Colaboración interfuncional (XFN): Beneficios, características, ejemplos y consejos

Los equipos interfuncionales parecen ser la columna vertebral de las empresas más exitosas, ya que uno de los beneficios de la colaboración es que impulsa el rendimiento en el lugar de trabajo. 

Pero, si eres nuevo en el mundo corporativo, es posible que te preguntes: ¿qué son los equipos interfuncionales? Y, lo que es más importante, ¿cuáles son algunos ejemplos de equipos interfuncionales que puedes considerar para crear el mismo tipo de sinergia interfuncional en tu lugar de trabajo?

Hoy, responderemos estas preguntas y profundizaremos en los siguientes temas:

• ¿Cuáles son los beneficios de los equipos interfuncionales?
• ¿Cómo es una colaboración interfuncional eficaz?
• ¿Cuáles son los mayores beneficios y desafíos que enfrentan los equipos interfuncionales?
• ¿Cómo podemos mejorar las formas en que estos equipos colaboran?

¡Vamos a descubrir más detalles!

• La colaboración interfuncional o colaboración XFN es la colaboración entre personas de diferentes equipos o departamentos que tienen un objetivo común.
• En el núcleo de cada equipo interfuncional se encuentran la colaboración y la comunicación. Los equipos interfuncionales fomentan el trabajo en equipo y la colaboración mediante la comunicación transparente, el intercambio de ideas y el intercambio de conocimientos.
• Los beneficios de la colaboración interfuncional son: mayor compromiso, roles definidos, mayor creatividad e innovación, mejor alineación entre departamentos, mejor comunicación y mayor agilidad empresarial.
• Los principales consejos para mejorar la colaboración en equipos interfuncionales son:
  • Seleccionar a los miembros adecuados para el equipo,
  • Brindar capacitación,
  • Asignar al líder adecuado,
  • Establecer objetivos y KPIs claros,
  • Usar objetos frontera,
  • Utilizar recompensas y castigos,
  • Reconocer el valor de la diversidad,
  • Construir una identidad común, y
  • Utilizar tecnología colaborativa.

¿Qué es la colaboración interfuncional?  

La colaboración interfuncional o colaboración XFN es la colaboración entre personas de diferentes equipos o departamentos que tienen un objetivo común.

Este tipo de colaboración interdepartamental permite a los miembros del equipo utilizar sus diversas habilidades y conocimientos especializados, lo que les ayuda a resolver problemas y lograr mejores resultados mediante la lluvia de ideas.

¿Qué es un equipo interfuncional?

Un equipo interfuncional es un grupo de personas de diferentes partes funcionales de una organización que aplican diferentes habilidades, son altamente interdependientes y trabajan juntas para lograr un objetivo común.

Se trata de grupos que constan de un pequeño número de personas con habilidades complementarias, que son mutuamente responsables de:

• Mejorar el rendimiento organizacional,
• Reimaginar los procesos organizacionales, 
• Desarrollar nuevos productos, o
• Mejorar las relaciones con los clientes.

En el núcleo de cada equipo interfuncional se encuentran la colaboración y la comunicación. Fomentar el trabajo en equipo y la colaboración mediante la comunicación transparente, el intercambio de ideas y el intercambio de conocimientos es lo que permite que los equipos interfuncionales sean: 

• Eficientes, 
• Adaptables, e 
• Innovadores. 

Un buen ejemplo de un equipo interfuncional sería un equipo en el que representantes de distintos departamentos (ventas, marketing, producto, ingeniería e investigación y desarrollo) trabajan juntos para mejorar su producto y, a su vez, la experiencia del cliente. 

Observa la imagen a continuación para ver cómo es esa estructura organizativa interfuncional.

Beneficios de los equipos interfuncionales  

Cualquier tipo de trabajo colaborativo tiene sus propias ventajas y desventajas. Aun así, la investigación muestra que, debido a los innegables beneficios de la colaboración, el trabajo colaborativo ha aumentado en los últimos años.

Pero, ¿cuáles son las ventajas específicas de la colaboración interfuncional y qué beneficios pueden ver las personas al trabajar con equipos interfuncionales? 

Echemos un vistazo. 

Beneficio 1: Mayor compromiso y motivación

Trabajar en las mismas tareas repetidamente puede acabar incluso con el entusiasmo más fuerte. Cambiar esto de vez en cuando (por ejemplo, trabajando en un equipo interfuncional) es la receta perfecta para lograr un mayor compromiso, ya que hace que las personas sean más felices.

Además, la colaboración hace que las personas se sientan parte de la empresa. Este es un factor de compromiso particularmente importante, ya que un informe de Kincentric sobre el compromiso afirma que las personas que se sienten incluidas están 8,4 veces más comprometidas que las que no lo están.

Además, a menudo se anima a los miembros de los equipos interfuncionales a ser autónomos en lo que respecta a la toma de decisiones y a asumir la responsabilidad y la propiedad de su trabajo.

Eso, a su vez, los hace más comprometidos, ya que tanto la autonomía como el reconocimiento son los principales impulsores del compromiso, según las Estadísticas de compromiso de los empleados de Pumble.

Beneficio 2: Roles y objetivos definidos

Un equipo interfuncional tiene miembros con diversos conjuntos de habilidades y experiencias; eso es lo que lo hace tan eficaz. 

Sin embargo, eso también tiene un beneficio adicional: los roles en el equipo están claramente definidos. Si tienes a Sara de marketing trabajando junto con Juan de ventas para aumentar la participación del cliente, está bastante claro para Juan y Sara quién hará las llamadas en frío y quién escribirá los guiones para ellos. 

Junto con los roles claramente definidos vienen las responsabilidades claramente definidas y, finalmente, los objetivos. Por supuesto, eso no significa que todos los miembros de cada equipo interfuncional sepan inmediatamente cuál es su objetivo específico. Pero tienen una idea general. 

Beneficio 3: Mayor creatividad e innovación

Trabajar en un equipo diverso puede impulsar la creatividad y la innovación en todos los miembros del equipo. Una revisión sistemática de la literatura titulada Are Culturally Diverse Teams the More Creative Ones? muestra que los equipos diversos son más creativos e innovadores. 

Por supuesto, la diversidad no es suficiente. Los miembros del equipo también deben tener una mentalidad abierta y debe haber apoyo organizacional de la gerencia para que un equipo realmente prospere en lo que respecta a la creatividad y la innovación, algo que los equipos multifuncionales suelen tener.

Beneficio 4: Mejor alineación entre departamentos

¿Qué tan bien sabes lo que hace Juana de recursos humanos en tu empresa todo el día? ¿Y Julieta de ventas? ¿Conoces sus tareas diarias? ¿Conoces siquiera la descripción de su trabajo?

Lo más probable es que no lo sepas. Fuera de sus compañeros de equipo inmediatos, las personas rara vez están familiarizadas con lo que hacen las personas de otros departamentos.  

Trabajar en un equipo interfuncional cambia eso, ya que las personas de diferentes departamentos trabajan en estrecha colaboración con personas con las que nunca antes habían tenido contacto. Esto, a su vez, crea una mejor alineación multifuncional. 

Beneficio 5: Mejor comunicación  

Una necesidad en todos los equipos interfuncionales es la comunicación eficaz. 

Estos equipos tienen miembros que provienen de diferentes orígenes y han tenido diferentes experiencias, por lo que necesitan tener excelentes habilidades de comunicación para comunicar su punto de vista, opiniones, soluciones y desacuerdos de manera transparente y respetuosa. 

Este es un beneficio de la colaboración interfuncional que no debe pasarse por alto: estar en un equipo interfuncional hace que las personas se comuniquen mejor y de manera más eficaz, lo que los convierte en miembros del equipo más versátiles.

Beneficio 6: Mayor agilidad empresarial

Los equipos interfuncionales no tienen el impedimento de esperar a que la comunicación interdepartamental pase por todo el ciclo. Por lo tanto, debido a su estructura, pueden avanzar rápidamente. 

Mientras tanto, gracias a la versatilidad de habilidades y conocimientos entre los miembros del equipo, estos equipos también pueden idear soluciones innovadoras, algo que es beneficioso para todas las empresas.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que no todas las organizaciones ven beneficios al emplear equipos interfuncionales. De hecho, en algunos casos, la diversidad funcional puede afectar negativamente al rendimiento.

Continuando, los resultados que logra un equipo varían según el tamaño de la empresa, su infraestructura interna y la industria a la que pertenece. Además, implementar estructuras, prácticas y procedimientos empresariales efectivos requiere mucho esfuerzo. 

¿Cuáles son las características de un equipo interfuncional eficaz?

¿Cómo sabemos si la nueva asociación interfuncional que se ha formado en un equipo será eficaz? 

Para responder a esta pregunta, tenemos que analizar más de cerca las características de los equipos interfuncionales de alto rendimiento. Cuantas más de estas características tenga un equipo, más probabilidades tendrá de tener éxito.

Característica 1: Permanencia

Como regla general, los equipos interfuncionales permanentes y de largo plazo tienen más posibilidades de éxito. 

Si un equipo es temporal, es posible que la organización no vea el valor de mejorar el entorno de trabajo de los miembros del equipo o de crear un ambiente de trabajo positivo. 

Cuando una empresa sabe que un equipo se disolverá tan pronto como termine un proyecto, es mucho menos probable que le asigne recursos significativos. 

Por lo tanto, cuando un equipo interfuncional se vuelve permanente, la gerencia no puede ignorar sus solicitudes de mejores condiciones de trabajo. 

A largo plazo, las inversiones que realiza una organización para mejorar las condiciones de trabajo y la seguridad psicológica de un equipo interfuncional darán sus frutos en forma de un mejor desempeño.

Característica 2: Objetivos claros, convincentes y desafiantes

Una y otra vez, los estudios han demostrado que los equipos interfuncionales tienen un mejor rendimiento cuando tienen:

• Objetivos claramente establecidos y
• Desafíos moderados. 

Sin objetivos claros, las personas carecen de motivación. Por el contrario, con objetivos claros, saben qué es lo que deben esforzarse por lograr sin caer en la trampa de la falta de comunicación en el lugar de trabajo.

Al mismo tiempo, es fundamental que los objetivos del proyecto no sean demasiado fáciles de lograr (ya que la falta de estimulación hace que las personas se aburran) ni demasiado difíciles. Los desafíos difíciles o inalcanzables pueden generar desvinculación de los empleados — los miembros del equipo pueden distanciarse de los objetivos del equipo. 

Por lo tanto, el equilibrio es clave.

Característica 3: Clima positivo

Los equipos interfuncionales de alto rendimiento priorizan un clima de trabajo positivo y valoran el bienestar individual de los miembros del equipo.

Por ejemplo, algunos líderes, especialmente aquellos que emplean un estilo de liderazgo que marca el ritmo, pueden decidir que crear un sentido de urgencia enfatiza la importancia de un proyecto. Sin embargo, eso también crea tensión, lo que conduce a más conflictos entre los miembros del equipo. 

En cambio, otros, como un líder laissez-faire, por ejemplo, pueden ser demasiado laxos con las reglas. Eso hace que los empleados no se tomen el proyecto en serio, lo que dificulta que se hagan las cosas. 

Un enfoque relajado pero profesional parece funcionar mejor para los equipos interfuncionales eficaces.

Característica 4: Empoderamiento

Los estudios demuestran que los miembros de un equipo empoderados, a quienes se les otorga cierta sensación de autonomía a la hora de tomar decisiones sobre un proyecto, muestran un mayor compromiso con el logro de los objetivos de la empresa. 

Además, también tienen mayores niveles de satisfacción laboral, lo que puede generar una diferencia de hasta el 14 % en la productividad de los empleados, según Gallup.

Además, la velocidad de desarrollo aumenta con el nivel de libertad y responsabilidad que tienen los miembros del equipo. Permitir que los equipos ejecuten decisiones reduce el tiempo que lleva tomar decisiones, resolver problemas y actuar. 

Por lo tanto, la colaboración aumenta cuando se permite a los equipos establecer sus propias reglas y procedimientos.

Característica 5: Liderazgo ejemplar

Normalmente, los líderes de equipos interfuncionales productivos no toman medidas directas para ayudar a terminar el proyecto. 

En cambio, el liderazgo interfuncional facilita el proceso de desarrollo: proporciona límites, pero también libertad y autonomía a la hora de tomar decisiones.

Otra forma en que los líderes permiten la colaboración es implementando un estilo de liderazgo participativo, donde se espera que los miembros del equipo compartan algunos de los roles de liderazgo.

Este liderazgo compartido es vital para gestionar por las complejidades de los equipos interfuncionales, ya que les da a los empleados la libertad de explorar, discutir y desafiar ideas sobre qué tecnologías adoptar o qué problemas resolver. 

Característica 6: Apoyo de la alta gerencia

El apoyo de la alta gerencia puede ser fundamental para el éxito de un equipo. De hecho, es tan fundamental que justifica un esfuerzo estratégico para que los gerentes superiores muestren más apoyo a los equipos interfuncionales al:

• Demostrar compromiso, 
• Ayudar al equipo a superar obstáculos, y 
• Brindar apoyo. 

Característica 7: Excelente comunicación

Podría decirse que la característica más importante de los equipos interfuncionales exitosos es la comunicación eficaz. 

Vemos muchos beneficios de que los miembros del equipo se comuniquen con altos niveles de confianza, honestidad y respeto mutuo, como:

• Mejor entendimiento mutuo;
• Mejor colaboración;
• Mayor productividad;
• Mayor creatividad;
• Mayor adaptabilidad al cambio;
• Resolución de problemas más eficaz;
• Mejora de la moral de los empleados;
• Resolución de conflictos más exitosa;
• Mayor confianza;
• Aportes futuros certificados.

Por lo tanto, la buena comunicación debe ser una prioridad dentro de los equipos interfuncionales. Incluso si se cumplen todos los demás requisitos técnicos, la falta de una comunicación adecuada puede hacer fracasar todo el proyecto.

¿Cuáles son los principales desafíos de la colaboración interfuncional?

Lo ideal sería que un equipo interfuncional cumpliera con todos los requisitos de la hoja imaginaria de “características”. Sin embargo, muchos equipos no lo hacen, por lo que se enfrentan a desafíos específicos. 

Veamos los detalles de cada uno de esos desafíos y luego veamos qué pueden hacer los equipos interfuncionales para superarlos. 

Desafío 1: Dificultad para organizar reuniones

Cuando tenemos en cuenta los diferentes tipos de modelos de trabajo, como el trabajo remoto e híbrido, programar reuniones se vuelve un poco más complejo. 

Programar reuniones para equipos distribuidos con miembros del equipo en diferentes zonas horarias puede generar malentendidos, confusión y frustración entre las personas que se sientan solas en una videoconferencia programada para comenzar en una o dos horas. 

Además, los horarios de las reuniones suelen ajustarse a las necesidades de los líderes del equipo, debido a su lugar en la jerarquía del lugar de trabajo. 

Afrontar este desafío incluye:

• Adaptarse a las necesidades de todo el equipo,
• Tener siempre en cuenta las zonas horarias, y
• Mantener la flexibilidad a la hora de programar.

Desafío 2: Diferentes prioridades y objetivos

A continuación, tenemos situaciones en las que las personas tienen diferentes prioridades y objetivos funcionales. El primer problema se puede atribuir principalmente a una falta de comunicación entre diferentes equipos, como resultado de no tener un sistema de comunicación centralizado.

Asimismo, una falta de comunicación combinada con objetivos ambiguos hace que los objetivos se malinterpreten. Debido a la duración limitada del equipo del proyecto, los empleados rara vez tienen tiempo para resolver sus diferentes formas de pensar, por lo que sus esfuerzos a menudo se vuelven incoherentes.

Superar este desafío en particular no es fácil, pero se puede hacer a través de:

• Comunicación clara — La comunicación transparente puede ayudar a los miembros del equipo a mantenerse conectados. 
• Una herramienta de comunicación centralizada — Una herramienta de comunicación como Pumble que agiliza la comunicación permite que todos los miembros se comuniquen y ajusten sus objetivos y expectativas de manera rápida y sencilla. 
• Propiedad compartida — Cuando los miembros del equipo se sienten igualmente responsables de los objetivos del proyecto, estarán más inclinados a tener objetivos alineados. 

Desafío 3: Falta de confianza

La falta de confianza en los equipos interfuncionales se debe a que se coloca a personas que no se conocen previamente en un entorno de alta presión. 

Esto genera una gran incomodidad para los miembros del equipo que no se sienten lo suficientemente seguros como para comunicarse libremente entre sí. Como resultado, los equipos intentan escapar de la incomodidad bajando los estándares para terminar el proyecto antes, escapando de la situación de manera efectiva. 

Generar confianza en los equipos lleva tiempo, pero puede comenzar con:

• Trabajar en la unión del equipo — Crear oportunidades para que los miembros del equipo se conozcan y creen un vínculo será de gran ayuda.
• Resolver conflictos a través del diálogo — Dejar que los conflictos se alivien sin abordarlos nunca es una buena idea.
• Adoptar la sobrecomunicación — Los equipos con muchos miembros de diferentes departamentos no pueden permitirse la falta de comunicación, por lo que deben aprender a comunicarse en exceso. 

Desafío 4: Silos de comunicación

Debido a su naturaleza (estar formados por personas de diferentes unidades funcionales), los equipos interfuncionales corren un mayor riesgo de desarrollar silos dentro del equipo. 

Por ejemplo, a los ingenieros puede resultarles difícil trabajar con diseñadores, ya que tienen enfoques de trabajo claramente diferentes. 

Por lo tanto, en un equipo interfuncional, pueden recurrir a mantenerse aislados, creando los infames silos. Esto era así incluso antes de la pandemia de COVID-19, pero es especialmente pertinente ahora que muchas empresas adoptan el enfoque remoto, que limita las oportunidades de colaboración.

Para garantizar que todos los miembros del equipo colaboren sin crear silos, debes:

• Establecer objetivos específicos que requieran el esfuerzo de todos,
• Usar una herramienta de colaboración centralizada para evitar la comunicación informal, y
• Brindar feedback y alentar a los demás a que brinden feedback a sus pares.

Desafío 5: Falta de reconocimiento

Cuando los empleados sienten que no reciben las recompensas y el reconocimiento adecuados por sus esfuerzos, no tienen ningún incentivo para dar lo mejor de sí mismos. 

Por lo tanto, cuando se fomenta la colaboración en equipo, pero no se recompensa adecuadamente, los empleados pueden sentir que es demasiado esfuerzo y poco a cambio.

Lidiar con los problemas que surgen de la falta de reconocimiento es algo simple: asegúrate siempre de brindar reconocimiento tanto individual como grupal y alienta a las personas a ser responsables de su trabajo.

Desafío 6: Complejidad del rol del líder

Debido a la complejidad del rol del líder del equipo, probablemente sea mejor contratar a alguien con habilidades comprobadas para liderar equipos interfuncionales que pueda apoyar a todos los miembros del equipo porque puede distinguir fácilmente sus fortalezas y debilidades.

Un líder con poca experiencia previa puede tener dificultades para hacer malabarismos con las necesidades de los empleados de diferentes áreas funcionales. Además, puede tener dificultades para delinear tareas y combinar los esfuerzos de todos los miembros del equipo en un sistema productivo.

Desafío 7: Falta de comunicación (eficaz)

Existen numerosas barreras para una comunicación eficaz, que se originan por razones como limitaciones físicas, barreras emocionales y culturales, diferencias de personalidad, etc. 

En los equipos interfuncionales, esto genera malentendidos, frustración y tensión en el lugar de trabajo. 

Pero, lo más importante, la comunicación deficiente o negativa impide lograr los objetivos para los que se creó el equipo en primer lugar. Esto significa que la calidad de la comunicación entre los miembros del equipo puede mejorar o destruir todo el proyecto.

Algunas investigaciones sobre la estructura del equipo en equipos interfuncionales muestran que existe una correlación entre la comunicación y el tamaño del grupo. 

Es decir, los equipos interfuncionales pequeños deben aumentar la comunicación para facilitar la resolución creativa de problemas, mientras que los equipos grandes deben tratar de no comunicarse en exceso para no sobrecargar a los miembros del equipo. 

De cualquier manera, la comunicación en equipo debe ser eficaz. 

Mejorar los equipos interfuncionales: Los 10 mejores consejos y ejemplos

Superar los desafíos que enfrentan los equipos interfuncionales no es sencillo. Sin embargo, hemos elaborado los 10 mejores consejos y ejemplos concretos de cómo puedes garantizar que tus iniciativas interfuncionales no fracasen. 

Echemos un vistazo. 

Consejo 1: Selecciona a los miembros adecuados del equipo

Seleccionar a los miembros adecuados del equipo es el primer paso fundamental para establecer una colaboración exitosa entre divisiones. 

Le pedimos a Michele Olivier, consultora principal y fundadora de O&H Consulting, algunos consejos sobre cómo seleccionar este tipo de empleados y dónde se puede equivocar. En su opinión, un equipo interfuncional necesita personas que puedan trabajar bien con otras, en lugar de representantes de todos los departamentos. 

Continúa desglosando el término “colaboración interfuncional” en varios componentes más fáciles de medir:

La otra condición previa para una colaboración exitosa que debes tener en cuenta es que todas las áreas funcionales necesarias de la empresa estén representadas en proporciones correctas. Esto significa que debes encontrar un equilibrio entre demasiadas personas haciendo lo mismo y, por otro lado, que las personas se agoten tratando de lograr objetivos poco realistas.

Ejemplo de selección de los miembros adecuados para el equipo 

Carolina, una gerente de contratación, tiene la opción de contratar a dos diseñadores con currículums igualmente impresionantes. La decisión la toma al comparar las preguntas de la entrevista destinadas a evaluar su apertura mental. Un candidato expresó una actitud desafiante cuando se le preguntó sobre admitir errores, por lo que Carla elige al otro candidato, más agradable.

Consejo 2: Proporciona la capacitación adecuada

Todos los equipos pueden beneficiarse de brindar una capacitación adecuada a sus miembros. Debes intentar proporcionar todos los recursos necesarios para demostrar los métodos y las herramientas que los miembros del equipo pueden usar durante su trabajo. 

Con esto, nos referimos tanto al aspecto técnico de las cosas como a las instrucciones sobre cómo manejar los conflictos interpersonales y la comunicación. De esta manera, prepara a los empleados para los desafíos que pueden esperar enfrentar.

Ejemplo de proporcionar una capacitación adecuada 

Angela es una agente recién contratada en atención al cliente en una empresa de SaaS. Durante su primera semana, recibe una capacitación exhaustiva sobre cómo usar las tecnologías que su empresa usa internamente. Esto incluye instrucciones sobre cómo usar el software de gestión de proyectos, los espacios de trabajo en línea y el software de seguimiento del tiempo. 

A continuación, se le presenta el producto que aloja la empresa. Por último, Angela se reúne con el departamento de Recursos Humanos para familiarizarse con la forma de gestionar los conflictos y con quién acudir si necesita ayuda. Ahora está en condiciones de afrontar sus responsabilidades de forma independiente.

Consejo 3: Asigna un líder experimentado

Una persona con experiencia en equipos interfuncionales será más eficaz para la colaboración interfuncional que un líder que solo haya liderado equipos tradicionales. 

A estas personas les resultará más fácil ser proactivas en situaciones en constante cambio. Están listas para analizar de manera objetiva todas las ventajas y desventajas del proceso de desarrollo y tomar medidas para mejorarlo. 

En resumen, los líderes experimentados tienen una visión más amplia del proceso de producción y pueden encontrar soluciones que cumplan con las expectativas de la empresa.

Ejemplo de asignación de un líder experimentado 

Antonio fue el líder inicial de un equipo a cargo del diseño de productos. Desafortunadamente, tuvo problemas para coordinar a los miembros del equipo, lo que llevó a no terminar un proyecto importante a tiempo y a perder un cliente de largo plazo. 

Con esto en mente, la empresa asigna a Jaime como el nuevo líder del equipo. Jaime tiene mucha experiencia demostrada en liderar equipos responsables del desarrollo de nuevos productos. También cambió de carrera en algún momento, lo que le da la capacidad de ver los problemas desde diferentes perspectivas y ser mucho más organizado y productivo.

Consejo 4: Establece objetivos organizacionales claros

Establecer objetivos organizacionales claros proporciona un marco de referencia común para el equipo. Tener objetivos establecidos ayuda a estructurar las tareas y crea límites para su cumplimiento. 

Cuando hablamos de límites, nos referimos específicamente a:

• Plazos definidos para la finalización del proyecto,
• Un horario de evaluación establecido, y
• Un horario de reuniones.

Puedes hacer esto empleando los principios del liderazgo estratégico y cambiando la prioridad de las tácticas a la estrategia y de la producción al resultado. 

Esto permite que los empleados se sientan más involucrados y crea un mejor entorno para la colaboración.

Ejemplo de establecimiento de objetivos organizacionales claros

Una nueva empresa tiene un solo objetivo: 

“Desarrollar un producto competitivo en nuestro nicho con la menor cantidad de recursos posible.”  

Todos los demás procesos y estructuras internas se organizan en torno a este principio. Por lo tanto, los empleados siempre saben que deben enfatizar soluciones asequibles y eliminar todos los gastos innecesarios. 

Además, se les orienta para que se centren en productos y servicios con un valor de mercado comprobado, por lo que la innovación es algo limitada. Esta práctica se extiende al proceso de contratación, ya que buscan menos empleados, pero con más experiencia.

Consejo 5: Crea indicadores clave de rendimiento

Una forma eficaz de realizar un seguimiento del rendimiento es crear indicadores clave de rendimiento (KPIs). Los KPI son objetivos estratégicos expresados ​​en valores mensurables. Son un medio objetivo para medir la colaboración.

Algunos de los KPI se centran en medir el rendimiento financiero, por ejemplo, la utilidad neta o la tasa de crecimiento de los ingresos.

Otros prestan atención al feedback de los clientes, midiendo el índice de satisfacción del cliente o haciendo un seguimiento de la puntuación neta del promotor.

Ejemplo de uso de KPIs para medir la colaboración interfuncional

Susana es líder de equipo de un equipo interfuncional creado para mejorar la satisfacción del cliente. Para medir el éxito del equipo en la consecución de su objetivo, Susana decide utilizar los siguientes KPI: 

• Índice de satisfacción del cliente, 
• Índice de retención de clientes, y 
• Puntuación neta del promotor. 

En cuanto a la eficacia del equipo, decide implementar el índice de compromiso de los empleados, la puntuación de satisfacción de los empleados y la tasa de crecimiento de los ingresos para ver cómo avanzan las cosas en el aspecto financiero. 

Consejo 6: Utiliza objetos límite

Para combatir la diferencia entre los conocimientos profundos de los miembros del equipo, puedes utilizar los denominados objetos límite o definiciones tangibles. Estos objetos son representaciones pragmáticas que se utilizan para informar a varias comunidades.

Los objetos límite pueden ser:

• Objetos límite concretos o artefactos — Objetos estables y reconocibles que se utilizan como contenedores de significado para facilitar la colaboración. 
• Objetos límite epistémicos u objetos epistémicos — Fluidos, incompletos y en constante evolución para satisfacer las necesidades de explicar la diferencia entre los conocimientos de los miembros del equipo. 

Ejemplo del uso de objetos de frontera

Julio es un líder de equipo a cargo de poner en marcha una línea de producción. Decide usar un objeto frontera para delinear a todos los miembros del equipo cuáles son las expectativas. 

Para lograrlo, Julio cree que el objeto frontera más eficiente es un prototipo de máquina que demuestre los mecanismos en funcionamiento. Este prototipo sirve para cerrar la brecha entre los ingenieros y los operadores de las máquinas, lo que establece una colaboración más exitosa.

Consejo 7: Sé transparente sobre las recompensas y las repercusiones

Tanto las recompensas como las repercusiones son formas eficientes de motivar a los empleados. Sin embargo, funcionan de diferentes maneras. 

Con una recompensa en mente, las personas se esforzarán por desempeñarse mejor. Del mismo modo, cuando se habla abiertamente de los "castigos", se les da a los empleados un incentivo para permanecer en el camino correcto. Esta regla es simple, pero comúnmente se pasa por alto.

Ejemplo de transparencia de recompensas y repercusiones

Carla es contable y sabe que si no cumple con otro plazo para entregar su trabajo, perderá su oportunidad de ascenso hasta el próximo período de evaluación. Por eso, trabaja muy duro e intenta organizar su tiempo de la forma más eficiente posible.

Consejo 8: Reconoce el valor de la diversidad en el trabajo

Aquí tenemos dos tipos diferentes de diversidad en mente: una es la diversidad de personas y la otra es la diversidad funcional.

Cuando se trata de la diversidad de personas, es importante adoptar una postura sobre la discriminación de las personas según su raza, género y sexualidad. Debes asegurarte de que el lugar de trabajo sea acogedor para todo tipo de personas. 

El otro tipo de diversidad es la diversidad funcional de los grupos interfuncionales. Cuando muchas unidades funcionales están representadas en un equipo, aumenta la variedad de información disponible. 

Por lo tanto, los miembros del equipo tienen la oportunidad de ver el proyecto desde múltiples perspectivas.

Ejemplo de contratación de un equipo diverso

Carlos es un gerente de adquisición de talentos que decidió probar un enfoque experimental para contratar un equipo diverso. Para evitar sesgos, publica una oferta de trabajo, pero solicita que los candidatos excluyan cualquier información (incluido el nombre y las fotos) que pueda revelar su edad, género, raza o sexualidad. Luego, les pregunta a los candidatos que cumplen con los requisitos si quieren completar una tarea. 

Una vez que selecciona a las personas con las habilidades para completar con éxito la tarea, el grupo de candidatos es significativamente más pequeño. Recién entonces Carlos invita a los candidatos a reuniones en persona y videoconferencias. Como resultado, está seguro de que su sesgo personal tuvo un efecto mínimo en la persona que selecciona para el trabajo. 

Consejo 9: Construye una identidad común

Fomentar una identidad común (el “nosotros” en un equipo) tiene muchos beneficios. En primer lugar, la sensación de unidad motiva a las personas a esforzarse más para lograr los objetivos del equipo. 

Para lograrlo mejor, implementa una estructura de equipo especial que delegue la autoridad de toma de decisiones al equipo. Las recompensas colectivas también aumentan el sentido de comunidad. Un evento de teambuilding, por ejemplo, también es una actividad que aumenta el sentido de identidad común.

Ejemplo de construcción de una identidad común

Carmina es miembro del departamento de RR. HH. en una empresa de desarrollo de software. Decide que una buena actividad para construir una identidad común es participar en una actividad de plantación de árboles. Para ella, esta es la solución ideal, ya que es buena para el medio ambiente y permite a los empleados pasar un día en la naturaleza, conociéndose mejor.

Consejo 10: Asegúrate de que tu conjunto de tecnologías permita la colaboración  

Los equipos colaboran mejor cuando tienen una idea clara de lo que cada uno está haciendo. La forma más sencilla de lograrlo es utilizando ecnología de colaboración en equipo de calidad como Pumble. 

Además, la tecnología que utilizas es mejor cuando está centralizada, lo que permite tanto mensajería, videoconferencia, y capacidades de intercambio de archivos.

Ejemplo de uso de la tecnología para permitir la colaboración

En el siguiente ejemplo, tenemos a Steve, Fiona y Harry programando una visita a tiendas en busca de inspiración para una nueva línea de cocina. Su aplicación de comunicación en equipo les permite a todos expresar sus opiniones, así como reaccionar con emojis a lo que leen. 

Si sienten la necesidad de comunicarse con otros miembros del equipo, siempre pueden verificar su estado en línea y añadirlos a la conversación grupal.

Consejos adicionales: Evaluación de candidatos potenciales para equipos interfuncionales

Como mencionó nuestra experta, Michele Olivier, hay 4 habilidades que cada miembro de un equipo interfuncional debe tener: 

1. Capacidad para comunicar ideas complejas en un lenguaje sencillo,
2. Habilidad para hacer preguntas,
3. Capacidad para motivar y entrenar a personas que no están bajo su supervisión, y
4. Voluntad de admitir errores y cambiar de dirección.

Por lo tanto, para asegurarnos de que tenemos a las personas adecuadas para nuestro equipo interfuncional, tenemos que evaluar cada una de estas. 

Habilidad 1: Comunicar ideas complejas en un lenguaje sencillo

Para evaluar esta capacidad y garantizar que un candidato tenga la habilidad de explicar algo para que todos lo entiendan, Michele aconseja: 

Habilidad 2: Habilidad para hacer preguntas  

A continuación, debemos evaluar el nivel de disposición que tiene un candidato para hacer suficientes preguntas como para comprender realmente las necesidades y el proceso de un área desconocida. 

Michele cree que las habilidades para hacer preguntas se pueden evaluar fácilmente con algunas preguntas más típicas de la entrevista. 

Habilidad 3: Motivar y entrenar a personas fuera de su línea jerárquica  

Según Olivier, evaluar esta habilidad en particular es bastante fácil con las preguntas adecuadas, como estas: 

Habilidad 4: Voluntad de admitir errores y cambiar de dirección

A la hora de evaluar la voluntad de admitir errores y cambiar de dirección, según Olivier, algunas de las mejores preguntas que se pueden hacer son:

El proceso de contratación es el momento perfecto para evaluar el potencial de colaboración de un candidato. Si lo haces correctamente, corres un riesgo mucho menor de que el candidato no sea adecuado para el equipo existente. Como resultado, establecer una colaboración efectiva es más sencillo.

Perfecciona tu colaboración interfuncional con Pumble

La colaboración interfuncional no es fácil, pero, con mucho esfuerzo y las herramientas adecuadas, puede garantizar que tu entorno interfuncional funcione sin problemas y sin esfuerzo.

Sabemos que la comunicación es la necesidad principal de los equipos interfuncionales. Con Pumble, una aplicación de colaboración y comunicación en equipo, la comunicación es centralizada, transparente y accesible. 

Pumble puede ayudarte a realizar un seguimiento de lo que hace tu equipo interfuncional gracias a:

• Grupos dedicados, 
• Mensajería directa,
• Llamadas de audio, y
• Videoconferencias.

Con Pumble, compartir conocimientos y archivos es más fácil que nunca, ya que puedes enviar documentos de cualquier tamaño desde cualquier dispositivo. Además, puedes hacer un seguimiento de todos ellos sin esfuerzo, gracias a las funciones de clasificación y filtrado.

Altamente personalizable, fácil de usar y familiar para todos, Pumble es la opción perfecta para equipos interfuncionales. Así que no lo dudes: mejora la colaboración y la comunicación en equipo y alcanza los objetivos de la empresa.

Referencias

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