Processo de comunicação: definição, etapas e importância

À primeira vista, o processo de comunicação parece bem simples, certo?

Você diz algumas palavras ao seu interlocutor, ele te entende e te dá uma resposta rápida. 

No entanto, nem sempre é assim que as coisas são. Digamos que o tiro saiu pela culatra e você precisa pensar em uma maneira de redirecionar a conversa. Ou você usa a palavra “bike” (bicicleta) para falar do seu amor pelo ciclismo, mas o interlocutor pensa em uma motocicleta (motorbike). 

Esses problemas acontecem porque o processo de comunicação está em constante mutação e depende de 8 fatores interligados.

Nas seções seguintes daremos mais atenção à importância do processo de comunicação e a cada um de seus fatores. 

Também ouviremos especialistas que compartilharão algumas de suas dicas testadas e comprovadas para melhorar o processo de comunicação e eliminar falhas de comunicação. 

Sem mais demoras, vamos começar. 

O que é um processo de comunicação?

O processo de comunicação abrange uma sequência de atos necessários para uma comunicação eficaz. Esses atos garantem a transmissão bem-sucedida de significado entre pelo menos 2 participantes, ajudando-os a se entenderem sem problemas. 

No entanto, embora o processo de comunicação seja uma ferramenta completa e confiável que pode ajudar a alcançar uma comunicação bem-sucedida entre duas ou mais pessoas, às vezes não é tão simples como parece à primeira vista. 

Na realidade, uma comunicação eficaz equer atenção cuidadosa aos 8 fatores interligados que compõem o processo. Quando seguido corretamente, o processo de comunicação pode garantir que a mensagem pretendida seja transmitida e compreendida sem erros de interpretação ou confusão. 

No entanto, isso requer uma compreensão profunda do processo e dos participantes ativos. 

Quais são as partes do processo de comunicação?

No livro The Process of Communication: An Introduction to Theory and Practice, o teórico da comunicação americano David K. Berlo escreve: 

“Com o conceito de processo estabelecido em nossas mentes, podemos aproveitar uma análise dos ingredientes da comunicação, dos elementos que parecem necessários (se não suficientes) para que a comunicação ocorra.” 

– David K. Berlo

Quando Berlo menciona o “conceito de processo”, refere-se ao fato de que a comunicação, como outros processos, é dinâmica e em constante evolução. 

Tome como exemplo as conversas que você tem com seus colegas de trabalho. O assunto muda dependendo de com quem você está falando, do seu tom de voz e sua linguagem corporal. 

No entanto, alguns ingredientes permanecem os mesmos em cada interação: os 8 elementos do processo de comunicação. Esses elementos são:

1. Fonte,
2. Mensagem,
3. Canal,
4. Receptor,
5. Opinião,
6. Ambiente,
7. Contexto, e
8. Interferência.

Examinaremos agora esses fatores com mais detalhes. 

Elemento #1: Fonte (Emissor)

No processo de comunicação, a fonte ou emissor é a pessoa que fala para criar e transmitir uma mensagem específica ao seu público. 

A fonte pode transmitir sua mensagem usando linguagem verbal, mas também através de:

• Linguagem corporal, 
• Roupas e
• Tom de voz. 

Segundo Berlo, a comunicação é praticamente impossível sem fonte:

“Podemos dizer que todos os humanos têm alguma fonte, alguma pessoa ou grupo de pessoas com um propósito, uma razão para entrar em comunicação.”

– David K. Berlo

Antes de falar ou escrever, a fonte deve decidir o que deseja transmitir e como deseja formatar sua mensagem. 

A fonte então codifica essas informações usando palavras e colocando-as em uma ordem específica para alcançar o sentimento desejado. Somente depois de seguir essas etapas a fonte poderá transmitir a mensagem ao público. 

Elemento #2: Mensagem

A mensagem é o propósito da comunicação do emissor e, durante o processo de comunicação, ele converte seu propósito em fala ou texto

Em The Basics of Speech Communication, Scott McLean descreve a mensagem como “o estímulo ou significado produzido pela fonte para o receptor ou público.” 

McLean também enfatiza que a mensagem é mais do que palavras unidas por ordem e regras gramaticais. A forma como formatamos e transmitimos a nossa mensagem depende do tipo de comunicação que pretendemos realizar.

Por exemplo, na comunicação escrita, você pode alterar e reformular uma mensagem através de:

• Uso de emojis,
• Adicionando legendas,
• Ajustes no estilo de leitura e 
• Formatação da mensagem. 

E como mencionamos, sua aparência e linguagem corporal durante reuniões presenciais ou videoconferências também podem afetar a forma como você comunica sua mensagem. 

No entanto, há mais. 

Nosso ambiente e o contexto que fornecemos podem dar um significado adicional à mensagem. Por outro lado, o ruído pode obscurecer o significado pretendido durante a interação e tornar-se uma barreira de comunicação.  

Elemento #3: Canais

O canal é a forma como a mensagem viaja da origem ao receptor. 

Em sua análise dos modelos de comunicação, Berlo aborda os canais, afirmando que:

“Um canal é um meio, um portador da mensagem. É apropriado dizer que a mensagem só pode existir em alguns canais; No entanto, a seleção do canal é muitas vezes um fator importante na eficácia da comunicação.“

– David K. Berlo

Se você pensar nos serviços de streaming que assina como canais separados, todos eles combinam informações visuais e auditivas para comunicar uma mensagem específica. Quando você desvia o olhar da tela, ainda pode ouvir o show e reunir pistas suficientes para entender o que está acontecendo. 

A mesma coisa acontece se você diminuir o volume. Graças às legendas e pistas visuais, você ainda poderá acompanhar a trama sem problemas.

Um cenário semelhante ocorre na comunicação em tempo real. Dependendo do nosso propósito e necessidades, podemos escolher entre vários canais diferentes, que podem incluir:

• Chamadas de voz e vídeo,
• Mensagens diretas em um aplicativo de comunicação empresarial,
• Mensagens de voz e
• E-mails. 

Elemento #4: Receptor

Como o nome sugere,.o receptor é a pessoa cuja tarefa é receber a mensagem da fonte. 

O receptor é tão importante quanto a fonte no processo de comunicação, pois suas ações são decisivas para a interação.

Por mais cuidadoso que você escolha suas palavras, a situação comunicativa pode dar errado, pois você não tem controle sobre como o interlocutor:

• Interpreta a mensagem 
• Comporta-se depois de ouvir a mensagem, ou
• Usa sua experiência e conhecimento cultural para participar da comunicação. 

Os pontos acima determinam se o receptor optará por fornecer comentário à fonte e participar ativamente na ação de comunicação. A comunicação não pode continuar se o receptor deci 

Lembre-se de que nem sempre um destinatário responde por meio de mensagens verbais. 

Por exemplo, se você estiver falando em uma conferência de negócios com a presença de mais de 200 pessoas, sentirá que o público está avaliando você. Embora o seu público não expresse opiniões sobre o que você está dizendo, você pode modificar o seu desempenho baseado nas reações dos membros do público, adicionando mais (ou menos) informações à sua mensagem. 

Elemento #5: Comentário

Comentário é a resposta que o receptor retorna à fonte.

Pode ser:

• Não intencional ou intencional e
• Não verbal ou verbal. 

O comentário é crucial para que a fonte saiba como o destinatário interpretou a mensagem. 

Outra função importante do comentário na comunicação é fornecer ao destinatário a opção de:

• Solicitar informações ou esclarecimentos adicionais,
• Apoiar ou contestar as reivindicações da fonte, e
• Informar a fonte como modificar sua abordagem. 

O papel que o comentário desempenha no processo de comunicação não pode ser exagerado. 

No artigo de pesquisa Some effects of feedback on communication, Mueller e Leavitt detalharam os resultados do experimento que tratou de como diferentes níveis de comentários afetaram a comunicação. Concluíram que: 

“O aumento do número de comentários resultou em maior precisão [da comunicação].”

– Mueller and Leavitt

Elemento #6: Ambiente

Ambiente refere-se ao contexto mental e físico em que nos comunicamos, tanto como fonte quanto como receptor da mensagem. Inclui o cenário, a atmosfera e as condições que podem influenciar a interpretação e recepção da informação.

Por exemplo, se você estiver em uma sala de conferências, seu ambiente poderá incluir:

• Mesas,
• Cadeiras,
• Laptops,
• Janelas e
• Um quadro branco. 

Os aspectos psicológicos do ambiente podem incluir se o tópico é discutido de maneira forma transparente e se a comunicação é formal ou informal. 

Elemento #7: Contexto

Embora alguns confundam contexto com ambiente ao falar sobre o processo de comunicação, contexto refere-se a:

• Cena,
• Configuração, e
• Expectativas dos participantes da conversa.

Por exemplo, quando você vai ao escritório, espera que os presentes estejam bem vestidos e falem e ajam de determinada maneira. Então, qualquer pessoa vestindo camiseta e short chamaria a atenção. 

Isso ocorre porque o contexto determina quão formal ou informal o ambiente deve ser. 

Durante as reuniões de trabalho, a posição e a competência de alguém afetam quando e como falarão, bem como sobre o que falarão. Durante pequenos intervalos, todos são livres para conversar rapidamente ou conversar sobre assuntos informais. No entanto, quando a reunião continua, todas as conversas fora do assunto terminam. 

Elemento #8: Interferência (Ruído)

O último componente do processo de comunicação, a interferência, também é chamado de ruído. 

Interferência ou ruído podem ser qualquer coisa que distorça ou modifique o significado pretendido da mensagem. 

Se sua mesa estiver perto da janela, é provável que você veja outdoors, pessoas passando e ouça os sons do trânsito. Esse ruído pode impedir seu pensamento ou interromper uma conversa com colegas. 

Porém, no ciclo de comunicação, o ruído também pode ser psicológico.

Mesmo que você trabalhe em um ambiente silencioso, seus próprios pensamentos podem impedi-lo de ouvir o que alguém está dizendo. Por exemplo, se o seu gestor ainda não terminou de falar com você, mas você já está pensando no que responder, provavelmente você perdeu alguns pontos. 

Da mesma forma, se você esquecer de beber água antes de entrar na reunião, poderá prestar mais atenção ao bebedouro do que à apresentação. 

Como funciona o processo de comunicação?

O processo de comunicação consiste em 5 etapas essenciais. Essas etapas são:

1. Formação de ideias,
2. Codificação de mensagem,
3. Transmissão de mensagens,
4. Decodificação de mensagens e 
5. Comentários (Feedback).

A divisão dessas fases do ciclo de comunicação o ajudará a compreender melhor seu papel na conversa e a melhorar suas habilidades de comunicação. 

Etapa #1: A fonte ou remetente tem uma idéia (Formação de Ideias)

A comunicação começa com a fonte, a pessoa que pensa na mensagem e a envia. 

Várias coisas podem influenciar a mensagem que a fonte deseja transmitir, incluindo:

• Cultura,
• Humor,
• Origem, e
• Contexto da situação de comunicação. 

Por exemplo, a forma como você cumprimenta um colega depende de: 

• Seu humor, 
• Sua posição na empresa, 
• Sua própria cultura e 
• Conhecimento da cultura do colega. 

Conseqüentemente, antes de dizer ou escrever qualquer coisa, você deve considerar os fatores acima para evitar mal-entendidos e confusões. 

Além disso, uma fonte deve sempre pensar em como o destinatário ou público responderá à mensagem. Uma das competências mais valorizadas que um comunicador eficaz pode aprimorar é a capacidade de adaptar a sua mensagem para que provoque uma resposta positiva do interlocutor. 

Etapa #2: A fonte codifica a ideia em uma mensagem (Codificação)

A codificação é a próxima etapa no processo de comunicação. Esta fase consiste em transformar uma ideia em gestos e palavras que transmitirão com sucesso o seu significado ao destinatário. 

No entanto, codificar pode ser uma tarefa difícil, pois diferentes pessoas associam significados diferentes às mesmas palavras. 

De acordo com Guffey e Loewy em Business Communication: Process & Product, a falta de comunicação que surge de significados incompatíveis é chamada de bypass e é um dos erros mais comuns na comunicação profissional. 

Para evitar estas complicações, os comunicadores qualificados devem esforçar-se para usar palavras familiares, uma vez que o objetivo é que a fonte e o receptor concordem sobre os seus significados. 

Como afirma um artigo sobre idioma e cultura da HBR, só porque você compartilha o idioma com seus colegas de trabalho não significa que você compartilha a mesma cultura empresarial. 

Vamos ver como a língua e a cultura podem interagir no exemplo a seguir. 

Jodie enviou uma mensagem para Anna, a nova administradora do escritório que acabou de se mudar da Brasil para Portugal. Jodie começa uma conversa casual antes de se aprofundar no objetivo de sua mensagem. 

Embora este seja considerado um comportamento educado no Brasil, pode irritar as pessoas em países onde é costume ir direto ao ponto sem se desviar do assunto. Além disso, Josie usa os termos “café da manhã” e “celular”. Embora esses termos não incomodem Anna, em Portugal é comum ouvir “pequeno-almoço” e “telemóvel”. 

No final, a resposta de Anna é curta e não se aventura em território não relacionado ao trabalho. 

Passo #3: A mensagem é transmitida através de um canal de comunicação (Transmissão)

Durante o ciclo de comunicação, é necessário encontrar a melhor forma de transmitir fisicamente a mensagem ao receptor. O meio de transmissão é o canal, e podemos compartilhar mensagens via:

• Páginas web,
• E-mails,
• Podcasts,
• Blogs,
• Aplicativos de comunicação empresarial,
• Anúncios,
• Relatórios,
• Telefonemas,
• Fotos e
• Memorandos. 

Decidir sobre o canal mais eficaz é fundamental porque pode afetar a forma como o receptor interpreta as mensagens verbais e não-verbais. 

Por exemplo, no exemplo abaixo, Jodie está compartilhando o relatório anual de desempenho com seus colegas. A forma como eles receberão a mensagem dependerá de:

• Tom presente no relatório,
• Layout do documento e
• Inclusão de gráficos e tabelas. 

É claro que antes de escolher o canal mais eficaz, a fonte deve considerar o ruído e como ele pode interferir no processo de comunicação. 

Como já discutimos, qualquer coisa que obstrua o ciclo de comunicação é considerada ruído. 

Essas interferências podem assumir diversas formas, desde erros ortográficos em e-mails comerciais até uma conexão ruim durante uma chamada virtual. Porém, optar por enviar um e-mail em um horário inconveniente ou agendar uma reunião de equipe para uma simples notícia também pode atrapalhar. 

Etapa #4: O receptor decodifica a mensagem (Decodificação)

A decodificação, fase essencial do ciclo de comunicação, ocorre quando o receptor analisa a mensagem e converte seus símbolos para descobrir o significado pretendido. 

A comunicação bem-sucedida só pode ocorrer quando o receptor quebra o código, ou seja, quando entende o que a fonte estava tentando comunicar. 

No entanto, é mais fácil falar do que fazer uma comunicação eficaz porque não há duas pessoas que compartilhem a mesma experiência e conhecimento. Além disso, diversas barreiras de comunicação podem dificultar a decodificação e interromper todo o processo. 

Alguns fatores que prejudicam a decodificação de mensagens podem ser internos e incluem:

• Falta de atenção quando alguém está falando,
• Tendenciosidades preexistentes e preconceitos em relação à fonte. 

Fatores externos também podem impedir o processo de comunicação. Por exemplo, pode ser difícil decifrar as palavras de alguém num ambiente barulhento e é provável que ocorram mal-entendidos. 

No entanto, obstáculos semânticos podem causar grandes problemas de comunicação no ambiente profissional. Por exemplo, analisaremos o seguinte anúncio. 

Joseph postou o que ele considera um anúncio empolgante sobre o próximo evento da empresa. Embora suas intenções possam ter sido boas, suas palavras definitivamente saíram pela culatra. 

Sua escolha de se referir aos novos funcionários como “novatos”, aos empregadores como “meninas” e aos funcionários experientes como “veteranos” tem o potencial de ofender uma parte da força de trabalho. 

Assim, esta escolha de palavras pode provocar reações fortes que impedem os colaboradores de se concentrarem na mensagem geral. 

Etapa #5: O comentário chega à fonte

O comentário é a espinha dorsal da comunicação e abrange as respostas verbais e não verbais do interlocutor. Esses sinais permitem que a fonte saiba como alguém percebeu e compreendeu a mensagem.

Por exemplo, quando um colega de trabalho diz: “Como vai seu dia?” você pode responder com: “Bem, obrigado. E o seu?". 

Ou, se você teve um dia particularmente cansativo, pode sorrir e encolher os ombros. 

O mesmo vale para o uso de aplicativos de comunicação em equipe. Você pode:

• Enviar uma mensagem, 
• Postar um comentário ou 
• Usar um emoji para mostrar como você se sente. 

É claro que diferentes pessoas compartilham diferentes graus de comentários, por isso é uma boa ideia incentivar o comentário com perguntas:

• “Tudo o que eu disse está claro?” 
• “Você precisa de esclarecimentos sobre algo que mencionei?” 

Lembre-se de que sobrecarregar o destinatário com muitas informações pode confundi-lo e levar à falta de opinião. 

Pense na sua entrega, agende-a adequadamente e dê tempo suficiente para que o interlocutor organize seus pensamentos.

Além disso, é essencial diferenciar entre 2 tipos de comentário:

• Comentário avaliativo e
• Comentário descritivo. 

O comentário avaliativo não reflete se o receptor compreendeu a fonte. Em vez disso, muitas vezes é crítico e pode levar a fonte à defensiva.

Por outro lado, o comentário descritivo resulta da compreensão do receptor do significado pretendido da mensagem da fonte.

Por exemplo, dizer: “Vejo como os números sugerem que devemos nos concentrar mais no marketing no próximo trimestre” soa melhor do que dizer: “Esses números não parecem bons”. 

A primeira resposta convida outras pessoas a participarem na conversa, enquanto a segunda funciona mais como um elemento dissuasor. 

Dicas para melhorar o processo de comunicação

Agora que estamos familiarizados com os elementos e fases do processo de comunicação, podemos nos concentrar em aprender como garantir os melhores resultados possíveis. 

Dica #1: Tenha cuidado para não passar por cima de alguém

A comunicação empresarial é complexa e, a menos que você tome cuidado, ignorá-la pode se tornar comum. 

Bypassing é um fenômeno que ocorre quando a fonte e o receptor atribuem 2 significados completamente diferentes a uma única palavra. 

Por exemplo, se você acabou de conseguir seu primeiro emprego depois de se formar na faculdade, ver a “cadência da reunião” mencionada em uma mensagem de seu gerente pode confundi-lo. 

Você pode pensar imediatamente na definição mais conhecida da palavra, “cadência”, que é a inflexão da voz de alguém. No entanto, seu gerente está se referindo à frequência das reuniões da equipe e pode levar algum tempo para resolver as coisas.

A boa notícia é que a comunicação empresarial não precisa ser complicada. Você pode evitar mal entendidos se:

• Você evita usar jargão de negócios no local de trabalho,
• Você usa uma linguagem simples e clara e
• Você revisa suas mensagens e e-mails para eliminar erros ortográficos e palavras vagas.

Dica #2: Procure ser um ouvinte mais atento

Mesmo que a fonte faça o possível para empacotar cuidadosamente a sua mensagem, os seus esforços serão em vão se o interlocutor for um mau ouvinte. 

Felizmente, ouvir ativamente é uma habilidade e você pode aprender como usá-la a seu favor na comunicação empresarial. 

Em Communication in Business: Strategies and Skills, Judith Dwyer cita Gamble and Gamble (1996), que identificou 6 comportamentos comuns exibidos pela maioria dos maus ouvintes. 

Esses comportamentos perturbadores caracterizados como:

• Lançador de dardos: Questiona seu discurso e a validade da sua história assim que cometer um erro, por menor que seja. 
• Orelha de porco: Domina a comunicação divulgando sua história e evitando que outras pessoas contem sua opinião. 
• Abelha: Ouve apenas as partes da conversa que mais lhe interessam e ignora todo o resto. 
• Protetor de ouvido: Desviaa a conversa para evitar confrontar informações específicas. 
• Preenchimento de lacunas: Fornece informações adicionais para mostrar que ouviu toda a história, mesmo que tenha se concentrado apenas em algumas partes. 
• Sacudidor de cabeça: Finge ouvir simulando prestar atenção ao orador. Na realidade, ele está pensando em um tópico totalmente diferente.

Às vezes, sem perceber, adotamos os comportamentos acima mencionados, por isso é fundamental aderir a cada ato de comunicação sem ideias pré-concebidas. 

Segundo Joanna Staniszewska, profissional experiente em recursos humanos, comunicação e marketing, a comunicação é uma via de mão dupla e a escuta ativa é uma das estratégias mais eficazes:

Dica #3: Crie um ambiente que incentive comentário

O estabelecimento de ciclos de comentários estáveis ​​têm um ​​impacto positivo no desempenho dos funcionários, criando um espaço seguro para as pessoas se auto representarem no trabalho. 

Um sistema que força os membros da equipe a se manifestarem numa relação entre gerente e empregador é inestimável. Pode atuar tanto como um canal para validação dos funcionários quanto para resolução de conflitos antes que se tornem problemas de grande escala. 

Staniszewska menciona que um processo de comunicação estável deve basear-se em círculos de comentários sustentáveis:

Portanto, como criar um ciclo de comentário positivo que reforce o processo de comunicação?

Você pode começar assim:

• Lidere com empatia: enfatize aos outros que você está disposto a ouvi-los sem preconceito ou julgamento.
• Forneça comentários pessoalmente: reuniões presenciais ou videochamadas geralmente parecem mais autênticas do que mensagens de chat ou e-mails.
• Gerencie suas emoções: acesse seu inteligência emocional e aborda cada situação com a mente clara.

É assim que pode ser.

Ao receber comentário, lembre-se de não apressar a interação, diz Dawid Wiacek, mentor de carreira executiva e comunicação:

Dica #4: Considere o contexto cultural 

Embora possa ser estressante, fornecer comentários aos colegas faz parte de praticamente todo trabalho. 

Idealmente, fazemos críticas de forma construtiva e fortalecedora, mas nem sempre é esse o caso. Isto não significa que estejamos deliberadamente tentando ofender os nossos colegas. Esta situação pode ser simplesmente resultado de diferenças culturais. 

Tomamos a seguinte troca como exemplo. 

Carol, uma americana, envia seus melhores votos a Jamie, que trabalha no Japão há 6 anos. Um pequeno mal-entendido ocorre porque Carol acha que ela e Jamie interpretarão o significado de um emoji da mesma maneira. 

Esse tipo de erro pode ser divertido, Carol e Jamie conseguiram esclarecer as coisas rapidamente e seguir em frente. 

Contudo, o que aconteceria numa situação mais grave, como uma avaliação de desempenho?

Por exemplo, transferir um gestor da Alemanha para assumir o comando de um departamento na Coreia do Sul, se não for levado em conta, pode transformar-se num desastre. Na sociedade coreana, o respeito é determinado pela idade, experiência e posição hierárquica. 

Portanto, se um gestor alemão for mais velho do que alguns dos seus funcionários coreanos, será menos provável que rejeitem críticas injustificadas. Além disso, depois de receber informações de seu gerente, eles podem até retornar comentários impróprios, em um esforço para salvar a aparência. 

Felizmente, isto não significa que todas as colaborações interculturais estejam condenadas. 

Quando conversamos com Joanna Staniszewska, ela destacou a importância da inteligência e da sensibilidade cultural:

Dica #5: Pesquise diferentes estilos de comunicação

Compreender seu estilo de comunicação preferido e ajustá-lo para alinhá-lo com seus colegas de trabalho pode fazer a diferença em colaboração em equipe e comunicação. 

Quando um colega de trabalho se desconecta abruptamente durante o processo de comunicação, pode não ser por causa de algo que você disse ou fez intencionalmente. Talvez o seu estilo de comunicação pessoal tenha atrapalhado e a pessoa do outro lado sentiu que você estava ignorando suas ideias e opiniões. Mesmo que você pensasse que estava defendendo firmemente sua ideia, seu colega pode ter sentido que você estava atacando sutilmente seu pessoal.  

Mudar a forma como você se comunica pode orientá-lo para o sucesso profissional, e um bom ponto de partida é fortalecer sua inteligência emocional. Através de uma combinação de consciência social e pessoal, você gradualmente ganhará mais controle sobre como fala e age no local de trabalho. 

Se precisar de mais orientação, outra estratégia seria inscrever-se em um curso de desenvolvimento profissional que possa ajudá-lo a se tornar um comunicador mais transparente e flexível. 

Quando ocorre uma pausa na comunicação, nem sempre é possível salvar o processo de comunicação. No entanto, com a educação certa e um pouco de comprometimento, você pode aprender como facilitar conversas abertas e produtivas. 

Dica #6: Leve em consideração as mudanças na demografia da força de trabalho

Outra questão única na comunicação no local de trabalho é aprender como se conectar e colaborar com colegas de diferentes gerações.

Todos temos hábitos e preferências específicos, e o conflito entre gerações pode, por vezes, colocar o nosso comportamento em desacordo com o comportamento dos nossos colegas mais velhos ou mais jovens. 

Superar estas diferenças e parar de recorrer a estereótipos é o caminho a seguir para criar um ambiente inclusivo e bem conectado. 

Portanto, seja honesto sobre seus modos preferidos de comunicação e respeite os limites dos membros da sua equipe. Assim que perceberem esses esforços, eles se sentirão mais à vontade para pedir ajuda ou comunicar-se sobre uma tarefa de trabalho. 

Por que o processo de comunicação é importante?

Através da forma como nos comunicamos, aprendemos não apenas como progredir na vida, mas também como formar relacionamentos estáveis. 

Se você pensa nas habilidades para a vida como uma torre de cartas, a comunicação está perto do fundo, formando uma base sólida. Se esta placa oscilar um pouco, isso prejudicará a estabilidade de toda a torre. 

Além disso, ao aperfeiçoar o processo de comunicação:

• Você reajustará sua autopercepção e como vê o mundo ao seu redor,
• Você se tornará um aluno melhor, e
• Você aprenderá como representar seu empregador e você mesmo da melhor maneira possível. 

Na próxima seção, prestamos mais atenção à exploração dos três pontos mencionados acima. 

Razão #1: O processo de comunicação afeta a forma como vemos os outros e a nós mesmos

A frase “sem palavras” descreve apropriadamente como é sair de uma situação comunicativa mal sucedida.

Você não apenas sente que está perdendo as palavras certas, mas também está perdendo uma parte vital de si mesmo. Essa emoção desagradável germina porque compartilhamos uma parte da nossa visão de mundo com o nosso interlocutor enquanto nos comunicamos. Muitas vezes revelamos inadvertidamente a razão por trás da nossa linha de pensamentos e como acreditamos que tudo se encaixa nesta imagem cuidadosamente organizada do mundo. 

E você passa pelo mesmo cenário quando ouve amigos ou colegas de trabalho. Você considera sua aparência, expressões faciais e palavras para formar uma suposição sobre quais poderiam ser seus valores e prioridades. 

Nem sempre é possível escolher as palavras certas ou controlar as expressões faciais, mas aprender como funciona o processo de comunicação ajuda. 

Por exemplo, você perceberá que o que você diz pode revelar tanto sobre você quanto sobre o assunto que está discutindo. Portanto, em vez de simplesmente esperar pela sua vez de falar, você pode fazer um esforço consciente para ouvir ativamente e compreender a perspectiva da outra pessoa.

Razão #2: O processo de comunicação afeta a forma como aprendemos

Em Business Communication for Success, McLean lembra a qualquer pessoa disposta a aprimorar suas habilidades de comunicação que esse empenho exige:

• Esforço,
• Persistência e
• Autocorreção.

McLean compara tornar-se um comunicador melhor ao aprimorar outras habilidades valiosas para a vida. Houve um tempo em que você não sabia dirigir ou não tinha a menor ideia de alfabetização digital, porém, com o tempo (e muitas tentativas e erros), você se tornou uma pessoa muito mais capaz. 

Portanto, embora os resultados não surjam da noite para o dia, você pode se ver envolvido em algumas conversas difíceis no trabalho. Vale a pena o esforço. A chave é continuar falando e ouvindo. Muito em breve você perceberá que está abordando novos assuntos de forma mais assertiva. 

Razão #3: O processo de comunicação nos ajuda a dar o nosso melhor

Quando você trabalha em equipe, a forma como você se comunica pode apresentar uma imagem positiva de você e de seus colegas. Quando o seu estilo de comunicação exala profissionalismo e respeito, negociar e chegar a acordos torna-se muito menos complicado. 

Sem falar que, aliada a uma excelente ética de trabalho, a comunicação forte é uma grande vantagem na hora de avançar para uma posição de liderança. E, se você decidir mudar de empresa, habilidades de comunicação oral e escrita melhorarão significativamente suas perspectivas de emprego. 

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Se você deseja falar mais abertamente com seus familiares ou alcançar o próximo nível em sua carreira, saber qual é o processo de comunicação e por que ele é importante pode lhe dar uma vantagem inicial. 

Como explicamos, compreender o processo de comunicação serve de base para o sucesso em vários aspectos da vida e do trabalho. Neste contexto, a integração de ferramentas como o Pumble, um aplicativo de comunicação de equipe, torna-se fundamental para otimizar canais de comunicação e promover conexões significativas.

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• Promover a transparência, 
• Otimizar fluxos de trabalho, e 
• Melhorar a coesão da equipe.

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Referências:

• Berlo, D. K. (1963). The process of communication: An introduction to theory and practice. Holt Rinehart and Winston. Obtido em setembro de 2023 de https://archive.org/details/processofcommuni0000berl/mode/2up
• Christian, A. (2022, setembro 26). Why ‘digital literacy’ is now a workplace non-negotiable. BBC Worklife. https://www.bbc.com/worklife/article/20220923-why-digital-literacy-is-now-a-workplace-non-negotiable-
• Dwyer, J. (2008). Communication in business: Strategies and skills (4th ed.). Pearson Education Australia. Obtido em setembro de 2023 de https://archive.org/details/communicationinb0000dwye
• Guffey, M. E., & Loewy, D. (2011). Business communication: Process & product (7th ed.). South-Western.
• Leavitt, H. J., & Mueller, R. A. H. (1951). Some effects of feedback on communication. Human Relations, 4, 401–410. https://doi.org/10.1177/001872675100400406
• McLean, S. (2010). Business communication for success. Flat World Knowledge.
• McLean, S. A. (2003). The basics of speech communication. Allyn and Bacon. Obtido em setembro de 2023 de https://archive.org/details/basicsofspeechco00mcle/mode/2up
• Molinsky, A. (2014, agosto 7). Common Language Doesn’t Equal Common Culture. Harvard Business Review. https://hbr.org/2013/04/common-language-doesnt-equal-c
• Panel, E. (2021, maio 27). How To Encourage Candid Employee Feedback: 14 Tips For CEOs. Forbes. https://www.forbes.com/sites/forbescoachescouncil/2021/05/27/how-to-encourage-candid-employee-feedback-14-tips-for-ceos/?sh=2805bfec2407