Como melhorar a comunicação da equipe que trabalha em casa

O trabalho remoto é frequentemente considerado “o novo normal” – estatísticas de pesquisas focadas nas atitudes em relação ao trabalho remoto mostram que 86% dos trabalhadores veem o trabalho em casa como “o futuro do trabalho”. No entanto, trabalhar em casa muitas vezes traz consigo muitos desafios de comunicação.

Neste guia, vamos esclarecer os desafios de comunicação que as equipes remotas enfrentam e explicar como você pode melhorar a comunicação dentro de sua equipe, remota. Também forneceremos um guia detalhado sobre como criar um plano de comunicação para sua equipe, discutiremos a importância da comunicação ao trabalhar em casa e exploraremos como o trabalho remoto afeta a comunicação interna.

Como trabalhar de casa afeta a comunicação

A comunicação em equipes remotas difere muito daquela em equipes presenciais, principalmente em termos de estilos de comunicação. A interação escrita é dominante em ambientes de trabalho online e tem seus altos e baixos.

Trabalhar em casa é o paraíso para algumas pessoas. Por exemplo, pesquisas mostram que os introvertidos sentem menos apreensão na comunicação online, especialmente nas interações escritas, o que os torna menos inibidos nas conversas com colegas de trabalho.

o entanto, de acordo com a Harvard Business Review, a comunicação remota precisa suprir três tipos de distâncias:

• Distância física — o componente espacial e temporal da comunicação,
• Distância operacional - relacionada ao tamanho da equipe, capacidade e níveis de habilidade individual, e
• Distância de afinidade — a interconexão de uma equipe em termos de valores, emoção e confiança.

O problema é que estas distâncias não são totalmente transponíveis nas interações online, pelo que os gestores não podem fazer muito para ajudar as suas equipas a ultrapassá-las.

Por exemplo, algumas pesquisas mostraram que a videoconferência é um substituto próximo, mas não igual, das interações presenciais. Sinais não-verbais, como contato visual, gestos e movimentos corporais, são uma parte importante da comunicação. Embora alguns deles sejam transferíveis via chat de vídeo, outros não o são, como a proxêmica (ou seja, a percepção do espaço e da distância entre interlocutores) e a sensação tátil (ou seja, o toque físico).

Estas diferenças inegáveis ​​na comunicação on-line e off-line podem tornar as pessoas não habituadas a interações on-line relutantes em fazer um esforço para comunicar, resultando numa falta de comunicação no local de trabalho.

Eles também podem levar a uma variedade de desafios no local de trabalho que as equipes remotas precisam superar.

Os desafios da comunicação da equipe ao trabalhar em casa

O trabalho remoto traz consigo a sua quota de desafios relacionados com a comunicação e outros, o que pode fazer com que os gestores hesitem em introduzir tal acordo de trabalho nas suas equipas – apesar dos benefícios que trabalhar de casa pode trazer tanto para os funcionários como para os gestores, e da sua crescente popularidade e necessidade nos últimos tempos.

Os desafios do trabalho remoto e da comunicação no trabalho em casa vão desde a falta de comunicação que prejudica a produtividade até problemas relacionados à tecnologia que dificultam a própria comunicação. De acordo com diversas pesquisas, apenas 22% das pessoas tendem a participar de treinamentos relevantes de equipes virtuais, e 32% das empresas citam as questões de treinamento como um grande problema que enfrentam ao operar com equipes virtuais.

Falta de comunicação

Uma empresa de formação de liderança, Crucial Learning conduziu recentemente um estudo que mostra que a distância na comunicação online pode destruir o diálogo entre equipes remotas. De acordo com este estudo, os funcionários têm duas vezes mais probabilidade de não falar sobre o que os incomoda num local de trabalho virtual do que num ambiente tradicional. Além disso, mais de metade dos participantes (54%) disseram que deixariam os seus problemas sem solução durante semanas antes de se manifestarem.

Seja qual for a causa desta relutância em comunicar, a falta de interação resultou em diversas frustrações, tais como:

• Colegas de equipe que não cumprem suas responsabilidades,
• Indivíduos que fazem alterações em projetos sem aviso prévio ou consulta,
• Pessoas que não se comprometem com suas prioridades,
• Falha em anunciar violações de prazo antes que elas ocorram.

Os resultados gerais desses problemas envolvem:

• Um aumento nos níveis de estresse (23%),
• Ineficiência de tempo (21%),
• Uma diminuição na moral dos funcionários (21%),
• Queda na produtividade (14%).

Estas descobertas mostram os resultados devastadores da falta de comunicação em equipes remotas e a razão pela qual os gestores precisam se preocupar muito mais com as interações da equipe no trabalho online do que num ambiente de trabalho tradicional.

Outro estudo, no qual foi pedido aos participantes que comparassem a sua experiência de trabalho presencial e on-line, descobriu que, surpreendentemente, as gerações mais jovens (25-34) que mudaram para o trabalho on-line durante a pandemia sofreram mais com a comunicação ineficaz no local de trabalho do que os seus colegas mais velhos ( 35–44). O problema parece estar na gestão, pois ambas as faixas etárias relataram queda no fluxo de informações da gestão, respectivamente por:

• 10% para trabalhadores mais jovens,
• 4% para o grupo mais velho.

Considerando os dados que temos em mãos, fica claro que os líderes e gestores precisam intensificar e assumir a responsabilidade da comunicação eficaz enquanto trabalham remotamente.

Desafios relacionados à gestão

De acordo com a SHRM, problemas de integração (27%), gestão de conflitos (31%), bem como pessoal e outras questões de gestão (27%), são os principais problemas que as empresas associam ao trabalho remoto.

Distrações relacionadas a casa

De acordo com um relatório do Buffer, 12% dos trabalhadores remotos acham difícil se concentrar no trabalho devido a várias distrações relacionadas a casa. Essas distrações podem envolver barulho da rua, interrupções de familiares, animais de estimação, mas também colegas excessivamente zelosos. Afinal, todos os trabalhadores remotos provavelmente receberão uma abundância de alertas e notificações de seus aplicativos de comunicação virtual, o que provavelmente interromperá seu foco nas tarefas prioritárias nas quais estão trabalhando atualmente – se não forem gerenciados adequadamente.

Diferentes preferências de comunicação

De acordo com uma pesquisa realizada pela Workplaceless em sua comunidade remota, 59% dos profissionais acreditam que a comunicação escrita é o tipo de comunicação mais importante para equipes remotas. No entanto, mais 23% das pessoas atribuem importância à comunicação visual, enquanto 11% atribuem importância à comunicação verbal — indicando que diferentes preferências de comunicação podem perturbar a eficiência da comunicação da equipe remota.

Excesso de comunicação que se transforma em microgerenciamento

As equipes remotas precisam fazer um esforço mais consciente para se comunicar, visto que não podem simplesmente ir até as mesas uns dos outros para conversar. Em um esforço para transmitir seus pontos de vista, algumas pessoas podem comunicar seus pensamentos, ideias e opiniões em excesso. Agora, o excesso de comunicação em si raramente é um problema, visto que é sempre melhor verificar se você foi compreendido, em vez de arriscar mal-entendidos e confusão. Mas o excesso de comunicação também pode facilmente transformar-se em microgestão – o que poderá prejudicar a produtividade tanto do microgestor como da pessoa que está a ser micro gerida.

A comunicação da equipe como uma distração

A comunicação excessiva não flui apenas de cima para baixo – os membros da equipe também podem se comunicar excessivamente entre si, prejudicando a produtividade e o foco uns dos outros. Como a maioria das organizações com funcionários remotos utiliza múltiplas ferramentas de comunicação, os membros da equipe são frequentemente bombardeados com uma cacofonia de alertas e notificações, muitos dos quais não são imediatamente importantes para eles.

Problemas relacionados à tecnologia

De acordo com um relatório da Gartner, 54% dos líderes de RH acreditam que a má tecnologia é uma barreira crucial para um trabalho remoto eficaz. Em linha com isso, como mostra uma pesquisa da WhistleOut, 35% das pessoas dizem que a Internet fraca a certa altura as impediu de realizar o seu trabalho desde o início da pandemia de Covid19.

Diferentes fusos horários

Outro grande desafio de comunicação no trabalho em casa é que os membros da equipe estão em fusos horários diferentes. Uma pesquisa realizada pela Buffer descobriu que 73% dos participantes trabalham em organizações que abrangem fusos horários diferentes, e até 74% deles têm pessoas em suas equipes imediatas em fusos horários diferentes. Além disso, surpreendentes 60% destes trabalhadores relataram que as suas empresas operam em dois a cinco fusos horários.

Portanto, não é nenhuma surpresa que 7% dos entrevistados citaram estar em fusos horários diferentes como uma de suas maiores dificuldades na comunicação no trabalho em casa. Quando as pessoas da mesma equipe têm horários totalmente diferentes, é provável que tenham alguns problemas de comunicação, especialmente porque a comunicação síncrona raramente é possível.

Falta de interação social com colegas

De acordo com a pesquisa da Buffer, outro grande problema enfrentado por 16% dos funcionários remotos é a solidão. É difícil manter interações sociais entre colegas que trabalham em locais diferentes (às vezes, até mesmo em continentes e fusos horários diferentes), o que pode fazer com que os membros da equipe se sintam isolados e desconectados uns dos outros.

De acordo com um inquérito da Aetna Internationall cerca de 40% dos gestores estão preocupados com a falta de interação social entre os seus colaboradores e seus efeitos a longo prazo na saúde mental de alguns membros da equipe.

Atrito devido a falha de comunicação

Com a comunicação assíncrona sendo a norma e as formas escritas prevalecendo sobre as interações verbais, há muito mais espaço para falhas de comunicação de equipes remotas. O problema é que mensagens mal interpretadas devido a atrasos na comunicação ou a diferenças de estilo podem levar a atritos entre colegas de trabalho que já lutam para construir um bom relacionamento.

Falta de compartilhamento informal de informações

Quando os funcionários trabalham em casa, eles não têm a oportunidade de se envolver no que o MIT Sloan Management Review chama de “compartilhamento passivo de informações”. Em ambientes de trabalho no escritório, os funcionários muitas vezes têm oportunidades de encontrar soluções para problemas, inspiração e ideias criativas sobre como abordar as tarefas, ouvindo conversas ou participando de bate-papos, onde um colega involuntariamente dá o melhor conselho.

No trabalho remoto não é impossível criar estas oportunidades, mas é consideravelmente mais difícil do que no escritório.

A importância da comunicação eficiente durante o trabalho em casa

Quando os funcionários passam horas todos os dias em um escritório compartilhado, eles se aproximam como equipe e encontram as melhores maneiras de se comunicar sem muito esforço. No entanto, num ambiente de trabalho remoto, onde a maioria das pessoas fica sozinha em casa durante o horário de trabalho, é preciso muito mais reflexão e esforço para reunir a equipe.

Veja por que a comunicação é essencial para equipes remotas.

Uma ótima comunicação promove engajamento

Para se envolverem em seu trabalho, os funcionários precisam se sentir ouvidos, valorizados e conectados. É por isso que a comunicação regular com funcionários remotos é vital para o sucesso geral de uma equipe. Um estudo da Gallup descobriu que os funcionários mais engajados eram aqueles que se comunicavam diariamente com seus superiores por meio de uma combinação de formas de interação online, como reuniões, bate-papos em equipe e outros.

O mesmo estudo indica que não se trata apenas de verificações relacionadas com o trabalho – membros da equipa que sentem que os seus gestores investem neles, uma vez que as pessoas mostram níveis muito mais elevados de envolvimento no trabalho.

Uma ótima comunicação ajuda a construir a coesão da equipe

As interações regulares com os gestores não são o único tipo importante de comunicação no trabalho. Os funcionários também precisam se sentir conectados com outros membros da equipe. Se eles sentirem que estão em uma equipe com estranhos sobre os quais nada sabem, é muito menos provável que interajam com eles.

Esta falta de comunicação não só impedirá a construção de relações significativas com os colegas de trabalho, mas também impedirá uma colaboração bem-sucedida, uma vez que é menos provável que as pessoas confiem umas nas outras, peçam ajuda ou se mantenham informadas sobre a sua parte no projeto.

Portanto, a comunicação é essencial para nutrir o espírito de equipe entre os colaboradores remotos, que se desenvolve naturalmente no ambiente off-line, mas no online exige um trabalho consciente.

Uma ótima comunicação ajuda a aumentar o moral dos funcionários

O que todo especialista em RH sabe – e pesquisas comprovam – é que a comunicação deficiente é a razão número um para a baixa moral dos funcionários. Os colaboradores precisam se sentir parte da cultura da empresa e, de certa forma, identificar-se com os valores da organização para sentir vontade de se esforçar de verdade.

Uma ótima comunicação promove um fluxo de trabalho saudável

Para ter sucesso, uma equipe precisa trabalhar unida. No entanto, uma grande colaboração é impossível se não houver uma comunicação eficaz durante o trabalho remoto. Manter todos informados, e não apenas sobre suas tarefas, mas sobre qualquer novidade da empresa em geral, permite que funcionários remotos trabalhem juntos como uma equipe.

Ou seja, a comunicação é fundamental para agilizar os processos da empresa e eliminar dificuldades por falta de comunicação ou falta de interação.

Como melhorar a comunicação em equipes remotas

A falta de envolvimento/comunicação com os colegas de trabalho preocupa até 78% dos gestores que não tiveram formação sobre como trabalhar remotamente. Em contrapartida, 67% dos gestores que tiveram esta formação mostram preocupações com a falta de comunicação/engajamento com os colegas de trabalho.

Mas, a comunicação remota pode ser tão eficiente, ou até mais, do que a comunicação presencial no escritório – se tanto os gestores como os funcionários se esforçarem para implementar e seguir as estratégias certas. 

Veja como gerentes e funcionários de equipes remotas podem trabalhar juntos para melhorar a comunicação geral da equipe.

1. Cubra o treinamento de trabalho remoto

O primeiro passo para melhorar a comunicação da equipe remota envolve passar pelo treinamento necessário para realizá-la com eficiência. Os empregadores e os líderes de equipa devem fazer um esforço para educar as suas equipes remotas sobre as competências digitais que precisam possuir, explicar a etiqueta de comunicação remota que precisam seguir e também cobrir a formação intercultural para equipes remotas culturalmente diversas. 

Cubra as habilidades digitais necessárias

Para trabalharem juntas de maneira adequada, as equipes remotas precisam usar a tecnologia certa. 

Essas ferramentas têm como objetivo ajudar:

• Membros e gerentes remotos da equipe se comunicarem e colaborarem diariamente,
• Gerentes remotos gerenciarem projetos e tarefas diariamente e
• Membros e gerentes remotos da equipe acompanharem e indicarem o progresso de projetos e tarefas.

Por isso, é importante que os referidos membros e gerentes remotos da equipe aprimorem suas habilidades digitais e aprendam como usar os aplicativos de comunicação e colaboração prescritos, ferramentas de gerenciamento de projetos e outros softwares destinados a ajudá-los a realizar seu trabalho à distância.

Cubra o treinamento intercultural

Um acordo de trabalho remoto traz outro benefício crucial para o seu departamento de RH: a oportunidade de atrair e contratar profissionais de primeira linha, independentemente de sua área geográfica atual. Mas, operar nessas equipes remotas interculturais também traz um desafio crucial para todos os envolvidos: diferenças culturais em termos de normas, costumes e crenças que podem desencadear estereótipos e preconceitos em alguns colegas de equipe, a menos que seja fornecido treinamento intercultural adequado. 

🔸 Exemplo: Boing, a maior empresa aeroespacial do mundo, com 330.000 funcionários espalhados por 28 países, implementa uma abordagem mista para treinamento. intercultural. Ou seja, eles:

• Usam treinadores internos e externos.
• Organizam programas de rotação de funcionários.
• Implementam módulos de treinamento online.
• Coordenam seminários.
• Organizam sessões de treinamento individuais. 

Isso ajuda a equipe a ter mais consciência cultural ao interagir com os passageiros, mas também entre si.

Para obter o máximo efeito, os treinadores internos e externos que você apresentar devem dissipar estereótipos e preconceitos sobre diferentes culturas, bem como ajudar os colegas de equipe interculturais a aprenderem sobre as culturas uns dos outros. Para isso, o formador pode organizar palestras informativas, atividades e eventos virtuais — mas também incentivar as pessoas a se conhecerem através de conversas informais. Quanto melhor os colegas de equipe compreenderem as culturas uns dos outros, melhor serão capazes de se comunicar. 

Cubra o protocolo de comunicação remota

Para se comunicarem de forma eficaz quando operam em regime de trabalho remoto, as equipes também precisam seguir um protocolo claro de comunicação remota. 

• ETIQUETA DE COMUNICAÇÃO REMOTA PARA GERENTES:
  • Organize check-ins regulares — Para rastrear o que as pessoas estão trabalhando no momento, organize check-ins regulares individuais ou em grupo para permitir que os membros da equipe façam perguntas ou forneçam/solicitem feedback.
  • Comunique-se demais, mas não microgerencie — Sinta-se à vontade para comunicar demais uma tarefa ou projeto que você está delegando para garantir que as expectativas e os resultados desejados sejam claros. Mas não microgerencie a maneira como o delegado trabalhará na tarefa ou projeto em questão.
  • Gerencie o trabalho em diferentes fusos horários— Se os membros da equipe remota operam em fusos horários diferentes, organize eventos virtuais, reuniões e atividades de formação de equipe em horários que funcionem para todos. Se isso não for possível para todos os membros da sua equipe remota, organize eventos virtuais, reuniões e atividades de formação de equipe em grupos.
  • Gerencie as diferenças de idioma— Se os membros da sua equipe remota têm línguas maternas diferentes, identifique o idioma em que eles se sentem mais confortáveis ​​para se comunicar (por exemplo, inglês, chinês, espanhol, etc.) e conduza toda a comunicação da equipe neste idioma.
• ETIQUETA DE COMUNICAÇÃO REMOTA PARA TODOS:
  • Participe de reuniões relevantes— Se não puder comparecer a uma reunião onde sua presença é esperada por qualquer motivo, notifique a equipe com antecedência.
  • Gerencie a comunicação assíncrona— Para evitar mal-entendidos e confusão em situações em que as pessoas nem sempre podem contar com respostas para suas perguntas em tempo real, ofereça páginas wiki detalhadas com respostas para perguntas frequentes (por exemplo, licença médica, férias, fluxos de trabalho, horas de trabalho, conduta de trabalho e outras políticas oficiais). Disponibilize publicamente sua agenda/lista de tarefas online para que as pessoas entendam qual é o melhor momento para entrar em contato com você e no que você está trabalhando no momento.
  • Fique de olho nas notificações do aplicativo — Tente atender chamadas e mensagens o mais rápido possível, mas deixe claro quando não quer ser incomodado.
  • Verifique se alguém está online no momento, antes de enviar uma mensagem — Se a pessoa para quem você deseja enviar uma mensagem estiver offline no aplicativo de comunicação da equipe, espere que ela fique online ou envie uma mensagem agora e seja paciente antes que ela responda.

2. Defina e siga as expectativas de trabalho

Um dos pré-requisitos mais importantes para uma comunicação bem-sucedida no trabalho em casa é garantir que as expectativas sejam claras e cumpridas. Qual é a missão e visão remota da sua equipe? Quais são os valores que você defende? Quais são os horários de trabalho? Quais ferramentas de comunicação e colaboração você usará? Os gestores precisam ser claros ao definir suas expectativas e os funcionários precisam ser diligentes em segui-las.

Defina uma missão, visão e valores para trabalho remoto

Uma declaração de missão é uma frase ou parágrafo curto que explica a existência de uma empresa, ong ou organização. Uma declaração de visão une uma equipe em torno do mesmo objetivo, fornece orientação e motivação para todos os companheiros e fortalece o sentimento de pertencimento a uma equipe. Valores são as filosofias, crenças e princípios que impulsionam sua empresa.

Toda equipe remota precisa deles, portanto, os gerentes devem fazer um esforço extra para comunicá-los de forma clara aos funcionários.

Ao definir uma missão, visão e valores para sua equipe remota, pergunte-se o seguinte:

• Como é sua equipe remota ideal?
• Como sua equipe remota trabalha junta?
• O que torna a visão da sua equipe remota única?
• O que torna a missão da sua equipe remota única?
• Quais são os valores-chave pelos quais você trabalha?
• O que impulsiona suas ideias?
• O que torna suas ideias diferentes?
• Como você vê sua equipe remota no futuro?
• Como você planeja inspirar as pessoas que ingressam em sua equipe virtual?

🔸Exemplo de declaração de missão:

A declaração de missão do GitHub, uma famosa equipe remota:

“Para ajudar cada desenvolvedor, independentemente do nível de experiência a aprender, codificar e enviar software de maneira eficaz.”

🔸Exemplo de declaração de missão:

Declaração de visão do GitHub:

“Continuar sendo uma plataforma aberta para todos os desenvolvedores.”

🔸Exemplo de declaração de missão:

Valores do GitHub:

“Colaboração, Empatia, Qualidade, Impacto Positivo e Remessa”

Definir e seguir regras de horário de trabalho

Estabelecer regras claras sobre o horário de trabalho é crucial para o sucesso de uma equipe remota:

• Você trabalhará em um horário fixo das 9h às 17h? 
• Você exigirá que os colegas de equipe trabalhem 8 horas por dia, a seu critério? 
• Você prescreverá um horário de trabalho flexível que obrigue os funcionários a trabalhar 8 horas por dia entre determinadas horas do dia (por exemplo, começar das 7h às 11h e depois trabalhar 8 horas).
• Você prescreverá uma solução híbrida que obrigue os funcionários a trabalhar 5 horas por dia em horário fixo e 3 horas por dia a seu critério, com um total de 8 horas por dia?

Quaisquer que sejam as regras sobre horas de trabalho que os gestores queiram implementar, devem comunicá-las claramente. Os funcionários devem, por sua vez, esforçar-se para cumprir essas regras sobre horário de trabalho e fazer perguntas caso encontrem algo pouco claro.

Use as ferramentas de trabalho remoto certas 

Ferramentas para trabalhadores remotos são cruciais para uma comunicação bem-sucedida dentro de equipes remotas. 

Eles ajudam os gerentes remotos a planejar, organizar, direcionar e controlar recursos à distância. 

Também ajudam os funcionários remotos a colaborar e se comunicar com colegas de equipe e gerentes à distância.

🔸As ferramentas para trabalho remoto adequadas para todos os tipos de equipes incluem:

• Google Agenda

O Google Agenda é uma ferramenta de agendamento para organizar e sincronizar reuniões, eventos e outras atividades da equipe.

• Pumble

Pumble é um aplicativo gratuito de bate-papo em equipe alternativo ao Slack e Microsoft Teams que facilita a comunicação e colaboração da equipe, por meio de mensagens diretas, bem como canais públicos e privados relacionados a tópicos.

• Clockify

Clockify é um rastreador de tempo gratuito para equipes ilimitadas que desejam registrar horas de trabalho em projetos e monitorar a frequência dos funcionários. 

• Asana

Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos para gerenciar tarefas e projetos em listas de tarefas e quadros Kanban.

• Zoom

Zoom é um aplicativo de comunicação de vídeo baseado em nuvem para videoconferência e webconferência.

• Evernote

Evernote é um aplicativo de anotações para organizar anotações de equipe e recortar fotos, links, PDFs e artigos da web.

• Google Drive

O Google Drive é um espaço de armazenamento online para upload e compartilhamento de recursos, com opção de criação de documentos, planilhas, apresentações e edição junto com sua equipe, em tempo real.

• Freshteam

Freshteam é um software de RH para integração, recrutamento e gerenciamento de folgas.

• World time buddy

É um aplicativo conversor de hora para organizar o trabalho síncrono em diferentes fusos horários. 

🔸As ferramentas para trabalho remoto específicas do setor incluem:

• Figma

Figma é uma ferramenta colaborativa de design de interface para designers e desenvolvedores de software que permite edição simultânea em tempo real.

• Demodesk

Demodesk é uma plataforma de compartilhamento de tela que ajuda as equipes de vendas a demonstrar produtos remotamente.

• GitHub

GitHub é uma plataforma de hospedagem de código que ajuda os desenvolvedores de software a gerenciar o controle de versão e colaborar.

• Freshdesk

Freshdesk é um software de suporte ao cliente que ajuda agentes remotos a auxiliar clientes por meio de conjuntos predefinidos de respostas.

• Hootsuite

Hootsuite é um sistema de gerenciamento de mídia social destinado a ajudar as equipes de marketing a gerenciar as contas de mídia social de seus clientes.

• Moodle

Moodle é um sistema de gerenciamento de cursos que ajuda educadores a estabelecer um ambiente de aprendizagem online.

3. Defina e siga as regras da reunião

Considerando que as equipes remotas não podem se reunir presencialmente quando quiserem, devem ser feitos esforços extras para tornar as reuniões virtuais eficientes e produtivas. Portanto, pense nos tipos de reuniões virtuais que você implementará, suas agendas, participantes, duração, etiqueta e outras logísticas.

Defina os tipos de reuniões virtuais — e suas agendas

Primeiro, decida que tipo de reuniões você implementará — o tipo de reuniões também determinará suas agendas:

• Você terá reuniões onde discutirá o progresso de projetos e tarefas? 
• Você terá reuniões gerais?
• Você terá reuniões de check-in individuais? 
• Você terá reuniões de bem-estar entre a equipe de RH e grupos de colegas de equipe?

Resumindo - você deve ter todas as reuniões listadas acima: 

• As reuniões de progresso do projeto ajudarão todos a manter o controle sobre quem está trabalhando em quê e como o projeto está se desenvolvendo como um todo.
• As reuniões gerais são uma grande oportunidade para o CEO e os gerentes seniores compartilharem as principais notícias, oportunidades e planos da empresa para o futuro.
• As reuniões individuais são uma ótima solução para os gerentes fornecerem e obterem feedback.
• As reuniões de bem-estar são uma ótima oportunidade para os colegas de equipe compartilharem os desafios do trabalho em casa e criarem vínculos.

Decida quem participará das reuniões virtuais

Depois de decidir os tipos de reuniões virtuais que deseja implementar, decida quem participará delas:

• Os colegas de equipe que contribuem para o progresso de um projeto devem participar das reuniões de progresso do projeto.
• Todos os funcionários devem participar das reuniões gerais.
• O gerente e os colegas de equipe devem participar das reuniões de check-in.
• O departamento de RH pode dividir os colegas de equipe em diversos grupos e agendar reuniões de bem-estar de acordo.

Decida quando você organizará as reuniões virtuais

Depois de decidir quem participará de suas reuniões virtuais, decida quando irá organizá-las:

• As reuniões de progresso do projeto devem ser organizadas diariamente ou pelo menos semanalmente.
• As reuniões gerais devem ser organizadas a cada três meses.
• O check-in individual deve ser organizado semanal ou quinzenalmente.
• As reuniões de bem-estar podem ser organizadas mensalmente.

Decida quanto tempo as reuniões virtuais devem durar

Depois de decidir quando organizará as reuniões virtuais, decida quanto tempo essas reuniões deverão durar:

• As reuniões de andamento do projeto devem durar entre 15 e 30 minutos, dependendo do tamanho da equipe do projeto.
• As reuniões gerais devem durar até 1 hora — tempo suficiente para que o CEO e os gestores seniores apresentem novas informações e tirem dúvidas, sem perder o interesse do público.
• As reuniões de check-in individuais não devem durar mais de 30 minutos.
• As reuniões de bem-estar podem durar 45 minutos ou 1 hora, dependendo do tamanho do grupo e dos temas abordados.

Decida como você organizará essas reuniões virtuais

Agora chegamos à questão crucial: considerando que você não pode organizar reuniões presenciais regularmente, como realizará reuniões virtuais para sua equipe remota? 

Bem, você pode lidar com vários tipos de reuniões virtuais de várias maneiras.

• As reuniões gerais geralmente são semelhantes a discursos públicos — uma ou duas pessoas falam e as outras ouvem. Ou seja, as reuniões gerais virtuais devem colocar ênfase nos palestrantes e ajudar suas palavras a deixarem uma marca no público. Assim, uma videochamada que permite a inclusão de componentes visuais — como apresentações que destacam números e fatos importantes — é a escolha ideal.
• As reuniões de check-in individuais podem ser realizadas por meio de chamadas de vídeo ou áudio ou por meio de mensagens diretas. 
• As reuniões de bem-estar em grupo devem ser realizadas por meio de videochamadas – os participantes devem poder se ver.
• Você pode organizar videochamadas para reuniões diárias ou semanais de andamento do projeto. Como alternativa, se os principais colegas de equipe muitas vezes não têm tempo para participar de videoconferências virtuais, você pode pedir aos colegas que escrevam seus relatórios de progresso em tópicos no aplicativo de comunicação da equipe. Dessa forma, você também terá um registro escrito do andamento do projeto de todos, para referência futura.

Estabeleça e siga o protocolo das reuniões virtuais

Em nosso guia sobre como os funcionários podem melhorar a comunicação da equipe, já falamos sobre o protocolo comum nas reuniões que inclui os seguintes itens:

• Apareça na hora certa.
• Não olhe para o seu telefone.
• Tenha uma atitude positiva.
• Fique mentalmente presente.
• Ouça os outros.
• Tenha uma mente aberta.
• Faça perguntas quando não entender alguma coisa.
• Responda às perguntas ao propor uma ideia. 

As regras listadas acima também devem ser aplicadas às suas reuniões virtuais – junto com outras dicas mais específicas:

• Gerencie o ruído de fundo

De acordo com uma pesquisa da Owl Labs, a possibilidade de ruídos de fundo interromperem as chamadas é uma grande preocupação para 73% dos gerentes remotos que não tiveram treinamento em gerenciamento remoto e para 63% dos gerentes remotos que tiveram esse tipo de treinamento. Portanto, todos os participantes devem fazer um esforço para gerenciar ativamente o ruído de fundo assim:

• Encontre um espaço silencioso adequado com o mínimo de ruído de fundo antes de entrar na reunião,
• Use fones de ouvido com cancelamento de ruído para bloquear ruídos externos sobre os quais as pessoas não têm controle e dos quais não conseguem fugir,
• Informe aos familiares ou colegas de quarto o horário da reunião para que não interrompam,
• Use um aplicativo especializado para bloquear ruídos indesejados em chamadas (por exemplo, Krisp, Noise Gate, Cadmus, etc.). 

• Gerencie o microfone

Todos devem colocar seus microfones no mudo quando não estiverem falando, para minimizar ainda mais o ruído de fundo. 

• Gerencie a câmera

Dependendo dos acordos anteriores, todos deverão ligar ou desligar suas câmeras.

• Solicite opinião

As reuniões virtuais podem tornar ainda mais difícil para todos se manifestarem. O gerente ou líder da equipe deve solicitar ativamente a opinião dos indivíduos.

• Tire conclusões claras

À medida que as reuniões chegam ao fim, o gestor ou líder da equipe deve tirar conclusões e planos para o futuro com itens de ação claros.

• Compartilhe notas e materiais adicionais

No final do relatório de progresso e das reuniões gerais, os gestores, CEOs e líderes de equipa podem partilhar uma recapitulação das discussões e conclusões tiradas, e partilhar recursos mencionados durante a reunião. 

4. Estabeleça uma cultura de equipe remota

Considerando que os colegas de equipe remotos estão fisicamente distantes, construir uma cultura remota – por exemplo, que priorize o controle remoto – pode ser um desafio. 

Mas sempre vale a pena o esforço, considerando que uma cultura de equipe bem estabelecida:

• Fornece uma rede de suporte para toda a equipe;
• Constrói confiança;
• Melhora a moral;
• Fortalece as relações profissionais;
• Melhora o sentimento de pertencimento;
• Ajuda a resolver conflitos mais rapidamente;
• Ajuda a atrair os melhores talentos.

Para estabelecer uma cultura de equipe remota, os gerentes podem ajudar a criar espaços casuais fora do trabalho para socialização, organizar intervalos e realizar eventos virtuais onde os funcionários possam participar de atividades divertidas e se conhecerem melhor.

Crie e participe de espaços casuais fora do trabalho

Plataformas de mensagens instantâneas como o Pumble são um ótimo lugar para começar quando se trata de fornecer à sua equipe um “bebedouro” virtual. Em vez de simplesmente criar canais públicos e privados para o trabalho (por exemplo, #vendas, #desenvolvimento, 🔒devops, #suporte, #pediatria, #recursos_de_classe, etc.), você também pode criar canais públicos e privados onde os colegas de equipe podem:

• Compartilhar notícias e artigos interessantes (por exemplo, #novidades, #notícias, #jornal, etc.);
• Compartilhar citações inspiradoras de comunicação da equipe (por exemplo, #frase_do_dia);
• Discutir hobbies (por exemplo, #hobbies, #arte, #livros, etc.);
• Trocar listas de reprodução (por exemplo, #spotify_playlists, #music, #productivity_music, etc.);
• Falar sobre culinária (por exemplo, #receitas, #sobremesas, etc.);
• Desabafar (por exemplo, #crianças, #trabalho_doméstico, etc.);
• Compartilhe histórias de viagens (por exemplo, #recomendações_de_viagem, #fotos_de_viagem, etc.);
• Divirta-se (por exemplo, #minijogos, #memes, #questionários, etc.);
• Recomendar filmes e jogos (por exemplo, #recomendacoes-de-filmes, #recomendacoes_de_jogos, etc.).

Faça pausas virtuais

Os intervalos virtuais são uma ótima oportunidade para socializar com as pessoas com quem você trabalha — assim, a cada dia você pode organizar/participar em diferentes atividades de intervalo de 5 a 15 minutos. Durante esses intervalos virtuais, você pode instruir as pessoas a usarem videochamadas para ajudá-las a se conectar melhor durante os intervalos. 

As atividades que você pode organizar incluem:

• Uma experiência online de degustação de café e chá

Envie kits de café e chá para suas equipes e peça às pessoas que os provem durante um determinado intervalo. Depois, comente as impressões.

• Jogos de curiosidades estilo pub

Mini jogos com curiosidades sobre esportes, história e cultura pop nos quais as pessoas competirão individualmente ou em grupos. Você pode até organizar prêmios para os vencedores.

• Meditação guiada virtual

Exercícios rápidos de meditação de 5 minutos, para ajudar todos a alcançar o alívio do estresse, bem como um melhor equilíbrio físico e mental.

• Treinos virtuais rápidos

Exercícios rápidos de 5 a 10 minutos (por exemplo, uma explosão cardiovascular para todo o corpo, exercícios de alongamento, prancha, etc.) para ajudar as pessoas a se energizarem e aliviar os efeitos negativos de ficar sentado em frente ao laptop/computador por horas a fio.

• Curiosidades pessoais

Para ajudar colegas de equipe remotos a se conhecerem melhor, você pode organizar e participar de questionários de curiosidades pessoais que reúnem funcionários e fazer com que eles adivinhem seus apelidos de infância, matérias favoritas na escola, animais de estimação de infância e curiosidades divertidas semelhantes sobre seus colegas.

Realize eventos virtuais

De acordo com uma pesquisa realizada pela TeamBonding, até 65% dos funcionários remotos relatam que nunca tiveram um evento virtual ou de formação de equipe. No entanto, tais eventos são uma grande oportunidade para ajudar as equipas a desenvolver confiança, estabelecer relações de colaboração e melhorar a cultura da equipa como um todo. 

Você pode organizar e participar de:

• Noites de jogos virtuais

As noites de jogos virtuais podem incluir versões mais longas de perguntas em estilo pub e questionários de curiosidades pessoais, videogames multi jogador populares e mini competições sucessivas.

• Festivais culturais virtuais

Sua equipe remota pode exercitar seus músculos culturais com lançamentos virtuais de filmes e músicas, exposições de arte, palestras, workshops e webinars em vários espaços online.

• Aulas virtuais de bem-estar

Uma combinação de exercícios físicos, ioga, meditação e dança é uma ótima maneira para equipes remotas se manterem saudáveis, aliviarem o estresse, relaxarem e se divertirem juntas.

• Tours virtuais pelos escritórios domésticos dos seus colegas

As equipes que trabalham em um escritório podem visitar as instalações do escritório em determinado momento. As equipes remotas podem se divertir desfrutando de passeios virtuais pelos escritórios, apartamentos e casas de seus colegas remotos. Esses tours virtuais podem ser feitos semanalmente – escolha um dia da semana em que um colega de equipe fará um tour virtual pelas instalações e falará sobre sua rotina de trabalho.

• Atividades virtuais de formação de equipes

As atividades de formação de equipes para equipes remotas podem envolver:

• Jogos para quebrar o gelo que ajudarão a assimilar novos membros da equipe,
• Jogos de gerenciamento/planejamento de tempo que ajudarão as equipes a praticar as habilidades necessárias para atividades de trabalho da vida real,
• Jogos de comunicação que ajudarão os colegas de equipe a aprimorar as habilidades necessárias para se comunicarem de maneira eficaz.

5. Aperfeiçoe suas habilidades de escrita

Conforme mencionado anteriormente, uma pesquisa da Workplaceless implica que 59% das pessoas acreditam que a comunicação escrita é o tipo de comunicação mais importante para equipes remotas. 

Afinal, a comunicação escrita traz diversos benefícios para equipes remotas:

• É adequado para comunicação de longa distância.
• É adequado para comunicação assíncrona.
• Cria um registro permanente que as pessoas podem usar para referência futura.
• Dá às pessoas tempo para pensar e formular o que querem dizer.
• Pode ser enviado para várias pessoas ao mesmo tempo.
• Se for clara, exata e concisa, a comunicação escrita pode minimizar a ambiguidade.

Em linha com isso, você deve se esforçar para aperfeiçoar suas habilidades de escrita. Para fazer isso, você precisará garantir que sua comunicação escrita siga os sete Cs da comunicação escrita eficaz, evite suposições e enriqueça suas palavras escritas com recursos visuais, quando apropriado.

Siga os 7 Cs da comunicação escrita eficaz

Não importa se você está iniciando uma conversa por escrito com um colega de equipe ou gerente, ou respondendo a eles, sempre certifique-se de seguir os sete Cs da comunicação escrita eficaz:

• Clareza

Certifique-se de que sua escrita seja clara em termos de propósito e expressões e, portanto, fácil de entender. Use uma linguagem simples para evitar mal-entendidos e confusões. Use listas com marcadores para facilitar a localização de informações importantes. 

• Coerência

Certifique-se de que sua escrita represente um fluxo lógico de ideias interconectadas cujas partes individuais contribuem para o significado pretendido de um todo. Escolha suas palavras e frases com cuidado. Organize suas frases, parágrafos e as informações que eles oferecem de maneira lógica. 

• Causa

Certifique-se de que o motivo de sua escrita esteja claro para você e para a pessoa com quem está se comunicando. Certifique-se de que a outra pessoa entenda suas expectativas.

• Concisão

Certifique-se de que sua escrita seja direta. Deixe de fora o que você não precisa, para evitar sobrecarregar ou confundir a outra pessoa. Preste atenção ao seu texto para comunicar seus pensamentos da maneira mais eficiente possível.  

• Correção

Certifique-se de usar o tom correto, a linguagem apropriada, bem como corrigir erros gramaticais e ortográficos. Afinal, uma escrita errada prejudica a sua credibilidade como comunicador.

• Confiança

Certifique-se de que sua escrita demonstre sua competência, profissionalismo e capacidade de pensar e se expressar com clareza.

• Cortesia

Certifique-se de que sua escrita seja aberta, amigável e honesta. Não seja passivo-agressivo ou paternalista. Em vez disso, seja direto e assertivo, mas atento às opiniões das outras pessoas e empático às suas necessidades.

Sempre declare suas suposições

Você pode presumir que a pessoa para quem você está escrevendo entende o contexto da sua solicitação. Que eles entendam por que você está fazendo uma pergunta específica. Que eles entendam por que você está falando com eles sobre um determinado assunto. 

O que quer que você presuma sobre a pessoa com quem está se comunicando - não faça isso. 

Em vez disso, certifique-se de que a referida pessoa esteja familiarizada com o relatório, a diretriz de trabalho ou a política a que você está se referindo – declarando diretamente suas suposições e, assim, fazendo um esforço para esclarecer se são verdadeiras ou falsas.

Tudo o que você não tem certeza, pergunte.

Se a outra pessoa tiver perguntas adicionais, responda-as com informações confiáveis.

Ao considerar se deve presumir algo ou comunicá-lo demais - sempre opte por comunicá-lo demais.

Aprimore sua escrita com recursos visuais

A pesquisa da Workspaceless mencionada anteriormente destaca que 23% das pessoas atribuem grande importância à comunicação visual – então, quando apropriado, tente aprimorar suas palavras escritas com alguns recursos visuais. 

Para transmitir uma reação ou emoção específica – use emojis.

Se houver um TED Talk que dê credibilidade à sua ideia, compartilhe um link para ele. 

Se houver um infográfico que resume perfeitamente o seu ponto de vista, uma imagem livre de direitos autorais que você deseja usar em sua nova apresentação de vendas ou um relatório ilustrado sobre um tema relevante, compartilhe-o como anexo.

A comunicação visual quase sempre aumenta o efeito das ideias, pensamentos e opiniões que você escreve para iniciar uma conversa ou como resposta – afinal, um relatório da Wyzowl mostra que as pessoas têm 80% mais probabilidade de lembrar o que veem.

6. Faça um plano de comunicação para funcionários remotos

Conseguir uma comunicação eficaz enquanto trabalha remotamente pode ser um desafio se você estiver desorganizado e não souber por onde começar. Planejar a comunicação internana pode ser um processo complexo, mas ainda mais quando sua equipe trabalha remotamente e os membros da equipe moram em fusos horários diferentes. É por isso que você pode se beneficiar de um plano abrangente de comunicação para trabalhar em casa.

Um plano de comunicação para equipes remotas deve detalhar as diretrizes e os princípios de comunicação dentro da sua organização. Deve ser baseado em uma análise cuidadosa de suas interações internas e você deve revisá-lo regularmente para ver se há espaço para atualizações.

O melhor é fazer um plano escrito bem estruturado e disponibilizá-lo a todos os funcionários no Google Drive ou outro serviço de compartilhamento de arquivos para que eles saibam o que se espera deles em termos de comunicação com a equipe.

As etapas para criar um plano de comunicação valioso para sua equipe remota são as seguintes:

1. Documente suas práticas atuais.
2. Avalie seu estado atual.
3. Defina seus objetivos.
4. Estabeleça diretrizes.
5. Decida os canais e aplicativos que você usará.
6. Certifique-se de que todos tenham as ferramentas e equipamentos certos.
7. Obtenha feedback dos funcionários sobre a política de comunicação.
8. Revise o plano regularmente.

Exploraremos cada uma dessas oito etapas e como abordá-las.

Passo #1: Documentar as práticas de comunicação atuais

Conforme estabelecemos, a comunicação escrita é essencial para equipes remotas, por isso é melhor observar a comunicação atual da equipe e documentar detalhadamente suas práticas atuais. Isso o ajudará a entender melhor onde você está agora e quais aspectos da comunicação você pode melhorar.

As perguntas que você deve se fazer nesta primeira etapa são as seguintes:

• Quais canais de comunicação minha equipe usa?
• Quais aplicativos específicos usamos?
• Que tipo de comunicação acontece em quais plataformas? (por exemplo, e-mails para solicitações formais, um aplicativo de bate-papo em equipe para perguntas rápidas)
• Com que frequência nos comunicamos?
• Com que frequência usamos cada canal de comunicação?
• A equipe confia mais na comunicação escrita ou verbal?
• Como incorporamos elementos visuais de comunicação? (por exemplo, slides do PowerPoint, gráficos, tutoriais em vídeo)

Colete dados quantitativos sempre que possível

Se quiser uma visão detalhada de suas práticas de comunicação atuais, você pode até coletar dados quantitativos se os aplicativos que estiver usando vierem com recursos analíticos.

Por exemplo, você pode:

• Verificar o tempo médio que as pessoas passam em videoconferências usando a opção Google Calendar Time Insights.
• Acompanhar a entrega de e-mails da sua equipe através do Admin Console do seu Google Workplace.
• Verificar as análises da intranet da sua empresa para ver com que frequência os funcionários visitam o painel.

Essas métricas permitirão que você tenha uma imagem mais objetiva dos hábitos de sua equipe remota e que possa analis´a-las mais detalhadamente. Os resultados da sua pesquisa podem surpreendê-lo e são um primeiro passo importante na criação de um plano de comunicação novo e aprimorado.

Passo #2: Avaliar sua comunicação atual

Depois de documentar suas práticas de comunicação atuais, você pode avaliá-las e ver como pode melhorá-las.

Existem duas partes igualmente importantes na avaliação do seu estado atual de comunicação:

1. Colocar as questões de avaliação corretas e
2. Coletar feedback dos funcionários.

As duas partes do processo de avaliação complementam-se e podem cobrir os pontos cegos uma da outra.

Como fazer as perguntas de avaliação certas

Quanto mais perguntas você fizer, melhor entenderá quais mudanças precisam implementar para tornar seu plano de comunicação bem-sucedido. Você pode usar os dados coletados na primeira etapa para tentar responder a essas perguntas da melhor maneira possível.

Você pode começar com perguntas mais gerais e depois reduzi-las para identificar os pontos fortes e fracos de suas práticas atuais. Aqui está o que você pode perguntar:

• De que forma as nossas atuais práticas de comunicação são boas?
• De que forma elas são ruins?
• A comunicação geral da nossa equipe é saudável?
• A comunicação geral da equipe é eficaz?
• Com que frequência temos problemas devido a falhas de comunicação?
• Quais canais e aplicativos usamos regularmente?
• Quais canais e aplicativos são subutilizados?
• Quais situações de comunicação precisam ser melhoradas?
  • Fornecemos feedback estruturado e construtivo regularmente?
  • As pessoas se sentem entediadas em nossas reuniões de atualização de status?
  • Nossas reuniões de integração são completas o suficiente?
  • Como anunciamos mudanças, notícias e outras informações, e os anúncios tendem a atingir todos os membros da equipe?

Como encontrar respostas e possíveis soluções

Depois de identificar os pontos fracos no status atual da sua comunicação, você pode fazer a pergunta final e essencial:

• O que podemos fazer para resolver esses problemas?

O que podemos fazer para resolver esses problemas? Coloque esta questão para cada um dos pontos fracos e prossiga com outras questões de avaliação que irão aprofundar o cerne da questão, restringi-la e geralmente revelar a solução. Esse método é chamado de pensamento convergente, e é uma ótima técnica de resolução de problemas. Ela usa inferência lógica para restringir as informações conhecidas até que a solução ideal seja encontrada.

Por exemplo, se as pessoas tendem a não ver anúncios importantes na hora certa, veja como encontrar uma solução usando o pensamento convergente:

• Por que as pessoas muitas vezes perdem anúncios importantes? — Eles não os veem na hora certa.
• Por que eles não os veem na hora certa? — Eles não verificam o wiki da empresa regularmente.
• O que você pode fazer para mudar isso? — Publique-os em algum lugar onde eles possam vê-los imediatamente.
• Onde você pode publicá-los? — No aplicativo de bate-papo da sua equipe. Eles receberão uma notificação assim que o anúncio for feito.
• E se o anúncio se perder nas mensagens? — Não, porque você pode fixar a mensagem importante.

Como coletar feedback dos funcionários sobre o estado atual da comunicação interna

O feedback dos funcionários é essencial para avaliar suas práticas atuais. Você pode coletar os dados, mas eles podem lhe dizer como funciona na prática.

Você pode coletar feedback dos funcionários de uma forma mais ou menos estruturada. Qualquer que seja a abordagem escolhida, certifique-se de criar primeiro um espaço de segurança psicológica para que todos possam falar livre e honestamente sobre quaisquer problemas potenciais.

Aqui estão alguns exemplos de como você pode obter feedback dos funcionários:

• Crie uma pesquisa detalhada usando o Formulários Google, SurveyMonkey ou um aplicativo semelhante que os funcionários possam preencher anonimamente. Você pode usar perguntas simples, onde os funcionários são incentivados a fornecer uma resposta curta e precisa, e perguntas abertas, onde são incentivados a fornecer suas próprias ideias sobre o que você pode melhorar e como;
• Faça uma enquete no Pumble sobre as formas preferidas de comunicação e peça às pessoas que votem nelas, reagindo com emojis apropriados, por exemplo. usando um polegar para cima (👍) ou para baixo (👎) para expressar aprovação ou desaprovação, uma mão levantada (✋) para indicar que concordam com a ideia ou outra solução criativa usando o emoji de reação que quiser;
• Organize uma reunião de vídeo no chat para discutir mais detalhadamente como os funcionários se sentem em relação ao seu estado atual de comunicação. Se estiver usando o Google Meets, por exemplo, você pode primeiro discutir os problemas, depois lançar uma enquete no aplicativo e receber automaticamente o relatório por e-mail. Alternativamente, você pode organizar reuniões individuais com os membros da equipe;
• Crie um grupo focal em seu aplicativo de bate-papo de equipe para discutir ideias e opiniões. Esta pode ser uma discussão mais formal e mediada, ou você pode criar um canal dedicado onde as pessoas podem compartilhar suas ideias a qualquer momento.

Perguntas a serem feitas aos funcionários

Você pode começar fazendo as perguntas de avaliação que descrevemos acima para obter também as perspectivas dos membros da sua equipe sobre as questões.

Além disso, você também pode distribuir um questionário para capturar o sentimento geral sobre a comunicação dentro de sua equipe remota. O seu nível de satisfação ou insatisfação com os processos atuais deve desempenhar um papel vital na elaboração de um novo plano de comunicação de trabalho remoto.

⏬ Aqui está um exemplo de questionário que você pode fazer uma cópia e usar: O estado atual da comunicação interna — um questionário para funcionários remotos

Passo #3: Definindo seus objetivos de comunicação

Depois de avaliar com sucesso o estado atual da comunicação em sua equipe remota, você poderá dar mais um passo na criação do plano de comunicação, definindo seus objetivos em termos amplos.

Seus objetivos de comunicação direcionarão seus esforços na definição de diretrizes e estratégias apropriadas. Eles representam o porquê e o como do seu plano.

É claro que sua empresa tem seus objetivos operacionais e também uma declaração de missão, que define sua missão interna e externa para o futuro. Os seus objetivos de comunicação devem contribuir para alcançar os seus objctivos globais, por isso deve ver como estes últimos se traduzem nos primeiros.

🔸 Exemplos:

Objetivo geral	Objetivo de comunicação
Melhorar a experiência de integração	Garanta que os novos contratados tenham todas as informações necessárias e entendam os processos da empresa
Reduzir o número de erros no fluxo de trabalho	Certifique-se de que todos entendam sua tarefa e obtenham todas as informações necessárias para concluí-la no prazo
Melhorar a coesão da equipe	Garanta que os membros da equipe se comuniquem livre e abertamente

Etapa #4: Estabelecer diretrizes de comunicação

A menos que se depare com uma cultura de trabalho completamente desconhecida, as regras da comunicação off-line exigem pouca ou nenhuma reflexão. Nós os captamos inconscientemente e raramente exigem muita elaboração.

A comunicação on-line, por outro lado, não é tão uniforme em todos os locais de trabalho e é necessário estabelecer diretrizes claras sobre como comunicar em que situações.

Para isso, observe mais de perto todos os tipos de situações de comunicação que acontecem em sua equipe remota, como:

• Anúncios formais,
• Check-ins diários,
• Opinião,
• Apresentações,
• Comunicação de colaboração de tarefas,
• Comunicação informal.

Como estabelecer diretrizes

Em seguida, estabeleça as normas da empresa sobre as seguintes questões:

• A frequência recomendada de uma situação de comunicação (por exemplo, com que frequência os funcionários devem receber feedback),
• A duração recomendada de uma situação (por exemplo, quanto tempo devem durar as reuniões diárias de check-in),
• O momento ideal para uma situação (por exemplo, o dia e hora do mês ideais para emissão de relatórios),
• O comprimento recomendado da mensagem dependendo do contexto (por exemplo, o comprimento de um e-mail informativo versus o comprimento de uma mensagem individual pedindo esclarecimentos),
• O canal de comunicação a ser usado (por exemplo, um serviço de compartilhamento de arquivos, como o Google Drive, para compartilhar documentos),
• O aplicativo onde você pode verificar informações (por exemplo, Confluence para diretrizes da empresa),
• A pessoa a quem você pode recorrer para obter informações ou ajuda (por exemplo, você pode perguntar ao especialista em SEO qual ferramenta usar para pesquisa de palavras-chave),
• As informações que você precisa fornecer ao abordar um membro da equipe (por exemplo, as informações que um redator precisa fornecer ao designer da equipe para que ele possa criar uma ilustração de blog),
• O tempo de resposta recomendado (por exemplo, o prazo ideal para responder uma mensagem individual),
• Os estilos de comunicação recomendados para situações específicas (por exemplo, comunicação escrita para transmitir instruções detalhadas).

As diretrizes irão agilizar a colaboração interna, pois os funcionários se comunicarão da maneira mais otimizada.

Passo #5: Decida os canais de comunicação e aplicativos que você usará

As estatísticas mostram que a ferramenta de comunicação online mais utilizada é o email, canal preferido de 39% das empresas. No entanto, o email por si só está longe de ser suficiente para satisfazer as necessidades diárias de comunicação das equipes remotas.

A falta de acesso à informação é um dos maiores desafios para equipes remotas, de acordo com a Harvard Business Review. É por isso que é melhor usar uma combinação de ferramentas de comunicação remota da equipe para cobrir todas as bases e melhorar a comunicação geral e a colaboração da equipe.

Exemplos de canais e aplicativos para usar

À medida que o trabalho remoto se torna cada vez mais predominante, novas soluções de comunicação remota surgem todos os dias.

Aqui estão alguns exemplos de canais e aplicativos que você pode incorporar à sua rotina diária de trabalho:

• E-mail (por exemplo, Gmail) — para correspondência escrita que você pode consultar sempre que precisar,
• Aplicativo de bate-papo em equipe (por exemplo, Pumble) — para interações diárias entre os membros da equipe,
• Bate-papo por vídeo (por exemplo, Zoom) — para todos os tipos de reuniões, tanto individuais quanto em grupo,
• Wiki da empresa (por exemplo, Confluence) — para detalhar as políticas e procedimentos da empresa,
• Plataformas de gerenciamento de projetos (por exemplo, Trello) — para comunicar detalhes do projeto, delegar tarefas e acompanhar o progresso,
• Ferramentas de apresentação (por exemplo, Prezi) — para apresentar novas ideias, relatórios, soluções ao resto da equipe,
• Boletim informativo (por exemplo, TinyLetter) — para atualizações regulares e notícias da empresa,
• Serviço de compartilhamento de arquivos (por exemplo, Google Drive) — para compartilhar e colaborar em vários tipos de projetos baseados em documentos.

Etapa #6: Garantir que todos tenham as ferramentas e os recursos certos

Dependendo das responsabilidades de cada membro da equipe, deverá fornecer-lhes equipamentos adequados para que possam trabalhar confortavelmente a partir de casa. A comunicação remota eficaz depende inteiramente da tecnologia que a equipe tem em mãos.

Algumas empresas contam com o modelo BYOD - Bring Your Own Device em português "traga seu próprio dispositivo", que permite que os funcionários usem seus próprios laptops e outras tecnologias. Outros fornecem todos os equipamentos para seus funcionários.

No entanto, embora o BYOD seja mais barato para a empresa, é questionável se realmente vale a pena, pois você pode encontrar os seguintes problemas:

• Taxas de produtividade mais baixas devido a equipamentos inadequados (por exemplo, velhos, desgastados, inadequados),
• Risco de violações de dados, ataques de malware e outras violações de segurança devido a software de segurança inadequado,
• Dificuldade em instalar determinados softwares, por ex. o laptop de um funcionário é um modelo mais antigo que não suporta a versão mais recente do programa,
• Recuperação de dados sem sucesso quando um funcionário sai da empresa, pois tudo está em seu computador pessoal.

Quais equipamentos fornecer à sua equipe remota

Dependendo do tipo de trabalho realizado, você pode equipar sua equipe remota com os seguintes itens:

• Laptop ou computador,
• Monitor adicional (por exemplo, para designers),
• Fones de ouvido,
• Fones,
• Câmera dedicada,
• Teclado,
• Mouse,
• Hub USB e
• Carregadores;

Você deve pré-instalar qualquer software que sua empresa use, bem como implementar quaisquer medidas de segurança, como software antivírus, e minimizar o risco de violação de segurança.

Além desses equipamentos comuns, você também pode decidir fornecer o seguinte:

• Cadeira e mesa,
• Mesa de pé,
• Suporte para laptop e
• Lâmpada de escritório.

A única coisa que o funcionário deve fornecer é uma conexão WiFi estável para que possa trabalhar e participar de reuniões sem interrupções. Dessa forma, você garante que todos tenham o mesmo ponto de partida e estejam bem conectados com o restante da equipe.

Passo #7: Obtenha feedback dos funcionários sobre a nova política de comunicação

Obter feedback frequente da sua equipe remota é essencial para o sucesso do seu plano de comunicação. Na verdade, deveria estar tão no topo da sua lista de prioridades que você deveria implementá-lo no próprio plano e agendá-lo regularmente.

Você pode usar as mesmas perguntas e processos de avaliação descritos na Etapa #2. Dessa forma, você obterá uma comparação lado a lado de suas práticas antigas com as novas e terá uma noção melhor do que mudou.

Você também terá uma ideia de como os funcionários se sentem em relação à nova política e se ela melhorou sua satisfação geral no local de trabalho.

Etapa #8: Revise o plano regularmente

Uma excelente forma de avaliar o sucesso do plano de comunicação implementado é utilizar o quadro de avaliação da OCDE para determinar o valor de qualquer mudança recentemente adotada. A estrutura consiste em seis critérios com os quais você precisa comparar seu plano:

• RELEVÂNCIA — O plano está fazendo a coisa certa? O seu plano de comunicação aborda as questões certas? Cobre tudo o que deveria cobrir?
• COERÊNCIA — Como o plano se encaixa? O plano está alinhado com a cultura da sua empresa? Ele realmente atende às necessidades diárias de sua equipe remota?
• EFICÁCIA — O plano está atingindo os objetivos certos? O plano está contribuindo para alcançar os objetivos gerais da empresa? Está alcançando o que se propôs a fazer?
• EFICIÊNCIA — Quão bem utiliza os recursos? As novas diretrizes de comunicação são eficientes em termos de tempo? Os aplicativos ou canais prescritos são super ou subutilizados?
• IMPACTO — Que diferenças o plano fez? Quais são os efeitos do plano até agora? Como isso afetou positiva ou negativamente a equipe remota e o fluxo de trabalho da empresa?
• SUSTENTABILIDADE — Os benefícios do plano são sustentáveis? Os benefícios durarão? O seu sistema interno tem capacidade para continuar a aderir ao plano?

Portanto, se o plano passar em todos os seis critérios, ele prova o seu valor e você poderá continuar a usá-lo. É claro que sempre há espaço para melhorias, por isso é melhor revisar regularmente seu plano. Isso é especialmente importante se sua equipe estiver em crescimento – é quase certo que suas necessidades de comunicação mudarão com o tempo.

Como os líderes virtuais podem garantir uma comunicação eficaz com trabalhadores remotos?

A liderança virtual pode ser muito mais desafiadora do que a liderança tradicional, pois os líderes virtuais precisam enfrentar os desafios e barreiras de comunicação impostos pelas três distâncias de comunicação online de que falamos acima.

A primeira coisa que eles precisam pensar é escolher o estilo de liderança apropriado para administrar sua equipe remota. Felizmente, existem pesquisas que podem ajudá-los a tomar a decisão certa.

A saber, um estudo intitulado “Liderança Remota, Eficácia da Comunicação e Desempenho do Líder” por Derrick J. Neufeld, Zeying Wan e Yulin Fang descobriu que existem dois estilos mais adequados para gerentes virtuais em termos de eficácia da comunicação:

• Estilo de liderança transformacional — Um estilo orientado à inovação. Os líderes transformacionais visam inspirar e motivar a sua equipa, bem como encorajar novas ideias e trabalho independente. Eles nutrem um forte espírito de equipe e uma profunda confiança entre os funcionários.
• Liderança transacional de recompensa contingente - Um estilo orientado para objetivos. Os líderes do TCR pretendem motivar através de um sistema de recompensas. Embora o estilo transformacional seja geralmente preferido e tenha precedência sobre este estilo, o estudo mostrou que ambos são altamente eficazes em termos de promoção de uma comunicação saudável nas suas equipas, desde que demonstrem um forte comportamento de liderança.

Não importa o estilo geral de liderança, existem algumas práticas que os gestores podem adotar para uma comunicação eficaz enquanto trabalham remotamente. Então, aqui estão algumas estratégias essenciais de comunicação de equipe remota para líderes virtuais.

1. Estabeleça metas claras

A única coisa que os líderes transacionais sabem melhor é a importância de estabelecer metas e expectativas claras. Você pode acolher a inovação e o pensamento inovador, mas objetivos claros facilitam a estruturação da comunicação com funcionários remotos, bem como o acompanhamento de seu progresso.

Quando os funcionários não sabem exatamente o que se espera deles, eles podem ter dificuldades para concluir suas tarefas. O problema é que, como vimos, os funcionários remotos muitas vezes relutam em comunicar os seus problemas, o que pode levar a mal-entendidos, perda de prazos e uma diminuição geral da produtividade.

2. Seja preciso na comunicação

Portanto, você não precisa ser conciso e evitar a comunicação excessiva de informações, apenas certifique-se de que sejam as informações corretas. Comunicar-se excessivamente não é o mesmo que se desviar, cair em uma longa digressão e nunca mais voltar ao assunto.

Pratique fazer uma apresentação de maneira precisa e organize seu discurso para que seja fácil de acompanhar e entender. Como você não pode ficar pairando sobre sua equipe enquanto ela trabalha, você precisa ter certeza de que eles entendem a tarefa desde o início se quiser ser eficiente.

3. Tenha uma política de portas abertas

Como líder virtual, você deve compreender a importância de uma política de portas abertas. Incentive ativamente sua equipe a entrar em contato com você sempre que precisar de sua ajuda e orientação. Torne-se acessível e deixe bem claro que eles podem vir até você com qualquer dúvida ou preocupação, não importa quão grande ou pequena.

Claro, isso também significa que você precisa fornecer feedback oportuno e garantir que eles sejam ouvidos e compreendidos. No seu plano de comunicação, você pode especificar o melhor horário para entrar em contato com você, bem como o seu tempo habitual de resposta.

4. Mantenha contato regular

Como a comunicação em equipes remotas tende a diminuir se você não trabalhar ativamente nela, você deve ser proativo ao manter contato regular com sua equipe. Certifique-se de conversar com eles diariamente e considere realizar reuniões individuais semanalmente ou quinzenalmente, se possível.

Se sua equipe for grande ou você não tiver tempo para realizar reuniões individuais com tanta frequência, você pode simplesmente enviar uma mensagem para eles de vez em quando para ver como estão se saindo. Se seus processos forem eficazes, é provável que a maioria deles funcione bem, então você economizará tempo concentrando-se naqueles que precisam de ajuda, enquanto todos se sentirão vistos e apreciados.

5. Promova uma cultura de transparência

Um fluxo de informações aberto e transparente é essencial para o sucesso de uma equipe remota. Se todos tiverem acesso a todos os sistemas, bancos de dados e outras ferramentas relevantes da empresa e você for transparente sobre as práticas e processos da empresa, você cultivará um ambiente de confiança e abertura.

6. Mostre que você se importa em nível humano

Embora você deva verificar regularmente o progresso do trabalho, você também deve se preocupar com os membros da sua equipe em um nível humano e expressar esse cuidado. Um dos maiores desafios do trabalho remoto é não ser capaz de construir um relacionamento genuíno com outros membros da equipe, portanto, pergunte também sobre suas vidas fora do trabalho.

Sentir-se visto como ser humano e não apenas como um funcionário ajudará os membros de sua equipe a encontrar um sentimento de pertencimento.

Simplifique a comunicação remota com o Pumble

Operar em um ambiente onde seus colegas de equipe estão fisicamente remotos pode parecer um sério obstáculo para uma comunicação eficaz. 

Mas, se você usar as ferramentas certas — como o Pumble, um aplicativo de comunicação em equipe — todos poderão aproveitar os benefícios do trabalho remoto sem sacrificar a qualidade da comunicação interpessoal.

O Pumble mantém as equipes conectadas por meio de sua interface intuitiva e funções robustas, como:

• Mensagens diretas, 
• Canais,
• Sequências, e
• Videoconferência.

A utilização do Pumble pode agilizar a comunicação para equipes remotas, promovendo a colaboração contínua e minimizando complicações decorrentes de mal-entendidos. 

Como resultado, você estabelecerá um ambiente de trabalho onde a comunicação eficaz prospera e ajuda a construir um excelente trabalho em equipe, mesmo que sua estação de trabalho não esteja localizada ao lado da mesa de seu colega de equipe, mas a alguns quarteirões de distância, ou mesmo em outro continente. 

Referências

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