Comunicação passiva no trabalho e como gerenciá-la

Com que frequência você “morde a língua” e guarda sua opinião no trabalho? Uma, duas, dez vezes por dia? Se esse for o caso, você pode ser um comunicador passivo.

Se você acha que um estilo de comunicação passivo tem dificultado seu progresso ou o de seus colegas, não se preocupe — há maneiras de trabalhar isso.

Neste artigo, vamos:

• Definir o que é comunicação passiva;
• Explicar os elementos da comunicação passiva;
• Apresentar exemplos de comunicação passiva;
• Explorar estratégias para superar os efeitos negativos da comunicação passiva.

Vamos enfrentar esse problema e abrir caminho para uma comunicação mais eficaz na sua equipe!

• O estilo de comunicação passiva está associado à repressão de pensamentos, evitar confrontos e à priorização das opiniões e sentimentos dos outros em detrimento dos próprios, além de uma linguagem corporal e comportamento submissivos.
• Os maiores problemas desse estilo surgem quando um comunicador passivo interage com alguém de estilo agressivo ou quando precisa assumir responsabilidades.
• A baixa autoestima é um dos principais fatores que contribuem para a comunicação passiva.
• Em certos casos, uma abordagem passiva pode ser benéfica, ajudando a acalmar uma conversa acalorada e promovendo a diplomacia.
• Cabe ao gestor identificar comunicadores passivos em sua equipe e implementar estratégias para lidar com esse comportamento.
• As melhores formas de incentivar um comunicador passivo a se expressar mais são incluí-lo nas discussões sem pressioná-lo e criar um ambiente seguro e livre de julgamentos.

O que é comunicação passiva?

A comunicação passiva é um estilo de comunicação caracterizado por:

• Reprimir pensamentos e opiniões
• Evitar confrontos
• Priorizar as opiniões e sentimentos dos outros em vez dos próprios
• A Linguagem corporale comportamento submissivos

Esse estilo de comunicação também é conhecido como comunicação submissa.

Dependendo do ambiente, comunicadores passivos podem apresentar outras características, como: 

• Relutância em se expressar 
• Baixa autoestima 
• Dificuldade em estabelecer limites.

Comunicadores passivos geralmente são apologéticos e acham bastante difícil assumir responsabilidades ou tomar decisões sem a supervisão de outras pessoas.

Quando se trata de comunicação não verbal comunicadores passivos costumam falar com um tom de voz baixo, evitar contato visual e movimentar-se inquietamente.

Uma das características mais problemáticas dos comunicadores passivos é que eles: 

• Frequentemente se sentem e agem como vítimas 
• Têm dificuldade em tomar decisões quando necessário 
• Tendem a culpar os outros por eventos e situações (geralmente como um impulso para evitar enfrentar a culpa)

Alguns colegas podem achar essas características difíceis de tolerar, o que pode resultar não apenas em mal-entendidos mas também em conflitos.

Estilos de comunicação conflitantes no ambiente de trabalho

Na comunicação interpessoal, os principais problemas surgem quando os estilos de comunicação dos interlocutores são tão diferentes que impactam negativamente suas interações profissionais e o clima psicológico no trabalho. 

Existem diversas classificações de estilos de comunicação na literatura científica. No entanto, para entender os efeitos da comunicação passiva, o modelo mais fácil de aplicar é o dos 5 estilos de comunicação, criado pelo psicólogo Edmund J. Bourne.

Bourne identifica 5 tipos distintos de estilos de comunicação:

• Submisso
• Agressivo
• Assertivo
• Passivo-agressivo
• Manipulador

Vamos focar em três dos tipos definidos por Bourne — o submisso (passivo), o agressivo e o assertivo — e compará-los. Esses três estilos representam dois extremos e um estilo intermediário, o chamado "caminho do meio", (que tende a levar a acordos ganha-ganha).

Como você já deve imaginar, os maiores problemas surgem quando um comunicador passivo interage com alguém que adota um um estilo de comunicação agressivo.

Mas antes de ver como isso acontece na prática, vamos explicar brevemente os estilos de comunicação agressivo e assertivo.

Estilo de comunicação agressivo

Enquanto a comunicação passiva envolve colocar as ideias e necessidades dos outros acima das suas, comunicadores agressivos focam em "fazer do seu jeito", a qualquer custo.

O estilo de comunicação agressivo é caracterizado por: 

• Valorizar suas próprias necessidades acima das dos outros 
• Priorizar a vitória sobre o diálogo 
• Agir como se suas opiniões tivessem mais peso do que as dos demais

Em relação ao comportamento, comunicadores agressivos costumam: 

• Culpar os outros 
• Intimidar colegas 
• Adotar uma abordagem hostil 
• Fazer ameaças 
• Impor exigências 
• Fazer comentários sarcásticos ou ofensivos 
• Agir de forma imprevisível

Parece impossível de lidar, certo? 

Apesar de serem desafiadores, é possível gerenciar um comunicador agressivo.

Por exemplo, como esses comunicadores valorizam suas opiniões acima das dos outros, eles costumam interromper as pessoas. Então, fique atento a interrupções e tente evitá-las com frases como:

“Ainda não terminei.”

“Me dá só mais um segundo e você pode continuar depois.”

Além disso, você deve: 

• Estabelecer seus limites
• Expressar suas necessidades e sentimentos com calma
• Evitar reagir de forma agressiva ou tentar sobrepor um comunicador agressivo

Ao comparar os perfis dos comunicadores passivos e agressivos, fica fácil imaginar como seriam suas conversas — um verdadeiro caos.

Veja um exemplo de conversa entre Adeline, uma comunicadora agressiva, e Nicole, uma comunicadora passiva, no Pumble, um aplicativo de comunicação para equipes.

Estilo de comunicação assertivo

Como um meio-termo entre os comunicadores agressivos e passivos, comunicadores assertivos tendem a enfatizar e reconhecer os sentimentos de ambos os lados em uma conversa.

Eles defendem seus pontos de vista e expressam suas necessidades enquanto escutam atentamente e respeitam os outros. Para eles, todas as opiniões têm o mesmo valor.

Comunicadores assertivos são: 

• Confiantes 
• Abertos a compromissos 
• Dispostos a criar cenários onde todos os lados fiquem satisfeitos

Eles possuem boa autoestima e representam o estilo de comunicação mais saudável, tanto no ambiente de trabalho quanto fora dele.

Vamos ver como Nicole, do exemplo anterior, teria agido se fosse uma comunicadora assertiva. 

Causas da comunicação passiva

Um estudo de 2024 intitulado Enhancing Work Performance: The Role of Communication and Leadership Styles Desempenho no Trabalho: O Papel da Comunicação e dos Estilos de Liderança, em tradução livre) mostra que o denominador comum da maioria dos comunicadores passivos é a baixa autoestima, que surge do fato de não expressarem suas necessidades.

Além disso, as principais causas da comunicação passiva incluem, mas não se limitam a:

• Crenças internas negativas
• Medo de conflito
• Medo específico subjacente
• Ansiedade social

A comunicação passiva pode ter benefícios?

Com base no que você leu até agora, pode parecer que a comunicação passiva é sempre prejudicial e não traz nenhum benefício no ambiente de trabalho.

No entanto, quando usada estrategicamente, essa abordagem pode beneficiar toda a equipe em determinadas situações.

É importante ressaltar que nem todas as características mencionadas desse estilo de comunicação estão presentes em todos os comunicadores passivos. Elas são apenas um panorama geral de padrões comunicativos frequentemente descritos como "passivos".

Essas características podem, em alguns casos, ser benéficas, pois podem:

• Ajudar a reduzir tensões (com certos tipos de comunicadores agressivos)
• Evitar conflitos
• Ser vistas como sinal de respeito e humildade (especialmente em culturas conservadoras)
• Promover a diplomacia, influenciando o outro interlocutor a propor um compromisso

Ou seja, um comunicador moderadamente passivo pode impactar positivamente uma conversa, desde que possua um conjunto específico de habilidades de comunicação. Um estudo de 2023 sobre a correlação entre estilos de comunicação e resolução de conflitos mostra que comunicadores passivos podem ajudar a amenizar conflitos.

Por exemplo, a abordagem mais conciliadora e o evitar confrontos diretos podem reduzir a tensão em algumas situações. Veja um exemplo de como essa abordagem passiva pode ser útil no ambiente de trabalho.

Exemplos de comunicação passiva

A comunicação passiva pode se manifestar de várias formas, o que pode dificultar o reconhecimento desse estilo em todas as situações. Vamos analisar alguns exemplos específicos de comunicação passiva no ambiente de trabalho.

Exemplo #1: Comunicação indireta

A comunicação indireta é um dos principais elementos do estilo passivo. No entanto, muitas vezes não é reconhecida como tal, pois associamos a comunicação indireta à polidez.

Dependendo da cultura, ser educado e se comunicar indiretamente pode ser até esperado. Isso ocorre no Japão, por exemplo, onde os conceitos de tatemae e honne (tatemae são essenciais para a comunicação (tatemae são as opiniões que alguém expressa publicamente, enquanto honne são os verdadeiros sentimentos e opiniões que geralmente são mantidos em segredo).

Além disso, muitas pessoas expressam ideias ou opiniões usando eufemismos, metáforas e outras estratégias linguísticas, para evitar parecer rudes, ofensivas ou desrespeitosas.

No entanto, em certos momentos, é necessário se posicionar e comunicar diretamente o que está em sua mente. Isso é especialmente importante no ambiente de trabalho, onde a falta de clareza pode afetar toda a equipe, como no exemplo abaixo. 

Exemplo #2: Hesitação (“Hedging”)

O conceito de hedging (hesitação) refere-se ao uso de expressões que servem para distanciar a pessoa das próprias palavras.

Simplificando, proteger suas palavras significa usar em excesso frases como "talvez", "às vezes", "talvez", "possivelmente" e similares, que supostamente transferem a responsabilidade de você para outra pessoa ou circunstância.

Embora pareça uma estratégia útil para evitar culpa, ela pode sair pela culatra, pois transmite a ideia de que a pessoa é indecisa e pouco confiável. 

No fim das contas, as pessoas precisam confiar que seus colegas vão apoiá-las. Se alguém evita se posicionar a todo custo, as tensões dentro da equipe se tornam inevitáveis, como mostrado na troca de mensagens abaixo, no aplicativo Pumble.

Exemplo #3: Evasão

A evasão é uma tática comum dos comunicadores passivos, pois lhes permite evitar conflitos. Ela é mais evidente ao interagir com comunicadores agressivos, mas pode ocorrer em qualquer tipo de conversa. 

A evasão pode prejudicar a detrimental to comunicação da equipe e ser frustrante para a outra pessoa envolvida.

No exemplo abaixo, Nadia está tentando obter um feedback de seu novo colega, Theo, esperando uma perspectiva nova sobre seu trabalho. 

No entanto, Theo não está sendo completamente honesto, pois tem receio de parecer um "sabe-tudo".

Nesse caso, Theo não apenas deixa de ajudar Nadia, mas também se prejudica, pois sua falta de sinceridade acaba irritando a colega.

O impacto da comunicação passiva nos negócios e no ambiente de trabalho

Um dos principais fatores que contribuem parao falhas na comunicação o ambiente de trabalho é a possibilidade de mal-entendidos, que representam um grande obstáculo para a comunicação eficaz.

É simples — equipes que não se comunicam bem são desorganizadas e apresentam um desempenho inferior em comparação com grupos que mantêm uma comunicação clara e eficiente.

De acordo com as Estatísticas de comunicação no local de trabalho em 2025 do Pumble (2025), 43% dos líderes empresariais afirmam que a má comunicação reduz a produtividade, e 38% relatam um impacto financeiro significativo devido a falhas na comunicação.

Portanto, como gestor, é fundamental garantir que a comunicação ineficaz não prejudique sua equipe ou os resultados da empresa. 

Felizmente, existe uma maneira de trazer à tona todas as melhores características de um comunicador passivo e ajudá-lo a superar seus obstáculos, melhorando assim o processo de comunicação para todos os envolvidos.

Vamos ver alguns exemplos de como isso pode ser feito.

Como identificar e gerenciar a comunicação passiva

Diversas situações de comunicação no dia a dia do trabalho podem revelar comunicadores passivos. No entanto, cabe ao gestor identificar e lidar com esse comportamento para garantir que a equipe mantenha uma comunicação eficaz.

O estilo passivo de comunicação não é 100% negativo, mas pode prejudicar a equipe e dificultar o alcance de metas em determinadas situações.

Na maioria dos casos, esse comportamento só é tratado quando já se tornou um problema para o time.

Porém, um bom gestor deve ser proativo e abordar a comunicação passiva desde o início, ajudando o colaborador a: 

• Melhorar sua contribuição para a organização,
• Sentir-se mais à vontade para se expressar, e
• Desenvolver e destacar seus talentos.

Aqui estão algumas dicas para alcançar esse objetivo.

Dica #1: Inclua o comunicador passivo na discussão

Após identificar o comunicador passivo, tente incluí-lo na conversa, criando oportunidades para que ele expresse suas opiniões.

Durante uma sessão de brainstorming, por exemplo, você pode incentivá-lo a participar com frases como: 

"Gostaria muito de ouvir a opinião de todos sobre isso."

"Não tenha medo, aqui não existem opiniões erradas. Sinta-se à vontade para compartilhar suas ideias."

"Mesmo um comentário pequeno pode ser uma contribuição importante, então compartilhe sua opinião."

Mantenha um tom positivo e acolhedor ao interagir com um comunicador passivo. Seja persistente, mas sem ser invasivo, e garanta que o ambiente seja encorajador. 

Outra forma eficaz de estimular um comunicador passivo é fazer perguntas abertas, incentivando a troca de ideias.

Se perceber que ele não se sente confortável para contribuir em reuniões presenciais, tente usar outro canal de comunicação, que favoreça a participação de todos. Por exemplo, um gestor pode retomar a discussão em um canal do Pumble, permitindo que o colaborador se expresse de maneira mais confortável.

Além disso, para tornar a participação mais fácil e incentivar a comunicação, você pode criar enquetes para coletar opiniões sobre assuntos importantes.

Dica #2: Evite pressioná-los

Algo que você deve evitar ao lidar com um comunicador passivo é colocar pressão excessiva sobre ele. Isso pode ter o efeito oposto ao desejado, fazendo com que ele se feche ainda mais.

Gerar estresse comunicacional para um comunicador passivo pode incluir: 

• Forçá-lo a falar em público ou diante de um grupo, sem considerar sua ansiedade 
• Rir ou sorrir diante de comentários inseguros ou atrapalhados 
• Colocá-lo em confronto direto com alguém impaciente ou agressivo

Para melhorar a comunicação da equipe evite situações em que um comunicador passivo se sinta acuado.

Dica #3: Crie um ambiente seguro

Mesmo que suas habilidades sociais precisem de desenvolvimento, comunicadores passivos ainda podem ser peças valiosas na equipe.

Como gestor, sua responsabilidade é criar um ambiente psicologicamente seguro para todos. Isso não significa tratamento especial, mas sim considerar diferentes estilos de comunicação para superar barreiras, e melhorar a dinâmica do grupo.

Você pode abordar os efeitos negativos do estilo passivo, desde que faça isso com cuidado, para evitar despertar uma resposta ansiosa. Aqui estão algumas dicas para lidar com essa situação:

• Destaque formas específicas de como ele pode contribuir para a discussão 
• Incentive e recompense comportamentos proativos 
• Reduza o risco de confrontos negativos 
• Envolva-o gradualmente em conversas mais desafiadoras (caso sua função exija isso)

Crie um plano estruturado para ajudá-lo a melhorar suas habilidades de comunicação, divida-o em etapas, e acompanhe seu progresso. Se tudo for feito corretamente, melhoras sutis começarão a aparecer semanalmente.

How to improve your passive communication style

Se você é um comunicador passivo e deseja superar os efeitos negativos desse estilo de comunicação, aqui estão algumas dicas práticas que você pode começar a aplicar hoje para se tornar um comunicador mais eficaz.

Passo #1: Defina seus objetivos de comunicação

Você pode dividir seu desenvolvimento comunicacional em fases simples e estabelecer metas de curto e longo prazo.

Crie uma lista com habilidades de comunicação para aprimorar, como:

• Expressar ideias e fazer perguntas de forma mais aberta, sem hesitação
• Definir limites
• Manter contato visual
• Reconhecer e comunicar suas necessidades e perspectivas de maneira educada
• Questionar opiniões de forma construtiva 
• Fazer críticas honestas (mas respeitosas), entre outras

Essas metas mais amplas podem ser divididas em pequenos passos alcançáveis.

Por exemplo, seu primeiro objetivo pode ser praticar falar com um tom de voz firme em conversas casuais. Depois, ao se sentir mais confiante, você pode passar para o próximo desafio, como manter uma postura ereta e evitar gestos inquietos.

Seja paciente, mas autocrítico, e busque melhorias semanais. 

Acompanhar seu progresso é essencial. No Pumble, um aplicativo de comunicação interna, você pode facilmente criar uma lista de ações e marcar cada passo conforme avança

Passo #2: Pratique a comunicação assertiva

Todas as habilidades mencionadas fazem parte da comunicação assertiva e podem ser treinadas — especialmente se você tiver colegas que estejam dispostos a ajudá-lo nesse processo.

Tornar-se mais assertivo pode evitar que você caia na mentalidade de vítima.

Isso pode ser desafiador, principalmente se sua reação automática a críticas for se sentir atacado. Essa sensação pode levá-lo a reagir impulsivamente ou se fechar completamente.

Em vez disso, pratique a comunicação assertiva. Escreva suas respostas honestas às críticas e leia-as em voz alta para si mesmo. Anotar ajudará você a articular seus pensamentos e amenizar o sentimento de culpa que você possa ter.

Lembre-se de nunca ultrapassar a linha entre honestidade e arrogância. O objetivo é demonstrar confiança não prepotência.

Passo #3: Busque um aliado ou mentor

Não há problema em reconhecer áreas que precisam de melhoria e pedir ajuda. E isso pode ser feito sem se colocar como vítima.

Uma boa estratégia é buscar alguém de confiança no seu ambiente de trabalho para compartilhar seus objetivos. Esse alguém pode ser seu superior, um colega de equipe ou uma pessoa com quem você tenha um bom relacionamento no trabalho. 

Claro, dependendo da sua situação e da pessoa com quem você deseja conversar, pode ser necessário encontrar a abordagem mais estratégica para comunicar isso.

De qualquer forma, contar com alguém para criar um plano de ação será extremamente útil, pois ajudará você a identificar e trabalhar exatamente nos desafios de comunicação que enfrenta em determinadas situações.

Passo #4: Lembre-se do seu valor

Melhorar suas habilidades de comunicação leva tempo.

Durante esse processo, relembre seu valor e as formas como você contribui para a equipe.

Tente adotar uma postura mais positiva sobre si mesmo e fortalecer sua autoconfiança. 

Embora pareça uma tarefa impossível, pode ser mais fácil do que você imagina. Você pode até conseguir isso com algo tão simples como ficar em pé — estudos mostram que sua linguagem corporal e postura podem impactar suas emoções, o que, por sua vez, pode afetar seu estilo de comunicação. 

Isso significa que, mesmo que pareça contraintuitivo, abordar primeiro os elementos não verbais da sua comunicação pode ajudá-lo a melhorar seus pensamentos e opiniões, especialmente aqueles relacionados à autoconfiança.

Aprimore suas habilidades de comunicação com o Pumble

Independentemente do seu estilo, a comunicação no ambiente de trabalho pode, às vezes, ser desafiadora.

As coisas podem rapidamente se tornar confusas, levando a mal-entendidos e até conflitos — especialmente quando diferentes temperamentos e estilos de comunicação estão envolvidos.

Uma das melhores maneiras de reconciliar as diferenças de comunicação é simplificar o processo de comunicação com um aplicativo de colaboração em equipe como o Pumble.

Transforme o Plumbe na sua central digital e ajude comunicadores mais reservados a se expressarem melhor, simplificando os aspectos da comunicação que podem parecer complicados.

Com o Pumble, sua equipe pode:

• Manter as conversas organizadas com mensagens diretas e threads,
• Compartilhar arquivos e documentos — uzindo o risco de informações importantes serem esquecidas ou perdidas
• Fazer chamadas de vídeo para incentivar comunicadores mais tímidos a participarem
• Organizar a seção "espaço pessoal" da maneira que preferirem
• Definir lembretes para adiar tarefas para momentos mais oportunos em dias ou semanas corridas.

O Pumble oferece diversas soluções para todos os tipos de equipes.

Prepare-se para simplificar a comunicação, organizar suas ideias e destacar os pensamentos de todos! Experimente o Pumble hoje mesmo!