Cómo mejorar la comunicación en equipo: La guía definitiva

Cuando la comunicación en un equipo falla, todos los aspectos del trabajo se ven afectados: desde la felicidad y la productividad de los empleados hasta el éxito y las ganancias de la empresa. 

Dado que la comunicación en equipo es una parte integral de una colaboración en equipo exitosa, evaluar el estado de la misma en tu organización y encontrar formas de mejorarla es algo que vale la pena dedicarle tu tiempo.

• El 64% de los líderes empresariales cree que la comunicación eficaz ha aumentado la productividad de sus equipos, y el 55% de los trabajadores del conocimiento está de acuerdo. 
• Mejorar la comunicación puede aumentar la felicidad general del equipo, y la felicidad de los empleados es vital para el éxito y el bienestar a largo plazo de la empresa.
• El 58% de los empleados notó que la comunicación efectiva mejoró su satisfacción laboral y confianza en el trabajo.
• Las organizaciones cuyos empleados están bien conectados muestran un aumento de productividad del 25%.
• Un buen profesional debe ser educado, pero no sumiso, y seguro de sí mismo, pero no demasiado agresivo.

¿Por qué es importante mejorar la comunicación en equipo?  

Una excelente comunicación en equipo es esencial para el éxito de cualquier organización. 

ASegún las Estadísticas de comunicación en el lugar de trabajo de Pumble, el 64% de los líderes empresariales cree que la comunicación eficaz ha aumentado la productividad de sus equipos, y el 55% de los trabajadores del conocimiento está de acuerdo.  

Además de estas estadísticas, aquí hay algunas razones convincentes por las que deberías esforzarte por mejorar la comunicación de tu equipo.

1. Comunicación eficaz en equipo ahorra dinero

Las empresas deben ser conscientes de que el estado de la comunicación en sus equipos tiene un impacto tremendo en sus ganancias. 

Según un informe de Axios HQ, la comunicación ineficaz tiene un grave coste para las empresas estadounidenses: asciende a $2 billones al año.

Por lo tanto, esforzarse un poco en mejorar la comunicación puede ahorrar mucho dinero a largo plazo.

2. Comunicación eficaz en equipo significa una mayor productividad

Según un antiguo ​​informe de productividad laboral de McKinsey, las organizaciones cuyos empleados están bien conectados muestran un aumento de productividad de entre el 20% y 25%. 

Un estudio más reciente de McKinsey concluyó que los empleados que se sienten incluidos en la comunicación en el lugar de trabajo tienen alrededor de 5 veces más probabilidades de reportar una mayor productividad.

Por tanto, el flujo de información sin obstáculos es fundamental para la productividad del equipo. 

3. Comunicación en equipo excelente es esencial para la retención de empleados

La comunicación en equipo aumenta el compromiso de los empleados, y el compromiso de los empleados es uno de los aspectos clave de una empresa exitosa.

Según las estadísticas de comunicación en el lugar de trabajo de Pumble, el 58% de los trabajadores mencionaron que la comunicación efectiva aumenta su satisfacción y confianza en el trabajo.

Esto es esencial porque tener trabajadores comprometidos reduce la rotación de los empleados:

• Un 51% en organizaciones que tienen la rotación baja, y
• Un 21% en organizaciones que tienen la rotación alta.

Por lo tanto, si quieres que tus empleados sigan siendo leales a tu empresa y prosperen con ella, trabaja en mejorar tus habilidades de comunicación en equipo.

4. Buena comunicación en equipo aumenta la felicidad de los empleados

Múltiples estudios sobre la comunicación encontraron que mejorar la comunicación puede aumentar la felicidad general del equipo, y la felicidad de los empleados es vital para el éxito y el bienestar a largo plazo de la empresa. 

Una vez que los empleados estén más abiertos a comunicarse entre sí, aprenderán más sobre sus colegas. 

Por lo tanto, aumentará la confianza entre colegas y los profesionales estarán felices de trabajar en un ambiente más amigable.

5. Comunicación abierta y regular mejora la motivación del equipo

Cuando los empleados no obtienen toda la información necesaria para realizar una tarea y no se sienten libres de pedirla, es natural que no se sientan motivados para hacer su trabajo.

Sin embargo, una comunicación clara sobre las tareas inmediatas del equipo no es lo único que importa: los miembros del equipo también deben recibir actualizaciones periódicas sobre los acontecimientos y los planes de la empresa. 

Esta información les ayuda a ver el panorama más amplio, es decir, cómo su trabajo contribuye al éxito general de la empresa.

Las 8 estrategias para construir y mejorar la comunicación en equipo

Ahora que sabes más sobre la importancia de la comunicación en equipo, es hora de aprender más sobre las estrategias más eficientes para construir y mejorar la comunicación en equipo.

Hemos recopilado una lista de las 8 mejores estrategias prácticas que te ayudarán a construir y mejorar gradualmente la comunicación con tu equipo u organización. ¡Empecemos!

1. Establece pautas de comunicación

En primer lugar, debes analizar la comunicación en tu lugar de trabajo y decidir dónde empezar. Este es el paso más importante y más difícil en el proceso.

Si la comunicación en tu lugar de trabajo parece caótica, deberás analizarla minuciosamente y proponer procesos concretos que tu equipo deberá seguir.

Deberías plantearte preguntas como:

• ¿En qué momento del proceso de comunicación ocurren los problemas?
• ¿El problema principal está en la comunicación interna o externa?
• ¿Hay cosas obvias que deberían detenerse inmediatamente para permitir las mejoras?
• ¿El problema es complejo? ¿El problema de comunicación es un asunto de empleados desconectados?
• ¿Existe un “problema principal”? ¿Se puede describir a través de varios problemas más pequeños que lo causan?
• ¿Cuál es la mejor manera de abordar el problema o múltiples problemas de comunicación?

Además de estas preguntas, podrían surgir muchas otras que sean más útiles y aplicables a tu lugar de trabajo.

After getting initial answers, you will need to address:

• Cómo se gestiona la comunicación internamente y externamente, 
• Qué canales de comunicación se utilizan en situaciones específicas, y 
• La manera en que se comunica la información (tanto verbal como no verbal a través de voz, señales no verbales, etc.) por empleados individuales o grupos.

Dependiendo del estado de la comunicación en tu lugar de trabajo, es posible que debas organizar sesiones de educación y talleres para transformar completamente tu enfoque de la comunicación en el lugar de trabajo para abordar la raíz del problema.

Se necesitará esfuerzo y paciencia, pero con el plan correcto, tus nuevas pautas de comunicación traerán beneficios a largo plazo para todos aquellos que estén abiertos a mejorar.

2. Analiza y concilia diferentes estilos de comunicación

Los problemas de comunicación en el lugar de trabajo a menudo provienen de estilos de comunicación no coincidentes.

Imagina un comunicador completamente pasivo intentando resolver un problema relacionado con el trabajo con una persona confrontativa que tiene un temperamento malo, o un comunicador asertivo entrando en contacto con un compañero de trabajo sarcástico y pasivo-agresivo. Es seguro decir que, sin mitigación, las fallas en la comunicación serían inminentes.

Afortunadamente, puedes evitar estas fallas en la comunicación profundizando tu conocimiento de diferentes estilos de comunicación y aprendiendo a conciliarlos. 

Los 5 estilos de comunicación en equipo según Edmund J. Bourne

En su libro The Anxiety and Phobia Workbook, el psicólogo Edmund J. Bourne, ha distinguido 5 estilos de comunicación diferentes:

• Sumiso 
• Agresivo, 
• Pasivo-agresivo, 
• Manipulador, y 
• Asertivo.

Todos estos estilos son más que probable que estén presentes en cada lugar de trabajo. El desafío es equilibrarlos y encontrar una manera de que trabajen juntos hacia objetivos comunes.

En un mundo ideal, un lugar de trabajo estaría lleno de comunicadores asertivos, personas que respetan los límites, comunican sus necesidades y se esfuerzan por crear escenarios en los que todos ganen.

Para conciliar estas diferencias de comunicación en práctica, deberías:

• Crear reuniones de sincronización más cortas para que las personas se acostumbren entre sí y detectar cualquier intolerancia o impaciencia.
• Abordar cualquier problema que identificas individualmente, en lugar de un entorno grupal.
• Organizar sesiones de encuentros o actividades durante horas de trabajo, para mejorar la comunicación y aumentar la motivación de los empleados.
• Si es posible, separar a los compañeros con estilos de comunicación drásticamente diferentes.

El objetivo es establecer un nivel aceptable de una buena comunicación que contribuye a un ambiente positivo de lugar de trabajo y promueve el bienestar de los empleados.

Una vez que has logrado este punto, puedes pasar a pasos más complejos en tu estrategia para mejorar la comunicación.

3. Aborda conflictos rápidamente

Al implementar nuestra estrategia anterior, es probable que te des cuenta de algunos conflictos en tu equipo. 

Si entiendes diferentes estilos de comunicación y los efectos de su incompatibilidad, puedes crear pasos aplicables para abordar los problemas de comunicación que provienen de diferencias en temperamentos y estilos de comunicación.

Independientemente de la fuente del conflicto, es importante reconocerlos y abordarlos adecuadamente. Esto mejorará considerablemente la comunicación en el lugar de trabajo y te traerá un paso más a conectar tu equipo. 

Los conflictos se pueden abordar:

• Individualmente,
• Solo con las partes involucradas, o
• En un entorno grupal, si el conflicto es importante para el equipo entero.

Generalmente es recomendable abordar problemas más graves individualmente, aunque menores malentendidos se pueden abordar en un grupo.

Un enfoque grupal también puede ser beneficioso cuando se trata de fortalecer un equipo, mientras que un enfoque individual puede ser mejor para temas y problemas más graves entre dos personas o dentro de un grupo.

Según la encuesta Corporate Recruiters Survey de GMAC, el 24% de respondientes mencionó la resolución de conflictos entre las habilidades más deseadas en el lugar de trabajo. Esto implica que no solo se esperan confrontaciones negativas sino que los miembros del equipo las abordan de manera adecuada y aclaran las cosas rápidamente uno con otro.

Sin embargo, dependiendo de la gravedad del argumento, tal vez se puede exigir que los gerentes intervengan y encuentren la causa raíz.

¿Cómo ha llegado a este punto? ¿El problema fue causado por el temperamento o estilo de una persona, o fue resultado de un equipo desorganizado?

Encontrar la causa ayudará a resolver este problema. Además, un buen gerente debería ser un modelo cuando se trata de la comunicación, debe ser claro, conciso, asertivo e inspirar a otros para hacer lo mismo.

4. Aclara pensamientos y acciones

Ahora que has creado un espacio seguro donde el bienestar de los empleados es una prioridad y los conflictos se resuelvan tan pronto como surjan, el terreno está preparado para reorganizar tu enfoque para asignar responsabilidades.

No quieres un equipo lleno de empleados confundidos. Pueden volverse irritados rápidamente, lo que lleva a una insatisfacción y desconexión.

Para evitar esto, puedes analizar tu lugar de trabajo y tu enfoque a la delegación de tareas proporcionando preguntas como: 

• ¿Están todos de tu equipo conscientes de sus responsabilidades?
• ¿Existen superposiciones de responsabilidad o gestión que pueden causar conflictos?
• ¿Todos los miembros de equipo siguen los protocolos y procesos? ¿Hay una manera constructiva de ayudarlos a recordar todas las obligaciones diarias?
• ¿Están todos los miembros de equipo siempre en la misma página?
• ¿Todos reciben información importante a tiempo?

Si las respuestas que obtienes a estas preguntas resultan desalentadoras, no te preocupes, existe una manera de reconocer cosas que necesitas para fortalecer tu equipo.

Aunque algunas de estas preguntas se pueden abordar directamente, otras pueden resultar difíciles de manejar. Por ejemplo, garantizar que todos los miembros de equipo recuerden que los procedimientos con pasos complicados pueden ser desafiantes y consumir mucho tiempo.

Para facilitar las cosas, puedes configurar mensajes programados como recordatorios a través de una aplicación de comunicación en equipo como Pumble, para que varios miembros de equipo o equipos recuerden procesos importantes. Así es como podría verse:

5. Organiza reuniones periódicas con tu equipo

Después de organizar tu equipo, puedes mejorar aún más la comunicación en el lugar de trabajo organizando team bonding.

Similarmente a las reuniones de sincronización brevemente mencionadas, las reuniones de check-in son un tipo de reunión que te ayudarán crear un espacio para que tu equipo se conecte y empatice a través de microinteracciones. 

Durante estas sencillas reuniones, con el gerente adecuado, los miembros de equipo pueden:

• Compartir cualquier preocupación,
• Reflexionar sobre la semana pasada y sentirse orgullosos de sus logros, o reflexionar sobre lo que podrían haber hecho mejor,
• Compartir cualquier desafío y pedir ayuda si la necesitan.

Durante estas reuniones, asegúrate de inspirar a todos a compartir en qué están trabajando actualmente y elogiarlos por sus logros semanales. Muestra tu apreciación por la contribución de cada miembro del equipo. Es probable que tus miembros del equipo se sientan inspirados para seguir teniendo éxito e incluso mejorar su rendimiento.

6. Da, pide y recibe el feedback

Dar y recibir retroalimentación es uno de los mejores métodos para mejorar la comunicación en el lugar de trabajo.

La idea detrás del feedback es mostrar que las mismas reglas aplican a todos en la empresa. El resultado previsto es inspirar a los empleados a trabajar como uno y aspirar hacia objetivos comunes.

Como empleado, deberías pedir el feedback regularmente, para desarrollar aún más tu rendimiento y alcanzar mejores resultados. Como gerente, primero debes proporcionar el incentivo y dar el feedback constructivo antes de pedirlo a cambio.

A continuación se ofrecen algunos consejos universales (tanto para superiores como para empleados) sobre cómo solicitar feedback de calidad, ya sean positivo o negativo:

• Pide feedback de las personas adecuadas — Recurre a tus compañeros de equipo y gerentes; después de todo, ellos son tus colaboradores más cercanos y están en la mejor posición para calificar y comentar tu trabajo.
• Haz preguntas de sí o no — Si haces preguntas directas a varias personas sobre tu trabajo y todas responden con un “Sí” o “No” sobre un asunto en particular, estarás seguro de que puedes confiar en el feedback. Por ejemplo, puedes preguntar "¿Crees que necesito mejorar en X?"
• Haz preguntas abiertas — Las preguntas abiertas requieren más tiempo para responderse, por lo que es posible que quieres guardarlas para tu superior inmediato o colega más cercano. Estas preguntas pueden ayudarte a obtener más datos sobre un rasgo o habilidad personal en el que necesitas trabajar. Podrías preguntar algo como esto: "¿Cuáles son mis debilidades y fortalezas, en tu opinión?"
• Pregunta en el momento adecuado — Es posible que tus gerentes y compañeros no siempre tengan tiempo para brindarte feedback, así que verifica cuándo estén disponibles. 

Según Estadísticas de compromiso de los empleados de Pumble, el 80% de los trabajadores que reciben feedback semanal de sus gerentes se sienten comprometidos. 

Aunque proporcionarla puede ser una tarea abrumadora, la retroalimentación es una parte esencial de comunicación en el lugar de trabajo saludable.

7. Crea un ambiente laboral inspirador y positivo

Si estás implementando todas las estrategias que hemos mencionado, tu lugar de trabajo estará en camino de convertirse en un ambiente positivo.

Los trabajadores probablemente sentirán que su lugar de trabajo es un ambiente positivo si:

• Saben cómo comunicar adecuadamente en el lugar de trabajo,
• Conocen sus responsabilidades y contribuciones,
• Tienen una manera de expresar sus preocupaciones y están más motivados de escuchar a otros,
• Se sienten vistos y reconocidos y por lo tanto motivados de mejorar su rendimiento, y
• Tienen un gerente que resuelve conflictos eficientemente y en beneficio de otros.

Finalmente, para inspirar a tus empleados aún más, también puedes intentar elogiar tu equipo con frecuencia, una simple palabra de aliento puede llegar muy lejos.

8. Centraliza tu comunicación en una sola plataforma

La mayoría de los problemas de comunicación en equipo se pueden resolver simplificando el proceso de comunicación. Una de las formas más fáciles de alcanzar esto es a través de la utilización de herramientas de comunicación interna.

Utilizar aplicaciones dedicadas a la comunicación en equipo pueden generar una experiencia fluida independientemente de la situación de comunicación.

Si estás trabajando en un modelo de trabajo híbrido o remoto, estas aplicaciones deberían ser la pieza clave de tu organización, ya que permiten una comunicación efectiva y fácil en el lugar de trabajo.

Puedes mantener a todos informados, comunicar cualquier cambio al instante a múltiples miembros del equipo, planificar y reprogramar procesos y reuniones a través de calendarios digitales integrados.

Otra cosa buena sobre las aplicaciones de comunicación es que te ofrecen la oportunidad de mejorar múltiples formas de comunicación:

• Comunicación verbal (a través de videoconferencias y mensajes de audio) y
• Comunicación escrita (a través de mensajes directos a personas individuales o mensajes grupales).

Las múltiples opciones permitirán que tu equipo desarrolle fuertes habilidades de comunicación y eliminar algunos malos hábitos de comunicación, lo que es beneficioso tanto para los esfuerzos de comunicación interna como externa.

Además, centralizar tu comunicación te ayudará mejorar todos los tipos de comunicación dentro de tu organización:

• Comunicación ascendente, que permite a los miembros del equipo discutir ideas con superiores y expresar sus ideas y preocupaciones potenciales,  
• Comunicación descendente, utilizada cuando gerentes o directores tienen que compartir algo con empleados,
• Comunicación lateral, que se aplica cuando pides información o ayuda de alguien de tu equipo, y 
• Comunicación externa, que implica hablar con socios externos o clientes, dependiendo de la naturaleza de tu trabajo.

Recuerda que es igualmente importante trabajar en los 4 tipos de comunicación en equipo, dado que fomentan una colaboración y trabajo en equipo eficaz.

Mejora la comunicación y el trabajo en equipo con Pumble

La mejor cosa que puedes hacer para mejorar la comunicación en equipo y disminuir los malentendidos es abordar los puntos críticos de tus empleados y disminuir su estrés con respecto a compartir información cuanto sea posible.

Al simplificar el proceso de comunicación, puedes establecer las pautas de comunicación, clarificar pensamientos y acciones de forma escrita, notificar al instante a todos los involucrados, planificar reuniones regulares y hacer que compartir documentos sea fácil.

Todas estas posibilidades de una comunicación en equipo mejor y más rápida vienen con Pumble, una aplicación de comunicación en equipo fácil de usar.

Aparte de las funciones de mensajes directos, mensajes de voz, y videoconferencias, Pumble te permite simplificar tu comunicación a través de:

• Canales — espacios dedicados para grupos específicos,
• Planificación de mensajes — recordatorios cronometrados para individuos, equipos y subequipos,
• Invitados — para incluir colaboradores o clientes externos en canales específicos,
• Compartición de archivos — permitiéndote mantener todos los documentos importantes en un solo lugar, y
• Permisos — permitiendo a los gerentes controlar quién tiene acceso a qué información, quién puede crear canales, y editar tu espacio de trabajo digital cuando sea necesario.

Si es necesario ofrecer alguna explicación adicional a tu equipo, en los canales o mensajes directos, puedes continuar la conversación en hilos.

Gracias al historial ilimitado, siempre puedes volver a los mensajes o archivos importantes que has enviado anteriormente. Pumble apoya archivos de cualquier tamaño, por lo que puedes simplemente arrastrar y soltar los archivos que sean necesarios para tu trabajo.

Mejora tu comunicación eficientemente y simplifica los procesos para tu equipo — ¡prueba Pumble hoy!