Estadísticas de reuniones que debes conocer (2024)

¿Sigues atrapado en reuniones innecesarias que podrían haber sido un email?

¿Hay algún avance a la vista?

Ya que las estadísticas de reuniones muestran que hoy en día los profesionales pasan más tiempo que nunca en reuniones, los empleados han expresado sus opiniones sobre la productividad y las preferencias de las reuniones. 

En esta guía, te brindaremos todos los datos, cifras y estadísticas interesantes sobre las reuniones.

Sin más preámbulos, vamos a ver los detalles. 

• En 2023, los gerentes pasaron, en promedio, más del 50% de su semana en reuniones.
• Se estima que el número de reuniones seguirá aumentando alrededor de un 34% hasta 2027. 
• El 70% de los empleados cree que su satisfacción laboral mejoraría si asistieran a menos reuniones.
• Las reuniones improductivas cuestan a las empresas 34 mil millones de dólares al año, y esta cifra sigue aumentando.
• Los empleados dedican aproximadamente 31 horas al mes a reuniones improductivas. 
• El 65% de los empleados está de acuerdo en que las reuniones frecuentes afectan su productividad.
• El 76% de los empleados prefiere tener reuniones en un día u hora específicos.
• Los empleados prefieren que el inicio y el final de la semana sean una zona libre de reuniones. 
• Para que las reuniones sean más productivas y efectivas, es importante definir un propósito claro.
• Aparte de eso, acorta tus reuniones e incluye descansos entre reuniones para ayudar a los asistentes a procesar toda la información y hacerlos participar.

Estadísticas del tiempo dedicado a las reuniones

Las reuniones productivas pueden hacer que las horas pasen volando, mientras que las desorganizadas pueden parecer que se prolongan durante días. Para comprender mejor este concepto, examinemos algunos datos sobre la duración de las reuniones.

Tiempo dedicado a reuniones durante y después de la época de COVID-19

Una gran cantidad de investigaciones muestran que los profesionales asistieron a más reuniones en 2020 en comparación con antes de la pandemia. 

En promedio, las reuniones fueron más breves y se centraron principalmente en:

• Mantener la conexión del equipo y 
• Llamadas uno a uno.

La Oficina Nacional de Investigación Económica (NBER, por sus siglas en inglés) observó el impacto de COVID-19 en la colaboración y descubrió que la naturaleza del trabajo ha cambiado para la mayoría de los trabajadores del conocimiento, especialmente en términos de:

• Reuniones, 
• Comunicación empresarial, y 
• Horas de trabajo. 

Es decir, hay un 12,9% más de reuniones por persona y un 13,5% más de asistentes por reunión.

Sin embargo, se han producido algunos cambios notables: 

• La duración media de las reuniones ha disminuido un 20,1%.
• Las personas pasan un 11,5% menos de tiempo en reuniones después del confinamiento.
• Las jornadas laborales son un 8,2% más largas (o 48,5 minutos).

Las reuniones más breves prevalecieron a lo largo de 2020

Un cambio repentino hacia el trabajo remoto dio lugar a un aumento del tiempo de reunión. Como resultado, las organizaciones comenzaron a planificar más reuniones para recrear la comunicación en persona a la que la gente estaba acostumbrada en la oficina. 

Como lo muestra Workplace Insights de Microsoft, la duración total de las reuniones aumentó un 10% en 2020. Sin embargo, también hubo un aumento del 22% en las reuniones cortas (para reuniones que duraron 30 minutos o menos). 

Según Doodle, las reuniones más cortas, de 15 minutos, aumentaron un 10,8% en 2020.

El cambio a un entorno virtual es una de las formas más singulares en que la pandemia ha afectado las reuniones de trabajo. Sin embargo, la investigación de Doodle mencionada anteriormente indica que las reuniones virtuales todavía representaron el 42% de todas las reuniones en 2020.

El tiempo pasado en reuniones sigue aumentando  

A medida que el trabajo desde casa comenzó a convertirse en la nueva normalidad, el tiempo de reunión siguió aumentando.

Según Fellow, los gerentes pasaron más del 50% de su semana en reuniones en 2023, en promedio, lo que representa un aumento del 66% en comparación con los dos años anteriores. 

Las reuniones continuaron siendo numerosas (más del 22% de las reuniones tenían al menos 8 asistentes), lo que resultó en más de 15 horas de reuniones por semana, en promedio, dejando poco tiempo para la ejecución. 

MoreoAdemás, en el 63º Informe estadístico de reuniones internacionales publicado en 2022, la UIA (Unión de Organizaciones Internacionales) estimó que el número de reuniones seguirá aumentando en alrededor de un 34% para 2027. 

Estadísticas sobre reuniones y productividad

Los profesionales citan las reuniones innecesarias como una de las distracciones críticas que les impiden terminar su trabajo. 

Sin embargo, las reuniones virtuales tienen el potencial de cambiar esta situación. Antes de discutir el impacto de las reuniones virtuales en la productividad, veamos qué porcentaje de reuniones son improductivas y cuánto tiempo se pierde en las reuniones.

¿Qué porcentaje de reuniones son reuniones improductivas?  

Aunque las reuniones productivas afectan el desempeño de los empleados y la satisfacción laboral, algunas sesiones dejan mucho que desear. 

Es decir, Zippia revela que el 65% de los empleados está de acuerdo en que las reuniones frecuentes les impiden concentrarse y completar sus tareas. 

Según el 34% de los trabajadores, las reuniones improductivas son la principal causa de pérdida de ingresos.

Dado que el 15% de todas las horas de trabajo se dedican a reuniones, aproximadamente el 71% de todas las reuniones son improductivas. 

¿Cuánto tiempo se pierde en las reuniones?

Zippia también informa que los empleados pasan aproximadamente 31 horas al mes en reuniones improductivas. 

Para la mayoría de los empleados, esto se traduce en unas 8 reuniones por semana. Sin embargo, quienes ocupan puestos directivos y de liderazgo suelen asistir a más de 12 reuniones por semana. 

Al hablar con Business Leader sobre si las reuniones ayudan a las empresas o impiden el crecimiento, el director de ventas comerciales de SMART Technologies, Charlie Levitton, llegó a una conclusión similar. Estimó que el empleado promedio pasaba más del 35% de su semana laboral asistiendo a reuniones y calificó esa práctica insostenible. Sin embargo, dijo que la dirección reconoció el problema y está buscando soluciones creativas. 

Además, la investigación sobre la productividad de las reuniones realizada por Otter.ai sugiere que la productividad de los empleados aumenta cuando tienen la libertad de saltarse reuniones innecesarias.

“Sería más productivo si podría evitar reuniones innecesarias.”	Porcentaje
De acuerdo	84%
Neutro	13%
En desacuerdo	3%

Además, el 70% de los encuestados afirmó que su satisfacción laboral mejoraría si asistieran a menos reuniones.

¿Por qué las reuniones son improductivas?

Las reuniones mal organizadas pueden tener un impacto duradero en la satisfacción de los empleados y el éxito organizacional. 

Zippia descubrió que:

• El 55% de los trabajadores ha realizado algún tipo de multitarea durante las reuniones,
• El 45% de los empleados encuestados se sienten abrumados por la cantidad de reuniones a las que asisten, y
• El 39% de los encuestados ha admitido haberse quedado dormido durante una reunión de trabajo.

Desafortunadamente, las reuniones improductivas no sólo obstaculizan el éxito organizacional. También impactan negativamente en el bienestar de los empleados y pueden dejar graves consecuencias físicas y psicológicas. 

Es decir, las reuniones improductivas disminuyen la moral y el compromiso de los empleados, lo que conduce aún más a la insatisfacción con sus trabajos. Es más, las reuniones innecesarias pueden abrumar a los empleados, lo que disminuye su rendimiento cognitivo y agota su energía.

Las reuniones virtuales tienen un impacto más positivo en la productividad

Aunque el cambio al modelo de trabajo desde casa (y trabajo desde cualquier lugar) aumentó el tiempo de las reuniones generales, también provocó una mayor productividad y compromiso. 

Si bien los empleadores tradicionalmente han vinculado el trabajo presencial y las reuniones en persona con la productividad máxima, las cifras sugieren que la fuerza laboral no comparte esta opinión. 

Es decir, el 67% de los encuestados afirmó en el informe State of Remote Work para 2022 de Owl Labs que son más productivos cuando trabajan desde casa. Esta flexibilidad les permite gestionar mejor su tiempo y garantizar que las reuniones no interrumpan su flujo de trabajo. 

Otra razón para mejorar la productividad es la mejora de la formación por parte de los empleadores. 

Owl Labs afirma que la mitad (el 50%) de las organizaciones encuestadas tienen liderazgo capacitado en la gestión de reuniones virtuales. Además, el 54% de las empresas se ha centrado en educar a los empleados para garantizar que las reuniones híbridas sean inclusivas y efectivas. 

Los encuestados en el informe State of Remote Work para 2023 de Buffer también favorecen las reuniones virtuales, especialmente cuando la cámara está encendida. Alrededor del 62% de los trabajadores remotos encuestados afirmaron que mantener la cámara encendida les permitía evaluar las señales no verbales de otros participantes. Otro 16% de los encuestados cree que estas reuniones les ayudan a sentirse menos aislados. 

Cuando los gerentes y los superiores conocen las mejores prácticas para liderar reuniones virtuales, la productividad y la motivación son inevitables. En 2024, la formación interna debería cubrir:

• Cómo preparar una agenda de reuniones práctica, 
• Escucha activa, y
• Cómo mostrar empatía. 

Para las medianas y grandes empresas, la capacitación sobre la delegación de roles en las reuniones también debería ser una de las principales prioridades. Dependiendo de sus objetivos, algunas empresas pueden beneficiarse de realizar un seguimiento de los costes de las reuniones y optar por el trabajo asincrónico.

Estadísticas sobre el coste de las reuniones

Las reuniones todavía suponen un coste enorme para las empresas y los equipos.

Proyecciones anteriores muestran que las reuniones improductivas cuestan a las empresas $34 mil millones al año. 

Atlassian hizo estimaciones similares, y reveló que las reuniones innecesarias cuestan a las empresas estadounidenses $37 mil millones en costes salariales. 

La investigación sobre los gastos de reuniones en 2021 realizada por Fellow muestra que las reuniones cuestan a las empresas entre $43 008 y $56 448 por gerente al año. 

La investigación también muestra que el tiempo promedio dedicado a las reuniones es de 16 a 21 horas. Como los gerentes pasan la mayor parte del tiempo en reuniones y su salario promedio es de $145 000, Fellow estima que una reunión de una hora de un gerente cuesta alrededor de $98. 

Cuando se traduce en costes semanales, las empresas pagan entre $1568 y $2058 por semana o entre $75 264 y $98 784 anualmente para que los gerentes asistan a las reuniones. 

En el informe The Cost of Unnecessary Meeting Attendance Otter.ai destaca una solución simple para reducir los costes. El informe sugiere que eliminar reuniones innecesarias puede generar ahorros significativos para las empresas. En particular, las empresas con entre 100 y 400 empleados podrían ahorrar casi $2,5 millones al año, mientras que las empresas con 5000 empleados podrían ahorrar más de $100 millones.

Estadísticas sobre los tipos de reuniones más habituales  

La pandemia y el trabajo remoto también afectaron los tipos más comunes de reuniones en el lugar de trabajo que realizan las organizaciones y los equipos. 

Las reuniones individuales se convirtieron en las más comunes, pero las sesiones grupales persistieron.  

So, let’s examine some data on one-on-one and group meetings trends.

El auge de las reuniones uno a uno    

Antes de la pandemia (febrero de 2020), había menos de 1 reunión individual por semana, en comparación con 5,6 reuniones individuales por semana en octubre de 2021. 

Las estadísticas de reuniones de Fellow para 2021 se alinean con estos hallazgos, indicando que el 64% de los encuestados asistieron a reuniones individuales una vez por semana.

A diferencia de los años anteriores a la pandemia, las reuniones en 2020 y 2021 se volvieron predominantemente virtuales; esto también se aplica a las reuniones individuales. 

Al analizar los datos de 2020, Doodle concluyó que las reuniones individuales aumentaron más de un 1230% de enero a diciembre. Aunque estas reuniones experimentaron el mayor aumento, representaron aproximadamente el 42% de todas las reuniones planificadas. 

Las reuniones de grupo siguen siendo relevantes  

A pesar del aumento de las reuniones individuales, las reuniones de equipos grupales centradas en la colaboración interna siguen siendo muy comunes. En el informe de Fellow sobre las reuniones en el lugar de trabajo para 2021:

• El 89% de los profesionales dijeron que asisten regularmente a reuniones semanales de equipo y
• El 77% de los encuestados dijeron que participan regularmente en reuniones semanales del proyecto.

Las reuniones de grupo tienen diferentes propósitos, pero la mayoría de las veces son una herramienta para:

• Establecimiento de contactos,
• Intercambio de conocimientos,
• Capacitación,
• Marketing, y
• Desarrollo profesional y personal.

Aunque se supone que las reuniones grupales son atractivas e inspiran innovación, los datos de Atlassian sugieren que no siempre es así. 

Dado que el 91% de los encuestados admite soñar despierto durante las reuniones, surgen preguntas sobre si nuestros calendarios están demasiado saturados con sesiones consecutivas. 

Las cosas sobre las reuniones que más molestan a la gente

La encuesta de Clockwise revela que los profesionales estadounidenses de todas las generaciones e industrias consideran que llegar tarde es el mayor tabú en las reuniones. Los encuestados encontraron las llegadas tarde a las reuniones más frustrantes que:

• Uso del celular,
• Interrupciones,
• Falta de agenda, y
• Comer durante las reuniones. 

Como era de esperar, las generaciones más jóvenes tienen un 15% menos de probabilidades de encontrar irritante el uso del teléfono celular, pero un 10% más de probabilidades de sentirse molestas porque alguien come durante una reunión.  

Según datos de Zippia, en 2024 hay muchas cosas que molestan a la gente. Entre sus mayores frustraciones, los trabajadores citan:

• Reuniones innecesarias que podrían ser un email, 
• Participantes con ruido de fondo fuerte,
• Tardanzas, 
• Dificultades técnicas,
• Participantes no preparados,
• Conversaciones fuera de tema,
• Agendas de reuniones vagas, y
• Discusiones aburridas. 

Estadísticas sobre las mejores prácticas en reuniones

Revisar las estadísticas y seguir las mejores prácticas de reuniones es esencial para mejorar la productividad de las reuniones y superar los inconvenientes comunes.

Una mayor inclusión y una preparación detallada de las reuniones proporcionan una fórmula ganadora para reuniones más exitosas.

Práctica 1: Definir un propósito claro de la reunión  

Establecer objetivos claros para la reunión es vital para el desempeño. 

El informe Fellow mencionado anteriormente encontró que un propósito claro y una agenda detallada son los factores determinantes del interés de las personas en las reuniones. Les siguen de cerca:

• Seguridad psicológica,
• Colaboración activa, y
• Conclusiones procesables.

Establecer expectativas claras tiene múltiples beneficios:

• Los invitados pueden tomar decisiones sobre su asistencia y prepararse para la reunión,
• Pueden mantener la concentración durante la reunión y
• Los organizadores pueden evaluar si se cumplió el propósito de la reunión.

Además de establecer un objetivo y una agenda claros para la reunión, es fundamental facilitar las reuniones: guiar una reunión de manera que garantice que todos participen.

Los empleados creen que un mejor asesoramiento de las reuniones podría mejorar la calidad de las mismas. Las estadísticas de The Online Meeting Revolution de Slido muestran que hasta el 54% de los empleados cree que sus gerentes necesitan mejorar sus habilidades de asesoramiento.

Práctica 2: Organizar reuniones cortas y breves descansos entre reuniones

Según Fellow, las reuniones más cortas son más efectivas e impactantes, lo que ayuda a que todos los participantes estén más comprometidos.

Es más, si acortas las reuniones regulares entre 5 y 10 minutos, habrá más tiempo para descansos entre reuniones, lo que permite a las personas procesar la información de manera más efectiva.

Práctica 3: Establecer fechas de finalización para reuniones recurrentes

Una de las mejores formas de garantizar que sus reuniones sean productivas y tengan un propósito es establecer fechas de finalización para las reuniones recurrentes. 

De esta forma, evitarás percibir las reuniones recurrentes como rutinas innecesarias, lo que muy probablemente provoque desconexión.

Estadísticas sobre las dificultades más comunes en las reuniones

Podría decirse que el ingrediente más crítico para que las reuniones sean exitosas y productivas es que los empleadores intenten asegurarse de que todos los participantes se sientan incluidos. Pero para que todos sean vistos y escuchados en una reunión, hay algunos obstáculos que deben superar.

Los datos de Owl Labs para 2022 sobre trabajo remoto e híbrido indican que más de un tercio (el 34%) de los trabajadores híbridos dudan en interrumpir a un colega durante una reunión. 

Cuando se trata de reuniones remotas, el 32% de los encuestados afirma que ha tenido problemas para ver las caras de otros participantes y puede malinterpretar las señales visuales. 

Además, la falta de conexión personal con los colegas se ha identificado como uno de los principales desafíos en un entorno de reuniones remotas.

Es decir, en The State of Virtual Meetings de Apollo, el 50,1% de los encuestados afirmó que la conexión personal era el principal desafío en el entorno remoto. 

Por otro lado, los participantes en la oficina informaron una serie de complicaciones diferentes. Su desafío más citado fue comenzar en el momento acordado debido a un mal funcionamiento de la tecnología (el 30%). 

Además, el 27% de los encuestados afirmó que incluso cuando la tecnología funcionaba correctamente, tenían que mover y reorganizar el equipo para que los empleados remotos pudieran tener una mejor vista. 

Sin embargo, los trabajadores remotos y en la oficina que asisten a reuniones virtuales parecen estar de acuerdo en una cosa. 

Es decir, el 24% de los participantes remotos y el 23% de los participantes presenciales se sienten excluidos durante las reuniones de trabajo. Dado que la equidad y la inclusión se están convirtiendo en una prioridad para las organizaciones modernas, esperamos ver más iniciativas que ayuden a los empleados a sentirse incluidos durante las reuniones de trabajo en 2024 y más allá. 

Estadísticas sobre el uso de plataformas de conferencias para reuniones

Según el informe State of Video Conferencingde Dialpad para 2022, las empresas comenzaron a invertir en equipos de videoconferencia de manera más significativa durante la década de 1990. Sin embargo, no fue hasta 2020 que se generalizó el uso de la tecnología de vídeo y audio para reuniones. 

Esto podría explicarse por la pandemia y el cambio global hacia el trabajo remoto, cuando muchas personas tuvieron que instalar estas herramientas por primera vez. En 2021, la mayoría de profesionales y organizaciones ya estaban en oficinas remotas con plataformas de conferencias instaladas. 

En 2019, los profesionales encuestados en el informe US State of Work elaborado por Workfront predijeron que dentro de cinco años de comunicación, las reuniones a larga distancia estarían impulsadas por inteligencia artificial (IA) para ayudar a los trabajadores remotos a sentirse físicamente presentes en las reuniones de la empresa. 

Cinco años después, podemos ver algunos cambios, especialmente en cómo se integran las plataformas de conferencias virtuales en los entornos de reuniones corporativas. 

Estadísticas sobre el impacto de las reuniones virtuales en la percepción corporativa

En el informe The Impact of Video Conferencing Report, Lifesize examinó lo que pensaban los trabajadores de las empresas que utilizaban diferentes herramientas de videoconferencia. Encontraron que:

• El 55% de los encuestados pensó que las empresas que utilizaban tecnología de videoconferencia promovían una mejor colaboración, 
• El 50% cree que este tipo de empresas son más innovadoras, 
• El 41% pensaba que los empleados de dichas organizaciones estaban más comprometidos, y
• El 30% afirmó que estas empresas tuvieron más éxito que sus competidores. 

Estadísticas sobre cómo las organizaciones utilizan las plataformas de conferencias  

Dialpad concluyó que la mayoría de los encuestados (aproximadamente el 83%) dedican alrededor de un tercio de su semana laboral a participar en reuniones. 

El informe también destacó que al 76% de los empleados les gustaba tener reuniones en un día u hora específicos. 

Curiosamente, a los encuestados no les molestaba sentirse abrumados por las reuniones frecuentes. 

En cambio, los problemas de audio se ubicaron como el principal problema en las reuniones en el lugar de trabajo para casi la mitad de los empleados encuestados (aproximadamente el 50%). 

Cuando se les preguntó si todas las reuniones virtuales deberían ir acompañadas de vídeo, el 82,9% de los empleados respondió "No." 

Y, a la hora de determinar el tipo de reunión más eficiente en términos de tiempo, Dialpad optó por las reuniones standup. De media, estas sesiones cuentan con un máximo de 20 participantes y no duran más de 13 minutos. 

Estadísticas sobre cuántos empleados prefieren las reuniones de audio a las de vídeo

Antes de la pandemia, los profesionales se sentían más cómodos en reuniones de solo audio. Además, la mayoría de las personas (el 88%) creía que la videoconferencia es más adecuada para entrevistas y formación, según un informe sobre conferencias empresariales de LoopUp. 

Parece que las preferencias de la gente no han cambiado en este sentido.  

El cambio global hacia las videoconferencias dio lugar al aumento de la fatiga de los profesionales que pasan largas horas frente a la cámara. Descrita como el agotamiento mental y cognitivo particular causado por las frecuentes reuniones frente a la cámara, la fatiga de Zoom fue experimentada por el 49% de los profesionales en el estudio de HubSpot de 2021. 

La investigación de Stanford respalda estos hallazgos. 

Un estudio sobre la tensión mental en las videoconferencias concluyó que los participantes en reuniones virtuales experimentan cargas cognitivas mayores que los empleados que asisten a reuniones en persona. 

Según la encuesta de Forbes de 2023, la fatiga de Zoom se ha convertido en fatiga de reuniones: agotamiento físico y mental causado por videollamadas consecutivas. Casi el 30% de los trabajadores encuestados consideró que demasiadas reuniones eran la principal causa de fatiga, mientras que el 47% de ellos consideraba que las reuniones sin un propósito eran la principal fuente de fatiga. 

Dialpad sugiere que las reuniones caminando pueden ser una solución óptima para disminuir este agotamiento. Su informe también indicó que para las reuniones en las que no era necesario compartir la pantalla, alrededor del 45% de los empleados se inclinaban por realizar una reunión de solo audio. 

Estadísticas sobre el uso de plataformas de conferencias en varias industrias

Una parte del informe de Dialpad se centró en la frecuencia con la que profesionales de diferentes industrias tienen reuniones de trabajo. 

Los resultados muestran que la industria inmobiliaria ha aceptado por completo las herramientas de videoconferencia y utiliza sus funciones para atraer a compradores potenciales a tours virtuales. 

Cuando se trata de la industria de la publicidad y el marketing, los profesionales han ido implementando gradualmente herramientas de videoconferencia en sus flujos de trabajo. Sin embargo, a diferencia de lo que vimos en otros sectores, no hubo un aumento repentino cuando comenzó la pandemia de COVID-19. 

La industria energética y los sectores de servicios profesionales continúan resistiéndose al cambio. Como resultado, el número de reuniones por empleado por mes antes de la pandemia era bajo y no se produjeron cambios significativos en los años posteriores. 

El siguiente cuadro proporciona una visión más detallada. 

Número promedio de reuniones virtuales por empleado (por mes)	Industria
21	Marketing y Publicidad
10-12	Agencias inmobiliarias
7-12	Educación
9	Servicios profesionales
8	Energía

Las cifras anteriores indican que, aunque la videoconferencia no es una solución universal para todas las organizaciones, las ayuda en sus operaciones diarias a medida que evolucionan sus necesidades. 

En los años siguientes, las videoconferencias se volverán naturales para la mayoría de los empleados en casi todas las industrias. 

De hecho, el informe Fortune Business Insights afirma que el mercado de las videoconferencias valía $6,28 mil millones en 2021 y se espera que alcance los $14,58 mil millones en 2028.

Datos curiosos sobre las reuniones virtuales

Las reuniones virtuales remotas han traído comportamientos y frases completamente nuevos que eran completamente inimaginables en la era de la oficina. 

Desde la apariencia de niños y mascotas hasta fondos y filtros divertidos, los entornos de trabajo virtuales han humanizado la forma en que abordamos las reuniones. 

Profundizaremos en algunos datos curiosos sobre las reuniones virtuales para ver cuánto han cambiado la vida cotidiana de los trabajadores. 

Dato curioso 1: Los empleados tienen sus días de reunión favoritos

En 2020, cuando las reuniones virtuales se convirtieron rápidamente en la norma para la mayoría de los empleados, Clockwise analizó las preferencias de reuniones y descubrió que:

• El 29% de los trabajadores prefirió reunirse los martes, 
• El 25% eligió los miércoles,
• El 22% eligió los lunes,
• El 12% optó por los jueves, y
• El 12% optó por los viernes. 

Sin embargo, cuando se les preguntó qué día no les gustaba asistir a las reuniones, los empleados tuvieron opiniones más notables, con:

• El 47% recogiendo los lunes, y
• El 40% seleccionando los viernes.

En general, los empleados prefieren que el comienzo y el final de la semana sean zonas libres de reuniones. 

Pero, en 2022, Dialpad descubrió que el lunes era, con diferencia, el día más popular para tener reuniones. Por otro lado, los datos mostraron que los viernes hay menos reuniones. Esta disminución puede deberse al hecho de que a los empleados les gusta tomarse los viernes libres para tener un fin de semana extendido. 

Dato curioso 2: Algunas empresas han implementado días sin reuniones

Ya que las reuniones frecuentes pueden alterar la concentración de los empleados y dañar la productividad, varias empresas han tomado medidas para aliviar el exceso de presión. 

Y sus esfuerzos parecen estar dando frutos. 

Por ejemplo, un estudio de 2022 sobre los días sin reuniones del MIT Sloan Management Review mostró que incluso las empresas que implementaron un día sin reuniones una vez a la semana experimentaron mejoras significativas en la eficiencia e independencia de los empleados. Además, hubo una caída sustancial en el estrés percibido y la microgestión.

Los resultados mostraron que las organizaciones que adoptaron un único día sin reuniones tuvieron un aumento promedio en la productividad de hasta un 35%. Para aquellos que adoptaron dos días sin reuniones, la productividad aumentó entre un 71% y un 73%.

Dato curioso 3: Los empleados tienen problemas para saltarse o rechazar reuniones

Aunque a muchos empleados les gustaría saltarse reuniones innecesarias, aun así se presentan o aceptan la invitación. Cuando Otter.ai preguntó a los encuestados por qué lo hacían, hubo tres razones principales, como se ve en la siguiente tabla:

“¿Por qué no rechazas las reuniones?”	Porcentaje
“No quiero ofender al organizador.”	47%
“No quiero que mis compañeros de trabajo piensen que estoy desconectado de mi trabajo.”	45%
“No quiero molestar a mis colegas preguntándoles para ponerme al día.”	39%

Por otro lado, el 90% de los empleados encuestados afirmaron que se sentían cómodos rechazando una reunión cuando entraba en conflicto con su agenda. Y el 88% rechazaría tranquilamente una reunión si obtuviera luz verde de su superior. 

Desafortunadamente, el 78% de los encuestados reveló que su jefe nunca había abordado el tema del rechazo de reuniones. 

¿Cuál es el futuro de las reuniones en el lugar de trabajo?

Dado el aumento de los trabajadores remotos, el mayor uso de la tecnología sin duda afectará la forma en que planificamos y organizamos reuniones en el futuro. 

En 2022, Frost & Sullivan estudió las tendencias del mercado, y estimó que las pequeñas salas de reunión reemplazarán alrededor del 70% de las grandes salas de conferencias para fin de año. 

Estos cambios en el diseño de las oficinas sugieren que las organizaciones están tratando de garantizar que tanto los empleados en el sitio como los remotos se sientan incluidos durante las reuniones y puedan colaborar de manera más efectiva. 

Además de estos ajustes, los próximos años pueden traer a las empresas software de conferencias más sofisticado debido al aprendizaje automático y el desarrollo de la inteligencia artificial.

La IA puede permitir a los empleadores analizar estadísticas de reuniones y optimizar las conferencias en beneficio de sus empleados. Sin embargo, la mayoría de los trabajadores cree que las videoconferencias seguirán siendo más importantes para su trabajo que el aprendizaje automático o la inteligencia artificial. 

Según los datos de Lifesize:

• El 69% de los trabajadores encuestados cree que los asistentes de voz serán menos importantes que la tecnología para reuniones, y
• El 55% cree que la tecnología de conferencias será al menos tan importante, si no más, que la robótica o la automatización.

En 2023, empresas como Google y Snapchat ya habrán implementado sus tecnologías de inteligencia artificial para sus clientes. 

Si bien estos avances pueden cambiar la forma en que llevamos a cabo las reuniones de trabajo, depende de los empleadores garantizar que los trabajadores reciban la introducción y capacitación adecuadas. 

Haz que tus reuniones sean más productivas con Pumble

Las reuniones han recorrido un largo camino desde ser la mayor pérdida de tiempo y recursos hasta convertirse poco a poco en espacios de colaboración más centrados y eficientes. 

El entorno de trabajo virtual y el uso de herramientas para conferencias contribuyeron a revolucionar la forma en que abordamos las reuniones. 

Además de cambiar el formato de las reuniones en el lugar de trabajo, el entorno de reuniones virtuales también trajo un cambio de perspectiva tanto para los empleados como para las organizaciones. Las organizaciones y los equipos aún necesitan trabajar para que sus reuniones sean más breves, más inclusivas, menos frecuentes y más atractivas. Estos esfuerzos ayudarán a crear una experiencia de reunión más productiva para todos los involucrados.  

Entonces, si necesitas una herramienta de comunicación eficaz para que tus reuniones sean más productivas, prueba la aplicación de comunicación en equipo Pumble, para que puedas: 

1. Tener reuniones individuales y grupales con alta calidad de vídeo y audio.
2. Utilizar mensajes de texto, voz y vídeo para evitar reuniones innecesarias.

Aprovecha al máximo tu reunión. Empieza a utilizar Pumble.

Referencias

• 28+ Incredible Meeting Statistics [2023]: Virtual, Zoom, In-Person Meetings And Productivity – Zippia. (14 de febrero de 2023). Zippia. https://www.zippia.com/advice/meeting-statistics/
• Amex GBT – United States. (s.f.). 2023 Global Meetings and Events Forecast. https://www.amexglobalbusinesstravel.com/meetings-events/meetings-forecast/ 
• Atlassian. (s.f.). You waste a lot of time at work [Infographic]. https://www.atlassian.com/time-wasting-at-work-infographic  
• Bailenson, J. N. (23 de febrero de 2021). Nonverbal overload: A theoretical argument for the causes of zoom fatigue. Technology, Mind, and Behavior. https://tmb.apaopen.org/pub/nonverbal-overload/release/2   
• Buffer | State Of Remote Work 2023. (s.f.). Buffer: All-you-need Social Media Toolkit for Small Businesses. https://buffer.com/state-of-remote-work/2023
• Chew, D., & Azizi, M. (13 de enero de 2022). The State of Video Conferencing 2022. Dialpad. https://www.dialpad.com/blog/video-conferencing-report/   
• Clockwise. (10 de febrero de 2020). The state of meetings in 2020: Clockwise. https://www.getclockwise.com/blog/the-state-of-meetings-in-2020
• Cook, J. (27 de enero de 2023). Are meetings a waste of time or necessary for growth? – Business Leader News. Business Leader. https://www.businessleader.co.uk/are-meetings-a-waste-of-time-or-necessary-for-growth
• DeFilippis, E., Impink, S. M., Singell, M., Polzer, J. T., & Sadun, R. (julio de 2020). Collaborating during coronavirus: The impact of covid-19 on the … – NBER. NBER. https://www.nber.org/system/files/working_papers/w27612/w27612.pdf  
• Doodle. (s.f.). Resources/research-and-reports-/the-state-of-meetings-2019. Doodle. https://doodle.com/en/resources/research-and-reports-/the-state-of-meetings-2019/
• Fellow. (4 de mayo de 2021). Meeting statistics in 2021: The Future of Meetings Report. https://fellow.app/resources/future-of-meetings-report/ 
• Fellow. (9 de enero de 2024). 45 Meeting Statistics and Behaviors Trends. https://fellow.app/blog/meetings/meeting-statistics-the-future-of-meetings-report/
• Forbes (25 de septiembre de 2023). Meeting Fatigue Has Replaced Zoom Fatigue.
• https://www.forbes.com/sites/forbesbooksauthors/2023/09/25/meeting-fatigue-has-replaced-zoom-fatigue/
• Fortune Business Insights. (s.f.). Video conferencing market size, share, Trends & growth [2029]. https://www.fortunebusinessinsights.com/industry-reports/video-conferencing-market-100293  
• Gartner 2021 Digital Worker Experience Survey Results: The Real Future of Work. (s.f.). Gartner. https://www.gartner.com/en/webinar/445654/1051189
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