Como melhorar a comunicação da equipe: 11 melhores estratégias e dicas

Quando a comunicação em uma equipe é interrompida, todos os aspectos do trabalho sofrem – desde a felicidade e produtividade dos funcionários até o sucesso e o lucro da empresa. 

Portanto, a comunicação é parte integrante da colaboração bem-sucedida da equipe, e vale a pena dedicar um pouco de tempo para avaliar o estado dela na sua organização e ver como melhorá-la.

Neste guia, explicamos por que é importante melhorar a comunicação da equipe e colocamos 11 dicas sobre como gestores e funcionários podem trabalhar juntos para levar suas práticas de comunicação para o próximo nível.

• 72% dos líderes empresariais acreditam que a comunicação eficaz aumentou a produtividade das suas equipes e 52% dos trabalhadores do conhecimento concordam.
• Melhorar a comunicação pode aumentar a felicidade geral da equipe – e a felicidade dos funcionários é vital para o sucesso e o bem-estar da empresa a longo prazo.
• Organizações cujos funcionários estão bem conectados apresentam um aumento de produtividade de 25%.
• 43% dos especialistas de RH entrevistados afirmaram que o envolvimento dos funcionários era a sua principal prioridade. 
• Um profissional adequado deve ser educado, mas não submisso, e confiante, mas não muito agressivo.

Por que é importante melhorar a comunicação da equipe?  

Uma boa comunicação em equipe é essencial para o sucesso de qualquer organização. 

De acordo com as estatísticas de comunicação no local de trabalho, do Pumble, 72% dos líderes empresariais acreditam que a comunicação eficaz aumentou a produtividade das suas equipes, e 52% dos trabalhadores do conhecimento concordam.  

Além dessas estatísticas, aqui estão alguns motivos convincentes pelos quais você deve se esforçar para melhorar a comunicação de sua equipe.

Uma ótima comunicação da equipe aumenta a felicidade dos funcionários

Um estudo da Gallup descobriu que melhorar a comunicação pode aumentar a felicidade geral da equipe – e a felicidade dos funcionários é vital para o sucesso e o bem-estar da empresa a longo prazo. 

Quando os funcionários estiverem mais abertos à comunicação entre si, eles aprenderão mais sobre seus colegas. 

Assim, a confiança entre os colegas aumentará e os profissionais ficarão felizes em trabalhar num ambiente mais amigável.

A comunicação aberta e regular melhora a motivação da equipe

Quando os funcionários não obtêm todas as informações necessárias para realizar uma tarefa e não se sentem à vontade para solicitá-las, é natural que não se sintam motivados para realizar seu trabalho. 

No entanto, a comunicação clara sobre as tarefas imediatas da equipe não é a única coisa que importa – os membros da equipe também devem receber atualizações regulares sobre os andamentos e planos da empresa. 

Essas informações os ajudam a entender como seu trabalho contribui para o sucesso geral da empresa. 

Uma ótima comunicação em equipe é essencial para a retenção de funcionários

A comunicação da equipe aumenta o engajamento, e o engajamento dos funcionários é um dos aspectos-chave de uma empresa de sucesso. 

De acordo com as estatísticas do local de trabalho do Pumble acima mencionadas, 43% dos especialistas de RH entrevistados afirmaram que o envolvimento dos funcionários era a sua maior prioridade.

Portanto, se você deseja que seus funcionários permaneçam leais à sua empresa e prosperem com ela, trabalhe nas habilidades de comunicação da equipe. 

Comunicação eficaz da equipe é igual a maior produtividade

De acordo com uma ​​estatística de produtividade no trabalho, as organizações cujos funcionários estão bem relacionados apresentam um aumento de produtividade de 25%. 

Portanto, o fluxo desobstruído de informações é essencial para a produtividade da equipe. 

A comunicação eficaz da equipe economiza dinheiro

As empresas precisam estar conscientes de que o estado da comunicação nas suas equipes têm um impacto tremendo nos seus ganhos. 

De acordo com um relatório da sede da Axios, a comunicação ineficaz tem um sério impacto nas empresas dos EUA – ascende a 2 bilhões de dólares anualmente.

Colocar algum esforço para melhorar a comunicação pode economizar muito dinheiro no longo prazo.

Estratégias para construir e melhorar a comunicação da equipe

Agora que você sabe mais sobre a importância da comunicação em equipe, é hora de aprender mais sobre as estratégias mais eficientes para construir e melhorar a comunicação em equipe. 

#1 Construir autoconfiança

A autoconfiança é essencial se você deseja ajudar a si mesmo e aos outros a se comunicarem melhor em diversas situações de comunicação. 

É especialmente necessário para gestores, que muitas vezes precisam: 

• Comunicar informações sobre projetos e tarefas, 
• Organizar o trabalho em grupo e 
• Servir como mediadores entre colegas de equipe individuais.

Portanto, aqui estão algumas maneiras de aumentar sua autoconfiança:

• Aumente suas habilidades existentes - Identifique as habilidades e talentos que você possui e que são vitais para sua função e responsabilidades na empresa. Dessa forma, você também estará aumentando sua autoestima.
• Aprenda novas habilidades - Nada melhora tanto sua confiança quanto aprender uma nova habilidade essencial para sua função, por exemplo, escuta ativa.
• Copie outras pessoas confiantes — Observe as pessoas do seu ambiente e identifique as pessoas confiantes. Em seguida, tente imitar seus pontos fortes.
• Saia da sua zona de conforto – Sair da sua zona de conforto em termos de padrões de comunicação pode parecer assustador no início. Mas, a capacidade de mudar o nosso comportamento e de nos adaptarmos à situação atual ajuda a construir autoconfiança e revela o nosso potencial em termos de adaptação às novas circunstâncias. 
• Estabeleça metas pessoais — SMART e trabalhe um pouco todos os dias para alcançá-las. O crescimento pessoal constante, resultante do alcance desses objetivos, o ajudará a se sentir muito mais confiante.

#2 Trabalhe as habilidades de comunicação

Habilidades de comunicação referem-se à capacidade de transmitir informações e ideias de forma eficaz.

Para se comunicar de forma eficaz, você precisará desenvolver as habilidades de comunicação diariamente. 

Então, tente fazer o seguinte:

• Seja claro – a qualquer momento, seja claro sobre o que você está tentando transmitir – o que você deseja que a outra pessoa entenda? 
• Ajuste seu estilo de comunicação às pessoas com quem você conversa – quanto mais pessoas você conversar, melhor será sua capacidade de se comunicar. Além disso, você saberia como abordar pessoas diferentes e otimizar seu estilo de comunicação. 
• Ouça os outros — Para estabelecer um processo de comunicação bidirecional, além de transmitir claramente seus pensamentos, você também precisará ouvir ativamente os outros. Preste atenção ao que os outros estão dizendo e não deixe que seus pensamentos sobre o que você quer responder o distraiam da mensagem que está recebendo.
• Seja direto – se você tiver dúvidas, preocupações, ideias ou novas informações, apresente-as diretamente aos seus colegas de equipe. Observe seu tom e outras dicas não-verbais, para evitar que sua franqueza seja interpretada como grosseria.
• Aprimore suas habilidades de redação – Os empregadores procuram candidatos com fortes habilidades de comunicação escrita. Nesse sentido, você deve prestar especial atenção ao aperfeiçoamento desse tipo de comunicação.
• Evite jargões – evite usar palavras e frases de jargão, especialmente se não tiverem um significado universal. Nem todos estarão familiarizados com eles.
• Evite linguagem absoluta – Evite usar palavras absolutas como “sempre”, “nunca”, “ninguém” e “todos”. Muitas vezes, o uso de palavras absolutas diminui a sua credibilidade como orador e o valor das suas afirmações e argumentos, mesmo quando são válidos.

#3 Esteja ciente das funções da equipe

Como empregador ou gerente, você deve ser responsável por atribuir funções à equipe – você escolhe sua equipe. 

Portanto, escolher as pessoas certas para o trabalho e definir expectativas claras para elas é crucial. 

Por outro lado, se você é um funcionário, não deveria (pelo menos no início) ter uma abordagem muito casual com seus colegas e superiores. 

Embora, depois de algum tempo, seus superiores possam se tornar muito amigáveis ​​e insistir em uma abordagem descontraída, você ainda deve tentar manter uma​​ comunicação respeitosa. 

#4 Peça comentário

Como funcionário, você deve regularmente peça comentário. 

Como funcionário, você deve pedir feedback regularmente.

Só assim você poderá desenvolver ainda mais seu desempenho e alcançar melhores resultados. Porém, não basta que apenas os colaboradores recebam feedback – gestores e superiores também precisarão solicitar uma avaliação. 

Como resultado, quando todos os profissionais de uma empresa percebem que as mesmas regras se aplicam a todos, eles trabalharão como um só e se empenharão em atingir objetivos comuns. 

Aqui estão algumas dicas universais (para superiores e funcionários) sobre como pedir feedback de qualidade, seja ele positivo ou negativo:

• Pergunte às pessoas certas — recorra aos seus colegas de equipe e gerentes — afinal, eles são seus colaboradores mais próximos e estão na melhor posição para avaliar e comentar sobre o seu trabalho.
• Faça perguntas sim/não — Se você fizer perguntas diretas a várias pessoas sobre seu trabalho e todas elas responderem “Sim” ou “Não >” sobre um assunto específico, você terá certeza de que pode confiar no feedback. Por exemplo, você pode perguntar “Você acha que preciso melhorar em X?”
• Faça perguntas abertas — Perguntas abertas exigem mais tempo para serem respondidas — portanto, você pode querer guardá-las para seu superior imediato ou colega mais próximo. Essas perguntas podem ajudá-lo a obter mais dados sobre uma característica ou habilidade pessoal que você precisa desenvolver. Você pode perguntar algo assim: “Quais são meus pontos fracos e fortes, na sua opinião?”
• Perguntar algo assim: “Quais são meus pontos fracos e fortes, na sua opinião?” Pergunte na hora certa — Seus gerentes e colegas nem sempre terão tempo para lhe dar feedback, então verifique quando eles estão disponíveis. 

#5 Forneça comentário

De acordo com as estatísticas dos funcionários, 65% dos funcionários desejam mais feedback.

Embora fornecê-lo possa ser uma tarefa difícil, ainda é uma parte essencial da comunicação saudável no local de trabalho. 

Veja como se tornar melhor nisso:

• Pense no propósito do feedback - Idealmente, seu motivo principal deveria ser ajudar alguém a melhorar seu trabalho - mas, às vezes, o feedback pode ser um assunto pessoal e você deve ter clareza sobre suas verdadeiras intenções antes de fornecê-lo.
• Crie o hábito - crie o hábito de fornecer feedback positivo e negativo regularmente. Dessa forma, você não fará com que o feedback seja diferente das conversas e reuniões cotidianas, o que acabará por torná-lo menos assustador.
• Torne o feedback imediato - Do seu lado, fornecer feedback imediato o impedirá de pensar demais e aumentar o desconforto percebido. Do lado do receptor, fornecer feedback imediato irá ajudá-lo a desenvolver e corrigir possíveis erros em tempo hábil.
• Concentre o feedback no comportamento específico (não na pessoa) - Se você concentrar seu feedback (especialmente o tipo negativo) no comportamento e NÃO na pessoa, você diminuirá o desconforto potencial.
• Concentre o feedback no comportamento específico (não na pessoa) - Se você concentrar seu feedback (especialmente o tipo negativo) no comportamento e NÃO na pessoa, você diminuirá o desconforto potencial.
• Forneça feedback positivo regularmente – Gerentes justos e honestos fornecerão feedback sempre que possível. Em outras palavras, se você fornece feedback negativo regularmente, tente dar feedback positivo sempre que notar mudanças positivas ou motivo para elogios profissionais. 

#6 Aceitar comentário

Não importa se é um feedback positivo ou negativo, você deve aceitá-lo.

Veja como melhorar a forma como você aceita feedback:

• Esteja aberto a isso - Estar aberto ao feedback é o primeiro passo para encorajar outras pessoas a fornecer feedback construtivo.
• Ouça o feedback com atenção - você deve criar o hábito de ouvi-lo ativamente, sem interrupções.
• Reflita e acompanhe o feedback – Não adianta dar comentários construtivos se você não considerar verdadeiramente seu mérito e agir de acordo com ele.
• Organize questionários com funcionários — Quando você achar que não está recebendo o feedback necessário, é hora de adotar uma abordagem mais direta — para esse fim, você pode implementar pesquisas anônimas em coletar feedback dos funcionários em intervalos regulares.

#7 Pedir ajuda

Não há nada de errado em pedir ajuda. 

É melhor pedir ajuda do que cometer um erro só porque tem vergonha de pedir conselho a alguém. 

Para pedir ajuda adequadamente, você precisará fazer o seguinte:

• Adapte seu apelo à situação - não apenas faça a pergunta, forneça algum contexto para que a pessoa a quem você está pedindo ajuda entenda por que você precisa dela. Por exemplo, em vez de perguntar ao gestor“Qual é o meu papel no projeto?” depois de ele ter explicado, tente perguntar “Ei, acho que estou um pouco confuso sobre o meu papel no projeto X. Você tem tempo para conversar sobre isso e quem sabe responder algumas perguntas, só para verificar se entendi tudo corretamente?”
• Pergunte privadamente- se você precisar urgentemente de ajuda, poderá evitar que seu problema pareça maior do que realmente é, pedindo ajuda em particular.
• Demonstre que você tentou resolver o problema — Explique e demonstre que você já tentou encontrar uma solução sozinho. Dessa forma, a outra pessoa entenderá que você já deu o seu melhor, mas simplesmente precisa de suporte adicional – e terá maior probabilidade de ajudá-lo.
• Seja específico – Seja o mais detalhado possível para que a outra pessoa possa entender rapidamente o problema e ajudar.
• Mantenha-se envolvido com a tarefa – Se alguém concordou em ajudá-lo em uma tarefa, não deixe que ele trabalhe sozinho. Forneça assistência quando necessário e responda a quaisquer perguntas adicionais que possam ter.

#8 Ofereça ajuda

Ajudar alguém pode ser benéfico tanto para quem recebe ajuda quanto para quem a presta. 

No entanto, fornecer ajuda também pode ser uma faca de dois gumes – especialmente se não for tratada de maneira adequada.

Por exemplo, a pessoa que está sendo ajudada pode sofrer uma queda na autoestima devido à aparente necessidade de ajuda no trabalho. Às vezes, a sua oferta de ajuda também pode ser rejeitada, apesar das suas melhores intenções, o que pode desencorajá-lo de oferecê-la novamente.

Para evitar essas armadilhas, pratique o seguinte:

• Deixe sutilmente claro que você está disponível para ajudar - Oferecer sua ajuda diretamente pode fazer você parecer muito forte, especialmente para pessoas que não querem nem precisam de sua ajuda no momento. Portanto, em vez de oferecer ajuda diretamente, deixe claro que você está disponível para ajudar quando necessário. Dessa forma, você incentivará outras pessoas a procurá-lo, em vez de tentar adivinhar quem precisa de ajuda e quando.
• Aprenda a aceitar “Não, obrigado” como resposta — Se você oferecer ajuda a alguém e essa pessoa rejeite você com um “Não, obrigado”, não insista — mesmo que seja um gerente que você está tentando impressionar com suas habilidades e conhecimento sobre um assunto.
• Concentre sua oferta na falta de tempo de alguém (não na falta de habilidades) - Quando você oferece sua ajuda às pessoas, você corre o risco de fazê-las pensar que está insinuando que elas são de alguma forma incapazes de fazer sua parte no trabalho. Para evitar isso, concentre sua oferta na falta de tempo de alguém, e não na falta de habilidades.

Ao oferecer e fornecer ajuda educadamente, seus colegas irão responsabilizá-lo e considerá-lo um membro importante da equipe. 

#9 Crie um ambiente de trabalho positivo

Embora os gerentes e superiores tenham a maior parte na criando um ambiente de trabalho positivo, seria melhor se os funcionários também contribuíssem para isso. 

“Como?”, você pode perguntar.

Bem, os funcionários devem ser honestos sobre o que gostariam de melhorar no local de trabalho e fazer durante eventos de formação de equipe. 

Se houver vontade de ouvir as necessidades dos funcionários e aplicar alguns dos seguintes conselhos, um ambiente de trabalho positivo surgirá naturalmente: 

• Priorize a integração — Os profissionais precisam de tempo para se adaptarem quando chegam à nova empresa. Por isso, é importante integrá-los numa equipe e ajudá-los a familiarizar-se com novos colegas. As reuniões de integração podem ser a oportunidade perfeita para isso. 
• Faça as pessoas se sentirem confortáveis ​​— Um ambiente de trabalho confortável requer atividades físicas, mas também conforto psicológico. Portanto, além de escritórios e estações de trabalho confortáveis, você deve incentivar as pessoas a falarem sem medo de julgamento ou repreensão.
• Faça verificações regulares – Acompanhamentos regulares fazem as pessoas se sentirem valorizadas e felizes. Como gerente, você deve verificar com seus funcionários como eles estão e se precisam de ajuda. Por outro lado, como funcionário, você pode entrar em contato, por exemplo, com novos colegas e fornecer-lhes ajuda, se necessário. 
• Ofereça oportunidades de aprendizagem - Você pode construir uma cultura de trabalho mais positiva, proporcionando aos seus colegas de equipe oportunidades de aprendizagem, como sessões de coaching, rotação de cargos, webinars, etc.
• Criar oportunidades iguais para todos — Hoje em dia é comum trabalhar em equipes multiculturais. Portanto, é crucial estar ciente dos princípios básicos de equidade e inclusão no local de trabalho, se quiser preservar um ambiente de trabalho positivo.  

#10 Organize atividades de formação de equipe

Os eventos de team building são ótimas ocasiões para os profissionais melhorarem a comunicação em equipe.

Sim, os eventos de formação de equipe são organizados principalmente por funcionários de alto escalão e departamentos de RH, mas isso não significa que os funcionários não possam organizar seus próprios encontros em seu tempo livre. 

Sair para tomar uma bebida com os colegas mais próximos certamente contribuirá para uma comunicação aberta e eficaz em equipe. 

Além disso, a confiança entre colegas aumentará. 

#11 Permita a comunicação frequente

Se você ouvir seu chefe dizendo “Quieto! Volte ao trabalho!”, é hora de você largar seu emprego atual. 

Os locais de trabalho devem ser áreas onde você possa ouvir seus colegas e superiores discutindo sobre projetos e conquistas.

Claro, sempre há espaço para um bate-papo ou uma pequena conversa relacionada à vida cotidiana. 

Portanto, para ajudar os colegas de equipe a se comunicarem melhor, os superiores precisam dar-lhes a oportunidade de se comunicarem com frequência. 

Aqui estão algumas dicas sobre como fazer isso

• Incentive intervalos sociais — Você pode incentivar as equipes do escritório a socializarem na cozinha ou organizar sessões de jogos de futebol de mesa. As equipes remotas podem desfrutar de um bate-papo casual na comunicação da equipe canais do app focados em assuntos mais casuais.
• Utilize as redes sociais – Ter contas em redes sociais para sua marca não é apenas uma ótima maneira de se comunicar com os clientes, é também uma ótima maneira de incentivar as equipes a se comunicarem por meio do produto que estão construindo.
• Comemore aniversários e datas de trabalho — Comemorar aniversários e aniversários de trabalho é um gesto pequeno, mas eficiente, para ajudar a construir uma comunidade voltada para a equipe e ajudar os colegas a se sentirem valorizados e aceitos entre seus colegas. Além disso, oferece às pessoas uma grande oportunidade de socializar em um ambiente de escritório.

Quais são os 4 tipos de comunicação da equipe?

Existem muitos tipos de comunicação. 

Porém, quando se trata de comunicação em equipe, podemos distinguir os seguintes tipos: 

• Comunicação ascendente, 
• Comunicação descendente, 
• Comunicação lateral e 
• Comunicação externa. 

Em primeiro lugar, a comunicação ascendente permite membros da equipe para discutir ideias com seus superiores e expressar suas ideias e possíveis preocupações. 

Por outro lado, comunicação descendente é útil quando gerentes ou diretores precisam compartilhar algo com os funcionários. 

Quando sua equipe pede informações ou ajuda a outra equipe, isso é chamado de comunicação lateral. Por exemplo, se você trabalha em um departamento de marketing, muitas vezes precisará da ajuda da equipe de design ou redação de conteúdo. Assim, a comunicação lateral permitirá que você colabore sem dificuldades. 

Finalmente, você ocasionalmente (dependendo da natureza do seu trabalho) terá que conversar com parceiros ou clientes externos. Esse tipo de comunicação é chamado de comunicação externa e ajuda você a realizar o trabalho com alguém de fora da sua organização. 

Todos os quatro tipos de comunicação em equipe são igualmente importantes para uma comunicação eficaz nas equipes, pois promovem uma colaboração e trabalho em equipe. 

Os 5 estilos de comunicação em equipe  

O psicólogo Edmund J. Bourne, em seu livro The Anxiety and Phobia Workbook distingue 5 estilos de comunicação diferentes: 

• Submisso, 
• Agressivo, 
• Passivo-agressivo, 
• Manipulativo e 
• Assertivo. 

Como provavelmente todo profissional experiente pode confirmar, todos os estilos mencionados acima ocorrem no local de trabalho. 

A chave para uma comunicação bem-sucedida e respeitosa é encontrar o equilíbrio entre esses estilos.

Alguns dos estilos, como a comunicação passivo-agressiva e manipuladora, devem ser evitadas a todo custo. 

Portanto, um profissional adequado deve ser educado, mas não submisso, e confiante, mas não agressivo.

Naturalmente, haverá discussões em que, no calor do momento, alguns dos falantes poderão ficar um pouco mais entusiasmados, e tudo bem, desde que não se transforme em agressão. 

No geral, a equipe funcionará adequadamente desde que sejam seguidas as mesmas regras de conduta. 

Consequentemente, todos os membros da equipe devem estar na mesma página quando se trata de estilos de comunicação – quais estilos são aceitáveis ​​e quais não contribuiem para a atmosfera geral positiva e o bem-estar dos funcionários. 

Melhore o trabalho em equipe e a comunicação com o Pumble

A comunicação eficaz da equipe depende enormemente de aplicativos de comunicação eficientes. 

Assim, o Pumble pode ser a escolha certa para a sua equipe, pois oferece uma infinidade de possibilidades para uma comunicação melhor e mais rápida.

Em primeiro lugar, o Pumble permite estruturar a sua comunicação, graças aos seus canais. Você pode criar quantos canais quiser e dedicá-los a temas relacionados ao trabalho ou bate-papos informais. 

Caso haja necessidade de alguma explicação adicional à sua equipe, seja em canais ou mensagens diretas, você pode continuar a conversa em sequências.

Graças ao histórico ilimitado, você sempre pode voltar às mensagens ou arquivos importantes que enviou anteriormente. O Pumble suporta arquivos de qualquer tamanho, então você pode simplesmente arrastar e soltar os arquivos necessários para o seu trabalho. 

Você também pode se comunicar com parceiros externos, graças ao acesso de convidados. do Pumble. Esse recurso simplifica a comunicação externa a tal ponto que se torna tão indolor quanto a comunicação lateral. 

Por fim, se quiser que sua equipe remota se reúna, você pode fazer isso por videoconferência ou chamada de áudio. 

Referências: 

• Pumble. (s.d.) Meeting Statistics You Should Know (2024). Obtido em 29 de março de 2024 em https://pumble.com/learn/communication/meeting-statistics/ 
• Berkeley. (s.d.) Steps to Building an Effective Team. Obtido em 29 de março de 2024 emhttps://hr.berkeley.edu/hr-network/central-guide-managing-hr/managing-hr/interaction/team-building/steps 
• Pumble. (s.d.) Types of Communication. Obtido em 29 de março de 2024 emhttps://pumble.com/learn/communication/communication-types/ 
• Pumble. (s.d.) Understanding Different Styles of Communication. Obtido em 29 de março de 2024 emhttps://pumble.com/learn/communication/communication-styles/ 
• Pumble. (s.d.) 9 Powerful Ways to Create and Maintain a Positive Work Environment. Obtido em 29 de março de 2024 em https://pumble.com/blog/positive-work-environment/ 
• AXIOSHQ. (s.d.) The 2023 state of essential workplace communication. Obtido em 29 de março de 2024 emhttps://www.axioshq.com/research/2023-state-of-workplace-communications 
• Gallup. (outubro 16, 2020.) U.S.Employee Engagement Reverts Back to Pre-COVID-19 Levels. Obtido em 29 de março de 2024 em https://www.gallup.com/workplace/321965/employee-engagement-reverts-back-pre-covid-levels.aspx