Como criar um poderoso Plano de Comunicação (+ 5 Modelos)

Você tem um novo projeto que o sobrecarregou a ponto de não saber por onde começar ou com quem falar? 

Pare e respire. Tudo o que você precisa para realizar o próximo trabalho em equipe de maneira eficiente é um plano de comunicação bem estruturado.

Este artigo ajudará você a dividir sua situação em um processo prático, para que você possa planejar a comunicação em qualquer escala e desenvolver uma estratégia eficaz.

O planejamento da comunicação é essencial para lidar com qualquer tipo de situação — seja um projeto, uma campanha de marketing ou uma situação de crise. Um bom plano de comunicação o preparará para fatores imprevisíveis e o ajudará a transmitir sua mensagem — exatamente como você pretende.

Definiremos e explicaremos diferentes planos de comunicação, além de mostrar exatamente como você pode se beneficiar deles.

Também preparamos cinco modelos de planos de comunicação que você pode editar e adaptar livremente à sua situação específica para atingir suas metas de comunicação.

Pronto? Vamos lá!

O que é um plano de comunicação?

Um plano de comunicação é uma estratégia detalhada para organizar como você transmitirá informações a todas as partes relevantes.

Ele define:

• Quais informações precisam ser comunicadas
• Quem precisa receber as informações
• Os canais usados para distribuir as informações
• As pessoas responsáveis por entregar as informações e suas funções
• Como as informações são comunicadas

Um plano de comunicação é útil quando:

• Se lida com informações sensíveis.
• Se dá más notícias.
• Há diferentes partes interessadas (stakeholders) envolvidas.
• É necessário acompanhar o progresso da comunicação em evolução dividida em diferentes fases (como em estratégias de marketing ou lançamentos de produtos).

Ao utilizar um plano de comunicação eficaz, você assume o controle das circunstâncias, antecipa o maior número possível de variáveis, reconhece-as e se mantém sempre um passo à frente.

Isso garante que sua comunicação e os resultados desejados ocorram da maneira mais tranquila possível, independentemente de contratempos.

Criar e seguir um plano ajudará você a manter todo o processo de comunicação e todos os detalhes da comunicação com pessoas, grupos ou organizações relevantes em um só lugar.

Se perceber que o processo de comunicação está saindo do controle — você sempre pode consultar seu plano para manter as pessoas organizadas e lembrá-las do que, quando, por que e como elas precisam se comunicar.

Mais adiante no artigo, daremos exemplos de diferentes planos de comunicação para diversos casos de uso.

O que não é um plano de comunicação?

Embora seja essencial definir o que é um plano de comunicação, também é importante entender o que ele não é. 

Um plano de comunicação não é uma abordagem geral sobre como se comunicar, seja internamente ou externamente.

Um bom plano de comunicação tem um propósito específico — é um modelo prático de ação. Não é uma declaração vaga ou uma perspectiva de alto nível semelhante a estratégia de comunicação.

Enquanto uma estratégia de comunicação envolve o desenvolvimento de um plano geral sobre como ir do ponto em que você está atualmente para o lugar onde você quer estar, um plano de comunicação é muito mais focado.

Ele ajuda a definir precisamente como, quando e por que você e sua equipe agirão para resolver um problema ou concluir uma tarefa. 

Criando um plano de comunicação: o básico

Os planos de comunicação podem assumir diversas formas, como apresentações, memorandos, documentos digitais, mood boards entre outros.

O formato que você escolher depende do seu negócio, do seu local de trabalho e, mais importante, do propósito do plano. 

Por exemplo, o formato provavelmente será diferente se você estiver liderando uma equipe de mecânicos em vez de uma equipe de designers e desenvolvedores.

Portanto, ao pensar em um formato para seu plano de comunicação, o mais importante é adaptá-lo à sua equipe e a todas as pessoas relevantes no processo de comunicação.

Embora os planos de comunicação possam variar em formato e tamanhos, os mais úteis são sempre estruturados para facilitar a compreensão.

Isso significa que é mais eficaz criar um plano de comunicação que seja específico para seu caso de uso.

A comunicação com seu público será diferente da comunicação com seus stakeholders, assim como a interação com sua equipe interna será distinta da comunicação com colaboradores externos.

No entanto, tenha em mente que, embora os casos de uso possam variar entre as equipes, a abordagem para analisar sua situação específica será quase universal.

Vamos ver como você pode analisar sua situação e quais componentes básicos você deve incluir em seu plano de comunicação. 

Em que consiste um plano de comunicação? O que não deve ser incluído?

Se você considerar que há coisas relevantes para serem incluídas, é provável que deva ser incluído.

Como nosso plano de comunicação é flexível e ajustável a cada situação específica, não existem respostas certas ou erradas. Ao pensar em seu plano, analise cada parte do documento.

Defina o propósito de cada página, tabela e membro da equipe — em resumo, tudo relacionado à comunicação que você puder pensar.

Se algo parecer desnecessário, remova-o do seu plano, pois isso só contribuirá para sobrecarga de informações, dispersão de atenção e redução do foco.

Agora, vamos dividir o processo em etapas simples que você pode seguir para elaborar um plano de comunicação.

Como escrever um plano de comunicação em 6 etapas

Essas seis etapas ajudarão você a dividir o que precisa fazer em fases e a tomar medidas concretas gradualmente. 

Etapa #1: Identifique seu objetivo

Primeiro, é fundamental definir com a maior clareza possível a intenção principal por trás do seu plano de comunicação. 

Faça a si mesmo as seguintes perguntas:

• Qual é a ideia geral?
• Qual é o objetivo principal que você está tentando atingir com seu plano de comunicação?
• O que você está tentando mudar ou influenciar?

Obter respostas claras para essas perguntas é um dos pré-requisitos para um plano de comunicação bem-sucedido. Isso servirá como um guia para todas as etapas seguintes.

Todas as etapas a seguir estarão diretamente relacionadas ao objetivo principal do plano.

Exemplo: Digamos que Joan esteja organizando um evento de formação de equipe com a ajuda de outras duas pessoas em sua equipe: Milo e Nicole. Ela decide criar um plano de comunicação com a ideia de concentrar seus esforços de comunicação e garantir que o máximo possível de funcionários compareça ao evento.

Ela se pergunta: Como o plano facilitará as coisas? O que devo evitar?

Joan sabe que Nicole é uma ótima comunicadora, mas às vezes é esquecida — então Joan precisa criar um roteiro para ajudar Nicole com isso.

Ela também conclui que Milo é organizado, mas não consegue trabalhar bem sob pressão. Por esse motivo, ela terá em mente designar a Milo tarefas que tenham uma data de entrega posterior às outras, porque é quando Milo está no seu melhor.

Etapa #2: Identifique sua audiência

Você precisa estar ciente de com quem está falando. Cada plano de comunicação tem um público relevante e cada público responderá de forma diferente a vários estilos de comunicação.

É claro que o tom preciso, os canais de comunicação, o tempo de resposta e o tipo de envolvimento com seu público variam de acordo com sua situação específica.

Ao pensar sobre seu público, as perguntas mais importantes a serem respondidas são: 

• Qual canal de comunicação e estilo seu público está acostumado?
• Quão interessado eles estarão?
• Você precisa chamar a atenção deles, reduzir pontos de conflito ou fazer algo completamente diferente?

Realize pesquisas de mercado, se necessário — faça análises psicológicas, demográficas e outros tipos relevantes, e inclua-as em seu plano de comunicação. Isso ajudará a identificar seu público com precisão e tornar sua comunicação mais eficaz.

Exemplo: No nosso exemplo de formação de equipe, digamos que, por causa das férias de cada funcionário e do planejamento tardio, as únicas datas sensatas para a formação de equipe sejam em um sábado. Joana sabe que muitos funcionários podem não gostar dessa ideia. 

Os funcionários são o público de Joana, especialmente os que têm menos probabilidade de comparecer em um sábado.

Joana se pergunta: Existe uma maneira de comunicar os benefícios do evento de formação de equipe aos funcionários para que eles se sintam motivados a comparecer, apesar de não ser um dia de trabalho? 

Semelhante a Joana, você também deve tentar descobrir como seu público provavelmente responderá. Use o canal de comunicação mais eficaz e adapte seu estilo de comunicação à situação.

Etapa #3: Defina sua mensagem

Qual é a mensagem-chave que você está distribuindo por meio de seus canais de comunicação?

Esta etapa do processo exige que você defina o ponto principal que precisa reforçar. Pense em algo como: 

• O que estou tentando dizer?
• Como quero que a mensagem seja recebida?
• Como espero que as pessoas reajam?
• Preciso antecipar e influenciar a reação e isso é viável?

Responda a essas perguntas da forma mais precisa possível e obtenha feedback de diferentes partes interessadas, se possível, para definir sua mensagem de maneira clara.

Exemplo: Continuando com nosso exemplo anterior de formação de equipe, digamos que Joana decidiu enfatizar a parte divertida do evento

Joana cria uma campanha de e-mail direcionada aos funcionários para gerar expectativa para o evento. A mensagem inclui uma imagem desfocada de um espaço fechado, exibindo camisas da marca, canecas e um sistema de som, acompanhada do texto sobreposto: "Está quase chegando...". 

Como ela esperava, o escritório ficou em ebulição, tentando adivinhar o que a imagem significava. Sucesso!

Para destacar ainda mais a ideia de conexão no evento, Joana propõe criar uma campanha de vídeos curtos. A ideia é compilar cenas do ambiente do escritório, gravações de reuniões, apresentações, momentos de pausa e situações engraçadas nos bastidores, capturando a atmosfera geral do escritório para os funcionários.

Até agora está tudo indo muito bem.

Etapa #4: Crie uma estratégia

Agora, defina o que cada pessoa envolvida no processo precisa fazer. 

Para criar uma estratégia bem-sucedida, você vai querer:

• Divida a comunicação em fases
• Defina os canais de comunicação primários e secundários
• Tente antecipar perguntas e reações
• Reserve um tempo para se preparar para superar possíveis problemas

Para começar, tente responder a estas perguntas: 

• Você está desenvolvendo uma estratégia de comunicação para toda a equipe ou focando em uma subequipe específica? 
• Você está tentando comunicar más notícias ou boas notícias? 
• Qual é a melhor maneira de comunicar sua mensagem? 
• Quais canais você deve usar? 
• Existe algum possível ponto negativo na abordagem que você escolheu para gerenciar sua comunicação? 
• Sua comunicação pode ser mais efetiva?

Concentre-se na consistência, independentemente do tempo necessário para sua comunicação. Se necessário, crie um plano geral de comunicação e, em seguida, desenvolva subplanos para diferentes estágios dessa comunicação.

Exemplo: o vídeo de construção da equipe de Joana está parecendo incrível e está quase pronto. Agora ela está pensando em uma maneira de persuadir as pessoas a virem em um sábado.

Com base em sua avaliação do público e das circunstâncias, ela escolheu seu tom e definiu: 

• A mensagem principal 
• As informações que precisavam ser incluídas 
• O canal de comunicação apropriado

Joana agora enfrenta o maior desafio: convencer as pessoas a participarem durante um fim de semana. De maneira estratégica, ela decidiu finalizar o vídeo da campanha com a mensagem "janeiro de 2025" sem revelar a data específica. Essas informações serão compartilhadas posteriormente por outro canal de comunicação.

Joan decides to share this info later, through a different channel of communication.

Canais de comunicação

Os canais de comunicação podem influenciar a maneira como sua mensagem é recebida. Avalie os benefícios específicos de cada um deles, pois eles podem facilitar o alcance de seus objetivos.

Um aplicativo de comunicação de equipe é a maneira perfeita de se comunicar com várias pessoas simultaneamente. Veja como a mensagem de Joana pode parecer no Pumble.

O Pumble lhe possibilita criar uma sede digital e compartilhar sua comunicação em canais dedicados com os destinatários de sua escolha.

Etapa #5: Crie um plano de ação

Segmente seu objetivo principal em etapas menores e viáveis.

Defina o papel de cada membro envolvido no processo, mantendo em mente suas responsabilidades e o escopo de suas funções. Consulte outros, revise e tente prever o máximo de variáveis possíveis.

Após criar seu plano de ação, você precisará executá-lo.

Continue consultando seu plano de comunicação regularmente. Mantenha consistência mas sinta-se à vontade para ajustar conforme necessário, caso encontre uma solução eficiente ou perceba algo inovador que altere sua perspectiva. 

Certifique-se de manter todos atualizados sobre quaisquer alterações.  

Ao fazer mudanças, aplique-as diretamente ao plano de comunicação assim que as fizer, pois esta será sua referência para seguir em frente.

Exemplo: Joana compartilhou a todos sobre o evento de formação de equipe por meio do Pumble. As reações não foram tão extremas por causa de sua estratégia inteligente, embora alguma desaprovação tenha sido perceptível, como esperado.

Com o principal obstáculo resolvido, Joana estava finalmente pronta para implementar as tarefas que ela escreveu no plano de sua equipe. 

Milo recebeu tarefas mais gerais, que incluíam fazer arranjos com contatos externos, como designers, decoradores e serviços de entrega para o sistema de entretenimento.

Nicole foi designada para comunicação diária com todos os envolvidos no processo e para lidar com mudanças de última hora em andamento.

Joan manteve uma visão de alto nível da situação e tomou decisões necessárias em situações críticas.

O processo foi muito melhor do que qualquer um poderia ter previsto, mas algumas coisas poderiam ter sido tratadas de forma diferente. Era hora de avaliar tudo.

Etapa #6: Avalie o plano

Após a execução do plano de comunicação — seja quando você tiver atingido suas metas ou tiver feito uma pausa durante o plano de longo prazo que está implementando — reserve um tempo para avaliar e examinar.

Revise sua estratégia existente, repita certos processos (se aplicável) e anote o que você aprendeu e o que poderia ter sido feito de maneira diferente.

Independentemente dos seus resultados, esta etapa é igualmente importante como todas as anteriores, pois oferece a oportunidade de aplicar sua experiência prática para aprimorar ainda mais sua comunicação.

Exemplo: O processo de organização de formação de equipe de Joana foi bem-sucedido, mas ainda havia espaço para melhorias. Joana analisou as situações em que a equipe poderia ter se comunicado de forma diferente e mais focada. Ela também anotou quantas reuniões internas poderiam ter sido simplificadas para mensagens no Pumble.

O número de participantes superou as expectativas, mas ainda havia potencial para um número de comparecimentos maior.

Mais importante, Joana decidiu planejar o evento de formação de equipe do próximo ano com vários meses de antecedência e priorizar a realização do evento em um dia útil.

Os 5 exemplos e modelos de plano de comunicação

Vamos explorar diferentes cenários em que um plano de comunicação pode ser extremamente útil. 

Para facilitar, preparamos cinco modelos adaptados a diferentes casos de uso. Você pode copiar e personalizar qualquer um de nossos exemplos de planos de comunicação para atender às suas necessidades específicas.

Plano de comunicação interna

Um plano de comunicação interna apresenta os objetivos de um negócio, bem como as práticas que impulsionam a comunicação que os alcança.

Este tipo de plano de comunicação declara claramente: 

• Visão 
• Mensagens-chave 
• Canais de comunicação usados 
• Funções e responsabilidades da equipe 
• Detalhes de comunicação específicos da organização

Você pode usar esse tipo de plano para definir exatamente como indivíduos, equipes e gerentes precisam se comunicar entre si, a fim de apoiar e promover seus objetivos de negócios, e consultá-lo para monitorar o quão bem ele é implementado.

Também é importante destacar que um aplicativo de comunicação seguro e dedicado como o Pumble, é a melhor escolha para a comunicação interna da equipe.

Este aplicativo foi projetado para facilitar o trabalho e os negócios oferecendo ferramentas de comunicação e colaboração, como mensagens instantâneas, canais, videoconferência, compartilhamento de arquivos e muitos outros.

⏬ Baixe nosso modelo de plano de diretrizes de comunicação interna 

Plano de comunicação de marketing

Um plano de comunicação de marketing envolve um plano detalhado para se comunicar com seu mercado-alvo, clientes em potencial, parceiros de mídia e stakeholders.

Um bom plano de comunicação para marketing ajudará você a planejar suas estratégias de comunicação para diferentes públicos envolvidos.

Neste plano, é essencial especificar os canais de comunicação, bem como as funções e responsabilidades de todas as pessoas relevantes com as quais você se comunica.

⏬ Baixe nosso modelo de plano de comunicação de marketing  

Plano de comunicação de lançamento de produto

Este tipo de plano de comunicação descreve como você comunicará informações sobre um novo produto ao seu público – ou a diferentes públicos.

Este plano ajuda a coordenar a comunicação dentro de sua equipe e mantém sua comunicação consistente e alinhada com os objetivos definidos para a campanha de lançamento de produto.

Ele lista: 

• Objetivos e metas de comunicação 
• Público-alvo(s) 
• Pessoas responsáveis 
• Canais de comunicação 
• Entregáveis (Deliverables) 
• Período

Um plano de comunicação para o lançamento de um produto garante alinhamento entre todos os envolvidos quanto às mensagens da marca, aos objetivos da campanha e ao acompanhamento do progresso durante o lançamento.

⏬ Baixe nosso modelo de plano de comunicação de lançamento de produto

Plano de comunicação de crise

Representantes de organizações em crise precisam se comunicar, independentemente de estarem preparados ou não.

Um plano de comunicação de crise é um conjunto de diretrizes que inclui informações e recursos essenciais para uma resposta rápida e eficaz durante uma crise 

Este tipo de plano de comunicação inclui tudo, desde a identificação do problema até a avaliação pós-crise. Ele reúne todas as informações relevantes em um único local e pode ajudar as organizações a formular e comunicar um conjunto consistente de mensagens, com o objetivo de superar a crise — ou, ao menos, enfrentá-la da forma mais tranquila possível.

⏬ Baixe nosso modelo de plano geral de comunicação de crise

Plano de comunicação do projeto

Um plano de comunicação de projeto é usado para permitir garantir uma comunicação eficaz durante um projeto específico.

Os principais componentes deste plano incluem: 

• Metas de comunicação 
• Cronogramas 
• Formatos de comunicação 

O plano também pode envolver stakeholders, canais de comunicação preferenciais e informações adicionais.

Um plano de comunicação de projeto é útil para permitir a comunicação rápida entre equipes grandes ou distribuídas — como diferentes departamentos, grupos, comitês e outros.

⏬ Baixe nosso modelo de plano de comunicação do projeto 

Quais são os benefícios de um plano de comunicação aprimorado?

Existem inúmeros benefícios em um plano de comunicação otimizado, dependendo do seu propósito de sua criação. A comunicação aprimorada é universalmente benéfica para todos os envolvidos no processo, independentemente da intenção.

Vamos dar uma olhada em alguns dos seus principais benefícios.

Benefício #1: Esclarecendo as funções de todos os envolvidos

Simplificando, seja um membro da equipe, uma parte interessada, seu público ou qualquer outra pessoa envolvida neste processo, as funções da comunicação transparente o ajudará a: 

• Dividir as responsabilidades
• Preparar e organizar a carga de trabalho 
• Antecipar potenciais problemas e situações de crise

Benefício #2: Encontrando soluções novas e criativas

Ao desenvolver um plano de comunicação interna, é possível incentivar os membros da equipe a compartilhar ideias novas e criativas. Com a motivação certa, as pessoas tendem a contribuir com perspectivas inovadoras que beneficiam a todos. Um plano de comunicação bem estruturado pode transformar significativamente o ambiente de trabalho.

Benefício #3: Identificando áreas que precisam de melhorias

Uma boa comunicação é um dos pré-requisitos para uma equipe produtiva. De acordo com o Communication in the Workplace Statistics, do Pumble, 72% dos líderes empresariais acreditam que a comunicação eficaz aumenta a produtividade de suas equipes — e 52% dos trabalhadores do conhecimento concordam.

Portanto, analisar o sucesso do seu plano de comunicação e seu desempenho geral pode ajudar a determinar:

• Pontos fortes da sua equipe 
• Suas fraquezas 
• Áreas de melhoria 
• Potenciais ameaças

Também pode oferecer ideias sobre como aprimorar a comunicação — tanto com os stakeholders externos quanto com a equipe interna.

Planeje sua comunicação com Pumble

Um plano de comunicação claro e bem estruturado pode melhorar drasticamente seus processos de comunicação interna e externa.

Uma boa comunicação em uma organização é fundamental para: 

• Alcançar seus objetivos 
• Permanecer no caminho certo 
• Lidar com situações imprevistas 
• Manter todos em sua forma mais eficiente e entusiasmada

Embora documentos digitais constantemente atualizados sejam uma boa maneira de fazer isso, uma solução moderna e mais eficaz para comunicação e colaboração eficientes é um aplicativo de comunicação dedicado.

Conheça o Pumble — uma única central para gerenciar e discutir tarefas, planejar projetos e impulsionar o progresso no trabalho.

Alguns dos recursos do Pumble que podem transformar a maneira como você lida com a comunicação incluem:

• Mensagens diretas — para conversas individuais importantes
• Canais — espaços de grupo para discussões em equipe 
• Videoconferência — para colaborar e debater ideias em tempo real 
• Compartilhamento de arquivos — para manter todos os documentos importantes em um só lugar
• Lembretes — para receber uma notificação pessoal sobre um tópico importante em um horário futuro que você definir
• Mensagens agendadas — para distribuir informações exatamente quando você deseja.

Essas ferramentas também não são necessariamente exclusivas da sua equipe principal. Com o Pumble, você também pode:

• Contas de convidados — incluir colaboradores temporários em seu espaço de trabalho
• Atribua permissões — permitir diferentes níveis de autorização aos seus convidados, dependendo da função que eles desempenham no seu espaço de trabalho. Você controla o que eles podem ver e fazer.

Simplifique e melhore seus processos de comunicação — experimente o Pumble gratuitamente hoje mesmo!