¿Qué es la comunicación en equipo y por qué es importante?

Dostoyevski dijo una vez, “Mucha infelicidad ha llegado al mundo debido al desconcierto y las cosas que no se han dicho.” Sin embargo, la falta de comunicación puede provocar mucho más que simple infelicidad.

Aunque Dostoievski (probablemente) no tenía en su mente la comunicación en equipo cuando escribió su famosa, la falta de comunicación o una mala comunicación puede llevar a una ruptura completa del equipo. 

La comunicación en equipo es importante porque cuando los miembros del equipo no se comunican bien a lo largo de su trabajo junto, no pueden colaborar sucesivamente. 

En esta guía, entremos en detalles de la comunicación en equipo y su importancia, y cubriremos las temas como:

• La definición básica de la comunicación en equipo,
• Los beneficios de una buena comunicación en equipo,
• Cómo una mala comunicación afecta a un equipo, y
• Ejemplos de una buena comunicación.

También compartiremos algunas opiniones y consejos de los expertos sobre cómo comunicarse efectivamente en un equipo. 

¡Vamos a descubrir más detalles!

¿Qué es la comunicación en equipo?

Según el sitio web de MIT Human Resources, un equipo es un grupo “formado deliberadamente y con cuidado para cumplir las necesidades laborales que un individuo o un grupo de individuos no puede cumplir tan efectivamente.” Mientras tanto, el mismo sitio web define el trabajo en equipo como “un compromiso compartido tanto al proceso del equipo (como el equipo trabaja junto) como al su producto (qué trabajo realizó el equipo).” 

Para poder realizar el trabajo en equipo, los individuos trabajando en un equipo necesitan trabajar independientemente pero también reunirse regularmente para:

• Tomar decisiones,
• Llevar a cabo discusiones,
• Planificar trabajo futuro, y
• Resolver problemas. 

Para poder realizar estas acciones, el equipo necesita comunicarse regularmente y efectivamente. 

La comunicación en equipo representa todas las interacciones e intercambios de la información que ocurren en un equipo. Esto incluye varios:

• Tipos de comunicación (ej. verbal, no verbal, escrita, o interacciones visuales),
• Situaciones de comunicación (ej. conversaciones uno a uno, entrevistas de trabajo, o reuniones),
• Estilos de comunicación (ej. formas agresivas, pasivas o asertivas de comunicación), 
• Canales de comunicación (ej. llamadas telefónicas, mensajes directos en las aplicaciones de comunicación en equipo, o correos electrónicos), y
• Modelos de comunicación (ej. comunicación unidireccional, bidireccional y biderecconal compleja).

En esencia, la comunicación en equipo es unatransferencia de información. Sin embargo, para poder tener una comunicación verdaderamente efectiva en un equipo, necesitamos transmitir información de manera exitosa, es decir la persona que comparte la información debe transmitir la información de manera adecuada, y la persona o el grupo que recibe la información debe interpretarlo adecuadamente. 

¿Cómo se relaciona la comunicación en equipo con el trabajo en equipo?

La comunicación en equipo es un elemento crucial para establecer un buen trabajo en equipo en el espacio de trabajo. 

El flujo de nuevas ideas, el reconocimiento por tus esfuerzos hasta el momento, el feedback que te inspira mejorarte aún más, o, en esencia, todo beneficios que proviene de trabajo en equipo, requiere una comunicación constante y adecuada.

Hemos hablado de este tema con el Dr. Raffaello Antonino, un profesor de la asesoría psicológica, quien está de acuerdo de que la comunicación en equipo influye en todos los aspectos del trabajo en equipo.

Un experto en comunicación y relaciones públicas, Jake Ciccarelli, está de acuerdo y añade que hay 3 puntos principales de la relación entre la comunicación y el trabajo en equipo. 

El impacto del trabajo en equipo

Como está determinado, la comunicación empresarial efectiva es de suma importancia porque el trabajo en equipo depende de ella, y el trabajo en equipo tiene innumerables beneficios. El trabajo en equipo:

• Genera grandes ideas — Según John J. Murphy, el autor de “Pulling Together: 10 Rules for High-Performance Teamwork,” podemos admirar a los “genios solitarios”, pero cada nombre famoso cuyos inventos y habilidades que elogiamos hoy tenía un grupo de personas detrás de ellos que lo hicieron todo posible hasta tal punto.
• Fomenta la toma de riesgos saludables — Trabajar en un equipo permite a los individuos compartir las responsabilidades con sus compañeros del equipo, y entonces les fomenta tomar algunos riesgos saludables. Esto es beneficioso tanto para los empleados (puesto que les ayuda ser percibidos desde una luz más favorable como para las organizaciones (puesto que permite a los trabajadores proporcionar nuevas soluciones a viejos problemas).
• Hace que los individuos sean más felices (y más exitosos) — Una investigación de Atlassian informa que el feedback honesto, respeto mutuo, y apertura personal (los que son todos partes integrales de un buen trabajo de equipo) ayudan a que los miembros del equipo tengan un 80% más de probabilidades de reportar un alto bienestar emocional y el 60% más probabilidad de lograr más y realizar el trabajo más rápido.  
• Ayuda a los miembros de equipo a crecer como individuos — El trabajo en equipo puede ayudar a los individuos entender sus debilidades y entonces trabajar para mejorarlas. Además, trabajar en equipo significa tener un espacio seguro para crecer mientras tener soporte de otros miembros del equipo (a través de la delegación, feedback, etc.).
• Disminuye las probabilidades de agotamiento — Según un estudio realizado por Edelman Data and Intelligence, el 50% de los empleados y el 53% de los gerentes han experimentado al menos cierto nivel de agotamiento. El agotamiento está vinculado con el estrés de tener demasiado trabajo que hacer y no suficiente tiempo y recursos para hacerlo. El trabajo en equipo puede aliviar este tipo de estrés puesto que los equipos comparten su cargo de trabajo.

¿Por qué es importante la comunicación en el trabajo en equipo? (también conocido cómo los beneficios de la comunicación en equipo)

El trabajo en equipo y la comunicación están interconectados y dependientes uno del otro. Un estudio realizado en el tema de trabajo en equipo y la toma de decisiones en equipo mostró que los equipos tienden a llegar a una conclusión a través de un intercambio de argumentos y comunicación, lo que lleva a un rendimiento mejor del grupo.

El rendimiento mejor del grupo es uno de los beneficios más importantes de la comunicación en equipo. Otros beneficios son:

• Mejor entendimiento,
• Colaboración más sencilla,
• Productividad aumentada,
• Creatividad mejorada,
• Resolución de problemas más fácil,y
• Menor probabilidad de conflicto.  

Sin embargo, la lista no termina ahí. Aquí están todos los beneficios de una buena comunicación en equipo que destaca por qué deberías seguirla en aras de un buen trabajo en equipo.

Beneficio 1: Una buena comunicación en equipo promueve entendimiento

Una buena comunicación te puede ayudar a evitar los malentendidos y la falta de comunicación en el trabajo. Lamentablemente, la falta de comunicación es algo que ocurre frecuentemente. 

Según el estudio realizado por Interact y presentado por Harvard Business Review, hasta el 57% de los empleados informan no recibir instrucciones claras para su trabajo. Adicionalmente, el 69% de los gerentes informan que se sienten incómodos comunicándose con los empleados, mientras que el 37% dicen que no se sienten cómodos al dar el feedback. 

Otro estudio informa que solo alrededor de 14% de gerentes están seguros en sus habilidades a la hora de proporcionar el feedback. A veces esto puede ser perjudicial a la productividad y la satisfacción de los empleados, puesto que el 72% de los empleados dicen que se desempeñarían mejor si recibieran el feedback (incluso si fuera negativo).

Comunicar las intenciones de manera clara y proporcionar el feedback a tus compañeros de equipo o empleados es crucial para el éxito porque proporciona entendimiento. Los compañeros de equipo y gerentes que se comunican entre sí tienen más probabilidades de entenderse uno a otro y superar un número de obstáculos en su trabajo. 

Si eres claro, conciso y preciso, pero también atento cuando hablas con alguien, aumentarás las probabilidades de entender lo que se está comunicando, para ambas partes en el proceso de comunicación.

Beneficio 2: Una buena comunicación en equipo provoca una buena colaboración

Aunque muchas personas los consideran lo mismo, el trabajo en equipo y la colaboración se distinguen. Las diferencias principales entre el trabajo en equipo y la colaboración son:

• La diversidad de habilidades (el trabajo en equipo requiere un grupo de personas con habilidades similares, mientras que la colaboración requiere un grupo de expertos más diverso), y
• El deseo de creación (el trabajo en equipo se basa en acuerdos para alcanzar un objetivo común, mientras que la colaboración prospera de la incertidumbre con la espera de crear algo nuevo).

A pesar de sus diferencias, el trabajo en equipo y la colaboración están interconectados, y el trabajo en equipo se basa bastante en la colaboración. Y aunque esto es el caso, estudios, como el estudio realizado por la Queens University of Charlotte, muestran que el 39% de los empleados creen que las personas en su organización no colaboran suficientemente.

La colaboración y la comunicación eficaz van de la mano y ayudan a construir un flujo de trabajo efectivo. Los equipos que se comunican de manera clara durante su trabajo junto, logran colaborar mejor. En cambio, comparten el cargo de trabajo, lo que disminuye los niveles de estrés en el equipo y minimiza las posibilidades de agotamiento de los individuos. 

Como resultado, los procesos comerciales se ejecutan sin problemas y todos los obstáculos se notan y abordan de una manera oportuna.

Beneficio 3: Una buena comunicación en equipo aumenta la productividad

Todos los equipos se esfuerzan por lograr la productividad. Sin embargo, la productividad es solo posible si todos entienden: 

• Sus papeles en un equipo, 
• Los papeles de sus compañeros de equipo, y 
• Las expectativas para su trabajo.

“¿Qué tarea debería hacer primero?”

“¿Qué recursos tendré para trabajar en esta tarea? ”

“¿Cuál es mi fecha límite?”

Las respuestas a estas y similares preguntas traen claridad, y claridad solo viene cuando invertimos esfuerzo en la comunicación. Como un resultado directo, todos pueden centrarse completamente en el realizamiento de sus papeles y en la expectativas de los objetivos comunes del equipo.

Un estudio presentado en las estadísticas de comunicación en el lugar de trabajo de Pumble muestra que los empleados que se sienten incluidos en la comunicación en lugar de trabajo y reciben informaciones más detalladas tienen 5 veces más probabilidad de informar niveles más altos de productividad. Estos aumentos de productividad autoinformados son confirmados por otros estudios que muestran que el 72% de los líderes empresariales comparten la creencia que la comunicación eficaz tiene un impacto directo en la productividad de los empleados. 

Además, una buena comunicación y la mejor productividad también están conectadas indirectamente. Cuando te comunicas con más frecuencia disminuyes la posibilidad de malentendidos, lo que te ayuda a trabajar más rápido y con mejor calidad. 

Beneficio 4: Una buena comunicación en equipo aumenta la motivación

Los empleados que no están “al tanto” de lo que sucede en su lugar de trabajo naturalmente tienen menos probabilidades de sentirse involucrados en él y por lo tanto son menos motivados de contribuir de alguna manera. 

Sin embargo, más importante, los empleados que no reciban la información sobre lo que se espera de ellos por causa de la falta de comunicación, simplemente no se sentirán motivados hacer sus tareas. 

Claro, la motivación de los empleados depende de varios factores, y comunicarles sus tareas y obligaciones de una manera clara es solo uno de estos factores. La comunicación en general es también importante. 

De hecho, todas las formas de comunicación pueden afectar la motivación de los empleados, empezando con una simple pregunta “¿Cómo estás?” de un jefe hasta una crítica constructiva cuidadosamente pensada en la forma de una revista. 

La comunicación frecuente, clara y reflexiva hace que los empleados se sientan apreciados, incluidos y parte del equipo, lo que, en cambio, les hace más motivados. Numerosos estudios demuestran que esto es cierto en la práctica. Por ejemplo, un estudio presentado en Trade Press Services afirma que más de 85% de los empleados se sienten motivados cuando reciben noticias de la alta dirección regularmente.

Beneficio 5: Una buena comunicación en equipo aumenta la creatividad  

Se suele decir que dos mentes piensan mejor que una. Adicionalmente, según otro artículo publicado por Harvard Business Review, la comunicación que ocurre entre miembros de equipo (es decir, la comunicación interna) y la comunicación que ocurre cuando las personas fuera de tu equipo (es decir, la comunicación externa) ambos promueven la creatividad, ya que te permiten aprender de otros y trabajar con un conjunto más amplio de información.

Así que, una vez que tienes una idea particular, es una buena práctica usar la comunicación bidireccional para discutirlo con otras personas. Otros pueden compartir su conocimiento y experiencia en el tema, y contribuir a tu idea original con sus propias sugerencias y soluciones alternativas. 

Como resultado de dichas sesiones de lluvia de ideas hechas posibles a través de una comunicación transparente, los equipos aumentarán el potencial creativo de las ideas individuales de los compañeros y, a lo mejor, construirán o crearán nuevas soluciones que conservan el valor desde el punto de vista de diferentes perspectivas. 

Beneficio 6: Una buena comunicación en equipo impulsa la innovación

Una de las diferencias principales entre la innovación e invención es que la innovación no puede pasar sin trabajo en equipo. Para poder innovar algo, debes trabajar en grupo, recibir feedback de otros, y trabajar en tus ideas.

La innovación más a menudo pasa en los diversos equipos multifuncionales que se comunican bien. Además, es necesario existir un intercambio de ideas transparente y abierto para que una innovación suceda. Una vez que hay un equipo de silos y una mentalidad de silos, la innovación se vuelve imposible. 

Así que, mejorar la comunicación en equipo y fomentar a los miembros del equipo a comunicarse más abiertamente y liberamente aumenta las posibilidades de la innovación.  

Beneficio 7: Una buena comunicación en equipo te ayuda aceptar los cambios más fácilmente

Según un artículo de Forbes sobre cómo los gerentes y empleados perciben el cambio que cita una evaluación de 10 preguntas llamada “What’s Your Style of Change Management,” hasta el 45% de los profesionales de primera línea prefieren retener su statu quo.

Sin embargo, el mundo comercial y el mercado están cambiando constantemente. 

Al fomentar las tácticas y estrategías de una buena comunicación, aliviarás los efectos negativos que la gente puede asociar con los cambios, haciendo que todos estén conscientes de estos cambios de una manera detallada y oportuna. Otro artículo de Forbes, “The Importance Of Communication When There Is Change In A Company,” afirma que la comunicación facilita el proceso entero y crea “una sinergia que promueve un mejor entendimiento de lo que tu y tu equipo están trabajando para lograr.”

Cuando todos están conscientes de los beneficios ciertos cambios pueden traer para el futuro de equipo, un proyecto en el cuál estáis trabajando o incluso la empresa entera, estos cambios se vuelven mucho más fáciles de aceptar.

Esto, en cambio, también hace que la implementación de los cambios sea mucho más fácil. La comunicación es el núcleo de cualquier implementación de cambio. Los gerentes y líderes que comunican el tipo de cambio que están implementando con éxito y de una manera abierta (en términos de tareas, responsabilidades, y entorno de trabajo), tienen más probabilidades de ganar la confianza y la buena voluntad de sus empleados.  

Beneficio 8: Una buena comunicación en equipo te ayuda resolver los problemas más fácilmente

Trabajar en un proyecto usualmente viene con su buena dosis de problemas, los que pueden exigir algunas decisiones difíciles. Y, según el artículo “The case for behavioral strategy”, de McKinsey, hasta el 73% de los altos ejecutivos creen que su empresa toma malas decisiones más que las buenas decisiones.

Sin embargo, consultarse con otros facilita la toma de decisiones difíciles, puesto que obtienes un conjunto más diverso de opiniones y soluciones para elegir. Esto se aplica tanto a la hora de intentar resolver problemas que afectan tus tareas individuales como al proyecto del equipo en general.

Beneficio 9: Una buena comunicación en equipo mejora la moral de los empleados (y disminuye la rotación de los empleados)  

Según una encuesta realizada por Recruiter, hasta el 33% de los gerentes afirman que la falta de la comunicación honesta afecta la moral del equipo negativamente. Adicionalmente, el 38% de los gerentes creen que el mejor remedio para la baja moral de los empleados es la comunicación. 

Los compañeros de equipo que se comunican entre sí y tienen como objetivo la comunicación honesta, forman una mejor conexión. Además, si los gerentes se comunican más con su equipo, pueden entender mejor las habilidades y talentos de cada miembro de equipo, y entonces usar este conocimiento para asignar las tareas adecuadas a las personas adecuadas. 

Como resultado del mejoramiento de la conexión entre los miembros de equipo y el reconocimiento de los valores de los individuos, el entorno laboral se vuelve más positivo y atento. Esto resulta en la mejora de la moral de los empleados, pero también en la disminución de su rotación. 

Beneficio 10: Una buena comunicación en equipo aumenta la lealtad de los empleados

Un empleado leal es el sueño de cada gerente. Los empleados leales contribuyen a los objetivos de la empresa con mucho gusto, puesto que los comparten (o al menos comparten la misma visión) y están orgullosos de utilizar sus habilidades para brindar el éxito a la empresa. 

Al mantener una buena comunicación en equipo, las empresas pueden trabajar en aumentar la lealtad de los empleados. Una buena comunicación fomenta el respeto, la unidad y el valor, lo que puede hacer que los empleados sean más leales.

Beneficio 11: Una buena comunicación en equipo te ayuda a enfrentar los conflictos más fácilmente  

Diverse teams haLos equipos diversos tienen miembros de equipo con diferentes opiniones, y dichas diferentes opiniones pueden dar lugar a conflictos ocasionales. Después de todo, el informe sobre los conflictos en el lugar de trabajo titulado “Workplace Conflict and How Businesses Can Harness It to Thrive” muestra que hasta el 85% de los empleados enfrentan conflictos, al menos en algún nivel. 

Estos conflictos pueden surgir de malentendidos o de la sensación de que no te respetan, se aprovechan de ti o te ignoran de alguna manera. 

Una buena comunicación alivia y previene los conflictos puesto que ayuda a las personas: 

• Expresar sus preocupaciones, 
• Entender mejor los procesos de comportamiento y pensamiento de otros, y 
• Responder a las diferencias de opiniones con una mente abierta. 

Beneficio 12: Una buena comunicación en equipo crea un entorno no amenazante

Una comunicación exitosa con los miembros de equipo crea un entorno saludable donde todos se sienten seguros. La seguridad psicológica es esencial para la satisfacción y calidad de vida, tanto como la calidad de trabajo hecho.

Según la investigación sobre la productividad en un entorno tóxico, un entorno tóxico es un entorno que incluye el acoso, humillación y el gaslighting en el trabajo, lo que conduce a un agotamiento emocional y laboral. También disminuye la productividad significativamente puesto que las personas no pueden funcionar a su máxima capacidad cuándo están bajo el estrés constante.

Por otra parte, cuando la comunicación en equipo está abierta y los compañeros de trabajo resuelven conflictos de una manera profesional y madura, las personas se sienten seguros y cómodos, lo que les permite trabajar sin ningún impedimento psicológico o emocional.

13. Beneficio: Una buena comunicación en equipo genera la confianza  

Según un estudio sobre la confianza en el lugar de trabajo realizado por el Instituto de Fuerza Laboral en UKG, la confianza se debe ganar, como informa el 63% de los gerentes y empleados. Las principales estrategias para ganarse la confianza son escuchar y la honestidad (que son características claves de una comunicación eficaz). 

Si estás dispuesto a escuchar atentamente y transmitir tu propio mensaje con claridad, tanto como aceptar las ideas y opiniones de otras personas, ayudas a generar la confianza que todos entienden sus responsabilidades y deberes. Más importante, aún ayudas a generar la confianza que todos tienden a realizar su trabajo como se espera. 

En su artículo, “The Neuroscience of Trust,” Paul J. Zack afirma que la confianza puede hacer o deshacer la empresa. Construir una cultura de confianza tiene innumerables beneficios:

• Productividad aumentada,
• Mejor comunicación,
• Compromiso prolongado,
• Enfoque más enérgico,
• Menos estrés crónico,y
• Mejor satisfacción con la vida.

La única manera de cosechar todos los beneficios de la confianza es crearla, y puedes hacerlo teniendo una conversación abierta. 

Beneficio 14: Una buena comunicación en equipo fortalece la autoestima

Es cierto que un grupo es tan fuerte como su eslabón más débil, por que es vital fortalecer a cada individuo en el equipo y ayudarles a aumentar su autoestima. La comunicación eficaz puede hacer justo esto: ayudar a todos sentirse lo mejor posible para fortalecer al equipo en su conjunto.

La resiliencia general del equipo depende de la autoestima de los individuos. Esto significa que el equipo no se desanimará ante el fracaso o los cambios, y se recuperará fácilmente de cualquier contratiempo.

Una buena comunicación en equipo asegura que:

• Todos tienen un espacio seguro para expresar sus opiniones, preocupaciones e ideas,
• Todos los miembros de equipo reciben frecuentemente el feedback constructivo,
• Se reconocen y se celebran los logros, y
• Se fomenta el compromiso.

El trabajo en equipo y la comunicación exitosa no sólo construirá la autoestima profesional de las personas pero también se reflexionará en sus vidas privadas. Después de todo, el trabajo es una gran parte de nuestras vidas, y sus efectos se pueden transferir a los aspectos de nuestras identidades y no solo a nuestra personalidad laboral.

Beneficio 15: Una buena comunicación en equipo fomenta las aportaciones futuras

Según Westside Toastmasters, la comunicación eficaz hace que las personas sean más abiertas y dispuestas a compartir con el equipo, ya que saben que sus opiniones serán escuchadas y valoradas. 

Cada vez que el equipo escucha, respeta e incluso acepta una nueva idea o opinión, allana el camino para aportaciones más diversas y útiles de sus compañeros de todo el equipo, en las interacciones futuras.

Beneficio 16: Una buena comunicación en equipo construye relaciones con clientes

Una organización no puede fomentar buenas relaciones con sus clientes y otras partes externas si su comunicación interna es inadecuada.

Cuando necesitas comunicarte con el mundo externo, lo haces como un todo: esto es la comunicación corporativa. Cuando un representante habla con un cliente potencial, lo hace en nombre de la organización entera, así que necesitan ser conscientes de sus procesos internos.

Si un representante que maneja a un cliente comunica sus requisitos incorrectamente mientras las transmite a su equipo, el cliente no recibirá lo que ha pedido y es muy probable que terminará su relación con la empresa.

La comunicación eficaz en equipo hace que los procesos internos funcionen como una máquina bien engrasada, lo que facilita la comunicación y colaboración con partes externas.

Beneficio 17: Una buena comunicación en equipo mejora la reputación de la organización

Entonces, la buena comunicación y el trabajo en equipo afectan directamente las relaciones con clientes de una empresa, así mejorando la reputación de total.

Si tu empresa está marcada como descuidada, desorganizada o distraída, esto puede tener efectos negativos a largo plazo sobre cómo te percibe el mundo.

Sin embargo, no se trata solo de tu reputación en términos de cómo te ven los clientes potenciales, también se trata de construir la marca de tu empleador.

La comunicación exitosa y el trabajo en equipo en el lugar de trabajo pueden construir la reputación de la empresa como empleador. Los empleados satisfechos difunden el mensaje bueno, así atrayendo más los buscadores de empleo calificados. Más del 80% de los líderes están de acuerdo que la marca del empleador tiene un impacto masivo en la habilidad de la empresa de contratar talentos. 

¿Cómo una mala comunicación afecta al equipo?

Una mala comunicación ocurre cuando el emisor y el receptor perciben el mensaje de manera diferente. Esto puede pasar por muchas razones, pero los efectos son siempre los mismos: la falta de comunicación. 

En equipos, este problema puede ocurrir en la interacción uno a uno entre los miembros de equipo, entre los gerentes y empleados, tanto como dentro del equipo en conjunto.

Los efectos de una mala comunicación prolongada en equipos pueden ser graves:

• Entorno de trabajo no estable,
• Productividad disminuida,
• Interrupción en la colaboración,
• Bajo moral,
• Tensión en el lugar de trabajo,
• Conflicto,
• Malas relaciones externas, y
• Pérdida de reputación.

Vamos a aprender más sobre cada consecuencia de la falta de comunicación.

Consecuencia 1: Una mala comunicación construye un entorno de trabajo no estable

Cuándo equipos no son capaces de comunicar eficazmente, se ven fácilmente superados por la constante incertidumbre y estrés de no tener objetivos claros. Y, como hemos mencionado antes, los empleados que no saben qué esperar de ellos tienen menos probabilidades de estar motivados de realizar sus tareas.

Consecuencia 2: Una mala comunicación disminuye la productividad productivity

Cuando hay una ruptura en la comunicación, los miembros del equipo no pueden funcionar a su nivel óptimo. Esto disminuye el compromiso de los empleados y la productividad en general del equipo, puesto que losy la productividad en general del equipo, puesto que los empleados comprometidos son 14% más productivos que los empleados desconectados. 

Consecuencia 3: Una mala comunicación provoca interrupciones en la colaboración en equipo

Sin una comunicación eficaz, los miembros del equipo a menudo se quedan solos y no son capaces de colaborar adecuadamente. Esto, en cambio, cierra la puerta a la innovación, lluvia de ideas y muchas otras formas de trabajo colaborativo. 

Consecuencia 4: Una mala comunicación provoca baja moral de los empleados

Sin una comunicación adecuada, los empleados se pueden sentir subestimados, lo que puede llevarlos a quedarse detrás del trabajo. Cuando los empleados son desalentados, se sienten menos motivados a utilizar sus habilidades para el éxito de la empresa. 

Consecuencia 5: Una mala comunicación crea tensiones y conflictos en el espacio de trabajo

En la atmósfera de incertidumbre y falta de comunicación, la tensión puede acumularse e interrumpir el flujo de trabajo. El efecto más visible y al mismo tiempo el más perjudicial de la mala comunicación es el conflicto entre los compañeros de trabajo, lo que puede dañar al equipo entero. 

Consecuencia 6: Una mala comunicación causa malas relaciones externas

Una mala comunicación es infecciosa, así que cuando los miembros del equipo no se comunican bien, pueden transmitir mensajes confusos y aún contradictorios a los clientes y otras partes externas.

Consecuencia 7: Una mala comunicación puede llevar a la pérdida de la reputación

Cuando una mala comunicación se convierte en una norma, la empresa completa sufre, y en cuanto a las malas reseñas se acumulen, la reputación de la organización se ve muy afectada.

¿Cuáles son los componentes del proceso de comunicación en equipo?

Para poder mejorar la comunicación en equipo, primero necesitamos entenderla. Pero, para entenderla, primero deberíamos entender los procesos de la comunicación general.

Según varios marcos teóricos, el proceso de comunicación es una serie de acciones tomadas para poder transmitir un mensaje efectivamente. Involucra 8 componentes principales:

• Emisor,
• Mensaje,
• Codificación,
• Ruido,
• Canal,
• Receptor,
• Decodificación, y
• Feedback.

También hay dos componentes adicionales al proceso de comunicación que algunos investigadores añaden como componentes bastante importantes:

• Entorno, y
• Contexto.  

Los 8 principales componentes de la comunicación

• The sender — The sender or the source is the person who initiates communication. According to the authors of Business Communication, the obligations of the sender are:
  • Selecting the type of message,
  • Analyzing the receiver,
  • Using the you-viewpoint,
  • Encouraging feedback, and
  • Removing communication barriers.
• The message — The message is the piece of information (e.g. a thought or idea) the sender wants to transfer to others. The message may be transmitted in several different ways, including:
  • In spoken form,
  • In written form,
  • As visual information, or
  • As nonverbal cues.
• Codificación — La codificación es el proceso de convertir el pensamiento o la idea que el emisor quiere transmitir a la comunicación, eligiendo las palabras adecuadas en el orden correcto para “describir” el pensamiento o la idea, y entonces colocando el mensajes en un canal apropiado.
• Ruido — El ruido o la interferencia es todo lo que interfiere con el proceso de comunicación durante la codificación o decodificación y distorsiona el mensaje dirigido. El ruido puede ser fisiológico (es decir, tener hambre), psicológico (es decir, los problemas internos que quizás tenemos), físico (es decir, la oficina con ruido), o semántico (es decir, no entender a la otra persona por uso demasiado de jerga).
• Canal — Según el libro The Basics of Interpersonal Communication de McLean, el canal es “la manera en la que el mensaje se transmite entre la fuente y el receptor.” Unos buenos ejemplos de los canales de comunicación son la comunicación cara a cara o una aplicación de comunicación en equipo.
• The receiver(s) — McLean defines the receiver as the one who “receives the message from the source, analyzing and interpreting the message in ways both intended and unintended by the source.” For the communication to be effective, the receiver(s) will need to:
  • Be attentive in order to understand the message,
  • Have the right communication channels active, and 
  • Not be distracted by the previously mentioned noise.
• Decodificación — La decodificación es el proceso de convertir la comunicación en un pensamiento o idea, para dar sentido a lo comunicado. 
• Feedback — El feedback es la respuesta que el receptor da al mensaje. Responde a la pregunta si el mensaje fue codificado, envíado, decodificado e interpretado.

Las 2 componentes adicionales de la comunicación

Como hemos mencionado, ciertos marcos teóricos añaden 2 componentes más: 

1. Entorno, que es “la atmósfera física y psicológica donde envías y recibes mensajes,” según McLean, y
2. Contexto, que es “el entorno, la escena y las expectaciones de los individuos involucrados.” El contexto se puede interpretar de manera diferente por diferentes participantes en una conversación, en términos de su formalidad y las reglas que los comunicadores deberían seguir.

Ejemplo de la comunicación en equipo

Entonces, ahora que hemos entendido el proceso de comunicación en general, es la hora de ver cómo este proceso se aplica a la comunicación en equipo. 

En esencia, el proceso de comunicación en equipo incluye los mismos elementos enumerados. 

En cualquier momento del proceso de comunicación entre los miembros del equipo, miembros de otros equipos, y gerentes, alguien será considerado como el emisor que necesitará codificar/transformar una línea de pensamientos en un mensaje. Además, alguien será considerado como receptor que necesitará decodificar/entender el mensaje y proporcionar una respuesta/feedback adecuado. 

En cualquier punto del proceso, el ruido/la interferencia puede ocurrir para distorsionar el mensaje original y/o el feedback e interrumpir la comunicación.

Veamos cómo esto puede parecer en la vida real. Para el propósito de este ejemplo, imaginamos Jessica y Milo, quienes trabajan junto como un equipo en un sitio web de blogs. Jessica es una escritora y Milo es un ilustrador.

Cómo se desarrolla la comunicación en equipo

En este ejemplo, Jessica será el emisor del mensaje, y Milo el receptor. Jessica (el emisor) quiere que Milo cree un gráfico para su futura entrada de blog. 

Para comunicarle esto, ella recorre todos los pasos del proceso de comunicación:

1. Codifica su proceso de pensamiento que la llevó a la idea de crear un gráfico en forma escrita, donde explica cómo quiere que se vea el gráfico. 
2. Logra transmitir su idea para el gráfico de manera clara y concisa, a pesar de ser distraída por el fuerte ladrido de su perro en la puerta principal de la oficina de su casa (ruido físico).
3. Envía su solicitud a Milo (el receptor) como un mensaje directo en Pumble, una aplicación de comunicación empresarial (el canal de comunicación). 

Para asegurar que su mensaje se interprete correctamente, Jessica también añade una imagen de referencia para el gráfico, solo para asegurarse de que Milo entiende qué elementos en particular debería tener el gráfico. 

Echa un vistazo a la imagen en la continuación que muestra cómo sería la entrega de su mensaje.

Así que, Jessica hizo todo bien. Echamos un vistazo a como Milo (el receptor) interpreta el mensaje. 

Él también pasa por componentes específicos de la comunicación:

1. Recibe el mensaje escrito y la imagen de referencia y decodifica todo de tal manera que entienda claramente lo que Jessica ha imaginado para el gráfico. 
2. Logra hacerlo a pesar de tener bastante hambre (ruido psicológico).
3. Le envía una respuesta que ha entendido lo que ella necesita y que le enviará lo que ha pedido a una hora determinada.

En la siguiente imagen puedes ver a Milo siguiendo los pasos que hemos mencionado. 

¿Por qué es esto un ejemplo de una buena comunicación?

El intercambio de información entre Jessica y Milo fue efectivo: Milo entendió lo que Jessica necesitaba y proporcionó feedback en esta solicitud. Aquí está un resumen de todos las razones porque este intercambio particular fue exitoso.

Razón 1: Jessica fue eficaz en la explicación de su solicitud

Como emisora, Jessica tuvo éxito codificando su idea en un fragmento de información. Explicó todo lo que quería que contuviera el gráfico y fue clara, precisa y concisa. Dió a Milo el acceso al borrador que contiene los datos, para que pueda tomar un contexto más amplio de los datos para el gráfico si es necesario. 

Razón 2: Milo fue eficaz al interpretar y responder a la solicitud

Milo, como receptor, logró decodificar la información que acababa de leer. También logró enviarle el feedback adecuado. Fue claro en cuanto al comprender la solicitud y proporcionó horarios precisos en los que cumplirá con esta solicitud.

Razón 3: El canal de comunicación fue elegido efectivamente

La aplicación de mensajería que usaron resultó ser un buen canal de comunicación para esta conversación, puesto que permitió a Jessica anclar una imagen de referencia para clarificar su solicitud. Además, considerando que la conversación fue realizada en la forma escrita, Milo puede usar la descripción del gráfico que proporcionó Jessica como una referencia cuando necesita un recordatorio de los puntos que han discutido.

Razón 4: Ambas partes superaron las interferencias con éxito  

Ambos Jessica y Milo lograron superar el ruido (es decir, el perro que ladra y la sensación del hambre) que amenazaba con alterar la eficacia de su proceso de comunicación. 

Razón 5: El entorno de comunicación fue adecuado

La atmósfera de los dos comunicadores construida mientras estaban comunicándose fue agradable, y Jessica no permitió que su perro (quién fue el parte del entorno, al menos por parte de Jessica) interrumpiera su línea de pensamiento en ese momento y nublara el mensaje que intentaba transmitir a Milo.

Razón 6: El contexto fue claro

Ambas partes entendieron el contexto de esta interacción de comunicación, es decir, las expectativas de cada uno. Jessica comprendió de forma preventiva que Milo podría necesitar más contexto que simplemente explicando sus pensamientos, por eso proporcionó una imagen de ejemplo de lo que le gustaría que Milo creara. En cambio, Milo dejó en claro que entendió lo que Jessica apuntaba.

Cómo podría haber salido mal este ejemplo de comunicación en equipo

Así que, el ejemplo de comunicación previamente descrito entre Milo, el ilustrador, y Jessica, la escritora de la entrada de blog, es un ejemplo de una buena comunicación. 

Sin embargo, este ejemplo particular del proceso de comunicación podría haber ido en una dirección completamente diferente.

Riesgo 1: Las interferencias podrían haber ganado

El perro ladrando frente a la puerta de Jessica podría haber llevado a olvidar de destacar los elementos importantes del gráfico en su mensaje escrito. 

Además, la sensación de hambre que tuvo Milo le podría haber llevado a malentender el tipo de gráfico que Jessica quiere que él crea, incluso si ella lo dejó claro en su mensaje escrito. También, Milo podría haber sido distraído por sus propias tareas, lo que significa que es posible que no haya prestado suficiente atención para entender lo que Jessica solicita.

Riesgo 2: Podría haber habido una falta de claridad

También es posible que Jessica haya sido vaga en su solicitud, significando que es posible que Milo no haya entendido qué tipo de gráfico necesita crear. 

Milo podría haber sido vago acerca de cuándo se comunicará con Jessica sobre su solicitud. 

Adicionalmente, Jessica podría haber prestado menos atención al formato de su solicitud escrita, lo que significa que a Milo le podría haber resultado más difícil distinguir dónde se terminó su solicitud escrita y dónde empiezan los datos que ella quiere incluir en el gráfico.

Aquí está un ejemplo de cómo habría sido esta interacción en particular.

Riesgo 3: Podría haber habido problemas técnicos

Aparte de todas estas cosas que hemos mencionado, también podría haber habido problemas técnicos. Por ejemplo, Milo pudo haber recibido el mensaje más tarde que lo ideal, debido a problemas con la conexión a Internet de los que ni siquiera era consciente, si tomamos en cuenta de que usualmente crea ilustraciones en una aplicación offline. 

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Como está demostrado en nuestro ejemplo, una buena comunicación incluye la transmisión y el entendimiento adecuado de un mensaje. Y, sin embargo, el proceso de comunicación puede salir mal de varias maneras diferentes.

Aún así, una buena comunicación entre los miembros de equipo, pero también con otros compañeros y gerentes siempre vale la pena perseguir. Además, mejorar la comunicación en equipo significa mejorar las probabilidades de éxito de equipo. 

Si tienes dificultades para comunicar eficazmente en un equipo, aquí están algunos consejos sobre cómo puedes lograr una comunicación productiva y eficaz.

¿Cómo comunicar efectivamente en equipo?

La mala comunicación es la causa principal del fracaso en el lugar de trabajo: el hecho con el que más de 86% de los gerentes y trabajadores están de acuerdo, según un estudió de Fierce Inc.. Es por esta razón que adquirir fuertes habilidades de comunicación en equipo puede hacer maravillas para ti y tus compañeros de trabajo. Pero, ¿qué enfoque exacto puedes adoptar para lograr la comunicación eficaz en grupos y equipos?

Aquí están algunos consejos sobre cómo comunicar eficazmente en un equipo.

Consejo 1: Sé honesto

La honestidad y la comunicación abierta son las piedras angulares de un trabajo en equipo exitoso. Sin embargo, las personas a menudo eligen conformarse en el trabajo por miedo a ir contracorriente. Pero la verdad es que la inautenticidad en el trabajo crea una disonancia dentro de la persona que les provoca alejarse del resto de equipo.

Además, cuando un miembro del equipo expresa su desacuerdo con la idea general, proporciona una perspectiva diferente que podría beneficiar a todos.

Por ejemplo, digamos que un miembro del equipo de marketing es el único que ha notado que el nuevo eslogan se podría malinterpretar. Si decides quedarte callado porque los restos están de acuerdo que el eslogan está bueno, esto podría dañar seriamente la marca.

Sin embargo, la comunicación honesta no significa que deberías ser directo y decir todo lo que estás pensando de una manera maleducada. Mantener la comunicación positiva mientras eres honesto es de suma importancia porque construye relaciones dentro del equipo y aumenta la motivación y productividad (entre otras cosas).

Consejo 2: Sé claro y conciso

Como hemos demostrado en el ejemplo con Jessica y Milo, una de las componentes de la comunicación en equipo más importantes es ser dispuesto de transmitir el mensaje de una manera clara y concisa.

Así que, piensa antes de hablar e intenta transmitir tu aspecto de la manera más efectiva posible.

No comunicarse claramente lleva a las personas a confiar en suposiciones al interpretar el mensaje, que es una de las principales causas de falla de comunicación.

La falta de comunicación, en general, lleva a malentendidos que pueden causar todo tipos de problemas dentro de tu equipo, como fechas límites incumplidas, errores, obstáculos en el flujo de trabajo, e incluso conflictos.

Consejo 3: Sé respetuoso y considerado

La investigación sobre la comunicación respetuosa en el trabajo presentada en el estudio “The Effect of Respect: Respectful Communication at Work Drives Resiliency, Engagement, and Job Satisfaction among Early Career Employees” muestra que las personas valoran el comportamiento respetuoso más que la autonomía, seguridad de trabajo y altos ingresos.

Así que, asegúrate de respetar el tiempo y la energía de tus compañeros de equipo y ten cuidado de no sobrecargarles. Si quieres delegar una tarea a alguien, primero verifica si tiene tiempo y está dispuesto a hacerlo. Si alguien está tomando un descanso y no está haciendo nada, no significa que está dispuesto a trabajar.

Ser considerado también significa ofrecer ayuda si alguien está teniendo dificultades o incluso llevar una taza de té a un compañero estresado.

Cosas aparentemente pequeñas pueden ser de gran ayuda y fortalecer verdaderamente tu relación dentro del equipo.

Consejo 4: Usa la comunicación no violenta (NVC)

Una comunicación no violenta es un concepto creado por Marshall Rosenberg, Ph.D, presentado en su libro Nonviolent Communication: A Language of Life. Este proceso incluye:

• Observar sin juzgar,
• Expresar tus sentimientos,
• Expresar tus necesidades, y
• Expresar tus peticiones.

Hemos preguntado a Avigail Lev, una psicoterapeuta, autora, mediadora, y entrenadora ejecutiva, cuáles son las ventajas de la comunicación no violenta (NVC, por sus siglas en inglés). Afirma que abre muchas posibilidades de la comunicación en equipo.

Continúa diciendo que mediante la utilización de NVC, podemos alcanzar soluciones que a menudo son inalcanzables y beneficiosas para todos.

Consejo 5: Escucha atentamente

Transmitir tu mensaje con éxito es solo una parte del trabajo. Una buena comunicación en equipo también depende de una escucha activa. Esto es una herramienta que puedes practicar siendo atento a lo que tus compañeros están diciendo y verdaderamente entender su punto de vista.

Para asegúrate de que estás haciendo todo lo posible para escuchar activamente cuando estás recibiendo un mensaje, puedes intentar de:

1. Ajustar tu actitud — una actitud positiva te hace más receptivo a lo que otras personas tienen que decir.
2. Prestar atención — prestar la atención y centrarse en señales verbales y no verbales que nos envían las personas nos convierte en mejores oyentes.
3. Ajustar tu respuesta — no hacer suposiciones y ser flexible al escuchar lo que el emisor del mensaje está intentando transmitir también es una característica importante de la escucha activa. 

De esta manera, no solo mejorarás tu comunicación y colaboración en equipo general, sino que también mostrarás respeto a otros miembros de equipo y sus opiniones.

Consejo 6: Elige el mejor canal para transmitir tu mensaje

La comunicación efectiva y eficiente también depende del uso inteligente del equipo de diferentes canales de comunicación.

Elegir el canal adecuado para ponerse en contacto con un compañero de trabajo es especialmente importante si estás trabajando en un equipo remoto y no puedes simplemente saltar a su escritorio y hacerle un pregunto.

Incluso en la oficina, la comunicación cara a cara no es siempre la mejor opción. Por ejemplo, no irás de persona a persona delegando tareas si puedes hacerlo a través de una plataforma de gestión de proyecto. De modo similar, no te pararás en medio de la oficina para gritar un anuncio que debes entregar a un grupo de personas. En cambio, usarás un método diferente, uno que sea una mejora salida para la comunicación organizacional. 

Igualmente, en las conversaciones uno a uno, cuando los trabajadores remotos necesitan consultar a sus colegas sobre un problema, es mucho más práctico discutirlo en una aplicación de comunicación en equipo, como Pumble, que enviar y recibir correos electrónicos.

Consejo 7: Encuentra los estilos de comunicación preferidos de todos

Aparte de encontrar un canal de comunicación que se ajuste mejor a las necesidades de todos, es también crucial que entiendas el estilo de comunicación preferido de cada miembro de equipo. 

No todos se comunicarán de la misma manera (al igual que no recibirán el mismo mensaje de la misma manera). 

Hemos preguntado a Ciccarelli sobre este tema y él declaró que reconocer las diferencias en la comunicación puede ser la mejor estrategia para mejorar su eficacia.

Consejo 8: Sé abierto al feedback y la crítica constructiva

Nadie es inmune a los errores, y a menudo no podemos ver nuestros propios errores. Es por esta razón que deberíamos valorar la crítica constructiva que proviene de nuestros compañeros, puesto que nos puede ayudar a aprender, crecer y mantenerse comprometido.

La crítica constructiva es tan importante que el reconocimiento de los empleados por su mejora y compromiso, así que deberíamos darle la bienvenida a ambos. De hecho, el feedback de cualquier tipo fomenta el compromiso: el ¼ de las empleadas y el ⅕ de los empleados declaran que proporcionar el feedback y el reconocimiento en una herramienta de compromiso muy poderosa. 

Incluso si no estás de acuerdo con el feedback que recibes, tómalo con gracia y no te sientas ofendido. Simplemente explica tu perspectiva e intenta encontrar un terreno común. Dónde hay espacio para el feedback, hay espacio para la mejora.

Estar abierto a la crítica constructiva significa permitir que los miembros de tu equipo te impulsen a siempre esforzarte por mejorar en lo que haces.

Consejo 9: Aborda los problemas a medida que surjan

Cuándo no se abordan, incluso los problemas pequeños tienden a crear frustraciones que eventualmente llevan a problemas grandes en el equipo. Así que, si algo te molesta, asegúrate de comunicarlo en un tono respetuoso y neutral para abordarlo de inmediato.

La comunicación en los equipos de trabajo exitosos funciona sin problemas y no evita lidiar con cosas difíciles.

Es posible que te resulte difícil lidiar con el problema, pero si lo abordas de inmediato, aclararás las cosas y evitarás acumular el resentimiento.

Consejo 10: Participa en la comunicación ascendente

Finalmente, asegúrate de que todos los miembros de equipo, independientemente de su puesto en la jerarquía del equipo, sean incluidos en la conversación. Esto es algo que el Dr. Antonio destaca como especialmente importante para el trabajo en equipo y el éxito general de un equipo.

Dr. Antonio también insista que recuerdes que la comunicación en equipo efectiva no es calle de un solo sentido.

Asegura las mejores relaciones en equipo y mayor productividad con Pumble

La buena comunicación en equipo juega un papel crucial para establecer un trabajo en equipo efectivo y mejorar la experiencia laboral de todo el equipo. Lo más importante, aumenta la productividad y mejora las relaciones entre los miembros del equipo. 

Para asegurarte de que puedes aprovechar estos (y otros) beneficios de una buena comunicación, deberías utilizar herramientas adecuadas que faciliten una comunicación en equipo sin problemas.

Pumble te permite comunicarte con otros a través de:

• Mensajes directos,
• Mensajes grupales,
• Canales dedicados,
• Mensajes programados,
• Llamadas de audio, y
• Videoconferencias. 

Dicho de otro modo, te ofrece todas las vías necesarias para una comunicación excelente y puede ser la base de tu organización para todo lo que representa el trabajo en equipo. Así que pruébala — ¡crea una cuenta gratuita hoy!

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