As 11 principais habilidades de comunicação para o sucesso na carreira

A comunicação é a base da interação humana. Ela nos conecta, nos molda e impulsiona nosso sucesso coletivo. 

Dominar a comunicação não é uma tarefa fácil, mas melhorar suas habilidades comunicativas é essencial tanto para sua vida pessoal quanto profissional. Uma boa comunicação pode ser a diferença entre alcançar objetivos comuns e cair em simples mal-entendidos. 

Neste guia, exploraremos as habilidades de comunicação e responderemos a estas perguntas:

• Quais são as habilidades de comunicação e as 11 principais que destacamos,
• Quais são os tipos de habilidades de comunicação que você deve melhorar,
• O que constitui uma boa comunicação?
• Como você pode se comunicar no espaço de trabalho de maneira eficaz,
• Como você pode melhorar sua comunicação no espaço de trabalho e
• Por que as habilidades de comunicação são importantes.

Também adicionamos exemplos de comunicação bem-sucedida para ilustrar melhor as boas habilidades de comunicação.

Vamos começar!

Quais são as habilidades de comunicação?

As habilidades de comunicação abrangem um conjunto de diversas habilidades que permitem a um indivíduo trocar informações, ideias e emoções com outras pessoas de maneira eficaz.

Um comunicador qualificado é capaz de:

• Transmitir informações sem erros ou interpretações errôneas,
• Comunicar-se com pessoas de diferentes origens, pontos de vista e experiências,
• Comunicar-se de diferentes maneiras, dependendo da situação específica, e
• Apresentar-se da melhor maneira possível.

No local de trabalho, as habilidades de comunicação são essenciais para facilitar operações tranquilas, promover um ambiente de trabalho positivo e impulsionar o sucesso geral. 

Ser hábil na comunicação com os membros da equipe é crucial no local de trabalho porque irá: 

• Incentivar a colaboração,
• Construir relacionamentos,
• Melhorar a produtividade e o bem-estar, e
• Aumentar o bem-estar e a satisfação dos funcionários.

As habilidades de comunicação são uma das habilidades mais solicitadas nas ofertas de emprego. A importância de uma boa comunicação é evidente e aprimorar nossas habilidades é benéfico de várias maneiras.

Agora, abordamos as habilidades específicas que você precisa aprimorar para ser um bom comunicador.

As 11 principais habilidades de comunicação

Aqui estão as 11 habilidades de comunicação que o ajudarão a ter sucesso no local de trabalho e sempre dar o seu melhor.

1. Habilidade de comunicação: Escuta ativa

A escuta ativa é uma habilidade de comunicação crucial que vai além de ficar calmo enquanto outras pessoas falam. A escuta ativa inclui:

• Envolver totalmente com outras pessoas,
• Prestar atenção às dicas verbais e não-verbais,
• Fazer um esforço para entender o ponto de vista deles e
• Formular respostas apropriadas e interessantes.

Nossa colaboradora, Kristie Stocker, uma palestrante, consultora de liderança e coach de sucesso, acredita que ouvir é a habilidade mais importante que devemos ter:

Se você quer ser um ouvinte melhor, eis o que você deve fazer:

• Olhar para o orador e mantenha contato visual,
• Prestar atenção às dicas não-verbais,
• Ouvir sem tirar conclusões precipitadas e
• Manter o foco na conversa.

Por outro lado, aqui está o que você deve evitar se quiser ser um bom ouvinte:

• Não interromper,
• Não pensar no que você vai dizer a seguir,
• Não impor suas próprias opiniões ou soluções, e
• Não ceder às distrações.

Nosso colaborador Chuck Wisner, autor e coach de liderança, concorda que ouvir ativamente é essencial para uma boa comunicação:

2. Habilidade de comunicação: Comunicação não verbal

Nossa linguagem corporal, como expressões faciais e gestos, muitas vezes dizem mais do que palavras. Com isso em mente, compreender e controlar sinais não-verbais deve ser uma habilidade que estamos sempre aprimorando. 

Seus sinais não-verbais sempre apoiam suas mensagens verbais. Se seus sinais não-verbais estiverem alinhados com a comunicação verbal, é mais provável que as pessoas confiem em você. Por outro lado, se os seus sinais não-verbais não corresponderem às suas palavras, podem prejudicar os seus relacionamentos e causar falta de confiança.

Além disso, saber ler sinais não-verbais é tão importante quanto ser capaz de controlar seus próprios sinais não-verbais. Por exemplo, se você estiver conversando com um membro da equipe que não sabe confrontar, a linguagem corporal dele pode indicar que ele está desconfortável. Então você pode mudar sua atitude e abordá-lo de uma maneira diferente.

A comunicação não-verbal constitui uma grande parte da comunicação, e você deve prestar atenção às suas próprias dicas não-verbais e às dicas não-verbais de outras pessoas para se tornar um bom comunicador. 

3. Habilidade de comunicação: Comentários

Comentários e críticas construtivas são cruciais se quisermos melhorar. Estar aberto a opiniões e críticas construtivas nos dá a oportunidade de ver nossos pontos fortes e fracos e de trabalhar em nós mesmos.

Além disso, fornecer comentários a outras pessoas também é uma habilidade importante.

Nossa colaborador, Smita Des Jain, coach executiva, palestrante do TEDx e coach de capacitação pessoal, diz que o comentário é crucial para o crescimento:

Portanto, não tenha medo de pedir comentários e esteja preparado para oferecê-lo a outras pessoas.

4. Habilidade de comunicação: Autoestima

A autoestima mostra que você está confiante em suas opiniões e ações. Pessoas com autoestima acreditam em si mesmas e não duvidam de suas decisões. Isso faz com que eles se sintam melhor consigo mesmos e, em última análise, tenham um melhor desempenho no espaço de trabalho.

A autoestima é uma habilidade interpessoal que pode ser melhorada. O ditado “Finja até conseguir” definitivamente se aplica à autoestima, de acordo com estudos 

Kristie Stocker também acredita que tudo começa com a sua mentalidade:

5. Habilidade de comunicação: Honestidade

Você deve incorporar a honestidade em todos os aspectos de sua vida profissional. 

A comunicação honesta promove um ambiente profissional positivo. Ela cria confiança entre os membros da equipe e permite que eles façam seu melhor trabalho. 

Para incentivar a honestidade e a transparência em sua equipe, você deve:

• Disponibilizar informações importantes, como políticas da empresa, informações de contato e regras do escritório, para todos,
• Informar os funcionários sobre mudanças e atualizações regularmente,
• Comunicar objetivos comuns e
• Admitir erros ou decisões erradas para incentivar a responsabilidade.

A nível individual, certifique-se de ser sempre honesto com seus pontos de vista e opiniões e compartilhá-los de maneira honesta e profissional. 

6. Habilidade de comunicação: Transparência

A transparência é um componente crucial da comunicação no local de trabalho. A transparência inclui a capacidade de articular pensamentos, ideias e instruções de forma simples e compreensível. 

Quando a comunicação não é transparente, pode levar a mal-entendidos e erros. 

Você deve sempre procurar apresentar informações de forma clara e direta. 

7. Habilidade de comunicação: Falar em público

Falar em público é a situação mais temida — mais comum que o medo da morte. Com tantas pessoas tendo dificuldade para falar em público, é uma habilidade que vale a pena discutir.

Falar em público permite que você compartilhe ideias, influencie outras pessoas e inspire ações. Existem muitas maneiras de falar em público, como:

• Fazer apresentações,
• Liderar reuniões,
• Realizar conferências e
• Liderar atividades de escritório.

Embora falar em público possa ser uma experiência assustadora, existem algumas maneiras de fazer ótimos discursos:

• Praticar com antecedência,
• Organizar seus materiais,
• Aproveitar os recursos visuais,
• Estar atento ao público e ajuste sua abordagem de acordo, e
• Ser você mesmo.

Falar em público pode ser um medo debilitante e superá-lo não é fácil. No entanto, expor-se a situações que o permitem falar em público e aprender à medida que avança pode tornar isso muito mais tolerável.

8. Habilidade de comunicação: Inteligência emocional

Trabalhar sua inteligência emocional resultará em uma melhor comunicação. 

Um dos aspectos mais importantes da inteligência emocional é a empatia. Ela desempenha um papel significativo na comunicação. Compreender e reconhecer os sentimentos e perspectivas de outras pessoas através da comunicação empática é crucial para construir confiança e conexão. Isso, por sua vez, incentiva uma melhor comunicação.

Um exemplo de empatia em ação é um representante de atendimento ao cliente demonstrando empatia por um cliente frustrado e trabalhando para resolver seus problemas. 

Você pode aplicar esse princípio a praticamente qualquer trabalho e situação. Esteja você conversando com um cliente ou membro da equipe, lembre-se de que a empatia leva a uma melhor comunicação.

9. Habilidade de comunicação: Resolução de conflitos

Outra habilidade importante para uma melhor comunicação no local de trabalho é a resolução de conflitos. É a capacidade de discutir e resolver disputas de maneira educada e produtiva.

Lidar com eficácia com divergências gerenciando divergências e resolver conflitos de maneira positiva ajudará a manter relacionamentos profissionais produtivos.

As fortes habilidades de comunicação permitem que os membros da equipe resolvam conflitos e divergências de forma mais construtiva. Ser capaz de trazer problemas à tona sem atacar ou ofender outra pessoa pode ajudá-lo a resolver disputas de forma rápida e eficaz.

10. Habilidade de comunicação: Gentileza

A gentileza é uma habilidade de comunicação valiosa que promove relacionamentos interpessoais e cria uma atmosfera positiva no espaço de trabalho. Traços amigáveis ​​como honestidade, gentileza e acessibilidade facilitarão a interação e a conexão com os membros da equipe. 

Gestos aparentemente pequenos, como perguntar a um membro da equipe como está seu dia, podem impactar positivamente a atmosfera da equipe.

Você pode mostrar gentileza:

• Apresentando-se às atividades de consolidação de equipe,
• Envolvendo-se em conversa bate-papo,
• Participando de conversas e
• Demonstrando interesse pela vida pessoal de sua equipe.

A gentileza terá um impacto positivo nos relacionamentos e no ambiente profissional da sua organização e, em última análise, terá um impacto positivo na sua produtividade e felicidade.

11. Habilidade de comunicação: Escolha do modo apropriado de comunicação

No mundo profissional de hoje, nem sempre estamos frente a frente com os membros da nossa equipe. Nós nos comunicamos por e-mail, aplicativos de mensagens em equipe, mensagens, chamadas, videoconferências, etc. Escolher um método de comunicação apropriado em uma determinada situação pode ser uma habilidade difícil de dominar. 

Você deve sempre levar em consideração o seu público e as informações que deseja compartilhar antes de decidir qual método de comunicação usará.

Por exemplo, se você deseja deixar seu emprego e informar seu gerente sobre sua decisão, enviar uma mensagem de texto casual não seria a melhor forma de fazê-lo. 

Por outro lado, você não precisa agendar uma reunião oficial com seu parceiro apenas para colocar o papo em dia depois das férias.

Tipos de habilidades de comunicação que você deve melhorar

A comunicação é normalmente dividida em 4 tipos:

• Comunicação escrita,
• Comunicação verbal,
• Comunicação não verbal e
• Comunicação visual.

Para ser um comunicador de sucesso, você deve melhorar constantemente suas habilidades de comunicação em todos os 4 tipos. 

Nossa colaboradora, Kristi Stocker, acrescenta alguns outros tipos à lista:

Revisamos os tipos de comunicação. 

1º Tipo: Habilidades de comunicação escrita

A comunicação escrita inclui a troca de informações, pensamentos e ideias por meio da linguagem escrita. Você precisa da comunicação por escrito sempre que quiser escrever um e-mail, texto ou mensagem num aplicativo de mensagens. Além disso, qualquer documento, relatório ou qualquer outra forma de comunicação escrita precisa atender aos padrões de boa comunicação escrita.

A comunicação escrita é um dos tipos de comunicação mais utilizados no espaço de trabalho. Permite-nos enviar e receber mensagens no tempo que leva para simplesmente escrever ou ler um e-mail. 

Melhorar as habilidades de comunicação escrita é benéfico para a transparência, precisão e eficácia de nossas mensagens escritas. 

Aqui estão algumas dicas para uma boa comunicação escrita, independentemente do meio:

• Organizar seus pensamentos e ideias antes de escrever a mensagem,
• Ser conciso e preciso em sua escrita,
• Usar uma linguagem educada e profissional,
• Verificar tudo antes de enviar.

A comunicação escrita destaca sua capacidade de escrever mensagens claras e eficazes. É um aspecto importante da sua comunicação profissional e deve ser constantemente aprimorado.

2º Tipo: Habilidades de comunicação verbal 

A comunicação verbal é qualquer troca de informações que utiliza a linguagem oral. É uma forma dinâmica de comunicação que inclui as habilidades de falar e ouvir. Melhore as habilidades de comunicação verbal se quiser participar de conversas eficazes e impactantes.

Kristie Srocker acredita que as habilidades de comunicação verbal estão sendo negligenciadas:

Você pode melhorar suas habilidades de comunicação verbal:

• Praticando a escuta ativa,
• Usando uma linguagem apropriada e clara,
• Ensaiando seus discursos,
• Construindo auto-estima e
• Trabalhando em sua produção vocal.

As habilidades de comunicação verbal costumam ser consideradas algo com que você nasce. No entanto, se você se esforçar e tentar melhorar constantemente suas habilidades, deverá estar disposto a se comunicar com confiança e eloquência em qualquer situação possível.

3º Tipo: Habilidades de comunicação não verbal

A comunicação não verbal é a troca de informações sem o uso de palavras. Isso significa que você transmite mensagens com a ajuda de:

• Contato visual,
• Expressões faciais,
• Gestos,
• Postura e
• Tom de voz.

A comunicação não-verbal pode adicionar diferentes níveis de significado à conversa, mesmo que seja feita posteriormente. Por esse motivo, você deve estar sempre atento aos sinais não-verbais e tentar controlar seus padrões de comunicação não-verbal.

Para manter os sinais não-verbais mais importantes sob controle, certifique-se de:

• Ficar sentado ou em pé,
• Manter uma postura aberta,
• Manter contato visual,
• Manter um sorriso,
• Prestar atenção ao tom e volume da sua voz e
• Respeitar os limites físicos.

Grande parte da comunicação não verbal é subconsciente. Portanto, é difícil controlá-lo. No entanto, prestar atenção às dicas não-verbais mais óbvias que você está enviando pode beneficiar sua comunicação. 

4º Tipo: Habilidades de comunicação visual

Em seguida vem a comunicação visual — o processo de transmissão de informações por meio do uso de elementos visuais, como:

• Imagens e ilustrações,
• Tabelas e gráficos,
• Apresentações e
• Sinais e símbolos.

A comunicação visual é uma forma prática de compartilhar informações que incluem estatísticas, números e outras informações menos digeríveis. 

Na verdade, a pesquisa mostra que os recursos visuais são muito mais fáceis de processar do que palavras. Um estudo descobriu que o uso de cores em documentos comerciais aumenta a memória em 82%. Além disso, o uso de cores aumenta a compreensão em 73%. 

Portanto, use recursos visuais quando puder para melhorar sua comunicação.

O que caracteriza uma boa comunicação?

Uma boa comunicação consiste em uma troca de informações eficaz e significativa. 

Implica ser capaz de transmitir seus pensamentos e ideias de forma clara e ao mesmo tempo saber ouvir. Uma boa comunicação cria um ambiente positivo e respeitoso para um diálogo aberto.

A comunicação bem-sucedida tem 3 elementos:

• Enviar a mensagem com eficácia,
• Receber a mensagem correta e
• Compreensão mútua e realização de um objetivo comum.

A comunicação só pode ser bem sucedida se todos os elementos estiverem incluídos. Portanto, você deve se esforçar para ser um bom comunicador em todos os três elementos.

1º Elemento: Envio eficaz de mensagens

Enviar uma mensagem de forma eficaz é o primeiro passo para uma comunicação bem-sucedida. Envolve elaborar e transmitir cuidadosamente uma mensagem de uma forma que garanta clareza. 

Ao enviar uma mensagem, é importante considerar o destinatário, o objetivo e o resultado desejado da mensagem. Então, com base neste critério você pode escolher o idioma, tipo e método de comunicação apropriados. 

Mensagens eficazes preparam o terreno para uma maior comunicação e para alcançar o resultado desejado.

2º Elemento: Recebimento efetivo de mensagem

O próximo elemento de uma comunicação eficaz é o recebimento correto da mensagem. Inclui ouvir ativamente outra pessoa, compreender e interpretar a mensagem corretamente. 

Para garantir que você possa receber a mensagem com precisão, você deve:

• Ser um ouvinte ativo,
• Concentrar na conversa, limitar as distrações, e
• Esclarecer incertezas para evitar erros.

Você também precisa estar aberto a diferentes perspectivas e tentar limitar suas noções ou preconceitos preconcebidos. 

Ao receber a mensagem pretendida, você pode responder adequadamente e contribuir para uma conversa produtiva.

3º Elemento: Compreensão mútua e realização de objetivos comuns

O objetivo final de uma conversa bem-sucedida é o entendimento mútuo. 

Se você comunicar sua mensagem com sucesso e receber as mensagens de outras pessoas da maneira certa, deverá ser capaz de chegar a um entendimento mútuo.

No local de trabalho, uma comunicação bem-sucedida também significa alcançar um objetivo comum. Por exemplo, digamos que seu gerente comunique com sucesso que você precisa terminar uma determinada tarefa, você ouve ativamente e absorve as informações. Nesse caso, o caminho para atingir o objetivo é claro.

No entanto, se o seu gestor não conseguir comunicar as suas expectativas ou se você estiver ocupado fazendo outras coisas em vez de ouvir as instruções, você poderá ter problemas. 

Por este motivo, a comunicação no espaço de trabalho é muito importante.

Como se comunicar de forma eficaz no local de trabalho?

A comunicação eficaz é essencial para um ambiente de trabalho positivo e produtivo. 

Os elementos essenciais de uma comunicação eficaz podem ser resumidos nos 7 “Cs” da comunicação, e são eles:

• Clareza,
• Coerência,
• Confiança,
• Correção,
• Concisão,
• Concretude, e
• Cortesia.

Você pode melhorar suas habilidades de comunicação compreendendo os 7 elementos de uma comunicação eficaz. Iremos descrevê-los e dar algumas dicas ao longo do caminho.

Revisamos os 7 “Cs” da comunicação.

1º Elemento: Clareza

Você precisa ser um comunicador claro para evitar mal-entendidos e erros.

Isso significa que você deve: 

• Concentrar-se na ideia e no significado da mensagem que deseja transmitir: a ideia principal das suas mensagens deve ser sempre clara e óbvia.
• Evitar jargões ou linguagem desnecessariamente complexa. 
• Usar exemplos concretos e fornecer instruções claras quando necessário.

Expressar seus pensamentos de forma clara e sucinta garantirá que sua mensagem seja transmitida e compreendida da maneira correta.

2º Elemento: Coerência

A comunicação coerente é consistente e lógica. As conversas fluem suavemente e todos os pontos estão conectados e relevantes ao tópico principal da discussão. 

Para garantir que você seja consistente em sua comunicação, você deve:

• Organizar seus pensamentos e ideias antes de apresentá-las,
• Apresentar seus pensamentos e ideias em uma ordem lógica e
• Ouvir outra pessoa e responder de acordo.

Quando você é consistente em sua comunicação, seus pensamentos e ideias são mais confiáveis ​​e outra pessoa pode seguir sua linha de pensamento. Isso eliminará confusões, erros e mal-entendidos.

3º Elemento: Autoestima

A auto-estima desempenha um papel importante na capacidade de comunicar de forma eficaz. A autoestima melhora sua capacidade de se expressar com clareza. Também transmite senso de competência e autoconfiança, o que dá mais credibilidade às suas ideias. 

No local de trabalho, a confiança é especialmente importante. De acordo com uma pesquisa do Even, 98% dos trabalhadores afirmam ter melhor desempenho quando se sentem confiantes. Além disso, 94% dos funcionários entrevistados relatam sentir-se mais felizes quando se sentem confiantes no trabalho. Portanto, a confiança é uma habilidade que vale a pena desenvolver. 

Sentir-se confiante ao se comunicar pode ajudá-lo a parecer mais:

• Assertivo,
• Persuasivo, e
• Profissional.

Além disso, sentir-se seguro pode ajudá-lo a quebrar barreiras de comunicação como:

• Medo e ansiedade,
• Insegurança em si mesmo,
• Dúvida. 

Sem essas barreiras você pode se expressar e interagir livremente com outras pessoas. 

A já citada pesquisa do Even também constatou que a autoestima reduz a rotatividade de funcionários. Ou seja, 96% dos colaboradores entrevistados afirmam que têm maior probabilidade de permanecer na empresa quando se sentem seguros. 

Portanto, a autoestima é uma ferramenta benéfica não só para os indivíduos, mas também para as organizações como um todo. 

4º Elemento: Precisão

Comunicação correta significa uma comunicação sem erros.. Para ser um comunicador correto, você deve sempre prestar atenção em:

• Gramática,
• Pronúncia, e
• Vocabulário.

Ao usar a linguagem correta em sua comunicação, você parecerá mais informado e confiável. A comunicação correta também melhora o seu profissionalismo.

Além disso, ao ser correto na sua comunicação, você evita mal-entendidos e confusões, além de melhorar o entendimento.

Existem algumas maneiras de garantir que sua comunicação esteja correta:

• Verificar cada mensagem antes de enviá-la,
• Consultar verificadores gramaticais e ortográficos se tiver dúvidas e
• Pensar no que você quer dizer antes de dizê-lo.

A comunicação correta não só evita erros, mas também mostra que você respeita o seu interlocutor. 

5º Elemento: Concisão

A concisão é um atributo valioso no mundo profissional. Tudo é apreciado quando você é conciso, pois economiza muito tempo. A concisão significa que você comunica suas mensagens com o mínimo de palavras possível. 

Para se comunicar de forma concisa, você deve:

• Subtrair palavras redundantes (“realmente”, “muito”, “talvez”, etc.),
• Eliminar palavras de preenchimento na comunicação oral (“umm”, “gosto”, “quero dizer”, “bem”, etc.),
• Usar frases simples e
• Atenção a um tópico de cada vez. 

Além de economizar tempo, a comunicação concisa também:

• Torna a comunicação mais clara para o ouvinte/leitor e
• Destaca melhor seus pontos principais.

6º Elemento: Concretude

A comunicação concreta ajuda o ouvinte a entender exatamente o que você está tentando dizer. Ele permite apresentar informações de forma específica e vívida.

Para manter sua comunicação concreta, você precisa:

• Usar uma linguagem específica e clara,
• Evitar generalizações,
• Fornecer instruções específicas,
• Usar modificadores precisos e
• Apoiar suas opiniões com fatos e evidências.

Quando você é concreto em sua comunicação, isso ajuda você a:

• Evitar mal-entendidos,
• Dar credibilidade às suas palavras e
• Acelerar o trabalho em equipe.

7º Elemento: Cortesia

Por último, mas não menos importante, seja sempre cortês na sua comunicação.

Cortesia significa simplesmente que você trata outra pessoa com respeito. Mesmo em situações difíceis, ser educado na comunicação ajuda muito.

Ao mostrar cortesia e tratar a todos com respeito, você será capaz de:

• Criar uma equipe saudável e produtiva,
• Construir relacionamentos interpessoais positivos e
• Fazer com que os membros da equipe se sintam apreciados e valorizados.

Tratar todos com respeito é a base da cortesia, mas você também deve:

• Ser amigável e profissional,
• Estar aberto a diferentes pontos de vista e opções,
• Pensar nas necessidades dos outros e
• Ser honesto e aberto em sua comunicação.

Como melhorar as habilidades de comunicação no local de trabalho?

Agora que cobrimos os elementos da comunicação eficaz, vamos dar uma olhada em algumas dicas práticas sobre como melhorar suas habilidades de comunicação no local de trabalho.

Nosso colaborador Chuck Wisner acredita que as habilidades de comunicação precisam ser praticadas:

Aqui estão algumas dicas que ajudarão você a melhorar suas habilidades de comunicação e, se necessário, alterar seus padrões de comunicação anteriores.

1ª Dica: Seja conciso e claro

Os pilares da comunicação profissional são eficiência e clareza. Portanto, você deve sempre lembrar de manter sua comunicação concisa e direta. 

Kristie Stocker diz que você nunca pode ser muito claro:

Portanto, mantenha a concisão e a clareza em mente o tempo todo.

2ª Dica: Solicite, aceite e dê comentários (feedback)

O feedback é parte integrante do desenvolvimento profissional, pois dá a você a oportunidade de aprimorar suas habilidades e prosperar em sua carreira.

Um estudo descobriu que 65% dos funcionários desejam mais comentários de seus gerentes.

Stocker sugere algumas perguntas que você pode fazer para solicitar comentários :

Portanto, não hesite em pedir comentários e opiniões e permaneça sempre aberto para ouvir feedback de outras pessoas.

3ª Dica: Respeite o tempo das outras pessoas

Esteja conversando no escritório ou em uma videochamada com seu gerente, lembre-se de que o tempo dele é valioso. 

Mantenha sua comunicação concisa e direta:

• Não fique muito tempo na mesa de alguém no escritório. 
• Em uma reunião, certifique-se de ir direto ao ponto rapidamente e seguir a agenda da reunião. 
• Em um aplicativo de comunicação de equipe, fique à vontade para conversar com os membros da equipe, mas lembre-se de respeitar seu tempo pessoal e não enviar mensagens após o horário de trabalho. 

Em qualquer tipo de comunicação, leve em consideração a outra pessoa e respeite o seu tempo.

4ª Dica: Prepare o que você vai dizer

Melhorar suas habilidades de comunicação verbal pode ser desafiador, especialmente se você lida com medo do palco ou ansiedade antes das reuniões. 

Em situações estressantes é melhor estar preparado. Se você tem uma apresentação chegando, mas está ansioso para falar na frente de outras pessoas, não hesite em praticar. Prepare exatamente o que você vai dizer e ensaie até se sentir confortável e confiante. 

Além disso, muitas pessoas lutam contra a ansiedade em relação às conversas difíceis que precisam ter com os membros da equipe. Isso pode incluir pedir ajuda, dar comentários ou discutir sobre dinheiro. Em qualquer situação, é melhor planejar com antecedência e preparar-se para possíveis dúvidas, divergências ou solicitações de informações adicionais. Estando preparado, você poderá abordá-los de forma calma e construtiva.

Planejar com antecedência é a melhor maneira de reduzir o estresse e a ansiedade e melhorar a comunicação.

5ª Dica: Prepare-se para respostas inesperadas

Uma característica fundamental de um ouvinte ativo e de um comunicador de sucesso é ouvir sem julgamento. 

Coloque-se no lugar da outra pessoa e pense na perspectiva dela. Ouça sem interrupções e mantenha suas noções e preconceitos sob controle.

Além disso, esteja preparado para ouvir informações e comentários negativos e esteja disposto a aceitar ou refutar pontos de vista opostos.

6ª Dica: Elimine palavras de preenchimento e lacunas na conversa

Outra dica para a comunicação verbal é eliminar preenchimentos e lacunas. 

Você pode melhorar drasticamente sua comunicação oral fazendo pausas. Pausas em seu discurso podem ajudá-lo a organizar seus pensamentos e recuperar o fôlego. Isso elimina a necessidade de preenchimentos e lacunas na conversa. 

Os preenchimentos de conversação também são conhecidos como disfluências ou hesitações vocais. Palavras como “gosto”, “bem” e “então” são os preenchimentos mais comuns. Existem também frases de preenchimento, como:

• "Na minha opinião",
• "Não há necessidade de dizer",
• “Você sabe” e
• “Bem, basicamente.” 

Palavras perdidas são sons de preenchimento que não têm significado, como:

• “Hum”,
• "Óh, e
• "Hem."

Há algumas coisas que você deve saber se quiser eliminar palavras e sons de preenchimento de sua fala:

• Praticar seu discurso e ouvir a si mesmo,
• Fazer uma pausa e aceitar o silêncio entre os pensamentos,
• Falar mais devagar e com mais clareza e
• Usar frases mais curtas.

Não é fácil eliminar completamente palavras e sons de preenchimento da sua fala, mas sem um pouco de prática, você pode reduzir a frequência com que eles ocorrem.

7ª Dica: Pratique sua apresentação

Quer você se sinta confortável em falar em público ou não, você se beneficiará de praticar sua apresentação com antecedência. 

Praticar seus discursos lhe dará a oportunidade de detectar pontos fracos em sua apresentação e deliberação. 

Por exemplo, muitas pessoas têm tiques nervosos subconscientes, como tocar nos cabelos ou mexer nos dedos. Observar-se enquanto fala pode ajudá-lo a eliminar essa confusão visual da comunicação não-verbal. Isso fará com que você pareça mais confiante e preparado. 

Além disso, a revisão de seus materiais o ajudará a identificar seus pontos fracos ou áreas que precisam ser modificadas. 

Praticar suas habilidades de apresentação o ajudará a se tornar um orador mais confiante e a transmitir sua mensagem de maneira mais eficaz.

8ª Dica: Faça perguntas

Para ter certeza de que você entendeu o que está sendo dito, não tenha medo de fazer perguntas.

Fazer perguntas também mostrará que você está engajado e ouvindo ativamente a outra pessoa. 

Certifique-se de fazer perguntas abertas para obter respostas significativas e promover a conversa. 

Isso fará com que o locutor: 

• Esclareça sua opinião, 
• Considere outros pontos de vista, ou 
• Pense mais sobre o assunto.

Katie Stocker acredita no poder de fazer perguntas a si mesmo enquanto ouve, para poder contribuir com a conversa. Aqui estão algumas perguntas que ela considera úteis:

Fazer as perguntas certas é o catalisador para boas conversas, então faça-as.

9ª Dica: Evite distrações

Evitar distrações deve ser uma prioridade, quer você esteja conversando pessoalmente com alguém ou por meio de um aplicativo de mensagens empresarial. 

• Tente estar presente na conversa e limite possíveis distrações, como telefone ou computador. 
• Se você estiver em uma reunião importante, desative suas notificações. 
• No escritório, deixe seu telefone ao seu lado quando estiver conversando com um membro da equipe. 

Katie Stocker concorda que as distrações prejudicam nossa comunicação:

Dê toda a atenção à outra pessoa para mostrar que você a respeita e contribuir para uma conversa significativa.

10ª Dica: Utilize ferramentas de comunicação

As ferramentas de comunicação são software ou hardware que permitem às equipes se comunicarem e colaborarem. Ferramentas de comunicação, como aplicativos de comunicação de equipe, podem ajudar as equipes a se conectarem e colaborarem com mais rapidez e facilidade, especialmente em um ambiente de trabalho remoto.

A nossa colaboradora, Smita Des Jain, acredita que é importante estar aberto e flexível ao uso de novas tecnologias:

11ª Dica: Reflita sobre você

Para começar a melhorar suas habilidades de comunicação, primeiro você precisa dar uma olhada no estado atual das coisas. Avalie seus pontos fortes e fracos e identifique áreas que precisam de melhorias. 

Winser também concorda que a autorreflexão é a chave para melhorar suas habilidades de comunicação:

Depois de identificar quais habilidades devem ser aprimoradas, você pode começar implementando nossas dicas e estratégias para uma boa comunicação.

Por que boas habilidades de comunicação são importantes?

Boas habilidades de comunicação são benéficas de várias maneiras. Ou seja, uma boa comunicação influencia positivamente:

• A felicidade e o bem-estar dos funcionários,
• O comprometimento dos funcionários,
• Produtividade, 
• A retenção de funcionários e
• A saúde financeira das empresas. 

Na experiência de Chuck Winser, as habilidades de comunicação são cruciais para equipes eficazes e produtivas:

Examinaremos os benefícios de uma boa comunicação com mais detalhes.

1º Benefício: Uma boa comunicação deixa os funcionários mais felizes

Uma boa comunicação no local de trabalho é um forte preditor da felicidade e do bem-estar dos funcionários. 

De acordo com uma revisão da literatura sobre a ligação entre comunicação e felicidade dos funcionários, os canais de comunicação abertos são um importante impulsionador da felicidade dos funcionários. A pesquisa mostrou que a comunicação aberta em todas as direções é importante. Ou seja, comunicação descendente é tão crucial quanto a comunicação horizontal e ascendente.

Além disso, de acordo com o relatório melhor bem-estar físico e emocional. 

Incentivar uma boa comunicação no espaço de trabalho cria um ambiente onde os funcionários se sentem conectados e informados, tornando-os mais felizes e saudáveis.

2º Benefício: Uma boa comunicação aumenta a produtividade

As equipes conectadas também relatam maior produtividade. 

De acordo com uma pesquisa da McKinsey, as organizações que praticam uma comunicação clara têm maior probabilidade de ver benefícios para a produtividade dos funcionários. Ou seja, os funcionários que se sentem incluídos e informados têm 5 vezes mais probabilidade de relatar aumento de produtividade.

De acordo com o relatório The State of Business Communication report, 72% dos líderes empresariais acreditam que a comunicação eficaz afeta positivamente a autoestima dos funcionários, o que também afeta positivamente a sua produtividade.

Portanto, se você deseja que seu negócio prospere e que seus funcionários sejam produtivos, priorize a boa comunicação. 

3º Benefício: Uma boa comunicação aumenta o comprometimento

Funcionários descomprometidos custam ao mundo 8,8 bilhões de dólares em perda de produtividade, de acordo com o relatório Gallup’s State of the Global Workplace report.

O centro do problema é a falta de comunicação que leva a funcionários desinteressados.

Primeiro, as empresas não conseguem comunicar os seus valores e estratégias aos seus funcionários. Esta é uma oportunidade perdida para os funcionários se sentirem conectados à organização em um nível mais profundo. 

Além disso, com o aumento do trabalho remoto, os funcionários remotos tendem a se sentir ainda mais desconectados. Neste caso, as empresas não conseguem abrir múltiplos canais de comunicação para garantir que os seus colaboradores remotos se sintam incluídos.

O relatório da Gallup descobriu que apenas 23% dos trabalhadores em todo o mundo estão engajados. Para mudar esta situação, as boas práticas de comunicação devem estar na vanguarda dos valores de cada empresa.

4º Benefício: Uma boa comunicação aumenta a retenção de funcionários

A retenção de funcionários está diminuindo, de acordo com o relatório Global Trends in Employee Engagement 2022 a Kincentric. As organizações têm dificuldade em reter funcionários e é agora mais provável que os melhores talentos estejam entre os funcionários que deixam a organização. 

Como já dissemos, uma boa comunicação aumenta o comprometimento dos funcionários. A pesquisa mostra que o envolvimento dos funcionários está relacionado à retenção de funcionários. Ou seja, o relatório State of People Strategy Report 2021 da Lattice descobriu que você deve se concentrar em aumentar o engajamento para diminuir a rotatividade de funcionários. 

Simplificando, uma boa comunicação leva ao envolvimento dos funcionários, e o envolvimento dos funcionários leva à retenção de funcionários.

5º Benefício: Uma boa comunicação economiza dinheiro

Uma consequência da má comunicação é a perda de dinheiro.

Ou seja, 38% dos líderes empresariais notaram um impacto financeiro da má comunicação, de acordo com o relatório State of Business Communication 2023 mencionado anteriormente. Além disso, o relatório estima que a má comunicação custa às empresas norte-americanas 1,2 biliões de dólares por ano. 

Um relatório da Axios HQ, que entrevistou 540 líderes empresariais e mais de mil funcionários, estima que a má comunicação custa às empresas norte-americanas mais de 2 biliões de dólares por ano. 

É evidente que a falta de competências de comunicação prejudica o sucesso das organizações. Desenvolver e promover habilidades de comunicação é um investimento que vale a pena.

Exemplos de boas habilidades de comunicação

Agora que você sabe tudo sobre habilidades de comunicação, vamos dar uma olhada em alguns exemplos de boa comunicação no local de trabalho. Todos os exemplos são feitos por meio de um aplicativo de comunicação de equipe — Pumble.

1º Exemplo: Comunicação clara e honestidade

Neste exemplo, a gerente Jenna está entrando em contato com Hannah para saber novidades sobre um projeto. Hannah enfrentou algumas dificuldades ao longo do caminho:

Esta conversa mostra boas habilidades de comunicação de ambos os lados. Primeiro, como gerente, Jenna decidiu entrar em contato com Hannah para fazer uma revisão. Ela vai direto ao ponto com uma mensagem clara e concisa pedindo novidades. 

Hannah responde honestamente e admite que está tendo dificuldade em cumprir o cronograma. 

Jenna então demonstra sua inteligência emocional na mensagem a seguir. Ela sente empatia por Hannah e oferece palavras de apoio. Jenna também oferece uma solução clara para resolver a situação. Ela faz tudo isso mantendo uma atitude positiva e amigável com Hannah.

Hannah termina com uma mensagem educada e profissional que transmite compreensão mútua.

2º Exemplo: Comunicação aberta e empatia

No exemplo a seguir, temos uma conversa entre um administrador e um membro da equipe. A administradora Zoey notou uma mudança no desempenho de Hannah e quer ver se ela está bem:

Aqui temos diferentes habilidades de comunicação visíveis. Primeiro, Zoey demonstra uma atitude empática com perguntas sinceras sobre o bem-estar de Hannah. Ela também aborda o tema de forma positiva, elogiando o trabalho anterior de Hannah antes de destacar as mudanças recentes em seu desempenho. 

Hannah é aberta e honesta com Zoey e de forma concisa a informa que ela está passando por dificuldades. Hannah também mostra sua disposição imediata em aceitar comentários.

Zoey então sente empatia por Hannah e oferece uma solução clara.

A conversa flui de forma coerente e tanto Zoey quanto Hannah se sentem melhor no final. 

3º Exemplo: Bondade e concretização 

Neste exemplo, uma equipe de design de produto está discutindo o esquema de cores de um produto. Embora vários membros da equipe estejam se comunicando, a conversa flui de forma coerente e eles chegam a um acordo mútuo:

Lisa e Noah demonstram uma atitude amigável e positiva no chat em grupo ao elogiar as escolhas da equipe. 

James faz algumas perguntas para aprofundar a conversa e tenta abordar o assunto de diferentes ângulos. 

Keith responde de maneira atenciosa e responde à oferta de James para consideração mais aprofundada. Ela também demonstra uma atitude amigável ao reconhecer que James é uma nova adição à equipe.

Então James conclui a conversa com uma resposta concreta e completa com dados de pesquisa. Isso dá credibilidade às suas palavras.

Exemplo nº 4: Quando a comunicação dá errado

Neste exemplo, três membros da equipe estão tentando chegar a um acordo comum. No entanto, um membro da equipe fica frustrado e desiste:

Leah, Jenna e John estão tentando encontrar uma solução que funcione para todos. Eles demonstram profissionalismo e clareza. Jenna também está confiante em suas sugestões para uma solução melhor. 

Todos são concisos, coerentes e engajados na conversa.

Porém, Richard fica frustrado com o processo de decisão e interrompe a conversa. Ele impõe suas opiniões à equipe e interrompe qualquer discussão adicional. Embora ele seja certamente claro em sua comunicação, a transmissão de sua mensagem é rude e pouco profissional. 

Melhore suas habilidades de comunicação com o Pumble 

Concluindo, as habilidades de comunicação são de extrema importância se quisermos ter um ambiente de trabalho produtivo e bem-sucedido.

Trabalhar as habilidades de comunicação individuais, bem como valorizar a boa comunicação no nível organizacional, beneficiará imensamente sua equipe. 

Todos os seus esforços e melhorias podem ser aumentados utilizando uma ferramenta de comunicação fácil de usar como Pumble, um aplicativo de comunicação em equipe. Esta plataforma completa combina todos os métodos importantes de comunicação, como mensagens diretas, voz e chamadas de vídeo para acomodar todas as necessidades e preferências de comunicação empresarial.

Pumble é a escolha mais adequada para todas as equipes que se esforçam para desenvolver e nutrir continuamente suas habilidades de comunicação, tornando-se mais eficazes e produtivas no trabalho diário. 

Pronto para praticar suas habilidades de comunicação no Pumble e colher os benefícios? Inscreva-se agora!

Referências:

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