Como Melhorar a Comunicação da Equipe: O Guia Definitivo

Quando a comunicação em uma equipe não funciona adequadamente, todos os aspectos do trabalho são afetados – desde a satisfação e produtividade dos funcionários até o desempenho e os lucros da empresa. 

Portanto, a comunicação é parte integrante dal colaboração bem-sucedida da equipe, e vale a pena dedicar um tempo para avaliar o estado dela na sua organização e ver como melhorá-la.

• 64% dos líderes empresariais acreditam que uma comunicação eficaz aumentou a produtividade de suas equipes, e 55% dos trabalhadores do conhecimento concordam. 
• Melhorar a comunicação pode aumentar a felicidade geral da equipe – e a felicidade dos funcionários é vital para o sucesso e o bem-estar da empresa a longo prazo.
• 58% dos trabalhadores afirmaram que uma comunicação eficaz aumentou sua satisfação no trabalho e confiança.
• Organizações cujos funcionários estão bem conectados apresentam um aumento de produtividade de 25%.
• Um profissional adequado deve ser educado, mas não submisso, e confiante, mas não muito agressivo.

Por que é importante melhorar a comunicação da equipe? 

Uma boa comunicação em equipe é essencial para o sucesso de qualquer organização. 

De acordo com a Workplace Communication Statistics, 64% of Pumble, 64% dos líderes empresariais acreditam que a comunicação eficaz aumentou a produtividade das suas equipes, e 55% dos trabalhadores do conhecimento concordam.  

Além dessas estatísticas, há diversos motivos convincentes pelos quais você deve se esforçar para melhorar a comunicação de sua equipe.

#1 A comunicação eficaz economiza dinheiro

As empresas muitas vezes não percebem o impacto que a comunicação da equipe tem sobre seus lucros. 

De acordo com um relatório da sede da Axios, a comunicação ineficaz custa US$ 2 trilhões anualmente às empresas dos EUA.

Investir na melhoria da comunicação pode resultar em economias significativas a longo prazo.

#2 A comunicação eficaz aumenta a produtividade da equipe

De acordo com um antigo relatório da McKinsey sobre ​​produtividade no trabalho, organizações cujos funcionários estão bem conectados apresentam um aumento de 20-25% na produtividade. 

A newer study by McKinsey concluded that employees who feel included in workplace communication are around 5 times more likely to report increased productivity.

Portanto, o fluxo desobstruído de informações é essencial para a produtividade da equipe. 

#3 Uma boa comunicação em equipe é essencial para a retenção de funcionários

A comunicação eficaz aumenta o engajamento dos funcionários, um dos fatores-chave para o sucesso de uma empresa.

Segundo as estatísticas do Pumble sobre comunicação no local de trabalho, 58% dos trabalhadores relataram que a comunicação eficaz aumentou sua satisfação e confiança no trabalho.

Isso é fundamental porque funcionários engajados reduzem a taxa de rotatividade em:

• 51% em empresas com baixa rotatividade
• 21% em empresas com alta rotatividade

Se você deseja que seus funcionários permaneçam leais à sua empresa e cresçam com ela, invista na melhoria das habilidades de comunicação da equipe.

#4 Uma boa comunicação em equipe aumenta a felicidade dos funcionários

Diversos estudos sobre comunicação indicam que melhorar a comunicação pode aumentar a felicidade geral da equipe — e, a felicidade dos funcionários é essencial para o sucesso e o bem-estar da empresa a longo prazo. 

Quando os funcionários estiverem mais abertos à comunicação entre si, eles aprenderão mais sobre seus colegas. 

Isso fortalece a confiança entre os membros da equipe, criando uma atmosfera mais amigável e positiva.

#5 A comunicação aberta e regular melhora a motivação da equipe

Quando os funcionários não recebem as informações necessárias para realizar uma tarefa e não se sentem à vontade para solicitá-las, é natural que percam a motivação para trabalhar.

No entanto, a comunicação clara sobre as tarefas imediatas da equipe não é a única coisa que importa – os membros da equipe também devem receber atualizações regulares sobre os andamentos e planos da empresa. 

Essas informações os ajudam a entender como seu trabalho contribui para o sucesso geral da empresa.

8 Estratégias para construir e melhorar a comunicação da equipe

Agora que abordamos a importância da comunicação em equipe, é hora de aprender mais sobre as estratégias mais eficazes para construí-la e aprimorá-la.

Compilamos uma lista com oito estratégias práticas que vão ajudá-lo a melhorar ou organizar de forma gradual a comunicação na sua equipe. Vamos lá!

#1 Defina diretrizes de comunicação

Antes de tudo, você precisa analisar a comunicação no seu local de trabalho e decidir por onde começar. Esse é o passo mais importante e, ao mesmo tempo, o mais desafiador.

Se a comunicação na sua empresa parece desorganizada, uma análise detalhada será necessária, além da implementação de processos concretos que sua equipe deverá seguir.

Pergunte-se:

• Em que ponto do processo de comunicação os problemas ocorrem?
• O principal problema está na comunicação interna ou externa?
• Existem falhas óbvias que devem ser corrigidas imediatamente para possibilitar melhorias?
• O problema é complexo? Está relacionado a funcionários desengajados?
• Existe uma “questão principal”? Ela pode ser explicada por meio de diferentes falhas menores que a causam?
• Qual é a melhor forma de abordar essa questão ou os múltiplos problemas de comunicação?

Além dessas perguntas, podem surgir outras mais específicas e relevantes para a sua realidade no trabalho.

Depois de obter respostas iniciais, será necessário abordar:

• Como a comunicação é gerenciada internamente e externamente;
• Quais canais de comunicação são usados ​​em situações específicas;  
• De que forma a informação é transmitida, (tanto verbalmente quanto por meio de tom de voz, linguagem corporal e outros sinais não verbais) e por quem.

Dependendo do estado da comunicação no seu local de trabalho, pode ser necessário organizar treinamentos e workshops para reformular completamente a abordagem da equipe em relação à comunicação.

Esse processo exigirá esforço e paciência, mas, com um plano bem estruturado, as novas diretrizes de comunicação trarão benefícios de longo prazo para todos envolvidos, que estiverem dispostos a melhorar continuamente.

#2 Analise e reconcilie diferentes estilos de comunicação

Os problemas de comunicação no ambiente de trabalho muitas vezes surgem de estilos de comunicação incompatíveis.

Imagine um comunicador completamente passivo tentando resolver um problema relacionado ao trabalho com uma pessoa agressiva e de temperamento ruim, ou um comunicador assertivo entrando em contato com um colega de trabalho sarcástico e passivo-agressivo. É seguro dizer que, sem mitigação, falhas de comunicação seriam iminentes.

Felizmente, você pode evitar isso aprofundando seu conhecimento sobre os diferentes estilos de comunicação e aprendendo a conciliá-los. 

5 Estilos de comunicação em equipe segundo Edmund J. Bourne

Em seu livro The Anxiety and Phobia Workbook, o psicólogo Edmund J. Bourne distingue cinco diferentes estilos de comunicação:

• Submisso 
• Agressivo 
• Passivo-agressivo 
• Manipulador 
• Assertivo

Todos esses estilos estão, muito provavelmente, presentes em qualquer ambiente de trabalho. O desafio é equilibrá-los e encontrar uma forma de fazê-los funcionar juntos em prol de objetivos comuns.

Em um cenário ideal, o ambiente de trabalho seria composto apenas por comunicadores assertivos — pessoas que respeitam limites, comunicam suas necessidades e buscam criar situações vantajosas para todos. No entanto, é muito mais provável que seu local de trabalho seja um ambiente diversificado, com diferentes estilos de comunicação.

Para conciliar essas diferenças na prática, você pode:

• Realizar reuniões rápidas de sincronização para que as pessoas se acostumem umas com as outras e para identificar qualquer sinal de intolerância ou impaciência.
• Abordar problemas individualmente, em vez de tratar questões delicadas em grupo.
• Organizar encontros informais ou atividades de integração durante o expediente para melhorar a comunicação e aumentar a motivação da equipe.
• Sempre que possível, separar colegas com estilos de comunicação drasticamente diferentes.

Procure estabelecer um nível aceitável de boa comunicação que contribua para um ambiente de trabalho positivo e promova o bem-estar dos funcionários.

Depois de alcançar esse equilíbrio inicial, você pode avançar para etapas mais complexas em sua estratégia de melhoria da comunicação.

#3 Resolva conflitos rapidamente

Ao aplicar a estratégia anterior, é muito provável que você perceba alguns conflitos dentro da equipe. 

Compreendendo os diferentes estilos de comunicação e os efeitos da incompatibilidade entre eles, você pode criar etapas concretas para lidar com problemas que surgem dessas diferenças de temperamento e estilo.

Independentemente da origem dos conflitos, é essencial reconhecê-los e tratá-los adequadamente. Isso não apenas melhorará a comunicação no ambiente de trabalho, mas também aproximará sua equipe. 

Os conflitos podem ser resolvidos:

• Individualmente
• Apenas entre as partes envolvidas
• Em grupo, caso o conflito seja relevante para toda a equipe

It is generally recommended to address more severe issues individually, while small misunderstandings can be addressed in a group.

Em geral, recomenda-se tratar questões mais sérias individualmente, enquanto pequenos mal-entendidos podem ser resolvidos em grupo.

De acordo com a Corporate Recruiters Survey da GMAC, 24% dos entrevistados mencionaram a resolução de conflitos entre as habilidades mais desejáveis ​​no ambiente de trabalho. Isso implica que não apenas confrontos negativos são esperados, mas também que os membros da equipe devem ser capazes de lidar com eles de forma adequada e resolver as coisas rapidamente entre si.

No entanto, dependendo da gravidade do problema, os gestores podem precisar intervir para identificar a causa raiz do conflito.

Como a situação chegou a esse ponto? O problema foi causado pelo temperamento ou estilo de comunicação de alguém, ou foi resultado de uma equipe desorganizada?

Encontrar a causa ajudará a resolver o problema. No futuro, um bom gestor deve ser um modelo de comunicação — seja claro, conciso, assertivo e inspire os outros a fazerem o mesmo.

#4 Esclareça pensamentos e ações

Agora que você criou um ambiente seguro onde o bem-estar dos funcionários é prioridade e os conflitos são resolvidos assim que surgem, é hora de reorganizar sua abordagem na distribuição de tarefas.

Uma equipe cheia de funcionários confusos pode levar rapidamente à frustração, insatisfação e falta de engajamento.

Para evitar isso, analise seu local de trabalho e sua abordagem na delegação de tarefas, fazendo perguntas como: 

• Todos na equipe estão cientes de suas responsabilidades?
• Existem sobreposições de funções ou gestão que possam causar conflitos?
• Todos os membros da equipe seguem os protocolos e processos? Há uma maneira eficiente de ajudá-los a lembrar de suas obrigações diárias?
• Todos os membros da equipe estão sempre alinhados?
• Todos recebem informações relevantes no momento certo?

Se as respostas a essas perguntas forem preocupantes, não se preocupe — existem maneiras de reorganizar os processos e fortalecer sua equipe.

Embora algumas dessas questões possam ser resolvidas diretamente, outras podem ser mais desafiadoras. Por exemplo, garantir que todos os membros da equipe se lembrem de procedimentos com várias etapas pode ser complicado e demorado.

Para facilitar, você pode definir mensagens agendadas como lembretes por meio de um aplicativo de comunicação em equipe como o Pumble, para que vários membros da equipe ou equipes se lembrem de processos importantes. Veja como isso pode ser:

#5 Agende check-ins regulares com sua equipe

Depois de organizar sua equipe, você pode aprimorar ainda mais a comunicação no ambiente de trabalho fortalecendo os laços entre os membros.

Semelhante às reuniões de sincronização mencionadas brevemente, os check-ins regulares são um tipo de reunião que ajudará você a criar um espaço para sua equipe se conectar e ter empatia por meio de microinterações. 

Durante essas reuniões simples, com a orientação certa do gestor, os membros da equipe podem:

• Ter a chance de compartilhar dúvidas
• Refletir sobre a semana anterior, sentir orgulho de suas conquistas ou identificar pontos de melhoria
• Compartilhe suas dificuldades e peça ajuda se necessário

Durante essas reuniões, inspire todos a compartilharem seus trabalhos atuais e elogie-os pelas conquistas semanais. Demonstre seu apreço pela contribuição de cada membro da equipe. Os membros da sua equipe provavelmente se sentirão inspirados a continuar com um bom desempenho e até mesmo a melhorar.

#6 Dê, peça e receba feedback

Dar e receber feedback é uma das melhores formas de melhorar a comunicação no ambiente de trabalho.

O objetivo do feedback é demonstrar que as mesmas regras se aplicam a todos na empresa. O resultado esperado é inspirar os colaboradores a trabalharem em conjunto e buscarem objetivos comuns.

Como funcionário, você deve pedir feedback regularmente para aprimorar ainda mais seu desempenho e alcançar melhores resultados. Como gerente, você precisa primeiro incentivar e oferecer feedback construtivo antes de solicitá-lo em troca.

Aqui estão algumas dicas universais (para superiores e funcionários) sobre como pedir feedback de qualidade, seja ele positivo ou negativo:

• Peça às pessoas certas — Recorra a colegas e gestores para obter feedback, pois eles são seus colaboradores mais próximos e têm maior capacidade de avaliar seu trabalho.
• Faça perguntas diretas de sim/não — Se você perguntar a várias pessoas sobre determinado aspecto do seu trabalho e todas responderem “Sim” ou “Não”, pode ter certeza de que está recebendo uma opinião sincera. Exemplo: “Você acha que preciso melhorar em X?”
• Faça perguntas abertas — Perguntas abertas exigem mais tempo para responder. Portanto, reserve-as para seu gestor imediato ou colega mais próximo. Elas podem fornecer insights valiosos sobre habilidades ou características que você precisa desenvolver. Exemplo: “Quais você diria que são meus pontos fortes e fracos?”
• Escolha o momento certo — Seus gestores e colegas podem nem sempre ter tempo para fornecer feedback. Certifique-se de perguntar quando eles estiverem disponíveis. 

De acordo com as Estatísticas de Engajamento dos Funcionários em 2025 da Pumble, 80% dos trabalhadores que recebem feedback semanal de seus gerentes se sentem engajados. 

Embora fornecer feedback possa parecer uma tarefa desafiadora, é uma parte essencial da comunicação saudável no ambiente de trabalho.

#7 Crie um ambiente de trabalho inspirador e positivo

Se você implementar todas as estratégias de comunicação mencionadas, seu local de trabalho estará no caminho certo para se tornar um ambiente positivo.

Os funcionários provavelmente sentirão que estão em um ambiente de trabalho positivo se:

• Souberem se comunicar adequadamente no trabalho
• Conhecerem suas responsabilidades e contribuições
• Tiverem um meio para expressar preocupações e sentirem motivados a ouvir os outros
• Se sentirem reconhecidos e, portanto, motivados a melhorar seu desempenho
• Contarem com um gestor que resolva conflitos de forma eficiente e benéfica para todos.

Por fim, para inspirar ainda mais seus funcionários, tente elogiar sua equipe com frequência — uma simples palavra de incentivo pode fazer toda a diferença.

#8 Centralize sua comunicação em uma única plataforma

A maioria dos problemas de comunicação em equipe pode ser resolvido simplificando o processo de comunicação. Uma das maneiras mais fáceis de fazer isso é utilizando ferramentas de comunicação interna.

O uso de aplicativos dedicados pode tornar a experiência mais fluida, independentemente da situação.

Se você estiver trabalhando em um modelo híbrido ou remoto, esses aplicativos devem ser a base da sua organização, pois permitem uma comunicação fácil e eficaz no ambiente de trabalho.

Com eles, você pode manter todos alinhados, comunicar mudanças instantaneamente para vários membros da equipe e agendar ou reagendar processos e reuniões por meio de calendários digitais integrados.

Outra vantagem dos aplicativos de comunicação é que eles permitem aprimorar diferentes formas de comunicação:

• Comunicação verbal (por meio de videoconferências e mensagens de áudio)
• Comunicação escrita (por meio de mensagens diretas individuais ou em grupo)

As múltiplas opções permitirão que sua equipe desenvolva fortes habilidades de comunicação e se livre de alguns maus hábitos de comunicação, o que é benéfico tanto para os esforços de comunicação interna quanto externa.

Além disso, centralizar a comunicação melhora todos os tipos de comunicação dentro da organização:

• Comunicação ascendente, permite que os membros da equipe compartilhem ideias e preocupações com seus superiores.  
• Comunicação descendente, utilizada quando gestores ou diretores precisam repassar informações aos funcionários.
• Comunicação lateral, aplicada quando um colega solicita informações ou ajuda a outro membro da equipe. 
• Comunicação externa, relacionada ao contato com parceiros ou clientes externos, dependendo da natureza do trabalho.

Lembre-se de que é essencial trabalhar em todas as quatro formas de comunicação em equipe, pois elas promovem uma colaboração mais eficiente.

Melhore o trabalho em equipe e a comunicação com o Pumble

A melhor forma de aprimorar a comunicação da equipe e reduzir mal-entendidos é abordar os desafios dos colaboradores e minimizar ao máximo o estresse relacionado ao compartilhamento de informações.

Ao simplificar o processo de comunicação, você pode estabelecer diretrizes claras, organizar pensamentos e ações por escrito, notificar instantaneamente todos os envolvidos, agendar reuniões regulares e facilitar o compartilhamento de documentos importantes.

Todas essas possibilidades para uma comunicação mais rápida e eficiente estão disponíveis no Pumble, um aplicativo de comunicação para equipes fácil de usar.

Com suas mensagens diretas, compartilhamento de arquivos, vídeo e chamadas de voz, o Pumble faz maravilhas para todos os tipos de equipes, não importando suas diferenças.

• Canais — Espaços dedicados para grupos específicos.
• Agendamento de mensagens — Lembretes programados para indivíduos, equipes e subequipes.
• Convidados — Para incluir colaboradores externos ou clientes em canais específicos.
• Compartilhamento de arquivos — Mantendo todos os documentos importantes em um só lugar.
• Permissões — permitindo que os gestores controlem quem tem acesso a quais informações, quem pode criar canais e modificar o espaço de trabalho digital, quando necessário.

Caso haja necessidade de explicações adicionais para sua equipe, seja em canais ou mensagens diretas, você pode continuar a conversa em threads.

Graças ao histórico ilimitado, você sempre pode voltar às mensagens ou arquivos importantes que enviou anteriormente. O Pumble suporta arquivos de qualquer tamanho, então você pode simplesmente arrastar e soltar os arquivos necessários para o seu trabalho.

Melhore a comunicação da sua equipe de forma eficiente e simplifique processos — experimente o Pumble hoje mesmo!