Secretos de una colaboración exitosa en equipo

La comunicación y colaboración remotas no siempre son fáciles. 

Imagínate situaciones como estas dos:

A las 9 p.m., un director de diseño recibe un mensaje de texto de un director ejecutivo y se pregunta si existe una política sobre los mensajes de texto relacionados con el trabajo después del horario laboral.

Durante la reunión semanal del equipo, un miembro remoto del equipo no está seguro de si su compañero está realmente “en silencio” cuando se demora en responder una pregunta, o si simplemente no está prestando atención y está usando esto como excusa.

Las personas que trabajan en equipos remotos enfrentan estos desafíos constantemente. 

En el acelerado entorno corporativo actual, la colaboración en equipo eficaz se ha convertido en la clave para lograr el éxito. 

Las organizaciones están recurriendo a soluciones avanzadas de colaboración en equipo como Pumble para aumentar la productividad y la creatividad. 

Las herramientas de colaboración en equipo han transformado la forma en que los equipos se comunican, intercambian ideas y colaboran.

En este artículo, analizamos las técnicas para el trabajo en equipo productivo y examinamos cómo Pumble ayuda a los equipos a lograr sus objetivos con una agilidad y eficiencia incomparables. 

Únete a nosotros mientras descubrimos las técnicas y características fundamentales que hacen de Pumble la fuerza impulsora detrás de equipos colaborativos eficaces.

Aprovecha al máximo Pumble

La colaboración entre los miembros del equipo que trabajan en persona y de forma remota es muy diferente. 

Esto no sorprende, ya que las señales verbales y no verbales se pasan por alto fácilmente cuando las personas no ocupan el mismo espacio físico. 

Por no hablar de las frases que has arraigado en tu vocabulario gracias a las reuniones virtuales, como “Jemma, estás en silencio“, “Ahora voy a compartir mi pantalla“, o “No, Zoi, sigue tú.”

Para crear hábitos de trabajo más saludables, debes alentar a tu equipo a comunicarse y colaborar de manera más efectiva mediante el uso de herramientas de colaboración como Pumble.

Colabora en canales

Los canales en Pumble están ahí para reunir a las personas para intercambiar ideas, tomar decisiones y trabajar con todos en sintonía. 

Los canales de Pumble se pueden organizar por equipo, proyecto o cualquier categoría que consideras importante. 

Puedes tener canales como #marketing, #diseño, #desarrollo, o #proyecto_alphasys, #proyecto_ecorange, #proyecto_bliss, etc. 

Puedes crear canales para temas no relacionadas con trabajo, como #diversión_y_memes, #mascotas, #películas, etc.

Invita a todos los miembros del equipo que tengan parte en el proyecto o departamento a los canales creados para ese propósito específico. 

Una vez que invites a nuevos miembros del equipo al canal, se sentirán parte del equipo y eso puede darles un impulso de motivación para trabajar aún mejor y más duro.

Los compañeros de equipo pueden colaborar entre sí en un solo lugar y estar encaminados todo el tiempo. 

Con Pumble, puedes: 

• Hacer preguntas y obtener respuestas en unos minutos, 
• Notificar a todo el equipo, a la vez, y 
• Evitar saturar el canal utilizando hilos.

Lo bueno de los canales de Pumble es que puedes crear tantos como quieras. Toda la información para cada tema está centralizada y es de fácil acceso en lugar de estar enterrada en un mar de diferentes hilos de correo electrónico.

Usa grupos en canales

Cuando tienes un equipo grande trabajando en un departamento o en un proyecto, siempre puedes crear un grupo de usuarios personalizado. Crea grupos de usuarios y añade miembros relevantes del equipo para poder notificar a todos a la vez mencionando el grupo. Además, puedes configurar canales predeterminados para los miembros del grupo y añadir varios usuarios a los canales a través de grupos.

Establece recordatorios

Los recordatorios son útiles cuando tienes mucho trabajo que hacer y cuando necesitas recordarte que debes hacer algo más adelante durante el día o en los próximos días. 

Los recordatorios también resultan útiles cuando recibes muchos mensajes de forma regular y te resulta difícil responderlos a todos. 

Pumble te permite configurar recordatorios sobre los mensajes a los que te gustaría volver más adelante. Estos pueden ser los mensajes que recibiste en el DM, un canal o los que te enviaste a ti mismo.

Envía mensajes en DM (mensajes directos)

Los mensajes directos o DM son espacios donde todos pueden enviar mensajes individuales a sus compañeros de equipo. Comparte mensajes de texto, archivos, mensajes de vídeo o voz con diferentes actualizaciones, o consulta que hacen otros miembros de tu equipo. 

Los mensajes directos brindan un espacio para hablar directamente con otra persona sin interrumpir un canal ocupado. También es una forma de enviar un mensaje privado que otros no verán.

Además de los mensajes directos uno a uno, en Pumble puedes enviar mensajes directos grupales de hasta 8 personas. 

Establecer un estado

Antes de enviar un mensaje directo a un compañero de equipo, debes verificar su estado para ver si está disponible. No es inusual que los compañeros de equipo se vayan de vacaciones, informen que están enfermos o vayan a una reunión en la que no puedan responder mensajes de inmediato. Establecer el estado de Pumble significa hacer saber a las personas que no deben esperar una respuesta rápida.

Una forma rápida de ver si alguien está disponible es mirar su perfil en Pumble. Si hay un punto verde en su imagen en la barra lateral, significa que está en línea y actualmente activo en ordenador o dispositivo móvil. Si se muestra un círculo vacío y transparente, están inactivos en una aplicación móvil o de escritorio de Pumble.

Programa un mensaje

¿Cuántas veces has escrito un mensaje pero no has pulsado el botón enviar? Probablemente pensaste que no era el mejor momento para enviarlo. Quizás quisieras reescribir el mensaje. O simplemente no deseabas molestar a la persona en ese momento. En estos casos, es posible que desees programar un mensaje para enviarlo más tarde, en lugar de enviarlo de inmediato. Ahora puedes programar mensajes fácilmente en Pumble.

Organiza videoconferencias

Cuando se trata de una colaboración exitosa en equipo, la videoconferencia es una de las partes más importantes. La comunicación diaria con los compañeros de equipo en los canales es fantástica, pero cuando necesitas tomar decisiones importantes, lo mejor es organizar una reunión.

Las videoconferencias de Pumble son perfectas para ese tipo de reuniones. Invita a todos los miembros de tu equipo con un enlace. O, si estáis todos en un mismo canal, bastará con un clic en el ícono para iniciar la reunión. 

Si estás fuera de la oficina o en algún lugar lleno de gente y quieres hacerlo más profesional, puedes difuminar el fondo, y tendrás una apariencia completamente nueva. 

Además de esto, Pumble hace que tus llamadas sean más agradables para tus oídos con la cancelación de ruido activada automáticamente. 

Puedes gestionar esto en la configuración y desactivar todo lo que no necesites. Es tu decisión.

Comparte tu pantalla para mostrarlo todo visualmente

Mientras estás en una llamada en Pumble, puedes compartir toda tu pantalla a la vez, lo que significa que las personas verán tu pantalla exactamente como tú, o puedes compartir una aplicación o pestaña específica en tu navegador. Compartir tu pantalla durante una videoconferencia ayuda a comunicar ideas complejas con claridad, para que todos estén en sintonía.

Inicia llamadas de voz

Para ayudar a que tu equipo remoto se sienta más conectado, utiliza las llamadas de voz de Pumble. Organiza llamadas de voz del equipo y comparte noticias importantes. 

Puedes unirte a llamadas de voz, compartir tu pantalla, disfrutar de la interacción en tiempo real y salir cuando quieras. Como una conversación de oficina.

Consejos para colaborar eficazmente en equipo

La colaboración en equipo es siempre un desafío, especialmente en equipos remotos. En primer lugar, la comunicación en equipo debe estar en una buena posición. Esto incluye la forma en que trabaja tu equipo y las herramientas que utiliza para lograr eficiencia y comunicación.

La comunicación diaria con los colegas es imprescindible en todas las empresas, y la comunicación diaria conduce a una colaboración en equipo aún mejor. 

Entonces, ¿qué puedes hacer para colaborar eficazmente con tus compañeros de trabajo?

Sé un jugador de equipo

Comunícate con frecuencia siempre que sea posible, especialmente cuando trabajes en un equipo remoto. Evita suponer algo y sin querer provocar que tu proyecto se retrase.

Recordar que el tono, las miradas y los gestos no se transfieren en los chats y correos electrónicos siempre es una buena idea si quieres dar instrucciones claras.

Especifica claramente los roles al principio. Las personas conscientes de sus responsabilidades y de cómo su trabajo impacta al equipo y al proyecto tienen menos probabilidades de dejar que las cosas pasen desapercibidas. Eso minimiza posibles acusaciones si alguien no logra el objetivo y ayuda a que las personas sean responsables.

Mantén los plazos importantes, los blogs internos y los horarios visibles y accesibles para todos. Define un horario de reuniones (puede ser semanal o quincenal) y los canales de comunicación a utilizar para determinadas actividades. Por ejemplo, puedes programar una videoconferencia semanal de Pumble para actualizaciones e intercambio de archivos. Y puedes utilizar Plaky para tareas principales y otros trabajos más pequeños.

Y por último, pero no menos importante, sé honesto. Las personas se sienten parte del equipo cuando la comunicación es abierta sobre todo. Si algo sale mal, comunícalo inmediatamente para que todos puedan colaborar en la resolución del problema.

Organiza suficientes reuniones

El meme “Esta reunión podría haber sido un correo electrónico” es sin duda uno de los más populares.

Hay demasiadas reuniones, especialmente las que se realizan para preparar las próximas que no son esenciales. Pero algunas siguen siendo importantes, ¡así que aprovéchalas!

Incluso si tu equipo trabaja de forma remota, hay algunas cosas que puedes hacer para que todos se sientan incluidos:

• Brinda a todos la oportunidad de presentar sus objetivos diarios y cualquier barrera que deba eliminarse durante una reunión todos los días.
• Organiza videoconferencias cara a cara frecuentes para que los compañeros de equipo sean responsables de los objetivos del equipo.
• Incluye almuerzos o reuniones de equipo cuando tu equipo esté trabajando en proyectos que duren mucho tiempo. Crea conexiones y permite a los empleados interactuar fuera del lugar de trabajo.

La tecnología también se puede utilizar para reducir el número de reuniones. En lugar de realizar otra reunión de estado, notifica a tu equipo a través de Pumble sobre el logro más reciente o solicita feedback y aprobaciones en el canal creado para tal fin.

Utiliza los canales de la mejor manera posible

Puedes centrar los canales en temas específicos para mantener a tu equipo actualizado con los últimos archivos, conversaciones y decisiones sobre un tema en particular.

A continuación se muestran algunas formas en las que puedes utilizar los canales en Pumble para colaborar de forma más eficaz: 

• Utiliza el canal #general para anuncios de toda la organización. 
• Crea un canal dedicado para grandes proyectos de alto riesgo, uno para que tu equipo multifuncional pueda conversar y otro para el grupo de sostenibilidad en el lugar de trabajo.
• Y no te olvides del equipo de planificación de fiestas para que puedan analizar los detalles (secretos) de la fiesta de cumpleaños de Peter.

Las herramientas de colaboración como Pumble son especialmente útiles para el trabajo remoto. Probablemente ya no puedas pasar por el escritorio de tu amigo, pero puedes iniciar fácilmente un mensaje directo en Pumble y tener una conversación individual en tiempo real.

Conclusión

La colaboración eficaz en equipo tiene que ver con las personas y su comunicación. Las aplicaciones de colaboración en equipo como Pumble están en el mercado para centrarse en las personas y en lo que las motiva. Cuando las personas colaboran y se comunican con éxito, cada proyecto será un éxito. Las personas pueden hacer cosas increíbles juntos.

Los proyectos y empresas de mayor éxito están formados por equipos bien coordinados y colaborativos. Sin embargo, incluso los trabajadores más calificados necesitan herramientas y estrategias adecuadas para fomentar una colaboración fluida. Al implementar estos consejos, cualquier entorno de equipo puede ser testigo de una mayor transparencia, flexibilidad y productividad.