10 melhores modelos de pauta de reunião

Entrar em uma reunião sem uma pauta é como assar um bolo sem receita. Claro, você pode até acabar com algo doce para comer depois do jantar, mas será que vai ficar bom? Difícil saber!

Preparar uma pauta de reunião com antecedência permite reuniões mais eficazes — abordando todos os tópicos importantes, itens de ação, perguntas e qualquer outra informação relevante que você queira compartilhar com os participantes.

Claro, preparar uma pauta pode ser um trabalho tedioso — algo para o qual você nem sempre tem tempo. Por isso, criamos os 10 melhores modelos de pauta de reunião, todos gratuitos e facilmente personalizáveis.

Ter um modelo para trabalhar torna a preparação para reuniões muito mais fácil!

Vamos dar uma olhada!

Exemplos de modelos de pauta de reuniões

Embora cada reunião seja única, elas podem ser categorizadas em diferentes tipos. Por isso, independentemente da sua programação de reuniões, você pode se preparar adequadamente para todas elas tendo alguns modelos de pauta à disposição. 

Hoje, preparamos 10 exemplos de agenda de reuniões para você:

1. Modelo de pauta para reunião geral
2. Modelo de pauta para reunião mensal
3. Modelo de pauta para reunião diária de Scrum
4. Modelo de pauta para reunião da equipe de vendas
5. Modelo de pauta para reunião da equipe de marketing
6. Modelo de pauta para reunião inicial de novo projeto
7. Modelo de pauta para reunião de desempenho de funcionários
8. Modelo de pauta para reunião individual
9. Modelo de pauta para reunião com cliente
10. Modelo de ata de reunião

#1 Modelo de pauta para reunião geral

O modelo de pauta para reunião geral da equipe foi projetado para: 

• Reuniões diárias 
• Reuniões semanais 
• Reuniões mensais 
• Reuniões anuais 

Este modelo é personalizável, o que significa que pode ser adaptado para qualquer propósito (ou frequência) de suas reuniões. É uma excelente escolha para encontros focados em atualizações, tomada de decisões, resolução de problemas, alinhamento de metas, entre outros. 

Você pode usá-lo em videoconferências e reuniões no escritório. 

🔽 Baixar o modelo de pauta para reunião geral

🔽 Baixar o modelo para impressão

Nosso modelo permite que você registre as observações mais importantes sobre os itens de ação das reuniões anteriores e os tópicos atuais em discussão. Ele também inclui espaços dedicados para anotar cada fase da reunião, bem como os apresentadores e o tempo alocado para cada uma dessas etapas. 

Você achará a pauta de reunião especialmente útil se estiver conduzindo uma reunião com muitos participantes — como a que você pode ver abaixo.

#2 Modelo de pauta para reunião mensal

As reuniões mensais são uma oportunidade para avaliar o que foi realizado no mês anterior e destacar possíveis conquistas. 

Foi isso que tivemos em mente ao criar nosso modelo de reunião mensal. Ao segui-lo, você não apenas acompanhará todo o progresso, mas também terá a oportunidade de reconhecer o alto desempenho.

E, se você gosta de planejar suas reuniões com antecedência, vai apreciar os espaços dedicados às metas do próximo mês e às possíveis perguntas relacionadas a elas. 

🔽 Baixar o modelo de pauta para reunião mensal  

🔽 Baixar o modelo para impressão

#3 Modelo de pauta para reunião diária de Scrum

A reunião diária scrum, também conhecida como stand-up meeting, é uma reunião curta de 15 minutos que ocorre todos os dias úteis, sempre no mesmo horário. 

Ela tem três objetivos principais:

• Identificar em quais tarefas os membros da equipe trabalharam no dia anterior;
• Definir quais tarefas os membros da equipe trabalharão no dia atual;
• Identificar possíveis obstáculos para cada membro da equipe. 

Com isso em mente, criamos um modelo de pauta para reuniões diárias de Scrum que você pode usar para registrar rapidamente as respostas de todos os membros da sua equipe.

🔽 Download the Daily scrum meeting agenda template

🔽 Download the printable Daily scrum meeting agenda template

#4 Modelo de agenda de reunião da equipe de vendas

In order to reap profits, the communication in sales teams has to be effective and productive, which is why efficient sales team meetings are a must.

But running a meeting in the sales department isn’t easy — you have to cover a lot, from the recent market trends (that are always changing) to new challenges and obstacles. Plus, you have to do it quickly.

With that in mind, if you’re a sales team lead or a sales meeting facilitator, we suggest taking a look at our template below.

It has allocated spaces for everything you need, enabling you to discuss past achievements and plan future ventures while considering how much time each meeting stage takes. 

🔽 Download the Sales team meeting agenda template

🔽 Download the printable Sales team meeting template

#5 Marketing team meeting agenda template

Marketing speaks the language of numbers — it’s all about how many people have seen the recent advertisement or other content on the website or social media. 

Hence, our marketing team meeting agenda template has dedicated spaces for all the website metrics you’ll most likely go through during the meeting. That gives you a clear overview of the situation you can always return to for comparison purposes.

The template also has spaces for: 

• Team achievements, 
• Challenges, 
• Action items, and 
• Updates.  

It’s also fully customizable, so after downloading it, you can always change the elements in the tables.

🔽 Download the Marketing team meeting agenda template

🔽 Download the printable Marketing team meeting agenda template

#6 New project kickoff meeting agenda template

The first hoop you have to jump through when starting a new project is introducing all the staff and team members to all the relevant details. 

Bearing that in mind, we have allotted spaces in our template where you can write down the background, context, and specific details of the new project. 

Furthermore, within the “New project specifics” space, you can assign team roles and note what each team member will do once they start working on the new project. 

After introducing the staff to the new project, you can show them the expected timeline for completing the new project-related tasks. 

🔽 Download the New project kickoff meeting agenda template

🔽 Download the printable New project kickoff meeting agenda template

#7 Employee performance evaluation meeting agenda template

Conducting an employee performance review can be challenging, so it is important to come prepared for the meeting. 

Our template contains the allocated spaces for the 3 most essential aspects of every performance evaluation:

• Employee’s performance review, 
• Employee’s notable achievements, and 
• Things to improve. 

Além disso, como na Pumble valorizamos o trabalho em equipe e o comentário construtivo, deixamos espaço para perguntas e comentários que o funcionário possa ter. 

Overall, this meeting agenda format will help you run the evaluation meeting smoothly.

🔽 Download the Employee performance evaluation meeting agenda template 

🔽 Download the printable Employee performance evaluation meeting agenda template 

#8 One-on-one meeting agenda template

One-on-one meetings are regular sessions all managers should hold with their employees to receive updates and discuss the workload and any potential issues. 

Of course, it’s not just the managers that can schedule these meetings. They can also come at the employee’s request — when asking their manager for feedback, for example. 

Having frequent one-on-one meetings with your employees can increase their engagement and morale — especially in a remote work environment.

But, to reap these benefits of regular one-on-one meetings, you need to structure them properly. 

To help you do that, we’ve created a one-on-one meeting agenda template that includes allotted spaces for notes about the employee’s 

• Well-being, 
• Updates, 
• Opinião, 
• Relationships with other team members, etc. 

🔽 Download the One-on-one meeting agenda template

🔽 Download the printable One-on-one meeting agenda template

#9 Client meeting agenda template

Not all meetings happen internally. Sometimes, you’ll have to meet with third parties, i.e., clients, to discuss project updates, give or receive feedback, and build relationships.

With that in mind, we’ve created the ideal client meeting agenda template to ensure your and your client’s time is used as efficiently as possible. 

It includes allocated spaces for:

• Updates,
• Opinião,
• Deliverables,
• Action items, and
• Q&A.

🔽 Download the Client meeting agenda template

🔽 Download the printable Client meeting agenda template

Our template is easy to use and share. So, even if you’re holding a remote meeting over a business messaging app like Pumble, for example, and inviting your client into the meeting via the guest access feature, you can distribute our client meeting agenda template to everyone quickly and easily.

#10 Meeting minutes template

According to Pumble’s Meeting Statistics, employees attend between 11 and 13 meetings per week. Who can expect them to remember everything that was said in each one?

That’s where summaries or meeting minutes come in. 

As atas de reunião podem ser benéficas de várias maneiras porque servem como: 

• Um registro da reunião para quem não puder comparecer, 
• Um registro para avaliação futura e  
• Um lembrete das tarefas e prazos discutidos. 

In our meeting minutes template, you’ll have enough space to write down notes about each topic discussed during the meetings and any observations you had that might be useful for future meetings. 

🔽 Download the Meeting minutes template

🔽 Download the printable Meeting minutes template

O que incluir na agenda de uma reunião?

Are you wondering what to do when none of these templates fit your particular situation? 

Well, keep reading — we’re about to go over how to create an agenda for a meeting. 

As you have seen above, every meeting agenda should include the following: 

• The title of the meeting, 
• Local e data, 
• Horário de início e término, 
• Nome do facilitador da reunião e 
• Nomes dos participantes. 

Aside from that, you’ll need to include relevant segments. To figure out what those are, ask yourself this — what are the main goals of your meeting? 

Por exemplo, para uma reunião mensal, a agenda da reunião deve incluir uma revisão do desempenho do mês anterior. 

Por outro lado, se você estiver facilitando uma reunião para a equipe de vendas, talvez queira reservar algum tempo para discutir novos desafios que a equipe possa estar enfrentando. 

Whatever your main goals may be, feel free to include them in your agenda — or simply download one of ours and customize it to your needs. 

Pumble ajuda você a organizar reuniões com eficiência 

Agora que você tem acesso a diversos modelos de reuniões de equipe, seria uma pena não organizar uma, não é mesmo? 

If you are looking for the perfect way to gather all your team members in one place, a communication app like Pumble might be the ideal solution. 

Pumble allows you to create specialized channels to help you streamline your communication and organize potential meetings without difficulties. 

For example, you can create a group with the team members you want to include in the group meeting and discuss scheduling availability with them. 

And, if you want to go into details about the future meeting — like discussing the agenda — features such as threads will keep your conversation more structured. 

Você também pode fornecer mais explicações por meio de chamadas de voz e mensagens diretas do Pumble. 

Finally, if you cannot schedule an in-person meeting, you can hold it online without any difficulties, thanks to the video conferencing option. 

Harness the power of streamlined communication! Use Pumble for your next meeting — create a Pumble account today!