Proceso de comunicación: Definición, pasos e importancia

A primera vista, el proceso de comunicación parece bastante simple, ¿verdad?

Dices unas palabras a tu interlocutor, te entiende y te da una respuesta rápida. 

Sin embargo, así no siempre son las cosas. Digamos que una broma que haces fracasa, y tienes que pensar una manera de redireccionar la conversación. O utilizas la palabra “bicicleta” (bike) para hablar de tu afición por la bicicleta, pero el interlocutor piensa sobre motocicleta (motorbike). 

Estos problemas pasan porque el proceso de comunicación es cambiante y depende de 8 factores interconectados.

En las siguientes secciones, prestaremos más atención a la importancia del proceso de comunicación y cada uno de sus factores. 

También escucharemos de los expertos que compartirán algunos de sus consejos probados y aprobados para mejorar el proceso de comunicación y eliminar la falta de comunicación. 

Sin más preámbulos, empecemos. 

¿Qué es el proceso de comunicación?

El proceso de comunicación abarca una secuencia de actos necesarios para una comunicación eficaz. Estos actos aseguran la transmisión exitosa del sentido entre al menos 2 participantes, ayudándoles a entender uno a otro sin problemas. 

Sin embargo, mientras que el proceso de comunicación es una herramienta completa y confiable que puede ayudar a realizar una comunicación exitosa entre dos o más personas, a veces no es tan sencilla como parece a primera vista. 

En realidad, la comunicación efectiva requiere una atención cuidadosa a los 8 factores interconectados que conforman el proceso. Cuando se siguen de una manera correcta, el proceso de comunicación puede garantizar que el mensaje destinado se transmite y entiende sin malas interpretaciones o confusión. 

Sin embargo, esto requiere un entendimiento profundo del proceso y los participantes activos. 

¿Cuáles son las partes del proceso de comunicación?

En el libro The Process of Communication: An Introduction to Theory and Practice, el teórico de comunicación estadounidense David K. Berlo escribe: 

“Con el concepto de proceso establecido en nuestra mente, podemos aprovechar de una análisis de los ingredientes de la comunicación, los elementos que parecen necesarios (si no suficientes) para que ocurra la comunicación.” 

– David K. Berlo

Cuando Berlo menciona el “concepto de proceso”, se refiere al hecho de que la comunicación, como otros procesos, es dinámica y está en constante evolución. 

Toma como ejemplo las conversaciones que tienes con tus compañeros de trabajo. El tema cambia dependiendo de con quién estás hablando, así como tu tono de voz y lenguaje corporal. 

Sin embargo, algunos ingredientes siguen siendo los mismos con cada interacción: los 8 elementos del proceso de comunicación. Estos elementos son:

1. Fuente,
2. Mensaje,
3. Canal,
4. Receptor,
5. Feedback,
6. Entorno,
7. Contexto, y
8. Interferencia.

Ahora examinaremos estos factores en más detalles. 

Elemento 1: Fuente (Emisor)

En el proceso de comunicación, la fuente o el emisor es la persona que habla para poder crear y transmitir un mensaje específico a su audiencia. 

La fuente puede transmitir su mensaje usando el lenguaje verbal pero también a través de su:

• Lenguaje corporal, 
• Ropa, y
• Tono de voz. 

Según Berlo, la comunicación es virtualmente imposible sin una fuente:

“Podemos decir que todos los humanos tienen alguna fuente, alguna persona o grupo de personas con un propósito, una razón para entrar en comunicación.”

– David K. Berlo

Antes de hablar o escribir, la fuente tiene que decidir qué quiere transmitir y cómo desea formatear su mensaje. 

Luego, la fuente codifica esta información usando palabras y poniéndolas en un orden específico para lograr el sentimiento deseado. Sólo después de tomar estos pasos una fuente puede deliberar el mensaje a la audiencia. 

Elemento 2: Mensaje

El mensaje es el propósito de la comunicación de la fuente, y durante el proceso de comunicación, la fuente convierte su propósito en discurso o texto.

En The Basics of Speech Communication, Scott McLean describe el mensaje como “el estímulo o sentido producido por la fuente para el receptor o la audiencia.” 

McLean también enfatiza que el mensaje es más que palabras unidas por un orden y reglas gramaticales. Cómo formateamos y transmitimos nuestro mensaje depende del tipo de comunicación en la que tenemos la intención de participar.

Por ejemplo, en la comunicación escrita, puedes cambiar y remodelar un mensaje a través:

• El uso de emojis,
• La adición de subtítulos,
• Los ajustes en el estilo de lectura, y 
• La formación del mensaje. 

Y como hemos mencionado, tu apariencia y lenguaje corporal durante las reuniones en persona o videoconferencias también pueden afectar cómo comunicas tu mensaje. 

Sin embargo, hay más. 

Nuestro entorno y el contexto que proporcionamos pueden dotar al mensaje de un significado adicional. Por otra parte, el ruido puede ocultar el sentido deseado durante la interacción y convertirse en una barrera de comunicación.  

Elemento 3: Canal

El canal es la manera en que el mensaje viaja de la fuente hasta el receptor. 

En su análisis de los modelos de comunicación, Berlo toca los canales, afirmando que:

“Un canal es un medio, un portador del mensaje. Es adecuado decir que el mensaje puede existir sólo en algunos canales; sin embargo, la selección de los canales a menudo es un factor importante en la eficacia de la comunicación.”

– David K. Berlo

Si piensas en los servicios de transmisión a los que estás suscrito como canales separados, todos combinan información visual y auditiva para comunicar un mensaje específico. Cuando apartas la vista de la pantalla, aún puedes oír el programa y recopilar suficientes pistas para entender lo que está pasando. 

Lo mismo ocurre si bajas el volumen. Gracias a los subtítulos y pistas visuales, todavía podrás seguir la trama sin problemas.

Un escenario similar ocurre en la comunicación en tiempo real. Dependiendo de nuestro propósito y necesidades, podemos elegir de varias diferentes canales, que podrían incluir:

• Llamadas de voz y vídeo,
• Mensajes directos en una aplicación de comunicación empresarial,
• Mensajes de voz, y
• Correos electrónicos. 

Elemento 4: Receptor

Como el nombre sugiere, el receptor es la persona cuya tarea es recibir el mensaje de la fuente. 

El receptor es tanto importante como la fuente en el proceso de comunicación puesto que sus acciones son decisivas para la interacción.

No importa con qué cuidado elijas tus palabras, la situación comunicativa puede salir mal, ya que no tienes control sobre cómo el interlocutor:

• Interpreta el mensaje, 
• Se comporta después de oír el mensaje, o
• Usa su experiencia y conocimiento cultural para participar en la comunicación. 

Los puntos anteriores determinan si el receptor optará por proporcionar el feedback a la fuente y participar activamente en la acción de comunicación. La comunicación no puede continuar si el receptor decide no proporcionar una respuesta y retiene el feedback. 

Ten en cuenta que es posible que un receptor no siempre responda mediante mensajes verbales. 

Por ejemplo, si estás hablando en un cumbre empresarial al que asistieron más de 200 personas, sentirás que la audiencia te evalúa. Aunque los atendientes no expresarán su opinión sobre lo que estás diciendo, puedes modificar su rendimiento y añadir más información a tu mensaje al mirar la reacción de los miembros de la audiencia. 

Elemento 5: Feedback

Feedback es la respuesta que el receptor devuelve a la fuente.

Puede ser:

• No intencional o intencional y
• No verbal y verbal. 

Feedback es crucial para que la fuente sepa cómo el receptor ha interpretado el mensaje. 

Otra importante función de feedback en la comunicación es proporcionar al receptor la opción de:

• Solicitar información adicional o clarificación,
• Apoyar o objetar las afirmaciones de la fuente, y
• Informar la fuente cómo modificar su enfoque. 

El papel que el feedback juega en el proceso de comunicación no puede ser exagerado. 

En el artículo de investigación Some effects of feedback on communication, Mueller y Leavitt detallaron los resultados del experimento que trataba sobre cómo diferentes niveles de feedback afectaron la comunicación. Su conclusión fue: 

“El aumento del feedback resultó en una mayor precisión [de comunicación].”

– Mueller y Leavitt

Elemento 6: Entorno

El entorno se refiere al contexto mental y físico en el que comunicamos, tanto como la fuente como el receptor del mensaje. Incluye el entorno, la atmósfera y las condiciones que podrían influir la interpretación y recepción de la información.

Por ejemplo, si estás en una sala de conferencias, tu entorno puede incluir:

• Mesas,
• Sillas,
• Portatiles,
• Ventanas, y
• Una pizarra blanca. 

Los aspectos psicológicos del entorno pueden incluir si el tema se discute de manera transparente y si la comunicación es formal o informal. 

Elemento 7: Contexto

Mientras que algunos confunden el contexto con el entorno mientras están hablando sobre el proceso de la comunicación, el contexto se refiere a:

• Escena,
• Ambiente, y
• Expectaciones de los participantes de la conversación.

Por ejemplo, cuando te vas a la oficina, esperas que aquellos presentes estén vestidos bien y hablen y actúen de cierta manera. Así que, cualquiera que llevara una camiseta y pantalones cortos llamaría la atención. 

Esto es porque el contexto impone que tan formal o informal debería ser el entorno. 

Durante las reuniones laborales, la posición y competencia de alguien afecta cuándo y cómo hablará, así como de qué hablará. Durante los descansos breves, todos son libres de ponerse al día rápidamente o hablar sobre temas informales. Sin embargo, cuando la reunión continúa, todas las conversaciones fuera de tema terminan. 

Elemento 8: Interferencia (Ruido)

El último componente del proceso de comunicación, la interferencia, es también a veces llamado el ruido. 

La interferencia o el ruido puede ser cualquier cosa que distorsiona o modifica el significado pretendido del mensaje. 

Si tu mesa está junto a la ventana, es probable que veas carteleras y viajeros y oyes los sonidos del tráfico. Este ruido puede detener tu pensamiento o interrumpir una conversación con los compañeros. 

Sin embargo, en el ciclo de comunicación, el ruido puede también ser psicológico.

Aunque trabajas en un entorno tranquilo, tus propios pensamientos te podrían impedirte de escuchar complemento lo que alguien dice. Por ejemplo, si tu gerente no ha terminado de hablar contigo, pero ya se te ocurre qué decir a cambio, es probable que te hayas perdido algunos puntos. 

Similarmente, si te olvidas de beber agua antes de unirte a la reunión, podrías prestar más atención al refrigerador de agua que la presentación. 

¿Cómo funciona el proceso de comunicación?

El proceso de comunicación consiste de 5 pasos esenciales. Estos pasos son:

1. Formación de idea,
2. Codificación de mensaje,
3. Transmisión de mensaje,
4. Decodificación de mensaje,, y 
5. Feedback.

Desglosar estas fases del ciclo de comunicación te ayudará entender mejor tu papel en la conversación y mejorar tus habilidades de comunicación. 

Paso 1: La fuente o el emisor tiene una idea (Formación de idea)

La comunicación comienza con la fuente, la persona que piensa del mensaje y lo envía. 

Varias cosas pueden influir el mensaje que la fuente quiere transmitir, incluyendo su:

• Cultura,
• Humor,
• Origen, y
• Contexto de la situación de comunicación. 

Por ejemplo, como saludas a un colega depende de: 

• Tu estado de ánimo, 
• Su posición en la empresa, 
• Tu propia cultura, y 
• El conocimiento de la cultura del colega. 

Consecuentemente, antes de decir o escribir algo, deberías considerar los factores de arriba para evitar malentendidos y confusión. 

Adicionalmente, una fuente siempre debería pensar sobre cómo el receptor o la audiencia responderá al mensaje. Una de las habilidades más valoradas que puede perfeccionar un comunicador eficaz es la habilidad de adaptar su mensaje para que provoque una respuesta positiva del interlocutor. 

Paso 2: La fuente codifica la idea en un mensaje (Codificación)

La codificación es el siguiente paso en el proceso de comunicación. Esta fase consiste en transformar una idea en gestos y palabras que transmitirán con éxito su significado al receptor. 

Sin embargo, la codificación puede ser una tarea difícil puesto que diferentes personas asocian diferentes significados con las mismas palabras. 

Según Guffey y Loewy en Business Communication: Process & Product, la falta de comunicación que proviene de significados no coincidentes se llama bypassing (pasar por alto), y es uno de los errores más comunes de la comunicación profesional. 

Para evitar estas complicaciones, los comunicadores expertos deberían esforzarse en usar palabras familiares puesto que el objetivo es que la fuente y el receptor estén de acuerdo en sus significados. 

Como afirma un artículo en idioma y cultura de HBR, el hecho de que compartes el idioma con tus compañeros de trabajo no significa que compartes la misma cultura empresarial. 

Veamos cómo el idioma y la cultura pueden cochar en el siguiente ejemplo. 

Jodie ha enviado un mensaje a Anna, la nueva administradora de la oficina que justo se ha mudado de los EE.UU. al Reino Unido. Jodie empieza con una charla informal antes de profundizar en el punto de su mensaje. 

Aunque esto se considera un comportamiento educado en los EE.UU., puede irritar a las personas de los países donde es costumbre ir al grano sin desviarse del tema. Además, Josie usa los términos “trainer” (instructor) y “cell phone” (móvil). Si bien estos términos no desconciertan a Anna, en el Reino Unido, es común oír “coach” o “instructor” y “mobile phone”. 

Al final, la respuesta de Anna es corta y no se aventura en territorio no relacionado con el trabajo. 

Paso 3: El mensaje se transmite a través de un canal de comunicación (Transmisión)

Durante el ciclo de comunicación, es necesario encontrar la mejor manera de transmitir físicamente el mensaje al receptor. El medio de transmisión es el canal, y podemos compartir mensajes a través de:

• Páginas web,
• Correos electrónicos,
• Podcasts,
• Blogs,
• Aplicaciones de comunicación empresarial,
• Anuncios,
• Informes,
• Llamadas telefónicas,
• Imágenes, y
• Memorandos. 

Decidir cuál es el canal más efectivo es imperativo puesto que puede afectar cómo el receptor interpreta mensajes verbales y no verbales. 

Por ejemplo, en el ejemplo de abajo, Josi comparte el informe del rendimiento anual con sus colegas. Cómo ellos reciben esta menajes dependerá de:

• Tono presente en el informe,
• Disposición del documento, y
• Inclusión de gráficos y tablas. 

Claro, antes de elegir el canal más efectivo, la fuente debería considerar el ruido y cómo podría interferir con el proceso de comunicación. 

Como hemos discutido, cualquier cosa que obstruye el ciclo de comunicación se considera ruido. 

Estas interferencias pueden tomar diferentes formas, de errores ortográficos en los correos electrónicos empresariales a una mala conexión durante una llamada virtual. Sin embargo, optar por enviar un correo electrónico en un momento inconveniente o planificar una reunión de equipo para una simple noticia también puede ser una interferencia. 

Paso 4: El receptor decodifica el mensaje (Decodificación)

La decodificación, una fase esencial del ciclo de comunicación, ocurre cuando el receptor analiza el mensaje y convierte sus símbolos para descubrir el significado pretendido. 

Una comunicación exitosa sólo puede ocurrir cuando el receptor rompe el código, esto es, cuando entiende lo que la fuente intentaba comunicar. 

Sin embargo, es más fácil decir que lograr una comunicación eficaz porque no hay dos personas que compartan la misma experiencia y conocimiento. Además, varias barreras de comunicación pueden obstaculizar la decodificación y detener todo el proceso. 

Algunos factores que perjudican la decodificación del mensaje pueden ser internos, e incluyen:

• Una falta de atención cuando alguien está hablando,
• Sesgos cognitivos preexistentes y prejuicios hacia la fuente. 

Los factores externos pueden también impedir el proceso de comunicación. Por ejemplo, podría resultar difícil descifrar las palabras de alguien en un entorno de ruido, y es probable que ocurran malentendidos. 

Sin embargo, los obstáculos semánticos pueden causar grandes problemas de comunicación en un entorno profesional. Por ejemplo, analizaremos el siguiente anuncio. 

Joseph ha publicado lo que él piensa que es un anuncio excitante sobre el próximo evento de la empresa. Aunque sus intenciones pueden haber sido buenas, sus palabras definitivamente han fracasado. 

Su elección de referirse a los nuevos empleados como “newbies” (novatos), las empleadoras como “girls” (chicas), y los empleados experimentados como “oldtimers” (veteranos) tiene el potencial de ofender a una parte de la fuerza laboral. 

Así que, esta elección de palabras podría provocar reacciones fuertes que impidan a los empleados centrarse en el mensaje general. 

Paso 5: El feedback llega a la fuente

El feedback es la columna vertebral de la comunicación y cubre las respuestas verbales y no verbales del interlocutor. Estas señales permiten que la fuente sepa cómo alguien ha percibido y entendido el mensaje.

Por ejemplo, cuando un compañero de trabajo dice, “¿Cómo va tu día?” puedes responder con, “Bien, gracias. ¿Y el tuyo?”. 

O, si has tenido un día particularmente agotador, puedes sonreír y encogerse de hombros. 

Lo mismo vale con usar las aplicaciones de comunicación en equipo. Puedes:

• Enviar un mensaje, 
• Publicar un comentario, o 
• Usar un emoji para mostrar cómo te sientes. 

Claro, diferentes personas comparten varios grados de feedback, por eso es una buena idea fomentar el feedback con las preguntas:

• “¿Está claro todo lo que he dicho?” 
• “¿Necesitas clarificación sobre algo que he mencionado?” 

Recuerda que abrumar el receptor con demasiada información puede confundirlo y llevar a una falta del feedback. 

Piensa en tu entrega, prográmala adecuadamente y proporciona suficiente tiempo para que el interlocutor organice sus pensamientos.

Adicionalmente, es esencial diferenciar entre 2 tipos de feedback:

• Feedback evaluativo y
• Feedback descriptivo. 

El feedback evaluativo no refleja si el receptor entendió a la fuente. En cambio, a menudo es crítico y puede empujar a la fuente a la defensiva.

Por otra parte, el feedback descriptivo resulta de que el receptor entiende el significado deseado del mensaje de la fuente.

Por ejemplo, decir, “Veo cómo los números sugieren que deberíamos centrarnos más en el inbound marketing en el próximo trimestre,” suena mejor que decir, “Estos números no parecen bien.” 

La primera respuesta invita a otros a participar en la conversación, mientras que la segunda actúa más como un elemento disuasorio. 

Consejos para mejorar el proceso de comunicación

Ahora que estamos familiarizados con los elementos y fases del proceso de comunicación, podemos centrarnos en aprender cómo asegurar los mejores resultados posibles. 

Consejo 1: Ten cuidado con pasar por alto

La comunicación empresarial es compleja, y a menos que tengas cuidado, pasar por alto podría convertirse en algo común. 

Bypassing (pasar por alto) es un fenómeno que ocurre cuando la fuente y el receptor adjuntan 2 significados completamente diferentes a una sola palabra. 

Por ejemplo, si acabas de conseguir tu primer trabajo después de graduarse de la universidad, ver “reunión de cadencia” mencionada en un mensaje de tu gerente te podría confundir. 

Puede que inmediatamente pienses en la definición más conocida de la palabra, “cadencia”, que es la inflexión de la voz de alguien. Sin embargo, tu gerente se refiere a la frecuencia de las reuniones del equipo, y podría llevar algún tiempo arreglar las cosas.

La buena noticia es que la comunicación empresarial no tiene que ser complicada. Puedes prevenir pasar por alto si:

• Evitas usando la jerga empresarial en el lugar de trabajo,
• Usas un lenguaje simple y claro, y
• Revisas tus mensajes y correos electrónicos para eliminar los errores de ortografía y redacción vaga.

Consejo 2: Aspira ser un oyente más atento

Incluso si la fuente hace todo lo posible para empaquetar cuidadosamente su mensaje, sus esfuerzos se desperdiciarán si el interlocutor es un mal oyente. 

Afortunadamente, la escucha activa es una habilidad, y puedes aprender cómo aprovecharla a tu favor en la comunicación empresarial. 

En Communication in Business: Strategies and Skills, Judith Dwyer cita Gamble y Gamble (1996), que han identificado 6 comportamientos comunes que exhibe la mayoría de los malos oyentes. 

Estos comportamientos disruptivos son:

• Dart thrower (Lanzador de dardos): Cuestionar al hablar y la validez de su historia en cuanto comete un error, por menor que sea. 
• Ear hog (Oreja de cerdo): Dominar la comunicación impulsando su historia e impidiendo que otros cuentan su versión. 
• Bee (Abeja): Solo escuchar las partes de conversación que más te interesan e ignorando todo lo demás. 
• Earmuff (Orejera): Desviar la conversación para evitar confrontar la información específica. 
• Gap filler (Relleno): Proporcionar la información adicional para demostrar que has escuchado toda la historia, aunque solo te hayas centrado en algunas partes. 
• Nodder (Asentidor): Fingir escuchar pretendiendo prestar atención al hablante. En realidad, estás pensando en un tema completamente diferente.

A veces, sin darnos cuenta adoptamos los comportamientos anteriormente mencionados, así que es esencial sumarse a cada acto de comunicación sin ideas preconcebidas. 

Según Joanna Staniszewska, una profesionalista experimentada en recursos humanos, comunicación y marketing, la comunicación es una vía de doble sentido, y la escucha activa es una de las estrategias más efectivas:

Consejo 3: Crea un entorno que fomenta el feedback

Establecer círculos estables de feedback impacta positivamente el rendimiento de los empleados, creando un espacio seguro para que las personas se autodefinen en el trabajo. 

Un sistema que obliga a los miembros del equipo a hablar sin reservas en una relación entre el gerente y el empleador es invaluable. Puede actuar tanto como un canal para la validación de los empleados como para la resolución de conflictos antes de que se conviertan en problemas de gran escala. 

Staniszewska menciona que un estable proceso de comunicación debería basarse en los círculos de feedback sostenibles:

Por lo tanto, ¿cómo crear un círculo positivo de feedback que refuerza el proceso de comunicación?

Puedes empezar por:

• Liderar con empatía: Enfatiza ante los demás que estás dispuesto escucharles sin prejuicios ni juicios.
• Proporcionar el feedback en persona: Las reuniones o videollamadas en persona a menudo parecen más auténticas que los mensajes o correos electrónicos.
• Gestionar tus emociones: Aprovecha tu inteligencia emocional y aborda cada situación con la mente clara.

Así es como puede verse.

Al obtener el feedback, acuérdate de no apresurar la interacción, afirma Dawid Wiacek, un mentor de comunicación y carrera ejecutiva:

Consejo 4: Ten en cuenta el contexto cultural  

Aunque puede resultar estresante, proporcionar el feedback a colegas forma parte de prácticamente todos los trabajos. 

Idealmente, proporcionamos críticas de una manera constructiva y empoderadora, pero esto no es siempre el caso. Esto no significa que intentamos deliberadamente ofender a nuestras colegas. Esta situación simplemente podría ser un resultado de las diferencias culturales. 

Tomamos como ejemplo el intercambio a continuación. 

Carol, una estadounidense, envía sus mejores deseos a Jamie, que ha estado trabajando desde Japón los últimos 6 años. Ocurre un pequeño malentendido porque Carol fingió que Jamie y ella interpretarán el significado de un emoji de la misma manera. 

Este tipo de error puede ser divertido, Carol y Jamie lograron aclarar las cosas rápidamente y seguir adelante. 

Sin embargo, ¿qué pasaría en una situación más grave, como una revisión de rendimiento?

Por ejemplo, trasladar a un gerente de Alemania para que se haga cargo de un departamento en Corea del Sur si no se toma en cuenta puede convertirse en desastre. En la sociedad coreana, el respeto se determina a través de la edad, experiencia, y posición jerárquica. 

Por lo tanto, si un gerente alemán es mayor que una parte de su personal coreano, será menos probable que rechacen las críticas injustificadas. Además, después de recibir la información de su gerente, incluso podrían devolver el feedback insincero en un esfuerzo de salvar apariencias. 

Afortunadamente, esto no significa que todas las colaboraciones interculturales están condenadas. 

Cuando hemos hablado con Joanna Staniszewska, destacó la importancia de la inteligencia cultural y sensibilidad:

Consejo 5: Investiga estilos de comunicación

Entender tu estilo de comunicación preferido y ajustarlo para alinear con tus compañeros de trabajo puede marcar la diferencia en la comunicación y colaboración en equipo.  

Cuando un compañero de trabajo se cierre abruptamente durante el proceso de comunicación, puede que no se deba a algo que hayas dicho o hecho intencionalmente. A lo mejor tu estilo de comunicación personal se interpuso y la persona al otro lado de la línea sintió que estaba ignorando sus ideas y opiniones. Aunque pensabas que estabas defendiendo firmemente tu idea, es posible que tu colega haya sentido que estabas atacando sutilmente a los tuyos.  

Cambiar la manera en la que comuniques puede orientarte hacia el éxito profesional, y un buen punto de partida es reforzar tu inteligencia emocional. A través de una combinación de la conciencia social y autoconocimiento, gradualmente obtendrás más control sobre cómo hablas y actúas en el lugar de trabajo. 

En el caso de que necesitas más guía, otra estrategia sería inscribirte en un curso del desarrollo profesional que podría ayudarte a convertirte en un comunicador más transparente y flexible. 

Cuando ocurre una pausa de comunicación, no siempre es posible salvar el proceso de comunicación. Sin embargo, con la educación adecuada y un poco de compromiso, puedes aprender cómo facilitar las conversaciones productivas y abiertas. 

Consejo 6: Toma en consideración los cambios demográficos de la fuerza laboral

Otro problema singular en la comunicación en el lugar de trabajo es aprender cómo conectar y colaborar con las colegas de diferentes generaciones.

Todos tenemos hábitos y preferencias específicos, y la brecha de generaciones a veces puede poner nuestro comportamiento en desacuerdo con el comportamiento de nuestros colegas mayores o más jóvenes. 

Navegar estas diferencias y detenerse de recurrir a los estereotipos es el camino a seguir para crear un entorno inclusivo y bien conectado. 

Así que, sé honesto sobre las manera de comunicación preferidas y respeta los límites de tus miembros del equipo. Tan pronto como noten estos esfuerzos, se sentirán más cómodos al pedir ayuda o comunicarse con respeto a una tarea laboral. 

¿Por qué es importante el proceso de comunicación?

A través de la forma en la que nos comunicamos, aprendemos no solo cómo salir adelante de la vida sino también cómo formar relaciones estables. 

Si piensas en las habilidades de la vida como una torre de cartas, la comunicación está cerca al fondo, formando una base sólida. Si está carta se tambalea un poco, pondrá la estabilidad de toda la torre. 

Además, al perfeccionar el proceso de comunicación:

• Reajustarás tu auto percepción y cómo ves el mundo que te rodea,
• Te convertirás en un mejor estudiante,
• Aprenderás cómo representar tanto a tu empleador como a ti mismo de la mejor manera posible. 

En la siguiente sección, prestamos más atención a explorar los tres puntos anteriormente mencionados. 

Razón 1: El proceso de comunicación afecta cómo veamos a los demás y a nosotros mismos

La frase “sin palabras” acertadamente describe cómo se siente al salir de una situación comunicativa sin éxito.

No solo que te sientes como si te faltan las palabras adecuadas, sino que también te falta una parte vital de ti mismo. Esta emoción desagradable germina porque compartimos una parte de nuestra cosmovisión con nuestro interlocutor mientras comunicamos. A menudo revelamos inadvertidamente la razón detrás de nuestra serie de pensamientos y como creemos que todo encaja en esta imagen del mundo cuidadosamente organizada. 

Y, pasas por el mismo escenario cuando estás escuchando a amigos o compañeros de trabajo. Tomas su apariencia, expresiones faciales y palabras para formar una suposición sobre cuáles podrían ser sus valores y prioridades. 

No siempre es factible elegir las palabras adecuadas o controlar tus expresiones faciales, pero aprender cómo funciona el proceso de comunicación ayuda. 

Por ejemplo, te darás cuenta de que lo que tu digas podría revelar tanto de ti como del tema del que estás discutiendo. Entonces, en vez de simplemente esperar por tu turno para hablar, podrías hacer un esfuerzo consciente de escuchar activamente y entender la perspectiva de la otra persona.

Razón 2: El proceso de comunicación afecta la manera en la que aprendemos

En Business Communication for Success, McLean recuerda a cualquier que esté dispuesto a trabajar en sus habilidades comunicativas que este esfuerzo requiere:

• Esfuerza,
• Persistencia, y
• Autocorrección.

McLean compara convertirse en un mejor comunicador con perfeccionar otras habilidades valiosas para la vida. Hubo un momento cuándo no sabías conducir ni tenías ni idea de la alfabetización digital, sin embargo, durante el tiempo (y muchas pruebas y errores), te has convertido en una persona mucho más capaz. 

Así que, mientras que los resultados no llegarán de la noche a la mañana, es posible que te enredes en un par de conversaciones difíciles en el trabajo, el esfuerzo vale la pena. La clave es continuar hablando y escuchando. Muy pronto te darás cuenta de que estás abordando nuevos sujetos más asertivamente. 

Razón 3: El proceso de comunicación nos ayuda a dar lo mejor de nosotros

Cuando trabajas en un equipo, la forma en la que te comunicas puede presentar una imagen positiva tanto de ti como de tus compañeros. Cuando tu estilo de comunicación exude profesionalismo y respeto, llegar a acuerdos y negociar tratos se vuelve mucho menos complicado. 

Sin mencionar que, juntos con una ética laboral excelente, la comunicación fuerte es una gran ventaja cuando se trata de avanzar a la posición de liderazgo. Y, si decides cambiar de empresa, habilidades de comunicación oral y escrita agudas mejorarán significativamente tus prospectos de empleo. 

Utiliza Pumble para mejorar los procesos de comunicación

Ya sea que quieres hablar con más franqueza con tus familiares o alcanzar el siguiente nivel en tu carrera, saber cuál es el proceso de comunicación y por qué es importante puede brindarte una ventaja. 

Como hemos explicado, comprender el proceso de comunicación sirve como base para el éxito en diversos aspectos de la vida y el trabajo. En este contexto, la integración de herramientas como Pumble, una aplicación de comunicación en equipo, resulta fundamental para optimizar los canales de comunicación y fomentar conexiones significativas.

Con su interfaz intuitiva y funciones de mensajería en tiempo real, Pumble aborda desafíos de comunicación comunes, como la sobrecarga de información y los canales aislados. Al integrarlo en tu proceso de comunicación, puedes:

• Fomentar la transparencia, 
• Optimizar los flujos de trabajo, y 
• Mejorar la cohesión del equipo.

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Referencias:

• Berlo, D. K. (1963). The process of communication: An introduction to theory and practice. Holt Rinehart and Winston. Recuperado en septiembre de 2023, de https://archive.org/details/processofcommuni0000berl/mode/2up
• Christian, A. (26 de septiembre de 2022). Why ‘digital literacy’ is now a workplace non-negotiable. BBC Worklife. https://www.bbc.com/worklife/article/20220923-why-digital-literacy-is-now-a-workplace-non-negotiable-
• Dwyer, J. (2008). Communication in business: Strategies and skills (4th ed.). Pearson Education Australia. Recuperado en septiembre de 2023, de https://archive.org/details/communicationinb0000dwye
• Guffey, M. E., & Loewy, D. (2011). Business communication: Process & product (7th ed.). South-Western.
• Leavitt, H. J., & Mueller, R. A. H. (1951). Some effects of feedback on communication. Human Relations, 4, 401–410. https://doi.org/10.1177/001872675100400406
• McLean, S. (2010). Business communication for success. Flat World Knowledge.
• McLean, S. A. (2003). The basics of speech communication. Allyn and Bacon. Recuperado en septiembre de 2023, de https://archive.org/details/basicsofspeechco00mcle/mode/2up
• Molinsky, A. (7 de agosto de 2014). Common Language Doesn’t Equal Common Culture. Harvard Business Review. https://hbr.org/2013/04/common-language-doesnt-equal-c
• Panel, E. (27 de mayo de 2021). How To Encourage Candid Employee Feedback: 14 Tips For CEOs. Forbes. https://www.forbes.com/sites/forbescoachescouncil/2021/05/27/how-to-encourage-candid-employee-feedback-14-tips-for-ceos/?sh=2805bfec2407