Qu'est-ce qu'une communication efficace ? Définition, exemples et 13 étapes pour l'améliorer

Vous avez du mal à vous exprimer ? Pendant les réunions d'équipe, vous restez souvent sur la touche "muet", attendant l'occasion de vous exprimer, mais ne le faisant jamais ? 

Et bien, vous n'êtes pas le seul.

In fact, research shows that 86% of employees and managers agree poor communication is the leading cause of workplace failure. Whether it’s due to information overload, leaving something out, or simply misinterpreting information, the bottom line is — ineffective communication is tearing businesses apart.

N'êtes-vous pas d'accord ? Posez-vous les questions suivantes :

• À quelle fréquence votre équipe est-elle confrontée à des problèmes de communication ?
• Les informations importantes ont-elles tendance à se perdre quelque part dans l'entonnoir de la communication ?
• Les employés se fient-ils aux rumeurs pour obtenir les principales nouvelles et mises à jour de l'entreprise ?

To help you understand what effective communication is and the role it plays in the workplace, we’ll answer the following questions:

• Qu'est-ce qu'une communication efficace ?
• What is the importance of effective communication in the workplace?
• Quels sont les avantages d'une communication efficace ?
• What are the principles of effective communication?
• What are the 13 steps you need to take to make communication effective?

Plongeons dans le vif du sujet !

Définition de la communication efficace : Qu'est-ce qu'une communication efficace ?

Une communication efficace est le processus d'échange réussi d'informations, d'idées, d'opinions, ou d'autres types de messages entre deux ou plusieurs personnes, aboutissant à une compréhension mutuelle.

Pour communiquer de manière efficace, les participants doivent être en mesure de comprendre le message transmis ainsi que l'émotion, l'intention et l'objectif qui se cachent derrière le message.

We asked Milan Kordestani, author of the book, “I’m Just Saying: A Guide to Maintaining Civil Discourse in an Increasingly Divided World” what the definition of effective communication is. 

To improve their communication skills, aside from understanding the message, all participants need to feel content with the outcome of the conversation. In other words, apart from reaching an understanding, they also need to reach an agreement about the communication objective. 

Kordestani est d'accord et poursuit en disant que l'empathie et le respect sont essentiels pour une communication efficace :

Qu'est-ce qu'une communication efficace dans le monde des affaires ?

On a broader scale, the establishment of successful communication in the workplace means creating an environment of trust and understanding within the team.

Hanne Wulp, formatrice en leadership, communication et résolution de conflits et coach de cadres, partage cet avis et ajoute qu'il est essentiel de partager fréquemment les informations :

In other words, by fostering a culture of transparency where the assertive communication style is encouraged and feedback is welcomed, you’ll consequently be improving your organization’s communication effectiveness.

Quels sont les avantages d'une communication efficace ?

Simply put, businesses depend on information flow. Regardless of the industry you’re in, if you’re looking to expand and improve, learning how to communicate effectively is essential. Accordingly, that’s why effective communication is among the top rated and sought after skills any employee can have. 

If the information flow is clogged in any way, the business will start to deteriorate. That is why we need effective communication to:

• Remove confusion,
• Give purpose,
• Create accountability, and
• Build a positive company culture.

Plus précisément, les 6 principaux avantages d'une communication efficace sont les suivants : 

• Easier and better problem solving,
• Easier and better decision making,
• Meilleures relations professionnelles,
• Augmenter l'engagement, 
• Améliorer la productivité et
• Meilleure culture d'équipe.

Voyons ce que cela implique.

Benefit #1: Easier and better problem solving

As the most in-demand soft skill, communication is a must-have on a resume. According to 90% of employers, the ability to communicate effectively could be what makes the difference between getting hired or not. The main reason for that is that great communication skills lead to easier problem solving. 

Problem solving is only possible if there’s:

• De la coopération,
• La collaboration d’équipe, 
• De l'esprit de décision et
• Une action coordonnée.

What these factors have in common is reflected through effective communication skills — the glue that binds everyone in the team together and enables them to work as a cohesive unit.

Une communication efficace est une communication rationalisée, qui permet :

• Un partage rapide de l'information,
• Une compréhension mutuelle du problème, 
• Une évaluation collective de l'impact du problème et
• Decision making that takes the whole system into consideration.

En d'autres termes, lorsque nous rationalisons la communication et que nous permettons à chacun d'y participer, nous résolvons les problèmes plus facilement et plus rapidement (sans parler d'une plus grande efficacité). 

Benefit #2: Easier and better decision making

La prise de décision sur le lieu de travail dépend directement de la quantité d'informations dont nous disposons. 

Decision making is a process of choosing one option from a selection of alternatives, relying on our comprehensive analysis of them all. In order to select the right one, we have to be fully aware of all alternatives.

That’s where effective communication comes in. Clarity is the pillar of adequate communication. As Michelle Giordano, a Community Outreach Advocate, states, clarity is also necessary for informed decision making.

Avantage n°3 : Meilleures relations professionnelles

In general, we can differentiate between 2 different types of effective communication in the workplace:

• Internal and
• Externe.

Although separate, these 2 types of business communication are interlinked — if one is effective, the other will be as well. Maintaining clear and transparent communication both internally and externally is vital for your success. 

The success of your collaboration with third parties depends on how effective your communication is. How you (personally and as a company) interact with third parties will shape the reputation you have and affect how they see and interact with your business.

Avantage n°4 : Augmenter l'engagement

Le manque d'engagement coûte aux entreprises du monde entier environ $7 800 milliards. Ce n'est pas une surprise, puisque des études montrent que seuls 21% des travailleurs sont réellement engagés au travail. 

Employee engagement leads to better performance and higher productivity levels. But, what does that have to do with communication effectiveness?

Well, a survey on employee voice has shown that 74% of highly engaged employees also feel heard. 

En d'autres termes, ils ont l'impression que leurs opinions et leurs contributions comptent. En comparaison, seuls 30% des travailleurs désengagés se sentent entendus sur leur lieu de travail, ce qui implique une relation étroite entre une communication efficace sur le lieu de travail et l'engagement des employés. 

Avantage n°5 : Améliorer la productivité

According to the same study, when they feel heard, 74% of employees are more effective at their job. Not to mention, 71% of them feel encouraged to share:

• Ideas, 
• Pensées, 
• Potential solutions, and 
• Le feedback. 

Therefore, implementing effective communication can lead to improved productivity. 

Certaines études plus anciennes, comme le rapport McKinsey, suggèrent que lorsque les entreprises utilisent les technologies sociales pour améliorer leur communication interne, elles peuvent augmenter la productivité de leurs employés de 20 à 25%. 

More recent data shows that 72% of managers and business leaders believe that their teams are more productive as a result of improved communication skills.

Avantage n°6 : Meilleure culture d'équipe

Practicing communication skills helps build trust among team members and create a healthy environment to work in. That, in turn, leads to having a more collaborative culture within the company. 

Kordestani souligne à quel point la communication est efficace pour la culture d'équipe et affirme :

Comment rendre la communication efficace ?

Il est clair qu'une communication efficace est vitale pour la performance, tant au niveau individuel qu'au niveau de l'équipe. 

Pour bénéficier de tous les avantages d'une communication efficace, vous devez non seulement en comprendre les principes essentiels, mais aussi améliorer vos compétences en matière de communication. 

Voici les 13 étapes à suivre pour y parvenir.

Étape n°1 : Respecter les 7 C de la communication

La première étape d'une communication efficace consiste à respecter les 7 C de la communication. 

These 7 Cs of communication are the most important characteristics of effective communication. 

Il s'agit notamment :

• La clarté, 
• La cohérence, 
• La confiance, 
• La conformité, 
• La concision, 
• La concrétude et 
• La courtoisie.

Sous-étape n°1 : Soyez clair dans la communication

To avoid misunderstandings and be an effective communicator, you need to be clear. Clear communication implies the communicator highlights a specific piece of information only. 

Un communicateur clair se concentre sur la poursuite d'un objectif spécifique et la transmission d'un message spécifique.

Voici un bref aperçu de la manière dont la même information peut être transmise de manière claire et peu claire :

"Avez-vous terminé les rapports que je vous ai demandés mardi dernier ?" ✅

"Yoooo, quoi de neuf ? Mandy m'a demandé quand les rapports dont nous avons parlé la semaine dernière seraient terminés. J'ai dit : "Tu peux te calmer, ma fille ? Ils seront bientôt prêts !" Mec, elle est tellement coincée, pas vrai ?" ❌

Dans le premier exemple, nous pouvons voir que la question est formulée de manière claire et directe. Le destinataire sait immédiatement ce qu'on lui demande, il n'y a donc pas de risque de mauvaise interprétation.

In the second example, we see that the person who sent the message chose a roundabout way of asking for information. The passive-aggressive approach paired with overuse of jargon makes this an example of unclear communication.

Une communication claire est utile pour :

• Make understanding easier and faster and
• Renforcer la signification d'un message.

Pour communiquer clairement, vous devez :

• Présenter votre idée principale,
• Vous assurer que votre idée a un sens,
• Minimiser le nombre d'idées par phrase,
• Être précis et orienté vers les détails,
• Éviter le jargon, l'argot et le langage absolu, 
• Parler en phrases courtes et directes, et
• Vous assurer que l'autre personne vous comprend (et vice versa).

Sous-étape n°2 : Communiquez de manière cohérente

Une communication cohérente est fluide, c'est-à-dire qu'elle est consistante et logique.

Un communicateur cohérent relie tous les points abordés et s'assure qu'ils sont tous pertinents par rapport au sujet principal. La cohérence dans la communication permet de :

• Donner de la crédibilité à vos idées et
• D'éviter la confusion, l'insatisfaction et l'épuisement des auditeurs/lecteurs.

Pour communiquer de manière cohérente, vous devrez :

• Organiser et présenter vos idées dans un ordre logique et
• Connect your ideas through the use of transitional words and phrases (e.g. “as a result”, “so far”, “furthermore”, “in contrast”, “for example”, etc.).

Let’s take a look at an example of coherent communication in the picture below. There, we see a conversation between 2 coworkers on Pumble, a business messaging app. One of them is asking for help with a specific process and the other gives detailed, logical instructions. 

In the example above, we see the consistency in George’s communication. He goes over the process in question with his coworker and then says:

“L'ordre correct est le suivant : page d'accueil ▶️ page de date ▶️ page de code-barres ▶️ page de collecte, puis vous passez à l'écran suivant.”

But, what would happen if George didn’t employ the principles of coherent communication? Then, his initial reply might have looked something like this:

“Vous devez marquer une collection pour chaque produit. Allez à la page des dates et partez de là. La page des codes-barres s'affiche lorsque vous cliquez à l'endroit prévu.”

This example clearly shows that, while George is explaining the process, he’s not doing it in a consistent way and there’s very little chance her coworker can follow it.

Sous-étape n°3 : Ayez confiance en soi lors de la communication

Dans la communication, l'assurance vous aide à transmettre ce que vous voulez d'une manière efficace. Un communicateur confiant donne plus de crédibilité à ses paroles en exprimantses pensées, ses croyances, ses idées et ses opinions de manière assertive.

One Indeed survey shows 98% of workers say they perform better when they feel confident. On the other hand, a study done by The University of Law indicates that 97% of adults aged 24 to 35 say that they are scared their coworkers will judge them on the way they communicate in the workplace.

Many employees feel inadequate in expressing their thoughts, especially when it comes to nonverbal communication. The modern era of remote work has left us lacking in the long lost skills of “communicating without communicating.”

However, the good news is that you can still appear confident by:

• Paying attention,
• Listening actively,
• Expressing interest using the appropriate facial expressions, and
• Having an overall positive body language.

In other words, fake it until you make it or use the “As if” strategy that has been proven effective. 

Cette stratégie repose sur le fait que les êtres humains ont tendance à considérer les concepts qu'ils utilisent quotidiennement comme des faits plutôt que comme ce qu'ils sont (des concepts sociaux qui dépendent du contexte d'une situation). 

Par exemple, nous pouvons avoir l'idée préconçue qu'il existe des façons spécifiques dont les personnes confiantes agissent et sont perçues dans notre société. Nous pourrions également considérer comme un fait que les personnes confiantes le sont naturellement dans toutes les situations (même si cela ne peut pas être vrai — il s'agit simplement d'une construction sociale). Par conséquent, si nous n'avons pas confiance en nous dans toutes les situations, nous nous considérerons comme quelqu’un "sans confiance en soi". 

La stratégie "Comme si" incite les gens à agir comme s'ils étaient déjà ce qu'ils veulent être — dans ce cas, il s'agirait d'une personne confiante. 

Avoir confiance en soi dans la communication est utile car :

• Les personnes semblent plus assertives,
• Give more credibility to the information presented, and
• Les informations présentées semblent plus professionnelles.

Pour avoir l'air sûr de vous lorsque vous communiquez, vous devez :

• Maintenir un volume de voix clair et stable,
• Maintenir un contact visuel,
• Être honnête,
• Écouter attentivement les autres,
• Rechercher des compromis sur les points discutés,
• Exprimer sa gratitude lorsque c'est nécessaire,
• S'excuser lorsqu'on a tort, et
• Reconnaître positivement la contribution des autres.

Sous-étape n°4 : Communiquez correctement

Correct and adequate workplace communication implies no errors in communication, which gives your words credibility. People listening to your tone of voice or reading your messages are likely to form a subconscious connection between your usage of grammar and the value of your words.

A correct communicator shows respect to fellow communicators by ensuring their grammar, pronunciation, and vocabulary are up to par. 

Une communication correcte aide à :

• Améliorer l'impact du message,
• Renforcer le professionnalisme,
• Améliorer la compréhension et
• Éviter les malentendus et la confusion.

Pour communiquer correctement, vous devez :

• Réfléchir à ce que vous voulez dire avant de le dire, 
• Relire attentivement les communications écrites, et
• Consult grammar manuals or online grammar checkers if needed.

Prenons un exemple de communication correcte et incorrecte. 

“Hi, Joan! Can you please send me all the documentation you have for the Perkins case? Thank you!” ✅

Nous constatons que l'expéditeur a utilisé des phrases complètes ainsi qu'une grammaire et une ponctuation correctes. Voici un exemple du même message, mais rédigé de manière incorrecte :

“Hiyaaa Joan pls sned me all docs for the P case tnx” ❌

Même si ce deuxième exemple transmet le même message que le premier, l'absence de ponctuation et les diverses fautes de frappe rendent ce message non professionnel et même parfois incohérent.  

Sous-étape n°5 : Soyez concis dans la communication

Concise communication implies the information is communicated in the fewest words possible. A concise communicator sticks to the point and keeps things brief. In other words, they are efficient in choosing their words and sentence formations.

La concision dans la communication permet de :

• Gagner du temps et de l'argent,
• Mieux souligner vos points principaux et
• Rendre le message plus compréhensible pour les auditeurs/lecteurs.

Pour communiquer de manière concise, vous devrez :

• Éviter de vous laisser distraire par d'autres questions,
• Vous en tenir au sujet traité et
• Ne donner qu'une quantité raisonnable d'informations à la fois.

La concision est particulièrement importante dans la communication écrite. Lorsque vous communiquez vos idées par écrit, vous devez :

• Utiliser la voix active (plutôt que la voix passive),
• Éviter les phrases vagues et surutilisées (par exemple, "mauvais", "bon", "savoir", "très", etc.)
• Supprimer les qualificatifs redondants (par exemple "assez", "plutôt", "vraiment", etc.)

Par exemple, si nous voulions être concis en demandant quelque chose, nous dirions :

“Nous devons réaliser une publicité de 15 secondes qui mette en valeur la dernière nouveauté. Il faut que ce soit fait pour le 13.”

An example of communication that isn’t concise, on the other hand, would look something like this:

“Ce serait formidable si nous pouvions éventuellement sortir une courte publicité parce que nous avons récemment lancé une nouvelle fonctionnalité et que nous devons vraiment, vraiment, la présenter à notre public. L'idéal serait que ce soit bien ficelé et terminé pour la mi-mois.”

Sous-étape n°6 : Soyez concret dans la communication

La communication concrète implique que l'information est présentée d'une manière spécifique, précise, mais aussi vivante. 

Un communicateur concret donne une image claire de ce qu'il veut transmettre.

Être concret dans la communication permet de :

• Renforcer la confiance dans vos paroles,
• Maintenir l'intérêt de l'auditoire,
• Éviter les interprétations erronées et
• D'accélérer le processus d'action.

To communicate effectively and concretely, you’ll need to:

• Étayer vos idées par des faits et des chiffres,
• Utiliser des mots et des phrases clairs et sans ambiguïté, 
• Utiliser des modificateurs précis,
• Éviter les généralisations et
• Fournir des étapes détaillées pour les actions que vous souhaitez entreprendre.

Sous-étape n°7 : Soyez courtois dans la communication

Le dernier C de la communication est la courtoisie. Une communication courtoise implique que l'information est transmise avec respect. Un communicateur courtois est ouvert, amical et honnête.

Outre l'amélioration de vos perspectives de carrière, la courtoisie dans la communication est également utile :

• Pour établir et maintenir de bonnes relations entre les membres de l'équipe,
• Les gens se sentent écoutés, reconnus et appréciés et
• Constituer une équipe plus loyale et plus productive.

Pour communiquer avec courtoisie, vous devez :

• Être positif, poli et raisonnable,
• Être enthousiaste et réfléchi,
• Prendre en compte le point de vue des autres,
• Centrer le message sur l'auditoire et
• Faire preuve de respect à l'égard des autres communicateurs.

Étape n°2 : Établir la confiance entre les membres de l'équipe

Pour instaurer une communication efficace au sein d'une équipe, il est nécessaire d'instaurer la confiance au sein de cette équipe. Mais il est important de noter qu'il s'agit d'une voie à double sens — les équipes qui se font confiance communiquent davantage (et mieux), tandis qu'une meilleure communication conduit à une plus grande confiance.

This intricate connection didn’t escape Giordano, who states that establishing trust is the key step that further leads to successful communication:

Selon Paul J. Zak, auteur de Trust Factor: The Science of Creating High-Performance Companies, et de son article The Neuroscience of Trust, les personnes travaillant dans des entreprises où la confiance est élevée font état des avantages suivants :

• 106% d'énergie en plus au travail,
• 76% d'engagement en plus,
• 74% de stress en moins,
• 50% de productivité en plus,
• 40% less burnout and better work-life balance,
• 29% de satisfaction en plus dans leur vie, et
• 13% de jours de maladie en moins.

Mais comment établir la confiance dans les équipes ?

Sous-étape n°1 : Faites preuve de transparence

In the previously mentioned study, Zak found that sharing information broadly and maintaining ongoing, transparent communication lowers uncertainty and improves teamwork. It also improves workplace engagement.

Maintaining transparent two-way communication is a tall order, but you can do it by:

• En assumant vos responsabilités,
• En fournissant et en acceptant régulièrement un retour d'information et
• En demandant d'emblée ce que l'on attend d'une tâche ou d'un projet.

Sous-étape n°2 : Soyez respectueux

L'un des piliers de la confiance est la communication respectueuse, c'est-à-dire le fait d'être traité avec politesse ou d'être reconnu à sa juste valeur pour ses réalisations et ses comportements. 

According to the paper The Effect of Respect: Respectful Communication at Work Drives Resiliency, Engagement, and Job Satisfaction among Early Career Employees, there are 2 key facets of workplace respect:

• Respectful engagement and
• Le respect autonome.

The former has to do with the relationship a person has with their team members. If they are interpersonally accepted and valued as an individual, they’ll feel like a respected member of the team. 

Le second est lié à la liberté qu'a une personne de travailler d'une manière qui lui convient. Cette liberté, qui découle de la confiance que les dirigeants leur accordent fait que les travailleurs se sentent respectés. 

Dans l'ensemble, le respect sur le lieu de travail favorise l'engagement et la coopération. Les employés qui se sentent respectés sont plus enclins à collaborer car ils sont prêts à prendre en considération non seulement leur développement professionnel, mais aussi la vision globale de l'avenir de l'entreprise. De plus, ils sont plus enclins à inclure d'autres personnes dans ces visions partagées.

Le respect est important pour favoriser la confiance qui conduit à une communication efficace sur le lieu de travail. Vous pouvez y parvenir en :

• Respectant le temps de vos collègues,
• Respectant les idées de vos collègues, même si elles ne correspondent pas à vos connaissances, à votre expérience ou à vos attentes, et
• Respectant les opinions de vos collègues, même si elles sont différentes des vôtres.

Sous-étape n°3 : Soyez uni

Être uni, c'est plus que travailler avec d'autres personnes. L'unité consiste à collaborer au sein d'une équipe. Cela implique de travailler en tant qu'unité cohésive. Les piliers de l'unité sont les suivants :

• Ne pas rejeter les membres de l'équipe,
• Éviter toute communication négative,
• Aider lorsqu'on le demande, et
• Toujours demander de l'aide quand on en a besoin.

Sous-étape n°4 : Valorisez les collègues

Valoriser ses collègues permet de créer un sentiment d'appartenance à la communauté, ce qui favorise la fidélisation des employés et la satisfaction générale au travail. 

Pour montrer à vos collègues et à vos employés que vous les appréciez, vous pouvez essayer :

• D'en apprendre davantage sur ce qu'ils aiment, ce qu'ils n'aiment pas et sur les méthodes de travail qu'ils préfèrent et
• De les féliciter quand il le faut et là où il le faut.

Substep #5: Practice trust-building activities

La confiance est quelque chose qui se produit naturellement et organiquement. Nous ne pouvons pas la forcer. 

Néanmoins, nous pouvons l'aider en pratiquant des activités appropriées pour établir de la confiance, telles que :

• Le jeu de la corde — un jeu de confiance dans lequel un groupe de personnes aux yeux bandés doit former une corde en carré en collaborant en équipe,
• Le dessin dos à dos — un jeu de confiance où deux personnes s'assoient dos à dos et se donnent des instructions sur la manière de dessiner des formes abstraites qui leur sont demandées,
• La piste nocturne — un jeu de confiance où un groupe de personnes aux yeux bandés s'accroche à une corde et doit parcourir ensemble une course d'obstacles, et
• Le champ de mines — un jeu de confiance où le premier coéquipier a les yeux bandés, tandis que le deuxième coéquipier doit guider verbalement le premier coéquipier à travers un espace ouvert parsemé d'obstacles.

Étape n°3 : Gérer les obstacles à la communication

Anything that comes in the way of communication effectiveness — a misunderstanding, a problem, or an obstacle — is a barrier. 

Les obstacles à la communication se présentent sous différentes formes que nous reconnaissons généralement :

• Physiques, 
• Perceptives, 
• Émotionnelles, 
• Culturelles, 
• Langue, 
• Sexe, et 
• Obstacles interpersonnels à une communication efficace. 

Pour gérer les obstacles à la communication, vous devrez :

• Identifier les barrières de communication auxquelles vous êtes confronté — une fois que vous l'aurez fait, il sera plus facile de s'y attaquer.
• Vous renseigner sur les normes et coutumes culturelles ainsi que sur les différences culturelles en termes d'utilisation du langage verbal et non verbal — vous réduirez ainsi les risques de malentendus et de confusion.
• Identifier vos hypothèses, vos stéréotypes, vos préjugés et vos idées préconçues — vous pourrez alors travailler à les surmonter.
• Choisir une langue officielle appropriée pour l'équipe — au cas où les membres de l'équipe auraient des langues maternelles différentes.

Les obstacles à la communication se manifestent de différentes manières, et il n'existe donc pas de méthode parfaite pour les gérer tous. Voyons comment vous pouvez surmonter chacun de ces obstacles.

Sous-étape n°1 : Gérez les obstacles physiques à la communication

Physical barriers represent the environmental conditions that disrupt the communication process. 

Elles peuvent se manifester sous la forme de bureaux physiquement séparés d'équipes réparties ce qui rend difficile l'interaction entre les personnes lorsqu'elles le souhaitent.

L'une des meilleures façons de gérer les obstacles physiques à la communication est d'adopter la communication asynchrone. 

However, that’s not an option for every team, which is why you can also consider utilizing team communication apps like Pumble that will make it easier for all team members to reach each other at any given time.

Sous-étape n°2 : Gérez les barrières perceptuelles à la communication

Les barrières perceptuelles représentent les perceptions des personnes qui les empêchent d'évaluer correctement :

• Une personne, 
• Un sujet ou 
• Un élément d'information. 

Elles peuvent se manifester par des perceptions biaisées des connaissances ou de l'expérience d'une personne. Pour gérer les barrières perceptuelles, vous devez :

• Not judge people based solely on their body language — hear out what they are saying first,
• Identify any additional barriers you may have,
• Essayer de comprendre clairement la personne à qui vous parlez,
• Essayer d'avoir une approche plus souple et plus créative des conversations, et
• Essayer de vous mettre à la place de votre interlocuteur pendant un moment.

Sous-étape n°3 : Gérez les obstacles émotionnels à la communication

Emotional intelligence represents an individual’s ability to understand and use emotions as a weapon to combat stress, overcome challenges, and most importantly, communicate thoughts and emotions effectively. 

However, even emotionally intelligent individuals will often face barriers that obstruct effective communication. These are the emotions you feel when talking with your teammates that might hold you back and hinder your ability to have a constructive conversation. 

Elles peuvent se manifester sous la forme de conflits causés par :

• La colère, 
• L'anxiété ou 
• L'orgueil.

Pour gérer les barrières émotionnelles, vous devez :

• Vous retirer de la situation (si possible),
• Vous calmer, 
• Réfléchir à la raison de vos sentiments, et
• Vous efforcer d'accepter que votre point de vue n'est peut-être pas parfait ou idéal.

Sous-étape n°4 : Gérez les obstacles culturels à la communication

Les barrières culturelles représentent des différences culturelles entre les communicateurs qui entraînent des interprétations erronées des messages d'autrui. 

Elles peuvent se manifester par des malentendus causés par des normes et des coutumes culturelles.

Travailler à surmonter les barrières culturelles, telles que les stéréotypes et la suffisance fondée sur le statut, parmi les membres de l'équipe est un excellent moyen d'améliorer la communication au sein de l'équipe.

This can be achieved through various types of communication exercises, such as:

• Cultural sensitivity training,
• Diversity celebrations, and/or
• Open floor panels.

Sous-étape n°5 : Gérez les barrières linguistiques à la communication

Les barrières linguistiques représentent des mots, des phrases, une prononciation et une grammaire dont l'utilisation peut dérouter les personnes avec lesquelles nous communiquons. 

Le plus souvent, les gens pensent que la langue ne peut contribuer à une mauvaise communication que lorsque les interlocuteurs ne parlent pas la même langue. 

However, even with people who share a native language, there might be barriers to communication in the form of overuse of jargon and slang. 

De plus, les différents niveaux d'alphabétisation et de compétences linguistiques, ainsi qu'une chose aussi simple que le choix des mots, peuvent également entraîner une rupture de la communication.

On the one hand, you can overcome these barriers by developing a work culture that encourages patience and inclusion. Regardless of how long it takes for someone to get their thoughts across; patience is key.

Alternatively, you can instruct everyone in the office to stick to plain language, whilst discouraging use of jargon or slang terms.

Sous-étape n°6 : Gérez les obstacles à la communication liés au sexe

Les préjugés sexistes sont des stéréotypes, des préjugés et des partis pris qui influencent la façon dont nous percevons les personnes de sexe différent et dont nous communiquons avec elles. 

Ils peuvent se manifester sous la forme d'idées fausses fondées sur le sexe concernant les habitudes de communication d'une personne.

Le traitement des obstacles à la communication liés au sexe comprend les éléments suivants :

• Sensibiliser tous les membres de l'équipe,
• Encourager la diversité au sein de l'équipe et
• Inclure l'équipe des ressources humaines dans la gestion des problèmes potentiels.

Sous-étape n°7 : Gérez les obstacles interpersonnels à la communication

Les barrières interpersonnelles représentent des difficultés interpersonnelles qui empêchent les gens d'atteindre leur plein potentiel en termes de compétences de communication. 

Elles peuvent se manifester par un manque d'envie de participer aux conversations ou un manque d'ouverture d'esprit.

Resolving such barriers is troublesome, as they often pertain to a specific situation or people involved. Regardless, fostering positive team values can provide a pathway to resolution.

Such values often include:

• Empathy,
• Active listening,
• Openness, and
• Honesty.

Étape n°4 : Apprendre à gérer la communication non verbale

According to the often-quoted, popular piece of statistics, 93% of communication is nonverbal — but, this number has also been heavily disputed by experts and proven to be a misinterpreted version of the findings from the original study by Albert Mehrabian, a famous psychologist.

Il n'en reste pas moins que la communication non verbale est un élément important de nombreux processus de communication. Mais c'est une forme de communication que nous négligeons souvent parce qu'elle n'est pas dominante. 

La communication non verbale accompagne généralement la communication verbale en personne. Pour souligner nos paroles, nous utilisons :

• Les expressions faciales, 
• Les gestes et 
• Les mouvements du corps. 

Cependant, la communication par le langage corporel n'est pas toujours consciente. Nous l'utilisons parfois pour communiquer des messages que nous ne souhaitons pas transmettre. 

De plus, nos expressions faciales, nos gestes et nos mouvements corporels peuvent aussi être involontairement trompeurs — ou simplement mal interprétés par les autres.

That’s why nonverbal communication can often become a barrier to making communication effective. 

Par exemple, notre langage corporel peut devenir une barrière perceptive — nos sourcils levés peuvent entraver ce que nous essayons de communiquer avec nos mots. En outre, la communication non verbale peut souvent constituer une barrière culturelle. La personne avec laquelle nous communiquons peut interpréter notre langage non verbal en fonction de ses propres normes culturelles, qui ne correspondent pas à ce que nous essayons de transmettre.

Une communication non verbale correcte est une étape importante vers une communication d'équipe efficace — et vous devrez faire l'effort de transmettre et d'interpréter correctement le langage non verbal.

Sous-étape n°1 : Utilisez la communication non verbale à votre avantage

L'une des principales idées fausses concernant le langage non verbal est qu'il est universel. Par exemple, la plupart des Occidentaux pensent qu'une poignée de main ferme est un signe de confiance. Cependant, dans de nombreuses cultures orientales, une poignée de main ferme peut être perçue comme agressive.  

Néanmoins, certains indices non verbaux sont presque universellement compris. Vous pouvez les utiliser à votre avantage et devenir un communicateur plus efficace. 

Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire :

• Prêtez attention à l'ambiance et agissez en conséquence — ne souriez pas lorsque le message est sérieux et ne froncez pas les sourcils lorsque vous discutez avec des collègues.
• Maintenez un contact visuel fréquent avec vos interlocuteurs.
• Ne croisez pas les bras — vous éviterez ainsi d'avoir l'air sur la défensive.
• Ajustez votre voix à un volume agréable et confortable.
• Évitez de trop gesticuler — vous réduirez les risques de faire passer un message que vous ne souhaitez pas.

Sous-étape n°2 : Apprenez à "lire" les messages non verbaux de vos interlocuteurs 

Notre capacité à décoder correctement le langage non verbal est l'un des piliers de la maîtrise de la communication non verbale. Bien que la recherche suggère que le décodage des messages non verbaux est souvent médiocre sans le contexte fourni par la communication verbale, vous pouvez toujours utiliser le langage corporel de vos interlocuteurs pour vous assurer que votre communication est aussi efficace que possible.

Of course, make sure you listen to what your fellow communicators say first.

Sous-étape n°3 : Informez-vous sur les normes non verbales des cultures de vos collègues

If you’re a manager, organize cross-cultural training about the matter.

Si vous êtes un employé, prenez l'initiative de vous informer sur l'utilisation du langage non verbal des autres cultures représentées dans votre équipe.

Étape n°5 : Apprendre à vous exprimer dans la communication

Learning how to express yourself in communication is one of the most important steps toward becoming an effective communicator. 

After all, to be able to properly communicate, you’ll need to be able to express your:

• Thoughts,
• Ideas,
• Opinions, and 
• Beliefs.

Sous-étape n°1 : Décidez d'abord de ce que vous voulez dire

When participating in a conversation at work, it’s important that you don’t give out rash responses without paying attention. Instead, make your decision by:

• En faisant une pause — vous aurez ainsi le temps de vous ressaisir,
• En formulant des idées et des opinions dans votre esprit avant de les exprimer,
• En évaluant le contexte et le contenu de ce que vous essayez de dire, et
• En étant attentif à la personne à qui vous parlez et à son sujet, ainsi qu'à l'impact de vos paroles. 

Sous-étape n°2 : Ne généralisez pas vos propos

Au contraire, enrichissez-les avec la bonne quantité de détails, de faits et de chiffres; utilisez des exemples et des images pour illustrer vos pensées et vos idées.

Sous-étape n°3 : Affirmez-vous

Being assertive means saying and doing what you want in a clear and respectful manner, while valuing your thoughts, needs, and feelings, alongside the thoughts, needs, and feelings of fellow communicators. 

The fundamental features of assertive communication are:

• Recognize your values. Don’t just attribute your failures to internal flaws and your successes to luck; be objective about your contributions instead.
• Know your rights. Aim to understand your entitlements and benefits in the workplace; then, insist on them.
• Manage your boundaries. Aim to understand and respect your boundaries, to better manage stress and expectations.
• Before being assertive, practice being assertive. Think about what you want to say in a given situation, and practice how you’ll say it.
• Speak up. During meetings, brainstorming sessions, or anytime when it’s appropriate to speak up and you have something important to say, do so.

• Aim to stay on topic during arguments. Start small and make it your goal to get to the point as quickly as you can; use details, facts, examples, and visuals that add, rather than distract from your point.
• Communicate at the right time. If you have a question at a meeting, ask it right away; if you know your colleagues will be busy at a certain time, ask them when they will be able to talk with you.

Étape n°6 : Apprendre à écouter activement les autres

Écouter les pensées, les idées et les opinions des autres avec un réel intérêt est tout aussi important pour une communication efficace que le fait de contribuer. 

Sadly, according to Psychology Today, we’re much worse listeners than we think — as many as 96% of people think they are great listeners, when in reality, we tend to retain only 50% of what is said right after it’s said. The percentage further shrinks with time.

Dans le livre qu'il a coécrit avec Leonard A. Stevens, Are you Listening?, Ralph G. Nichols, professeur retraité de l'université du Missouri, affirme que la capacité à accorder toute son attention à un orateur diminue avec l'âge : 

“Si nous définissons le bon auditeur comme celui qui accorde toute son attention à l'orateur, les enfants de première année sont ceux qui écoutent le mieux.”

Sous-étape n°1 : Comprenez pourquoi l'écoute active est importante

Nous nous sommes entretenus avec Marilyn Shannon, auteur du livre Marilyn Shannon, auteur du livre Quick Listening: The New Paradigm for Business and Personal Excellence, sur l'importance de l'écoute active dans un environnement professionnel. 

She continues that active listening is the only way for businesses to overcome some of their biggest stumbling blocks. 

Il est donc clair que l'écoute est essentielle à une communication efficace et à la réussite dans les affaires. Mais comment parvenir à écouter activement ?

Sous-étape n°2 : Évitez les mauvaises habitudes d'écoute

Comme nous l'avons mentionné, même lorsque nous sommes conscients de l'importance de l'écoute active, nous ne la pratiquons pas. Nichols a cité les 10 pires habitudes d'écoute des Américains — selon ces habitudes, les gens n'écoutent pas parce qu'ils :

• Trouvent le sujet abordé inintéressant,
• Trouvent des défauts à l'orateur(par exemple, une prestation ou une apparence déficiente),
• Se concentrent sur un argument particulier avancé par l'orateur et essaient ensuite de trouver des contre-arguments,
• Focus more on facts than the underlying idea,
• Essaient de résumer tout ce qui a été dit — de sorte que l'essentiel leur échappe,
• Font semblant d'être attentif alors que leur esprit s'égare,
• Se laissent distraire (par exemple, les distractions qu'ils créent ou qu'ils tolèrent),
• Se concentrent sur les informations faciles à comprendre et éviter les concepts plus difficiles,
• Se laissent distraire par des mots émotionnels, et
• Gâchent la différence entre la vitesse de la pensée et la vitesse à laquelle les gens parlent, c'est-à-dire la “puissance de la pensée”.

Sous-étape n°3 : Utilisez les 3 A de l'écoute active

Pour éviter d'être victime de l'une des mauvaises habitudes d'écoute, nous pouvons utiliser les 3 A de l'écoute active :

• Attitude — avoir une attitude positive et être ouvert d'esprit nous rend plus réceptifs à ce que les gens ont à dire.
• Attention — paying attention to both verbal and nonverbal communication of people we communicate with makes us understand their entire message.
• Ajustement — suivre ce qui nous est dit sans faire de suppositions et ajuster notre réponse en fonction de cela améliore l'efficacité de la communication.

Bien que ces 3 A de la communication active soient utiles, ils ne sont pas exhaustifs. Voici donc quelques conseils plus spécifiques sur la manière d'écouter activement les autres :

• Be open to new information. Enter each dialogue with the intention of learning something new.
• Be patient when listening to other people. Don’t interrupt them just because you think you have something important to say.
• Be neutral and nonjudgmental when replying. Don’t actively look for problems in other people’s ideas, beliefs, and opinions.
• Donnez le bon feedback non verbal lorsque vous écoutez — par exemple, souriez, maintenez le contact visuel et hochez la tête.
• Posez les bonnes questions au bon moment — à la fois des questions ouvertes et des questions fermées (oui/non).
• Encouragez l'orateur par des phrases choisies et des commentaires positifs — par exemple, “Dites-m'en plus sur…”, “Et cela fonctionnerait parce que…”, etc.
• Reflect on what was said and summarize the speaker’s main points. This way, you’ll ensure you understand what is said.
• Demandez des éclaircissements si nécessaire — afin d'augmenter la quantité d'informations que vous comprenez.

Étape n°7 : Éviter les suppositions

Comme nous l'avons mentionné, ne pas faire de suppositions est l'un des aspects clés de l'écoute active et, par conséquent, d'une communication efficace. En effet, les suppositions peuvent rapidement conduire la communication au point de rupture. . 

Supposer que nous avons plus de connaissances ou d'expérience ou que les autres sont d'accord ou non avec nous peut conduire à des malentendus, voire à des conflits.

Sous-étape n°1 : Évaluez vos croyances actuelles

Réfléchissez à ce qui suit : fondez-vous vos hypothèses sur des expériences ou des connaissances passées, sur une opinion personnelle ou sur une simple intuition ? 

Fonder vos hypothèses sur des expériences/connaissances passées peut être ancré dans la réalité, mais les fonder sur une opinion personnelle ou un sentiment instinctif ne vous donne pas la crédibilité dont vous avez besoin.

Sous-étape n°2 : Posez les bonnes questions

Demandez des précisions sur les opinions et les idées que vous soupçonnez d'être erronées — les réponses vous permettront peut-être d'avoir une vue d'ensemble de la situation qui vous échappe actuellement.

Sous-étape n°3 : Examinez la question sous différents angles

Demandez aux gens leur interprétation d'une opinion ou d'une idée controversée — ils pourront peut-être vous donner un meilleur aperçu des points que vous trouvez controversés, et même vous encourager à changer d'avis.

Sous-étape n°4 : Soyez précis

Lorsque vous organisez des réunions ou prenez des décisions, soyez clair sur le où, le quand, le qui et le comment. Vous éviterez ainsi tout malentendu entre vous et les autres membres de l'équipe. De plus, cela évitera aux autres de faire des suppositions.

Étape n°8 : Travailler activement à la résolution des conflits

Les conflits sur le lieu de travail semblent inévitables. 

En 2008, un rapport intitulé Workplace Conflict and How Businesses Can Harness It to Thrive indiquait que 29% des salariés déclaraient que les conflits se produisaient régulièrement chez eux. 

Si vous vous demandez si la situation s'est améliorée depuis, ce n'est pas le cas. Le rapport de suivi de 2022 montre que ce chiffre est passé à 36%. 

L'étude a également révélé d'autres éléments intéressants :

• The #1 cause of conflict at work was a lack of adequate communication, 
• 25% des personnes considèrent que leurs responsables ne savent pas ou n'ont pas su gérer les conflits de manière appropriée et
• Plus une personne passe de temps à gérer des conflits au travail, moins elle est satisfaite de son travail.  

Job satisfaction is vital for employee retention and business success. Therefore, avoiding, diminishing, or resolving conflicts seems like the smart thing to do. 

Pour résoudre de façon efficace les conflits, vous devez :

• Parler avec l'autre personne — assurez-vous que l'heure et le lieu vous conviennent.
• Identifier et résumer les points sur lesquels vous êtes d'accord et ceux sur lesquels vous n'êtes pas d'accord — cette tactique est un excellent point de départ.
• Concentrer les commentaires négatifs sur le comportement ou les événements — plutôt que sur la personnalité de la personne.
• Écouter ce que l'autre personne a à dire — plutôt que de penser à vos contre-arguments.
• Si vous n'êtes pas d'accord sur certains points, en discuter — jusqu'à ce que vous parveniez à un compromis.
• Vous concentrer d'abord sur un domaine prioritaire du conflit — afin de consacrer la majeure partie de votre temps et de votre énergie à le résoudre avant de passer à des questions moins prioritaires.
• Répondre à toutes les questions — demandez tout ce que vous voulez savoir et soyez disponible pour répondre aux questions.
• Maintenir une attitude de collaboration tout au long de la discussion — cela empêchera le conflit de s'envenimer.
• Planifier l'avenir — organisez d'autres réunions sur les points controversés, si nécessaire.

Étape n°9 : Gérer efficacement les canaux de communication

In a business environment, a communication channel represents a means of communication for coworkers.

In general, such channels include:

• Hardware solutions — such as mobile phones or computers, and 
• Solutions logicielles — telles que les applications de communication d'équipe ou les outils de gestion de projet.

Software solutions are a crucial element in the work lives of remote and hybrid teams that cannot effectively communicate in real-time and/or in-person due to time and/or distance constraints (e.g. different time zones and/or continents).

In line with that, a vital step toward establishing an effective communication culture is learning how to manage communication channels.

To do that, you’ll need to:

• Réfléchir à votre flux de travail,
• Choisir un canal de communication et
• Apprendre et former votre équipe à l'utiliser..

Sous-étape n°1 : Réfléchissez à vos flux de travail

Avant de prendre une décision, vous devez réfléchir à votre flux de travail. Quel type de canaux de communication vous conviendrait le mieux ? Pour répondre à cette question, considérez les éléments suivants :  

• Les canaux de communication traditionnels, tels que le téléphone, sont parfaits pour obtenir un retour d'information instantané.
• Les versions internes de certains systèmes publics, tels que les podcasts internes, sont parfaits pour développer la culture.
• Les canaux de communication spécialisés, tels que les outils de gestion de projet, sont parfaits pour communiquer les détails d'un projet.
• Les solutions globales, telled que les logiciels de collaboration en équipe, sont idéales pour la messagerie instantanée et les discussions d'actualité.

Sous-étape n°2 : Choisissez un canal de communication

Afin d'affiner vos choix, posez-vous les questions suivantes :

• Are your messages mostly formal or informal?
• La plupart de vos informations doivent-elles être faciles à consulter?
• La plupart de vos informations sont-elles confidentielles ou sensibles? 
• La plupart de vos informations sont-elles sensibles au temps ou urgentes ?
• La plupart de vos informations sont-elles générales ou spécifiques ?
• Avez-vous tendance à communiquer avec un groupe ou des individus ?
• Les personnes et les groupes avec lesquels vous communiquez sont-ils vos semblables ? Ou se situent-ils à un niveau hiérarchique supérieur au vôtre ?
• Votre communication nécessite-t-elle une réponse rapide ? 
• Quand la communication a-t-elle lieu habituellement ? (par exemple, réunions individuelles, réunions d'équipe, réunions d'entreprise, etc.)
• Quel type de communication pratiquez-vous le plus ? (par exemple, écrite, verbale, visuelle, etc.)

Sous-étape n°3 : Apprenez et formez les autres à l'utilisation des canaux de communication sélectionnés

Le choix du canal de communication est la première étape de la mise en œuvre. L'étape suivante consiste à commencer à utiliser le moyen de communication choisi. Pour ce faire, vous devez apprendre et former les autres à l'utiliser. 

Les bases et les détails peuvent être expliqués par le biais de :

• Formation de groupe,
• Documentation officielle et
• Pages d'aide sur le site web de l'application.

Étape n°10 : Être un communicateur réactif

High responsiveness is a crucial component when it comes to communicating effectively because it helps teammates solve problems and make decisions faster, as well as save time overall. 

Par exemple, 75% des emails sont ouverts dans la première heure et 42% des emails reçoivent une réponse pendant cette période, selon les statistiques de Yesware. 

Ceci, bien sûr, uniquement s'ils sont envoyés entre 9 heures et 12 heures. Si vous envoyez un email après 19 heures, qui est le pire moment pour envoyer un email, il y a de fortes chances que vous ne receviez pas de réponse rapide. En revanche, vous recevrez une réponse au bout d’une journée — 98% des emails sont ouverts au cours de la première journée et 95% reçoivent une réponse au cours de cette période. 

Waiting between 1 hour and 2 days for email replies can harm your productivity. After all, getting a reply to your question within 5 minutes will help you get on track with work much faster than if you need to wait for hours or days. 

Il est donc important que vous utilisiez une solution de communication adaptée au sein de votre équipe et au-delà, telle qu'une application de messagerie professionnelle.

Voyons comment vous pouvez devenir un communicateur plus réactif.

Sous-étape n°1 : Surveillez les canaux de communication pendant les heures de travail

Si vous ne supportez pas le bruit des notifications, vérifiez au moins régulièrement vos canaux de communication officiels pour voir si l'un de vos collègues a besoin de quelque chose. Vous pouvez également personnaliser les paramètres de notification de manière à ce qu'ils vous conviennent et à ce que vous ne soyez averti que lorsque quelque chose est important.

Sous-étape n°2 : Faites savoir à vos collègues quand vous serez en mesure de communiquer

If you’re working in a remote or hybrid team, the best way to improve the quality of your conversations is to make your work hours public (preferably, with an indication of how your work hours compare to Greenwich Mean Time — if your team operates in several different time zones). 

En outre, si vous effectuez un travail approfondi, vous pouvez également définir votre statut comme étant indisponible ou occupé, afin que vos collègues sachent que vous êtes engagé dans quelque chose d'important et qu'il ne faut pas vous déranger. 

Sous-étape n°3 : Informez l'équipe à l'avance de votre incapacité à communiquer

Si vous savez que vous ne serez pas disponible pour parler ou répondre à des questions à un moment donné, informez-en vos collègues et vos responsables, en insistant particulièrement sur l'heure à laquelle vous serez à nouveau disponible.

Étape n°11 : Perfectionner ses compétences rédactionnelles

La communication écrite est une forme de communication dominante sur le lieu de travail, à côté de la communication verbale — après tout, la plupart d'entre nous choisiront d'inviter un coéquipier à discuter en personne ou de lui écrire un message. 

Therefore, another crucial step on the road to effective team communication includes improving your communication skills in writing.

Marvin H. Swift, Associate Professor of Communication at the General Motors Institute, a dit un jour que “la clarté de l'écriture est synonyme de clarté de la pensée”.  Selon lui et d'autres experts dans le domaine de la communication, le fait d'être méthodique en matière de rédaction peut grandement améliorer l'efficacité de la communication d'équipe.

Sous-étape n°1 : Planifiez ce que vous voulez dire

Tout comme pour l'expression orale, vous devez réfléchir avant de taper quelque chose. Pour rendre l'écriture plus efficace, réfléchissez à ce que vous voulez dire et rappelez-vous les 7 C de la communication : être clair, concret, concis, cohérent, confiant, correct et courtois.

La concision est particulièrement importante ici, car vous ne voulez pas perdre de temps à écrire quelque chose de redondant ou d'inutile.

Sous-étape n°2 : Identifiez vos points faibles et améliorez-les

Si la rédaction n'est pas votre point fort, évaluez-le et identifiez vos points faibles. Pour certains, il s'agit de la grammaire, pour d'autres du vocabulaire, de la ponctuation ou même de l'absence d'émojis. Déterminez ce qu'il en est et travaillez-y consciemment.

Sous-étape n°3 : Soyez direct 

Commencez toujours par le point principal ou l'argument principal, et ajoutez les détails plus tard. Bryan Garner, auteur de l'ouvrage The HBR Guide to Better Business Writing, affirme qu'un problème et les solutions proposées doivent toujours être résumés en premier, en "pas plus de 150 mots".

Sous-étape n°4 : Évitez les mots

Bryan Garner attire également l'attention sur le problème du verbiage : “Dès que les lecteurs ont l'impression qu'un texte est verbeux, ils commencent à le délaisser.” 

Au lieu d'être verbeux, il propose donc ce qui suit :

• Supprimer les prépositions (par exemple, écrire "perspective" au lieu de "point de vue"),
• Remplacer les noms en -ion par des verbes d'action (par exemple, écrire "protéger" au lieu de "fournir une protection"),
• Utiliser des contractions (par exemple, écrire "non" au lieu de "ne pas"), et
• Utiliser des verbes forts au lieu de "est"/"sont", "était"/"étaient" (par exemple, écrire "suggère" au lieu de "est suggéré")

Sous-étape n°5 : Évitez les buzzwords

Ces mots et expressions ont été surutilisés au point de perdre toute signification réelle. Garner propose que la meilleure façon d'éviter les buzzwords dans les entreprises soit de rédiger une "liste noire des buzzwords" et d'y inclure des mots et des expressions tels que "réalisable", "compétence clé" et "percutant". 

Voici quelques autres conseils qui vous aideront à perfectionner vos compétences en rédaction :

• Lisez avant d'envoyer — avant d'envoyer un message instantané ou un email, relisez-le pour en vérifier la grammaire, l'exactitude et la clarté.
• Be mindful of formatting. You’ll get your points across better if you use bullet points than if you write incomprehensible blocks of text.

Étape n°12 : S'adapter à la situation de communication

L'ajustement est l'un des piliers de l'écoute active. Cependant, il est également crucial pour une communication efficace au sein des équipes en général. 

Le déroulement d'un processus de communication dépend généralement de la situation de communication dans laquelle vous vous trouvez. 

Pour le savoir, posez-vous les questions suivantes :

• La situation est-elle formelle ou informelle ?
• Êtes-vous en réunion ? 
• Êtes-vous en train de fournir un feedback ? 
• Acceptez-vous un feedback ? 
• Faites-vous une présentation ?
• Vous écoutez une présentation ?
• Êtes-vous en train de faire passer un entretien à un candidat potentiel ? 
• Êtes-vous pris dans un conflit ?

Les personnes avec lesquelles vous communiquez constituent un autre élément important dans une situation de communication, qui dicte la manière dont vous devez vous comporter et réagir. Vous agirez différemment selon que vous communiquez avec des semblables, des supérieurs ou des clients.

On the quest to making communication effective and adjusting to the communication situation, you’ll need to:

• Reconnaître le caractère formel de la situation — le caractère formel ou informel d'une situation (qui, encore une fois, peut dépendre du fait que vous vous adressez à un pair, à un supérieur ou à un client) déterminera le caractère formel de votre discours ou de votre écriture.
• Follow the situation’s etiquette — meetings, feedback sessions, and presentations all have their etiquette (which we’ll discuss below).

Par ailleurs, comprendre les coulisses d'une situation de communication en analysant les modèles spécifiques de communication est une autre étape cruciale pour apprendre à s'adapter aux différentes situations de communication sur le lieu de travail.

Sous-étape n°1 : Respectez l'étiquette de la réunion

Les réunions d'affaires sont soumises à une étiquette spécifique que vous devez respecter. Même si la réunion est informelle, il est préférable de respecter ces règles :

• Soyez ponctuel,
• Parlez suffisamment fort lorsque c'est à vous de le faire,
• Écoutez activement les autres lorsque c'est à eux de parler et
• Apportez des informations utiles lorsque vous le pouvez.

Sous-étape n°2 : Respectez l'étiquette en matière de feedback

Constructive feedback is vital for any team, and yet managers are often reluctant to give it. That’s not surprising, given that only 14.5% of managers feel confident in their feedback-giving skills.

On the other hand, employees love receiving feedback. According to a survey conducted by a consulting firm Zegner/Folkman, 57% of respondents said they preferred receiving any type of feedback, even a negative one, over not receiving any.

Il est donc essentiel de donner un feedback (et de le recevoir). Mais avant de le faire, assurez-vous de respecter les règles suivantes :

• Demander la permission de donner un feedback,
• Baser le feedback négatif sur le comportement et non sur la personne,
• Expliquer l'impact d'un comportement négatif,
• Expliquer l'impact d'un comportement négatif, discuter d'un problème à la fois et
• Suggérer des mesures concrètes d'amélioration.

Sous-étape n°3 : Respectez l'étiquette pour accepter le feedback

Comme nous l'avons dit, les employés adorent le feedback. Mais ils ne savent pas tous comment l'accepter. Si vous êtes confronté à ce problème, gardez à l'esprit ce qui suit :

• Écoutez attentivement.
• Reconnaissez les bonnes intentions,
• Demandez des conseils supplémentaires sur la manière de s'améliorer,
• Résumez le feedback et
• Faîtes preuve de courtoisie à l'égard de l'auteur du feedback.

Sous-étape n°4 : Respectez l'étiquette de présentation pour les orateurs

Présenter ses idées et ses solutions à son équipe ou à son employeur est souvent une tâche stressante. Cependant, les présentations font partie intégrante de la journée de presque tous les travailleurs, c'est pourquoi il est essentiel de s'y préparer. 

Voici quelques conseils sur les présentations :

• Arrivez plus tôt pour tout préparer.
• À la fin de la présentation, remerciez le public de vous avoir écouté.
• Ne soyez pas sur la défensive au moment des questions — répondez plutôt patiemment aux questions en vous appuyant sur des faits, des chiffres, des exemples et tout ce qui peut étayer vos affirmations.
• Be mindful of your nonverbal communication. Don’t gesticulate too much, to avoid distracting the audience.
• Utilisez vos aides visuelles avec précaution — pas plus de 5 à 6 points par diapositive. Si vous pouvez utiliser un exemple ou une image pour illustrer un point, faites-le.

Sous-étape n°5 : Respectez l'étiquette de la présentation en fonction du public

Être un membre réfléchi et respectueux d'un public est également un élément essentiel d'une communication efficace. Voici quelques règles à suivre pour y parvenir :

• Ne parlez pas, sauf si l'on vous demande de participer,
• N'interrompez pas les orateurs — posez plutôt des questions pendant l'heure des questions,
• Éteignez votre téléphone et
• Écoutez attentivement.

Étape n°13 : Suivre les 4 étapes de la communication non violente (CNV)

La CNV ou communication non violente (parfois appelée communication compassionnelle) peut vous aider à utiliser consciemment les mots pour exprimer ce que vous voulez. 

Le concept, développé par Marshall Rosenberg, Ph.D., comprend les étapes suivantes :

• Observer sans juger,
• Exprimer ses sentiments,
• Exprimer ses besoins et
• Exprimer ses demandes.

Dans un contexte professionnel, ces étapes permettent d'augmenter les chances d'établir une compréhension mutuelle avec les collègues. 

Elles permettent également aux équipes d'apporter les améliorations suivantes :

• Améliorer les compétences de communication en général,
• Améliorer la connaissance de soi,
• Développer leurs compétences en matière de gestion,
• Renforcer les relations interpersonnelles,
• Résoudre les conflits plus facilement et plus rapidement,
• Réagir correctement à des événements inattendus,
• Répondre à leurs besoins personnels, tout en gardant à l'esprit les besoins des autres et
• Influencer de manière positive l'organisation dans son ensemble.

Voyons maintenant à quoi ressemble la communication non violente dans la pratique.

Sous-étape n°1 : Observez

Commencez par l'étape de l'observation — observez ce que vous entendez ou voyez sans évaluer ni juger. Ce faisant, vous ajouterez des données objectives à vos opinions.

Sous-étape n°2 : Exprimez vos sentiments

Passez à l'étape des sentiments et exprimez vos sentiments d'une manière appropriée à un environnement professionnel. Vous diminuerez ainsi le risque de voir vos émotions refoulées et vos opinions réprimées éclater de façon inattendue.

Sous-étape n°3 : Exprimez vos besoins

Advance with the needs step and express your true needs directly if you want them fulfilled. By doing so, you avoid sounding overly critical to people (as opposed to expressing needs indirectly, through judgments, evaluation, and unsupported opinions).

Sous-étape n°4 : Exprimez vos demandes

Terminez par l'étape des demandes, mais évitez les déclarations vagues, abstraites ou ambiguës. Utilisez plutôt un langage concret et positif. Ce faisant, vous donnerez l'impression d'être davantage tourné vers l'action.

Voici un exemple de communication non violente menée sur Pumble, une application de communication professionnelle.

Quelques conseils pour une communication efficace

In general, following the 13 steps we presented will ensure you maintain effective communication in the workplace. 

However, if you’re looking to communicate better or are in need of more strategies for effective communication, we have some additional tips for you.

Conseil n°1 : Soyez patient  

Une communication inefficace peut être frustrante, c'est pourquoi notre premier conseil est d'être patient. Kordestani souligne également l'importance de la patience.

Conseil n°2 : Cultivez la conscience de soi

Si vous vous heurtez constamment à un mur en matière de communication d'équipe, Giordano vous propose de faire un peu de rétrospection.

Ainsi, le fait d'être conscient de vos propres lacunes en matière de compétences de communication peut vous aider à mieux comprendre ce sur quoi vous devez travailler.

Conseil n°3 : Vérifiez vos méthodes actuelles

Once you become aware of which skills you need to work on individually, we suggest taking a look at your team communication overall. 

Auditing your current communication methods means ensuring that all team members as well as team leadership has effective communication as a goal. 

Tip #4: Practice empathy

Enfin, n'oubliez pas qu'une communication efficace ne se limite pas à la transmission d'un message ou à l'échange d'informations. Il s'agit plutôt d'établir un lien avec les personnes avec lesquelles vous communiquez, de créer des liens avec elles et de favoriser une culture de travail positive. 

M. Kordestani reconnaît que cet aspect est essentiel et ajoute que c'est aussi la raison pour laquelle vous devez faire preuve d'empathie lorsque vous communiquez. 

Improve your team communication the right way: Try Pumble

Unfortunately, many tips above are only applicable for non-remote workers. Being present allows you to communicate your thoughts concisely and deliver them in the most efficient manner. 

But, what about remote workers?

Well, most remote workers have to adhere to different types of communication, but they all boil down to written modes. Therefore, in order to convey the meaning behind the sentence and get your emotions across, you’ll have to manipulate various digital features, such as:

• Emojis,
• GIFs,
• File sharing,
• Audio messaging and video conferencing,
• Appropriate punctuation,
• Jargon phrases, and many more.

That’s where Pumble comes in — a free team communication app that helps you get your message heard.

Message your coworkers through DMs, get your thoughts across, and make the best out of every situation — try Pumble for free today and make your communication effective!

Références :

• 24 Internal Communications Statistics Your Company should know. EveryoneSocial. (2020, December 21). Retrieved January 2025, from https://everyonesocial.com/blog/internal-communications-statistics/ 
• Costa, A.C., Roe, R.A. and Taillieu, T. (2001) ‘Trust within teams: The relation with Performance Effectiveness’, European Journal of Work and Organizational Psychology, 10(3), pp. 225–244. Retrieved January 2025 from https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/13594320143000654 
• CPP, Inc. (2008). Workplace Conflict and How Businesses Can Harness it to Thrive. Retrieved January 2025, from https://www.themyersbriggs.com/-/media/f39a8b7fb4fe4daface552d9f485c825.ashx
• Drinko, C. (n.d.). We’re worse at listening than we realize. Psychology Today. Retrieved January 2025, from https://www.psychologytoday.com/us/blog/play-your-way-sane/202108/were-worse-at-listening-than-we-realize 
• Greenhalgh, Bryn (n.d.). Why Good Grammar Remains Relevant (& Why The Workforce Needs Better Writers). Marriott Student Review: Vol. 5 , Article 11. Retrieved January 2025 from: https://scholarsarchive.byu.edu/marriottstudentreview/vol5/iss1/11 
• Jorner, J. (2021, July 16). How effective employee communication boosts productivity. Entrepreneur. Retrieved January 2025, from https://www.entrepreneur.com/living/how-effective-employee-communication-boosts-productivity/367864
• Jiang, Hua & Men, Linjuan. (2015). Creating an Engaged Workforce: The Impact of Authentic Leadership, Transparent Organizational Communication, and Work-Life Enrichment. Communication Research. Retrieved January 2025 from https://www.researchgate.net/publication/283344982_Creating_an_Engaged_Workforce
• Kashyap, V. (2019). Effective Communication in the Workplace: How and Why? HR Technologist. Retrieved January 2025, from https://www.spiceworks.com/hr/engagement-retention/guest-article/effective-communication-in-the-workplace-how-and-why/
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