Qué es la comunicación en equipo y por qué es importante

Dostoyevski dijo una vez, “Mucha infelicidad ha llegado al mundo debido al desconcierto y las cosas que no se han dicho.” 

Sin embargo, la falta de comunicación puede provocar mucho más que simple infelicidad.

Aunque Dostoievski (probablemente) no tenía en su mente la comunicación en equipo cuando escribió su famosa, la falta de comunicación o una mala comunicación puede llevar a una ruptura completa del equipo. 

La comunicación en equipo es importante porque cuando los miembros del equipo no se comunican bien a lo largo de su trabajo junto, no pueden colaborar eficazmente. 

En esta guía, entremos en detalles de la comunicación en equipo y su importancia, y cubriremos las temas como:

• La definición básica de la comunicación en equipo,
• Los beneficios de una buena comunicación en equipo,
• Cómo una mala comunicación afecta a un equipo.

También compartiremos algunas opiniones y consejos de los expertos sobre cómo comunicarse efectivamente en un equipo. 

¡Vamos a descubrir más detalles!

¿Qué es la comunicación en equipo?

Según el sitio web de MIT Human Resources, un equipo es un grupo “formado deliberadamente y con cuidado para cumplir las necesidades laborales que un individuo o un grupo de individuos no puede cumplir tan efectivamente.”  

Mientras tanto, el mismo sitio web define el trabajo en equipo como “un compromiso compartido tanto al proceso del equipo (como el equipo trabaja junto) como al su producto (qué trabajo realizó el equipo).” 

Para poder realizar el trabajo en equipo, los individuos trabajando en un equipo necesitan trabajar independientemente pero también reunirse regularmente para:

• Tomar decisiones,
• Llevar a cabo discusiones,
• Planificar trabajo futuro, y
• Resolver problemas. 

Para poder realizar estas acciones, el equipo necesita comunicarse regularmente y efectivamente.

Comunicación en equipo: Definición

La comunicación en equipo representa todas las interacciones e intercambios de la información que ocurren en un equipo. Esto incluye varios:

• Tipos de comunicación (ej. verbal, no verbal, escrita, o interacciones visuales),
• Situaciones de comunicación (ej. conversaciones uno a uno, entrevistas de trabajo, o reuniones),
• Estilos de comunicación (ej. formas agresivas, pasivas o asertivas de comunicación), 
• Canales de comunicación (ej. llamadas telefónicas, mensajes directos en las aplicaciones de comunicación en equipo, o correos electrónicos), y
• Modelos de comunicación (ej. comunicación unidireccional, bidireccional y biderecconal compleja).

En esencia, la comunicación en equipo es una transferencia de información. 

Sin embargo, para poder tener una comunicación verdaderamente efectiva en un equipo, necesitamos transmitir información de manera exitosa — es decir la persona que comparte la información debe transmitir la información de manera adecuada, y la persona o el grupo que recibe la información debe interpretarlo adecuadamente. 

Los componentes de la comunicación

Para mejorar la comunicación en equipo, es necesario comprender a fondo el proceso de comunicación. 

Según diversos marcos teóricos, el proceso de comunicación consiste en una serie de acciones que se llevan a cabo para comunicar un mensaje con éxito. Consta de 8 componentes principales:

• El emisor (iniciador de la comunicación),
• El mensaje (información, pensamiento o idea que se transmite a otros),
• La codificación (proceso de convertir un pensamiento o idea en comunicación),
• El ruido (todo aquello que interfiere y distorsiona el mensaje),
• El canal (cómo viaja un mensaje entre el emisor y el receptor),
• El receptor (la persona que recibe e interpreta el mensaje),
• La decodificación (el proceso de comprender los pensamientos e ideas comunicados), y 
• El feedback (la respuesta del receptor al mensaje. Responde a la pregunta de si el mensaje se codificó, envió, decodificó e interpretó correctamente).

Además, el mensaje se ve influenciado por el entorno y el contexto en el que se produce.

Cómo la comunicación en equipo influye en el trabajo en equipo

La comunicación en equipo es un elemento crucial para establecer un buen trabajo en equipo en el espacio de trabajo. 

El flujo de nuevas ideas, el reconocimiento por tus esfuerzos hasta el momento, el feedback que te inspira mejorarte aún más, o, en esencia, todo beneficios que proviene de trabajo en equipo, requiere una comunicación constante y adecuada.

Hemos hablado de este tema con el Dr. Raffaello Antonino, un profesor de la asesoría psicológica, quien está de acuerdo de que la comunicación en equipo influye en todos los aspectos del trabajo en equipo.

“Piensa en la comunicación en equipo como el pegamento que mantiene unida a toda la organización. Afecta directamente el funcionamiento de un equipo.
La comunicación eficaz asegura que el cargo de trabajo sea compartido igualmente, para fomentar un sentimiento de unidad y propósito común. Elimina la confusión delineando claramente el papel y las responsabilidades de todos, aumentando la productividad y el foco. Es también la herramienta más potente en: 

• Resolución de conflictos,
• Difusión de tensión, y  
• Promoción de entendimiento.”

El Dr. Antonino añadió que la comunicación también influye en la dinámica del equipo en todos los niveles:

“Y no olvidemos que es mediante las charlas informales y risas compartidas que se forman fuertes vínculos, lo que hace que el lugar de trabajo sea un lugar agradable para estar. En esencia, la comunicación en equipo es el orquestador detrás de escena del trabajo en equipo, que influye en la dinámica del equipo de una manera sutil pero significativa.”

Un experto en comunicación y relaciones públicas, Jake Ciccarelli, está de acuerdo y añade que hay 3 puntos principales de la relación entre la comunicación y el trabajo en equipo. 

“La comunicación se relaciona con el trabajo en equipo de 3 maneras principales:

Compartir información — La comunicación permite al equipo comprobar si todos están de acuerdo sobre una tarea o proyecto en curso y proporciona a todos los miembros del equipo la información adecuada y necesaria.  

Generar confianza mutua — La confianza surge al saber que pueden contar el uno con el otro cuando las cosas se ponen difíciles.

Aumentar la productividad — La comunicación abierta hace que los demás miembros del equipo se sientan cómodos para comunicarse en el espacio compartido. Cuando alguien se siente más cómodo, comunicará cualquier posible problema, lo que aumentará sus posibilidades de éxito.”  

Veamos otros aspectos que demuestran la importancia de la comunicación en equipo.

Beneficios de la comunicación en equipo

Como está determinado, la comunicación empresarial efectiva es de suma importancia porque el trabajo en equipo depende de ella.

Sin embargo, el trabajo en equipo tiene innumerables beneficios. El trabajo en equipo:

• Genera grandes ideas — Según John J. Murphy, el autor de “Pulling Together: 10 Rules for High-Performance Teamwork,” podemos admirar a los “genios solitarios”, pero cada nombre famoso cuyos inventos y habilidades que elogiamos hoy tenía un grupo de personas detrás de ellos que lo hicieron todo posible hasta tal punto.
• Fomenta la toma de riesgos saludables — Trabajar en un equipo permite a los individuos compartir las responsabilidades con sus compañeros del equipo, y entonces les fomenta tomar algunos riesgos saludables. Esto es beneficioso tanto para los empleados (puesto que les ayuda ser percibidos desde una luz más favorable como para las organizaciones (puesto que permite a los trabajadores proporcionar nuevas soluciones a viejos problemas).
• Hace que los individuos sean más felices (y más exitosos) — Una investigación de Atlassian informa que el feedback honesto, respeto mutuo, y apertura personal (los que son todos partes integrales de un buen trabajo de equipo) ayudan a que los miembros del equipo tengan un 80% más de probabilidades de reportar un alto bienestar emocional y el 60% más probabilidad de lograr más y realizar el trabajo más rápido.  
• Ayuda a los miembros de equipo a crecer como individuos — El trabajo en equipo puede ayudar a los individuos entender sus debilidades y entonces trabajar para mejorarlas. Además, trabajar en equipo significa tener un espacio seguro para crecer mientras tener soporte de otros miembros del equipo (a través de la delegación, feedback, etc.).
• Disminuye las probabilidades de agotamiento — Según un estudio realizado por Edelman Data and Intelligence, el 50% de los empleados y el 53% de los gerentes han experimentado al menos cierto nivel de agotamiento. El agotamiento está vinculado con el estrés de tener demasiado trabajo que hacer y no suficiente tiempo y recursos para hacerlo. El trabajo en equipo puede aliviar este tipo de estrés puesto que los equipos comparten su cargo de trabajo.

Además, un estudio de 2021 sobre trabajo en equipo y toma de decisiones en equipo demostró que los equipos tienden a llegar a conclusiones mediante el intercambio de argumentos y la comunicación, lo que lleva a: 

• Mejor rendimiento del grupo,
• Mejor entendimiento,
• Colaboración más sencilla,
• Productividad aumentada,
• Creatividad mejorada,
• Mejor resolución de problemas, y
• Menor probabilidad de conflicto.  

Por otro lado, una comunicación deficiente tendrá efectos negativos considerables en la mayoría de los equipos.

Consecuencias de una mala comunicación en equipo

Una mala comunicación ocurre cuando el emisor y el receptor perciben el mensaje de manera diferente. Esto puede pasar por muchas razones, pero los efectos son siempre los mismos — la falta de comunicación. 

En equipos, este problema puede ocurrir en la interacción uno a uno entre los miembros de equipo, entre los gerentes y empleados, tanto como dentro del equipo en conjunto.

Los efectos de una mala comunicación prolongada en equipos pueden ser graves:

• Entorno de trabajo no estable,
• Productividad disminuida,
• Interrupción en la colaboración,
• Baja moral,
• Tensión en el lugar de trabajo,
• Conflicto,
• Malas relaciones externas, y
• Pérdida de reputación.

Vamos a aprender más sobre cada consecuencia de la falta de comunicación.

Consecuencia 1: Entorno laboral inestable

Cuándo equipos no son capaces de comunicar eficazmente, se ven fácilmente superados por la constante incertidumbre y estrés de no tener objetivos claros. 

Y, como hemos mencionado antes, los empleados que no saben qué esperar de ellos tienen menos probabilidades de estar motivados de realizar sus tareas.

Consecuencia 2: Menor productividad

Cuando falla la comunicación, los miembros del equipo no pueden rendir al máximo. Esto reduce el compromiso de los empleados en un equipo. 

Dado que el 88% de los empleados comprometidos disfruta de su trabajo y el 50% prospera en su vida personal y profesional, es evidente que una comunicación deficiente puede afectar directamente su productividad.

Consecuencia 3: Interrupciones en la colaboración en equipo

Sin una comunicación eficaz, los miembros del equipo a menudo se quedan solos y no son capaces de colaborar adecuadamente. Esto, en cambio, cierra la puerta a la innovación, lluvia de ideas, y muchas otras formas de trabajo colaborativo. 

Consecuencia 4: Baja moral de los empleados

Sin una comunicación adecuada, los empleados se pueden sentir subestimados, lo que puede llevarlos a quedarse detrás del trabajo. Cuando los empleados son desalentados, se sienten menos motivados a utilizar sus habilidades para el éxito de la empresa. 

Consecuencia 5: Tensiones y conflictos en el lugar de trabajo

En la atmósfera de incertidumbre y falta de comunicación, la tensión puede acumularse e interrumpir el flujo de trabajo. El efecto más visible y al mismo tiempo el más perjudicial de la mala comunicación es el conflicto entre los compañeros de trabajo, lo que puede dañar al equipo entero. 

Consecuencia 6: Malas relaciones externas y pérdida de reputación

Una mala comunicación es infecciosa, así que cuando los miembros del equipo no se comunican bien, pueden transmitir mensajes confusos y aún contradictorios a los clientes y otros colaboradores externos. 

Cuando la mala comunicación se convierte en la norma, toda la empresa sufre: las malas críticas se acumulan y la reputación de la organización sufre un gran golpe.

Consejos para mejorar la comunicación dentro de un equipo

Según las Estadísticas de comunicación en el lugar de trabajo de Pumble, el 40% de los líderes empresariales afirma que la mala comunicación disminuye la productividad, y el 32% afirma haber notado el impacto financiero de la mala comunicación.

Por eso, adquirir sólidas habilidades de comunicación en equipo puede ser muy beneficioso para ti y tus compañeros. Pero, ¿qué enfoque concreto puedes adoptar para lograr una comunicación en grupo eficaz?

Veamos algunos consejos prácticos.

Consejo 1: Sé honesto

La honestidad y la comunicación abierta son las piedras angulares de un trabajo en equipo exitoso. 

Sin embargo, las personas a menudo eligen conformarse en el trabajo por miedo a ir contracorriente. Pero la verdad es que la inautenticidad en el trabajo crea una disonancia dentro de la persona que les provoca alejarse del resto de equipo.

Además, cuando un miembro del equipo expresa su desacuerdo con la idea general, proporciona una perspectiva diferente que podría beneficiar a todos.

Por ejemplo, digamos que un miembro del equipo de marketing es el único que ha notado que el nuevo eslogan se podría malinterpretar. Si decides quedarte callado porque los restos están de acuerdo que el eslogan está bueno, esto podría dañar seriamente la marca.

Sin embargo, la comunicación honesta no significa que deberías ser directo y decir todo lo que estás pensando de una manera maleducada. 

Mantener la comunicación positiva mientras eres honesto es de suma importancia porque construye relaciones dentro del equipo y aumenta la motivación y productividad (entre otras cosas). 

Echa un vistazo a una conversación en Pumble a continuación. Emilia expresa su firme opinión con claridad, pero a pesar de ello, podría haber expresado el mensaje con más ligereza, sobre todo porque intenta convencer a un grupo de personas que están de acuerdo. 

Consejo 2: Sé claro y conciso

Uno de los componentes más importantes de una comunicación de equipo exitosa es poder transmitir el mensaje de forma clara y precisa.

Así que, piensa antes de hablar e intenta transmitir tu aspecto de la manera más efectiva posible.

No comunicarse claramente lleva a las personas a confiar en suposiciones al interpretar el mensaje, que es una de las principales causas de falla de comunicación.

La falta de comunicación, en general, lleva a malentendidos que pueden causar todo tipos de problemas dentro de tu equipo, como: 

• Fechas límites incumplidas,
• Errores,
• Obstáculos en el flujo de trabajo, e incluso
• Conflictos.

Consejo 3: Sé respetuoso y considerado

Una investigación sobre la comunicación respetuosa en el trabajo, presentada en un estudio reciente, mostró que las personas valoran la interacción respetuosa más que la autonomía, la seguridad laboral y los altos ingresos.

Así que, asegúrate de respetar el tiempo y la energía de tus compañeros de equipo y ten cuidado de no sobrecargarles. Si quieres delegar una tarea a alguien, primero verifica si tiene tiempo y está dispuesto a hacerlo. Si alguien está tomando un descanso y no está haciendo nada, no significa que está dispuesto a trabajar.

Ser considerado también significa ofrecer ayuda si alguien está teniendo dificultades o incluso llevar una taza de té a un compañero estresado.

Cosas aparentemente pequeñas pueden ser de gran ayuda y fortalecer verdaderamente tu relación dentro del equipo.

Consejo 4: Usa la comunicación no violenta (NVC)

Una comunicación no violenta es un concepto creado por Marshall Rosenberg, Ph.D, presentado en su libro Nonviolent Communication: A Language of Life. Este proceso incluye:

• Observar sin juzgar,
• Expresar tus sentimientos,
• Expresar tus necesidades, y
• Expresar tus peticiones.

Hemos preguntado a Avigail Lev, una psicoterapeuta, autora, mediadora, y entrenadora ejecutiva, cuáles son las ventajas de la comunicación no violenta (NVC, por sus siglas en inglés). Afirma que abre muchas posibilidades de la comunicación en equipo.

“Una comunicación no violenta es una herramienta poderosa que promueve escenarios en los que todos se benefician en cuanto a la resolución de problemas. Enseña a las personas cómo centrarse en identificar las necesidades subyacentes en lugar de los deseos superficiales, lo que nos permite entender verdaderamente lo que es importante para cada parte involucrada.

Cuando podemos distinguir entre deseos y necesidades, podemos participar en negociaciones que tengan más probabilidades de satisfacer las necesidades fundamentales de todos, fomentando un sentido de satisfacción y cooperación.

Este enfoque abre la posibilidad de soluciones creativas para la resolución de problemas que cambia nuestro enfoque desde la posición rígida a una exploración de opciones flexible que aborde las necesidades subyacentes de todas las partes involucradas.”

Continúa diciendo que mediante la utilización de NVC, podemos alcanzar soluciones que a menudo son inalcanzables y beneficiosas para todos.

“Cuándo reconocemos, valoramos y negociamos diversas necesidades, podemos encontrar escenarios en los que todos se benefician, que fomentan entendimiento, colaboración y resoluciones sostenibles.

El NVC nos ayuda a entender nuestros límites, necesidades y deseos, lo que resulta en una comunicación más efectiva y en alcanzar soluciones beneficiosas para todos. También nos ayuda desarrollar un mejor entendimiento de nosotros mismos, fomentando la autoconciencia y permitiendo que nos conectemos con nuestras emociones y necesidades.  

Esta autoconciencia nos permite transmitir nuestros pensamientos y emociones más auténticos y asertivos.”

Consejo 5: Escucha atentamente

Transmitir tu mensaje con éxito es solo una parte del trabajo. Una buena comunicación en equipo también depende de una escucha activa. Esto es una herramienta que puedes practicar siendo atento a lo que tus compañeros están diciendo y verdaderamente entender su punto de vista.

Para asegúrate de que estás haciendo todo lo posible para escuchar activamente cuando estás recibiendo un mensaje, puedes intentar de:

1. Ajustar tu actitud — Una actitud positiva te hace más receptivo a lo que otras personas tienen que decir.
2. Prestar atención — Prestar la atención y centrarse en señales verbales y no verbales que nos envían las personas nos convierte en mejores oyentes.
3. Ajustar tu respuesta — No hacer suposiciones y ser flexible al escuchar lo que el emisor del mensaje está intentando transmitir también es una característica importante de la escucha activa. 

De esta manera, no solo mejorarás tu comunicación y colaboración en equipo general, sino que también mostrarás respeto a otros miembros de equipo y sus opiniones.

Consejo 6: Elige el mejor canal para transmitir tu mensaje

La comunicación efectiva y eficiente también depende del uso inteligente del equipo de diferentes canales de comunicación.

Elegir el canal adecuado para ponerse en contacto con un compañero de trabajo es especialmente importante si estás trabajando en un equipo remoto y no puedes simplemente saltar a su escritorio y hacerle un pregunto.

Incluso en la oficina, la comunicación cara a cara no es siempre la mejor opción. Por ejemplo, no irás de persona a persona delegando tareas si puedes hacerlo a través de una plataforma de gestión de proyecto. De modo similar, no te pararás en medio de la oficina para gritar un anuncio que debes entregar a un grupo de personas. 

En cambio, usarás un método diferente, uno que sea mejor para la comunicación organizacional. 

Igualmente, en las conversaciones uno a uno, cuando los trabajadores remotos necesitan consultar a sus colegas sobre un problema, es mucho más práctico discutirlo en una aplicación de comunicación en equipo, como Pumble, que enviar y recibir correos electrónicos.

Consejo 7: Encuentra los estilos de comunicación preferidos de todos

Aparte de encontrar un canal de comunicación que se ajuste mejor a las necesidades de todos, es también crucial que entiendas el estilo de comunicación preferido de cada miembro de equipo. 

No todos se comunicarán de la misma manera (al igual que no recibirán el mismo mensaje de la misma manera). 

Hemos preguntado a Ciccarelli sobre este tema y él declaró que reconocer las diferencias en la comunicación puede ser la mejor estrategia para mejorar su eficacia.

“Inicia una discusión detallada sobre los estilos de comunicación preferidos de cada miembro del equipo.  

Al reconocer que los individuos pueden tener preferencias y dificultades únicas cuando se trata de la comunicación permite que el equipo adapte sus enfoques adecuadamente. En particular, a algunos miembros de equipo les puede resultar difícil preguntar por ayuda,es por eso que ofrecer asistencia de manera proactiva sin tener que esperar para una solicitud directa puede ser una manera efectiva de comunicarse con ellos.

Este enfoque proactivo demuestra soporte y fomenta un entorno donde los miembros de equipo se sienten cómodos pidiendo asistencia cuando la necesitan.”

Consejo 8: Sé abierto al feedback y la crítica constructiva

Nadie es inmune a los errores, y a menudo no podemos ver nuestros propios errores. Es por esta razón que deberíamos valorar la crítica constructiva que proviene de nuestros compañeros, puesto que nos puede ayudar a aprender, crecer y mantenerse comprometido.

La crítica constructiva es tan importante que el reconocimiento de los empleados por su mejora y compromiso, así que deberíamos darle la bienvenida a ambos. De hecho, el feedback de cualquier tipo fomenta el compromiso: el ¼ de las empleadas y el ⅕ de los empleados declaran que proporcionar el feedback y el reconocimiento en una herramienta de compromiso muy poderosa. 

Incluso si no estás de acuerdo con el feedback que recibes, tómalo con gracia y no te sientas ofendido. Simplemente explica tu perspectiva e intenta encontrar un terreno común. Dónde hay espacio para el feedback, hay espacio para la mejora.

Estar abierto a la crítica constructiva significa permitir que los miembros de tu equipo te impulsen a siempre esforzarte por mejorar en lo que haces.

Consejo 9: Aborda los problemas a medida que surjan

Cuándo no se abordan, incluso los problemas pequeños tienden a crear frustraciones que eventualmente llevan a problemas grandes en el equipo. Así que, si algo te molesta, asegúrate de comunicarlo en un tono respetuoso y neutral para abordarlo de inmediato.

La comunicación en los equipos de trabajo exitosos funciona sin problemas y no evita lidiar con cosas difíciles.

Es posible que te resulte difícil lidiar con el problema, pero si lo abordas de inmediato, aclararás las cosas y evitarás acumular el resentimiento.

Consejo 10: Participa en la comunicación ascendente

Finalmente, asegúrate de que todos los miembros de equipo, independientemente de su puesto en la jerarquía del equipo, sean incluidos en la conversación. Esto es algo que el Dr. Antonio destaca como especialmente importante para el trabajo en equipo y el éxito general de un equipo.

“A menudo las mejores ideas provienen de los que están en primera línea, pero ellos pueden verse sofocados por la dinámica de la jerarquía. Fomentar la comunicación desde los niveles más bajos de la escalera hasta los más altos puede cambiar las reglas del juego. Es como abrir la ventana y dejar que entre el aire fresco en la planificación de estrategia, dando a todos un sentido de propiedad y responsabilidad.”

Dr. Antonio también insista que recuerdes que la comunicación en equipo efectiva no es calle de un solo sentido.

“Recuerda, no se trata solo de extraer ideas de tu equipo. Se trata también de fomentar una atmósfera de confianza y respeto, donde todos sientan que su voz importa. Por lo tanto, los líderes deben estar preparados tanto para el feedback constructivo como para la dura verdad ocasional. Como se dice, la verdad puede doler, pero también puede curar y allanar el camino para el crecimiento.”

Mejora la comunicación interna del equipo con Pumble

Una de las maneras más fáciles de mejorar la comunicación de tu equipo es simplificarla, hacerla accesible y eficaz. Hoy en día, esto se consigue mejor con aplicaciones dedicadas a la comunicación interna como Pumble.

Pumble ofrece a los usuarios una gran versatilidad para diferentes tipos de comunicación, incluyendo:

• Comunicación escrita mediante mensajes directos y el intercambio de documentos importantes, y 
• Comunicación verbal mediante llamadas de voz,mensajes de voz y vídeo, y reuniones virtuales.

Pumble funciona como tu sede digital, lo que te permite flexibilidad para notificar a tus compañeros, abordar problemas y formular ideas.

Además, Pumble te inspira a comunicarte de forma concisa y eficaz, recordar procesos importantes mediante recordatorios personalizados, y realizar un seguimiento de la información mediante hilos.

Mejora la comunicación en tu equipo hoy mismo y empieza a utilizar las mejores prácticas de comunicación de forma intuitiva. ¡Prueba Pumble de CAKE.com hoy mismo!