Processus de communication : Définition, étapes et importance

À première vue, le processus de communication semble assez simple, n'est-ce pas ?

Vous dites quelques mots à votre interlocuteur, il comprend ce que vous voulez dire et vous répond rapidement. 

Mais ce n'est pas toujours le cas. Imaginons qu'une blague tombe à plat et qu'il faille réfléchir à des moyens de réorienter la conversation. Ou encore, vous utilisez le mot “café” pour parler de votre amour pour les boissons au café, mais votre interlocuteur a pensé aux cafés. 

Ces questions se posent parce que le processus de communication est en constante évolution et dépend de huit facteurs interconnectés.

Dans les sections suivantes, nous nous pencherons davantage sur l'importance du processus de communication et de chacun de ses facteurs.

Nous entendrons également des experts qui nous feront part de leurs conseils éprouvés pour améliorer le processus de communication et éliminer les malentendus dans la communication. 

Sans plus attendre, entrons dans le vif du sujet.

Qu'est-ce que le processus de communication ?

Le processus de communication englobe une séquence d'actes nécessaires à une communication efficace. Ces actes garantissent la transmission réussie du sens entre au moins deux participants, les aidant à se comprendre sans problème.

Cependant, bien que le processus de communication soit un outil complet et fiable qui peut contribuer à une communication réussie entre deux ou plusieurs personnes, il n'est parfois pas aussi simple qu'il n'y paraît à première vue.

En réalité, communication efficace requiert une attention particulière aux huit facteurs interconnectés qui composent le processus. Lorsqu'il est correctement suivi, le processus de communication peut garantir que le message voulu est transmis et compris sans erreur d'interprétation ni confusion.

Mais cela nécessite une compréhension profonde du processus et une participation active.

Quels sont les éléments du processus de communication ?

Dans le livre The Process of Communication : An Introduction to Theory and Practice, le théoricien américain de la communication David K. Berlo écrit : 

“Une fois le concept de processus établi dans notre esprit, nous pouvons tirer profit d'une analyse des ingrédients de la communication, des éléments qui semblent nécessaires (sinon suffisants) pour que la communication ait lieu.” 

Lorsque Berlo mentionne le “concept de processus,” il fait référence au fait que la communication, comme d'autres processus, est dynamique et en constante évolution. 

Prenons l'exemple des conversations que vous avez avec vos collègues. Le sujet change en fonction de l'interlocuteur, tout comme le ton de la voix et le langage corporel. 

Cependant, certains ingrédients restent les mêmes à chaque interaction — les 8 éléments du processus de communication. Ces éléments sont les suivants :

1. La source,
2. Le message,
3. Le canal,
4. Le récepteur,
5. Le feedback,
6. L'environnement,
7. Le context et
8. L'interférence.

Nous allons maintenant examiner ces facteurs plus en détail. 

Élément n°1 : La source (l'expéditeur)

Dans le processus de communication, la source ou l'expéditeur est la personne qui parle pour créer et transmettre un message spécifique à son public. 

La source peut transmettre son message en utilisant le langage verbal, mais aussi :

• Le langage corporel, 
• Les vêtements et
• Le ton de la voix. 

Selon Berlo, la communication est virtuellement impossible sans une source :

“Nous pouvons dire que toute communication humaine a une source, une personne ou un groupe de personnes ayant un but, une raison de s'engager dans la communication.” 

Avant de parler ou d'écrire, la source doit décider de ce qu'elle veut transmettre et de la manière dont elle souhaite formuler son message. 

Ensuite, la source encode ces informations en utilisant des mots et en les plaçant dans un ordre spécifique afin d'obtenir le sens souhaité. Ce n'est qu'après avoir franchi ces étapes que la source peut transmettre le message au public. 

Élément n°2 : Le message

Le message est l'objectif de communication de la source et, au cours du processus de communication, la source convertit cet objectif en discours ou en texte.  

Dans The Basics of Speech Communication, Scott McLean décrit le message comme “le stimulus ou le sens produit par la source pour le récepteur ou le public.” 

McLean insiste également sur le fait que tle message ne se résume pas à des mots assemblés selon un ordre et des règles grammaticales. La manière dont nous mettons en forme et transmettons notre message dépend du type de communication dans lequel nous avons l'intention de nous engager.

Par exemple, dans la communication écrite, il est possible de modifier et de remodeler un message :

• L'utilisation d'émojis,
• L'ajout de sous-titres,
• L'ajustement du style d'écriture et 
• La mise en forme du message. 

Et, comme nous l'avons mentionné, votre apparence et votre langage corporel lors des réunions en personne ou des appels en vidéoconférence peuvent également affecter la façon dont vous communiquez votre message. 

Mais ce n'est pas tout. 

Notre environnement et le contexte que nous fournissons peuvent conférer au message une signification supplémentaire. D'autre part, le bruit peut obscurcir le sens que nous voulons donner à l'interaction et devenir un obstacle à la communication.  

Élément n°3 : Le canal

Le canal est la manière dont le message voyage de la source au récepteur. 

Dans son examen des modèles de communication, Berlo aborde la question des canaux :

“Un canal est un médium, un support de messages. Il est exact de dire que les messages ne peuvent exister que dans certains canaux ; cependant, le choix des canaux est souvent un facteur important de l'efficacité de la communication.” 

Si vous considérez les services de diffusion en continu auxquels vous êtes abonné comme des canaux distincts, ils combinent tous des informations visuelles et auditives pour communiquer un message spécifique. Lorsque vous détournez le regard de l'écran, vous pouvez toujours entendre le programme et recueillir suffisamment d'indices pour comprendre ce qui se passe. 

Il en va de même si vous baissez le volume. Grâce aux sous-titres et aux repères visuels, vous pourrez toujours suivre l'intrigue sans trop de difficultés.

Un scénario similaire se produit dans la communication en temps réel. En fonction de notre objectif et de nos besoins, nous pouvons choisir parmi plusieurs canaux différents :

• Appels vocaux et vidéo,
• Messagerie directe dans une application de communication professionnelle,
• Messages vocaux et
• Emails. 

Élément n°4 : Le récepteur

Comme son nom l'indique, le récepteur est la personne dont la tâche consiste à recevoir le message de la source. 

Le récepteur est tout aussi important que la source dans le processus de communication, car ses actions peuvent faire ou défaire l'interaction.

Même si vous choisissez soigneusement vos mots, la situation de communication peut déraper, car vous n'avez aucun contrôle sur la façon dont l'interlocuteur :

• Interprète le message, 
• Se comporte après avoir entendu le message ou
• Utilise son expérience et ses connaissances culturelles pour participer à la communication. 

Les points ci-dessus déterminent si le récepteur choisira de fournir un retour d'information à la source et de participer activement à l'action de communication. Aucune autre communication ne peut avoir lieu si le destinataire décide de ne pas répondre et de ne pas donner d'informations en retour. 

Gardez à l'esprit qu'un destinataire ne répond pas toujours par des messages verbaux. 

Par exemple, si vous prenez la parole lors d'un sommet professionnel réunissant plus de 200 personnes, vous sentirez l'auditoire vous jauger. Même si les participants n'expriment pas leur opinion sur ce que vous dites, vous pouvez modifier votre prestation et ajouter des informations à votre message en observant la réaction des membres de l'auditoire. 

Élément n°5 : Le feedback

Le feedback est la réponse que le récepteur renvoie à la source.

Il peut être :

• Non intentionnel ou intentionnel et
• Non verbale ou verbale. 

Le feedback est essentiel pour permettre à la source de savoir comment le récepteur a interprété le message. 

Une autre fonction importante du retour d'information dans la communication est de donner au destinataire la possibilité de :

• Demander des informations supplémentaires ou des éclaircissements,
• Soutenir ou contester les affirmations de la source et
• D'indiquer à la source comment modifier son approche. 

Le rôle que joue le feedback dans le processus de communication ne peut être surestimé. 

Dans l'article de recherche Some effects of feedback on communication, Mueller et Leavitt détaillent les résultats d'une expérience portant sur l'influence de différents niveaux de retour d'information sur la communication. Leur conclusion est la suivante : 

“L'augmentation du feedback s'est traduite par une augmentation de la précision [de la communication].”

Élément n°6 : L’environnement

L'environnement fait référence aux contextes mentaux et physiques dans lesquels nous communiquons, à la fois en tant qu'émetteur et récepteur de messages. Il englobe le cadre, l'atmosphère et les conditions qui peuvent influencer l'interprétation et la réception des informations.

Par exemple, si vous vous trouvez dans une salle de conférence, votre environnement peut comprendre les éléments suivants :

• Des tables,
• Des chaises,
• Des ordinateurs portables,
• Des fenêtres et
• Un tableau blanc. 

Les aspects psychologiques de l'environnement peuvent inclure le fait que le sujet est discuté de manière transparente et que la communication est formelle ou informelle. 

Élément n°7 : Le contexte

Alors que certains confondent le contexte avec l'environnement lorsqu'ils parlent du processus de communication, le contexte se réfère à :

• La scène,
• Le cadre et
• Les attentes des participants à la conversation. 

Par exemple, lorsque vous vous rendez au bureau, vous vous attendez à ce que les personnes présentes soient élégamment habillées et qu'elles parlent et agissent d'une certaine manière. Ainsi, une personne portant un T-shirt et un short se ferait remarquer. 

En effet, c'est le contexte qui dicte le caractère formel ou informel de l'environnement. 

Lors des réunions de travail, la position et l'expertise d'une personne influencent le moment et la manière dont elle prendra la parole, ainsi que le sujet qu'elle abordera. Pendant les courtes pauses, chacun est libre de rattraper le temps perdu ou d'aborder des sujets informels. Mais lorsque la réunion reprend, toutes les conversations hors sujet cessent. 

Élément n°8 : L’interférence (le bruit)

La dernière composante du processus de communication, l'interférence, est parfois appelée bruit. 

Les interférences ou le bruit peuvent être tout ce qui déforme ou modifie le sens voulu d'un message. 

Si votre bureau est situé près d'une fenêtre, il est probable que vous voyiez des panneaux d'affichage et des navetteurs et que vous entendiez les bruits de la circulation. Ce bruit peut interrompre le fil de vos pensées ou une conversation avec vos collègues. 

Toutefois, dans le cycle de la communication, le bruit peut aussi être psychologique.

Même si vous travaillez dans un environnement calme, vos propres pensées peuvent vous empêcher d'écouter pleinement ce que dit quelqu'un. Par exemple, si votre supérieur n'a pas fini de vous parler, mais que vous êtes déjà en train de réfléchir à ce que vous allez lui répondre, il y a de fortes chances que vous ayez manqué quelques points. 

De même, si vous avez oublié de boire de l'eau avant de participer à une réunion, vous risquez de prêter plus d'attention à la fontaine d'eau qu'aux présentations. 

Comment fonctionne le processus de communication ?

Le processus de communication se compose de 5 étapes essentielles. Ces étapes sont les suivantes :

1. Formation de l'idée,
2. Codage du message,
3. Transmission du message,
4. Décodage du message et 
5. Feedback.

La décomposition de ces phases du cycle de communication vous aidera à mieux comprendre votre rôle dans la conversation et à améliorer vos compétences en communication. 

Étape n°1 : La source ou l'expéditeur a une idée (formation de l'idée)

La communication commence par la source, la personne qui pense et envoie le message. 

Plusieurs éléments peuvent influencer le message qu'une source veut transmettre, notamment :

• La culture,
• L'humeur,
• Les antécédents et
• Le contexte de la situation de communication. 

Par exemple, la façon dont vous accueillez un collègue de travail dépend de : 

• Votre humeur, 
• Sa position au sein de l'entreprise, 
• Votre propre culture et 
• Votre connaissance de la culture de votre collègue. 

Par conséquent, avant de dire ou d'écrire quoi que ce soit, vous devez prendre en considération les facteurs susmentionnés afin d'éviter toute interprétation erronée et toute confusion. 

En outre, une source doit toujours penser à la manière dont le destinataire ou le public réagira au message. L'une des compétences les plus précieuses qu'un communicateur efficace puisse perfectionner est la capacité d'adapter son message afin qu'il suscite une réaction positive de la part de l'interlocuteur. 

Étape n°2 : La source encode l'idée dans un message (Encodage)

L'encodage est la deuxième étape du processus de communication. Cette phase consiste à transformer une idée en gestes et en mots qui transmettront avec succès sa signification au destinataire. 

Cependant, l'encodage peut s'avérer une tâche difficile, car des personnes différentes associent des significations différentes aux mêmes mots. 

Selon Guffey et Loewy dans Business Communication : Process & Product, la mauvaise communication qui découle de significations différentes s'appelle le contournement, et c'est l'un des pièges les plus courants de la communication professionnelle. 

Pour éviter ces complications, les communicateurs compétents doivent s'efforcer d'utiliser des mots familiers, car l'objectif est de faire en sorte que la source et le destinataire s'accordent sur leur signification. 

Cependant, ce n'est pas parce que vous et vos collègues partagez une langue que vous partagez la même culture d'entreprise. 

Regardez l'échange sur Pumble ci-dessous pour voir comment la langue et la culture peuvent s'opposer. 

Jessica a envoyé un message à Milo, le nouveau responsable administratif qui a quitté le Royaume-Uni pour s'installer aux États-Unis. Jessica commence par des bavardages avant d'entrer dans le vif du sujet. 

Bien que ce comportement soit considéré comme poli aux États-Unis, il peut déplaire aux personnes originaires de pays où il est d'usage d'aller à l'essentiel sans s'écarter du sujet. 

En outre, Jessica utilise les termes “vacances” et “cookies.” Ces termes ne dérangent pas Milo, mais au Royaume-Uni, il est courant d'entendre “jours fériés” ou “biscuits”.

Enfin, la réponse d'Anna est brève et ne s'aventure pas sur un terrain non professionnel. 

Étape n°3 : Le message est transmis par un canal de communication (transmission)

Au cours du cycle de communication, il est nécessaire de trouver le meilleur moyen de transmettre physiquement le message au récepteur. Le support de transmission est le canal et nous pouvons partager des messages via :

• Les pages web,
• Les emails,
• Les podcasts,
• Les blogs,
• Les applis de communication d'entreprise,
• Les annonces,
• Les rapports,
• Les appels téléphoniques,
• Les photos et
• Les mémorandums. 

Il est impératif de choisir le canal le plus efficace, car il peut influencer la manière dont le récepteur interprète les messages verbaux et non verbaux. 

Dans l'exemple ci-dessous, Emily partage le rapport annuel de performance avec ses collègues. La façon dont ils recevront le message dépendra :

• Du ton employé tout au long du rapport,
• De la mise en page du document et
• De l'inclusion de graphiques et de tableaux.

Bien entendu, avant de choisir le canal le plus efficace, la source doit tenir compte du bruit et de la manière dont il peut interférer avec le processus de communication. 

Comme nous l'avons vu, tout ce qui entrave le cycle de communication est considéré comme du bruit.

Ces interférences peuvent prendre de nombreuses formes, des fautes d'orthographe dans les emails professionnels à une mauvaise connexion lors d'un appel virtuel. Toutefois, le fait de choisir un moment inapproprié pour envoyer un email ou de programmer une réunion d'équipe pour une simple mise à jour peut également constituer une interférence.

Étape n°4 : Le récepteur décode le message (décodage)

Une phase essentielle du cycle de communication — le décodage — se produit lorsque le récepteur analyse le message et convertit ses symboles pour découvrir le sens voulu. 

Une communication réussie ne peut avoir lieu que lorsque le destinataire déchiffre ce code, c'est-à-dire, lorsqu'il comprend ce que la source avait l'intention de dire. 

Mais il est plus facile à dire qu'à faire de parvenir à une communication efficace, car il n'y a pas deux personnes qui partagent les mêmes expériences et les mêmes connaissances. En outre, de nombreux obstacles à la communication peuvent entraver le décodage et interrompre l'ensemble du processus. 

Certains facteurs qui empêchent de décoder les messages peuvent être internes :

• Un manque d'attention lorsque quelqu'un parle et
• Des préjugés cognitifs préexistants et des idées reçues à l'égard de la source. 

Des facteurs externes peuvent également entraver le processus de communication. Par exemple, il peut être difficile de déchiffrer les mots d'une personne dans un environnement bruyant, et des malentendus sont inévitables. 

Cependant, les obstacles sémantiques peuvent causer de graves problèmes de communication dans un cadre professionnel. Analysons par exemple l'annonce ci-dessous. 

John a posté ce qu'il pense être une annonce passionnante concernant un événement à venir dans l'entreprise. Bien que ses intentions aient été louables, ses mots ont certainement manqué la cible. 

Le fait qu'il ait choisi d'appeler les nouveaux employés “les petits nouveaux,” les femmes “femmes,” et les employés expérimentés “les anciens” risque d'offenser une partie de la main-d'œuvre. 

Ainsi, ces choix de mots peuvent entraîner de fortes réactions qui empêchent les employés de se concentrer sur le message global. 

Étape n°5 : Le feedback parvient à la source

Le feedback est le pilier de la communication et couvre les réponses non verbales et verbales de l'interlocuteur. Ces signaux permettent à la source de savoir comment la personne a reçu et compris le message.

Par exemple, lorsqu'un collègue demande “Comment se passe ta journée ?” vous pouvez répondre, “Bien, merci. Et la vôtre ?”. 

Ou, si vous avez eu une journée particulièrement épuisante, vous pouvez sourire et hausser les épaules. 

Il en va de même pour les applications de communication d'équipe. Vous pouvez :

• Envoyer un message, 
• Publier un commentaire ou 
• Utiliser un emoji pour montrer ce que vous ressentez. 

Bien entendu, le feedback varie d'une personne à l'autre, c'est pourquoi il est bon d'encourager le feedback en posant des questions telles que :

• “Est-ce que tout ce que j'ai dit est clair ?” 
• “Avez-vous besoin d'éclaircissements sur un point que j'ai mentionné ?” 

N'oubliez pas que le fait de submerger le destinataire avec trop d'informations risque de l'embrouiller et d'entraîner un manque de feedback. 

Pensez à votre discours, choisissez le bon moment et donnez à votre interlocuteur suffisamment de temps pour organiser ses pensées. 

De plus, il est essentiel de faire la différence entre deux types de feedback :

• Le feedback évaluatif et
• Le feedback descriptif. 

Le feedback évaluatif ne permet pas de savoir si le destinataire a compris la source. Au contraire, il est souvent empreint de jugement et peut pousser la source à la défensive.

En revanche, le feedback descriptif résulte de la compréhension par le récepteur du sens du message de la source. 

Par exemple, il vaut mieux dire “Je vois que les chiffres suggèrent que nous devrions nous concentrer davantage sur le marketing entrant au cours du prochain trimestre, “ que “Ces chiffres ne semblent pas très bons.”

La première réponse invite les autres à participer activement à la conversation, tandis que la seconde a plutôt un effet dissuasif. 

Conseils pour améliorer le processus de communication

Maintenant que nous connaissons les éléments et les phases du processus de communication, nous pouvons nous concentrer sur la manière de garantir les meilleurs résultats possibles. 

Conseil n°1 : Attention aux contournements

La communication professionnelle est complexe et, si vous n'y prenez pas garde, le contournement pourrait devenir un phénomène courant. 

Le contournement est un phénomène qui se produit lorsque la source et le destinataire attachent deux significations totalement différentes à un seul mot. 

Par exemple, si vous venez de décrocher votre premier emploi après avoir obtenu votre diplôme universitaire, la mention de la “cadence de réunion” dans un message de votre supérieur peut vous déconcerter. 

Vous penserez peut-être immédiatement à la définition plus connue du mot “cadence,” à savoir l'inflexion de la voix d'une personne. Or, votre supérieur fait référence à la fréquence des réunions d'équipe, et cela pourrait prendre un certain temps avant que les choses ne s'arrangent.

La bonne nouvelle, c'est que la communication professionnelle n'a pas besoin d'être alambiquée. Vous pouvez éviter le contournement en :

• Évitant d'utiliser un jargon professionnel sur le lieu de travail,
• Utilisant un langage simple et clair et
• Relisant vos messages et vos emails pour éliminer les fautes d'orthographe et les formulations vagues.

Conseil n°2 : Efforcez-vous d'être plus attentif à vos interlocuteurs

Même si la source se donne beaucoup de mal pour bien présenter son message, ses efforts resteront vains si son interlocuteur ne sait pas écouter. 

Heureusement, l'écoute active est une compétence et vous pouvez apprendre à l'exploiter à votre avantage dans la communication professionnelle. 

Dans Communication in Business : Strategies and Skills, Judith Dwyer cite Gamble et Gamble (1996), qui ont identifié 6 comportements courants chez les personnes qui écoutent mal. 

Ces comportements perturbateurs sont les suivants :

• Lanceur de fléchettes : remettre en question l'orateur et la validité de son histoire dès qu'il commet une erreur, aussi minime soit-elle. 
• Obstruction de l'oreille : dominer la situation de communication en faisant valoir son point de vue et en empêchant les autres d'exprimer le leur. 
• Abeille : n'écouter que les parties de la conversation qui vous intéressent le plus et ignorer tout le reste. 
• Cache-oreilles : détourner la conversation pour éviter d'être confronté à des informations spécifiques. 
• Compléter les lacunes : trouver des informations supplémentaires pour prouver que vous avez entendu toute l'histoire, alors que vous n'en avez retenu qu'une partie. 
• Hocheur de tête : faire semblant d'écouter alors qu’en réalité vous pensez à un tout autre sujet.

Parfois, nous nous engageons par inadvertance dans les comportements ci-dessus, il est donc essentiel de participer à chaque acte de communication sans idées préconçues. 

Selon Joanna Staniszewska, professionnelle chevronnée du marketing, de la communication et des ressources humaines, la communication est une voie à double sens, et l'écoute active est l'une des stratégies les plus efficaces :

Conseil n°3 : Créez un environnement propice au feedback

La mise en place de boucles de feedback stables a un impact positif sur l'engagement des employés, cen créant un espace sûr pour que les personnes puissent s'exprimer sur leur lieu de travail. 

Un système qui oblige les membres de l'équipe à s'exprimer sans réserve dans les relations entre managers et employés est inestimable. Il peut servir à la fois de canal de reconnaissance des employés et de moyen de résoudre les conflits avant qu'ils ne dégénèrent en problèmes de grande ampleur. 

Staniszewska a indiqué qu'un processus de communication stable devrait s'appuyer sur des boucles de feedback durables :

Alors, comment créer une boucle de feedback positive qui renforce le processus de communication ?

Vous pouvez commencer par :

• Diriger avec empathie : soulignez aux autres que vous êtes prêt à les écouter sans préjugé ni jugement.
• Donner un feedback en personne : les réunions en face à face ou les appels vidéo sont souvent plus authentiques que les messages et les emails.
• Gérer vos émotions : exploitez votre intelligence émotionnelle et abordez chaque situation avec un esprit clair.

Voici un exemple de communication efficace et de création d'un tel environnement :

Lorsque vous demandez un feedback, n'oubliez pas de ne pas précipiter l'interaction, déclare Dawid Wiacek, coach en communication et en carrière pour cadres :

Conseil n°4 : Réfléchissez à vos origines (et à celles des autres) 

Bien qu'il puisse être éprouvant, le fait de donner un feedback à ses collègues fait partie de la quasi-totalité des emplois. 

Dans l'idéal, nous émettons des critiques de manière constructive et stimulante, mais ce n'est pas toujours le cas. 

Cela ne veut pas dire que nous essayons délibérément d'offenser nos collègues. La situation peut simplement résulter de différences culturelles. 

Prenons l'exemple de l'échange ci-dessous. 

Nicole, qui vient des États-Unis, envoie ses vœux à Ryan, qui travaille depuis le Japon depuis 6 ans. Un petit malentendu survient parce que Nicole a supposé que Ryan et elle interpréteraient la signification d'un emoji de la même manière. 

Ce type de gaffe peut être amusant — Nicole et Ryan ont pu se réconcilier rapidement et passer à autre chose. 

Mais que se passerait-il dans une situation plus grave, comme un entretien d'évaluation ?

Par exemple, le transfert d'un manager d'Allemagne à la tête d'un département en Corée du Sud peut devenir un désastre s'il n'est pas anticipé. Dans la société et les entreprises coréennes, le respect est déterminé par un mélange d'âge, d'expérience et de position hiérarchique. 

Ainsi, si le directeur allemand est plus âgé qu'une partie de son personnel coréen, celui-ci sera moins enclin à s'opposer à des critiques injustifiées. En outre, après avoir reçu des informations de la part du manager, ils pourraient même renvoyer des commentaires fallacieux dans le but de sauver la face. 

Heureusement, cela ne signifie pas que toute collaboration interculturelle est condamnée. Toutefois, pour réussir à communiquer, les employés doivent être stratégiquement encouragés à s'adapter et à être conscients des différences potentielles.

Lors de notre entretien avec Joanna Staniszewska, elle a souligné l'importance de l'intelligence et de la sensibilité culturelles :

Conseil n°5 : Lisez sur les styles de communication

Comprendre votre style de communication préféré et l'adapter à vos collègues peut faire la différence dans la collaboration et la communication au sein de l'équipe.

Lorsqu'un collègue se ferme brusquement pendant le processus de communication, ce n'est peut-être pas à cause de quelque chose que vous avez dit ou fait intentionnellement.

Il se peut que votre style de communication personnel vous ait gêné et que la personne à l'autre bout du fil ait eu l'impression que vous ne teniez pas compte de ses idées et de ses opinions. Alors que vous pensiez défendre votre idée avec assurance, votre collègue a peut-être eu l'impression que vous attaquiez subtilement la sienne.

Changer votre façon de communiquer peut vous mener à la réussite professionnelle, et un bon point de départ consiste à renforcer votre intelligence émotionnelle. En combinant conscience sociale et conscience de soi, vous parviendrez progressivement à mieux contrôler votre façon de parler et d'agir sur le lieu de travail. 

Si vous avez besoin de plus de conseils, une autre stratégie consisterait à vous inscrire à un cours de développement professionnel qui vous aiderait à devenir un communicateur plus transparent et plus souple. 

Lorsqu'une rupture de communication se produit, il n'est pas toujours possible de sauver le processus de communication. Cependant, avec une formation adéquate et un peu d'engagement, vous pouvez apprendre à faciliter des conversations productives et ouvertes. 

Conseil n°6 : Tenez compte de l'évolution démographique de la main-d'œuvre

Un autre problème propre à la communication sur le lieu de travail est d'apprendre à se connecter et à collaborer avec des collègues de générations différentes.

Nous avons tous des habitudes et des préférences spécifiques, et le fossé générationnel peut parfois mettre notre comportement en contradiction avec celui de nos collègues plus âgés ou plus jeunes. 

Pour créer un environnement propice à la communication et à l'intégration, il faut savoir gérer ces différences et s'abstenir de recourir à des stéréotypes. 

Soyez donc honnête quant à vos modes de communication préférés et respectez les limites des membres de votre équipe. Dès qu'ils remarqueront ces efforts, ils se sentiront plus à l'aise lorsqu'ils demanderont de l'aide ou se pencheront sur une tâche à accomplir. 

Pourquoi le processus de communication est-il important ?

Grâce à la façon dont nous communiquons, nous apprenons non seulement à avancer dans la vie, mais aussi à nouer des relations stables. 

Si vous considérez les compétences de vie comme une tour de cartes, la communication se trouve près du bas, posant des fondations solides. Si cette carte vacille légèrement, la stabilité de l'ensemble de la tour est mise en péril. 

De plus, en maîtrisant le processus de communication vous :

• Réajustez votre perception de vous-même et du monde qui vous entoure,
• Devenez un meilleur apprenant et
• Apprenez à représenter votre employeur et vous-même sous votre meilleur jour. 

Dans les sections suivantes, nous nous pencherons davantage sur les trois points susmentionnés. 

Raison n°1 : Le processus de communication affecte la façon dont nous percevons les autres et nous-mêmes

L'expression “à court de mots” décrit bien ce que l'on ressent lorsqu'on sort d'une situation de communication sans avoir réussi.

Non seulement vous avez l'impression qu'il vous manque les mots justes, mais c'est comme s'il vous manquait aussi une partie vitale de vous-même. Cette émotion désagréable naît du fait que nous partageons une partie de notre vision du monde avec notre interlocuteur lorsque nous communiquons. Nous révélons souvent par inadvertance le raisonnement qui sous-tend nos pensées et la manière dont nous pensons que tout s'inscrit dans cette image bien organisée du monde. 

Vous vivez le même scénario lorsque vous écoutez des amis ou des collègues de travail. Vous observez leur apparence, leurs expressions faciales et leurs paroles pour vous faire une idée de leurs valeurs et de leurs priorités. 

Il n'est pas toujours possible de choisir les bons mots ou de maîtriser ses expressions faciales, mais il est utile d'apprendre comment fonctionne le processus de communication. 

Par exemple, vous vous rendrez compte que ce que vous dites peut en révéler autant sur vous-même que le sujet dont vous discutez. Ainsi, au lieu d'attendre votre tour pour parler, vous pourriez faire un effort conscient pour écouter activement et comprendre le point de vue de l'autre personne.

Raison n°2 : Le processus de communication influe sur notre façon d'apprendre

Dans Business Communication for Success, McLean rappelle à toute personne désireuse d'améliorer ses compétences en matière de communication que cette entreprise nécessitera :

• De l'effort,
• De la persévérance et
• De l'autocorrection.

M. McLean compare le fait de devenir un meilleur communicateur à celui d'affiner d'autres compétences utiles dans la vie. Il fut un temps où vous ne conduisiez pas de voiture et où vous n'aviez pas la moindre idée de ce qu'était la culture numérique, mais avec le temps (et de nombreux essais et erreurs), vous êtes devenu une personne beaucoup plus compétente. 

Même si les résultats ne sont pas immédiats et que vous risquez d'avoir quelques conversations difficiles au travail, l'effort en vaut la peine. L'essentiel est de continuer à parler et à écouter. Bientôt, vous vous surprendrez à aborder de nouveaux sujets avec plus d'assertivité. 

Raison n°3 : Le processus de communication nous aide à donner le meilleur de nous-mêmes

Lorsque vous travaillez en équipe, votre façon de communiquer peut donner une image positive de vous et de vos collègues. Lorsque votre style de communication respire le professionnalisme et le respect, la conclusion d'accords et la négociation de contrats deviennent beaucoup moins problématiques. 

Sans oublier que, associée à une excellente éthique de travail, une communication solide est un atout considérable pour accéder à un poste de direction. Et si vous décidez de changer d'entreprise, de solides compétences en communication orale et écrite amélioreront considérablement vos perspectives d'emploi. 

Tirez parti de Pumble pour améliorer les processus de communication

Que vous souhaitiez parler plus franchement avec les membres de votre famille ou passer à la vitesse supérieure dans votre carrière, le fait de savoir ce qu'est le processus de communication et pourquoi il est important peut vous donner une longueur d'avance. 

Comme nous l'avons expliqué, la compréhension du processus de communication constitue la base de la réussite dans divers aspects de la vie et du travail. Dans ce contexte, l'intégration d'outils tels que Pumble, une application de communication pour les employés, joue un rôle essentiel dans l'optimisation des canaux de communication et la promotion de liens significatifs.

Grâce à son interface intuitive et à ses fonctions de messagerie en temps réel, Pumble répond aux défis de communication courants tels que la surcharge d'informations et les canaux cloisonnés. En l'intégrant à votre processus de communication, vous pouvez :

• Favoriser la transparence, 
• Rationaliser les flux de travail et 
• Améliorer la cohésion de l'équipe.

Vous souhaitez l'essayer par vous-même ? Inscrivez-vous à Pumble dès aujourd'hui !

Références :

• Berlo, D. K. (1963). The process of communication : An introduction to theory and practice. Holt Rinehart and Winston. Consulté en septembre 2023 sur : https://archive.org/details/processofcommuni0000berl/mode/2up
• Christian, A. (26 septembre 2022). Why ‘digital literacy’ is now a workplace non-negotiable. BBC Worklife. https://www.bbc.com/worklife/article/20220923-why-digital-literacy-is-now-a-workplace-non-negotiable
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