Statistiques à connaître sur les réunions (2024)

Êtes-vous toujours bloqué dans des réunions inutiles qui auraient dû être des emails ?

Une innovation est-elle prévue ?

Les statistiques sur les réunions montrant que les professionnels passent aujourd'hui plus de temps en réunion que jamais, les employés ont exprimé leur opinion sur la productivité et les préférences en matière de réunions. 

Dans ce guide, nous vous présentons tous les faits, chiffres et statistiques intéressants sur les réunions.

Sans plus attendre, plongeons dans le vif du sujet. 

• En 2023, les cadres passaient en moyenne plus de 50% de leur semaine en réunion.
• On estime que le nombre de réunions continuera d'augmenter d'environ 34% d'ici à 2027. 
• 70% des salariés estiment que leur satisfaction professionnelle s'améliorerait s'ils participaient à moins de réunions.
• Les réunions improductives coûtent aux entreprises 34 milliards $ par an, et ce chiffre ne cesse d'augmenter.
• Les salariés passent environ 31 heures en réunions improductives chaque mois. 
• 65% des salariés reconnaissent que les réunions fréquentes ont un impact sur leur productivité.
• 76% des salariés préfèrent que les réunions aient lieu à un jour ou à une heure précise.
• Les salariés préfèrent que le début et la fin de la semaine soient des zones exemptes de réunions. 
• Pour rendre les réunions plus productives et plus efficaces, il est important de définir un objectif clair.
• En outre, raccourcissez vos réunions et insérez des pauses entre les réunions pour aider les participants à assimiler toutes les informations et à s'impliquer.

Statistiques sur le temps passé en réunion

Les réunions productives peuvent faire passer des heures, tandis que les réunions mal organisées peuvent donner l'impression de s'éterniser. Pour mieux comprendre ce concept, examinons quelques données sur la durée des réunions.

Temps passé en réunion pendant et après la période COVID-19

De nombreuses recherches montrent que les professionnels ont participé à davantage de réunions en 2020 qu'avant la pandémie. 

En moyenne, les réunions étaient plus courtes et principalement axées sur les points suivants :

• Le maintien des liens au sein de l'équipe et 
• Les vérifications individuelles.

Le National Bureau of Economic Research (NBER) a observé l'impact de COVID-19 sur la collaboration et a constaté que la nature du travail a changé pour la majorité des travailleurs du savoir — en particulier en termes de :

• Réunions, 
• Communication d'entreprise et 
• Heures de travail. 

En effet, il y a 12,9% de réunions en plus par personne et 13,5% de participants en plus par réunion.

Toutefois, des changements notables sont intervenus : 

• La durée moyenne des réunions a diminué de 20.1%.
• Les gens passent 11.5% moins de temps en réunion après le confinement.
• Les journées de travail sont plus longues de 8.2% (soit 48.5 minutes).

Les réunions plus courtes ont prévalu tout au long de l'année 2020

Le passage soudain au travail à distance a entraîné une augmentation du nombre de réunions. En conséquence, les organisations ont commencé à programmer davantage de réunions pour recréer la communication en personne à laquelle les gens étaient habitués au bureau. 

Comme le montre l'étude Workplace Insights, de Microsoft, la durée totale des réunions a augmenté de 10% en 2020. Cependant, on observe également une augmentation de 22% des réunions courtes (c'est-à-dire des réunions d'une durée de 30 minutes ou moins). 

Selon Doodle, les réunions plus courtes, d'une durée de 15 minutes, ont augmenté de 10.8% en 2020.

Le passage à un environnement virtuel est l'une des façons les plus uniques dont la pandémie a eu un impact sur les réunions de travail. Toutefois, l'étude de Doodle mentionnée précédemment indique que les réunions virtuelles représenteront encore 42% de l'ensemble des réunions en 2020.

Le temps passé en réunion continue d'augmenter  

Alors que le travail à domicile commençait à devenir la nouvelle norme, le temps consacré aux réunions a continué à augmenter.

Selon Fellow, les cadres ont passé en moyenne plus de 50% de leur semaine en réunions en 2023, ce qui représente une augmentation de 66% par rapport aux deux années précédentes. 

Les réunions ont continué à être nombreuses — plus de 22% des réunions comptaient au moins 8 participants — ce qui s'est traduit par plus de 15 heures de réunions par semaine, en moyenne, laissant peu de temps pour l'exécution. 

En outre, dans le 63ème rapport sur les statistiques des réunions internationales publié en 2022, l'UIA (Union des organisations internationales) a estimé que le nombre de réunions continuera d'augmenter d'environ 34% d'ici à 2027. 

Statistiques sur les réunions et la productivité

Les professionnels citent les réunions inutiles comme l'une des principales distractions qui les empêchent de terminer leur travail. 

Cependant, les réunions virtuelles ont le potentiel de changer cette situation. Avant d'examiner l'impact des réunions virtuelles sur la productivité, voyons quel est le pourcentage de réunions improductives et combien de temps est perdu en réunions.

Quel est le pourcentage de réunions improductives ? 

Même si des réunions productives influencent les performances des employés et leur satisfaction au travail, certaines sessions laissent à désirer. 

Zippia révèle en effet que 65% des salariés reconnaissent que les réunions fréquentes les empêchent de se concentrer sur leurs tâches et de les mener à bien. 

Selon 34% des travailleurs, les réunions improductives sont la principale cause de perte de revenus.

Avec 15% des heures de travail consacrées aux réunions, environ 71% des réunions sont improductives. 

Combien de temps perd-on en réunions ?

Zippia also reports that employees spend approximately 31 hours in unproductive meetings each month. 

Pour la plupart des employés, cela se traduit par environ 8 réunions par semaine. Toutefois, ceux qui occupent des postes de direction et de gestion assistent généralement à plus de 12 réunions par semaine. 

Lors d'un entretien avec Business Leader sur la question de savoir si les réunions aident les entreprises ou freinent leur croissance, Charlie Levitton, responsable des ventes aux entreprises chez SMART Technologies, est parvenu à une conclusion similaire. Il a estimé que l'employé moyen passait plus de 35% de sa semaine de travail à assister à des réunions et a qualifié cette pratique d'insoutenable. Il a toutefois reconnu que la direction avait pris conscience du problème et cherchait des solutions créatives. 

Parallèlement, les recherches menées par Otter.ai sur la productivité des réunions suggèrent que la productivité des employés augmente lorsqu'ils ont la liberté d'éviter les réunions inutiles.

“Je serais plus productif si je pouvais m'abstenir de participer à des réunions inutiles.”	Pourcentage
D'accord	84%
Neutre	13%
Pas d'accord	3%

De plus, 70% des personnes interrogées ont déclaré que leur satisfaction professionnelle s'améliorerait si elles assistaient à moins de réunions.

Pourquoi les réunions sont-elles improductives ?

Des réunions mal organisées peuvent avoir un impact durable sur la satisfaction des employés et la réussite de l'organisation. 

Zippia a constaté que :

• 55% des travailleurs se sont livrés à une forme ou une autre de multitâche pendant les réunions,
• 45% des employés interrogés sont dépassés par le nombre de réunions auxquelles ils assistent, et
• 39% des personnes interrogées ont admis s'être assoupies pendant une réunion de travail.

Malheureusement, les réunions improductives ne font pas qu'entraver la réussite de l'organisation. Elles ont également un impact négatif sur le bien-être des employés et peuvent avoir de graves conséquences physiques et psychologiques. 

En effet, les réunions improductives réduisent le moral et l'engagement des employés, ce qui les rend encore plus insatisfaits de leur travail. De plus, les réunions inutiles peuvent submerger les employés, ce qui diminue leurs performances cognitives et épuise leur énergie.

Les réunions virtuelles ont un impact plus positif sur la productivité

Bien que le passage au modèle de travail à domicile (et de travail en tout lieu) ait augmenté le temps de réunion général, il a également entraîné une hausse de la productivité et de l'engagement. 

Alors que les employeurs associent traditionnellement le travail sur site et les réunions en personne à une productivité maximale, les chiffres suggèrent que la main-d'œuvre ne partage pas ce point de vue. 

Ainsi, 67% des personnes interrogées dans le rapport State of Remote Work Report de 2022 d'Owl Labs déclarent être plus productives lorsqu'elles travaillent à domicile. Cette flexibilité leur permet de mieux gérer leur temps et de s'assurer que les réunions ne perturbent pas leur flux de travail. 

Une autre raison de l'amélioration de la productivité est l'amélioration de la formation de la part des employeurs. 

Owl Labs indique que la moitié (50 %) des organisations interrogées ont formé leurs dirigeants à la gestion des réunions virtuelles. En outre, 54% des entreprises ont mis l'accent sur la formation des employés pour s'assurer que les réunions hybrides sont inclusives et efficaces. 

Les personnes interrogées dans le rapport State of Remote Work de Buffer pour 2023 sont également favorables aux réunions virtuelles, en particulier lorsque la caméra est allumée. Environ 62% des travailleurs à distance interrogés ont déclaré que le fait de garder la caméra allumée leur permettait d'évaluer les signaux non verbaux des autres participants. Par ailleurs, 16% des personnes interrogées pensent que ces réunions les aident à se sentir moins isolés. 

Lorsque les cadres et les dirigeants connaissent les meilleures pratiques pour animer des réunions virtuelles, la productivité et la motivation suivent. En 2024, la formation interne devrait porter sur les points suivants :

• Comment élaborer un ordre du jour pratique pour une réunion, 
• L'écoute active et
• Montrer et encourager l'empathie. 

Pour les moyennes et grandes entreprises, la formation sur la délégation des rôles lors des réunions devrait également être l'une des principales priorités. En fonction de leurs objectifs, certaines entreprises peuvent tirer profit du suivi des coûts des réunions et opter pour le travail asynchrone.

Statistiques sur le coût des réunions

Les réunions représentent toujours un coût énorme pour les entreprises et les équipes.

Des projections antérieures montrent que les réunions improductives coûtent aux entreprises 34 milliards $ par an. 

Atlassian a fait des estimations similaires, révélant que les réunions inutiles coûtent aux entreprises américaines 37 milliards $ en coûts salariaux. 

Une étude menée par Fellow sur les dépenses liées aux réunions en 2021 montre que les réunions coûtent aux entreprises entre 43 008 et 56 448 $ par manager et par an. 

L'étude montre également que le temps moyen passé en réunion est de 16 à 21 heures. Étant donné que les directeurs passent le plus de temps en réunion et que leur salaire moyen est de 145 000 $, Fellow estime que la réunion d'une heure d'un directeur coûte environ 98 $. 

En termes de coûts hebdomadaires, les entreprises paient entre 1 568 et 2 058 $ par semaine ou entre 75 264 et 98 784 $ par an pour que les administrateurs assistent à des réunions. 

Dans le rapport The Cost of Unnecessary Meeting Attendance Otter.ai souligne une solution simple pour réduire les coûts. Le rapport suggère que l'élimination des réunions inutiles peut entraîner des économies significatives pour les entreprises. En particulier, les entreprises de 100 à 400 employés pourraient économiser près de 2,5 millions $ par an, tandis que les entreprises de 5 000 employés pourraient économiser plus de 100 millions $.

Statistiques sur les types de réunions les plus courants  

La pandémie et le télétravail ont également eu un impact sur les types de réunions les plus courantes organisées par les organisations et les équipes sur le lieu de travail. 

Les réunions individuelles sont devenues les plus courantes, mais les réunions de groupe ont persisté.  

Examinons donc quelques données sur les tendances en matière de réunions individuelles et de réunions de groupe.

La progression des réunions individuelles  

Avant la pandémie (février 2020), il y avait moins d'une réunion individuelle par semaine, contre 5.6 réunions individuelles par semaine en octobre 2021. 

Les statistiques de Fellow sur les réunions en 2021 s'alignent sur ces résultats, indiquant que 64% des répondants ont participé à des réunions individuelles une fois par semaine.

Contrairement aux années pré-pandémiques, le paysage des réunions en 2020 et 2021 est devenu principalement virtuel — cela s'applique également aux réunions en tête-à-tête. 

En analysant les données de 2020, Doodle a conclu que les réunions individuelles ont augmenté de plus de 1 230% de janvier à décembre. Bien que ces réunions aient connu la plus forte augmentation, elles représentaient environ 42% de toutes les réunions programmées. 

Les réunions de groupe sont toujours d'actualité 

Malgré l'essor des réunions individuelles, les réunions de groupe axées sur la collaboration interne sont encore très courantes. Dans le rapport de Fellow sur les réunions sur le lieu de travail pour 2021, 89% on apprend que :

• 89% des professionnels déclarent participer régulièrement à des réunions d'équipe hebdomadaires et
• 77% des personnes interrogées ont déclaré participer régulièrement à des réunions de projet hebdomadaires.

Les réunions de groupe ont des objectifs différents, mais le plus souvent, elles sont un outil pour :

• Le networking,
• Le partage des connaissances,
• La formation,
• Le marketing et
• Le développement professionnel et personnel.

Bien que les réunions de groupe soient censées être engageantes et inspirer l'innovation, les données d'Atlassian suggèrent que ce n'est pas toujours le cas. 

Avec 91% des personnes interrogées qui admettent rêvasser pendant les réunions, on peut se demander si nos agendas ne sont pas trop encombrés par des sessions qui se succèdent. 

Les plus grandes bêtes noires des réunionss

L'enquête de Clockwise révèle que les professionnels américains, toutes générations et tous secteurs confondus, considèrent l'arrivée tardive comme le plus grand tabou des réunions. Les personnes interrogées considèrent que le retard en réunion est plus frustrant que :

• L'utilisation du téléphone portable,
• L'interruption,
• L'absence d'ordre du jour et
• Le fait de manger pendant les réunions. 

Comme prévu, les jeunes générations sont 15% moins susceptibles de trouver l'utilisation du téléphone portable irritante, mais 10% plus susceptibles d'être gênées par quelqu'un qui mange pendant une réunion.  

Selon les données de Zippia, les bêtes noires des réunions ne manqueront pas en 2024. Parmi leurs plus grandes frustrations, les travailleurs citent :

• Les sessions inutiles qui auraient mieux fait d'être envoyées par email, 
• Les participants avec un bruit de fond trop fort,
• Les départs tardifs, 
• Les difficultés techniques,
• Les participants non préparés,
• Les conversations hors sujet,
• Des ordres du jour de réunion imprécis et
• Des discussions ennuyeuses. 

Statistiques sur les meilleures pratiques en matière de réunions

Il est essentiel d'examiner les statistiques et de suivre les meilleures pratiques en matière de réunions pour améliorer la productivité des réunions et surmonter les inconvénients courants.

Une plus grande inclusion et une préparation détaillée de la réunion constituent une formule gagnante pour des réunions plus réussies.

Pratique n°1 : Définir un objectif de réunion clair 

La définition d'objectifs clairs pour les réunions est essentielle à l'engagement. 

Le rapport Fellow mentionné précédemment a révélé qu'un objectif clair et un ordre du jour détaillé sont les facteurs déterminants de l'intérêt des gens pour les réunions. Ils sont suivis de près par :

• La sécurité psychologique,
• La collaboration active et
• Des pistes à suivre.

La définition d'attentes claires présente de multiples avantages :

• Les invités peuvent décider de leur participation et se préparer à la réunion,
• Ils peuvent rester concentrés pendant la réunion et
• Les organisateurs peuvent évaluer si l'objectif de la réunion a été atteint.

Outre la définition d'un objectif et d'un ordre du jour clairs, il est essentiel d'animer les réunions, c'est-à-dire de les guider de manière à garantir la participation de tous.

Les employés estiment qu'une meilleure animation des réunions pourrait en améliorer la qualité. Les statistiques de l'étude The Online Meeting Revolution de Slido montrent que 54% des employés pensent que leurs responsables doivent améliorer leurs compétences en matière d'animation.

Pratique n°2 : Organiser des réunions courtes et de brèves pauses entre les réunions

Selon Fellow, les réunions plus courtes sont plus efficaces et plus percutantes, ce qui permet à tous les participants de s'impliquer davantage.

De plus, si vous raccourcissez les réunions régulières de 5 à 10 minutes, vous disposez de plus de temps pour les pauses entre les réunions, ce qui permet aux participants de traiter les informations de manière plus efficace.

Pratique n°3 : Fixer des dates de fin pour les réunions récurrentes

L'une des meilleures façons de s'assurer que vos réunions sont productives et qu'elles ont un but est de fixer des dates de fin pour les réunions récurrentes. 

Vous éviterez ainsi de percevoir les réunions récurrentes comme des routines inutiles, ce qui est très probablement à l'origine du désengagement.

Statistiques sur les difficultés les plus courantes lors des réunions

L'ingrédient le plus important pour des réunions réussies et productives est sans doute le fait que les employeurs s'efforcent de faire en sorte que chaque participant se sente inclus. Mais pour que chacun soit vu et entendu lors d'une réunion, il y a des obstacles à franchir.

Les données de Owl Labs pour 2022 sur le travail à distance et hybride indiquent que plus d'un tiers (34%) des travailleurs hybrides hésitent à interrompre un collègue au cours d'une réunion. 

En ce qui concerne les réunions à distance, 32% des personnes interrogées déclarent avoir eu du mal à voir les visages des autres participants et peuvent mal interpréter les signaux visuels. 

En outre, l'absence de lien personnel avec les collègues a été identifiée comme l'un des principaux défis dans un environnement de réunion à distance.

En effet, dans l'étude The State of Virtual Meetings, d'Apollo, 50,1% des personnes interrogées ont déclaré que la connexion personnelle était le principal défi à relever dans l'environnement à distance. 

En revanche, les participants en salle ont fait état d'une série de complications différentes. La difficulté la plus fréquemment citée était de commencer la réunion à l'heure convenue en raison d'un dysfonctionnement de la technologie (30%). 

27% des personnes interrogées ont déclaré que même lorsque la technologie fonctionnait correctement, elles devaient déplacer et réorganiser l'équipement pour que les employés à distance puissent bénéficier d'une meilleure vue. 

Cependant, les travailleurs à distance et au bureau qui participent à des réunions virtuelles semblent être d'accord sur un point. 

À savoir, 24% des participants à distance et 23% des participants en personne se sentent exclus lors des réunions de travail. L'équité et l'inclusion devenant une priorité absolue pour les organisations modernes, nous espérons voir davantage d'initiatives visant à aider les employés à se sentir inclus lors des réunions de travail en 2024 et au-delà. 

Statistiques sur l'utilisation des plateformes de conférence pour les réunions

Selon le rapport State of Video Conferencing de Dialpad pour 2022, les entreprises ont commencé à investir dans l'équipement de vidéoconférence de manière plus significative au cours des années 1990. Toutefois, ce n'est qu'en 2020 que l'utilisation des technologies vidéo et audio pour les réunions s'est généralisée. 

Cela peut s'expliquer par la pandémie et la transition mondiale vers le travail à distance, lorsque de nombreuses personnes ont dû installer ces outils pour la première fois. En 2021, la plupart des professionnels et des organisations étaient déjà installés dans des bureaux à distance dotés de plateformes de conférence. 

En 2019, les professionnels interrogés dans le rapport US State of Work par Workfront ont prédit que dans les 5 ans de communication, les réunions à distance seraient alimentées par l'intelligence artificielle (IA) pour aider les travailleurs à distance à se sentir physiquement présents dans les réunions d'entreprise. 

5 ans plus tard, nous pouvons constater certains changements, notamment dans la manière dont les plateformes de conférence virtuelle sont intégrées aux environnements de réunion des entreprises. 

Statistiques sur l'impact des réunions virtuelles sur la perception de l'entreprise

Dans le The Impact of Video Conferencing Report, Lifesize a examiné ce que les travailleurs pensaient des entreprises qui utilisaient différents outils de visioconférence. Lifesize a constaté que :

• 55% des personnes interrogées pensent que les entreprises qui utilisent la technologie de visioconférence favorisent une meilleure collaboration, 
• 50% pensent que ces entreprises sont plus innovantes, 
• 41% pensent que les employés de ces organisations sont plus engagés et
• 30% ont déclaré que ces entreprises étaient plus performantes que leurs concurrents. 

Statistiques sur l'utilisation des plateformes de conférence par les organisations  

Dialpad a conclu que la plupart des personnes interrogées (environ 83%) consacrent environ un tiers de leur semaine de travail à participer à des réunions. 

Le rapport souligne également que 76% des employés apprécient que les réunions aient lieu à un jour ou à une heure précise. 

Il est intéressant de noter que les personnes interrogées n'étaient pas gênées par le fait de se sentir dépassées par les réunions fréquentes. 

Au contraire, pour près de la moitié des employés interrogés (environ 50%), ce sont les problèmes audio qui constituent le principal problème lié aux réunions sur le lieu de travail. 

À la question de savoir si toutes les réunions virtuelles devraient être accompagnées d'une vidéo, 82,9% des employés ont répondu « Non ». 

Pour déterminer le type de réunion le plus efficace en termes de temps, Dialpad a choisi les réunions debout. En moyenne, ces sessions comptent un maximum de 20 participants et ne durent pas plus de 13 minutes. 

Statistiques sur le nombre d'employés qui préfèrent les réunions audio aux réunions vidéo

Avant la pandémie, les professionnels se sentaient plus à l'aise dans les réunions uniquement audio. En outre, la plupart des gens (88%) pensent que la vidéoconférence est mieux adaptée aux entretiens et à la formation, selon un rapport de LoopUp sur les conférences d'entreprise. 

Il semble que les préférences des gens n'aient pas changé à cet égard.  

L'adoption de la vidéoconférence à l'échelle mondiale a entraîné une augmentation de la fatigue chez les professionnels qui passent de longues heures devant la caméra. Décrite comme l'épuisement mental et cognitif particulier causé par des réunions fréquentes devant une caméra, la fatigue liée à Zoom a été ressentie par 49% des professionnels dans l'étude 2021 de HubSpot. 

Des recherches menées à Stanford confirment ces résultats. 

Une étude sur la charge mentale des vidéoconférences a conclu que les participants à des réunions virtuelles subissent des charges cognitives plus élevées que les employés qui assistent à des réunions en personne. 

Selon l'étude menée par Forbes en 2023, la fatigue liée à l'utilisation de Zoom s'est métastasée en fatigue liée aux réunions — un épuisement physique et mental causé par des appels vidéo successifs. Près de 30% des travailleurs interrogés considèrent qu'un trop grand nombre de réunions est la principale cause de fatigue liée aux réunions, tandis que 47% d'entre eux considèrent que les réunions sans but sont la principale source de fatigue. 

Dialpad suggère que les réunions en marchant peuvent être une solution optimale pour réduire cet épuisement. Le rapport indique également que pour les réunions où le partage d'écran n'est pas nécessaire, environ 45 % des employés préfèrent organiser une réunion uniquement audio. 

Statistiques sur l'utilisation des plateformes de conférence dans les différents secteurs d'activité

Une partie du rapport Dialpad s'est concentrée sur la fréquence des réunions de travail entre professionnels de différents secteurs. 

Les résultats montrent que le secteur de l'immobilier a entièrement accepté les outils de visioconférence, utilisant leurs caractéristiques pour amener des acheteurs potentiels à des visites virtuelles. 

Dans le secteur de la publicité et du marketing, les professionnels ont progressivement intégré les outils de visioconférence dans leur flux de travail. Cependant, contrairement à ce que nous avons vu dans d'autres secteurs, il n'y a pas eu de pic soudain lorsque la pandémie de COVID-19 a commencé. 

L'industrie de l'énergie et les secteurs des services professionnels continuent de résister au changement. Par conséquent, le nombre de réunions par employé et par mois avant la pandémie était faible, et aucun changement significatif n'est intervenu dans les années qui ont suivi. 

Le graphique ci-dessous donne un aperçu plus détaillé de la situation. 

Nombre moyen de réunions virtuelles par employé (par mois)	Secteur d'activité
21	Marketing et publicité
10-12	Immobilier
7-12	Éducation
9	Services professionnels
8	Énergie

Les chiffres ci-dessus indiquent que, bien que la visioconférence ne soit pas une solution universelle pour toutes les organisations, elle les aide dans leurs opérations quotidiennes au fur et à mesure que leurs besoins évoluent. 

Dans les années à venir, les réunions vidéo deviendront naturelles pour la plupart des employés dans presque tous les secteurs d'activité. 

En fait, le rapport Fortune Business Insights indique que le marché de la vidéoconférence valait 6,28 milliards $ en 2021 et devrait atteindre 14,58 milliards $ d'ici 2028.

Points intéressants sur les réunions virtuelles

Les réunions virtuelles ont donné lieu à des comportements et à des expressions entièrement nouveaux, qui étaient tout à fait inimaginables à l'ère du bureau. 

De l'apparence des enfants et des animaux domestiques aux arrière-plans amusants et aux filtres, les paramètres de travail virtuels ont humanisé la façon dont nous abordons les réunions. 

Nous allons approfondir certains faits intéressants concernant les réunions virtuelles et voir à quel point elles ont changé la vie quotidienne des travailleurs. 

Point intéressant n°1 : Les employés ont des jours de réunion préférés

En 2020, alors que les réunions virtuelles sont rapidement devenues la norme pour la plupart des employés, Clockwise a analysé les préférences en matière de réunions et a constaté que :

• 29% des travailleurs préfèrent se réunir le mardi, 
• 25% choisissent le mercredi,
• 22% choisissent le lundi,
• 12% choisissent le jeudi et
• 12% ont opté pour le vendredi. 

Toutefois, lorsqu'on leur demande quel jour ils n'aiment pas assister à des réunions, les employés ont des opinions plus tranchées :

• 47% choisissent le lundi et
• 40% choisissent le vendredi.

Dans l'ensemble, les employés préfèrent que le début et la fin de la semaine soient des zones exemptes de réunions. 

Toutefois, en 2022, Dialpad a constaté que le lundi était de loin le jour le plus populaire pour la tenue de réunions. D'autre part, les données montrent qu'il y a moins de réunions le vendredi. Cette diminution peut s'expliquer par le fait que les employés aiment prendre leur vendredi pour un week-end prolongé. 

Point intéressant n°2 : Certaines entreprises ont mis en place des journées « sans réunion »

Étant donné que les réunions fréquentes peuvent perturber la concentration des employés et nuire à la productivité, plusieurs entreprises ont pris des mesures pour atténuer la pression excessive. 

Et leurs efforts semblent porter leurs fruits. 

Par exemple, une étude réalisée en 2022 par l'étude sur les journées sans réunion sur les journées sans réunion a montré que même les entreprises qui ont mis en place une journée sans réunion une fois par semaine ont enregistré des améliorations significatives en termes d'efficacité et d'indépendance des employés. En outre, la perception du stress et de la microgestion a considérablement diminué.

Les résultats ont montré que les organisations qui ont adopté une seule journée sans réunion ont vu leur productivité augmenter en moyenne de 35%. Pour celles qui ont adopté deux jours sans réunion, la productivité a augmenté de 71 à 73%.

Point intéressant n°3 : Les employés ont du mal à s'absenter ou à refuser des réunions

Bien que de nombreux employés souhaiteraient éviter les réunions inutiles, ils se présentent tout de même ou acceptent l'invitation. Lorsque Otter.ai a demandé aux personnes interrogées pourquoi elles agissaient de la sorte, trois raisons principales sont ressorties, comme le montre le tableau ci-dessous :

“Pourquoi ne refusez-vous pas les réunions ?”	Pourcentage
“Je ne veux pas offenser l'organisateur.”	47%
“Je ne veux pas que mes collègues pensent que je suis désengagé de mon travail”	45%
“Je ne veux pas déranger mes collègues en leur demandant de me mettre au courant”	39%

D'autre part, 90% des employés interrogés ont déclaré qu'ils n'hésitaient pas à refuser une réunion lorsque celle-ci entrait en conflit avec leur emploi du temps. Et 88% refuseraient calmement une réunion s'ils obtenaient le feu vert de leur supérieur. 

Malheureusement, 78% des personnes interrogées ont révélé que leur supérieur n'avait jamais abordé la question du refus des réunions. 

Quel est l'avenir des réunions sur le lieu de travail ?

Compte tenu de l'augmentation du nombre de travailleurs à distance, l'utilisation accrue de la technologie aura sans aucun doute un impact sur la façon dont nous planifions et organisons les réunions à l'avenir. 

En 2022, Frost & Sullivan a étudié les tendances du marché, estimant que les petites salles de réunion remplaceront environ 70% des grandes salles de conférence d'ici la fin de l'année. 

Ces changements dans l'agencement des bureaux suggèrent que les organisations essaient de s'assurer que les employés sur place et à distance se sentent inclus pendant les réunions et peuvent collaborer plus efficacement. 

Outre ces ajustements, les années à venir pourraient apporter aux entreprises des logiciels de conférence plus sophistiqués grâce au développement de l'apprentissage automatique et de l'IA.

L'IA pourrait permettre aux employeurs d'analyser les statistiques des réunions et d'optimiser les conférences au profit de leurs employés. Cependant, la plupart des travailleurs pensent que la vidéoconférence restera plus importante pour leur travail que l'apprentissage automatique ou l'IA. 

Selon les données de Lifesize :

• 69% des travailleurs interrogés pensent que les assistants vocaux seront moins importants que la technologie de réunion et
• 55% pensent que la technologie de conférence sera au moins aussi importante, voire plus, que la robotique ou l'automatisation.

En 2023, des entreprises comme Google et Snapchat ont déjà mis leurs technologies d'IA à la disposition de leurs clients. 

Si ces avancées sont susceptibles de modifier la façon dont nous organisons les réunions de travail, il incombe aux employeurs de veiller à ce que les travailleurs bénéficient d'une introduction et d'une formation appropriées. 

Rendez vos réunions plus productives avec Pumble

Les réunions ont parcouru un long chemin depuis qu'elles sont devenues la plus grande perte de temps et de ressources et se transforment peu à peu en espaces de collaboration plus ciblés et plus efficaces. 

L'environnement de travail virtuel et l'utilisation d'outils de conférence ont contribué à révolutionner notre approche des réunions. 

En plus de modifier le format des réunions sur le lieu de travail, l'environnement de réunion virtuel a également entraîné un changement de perspective pour les employés et les organisations. Les organisations et les équipes doivent encore s'efforcer de rendre leurs réunions plus courtes, plus inclusives, moins fréquentes et plus engageantes. Ces efforts contribueront à créer une expérience de réunion plus productive pour toutes les personnes impliquées.  

Si vous avez besoin d'un outil de communication efficace pour rendre vos réunions plus productives, essayez l'application de communication d'équipe Pumble pour : 

1. Organiser des réunions individuelles ou de groupe avec une qualité vidéo et audio élevé.
2. Utiliser des messages textuels, vocaux et vidéo pour éviter les réunions inutiles.

Tirez le meilleur parti de votre réunion. Démarrer avec Pumble.

Références

• 28+ Incredible Meeting Statistics [2023]: Virtual, Zoom, In-Person Meetings And Productivity – Zippia. (14 février 2023). Zippia. https://www.zippia.com/advice/meeting-statistics/
• Amex GBT – United States. (s.d.). 2023 Global Meetings and Events Forecast. https://www.amexglobalbusinesstravel.com/meetings-events/meetings-forecast/ 
• Atlassian. (s.d.). You waste a lot of time at work [Infographic]. https://www.atlassian.com/time-wasting-at-work-infographic  
• Bailenson, J. N. (23 février 2021). Nonverbal overload: A theoretical argument for the causes of zoom fatigue. Technology, Mind, and Behavior. https://tmb.apaopen.org/pub/nonverbal-overload/release/2   
• Buffer | State Of Remote Work 2023. (s.d.). Buffer: All-you-need Social Media Toolkit for Small Businesses. https://buffer.com/state-of-remote-work/2023
• Chew, D., & Azizi, M. (13 janvier 2022). The State of Video Conferencing 2022. Dialpad. https://www.dialpad.com/blog/video-conferencing-report/   
• Clockwise. (10 février 2020). The state of meetings in 2020: Clockwise. https://www.getclockwise.com/blog/the-state-of-meetings-in-2020
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