Cómo convertirse en un comunicador eficaz

Al identificar por qué los equipos tienen éxito, a menudo destacamos sus prácticas y sistemas. Sin embargo, otra razón, posiblemente igualmente importante, es que estos equipos tienen al menos un comunicador eficaz. 

Al contrario de lo que algunos creen, nadie nace conociendo los detalles de la comunicación profesional. En cambio, el éxito de un buen comunicador resulta de un conjunto específico de características y habilidades. 

Eso significa que con suficiente buena voluntad y esfuerzo, podrás superar las dificultades de comunicación y lograr tus objetivos. Para indicarte la dirección correcta, discutiremos:

• Algunas de las características más comunes de los comunicadores exitosos y
• Nuestros mejores consejos para garantizar que se escuche tu voz.

Con eso en mente, vamos a ver más detalles.

¿Qué es un comunicador eficaz?

Los comunicadores eficaces expresan sus pensamientos con claridad pero también son conscientes de las reacciones de los demás. 

Sin embargo, las personas con habilidades comunicativas ejemplares hacen más que elegir cuidadosamente sus palabras. 

Antes de profundizar en sus otras cualidades, abordaremos brevemente la importancia de una comunicación eficaz. 

¿Por qué es importante la comunicación efectiva?

La buena comunicación es una herramienta invaluable, ya sea que estés tratando de mejorar tu vida personal o profesional.  

En particular, tener excelentes habilidades de comunicación puede ayudar a:

• Generar confianza, 
• Minimizar conflictos y malentendidos,
• Reforzar el trabajo en equipo,
• Incrementar el compromiso de los empleados, 
• Fomentar la innovación, y
• Impulsar la productividad. 

Sin embargo, la comunicación es una interacción de varios factores y aprender a transmitir tu mensaje puede resultar un desafío. 

Entonces, ¿por qué las interacciones parecen sencillas cuando se observa a quienes tienen una comprensión firme de todos los elementos de la comunicación? 

Lo que parece una capacidad innata para hablar con claridad suele ser el resultado de varias características que conducen a una comunicación productiva. Analicémoslos con mayor detalle.

Las características de los comunicadores eficaces

Observar a los demás es una de las formas más sencillas de aprender cómo convertirse en un mejor comunicador. 

Los buenos comunicadores comparten varias cualidades independientemente de su edad, antecedentes y nicho profesional. 

En consecuencia, superan los obstáculos rápidamente y evitan interrupciones en la comunicación. 

Ahora, analicemos sus características más notables y utilicemos esta información para comprender mejor qué hace que un comunicador sea eficaz. 

Característica 1: Confianza en sí mismo

La confianza en sí mismo tiene un impacto significativo en el éxito profesional y algunos psicólogos sugieren que se compone de dos elementos:

• Locus de control y
• Autoeficacia. 

El término "locus de control" significa la creencia de una persona en su capacidad para cambiar sus circunstancias. Podemos obtener confianza de un locus de control interno o externo. Cuando es interno, creemos que el éxito proviene de nuestro esfuerzo y acciones. 

Por otro lado, cuando recurrimos a un locus de control externo, pensamos que elementos fuera de nuestro control determinan nuestro destino. 

Los buenos comunicadores tienden a tener un locus interno, lo que explica sus altos niveles de confianza en sí mismos incluso ante la adversidad. 

La autoeficacia, otro principio de la confianza, es nuestra creencia de que podemos prosperar en circunstancias específicas. Por ejemplo, es más probable que los comunicadores con confianza en sí mismos esperen un resultado positivo cuando se enfrentan a una tarea difícil. 

La autoeficacia permite a las personas responder racionalmente a las críticas y puedes fomentarla de la siguiente manera:

• Pidiendo feedback,
• Centrándose en las conclusiones positivas de tus experiencias, y
• Minimizando el diálogo interno negativo. 

Además de los puntos anteriores, existen otras formas de generar confianza en sí mismo, por ejemplo:

• Sé tú mismo: No digas algo porque creas que atraerá a los demás. Sólo crearás estrés y tensión innecesarios y quedarás atrapado en un círculo desagradable de complacer a las personas. 
• Mantén el contacto visual: Los comunicadores eficaces saben que las señales no verbales son tan importantes como sus palabras. Por tanto, utilizan el contacto visual para reforzar el trasfondo emocional de sus mensajes. 

Incluso si tu confianza no es la que te gustaría que estuviera, aún puedes comunicarte de manera efectiva siguiendo este consejo. 

Los cambios graduales tienen un gran impacto con el tiempo y pronto no tendrás que preocuparte de que el síndrome del impostor afecte tu confianza en ti mismo. 

Ejemplo de confianza en sí mismo

Para ver cómo la confianza beneficia la comunicación, nos uniremos a Lexie, gerente de producto, en una reunión de equipo. 

Durante la reunión, Lexie propone una nueva estrategia para completar un proyecto. Sin embargo, algunos miembros del equipo expresan su preocupación sobre la viabilidad del plan. 

En lugar de volverse combativa, Lexie escucha atentamente sus comentarios y hace preguntas aclaratorias para comprender su posición.

Después de escuchar sus comentarios, Lexie explica con calma el fundamento de su propuesta y proporciona ejemplos concretos de cómo la estrategia ha funcionado con éxito antes. 

También invita a los miembros del equipo a ofrecer sugerencias de mejora y fomenta un diálogo abierto.

Al respaldar su idea mientras escucha activamente los comentarios y fomenta la colaboración, Lexie comunica eficazmente su visión y capacita al equipo para colaborar para lograr su objetivo compartido. 

Característica 2: Asertividad

Pocas interacciones producen los resultados deseados sin el nivel adecuado de asertividad. 

Además, esta habilidad social es crucial para una comunicación eficaz y es uno de los estilos de comunicación más productivos que una persona puede adoptar. 

Los comunicadores asertivos pueden:

• Presentar sentimientos e ideas tanto positivos como negativos de una manera directa, honesta y abierta,
• Hacer valer sus derechos y opiniones respetando al mismo tiempo los derechos y puntos de vista de los demás, y
• Asumir la responsabilidad de sus acciones sin desviar la culpa.

Como resultado, las personas con este estilo de comunicación pueden fomentar un ambiente de trabajo que involucre:

• Menos estrés,
• Más confianza,
• Más seguridad, y
• Mejor comunicación en general.

Para ser más asertivo, trata de ser:

• Claro,
• Directo, y 
• Honesto.

Además, antes y después de comunicarte con otras personas, hazte estas preguntas:

• ¿Qué requiere esta persona de mí?
• ¿Cómo me siento ante esta situación?
• ¿Qué piensa y siente mi interlocutor ante estas circunstancias?
• ¿Qué canal de comunicación se adapta mejor a nuestras necesidades  — correo electrónico, llamada de voz, o videollamada?

Una de las formas más sencillas de desarrollar la asertividad es utilizar el guión DESC. El significado de esta sigla es:

• Describir (Describe): Describe la situación de manera imparcial y objetiva. 
• Expresar (Express): Expresa tus pensamientos y sentimientos sobre la situación. 
• Especificar (Specify): Di qué resultado es el más deseable. 
• Consecuencias (Consequences): Especifica las consecuencias positivas y negativas. 

El guión DESC debería permitirte facilitar una comunicación efectiva al disminuir la ira y la actitud defensiva. La ira, en particular, es una emoción fuerte y una de las barreras de comunicación más comunes. 

Ejemplo de asertividad

¿Cómo reaccionaría un comunicador asertivo en el trabajo si se sintiera abrumado?

Miremos a Karen, gerente de proyectos de una gran empresa que asume 50 proyectos de clientes al año. 

Su jefe quiere que ella tome el proyecto más importante de la empresa para ese año porque cree que ella es más que capaz de manejarlo. 

Karen acepta hacerse cargo del proyecto, pero inmediatamente se siente abrumada cuando recibe los materiales y los plazos. 

Quiere desempeñarse bien y no quiere decepcionar a su cliente o jefe, pero no puede terminar sola todo el trabajo que le han asignado. 

Entonces, envía un mensaje explicando su posición.

El jefe está de acuerdo en que la carga de trabajo no es realista. Admira la determinación de Karen de terminar un número menor de proyectos con mayor calidad en lugar de sumergirse en varios proyectos y dejar la mitad de ellos sin terminar.

Juntos, identifican el proyecto que el jefe puede delegar a otro gerente de proyecto, liberando así tiempo a Karen para concentrarse en su proyecto más reciente.

Característica 3: Inclusión

Los comunicadores expertos tienen en cuenta a todos los participantes en la comunicación. Además, ellos:

• Respetan los diferentes puntos de vista,
• Escuchan a quienes no están de acuerdo con sus argumentos, 
• Comparten sus ideas libremente,
• No rechacen las conversaciones difíciles, y
• Inspiran a otros a hacer lo mismo. 

Podemos ver que algunos de los rasgos más significativos de la inclusión conforman lo que podemos llamar el marco EACH. El acrónimo significa 4 componentes:

• Empatía (Empathy): Estipula el reconocimiento de las necesidades y sentimientos de los demás sin juzgar. 
• Autenticidad (Authenticity): Implica expresar tus necesidades y emociones de forma transparente respetando a los demás. 
• Coraje (Courage): Esto requiere hablar y tomar riesgos en situaciones difíciles. Obliga a los comunicadores eficaces a salir de su zona de confort y afrontar los problemas con comprensión y compasión. 
• Humildad (Humility): Nos permite reconocer que cada uno tiene una perspectiva única y que nadie siempre tiene la razón. También nos permite permanecer receptivos al feedback y aprender de los demás. 

Alinear nuestro comportamiento con este modelo puede crear una cultura de empoderamiento que genere una comunicación efectiva. 

Además, nos ayuda a salvar diferencias y construir relaciones sólidas, que debería ser el objetivo de todo comunicador eficaz. 

Ejemplo de inclusión

La inclusión es un activo poderoso para los comunicadores eficaces en puestos de liderazgo. 

Repasemos cómo ayuda a Karen, líder de equipo, a comunicarse con un nuevo empleado. 

Aunque el empleado ha estado en la empresa durante 3 meses, Karen ha notado que todavía tiene dificultades con la carga de trabajo. Entonces, en lugar de reprenderlo inmediatamente y exigirle justificaciones, Karen abre la comunicación con empatía y humildad. 

Puedes ver que no hay culpas ni exigencias. 

En cambio, el propósito del mensaje de Karen es inspirar al empleado a hablar sobre sus necesidades sin miedo. 

Característica 4: Participación en el ciclo de feedback

El ciclo de feedback se refiere a cómo recibimos y respondemos a los mensajes durante la comunicación. En lugar de simplemente rechazar o aceptar información, los comunicadores eficaces se toman el tiempo para analizarla y comprenderla activamente. 

En consecuencia, pueden encontrar formas de motivar y guiar a sus compañeros de trabajo y miembros del equipo. 

Dado que el feedback se basa en una comunicación que fortalece las relaciones, debemos saber cómo solicitar y brindar críticas constructivas. 

Ten en cuenta que dar feedback nunca debe ser:

• Hecho en público,
• Utilizado como castigo, o
• Hecho de forma agresiva o sin asertividad. 

En su lugar, intenta seguir el modelo GROW durante tu próxima sesión de feedback. El modelo se inspiró en Timothy Gallwey, un famoso entrenador de tenis, que utilizó una estrategia similar para ayudar a sus jugadores a mejorar su rendimiento.

El acrónimo significa:

• Objetivos (Goals),
• Realidad (Reality),
• Opciones (Options), y
• Camino a seguir (Way Forward).

Entonces, adoptar el método implica las siguientes etapas:

• Definir los objetivos que se espera que una persona cumpla,
• Acordar los hechos que respaldan los objetivos,
• Revisar todas las opciones antes de llegar a una decisión conjunta, 
• Decidir qué acciones se deben tomar, y
• Establecer fechas de entrega claras. 

Los comunicadores que utilizan el modelo GROW realizan sesiones de feedback productivas y trabajan para motivar a sus compañeros de trabajo. Además de ser claros y directos, también cuidan su lenguaje corporal para evitar una reacción negativa de su interlocutor. 

Ejemplo de dar feedback

La aplicación del modelo GROW durante las sesiones de feedback permite a los comunicadores encontrar formas de resolver problemas urgentes rápidamente. 

Así es como John, jefe del equipo de ventas de una pequeña empresa, resume sus ideas después de una reunión.

Ahora el equipo no sólo es consciente de sus nuevas responsabilidades, sino que también sabe quién les ayudará a cumplir con sus deberes. 

En su próxima reunión, podrán compartir su progreso y ver si esta estrategia los está llevando hacia el resultado deseado. 

Característica 5: Conciencia de sí mismo

La conciencia de uno mismo es exactamente lo que parece: la capacidad de ser consciente de uno mismo tal como es y verse a sí mismo de la manera más clara y objetiva posible a través de la reflexión y la introspección. 

Según algunas investigaciones, la conciencia de sí mismo es crucial para la comunicación en el lugar de trabajo y el bienestar general relacionado con el trabajo.

La psicóloga organizacional Tasha Eurich ha estudiado esta elusiva habilidad de comunicación y descubrió que la mayoría de las personas tienden a pensar que son conscientes de sí mismas. Aún así, sólo entre el 10% y el 15% lo son realmente, como explicó en un artículo de HBR.

Además, reconoce dos tipos de conciencia de sí mismo:

• Conciencia de sí mismo interna: La forma en que nos vemos a nosotros mismos (nuestras aspiraciones, valores, pasiones, etc.) y nuestro impacto en los demás y
• Conciencia de sí mismo externa: La comprensión de cómo nos perciben otras personas.

Ninguno de estos tipos es superior al otro y ambos son igualmente cruciales para una comunicación exitosa. 

La conciencia de sí mismo interna nos permite comprender lo que queremos y necesitamos y cómo comunicarlo. Por el contrario, el tipo externo nos ayuda a ver las cosas desde la perspectiva de la otra persona y ajustar nuestro comportamiento en consecuencia.

Aquí hay algunas prácticas que puedes adoptar si quieres desarrollar tu conciencia de ti mismo:

• Evalúa tus objetivos y motivos: Piensa por qué te estás comunicando, qué esperas lograr, si tienes una agenda oculta, cómo te sientes con respecto a tu interlocutor y similar. 
• Pide a tus amigos y familiares que te describan: Pídele a tu círculo de amigos y familiares más confiables que te den su visión honesta de ti como comunicador, con especial énfasis en lo que podrías mejorar.
• Solicita feedback de tus colegas: Elige a los compañeros de trabajo que probablemente te brinden comentarios honestos y reflexivos y pregúntales cómo mejorar la comunicación. Si tus niveles de conciencia de ti mismo son bajos, es posible que al principio te sientas herido y sorprendido por los comentarios que escuches, pero reconocerlos es vital para volverse más consciente de sí mismo.

Ejemplo de buena conciencia de sí mismo

Para los buenos comunicadores, la conciencia de sí mismo es una herramienta que a menudo les alerta cuando deben cambiar de marcha. 

Y para Mike, eso significa no hablar de uno de sus temas favoritos. 

Mike está en la sala de descanso del trabajo, almorzando y charlando con un nuevo compañero de trabajo. 

Una discusión sobre la congestión del tráfico esa mañana lleva a Mike a empezar a hablar de uno de sus grandes intereses: los coches deportivos.

Mientras explica por qué un coche deportivo en particular es su favorito, nota que su interlocutor parece distraído y aburrido por el tema. 

Termina, se disculpa por dejarse llevar y le pregunta al nuevo colega cómo le ha ido hasta ahora en su nuevo trabajo.

Característica 6: Respeto

El respeto es un elemento importante en la comunicación: según el informe The Human Era @ Work, hasta el 63% de los empleados afirma que ser tratados con respeto por sus líderes los hace más satisfechos con su trabajo. Sin embargo, una investigación que abarcó a 20 000 empleados en todo el mundo ha demostrado que la mitad de los empleados no se sienten respetados por sus jefes. 

Los comunicadores fuertes inspiran respeto de los demás y lo expresan durante sus interacciones. 

Después de todo, tendrás dificultades para descubrir cómo convertirte en un comunicador eficaz en el trabajo si tus compañeros de trabajo sienten que les faltan el respeto. 

Para mostrar respeto hacia los demás, deberás:

• Ser cortés: Los buenos modales siempre son necesarios, así que no permitas que un mal día influya en tu forma de tratar a los demás.
• Escuchar atentamente: La comunicación es una vía de doble sentido, así que no olvides escuchar tanto como hablas.
• Evitar la negatividad: Nunca insultes ni te burles de las ideas de otras personas, incluso si te sientes frustrado con ellas.
• Hablar con la gente (no sobre ellos): Si tienes un problema con una idea, discútelo de frente con la persona que tuvo la idea, no a sus espaldas.
• Abstenerse de criticar: No estar de acuerdo con una idea está bien, pero ser quisquilloso con una idea y tratar con condescendencia a la persona que la tuvo sólo puede dañar tu relación profesional con esa persona.
• Tratar a las personas igualmente: No importa si alguien es un alto ejecutivo experimentado o un especialista junior recién llegado a la empresa. Si ambos son invitados a una reunión para compartir ideas, escucha a ambos con igual respeto.

Ejemplo de respeto

Connor es un joven desarrollador de software nuevo en la empresa. Sin embargo, hasta ahora ha trabajado en 5 productos exitosos y tiene una gran experiencia que compartir. 

Durante una reunión, el equipo comienza a hablar sobre un error recurrente que parece que no pueden solucionar.

Connor habla porque experimentó problemas similares mientras trabajaba en sus productos anteriores. 

Pero la mayor parte del equipo lo rechaza antes de que pueda formarse una idea completa porque no lo conocen y es joven. Entonces, asumen que es “simplemente un chico nuevo” que decidió hablar para que otros tomen nota de él. 

El líder del equipo está familiarizado con los antecedentes de Connor, por lo que detienen la discusión para dejar que Connor diga lo que piensa. 

Guiados por el ejemplo del líder del equipo y finalmente impresionados con lo que Connor tiene para ofrecer, el resto del equipo escucha en silencio y se abstiene de criticar lo que no entienden sobre su idea. 

Cuando Connor termina de explicar su idea para la solución, el líder del equipo señala un problema logístico menor en el plan de Connor. Pero, todos juntos en el equipo encuentran una solución al error.

Característica 7: Empatía

Un informe de 2021 de Ernst & Young LLP señala que hasta el 46% de los empleados sienten que los esfuerzos de sus empleadores por practicar y promover la empatía son deshonestos. 

Sin embargo, vale la pena perseguir la empatía, como lo demuestra el modo en que beneficia al lugar de trabajo. Según 2022 Workplace Empathy Mental Health Report, de 2022, los profesionales de recursos humanos creen que la empatía conduce a un entorno psicológicamente seguro y puede: 

• Aumentar la motivación de los empleados hasta en un 74%,
• Mejorar el proceso de selección de solicitantes de empleo de alta calidad en un 55%, y
• Reducir las tasas de rotación en un 54%. 

Otros beneficios que aporta la empatía incluyen:

• Un aumento general de la productividad,
• Mejor comprensión de otras personas,
• Mayor competencia cultural, y
• Mejora de las relaciones profesionales.

Además, la empatía es una de las características que definen a los comunicadores eficaces. 

Para volverte más empático en la comunicación, necesitarás:

• Practicar la escucha, la apertura y la comprensión,
• Estar atento a los signos de burnout, exceso de trabajo y adicción al trabajo en los demás,
• Mostrar interés en las ideas y desafíos de tus colegas,
• Demostrar la voluntad de ayudar en lo que puedas,, y
• Apoyar a los colegas que estén pasando por una pérdida personal.

Ejemplo de empatía

Xavier ha sido profesor de química en la escuela primaria local durante cinco años y acaba de perder a su hermano gemelo en un accidente de coche. Sus compañeros entienden que este es un momento difícil para Xavier y empatizan con él.

Los profesores de matemáticas y música han experimentado pérdidas personales similares el año pasado, por lo que se ofrecieron a llevar a Xavier a almorzar y hablar sobre cualquier cosa que quisiera discutir para procesar la pérdida. 

Otros colegas se han mostrado igualmente comprensivos y abiertos a hablar. Siempre que Xavier quería hablar sobre su pérdida, lo escuchaban.

El decano de la escuela incluso envió una invitación abierta a Xavier en caso de que quiera hablar sobre tomar unas vacaciones. 

Además, la psicóloga del colegio le ha dado el pésame y ha dicho que Xavier podría acudir a su oficina cuando quiera hablar. 

Xavier se siente agradecido de que sus compañeros le hayan apoyado durante este momento difícil. Está contento de haber aceptado el puesto en esta escuela en lugar de irse al extranjero hace 5 años.

Característica 8: Control de las emociones

Las emociones juegan un papel importante en la comunicación, especialmente si consideramos la frecuencia con la que las personas toman decisiones basándose únicamente en cómo se sienten. 

Podemos identificar emociones positivas, negativas y dobles.

Broaden-and-Build Theory de Frederickson se centra en las emociones positivas y destaca su importancia en la comunicación en el lugar de trabajo. 

Según esta teoría, las emociones positivas como la alegría y la gratitud amplían nuestro repertorio de pensamiento-acción. En consecuencia, conducen a un aumento de:

• Apertura a nuevas experiencias,
• Creatividad,
• Flexibilidad,
• Estrategias de afrontamiento,
• Resiliencia, y
• Apoyo social. 

Por otro lado, las emociones negativas suelen asociarse con interacciones más desafiantes. Pueden incluir sentimientos como:

• Ira, 
• Frustración, 
• Tristeza, 
• Ansiedad, o 
• Miedo.

Estas emociones nos empujan a tomar decisiones desacertadas o a involucrarnos en conflictos en el lugar de trabajo. 

En la comunicación, las emociones negativas pueden ser dobles y tener efectos tanto positivos como negativos. 

La comunicación eficaz significa gestionar las emociones positivas y negativas, aprovechando ambas a su favor. Para aprender a controlar tus sentimientos, intenta:

• Identificar tus emociones: Si lo único que sabes es que te sientes molesto o desequilibrado, necesitas identificar qué sientes, cuándo comenzó el sentimiento, qué lo desencadenó, etc.
• Reconocer y aceptar tus sentimientos: Mantener el control de tus emociones no es lo mismo que reprimirlas. Los psicólogos coinciden en quesentir nuestros sentimientos es esencial para nuestro bienestar porque nos señala un problema que debe abordarse.
• Replantear tus pensamientos: Si ingresas a una situación (por ejemplo, un evento de networking empresarial) con una actitud negativa (“No le gustaré a nadie”), estará configurando una lente a través de la cual observarás la experiencia. Asesórate como lo harías con un buen amigo en tal situación. ¿Aceptarías su miedo irracional a que no agrade a nadie o le aconsejarías que permaneciera abierto a experiencias positivas?

Ejemplo de control de emociones

Examinaremos a Sarah, una pasante de QA en una gran empresa de tecnología, para ver cómo las emociones negativas pueden causar estragos en nuestra salud mental. 

Hasta ahora, Sarah ha recibido elogios de sus colegas y de su gerente y, en general, está contenta con su desempeño en el equipo. 

Pero, unos días antes de su próxima reunión de equipo, su jefe le pide que hable sobre sus experiencias y lo que piensa sobre sus tareas anteriores. La idea de hablar delante de todos pone nerviosa a Sarah y no puede dejar de dudar de sí misma. 

El día antes del encuentro, se sienta a reflexionar sobre sus emociones. Después de examinar sus sentimientos, se da cuenta de que hablar en público siempre ha sido un punto doloroso para ella. 

Sabe que ha hecho lo mejor que pudo en su trabajo y no tiene motivos para dudar de su competencia. Como ha reconocido estos sentimientos, describe de qué hablará en la reunión y se siente mucho mejor después. 

Característica 9: Manejo del estrés  

Si bien el manejo del estrés puede no parecer una habilidad de comunicación típica, sigue siendo una habilidad que los comunicadores fuertes utilizan para su beneficio. 

Cuando estás bajo estrés, es más probable que:

• No prestes suficiente atención a una conversación,
• Entiendas mal o comuniques mal algo,
• Digas algo de lo que luego te arrepientas y
• Entres en conflictos improductivos.

Por otro lado, estar menos estresado genera una comunicación fluida.

Para aliviar el estrés en el trabajo, la Asociación Estadounidense de Psicología sugiere:

• Seguir los factores estresantes: Identifica qué te causa estrés y trata de comprender tus sentimientos y acciones en estos casos. 
• Establecer límites: Decide cuándo estarás disponible para contactos de trabajo y evita revisar correos electrónicos y mensajes por la noche. Si trabajas desde casa, crea un rincón de trabajo o una oficina en casa para lograr un equilibrio claro entre tu trabajo y el resto de tu vida en casa.
• Desarrollar respuestas saludables: Identifica qué te ayuda a relajarte (por ejemplo, yoga, ejercicio, pasatiempos, socializar, etc.).
• Tomarse el tiempo para recargar energía: Controla tus tendencias de adicción al trabajo y "desconéctate" del trabajo cuando no estés trabajando.
• Relajarse: Prueba la meditación, el yoga y prácticas similares de atención plena. 
• Obtener apoyo: Acepta ayuda de otras personas que puedan ayudarte a controlar el estrés y explora recursos para el manejo del estrés (por ejemplo, información en línea, referencias a profesionales de salud mental, etc.).
• Hablar con un supervisor: Ten conversaciones con tus superiores sobre los recursos de bienestar patrocinados por el empleador.

Ejemplo de manejo del estrés adecuado

Sin un manejo adecuado del estrés, es más probable que perdamos los estribos y produzcamos un trabajo de baja calidad. Por eso, Stella decide que es hora de un cambio. 

Es profesora de historia en la escuela secundaria local, que actualmente se enfoca en brindar lecciones virtuales. 

Se siente estresada los lunes, lo que hace que se comunique mal y malinterprete la información durante las reuniones en línea.

Sin embargo, decidió abordar este problema y mejorar su salud mental y su productividad. 

Primero se da cuenta de que las reuniones de los profesores ocurren inmediatamente antes de sus lecciones con un grupo desafiante de estudiantes que tienden a sabotear sus clases: fingen que su conexión a Internet no funciona. 

Luego le envían mensajes sobre las tareas antes y después de las lecciones. Esta es probablemente la situación que le causa estrés y reduce su eficiencia en las reuniones de profesores. 

Ella decide instaurar una política oficial que prescriba las horas en que los estudiantes pueden comunicarse con ella.

Además, decide tomarse “más en serio” sus descansos y días de vacaciones en el próximo período. Además, combina sus ejercicios de yoga de 10 minutos con meditación consciente para lograr un mejor efecto.

Finalmente, Stella les cuenta sus problemas a sus colegas que enseñan a los mismos estudiantes problemáticos. Juntos, comparten conocimientos e ideas para mejorar.

Consejos sobre cómo convertirse en un comunicador eficaz

Ya sea que estés haciendo una presentación o simplemente tratando de expresar tus sentimientos, deberías poder hacerlo con claridad y confianza. Y a veces es más fácil decirlo que hacerlo. 

Por esta razón, hemos recopilado algunos consejos que puedes aplicar para convertirte en un comunicador más eficaz. 

Consejo 1: Escucha activamente

La escucha activa requiere un alto nivel de concentración para que podamos asimilar información sin juzgar. 

Además de prepararnos para el éxito de la comunicación, la escucha activa refuerza significativamente nuestro pensamiento crítico. 

No sólo percibimos y procesamos las palabras que escuchamos, sino que también identificamos información que nuestro interlocutor ha omitido. 

Para asegurarte de que tus interacciones se conviertan en conversaciones productivas y escuche activamente, intenta:

• Hablar en discusiones grupales cuando alguien sea aislado o ignorado,
• Proporcionar refuerzo positivo utilizando señales verbales y no verbales,
• Demostrar comprensión parafraseando información, y
• Mantener una mente abierta.

Consejo 2: Presta atención a la comunicación no verbal

Nuestras palabras son sólo una pequeña parte de la comunicación. Además de lo que decimos, la gente toma nota de nuestra ropa, expresiones faciales y gestos. 

Algunas estimaciones proyectan que la comunicación no verbal puede cubrir hasta el 70% de la comunicación. Entonces, si no estás satisfecho con la forma en que te comunicas, es posible que no sean tus palabras. 

Quizás necesites prestar más atención a tu comportamiento. En el futuro, intenta considerar tu:

• Lenguaje corporal: Las posturas desagradables, como cruzar las piernas y los brazos, pueden incomodar a los demás. Además, trata de no encorvarse ni moverse inquieto para evitar parecer inseguro o a la defensiva. Otra cosa que debes tener en cuenta es respetar el espacio personal de las personas. 
• Voz: Tu velocidad y tono pueden mejorar o destruir una conversación. Un tono monótono lleva el compromiso a su nivel más bajo, mientras que el nerviosismo puede dejarte inquieto y sin aliento. Para algunos, los ejercicios de respiración ayudan a aclarar la mente. También puedes practicar hablar con familiares y amigos para modificar la forma en que proyectas tu voz. 
• Contacto visual:Hacer contacto visual normalmente transmite respeto y honestidad. Cuando hables con varias personas, intenta hacer contacto visual con todos para demostrar que estás plenamente involucrado en la conversación. 
• Expresión facial: Nuestros rostros cuentan una historia detallada sobre nuestras emociones. Fruncir el ceño puede traicionar una sensación de miedo e inquietud, lo que afecta negativamente a tu audiencia. Cuando hables con otras personas, concéntrate en relajar los músculos faciales y sonríe de vez en cuando. Tu audiencia responderá positivamente al mensaje si eres amigable y abierto. 

Consejo 3: Sé más receptivo

Los comunicadores eficaces comprenden el valor de las habilidades técnicas y sociales, por lo que se esfuerzan por ser lo más receptivos posible. 

La capacidad de respuesta se refiere a la rapidez y el éxito con que una persona responde a la solicitud de feedback o consejos de otra persona. 

Impulsar la capacidad de respuesta puede mejorar la comunicación interna y externa, permitiendo que los compañeros de trabajo nos vean como responsables y confiables. 

A algunos les resulta más fácil responder en un ambiente de oficina porque están constantemente en estrecho contacto con sus compañeros de trabajo. Sin embargo, los trabajadores remotos a veces tienen dificultades para mantenerse al día con la comunicación corporativa. Afortunadamente, ser receptivo no se trata solo de responder a un mensaje en el momento en que lo recibes. 

Tener buenas habilidades para enviar mensajes laborales ayuda, pero hay otras formas de dominar esta habilidad suave, que incluyen:

• Gestionar las expectativas: Diferentes personas tienen diferentes estilos de comunicación. Por lo tanto, sus expectativas con respecto a las respuestas también pueden diferir. Si estás abrumado por el trabajo cuando llega un mensaje a tu DM, tómate unos segundos para decir que tu respuesta puede retrasarse. Si es posible, proporciona una estimación de cuándo podrás escribir una respuesta más detallada. 
• Mantener a los demás informados: Si recibes una invitación para colaborar o brindar ayuda, la persona del otro lado cuenta contigo. Mientras trabajas para terminar un proyecto o recuperar información, manténla informada sobre tu progreso. 
• Elegir el canal de comunicación adecuado: La comunicación normalmente falla sin un canal de comunicación eficiente. Los empleados receptivos aprovechan el software de comunicación empresarial y siempre tienen claro cómo los demás pueden comunicarse con ellos. 
• Eliminar distracciones:Incluso las distracciones menores pueden impedirnos centrarnos en cuestiones urgentes. Los comunicadores receptivos toman medidas para limitar las notificaciones de chat empresarial y evitar la sobrecarga de información. Unos pocos minutos aquí y allá eventualmente se acumulan en horas que nunca podremos recuperar, así que experimenta y aprende qué funciona para ti. 

Consejo 4: Sé amigable

Desde pequeños nos enseñan a ser amigables con quienes nos rodean. De esta manera, formamos relaciones significativas que llenan de propósito nuestra vida personal. 

Pero, ¿qué papel juega la amabilidad en la comunicación?

Naturalmente nos acercamos a personas cálidas y amables porque nos hacen sentir bien incluso en situaciones estresantes. Según la encuesta Friends in the Workplace Survey de Wildgoose, lo mismo ocurre con la amabilidad en un entorno empresarial. 

Alrededor del 57% de los encuestados afirmó que tener amigos en el lugar de trabajo hace que su trabajo sea más agradable, mientras que el 22% afirmó sentirse más creativo gracias a los amigos en el lugar de trabajo. 

Convertirse en un mejor comunicador va de la mano de ser más amigable. Formar conexiones sólidas con los compañeros de equipo borra su incomodidad cuando piden ayuda, feedback o consejos. 

Para establecer vínculos con tus compañeros de trabajo y contribuir a un ambiente amigable, debes:

• Mantenerte en contacto: Es posible que hayan pasado algunos días o semanas desde la última vez que conversaste con uno de tus compañeros de trabajo. Aun así, esa no es razón para no enviarles mensajes y preguntarles cómo les está yendo. Seguramente apreciarán que te pongas en contacto, lo que solidificará su alta opinión sobre ti. 
• Mantener la curiosidad: Cuando escuchas a un compañero de equipo compartir una historia de su vida personal o profesional, no dudes en hacer preguntas. No quieres cruzar fronteras, pero cuando sea apropiado, una simple pregunta puede demostrar tu atención e interés. 
• Recordar los detalles: Si un compañero de equipo compartió que estaba luchando con un problema hace unas semanas, debes enviarle un mensaje atento. Siempre es agradable ver que la gente se preocupa por ti lo suficiente como para recordar los detalles. 
• Saber cuándo hacer una pausa: Mantén las conversaciones equilibradas y deja suficiente espacio para que todos los participantes intervengan. Si has hablado durante demasiado tiempo, párate y deja que otros hablen. 

Consejo 5: Haz preguntas

Los profesionales, a veces, tienen miedo de hacer preguntas estúpidas. No quieren parecer desinformados e incompetentes, por lo que se muerden la lengua, con la esperanza de que alguien eventualmente les ofrezca información. 

Los buenos comunicadores no son inmunes a estos sentimientos. Pero su comunicación es eficaz porque hacen preguntas a pesar de sentirse un poco avergonzados. 

Las preguntas que comienzan con “Cómo”, “Por qué” y “Por qué no” pueden beneficiar a todos los empleados porque promueven:

• Reflexión,
• Innovación, y 
• Inteligencia emocional. 

El lugar de trabajo moderno es dinámico y acelerado, por lo que los empleados rara vez obtienen la información que necesitan de una sola vez. Si tuvieran que esperar a que alguien más aclarara el asunto, es posible que tuvieran que esperar varios días y posiblemente correr el riesgo de incumplir las fechas límite. 

Entonces, si tienes alguna pregunta, hazla. Te sorprendería lo bien que la gente mira a las personas curiosas y dispuestas a aprender cosas nuevas. 

Consejo 6: Participa en reuniones

Otra forma de convertirte en un mejor comunicador es participando activamente en la reunión. 

A medida que más empresas cambian a modelos híbridos y remotos, algunos empleados han experimentado un aumento en las reuniones semanales. 

Es fácil descartar estas sesiones como un inconveniente. Después de todo, ¿por qué pasar una hora escuchando algo que quizás no se aplique directamente a ti cuando podrías hacer algo más productivo?

Pero los comunicadores expertos intentan aprovechar al máximo cualquier situación, incluidas las reuniones virtuales y en persona. Saben cómo:

• Interrumpir cortésmente,
• Ofrecer sus habilidades y tiempo como voluntarios para realizar el trabajo,
• Respetar a sus compañeros, y
• Permanecer en el tema.

Consejo 7: Sé flexible

La flexibilidad de la comunicación se refiere a la capacidad de una persona para ajustar su estilo de comunicación para atender a su audiencia. 

Ya sea que estés hablando con un compañero de trabajo o un cliente potencial, seguir estas pautas podría resultarte útil:

• Ajusta tu enfoque: El mismo estilo no funcionará para todos. Por ejemplo, si tu interlocutor prefiere un enfoque más indirecto, corres el riesgo de alienarlo de manera directa. Del mismo modo, el humor suele ser subjetivo, así que ten cuidado con tus bromas. 
• Ve con quién te comunicas más: Es casi imposible acomodar a todos, pero definitivamente puedes ser flexible con las personas con las que interactúas a diario. 
• Adopta cambios: Si conoces bien a tus compañeros de trabajo, puedes pedirles consejo sobre su estilo de comunicación preferido. Luego podrás implementar cambios y utilizar esta información en interacciones futuras. 

Consejo 8: Utiliza palabras cortas para explicar conceptos complejos

Desde amigos hasta empleadores, recibimos una gran cantidad de información todos los días. Cuando nos cuesta recordar los detalles, no es que tengamos una memoria terrible. Simplemente nos cuesta recordar palabras complejas. 

No querrás abrumar a los demás con frases innecesariamente largas y complejas. 

En la vida y la comunicación, menos es más, y las palabras simples logran un excelente trabajo para captar la atención de las personas. 

Además, cuando puedes dividir conceptos complejos en partes digeribles, demuestras que sabes cómo ser un comunicador eficaz en el lugar de trabajo.

Consejo 9: Utiliza metáforas

A nuestro cerebro le gusta la información breve, pero a menudo nos encontramos con conjuntos de datos complejos en un entorno empresarial. Por esta razón, la comunicación eficaz se basa en metáforas como herramientas narrativas que hacen que la información se mantenga. 

Las metáforas son útiles durante las presentaciones, ya que agregan intriga a una declaración de apertura o un llamado a la acción durante el cierre. Sin embargo, los comunicadores buenos los utilizan a diario para ayudar a que sus palabras impulsen decisiones y generen emociones. 

El magnate de los negocios Warren Buffet es conocido por su uso de metáforas. Échale un vistazo a éste ejemplo:

“Los crecientes costes de la atención médica actúan como una tenia hambrienta en la economía estadounidense".

Buffet fácilmente podría haber dicho esto: “Los altos costes de la atención médica tienen un efecto perjudicial en la economía estadounidense”.

Ahora no tiene el mismo impacto emocional, ¿verdad?

Para evitar una comunicación sosa y agregar profundidad a tus palabras, debes:

• Eliminar los clichés: El lugar de trabajo suele estar plagado de palabras de moda corporativas, pero debes minimizar el uso de clichés. No optes por la primera idea que te venga a la mente al pensar en una metáfora. Tu segunda o incluso tercera opción probablemente sea más original y atractiva. 
• Utilizar imágenes vívidas: Piensa en los sentimientos que quieres evocar en tu audiencia. Quieres llevarlos a un viaje que los acompañará durante mucho tiempo, por lo que es imperativo pintar un cuadro vívido. 
• Evitar frases complicadas: No es necesario utilizar frases largas ni lenguaje literario para cautivar a tu audiencia. Por el contrario, la mayoría de las buenas metáforas utilizan un lenguaje sencillo y cotidiano para crear una conexión instantánea y duradera con los oyentes. 

Consejo 10: Está presente

En la comunicación empresarial, la ansiedad por reuniones a veces nos supera. Muchos pensamientos pasan por nuestra mente y el nerviosismo abrumador nos impide centrarnos en el momento presente. 

Pero, por lo general, eso es todo lo que necesitamos para que nuestras habilidades de comunicación brillen: estar presentes. 

Cuando nos sentamos con un colega, deberíamos poder dejar de pensar en otras cuestiones emocionales y profesionales. 

Si descubres que te distraes con frecuencia durante la comunicación, puedes probar una de las siguientes estrategias para ayudar a aclarar tu mente:

• Trabaja en tus habilidades de gestión del tiempo: El miedo de no cumplir las fechas límite puede hacer que nuestra mente se vuelva loca. Puede que estés sentado frente a tu compañero de equipo, pero en tu cabeza estás resolviendo un problema urgente diferente. Con una aplicación confiable de seguimiento del tiempo, puedes configurar temporizadores, categorizar tu tiempo y evitar que las tareas pendientes te preocupen. 
• Toma notas: Los comunicadores eficaces utilizan todos los recursos disponibles, incluidas las notas. Tomar notas parece un concepto obsoleto para algunos, pero refuerza la memoria y aumenta la creatividad. Durante una conversación importante, basta con anotar los detalles más importantes. Después de una reunión, puedes comparar tus notas con las actas de la reunión para asegurarte de no haberte perdido las conclusiones principales. 
• No revises tus dispositivos:Aléjate de tu teléfono durante reuniones y debates. Si crees que podrías sucumbir a la tentación de consultar tus mensajes directos, suspende las notificaciones mientras dure la sesión. 

Consejo 11: Trabaja en tus habilidades de resolución de conflictos

Según una investigación de CPP, un asombroso 89% de los conflictos en el lugar de trabajo se intensifican, y el 27% de los empleados han visto un conflicto convertirse en un ataque personal. 

Estas cifras resaltan la importancia de las habilidades de resolución de conflictos a largo plazo, que reducen el impacto del comportamiento destructivo en el lugar de trabajo. 

Para reducir la intensidad de tales situaciones, debemos aprender sobre las trampas emocionales y cognitivas que pueden exacerbar el conflicto e impedir su resolución:

• Justicia ciega: Puede reforzar los prejuicios al impedirnos ver lo que es objetivamente justo.
• Exceso de confianza: Puede llevar a una persona a sobreestimar sus conocimientos y capacidades. Como resultado, puede promover comportamientos demasiado riesgosos e impedirnos considerar una postura alternativa. 
• Sesgo de compromiso: Resulta en una falta de voluntad para desviarse de una decisión pasada, incluso si ya no produce los resultados deseados.
• Evitación: Evitar conflictos es una estrategia conductual ineficaz porque conduce a problemas no resueltos, resentimiento y relaciones dañadas. 

Las habilidades de resolución de conflictos surgen de un alto nivel de confianza e inteligencia emocional. Por supuesto, nadie puede convertirse en un mejor comunicador de la noche a la mañana. Pero puedes acelerar tu progreso y resolver conflictos de manera más efectiva al:

• Identificar la causa raíz: Si alguien te critica por colocar una taza sobre el escritorio demasiado ruidosamente, probablemente haya un problema subyacente mucho mayor que la situación que le hizo perder los estribos.
• Mantenerse racional: Los conflictos pueden volverse bastante emocionales y los involucrados pueden ponerse a la defensiva. Por tanto, es fundamental centrarse en los hechos y determinar cómo remediar la situación. 
• Mantener una actitud positiva: Si tus emociones negativas se apoderan de ti, es más probable que permanezcas arraigado en tus prejuicios. Sin embargo, si mantienes una actitud positiva y estás dispuesto a cooperar, encontrarás la solución más rápidamente.
• Examinar tu rol: Analiza cómo te comunicas a lo largo de todos los pasos de los modelos de comunicación comunes.

Consejo 12: Supón una intención positiva

Te pones a la defensiva y combativo cuando crees que tus interlocutores están entablando conversaciones con intenciones negativas. 

Sin embargo, en una cultura laboral positiva, los compañeros de equipo no quieren atraparte. Por lo tanto, no hay razón para permanecer alerta, esperando que se presenten acusaciones y microagresiones. 

La verdad es que es probable que todos tus compañeros de trabajo tengan el mismo objetivo: hacer lo mejor que puedan durante sus horas de trabajo.  

Evitas que la ira y la frustración nublen tu juicio suponiendo que sus interacciones están impulsadas por una intención positiva. En consecuencia, podrás prestar más atención a lo que realmente dicen. 

Y, en las raras ocasiones en que detectes hostilidad en su tono, puedes preguntar qué está pasando o buscar el apoyo de un supervisor. 

Consejo 13: Deja de lado las suposiciones

Los comunicadores exitosos saben que las suposiciones suelen ser el principal obstáculo en cualquier interacción. 

Nuestras creencias y conceptos erróneos encuentran formas de entrar en la comunicación en el lugar de trabajo, impidiéndonos ver la situación tal como es. 

Superar este problema requiere tiempo y esfuerzo, pero podemos ver la situación con nuevos ojos si:

• Vamos más allá del pensamiento en blanco y negro: Si creemos que una forma de pensar siempre es correcta mientras que otras, por defecto, están equivocadas, podríamos ser víctimas del pensamiento grupal. Además, esta exclusión puede culpar a nuestros interlocutores e impedirles hablar libremente. 
• Notamos reacciones emocionales: Como mencionamos, las señales no verbales pueden ayudarnos a comprender el mundo que nos rodea. Una ceja levantada o una nariz arrugada pueden mostrarnos cómo se siente nuestro interlocutor acerca de la conversación más que sus palabras. Así que presta atención a los mensajes no verbales que envías a los demás y a sus reacciones emocionales. 
• Nos hacemos responsables: Considere perspectivas alternativas para poner a prueba la tuya propia. Las preguntas tipo "¿Qué pasaría si?" pueden poner a prueba tus suposiciones al resaltar diferentes escenarios. ¿Qué pasa si fui demasiado insistente durante la reunión? ¿Qué pasaría si tuvieran miedo de expresar sus opiniones? Este tipo de autorreflexión le da a nuestro pensamiento una dimensión empática e inclusiva que de otro modo no hubiéramos considerado. 
• Somos conscientes de las diferencias culturales: Todos venimos de diferentes antecedentes, lo que significa que tenemos diferentes expectativas y creencias. Cuando nos enfrentamos a un territorio desconocido, podemos reforzar estereotipos y prejuicios inconscientes para darle sentido a la información. Afortunadamente, con un autoanálisis continuo podemos desafiar ese pensamiento limitado. También debemos llamar la atención sobre el comportamiento sesgado de los demás y ayudarlos a superar las diferencias sin malentendidos. 

Consejo 14: No te tomes nada personalmente

Cuando alguien es grosero o exigente, es fácil interpretar la conversación como un desprecio personal. Pero, ¿sabemos realmente lo que ocurre detrás de puertas cerradas?

Su nerviosismo podría estar a punto de desbordarse porque un proyecto se ha estropeado. O podrían haber llevado sus problemas personales al lugar de trabajo. Finalmente, es posible que simplemente no seas un comunicador experto. 

Cualquiera sea el caso, no es culpa tuya y no debería afectar tu forma de comunicarte. 

Trata de recordar qué conversaciones te han inquietado y qué estilo de comunicación utilizó la persona. 

Si notas un patrón, aprenderás qué comportamiento te pone nervioso y encontrarás formas de aliviar esos sentimientos. Estos conocimientos te permitirán evaluar la situación objetivamente y comprender que no es personal. 

Reafirma tu comunicación eficaz con Pumble  

Aprender a convertirse en un mejor comunicador puede parecer una batalla. Algunas personas parecen tener una ventaja, pero aún puedes cambiar tu comportamiento si dedicas tiempo y energía. 

Pero un comunicador eficaz no sería nada sin un canal de comunicación potente: ahí es donde entra Pumble. Pumble, una aplicación de comunicación en equipo todo en uno, agilizará tus esfuerzos de comunicación eficaz y te guiará por el camino del crecimiento profesional. 

Pumble puede hacer eso y más gracias a su:

• Mensajería en tiempo real que permite intercambios rápidos, 
• Hilos que permiten debates organizados centrados en un tema específico, y 
• Llamadas de voz y vídeo que te ayudarán a practicar tus habilidades de comunicación verbal. 

Con sus funciones confiables y su conveniente interfaz, Pumble te ayudará a aprovechar los beneficios de una comunicación efectiva y te permitirá conectarte fácilmente con otras personas de manera significativa e impactante. 

Referencias:

• American Psychological Association. (2018). Coping with Stress at Work. Recuperado el 27 de abril de 2021, de https://www.apa.org/topics/healthy-workplaces/work-stress
• Baguley P. (1994). Effective communication for modern business. McGraw-Hill
• Brooks, A. W. & John, L. K. (2018). The Surprising Power of Questions. Harvard Business Review. Recuperado el 27 de abril de 2021, de https://hbr.org/2018/05/the-surprising-power-of-questions
• Businessolver. (s.f.). 2022 Workplace Empathy Mental Health Report. Recuperado el 15 de marzo de 2023, de https://www.businessolver.com/resources/state-of-workplace-empathy
• Fredrickson B. L. (2004). The Broaden-and-Build Theory of Positive Emotions. Philosophical transactions of the Royal Society of London. Series B, Biological Sciences, 359(1449), 1367–1378. https://doi.org/10.1098/rstb.2004.1512
• Ludlow R. & Panton F. (1992). The essence of effective communication. Prentice Hall.
• O’Rourke J. S. (2015). Effective communication. DK Publishing
• Workplace conflict: Statistics that reveal its cost. CMOE. (27 de abril de 2021). Recuperado el 15 de octubre de 2021, de https://cmoe.com/blog/workplace-conflict-costs/