Comment améliorer la communication au sein d'une équipe : Le guide ultime

Lorsque la communication au sein d'une équipe est défaillante, tous les aspects du travail en pâtissent, qu'il s'agisse du bonheur et de la productivité des employés ou de la réussite et des bénéfices de l'entreprise. 

Étant donné que la communication d'équipe fait partie intégrante d'une collaboration d'équipe fructueuse, évaluer son état au sein de votre organisation et trouver des moyens de l'améliorer vaut amplement votre temps.

• 64 % des chefs d’entreprise estiment qu’une communication efficace a augmenté la productivité de leurs équipes, et 55 % des travailleurs du savoir sont d’accord. 
• L'amélioration de la communication peut accroître le bonheur général de l’équipe – et le bonheur des employés est essentiel au succès et au bien-être à long terme de l’entreprise.
• 58 % des travailleurs ont indiqué qu'une communication efficace augmentait leur satisfaction et leur confiance au travail.
• Les organisations dont les employés sont bien connectés affichent une augmentation de productivité de 25 %.
• Un bon professionnel doit être poli, mais pas soumis, et confiant, mais pas trop agressif.

Pourquoi est-il important d'améliorer la communication d'équipe ? 

Une bonne communication au sein d'une équipe est essentielle à la réussite de toute organisation. 

Selon les statistiques de Pumble sur la communication au travail, 64 % des chefs d'entreprise estiment qu'une communication efficace a augmenté la productivité de leur équipe, et 55 % des travailleurs intellectuels sont du même avis.  

Au-delà de ces statistiques, voici quelques raisons impérieuses pour lesquelles vous devriez vous efforcer d'améliorer la communication au sein de votre équipe.

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#1 Une communication d'équipe efficace permet d'économiser de l'argent

Les entreprises doivent prendre conscience que l'état de la communication au sein de leurs équipes a un impact considérable sur leurs bénéfices. 

Selon un rapport d'Axios HQ, les entreprises américaines paient un lourd tribut à une communication inefficace, qui s'élève à 2 000 milliards de dollars par an.

Faire quelques efforts pour améliorer la communication peut permettre d'économiser beaucoup d'argent à long terme.

#2 Une communication d’équipe efficace équivaut à une productivité plus élevée

Selon une ​​statistique ancienne de Mckinsey sur la productivité au travail, les organisations dont les employés sont bien connectés affichent une augmentation de la productivité de 20 % à 25 %. 

Une étude plus récente menée par McKinsey a conclu que les employés qui se sentent inclus dans la communication au travail sont environ 5 fois plus susceptibles de déclarer une productivité accrue.

Ainsi, une circulation sans entrave de l'information fait partie intégrante de la productivité d'une équipe. 

#3 Une bonne communication d'équipe est essentielle pour la rétention des employés

La communication d'équipe augmente l'engagement, et l'engagement des employés est l'un des aspects clés d'une entreprise prospère.

Selon les statistiques susmentionnées de Pumble sur le lieu de travail, 58 % des spécialistes des ressources humaines interrogés ont déclaré que l'engagement des employés était leur principale priorité.

C'est essentiel car avoir des employés engagés réduit le rotation du personnel de :

• 51 % dans les organisations à faible taux de renouvellement, et
• 21 % dans les organisations à fort taux de renouvellement.

Par conséquent, si vous voulez que vos employés restent fidèles à votre entreprise et s'épanouissent avec elle, travaillez sur les compétences en communication d'équipe.

#4 Une excellente communication d'équipe augmente le bonheur des employés

Plusieurs études sur la communication ont révélé que that l'amélioration de la communication peut accroître le bonheur général des équipes — et le bonheur des employés est vital pour le succès et le bien-être à long terme de l'entreprise. 

Une fois que les employés sont plus enclins à communiquer entre eux, ils en apprennent davantage sur leurs collègues. 

Par conséquent, la confiance entre collègues augmentera et les professionnels seront heureux de travailler dans une atmosphère plus conviviale.

#5 Une communication ouverte et régulière améliore la motivation des équipes

Lorsque les employés ne reçoivent pas toutes les informations nécessaires à l'exécution d'une tâche et qu'ils ne se sentent pas libres de les demander, il est naturel qu'ils ne se sentent pas motivés pour faire leur travail.

Cependant, une communication claire sur les tâches immédiates de l'équipe n'est pas la seule chose qui compte — les membres de l'équipe doivent également recevoir des mises à jour régulières sur les activités et les projets de l'entreprise. 

Ces informations les aident à avoir une vue d'ensemble, c'est-à-dire à comprendre comment leur travail contribue au succès global de l'entreprise.

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8 stratégies pour construire et améliorer la communication d'équipe

Maintenant que vous en savez plus sur l'importance de la communication au sein d'une équipe, il est temps d'en savoir plus sur les stratégies les plus efficaces pour construire et améliorer la communication d’équipe.

Nous avons dressé une liste des 8 meilleures stratégies pratiques qui vous aideront à construire et à améliorer progressivement la communication au sein de votre équipe ou de votre organisation. On y va !

#1 Établissez des directives de communication

Tout d'abord, vous devez analyser la communication sur votre lieu de travail et décider par où commencer. C'est l'étape la plus importante et la plus difficile du processus.

Si la communication sur votre lieu de travail semble chaotique, vous devrez l'analyser en profondeur et proposer des processus concrets que votre équipe devra suivre.

Vous devriez vous poser des questions telles que :

• À quel moment du processus de communication les problèmes surviennent-ils ?
• Le problème principal réside-t-il dans la communication interne ou externe ?
• Y a-t-il des choses évidentes qui devraient cesser immédiatement pour permettre des améliorations ultérieures ?
• Le problème est-il complexe ? Le problème de communication est-il une question d'employés désengagés ?
• Y a-t-il un « problème principal » ? Peut-il être décrit à travers divers problèmes plus petits qui le causent ?
• Quelle est la meilleure façon de résoudre le problème ou les multiples problèmes de communication ?

Outre ces questions, de nombreuses autres pourraient surgir et être plus utiles et applicables à votre lieu de travail.

Après avoir obtenu les premières réponses, vous devrez aborder :

• Comment la communication est gérée en interne et en externe,
• Quels canaux de communication sont utilisés dans des situations spécifiques, et
• La manière dont l'information est communiquée (à la fois verbalement et non verbalement via le ton de la voix, les signaux non verbaux, etc.) par les employés individuels ou les groupes.

Selon l'état de la communication sur votre lieu de travail, vous devrez peut-être organiser des sessions de formation et des ateliers pour transformer complètement votre approche de la communication en milieu de travail, afin de s'attaquer à la racine du problème.

Cela demandera des efforts et de la patience, mais avec le bon plan, vos nouvelles directives de communication apporteront des avantages à long terme à tous ceux qui sont ouverts à l'amélioration.

#2 Analysez et réconciliez les styles de communication différents

Les problèmes de communication au travail proviennent souvent de styles de communication incompatibles.

Imaginez un communicateur complètement passif essayant de résoudre un problème lié au travail avec une personne conflictuelle qui a mauvais caractère, ou un communicateur assertif entrant en contact avec un collègue sarcastique et passif-agressif. Il est juste de dire que, sans atténuation, des ruptures de communication seraient imminentes.

Heureusement, vous pouvez éviter cela en approfondissant vos connaissances des différents styles de communication et en apprenant à les réconcilier. 

5 styles de communication d'équipe selon Edmund J. Bourne

Dans son livre « The Anxiety and Phobia Workbook » (Manuel du phobique et de l'anxieux), le psychologue Edmund J. Bourne a distingué 5 styles de communication différents :

• Soumis 
• Agressif, 
• Passif-agressif, 
• Manipulateur, et 
• Assertive.

Tous ces styles sont plus que probablement présents dans chaque lieu de travail. Le défi est de les équilibrer et de trouver un moyen de les faire travailler ensemble vers des objectifs communs.

Dans un monde idéal, un lieu de travail serait rempli de communicateurs assertifs – des personnes qui respectent les limites, communiquent leurs besoins et s'efforcent de créer des scénarios gagnant-gagnant. Cependant, il est beaucoup plus probable que votre lieu de travail soit un mélange de différentes personnalités.

Pour réconcilier leurs différences de communication en pratique, vous pourriez :

• Organiser des réunions de synchronisation plus courtes pour habituer les gens les uns aux autres et repérer toute intolérance ou impatience.
• Aborder les problèmes que vous identifiez individuellement, plutôt qu'en groupe.
• Organiser des sessions de détente ou des activités de team-building pendant les heures de travail, afin d'améliorer la communication et d'accroître la motivation des employés.
• Si possible, séparer les collègues ayant des styles de communication radicalement différents.

Visez à établir un niveau acceptable de bonne communication qui contribue à un environnement de travail positif et favorise le bien-être des employés.

Une fois ce point atteint, vous pourrez passer aux étapes plus complexes de votre stratégie d'amélioration de la communication.

#3 Gérez rapidement les conflits

En mettant en œuvre notre stratégie précédente, vous prendrez plus que probablement conscience de certains conflits dans votre équipe. 

En comprenant les différents styles de communication et les effets de leur incompatibilité, vous pouvez créer des étapes applicables pour résoudre les problèmes de communication qui découlent des différences de tempérament et de styles de communication.

Quelle que soit la source des conflits, il est important de les reconnaître et de les gérer en conséquence. Cela fera plus qu'améliorer la communication sur le lieu de travail — cela vous rapprochera d'un pas de la cohésion de votre équipe. 

Les conflits peuvent être abordés :

• Individuellement,
• Uniquement avec les parties impliquées, ou
• En groupe, si le conflit est pertinent pour toute l'équipe.

Il est généralement recommandé de traiter les problèmes plus graves individuellement, tandis que les petits malentendus peuvent être abordés en groupe.

Une approche de groupe peut également être bénéfique lorsqu'il s'agit de renforcer une équipe, tandis qu'une approche individuelle peut être préférable pour des sujets plus sérieux et des problèmes entre deux personnes ou au sein d'un groupe.

Selon le Sondage sur les recruteurs d'entreprise du GMAC, (Graduate Management Admission Council), 24 % des répondants ont mentionné la résolution de conflits parmi les compétences les plus recherchées sur le lieu de travail. Cela implique non seulement que des confrontations négatives sont à prévoir, mais aussi que les membres de l'équipe sont censés être capables de les gérer de manière appropriée et de régler rapidement les choses entre eux.

Mais, selon la gravité de la dispute, les managers pourraient être tenus d'intervenir et d'en trouver la cause profonde.

Comment en est-on arrivé là ? Le problème a-t-il été causé par le tempérament ou le style de quelqu'un, ou est-il le résultat d'une équipe désorganisée ?

Trouver la cause aidera à résoudre le problème. À l'avenir, un bon manager doit être un modèle en matière de communication — être clair, concis, assertif et inciter les autres à faire de même.

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#4 Clarifiez les pensées et les actions

Maintenant que vous avez créé un environnement sûr où le bien-être des employés est une priorité et où les conflits sont résolus dès leur apparition, le terrain est prêt pour réorganiser votre approche de l'attribution des tâches.

Vous ne voulez pas d'une équipe composée d'employés confus. Ils peuvent rapidement devenir irrités, ce qui mène à l'insatisfaction et au désengagement.

Pour éviter cela, vous pouvez analyser votre lieu de travail et votre approche de la délégation des tâches en posant des questions telles que : 

• Chaque membre de votre équipe est-il conscient de ses responsabilités ?
• Y a-t-il des chevauchements de tâches ou de gestion qui pourraient causer des conflits ?
• Tous les membres de l'équipe suivent-ils les protocoles et les processus ? Existe-t-il un moyen constructif de les aider à se souvenir de toutes leurs tâches quotidiennes ?
• Tous les membres de l'équipe sont-ils toujours sur la même longueur d'onde ?
• Tout le monde reçoit-il les informations pertinentes à temps ?

Si les réponses à ces questions s'avèrent décourageantes, ne vous inquiétez pas, il existe un moyen de réorganiser les choses pour renforcer votre équipe.

Bien que certaines de ces questions puissent être abordées directement, d'autres peuvent être plus difficiles à gérer. Par exemple, s'assurer que tous les membres de l'équipe se souviennent des procédures comportant des étapes compliquées peut être difficile et prendre beaucoup de temps.

Pour faciliter les choses, vous pouvez programmer des messages de rappel via une application de communication d'équipe comme Pumble, afin que les différents membres de l'équipe ou les équipes se souviennent des processus importants. Voici à quoi cela pourrait ressembler :

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#5 Planifiez les réunions sur l'actualité avec votre équipe

Après avoir organisé votre équipe, vous pouvez améliorer davantage la communication en milieu de travail en favorisant la cohésion d'équipe.

Similaires aux réunions de synchronisation mentionnées brièvement, les points réguliers sont un type de réunion qui vous aidera à créer un espace où votre équipe pourra se connecter et faire preuve d'empathie grâce à des micro-interactions. 

Lors de ces réunions simples, avec le bon manager, les membres de l'équipe peuvent :

• Avoir l'occasion de partager leurs doutes,
• Avoir la possibilité de revenir sur la semaine précédente et d'être fiers de leurs réalisations, ou de conclure ce qu'ils auraient pu mieux faire,
• Partager leurs difficultés et demander de l'aide si nécessaire.

Durant ces réunions, assurez-vous d'inciter tout le monde à partager ce sur quoi ils travaillent actuellement et de les féliciter pour leurs réalisations hebdomadaires. Montrez votre appréciation pour la contribution de chaque membre de l'équipe. Vos collaborateurs seront probablement inspirés à continuer de bien performer et même à améliorer leurs performances.

#6 Donnez, demandez et recevez du feedback

Donner et recevoir du feedback est l'une des meilleures méthodes pour améliorer la communication en milieu de travail.

L'idée derrière le feedback est de montrer que les mêmes règles s'appliquent à tous dans l'entreprise. Le résultat escompté est d'inciter les employés à travailler ensemble et à viser des objectifs communs.

En tant qu'employé, vous devriez régulièrement demander du feedback, afin de développer davantage vos performances et d'obtenir de meilleurs résultats. En tant que manager, vous devez d'abord donner l'impulsion et offrir un feedback constructif avant d'en demander en feedback.

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Voici quelques conseils universels (pour les supérieurs et les employés) sur la façon de demander un feedback de qualité, qu'il soit positif ou négatif :

• Demandez aux bonnes personnes — Adressez-vous à vos collègues et à vos managers pour obtenir des feedbacks. Après tout, ce sont vos collaborateurs les plus proches et ils sont les mieux placés pour commenter votre travail.
• Posez des questions oui/non — Si vous posez des questions directes sur votre travail à plusieurs personnes et qu'elles répondent toutes par un « Oui » ou un « Non » sur un sujet particulier, vous pouvez être certain que vous obtenez un feedback honnête de leur part. Par exemple, vous pouvez demander « Pensez-vous que je doive m'améliorer sur X ? »
• Posez des questions ouvertes — Les questions ouvertes demandent plus de temps pour y répondre. Il est donc préférable de les réserver à votre supérieur immédiat ou à votre collègue le plus proche. De telles questions peuvent vous aider à obtenir plus de données sur un trait de caractère ou une compétence personnelle sur laquelle vous devez travailler. Vous pouvez demander quelque chose comme « Quelles sont mes faiblesses et mes forces ? »
• Demandez au bon moment — Vos managers et vos pairs n'auront peut-être pas toujours le temps de vous donner un feedback, alors vérifiez leurs disponibilités. 

Selon Les statistiques d'engagement des employés de Pumble, 80 % des travailleurs qui reçoivent un feedback hebdomadaire de leurs managers se sentent engagés. 

Bien que le fait d'en fournir puisse être une tâche intimidante, le feedback est un élément essentiel d'une communication saine en milieu de travail.

#7 Créer un environnement de travail inspirant et positif

Si vous mettez en œuvre toutes les stratégies de communication mentionnées, votre lieu de travail sera en bonne voie de devenir un environnement positif.

Les travailleurs se sentiront très probablement comme si leur lieu de travail est un environnement positif s'ils :

• Savent comment communiquer de manière appropriée sur le lieu de travail,
• Connaissent leurs fonctions et leurs contributions,
• Ont un moyen d'exprimer leurs préoccupations et sont motivés à écouter les autres,
• Se sentent vus et reconnus et sont ainsi motivés à améliorer leurs performances, et
• Ont un manager qui résout les conflits efficacement et au bénéfice de tous.

Enfin, pour inspirer davantage vos employés, vous pouvez également essayer de féliciter fréquemment votre équipe — un simple mot d'encouragement peut faire beaucoup.

#8 Centralisez votre communication sur une plateforme unique

La plupart des problèmes de communication d'équipe peuvent être résolus en simplifiant le processus de communication. L'un des moyens les plus simples d'y parvenir est l'utilisation d'outils de communication interne.

L'utilisation d'applications dédiées à la communication d'équipe peut garantir une expérience fluide quelle que soit la situation de communication.

Si vous travaillez sur un modèle de travail hybride ou à distance, ces applications devraient être la pierre angulaire de votre organisation, car elles permettent une communication efficace et facile au sein du lieu de travail.

Vous pouvez tenir tout le monde informé, communiquer instantanément tout changement à plusieurs membres de l'équipe, et planifier et modifier des processus et des réunions grâce à des calendriers numériques intégrés.

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Une autre bonne chose à propos des applications de communication est qu'elles vous offrent la possibilité d'améliorer de multiples formes de communication :

• La communication verbale (par le biais de la visioconférence et des messages audio) et
• La communication écrite (par le biais de messages directs à des individus ou de messages de groupe).

Les multiples options permettront à votre équipe de développer de solides compétences en communication et de se débarrasser de certaines mauvaises habitudes de communication, ce qui est bénéfique à la fois pour les efforts de communication interne et externe.

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De plus, centraliser votre communication vous aidera à améliorer tous les types de communication au sein de votre organisation :

• La communication ascendante, qui permet aux membres de l'équipe de discuter d'idées avec leurs supérieurs et d'exprimer leurs idées et leurs préoccupations potentielles,  
• La communication descendante, utilisée lorsque les managers ou les directeurs doivent partager quelque chose avec les employés,
• La communication latérale, appliquée lorsque vous demandez des informations ou de l'aide à quelqu'un de votre équipe, et 
• La communication externe, qui implique de parler à des partenaires externes ou à des clients, selon la nature de votre travail.

N'oubliez pas qu'il est également important de travailler sur les 4 types de communication d'équipe, car ils favorisent une collaboration et un travail d'équipe plus efficaces.

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La meilleure chose que vous puissiez faire pour améliorer la communication d'équipe et diminuer les malentendus est d'aborder les points faibles de vos employés et de réduire autant que possible leur stress concernant le partage d'informations.

En simplifiant le processus de communication, vous pouvez établir des directives de communication, clarifier les pensées et les actions sous forme écrite, notifier instantanément toutes les personnes impliquées, planifier des points de contrôle réguliers et faciliter le partage de documents importants.

Toutes ces possibilités pour une communication d'équipe meilleure et plus rapide viennent avec Pumble, une application de communication d'équipe facile à utiliser.

Outre les fonctionnalités de messagerie directe, de messagerie vocale, et de visioconférence features, Pumble vous permet de simplifier votre communication grâce à :

• Canaux — des espaces dédiés à des groupes spécifiques,
• Planification de messages — des rappels programmés pour les individus, les équipes et les sous-équipes,
• Invités — pour inclure des collaborateurs externes ou des clients dans des canaux spécifiques,
• Partage de fichiers — vous permettant de conserver tous les documents importants en un seul endroit, et
• Autorisations — permettant aux managers de contrôler qui a accès à quelles informations, qui peut créer des canaux et modifier votre espace de travail numérique si nécessaire.

S'il y a un besoin d'explications supplémentaires à votre équipe, que ce soit dans les canaux ou les messages directs, vous pouvez poursuivre la conversation dans les fils de discussion.

Et, grâce à l'historique illimité, vous pouvez toujours retrouver les messages importants ou les fichiers que vous avez envoyés auparavant. Pumble prend en charge les fichiers de toute taille, vous pouvez donc simplement glisser-déposer tous les fichiers nécessaires à votre travail.

Améliorez efficacement votre communication et simplifiez les processus pour votre équipe —

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