Cómo mejorar la comunicación en equipo: Las 11 mejores estrategias y consejos

Cuando la comunicación en un equipo falla, todos los aspectos del trabajo se ven afectados: desde la felicidad y la productividad de los empleados hasta el éxito y las ganancias de la empresa. 

Por lo tanto, la comunicación en equipo es una parte integral de una colaboración en equipo exitosa y vale la pena tomarse un poco de tiempo para evaluar el estado de la misma en tu organización y ver cómo mejorarla.

En esta guía, explicamos por qué es importante mejorar la comunicación en equipo y brindamos 11 consejos sobre cómo los gerentes y empleados pueden trabajar juntos para llevar sus prácticas de comunicación al siguiente nivel.

• El 72% de los líderes empresariales cree que la comunicación eficaz ha aumentado la productividad de sus equipos, y el 52% de los trabajadores del conocimiento está de acuerdo.
• Mejorar la comunicación puede aumentar la felicidad general del equipo, y la felicidad de los empleados es vital para el éxito y el bienestar a largo plazo de la empresa.
• Las organizaciones cuyos empleados están bien conectados muestran un aumento de productividad del 25%.
• El 43% de los especialistas en recursos humanos encuestados afirmaron que el compromiso de los empleados era su principal prioridad. 
• Un buen profesional debe ser educado, pero no sumiso, y seguro de sí mismo, pero no demasiado agresivo.

¿Por qué es importante mejorar la comunicación en equipo?  

Una excelente comunicación en equipo es esencial para el éxito de cualquier organización. 

Según las estadísticas de comunicación en el lugar de trabajo de Pumble, el 72% de los líderes empresariales cree que la comunicación eficaz ha aumentado la productividad de sus equipos, y el 52% de los trabajadores del conocimiento está de acuerdo.  

Además de estas estadísticas, aquí hay algunas razones convincentes por las que deberías esforzarte por mejorar la comunicación de tu equipo.

Buena comunicación en equipo aumenta la felicidad de los empleados

Un estudio de Gallup encuentra que mejorar la comunicación puede aumentar la felicidad general del equipo, y la felicidad de los empleados es vital para el éxito y el bienestar a largo plazo de la empresa. 

Una vez que los empleados estén más abiertos a comunicarse entre sí, aprenderán más sobre sus colegas. 

Por lo tanto, aumentará la confianza entre colegas y los profesionales estarán felices de trabajar en un ambiente más amigable.

Comunicación abierta y regular mejora la motivación del equipo

Cuando los empleados no obtienen toda la información necesaria para realizar una tarea y no se sienten libres de pedirla, es natural que no se sientan motivados para hacer su trabajo.  

Sin embargo, una comunicación clara sobre las tareas inmediatas del equipo no es lo único que importa: los miembros del equipo también deben recibir actualizaciones periódicas sobre los acontecimientos y los planes de la empresa. 

Esta información les ayuda a ver el panorama más amplio, es decir, cómo su trabajo contribuye al éxito general de la empresa. 

Comunicación en equipo excelente es esencial para la retención de empleados

La comunicación en equipo aumenta el compromiso, y el compromiso de los empleados es uno de los aspectos clave de una empresa exitosa. 

Según las estadísticas de Pumble antes mencionadas, el 43% de los especialistas de recursos humanos encuestados afirmaron que el compromiso de los empleados era su principal prioridad.

Por lo tanto, si quieres que tus empleados sigan siendo leales a tu empresa y prosperen con ella, trabaja en mejorar tus habilidades de comunicación en equipo. 

Comunicación eficaz en equipo equivale a una mayor productividad

Según una ​​estadística de productividad laboral, las organizaciones cuyos empleados están bien conectados muestran un aumento de productividad del 25%. 

Por tanto, el flujo de información sin obstáculos es fundamental para la productividad del equipo. 

Comunicación eficaz en equipo ahorra dinero

Las empresas deben ser conscientes de que el estado de la comunicación en sus equipos tiene un impacto tremendo en sus ganancias. 

Según un informe de Axios HQ, la comunicación ineficaz tiene un grave coste para las empresas estadounidenses: asciende a $2 billones al año.

Esforzarse un poco en mejorar la comunicación puede ahorrar mucho dinero a largo plazo.

Estrategias para construir y mejorar la comunicación en equipo

Ahora que sabes más sobre la importancia de la comunicación en equipo, es hora de aprender más sobre las estrategias más eficientes para construir y mejorar la comunicación en equipo. 

1. Desarrolla la confianza en ti mismo

La confianza en ti mismo es esencial si quieres ayudarte a ti mismo y a los demás a comunicarse mejor en diversas situaciones de comunicación. 

Es especialmente necesario para los gerentes, quienes a menudo necesitan: 

• Comunicar información sobre proyectos y tareas, 
• Organizar el trabajo en grupo, y 
• Servir como mediadores entre compañeros de equipo individuales.

Por lo tanto, aquí hay algunas formas en las que puedes desarrollar tu confianza en ti mismo:

• Mejora tus habilidades existentes — Identifica las habilidades y talentos que tienes y que son vitales para tu función y responsabilidades en la empresa. De esta manera, también estarás aumentando tu autoestima.
• Aprende nuevas habilidades — Nada mejora tanto tu confianza como aprender una nueva habilidad esencial para tu rol, por ejemplo, escucha activa.
• Copia a otras personas seguras en sí mismas — Observa a las personas de tu entorno e identifica a las que tienen confianza en sí mismas. Luego, trata de emular sus puntos fuertes.
• Sal de tu zona de confort — Abandonar tu zona de confort en términos de patrones de comunicación puede parecer desalentador al principio. Pero la capacidad de cambiar nuestro comportamiento y adaptarnos a la situación actual ayuda a desarrollar la confianza en uno mismo y revela nuestro potencial en términos de aclimatación a las circunstancias cambiantes. 
• Establece objetivos personales — Establece objetivos SMART y trabaja un poco todos los días para lograrlos. El crecimiento personal constante que resultará de alcanzar estos objetivos te ayudará a sentirte mucho más seguro.

2. Trabaja en mejorar las habilidades comunicativas

Las habilidades de comunicación se refieren a la capacidad de transmitir información e ideas de manera efectiva.  

Para comunicarte de forma eficaz, deberás cultivar las habilidades de comunicación adecuadas a diario. 

Entonces, intenta hacer lo siguiente:

• Sé claro — En cualquier momento, ten claro lo que estás tratando de transmitir: ¿qué quieres que la otra persona entienda? 
• Ajusta tu estilo de comunicación a las personas con las que hablas — con cuantas más personas hables, mejor podrás comunicarte. Además, sabrás cómo acercarte a diferentes personas y optimizar tu estilo de comunicación. 
• Escucha a los demás — Para establecer un proceso de comunicación bidireccional, además de transmitir claramente tus pensamientos, también deberás escuchar activamente a los demás. Presta atención a lo que dicen los demás y no permitas que tus pensamientos sobre lo que quieres decir en respuesta te distraigan del mensaje que estás recibiendo.
• Sé directo — Si tienes alguna pregunta, inquietud, idea o información nueva, preséntala directamente a tus compañeros de equipo. Vigila tu tono y otras señales no verbales, para evitar que tu franqueza se interprete como mala educación.
• Perfecciona tus habilidades de redacción — Los empleadores buscan candidatos con sólidas habilidades de comunicación escrita. En esta línea, debes prestar especial atención a perfeccionar este tipo de comunicación.
• Evita la jerga — Trata de no utilizar palabras y frases de jerga, especialmente si no tienen un significado universal. No todos estarán familiarizados con ellos.
• Evita el lenguaje absoluto — Evita el uso de palabras absolutas como "siempre", "nunca", "nadie" y "todos". A menudo, el uso de palabras absolutas disminuye tu credibilidad como orador y el valor de tus afirmaciones y argumentos, incluso cuando son válidos.

3. Sé consciente de los roles en equipo

Como empleador o gerente, debes estar a cargo de asignar los roles del equipo: tú eliges tu equipo. 

Por lo tanto, es fundamental elegir a las personas adecuadas para el trabajo y establecer expectativas claras para ellas. 

Por otro lado, si eres un empleado, no deberías (al menos al principio) tener un trato demasiado informal con tus colegas y superiores. 

Aunque, después de un tiempo, tus superiores pueden volverse muy amigables e insistir en un enfoque relajado, debes intentar mantener una ​​comunicación respetuosa. 

4. Solicita feedback

Como empleado, debes solicitar feedback con regularidad. 

Sólo así podrás desarrollar aún más tu rendimiento y lograr mejores resultados.

Sin embargo, no basta con que sólo los empleados reciban feedback: los gerentes y superiores también deberán solicitar una evaluación. 

Como resultado, cuando todos los profesionales de una empresa vean que se aplican las mismas reglas a todos, trabajarán como uno solo y se esforzarán por alcanzar objetivos comunes. 

A continuación se ofrecen algunos consejos universales (tanto para superiores como para empleados) sobre cómo solicitar feedback de calidad, ya sean positivo o negativo:

• Pide feedback de las personas adecuadas — Recurre a tus compañeros de equipo y gerentes; después de todo, ellos son tus colaboradores más cercanos y están en la mejor posición para calificar y comentar tu trabajo.
• Haz preguntas de sí o no — Si haces preguntas directas a varias personas sobre tu trabajo y todas responden con un “Sí” o “No” sobre un asunto en particular, estarás seguro de que puedes confiar en el feedback. Por ejemplo, puedes preguntar "¿Crees que necesito mejorar en X?"
• Haz preguntas abiertas — Las preguntas abiertas requieren más tiempo para responderse, por lo que es posible que quieres guardarlas para tu superior inmediato o colega más cercano. Estas preguntas pueden ayudarte a obtener más datos sobre un rasgo o habilidad personal en el que necesitas trabajar. Podrías preguntar algo como esto: "¿Cuáles son mis debilidades y fortalezas, en tu opinión?"
• Pregunta en el momento adecuado — Es posible que tus gerentes y compañeros no siempre tengan tiempo para brindarte feedback, así que verifica cuándo estén disponibles. 

5. Proporciona feedback

Según las estadísticas de feedback de los empleados, el 65% de los empleados quiere más feedback.

Aunque proporcionarlo puede ser una tarea desalentadora, sigue siendo una parte esencial de una comunicación saludable en el lugar de trabajo. 

Aquí te mostramos cómo mejorar en esto:

• Piensa en el propósito de feedback — Idealmente, tu motivo principal debería ser ayudar a alguien a mejorar su trabajo, pero el feedback a veces puede ser un asunto personal y debes tener claras tus verdaderas intenciones antes de brindarlo.
• Conviértelo en un hábito — Conviértelo en un hábito de brindar feedback positivo y negativo con regularidad. De esta manera, el feedback no será diferente de las conversaciones y reuniones cotidianas, lo que en última instancia hará que resulte menos aterrador.
• Haz que el feedback sea inmediato — Por tu parte, brindar feedback inmediato evitará que pienses demasiado y acumules la incomodidad percibida. Por parte del receptor, brindar feedback inmediato lo ayudará a desarrollar y corregir posibles errores a tiempo.
• Enfoca el feedback en un comportamiento específico (no en la persona) — Si enfocas tu feedback (especialmente negativo) en el comportamiento y NO en la persona, disminuirás la posible incomodidad.
• Evita crear "sándwiches de feedback" — Una manera fácil de proporcionar feedback negativo y evitar una reacción negativa es "pon el el medio de sándwich" este feedback negativo entre dos declaraciones positivas sobre el desempeño de alguien. Sin embargo, la mayoría de la gente verá esta táctica como manipuladora e incluso poco sincera.
• Proporciona feedback positivo con regularidad — Los gerentes justos y honestos brindarán feedback siempre que sea posible. En otras palabras, si proporcionas feedback negativo con regularidad, intenta dar feedback positivo cada vez que veas cambios positivos o un motivo de elogio profesional. 

6. Acepta feedback

No importa si el feedback es positivo o negativo, debes aceptarlo.  

A continuación, te indicamos cómo mejorar la forma en que aceptas feedback:

• Está abierto a ello — Estar abierto al feedback es el primer paso para alentar a los demás a brindarte feedback constructivo.
• Escucha el feedback con atención — Debes acostumbrarte a escucharlo activamente, sin interrupciones.
• Piensa y utiliza el feedback de la mejor manera posible — El feedback no sirve de nada si no consideras realmente su mérito y no actúas en consecuencia.
• Organiza encuestas de los empleados — Cuando creas que no estás recibiendo el feedback que necesitas, es hora de adoptar un enfoque más directo; para ello, puedes implementar encuestas anónimas para recopilar feedback de los empleados a intervalos regulares.

7. Pide ayuda

No hay nada malo en pedir ayuda. 

Es mejor pedir ayuda que cometer un error sólo porque te da vergüenza pedir consejo a alguien. 

Para pedir ayuda correctamente, deberás hacer lo siguiente:

• Adapta tu petición a la situación — No te limites a hacer la pregunta, proporciona algo de contexto para que la persona a la que pides ayuda comprenda por qué la necesitas. Por ejemplo, en lugar de preguntarle al gerente "¿Cuál es mi papel en el proyecto?" después de que te hayan explicado, intenta preguntar:"Oye, creo que estoy un poco confundido acerca de mi papel en el proyecto X. ¿Tienes tiempo para hablar sobre ello y tal vez responder algunas preguntas, solo para comprobar si he entendido todo correctamente?"
• Pregunta en privado — Si necesitas ayuda con urgencia, puedes evitar que tu problema parezca más grave de lo que es pidiendo ayuda en privado.
• Demuestra que has probado resolver el problema — Explica y demuestra que ya has intentado encontrar una solución por tu cuenta. De esta manera, la otra persona entenderá que ya has hecho todo lo posible, pero que simplemente necesitas apoyo adicional y será más probable que te ayude.
• Sé específico — Sé lo más detallado posible para que la otra persona pueda comprender rápidamente el problema y ayudar.
• Mantente comprometido con la tarea — Si alguien aceptó ayudarte con una tarea, no lo dejes solo. Brinda asistencia cuando sea necesario y responde cualquier pregunta adicional que pueda tener.

8. Ofrece ayuda

Ayudar a alguien puede ser beneficioso tanto para quien recibe la ayuda como para quien la brinda. 

Sin embargo, brindar ayuda también puede ser un arma de doble filo, especialmente si no se maneja adecuadamente.

Por ejemplo, la persona que recibe ayuda puede sufrir una caída en su autoestima debido a que, en primer lugar, aparentemente necesita ayuda con el trabajo. A veces, tu oferta de ayuda también puede ser rechazada, a pesar de tus mejores intenciones, lo que puede disuadirte de volver a ofrecerla.

Para evitar estos errores, practica lo siguiente:

• Deja en claro sutilmente que estás disponible para ayudar — Ofrecer tu ayuda directamente puede hacer que parezca demasiado fuerte, especialmente ante las personas que no quieren ni necesitan su ayuda en este momento. Entonces, en lugar de ofrecer tu ayuda directamente, deja en claro que estás disponible para ayudar cuando sea necesario. De esta manera, alentarás a otros a buscarte, en lugar de intentar activamente adivinar quién necesita ayuda y cuándo.
• Aprende a aceptar un “No, gracias” como respuesta — Si ofreces ayuda a alguien y este lo rechaza con un “No, gracias”, no insistas en ello, incluso si estás intentando tratar con un gerente que quieres impresionar con tus habilidades y conocimientos sobre un tema.
• Centra tu oferta en la falta de tiempo de alguien (no en la falta de habilidades) — Cuando ofreces tu ayuda a las personas, corres el riesgo de hacerles pensar que estás insinuando que de alguna manera son incapaces de hacer su parte del trabajo. Para evitar esto, centra tu oferta en la falta de tiempo de alguien, no en su falta de habilidades.

Al ofrecer y brindar ayuda cortésmente, tus colegas te considerarán responsable y un miembro importante del equipo. 

9. Crea un ambiente de trabajo positivo  

Aunque los gerentes y superiores tienen la mayor parte en la creación de un ambiente de trabajo positivo, sería mejor si los empleados también contribuyeran a ello. 

“¿Cómo?”, te preguntarás.

Bueno, los empleados deben ser honestos acerca de lo que les gustaría mejorar en el lugar de trabajo y hacer durante los eventos de team building de la empresa. 

Si existe la voluntad de escuchar las necesidades de los empleados y aplicar algunos de los siguientes consejos, un ambiente de trabajo positivo surgirá de forma natural: 

• Prioriza la incorporación — Los profesionales necesitan tiempo para adaptarse cuando llegan a la nueva empresa. De ahí que sea importante integrarlos en un equipo y ayudarles a familiarizarse con nuevos compañeros. Las reuniones de incorporación podrían ser la oportunidad perfecta para ello. 
• Haz que las personas se sientan cómodas — Un ambiente de trabajo confortable requiere comodidad física, pero también comodidad psicológica. Entonces, además de oficinas y estaciones de trabajo cómodas, debes alentar a las personas a hablar sin temor a ser juzgadas o reprendidas.
• Organiza reuniones de check-in regulares — Las reuniones de check-in regulares hacen que las personas se sientan valoradas y felices. Como gerente, debes tener reuniones de check-in con tus empleados para ver cómo les está yendo y si necesitan ayuda. Por otro lado, como empleado, puedes comunicarte, por ejemplo, con nuevos colegas y brindarles ayuda si es necesario. 
• Brinda oportunidades de aprendizaje — Puedes crear una cultura laboral más positiva brindando a tus compañeros de equipo oportunidades de aprendizaje, como sesiones de capacitación, rotaciones laborales, seminarios web, etc.
• Crea oportunidades iguales para todos — Hoy en día, es común trabajar en equipos multiculturales. Por lo tanto, es fundamental ser consciente de los principios básicos de equidad e inclusión en el lugar de trabajo si se quiere preservar un ambiente de trabajo positivo.  

10. Organiza actividades de team building

Los eventos de team building son grandes ocasiones para que los profesionales mejoren la comunicación en equipo.

Sí, los eventos de team building los organizan principalmente empleados de alto rango y departamentos de recursos humanos, pero eso no significa que los empleados no puedan organizar sus propios team buildings en su tiempo libre. 

Salir a tomar una copa con tus compañeros más cercanos sin duda contribuirá a una comunicación abierta y eficaz en el equipo. 

Además, aumentará la confianza entre compañeros. 

11. Habilita la comunicación frecuente

Si escuchas a tu jefe decir “¡Silencio! ¡Vuelve a trabajar!”, ya es hora de que dejes tu trabajo actual. 

Los lugares de trabajo deben ser sitios donde puedas escuchar a tus colegas y superiores discutir proyectos y logros.

Por supuesto, siempre hay lugar para alguna pequeña charla o relacionada con la vida cotidiana. 

Por lo tanto, para ayudar a los compañeros de equipo a comunicarse mejor, los superiores deben darles la oportunidad de comunicarse con frecuencia. 

A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo hacerlo:

• Fomenta los descansos sociales — Puedes animar a los equipos de la oficina a socializar en la cocina u organizar sesiones de futbolín. Los equipos remotos pueden disfrutar de charlas informales en los canales de la aplicación de comunicación del equipo centrados en temas más informales.
• Utiliza las redes sociales — Tener cuentas de redes sociales para tu marca no es solo una excelente manera de comunicarse con los clientes, sino que también es una excelente manera de alentar a los equipos a comunicarse a través de la marca que están construyendo.
• Celebra cumpleaños y aniversarios laborales — Celebrar cumpleaños y aniversarios de trabajo es un gesto pequeño pero eficiente para ayudar a construir una comunidad orientada al equipo y ayudar a los compañeros de equipo a sentirse valorados y aceptados entre sus pares. Además, brinda a las personas una gran oportunidad de socializar en un ambiente de oficina.

¿Cuáles son los 4 tipos de comunicación en equipo?

Hay muchos tipos de comunicación. 

Sin embargo, cuando se trata de comunicación en equipo, podemos distinguir los siguientes tipos: 

• Comunicación ascendente, 
• Comunicación descendente, 
• Comunicación lateral, y 
• Comunicación externa. 

En primer lugar, la comunicación ascendente permite a los miembros del equipo discutir ideas con sus superiores y expresar sus ideas y posibles inquietudes. 

Por otro lado, la comunicación descendente resulta útil cuando los gerentes o directores tienen que compartir algo con los empleados. 

Cuando tu equipo le pide información o ayuda a otro equipo, eso se llama comunicación lateral. Por ejemplo, si trabajas en un departamento de marketing, a menudo necesitarás ayuda del equipo de diseño o redacción de contenido. Por tanto, la comunicación lateral te permitirá colaborar sin dificultades. 

Por último, ocasionalmente (dependiendo de la naturaleza de tu trabajo) tendrás que hablar con socios o clientes externos. Ese tipo de comunicación se llama comunicación externa, y te ayuda a realizar el trabajo con alguien fuera de tu organización. 

Los 4 tipos de comunicación en equipo son igualmente importantes para una comunicación eficaz en equipos, ya que fomentan una colaboración y un trabajo en equipo más eficientes. 

Los 5 estilos de comunicación en equipo  

El psicólogo Edmund J. Bourne, en su libro The Anxiety and Phobia Workbook, ha distinguido 5 estilos de comunicación diferentes: 

• Sumiso, 
• Agresivo, 
• Pasivo-agresivo, 
• Manipulador, y 
• Asertivo. 

Como probablemente cada profesional experimentado pueda confirmar, todos los estilos antes mencionados ocurren en el lugar de trabajo. 

La clave para una comunicación exitosa y respetuosa es encontrar el equilibrio entre estos estilos.

Algunos de los estilos, como la comunicación pasivo-agresiva y manipuladora, deben evitarse a toda costa. 

Por lo tanto, un buen profesional debe ser educado, pero no sumiso, y con confianza en sí mismo, pero no demasiado agresivo.

Naturalmente, habrá discusiones en las que, en el arrebato pasional, algunos de los oradores podrían volverse un poco más apasionados, y eso está bien, siempre que no se convierta en agresión. 

En general, el equipo funcionará correctamente siempre que se sigan las mismas reglas de conducta. 

Por lo tanto, todos los miembros del equipo deben estar en sintonía cuando se trata de estilos de comunicación: qué estilos son aceptables y cuáles no contribuirían a la atmósfera general positiva y al bienestar de los empleados. 

Mejora el trabajo en equipo y la comunicación con Pumble

La comunicación eficaz en equipo depende en gran medida de aplicaciones de comunicación eficientes. 

Por lo tanto, Pumble podría ser la opción correcta para tu equipo, ya que ofrece una gran cantidad de posibilidades para una comunicación en equipo mejor y más rápida.

En primer lugar, Pumble te permite estructurar tu comunicación gracias a sus canales. Puedes crear tantos canales como quieras y dedicarlos a temas relacionados con el trabajo o charlas informales. 

Si es necesario dar algunas explicaciones adicionales a tu equipo, ya sea en canales o mensajes directos, puedes continuar la conversación en hilos.

Gracias al historial ilimitado, siempre podrás volver a mensajes o archivos importantes que hayas enviado anteriormente. Pumble admite archivos de cualquier tamaño, por lo que puedes simplemente arrastrar y soltar los archivos que sean necesarios para tu trabajo. 

También puedes comunicarte con socios externos gracias al acceso de invitado en Pumble. Esta característica simplifica la comunicación externa hasta el punto de que se vuelve tan indolora como la comunicación lateral. 

Finalmente, si quieres que tu equipo remoto se reúna, puedes hacerlo mediante videoconferencias o llamadas de audio. 

Referencias: 

• Pumble. (s.f.) Meeting Statistics You Should Know (2024). Recuperado el 29 de marzo de 2024, de https://pumble.com/learn/communication/meeting-statistics/ 
• Berkeley. (s.f.)Steps to Building an Effective Team. Recuperado el 29 de marzo de 2024, de https://hr.berkeley.edu/hr-network/central-guide-managing-hr/managing-hr/interaction/team-building/steps 
• Pumble. (s.f.) Types of Communication. Recuperado el 29 de marzo de 2024, de https://pumble.com/learn/communication/communication-types/ 
• Pumble. (s.f.) Understanding Different Styles of Communication. Recuperado el 29 de marzo de 2024, de https://pumble.com/learn/communication/communication-styles/ 
• Pumble. (s.f.)9 Powerful Ways to Create and Maintain a Positive Work Environment. Recuperado el 29 de marzo de 2024, de https://pumble.com/blog/positive-work-environment/ 
• AXIOSHQ. (s.f.) The 2023 state of essential workplace communication. Recuperado el 29 de marzo de 2024, de https://www.axioshq.com/research/2023-state-of-workplace-communications 
• Gallup. (16 de octubre de 2020.) U.S.Employee Engagement Reverts Back to Pre-COVID-19 Levels. Recuperado el 29 de marzo de 2024, de https://www.gallup.com/workplace/321965/employee-engagement-reverts-back-pre-covid-levels.aspx