Estatísticas de reuniões que você precisa saber (2024)

Você já ficou preso em reuniões desnecessárias que poderiam ter sido resumidas em um simples e-mail?

Há algum progresso à vista?

À medida que as estatísticas de reuniões mostram que os profissionais passam mais tempo do que nunca em reuniões, os funcionários têm expressado as suas opiniões sobre produtividade e preferências. 

Neste guia, iremos fornecer- todos os fatos, números e estatísticas interessantes sobre reuniões.

Sem mais demoras, vamos aos detalhes. 

• Em 2023, os gestores passaram, em média, mais de 50% da semana em reuniões.
• Estima-se que o número de reuniões continuará a aumentar cerca de 34% até 2027. 
• 70% dos funcionários acreditam que a sua satisfação no trabalho melhoraria se participassem de menos reuniões.
• Reuniões improdutivas custam às empresas 34 bilhões de dólares por ano e este número continua a aumentar.
• Os funcionários passam aproximadamente 31 horas por mês em reuniões improdutivas. 
• 65% dos colaboradores concordam que reuniões frequentes afetam a sua produtividade.
• 76% dos colaboradores preferem realizar reuniões em um dia ou horário específico.
• Os funcionários preferem que o início e o final da semana sejam uma zona livre de reuniões. 
• Para tornar as reuniões mais produtivas e eficazes, é importante definir um propósito claro.
• Além disso, reduza as reuniões e inclua intervalos entre elas para ajudar os participantes a processar todas as informações e mantê-los engajados.

Estatísticas de tempo gasto em reuniões

Reuniões produtivas podem fazer com que as horas passem, enquanto as desorganizadas podem parecer que se arrastam por dias. Para entender melhor esse conceito, vamos examinar alguns dados sobre a duração das reuniões.

Tempo gasto em reuniões durante e após os tempos de COVID-19

Um grande conjunto de pesquisas mostram que os profissionais participaram de mais reuniões em 2020 em comparação com os anos antes da pandemia. 

Em média, as reuniões foram mais curtas e focadas principalmente em:

• Manter a conexão da equipe e 
• Controles individuais.

O The National Bureau of Economic Research (NBER) analisou o impacto da COVID-19 na colaboração e descobriu que a natureza do trabalho mudou para a maioria dos trabalhadores do conhecimento, especialmente em termos de:

• Reuniões, 
• Comunicação empresarial, e 
• Horas de trabalho. 

Ou seja, são 12,9% mais reuniões por pessoa e 13,5% mais participantes por reunião.

No entanto, houve algumas mudanças notáveis: 

• A duração média das reuniões diminuiu 20,1%.
• As pessoas passam 11,5% menos tempo em reuniões após o confinamento.
• Os dias úteis são 8,2% mais longos (ou 48,5 minutos).

Reuniões mais curtas prevaleceram ao longo de 2020

Uma mudança repentina para o trabalho remoto levou a um aumento no tempo de reunião. Como resultado, as organizações começaram a planejar mais reuniões para recriar a comunicação pessoal a que as pessoas estavam habituadas no escritório. 

Como mostra o Workplace Insights, da Microsoft, a duração total das reuniões aumentou 10% em 2020. No entanto, houve também um aumento de 22% nas reuniões curtas (para reuniões que duraram 30 minutos ou menos). 

Segundo o Doodle, reuniões mais curtas de 15 minutos aumentaram 10,8% em 2020.

A mudança para um ambiente virtual é uma das formas mais singulares pelas quais a pandemia afetou as reuniões de trabalho. No entanto, a pesquisa Doodle mencionada acima indica que as reuniões virtuais ainda representaram 42% de todas as reuniões em 2020.

O tempo gasto em reuniões continua aumentando 

À medida que o trabalho em casa começou a se tornar o novo normal, o tempo de reunião continuou a aumentar.

De acordo com Fellow, os gestores passaram em média mais de 50% da semana em reuniões em 2023, o que representa um aumento de 66% em relação aos dois anos anteriores. 

As reuniões continuaram a ser grandes (mais de 22% das reuniões tiveram pelo menos 8 participantes), resultando numa média de mais de 15 horas de reuniões por semana, deixando pouco tempo para execução. 

Além disso, no 63º Relatório Estatístico de Reuniões Internacionais publicado em 2022, a UIA (União de Organizações Internacionais) estimou que o número de reuniões continuará a aumentar cerca de 34% até 2027. 

Estatísticas de reuniões e produtividade

Os profissionais citam reuniões desnecessárias como uma das distrações críticas que os impedem de terminar o trabalho. 

No entanto, as reuniões virtuais têm o potencial de mudar esta situação. Antes de discutir o impacto das reuniões virtuais na produtividade, vejamos qual a percentagem de reuniões que são improdutivas e quanto tempo é desperdiçado nas reuniões.

Qual porcentagem de reuniões são reuniões improdutivas? 

Embora reuniões produtivas afetem o desempenho dos funcionários e a satisfação no trabalho, algumas sessões deixam muito a desejar. 

Zippia revela que 65% dos colaboradores concordam que reuniões frequentes os impedem de se concentrarem e de concluírem as suas tarefas. 

Segundo 34% dos trabalhadores, as reuniões improdutivas são a principal causa da perda de rendimentos.

Como 15% de todas as horas de trabalho são gastas em reuniões, aproximadamente 71% de todas as reuniões são improdutivas. 

Quanto tempo é desperdiçado em reuniões?

Zippia também relata que os funcionários passam aproximadamente 31 horas por mês em reuniões improdutivas. 

Para a maioria dos funcionários, isso se traduz em cerca de 8 reuniões por semana. No entanto, aqueles que ocupam cargos de gestão e liderança normalmente participam de mais de 12 reuniões por semana. 

Ao conversar com o Business Leader sobre se as reuniões ajudam as empresas ou prejudicam o crescimento, o Diretor de Vendas de Negócios da SMART Technologies, Charlie Levitton, chegou a uma conclusão semelhante. Ele estimou que o funcionário médio passava mais de 35% da semana de trabalho participando de reuniões e considerou a prática insustentável. No entanto, ele disse que a administração reconheceu o problema e está procurando soluções criativas. 

Além disso, a pesquisa de produtividade de reuniões realizada pela Otter.ai sugere que a produtividade dos funcionários aumenta quando eles têm a liberdade de pular reuniões desnecessárias.

“Eu seria mais produtivo se pudesse evitar reuniões desnecessárias.”	Percentagem
Concordo	84%
Neutro	13%
Discordo	3%

Além disso, 70% dos entrevistados disseram que a sua satisfação no trabalho melhoraria se participassem em menos reuniões.

Por que as reuniões são improdutivas?

Reuniões mal organizadas podem ter um impacto duradouro na satisfação dos funcionários e no sucesso organizacional. 

Zippia descobriu que:

• 55% dos trabalhadores realizaram algum tipo de multitarefa durante as reuniões,
• 45% dos funcionários entrevistados se sentem sobrecarregados com o número de reuniões que participam, e
• 39% dos entrevistados admitiram adormecer durante uma reunião de trabalho.

Infelizmente, as reuniões improdutivas não prejudicam apenas o sucesso organizacional. Também impactam negativamente o bem-estar dos colaboradores e podem deixar graves consequências físicas e psicológicas. 

Ou seja, reuniões improdutivas diminuem a moral e o envolvimento dos funcionários, o que leva ainda mais à insatisfação com o seu trabalho. Além do mais, reuniões desnecessárias podem sobrecarregar os funcionários, diminuindo o seu desempenho cognitivo e esgotando a sua energia.

Reuniões virtuais têm um impacto mais positivo na produtividade

Embora a mudança para o modelo de trabalho em casa (e em qualquer lugar) tenha aumentado o tempo das reuniões gerais, também levou a uma maior produtividade e envolvimento. 

Embora os empregadores tenham tradicionalmente associado o trabalho presencial e as reuniões presenciais ao pico de produtividade, os números sugerem que a força de trabalho não partilha esta opinião. 

Ou seja, 67% dos entrevistados afirmaram no State of Remote Work Report da Owl Labs que são mais produtivos quando trabalham em casa. Esta flexibilidade permite-lhes gerir melhor o seu tempo e garantir que as reuniões não interrompam o seu fluxo de trabalho. 

Outra razão para melhorar a produtividade é a melhoria da formação por parte dos empregadores. 

Owl Labs afirma que metade (50%) das organizações pesquisadas possui liderança treinada em gerenciamento de reuniões virtuais. Além disso, 54% das empresas concentraram-se na educação dos funcionários para garantir que as reuniões híbridas sejam inclusivas e eficazes. 

Os entrevistados do relatório State of Remote Work o Buffer também favorecem reuniões virtuais, especialmente quando a câmera está ligada. Cerca de 62% dos trabalhadores remotos entrevistados disseram que manter a câmera ligada lhes permitiu avaliar dicas não-verbais de outros participantes. Outros 16% dos entrevistados acreditam que essas reuniões os ajudam a se sentirem menos isolados. 

Quando gestores e superiores conhecem as melhores práticas para conduzir reuniões virtuais, a produtividade e a motivação são inevitáveis. Em 2024, a formação interna deverá abranger:

• Como preparar uma agenda de reuniões prática, 
• Escuta ativa, e
• Como demonstrar empatia. 

Para empresas de médio e grande porte, o treinamento sobre delegação de funções em reuniões também deve ser uma prioridade. Dependendo de seus objetivos, algumas empresas podem se beneficiar do acompanhamento dos custos das reuniões e da opção pelo trabalho assíncrono.

Estatísticas sobre o custo das reuniões

As reuniões ainda representam um custo enorme para empresas e equipes.

Projeções anteriores mostram que reuniões improdutivas custam às empresas 34 bilhões de dólares por ano. 

A Atlassian fez estimativas semelhantes, revelando que reuniões desnecessárias custaram às empresas norte-americanas 37 bilhões de dólares em custos de folha de pagamento. 

Uma pesquisa sobre despesas de reuniões de 2021 feita por Fellow mostra que as reuniões custam às empresas entre US$ 43.008 e US$ 56.448 por gerente, anualmente. 

A pesquisa também mostra que o tempo médio gasto em reuniões é de 16 a 21 horas. Como os gerentes passam a maior parte do tempo em reuniões e seu salário médio é de US$ 145 mil, Fellow estima que uma reunião de gerentes de uma hora custa cerca de US$ 98. 

Quando traduzidos em custos semanais, as empresas pagam entre US$ 1.568 e US$ 2.058 por semana ou entre US$ 75.264 e US$ 98.784 anualmente para que os gerentes participem de reuniões. 

O relatório The Cost of Unnecessary Meeting Attendance da Otter.ai destaca uma solução simples para reduzir custos. O relatório sugere que eliminar reuniões desnecessárias pode gerar poupanças significativas para as empresas. Em particular, as empresas com 100 a 400 funcionários poderiam poupar cerca de 2,5 milhões de dólares anualmente, enquanto as empresas com 5.000 funcionários poderiam poupar mais de 100 milhões de dólares.

Estatísticas sobre os tipos de reuniões mais comuns 

A pandemia e o trabalho remoto também afetaram os tipos mais comuns de reuniões no local de trabalho que as organizações e equipes realizam. 

As reuniões individuais tornaram-se as mais comuns, mas as sessões em grupo persistiram.  

Então, vamos examinar alguns dados sobre tendências de reuniões individuais e em grupo.

A ascensão das reuniões individuais 

Antes da pandemia (fevereiro de 2020), havia menos de 1 reunião individual por semana, em comparação com 5,6 reuniões individuais por semana em outubro de 2021. 

As estatísticas da Fellow para 2021 estão alinhadas com essas descobertas, indicando que 64% dos entrevistados participaram de reuniões individuais uma vez por semana.

Ao contrário dos anos pré-pandemia, as reuniões em 2020 e 2021 tornaram-se predominantemente virtuais; Isto também se aplica a reuniões individuais. 

Analisando os dados de 2020, Doodle concluiu que as reuniões individuais aumentaram mais de 1.230% de janeiro a dezembro. Embora estas reuniões tenham registrado o maior aumento, representaram aproximadamente 42% de todas as reuniões planeadas. 

As reuniões de grupo ainda são relevantes

Apesar do aumento das reuniões individuais, as reuniões de equipes de grupo focadas na colaboração interna ainda são muito comuns. No relatório da Fellow sobre reuniões no local de trabalho para 2021:

• 89% dos profissionais afirmaram participar regularmente de reuniões semanais de equipe e
• 77% dos entrevistados disseram que participam regularmente de reuniões semanais do projeto.

As reuniões de grupo têm finalidades diferentes, mas na maioria das vezes são uma ferramenta para:

• Estabelecer contatos,
• Compartilhar conhecimento,
• Treinamento,
• Marketing e
• Desenvolvimento profissional e pessoal.

Embora as reuniões de grupo devam ser envolventes e inspirar inovação, os dados da Atlassian sugerem que nem sempre é esse o caso. 

Com 91% dos entrevistados admitindo sonhar acordados durante as reuniões, surgem dúvidas sobre se os nossos calendários estão demasiado saturados com sessões consecutivas. 

As coisas sobre as reuniões que mais incomodam as pessoas

A pesquisa da Clockwise revela que profissionais americanos de todas as gerações e setores consideram o atraso o maior tabu nas reuniões. Os entrevistados consideraram que chegar atrasados ​​às reuniões é mais frustrante do que:

• Uso do celular,
• Interrupções,
• Falta de agenda, e
• Comer durante as reuniões. 

Não é novidade que as gerações mais jovens têm 15% menos probabilidade de considerar o uso do celular irritante, mas 10% mais probabilidade de serem incomodadas por alguém que come durante uma reunião.  

Segundo dados da Zippia, em 2024 há muitas coisas que incomodam as pessoas. Entre suas maiores frustrações, os trabalhadores citam:

• Reuniões desnecessárias que poderiam ser resumidas em um e-mail, 
• Participantes com alto ruído de fundo,
• Atraso, 
• Dificuldades técnicas,
• Participantes despreparados,
• Conversas fora do assunto,
• Agendas de reuniões ambíguas e
• Discussões chatas. 

Estatísticas sobre melhores práticas em reuniões

Rever as estatísticas e seguir as melhores práticas de reunião é essencial para melhorar a produtividade e superar armadilhas comuns.

Maior inclusão e preparação detalhada das reuniões fornecem uma fórmula vencedora para reuniões mais bem-sucedidas.

Prática 1: Defina um propósito claro para a reunião

Definir objetivos claros para a reunião é vital para o desempenho. 

O relatório da Fellow mencionado acima concluiu que um propósito claro e uma agenda detalhada são os fatores determinantes do interesse das pessoas nas reuniões. Eles acompanham de perto:

• Segurança psicológica,
• Colaboração ativa, e
• Conclusões acionáveis.

Definir expectativas claras traz vários benefícios:

• Os convidados podem tomar decisões sobre sua participação e se preparar para a reunião,
• Eles podem manter o foco durante a reunião e
• Os organizadores podem avaliar se o objetivo da reunião foi alcançado.

Além de definir claramente um objetivo e uma agenda para a reunião, é essencial facilitar as reuniões – orientando uma reunião de uma forma que garanta a participação de todos.

Os funcionários acreditam que um melhor coaching em reuniões pode melhorar a qualidade delas. Estatísticas do The Online Meeting Revolution da Slido mostram que até 54% dos funcionários acreditam que seus gerentes precisam melhorar suas habilidades de coaching.

Prática 2: Organize reuniões curtas e pequenos intervalos entre reuniões

Segundo a Fellow, reuniões mais curtas são mais eficazes e impactantes, ajudando todos os participantes a se envolverem mais.

Além do mais, se você encurtar as reuniões regulares em 5 a 10 minutos, haverá mais tempo para intervalos entre as reuniões, permitindo que as pessoas processem as informações de forma mais eficaz.

Prática 3: Defina datas de término para reuniões recorrentes

Uma das melhores maneiras de garantir que suas reuniões sejam produtivas e objetivas é definir datas de término para reuniões recorrentes. 

Dessa forma, você evitará perceber reuniões recorrentes como rotinas desnecessárias, o que provavelmente causará desconexão.

Estatísticas sobre as dificuldades mais comuns em reuniões

Provavelmente o ingrediente mais crítico para reuniões produtivas e bem-sucedidas é que os empregadores tentem garantir que todos os participantes se sintam incluídos. Mas para que todos sejam vistos e ouvidos numa reunião, existem alguns obstáculos que devem ser ultrapassados.

Os dados do Owl Labs 2022 sobre trabalho remoto e híbrido indicam que mais de um terço (34%) dos trabalhadores híbridos hesitam em interromper um colega durante uma reunião. 

Quando se trata de reuniões remotas, 32% dos entrevistados afirmam ter tido dificuldade em ver os rostos dos outros participantes e podem interpretar mal os sinais visuais. 

Além disso, a falta de ligação pessoal com os colegas foi identificada como um dos principais desafios num ambiente de reunião remota.

Ou seja, no The State of Virtual Meetings, da Apollo, 50,1% dos entrevistados disseram que a conexão pessoal era o principal desafio no ambiente remoto. 

Por outro lado, os participantes presenciais relataram uma série de complicações diferentes. O desafio mais citado foi começar no horário combinado devido a problemas de tecnologia (30%). 

Além disso, 27% dos entrevistados afirmaram que mesmo quando a tecnologia funcionava corretamente, eles tinham que mover e reorganizar os equipamentos para que os funcionários remotos pudessem ter uma visão melhor. 

No entanto, os trabalhadores remotos e presenciais que participam de reuniões virtuais parecem concordar em uma coisa. 

Ou seja, 24% dos participantes remotos e 23% dos participantes presenciais sentem-se excluídos durante as reuniões de trabalho. Com a equidade e a inclusão a tornarem-se uma prioridade para as organizações modernas, esperamos ver mais iniciativas que ajudem os funcionários a sentirem-se incluídos durante as reuniões de trabalho em 2024 e no futuro. 

Estatísticas sobre o uso de plataformas de conferência para reuniões

De acordo com o relatório State of Video Conferencing da Dialpad, as empresas começaram a investir em equipamentos de videoconferência de forma mais significativa durante a década de 1990. No entanto, foi somente em 2020 que a tecnologia de vídeo e áudio se tornou amplamente utilizada para reuniões. 

Isto pode ser explicado pela pandemia e pela mudança global para o trabalho remoto, quando muitas pessoas tiveram que instalar essas ferramentas pela primeira vez. Em 2021, a maioria dos profissionais e organizações já estavam em escritórios remotos com plataformas de conferência instaladas. 

Em 2019, os profissionais entrevistados no relatório US State of Work da Workfront previram que, dentro de cinco anos de comunicação, as reuniões à distância seriam alimentadas por inteligência artificial (IA) para ajudar os trabalhadores remotos a se sentirem fisicamente presentes nas reuniões da empresa. 

Cinco anos depois, podemos ver algumas mudanças, especialmente na forma como as plataformas de conferência virtual são integradas aos ambientes de reunião corporativa. 

Estatísticas sobre o impacto das reuniões virtuais na percepção corporativa

No relatório The Impact of Video Conferencing Report, a Lifesize examinou o que os trabalhadores pensavam em empresas que usavam diferentes ferramentas de videoconferência. Eles descobriram que:

• 55% dos entrevistados consideram que as empresas que utilizam tecnologia de videoconferência promovem uma melhor colaboração, 
• 50% acreditam que este tipo de empresas são mais inovadoras, 
• 41% achavam que os funcionários dessas organizações estavam mais engajados e
• 30% afirmaram que essas empresas tiveram mais sucesso que seus concorrentes. 

Estatísticas sobre como as organizações usam plataformas de conferência 

O Dialpad descobriu que a maioria dos entrevistados (cerca de 83%) passa cerca de um terço da semana de trabalho participando de reuniões. 

O relatório destacou ainda que 76% dos colaboradores gostavam de realizar reuniões em um dia ou horário específico. 

Curiosamente, os entrevistados não se importaram de se sentirem sobrecarregados por reuniões frequentes. 

Em vez disso, os problemas de áudio foram classificados como o principal problema nas reuniões no local de trabalho para quase metade dos funcionários pesquisados ​​(aproximadamente 50%). 

Quando questionados se todas as reuniões virtuais deveriam ser acompanhadas de vídeo, 82,9% dos colaboradores responderam “Não”. 

E ao determinar o tipo de reunião mais eficiente em termos de tempo, o Dialpad optou por reuniões “standup”. Em média, estas sessões têm no máximo 20 participantes e não duram mais de 13 minutos. 

SEstatísticas sobre quantos funcionários preferem reuniões de áudio em vez de vídeo

Antes da pandemia, os profissionais ficavam mais confortáveis ​​em reuniões apenas com áudio. Além disso, a maioria das pessoas (88%) acredita que a videoconferência é mais adequada para entrevistas e treinamento, de acordo com um relatório de conferência de negócios da LoopUp. 

Parece que as preferências das pessoas não mudaram a este respeito.  

A mudança global em direção à videoconferência levou ao aumento da fadiga entre os profissionais que passam longas horas na frente das câmeras. Descrita como a exaustão mental e cognitiva específica causada por reuniões frequentes diante das câmeras, a fadiga do Zoom foi experimentada por 49% dos profissionais no estudo de 2021 da HubSpot. 

A pesquisa de Stanford apoia essas descobertas. 

Um estudo sobre pressão mental em videoconferências descobriu que os participantes de reuniões virtuais experimentam maiores cargas cognitivas do que os funcionários que participam de reuniões presenciais. 

De acordo com a pesquisa da Forbes de 2023, a fadiga do Zoom tornou-se fadiga de encontro: exaustão física e mental causada por videochamadas consecutivas. Quase 30% dos trabalhadores inquiridos consideraram o excesso de reuniões a principal causa do cansaço, enquanto 47% deles consideraram as reuniões sem propósito a principal fonte de cansaço. 

O Dialpad sugere que reuniões “standup” podem ser uma solução ideal para reduzir essa exaustão. O relatório também indicou que, para reuniões em que o compartilhamento de tela não era necessário, cerca de 45% dos funcionários estavam inclinados a realizar reuniões apenas com áudio. 

Estatísticas sobre o uso de plataformas de conferência em diversos setores

Parte do relatório do Dialpad focou na frequência com que profissionais de diferentes setores realizam reuniões de negócios. 

Os resultados mostram que o setor imobiliário adotou totalmente as ferramentas de videoconferência e utiliza seus recursos para atrair potenciais compradores para passeios virtuais. 

Quando se trata da indústria de publicidade e marketing, os profissionais têm implementado gradualmente ferramentas de videoconferência em seus fluxos de trabalho. No entanto, ao contrário do que vimos noutros setores, não houve um aumento repentino quando a pandemia da COVID-19 começou. 

Os setores da indústria energética e dos serviços profissionais continuam a resistir à mudança. Como resultado, o número de reuniões mensais por funcionário antes da pandemia era baixo e não houve mudanças significativas nos anos seguintes. 

O gráfico a seguir fornece uma visão mais detalhada. 

Número médio de reuniões virtuais por funcionário (por mês) (per month)	Setor
21	Marketing e publicidade
10-12	Agências imobiliárias
7-12	Educação
9	Serviços profissionais
8	Energia

Os números acima indicam que embora a videoconferência não seja uma solução universal para todas as organizações, ajuda-as nas suas operações diárias à medida que as suas necessidades evoluem. 

Nos próximos anos, a videoconferência se tornará um elemento natural para a maioria dos funcionários em quase todos os setores. 

Na verdade, o relatório Fortune Business Insights afirma que o mercado de videoconferência valia US$ 6,28 bilhões em 2021 e deverá atingir US$ 14,58 bilhões em 2028.

Curiosidades sobre reuniões virtuais

As reuniões virtuais remotas trouxeram comportamentos e frases completamente inimagináveis ​​na era do escritório. 

Desde a aparência de crianças e animais de estimação até fundos e filtros divertidos, os ambientes virtuais de trabalho humanizaram a forma como abordamos as reuniões. 

Iremos nos aprofundar em algumas curiosidades sobre reuniões virtuais para ver o quanto elas mudaram o dia a dia dos trabalhadores. 

1ª Curiosidade: os funcionários têm seus dias de reunião favoritos

Em 2020, à medida que as reuniões virtuais rapidamente se tornaram a norma para a maioria dos funcionários, a Clockwise analisou as preferências de reunião e descobriu que:

• 29% dos trabalhadores preferiram reunir-se às terças-feiras, 
• 25% escolheram quartas-feiras,
• 22% escolheram segundas-feiras,
• 12% optaram pelas quintas-feiras, e
• 12% optaram pelas sextas-feiras. 

Porém, quando questionados sobre qual dia não gostavam de participar das reuniões, os colaboradores tiveram opiniões mais notáveis, com:

• 47% selecionando segundas-feiras, e
• 40% selecionando sextas-feiras.

Em geral, os colaboradores preferem que o início e o final da semana sejam zonas livres de reuniões. 

Mas em 2022, o Dialpad descobriu que segunda-feira era de longe o dia mais popular para reuniões. Por outro lado, os dados mostraram que há menos reuniões às sextas-feiras. Esta diminuição pode dever-se ao fato dos colaboradores gostarem de tirar folga às sextas-feiras para terem um fim de semana prolongado. 

2ª Curiosidade: algumas empresas implementaram dias sem reuniões

Como as reuniões frequentes podem perturbar a concentração dos funcionários e prejudicar a produtividade, várias empresas tomaram medidas para aliviar o excesso de pressão. 

E seus esforços parecem estar valendo a pena. 

Por exemplo, um estudo de 2022 sobre dias sem reuniões do MIT Sloan Management Review mostrou que mesmo as empresas que implementaram um dia sem reuniões uma vez por semana registraram melhorias significativas na eficiência e independência dos funcionários. Além disso, houve uma queda substancial no estresse percebido e no microgerenciamento.

Os resultados mostraram que as organizações que adotaram um único dia sem reuniões tiveram um aumento médio de produtividade de até 35%. Para quem adotou dois dias sem reuniões, a produtividade aumentou de 71% a 73%.

3ª Curiosidade: os funcionários têm dificuldade em pular ou rejeitar reuniões

Embora muitos funcionários gostariam de pular reuniões desnecessárias, eles ainda comparecem ou aceitam o convite. Quando Otter.ai perguntou aos entrevistados por que fizeram isso, houve três razões principais, conforme pode ser visto na tabela abaixo:

“Por que você não recusa reuniões?”	Percentagem
“Não quero ofender o organizador.”	47%
“Não quero que meus colegas de trabalho pensem que estou desconectado do meu trabalho.”	45%
“Não quero incomodar meus colegas pedindo-lhes que me atualizem depois.”	39%

Por outro lado, 90% dos colaboradores inquiridos afirmaram que se sentiam confortáveis ​​em recusar uma reunião quando esta entrava em conflito com a sua agenda. E 88% recusariam calmamente uma reunião se recebessem luz verde do seu gestor. 

Infelizmente, 78% dos entrevistados revelaram que o seu chefe nunca abordou o tema das recusas de reuniões. 

Qual é o futuro das reuniões no local de trabalho?

Dado o aumento dos trabalhadores remotos, o aumento do uso da tecnologia afetará, sem dúvida, a forma como planejamos e organizamos reuniões no futuro. 

Em 2022, a Frost & Sullivan estudou as tendências do mercado, estimando que as pequenas salas de reuniões substituirão cerca de 70% das grandes salas de conferências até ao final do ano. 

Estas mudanças no design do escritório sugerem que as organizações estão tentando garantir que tanto os funcionários locais como os remotos se sintam incluídos durante as reuniões e possam colaborar de forma mais eficaz. 

Além desses ajustes, os próximos anos poderão trazer às empresas softwares de conferência mais sofisticados devido ao aprendizado de máquina e ao desenvolvimento da inteligência artificial.

A IA pode permitir que os empregadores analisem estatísticas de reuniões e otimizem conferências para o benefício de seus funcionários. No entanto, a maioria dos trabalhadores acredita que a videoconferência continuará a ser mais importante para o seu trabalho do que a aprendizagem automática ou a inteligência artificial. 

De acordo com dados da Lifesize:

• 69% dos trabalhadores entrevistados acreditam que os assistentes de voz serão menos importantes do que a tecnologia de reunião, e
• 55% acreditam que a tecnologia de conferência será pelo menos tão importante, senão mais, do que a robótica ou a automação.

Em 2023, empresas como Google e Snapchat já implantaram suas tecnologias de IA para seus clientes. 

Embora esses avanços possam mudar a forma como conduzimos as reuniões de trabalho, cabe aos empregadores garantir que os trabalhadores recebam a introdução e formação adequadas. 

Torne suas reuniões mais produtivas com Pumble

As reuniões percorreram um longo caminho desde a maior perda de tempo e recursos até se tornarem lentamente espaços de colaboração mais focados e eficientes. 

O ambiente de trabalho virtual e o uso de ferramentas de conferência ajudaram a revolucionar a forma como abordamos as reuniões. 

Além de mudar o formato das reuniões no local de trabalho, o ambiente de reunião virtual também trouxe uma mudança de perspectiva tanto para os funcionários quanto para as organizações. As organizações e equipes ainda precisam trabalhar para tornar as suas reuniões mais curtas, mais inclusivas, menos frequentes e mais envolventes. Esses esforços ajudarão a criar uma experiência de reunião mais produtiva para todos os envolvidos.  

Então, se você precisa de uma ferramenta de comunicação eficaz para tornar suas reuniões mais produtivas, experimente o aplicativo de comunicação de equipe Pumble, para que você possa: 

1. Fazer reuniões individuais e em grupo com alta qualidade de vídeo e áudio.
2. Usar mensagens de texto, voz e vídeo para evitar reuniões desnecessárias.

Aproveite ao máximo sua reunião. Comece com Pumble.

Referências

• 28+ Incredible Meeting Statistics [2023]: Virtual, Zoom, In-Person Meetings And Productivity – Zippia. (2023, fevereiro 14). Zippia. https://www.zippia.com/advice/meeting-statistics/
• Amex GBT – United States. (s.d.). 2023 Global Meetings and Events Forecast. https://www.amexglobalbusinesstravel.com/meetings-events/meetings-forecast/ 
• Atlassian. (s.d.). You waste a lot of time at work [Infographic]. https://www.atlassian.com/time-wasting-at-work-infographic  
• Bailenson, J. N. (2021, fevereiro 23). Nonverbal overload: A theoretical argument for the causes of zoom fatigue. Technology, Mind, and Behavior. https://tmb.apaopen.org/pub/nonverbal-overload/release/2   
• Buffer | State Of Remote Work 2023. (s.d.). Buffer: All-you-need Social Media Toolkit for Small Businesses. https://buffer.com/state-of-remote-work/2023
• Chew, D., & Azizi, M. (2022, janeiro 13). The State of Video Conferencing 2022. Dialpad. https://www.dialpad.com/blog/video-conferencing-report/   
• Clockwise. (2020, fevereiro 10). The state of meetings in 2020: Clockwise. https://www.getclockwise.com/blog/the-state-of-meetings-in-2020
• Cook, J. (2023, janeiro 27). Are meetings a waste of time or necessary for growth? – Business Leader News. Business Leader. https://www.businessleader.co.uk/are-meetings-a-waste-of-time-or-necessary-for-growth
• DeFilippis, E., Impink, S. M., Singell, M., Polzer, J. T., & Sadun, R. (2020, julho). Collaborating during coronavirus: The impact of covid-19 on the … – NBER. NBER. https://www.nber.org/system/files/working_papers/w27612/w27612.pdf  
• Doodle. (s.d.). Resources/research-and-reports-/the-state-of-meetings-2019. Doodle. https://doodle.com/en/resources/research-and-reports-/the-state-of-meetings-2019/
• Fellow. (2021, maio 4). Meeting statistics in 2021: The Future of Meetings Report. https://fellow.app/resources/future-of-meetings-report/ 
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