Ter um plano de comunicação confiável pode ajudar a proteger e melhorar a reputação da sua organização junto às partes interessadas internas e externas (stakeholders).
Infelizmente, muitas empresas não têm realmente um plano de ação para lidar com diversas situações de comunicação até que uma delas as obrigue a agir.
Se você quer garantir que sua equipe tenha tudo o que precisa para se comunicar sem problemas em diferentes circunstâncias, você vai precisar de um bom modelo de plano de comunicação.
É claro que você também precisará saber como usá-lo — e é exatamente isso que este artigo vai te ensinar.
Acesso rápido aos modelos de plano de comunicação:
⏬ Modelo de plano de comunicação interna
⏬ Exemplo de plano de comunicação de marketing
⏬ Exemplo de plano de comunicação para lançamento de produto
⏬ Exemplo de plano de comunicação de crise
⏬ Modelo de plano de comunicação de projeto
- Um plano de comunicação ajuda a organizar a forma como transmitimos informações ao público-alvo.
- Dita o que, como e quando comunicamos, tornando-o particularmente útil para lidar com informações confidenciais.
- Para desenvolver um plano de comunicação infalível, considere cuidadosamente o seu propósito, o seu público-alvo e a mensagem central.
- Reavalie o plano conforme necessário, use um modelo personalizável como ponto de partida e escolha os canais de comunicação mais eficazes.
- Na hora de escolher o canal de comunicação empresarial ideal, opte pelo Pumble da CAKE.com, uma plataforma intuitiva que ajuda todos a transmitirem suas mensagens de forma simples e eficiente.
O que é um plano de comunicação?
Um plano de comunicação é um documento que descreve a forma como transmitimos informações a um público-alvo específico.
Ele define os principais elementos do processo de comunicação, incluindo:
- Nossos principais objetivos de comunicação para diferentes situações
- O público-alvo de cada uma das mensagens principais
- Os canais de comunicação utilizados para distribuir as informações
- Os papéis e responsabilidades das diferentes pessoas dentro da organização
- Observações adicionais, como contexto e possíveis interferências que podem ocorrer durante o processo
Essencialmente, um bom plano de comunicação tenta prever e levar em conta o máximo de variáveis possível para se manter um passo à frente de quaisquer contratempos.
Um plano de comunicação não é uma ideia geral de como se comunicar interna ou externamente, nem uma perspectiva de alto nível semelhante a uma estratégia de comunicação.
Em vez disso, é um plano de ação que ajuda a melhorar a comunicação, definindo como, quando e por que você e sua equipe precisarão se comunicar para resolver um problema ou concluir uma tarefa.
Existem 3 benefícios principais em usar um plano de comunicação eficaz:
- Melhor organização da carga de trabalho, devido à maior transparência em relação aos papéis e responsabilidades de todos os envolvidos no processo de comunicação.
- Minimização de riscos, uma vez que os planos de comunicação buscam antecipar e corrigir possíveis falhas de comunicação antes que elas ocorram.
- Melhor alinhamento entre as partes interessadas, pois maior clareza reduz a confusão.
A seguir, apresentamos os elementos fundamentais de um plano de comunicação eficaz.
Criando um plano de comunicação: o básico
Os planos de comunicação podem assumir diversas formas, como apresentações, memorandos, documentos digitais, mood boards entre outros.
O formato que você escolher dependerá de diversos fatores — o estilo de comunicação habitual da sua organização e o nível de formalidade, a composição do seu público-alvo, etc.
Por exemplo, um plano de comunicação direcionado à sua equipe de desenvolvedores será diferente de um plano destinado a terceiros, como clientes ou consumidores.
No entanto, embora o formato possa variar, os componentes básicos do seu plano de comunicação devem ser mais ou menos os mesmos.
Seu plano de ação deve incluir:
- Diferentes partes interessadas com as quais você está trabalhando
- Objetivos que você busca alcançar
- Remetentes e destinatários de mensagens específicas
- Canais que você utilizará ao longo do processo
Além disso, reserve um momento para considerar se precisa omitir alguma coisa. Evite adicionar detalhes desnecessários ao seu plano de comunicação, pois isso só contribuirá para a sobrecarga de informações.
Dito isso, vamos falar sobre como você pode elaborar um plano de comunicação — com ou sem um modelo.
Converse com sua equipe no Pumble
Como escrever um plano de comunicação em 6 etapas
Agora que você já sabe o que incluir em um plano de comunicação, basta seguir estas etapas:
- Identifique seu objetivo.
- Crie um plano de ação.
- Identifique seu público.
- Crie uma estratégia.
- Aprimore sua mensagem.
- Avalie o plano.
A seguir, vamos detalhar essas etapas e discutir como elas poderiam se aplicar a Joana, uma gerente encarregada de organizar um evento de integração de equipe para sua organização.
#1 Identifique o seu objetivo
Primeiro, é fundamental definir com a maior clareza possível a intenção principal por trás do seu plano de comunicação.
Resumindo:
- Por que seu plano de comunicação precisa existir?
- Qual é o objetivo principal que você está tentando alcançar?
- O que você está tentando mudar ou influenciar?
Obter uma resposta clara para essas perguntas é um dos pré-requisitos para um plano de comunicação bem-sucedido. Ele servirá como um guia para todas as fases seguintes.
Dito isso, vejamos um exemplo de plano de comunicação que começa com esta etapa.
Exemplo: Joana está organizando um evento de integração com dois membros de sua equipe, Milo e Nicole. O objetivo do seu plano de comunicação é claro: ela quer que o maior número possível de funcionários participe do evento.
Para atingir esse resultado, ela precisa avaliar os recursos à sua disposição — ou seja, sua equipe.
Ela escreve uma lista de prós e contras para Nicole e Milo:
- Nicole se comunica muito bem, embora possa ser um pouco esquecida.
- Milo é organizado, mas não lida bem com pressão.
O plano de comunicação interna de Joana terá que tirar proveito dos pontos fortes dos membros de sua equipe, levando em consideração também suas fraquezas individuais.
#2 Crie um plano de ação
Depois de saber o que você espera alcançar, é hora de criar um plano de ação.
Para isso, você precisará definir as funções e responsabilidades dos membros da sua equipe, levando em consideração seus pontos fortes e fracos.
Ao longo desse processo, você deve tentar prever o máximo de variáveis possível, consultando diferentes partes interessadas (stakeholders).
E, acima de tudo, certifique-se de manter todos informados sobre quaisquer alterações no plano.
Exemplo: Joana criou um plano de ação que levou em consideração os pontos fortes e fracos dos membros de sua equipe. Ela manteria uma visão geral da situação e tomaria as decisões importantes, enquanto:
- Milo cuida de tarefas gerais, como fazer os arranjos com o local do evento e com vários outros colaboradores externos.
- Nicole fica responsável pela comunicação diária com todos os envolvidos no processo.
Durante essa fase de planejamento, Joan percebeu que o evento de integração da equipe só poderia ser realizado em um sábado. Isso se tornaria um dos maiores obstáculos de comunicação que eles precisariam superar.
Resolva problemas com sua equipe no Pumble
#3 Identifique seu público
Em seguida, você precisa definir quem é seu público-alvo, ou com quem você está se comunicando.
Isso ajudará você a ajustar:
- O tom da sua mensagem
- Os canais de comunicação que você utiliza
- O tipo de engajamento que você busca obter do seu público
Se você quiser entender melhor seu público e aprimorar sua abordagem, talvez precise fazer uma pesquisa de mercado.
Conhecer seu público também ajudará você a antecipar suas reações.
Exemplo: No nosso exemplo de integração da equipe, o público de Joan é composto pelos funcionários da sua empresa.
Ao descobrir que o evento que sua equipe está planejando só pode ser realizado em um sábado, Joan agora sabe que seu plano de comunicação provavelmente encontrará resistência.
Embora seu objetivo seja ter o maior número possível de funcionários presentes, ela também sabe que a maioria das pessoas não estará muito disposta a passar o fim de semana com seus colegas de trabalho.
Esse é outro fator que seu plano de comunicação terá que levar em consideração.
#4 Crie uma estratégia
Depois de conhecer seus principais objetivos de comunicação e seu público, é hora de elaborar uma estratégia.
Você precisará:
- Antecipar perguntas e reações.
- Considerar o tom e o estilo das suas mensagens principais.
- Preparar-se para superar possíveis problemas durante a comunicação.
- Definir os canais de comunicação primários e secundários.
- Considerar o tipo de comunicação com a qual você lidará.
O objetivo desta etapa é criar fases separadas dentro do seu plano de comunicação para facilitar a compreensão de todos.
Se necessário, você pode até ter um plano de comunicação geral e vários subplanos para diferentes etapas da comunicação.
Exemplo: Sabendo que seu público pode reagir negativamente ao dia escolhido para o evento de integração da equipe, Joana decidiu criar expectativa antes de fazer um anúncio oficial.
Seu plano de comunicação agora inclui:
- Uma campanha de e-mails promocionais que insinua alguns dos detalhes mais interessantes sobre o evento, como o local ou os brindes que os funcionários receberão, com a promessa de "Mais detalhes em breve".
- Uma campanha de vídeos mostrando trechos de eventos anteriores da empresa, com o último frame revelando o mês em que o evento acontecerá ("setembro de 2026").
- Um anúncio oficial revelando os detalhes do evento.
Os teasers têm o objetivo de colocar as pessoas de bom humor e lembrá-las de como se sentiram em relação a eventos anteriores, sem revelar que este acontecerá em um sábado.
Joana também precisará considerar quais canais seriam os mais eficazes para a comunicação durante cada etapa do processo.
Abandone o e-mail — experimente o Pumble gratuitamente
#5 Aprimore sua mensagem
Depois de definir sua estratégia, refinar suas mensagens principais deve ser bem fácil.
Basta se perguntar:
- O que estou tentando dizer?
- Como espero que as pessoas reajam?
- Como quero que a mensagem seja recebida?
Essas perguntas ajudarão você a criar o primeiro rascunho da sua mensagem. Lembre-se de mantê-la curta e simples para evitar mal-entendidos.
Você também pode mostrá-la a algumas pessoas de confiança para obter feedback antes de enviá-la ao seu público principal.
Exemplo: Enquanto Milo cuida da organização do evento, Joana e Nicole elaboram as mensagens que desejam associar às diferentes etapas do plano de comunicação.
Para os teasers, elas decidem mantê-los curtos e misteriosos para gerar expectativa.
Mas então, chega a hora de revelar tudo no canal principal da sede digital da empresa — o aplicativo de comunicação da equipe, o Pumble da CAKE.com.
Escolher esse canal para divulgar seu principal anúncio os ajuda a:
- Comunique-se com todos ao mesmo tempo
- Veja as reações dos funcionários quando eles chegam
- Não seja inundado com confirmações de presença por e-mail
Eis como a mensagem deles poderia ser exibida no Pumble.
Publique comunicados da empresa no Pumble
#6 Avalie o plano
Ao final do processo ou durante campanhas longas, é bom parar e avaliar o que deu certo e o que deu errado — para garantir que você esteja no caminho certo.
Avaliar seu trabalho objetivamente ajudará você a ter um desempenho ainda melhor em sua próxima campanha.
Exemplo: O anúncio de Joana foi recebido melhor do que ela esperava. Algumas pessoas ainda se recusaram a comparecer, mas muitas outras ficaram entusiasmadas o suficiente para sacrificar o sábado.
Ainda assim, Joana descobriu que os processos de sua equipe poderiam ser aprimorados por:
- Substituir algumas reuniões de planejamento estratégico por mensagens
- Fazer enquetes com os funcionários para avaliar o interesse ao longo do processo
- Iniciar o processo de planejamento mais cedo para evitar conflitos de agenda e garantir que eventos futuros ocorram em um dia útil
Mas, se quiser implementar as conclusões de Joana imediatamente, você pode fazê-lo aproveitando ao máximo a ferramenta de comunicação de sua equipe.
Como colocar em prática seu plano de comunicação com Pumble
Agora que você já sabe o que é necessário para criar um plano de comunicação sólido, vamos falar sobre alguns dos recursos do Pumble que podem te ajudar a executá-lo, como:
- Chamadas de voz e vídeo
- Threads
- Mensagens de voz
- Video messages
- Canais privados e públicos
- Agendamento de mensagens
Veja como essas ferramentas podem ser úteis na execução do seu plano de comunicação.
#1 Faça reuniões diárias em threads de mensagens
Ao criar e executar seu plano de comunicação, é provável que você precise liderar muitas reuniões.
Felizmente, o Pumble possui amplos recursos de videoconferência, voz, permitindo que você:
- Configure suas reuniões com links.
- Troque mensagens durante a reunião.
- Grave a reunião.
- Compartilhe sua tela e até mesmo crie anotações enquanto apresenta.
Ainda assim, se você perceber que passa mais tempo em reuniões de sincronização do que o necessário, pode transferir algumas dessas reuniões para mensagens em threads.
Crie um canal para o projeto em que você está trabalhando e envie uma mensagem todos os dias pedindo às pessoas que digam em que estão trabalhando nos threads.
Além de economizar um tempo precioso, isso também cria um registro escrito das atividades da sua equipe.
Organize suas mensagens com o Pumble
#2 Faça uma sincronização semanal com as mensagens de voz
Embora seja possível fazer verificações frequentes por mensagem de texto, as reuniões de sincronização semanais podem ser substituídas por mensagens de voz.
Isso é especialmente útil se você estiver gerenciando uma equipe remota que trabalha em diferentes fusos horários.
As mensagens de voz permitem que o remetente transmita o tom da mensagem, bem como a própria mensagem, permitindo ainda que os destinatários ouçam as mensagens em sua própria programação.
Envie mensagens de voz pelo Pumble
#3 Use mensagens de vídeo para atualizações assíncronas de projetos
Algumas reuniões podem ser substituídas por conversas e mensagens de voz, mas o que acontece quando você precisa mostrar algo na sua tela para a equipe?
Bem, se você quiser que isso aconteça de forma assíncrona, pode pedir à sua equipe que envie mensagens de vídeo em vez de fazer uma chamada.
Com as mensagens de vídeo do Pumble, você pode compartilhar sua tela e ainda ter seu rosto visível enquanto explica o que está na tela. Seja demonstrando como algo é feito ou explicando uma decisão que você tomou, isso fará com que a mensagem pareça menos uma apresentação formal.
De qualquer forma, o destinatário da sua mensagem poderá vê-la e consultá-la sempre que quiser.
E você pode até incorporar esse recurso ao seu plano de comunicação.
Grave uma mensagem de vídeo no Pumble
#4 Use os canais do projeto como a única fonte de informações confiáveis
Seja para comunicar o lançamento de um produto ou planejar um evento, é recomendável agrupar todas as comunicações relacionadas ao tema em um único canal do Pumble.
O Pumble permite criar quantos canais privados ou públicos você precisar, mesmo no plano gratuito.
Depois de criar o canal do seu projeto, você poderá:
- Limitar os usuários convidados de canal único a esse canal.
- Verificar o cartão do canal para recuperar arquivos e documentos relevantes.
- Fixar mensagens importantes para referência futura.
Organize seu espaço de trabalho Pumble
🎓 DICA PROFISSIONAL PUMBLE
Quer saber para que servem as mensagens de voz e vídeo? Confira este guia:
#5 Gerencie fusos horários com mensagens agendadas
Quando você está no meio de um grande projeto ou tentando resolver uma crise, a comunicação pode ser a última coisa em que você quer pensar.
No entanto, verificar regularmente o andamento com o restante da sua equipe é sempre fundamental para o sucesso, independentemente das circunstâncias.
Felizmente, o recurso de agendamento de mensagens do Pumble permite que você escreva mensagens quando tiver tempo e agende a entrega levando em consideração o horário de trabalho do destinatário.
Mais uma vez, isso pode ser especialmente útil para gerenciar membros da equipe em diferentes fusos horários.
No entanto, você também pode usar o agendamento de mensagens do Pumble para configurar mensagens recorrentes, como mostrado abaixo.
O Pumble não é o único produto da CAKE.com que pode ajudar você a ter um melhor controle da sua equipe remota. Seus aplicativos parceiros, o Clockify, para controle de tempo, e o Plaky, para gerenciamento de projetos, também podem se tornar essenciais para sua equipe.
Ambos os aplicativos se integram ao Pumble, permitindo que você receba notificações sobre as atividades dos membros da sua equipe em tempo real. Além disso, você poderá:
- Usar a integração com o Clockify para aprovar ou rejeitar solicitações de folga sem sair do Pumble.
- Usar a integração com o Plaky para visualizar prévias dos cartões de itens do Plaky e verificar o andamento das tarefas sem interromper os membros da sua equipe.
Os 5 exemplos e modelos de planos de comunicação
Situações diferentes exigem abordagens diferentes para o planejamento de comunicação.
Pensando nisso, criamos 5 modelos de planos de comunicação, incluindo:
- Modelo de plano de comunicação interna
- Modelo de plano de comunicação de marketing
- Modelo de plano de comunicação para lançamento de produto
- Modelo de plano de comunicação de crise
- Modelo de plano de comunicação de projeto
Após escolher um modelo de plano de comunicação adequado entre os abaixo, faça uma cópia do documento e personalize-o conforme sua necessidade.
#1 Modelo de plano de comunicação interna
Um plano de comunicação interna tem como objetivo influenciar as opiniões e os comportamentos das partes interessadas internas de uma empresa — seus funcionários.
Embora o planejamento de comunicação interna possa assumir muitas formas diferentes, o modelo que preparamos pode ser usado para criar uma diretriz geral para a abordagem da sua organização em diferentes situações de comunicação.
A partir daí, você pode criar planos de comunicação separados para refinar ainda mais sua abordagem para diferentes situações e até mesmo criar modelos de mensagens internas específicos que você queira usar.
⏬ Baixe nosso modelo de plano de diretrizes de comunicação interna
Comunique-se e colabore no Pumble
#2 Exemplo de plano de comunicação de marketing
Um plano de comunicação de marketing envolve um planejamento detalhado para se comunicar com seu público-alvo, bem como com seus potenciais clientes, parceiros de mídia e outras partes interessadas externas.
Nosso modelo de plano de comunicação de marketing permite que você especifique os objetivos da sua campanha, bem como os entregáveis específicos, os prazos e os canais que você usará para conduzir sua campanha.
⏬ Baixe nosso modelo de plano de comunicação de marketing
Planeje sua campanha com o Pumble
#3 Exemplo de plano de comunicação para lançamento de produto
Um modelo de plano de comunicação para o lançamento de um produto ajudará você a coordenar sua equipe e outras pessoas, mantendo a comunicação consistente e alinhada aos objetivos definidos para a campanha de lançamento.
Ter um plano de comunicação para o lançamento de um produto mantém todos alinhados em relação à mensagem da marca, aos efeitos pretendidos da campanha e ao progresso ao longo do lançamento.
⏬ Baixe nosso modelo de plano de comunicação para lançamento de produto
Faça a contagem regressiva para o lançamento com o Pumble
#4 Exemplo de plano de comunicação de crise
Um plano de comunicação de crise é um conjunto de diretrizes que inclui informações e recursos que facilitam uma resposta rápida e eficaz durante uma crise.
Este tipo de plano de comunicação abrange tudo, desde a identificação do problema até a avaliação pós-crise. Ele reúne todas as informações relevantes em um só lugar e pode ajudar as organizações a formular uma resposta para superar uma crise — ou pelo menos atravessá-la da maneira mais tranquila possível.
⏬ Baixe nosso exemplo de plano de comunicação de crise
Faça do Pumble sua central de trabalho
#5 Plano de comunicação do projeto
Um plano de comunicação de projeto é usado para permitir garantir uma comunicação eficaz durante um projeto específico.
Ele descreve os principais participantes da equipe e os canais de comunicação que podem ser usados para entrar em contato com eles, entre outras informações.
O modelo de plano de comunicação que preparamos para este caso de uso deve ser especialmente útil para gerenciar projetos e permitir comunicação rápida entre equipes grandes ou distribuídas.
⏬ Baixe nosso modelo de plano de comunicação de projeto
🎓 DICA PROFISSIONAL PUMBLE
Se você estiver colaborando com pessoas de diferentes equipes ou departamentos, confira como dominar a colaboração interfuncional:
Perguntas frequentes sobre planejamento da comunicação
Quais são os 5 tipos de planos de comunicação?
Eles são:
- Planos de comunicação interna, que servem como diretrizes de comunicação da empresa.
- Planos de comunicação de marketing, que organizam como as empresas se comunicam com potenciais stakeholders externos, como clientes e consumidores.
- Planos de comunicação para lançamento de produtos, que organizam a comunicação em torno de futuros lançamentos de produtos.
- Planos de comunicação de crise, que descrevem como as organizações precisam se comunicar em uma situação de crise.
- Planos de comunicação de projetos, que permitem uma comunicação fluida entre as principais partes interessadas durante um projeto em andamento.
O que incluir em um plano de comunicação?
Seu plano de comunicação deve incluir 5 elementos essenciais:
- Os objetivos de comunicação que você deseja alcançar
- Seu público-alvo
- As principais mensagens que você deseja transmitir
- Os canais de comunicação que você utilizará
- As funções e responsabilidades das diferentes pessoas envolvidas na execução do seu plano de comunicação
Quais são os 5 passos no planejamento da comunicação?
As 5 etapas do planejamento da comunicação incluem:
- Identificar o que você deseja alcançar com sua comunicação
- Criar um plano de ação que inclua tudo o que você espera alcançar além da comunicação, bem como a forma como a comunicação se encaixa nesse plano
- Identificar e familiarizar-se com seu público-alvo
- Criar uma estratégia para comunicar suas mensagens-chave da maneira mais eficaz
- Transmitir sua mensagem pelos canais de comunicação definidos
Após executar seu plano de comunicação, você também pode realizar a etapa adicional de avaliar seu sucesso e analisar quaisquer problemas que possam ter ocorrido ao longo do processo.
Mantenha a comunicação simples com o Pumble
Planeje sua comunicação com o Pumble da CAKE.com
Um plano de comunicação claro e bem estruturado pode melhorar drasticamente seus processos de comunicação interna e externa.
Uma boa comunicação em uma organização é fundamental para:
- Manter o foco
- Alcançar seus objetivos
- Lidar com situações imprevistas
- Manter todos eficientes e engajados
A melhor maneira de alcançar esses resultados seria ter uma central dedicada para toda a comunicação interna — como o Pumble da CAKE.com.
O Pumble é a solução de comunicação perfeita, quer você esteja trabalhando em casa ou se deslocando para o escritório, permitindo que você:
- Envie mensagens diretas ou inicie chats em grupo.
- Crie um número ilimitado de canais baseados em projetos.
- Realize videoconferências para colaborar e fazer brainstorming em tempo real.
- Compartilhe e recupere arquivos e mensagens facilmente.
- Agende mensagens ou configure lembretes.
Então, se você está em busca de um aplicativo de comunicação em equipe que possa levar seu planejamento de comunicação para o próximo nível, experimente o Pumble.
Simplifique e aprimore seus processos de comunicação.
Como avaliamos esta publicação: Nossos escritores e editores monitoram as postagens e as atualizam quando novas informações ficam disponíveis, para mantê-las atualizadas e relevantes.