Una guía para principiantes sobre comunicación empresarial

La comunicación empresarial es la base del éxito de cualquier organización, independientemente de su tamaño, industria o modelo de negocio en el que opere. En otras palabras, la comunicación es el factor clave que impulsa prácticamente cualquier actividad empresarial. Desde la colaboración y la planificación internas hasta la creación de relaciones con los clientes, cada proceso comienza y termina con una comunicación empresarial eficaz. 

En esta guía, cubriremos todos los aspectos de la comunicación empresarial, incluidos:

• La definición y ejemplos de comunicación empresarial eficaz,
• La importancia de una comunicación empresarial eficaz y los problemas que resuelve,
• Los tipos y métodos de comunicación empresarial,
• Los consejos y técnicas sobre cómo mejorar la comunicación en los negocios.

¿Qué es la comunicación empresarial?

Antes de entrar en un análisis más detallado de los factores que conforman una comunicación empresarial eficaz, definamos primero el término y sus elementos clave. 

La comunicación empresarial es el intercambio de información entre dos o más personas dentro y fuera de una organización.

Ricks y Gow, autores de Business Communication: Systems and Applications — definen la comunicación empresarial como “un sistema que afecta el cambio dentro de la organización total.”

Básicamente, cada vez que presenciamos cualquier tipo de interacción entre diferentes sujetos comerciales, interna o externamente, podemos categorizarla como comunicación empresarial. 

Los cinco elementos clave de la comunicación empresarial incluyen:

1. Remitente(s) — o la fuente, es la persona o grupo que inicia la comunicación (empleado, gerente, clientes, agencias, proveedores, contratistas, etc.).
2. Información empresarial — la información que el remitente quiere comunicar a otros (mensaje, nota, correo electrónico, documento, informe, etc.).
3. Canal(es) — el medio que utiliza el remitente para transmitir la información (teléfono, correo electrónico, carta, mensaje de chat, etc.).
4. Receptor(es) — o la audiencia, que son los destinatarios de la información comercial.
5. Feedback — o la respuesta, se refiere a la respuesta transmitida por el receptor del mensaje. El feedback es una parte integral del proceso de comunicación empresarial, ya que determina si la información empresarial (el mensaje) se envía e interpreta correctamente. 

¿Qué es la comunicación empresarial eficaz?

La comunicación empresarial eficaz se refiere a cualquier tipo de intercambio de información dentro y fuera de una organización orientado al logro de objetivos comerciales. Esencialmente, el objetivo de una comunicación empresarial eficaz es mejorar los procesos internos, minimizar los errores y alcanzar los objetivos organizacionales. 

Ejemplos de comunicación empresarial eficaz

Para comprender mejor la comunicación empresarial eficaz, repasemos un par de ejemplos de mejores prácticas utilizando la aplicación de mensajería empresarial Pumble para ilustrar los ejemplos.

🔸 Un ejemplo de comunicación empresarial eficaz destinada a mejorar procesos

Neil es líder de equipo en un departamento de desarrollo. Utiliza el canal dedicado en Pumble para hablar sobre la tecnología que utilizará el equipo para el próximo proyecto. Neil inicia la conversación presentando el tema para asegurarse de que todos los miembros del equipo estén en sintonía. Continúa resumiendo discusiones y conclusiones previas sobre la tecnología que deberían utilizar. 

James es un miembro del equipo. Se une a la conversación y ofrece los pros y los contras de los dos tipos de tecnología sugeridos. James concluye su mensaje sugiriendo una elección final basada en evidencia fáctica e investigaciones. 

Neil responde estando de acuerdo con la elección de James. 

🔸 Un ejemplo de comunicación empresarial eficaz destinada a minimizar errores

Jack es un especialista en ventas. Recibió una pregunta técnica de un cliente y necesita más información del equipo de desarrollo para poder dar una respuesta precisa. Jack explica el problema en el canal exclusivo de Pumble y le pide a alguien del equipo de desarrollo que se una a la llamada con el cliente. 

James, un desarrollador, se ofrece como voluntario para atender una llamada. 

Jack agradece a su compañero y luego continúa con otra pregunta técnica, para asegurarse de que no se cometan errores ni falsas promesas a los clientes. Menciona a Neil, un líder de equipo en el departamento de desarrollo, para solicitarle una respuesta oficial. 

Neil responde confirmando la suposición de Jack. 

¿Por qué es importante la comunicación empresarial eficaz?  

La comunicación empresarial es el vínculo que une todos los procesos, flujos de trabajo y personas dentro de una organización en una unidad coherente y productiva. Además de afectar procesos organizacionales más amplios, la comunicación empresarial eficaz también es fundamental para elaborar propuestas y planes, llegar a acuerdos, realizar reuniones constructivas y mejorar las ventas. 
Hagamos un análisis más profundo de cómo la comunicación empresarial impacta los diferentes procesos internos y externos.

La comunicación empresarial eficaz facilita la preparación de planes y propuestas

La comunicación empresarial eficaz es fundamental para elaborar planes y propuestas. 

Los gerentes que poseen fuertes habilidades de comunicación tienen más probabilidades de involucrar a un equipo grande en torno a un proyecto e implementar con éxito tareas vitales sin demoras ni pérdidas. Al mismo tiempo, una comunicación deficiente no logra comunicar las tareas con claridad y, casi por defecto, reduce las posibilidades de éxito del proyecto.   

De hecho, un estudio de PMI revela que una comunicación ineficaz puede provocar una pérdida de 75 millones de dólares por cada mil millones de dólares gastados en un proyecto. 

Cada paso del proceso requiere una comunicación constructiva para implementarse adecuadamente. Desde la investigación y la obtención de información hasta la redacción real, la comunicación es el componente clave de la preparación de cualquier propuesta. 

Aunque la mayoría de nosotros asociaría automáticamente la preparación de propuestas exclusivamente con la comunicación escrita, también hay muchas sesiones de búsqueda de información, debates y lluvia de ideas que se llevan a cabo verbalmente. 

Fuertes habilidades de comunicación empresarial aseguran el éxito de propuestas y planes de proyectos o negocios. 

La comunicación empresarial eficaz ayuda a presentar y discutir ideas

De manera similar al punto anterior, la comunicación empresarial eficaz determina cómo se comunican, perciben y aceptan las nuevas ideas de negocio. La comunicación empresarial eficaz mejora la lluvia de ideas, facilita el diálogo constructivo y apoya la transparencia y la comprensión. Las técnicas y habilidades de comunicación específicas determinan en gran medida el éxito con el que las personas transmitirán sus ideas. 

La comunicación empresarial eficaz elimina los silos de equipo

Según una encuesta de McKinsey realizada en 2016, los ejecutivos consideran que la mentalidad de silos es el problema número uno que obstaculiza una cultura digital funcional. 

Dado que la comunicación limitada es una de las principales causas del origen de los silos de equipo, es comprensible que una comunicación eficaz en toda la empresa pueda evitar que el problema se desarrolle en primer lugar.   

La comunicación transparente, asertiva y basada en la colaboración reduce las posibilidades de desarrollar una mentalidad de silos y genera más oportunidades para generar confianza en toda la empresa.  

La comunicación empresarial eficaz facilita una mejor toma y ejecución de decisiones

La comunicación empresarial es fundamental para la toma de decisiones y también determina en gran medida cómo se aplicarán las decisiones. La comunicación eficaz facilita un proceso de toma de decisiones constructivo al reducir el riesgo de sobrecarga de información y datos excesivos. 

La información clara, concisa y estructurada compartida a través de una comunicación empresarial eficaz deja más capacidad cognitiva para la toma de decisiones en lugar de procesar información excesiva.

Además, una comunicación empresarial eficaz desempeña un papel importante en cómo se percibirán las decisiones y, en última instancia, se llevarán a cabo. Según la literatura sobre comunicación organizacional, la comunicación estratégica efectiva se considera vital para comunicar “el contenido de la estrategia de la empresa y las decisiones corporativas importantes a las partes interesadas clave, tanto internas como externas.” 

La comunicación empresarial eficaz mejora la retención del talento

Los sistemas de comunicación eficaces mejoran la retención de talento en un 450% según un informe de retención del Work Institute. Como era de esperar, es más probable que los empleados permanezcan más tiempo en organizaciones que cultivan prácticas efectivas de comunicación interna y externa. Esto es especialmente cierto para los equipos que fomentan una comunicación interna eficaz basada en la confianza y el esfuerzo colaborativo conjunto.  

La comunicación empresarial eficaz aumenta la productividad

Comunicar claramente a los empleados cómo su trabajo impacta el objetivo más amplio puede generar un rendimiento un 10% mayor, informa Gartner. Además, Gartner también comparte que los empleados más informados tienen más probabilidades de superar a sus pares menos informados en un asombroso 77%. Al instalar planes de comunicación empresarial eficaces, que prioricen la comunicación y la colaboración optimizadas, es más probable que las organizaciones experimenten inmensos retornos de productividad. 

La comunicación empresarial eficaz facilita reuniones más constructivas

Según un estudio de HBR, el 71% de los altos directivos cree que las reuniones son improductivas e ineficientes. Estas cifras son potencialmente incluso mayores hoy en día debido a la prevalencia de la comunicación remota, que a menudo carece de señales verbales y no verbales. La comunicación remota, especialmente cuando se basa en métodos escritos y de audio, puede dar lugar a posibles malentendidos y falta de comunicación que afectan en gran medida la eficacia de la reunión. Como uno de los factores clave que afectan la atmósfera y los resultados de las reuniones, un cambio en las prácticas de comunicación puede crear escenarios de reunión más productivos. 

La comunicación empresarial eficaz mejora las ventas

La comunicación eficaz es el factor clave del éxito de las ventas. Como revela un estudio sobre el papel de las habilidades de comunicación en el personal de ventas, una comunicación clara de las tareas en equipo y unas habilidades de presentación óptimamente desarrolladas influyen en gran medida en el éxito a la hora de alcanzar los objetivos de ventas. 

La comunicación sigue desempeñando un papel importante en las ventas, incluso en un entorno digital que dicta diferentes interacciones, según revela otro estudio sobre la eficacia de la comunicación del vendedor en una interacción de ventas digital.

La comunicación empresarial eficaz genera confianza

Según Lexicon, más del 80% de los estadounidenses citan la comunicación eficaz como el factor clave para generar confianza con sus empleadores. Al mismo tiempo, las organizaciones que carecen de estrategias de comunicación transparentes y honestas tienen más probabilidades de experimentar malentendidos y desconfianza y, en general, una baja moral de los empleados que perjudica la cultura empresarial. Según una encuesta de Accountemps, el 33% de los gerentes de recursos humanos vinculan la comunicación empresarial ineficaz con la baja moral de los empleados, mientras que el 38% cree que las estrategias de comunicación adecuadas son el medio más poderoso para abordar este problema.

¿Cuáles son los tipos de comunicación empresarial?

Hay cuatro tipos principales de comunicación empresarial en una organización típica:

1. Comunicación interna ascendente
2. Comunicación interna descendente
3. Comunicación lateral interna
4. Comunicación externa

Comunicación interna ascendente

La comunicación interna ascendente sigue una dirección de comunicación de abajo hacia arriba. En otras palabras, la comunicación interna ascendente tiene lugar cada vez que un empleado de nivel inferior inicia una conversación con su superior. 

🔸 Ejemplo de comunicación interna ascendente

Christopher recientemente comenzó un nuevo trabajo como diseñador de vídeo remoto. Está experimentando algunos desafíos en su trabajo y decide enviar un mensaje de texto a su líder de equipo, Stella, y solicitar controles más frecuentes. Stella responde aceptando la solicitud de Christopher y sugiere una reunión por vídeo para discutir el asunto con más detalle. Christopher está de acuerdo y agradece a Stella. 

Comunicación interna descendente  

La comunicación interna descendente es un flujo de comunicación de arriba hacia abajo que comienza con la persona en el nivel jerárquico más alto y termina cuando el mensaje llega a los empleados del nivel más bajo. La comunicación descendente es directiva, instructiva y generalmente más inmediata que la comunicación interna ascendente.

🔸 Ejemplo de comunicación interna descendente

Lena es gerente de producto en una empresa de desarrollo de software. Después de recibir una queja de un cliente sobre un mal funcionamiento del sistema, notifica al equipo en un canal exclusivo en Pumble. Neil, líder del equipo de desarrollo, asigna a Mari y Amelia (desarrolladoras) para investigar y solucionar el problema. Menciona a los dos miembros del equipo para asegurarse de que sean notificados de inmediato. Mari responde para que todos sepan que recibieron el mensaje y que están trabajando para solucionar el problema. 

Comunicación lateral interna

La comunicación lateral interna se refiere a cualquier tipo de interacción entre individuos o grupos pertenecientes al mismo nivel jerárquico en una organización. A diferencia de los otros dos tipos de comunicación interna, la comunicación lateral suele ser más inmediata y menos formal.

🔸 Ejemplo de comunicación lateral interna

Steve, Fiona y Harry son parte del equipo de diseño que trabaja en una nueva serie de productos. Están utilizando el chat grupal de Pumble para hacer planes rápidos. 

Comunicación externa

La comunicación externa se refiere a la comunicación con terceros, fuera de la organización. Los terceros, en este caso, pueden incluir al público en general, clientes, proveedores, socios, vendedores y consultores.

🔸 Ejemplo de comunicación externa

Neil es director de marketing en un equipo que utiliza Pumble como canal de comunicación predeterminado. Helen es analista de marketing y trabaja como consultora externa en el proyecto de marketing actual. Se comunica y colabora con el equipo interno mediante el acceso de invitado en Pumble. 

¿Cuáles son los métodos de comunicación empresarial?

En un sentido más amplio, la comunicación empresarial se puede clasificar en dos métodos principales. En otras palabras, toda comunicación empresarial se realiza de forma verbal o escrita. 

Además, dependiendo del modelo de negocio en el que opera actualmente una organización, podemos hacer una categorización adicional de ambos métodos principales en comunicación verbal o escrita en persona y remota.

Cuando se trata de la eficacia de cada método de comunicación empresarial, no existen reglas universalmente aplicables. Está determinado en gran medida por las particularidades de cada organización y el modelo en el que opera.
Sin embargo, existen varios métodos de comunicación empresarial más utilizados. Hagamos un análisis más profundo de cada uno para ayudarte a determinar el método de comunicación específico que tu equipo necesita.  

Reuniones presenciales

Históricamente, las reuniones en persona han sido la forma más común de comunicación empresarial. Según una encuesta de Forbes, todavía se consideran la opción más favorable. Es decir, el 84% de los ejecutivos prefieren las reuniones en persona o presenciales, citando la construcción de relaciones más sólidas y la capacidad de leer señales no verbales como las principales razones de su elección. 

Además, un estudio más reciente realizado por el Journal of Experimental Social Psychology revela que la comunicación en persona se percibe como más confiable que la comunicación por correo electrónico. 

Aunque la comunicación cara a cara en las reuniones es eficaz, no es exactamente factible, especialmente en un entorno empresarial predominantemente remoto. Las organizaciones remotas e híbridas necesitan confiar en otros métodos de comunicación empresarial para mantener a su equipo conectado y sus operaciones fluyendo sin problemas. 

Videoconferencias

Como equivalente más cercano a las reuniones en persona, las videoconferencias son otro método de comunicación empresarial comúnmente utilizado. Desde organizaciones remotas hasta organizaciones totalmente presenciales, todas las empresas llevan a cabo la mayoría de sus reuniones de negocios a través de sistemas de videoconferencias. Mientras que los equipos presenciales recurrirían al vídeo para reuniones con clientes y otros terceros, los equipos remotos utilizan el vídeo de forma predeterminada para facilitar una comunicación más transparente y eficiente y fortalecer la conexión del equipo.

Conferencias por audio y por teléfono

El teléfono y el audio facilitan reuniones más productivas en entornos empresariales remotos y de ritmo rápido. A pesar de la reducción del contenido no verbal en comparación con el vídeo, las reuniones de audio siguen proporcionando más precisión que la comunicación empresarial escrita. Durante una conversación telefónica, por ejemplo, los participantes tienen más oportunidades de descifrar el tono de voz de otros participantes y así llegar a una mejor comprensión y a un acuerdo más rápido que a través de la comunicación escrita tradicional. 

Comunicación basada en web  

Los canales en línea como el correo electrónico y las aplicaciones de mensajería empresarial como Pumble han permitido una comunicación y colaboración empresarial más inmediata y rápida. Esto es especialmente beneficioso para equipos remotos y que operan en zonas horarias que dependen de la comunicación y la colaboración asincrónicas para cumplir sus objetivos comerciales. El correo electrónico y la mensajería instantánea permiten a los equipos distribuidos compartir información y archivos de manera más efectiva a través de conversaciones privadas, uno a uno, o con organizaciones o grupos completos simultáneamente.

Comunicación escrita en archivos compartidos  

Las presentaciones, los documentos oficiales y los informes presentan un método importante de comunicación empresarial (escrita) aplicable a prácticamente cualquier negocio. Los equipos colaboran a través de archivos compartidos, comentan documentos oficiales y los utilizan como referencia para procesos y actividades específicos. Además, los empleados comparten informes y presentaciones durante reuniones o debates específicos. 

Los métodos escritos de comunicación empresarial permiten a las organizaciones documentar procesos, colaborar más estrechamente, compartir ideas y tener una comunicación más transparente y clara. Como se mencionó anteriormente, los equipos remotos y que trabajan en diferentes zonas horarias en particular se benefician de mantener por escrito información empresarial vital. 

Encuestas internas y externas  

Aunque comúnmente se asocian con el feedback externo de los clientes, las encuestas también son un activo importante en la comunicación interna. Las encuestas a los empleados se llevan a cabo generalmente en forma de cuestionarios anónimos en línea. Las encuestas internas se utilizan con mayor frecuencia para recopilar feedback de los empleados sobre las políticas y procesos de la empresa, pero también proporcionan métodos beneficiosos para evaluar el compromiso, la moral y los logros de los empleados.
Por el contrario, las encuestas externas sirven para evaluar las necesidades, la satisfacción y el compromiso del cliente o para realizar estudios de mercado. Como descubre SurveyMonkey, el análisis de los feedbacks de los clientes mejora en un 33% las posibilidades de que una empresa se considere exitosa. 

Gestión de clientes   

La comunicación relacionada con las actividades de gestión de clientes es otro método importante de comunicación empresarial ampliamente aplicable en un entorno empresarial moderno. Desde soporte por chat en vivo y reseñas de clientes hasta sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), existen muchas formas en que las empresas se comunican con los clientes en un esfuerzo por mejorar su experiencia. Es seguro decir que la satisfacción del cliente está directamente relacionada con la eficacia y la calidad de la comunicación de gestión de clientes. 

¿Qué métodos de comunicación empresarial necesita tu equipo?

Cuando se les asigna la tarea de elegir los métodos de comunicación adecuados para su equipo, las organizaciones deben considerar sus necesidades y circunstancias únicas. No existe una solución única y universal que funcione para todos los modelos y tamaños de negocio.  

Dependiendo de la industria y el modelo de negocio en el que estés operando, puedes encontrar algunos métodos menos populares que se adapten perfectamente a tu equipo, mientras que otros, generalmente más comunes, pueden no ser muy efectivos.

Por ejemplo, las videoconferencias y el correo electrónico, aunque generalmente aplicables, pueden no ser necesariamente la mejor opción para tu equipo remoto que depende de un intercambio y una colaboración rápidos. O puedes invertir en un sistema CRM de alta gama y darte cuenta de que la mayoría de tus actividades de gestión de clientes se llevan a cabo por teléfono o chats en vivo. 

Dicho esto, todavía existe al menos un método de comunicación universalmente aplicable que la gran mayoría de las organizaciones encontrarán de gran utilidad. La comunicación basada en web se puede utilizar en varios modelos y tamaños de negocios, tanto para la comunicación interna como externa, mientras que otros métodos dependen en gran medida de las necesidades y modelos únicos en los que operan empresas específicas.  

Considera analizar tus necesidades de comunicación, preferencias, así como prioridades y objetivos específicos, y compáralos con la lista de métodos de comunicación enumerados anteriormente para asegurarte de que estás tomando una decisión bien informada. 

¿Cómo mejorar la comunicación en las empresas?

Mejorar tu comunicación empresarial aporta inmensas recompensas a tus operaciones internas y externas. 

Entonces, ¿cómo puedes crear una estrategia de comunicación empresarial exitosa en tu organización?

Analicemos algunos de los consejos más eficaces sobre cómo mejorar la comunicación en los negocios. 

Evalúa el estado actual de la comunicación de tu empresa y establece objetivos

Para implementar con éxito nuevos planes y estrategias de comunicación, considera empezar del análisis del estado actual de la comunicación de tu empresa. Esto te ayudará a identificar los eslabones débiles y los bloques que debes mejorar. También servirá como una excelente base para establecer los objetivos correctos para tu futura comunicación empresarial. 

La evaluación puede llevar mucho tiempo, pero sin duda dará sus frutos a largo plazo, ya que te ayudará a guiar tu plan de acción. 

Por ejemplo, puedes notar que tu comunicación interna se vio afectada debido a una transición al trabajo remoto. Como resultado, puede carecer de dirección y transparencia, que son cruciales para el trabajo en equipo productivo y la conexión general del equipo. 

Una vez que puedas identificar los problemas, puedes comenzar a elaborar un plan que aborde esos puntos débiles exactos. En este caso, el objetivo puede incluir establecer pautas claras sobre el volumen y la calidad de la comunicación interna, además de puntos viables sobre cómo ponerlas en práctica. 

Identifica grupos clave y analiza cómo se comunican entre sí

Una vez que hayas analizado los posibles problemas que obstaculizan la comunicación empresarial en su conjunto, es hora de realizar una evaluación más profunda de cómo se comunican los grupos principales de tu organización. 

Este paso puede ayudarte a identificar problemas más específicos y así establecer objetivos y planes de acción más relevantes. 

Para comenzar, intenta definir primero los grupos clave cuyas operaciones dependen de una comunicación eficaz y el intercambio de información. Puedes clasificarlos en diferentes niveles, que incluyen:

• Grupos horizontales — equipos, unidades o departamentos, por ejemplo: marketing, diseño, ventas, finanzas, recursos humanos, etc.
• Grupos verticales — ejecutivos, gerentes, líderes de equipo, miembros del equipo.  
• Grupos externos — clientes, socios, proveedores, consultores, etc.

Una vez que identifiques los grupos clave, analiza su interacción utilizando parámetros relevantes como feedback, informes, frecuencia de comunicación, comunicación de crisis, conversaciones irrelevantes y reuniones, etc.

Para los grupos horizontales, puedes evaluar qué personas, equipos y grupos dependen de la comunicación regular para respaldar las operaciones diarias, semanales o mensuales. 

Cuando se trata de comunicación a nivel vertical, considera analizar la calidad y la frecuencia del feedback, los informes, el seguimiento del progreso y la aprobación.  

De manera similar, la comunicación a nivel externo se puede analizar según la frecuencia y la calidad de la comunicación con clientes y socios.

La información obtenida a través de este análisis puede ayudarte a determinar el volumen óptimo de comunicación necesario para respaldar mejor los diferentes procesos y equipos. Además, puede ayudarte a tomar decisiones más informadas a la hora de elegir los canales y herramientas de comunicación adecuados. 

Define métodos de comunicación relevantes

Como mencionamos anteriormente, existen varios métodos de comunicación comúnmente utilizados. Sin embargo, no todos ellos son necesariamente relevantes para todas las empresas. La elección depende en gran medida del tipo y tamaño de la empresa, junto con los objetivos de comunicación empresarial específicos que se pretende alcanzar. 

Por ejemplo, si tu objetivo es mejorar la comunicación y colaboración entre departamentos, puedes establecer un método basado en web como predeterminado para el intercambio rápido de información, archivos y feedback entre equipos. 

Al mismo tiempo, los métodos de comunicación también dependen en gran medida del tamaño y del modelo de negocio en el que operan las organizaciones. En consonancia con esto, un pequeño equipo en la oficina optaría por reuniones internas en persona y utilizarían algunas basadas en la web de mensajería para colaboración y comunicación externa. Sin embargo, una organización grande y totalmente remota tendría que depender de las videoconferencias como alternativa a las reuniones cara a cara, además de la colaboración asincrónica basada en la web.  

Aplica las herramientas adecuadas

No existe una solución única cuando se trata de elegir las herramientas adecuadas para facilitar la comunicación empresarial. Es necesario definir tus necesidades únicas y compararlas con las herramientas disponibles para encontrar la solución que se alinee perfectamente con tu estrategia y objetivos de comunicación empresarial.

Dicho esto, todavía hay varias funcionalidades de aplicación general que se deben buscar en una herramienta de comunicación, independientemente del tamaño de tu empresa, modelo de trabajo o preferencias únicas. Una interfaz fácil de usar, máxima seguridad y funciones que permiten una colaboración productiva son algunas de las características universalmente relevantes para cualquier organización que busque optimizar y agilizar su comunicación empresarial.
A continuación se presentan algunas reglas a seguir al elegir y adoptar las herramientas de comunicación empresarial adecuadas:

• Utiliza una plataforma centralizada para correos electrónicos y calendarios para sincronizar automáticamente la disponibilidad y gestionar mejor la comunicación y la colaboración en toda tu organización. Cualquiera que sea tu preferencia en la batalla Google vs. Outlook está completamente bien siempre y cuando lo hagas universal tanto para el calendario como para los correos electrónicos. 
• Almacena información y documentos vitales en la nube con respaldo automático para evitar la pérdida de datos críticos. 
• Define algunas reglas básicas para tener una voz de marca, un tono y una etiqueta de chat coherentes en todos los canales de comunicación. Esto evitará que se produzcan posibles malentendidos y conflictos y garantizará que todos los equipos apliquen los principios de comunicación respetuosa en el lugar de trabajo. 
• Utiliza una única herramienta de mensajería empresarial para toda la empresa. Es muy fácil caer en la trampa de la falta de comunicación cuando un departamento utiliza Gmail Hangouts, mientras que otros se comunican a través de Pumble, por ejemplo.   
• Busca herramientas multifuncionales que facilitan la colaboración optimizada. Funciones como compartir archivos, opciones de mensajería versátiles, disponibilidad de miembros, notificaciones inteligentes y navegación fluida brindan una experiencia de comunicación y colaboración más eficiente.

Identifica y cultiva habilidades de comunicación empresarial relevantes

Además de fomentar los logros profesionales individuales y el avance profesional, las habilidades de comunicación empresarial son igualmente beneficiosas en un sentido organizacional más amplio. Según una encuesta de TalentLMS las empresas que invierten tiempo y recursos en mejorar las habilidades de comunicación de su fuerza laboral tienen más probabilidades de experimentar un mayor desempeño de los empleados. Es comprensible que un mayor rendimiento y productividad de los empleados conduzcan a un mayor éxito empresarial general. 

Para ayudarte a identificar y perfeccionar mejor las habilidades de comunicación empresarial relevantes en tu organización, echemos un vistazo más de cerca a todas las habilidades vitales para una comunicación empresarial eficaz.  

Habilidades de colaboración

El trabajo en equipo eficaz depende de la comunicación eficaz entre los miembros del equipo. Para colaborar eficazmente, los miembros del equipo deben dominar el arte de hacer mejores preguntas en el trabajo, así como aprender a solicitar y dar feedback constructivo. Además, las fuertes habilidades de colaboración incluyen estar abierto y considerar diferentes perspectivas, además de brindar apoyo y ánimo a los compañeros de equipo. Crear un espacio para el desarrollo de habilidades de colaboración permite a los equipos trabajar juntos de manera más efectiva y descubrir formas más eficientes de alcanzar los objetivos organizacionales. 

Habilidades diplomáticas

Las habilidades diplomáticas son un componente vital que constituye una comunicación empresarial eficaz, independientemente de la industria en la que opere tu empresa. Desde la resolución de conflictos y problemas hasta la comunicación de empatía y compasión, las habilidades diplomáticas son integrales en la gestión de las interacciones profesionales tanto internas como externas. Las sólidas habilidades diplomáticas facilitan la construcción de mejores relaciones en el lugar de trabajo, mejoran el desempeño laboral y la resolución de conflictos. 

Al mismo tiempo, los profesionales con habilidades diplomáticas altamente desarrolladas tienen más éxito en la gestión de clientes y otras funciones de cara al público. 

Las habilidades diplomáticas bien desarrolladas permiten a los representantes de ventas y a los profesionales de atención al cliente comprender mejor las perspectivas y necesidades de los clientes y, por lo tanto, brindar mejores soluciones y soporte. 

Individualmente, los profesionales pueden buscar más comentarios y oportunidades para practicar sus habilidades interpersonales durante la comunicación y colaboración habituales en el lugar de trabajo. 

A un nivel organizacional más amplio, los equipos pueden organizar talleres e inscribirse en cursos que se centren en el desarrollo de la inteligencia emocional, el pensamiento analítico y la resolución de conflictos para desarrollar un mejor conjunto de habilidades diplomáticas.    

Habilidades de negociación

Aunque generalmente se asocian con la obtención de nuevos clientes o socios comerciales, las habilidades de negociación son parte integral de varias otras actividades comerciales. Los empleados y gerentes aplican habilidades de negociación cuando discuten salarios o ascensos, por ejemplo, mientras que los dueños de negocios confían en sus habilidades de negociación cuando se comunican con los inversionistas. 

Las subhabilidades que puedes practicar al desarrollar tus habilidades de negociación incluyen:

• Escucha activa
• Gestión de expectativas
• Paciencia
• Adaptabilidad
• Persuasión
• Integridad

Como era de esperar, la mayoría de las habilidades de comunicación empresarial están directamente correlacionadas, lo que permite a los profesionales y organizaciones maximizar sus esfuerzos de aprendizaje.   

Habilidades de presentación

La capacidad de captar la atención de la audiencia y convencerla de que considere tus ideas o puntos de vista es otra habilidad empresarial importante que depende en gran medida de una comunicación eficaz. Las sólidas habilidades de presentación son fundamentales para elaborar y realizar presentaciones cautivadoras para diferentes audiencias empresariales. Además de los gerentes y ejecutivos que generalmente tienen más oportunidades para practicar sus habilidades de presentación, los miembros del equipo también requieren sólidas habilidades de presentación para comunicar sus ideas a su equipo de manera efectiva. 

Dominar las habilidades de presentación incluye aprender a aprovechar el poder de la comunicación verbal y no verbal y presentar ideas utilizando varios métodos visuales y de audio para causar una fuerte impresión en la audiencia. 

Presentar la información de una manera clara y atractiva es una habilidad que vale la pena desarrollar, ya que afecta muchas actividades y procesos comerciales, desde la colaboración eficaz hasta la adquisición de clientes y la realización de ventas.  

Habilidades para hablar en público

De manera similar a la habilidad de comunicación empresarial anterior, hablar en público requiere que los profesionales tengan un fuerte dominio de su comunicación verbal y no verbal. Un entorno empresarial profesional exige un cierto nivel de habilidad para hablar en público casi por defecto. Desde el momento en que ingresamos al entorno profesional y hacemos nuestra primera entrevista de trabajo hasta realizar presentaciones y hablar en conferencias de la industria, dirigirnos a inversionistas o comunidades, la mayoría de los profesionales deben participar en alguna forma de hablar en público a lo largo de su carrera. Las fuertes habilidades para hablar en público se reflejan en la capacidad de cautivar la atención de la audiencia y crear una conexión a través de la narración.    

Habilidades de escucha activa

Otra habilidad de comunicación empresarial muy importante que se relaciona con muchas otras es la habilidad de escuchar activamente. Los oyentes activos se caracterizan por la capacidad de ser pacientes y estar presentes en la comunicación, prestando mucha atención a los detalles y matices para evitar malentendidos y alcanzar una mejor comprensión. Esta habilidad de comunicación empresarial respalda mejores relaciones laborales y fomenta una colaboración más productiva, además de ser uno de los componentes clave de la negociación.  

Habilidades de redacción empresarial

La mayor parte de la comunicación empresarial moderna se realiza por escrito. Incluso antes de la transición global al modelo de trabajo remoto, la eficacia de la comunicación empresarial dependía en gran medida de las habilidades de redacción comercial de los participantes para transmitir el mensaje correcto a través de correos electrónicos, memorandos de la empresa, plataformas de mensajería empresarial, textos de sitios web o publicaciones en las redes sociales. 

Tanto las organizaciones como los individuos deben comprometerse a mejorar sus habilidades de redacción empresarial para reducir los malentendidos, mejorar la colaboración, garantizar una comunicación clara de las tareas y facilitar mejores relaciones laborales.

Habilidades de resolución de conflictos

La capacidad de comunicar para salir de una crisis, conflictos y situaciones estresantes en general muestra sólidas habilidades de resolución de conflictos. Naturalmente, los gerentes y líderes de equipo están más interesados en desarrollar estas habilidades particulares. Sin embargo, otros miembros del equipo también pueden beneficiarse en gran medida al aprender a gestionar situaciones estresantes y comunicarse para encontrar soluciones creativas a los problemas en cuestión. 

Habilidades para la toma de decisiones

Como una de las habilidades de comunicación empresarial comúnmente relacionadas con los roles de liderazgo, las buenas habilidades para la toma de decisiones son clave para alcanzar metas con éxito, tanto en términos de objetivos individuales como organizacionales. La capacidad de adoptar una postura objetiva en conversaciones críticas y sopesar rápidamente todos los pros y los contras y compararlos con las principales metas y prioridades de la organización es una habilidad que caracteriza a los gerentes y líderes exitosos. La clave para adquirir sólidas habilidades para la toma de decisiones es aplicar un proceso que incluye los siguientes pasos:

• Definir la situación o el problema.
• Identificar posibles soluciones o planes de acción.
• Descubrir todos los pros y contras de cada plan.
• Tomar la decisión que mejor se alinee con los pasos anteriores y el objetivo general.

Habilidades de comunicación no verbal

Aunque el mito popular sobre la inmensa importancia de la comunicación no verbal ha sido desacreditado por investigaciones más recientes basándose en una mala interpretación de la investigación original, la comunicación no verbal sigue siendo una parte importante de la comunicación cotidiana y empresarial. Las habilidades de comunicación no verbal incluyen señales específicas del lenguaje corporal que utilizamos (intencionalmente o no) para transmitir nuestro mensaje. Esto incluye todo, desde el contacto visual y las expresiones faciales hasta nuestra postura. 

Los profesionales que dominan la habilidad de la comunicación no verbal tienen más éxito a la hora de transmitir el mensaje correcto en conversaciones con clientes, reuniones de equipo o conferencias. Comprender los principios de la comunicación no verbal permite a los comunicadores leer y comprender mejor los sentimientos y opiniones de otros participantes en la conversación al observar su lenguaje corporal y expresiones faciales. 

Habilidades de comunicación de feedback y contribución

Un estudio encuentra que los equipos que fomentan el feedback constructivo en la comunicación en el lugar de trabajo tienen más probabilidades de experimentar beneficios sustanciales en el desempeño y el compromiso organizacional. 

Además, el feedback constructivo es igualmente valioso para los empleados a un nivel más individual, ya que favorece un avance profesional más rápido. De hecho, según un estudio de Harvard Business Report, el 57% de los empleados prefieren recibir feedback constructivo en lugar de elogios. 

Para desarrollar sólidas habilidades de feedback y contribución que impulsen la colaboración y el desempeño, las organizaciones y los individuos pueden considerar trabajar en la generación de confianza, además de practicar una comunicación de feedback honesta y respetuosa orientada a la acción. 

Habilidades de delegación

La gestión y el liderazgo organizacional dependen de fuertes habilidades de delegación para organizar eficazmente la carga de trabajo y asignar tareas estratégicamente para lograr la máxima productividad. Sin embargo, la delegación no termina necesariamente con la asignación adecuada de tareas. Los delegados hábiles comprenden la importancia de comunicar eficazmente el apoyo y entregar recursos relevantes durante todo el proceso.

Documenta y comparte tus procesos de comunicación empresarial

Mientras trabajan para organizar prácticas de comunicación empresarial más efectivas, las organizaciones deben asegurarse de que todos tengan acceso a estrategias, procedimientos, recursos, herramientas y materiales de aprendizaje. Considera documentar tus procesos y materiales de comunicación empresarial en un centro de conocimiento compartido que sirva como lista de verificación para que los empleados nuevos y existentes puedan consultarla. Finalmente, comparte el documento en un correo electrónico para toda la empresa o ánclalo en un canal #general en la aplicación de mensajería del equipo de tu empresa para asegurarte de que permanezca accesible y sea una prioridad para toda la organización.  

Eleva el éxito de tu organización con la comunicación empresarial eficaz en Pumble

La comunicación empresarial eficaz es la columna vertebral del éxito organizacional, ya que impulsa la colaboración, la productividad y el compromiso de los empleados.

Al reconocer su papel fundamental, las organizaciones están recurriendo a soluciones dinámicas como Pumble para revolucionar su comunicación.

Pumble es una aplicación de comunicación en equipo que agiliza la comunicación clara y fomenta la colaboración entre los miembros del equipo. Centrándose en mejorar los intercambios, Pumble ofrece un conjunto de funciones sólidas diseñadas para impulsar la productividad y la armonía en el lugar de trabajo.

Capacita a tu fuerza laboral con el versátil conjunto de herramientas de Pumble, que incluye: 

• Canales personalizables, 
• Conversaciones en hilos, 
• Mensajes directos, 
• Uso compartido de archivos, 
• Uso compartido de pantalla, 
• Videollamadas, y más. 

Estas características permiten a los equipos trabajar de manera más eficiente para lograr objetivos compartidos.

Con Pumble como aliado, tu equipo puede comunicarse de manera más eficaz, colaborar sin problemas y llevar tus estrategias de comunicación empresarial a nuevas alturas. 

Haz de Pumble tu aplicación de comunicación de equipo y mejora la comunicación empresarial para lograr el éxito en toda la empresa. ¡Regístrate hoy!

Referencias:

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