Central de Comunicação da Equipe Canais de comunicação na empresa: definição e 11 exemplos
É apropriado usar aplicativos de mensagens instantâneas para discutir um aumento com seu gerente?
Seria educado desejar feliz aniversário ao seu colega por meio de uma chamada de áudio?
Os e-mails ainda são relevantes na comunicação empresarial?
Não importa o quanto utilizamos diferentes canais de comunicação, de vez em quando ainda estamos tentando decidir qual canal usar para um determinado negócio ou para fins pessoais.
Para ajudá-lo a escolher o canal de comunicação certo em cada situação, descreveremos o seguinte:
- Esclarecer a definição dos canais de comunicação no negócio,
- Descrever os principais tipos de canais de comunicação,
- Explicar a diferença entre os canais de comunicação formais e informais,
- Analisar a diferença entre os canais de comunicação oficiais e não oficiais, e
- Abordar as melhores ferramentas de comunicação.
Vamos dar uma olhada!
- Canais de comunicação são meios de comunicação que usamos para transmitir nossa mensagem.
- Usamos canais de comunicação para comunicação empresarial interna (comunicação com pessoas dentro da nossa organização) e comunicação externa (interação com pessoas fora da nossa organização).
- Os canais de comunicação podem ser usados para comunicação formal e informal.
- Os principais tipos de canais de comunicação são comunicação face a face, videoconferência, chamadas de áudio e telefone, mensagens instantâneas, e-mails, etc.
- Se você deseja encontrar uma ferramenta abrangente de comunicação — para poder utilizar vários canais de comunicação — é melhor escolher um aplicativo de comunicação de equipe dedicado como o principal canal de comunicação para sua empresa.
Índice
O que é um canal de comunicação?
Os canais de comunicação são sistemas ou métodos que você pode utilizar para se comunicar com colegas ou outros profissionais.
Os canais de comunicação podem ser:
- Comunicação frente a frente,
- E-mails,
- Telefones,
- Tecnologia VoIP,
- Ferramentas de videoconferência,
- Ferramentas de gerenciamento de projetos,
- Software de comunicação, etc.
Portanto, canais de comunicação são todos os meios de comunicação que utilizamos para transmitir a nossa mensagem.
O canal de comunicação que você utilizará depende do tipo de comunicação que você terá: interna ou externa.
A comunicação interna é a comunicação com pessoas da sua organização, ou seja, seus colegas.
Por exemplo, cada mensagem que você envia ou recebe de seus colegas durante o dia de trabalho por meio do aplicativo de comunicação de equipe escolhido seria considerada comunicação interna.
Por outro lado, comunicação externa significa comunicação com pessoas de fora da sua empresa: clientes, investidores, parceiros, etc.
Portanto, cada e-mail comercial que você envia a potenciais clientes ou investidores representa uma comunicação externa.
Tipos de canais de comunicação
Agora que você sabe o que são canais de comunicação, é importante saber que existem vários tipos deles.
Em sentido amplo, podemos dividir os canais de comunicação em:
- Canais de comunicação formais e informais e
- Canais de comunicação oficiais e não oficiais.
Vamos aprender mais sobre cada um deles.
Canais de comunicação formais
Canais formais de comunicação são utilizados para troca de informações oficiais da empresa, tais como:
- Estratégias da empresa,
- Metas,
- Políticas,
- Acordos, ou
- Feedback.
Portanto, os canais de comunicação formal também são usados para comunicação em toda a empresa entre funcionários e seus superiores ou colegas, sobre tópicos estritamente relacionados aos negócios.
Por exemplo, você pode usar um canal público chamado #general dentro de um aplicativo de comunicação de equipe, como o Pumble, para anunciar reuniões gerais, compartilhar novas estratégias da empresa ou anunciar notícias, como no exemplo abaixo.
Canais de comunicação informais
Os canais de comunicação informais são mais comumente usados para conversas informais, que geralmente não estão relacionadas a negócios.
Por exemplo, uma rápida videochamada durante o intervalo do almoço para discutir os episódios recentes do seu programa de TV favorito é um exemplo perfeito de um canal informal de comunicação.
Os canais utilizados para comunicação formal e informal também podem ser considerados oficiais ou não oficiais por uma empresa
Vamos rever o porquê.
Canais de comunicação oficiais
Os canais de comunicação oficiais são as soluções de hardware e software prescritas para comunicação pelas políticas oficiais da empresa.
Por exemplo, uma empresa de desenvolvimento de software pode usar um aplicativo de comunicação em equipe para lidar com a maior parte, se não com toda, a comunicação entre colegas de equipe.
Canais de comunicação não oficiais
Canais de comunicação não oficiais geralmente não são prescritos pela política oficial da empresa para uso diário. No entanto, eles podem seguir os canais de comunicação oficiais.
Por exemplo, os membros da equipe podem querer usar seus celulares para chamadas de emergência rápidas, mesmo que sua empresa não os utilize como soluções de comunicação oficiais.
Os canais de comunicação oficiais e não oficiais de uma organização podem ser usados tanto para comunicação formal como informal.
Agora que explicamos as diferenças entre canais de comunicação formais e informais, por um lado, e canais de comunicação oficiais e não oficiais, por outro, vamos ver quais canais de comunicação específicos se enquadram nessas categorias.
Quais são os principais tipos de canais de comunicação?
Os principais tipos de canais de comunicação são:
- Comunicação frente a frente,
- Videoconferência,
- Áudio e chamadas telefônicas,
- Mensagens instantâneas,
- E-mails, etc.
Os canais de comunicação podem ser classificados em 4 grupos de acordo com sua forma de funcionamento:
- Soluções tradicionais, como comunicação presencial, e-mails e telefones,
- Variantes internas de sistemas públicos populares, como intranets, blogs internos, podcasts internos e sistemas internos de redes sociais,
- Soluções especializadas, como tecnologia VoIP, ferramentas de videoconferência, wikis empresariais, sistemas de feedback de funcionários, ferramentas de gerenciamento de projetos e sistemas de compartilhamento de documentos,
- Soluções modernas e completas, como aplicativos de comunicação em equipe.
Agora vamos ver o que cada um desses principais canais de comunicação tem a oferecer.
Os 11 exemplos de canais de comunicação
Aqui está o que você precisa saber sobre os 11 canais de comunicação mais populares.
#1 Comunicação frente a frente
A comunicação frente a frente envolve interações que ocorrem sem qualquer tecnologia de mediação.
Essa comunicação pode ser planejada ou não.
Pode ocorrer entre duas ou mais pessoas em qualquer lugar do ambiente de negócios onde uma delas tenha a oportunidade de interagir com outras.
As principais vantagens da comunicação frente a frente são:
- Melhor relacionamento profissional,
- Melhor leitura e compreensão da linguagem corporal, e
- Ambiguidade reduzida.
Por outro lado, existem algumas desvantagens da comunicação frente a frente como:
- Problemas logísticos (se você e seus colegas trabalham em casa, pode ser difícil reunir todos os seus colegas em um só lugar), e
- Distrações de um assunto.
No geral, a comunicação cara a cara é ideal para:
- Comunicação informal,
- Sessões de brainstorming e
- Fornecer feedback instantâneo.
Naturalmente, essas atividades incluem muita linguagem corporal e sinais não verbais e, muitas vezes, precisam de algumas explicações adicionais.
Por exemplo, você pode entender melhor as ideias dos seus funcionários quando eles se sentam ao seu lado, porque eles podem achar mais fácil expressar suas opiniões conversando com você pessoalmente.
#2 Chamadas telefônicas
Um telefone é um dispositivo eletrônico com o qual todos estamos familiarizados, usado para comunicação com outras pessoas por meio de chamadas de voz.
De acordo com a pesquisa sobre celulares do Pew Research Center, 91% dos americanos possuem um smartphone e 98% deles possuem pelo menos um celular.
Portanto, não é incomum usarmos ligações telefônicas no trabalho para resolver rapidamente qualquer mal-entendido ou compartilhar alguma novidade com nossos colegas.
As principais vantagens das chamadas telefônicas são:
- Eficiência e eficácia,
- Opção para adicionar um toque pessoal,
- Maior credibilidade e confiança entre os palestrantes (as ligações tornam os dois palestrantes iguais) e
- Redução de falhas de comunicação.
As ligações também têm suas desvantagens:
- Sem pistas não-verbais,
- Sem comunicação visual,
- Fraco equilíbrio entre vida profissional e pessoal (se as ligações fora do horário de trabalho forem frequentes) e
- Conversas fora do assunto.
No ambiente de negócios, as ligações telefônicas são melhores para uma verificação rápida com um colega ou para fornecer e obter feedback instantâneo.
No entanto, recomendamos que você ligue apenas para colegas que você conhece bem, pois ligar para aqueles com quem você não está muito familiarizado pode ser estranho.
#3 Videoconferência
A videoconferência permite reuniões de áudio e vídeo entre funcionários que trabalham em equipes remotas ou híbridas.
As ferramentas que as pessoas usam para videoconferência incluem:
- Um aplicativo de bate-papo em equipe com recurso de videoconferência,
- Seus laptops/PC ou telefones celulares,
- Uma câmera externa (caso o monitor de desktop que eles estão usando não tenha uma câmera embutida),
- Fones de ouvido e
- Um microfone (caso os fones de ouvido que eles usam não tenham microfone embutido).
Existem muitas, vantagens da videoconferência, mas mencionaremos apenas as principais, como:
- Um substituto rápido e fácil para comunicação cara a cara,
- A oportunidade de ler dicas não-verbais de outras pessoas, e
- A opção de bater papo, compartilhar sua tela e adicionar anexos durante uma videochamada.
Embora as videochamadas pareçam o canal perfeito de comunicação, uma séria desvantagem pode aparecer de vez em quando — possíveis problemas com equipamentos ou conectividade.
Pela nossa experiência, a videoconferência é ideal quando você precisa:
- Realizar reuniões internas da empresa (especialmente se você trabalha remotamente),
- Realizar entrevistas de emprego,
- Realizar integração e treinamento de funcionários e
- Participe de teleconferências com terceiros.
#4 Audioconferência
A opção de audioconferência em aplicativos de comunicação em equipe permite que duas ou mais pessoas de diferentes locais participem de uma chamada de áudio.
Chamadas de áudio não são a mesma coisa que chamadas telefônicas — a principal diferença entre as duas é que, para chamadas telefônicas comuns, você só precisa de um celular e do número de telefone de outra pessoa, enquanto para chamadas de áudio, você precisa de um aplicativo de comunicação e conexão com a internet.
Assim como a videoconferência se tornou um complemento essencial às ferramentas de comunicação empresarial, a audioconferência também encontrou seu lugar em nossa vida profissional diária.
Graças à audioconferência podemos:
- Falar com alguém gratuitamente (desde que tenhamos uma conexão estável com a Internet),
- Falar sem preocupações de segurança (a maioria dos aplicativos de bate-papo em equipe tem criptografia de bits) e
- Resolver rapidamente quaisquer problemas que possam surgir.
Por outro lado, algumas desvantagens da audioconferência são:
- Falta de oportunidade de observar e compreender a linguagem corporal dos participantes, e
- Foco reduzido como resultado da perda de uma imagem visual de outras pessoas na chamada.
No geral, as chamadas de áudio são melhores quando precisamos de uma explicação ou informação rápida, ou quando queremos ligar para um colega que não conhecemos muito bem.
Então, uma mensagem simples como “Podemos agendar uma chamada de áudio via Pumble?” É uma forma profissional de solicitar uma ligação sem solicitar o número do celular.
#5 Mensagens instantâneas
Mensagens instantâneas permitem que dois ou mais usuários troquem mensagens por meio de software ou aplicativos de mensagens.
A única pré-condição para mensagens instantâneas é que os usuários usem o mesmo aplicativo – ou tenham os números de telefone uns dos outros, em alguns casos.
Os aplicativos de comunicação contemporâneos permitem que membros da mesma organização enviem mensagens diretas uns aos outros e obtenham respostas rapidamente.
As principais vantagens das mensagens instantâneas são:
- Eficiência (você pode obter uma resposta rapidamente),
- Segurança (a maioria dos aplicativos de comunicação de equipe mais populares prestam muita atenção às políticas de segurança),
- Versatilidade (adequada para modelos de trabalho híbridos ou remotos),
- Conveniência (mensagens e anexos são salvos) e
- Custo-benefício (você só precisa de conexão com a internet).
As mensagens instantâneas também têm suas desvantagens:
- Aumento das distrações – uma vez que não há foco visual nos outros participantes das conversas, e
- Conversas confusas — se o aplicativo de mensagens instantâneas não suportar um ferramenta de threads.
Mensagens instantâneas são mais adequadas para equipes maiores que comumente se envolvem em colaboração entre departamentos e comunicação.
#6 Chat ao vivo
O chat ao vivo envolve a comunicação com os visitantes do seu site.
Ele ajuda você a alcançar seus clientes e mostrar que você se importa.
Além disso, seus clientes podem usar o chat ao vivo para qualquer dúvida que possam ter.
Responder a essas perguntas rapidamente permitirá que seus clientes saibam que podem contar com você no futuro.
Conseqüentemente, o chat ao vivo é uma ótima maneira de melhorar o envolvimento do cliente e criar uma base de clientes fiéis.
As maiores vantagens do chat ao vivo são:
- Conversas em tempo real com clientes,
- Base de clientes fiéis e engajados,
- Melhor suporte aos clientes e
- Maior produtividade dos funcionários (por se tratar de um chat ao vivo, não haverá espaço para descuido de suas funções).
A desvantagem mais notável do chat ao vivo é que, se não for feito corretamente, pode criar uma experiência ruim para o cliente.
Como você viu acima, é fundamental ter um atendimento ao cliente que não seja contraproducente (ou seja, rude ou desinteressado), já que 97% dos consumidores declararam que sua fidelidade a uma marca depende de sua interação com o serviço de suporte.
Documentos escritos
Os documentos escritos são um canal de comunicação que podemos usar para compartilhar informações, notícias e estatísticas importantes com outras pessoas.
Podemos usar aplicativos de mensagens instantâneas ou de equipe, como o Pumble, para compartilhar diretamente esses documentos.
As principais vantagens dos documentos escritos:
- Eles são concisos e precisos (na maioria das vezes),
- Trazem um valor concreto para o leitor (estatísticas ou informações),
- Evite que o remetente tenha conversas potencialmente difíceis no trabalho (por exemplo, sobre baixo desempenho) e
- Eles são fáceis de armazenar.
Assim como qualquer outro canal de comunicação, este também tem suas desvantagens:
- Falta de feedback instantâneo,
- Falta de relações humanas e
- Burocracia – a linguagem é mais formal e pode haver alguns procedimentos exigentes que você precisa seguir.
Documentos escritos são melhores quando precisamos fornecer relatórios aos nossos gerentes, colegas ou clientes.
Eles reduzem o tempo gasto em reuniões e nos permitem revisar informações importantes sempre que necessário.
#8 E-mails
E-mails são mensagens eletrônicas distribuídas de um remetente para um destinatário via Internet.
Os e-mails são um dos tipos de canais de comunicação mais populares no mundo dos negócios — de acordo com um estudo sobre e-mails, houve 347,3 bilhões de e-mails enviados e recebidos em 2023.
Como bilhões de e-mails são enviados e recebidos todos os dias, esse canal de comunicação tem muitas vantagens. Estes são os principais:
- Os e-mails são armazenados na sua conta,
- Você pode envolver várias pessoas,
- Você pode acessar sua conta de e-mail de qualquer dispositivo e
- Você pode enviar anexos.
No entanto, os e-mails também têm suas desvantagens, como:
- Eles podem consumir muito tempo — uma pessoa comum pode passar 13 horas por semana escrevendo e lendo e-mails,
- Eles podem ser visualizados a qualquer momento, mesmo que você marque seu e-mail como urgente, isso não significa que o destinatário o verá imediatamente,
- Não há feedback instantâneo,
- Eles incentivam a multitarefa e
- Muitos profissionais procuram uma alternativa de e-mail.
Quer queiramos ou não, os e-mails ainda são usados, principalmente quando queremos estabelecer comunicação formal com partes externas.
🎓 Dica profissional do Pumble
Caso você dependa muito da comunicação por e-mail, recomendamos que leia os seguintes artigos:
#9 Podcasts internos
Os podcasts internos são podcasts que normalmente só estão disponíveis para membros de uma equipe ou, mais comumente, para funcionários de uma empresa.
Um dos principais desafios da criação de podcasts é obter o software e o equipamento certos.
Portanto, antes de criar o podcast, você deve:
- Escolher o software de podcast certo para gravação e edição,
- Ter um computador/laptop forte,
- Proporcionar um microfone e fones de ouvido de qualidade,
- Encontrar um mixer de áudio e
- Comprar uma câmera HD de qualidade (se estiver fazendo um podcast de vídeo).
Se você organizar tudo da lista acima e conseguir produzir podcasts internos regulares, sua organização terá diversas vantagens, como:
- Maior envolvimento e cultura da equipe,
- Melhor compartilhamento de notícias e informações, e
- Mais espaço para discutir vários temas.
Por outro lado, as desvantagens de criar podcasts internos são:
- Pode ser uma tarefa custosa e demorada.
- É uma solução limitada para comunicação.
De acordo com a pesquisa sobre podcasting de áudio, em 2023, 42% dos americanos com 12 anos ou mais ouviram algum tipo de podcast no último mês.
Portanto, as empresas reconhecem os podcasts internos como uma “arma” importante na disseminação da cultura da empresa, uma vez que são extremamente populares.
🎓 Dica profissional do Pumble
Se você tem trabalhado duro para criar e manter uma boa cultura empresarial, confira nosso artigo para ver se está indo na direção certa:
#10 Programas VoIP
De acordo com a definição, Voice over Internet Protocolo (VoIP) é uma tecnologia especializada que permite às pessoas fazer chamadas através de uma ligação à Internet de banda larga, em vez de através de uma linha telefónica normal.
Dependendo do serviço VoIP escolhido, você poderá ligar para outras pessoas que usam o mesmo serviço VoIP que você, ou até mesmo ligar para qualquer pessoa que tenha um número de telefone, mesmo que esse número seja internacional.
Algumas das principais vantagens do software VoIP são:
- Processo de configuração fácil,
- Fácil de usar,
- Ótimo para conversas internacionais,
- Flexível (você pode enviar mensagens para outras pessoas durante uma chamada) e
- Versátil (você pode compartilhar anexos com outros usuários).
Então, novamente, o VoIP também tem sua parcela de desvantagens:
- Vulnerabilidades potenciais em privacidade e segurança – especialmente em relação aos dados confidenciais de grandes empresas,
- Equilíbrio turvo entre vida pessoal e profissional e
- Opções de vídeo limitadas (alguns VoIPs não possuem recursos de vídeo).
Em geral, os VoIPs são ideais para chamadas de áudio em trânsito ou para chamadas de áudio durante a revisão do trabalho de um profissional.
Por exemplo, quando uma equipe de programadores lê e testa um código específico, eles podem usar um software VoIP para que possam comentar e se comunicar enquanto trabalham.
No entanto, é duvidoso que empresas maiores optem por software VoIP devido a questões de segurança.
🎓 Dica profissional do Pumble
Se você ainda não sabe como o software VoIP funciona e quando deve usá-lo, confira:
#11 Wiki empresarial
Wikis empresariais são um tipo especializado de sites de gerenciamento de conteúdo que permitem aos usuários adicionar e modificar conteúdo de forma colaborativa.
A base mais famosa para esses sites é a Wikipedia, com a diferença de que apenas pessoas autorizadas (ou seja, todos os funcionários de uma empresa) podem fazer alterações no wiki de uma empresa.
Os wikis empresariais permitem que qualquer pessoa adicione novos artigos e edite artigos existentes — esses textos podem estar interligados e geralmente giram em torno de:
- Políticas da empresa,
- Procedimentos,
- Processos,
- Práticas e
- Outros conhecimentos relevantes para o funcionamento de uma empresa
As principais vantagens dos wikis corporativos são:
- Ótimo para documentar informações importantes,
- Fácil de fazer alterações e
- Fácil interconexão de dados.
As maiores desvantagens do wiki da empresa, pela nossa experiência, são:
- Supervisão limitada do conteúdo (se todos puderem editar),
- Aumento da desordem e
- Compartilhamento de conteúdo reduzido.
Os wikis da empresa são melhores para listar as regras e procedimentos da empresa.
Pumble – Muitos canais de comunicação
Os aplicativos contemporâneos de comunicação de equipe incorporam a maioria dos canais de comunicação mencionados acima, necessários para as interações cotidianas.
E o Pumble não é uma exceção.
Graças ao Pumble, você pode:
- Agendar e realizar videoconferências,
- Agendar e conduzir chamadas de áudio,
- Enviar mensagens diretas para seus colegas,
- Responder em sequências e
- Compartilhe documentos escritos e anexos.
Além disso, o Pumble permite que você crie canais separados para atividades de trabalho e lazer, nos quais você pode ter conversas estruturadas sempre que quiser.
Domine todos os canais de comunicação — experimente o Pumble gratuitamente hoje!
Referências:
- Calabrio. (s.d.) New Calabrio Research: Consumers Judge Brands Based on their Customer Service Experience, but Brands are not Empowering Contact Center Employees for Success. Obtido em 20 de janeiro de 2025 de https://www.calabrio.com/press/state-of-the-contact-center-2022-report-2/
- Federal Communications Commission. (s.d.) Voice Over Internet Protocol (VoIP). Obtido em 20 de janeiro de 2025 de https://www.fcc.gov/general/voice-over-internet-protocol-voip
- Fox Business. agosto 16, 2023. Discord.io suffers data breach, announces it’s shutting down for ‘foreseeable future’. Obtido em 20 de janeiro de 2025 de https://www.foxbusiness.com/fox-news-tech/discordio-suffers-data-breach-announces-shutting-down
- Litmus.com. (s.d.) The State of Email Client Market Share. Obtido em 20 de janeiro de 2025 de https://www.litmus.com/email-client-market-share
- Oberlo. (s.d.) How Many Emails Are Sent Per Day? (2023–2027). Obtido em 20 de janeiro de 2025 de https://www.oberlo.com/statistics/how-many-emails-are-sent-per-day
- Pew Researcher Center. junho 15, 2023. Audio and Podcasting Fact Sheet. Obtido em 20 de janeiro de 2025 de https://www.pewresearch.org/journalism/fact-sheet/audio-and-podcasting/
