale, ils peuvent déléguer la tâche de création de la présentation.

Cependant, ils auraient encore besoin d’apprendre les statistiques compilées et de préparer un discours. Après tout, les diaporamas ne sont que des outils visuels qui accompagnent une présentation orale.

n°9 : Rapports visuels

Les rapports visuels sont des comptes rendus sur un sujet particulier, mais avec des améliorations visuelles qui rendent les éléments textuels plus faciles à analyser et à comprendre. 

Ces améliorations visuelles peuvent inclure :

• Une ou plusieurs couleurs de surbrillance destinées à attirer l'attention sur des informations clés,
• Des blocs de couleurs pour vous aider à regrouper différents types d'informations (par exemple, statistiques générales, recherches d'experts, conclusions d'entreprises, etc.),
• Une hiérarchie de texte claire pour aider le lecteur à naviguer facilement dans le texte,
• Différents types de graphiques et de tableaux et
• Des motifs visuels, comme le logo de la marque en note de bas de page de chaque page.

🔸 Exemple :

Un responsable marketing est chargé de créer une évaluation annuelle des performances de son équipe de cinq membres au profit de la haute direction.

Elle décide d'inclure un résumé de ses découvertes dans son rapport visuel sous forme de tableau. La première colonne contient les noms des membres de l'équipe, tandis que les colonnes restantes contiennent des indicateurs de performance clés.

Les lignes sont colorées, pour regrouper visuellement chaque membre de l'équipe avec ses principaux résultats de performance et faciliter l'analyse du rapport.

n°10 : Supports visuels imprimés

Les dépliants imprimés, les brochures et les affiches sont des outils de communication visuelle contenant des informations clés.

Ils peuvent être utilisés par des organisations ou des entreprises, mais ils peuvent également constituer des aides visuelles importantes lors de réunions, présentations, discours ou conférences.

Par exemple, les documents papier distribués lors de ces occasions peuvent fournir des informations supplémentaires importantes au public.

Mais il est crucial que ces documents soient distribués au bon moment lors de la réunion, de la présentation, du discours ou de la conférence. S’ils sont donnés trop tôt, ils constitueront une distraction indésirable par rapport à ce que vous essayez de communiquer, car le public concentrera son attention sur le document et non sur vous. 

🔸 Exemple :

Après avoir terminé sa présentation détaillant les avantages et les inconvénients des différents lieux de tournage de la prochaine campagne publicitaire de l'entreprise, l'éclaireur distribue des brochures de chaque site potentiel aux participants rassemblés.

Conseils pour une meilleure communication visuelle

La communication visuelle est pratique et souvent beaucoup plus facile à traiter que certains autres types de communication. En fait, selon les scientifiques, associer des éléments visuels à des informations peut augmenter la mémorisation de 65% un chiffre stupéfiant.

Dans cet esprit, parlons de la manière dont nous pouvons utiliser plus efficacement les outils de communication visuelle dont nous venons de parler.

Conseil n°1 : Rendez les données techniques plus intéressantes avec des visuels

Si vous avez besoin de faire une présentation sur un sujet sec et technique, embellissez-la en utilisant des diapositives de présentation, des graphiques et des infographies colorés.

Organiser les données de cette manière permettra au public de s'engager plus facilement.

Conseil n°2 : Utilisez des éléments visuels pour simplifier les idées abstraites

À l’instar du conseil précédent, les éléments visuels peuvent également faciliter l’explication des concepts abstraits dont vous pourriez avoir besoin de discuter.

Par exemple, lorsque vous essayez d'expliquer un processus complexe, vous pouvez utiliser un organigramme ou une feuille de route pour aider le public à le comprendre.

Alternativement, lorsque vous discutez d’idées de conception, une illustration ou une photographie expliquerait naturellement vos idées mieux que des mots.

Conseil n°3 : Adoptez l’approche “montrer, ne pas dire”

En fin de compte, les éléments visuels sont un outil utile pour montrer le fonctionnement des choses.

Par exemple, si votre équipe utilise Pumble et que vous souhaitez expliquer à un nouvel employé comment il fonctionne, il est préférable de lui montrer une démo où il pourra voir son utilisation en action.

Conseil n°4 : Créez une marque visuelle

Si vous présentez souvent des données à l’aide de visuels, vous souhaiterez peut-être établir une certaine cohérence stylistique dans vos supports.

Si vous n’êtes pas auto-entrepreneur, vous utiliserez les atouts de la marque de votre organisation, y compris ses couleurs primaires et d’autres éléments de conception.

Cependant, si vous êtes auto-entrepreneur, vous souhaiterez peut-être créer vos propres actifs de marque. Cela devrait vous aider à créer une expérience visuelle cohérente pour le public.

Conseil n°5 : Utilisez la psychologie des couleurs pour attirer le public à un niveau plus profond

Les designers utilisent souvent la psychologie des couleurs pour faire appel au subconscient. Par exemple, avez-vous déjà remarqué que les logos des entreprises technologiques ont tendance à être bleus et que les marques alimentaires misent sur le rouge ?

C’est parce que ces couleurs sont associées à des concepts que ces entreprises tentent d’incarner.

D’une part, la couleur bleue représenterait la notion de sécurité et de fiabilité – deux idées auxquelles toute entreprise technologique aimerait être associée.

D’un autre côté, la couleur rouge est connue pour attirer l’attention en raison de son association avec l’énergie, la passion et même l’impulsivité. Comme vous pouvez l’imaginer, les entreprises du secteur alimentaire feraient tout pour stimuler l’appétit et l’impulsivité du public.

Là encore, la couleur rouge ne symbolise pas la même chose partout dans le monde – et les autres teintes non plus.

Il suffit de dire que vous devrez savoir qui est votre public avant de commencer à appliquer les principes de la psychologie des couleurs.

L'écoute active

L'écoute active est une compétence qui peut améliorer considérablement la qualité de vos interactions avec les gens, tant dans le cadre professionnel qu'en dehors du lieu de travail.

Même s’il ne s’agit pas d’un type de communication en soi, la façon dont vous traitez la communication des autres peut affecter tous vos échanges à venir.

Mais comment pouvons-nous améliorer nos capacités d’écoute ? Existe-t-il un moyen d'améliorer la façon dont nous entendons un message ?

Selon la science, oui.

Vous voyez, selon sa définition, l’écoute active rnécessite plus que simplement écouter une personne.

La pratique met plutôt en évidence l’importance :

• D’être pleinement engagé dans la conversation et mettre de côté toutes les distractions,
• D’être réceptif et ouvert à ce que dit l'orateur,
• D’être attentif non seulement à la partie verbale de l’échange, mais également aux signaux non verbaux de l’orateur et
• D’ajuster votre réponse à l’orateur pour qu’il se sente vraiment valorisé.

Selon Katz et McNulty, l'auditeur peut interpréter les sentiments de l'orateur à travers le ton de sa voix, sa posture corporelle, ses gestes et même le choix des mots. Par conséquent, la pratique de l’écoute active englobe de nombreux autres types de communication dont nous avons parlé précédemment.

Les pratiques liées au concept d’écoute active comprennent :

• Des feedbacks réflexifs, 
• Une écoute empathique, 
• Une écoute informationnelle et 
• Une écoute critique.

Pratique d'écoute active n°1 : Feedback réfléchi

L'idée de rétroaction réflexive est étroitement associée à la pratique de l'écoute active.

Essentiellement, cela revient à limiter ses réponses à 3 techniques clés :

• Mise en miroir — une forme de réflexion qui consiste à répéter les mots clés prononcés par l’orateur, ou simplement à répéter les derniers mots qu’il vient de prononcer, pour montrer que nous les avons compris jusqu’à présent et pour l’encourager à continuer.
• Paraphrase — une forme de réflexion qui consiste à reformuler ce que l’orateur vient de dire dans ses propres mots, pour indiquer que nous essayons de comprendre ce qu’il dit. Lorsque vous paraphrasez, vous n’êtes pas censé offrir des opinions, des idées personnelles ou remettre en question ce que vous venez d’entendre.
• Réflexion sommative — une forme de réflexion qui nous oblige à offrir notre point de vue personnel sur la situation tout en reformulant ce que l'orateur vient de dire dans nos propres mots.

En fin de compte, le feedback réflexif a deux objectifs. L’une consiste à indiquer que vous suivez et comprenez le discours de l’orateur, et l’autre consiste à conserver les informations qu’il vous présente.

🔸 Exemple :

Deux membres de l’équipe ont des idées opposées sur la manière d’aborder un problème particulier. Finalement, ils se rendent compte qu’aucun des deux n’est prêt à faire des compromis et décident d’en discuter avec leur manager.

Tandis que les collègues expliquent à tour de rôle leurs points de vue, le manager ne propose pas beaucoup de réponses, hormis quelques occasionnelles :

• “Je vois.”
• “Alors tu préfères procéder de cette façon.”
• “Je t'entends.”

Enfin, le manager propose son interprétation du problème en fonction de tout ce qu'il a entendu. Dans ce scénario, le manager s’en tenait principalement à des réponses réfléchies.

Bien entendu, à ce stade, les parties opposées pourraient même parvenir à un accord. Souvent, la présence d’un parti objectif suffit à inciter les autres à considérer leur propre situation de manière objective.

Pratique d'écoute active n°2 : Écoute empathique

Même si les commentaires réflexifs ne suffisent souvent pas à nous attirer de nouvelles connaissances, ils peuvent certainement jouer un rôle dans l’établissement de relations.

En fait, limiter notre pratique de l’écoute active à l’écoute empathique (également connue sous le nom d’écoute "thérapeutique") peut grandement contribuer à leur faire confiance et à nous apprécier.

Dans le monde de la communication d’entreprise, ce type d’intelligence émotionnelle peut s’avérer particulièrement utile dans les situations nécessitant une négociation.

🔸 Exemple :

Un spécialiste des ventes chargé de vendre des matelas en mousse à mémoire de forme par téléphone écoute attentivement les questions et les préoccupations d'un client potentiel.

Ces conversations débouchent souvent sur des sujets personnels.

Cependant, le spécialiste des ventes sait qu’instaurer un tel climat de confiance peut l’aider à réaliser une vente.

Pratique d'écoute active n°3 : Écoute informative

L'écoute informative est la pratique d'écouter avec l'intention d'assimiler de nouvelles informations, sans les analyser de trop près. 

Les auditeurs actifs qui écoutent pour apprendre quelque chose nécessitent de la concentration, ainsi qu'un effort conscient pour comprendre ce que l'autre personne essaie de transmettre. 

Ils peuvent même prendre des notes sur les informations clés pour les consulter plus tard.

🔸 Exemple :

Un freelance travaillant à domicile se rend compte qu'il a un problème technique avec sa connexion Internet. 

Il appelle le prestataire pour lui expliquer la situation et écoute attentivement les instructions de l’agent d’assistance.

Dans ce scénario, les commentaires de l’auditeur se concentrent sur l’obtention de plus d’informations, c’est pourquoi il pose des questions de clarification telles que :

• “Avez-vous besoin que je fasse quelque chose de mon côté en ce moment ?”
• “Et où as-tu dit que se trouvait ce bouton de réinitialisation ?”
• “Combien de temps faudra-t-il pour que cela redémarre ?”

Pratique d'écoute active n°4 : Écoute critique

Tout comme l’écoute informative, l’objectif de l’écoute critique est de comprendre les informations qui nous sont présentées.

Cependant, ce style d’écoute est peut-être le plus éloigné de la pratique de l’écoute active, car il nécessite que l’auditeur évalue activement le contenu du message. 

Les auditeurs actifs qui écoutent quelque chose de manière critique s’engageront dans une réflexion critique et porteront ensuite des jugements en fonction de ce qu’ils entendent, lisent ou voient.

🔸 Exemple :

Un développeur front-end senior écoute de manière critique les questions d’un développeur front-end junior afin de comprendre son problème et d’y répondre en conséquence.

Conseils pour l'écoute active

Selon Balancing openness and interpretation in active listening de Topornycky et Golparian, une personne qui pratique l'écoute active suit 5 techniques clés.

Prenons un moment pour examiner comment nous pourrions appliquer chacun de ces conseils proposés pour parvenir à une écoute active.

Conseil n°1 : Prêtez attention

De nombreux guides sur l’écoute active vous diront de faire attention et d’en rester là. Mais parfois, même cela est plus facile à dire qu’à faire.

Dans cet esprit, parlons de quelques mesures concrètes que vous pouvez prendre pour faciliter cette étape :

• Maintenez un contact visuel avec l'orateur (rappelez-vous la règle des 50/70).
• Ne laissez pas des pensées distrayantes faire dérailler votre concentration (si vous ne vous sentez pas bien, il vaut mieux reprogrammer une conversation que de vous laisser distraire).
• Contrôlez toutes les distractions environnementales (quittez cette pièce bruyante, assurez-vous d’une connexion Internet stable ou optez pour un meilleur siège si celui dans lequel vous vous trouvez est inconfortable).
• Ne formulez pas vos futures réponses lorsque vous êtes censé écouter l’autre personne.
• Examinez le langage corporel de l'orateur et la signification supplémentaire qu’il peut véhiculer.

Conseil n°2 : Montrez que vous écoutez

La pratique de l’écoute active dépend du feedback que l’orateur reçoit de l’auditeur. En plus de fournir des commentaires verbaux, vous pouvez démontrer votre attention en :

• Hochant la tête,
• Souriant,
• Ayant une posture ouverte et
• Encourageant l'orateur à continuer de parler avec de petites verbalisations comme “Oui,” “Uh-huh,” et “Je vois ce que tu veux dire”.

Conseil n°3 : Fournissez des commentaires

L’autre type de feedback que l’auditeur est appelé à offrir comprend :

• Poser des questions de clarification pour dissiper tout malentendu,
• Refléter ce que dit l'orateur en paraphrasant des déclarations et
• Confirmer que vous comprenez les points de l’orateur en fournissant des résumés.

Partager vos idées serait approprié si vous estimez que l’orateur souhaite les entendre. Cependant, dans la pratique de l’écoute active, l’accent doit être mis sur les types de feedback que nous avons énumérés ci-dessus.

Conseil n°4 : Différez votre jugement

Par-dessus tout, ceux qui souhaitent devenir de meilleurs auditeurs doivent aborder leurs interactions avec les autres sans jugement. Cela implique :

• Ne pas interrompre l'orateur avec des contre-arguments et
• Laisser l'orateur terminer un point avant de poser des questions.

Si ces choses semblent difficiles à réaliser, vous voudrez peut-être vous demander si vous vous accrochez à des préjugés inconscients. Les libérer devrait vous permettre d’aborder chaque conversation avec une attitude ouverte.

Conseil n°5 : Répondez de manière appropriée

En fin de compte, être capable de fournir une réponse appropriée en tant qu’auditeur est une compétence d’écoute active cruciale. Heureusement, vous devriez être en mesure d'atteindre cet objectif à condition d'aborder les interactions avec :

• Honnêteté,
• L'ouverture et
• Volonté de traiter vos interlocuteurs comme ils souhaitent être traités.

Types de communication professionnelle

À ce stade, nous avons présenté les différents types de communication dans lesquels nous pourrions nous engager, ainsi que la réponse appropriée qu'ils justifient.

Reste désormais à examiner la manière dont nos relations professionnelles avec nos interlocuteurs affectent nos échanges.

À cette fin, la plupart des gens diraient qu’il existe 4 types de communication en entreprise. Les 3 premiers sont internes, ce qui signifie qu’ils font référence à la communication au sein d’une organisation ou d’une entreprise.

Ces types de communication sont reconnus comme communication ascendante, descendante et latérale.

Le quatrième type de communication commerciale se concentre sur les interactions externes avec des contacts qui travaillent en dehors de notre organisation.

Pour obtenir des résultats optimaux, les professionnels doivent savoir comment utiliser chacun de ces types de communication sur le lieu de travail.

n°1 : Communication ascendante

Comme son nom l’indique, la communication professionnelle ascendante circule vers le haut, des subordonnés vers leurs supérieurs et plus haut dans la hiérarchie organisationnelle.

Ce type de communication permet aux supérieurs de prendre contact avec leurs employés en permettant aux subordonnés d'exprimer leurs préoccupations, leurs suggestions et leurs opinions.

Bien que la communication ascendante puisse être un échange individuel, c’est rarement le cas. Au lieu de cela, il s’agit principalement d’une approche systémique, capturant le sentiment général des employés.

La communication ascendante repose souvent sur des formulaires, des enquêtes, des rapports et d'autres méthodes similaires pour relayer l'information.

🔸 Exemple :

Un chef d'équipe utilise Google Forms pour créer une enquête anonyme sur la satisfaction au travail. Ils analysent ensuite les résultats pour identifier les problèmes les plus importants et travaillent avec les RH pour les résoudre.

n°2 : Communication descendante

À l'inverse, la communication descendante est un type de communication interne à l’entreprise qui circule de haut en bas. En d’autres termes, cela permet aux supérieurs d’envoyer des messages aux subordonnés.

Ce type d'interaction est principalement utilisé pour relayer de nouvelles informations, fournir des instructions ou des détails opérationnels, déléguer des tâches, etc.

La communication descendante est une forme de communication publique dans la mesure où elle implique un partage d'informations, un public et un canal de communication.

🔸 Exemple :

Un gestionnaire de contenu épingle un message contenant le lien vers les directives de contenu récemment mises à jour dans le canal #écrivains sur Pumble afin que tout le monde puisse le voir et y accéder facilement à tout moment.

n°3 : Communication latérale

Le troisième type de communication interne consiste en des échanges latéraux entre collaborateurs ou services de rang ou de statut égal.

Il s’agit de l’interaction quotidienne ordinaire entre collègues, qui leur permet de coordonner des tâches, de résoudre des problèmes, de se soutenir mutuellement, etc. Alternativement, c’est la communication entre des services entiers qui leur permet de collaborer.

La communication latérale peut avoir lieu verbalement ou par écrit (par exemple, messagerie instantanée ou email), en tête-à-tête ou en groupe.

🔸 Exemple :

Un agent du support client peut utiliser Pumble pour le support client pour consulter ses collègues du canal dédié aux problèmes urgents sur un ticket qui doit être résolu immédiatement.

n°4 : Communication externe

La communication externe fait référence au flux d'informations d'une organisation vers des parties externes, telles que des clients, des partenaires, des fournisseurs, des entités juridiques, des médias et le grand public.

La façon dont votre entreprise communique avec des tiers affecte la façon dont le monde vous perçoit. Après tout, la façon dont vous communiquez avec vos clients, sous-traitants et fournisseurs peut avoir un impact profond sur votre réputation professionnelle.

C'est pourquoi les organisations doivent soigneusement organiser leurs messages et prendre en compte tout malentendu potentiel avant de diffuser une annonce, une publicité ou tout autre type de message externe.

🔸 Exemples :

• Une équipe marketing publie un communiqué de presse pour annoncer la sortie prochaine d’une version améliorée du produit de l’entreprise.
• Une organisation envoie une newsletter par courrier électronique informant ses clients VIP des événements à venir.
• Une entreprise accorde à un freelance un accès invité à son logiciel de communication interne pour accélérer la collaboration.

Maximisez la diversité de la communication avec Pumble 

L'exploration des nombreux types de communication dévoile la vaste gamme d'outils et de plateformes à votre disposition. Des interactions en face à face à la messagerie asynchrone, chaque méthode offre des avantages uniques et répond à différents besoins et préférences. 

Pendant que vous naviguez dans ce paysage diversifié, il est essentiel d'incorporer des outils comme Pumble. 

Pumble est une application de communication d'équipe polyvalente qui favorise une collaboration transparente entre les membres de l'équipe. Qu'il s'agisse de brainstorming d'idées ou de correspondance sur des tâches partagées, Pumble facilite des flux de communication efficaces.

Utilisez ses messages directs, ses canaux privés et publics, son partage de fichier, ses appels vidéo et bien plus encore pour peaufiner tous les types de communication que vous utilisez dans votre travail. 

En l'intégrant à votre routine quotidienne, vous pouvez améliorer la productivité et la collaboration, et finalement améliorer vos efforts de communication efficaces. 

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Références :

• Ellis, D. G., & Fisher, B. A. (1994). Small group decision making : Communication and the group process (4ème éd.). New York: McGraw-Hill. 
• Katz, N., & McNulty, K. (1994). Reflective Listening. Consulté le 7 février 2023 sur https://www.maxwell.syr.edu/uploadedFiles/parcc/cmc/ReflectiveListeningNK.pdf
• Lieberman, A., & Schroeder, J. (2020). Two social lives : How differences between online and offline interaction influence social outcomes. Current Opinion in Psychology, 31, 16–21. https://doi.org/10.1016/j.copsyc.2019.06.022
• McCarthy, A., & Lee, K. (2009). Children’s knowledge of deceptive gaze cues and its relation to their actual lying behavior. Journal of Experimental Child Psychology, 103(2), 117–134. https://doi.org/10.1016/j.jecp.2008.06.005
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• McLean, S. (2005). The Basics of Interpersonal Communication. Boston, MA : Allyn & Bacon
• Ohio State University. (2014). Computer Maps 21 Distinct Emotional Expressions—Even “Happily Disgusted.” Consulté le 7 février 2023 sur https://news.osu.edu/computer-maps-21-distinct-emotional-expressions–even-happily-disgusted/ 
• Topornycky, J., & Golparian, S. (2016). Balancing Openness and Interpretation in Active Listening. Collected Essays on Learning and Teaching, 9, 175–184. https://doi.org/10.22329/celt.v9i0.4430
• Statista. (2021). Number of e-mail users worldwide from 2017 to 2024 (in millions). Consulté le 7 février 2023 sur https://www.statista.com/statistics/255080/number-of-e-mail-users-worldwide/
• Wood, T. J. (2012). Interpersonal Communication: Everyday Encounters. Boston : Wadsworth.