¿Qué es la comunicación eficaz? Definición, ejemplos y los 13 pasos para mejorarla

Is it hard for you to express yourself? Do you often hover over the mute button during team meetings, just waiting for the opportunity to pitch in and never doing so? 

Well, you’re not alone.

In fact, research shows that 86% of employees and managers agree poor communication is the leading cause of workplace failure. Whether it’s due to information overload, leaving something out, or simply misinterpreting information, the bottom line is — ineffective communication is tearing businesses apart.

¿Estás en desacuerdo? Hazte estas preguntas:

• ¿Con qué frecuencia tu equipo experimenta fallas en la comunicación?
• ¿La información importante tiende a perderse en algún lugar a lo largo de la comunicación?
• ¿Los empleados confían en rumores para conocer las principales noticias y actualizaciones de la empresa?

To help you understand what effective communication is and the role it plays in the workplace, we’ll answer the following questions:

• ¿Qué es la comunicación efectiva?
• What is the importance of effective communication in the workplace?
• ¿Cuáles son los beneficios de una comunicación efectiva?
• What are the principles of effective communication?
• What are the 13 steps you need to take to make communication effective?

¡Vamos a descubrir más detalles!

Definición de comunicación efectiva: ¿Qué es la comunicación efectiva?

La comunicación efectiva es el proceso de intercambiar con éxito información, ideas, opiniones, u otro tipo de mensajes entre dos o más personas, lo que resulta en un entendimiento mutuo.

Para comunicarse de manera efectiva, los participantes deben poder comprender el mensaje que se transmite, así como la emoción, la intención y el propósito detrás del mensaje.

We asked Milan Kordestani, author of the book, “I’m Just Saying: A Guide to Maintaining Civil Discourse in an Increasingly Divided World” what the definition of effective communication is. 

To improve their communication skills, aside from understanding the message, all participants need to feel content with the outcome of the conversation. In other words, apart from reaching an understanding, they also need to reach an agreement about the communication objective. 

Kordestani está de acuerdo y continúa que la empatía y el respeto son esenciales para una comunicación efectiva:

¿Qué es la comunicación efectiva en el negocio?

On a broader scale, the establishment of successful communication in the workplace means creating an environment of trust and understanding within the team.

La entrenadora de habilidades de comunicación y resolución de conflictos de liderazgo y la coach ejecutiva, Hanne Wulp, está de acuerdo y añade que compartir información con frecuencia es clave:

In other words, by fostering a culture of transparency where the assertive communication style is encouraged and feedback is welcomed, you’ll consequently be improving your organization’s communication effectiveness.

¿Cuáles son los beneficios de una comunicación efectiva?

Simply put, businesses depend on information flow. Regardless of the industry you’re in, if you’re looking to expand and improve, learning how to communicate effectively is essential. Accordingly, that’s why effective communication is among the top rated and sought after skills any employee can have. 

If the information flow is clogged in any way, the business will start to deteriorate. That is why we need effective communication to:

• Remove confusion,
• Give purpose,
• Create accountability, and
• Build a positive company culture.

Más específicamente, los 6 principales beneficios de una comunicación efectiva son: 

• Easier and better problem solving,
• Easier and better decision making,
• Mejores relaciones comerciales,
• Mayor compromiso, 
• Mejora de la productividad, y
• Mejor cultura de equipo.

Echemos un vistazo a lo que eso implica.

Benefit #1: Easier and better problem solving

As the most in-demand soft skill, communication is a must-have on a resume. According to 90% of employers, the ability to communicate effectively could be what makes the difference between getting hired or not. The main reason for that is that great communication skills lead to easier problem solving. 

Problem solving is only possible if there’s:

• Cooperación,
• Colaboración en equipo, 
• Decisión, y
• Acción coordinada.

What these factors have in common is reflected through effective communication skills — the glue that binds everyone in the team together and enables them to work as a cohesive unit.

La comunicación efectiva es una comunicación simplificada, que permite:

• Intercambio rápido de información,
• Comprensión mutua del problema, 
• Evaluación colectiva del impacto del problema, y
• Decision making that takes the whole system into consideration.

En otras palabras, cuando agilizamos la comunicación y permitimos que todos participen en ella, resolveremos los problemas de manera más fácil y rápida (por no decir con mayor eficiencia). 

Benefit #2: Easier and better decision making

Tomar una decisión en el lugar de trabajo depende directamente de la cantidad de información que tengamos. 

Decision making is a process of choosing one option from a selection of alternatives, relying on our comprehensive analysis of them all. In order to select the right one, we have to be fully aware of all alternatives.

That’s where effective communication comes in. Clarity is the pillar of adequate communication. As Michelle Giordano, a Community Outreach Advocate, states, clarity is also necessary for informed decision making.

Beneficio 3: Mejores relaciones comerciales

In general, we can differentiate between 2 different types of effective communication in the workplace:

• Internal and
• Externa.

Although separate, these 2 types of business communication are interlinked — if one is effective, the other will be as well. Maintaining clear and transparent communication both internally and externally is vital for your success. 

The success of your collaboration with third parties depends on how effective your communication is. How you (personally and as a company) interact with third parties will shape the reputation you have and affect how they see and interact with your business.

Beneficio 4: Mayor compromiso

El bajo compromiso cuesta a las empresas de todo el mundo alrededor de 7,8 billones de dólares. Esto no es una sorpresa, dado que los estudios muestran que solo el 21% de los trabajadores están realmente comprometidos en el trabajo. 

Employee engagement leads to better performance and higher productivity levels. But, what does that have to do with communication effectiveness?

Well, a survey on employee voice has shown that 74% of highly engaged employees also feel heard. 

En otras palabras, sienten que sus opiniones y contribuciones son importantes. En comparación, solo el 30% de los trabajadores no comprometidos se sienten escuchados en el lugar de trabajo, lo que implica una fuerte relación entre la comunicación efectiva en el lugar de trabajo y el compromiso de los empleados. 

Beneficio 5: Productividad mejorada

According to the same study, when they feel heard, 74% of employees are more effective at their job. Not to mention, 71% of them feel encouraged to share:

• Ideas, 
• Pensamientos, 
• Potential solutions, and 
• Feedbacks. 

Therefore, implementing effective communication can lead to improved productivity. 

Algunos estudios más antiguos, como el informe de McKinsey, sugieren que cuando las empresas emplean tecnologías sociales para mejorar su comunicación interna, pueden aumentar la productividad de los empleados entre un 20%-25%. 

More recent data shows that 72% of managers and business leaders believe that their teams are more productive as a result of improved communication skills.

Beneficio 6: Mejor cultura de equipo

Practicing communication skills helps build trust among team members and create a healthy environment to work in. That, in turn, leads to having a more collaborative culture within the company. 

Kordestani destaca cuán importante es la comunicación eficaz para la cultura del equipo y afirma:

¿Cómo hacer efectiva la comunicación?

Claramente, la comunicación efectiva es vital para el desempeño, tanto a nivel individual como de equipo. 

Para lograr todos los beneficios que brinda una comunicación efectiva, no solo debes comprender los elementos esenciales de la comunicación efectiva, sino también mejorar tus habilidades de comunicación. 

Estos son los 13 pasos que puedes seguir para asegurarte de hacer precisamente eso.

Paso 1: Sigue las 7 C de la comunicación

El primer paso para conseguir una comunicación eficaz es seguir las 7 C de comunicación. 

These 7 Cs of communication are the most important characteristics of effective communication. 

Incluyen:

• Claridad, 
• Coherencia, 
• Confianza, 
• Corrección, 
• Concisión, 
• Concreción, y 
• Cortesía.

Subpaso 1: Ser claro en la comunicación

To avoid misunderstandings and be an effective communicator, you need to be clear. Clear communication implies the communicator highlights a specific piece of information only. 

Un comunicador claro se enfoca en perseguir una meta específica y entregar un mensaje específico.

Aquí hay un vistazo rápido a cómo la misma información se puede transmitir de forma clara y confusa:

“¿Terminaste esos informes que te pedí el martes pasado?" ✅

“Hola, ¿qué pasa? Entonces, mira esto: Elena me preguntó cuándo estarán listos los informes de los que hablamos la semana pasada. Yo estaba como "¿Puedes relajarte chica? ¡Estarán listos pronto!” Hombre, ella es tan tensa, ¿verdad? ❌

En el primer ejemplo, podemos ver que la pregunta se formula de forma clara y directa. El destinatario es inmediatamente consciente de lo que se le pregunta, por lo que no hay riesgos de mala interpretación.

In the second example, we see that the person who sent the message chose a roundabout way of asking for information. The passive-aggressive approach paired with overuse of jargon makes this an example of unclear communication.

Ser claro en la comunicación ayuda a:

• Make understanding easier and faster and
• Mejorar el significado de un mensaje.

Para comunicarte con claridad, deberás:

• Decir tu idea principal,
• Asegurarte de que tu idea tenga sentido,
• Minimizar el número de ideas por oración,
• Ser específico y detallista,
• Evitar la jerga y el lenguaje absoluto, 
• Hablar en oraciones cortas y directas, y
• Asegurarte de que la otra persona te entienda (y viceversa).

Subpaso 2: Ser coherente en la comunicación

La comunicación coherente fluye sin problemas, lo que significa que es consistente y lógica.

Un comunicador coherente conecta todos los puntos discutidos y se asegura de que todos sean relevantes para el tema principal. Ser coherente en la comunicación ayuda a:

• Dar credibilidad a tus ideas, y
• Evitar confusión, insatisfacción y agotamiento en los oyentes/lectores.

Para comunicarte coherentemente, necesitarás:

• Organizar y presentar tus ideas en un orden lógico, y
• Connect your ideas through the use of transitional words and phrases (e.g. “as a result”, “so far”, “furthermore”, “in contrast”, “for example”, etc.).

Let’s take a look at an example of coherent communication in the picture below. There, we see a conversation between 2 coworkers on Pumble, a business messaging app. One of them is asking for help with a specific process and the other gives detailed, logical instructions. 

In the example above, we see the consistency in George’s communication. He goes over the process in question with his coworker and then says:

"El orden correcto es: página de inicio ▶️ página de fecha ▶️ barcode page ▶️ página de colección, y luego pasa a la siguiente pantalla".

But, what would happen if George didn’t employ the principles of coherent communication? Then, his initial reply might have looked something like this:

“Necesitas marcar una colección para cada producto. Ve a la página de la fecha y continúa desde allí. La página del código de barras aparece cuando haces clic donde se supone que debes hacerlo”.

This example clearly shows that, while George is explaining the process, he’s not doing it in a consistent way and there’s very little chance her coworker can follow it.

Subpaso 3: Tener confianza durante la comunicación

En la comunicación, la confianza te ayuda a transmitir lo que quieres de manera eficiente. Un comunicador confiado les da credibilidad adicional a sus palabras al expresar pensamientos, creencias, ideas y opiniones de manera asertiva.

One Indeed survey shows 98% of workers say they perform better when they feel confident. On the other hand, a study done by The University of Law indicates that 97% of adults aged 24 to 35 say that they are scared their coworkers will judge them on the way they communicate in the workplace.

Many employees feel inadequate in expressing their thoughts, especially when it comes to nonverbal communication. The modern era of remote work has left us lacking in the long lost skills of “communicating without communicating.”

However, the good news is that you can still appear confident by:

• Paying attention,
• Listening actively,
• Expressing interest using the appropriate facial expressions, and
• Having an overall positive body language.

In other words, fake it until you make it or use the “As if” strategy that has been proven effective. 

La base de esta estrategia está en el hecho de que los humanos tienden a tratar los constructos con los que se involucran a diario como hechos y no como lo que son (constructos sociales que dependen del contexto de una situación). 

Por ejemplo, es posible que tengamos una noción preconcebida de que hay formas específicas en que las personas seguras de sí mismas actúan y son percibidas en nuestra sociedad. También podemos tomar como un hecho que las personas seguras de sí mismas son naturalmente seguras en todas las situaciones de la vida (aunque eso no podría ser cierto, es solo una construcción social que tenemos). Por lo tanto, si no actuamos confiados todo el tiempo en todas las situaciones, nos veremos como "no seguros de sí mismos". 

La estrategia “Como si” insta a las personas a actuar como si ya fueran quienes quieren ser; en este caso, sería una persona segura de sí misma. 

Tener confianza en la comunicación ayuda:

• Que las personas parezcan más asertivas,
• Give more credibility to the information presented, and
• Que la información presentada parezca más profesional.

Para parecer seguro mientras te comunicas, deberás:

• Mantener un volumen de voz claro y estable,
• Mantener el contacto visual,
• Ser honesto,
• Escuchar atentamente a los demás,
• Buscar compromisos sobre los puntos discutidos,
• Expresar gratitud cuando sea apropiado,
• Ofrecer disculpas cuando te equivoques y
• Reconocer positivamente la contribución de los demás.

Subpaso 4: Ser correcto durante la comunicación

Correct and adequate workplace communication implies no errors in communication, which gives your words credibility. People listening to your tone of voice or reading your messages are likely to form a subconscious connection between your usage of grammar and the value of your words.

A correct communicator shows respect to fellow communicators by ensuring their grammar, pronunciation, and vocabulary are up to par. 

Ser correcto en la comunicación ayuda a:

• Mejorar el impacto del mensaje,
• Mejorar la profesionalidad,
• Mejorar la comprensión y
• Evitar malentendidos y confusiones.

Para comunicarte correctamente, deberás:

• Pensar en lo que quieres decir antes de decirlo, 
• Revisar la comunicación escrita con cuidado, y
• Consult grammar manuals or online grammar checkers if needed.

Veamos un ejemplo de comunicación correcta e incorrecta. 

“Hi, Joan! Can you please send me all the documentation you have for the Perkins case? Thank you!” ✅

Vemos que el remitente usó oraciones completas, así como la gramática y la puntuación adecuadas. Aquí hay un ejemplo de ese mismo mensaje, pero hecho de manera incorrecta:

“Hiyaaa Joan pls sned me all docs for the P case tnx” ❌

Aunque este segundo ejemplo transmite el mismo mensaje que el primero, la falta de puntuación y varios errores tipográficos hacen que este mensaje sea poco profesional e incluso incoherente a veces.  

Subpaso 5: Ser conciso durante la comunicación

Concise communication implies the information is communicated in the fewest words possible. A concise communicator sticks to the point and keeps things brief. In other words, they are efficient in choosing their words and sentence formations.

Ser conciso en la comunicación ayuda a:

• Ahorrar tiempo y dinero,
• Subrayar mejor tus puntos principales y
• Hacer que el mensaje sea más comprensible para los oyentes/lectores.

Para comunicarte de manera concisa, deberás:

• Evitar distraerte con asuntos adicionales,
• Insistir en el tema en cuestión y
• Proporcionar solo una cantidad razonable de información a la vez.

La concisión es especialmente importante en la comunicación escrita. Al comunicar tus pensamientos por escrito, debes:

• Usar la voz activa (en lugar de la pasiva),
• Evitar las frases vagas y usadas en exceso (por ejemplo, "malo", "bueno", "saber", "muy", etc.), y
• Eliminar los calificadores redundantes (por ejemplo, "bastante", "mucho", "realmente", etc.).

Por ejemplo, si quisiéramos ser concisos al pedir algo, diríamos:

“Necesitamos hacer un anuncio de 15 segundos que destaque la característica más nueva. Tiene que estar hecho para el día 13”.

An example of communication that isn’t concise, on the other hand, would look something like this:

“Sería genial si pudiéramos mostrar un anuncio corto porque recientemente lanzamos una nueva función y realmente necesitamos mostrársela a nuestra audiencia. Sería bastante ideal tenerlo bien atado y listo para mediados de mes”.

Subpaso 6: Ser concreto durante la comunicación

La comunicación concreta implica que la información se presenta de manera específica, definida, pero también vívida. 

Un comunicador concreto proporciona una imagen clara de lo que quiere transmitir.

Ser concreto en la comunicación ayuda a:

• Fortalecer la confianza en tus palabras,
• Mantener el interés de la audiencia,
• Evitar malas interpretaciones y
• Acelerar el curso de acción.

To communicate effectively and concretely, you’ll need to:

• Apoyar tus ideas con hechos y cifras,
• Usar palabras y frases claras y sin ambigüedades, 
• Usar modificadores precisos,
• Evitar las generalizaciones y
• Proporcionar pasos detallados para las acciones que quieres que se lleven a cabo.

Subpaso 7: Ser cortés durante la comunicación

La C final de comunicación es cortesía. La comunicación cortés implica que la información se entrega con respeto. Un comunicador cortés es abierto, amistoso y honesto.

Además de ayudar a tus perspectivas de carrera, ser cortés en la comunicación también ayuda a:

• Construir y mantener una buena relación entre los compañeros de equipo,
• Las personas se sienten escuchadas, reconocidas y apreciadas, y
• Construir un equipo más leal y productivo.

Para comunicarte cortésmente, deberás:

• Ser positivo, educado y sensato,
• Ser entusiasta y reflexivo,
• Considerar los puntos de vista de los demás,
• Centrar el mensaje en la audiencia, y
• Mostrar respeto a otros comunicadores.

Paso 2: Establece la confianza entre los compañeros de equipo

Para construir una comunicación efectiva en un equipo, deberás generar confianza en ese equipo. Pero es importante tener en cuenta que esta es una calle de doble sentido o, mejor dicho, una forma del dilema del huevo y la gallina: los equipos que confían entre sí se comunican más (y mejor), mientras que una mejor comunicación conduce a una mayor confianza.

This intricate connection didn’t escape Giordano, who states that establishing trust is the key step that further leads to successful communication:

Según Paul J. Zak, autor de Trust Factor: The Science of Creating High-Performance Companies, y su artículo The Neuroscience of Trust, las personas que trabajan en empresas de alta confianza reportan los siguientes beneficios:

• Un 106% más de energía en el trabajo,
• Un 76% más de compromiso,
• Un 74% menos de estrés,
• Un 50% más de productividad,
• 40% less burnout and better work-life balance,
• Un 29% más de satisfacción con sus vidas, y
• Un 13% menos de días de enfermedad.

Pero, ¿cómo establecemos la confianza en los equipos?

Subpaso 1: Ser transparente

In the previously mentioned study, Zak found that sharing information broadly and maintaining ongoing, transparent communication lowers uncertainty and improves teamwork. It also improves workplace engagement.

Maintaining transparent two-way communication is a tall order, but you can do it by:

• Ser responsable de tus responsabilidades,
• Proporcionar y aceptar feedback de manera regular, y
• Pedir expectativas de tareas/proyectos por adelantado.

Subpaso 2: Ser respetuoso

Uno de los pilares de la confianza es la comunicación respetuosa — recibir un trato cortés o un reconocimiento adecuado por los logros y los comportamientos. 

According to the paper The Effect of Respect: Respectful Communication at Work Drives Resiliency, Engagement, and Job Satisfaction among Early Career Employees, there are 2 key facets of workplace respect:

• Respectful engagement and
• Respeto autónomo.

The former has to do with the relationship a person has with their team members. If they are interpersonally accepted and valued as an individual, they’ll feel like a respected member of the team. 

Este último tiene que ver con la libertad que tiene una persona para trabajar de la manera que le conviene. Esta libertad que se deriva de la confianza de los líderes en ellos, hace que los trabajadores se sientan respetados. 

En general, el respeto en el lugar de trabajo conduce a un mejor compromiso y cooperación. Los empleados que se sienten respetados son más propensos a colaborar porque están dispuestos a tener en cuenta no solo su desarrollo profesional, sino también la visión más amplia del futuro de la empresa. Además, es más probable que incluyan a otros en esas visiones compartidas.

El respeto es importante para fomentar la confianza que conduce a una comunicación eficaz en el lugar de trabajo. Puedes lograrlo con:

• Respetar el tiempo de tus compañeros,
• Respetar las ideas de tus compañeros de equipo, incluso cuando no se alinean con tu conocimiento, experiencia o expectativas, y
• Respetar las opiniones de tus compañeros, incluso cuando sean diferentes a las tuyas.

Subpaso 3: Estar unidos

Estar unidos es algo más que trabajar con otras personas. La unidad significa colaborar en un equipo. Eso incluye trabajar como una unidad cohesiva. Los pilares de la unidad son:

• No rechazar a los miembros del equipo,
• Evitar la comunicación negativa por completo,
• Ayudar cuando se te pida, y
• Siempre pedir ayuda cuando la necesitas.

Subpaso 4: Valorar a los compañeros de equipo

Valorar a tus compañeros de equipo genera un sentido de comunidad, lo que conduce a una mejor retención de empleados y una mejor satisfacción laboral general. 

Para mostrarles a tus compañeros de trabajo y empleados que los valoras, puedes probar:

• Aprender más sobre sus gustos, disgustos y flujos de trabajo preferidos, y
• Proporcionar elogios cuando y donde se debe.

Substep #5: Practice trust-building activities

La confianza es algo que ocurre de forma natural y orgánica. No podemos forzarla. 

Sin embargo, podemos ayudarle practicando actividades apropiadas de fomento de la confianza, como:

• Cuadrado ciego — un juego de fomento de la confianza en el que un grupo de personas con los ojos vendados debe formar una cuerda en un cuadrado colaborando como equipo,
• Dibujo espalda con espalda — un juego de fomento de la confianza en el que dos personas se sientan espalda con espalda y se dan instrucciones sobre cómo dibujar formas abstractas que se les encomienden,
• Sendero nocturno — un juego de fomento de la confianza en el que un grupo de personas con los ojos vendados se aferra a una cuerda y necesita sortear una carrera de obstáculos juntos, y
• Campo de minas — un juego de fomento de la confianza en el que el primer compañero de equipo tiene los ojos vendados, mientras que el segundo compañero de equipo necesita guiar verbalmente al primer compañero de equipo a través de un espacio abierto lleno de obstáculos.

Paso 3: Gestiona las barreras de comunicación

Anything that comes in the way of communication effectiveness — a misunderstanding, a problem, or an obstacle — is a barrier. 

Las barreras de comunicación se presentan en varias formas; por lo general, reconocemos:

• Físicas,
• Perceptivas,
• Emocionales,
• Culturales,
• De idiomas,
• De género, y
• Barreras interpersonales para la comunicación efectiva. 

Para gestionar las barreras de comunicación, deberás:

• Identificar las barreras de comunicación a las que te enfrentas; una vez que lo hagas, será más fácil abordarlas.
• Aprender sobre las diferentes normas y costumbres culturales, así como las diferencias culturales en términos del uso del lenguaje verbal y no verbal; una vez que lo hagas, disminuirás las posibilidades de malentendidos y confusión.
• Identificar tus suposiciones, estereotipos, sesgos y prejuicios; una vez que lo hagas, podrás trabajar para superarlos.
• Elegir un idioma oficial del equipo apropiado, en caso de que los miembros del equipo tengan diferentes lenguas maternas.

Las barreras de comunicación se manifiestan de diferentes maneras, por lo que no existe una forma perfecta de gestionarlas todas. Echemos un vistazo a cómo puedes superar cada una de estas barreras.

Subpaso 1: Manejar las barreras físicas a la comunicación

Physical barriers represent the environmental conditions that disrupt the communication process. 

Pueden manifestarse como oficinas físicamente separadas de equipos distribuidos que dificultan que las personas interactúen cuando lo deseen.

Una de las mejores formas de gestionar las barreras físicas en la comunicación es adoptar la comunicación asincrónica.

However, that’s not an option for every team, which is why you can also consider utilizing team communication apps like Pumble that will make it easier for all team members to reach each other at any given time.

Subpaso 2: Manejar las barreras perceptivas a la comunicación

Las barreras perceptivas representan las percepciones de las personas que les impiden evaluar adecuadamente:

• Persona, 
• Tema, o 
• Una parte de información. 

Pueden manifestarse como percepciones sesgadas sobre el conocimiento o la experiencia de alguien. Para gestionar las barreras perceptivas, debes:

• Not judge people based solely on their body language — hear out what they are saying first,
• Identify any additional barriers you may have,
• Tratar de obtener una comprensión clara de la persona con la que estás hablando,
• Tratar de tener un enfoque más flexible y creativo para las conversaciones, y
• Tratar de ponerte en los zapatos de la otra persona por un momento.

Subpaso 3: Manejar las barreras emocionales a la comunicación

Emotional intelligence represents an individual’s ability to understand and use emotions as a weapon to combat stress, overcome challenges, and most importantly, communicate thoughts and emotions effectively. 

However, even emotionally intelligent individuals will often face barriers that obstruct effective communication. These are the emotions you feel when talking with your teammates that might hold you back and hinder your ability to have a constructive conversation. 

Pueden manifestarse como conflictos causados por:

• Enojo, 
• Ansiedad, u 
• Orgullo.

Para manejar las barreras emocionales, debes:

• Alejarte de la situación (si es posible),
• Calmarte, 
• Considerar por qué te sientes de la manera que te sientes, y
• Esforzarte por aceptar que tu punto de vista podría no ser el perfecto o el ideal.

Subpaso 4: Manejar las barreras culturales a la comunicación

Las barreras culturales representan diferencias basadas en la cultura entre los comunicadores que desencadenan interpretaciones erróneas de los mensajes de otras personas. 

Pueden manifestarse como malentendidos causados por normas y costumbres basadas en la cultura.

Trabajar para superar las barreras culturales, como los estereotipos y la autoimportancia basada en el estatus, entre los miembros del equipo es una excelente manera de mejorar la comunicación del equipo.

This can be achieved through various types of communication exercises, such as:

• Cultural sensitivity training,
• Diversity celebrations, and/or
• Open floor panels.

Subpaso 5: Manejar las barreras lingüísticas a la comunicación

Las barreras del idioma representan palabras, frases, pronunciación y gramática cuyo uso puede confundir a las personas con las que nos comunicamos. 

La mayoría de las veces, las personas piensan que el idioma puede contribuir a la falta de comunicación solo en los casos en que las personas que conversan no hablan el mismo idioma. 

However, even with people who share a native language, there might be barriers to communication in the form of overuse of jargon and slang. 

Sin mencionar que los diferentes niveles de alfabetización y capacidad lingüística, así como algo tan simple como la elección de palabras, también pueden provocar una falla en la comunicación.

On the one hand, you can overcome these barriers by developing a work culture that encourages patience and inclusion. Regardless of how long it takes for someone to get their thoughts across; patience is key.

Alternatively, you can instruct everyone in the office to stick to plain language, whilst discouraging use of jargon or slang terms.

Subpaso 6: Manejar las barreras de género a la comunicación

Los sesgos de género representan estereotipos, prejuicios y sesgos que influyen en cómo vemos y nos comunicamos con personas de diferentes géneros. 

Pueden manifestarse como conceptos erróneos basados en el género sobre los hábitos de comunicación de alguien.

Lidiar con las barreras de género a la comunicación incluye:

• Educar a todos los miembros del equipo,
• Fomentar la diversidad en el equipo, y
• Incluir al equipo de recursos humanos en el manejo de posibles problemas.

Subpaso 7: Manejar las barreras interpersonales a la comunicación

Las barreras interpersonales representan dificultades interpersonales que impiden que las personas alcancen su máximo potencial en términos de habilidades de comunicación. 

Pueden manifestarse como la falta de deseo de alguien de participar en conversaciones o una falta de apertura mental.

Resolving such barriers is troublesome, as they often pertain to a specific situation or people involved. Regardless, fostering positive team values can provide a pathway to resolution.

Such values often include:

• Empathy,
• Active listening,
• Transparencia, y
• Honesty.

Paso 4: Aprende a gestionar la comunicación no verbal

According to the often-quoted, popular piece of statistics, 93% of communication is nonverbal — but, this number has also been heavily disputed by experts and proven to be a misinterpreted version of the findings from the original study by Albert Mehrabian, a famous psychologist.

Aún así, la comunicación no verbal es un elemento importante de muchos procesos de comunicación. Pero es una forma de comunicación que a menudo pasamos por alto porque no es dominante. 

La comunicación no verbal suele acompañar a la comunicación verbal en persona. Para subrayar nuestras palabras, usamos:

• Expresiones faciales, 
• Gestos y 
• Movimientos corporales. 

Sin embargo, no toda la comunicación del lenguaje corporal es consciente. A veces la usamos para comunicar mensajes que no queremos transmitir. 

Además, nuestras expresiones faciales, gestos y movimientos corporales también pueden ser engañosos sin querer, o simplemente malinterpretados por otros.

That’s why nonverbal communication can often become a barrier to making communication effective. 

Por ejemplo, nuestro lenguaje corporal puede convertirse en una barrera de percepción: nuestras cejas levantadas pueden interponerse en el camino de lo que estamos tratando de comunicar con nuestras palabras. Además, la comunicación no verbal a menudo también puede ser una barrera cultural. La persona con la que nos estamos comunicando puede interpretar nuestro lenguaje no verbal de acuerdo con sus propias normas culturales, que no se alinean con lo que estamos tratando de transmitir.

La comunicación no verbal adecuada es un paso importante hacia la comunicación eficaz del equipo, y deberá hacer el esfuerzo de transmitir e interpretar correctamente el lenguaje no verbal.

Subpaso 1: Usar la comunicación no verbal a tu favor

Uno de los conceptos erróneos más grandes sobre el lenguaje no verbal es que es universal. Por ejemplo, la mayoría de los occidentales creen que ofrecer a sus compañeros de trabajo un firme apretón de manos es una señal de confianza. Sin embargo, en muchas culturas orientales, un apretón de manos firme puede parecer agresivo.  

Aún así, hay algunas señales no verbales que se entienden casi universalmente. Puedes usarlos a tu favor y convertirte en un mejor comunicador efectivo. 

Estos son algunos ejemplos de cómo puedes hacerlo:

• “Lee la sala” y actúa en consecuencia — no sonríes cuando el mensaje sea serio ni frunzas el ceño cuando participes en charlas informales con colegas.
• Mantén contacto visual frecuente con las personas con las que te comunicas.
• No cruces los brazos — evitarás parecer defensivo.
• Ajusta tu voz a un volumen agradable y cómodo.
• Evita demasiadas gesticulaciones — disminuirás las posibilidades de transmitir algo que no quieras.

Subpaso 2: Aprender a “leer” los mensajes no verbales de tus compañeros comunicadores 

Nuestra capacidad para decodificar correctamente el lenguaje no verbal es uno de los pilares de la habilidad de comunicación no verbal. literacy. Aunque la investigación sugiere que la decodificación de mensajes no verbales a menudo será deficiente sin el contexto proporcionado en la comunicación verbal, aún puedes utilizar el lenguaje corporal de tus compañeros comunicadores para asegurarte de que tu comunicación sea lo más efectiva posible.

Of course, make sure you listen to what your fellow communicators say first.

Subpaso 3: Informarse sobre las normas no verbales de las culturas de tus compañeros de equipo

If you’re a manager, organize cross-cultural training about the matter.

Si eres un empleado, toma la iniciativa individual de aprender sobre el uso del lenguaje no verbal de otras culturas representadas en tu equipo.

Paso 5: Aprende a expresarte durante la comunicación

Learning how to express yourself in communication is one of the most important steps toward becoming an effective communicator. 

After all, to be able to properly communicate, you’ll need to be able to express your:

• Thoughts,
• Ideas,
• Opinions, and 
• Beliefs.

Subpaso 1: Decidir lo que quieres decir primero

When participating in a conversation at work, it’s important that you don’t give out rash responses without paying attention. Instead, make your decision by:

• Hacer una pausa: esto te dará tiempo suficiente para pensar,
• Formular ideas y opiniones en tu mente antes de articularlas,
• Evaluar tanto el contexto como el contenido de lo que estás tratando de decir, y
• Ser consciente de con quién estás hablando y de qué, así como del impacto de tus palabras. 

Subpaso 2: No generalizar tus puntos

En su lugar, enriquécelos con la cantidad correcta de detalles, hechos y cifras; usa ejemplos y elementos visuales para ilustrar tus pensamientos e ideas.

Subpaso 3: Ser asertivo

Being assertive means saying and doing what you want in a clear and respectful manner, while valuing your thoughts, needs, and feelings, alongside the thoughts, needs, and feelings of fellow communicators. 

The fundamental features of assertive communication are:

• Recognize your values. Don’t just attribute your failures to internal flaws and your successes to luck; be objective about your contributions instead.
• Know your rights. Aim to understand your entitlements and benefits in the workplace; then, insist on them.
• Manage your boundaries. Aim to understand and respect your boundaries, to better manage stress and expectations.
• Before being assertive, practice being assertive. Think about what you want to say in a given situation, and practice how you’ll say it.
• Speak up. During meetings, brainstorming sessions, or anytime when it’s appropriate to speak up and you have something important to say, do so.

• Aim to stay on topic during arguments. Start small and make it your goal to get to the point as quickly as you can; use details, facts, examples, and visuals that add, rather than distract from your point.
• Communicate at the right time. If you have a question at a meeting, ask it right away; if you know your colleagues will be busy at a certain time, ask them when they will be able to talk with you.

Paso 6: Aprende a escuchar activamente a los demás

Escuchar los pensamientos, ideas y opiniones de los demás con verdadero interés es tan importante para una comunicación efectiva como lo es contribuir. 

Sadly, according to Psychology Today, we’re much worse listeners than we think — as many as 96% of people think they are great listeners, when in reality, we tend to retain only 50% of what is said right after it’s said. The percentage further shrinks with time.

En el libro que coescribió con Leonard A. Stevens, Are you Listening?, Ralph G. Nichols, profesor jubilado de la Universidad de Missouri, dice que la capacidad de prestar toda nuestra atención a los oradores disminuye a medida que envejecemos: 

“Si definimos al buen oyente como alguien que presta toda su atención al hablante, los niños de primer grado son los mejores oyentes de todos”.

Subpaso 1: Comprender por qué es importante escuchar activamente

Hablamos con Marilyn Shannon, autora del libro Quick Listening: The New Paradigm for Business and Personal Excellence sobre cuán vital es la escucha activa en un entorno profesional. 

She continues that active listening is the only way for businesses to overcome some of their biggest stumbling blocks. 

Claramente, escuchar es esencial para una comunicación efectiva y el éxito en los negocios. Pero, ¿cómo podemos llegar a escuchar activamente?

Subpaso 2: Evitar los malos hábitos de escucha

Como se mencionó, incluso cuando somos conscientes de la importancia de la escucha activa, aún no lo hacemos. Nichols citó los 10 peores hábitos de escucha de las personas en los Estados Unidos. De acuerdo con estos hábitos, las personas no escuchan porque:

• Consideran el tema discutido poco interesante,
• Encuentran fallas en el orador (por ejemplo, una falta de entrega o apariencia),
• Se concentran en un argumento particular presentado por el orador y luego intentan encontrar contraargumentos para él,
• Focus more on facts than the underlying idea,
• Tratan de resumir todo lo dicho, para que se pierdan la esencia,
• Prestan la atención falsa mientras sus mentes se distraen,
• Caen en las distracciones (por ejemplo, las distracciones que crean o toleran),
• Se concentran en la información que es fácil de entender y evitan los conceptos más difíciles,
• Dejan que las palabras emocionales los distraigan, y
• Confunden la diferencia entre la velocidad del pensamiento y la velocidad a la que la gente habla, es decir, el "poder del pensamiento".

Subpaso 3: Usar las 3 A de la escucha activa

Para evitar ser víctima de uno de los malos hábitos de escucha, podemos emplear las 3 A de la escucha activa:

• Actitud — tener una actitud positiva y ser de mente abierta nos hace más receptivos a lo que la gente tiene que decir.
• Attention — paying attention to both verbal and nonverbal communication of people we communicate with makes us understand their entire message.
• Ajuste — seguir lo que se nos dice sin hacer suposiciones y ajustar nuestra respuesta de acuerdo con eso mejora la eficacia de la comunicación.

Aunque estas 3 A de la comunicación activa son útiles, también lo abarcan todo. Entonces, aquí hay algunos consejos más específicos sobre cómo escuchar activamente a los demás:

• Be open to new information. Enter each dialogue with the intention of learning something new.
• Be patient when listening to other people. Don’t interrupt them just because you think you have something important to say.
• Be neutral and nonjudgmental when replying. Don’t actively look for problems in other people’s ideas, beliefs, and opinions.
• Proporciona el feedback no verbal correcto mientras escuchas: por ejemplo, sonríe, mantén el contacto visual y asienta con la cabeza.
• Haz las preguntas correctas en el momento adecuado: tanto preguntas abiertas como cerradas Sí/No.
• Anima al orador con frases seleccionadas y comentarios positivos: por ejemplo, "Cuéntame más sobre...", "Y esto funcionaría porque...", etc.
• Reflect on what was said and summarize the speaker’s main points. This way, you’ll ensure you understand what is said.
• Pide aclaraciones cuando sea necesario: para aumentar la cantidad de información que comprendes.

Paso 7: Evita suposiciones

Como se mencionó antes, no hacer suposiciones es uno de los aspectos clave de la escucha activa y, por lo tanto, de una comunicación efectiva. Esto se debe a que las suposiciones pueden llevar rápidamente la comunicación al punto de ruptura. 

Asumir que tenemos mayor conocimiento o experiencia o que otros están de acuerdo o en desacuerdo con nosotros puede generar malentendidos e incluso conflictos.

Subpaso 1: Evaluar tus creencias actuales

Piensa en lo siguiente: ¿Estás basando tus suposiciones en experiencias/conocimientos pasados, una opinión personal o simplemente emociones? 

Basar tus suposiciones en experiencias/conocimientos pasados puede tener sus raíces en la realidad, pero basarlas en una opinión personal o en una intuición no te brinda la credibilidad que necesitas.

Subpaso 2: Hacer las preguntas correctas

Pregunta por detalles adicionales sobre las opiniones e ideas que sospechas que son defectuosas; tal vez las respuestas te den la imagen completa que te estás perdiendo actualmente.

Subpaso 3: Ver el asunto desde diferentes perspectivas

Pregunta a las personas por sus interpretaciones de una opinión o idea controvertida; tal vez puedan brindarte una mejor visión general de los puntos que consideras controvertidos e incluso alentarte a cambiar de opinión.

Subpaso 4: Ser específico

Al organizar puntos de encuentro o tomar decisiones, tenga claro dónde, cuándo, quién y cómo. Esto asegurará que no haya malentendidos entre tú y otros miembros del equipo. Además, evitarás que otros hagan suposiciones.

Paso 8: Trabaja activamente en la resolución de conflictos

Los conflictos en el lugar de trabajo son aparentemente inevitables. 

En 2008, un informe titulado Workplace Conflict and How Businesses Can Harness It to Thrive indicó que el 29% de los empleados informan que los conflictos son algo habitual para ellos. 

Si te preguntas si las cosas han mejorado desde entonces, no es así. El informe de 2022 muestra que ese número ha aumentado al 36%. 

Otras ideas interesantes que el estudio tuvo para ofrecer fueron las siguientes:

• The #1 cause of conflict at work was a lack of adequate communication, 
• El 25% de las personas considera que sus jefes no supieron o no saben manejar adecuadamente los conflictos, y
• Cuanto más tiempo pasa alguien lidiando con conflictos en el trabajo, menos satisfecho está con su trabajo. 

Job satisfaction is vital for employee retention and business success. Therefore, avoiding, diminishing, or resolving conflicts seems like the smart thing to do. 

Para resolver conflictos de manera efectiva, deberás:

• Hablar con la otra persona: asegúrate de que sea en un momento y lugar convenientes.
• Identificar y resumir los puntos en los que estás de acuerdo y en los que no estás de acuerdo: esta táctica es un excelente punto de partida.
• Concentrar los comentarios negativos en el comportamiento o los eventos, en lugar de en la personalidad de alguien.
• Escuchar lo que la otra persona tiene que decir, en lugar de pensar en tus contraargumentos.
• Si no estás de acuerdo con ciertos puntos, hablar sobre ellos, hasta que llegues a un compromiso.
• Concentrarse primero en un área prioritaria de conflicto, para asegurarte de que la mayor parte de tu tiempo y energía se dedique a resolverlos antes de pasar a asuntos de menor prioridad.
• Manejar todas las preguntas: pregunta todo lo que quieras saber y está disponible para responder preguntas.
• Mantener una actitud de colaboración a lo largo de la discusión: esto evitará que el conflicto se intensifique aún más.
• Planificar para el futuro: organiza reuniones adicionales sobre los puntos controvertidos, si es necesario.

Paso 9: Gestiona los canales de comunicación de forma eficaz

In a business environment, a communication channel represents a means of communication for coworkers.

In general, such channels include:

• Hardware solutions — such as mobile phones or computers, and 
• Soluciones de software — tales como aplicaciones de comunicación en equipo o herramientas de gestión de tiempo.

Software solutions are a crucial element in the work lives of remote and hybrid teams that cannot effectively communicate in real-time and/or in-person due to time and/or distance constraints (e.g. different time zones and/or continents).

In line with that, a vital step toward establishing an effective communication culture is learning how to manage communication channels.

To do that, you’ll need to:

• Pensar en tu flujo de trabajo,
• Elegir un canal de comunicación y
• Enseñar y capacitar a tu equipo sobre cómo usarlo.

Subpaso 1: Pensar en tus flujos de trabajo

Antes de tomar una decisión, debes considerar tu flujo de trabajo. ¿Qué tipo de canales de comunicación te convienen más? Para responder a esa pregunta, considera lo siguiente:  

• Los canales tradicionales de comunicación, como los teléfonos, son excelentes para obtener comentarios instantáneos.
• Las versiones internas de ciertos sistemas públicos, como los podcasts internos, son excelentes para la creación de cultura.
• Los canales de comunicación especializados, como las herramientas de gestión de proyectos, son excelentes para comunicar los detalles del proyecto.
• Las soluciones integrales, como el software de colaboración en equipo, son excelentes para la mensajería instantánea y las discusiones temáticas.

Subpaso 2: Elegir un canal de comunicación

Para reducir aún más tus opciones, responde a las siguientes preguntas:

• Are your messages mostly formal or informal?
• ¿La mayor parte de tu información debe ser fácil de consultar?
• ¿La mayor parte de tu información es confidencial o delicada? 
• ¿La mayor parte de tu información es sensible al tiempo o urgente?
• ¿La mayor parte de tu información es general o específica?
• ¿Tiendes a comunicarte con un grupo o individuos?
• ¿Los individuos y grupos con los que te comunicas son tus compañeros? ¿O están en un nivel jerárquico superior al tuyo?
• ¿Tu comunicación tiende a requerir una respuesta rápida? 
• ¿Cuándo suele ocurrir la comunicación? (por ejemplo, reuniones individuales, reuniones de equipo, reuniones de empresa, etc.)
• ¿Qué tipo de comunicación practicas más? (por ejemplo, escrita, verbal, visual, etc.)

Subpaso 3: Enseñar y capacitar a otros sobre cómo usar los canales de comunicación seleccionados

Escoger el canal de comunicación es el primer paso de la implementación. Lo siguiente es comenzar a utilizar el medio de comunicación elegido. Para hacer eso, tienes que enseñar y capacitar a otros sobre cómo usarlo. 

Los conceptos básicos y los puntos más finos se pueden explicar a través de:

• Formación en grupo,
• Documentación oficial, y
• Páginas de ayuda en el sitio web de la aplicación. .

Paso 10: Sé un comunicador atento

High responsiveness is a crucial component when it comes to communicating effectively because it helps teammates solve problems and make decisions faster, as well as save time overall. 

Por ejemplo, el 75% de los correos electrónicos se abren en la primera hora y el 42% de los correos electrónicos se responden durante este tiempo, según las estadísticas de Yesware. 

Eso es, por supuesto, solo si se envían entre las 9 a.m. y las 12 p.m. Si envías un correo electrónico después de las 7 p.m., que es el peor momento para enviar un correo electrónico, es probable que no recibas una respuesta rápida. Sin embargo, recibirás una respuesta dentro de un día: el 98% de los correos electrónicos se abren dentro del primer día y el 95% recibe respuestas durante este tiempo. 

Waiting between 1 hour and 2 days for email replies can harm your productivity. After all, getting a reply to your question within 5 minutes will help you get on track with work much faster than if you need to wait for hours or days. 

Por lo tanto, es importante que emplees una solución de comunicación adecuada dentro de tu equipo y más allá, como una aplicación de mensajería comercial.

Echemos un vistazo a cómo puedes convertirte en un comunicador más receptivo.

Subpaso 1: Estar atento a los canales de comunicación durante las horas de trabajo

Si eres alguien que no puede soportar el sonido de las notificaciones, al menos revisa tus canales oficiales de comunicación regularmente para ver si alguno de tus compañeros de trabajo necesita algo. Alternativamente, personaliza la configuración de notificaciones de una manera que funcione para ti y solo recibe notificaciones cuando algo sea importante.

Subpaso 2: Informar a tus compañeros de equipo cuándo podrás comunicarte

If you’re working in a remote or hybrid team, the best way to improve the quality of your conversations is to make your work hours public (preferably, with an indication of how your work hours compare to Greenwich Mean Time — if your team operates in several different time zones). 

Además, si estás haciendo un trabajo profundo, también puedes configurar tu estado como no disponible u ocupado, para que tus compañeros de trabajo sepan que estás ocupado en algo importante y que no deben molestarte. 

Subpaso 3: Informar al equipo con anticipación cuándo no podrás comunicarte

Si sabes que no estarás disponible para hablar o responder preguntas en un momento determinado, notifica a tus colegas y gerentes, con especial énfasis en el momento en que estarás disponible nuevamente.

Paso 11: Perfecciona tus habilidades de escritura

La comunicación escrita se destaca como una forma dominante de comunicación en el lugar de trabajo, junto con la comunicación verbal; después de todo, la mayoría de nosotros optará por invitar a un compañero de equipo a charlar en persona o escribirle un mensaje. 

Therefore, another crucial step on the road to effective team communication includes improving your communication skills in writing.

Marvin H. Swift, Profesor Asociado de Comunicación en el Instituto General Motors, dijo una vez que “La escritura clara significa un pensamiento claro”.  Según él y otros expertos en el campo de la comunicación, ser metódico con tus habilidades de escritura puede mejorar en gran medida la eficacia de la comunicación en equipo.

Subpaso 1: Planificar lo que quieres decir

Al igual que al hablar, debes pensar antes de escribir algo. Para que la escritura sea más efectiva, considera lo que quieres decir y luego recuerda las 7 C de la comunicación: sé claro, concreto, conciso, coherente, seguro, correcto y cortés.

La concisión es de especial importancia aquí, ya que no querrás perder el tiempo escribiendo algo redundante o innecesario.

Subpaso 2: Identificar tus puntos problemáticos y trabajar en ellos

Si escribir no es tu punto fuerte, evalúalo e identifica tus puntos débiles. Para algunos puede ser la gramática, para otros puede ser el vocabulario, la puntuación o incluso la falta de emojis. Tienes que averiguar qué es y luego trabajar conscientemente en ello.

Subpaso 3: Ser directo 

Siempre comienza con tu punto/argumento principal y añade los detalles más adelante. Bryan Garner, autor de The HBR Guide to Better Business Writing, dice que un problema y sus soluciones propuestas siempre deben resumirse primero, en “no más de 150 palabras”.

Subpaso 4: Evitar el exceso de palabras

Bryan Garner también señala el problema de la palabrerío: “En el momento en que los lectores sienten que un escrito es detallado, comienzan a desconectarse.” 

Entonces, en lugar de ser verboso, te proponemos:

• Reemplaza las palabras repetitivas con pronombres,
• Reemplaza los sustantivos con verbos de acción (por ejemplo, escribe “proteger” en lugar de “brindar protección”),
• Construye oraciones claras, concisas y de sintaxis sencilla,
• Evita paráfrasis y palabras de significado muy general, como elemento, tema, factor, etc.,

Subpaso 5: Evitar las palabras de moda

Estas palabras y frases se han usado en exceso hasta el punto de perder cualquier significado real. Garner propone que la mejor manera de evitar las molestas palabras de moda corporativas es escribir una "lista negra de palabras de moda". 

Aquí hay algunos otros consejos que te ayudarán a perfeccionar tus habilidades de escritura:

• Lee antes de presionar "enviar": antes de enviar un mensaje instantáneo o un correo electrónico, revísalos en cuanto a gramática, precisión y claridad.
• Be mindful of formatting. You’ll get your points across better if you use bullet points than if you write incomprehensible blocks of text.

Paso 12: Adáptate a la situación de comunicación

La adaptación es uno de los pilares de la escucha activa. Sin embargo, también es crucial para una comunicación efectiva en los equipos en general. 

La forma en que se desarrollará un proceso de comunicación tiende a depender de la situación de comunicación en la que te encuentres. 

Para determinar eso, hazte las siguientes preguntas:

• ¿La situación es formal o informal?
• ¿Estás en una reunión? 
• ¿Estás proporcionando feedback? 
• ¿Estás aceptando feedback? 
• ¿Estás dando una presentación?
• ¿Estás escuchando una presentación?
• ¿Estás entrevistando a un candidato potencial para el trabajo? 
• ¿Estás atrapado en un conflicto?

Otro elemento importante en una situación de comunicación que dicta cómo debes comportarte y responder son las personas con las que te estás comunicando: actuarás de manera diferente dependiendo de si te estás comunicando con compañeros, superiores o clientes.

On the quest to making communication effective and adjusting to the communication situation, you’ll need to:

• Reconocer la formalidad de la situación: si una situación es formal o informal (que, de nuevo, puede depender de si estás hablando con un compañero, un superior o un cliente) determinará la formalidad de tu discurso o escritura.
• Follow the situation’s etiquette — meetings, feedback sessions, and presentations all have their etiquette (which we’ll discuss below).

Además, comprender el trasfondo de una situación de comunicación mediante el análisis de modelos específicos de comunicación es otro paso crucial para aprender a adaptarse a diferentes situaciones de comunicación en el lugar de trabajo.

Subpaso 1: Seguir la etiqueta de la reunión

Las reuniones de negocios tienen una etiqueta específica que debes seguir. Incluso si la reunión es informal, es mejor seguir estas reglas:

• Sé puntual,
• Habla lo suficientemente alto cuando sea tu momento de hablar,
• Escucha activamente a los demás cuando sea su momento de hablar, y
• Contribuye con información significativa cuando puedas.

Subpaso 2: Seguir la etiqueta para proporcionar feedback

Constructive feedback is vital for any team, and yet managers are often reluctant to give it. That’s not surprising, given that only 14.5% of managers feel confident in their feedback-giving skills.

On the other hand, employees love receiving feedback. According to a survey conducted by a consulting firm Zegner/Folkman, 57% of respondents said they preferred receiving any type of feedback, even a negative one, over not receiving any.

Dar feedback (y recibirlo) es, por lo tanto, vital. Pero antes de hacerlo, asegúrate de seguir estas reglas:

• Pide el permiso para dar feedback,
• Basa la feedback negativo en el comportamiento y no en la persona,
• Explica el impacto del comportamiento negativo,
• Discute un tema a la vez, y
• Sugiere pasos concretos para mejorar.

Subpaso 3: Seguir la etiqueta para aceptar feedback

Como se mencionó, a los empleados les encantan los feedbacks. Pero, no todos saben cómo aceptarlos. Si estás luchando con eso, ten en cuenta lo siguiente:

• Escucha atentamente.
• Reconoce las buenas intenciones,
• Solicita sugerencias adicionales sobre cómo mejorar,
• Resume los comentarios y
• Sé amable con el proveedor de feedback.

Subpaso 4: Seguir la etiqueta de presentación para los oradores

Presentar tus ideas y soluciones a tu equipo o empleador suele ser una tarea estresante. Sin embargo, las presentaciones son una parte estándar del día de prácticamente cualquier trabajador, por lo que es vital que estés preparado para ellas. 

Aquí hay algunos consejos para presentar:

• Llega antes para preparar todo.
• Al final de la presentación, agradece a la audiencia por escuchar.
• No te pongas a la defensiva cuando llegue el momento de las preguntas: en su lugar, responde las preguntas con paciencia utilizando hechos, cifras, ejemplos y cualquier otra cosa que respalde tus afirmaciones.
• Be mindful of your nonverbal communication. Don’t gesticulate too much, to avoid distracting the audience.
• Utiliza tus ayudas visuales con cuidado: no más de 5 a 6 viñetas por diapositiva de presentación. Si puedes usar un ejemplo o una imagen para ilustrar un punto, aún mejor.

Subpaso 5: Seguir la etiqueta de presentación para la audiencia

Ser un miembro reflexivo y respetuoso de una audiencia también es una parte vital de la comunicación efectiva. Aquí hay algunas reglas que puedes seguir para lograrlo:

• No hables, a menos que te pidan que participes,
• No interrumpas a los oradores: en su lugar, haz preguntas durante el turno de preguntas,
• Apaga tu teléfono y
• Escucha atentamente.

Paso 13: Sigue los cuatro pasos de la comunicación no violenta (CNV)

Los cuatro pasos de la CNV (CNV significa Comunicación No Violenta pero la abreviatura también suele referirse a Comunicación compasiva) te ayudan a usar conscientemente las palabras para expresar lo que quieres. 

El concepto, desarrollado por el doctor Marshall Rosenberg, incluye los siguientes pasos:

• Observar sin juzgar,
• Expresar las emociones,
• Expresar las necesidades,
• Expresar las solicitudes.

En un ambiente empresarial, estos pasos ayudan a aumentar las posibilidades de establecer un entendimiento mutuo con los compañeros de equipo. 

También ayudan a los equipos a realizar las siguientes mejoras:

• Aumentar las habilidades de comunicación en general,
• Mejorar el conocimiento de sí mismos,
• Aumentar sus habilidades de gestión,
• Fortalecer las relaciones interpersonales,
• Resolver los conflictos más fácil y rápidamente,
• Reaccionar adecuadamente ante los imprevistos,
• Ocuparse de las necesidades personales, teniendo en cuenta las necesidades de los demás, y
• Influir positivamente en el conjunto de la organización.

Ahora, veamos cómo se ve la comunicación noviolenta en la práctica.

Subpaso 1: Observar

Empieza con el paso de las observaciones: observa lo que escuchas o ves sin evaluar ni juzgar. Al hacerlo, agregarás datos objetivos a tus opiniones.

Subpaso 2: Expresar tus emociones

Sigue al paso de los sentimientos y expresa tus emociones de una manera adecuada para un entorno empresarial. Al hacerlo, disminuirás las posibilidades de que tus emociones reprimidas y tus opiniones reprimidas estallen inesperadamente.

Subpaso 3: Expresar tus necesidades

Advance with the needs step and express your true needs directly if you want them fulfilled. By doing so, you avoid sounding overly critical to people (as opposed to expressing needs indirectly, through judgments, evaluation, and unsupported opinions).

Subpaso 4: Expresar tus solicitudes

Termina con el paso de solicitudes, pero evita declaraciones vagas, abstractas o ambiguas. En su lugar, utiliza un lenguaje concreto y positivo. Al hacerlo, parecerás más orientado a la acción.

Este es un ejemplo de comunicación no violenta realizada en Pumble, una aplicación de comunicación empresarial.

Consejos adicionales para una comunicación efectiva

In general, following the 13 steps we presented will ensure you maintain effective communication in the workplace. 

However, if you’re looking to communicate better or are in need of more strategies for effective communication, we have some additional tips for you.

Consejo 1: Sé paciente

La comunicación ineficaz puede ser frustrante, por lo que nuestro primer consejo es tener paciencia. La paciencia es algo que Kordestani también destaca como importante.

Consejo 2: Cultiva la conciencia de sí mismo

Si constantemente estás chocando contra una pared en lo que respecta a la comunicación del equipo, Giordano sugiere un poco de retrospección.

Por lo tanto, ser consciente de tus propias deficiencias en lo que respecta a las habilidades de comunicación puede ayudarte a comprender mejor en qué necesitas trabajar.

Consejo 3: Comprueba tus métodos actuales

Once you become aware of which skills you need to work on individually, we suggest taking a look at your team communication overall. 

Auditing your current communication methods means ensuring that all team members as well as team leadership has effective communication as a goal. 

Tip #4: Practice empathy

Finalmente, recuerda que la comunicación efectiva es más que simplemente transmitir un mensaje o intercambiar información. En cambio, se trata de conectarse con las personas con las que te estás comunicando, crear vínculos con ellos y fomentar una cultura de trabajo positiva. 

Kordestani está de acuerdo en que esto es vital y añade que también es por eso que debes practicar la empatía al comunicarte. 

Improve your team communication the right way: Try Pumble

Unfortunately, many tips above are only applicable for non-remote workers. Being present allows you to communicate your thoughts concisely and deliver them in the most efficient manner. 

But, what about remote workers?

Well, most remote workers have to adhere to different types of communication, but they all boil down to written modes. Therefore, in order to convey the meaning behind the sentence and get your emotions across, you’ll have to manipulate various digital features, such as:

• Emojis,
• GIFs,
• Uso compartido de archivos,
• Audio messaging and video conferencing,
• Appropriate punctuation,
• Jargon phrases, and many more.

That’s where Pumble comes in — a free team communication app that helps you get your message heard.

Message your coworkers through DMs, get your thoughts across, and make the best out of every situation — try Pumble for free today and make your communication effective!

Referencias:

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