A primera vista, el proceso de comunicación parece bastante simple: dices algo a alguien, esa persona entiende lo que quieres decir y responde con una reacción apropiada.
¿Pero qué pasa con todas esas malas interpretaciones, señales perdidas o momentos en que tu intención pasa completamente desapercibida para alguien?
Estos problemas pasan porque el proceso de comunicación es cambiante y depende de 8 factores interconectados.
En este artículo, sentaremos las bases teóricas de la comunicación eficaz y exploraremos cómo aplicarla para comunicarse de forma más eficaz en el trabajo.
También escucharemos de los expertos que compartirán algunos de sus consejos probados y aprobados para mejorar el proceso de comunicación y eliminar la falta de comunicación.
Esperamos que estos consejos te ayuden a solucionar los principales problemas de comunicación de tu equipo, evitar que la situación se vuelva caótica y minimizar las repeticiones de tareas.
¿Listo? ¡Comencemos!
¿Qué es el proceso de comunicación?
El proceso de comunicación es una secuencia de acciones necesarias para una comunicación eficaz. Estas acciones garantizan la transmisión correcta del significado entre al menos dos participantes, ayudándoles a entenderse sin problemas.
Sin embargo, a veces las cosas no son tan sencillas como parecen.
En realidad, una comunicación eficaz requiere una atención minuciosa a los ocho elementos interconectados que lo conforman. Si se sigue correctamente, el proceso de comunicación puede garantizar que el mensaje deseado se transmita y se comprenda sin malentendidos ni confusiones.
Analicemos el proceso de comunicación y sus elementos formativos para comprenderlo mejor.
¿Cuáles son los 8 elementos del proceso de comunicación?
En el libro The Process of Communication: An Introduction to Theory and Practice, el teórico de la comunicación David K. Berlo señala que la comunicación, como otros procesos, es dinámica y está en constante evolución.
En esencia, esto significa que el tema cambia según con quién se habla, al igual que el tono de voz y el lenguaje corporal. Sin embargo, ciertos elementos son universales para cada interacción.
Los 8 elementos del proceso de comunicación son:
- Fuente (o Emisor) — la persona que inicia una conversación,
- Mensaje — el propósito de la comunicación iniciada,
- Canal — el medio por el cual el mensaje viaja desde la fuente hasta el receptor,
- Receptor — la persona o grupo de personas que recibe e interpreta el mensaje,
- Feedback — la respuesta del receptor al mensaje,
- Entorno — los contextos mentales y físicos en los que nos comunicamos,
- Contexto — la escena, el entorno y las expectativas de los participantes de la conversación, e
- Interferencia (ruido) (ruido) — cualquier cosa que distorsione o modifique el significado pretendido de un mensaje.
Ahora, analicemos con más detalle cómo interactúan todos estos elementos para crear el proceso de comunicación.
Comprender esto te ayudará a dividir la comunicación en pasos, de modo que puedas identificar cada uno en el que tú o tu equipo podáis necesitar trabajar.
¿Cómo funciona el proceso de comunicación?
El proceso de comunicación consta de 5 pasos. Los pasos básicos de cualquier conversación son:
- Formación de idea,
- Codificación de mensaje,
- Transmisión de mensaje,
- Decodificación de mensaje, y
- Feedback.
El siguiente modelo también se conoce como modelo transaccional de la comunicación. Desglosar estas fases del ciclo comunicativo te ayudará a comprender mejor tu rol en la conversación y a mejorar tus habilidades comunicativas.
Paso 1: La fuente o el emisor tiene una idea (Formación de idea)
La comunicación empieza con la fuente, o el emisor del mensaje.
Varios factores pueden influir en el mensaje que quieres transmitir. Antes de decir o escribir algo, asegúrate de considerar:
- Tu estado de ánimo y el de tu interlocutor,
- Tus respectivos puestos dentro de la empresa, y
- Tus posibles diferencias culturales.
La fuente siempre debe pensar en cómo responderá el receptor o la audiencia al mensaje.
Una de las habilidades más valiosas de un comunicador eficaz es la capacidad de adaptar su mensaje para generar una respuesta positiva.
Paso 2: La fuente codifica la idea en un mensaje (Codificación)
Codificar consiste en transformar una idea en gestos y palabras que transmiten significado.
Sin embargo, diferentes personas asocian significados diferentes a las mismas palabras, lo que puede generar malentendidos.
Según Guffey y Loewy en Business Communication: Process & Product, la falta de comunicación derivada de significados incoherentes se denomina bypassing — uno de los problemas más comunes en la comunicación profesional.
Para evitar estas complicaciones, utiliza palabras de uso común y fácil de entender con la mayor frecuencia posible. Tu objetivo como fuente es establecer un significado claro del mensaje principal con tu interlocutor.
Sin embargo, incluso si estáis de acuerdo en el significado, compartir un idioma con alguien no significa que compartan la misma cultura empresarial.
Veamos cómo el idioma y la cultura pueden entrar en conflicto en una conversación en Pumble, una aplicación de comunicación en equipo.
Jessica le ha enviado un mensaje a Milo, el nuevo funcionario de la administración que se ha mudado a los EE. UU. desde el Reino Unido. Jessica comienza con una charla informal antes de profundizar en el tema de su mensaje.
Si bien eso se considera un comportamiento educado en los EE. UU., puede resultar molesto para las personas de países donde es habitual ir al grano sin desviarse del tema.
Además, Jessica usa los términos “vacation” y “cookies.” Si bien estos no confunden a Milo, en el Reino Unido es común escuchar “holiday” o “biscuits”.
Finalmente, la respuesta de Milo es breve y no se aventura en temas ajenos al trabajo. Esto puede resultarle frío a Jessica, quien claramente está acostumbrada a otros tipos de interacciones.
🎓 Consejo Pro de Pumble
Para saber cómo otras diferencias, como la cultura, el idioma, las reglas y las normas, dan forma a nuestra comunicación, consulta nuestra publicación de blog:
Paso 3: El mensaje se transmite a través de un canal de comunicación (Transmisión)
Durante el ciclo de comunicación, es necesario encontrar la mejor manera de transmitir físicamente el mensaje al receptor. El medio de transmisión es el canal de comunicación. Podemos compartir mensajes a través de diversos canales, desde llamadas telefónicas y fotos hasta correos electrónicos o aplicaciones de mensajería empresarial.
Elegir un canal de comunicación eficaz puede influir significativamente en la interpretación que el receptor hace de los mensajes verbales y no verbales.
En el siguiente ejemplo, Emily comparte el informe anual de rendimiento con sus compañeros. El tono del informe, la maquetación y el diseño del documento pueden influir en la forma en que los compañeros reciben el mensaje.
Comparte archivos de forma segura a través de Pumble
Por supuesto, antes de elegir el canal más efectivo, también debes considerar el ruido y cómo podría interferir con la comunicación.
A continuación, se muestra un ejemplo de ruido y cómo podría interrumpir la comunicación:
Las interferencias pueden presentarse de diversas formas, desde errores ortográficos en correos electrónicos comerciales hasta una mala conexión durante una videollamada virtual.
Sin embargo, elegir un momento inadecuado para enviar un correo electrónico o programar una reunión de equipo para una simple actualización también se considera interferencia. Es importante tener esto en cuenta al utilizar herramientas digitales para la comunicación interna.
Paso 4: El receptor decodifica el mensaje (Decodificación)
La decodificación ocurre cuando el receptor analiza el mensaje y transforma sus símbolos para descubrir su significado.
La comunicación exitosa solo se logra cuando el receptor comprende lo que la fuente pretendía decir.
Ya que no hay dos personas que compartan las mismas experiencias y conocimientos, y dado que numerosas barreras de comunicación pueden obstaculizar la comunicación, la decodificación puede convertirse fácilmente en un proceso difícil.
Factores internos, como la falta de atención al hablar y los prejuicios, pueden causar problemas de decodificación. Factores externos, como un entorno ruidoso o problemas técnicos, también pueden causar malentendidos o agravar los existentes.
Comunícate sin problemas técnicos en Pumble
Sin embargo, los obstáculos semánticos también pueden causar graves problemas de comunicación. Analicemos el siguiente anuncio como ejemplo:
John ha publicado lo que él piensa que es un anuncio excitante sobre el próximo evento de la empresa. Aunque sus intenciones pueden haber sido buenas, sus palabras definitivamente han fracasado.
Su elección de referirse a los nuevos empleados como “newbies” (novatos), las empleadoras como “girls” (chicas), y los empleados experimentados como “oldtimers” (veteranos) tiene el potencial de ofender a una parte de la fuerza laboral.
Así que, esta elección de palabras podría provocar reacciones fuertes que impidan a los empleados centrarse en el mensaje general.
Paso 5: El feedback llega a la fuente
El feedback es la columna vertebral de la comunicación y cubre las respuestas verbales y no verbales del interlocutor. Estas señales permiten que la fuente sepa cómo alguien ha percibido y entendido el mensaje.
Por ejemplo, cuando un compañero de trabajo te pregunta: “¿Qué tal tu día?” puedes responder: “Bien, gracias. ¿Y el tuyo?”. O, si has tenido un día particularmente agotador, puedes simplemente sonreír y encogerte de hombros.
En las aplicaciones de comunicación en equipo, puedes enviar un mensaje, publicar un comentario o usar un emoji para mostrar cómo te sientes.
En cualquier caso, es importante:
- Planificar tu entrega,
- Calcularla adecuadamente, y
- Darle al interlocutor tiempo suficiente para organizar sus ideas.
Ya que cada persona comparte distintos grados de feedback, también es buena idea fomentarla en el entorno laboral. Puedes hacerlo con preguntas como “¿Está todo claro?” o “¿Necesitas alguna aclaración sobre algo que he mencionado?”
🎓 Consejo Pro de Pumble
En el contexto del proceso de comunicación, el feedback se refiere a la respuesta inmediata de una persona, pero probablemente hayas visto el tipo de feedback que se refiere al trabajo o comportamiento de alguien. Para obtener más información sobre cómo dar y solicitar este tipo de feedback en el trabajo, consulta:
Consejos para mejorar el proceso de comunicación
Ahora que estamos familiarizados con los 8 elementos y 5 pasos del proceso de comunicación, centrémonos en aprender cómo garantizar los mejores resultados posibles.
Consejo 1: Ten cuidado con pasar por alto
Bypassing es un fenómeno que ocurre cuando la fuente y el receptor atribuyen dos significados completamente diferentes a una sola palabra o frase.
Por ejemplo, si acabas de conseguir tu primer trabajo después de graduarse de la universidad, ver “reunión de cadencia” mencionada en un mensaje de tu gerente te podría confundir.
Podrías pensar inmediatamente en la definición más conocida de la palabra “cadencia,” que es la inflexión de la voz. Pero tu gerente se refiere a la frecuencia de las reuniones de equipo, y podría llevar tiempo aclararlo y llegar a un acuerdo.
La buena noticia es que la comunicación empresarial no tiene que ser complicada. Puedes prevenir pasar por alto si:
- Evitas usando la jerga empresarial en el lugar de trabajo,
- Usas un lenguaje simple y claro, y
- Revisas tus mensajes y correos electrónicos para eliminar los errores de ortografía y redacción vaga.
Consejo 2: Aspira ser un oyente más atento
Incluso si alguien estructura su mensaje con cuidado, sus esfuerzos serán en vano si la otra persona es un mal oyente.
Afortunadamente, la escucha activa es una habilidad, y puedes aprender cómo aprovecharla a tu favor en la comunicación empresarial.
En Communication in Business: Strategies and Skills, Judith Dwyer cita a Gamble y Gamble (1996), quienes identificaron 6 comportamientos comunes que exhiben la mayoría de los malos oyentes:
- Dart thrower (Lanzador de dardos): Cuestionar al hablar y la validez de su historia en cuanto comete un error, por menor que sea.
- Ear hog (Oreja de cerdo): Dominar la situación de comunicación impulsando su historia y evitando que otros cuenten la suya.
- Bee (Abeja): Solo escuchar las partes de conversación que más te interesan e ignorando todo lo demás.
- Earmuff (Orejera): Desviar la conversación para evitar confrontar la información específica.
- Gap filler (Relleno): Proporcionar la información adicional para demostrar que has escuchado toda la historia, aunque solo te hayas centrado en algunas partes.
- Nodder (Asentidor): Fingir escuchar pretendiendo prestar atención al hablante. En realidad, estás pensando en un tema completamente diferente.
A veces, hacemos las cosas mencionadas sin querer. Precisamente por eso es fundamental dar un paso atrás y esforzarnos por comunicarnos sin sesgos inconscientes.
Según Joanna Staniszewska, experta en marketing, comunicación y RR. HH., la comunicación es bidireccional, y la escucha activa es una de las estrategias más efectivas:
“Escuchar activamente fomenta la confianza y la comprensión. Anima a las personas a:
- Prestar atención,
- Hacer preguntas, y
- Confirmar su comprensión durante las conversaciones.”
🎓 Consejo Pro de Pumble
¿Quieres más consejos para escuchar atentamente? Si es así, tenemos la publicación perfecta para ti:
Consejo 3: Crea un entorno que fomenta el feedback
Establecer ciclos de feedback estables impacta positivamente en el compromiso de los empleados, creando un espacio seguro para que se autodefiendan en el trabajo.
Si gestionas un equipo, este método puede ser útil tanto para el reconocimiento de empleados como para la resolución de conflictos antes de que se conviertan en problemas a gran escala.
Staniszewska mentioned relying on sustainable feedback loops:
“Enfatiza la necesidad de mecanismos de feedback que permiten a los individuos evaluar continuamente la eficacia de su comunicación. Esto se puede realizar de manera formal, con las encuestas o informal con los controles regulares del equipo.”
Para crear un ciclo de feedback positivo, debes:
- Gestionar tus emociones,
- Liderar siempre la conversación con empatía, y
- Ofrecer feedback en tiempo real.
Aquí tienes un ejemplo de cómo comunicarte eficazmente y crear este entorno como gerente:
Al obtener el feedback, acuérdate de no apresurar la interacción, afirma Dawid Wiacek, un mentor de comunicación y carrera ejecutiva:
“En el panorama empresarial actual, la velocidad suele ser una ventaja competitiva, pero para el éxito en la comunicación, una de las claves es ir más despacio. Para asegurar que la otra persona haya asimilado tu mensaje correctamente, es útil pedirle que lo resuma con sus propias palabras.”
Wiacek también ofreció algunos consejos sobre cómo hacerlo correctamente:
“Puedes preguntar:
- Qué resonó en el mensaje y qué no,
- Qué percibieron como el elemento central y qué fue secundario,
- Qué fue valioso y quizás sorprendente.
El objetivo es conectar con el destinatario y asegurarse de que el mensaje original se tradujo correctamente y no se perdió en la traducción.”
Ofrece feedback de forma más eficaz con Pumble
Consejo 4: Ten en cuenta el contexto cultural
Aunque puede ser estresante, dar feedback a los compañeros es fundamental en prácticamente cualquier trabajo.
Idealmente, lo damos de forma constructiva y motivadora, pero no siempre es así. Incluso sin intención de ofender a nadie, puede surgir una situación como resultado de diferencias culturales, laborales o de otro tipo.
Tomamos como ejemplo el intercambio a continuación.
Nicole (de EE. UU.) le envía sus mejores deseos a Ryan, quien ha trabajado desde Japón durante los últimos 6 años. Surge un pequeño malentendido porque Nicole asumió que Ryan interpretaría el significado de un emoji de la misma manera que ella.
Este tipo de error a veces es fácil de manejar; en este caso, Nicole y Ryan lograron aclarar las cosas rápidamente y seguir adelante.
Sin embargo, se debe animar estratégicamente a todos los empleados a adaptarse y a ser conscientes de las posibles diferencias para evitar cualquier tensión o una pelea grave.
Cuando hemos hablado con Joanna Staniszewska, destacó la importancia de la inteligencia cultural y sensibilidad:
“La comunicación ocurre en diversos entornos. Destaca la importancia de la conciencia y la sensibilidad cultural. Fomenta los individuos adaptar sus estilos de comunicación para resonar con las normas y expectativas culturales de la audiencia.”
Consejo 5: Investiga diferentes estilos de comunicación
Comprender tu estilo de comunicación preferido y adaptarlo al de tus compañeros puede marcar una gran diferencia en la colaboración en equipo.
Cuando alguien se cierra repentinamente durante el proceso de comunicación, puede que no se deba a algo que hayas dicho o hecho intencionadamente.
Por ejemplo, aunque creías defender tu idea con firmeza, tu compañero podría haber sentido que atacabas sutilmente la suya.
El problema principal: la diferencia entre vuestros estilos de comunicación.
Conéctate con tu equipo en Pumble
Si te encuentras a menudo en situaciones similares, una combinación de conciencia social y autoconciencia puede ayudarte a fortalecer tu inteligencia emocional. Gradualmente, trabajar en esto te ayudará a tener más control sobre cómo hablas y actúas en el trabajo.
Si necesitas más orientación, otra estrategia sería inscribirte en un curso de desarrollo profesional que podría ayudarte a convertirte en un comunicador más transparente y flexible.
🎓 Consejo Pro de Pumble
Para obtener información más amplia de los diferentes estilos de comunicación, además de ser más flexible durante la comunicación empresarial, consulta esta guía:
Consejo 6: Toma en consideración los cambios demográficos de la fuerza laboral
Como líder de equipo, necesitas descubrir cómo conectar y colaborar con compañeros de diferentes generaciones, e inspirar a otros a hacer lo mismo.
Dado que todos tenemos hábitos y preferencias específicos, la brecha generacional también puede hacer que nuestro comportamiento discrepe del de nuestros compañeros, ya sean mayores o menores.
Navegar estas diferencias y detenerse de recurrir a los estereotipos es el camino a seguir para crear un entorno inclusivo y bien conectado.
Sé completamente honesto sobre tus formas preferidas de comunicación y respeta los límites de los miembros de tu equipo. En cuanto noten estos esfuerzos, se sentirán más cómodos al pedir ayuda o comunicarse sobre una tarea laboral.
🎓 Consejo Pro de Pumble
¿Te interesa saber más sobre cómo mejorar la comunicación intergeneracional en tu equipo o empresa? Consulta:
¿Por qué es importante el proceso de comunicación?
A través de la forma en la que nos comunicamos, aprendemos no solo cómo salir adelante de la vida sino también cómo formar relaciones estables.
Comprender el proceso de comunicación:
- Afecta cómo nos vemos a los demás y a nosotros mismos,
- Afecta la forma en que aprendemos, y
- Nos ayuda a dar lo mejor de nosotros mismos.
Cuando trabajas en equipo, tu forma de comunicarte puede proyectar una imagen positiva tanto de ti como de tus compañeros. Cuando tu estilo de comunicación refleja profesionalismo y respeto, llegar a acuerdos y negociar acuerdos se vuelve mucho menos complicado.
Si a esto le sumas una excelente ética laboral, una buena comunicación también es una gran ventaja para ascender a una posición de liderazgo. Y, si decides cambiar de empresa, unas buenas habilidades de comunicación oral y escrita mejorarán significativamente tus perspectivas laborales.
🎓 Consejo Pro de Pumble
Si cometes un paso en falso al unirte a un nuevo equipo, la buena comunicación te puede ayudar a solucionar cualquier problema persistente. Sin embargo, para evitar estas situaciones incómodas por completo, y aprender cómo hacer una buena primera impresión, consulta la siguiente entrada de blog:
Utiliza Pumble para facilitar el proceso de comunicación de tu equipo
Conocer el proceso de comunicación y su importancia te dará una ventaja para alcanzar el siguiente nivel en el desarrollo de tu equipo.
En este contexto, integrar una herramienta diseñada para simplificar la comunicación te ayuda a optimizar tus canales de comunicación y a fomentar conexiones significativas en el entorno laboral.
Para este trabajo, no busques más: tienes Pumble — la aplicación integral de comunicación para equipos.
Pumble simplifica la comunicación para equipos híbridos, remotos y presenciales al ofrecer funciones que optimizan la comunicación escrita y verbal de tu equipo, como:
- Canales – espacios dedicados para simplificar la comunicación mediante notificaciones rápidas a grupos de personas,
- Hilos – respuestas a mensajes para navegar por los temas en los canales (ideal para feedback),
- Mensajes directos – para conversaciones individuales y futuras referencias,
- Videoconferencias – para conversaciones presenciales y fortalecer la confianza mediante feedback visual,
- Grabación de reuniones – para revisar conversaciones importantes del equipo y eliminar sesgos inconscientes,
- Historial de mensajes ilimitado – para acceder a los mensajes desde el primer día de creación del espacio de trabajo y optimizar el proceso de comunicación,
- Compartir archivos con búsqueda global: para encontrar documentos importantes compartidos por tu equipo desde el primer día y optimizar la distribución de la información.
Con su interfaz intuitiva y funciones de mensajería en tiempo real, Pumble aborda los principales desafíos de comunicación, como la sobrecarga de información y los canales aislados. Pumble reemplaza el correo electrónico como un centro de comunicación integral y altamente personalizable (lo que te ayuda a evitar la sobrecarga de información) y te permite conectar a todos a través de los canales relevantes (para reducir la posibilidad de que se formen silos).
Al integrar Pumble en tu proceso de comunicación, puedes:
- Fomentar la transparencia,
- Optimizar los flujos de trabajo del equipo, y
- Mejorar la cohesión del equipo.
Simplifica el proceso de comunicación de tu equipo hoy.
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