Surmonter les obstacles à la communication au travail

Une communication efficace est essentielle dans tout contexte professionnel, que vous participiez à une réunion, que vous discutiez avec vos collègues ou que vous assistiez à une présentation. 

Cependant, lorsque la communication s'éteint ou qu'un malentendu apparaît, il peut s'avérer très difficile de surmonter les obstacles à la communication.

Ces barrières empêchent souvent la bonne circulation de l'information, entraînant des malentendus qui font perdre un temps et des ressources précieux. 

Il est donc essentiel d'identifier ces barrières et de trouver des moyens de minimiser leur impact. 

Dans cet article, nous allons explorer les obstacles à la communication les plus courants dans différents secteurs d'activité et proposer des solutions pratiques pour combler ces lacunes. 

Alors, plongeons dans le vif du sujet et voyons comment vous pouvez améliorer la communication au sein de votre équipe !

Qu'est-ce qu'un obstacle à la communication ?

En principe, tout problème ou obstacle qui entrave le processus de communication est considéré comme une barrière de communication.

En réalité, il est rare qu'une situation de communication soit dépourvue d'obstacles à la communication, car ceux-ci peuvent survenir à n'importe quel stade de l'interaction. 

C'est pourquoi il est essentiel de se familiariser avec les causes spécifiques et d'apprendre à surmonter les barrières de communication sur le lieu de travail.

Bien que les classifications varient, les obstacles à la communication les plus courants sont les suivants :

• Les barrières physiques, 
• Les barrières perceptives,
• Les barrières émotionnelles,
• Les barrières culturelles,
• Les barrières linguistiques,
• Les barrières liées au sexe,
• Les barrières interpersonnelles et
• Les barrières organisationnelles.

Étant donné que chacune des barrières susmentionnées comporte ses propres défis, il ne suffit pas d'en connaître la classification pour optimiser la communication au travail. 

Comme nous l'avons mentionné, nous sommes condamnés à rencontrer des obstacles dans la communication professionnelle. 

Mais cela ne signifie pas que les obstacles à la communication condamnent toutes les interactions professionnelles à l'échec. En apprenant plus en détail sur les obstacles à la communication, vous aurez un aperçu clair de la façon dont ils influencent la conversation et comprendrez quelles sont les mesures préventives à prendre. 

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Obstacles physiques à une communication d'équipe efficace + solutions

Les obstacles physiques à la communication représentent les diverses conditions environnementales et naturelles qui agissent comme des barrières entre les émetteurs et les récepteurs d'informations.

Ces barrières physiques comprennent les défis liés à :

• Le temps et la distance, 
• L'espace personnel, 
• L'aménagement du lieu de travail, 
• L'environnement de travail et
• Le bruit de fond.

Obstacle physique n°1 : Le temps et la distance

Les obstacles liés au temps et à la distance affectent généralement les équipes éloignées dont les membres font du télétravail. 

Les collègues éloignés ne travaillent pas dans le même bureau, ni même à la même heure. Ils travaillent parfois sur un autre continent et dans un autre fuseau horaire. Cela rend la communication en temps réel difficile et la communication en personne peu pratique ou presque impossible — à moins qu'un membre de l'équipe ne soit prêt à s'adapter à l'autre, à travailler de nuit ou à prendre régulièrement l'avion pour traverser le monde. 

L'adoption de la communication asynchrone peut contribuer à éviter les barrières de communication liées au temps et à la distance sur le lieu de travail. 

Envisagez d'utiliser des applications spécialisées, telles que :

• Une application de communication d'équipe: elle permet la messagerie directe, les appels audio/vidéo, les canaux thématiques et la planification des messages.
• Un outil de gestion de projet : vous pouvez l'utiliser pour communiquer les détails d'un projet.
• Un outil de suivi du temps : vous pouvez l'utiliser pour indiquer et suivre les heures de travail de chacun.
• Une application de conversion du temps : Elle vous permet de connaître les fuseaux horaires de chacun et d'organiser des réunions en conséquence.

En tirant parti des outils ci-dessus, vous serez en mesure de rendre le travail en personne plus efficace et de relever les défis du travail à distance et hybride.

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Obstacle physique n°2 : L’espace personnel

Dans la communication verbale (ou la communication face-à-face) l'espace personnel joue un rôle crucial. 

En effet, la distance qui ne s'applique qu'à la communication en personne peut faciliter une bonne communication ou constituer un obstacle à une communication efficace, selon qu'elle est interprétée et organisée de manière adéquate. 

Nous pouvons reconnaître 4 types de distance entre les personnes qui communiquent en personne :

1. Espace intime : la distance entre les communicateurs est inférieure à 0,45 mètre. Elle est généralement réservée aux relations étroites, par exemple entre un parent et son enfant ou entre deux partenaires.
2. Espace personnel : la distance entre les communicateurs est de 2 à 3 pieds (0,6 à 0,9 mètre). Il est généralement associé aux amis et aux groupes de semblables.
3. Espace officiel : la distance entre les communicateurs est de 1,2 à 1,5 mètre, en fonction du type d'information transmise. Ce type d'espace est associé aux situations officielles, comme la plupart des situations de communication au travail.
4. Espace public : la distance entre les communicateurs est supérieure à 3 mètres. L'espace public est associé aux orateurs et aux auditeurs dans des situations publiques, comme les conférences. 

La réduction de ces exigences en matière d'espace peut conduire à des situations gênantes ou embarrassantes. 

Mais cela dépend de la culture de chacun. 

En effet, les habitants des États-Unis et de l'Europe du Nord n'aiment pas que leur espace personnel soit violé. 

En revanche, les habitants des pays d'Amérique du Sud et du Moyen-Orient appartiennent à ce que l'on appelle les « cultures de contact ». Cela signifie qu'ils acceptent plus facilement que les gens s'approchent d'eux, même s'ils ne sont pas des amis proches.

L'espace n'est donc pas seulement un obstacle physique à une communication efficace, mais aussi un obstacle culturel.

Dans un cadre professionnel, vous devez toujours maintenir une distance modérée avec vos interlocuteurs. 

Lorsqu'il s'agit de prendre la parole en public dans des espaces restreints, envisagez plutôt d'organiser une réunion virtuelle.

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Obstacle physique n°3 : Le design de l’espace de travail

Le design de l’espace de travail a une influence cruciale sur l'efficacité de la communication sur le lieu de travail. 

Par exemple, la disposition des sièges peut faciliter une communication efficace — lorsque les membres de l'équipe qui doivent communiquer et collaborer quotidiennement sont assis à des bureaux reliés entre eux.

Mais la disposition des sièges peut aussi devenir un obstacle à la communication, surtout lorsqu'elle n'est pas prise en compte rapidement.

Si plusieurs employés ont des problèmes avec un bureau de type cubicule, un plan de bureau ouvert peut grandement contribuer à résoudre le problème. 

Il est probable qu'après avoir remplacé les bureaux séparés et les cabines par des tables ouvertes, il sera beaucoup plus facile de communiquer en personne.  

Mais dans les entreprises à distance ou hybrides, il n'est pas toujours possible de joindre quelqu'un en personne. 

Dans ce cas, vous pouvez utiliser des fils de discussion dans votre QG numérique pour tenir tous les membres de l'équipe au courant des derniers développements, reflétant ainsi les avantages d'un concept d'espace ouvert.

Obstacle physique n°4 : L’environnement de travail

Le principal élément d'un environnement de travail susceptible d'entraver une communication efficace est le comfort — ou, plus précisément, le manque potentiel de confort. 

En effet, si le bureau de l'entreprise ou le bureau à domicile est trop chaud ou trop froid, les gens risquent de ne pas pouvoir se concentrer pleinement sur les informations communiquées, ce qui entraînera une baisse de la productivité globale. Il en va de même si les bureaux et les chaises sont trop bas ou trop hauts ou si l'éclairage du bureau est trop lumineux ou trop faible. 

S'il n'est pas toujours possible de modifier complètement l'environnement de travail, quelques petites modifications peuvent rendre le temps passé au bureau plus agréable.

La meilleure solution consiste à s'adapter à ce qui n'est pas réglable ou à organiser une réunion informelle avec vos collègues pour trouver un compromis.

Obstacle physique n°5 : Le bruit de fond

Le bruit est un obstacle courant à la communication sur le lieu de travail. 

Les bruits de fond peuvent provenir de :

• Les collègues qui parlent à proximité (ce qui est souvent le cas des personnes qui travaillent dans un bureau),
• Les membres de la famille, les colocataires ou les partenaires qui parlent à proximité (ce qui est souvent le cas des personnes qui travaillent à domicile),
• Les photocopieuses, les bruits de cuisine et autres bruits intérieurs et
• Les bruits extérieurs tels que les orages, la circulation ou les tondeuses à gazon.

Si certaines personnes sont capables de se déconnecter et d'ignorer les distractions susmentionnées, la plupart d'entre elles ont du mal à maintenir leurs performances cognitives lorsqu'elles sont exposées à des bruits forts et intermittents. 

Il est intéressant de noter que les introvertis peuvent avoir plus de difficultés à se concentrer dans des environnements bruyants. Une étude menée par un centre de recherche de Glasgow a examiné l'effet du bruit de fond sur les extravertis et les introvertis.

Bien que les deux groupes aient obtenu de mauvais résultats en présence d'un bruit de fond, les distractions sonores ont eu un impact significatif sur les participants introvertis. Les introvertis étant plus sensibles aux stimuli externes, il n'est pas surprenant que les environnements bruyants les empêchent de donner le meilleur d'eux-mêmes.

Ainsi, la mesure dans laquelle les bruits nous empêchent de nous concentrer sur nos tâches peut dépendre de notre type de personnalité.

Pour lutter contre les effets négatifs du bruit de fond, vous pouvez rechercher les meilleurs moyens de gérer le bruit de fond.

Vous découvrirez peut-être qu'un casque anti-bruit est une excellente solution. Ou, peut-être que l'utilisation d'une application génératrice de bruit avec des écouteurs ordinaires permet de bloquer la plupart des bruits. 

Si le problème vient de collègues bruyants, parlez-en avec eux, essayez de trouver ensemble une solution adéquate pour réduire le bruit.

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Obstacles perceptuels à une communication d'équipe efficace + solutions

Les barrières perceptuelles à la communication représentent les blocages mentaux que les gens peuvent avoir et qui influencent leurs perceptions de personnes, de sujets ou d'événements spécifiques.

Ces perceptions forment des barrières intra-personnelles qui affectent la manière dont les gens envoient, reçoivent ou interprètent les messages dans les conversations.

Les barrières perceptuelles à une communication efficace comprennent les filtres perceptuels mais aussi le langage non verbal.

Obstacle perceptuelle n°1 : Les filtres perceptuels

Les filtres perceptifs d'une communication efficace comprennent nos :

• Pensées, 
• Préjugés cognitifs,
• Hypothèses, 
• Préférences, 
• Valeurs et 
• Attitudes. 

Malheureusement, ces « filtres » peuvent conduire à des malentendus, des stéréotypes et des suppositions dans la communication. Ces « filtres » nous rendent souvent fermés aux opinions différentes des nôtres ou aux idées qui vont au-delà de ce que nous considérons comme « habituel », « attendu » ou « normal ».

Cependant, ce n'est pas parce que vous percevez quelqu'un d'une certaine manière que vos perceptions se vérifient dans la réalité. 

Avant de déclarer que vous savez exactement ce que pense ou ressent une personne, il est essentiel d'obtenir toutes les informations pertinentes. Cela demande une certaine flexibilité, qui peut s'avérer difficile lorsque nous refusons de remettre en question nos propres croyances. 

Dans le livre Big Ideas: Putting the Zest Into Creativity & Innovation at Work, Jonne Ceserani aborde la question de la position perceptuelle. L'auteur les définit comme les perspectives que nous utilisons comme positions de départ lorsque nous réfléchissons à des sujets et des circonstances spécifiques. 

Ceserani décrit également quatre positions perceptuelles :

1. La position « moi » : nous fondons notre vision du monde sur nos expériences passées, nos hypothèses et nos croyances. 
2. La position « toi » : nous nous mettons à la place de quelqu'un d'autre et essayons de comprendre son point de vue. 
3. La position « ils » : nous nous détachons de nos émotions et des sentiments de toutes les personnes impliquées dans la situation. L'objectif est de devenir un observateur impartial qui part d'un point de vue factuel.  
4. La position « nous » : nous prenons en compte la situation dans son ensemble et adoptons le point de vue d'une entité plus vaste, telle qu'une entreprise ou une institution similaire. 

Lorsque nous faisons un effort conscient pour quitter la position du “moi ” et changer notre point de vue, nous pouvons :

• Identifier les lacunes de notre perspective,
• Mieux comprendre les personnes qui nous entourent,
• Participer à davantage de situations gagnant-gagnant,
• Apprendre à surmonter les obstacles à la communication et 
• Devenir plus flexible et plus créatif. 

Bien entendu, cela n'est possible que si nous sommes prêts à faire preuve de plus d'empathie dans notre vie personnelle et professionnelle. 

Obstacle perceptuelle n°2 : Le langage non verbal

Les expressions faciales non verbales, les déclencheurs et les indices représentent le langage corporel que les gens émettent lorsqu'ils communiquent.

Ce langage corporel peut être lié à la signification des messages que le communicateur essaie de transmettre. Mais il peut aussi être intentionnellement ou non trompeur. 

En conséquence, les autres personnes peuvent percevoir correctement le langage non verbal de leurs interlocuteurs ou l'interpréter de manière erronée.

L'observation du langage non verbal peut vous aider à déterminer si une personne ment, tente de dissimuler des informations ou de vous induire en erreur. 

Mais ce n'est pas la seule raison pour laquelle vous décidez de vous méfier d'une personne. 

Ne vous contentez donc pas d'observer les disparités entre les mots et les expressions faciales d'une personne. 

Au contraire, concentrez-vous d'abord sur ce qu'ils disent. N'hésitez pas à poser d'autres questions si vous n'arrivez pas à déterminer si les paroles d'une personne correspondent à votre perception de son langage non verbal. 

Ces questions doivent être des questions ouvertes spécifiques et des questions directes de type “oui/non” auxquelles la personne ne peut se soustraire.

Plus vous poserez de questions, plus vous serez proche de découvrir ce que vous voulez.

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Obstacles émotionnels à une communication d'équipe efficace + solutions

Les barrières émotionnelles à la communication représentent les émotions qui peuvent vous empêcher de communiquer ce que vous voulez à vos collègues. 

Ces émotions peuvent également vous empêcher d'écouter attentivement les autres et d'accepter leur point de vue.

Les principales barrières émotionnelles sont les suivantes :

• La colère,
• L'orgueil et
• L'anxiété.

Obstacle émotionnelle n°1 : La colère

La colère est un obstacle émotionnel à la communication qui affecte la façon dont votre cerveau traite les informations. 

À cause de la colère, vous êtes moins enclin à faire preuve de logique dans les discussions. 

En outre, vous êtes moins susceptible de contribuer de manière productive à la résolution des problèmes — et plus susceptible de vous opposer aux idées des autres. 

Les personnes sur lesquelles vous projetez votre colère seront généralement sur la défensive, effrayées ou blessées. 

En conséquence, les gens peuvent hésiter à vous contacter en cas d'urgence, même si vous êtes objectivement la meilleure personne pour résoudre le problème.

Les barrières émotionnelles à la communication peuvent nuire à la collaboration au sein d'une équipe. Lorsque les managers ne savent pas gérer leur colère, le travail d'équipe en subit les conséquences.

Pour gérer la colère lors de la communication, essayez de vous retirer de la situation problématique jusqu'à ce que vous puissiez la gérer et y répondre de manière appropriée. 

De préférence, vous devriez le faire avant de vous emporter contre quelqu'un. Ensuite, une fois que vous vous êtes calmé et que vous avez rassemblé vos idées, abordez à nouveau la question. 

Cette fois, réfléchissez clairement à ce que vous voulez dire avant de le faire et abstenez-vous de faire des commentaires potentiellement blessants.

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Obstacle émotionnelle n°2 : L'orgueil

L'orgueil est une barrière émotionnelle qui empêche une communication saine de plusieurs façons. 

Tout d'abord, la fierté en tant qu'émotion implique que vous êtes fier de ce que vous dites et de ce que vous faites. Lorsque ce sentiment prend le dessus, vous risquez de parler plus que vous n'écoutez — or l'écoute active est une compétence essentielle des communicateurs efficaces.

En conséquence, vos collègues hésitent à vous inviter à des séances de brainstorming, car votre idée doit toujours être la meilleure, sinon il devient difficile de travailler avec vous. 

Malheureusement, l'orgueil peut gravement entraver la réussite du travail d'équipe et de la collaboration.

L'orgueil est sans doute l'un des obstacles à la communication les plus difficiles à surmonter, car il nous pousse à croire que nous avons toujours raison. Cependant, lorsque nous prenons du recul et que nous nous calmons, nous réalisons rapidement qu'aucune opinion n'est infaillible, pas même la nôtre.

Si vous avez des problèmes d'orgueil, travaillez à accepter que vos déclarations ne soient pas toujours parfaites, ni même correctes. N'ayez pas peur d'admettre vos erreurs au lieu de consacrer tous vos efforts à persuader les autres que vous n'êtes pas en faute, ce qui ne fait que vous faire perdre du temps et de l'énergie.

Si vous souffrez d'une insécurité émotionnelle particulière, n'essayez pas de la compenser par un faux sentiment de supériorité. Identifiez plutôt la cause de votre insécurité et essayez d'y remédier. 

Grâce à ces efforts, les gens se sentiront plus à l'aise lorsqu'ils communiqueront avec vous.

Obstacle émotionnelle n°3 : L'anxiété

L'anxiété est un autre obstacle émotionnel à une communication efficace qui peut diminuer l'efficacité de vos compétences en matière de communication. 

Cette émotion vous empêche de devenir un communicateur efficace en réduisant votre concentration. Au lieu de prêter attention aux autres, vous vous préoccupez de plus en plus de ce que vous voulez dire.

En outre, l'anxiété peut vous pousser à éviter certaines situations sociales et à vous préserver de l'embarras ou de conversations difficiles, même dans un cadre professionnel. 

L'anxiété peut générer une peur et une inquiétude persistantes et nous empêcher de donner le meilleur de nous-mêmes sur le lieu de travail. 

Il est plus facile à dire qu'à faire de surmonter les problèmes d'anxiété, mais il existe des moyens d'essayer de tenir la peur et l'inquiétude à distance.

Tout d'abord, vous pouvez faire des exercices de relaxation et voir si la méditation ou le travail sur la respiration peuvent vous aider à faire face à des situations stressantes.

Essayez également de comprendre pourquoi vous vous sentez anxieux dans certaines circonstances – évaluez vos raisons et décidez si elles valent la peine de vous inquiéter. 

Enfin, consultez un professionnel de la santé pour obtenir des conseils spécialisés si vous souffrez d'un problème d'anxiété plus généralisé.

Obstacles culturels à une communication d'équipe efficace

Selon Joynt & Warner (1996), la culture est “le modèle d'hypothèses prises pour acquis sur la manière dont un groupe donné de personnes devrait penser, agir et se sentir dans ses activités quotidiennes.”

Conformément à cette définition, les barrières culturelles à la communication représentent les différents modèles de comportement liés à la culture qui peuvent constituer des obstacles à une communication équilibrée entre collègues.

Ces modèles de comportement liés à la culture concernent :

• Le langage, 
• Le langage non verbal et
• Les normes, croyances et valeurs culturelles. 

Ils peuvent également se manifester sous la forme de :

• Stéréotypes ou 
• La prétention fondée sur le statut. 

Obstacle culturelle n°1 : La langue 

Les barrières linguistiques à la communication peuvent être préjudiciables, en particulier pour les équipes réparties dans le monde entier. Après tout, il n'est pas rare de trouver des personnes dont la langue maternelle est différente dans les organisations qui travaillent à distance. 

Malgré tous leurs avantages, les initiatives de travail à distance présentent un ensemble unique d'inconvénients, car si vous ne comprenez pas vos collègues et que ceux-ci ne vous comprennent pas, la communication est rompue.

La meilleure solution pour surmonter la barrière de communication que constituent les différentes langues consiste à : 

• Trouver la langue que l'ensemble de l'équipe est à l'aise d'utiliser,  
• Définir comme la langue officielle de l'équipe, et   
• S'assurer que toute la correspondance officielle entre les membres de l'équipe est traitée dans la langue choisie.

Obstacle culturelle n°2 : Le langage non verbal 

Nous avons déjà parlé du langage non verbal lorsque nous avons abordé les obstacles perceptifs à une communication efficace. 

Cependant, le langage non verbal peut également être lié à la culture de l'interlocuteur. Les mêmes gestes ou expressions faciales peuvent avoir des significations différentes selon les cultures. 

Dans ce cas, nous considérons le langage non verbal comme un obstacle culturel crucial à la communication. 

La meilleure façon d'éviter les erreurs de communication et les malentendus causés par ces différences culturelles est d'apprendre à connaître les modes de communication non verbale de vos collègues. 

Demandez-leur s'ils sont prêts à parler de leur culture et de leurs croyances afin de mieux comprendre le contexte. Et, si votre entreprise propose de tels programmes, prêtez attention à la formation interculturelle. 

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Obstacle culturelle n°3 : Les normes, croyances et valeurs culturelles

Chaque culture possède ses propres normes, croyances et valeurs culturelles. 

Les fêtes, les religions, les coutumes, les marques de respect et même les règles de conduite professionnelle peuvent différer d'une culture à l'autre. 

Par conséquent, des personnes issues de cultures différentes peuvent avoir du mal à communiquer efficacement parce qu'elles peuvent percevoir le comportement de leurs interlocuteurs comme inhabituel, inconfortable ou tout simplement irrespectueux. 

Bien entendu, il s'agit rarement de l'intention des communicateurs, qui ont simplement commis une erreur honnête. 

Les différences culturelles peuvent nous rapprocher de nos collègues. Mais, sans clarification suffisante, elles peuvent rendre les situations professionnelles inconfortables et constituer des obstacles à la communication. 

Voici un exemple de barrière de communication :

Supposons que vous demandiez un jour de congé pour le « Jour de l'Indépendance » et que votre demande soit approuvée.

Mais, si vous ne précisez pas de quelle fête il s'agit, cela peut entraîner des malentendus. 

Dans l'exemple ci-dessous, Natalie fête l'indépendance de la Norvège le 17 mai, et non celle des États-Unis le 4 juillet. Par conséquent, Natalie a manqué son travail et une réunion importante.

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Combler le fossé culturel est une priorité absolue pour les équipes internationales qui veulent réussir durablement. Pour que chacun se sente valorisé et à l'aise, envisagez les mesures suivantes :

• Renforcer vos compétences non techniques,
• Prendre régulièrement des nouvelles des collègues, 
• Participer à des formations interculturelles et
• Garder l'esprit ouvert aux différentes perspectives. 

Obstacle culturelle n°4 : Les stéréotypes 

Selon la psychologie sociale, un stéréotype représente une “croyance fixe et excessivement généralisée à propos d'un groupe ou d'une classe de personnes.” 

En d'autres termes, nous avons une idée particulière de la façon dont un groupe ou une classe de personnes pense ou se comporte — et nous supposons que tous les membres de ce groupe ou de cette classe pensent ou agissent de la même façon.

Une telle approche des personnes appartenant à des cultures différentes crée des préjugés et nous empêche de considérer les membres d'autres cultures comme des individus uniques. 

Les stéréotypes se présentent sous différentes formes, mais les plus courants, qui nuisent à une communication efficace, sont les suivants :

• Les microaggressions, 
• Les préjugés et
• La discrimination.

L'ethnocentrisme est une source particulière de stéréotypes et de préjugés.

Selon la définition classique de Melville J. Herskovits, l'ethnocentrisme représente “un sentiment de supériorité à l'égard de sa propre culture ou de son propre mode de vie.”  

Pour qu'il y ait ethnocentrisme, il faut qu'il y ait un “groupe interne” et un “groupe externe.” 

Pour les personnes qui ont ce type d'attitude, c'est toujours “nous” contre “eux,” ce qui réduit l'efficacité de nombreuses situations de communication.

Vous pouvez commencer à embrasser la diversité et à combattre les stéréotypes fondés sur la culture en reconfigurant vos perceptions.

Si vous faites partie d'une main-d'œuvre diversifiée, faites un effort supplémentaire et entamez une conversation avec des collègues avec lesquels vous n'avez pas beaucoup parlé. 

Signalez également les stéréotypes lorsque vous les voyez, car c'est le moyen le plus efficace d'éliminer ces barrières. N'hésitez pas à prendre la parole si vous remarquez que deux collègues parlent de manière insensible d'un autre membre de l'équipe. 

Ces actions apparemment mineures s'accumulent et ont un impact positif sur le développement d'une main-d'œuvre bien connectée. N'oubliez pas que la défense des intérêts de vos collègues est tout aussi importante que la défense de vos propres intérêts au travail.

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Obstacle culturelle n°5 : Le statut

L'importance perçue du statut d'une personne peut également constituer un obstacle culturel à la communication. 

En effet, les travailleurs habitués à des lieux de travail où l'ancienneté et le statut priment peuvent éprouver des difficultés à s'adapter à des lieux de travail qui favorisent un environnement de travail plus fluide avec des règles moins strictes. 

Mais l'inverse peut aussi être vrai. Par exemple, un travailleur habitué à un lieu de travail où les collègues sont encouragés à se traiter sur un pied d'égalité peut avoir du mal à s'adapter à un lieu de travail où la hiérarchie et les règles sont très présentes.

Le statut sur le lieu de travail dépend largement de la structure et de la politique interne de l'organisation. 

Bien qu'une fonction soit essentielle au fonctionnement de l'entreprise et qu'elle confère à l'employé un grand pouvoir, les autres ne la considèrent pas nécessairement comme une fonction de haut niveau. Cette disparité peut entraîner une insatisfaction professionnelle et, dans le pire des cas, des conflits sur le lieu de travail.

Par conséquent, plutôt que d'aller à l'encontre des règles de conduite simplement parce qu'elles ne correspondent pas à ce à quoi vous êtes habitué, apprenez à vous adapter aux changements dans le fonctionnement des lieux de travail.

N'oubliez pas de faire de votre mieux pour vous adapter à la nouvelle atmosphère lorsque vous passez d'un lieu de travail régi par des règles à un environnement de travail plus détendu ou vice versa. 

Vous pouvez même en parler avec une personne du service des ressources humaines pour faciliter la transition.

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Obstacles linguistiques à une communication d'équipe efficace + solutions

Les barrières linguistiques représentent des caractéristiques de l'utilisation de la langue qui inhibent la compréhension et empêchent donc une communication réussie. 

Bien que nous associions les problèmes de mauvaise communication à des communicateurs dont la langue maternelle est différente, ils peuvent survenir même si les communicateurs ont la même langue maternelle.

Les barrières linguistiques à une communication efficace sont généralement causées par : 

• Les accents et dialectes régionaux, 
• Les langues pidgin, 
• Le jargon, 
• L'argot, 
• Le choix des mots et
• L'alphabétisation et les compétences linguistiques.

Obstacle linguistique n°1 : Les accents et les dialectes régionaux

Les membres de l'équipe peuvent avoir la même langue maternelle, mais parler avec des accents régionaux et des dialectes différents. Cela peut poser des problèmes de compréhension, car les collègues peuvent utiliser une prononciation, une grammaire et un vocabulaire différents.

Par exemple, lorsqu'une équipe de produits composée d'employés américains et britanniques organise une réunion sur place, l'organisateur déclare qu'il tiendra la session au “premier étage du bâtiment”. Pour l'organisateur et le reste des employés américains, le “premier étage” est l'étage situé au niveau de la rue.

Mais pour les collègues britanniques, le “premier étage” est l'étage au-dessus du niveau de la rue.

Une simple question suffirait à dissiper tout doute, mais de nombreux participants se sentent mal à l'aise et trop gênés pour demander des éclaircissements. En conséquence, l'organisation rencontre des problèmes de flux de travail et les employés perdent un temps précieux à chercher la réunion au mauvais étage. 

Obstacle linguistique n°2 : Les langues pidgin

Selon I'Encyclopédie internationale des sciences sociales et comportementales, les langues pidgins, ainsi que les créoles, sont des variétés linguistiques formées à partir de deux ou plusieurs langues. Ces nouvelles variétés ont une structure grammaticale plus simple et un vocabulaire plus restreint que les langues normales. 

En outre, elles se développent par nécessité lorsque deux ou plusieurs groupes de personnes parlent des langues différentes mais doivent communiquer régulièrement. 

Les langues pidgin peuvent constituer un obstacle à une communication efficace lorsque le sens standard des expressions pidgin n'est pas clair pour tous les communicateurs.

Par exemple, les acronymes constituent une forme universelle courante de pidgin. Mais les représentations visuelles telles que les emojis peuvent également servir de langage pidgin imagé. 

L'utilisation d'acronymes et d'émojis en pidgin peut bloquer la communication si certains membres du groupe ont une signification différente des mêmes émojis et acronymes. 

Les pidgins sont des variétés linguistiques légitimes, et la résolution d'un problème de communication se fait généralement rapidement. 

Toutefois, l'utilisation d'expressions spécifiques peut entraîner une rupture temporaire de la communication.

Imaginez un directeur artistique d'origine étrangère à la tête d'un programme qui organise des activités éducatives et extrascolaires pour les lycéens et les étudiants. Bien qu'il ait passé la majeure partie de sa carrière aux États-Unis, il est originaire de Papouasie-Nouvelle-Guinée, de sorte qu'un certain pidgin se glisse parfois dans sa communication quotidienne. 

Lorsqu'ils informent l'un de leurs collègues qu'il doit se rendre à l'université locale pour un événement artistique à venir, ils sous-entendent qu'il doit se rendre à la « grande école ». Ce n'est pas si faux, puisque de nombreux locuteurs du tok pisin appellent les universités « grandes écoles ». 

Cependant, le collègue n'en serait probablement pas conscient et ne saurait pas si le directeur artistique lui a demandé de visiter un lycée ou une université. 

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Obstacle linguistique n°3 : Le jargon

Le jargon représente des mots et des phrases utilisés par un groupe particulier de personnes (par exemple, les personnes d'une industrie ou d'un domaine de travail spécifique). 

Le jargon est souvent difficile à comprendre pour les personnes extérieures au groupe parce qu'il est chargé :

• De termes techniques,
• D'acronymes, et
• D'abréviations 

En outre, l'utilisation excessive du jargon peut conduire à :

• Des erreurs d'interprétation,
• Un manque de compréhension,
• Un manque de collaboration et
• Un sentiment d'exclusion. 

Pour les employés qui travaillent avec des professionnels de différents secteurs, le jargon peut devenir l'une des principales causes de manque de clarté dans la communication. 

Voyons un exemple de barrière de communication impliquant du jargon.

Imaginons qu'un médecin qui contacte un conseiller financier pour régler la facture médicale d'un patient utilise son mode d'expression habituel, en mentionnant des termes tels que « sous-thérapeutique », « agonal » et « iatrogène ». 

De son côté, le conseiller financier utilise des termes financiers tels que « statut de participant actif », « avance » et « rente viagère ». Ni l'un ni l'autre ne peuvent se comprendre pleinement et ce qui devait être une réunion de 30 minutes s'éternise pendant plus d'une heure. 

Obstacle linguistique n°4 : L'argot

L'argot est un type de langage informel, et ces expressions sont traditionnellement liées à une région, une communauté ou un groupe social spécifique.

L'argot se compose d'expressions, d'idiomes et de vocabulaire non conventionnels, généralement absents des dictionnaires normalisés. 

Ces expressions peuvent rapprocher les gens et favoriser un sentiment d'appartenance. 

Cependant, lorsque toutes les parties ne sont pas familières avec les expressions argotiques, la communication peut s'en trouver perturbée.

L'argot varie d'une langue à l'autre et lorsque deux collègues ont une langue maternelle différente, ils peuvent être incapables de saisir le sens de l'argot régional de l'autre. 

Par exemple, l'exclamation de joie d'une personne « Get outta here! » pourrait être comprise littéralement, si l'anglais n'est pas la première langue du destinataire. Il en résulterait facilement une situation embarrassante dans laquelle la personne accueillie avec cette expression repartirait confuse, voire offensée.

Obstacle linguistique n°5 : Le choix des mots

Des problèmes de choix de mots peuvent survenir si vous utilisez :

• Des homophones, c'est-à-dire des mots qui ont la même prononciation que d'autres mots, mais qui ont un sens différent. Les problèmes liés aux homophones peuvent survenir dans la communication verbale. Un ensemble d'homophones courants comprend les mots c'est, s'est, ses, ces, sait, et sais. 
• Des homographes, qui sont des mots qui ont la même orthographe que d'autres mots, mais dont la prononciation et le sens sont différents. Les problèmes liés aux homographes peuvent survenir dans la communication écrite. Un ensemble courant d'homographes est constitué du nom au pluriel désignant est représenté par le mot fils. Ce mot peut désigner des fibres de diverses matières, servant à tenir, à attacher ou une personne du sexe masculin, considérée par rapport à son père, à sa mère.

Si vous ne faites pas attention, votre choix de mots peut parfois donner une mauvaise impression à vos collègues.

Par exemple, un collègue peut mentionner qu'il souhaite « corriger les mauvaises expressions » dans un rapport. 

Cependant, d'autres collègues pourraient l'interpréter comme voulant « écrire » les mauvaises expressions, ce qui serait considéré comme méchant et créerait un malentendu instantané.

Obstacle linguistique n°6 : L'alphabétisation et compétences linguistiques

Les problèmes liés à l'alphabétisation et aux capacités linguistiques représentent les problèmes qui peuvent survenir en raison des différences de grammaire et de vocabulaire.

Ces problèmes peuvent être particulièrement importants si la personne essaie de communiquer dans une langue qui n'est pas sa langue maternelle. 

Mais ils peuvent aussi résulter de fautes de frappe.

Dans les équipes dont les membres sont issus de milieux linguistiques différents, la grammaire des dates peut donner lieu à des interprétations erronées, comme dans l'exemple suivant :

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Principales solutions pour surmonter les barrières linguistiques pour une communication efficace

Une communication efficace peut s'avérer difficile en présence de barrières linguistiques. 

Voici quelques solutions pour y remédier :

• Restez simple : utilisez un langage direct et concis qu'un public plus large peut facilement comprendre. 
• Utilisez des éléments visuels : incorporez des diagrammes, des graphiques ou des images pour appuyer la communication écrite ou verbale.
• Demandez un feedback : encouragez le feedback pour garantir la compréhension et traitez rapidement tout malentendu potentiel.
• Soyez sensible aux différences culturelles : reconnaissez et respectez les différences culturelles dans les styles de communication, les signaux non verbaux et les normes sociales.
• Favorisez un environnement propice : créez une atmosphère qui encourage une communication respectueuse.
• Promouvez la diversité : la constitution d'équipes diversifiées composées de personnes issues de milieux linguistiques différents peut favoriser un environnement de collaboration dans lequel les personnes apprennent de la diversité linguistique et culturelle de chacun.

Obstacles sexistes à une communication d'équipe efficace

Ces dernières années, les initiatives en faveur de l'équité sur le lieu de travail ont permis à de nombreux salariés d'accéder à de nouvelles opportunités, indépendamment de leur sexe ou de leurs antécédents.

Toutefois, ces politiques servent à minimiser les conflits et à motiver les employés, et non à résoudre les problèmes de mauvaise communication. 

Ainsi, nous constatons encore des problèmes de communication liés aux différences entre les sexes, qui peuvent résulter de valeurs sociétales ou de normes culturelles.

Quoi qu'il en soit, les stéréotypes constituent l'un des obstacles les plus courants à la communication entre les sexes. Les idées préconçues peuvent avoir un impact significatif sur la façon dont nous percevons les gens, nous obligeant à lier des comportements et des traits de caractère particuliers à des différences entre les sexes. 

Ces stéréotypes peuvent porter atteinte à l'authenticité d'une personne et l'empêcher de s'exprimer librement sur le lieu de travail. 

Les préjugés sexistes peuvent non seulement contribuer à un environnement de travail hostile, mais aussi créer des dissensions entre les membres d'une équipe. Si les tensions persistent, elles peuvent même avoir un impact durable sur la santé mentale des employés. 

Voici quelques mesures à prendre pour lutter contre les préjugés et les stéréotypes fondés sur le sexe dans un cadre professionnel :

• Sensibiliser l'équipe : identifiez et reconnaissez les préjugés et les stéréotypes qui peuvent exister. Faites de votre mieux pour encourager des discussions ouvertes et honnêtes sur ces sujets et veillez à ce que chacun comprenne comment il peut contribuer à un changement positif.
• Encouragez la diversité : lorsque vous prenez des décisions, faites participer tout le monde à la discussion et demandez l'avis de tous les membres de l'équipe. Ces actions permettront de s'assurer que les différentes perspectives sont prises en compte et valorisées.
• Soutenez l'équipe des ressources humaines : lorsqu'il s'agit de questions liées au genre, il est essentiel de disposer d'une équipe bien préparée qui les traitera de manière respectueuse et efficace. Veillez à ce que votre équipe de RH dispose de la formation et des ressources nécessaires pour aborder ces problèmes avec tact.

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Obstacles interpersonnels à une communication efficace

Les obstacles interpersonnels à une communication efficace empêchent les gens de réaliser pleinement leur potentiel en limitant leurs compétences en matière de communication.  

Ils peuvent se manifester par une incapacité à écouter attentivement les autres ou à maintenir l'attention des personnes avec lesquelles on souhaite communiquer.

Ces problèmes de communication s'expliquent principalement par :

•   Un manque de participation et 
•   Un manque d'ouverture d'esprit.

Obstacle interpersonnel n°1 : Le manque de désir de participer à la communication

Un obstacle interpersonnel crucial à une communication efficace est le manque de désir de participer à des situations de communication sur le lieu de travail. 

Souvent, les autres se sentent frustrés lorsqu'ils essaient de communiquer avec des personnes qui ne veulent pas interagir avec eux.

La plupart du temps, ce n'est pas que votre collègue évite d'interagir avec vous. C'est peut-être simplement qu'il n'est pas habitué au modèle de communication utilisé par l'entreprise. 

Toutefois, ce manque apparent d'envie d'engager la conversation peut avoir des conséquences désastreuses sur le moral de l'équipe.

Voici un exemple.

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Obstacle interpersonnel n°2 : Le manque de désir d'explorer de nouveaux concepts

Un autre obstacle interpersonnel à une communication efficace est le manque de désir d'explorer de nouvelles idées et opinions. 

Des collègues à l'esprit fermé peuvent rendre les séances de brainstorming difficiles et peu créatives. En outre, ils frustrent les collègues désireux d'approfondir de nouveaux concepts.

Même si vous excellez dans votre travail, le fait d'être figé dans vos habitudes ne fait pas de vous un bon membre de l'équipe.

Pour surmonter les obstacles interpersonnels à une communication efficace, il faut recourir à toute une série de tactiques. 

Voici 3 stratégies clés que vous pouvez essayer :

1. Élargissez vos horizons : pour surmonter les réticences à l'égard des nouveaux concepts lors des réunions et des séances de remue-méninges, sortez des situations typiques de la communication professionnelle. Vous pouvez explorer de nouvelles idées par vous-même en lisant des articles sur des sujets pertinents. En outre, remettez en question vos connaissances antérieures et acceptez la possibilité que ce que vous croyiez auparavant ne soit plus valable aujourd'hui.
2. Sortez de votre zone de confort : pour lutter contre la réticence à communiquer, faites un effort conscient pour vous engager plus fréquemment. Poussez-vous à participer à diverses situations de communication, qu'il s'agisse de contribuer activement à des réunions, de poser des questions lors de l'intégration ou de prendre l'initiative de résoudre des conflits entre collègues. Plus vous vous engagez, plus vous vous sentirez à l'aise, ce qui ouvrira la voie à de futures réussites en matière de communication.
3. Offrez un feedback constructif : les membres de l'équipe peuvent également jouer un rôle crucial en aidant les autres à surmonter les obstacles à la communication. Si vous remarquez qu'un collègue semble distant ou hésitant, donnez-lui un feedback constructif. Aidez-le à améliorer son approche de la communication, de la collaboration et du travail en général. Vous pouvez contribuer à un environnement d'équipe plus communicatif et plus productif en offrant votre soutien et vos conseils.

N'oubliez pas qu'une communication efficace est une compétence précieuse que vous pouvez développer grâce à des efforts constants et à la volonté de rompre avec les vieux schémas. 

En mettant en œuvre ces tactiques, vous serez sur la bonne voie pour mieux réussir à interagir avec les autres et à favoriser de solides relations de travail. 

Obstacles organisationnels à une communication efficace

Parfois, malgré la volonté des employés de devenir de meilleurs communicateurs, ils se heurtent à des obstacles sous la forme de barrières organisationnelles. 

Ces obstacles limitent considérablement le flux d'informations au sein d'une organisation, empêchant les personnes d'obtenir des informations urgentes en temps voulu. 

Les principales causes des barrières organisationnelles sont les suivantes :

• Une structure stricte et une hiérarchie rigide,
• Le manque de transparence et
• Le manque de canaux de communication. 

Obstacle organisationnel n°1 : La structure organisationnelle stricte et hiérarchies rigides

Dans les entreprises où les dirigeants sont inaccessibles, les interactions significatives peuvent devenir rares. Par conséquent, les cadres recherchent de toute urgence les informations dont leurs équipes ont désespérément besoin pour mener à bien leur travail. 

Cette solution peut fonctionner à court terme, mais elle finit par créer une méfiance à l'égard des dirigeants et une culture dans laquelle les employés sont réticents à s'exprimer. 

L'absence de dialogue ouvert signifie que la contribution des employés se perd parce qu'ils pensent que la direction n'est pas intéressée à les entendre. En outre, dans de tels environnements, les employés se sentent souvent mal équipés pour faire face aux éventuelles répercussions. 

Si votre organisation est confrontée à des problèmes de communication en raison d'une structure interne stricte, vous pouvez améliorer les opérations en utilisant :

• Aplanir les hiérarchies : essayez d'aplanir les hiérarchies internes en déplaçant une partie du processus de prise de décision pour y inclure davantage d'employés. Cela permet non seulement d'encourager l'inclusion, mais aussi de favoriser le sentiment d'autonomie professionnelle. 
• Promouvoir la collaboration entre les différents niveaux : lorsque des employés de différentes équipes et de différents niveaux hiérarchiques travaillent ensemble pour atteindre un objectif commun, ils développent des relations plus fortes. Par conséquent, ils apprennent à connaître les capacités de chacun, développent une plus grande confiance et acquièrent de nouvelles perspectives. Tout cela contribue à une plus grande satisfaction au travail et à une amélioration des niveaux de productivité. 
• Développer de meilleurs canaux de feedback : les évaluations trimestrielles des performances, les réunions individuelles, et les enquêtes auprès des salariés ne sont que quelques exemples de la manière dont les entreprises peuvent prendre en compte le feedback des salariés. Les travailleurs qui expriment volontiers leurs préoccupations et leurs idées aident leurs employeurs à créer un environnement professionnel positif. 

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Obstacle organisationnel n°2 : Le manque de transparence 

Une culture de la transparence est l'un des ingrédients clés de la réussite d'une entreprise. 

L'amélioration de la communication ascendante ou la résolution des problèmes de communication latérale sont impossibles sans transparence. 

Les organisations qui accordent une grande importance à la transparence encouragent les employés à échanger des informations à différents niveaux, ce qui les rend plus efficaces :

• Dignes de confiance et
• Collaboratifs. 

Pourtant, l'étude 2023 du baromètre de confiance Edelman montre que la plupart des employés n'ont pas confiance en leur employeur. En outre, l'enquête souligne qu'une personne interrogée sur 3 déclare ne pas faire confiance à son employeur. 

Selon les statistiques de Pumble sur l'engagement des salariés en 2025, seuls 23 % des salariés déclarent faire confiance à leur direction. En outre, 1 employé sur 3 déclare ne pas croire que ses dirigeants lui communiquent une vision claire de l'avenir.

L'absence de communication transparente peut avoir des conséquences à long terme sur les activités de l'entreprise :

• Une baisse de l'engagement et de la motivation,
• Des employés réticents à s'impliquer dans leur travail et
• Des taux de rotation plus élevés. 

Sans transparence, les employés n'ont qu'un accès limité aux ressources vitales et aux résultats attendus, ce qui rend difficile l'élaboration d'une stratégie de travail réalisable. 

Favoriser une culture de la transparence demande du temps et des efforts, et il existe plusieurs pratiques que les entreprises peuvent mettre en œuvre pour atteindre cet objectif. 

Vous pouvez notamment le faire de la manière suivante :

• Fournir une formation et un enseignement adéquats : la communication est une compétence, et tous les professionnels ne sont pas des communicateurs efficaces au départ. Mais grâce à des ateliers, des séminaires et des activités de team-building, ils peuvent acquérir les outils et les compétences qui leur permettront d'exceller dans une communication transparente.
• Faire preuve d'ouverture en ce qui concerne les processus et les stratégies de prise de décision : assurez-vous que les employés comprennent parfaitement les valeurs et les principes fondamentaux de l'organisation. Chaque fois qu'une nouvelle initiative ou pratique est mise en place, une réunion à l'échelle de l'entreprise peut aider à éviter que les équipes aient l'impression d'être exclues du processus de prise de décision. 
• Être clair sur les évaluations des performances : pour maintenir une communication transparente, il est essentiel d'expliquer aux employés toutes les étapes de leur évaluation des performances Cela permet de s'assurer que les travailleurs comprennent comment et pourquoi leurs réalisations contribuent à l'ensemble du tableau et les aide à mieux se situer par rapport aux objectifs stratégiques. 

Obstacle organisationnel n°3 : Le manque de canaux de communication

Les efforts des employés sont réduits à néant si les canaux de communication sont insuffisants ou inexistants.

Par exemple, le partage des connaissances est plus rapide et plus facile pour les équipes qui utilisent la visioconférence. Toutefois, lorsque l'organisation insiste catégoriquement sur l'utilisation d'un canal de communication inadapté, une grande partie de l'information peut se perdre dans le flot. 

En conséquence, nous constatons ce qui suit :

• Des occasions manquées, 
• L'absence de feedback en temps utile, 
• Des erreurs et une mauvaise communication et
• Des clients mécontents. 

Communiquer efficacement avec Pumble

Sans voies de communication claires et bien établies, aucune équipe ne peut prospérer longtemps, les collègues se sentent isolés et déconnectés, et l'information peut prendre beaucoup trop de temps pour atteindre sa destination, ou plusieurs destinations.

Pour éviter les problèmes de communication à long terme dus à l'absence de canaux de communication, essayez :

• Mettre en place de nouveaux canaux de communication : des applications de communication d'équipe conviviales et intuitives peuvent unir tous les employés. Qu'ils préfèrent venir au bureau ou travailler à distance, ils sauront que la personne qu'ils doivent contacter n'est qu'à quelques clics. Les outils de gestion de projet peuvent également optimiser les flux de travail en fournissant une vue d'ensemble des tâches et des objectifs urgents et à long terme. 
• Holding regular meetings: dans les équipes dont le travail implique des tâches dynamiques et complexes, des réunions d'équipe hebdomadaires et des réunions individuelles occasionnelles permettent d'éviter le sentiment de solitude et le développement de silos dans l'équipe. 
• Offrir une formation complète en matière de communication : des ateliers sur l'écoute active, la planification de la communication et la communication d'entreprise peuvent aider les employés à faire face à différentes situations au cours de leur journée de travail. 

Surmonter les barrières de communication avec Pumble

Même si plusieurs types de barrières de communication peuvent nous empêcher d'atteindre nos objectifs, il existe des moyens d'atténuer ces problèmes.

Quel que soit le type de malentendu, tous les problèmes potentiels peuvent être rapidement abordés et corrigés à l'aide d'une application de collaboration d'équipe telle que Pumble.

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Voici quelques-unes des fonctions qui peuvent accélérer la communication et résoudre les malentendus :

• Canaux — pour les discussions de groupe importantes et l'envoi d'informations à plusieurs personnes en toute simplicité,
• Fils de discussion — pour suivre divers sujets importants dans un canal avec de nombreux membres
• Vidéoconférence — pour clarifier un malentendu, en face à face,
• Partage d'écran — pour partager les supports visuels nécessaires pendant les appels vidéo,
• Appels vocaux — pour toutes les explications verbales supplémentaires nécessaires.

Avec ces fonctionnalités et bien plus encore, vous pouvez organiser votre équipe et aborder rapidement tout problème potentiel, en éliminant les tensions qui peuvent découler des barrières de communication.

Préparez-vous à améliorer la communication au sein de l'équipe, à informer les membres de l'équipe et à clarifier les informations rapidement — essayez Pumble de CAKE.com dès aujourd'hui !

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