¿Qué es la comunicación eficaz? Definición, ejemplos y los 13 pasos para mejorarla

Las investigaciones muestran que el 86% de los empleados y gerentes están de acuerdo en que la mala comunicación es la causa principal del fracaso en el lugar de trabajo. Entonces, estarían de acuerdo en que lograr una comunicación eficaz es esencial en el lugar de trabajo.

Sin embargo, a pesar de que pasamos la mayor parte de nuestros días comunicándonos, no muchos de nosotros sabemos cómo comunicarnos de manera eficaz ni poseemos (o empleamos) habilidades de comunicación efectivas. 

¿Estás en desacuerdo? Hazte estas preguntas:

• ¿Con qué frecuencia tu equipo experimenta fallas en la comunicación?
• ¿La información importante tiende a perderse en algún lugar a lo largo de la comunicación?
• ¿Los empleados confían en rumores para conocer las principales noticias y actualizaciones de la empresa?

La interrupción de la comunicación, la pérdida de información y la comunicación indirecta son signos de una comunicación ineficaz.

Para ayudarte a comprender el papel que juega la comunicación eficaz en el lugar de trabajo, responderemos las siguientes preguntas:

• ¿Qué es la comunicación efectiva?
• ¿Cuál es la importancia de la comunicación efectiva en el lugar de trabajo?
• ¿Cuáles son los beneficios de una comunicación efectiva?
• ¿Cuáles son los principios de la comunicación efectiva? y
• ¿Cuáles son los 13 pasos que debes seguir para que la comunicación sea más efectiva?

¡Vamos a descubrir más detalles!

Definición de comunicación efectiva: ¿Qué es la comunicación efectiva?

La comunicación efectiva es el proceso de intercambiar con éxito información, ideas, opiniones, u otro tipo de mensajes entre dos o más personas, lo que resulta en un entendimiento mutuo.

Para comunicarse de manera efectiva, los participantes deben poder comprender el mensaje que se transmite, así como la emoción, la intención y el propósito detrás del mensaje.

Le preguntamos a Milan Kordestani, autor del libro “I’m Just Saying: A Guide to Maintaining Civil Discourse in an Increasingly Divided World” cuál es la definición de comunicación efectiva. 

Entonces, además de comprender el mensaje, para que la comunicación sea efectiva, todos los participantes también deben sentirse satisfechos con el resultado de la conversación. Es decir, además de llegar a un entendimiento, también necesitan llegar a un acuerdo sobre el objetivo de la comunicación. 

Kordestani está de acuerdo y continúa que la empatía y el respeto son esenciales para una comunicación efectiva:

¿Qué es la comunicación efectiva en el negocio?

En una escala más amplia, la comunicación efectiva en el lugar de trabajo significa crear un entorno de confianza y entendimiento dentro del equipo que garantice que las personas puedan comunicarse libremente. 

La entrenadora de habilidades de comunicación y resolución de conflictos de liderazgo y la coach ejecutiva, Hanne Wulp, está de acuerdo y añade que compartir información con frecuencia es clave:

Por lo tanto, si estás buscando formas efectivas de comunicación que puedas aplicar en el lugar de trabajo, debes comenzar por fomentar una cultura de transparencia en la que se fomente y respalde el estilo de comunicación asertivo y el feedback sea bienvenido.

La capacidad de comunicarse de manera efectiva es en realidad una habilidad multifacética que requiere práctica y perfeccionamiento continuos, pero brinda muchos beneficios. 

¿Cuáles son los beneficios de una comunicación efectiva?

La comunicación efectiva es esencial para cualquier negocio, sin importar su tamaño, porque los negocios dependen del flujo de información para tener éxito. Probablemente esa sea la razón por la cual la comunicación efectiva se encuentra entre las habilidades blandas mejor calificadas y buscadas que cualquier empleado puede tener. 

Si el flujo de información se obstruye de alguna manera, el negocio comenzará a deteriorarse, por eso necesitamos una comunicación efectiva:

Si el flujo de información se obstruye de alguna manera, el negocio comenzará a deteriorarse, por eso necesitamos una comunicación efectiva: Comunicación efectiva:

• Elimina la confusión,
• Da propósito,
• Crea responsabilidad, y
• Genera una cultura empresarial positiva.

Más específicamente, los 6 principales beneficios de una comunicación efectiva son: 

• Resolución de problemas más fácil y mejor,
• Toma de decisiones más fácil y mejor,
• Mejores relaciones comerciales,
• Mayor compromiso, 
• Mejora de la productividad, y
• Mejor cultura de equipo.

Echemos un vistazo a lo que eso implica.

Beneficio 1: Resolución de problemas más fácil y mejor

Como la habilidad blanda más demandada, la comunicación es imprescindible en un currículum según el 93% de los empleadores. La razón principal de esto es que las grandes habilidades de comunicación conducen a una resolución de problemas más fácil. 

La resolución de problemas solo es posible si hay:

• Cooperación,
• Colaboración en equipo, 
• Decisión, y
• Acción coordinada.

Todos estos factores contribuyentes dependen de una comunicación efectiva, porque es lo que une a todos los miembros del equipo y les permite trabajar como una unidad cohesiva.

La comunicación efectiva es una comunicación simplificada, que permite:

• Intercambio rápido de información,
• Comprensión mutua del problema, 
• Evaluación colectiva del impacto del problema, y
• Toma de decisiones que tiene en cuenta todo el sistema.

En otras palabras, cuando agilizamos la comunicación y permitimos que todos participen en ella, resolveremos los problemas de manera más fácil y rápida (por no decir con mayor eficiencia). 

Beneficio 2: Toma de decisiones más fácil y mejor

Tomar una decisión en el lugar de trabajo depende directamente de la cantidad de información que tengamos. 

La toma de decisiones es un proceso en el que elegimos una opción de una selección de alternativas, confiando en nuestro análisis amplio de todas ellas. Entonces, para seleccionar una opción, tenemos que ser plenamente conscientes de todas las alternativas.

Ahí es donde entra la comunicación efectiva. La claridad es el pilar de una buena comunicación. Como afirma Michelle Giordano, Defensora de la Comunidad, la claridad también es necesaria para tomar decisiones informadas.

Beneficio 3: Mejores relaciones comerciales

La necesidad de una comunicación efectiva no se detiene dentro de la empresa. En términos generales, existen 2 tipos diferentes de comunicación efectiva en el lugar de trabajo:

• Interna, y
• Externa.

Aunque separados, estos 2 tipos de comunicación comercial están interrelacionados: si uno es efectivo, el otro también lo será. Mantener una comunicación clara y transparente tanto interna como externa es vital para tu éxito. 

El éxito de tu colaboración con terceros depende de una comunicación eficaz. La forma en que tú (personalmente y como empresa) te comunicas con terceros dará forma a la reputación que tienes y afectará la forma en que ven e interactúan con tu negocio.

Beneficio 4: Mayor compromiso

El bajo compromiso cuesta a las empresas de todo el mundo alrededor de 7,8 billones de dólares. Esto no es una sorpresa, dado que los estudios muestran que solo el 21% de los trabajadores están realmente comprometidos en el trabajo. 

El compromiso de los empleados conduce a un mejor rendimiento y mayores niveles de productividad. Pero, ¿qué tiene que ver eso con una comunicación efectiva?

Bueno, una encuesta global sobre la voz de los empleados mostró que el 92% de los empleados altamente comprometidos también se sienten escuchados. 

En otras palabras, sienten que sus opiniones y contribuciones son importantes. En comparación, solo el 30% de los trabajadores no comprometidos se sienten escuchados en el lugar de trabajo, lo que implica una fuerte relación entre la comunicación efectiva en el lugar de trabajo y el compromiso de los empleados. 

Beneficio 5: Productividad mejorada

Según el mismo estudio, cuando se sienten escuchados, el 74% de los empleados son más efectivos en su trabajo. Sin mencionar que el 71% de ellos se sienten animados o al menos lo suficientemente seguros como para compartir ideas, pensamientos, posibles soluciones y comentarios. 

Por lo tanto, implementar una comunicación efectiva puede conducir a una mayor productividad. 

Algunos estudios más antiguos, como el informe de McKinsey, sugieren que cuando las empresas emplean tecnologías sociales para mejorar su comunicación interna, pueden aumentar la productividad de los empleados entre un 20%-25%. 

Datos más recientes muestran que el 72% de los gerentes y líderes empresariales creen que sus equipos son más productivos debido a una comunicación efectiva.

Beneficio 6: Mejor cultura de equipo

Una buena comunicación genera confianza entre los miembros del equipo y les ayuda a crear un ambiente saludable para trabajar. Eso, a su vez, lleva a tener una cultura más colaborativa dentro de la empresa. 

Kordestani destaca cuán importante es la comunicación eficaz para la cultura del equipo y afirma:

¿Cómo hacer efectiva la comunicación?

Claramente, la comunicación efectiva es vital para el desempeño, tanto a nivel individual como de equipo. 

Para lograr todos los beneficios que brinda una comunicación efectiva, no solo debes comprender los elementos esenciales de la comunicación efectiva, sino también mejorar tus habilidades de comunicación. 

Estos son los 13 pasos que puedes seguir para asegurarte de hacer precisamente eso.

Paso 1: Sigue las 7 C de la comunicación

El primer paso para conseguir una comunicación eficaz es seguir las 7 C de comunicación. 

Estas 7 C de la comunicación son las características más importantes de la comunicación eficaz. Incluyen:

• Claridad, 
• Coherencia, 
• Confianza, 
• Corrección, 
• Concisión, 
• Concreción, y 
• Cortesía.

Subpaso 1: Ser claro en la comunicación

Para evitar malentendidos, debes ser claro al comunicarte. La comunicación clara implica que el comunicador destaca solo una información específica. 

Un comunicador claro se enfoca en perseguir una meta específica y entregar un mensaje específico.

Aquí hay un vistazo rápido a cómo la misma información se puede transmitir de forma clara y confusa:

“¿Terminaste esos informes que te pedí el martes pasado?" ✅

“Hola, ¿qué pasa? Entonces, mira esto: Elena me preguntó cuándo estarán listos los informes de los que hablamos la semana pasada. Yo estaba como "¿Puedes relajarte chica? ¡Estarán listos pronto!” Hombre, ella es tan tensa, ¿verdad? ❌

En el primer ejemplo, podemos ver que la pregunta se formula de forma clara y directa. El destinatario es inmediatamente consciente de lo que se le pregunta, por lo que no hay riesgos de mala interpretación.

En el segundo ejemplo, vemos que la persona que envió el mensaje eligió una forma indirecta de pedir información. El enfoque pasivo-agresivo combinado con el uso excesivo de la jerga hace de este un ejemplo de comunicación poco clara.

Ser claro en la comunicación ayuda a:

• Hacer que la comprensión sea más fácil y rápida, y
• Mejorar el significado de un mensaje.

Para comunicarte con claridad, deberás:

• Decir tu idea principal,
• Asegurarte de que tu idea tenga sentido,
• Minimizar el número de ideas por oración,
• Ser específico y detallista,
• Evitar la jerga y el lenguaje absoluto, 
• Hablar en oraciones cortas y directas, y
• Asegurarte de que la otra persona te entienda (y viceversa).

Subpaso 2: Ser coherente en la comunicación

La comunicación coherente fluye sin problemas, lo que significa que es consistente y lógica.

Un comunicador coherente conecta todos los puntos discutidos y se asegura de que todos sean relevantes para el tema principal. Ser coherente en la comunicación ayuda a:

• Dar credibilidad a tus ideas, y
• Evitar confusión, insatisfacción y agotamiento en los oyentes/lectores.

Para comunicarte coherentemente, necesitarás:

• Organizar y presentar tus ideas en un orden lógico, y
• Conectar tus ideas mediante el uso de palabras y frases de transición (por ejemplo, "como resultado", "hasta ahora", "además", "en contraste", "por ejemplo", etc.).

Veamos un ejemplo de comunicación coherente. Echa un vistazo a la imagen de abajo. Allí, vemos una conversación entre 2 compañeras de trabajo, donde una pide ayuda con un proceso específico y la otra da instrucciones detalladas y lógicas.

En el ejemplo anterior, vemos la consistencia en la comunicación de Nina. Ella va del proceso en cuestión con su compañera de trabajo y luego dice:

"El orden correcto es: página de inicio ▶️ página de fecha ▶️ barcode page ▶️ página de colección, y luego pasa a la siguiente pantalla".

Pero, ¿qué pasaría si Nina no empleara los principios de la comunicación coherente? Entonces, su respuesta inicial podría haber sido algo como esto:

“Necesitas marcar una colección para cada producto. Ve a la página de la fecha y continúa desde allí. La página del código de barras aparece cuando haces clic donde se supone que debes hacerlo”.

Este ejemplo muestra claramente que, si bien Nina explica el proceso, no lo hace de manera constante y hay muy pocas posibilidades de que su compañera de trabajo pueda seguirlo.

Subpaso 3: Tener confianza durante la comunicación

En la comunicación, la confianza te ayuda a transmitir lo que quieres de manera eficiente. Un comunicador confiado les da credibilidad adicional a sus palabras al expresar pensamientos, creencias, ideas y opiniones de manera asertiva.

Una encuesta de Indeed muestra que el 98% de los trabajadores dicen que se desempeñan mejor cuando se sienten seguros. 

Sin embargo, al mismo tiempo, un estudio de 2023 realizado por la Universidad de Derecho indica que el 97% de los adultos de 24 a 35 años afirman tener miedo de que sus compañeros de trabajo los juzguen por su estilo de comunicación, por lo que a menudo terminan disculpándose en exceso. 

Si caes en esta categoría, no te preocupes. Puedes fingir hasta que lo logres o usar la estrategia de “Como si” que ha demostrado ser efectiva. 

La base de esta estrategia está en el hecho de que los humanos tienden a tratar los constructos con los que se involucran a diario como hechos y no como lo que son (constructos sociales que dependen del contexto de una situación). 

Por ejemplo, es posible que tengamos una noción preconcebida de que hay formas específicas en que las personas seguras de sí mismas actúan y son percibidas en nuestra sociedad. También podemos tomar como un hecho que las personas seguras de sí mismas son naturalmente seguras en todas las situaciones de la vida (aunque eso no podría ser cierto, es solo una construcción social que tenemos). Por lo tanto, si no actuamos confiados todo el tiempo en todas las situaciones, nos veremos como "no seguros de sí mismos". 

La estrategia “Como si” insta a las personas a actuar como si ya fueran quienes quieren ser; en este caso, sería una persona segura de sí misma. 

Tener confianza en la comunicación ayuda:

• Que las personas parezcan más asertivas,
• Dar más credibilidad a la información presentada, y
• Que la información presentada parezca más profesional.

Para parecer seguro mientras te comunicas, deberás:

• Mantener un volumen de voz claro y estable,
• Mantener el contacto visual,
• Ser honesto,
• Escuchar atentamente a los demás,
• Buscar compromisos sobre los puntos discutidos,
• Expresar gratitud cuando sea apropiado,
• Ofrecer disculpas cuando te equivoques y
• Reconocer positivamente la contribución de los demás.

Subpaso 4: Ser correcto durante la comunicación

Una comunicación correcta implica que no haya errores en la comunicación, lo que da credibilidad a tus palabras. Es probable que las personas que escuchan lo que dices o leen tus mensajes formen una conexión subconsciente entre tu uso de la gramática y el valor de tus palabras.

Un comunicador correcto muestra su respeto a los compañeros comunicadores al asegurarse de que la gramática, la pronunciación y el vocabulario estén a la par. 

Ser correcto en la comunicación ayuda a:

• Mejorar el impacto del mensaje,
• Mejorar la profesionalidad,
• Mejorar la comprensión y
• Evitar malentendidos y confusiones.

Para comunicarte correctamente, deberás:

• Pensar en lo que quieres decir antes de decirlo, 
• Revisar la comunicación escrita con cuidado, y
• Consultar manuales de gramática o correctores gramaticales en línea.

Veamos un ejemplo de comunicación correcta e incorrecta. 

“¡Hola, Juana! ¿Puedes enviarme toda la documentación que tienes para el caso Perkins? ¡Gracias!"

Vemos que el remitente usó oraciones completas, así como la gramática y la puntuación adecuadas. Aquí hay un ejemplo de ese mismo mensaje, pero hecho de manera incorrecta:

“Holaaaa, Juana, por favor, me envi todos los documentos para el caso P tnx”

Aunque este segundo ejemplo transmite el mismo mensaje que el primero, la falta de puntuación y varios errores tipográficos hacen que este mensaje sea poco profesional e incluso incoherente a veces.  

Subpaso 5: Ser conciso durante la comunicación

La comunicación concisa implica que la información se comunica en la menor cantidad de palabras posible. Un comunicador conciso mantiene las cosas breves.

Ser conciso en la comunicación ayuda a:

• Ahorrar tiempo y dinero,
• Subrayar mejor tus puntos principales y
• Hacer que el mensaje sea más comprensible para los oyentes/lectores.

Para comunicarte de manera concisa, deberás:

• Evitar distraerte con asuntos adicionales,
• Insistir en el tema en cuestión y
• Proporcionar solo una cantidad razonable de información a la vez.

La concisión es especialmente importante en la comunicación escrita. Al comunicar tus pensamientos por escrito, debes:

• Usar la voz activa (en lugar de la pasiva),
• Evitar las frases vagas y usadas en exceso (por ejemplo, "malo", "bueno", "saber", "muy", etc.), y
• Eliminar los calificadores redundantes (por ejemplo, "bastante", "mucho", "realmente", etc.).

Por ejemplo, si quisiéramos ser concisos al pedir algo, diríamos:

“Necesitamos hacer un anuncio de 15 segundos que destaque la característica más nueva. Tiene que estar hecho para el día 13”.

Un ejemplo de comunicación poco concisa, por otro lado, se vería así:

“Sería genial si pudiéramos mostrar un anuncio corto porque recientemente lanzamos una nueva función y realmente necesitamos mostrársela a nuestra audiencia. Sería bastante ideal tenerlo bien atado y listo para mediados de mes”.

Subpaso 6: Ser concreto durante la comunicación

La comunicación concreta implica que la información se presenta de manera específica, definida, pero también vívida. 

Un comunicador concreto proporciona una imagen clara de lo que quiere transmitir.

Ser concreto en la comunicación ayuda a:

• Fortalecer la confianza en tus palabras,
• Mantener el interés de la audiencia,
• Evitar malas interpretaciones y
• Acelerar el curso de acción.

Para comunicarte de manera concreta, deberás:

• Apoyar tus ideas con hechos y cifras,
• Usar palabras y frases claras y sin ambigüedades, 
• Usar modificadores precisos,
• Evitar las generalizaciones y
• Proporcionar pasos detallados para las acciones que quieres que se lleven a cabo.

Subpaso 7: Ser cortés durante la comunicación

La C final de comunicación es cortesía. La comunicación cortés implica que la información se entrega con respeto. Un comunicador cortés es abierto, amistoso y honesto.

El respeto es vital en el lugar de trabajo. Como se informó en una encuesta de Accountemps, hasta el 85% de los encuestados cree que ser cortés con los compañeros de trabajo tiene un impacto en las perspectivas profesionales de uno.

Además de ayudar a tus perspectivas de carrera, ser cortés en la comunicación también ayuda a:

• Construir y mantener una buena relación entre los compañeros de equipo,
• Las personas se sienten escuchadas, reconocidas y apreciadas, y
• Construir un equipo más leal y productivo.

Para comunicarte cortésmente, deberás:

• Ser positivo, educado y sensato,
• Ser entusiasta y reflexivo,
• Considerar los puntos de vista de los demás,
• Centrar el mensaje en la audiencia, y
• Mostrar respeto a otros comunicadores.

Paso 2: Establece la confianza entre los compañeros de equipo

Para construir una comunicación efectiva en un equipo, deberás generar confianza en ese equipo. Pero es importante tener en cuenta que esta es una calle de doble sentido o, mejor dicho, una forma del dilema del huevo y la gallina: los equipos que confían entre sí se comunican más (y mejor), mientras que una mejor comunicación conduce a una mayor confianza.

Esta intrincada conexión no escapó a Giordano, quien afirma que establecer confianza es uno de los beneficios clave de una comunicación efectiva:

Y los equipos que se comunican más tienen más posibilidades de:

• Resolver los problemas más rápidamente, 
• Tomar decisiones más fácilmente, 
• Evitar los conflictos, y 
• Explorar su creatividad.

Según Paul J. Zak, autor de Trust Factor: The Science of Creating High-Performance Companies, y su artículo The Neuroscience of Trust, las personas que trabajan en empresas de alta confianza reportan los siguientes beneficios:

• Un 106% más de energía en el trabajo,
• Un 76% más de compromiso,
• Un 74% menos de estrés,
• Un 50% más de productividad,
• Un 40% menos del síndrome del quemado y mejor equilibrio entre trabajo y vida,
• Un 29% más de satisfacción con sus vidas, y
• Un 13% menos de días de enfermedad.

Pero, ¿cómo establecemos la confianza en los equipos?

Subpaso 1: Ser transparente

En el estudio mencionado anteriormente, Zak descubrió que compartir información ampliamente y mantener una comunicación continua y transparente reduce la incertidumbre y mejora el trabajo en equipo. También mejora el compromiso en el lugar de trabajo.

Mantener una comunicación bidireccional transparente es una tarea difícil, pero puedes hacerlo al:

• Ser responsable de tus responsabilidades,
• Proporcionar y aceptar feedback de manera regular, y
• Pedir expectativas de tareas/proyectos por adelantado.

Subpaso 2: Ser respetuoso

Uno de los pilares de la confianza es la comunicación respetuosa — recibir un trato cortés o un reconocimiento adecuado por los logros y los comportamientos. 

Según un artículo The Effect of Respect: Respectful Communication at Work Drives Resiliency, Engagement, and Job Satisfaction among Early Career Employees, hay dos aspectos clave del respeto en el lugar de trabajo:

• Compromiso respetuoso, y
• Respeto autónomo.

El primero tiene que ver con la relación que tiene una persona con los miembros de su equipo. Si son aceptados interpersonalmente y valorados como individuos, se sentirán como un miembro respetado del equipo. 

Este último tiene que ver con la libertad que tiene una persona para trabajar de la manera que le conviene. Esta libertad que se deriva de la confianza de los líderes en ellos, hace que los trabajadores se sientan respetados. 

En general, el respeto en el lugar de trabajo conduce a un mejor compromiso y cooperación. Los empleados que se sienten respetados son más propensos a colaborar porque están dispuestos a tener en cuenta no solo su desarrollo profesional, sino también la visión más amplia del futuro de la empresa. Además, es más probable que incluyan a otros en esas visiones compartidas.

El respeto es importante para fomentar la confianza que conduce a una comunicación eficaz en el lugar de trabajo. Puedes lograrlo con:

• Respetar el tiempo de tus compañeros,
• Respetar las ideas de tus compañeros de equipo, incluso cuando no se alinean con tu conocimiento, experiencia o expectativas, y
• Respetar las opiniones de tus compañeros, incluso cuando sean diferentes a las tuyas.

Subpaso 3: Estar unidos

Estar unidos es algo más que trabajar con otras personas. La unidad significa colaborar en un equipo. Eso incluye trabajar como una unidad cohesiva. Los pilares de la unidad son:

• No rechazar a los miembros del equipo,
• Evitar la comunicación negativa por completo,
• Ayudar cuando se te pida, y
• Siempre pedir ayuda cuando la necesitas.

Subpaso 4: Valorar a los compañeros de equipo

Valorar a tus compañeros de equipo genera un sentido de comunidad, lo que conduce a una mejor retención de empleados y una mejor satisfacción laboral general. 

Para mostrarles a tus compañeros de trabajo y empleados que los valoras, puedes probar:

• Aprender más sobre sus gustos, disgustos y flujos de trabajo preferidos, y
• Proporcionar elogios cuando y donde se debe.

Subpaso 5: Generar confianza en el equipo

La confianza es algo que ocurre de forma natural y orgánica. No podemos forzarla. 

Sin embargo, podemos ayudarle practicando actividades apropiadas de fomento de la confianza, como:

• Cuadrado ciego — un juego de fomento de la confianza en el que un grupo de personas con los ojos vendados debe formar una cuerda en un cuadrado colaborando como equipo,
• Dibujo espalda con espalda — un juego de fomento de la confianza en el que dos personas se sientan espalda con espalda y se dan instrucciones sobre cómo dibujar formas abstractas que se les encomienden,
• Sendero nocturno — un juego de fomento de la confianza en el que un grupo de personas con los ojos vendados se aferra a una cuerda y necesita sortear una carrera de obstáculos juntos, y
• Campo de minas — un juego de fomento de la confianza en el que el primer compañero de equipo tiene los ojos vendados, mientras que el segundo compañero de equipo necesita guiar verbalmente al primer compañero de equipo a través de un espacio abierto lleno de obstáculos.

Paso 3: Gestiona las barreras de comunicación

Cualquier cosa que se interponga en el camino de la comunicación (un malentendido, un problema o un obstáculo) es una barrera. 

Las barreras de comunicación se presentan en varias formas; por lo general, reconocemos:

• Físicas,
• Perceptivas,
• Emocionales,
• Culturales,
• De idiomas,
• De género, y
• Barreras interpersonales para la comunicación efectiva. 

Para gestionar las barreras de comunicación, deberás:

• Identificar las barreras de comunicación a las que te enfrentas; una vez que lo hagas, será más fácil abordarlas.
• Aprender sobre las diferentes normas y costumbres culturales, así como las diferencias culturales en términos del uso del lenguaje verbal y no verbal; una vez que lo hagas, disminuirás las posibilidades de malentendidos y confusión.
• Identificar tus suposiciones, estereotipos, sesgos y prejuicios; una vez que lo hagas, podrás trabajar para superarlos.
• Elegir un idioma oficial del equipo apropiado, en caso de que los miembros del equipo tengan diferentes lenguas maternas.

Las barreras de comunicación se manifiestan de diferentes maneras, por lo que no existe una forma perfecta de gestionarlas todas. Echemos un vistazo a cómo puedes superar cada una de estas barreras.

Subpaso 1: Manejar las barreras físicas a la comunicación

Las barreras físicas representan las condiciones ambientales que interrumpen el proceso de comunicación. 

Pueden manifestarse como oficinas físicamente separadas de equipos distribuidos que dificultan que las personas interactúen cuando lo deseen.

Una de las mejores formas de gestionar las barreras físicas en la comunicación es adoptar la comunicación asincrónica.

Sin embargo, esa no es una opción para todos los equipos, por lo que también puede considerar utilizar aplicaciones de comunicación de equipo que facilitarán que todos los miembros del equipo se comuniquen entre sí en un momento dado.

Subpaso 2: Manejar las barreras perceptivas a la comunicación

Las barreras perceptivas representan las percepciones de las personas que les impiden evaluar adecuadamente:

• Persona, 
• Tema, o 
• Una parte de información. 

Pueden manifestarse como percepciones sesgadas sobre el conocimiento o la experiencia de alguien. Para gestionar las barreras perceptivas, debes:

• No juzgar a las personas únicamente por su lenguaje corporal; primero escucha lo que dicen,
• Identificar cualquier barrera potencial que puedas tener,
• Tratar de obtener una comprensión clara de la persona con la que estás hablando,
• Tratar de tener un enfoque más flexible y creativo para las conversaciones, y
• Tratar de ponerte en los zapatos de la otra persona por un momento.

Subpaso 3: Manejar las barreras emocionales a la comunicación

Las barreras emocionales representan las emociones que obstruyen la comunicación efectiva. Estas son las emociones que sientes cuando hablas con tus compañeros de equipo que puede dificultar tu capacidad para tener una conversación constructiva. 

Pueden manifestarse como conflictos causados por:

• Enojo, 
• Ansiedad, u 
• Orgullo.

Para manejar las barreras emocionales, debes:

• Alejarte de la situación (si es posible),
• Calmarte, 
• Considerar por qué te sientes de la manera que te sientes, y
• Esforzarte por aceptar que tu punto de vista podría no ser el perfecto o el ideal.

Subpaso 4: Manejar las barreras culturales a la comunicación

Las barreras culturales representan diferencias basadas en la cultura entre los comunicadores que desencadenan interpretaciones erróneas de los mensajes de otras personas. 

Pueden manifestarse como malentendidos causados por normas y costumbres basadas en la cultura.

Trabajar para superar las barreras culturales, como los estereotipos y la autoimportancia basada en el estatus, entre los miembros del equipo es una excelente manera de mejorar la comunicación del equipo.

Subpaso 5: Manejar las barreras lingüísticas a la comunicación

Las barreras del idioma representan palabras, frases, pronunciación y gramática cuyo uso puede confundir a las personas con las que nos comunicamos. 

La mayoría de las veces, las personas piensan que el idioma puede contribuir a la falta de comunicación solo en los casos en que las personas que conversan no hablan el mismo idioma. 

Sin embargo, incluso con personas que comparten un idioma nativo, puede haber barreras para la comunicación en forma de uso excesivo de jerga y argot. 

Sin mencionar que los diferentes niveles de alfabetización y capacidad lingüística, así como algo tan simple como la elección de palabras, también pueden provocar una falla en la comunicación.

Subpaso 6: Manejar las barreras de género a la comunicación

Los sesgos de género representan estereotipos, prejuicios y sesgos que influyen en cómo vemos y nos comunicamos con personas de diferentes géneros. 

Pueden manifestarse como conceptos erróneos basados en el género sobre los hábitos de comunicación de alguien.

Lidiar con las barreras de género a la comunicación incluye:

• Educar a todos los miembros del equipo,
• Fomentar la diversidad en el equipo, y
• Incluir al equipo de recursos humanos en el manejo de posibles problemas.

Subpaso 7: Manejar las barreras interpersonales a la comunicación

Las barreras interpersonales representan dificultades interpersonales que impiden que las personas alcancen su máximo potencial en términos de habilidades de comunicación. 

Pueden manifestarse como la falta de deseo de alguien de participar en conversaciones o una falta de apertura mental. 

Paso 4: Aprende a gestionar la comunicación no verbal

Según la estadística popular citada a menudo, el 93% de la comunicación es no verbal, pero esta cifra también ha sido muy discutida entre los expertos y se ha demostrado que es una versión malinterpretada de las conclusiones del estudio original de Albert Mehrabian, un psicólogo famoso.

Aún así, la comunicación no verbal es un elemento importante de muchos procesos de comunicación. Pero es una forma de comunicación que a menudo pasamos por alto porque no es dominante. 

La comunicación no verbal suele acompañar a la comunicación verbal en persona. Para subrayar nuestras palabras, usamos:

• Expresiones faciales, 
• Gestos y 
• Movimientos corporales. 

Sin embargo, no toda la comunicación del lenguaje corporal es consciente. A veces la usamos para comunicar mensajes que no queremos transmitir. 

Además, nuestras expresiones faciales, gestos y movimientos corporales también pueden ser engañosos sin querer, o simplemente malinterpretados por otros.

Es por eso que la comunicación no verbal a menudo puede convertirse en una barrera para la comunicación efectiva. 

Por ejemplo, nuestro lenguaje corporal puede convertirse en una barrera de percepción: nuestras cejas levantadas pueden interponerse en el camino de lo que estamos tratando de comunicar con nuestras palabras. Además, la comunicación no verbal a menudo también puede ser una barrera cultural. La persona con la que nos estamos comunicando puede interpretar nuestro lenguaje no verbal de acuerdo con sus propias normas culturales, que no se alinean con lo que estamos tratando de transmitir.

La comunicación no verbal adecuada es un paso importante hacia la comunicación eficaz del equipo, y deberá hacer el esfuerzo de transmitir e interpretar correctamente el lenguaje no verbal.

Subpaso 1: Usar la comunicación no verbal a tu favor

Uno de los conceptos erróneos más grandes sobre el lenguaje no verbal es que es universal. Por ejemplo, la mayoría de los occidentales creen que ofrecer a sus compañeros de trabajo un firme apretón de manos es una señal de confianza. Sin embargo, en muchas culturas orientales, un apretón de manos firme puede parecer agresivo.  

Aún así, hay algunas señales no verbales que se entienden casi universalmente. Puedes usarlos a tu favor y convertirte en un mejor comunicador efectivo. 

Estos son algunos ejemplos de cómo puedes hacerlo:

• “Lee la sala” y actúa en consecuencia — no sonríes cuando el mensaje sea serio ni frunzas el ceño cuando participes en charlas informales con colegas.
• Mantén contacto visual frecuente con las personas con las que te comunicas.
• No cruces los brazos — evitarás parecer defensivo.
• Ajusta tu voz a un volumen agradable y cómodo.
• Evita demasiadas gesticulaciones — disminuirás las posibilidades de transmitir algo que no quieras.

Subpaso 2: Aprender a “leer” los mensajes no verbales de tus compañeros comunicadores 

Nuestra capacidad para decodificar correctamente el lenguaje no verbal es uno de los pilares de la habilidad de comunicación no verbal. literacy. Aunque la investigación sugiere que la decodificación de mensajes no verbales a menudo será deficiente sin el contexto proporcionado en la comunicación verbal, aún puedes utilizar el lenguaje corporal de tus compañeros comunicadores para asegurarte de que tu comunicación sea lo más efectiva posible.

Por supuesto, asegúrate de escuchar primero lo que dicen tus compañeros comunicadores.

Subpaso 3: Informarse sobre las normas no verbales de las culturas de tus compañeros de equipo

Si eres gerente, organiza capacitaciones interculturales sobre el tema.

Si eres un empleado, toma la iniciativa individual de aprender sobre el uso del lenguaje no verbal de otras culturas representadas en tu equipo.

Paso 5: Aprende a expresarte durante la comunicación

Aprender a expresarte en la comunicación es uno de los pasos más importantes para lograr una comunicación eficaz. 

Después de todo, para poder comunicarte correctamente, tendrás que ser capaz de expresar tus pensamientos, ideas, opiniones y creencias adecuadamente.

Subpaso 1: Decidir lo que quieres decir primero

Al participar en una conversación en el trabajo, es importante que no dés respuestas precipitadas. En su lugar, decide lo que quieres decir primero con:

• Hacer una pausa: esto te dará tiempo suficiente para pensar,
• Formular ideas y opiniones en tu mente antes de articularlas,
• Evaluar tanto el contexto como el contenido de lo que estás tratando de decir, y
• Ser consciente de con quién estás hablando y de qué, así como del impacto de tus palabras. 

Subpaso 2: No generalizar tus puntos

En su lugar, enriquécelos con la cantidad correcta de detalles, hechos y cifras; usa ejemplos y elementos visuales para ilustrar tus pensamientos e ideas.

Subpaso 3: Ser asertivo

Ser asertivo significa decir y hacer lo que uno quiere de manera clara y respetuosa, valorando sus pensamientos, necesidades y sentimientos, junto con los pensamientos, necesidades y sentimientos de los compañeros comunicadores. Las características fundamentales de la comunicación asertiva son:

• Reconocer tus valores — no solo atribuyas tus fracasos a fallas internas y tus éxitos a la suerte; sé objetivo acerca de tus contribuciones en su lugar.
• Conocer tus derechos — intenta comprender tus derechos y beneficios en el lugar de trabajo; entonces, insiste en ellos.
• Manejar tus límites — intenta comprender y respetar tus límites para manejar mejor el estrés y las expectativas.
• Antes de ser asertivo, practica ser asertivo — piensa en lo que quieres decir en una situación determinada y practica cómo lo dirás.
• Habla — durante las reuniones, las sesiones de lluvia de ideas o en cualquier momento en que sea apropiado hablar y tengas algo importante que decir, hazlo.

• Trata de mantenerte en el tema durante las discusiones — comienza poco a poco y haz que tu objetivo sea llegar al punto lo más rápido posible; usa detalles, hechos, ejemplos y elementos visuales que añaden, en lugar de distraer de tu esencia.
• Comunícate en el momento adecuado — si tienes una pregunta en una reunión, hazla de inmediato; si sabes que tus colegas estarán ocupados en un momento determinado, pregúntales cuándo podrán hablar contigo.

Paso 6: Aprende a escuchar activamente a los demás

Escuchar los pensamientos, ideas y opiniones de los demás con verdadero interés es tan importante para una comunicación efectiva como lo es contribuir. 

Lamentablemente, según Psychology Today, somos mucho peores oyentes de lo que pensamos: hasta el 96% de las personas piensan que son buenos oyentes, cuando en realidad tendemos a retener solo el 50% de lo que se dice justo después de decirlo. El porcentaje se reduce aún más con el tiempo.

En el libro que coescribió con Leonard A. Stevens, Are you Listening?, Ralph G. Nichols, profesor jubilado de la Universidad de Missouri, dice que la capacidad de prestar toda nuestra atención a los oradores disminuye a medida que envejecemos: 

“Si definimos al buen oyente como alguien que presta toda su atención al hablante, los niños de primer grado son los mejores oyentes de todos”.

Subpaso 1: Comprender por qué es importante escuchar activamente

Hablamos con Marilyn Shannon, autora del libro Quick Listening: The New Paradigm for Business and Personal Excellence sobre cuán vital es la escucha activa en un entorno profesional. 

Ella continúa diciendo que escuchar es la única forma en que las empresas pueden superar algunos de sus mayores obstáculos. 

Claramente, escuchar es esencial para una comunicación efectiva y el éxito en los negocios. Pero, ¿cómo podemos llegar a escuchar activamente?

Subpaso 2: Evitar los malos hábitos de escucha

Como se mencionó, incluso cuando somos conscientes de la importancia de la escucha activa, aún no lo hacemos. Nichols citó los 10 peores hábitos de escucha de las personas en los Estados Unidos. De acuerdo con estos hábitos, las personas no escuchan porque:

• Consideran el tema discutido poco interesante,
• Encuentran fallas en el orador (por ejemplo, una falta de entrega o apariencia),
• Se concentran en un argumento particular presentado por el orador y luego intentan encontrar contraargumentos para él,
• Se centran más en los hechos que en la idea subyacente,
• Tratan de resumir todo lo dicho, para que se pierdan la esencia,
• Prestan la atención falsa mientras sus mentes se distraen,
• Caen en las distracciones (por ejemplo, las distracciones que crean o toleran),
• Se concentran en la información que es fácil de entender y evitan los conceptos más difíciles,
• Dejan que las palabras emocionales los distraigan, y
• Confunden la diferencia entre la velocidad del pensamiento y la velocidad a la que la gente habla, es decir, el "poder del pensamiento".

Subpaso 3: Usar las 3 A de la escucha activa

Para evitar ser víctima de uno de los malos hábitos de escucha, podemos emplear las 3 A de la escucha activa:

• Actitud — tener una actitud positiva y ser de mente abierta nos hace más receptivos a lo que la gente tiene que decir.
• Atención — prestar total atención a la comunicación tanto verbal como no verbal de las personas con las que nos comunicamos nos hace comprender su mensaje completo.
• Ajuste — seguir lo que se nos dice sin hacer suposiciones y ajustar nuestra respuesta de acuerdo con eso mejora la eficacia de la comunicación.

Aunque estas 3 A de la comunicación activa son útiles, también lo abarcan todo. Entonces, aquí hay algunos consejos más específicos sobre cómo escuchar activamente a los demás:

• Está abierto a nueva información: empieza cada diálogo con la intención de aprender algo nuevo.
• Sé paciente cuando escuches a otras personas: no las interrumpas solo porque crees que tienes algo importante que decir.
• Sé neutral y no juzgues cuando respondas: no busques activamente problemas en las ideas, creencias y opiniones de otras personas.
• Proporciona el feedback no verbal correcto mientras escuchas: por ejemplo, sonríe, mantén el contacto visual y asienta con la cabeza.
• Haz las preguntas correctas en el momento adecuado: tanto preguntas abiertas como cerradas Sí/No.
• Anima al orador con frases seleccionadas y comentarios positivos: por ejemplo, "Cuéntame más sobre...", "Y esto funcionaría porque...", etc.
• Reflexiona sobre lo que se dijo y resume los puntos principales del orador: de esta manera, te asegurarás de que comprendas lo que se dice.
• Pide aclaraciones cuando sea necesario: para aumentar la cantidad de información que comprendes.

Paso 7: Evita suposiciones

Como se mencionó antes, no hacer suposiciones es uno de los aspectos clave de la escucha activa y, por lo tanto, de una comunicación efectiva. Esto se debe a que las suposiciones pueden llevar rápidamente la comunicación al punto de ruptura. 

Asumir que tenemos mayor conocimiento o experiencia o que otros están de acuerdo o en desacuerdo con nosotros puede generar malentendidos e incluso conflictos.

Subpaso 1: Evaluar tus creencias actuales

Piensa en lo siguiente: ¿Estás basando tus suposiciones en experiencias/conocimientos pasados, una opinión personal o simplemente emociones? 

Basar tus suposiciones en experiencias/conocimientos pasados puede tener sus raíces en la realidad, pero basarlas en una opinión personal o en una intuición no te brinda la credibilidad que necesitas.

Subpaso 2: Hacer las preguntas correctas

Pregunta por detalles adicionales sobre las opiniones e ideas que sospechas que son defectuosas; tal vez las respuestas te den la imagen completa que te estás perdiendo actualmente.

Subpaso 3: Ver el asunto desde diferentes perspectivas

Pregunta a las personas por sus interpretaciones de una opinión o idea controvertida; tal vez puedan brindarte una mejor visión general de los puntos que consideras controvertidos e incluso alentarte a cambiar de opinión.

Subpaso 4: Ser específico

Al organizar puntos de encuentro o tomar decisiones, tenga claro dónde, cuándo, quién y cómo. Esto asegurará que no haya malentendidos entre tú y otros miembros del equipo. Además, evitarás que otros hagan suposiciones.

Paso 8: Trabaja activamente en la resolución de conflictos

Los conflictos en el lugar de trabajo son aparentemente inevitables. 

En 2008, un informe titulado Workplace Conflict and How Businesses Can Harness It to Thrive indicó que el 29% de los empleados informan que los conflictos son algo habitual para ellos. 

Si te preguntas si las cosas han mejorado desde entonces, no es así. El informe de 2022 muestra que ese número ha aumentado al 36%. 

Otras ideas interesantes que el estudio tuvo para ofrecer fueron las siguientes:

• La primera causa de conflicto en el trabajo fue la mala comunicación, 
• El 25% de las personas considera que sus jefes no supieron o no saben manejar adecuadamente los conflictos, y
• Cuanto más tiempo pasa alguien lidiando con conflictos en el trabajo, menos satisfecho está con su trabajo. 

La satisfacción laboral es vital para la retención de empleados y el éxito empresarial. Por lo tanto, evitar, disminuir o resolver conflictos parece lo más inteligente. 

Para resolver conflictos de manera efectiva, deberás:

• Hablar con la otra persona: asegúrate de que sea en un momento y lugar convenientes.
• Identificar y resumir los puntos en los que estás de acuerdo y en los que no estás de acuerdo: esta táctica es un excelente punto de partida.
• Concentrar los comentarios negativos en el comportamiento o los eventos, en lugar de en la personalidad de alguien.
• Escuchar lo que la otra persona tiene que decir, en lugar de pensar en tus contraargumentos.
• Si no estás de acuerdo con ciertos puntos, hablar sobre ellos, hasta que llegues a un compromiso.
• Concentrarse primero en un área prioritaria de conflicto, para asegurarte de que la mayor parte de tu tiempo y energía se dedique a resolverlos antes de pasar a asuntos de menor prioridad.
• Manejar todas las preguntas: pregunta todo lo que quieras saber y está disponible para responder preguntas.
• Mantener una actitud de colaboración a lo largo de la discusión: esto evitará que el conflicto se intensifique aún más.
• Planificar para el futuro: organiza reuniones adicionales sobre los puntos controvertidos, si es necesario.

Paso 9: Gestiona los canales de comunicación de forma eficaz

En un entorno empresarial, un canal de comunicación representa la manera en que la gente se comunica. 

Incluyen:

• Soluciones de hardware — tales como teléfonos móviles, fax, y 
• Soluciones de software — tales como aplicaciones de comunicación en equipo o herramientas de gestión de tiempo.

Las soluciones de software son un elemento crucial en la vida laboral de los equipos remotos e híbridos que no pueden comunicarse en tiempo real y/o en persona debido a restricciones de tiempo y/o distancia (por ejemplo, diferentes zonas horarias y/o continentes).

En línea con eso, un paso vital hacia una comunicación efectiva es aprender a administrar los canales de comunicación.

Para administrar los canales de comunicación de manera efectiva, deberás:

• Pensar en tu flujo de trabajo,
• Elegir un canal de comunicación y
• Enseñar y capacitar a tu equipo sobre cómo usarlo.

Subpaso 1: Pensar en tus flujos de trabajo

Antes de tomar una decisión, debes considerar tu flujo de trabajo. ¿Qué tipo de canales de comunicación te convienen más? Para responder a esa pregunta, considera lo siguiente:  

• Los canales tradicionales de comunicación, como los teléfonos, son excelentes para obtener comentarios instantáneos.
• Las versiones internas de ciertos sistemas públicos, como los podcasts internos, son excelentes para la creación de cultura.
• Los canales de comunicación especializados, como las herramientas de gestión de proyectos, son excelentes para comunicar los detalles del proyecto.
• Las soluciones integrales, como el software de colaboración en equipo, son excelentes para la mensajería instantánea y las discusiones temáticas.

Subpaso 2: Elegir un canal de comunicación

Para reducir aún más tus opciones, responde a las siguientes preguntas:

• ¿Tus mensajes son en su mayoría formales o informales?
• ¿La mayor parte de tu información debe ser fácil de consultar?
• ¿La mayor parte de tu información es confidencial o delicada? 
• ¿La mayor parte de tu información es sensible al tiempo o urgente?
• ¿La mayor parte de tu información es general o específica?
• ¿Tiendes a comunicarte con un grupo o individuos?
• ¿Los individuos y grupos con los que te comunicas son tus compañeros? ¿O están en un nivel jerárquico superior al tuyo?
• ¿Tu comunicación tiende a requerir una respuesta rápida? 
• ¿Cuándo suele ocurrir la comunicación? (por ejemplo, reuniones individuales, reuniones de equipo, reuniones de empresa, etc.)
• ¿Qué tipo de comunicación practicas más? (por ejemplo, escrita, verbal, visual, etc.)

Subpaso 3: Enseñar y capacitar a otros sobre cómo usar los canales de comunicación seleccionados

Escoger el canal de comunicación es el primer paso de la implementación. Lo siguiente es comenzar a utilizar el medio de comunicación elegido. Para hacer eso, tienes que enseñar y capacitar a otros sobre cómo usarlo. 

Los conceptos básicos y los puntos más finos se pueden explicar a través de:

• Formación en grupo,
• Documentación oficial, y
• Páginas de ayuda en el sitio web de la aplicación. .

Paso 10: Sé un comunicador atento

La alta capacidad de respuesta es un componente crucial en la comunicación efectiva del equipo porque ayuda a los compañeros de equipo a resolver problemas y tomar decisiones más rápido, además de ahorrar tiempo en general. 

Por ejemplo, el 75% de los correos electrónicos se abren en la primera hora y el 42% de los correos electrónicos se responden durante este tiempo, según las estadísticas de Yesware. 

Eso es, por supuesto, solo si se envían entre las 9 a.m. y las 12 p.m. Si envías un correo electrónico después de las 7 p.m., que es el peor momento para enviar un correo electrónico, es probable que no recibas una respuesta rápida. Sin embargo, recibirás una respuesta dentro de un día: el 98% de los correos electrónicos se abren dentro del primer día y el 95% recibe respuestas durante este tiempo. 

Otro estudio muestra que el 52% de las personas responde a los correos electrónicos relacionados con el trabajo dentro de las 12 y 24 horas, pero hasta el 60% de las personas afirma que puede esperar 2 días para responder a un correo electrónico.

En cualquier caso, esperar entre 1 hora y 2 días para recibir respuestas por correo electrónico puede perjudicar tu productividad. Después de todo, obtener una respuesta a tu pregunta en 5 minutos te ayudará a ponerte al día con el trabajo mucho más rápido que si necesitas esperar horas o días. 

Por lo tanto, es importante que emplees una solución de comunicación adecuada dentro de tu equipo y más allá, como una aplicación de mensajería comercial.

Echemos un vistazo a cómo puedes convertirte en un comunicador más receptivo.

Subpaso 1: Estar atento a los canales de comunicación durante las horas de trabajo

Si eres alguien que no puede soportar el sonido de las notificaciones, al menos revisa tus canales oficiales de comunicación regularmente para ver si alguno de tus compañeros de trabajo necesita algo. Alternativamente, personaliza la configuración de notificaciones de una manera que funcione para ti y solo recibe notificaciones cuando algo sea importante.

Subpaso 2: Informar a tus compañeros de equipo cuándo podrás comunicarte

Si estás trabajando en un equipo remoto o híbrido, haz públicas tus horas de trabajo (preferiblemente, con una indicación de cómo se comparan tus horas de trabajo con la hora del meridiano de Greenwich, si tu equipo opera en varias zonas horarias diferentes). 

Además, si estás haciendo un trabajo profundo, también puedes configurar tu estado como no disponible u ocupado, para que tus compañeros de trabajo sepan que estás ocupado en algo importante y que no deben molestarte. 

Subpaso 3: Informar al equipo con anticipación cuándo no podrás comunicarte

Si sabes que no estarás disponible para hablar o responder preguntas en un momento determinado, notifica a tus colegas y gerentes, con especial énfasis en el momento en que estarás disponible nuevamente.

Paso 11: Perfecciona tus habilidades de escritura

La comunicación escrita se destaca como una forma dominante de comunicación en el lugar de trabajo, junto con la comunicación verbal; después de todo, la mayoría de nosotros optará por invitar a un compañero de equipo a charlar en persona o escribirle un mensaje. 

De acuerdo con esto, otro paso crucial en el camino hacia una comunicación eficaz en equipo incluye el perfeccionamiento de tus habilidades de escritura. 

Marvin H. Swift, Profesor Asociado de Comunicación en el Instituto General Motors, dijo una vez que “La escritura clara significa un pensamiento claro”.  Según él y otros expertos en el campo de la comunicación, ser metódico con tus habilidades de escritura puede mejorar en gran medida la eficacia de la comunicación en equipo.

Subpaso 1: Planificar lo que quieres decir

Al igual que al hablar, debes pensar antes de escribir algo. Para que la escritura sea más efectiva, considera lo que quieres decir y luego recuerda las 7 C de la comunicación: sé claro, concreto, conciso, coherente, seguro, correcto y cortés.

La concisión es de especial importancia aquí, ya que no querrás perder el tiempo escribiendo algo redundante o innecesario.

Subpaso 2: Identificar tus puntos problemáticos y trabajar en ellos

Si escribir no es tu punto fuerte, evalúalo e identifica tus puntos débiles. Para algunos puede ser la gramática, para otros puede ser el vocabulario, la puntuación o incluso la falta de emojis. Tienes que averiguar qué es y luego trabajar conscientemente en ello.

Subpaso 3: Ser directo 

Siempre comienza con tu punto/argumento principal y añade los detalles más adelante. Bryan Garner, autor de The HBR Guide to Better Business Writing, dice que un problema y sus soluciones propuestas siempre deben resumirse primero, en “no más de 150 palabras”.

Subpaso 4: Evitar el exceso de palabras

Bryan Garner también señala el problema de la palabrerío: “En el momento en que los lectores sienten que un escrito es detallado, comienzan a desconectarse.” 

Entonces, en lugar de ser verboso, te proponemos:

• Reemplaza las palabras repetitivas con pronombres,
• Reemplaza los sustantivos con verbos de acción (por ejemplo, escribe “proteger” en lugar de “brindar protección”),
• Construye oraciones claras, concisas y de sintaxis sencilla,
• Evita paráfrasis y palabras de significado muy general, como elemento, tema, factor, etc.,

Subpaso 5: Evitar las palabras de moda

Estas palabras y frases se han usado en exceso hasta el punto de perder cualquier significado real. Garner propone que la mejor manera de evitar las molestas palabras de moda corporativas es escribir una "lista negra de palabras de moda".

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Aquí hay algunos otros consejos que te ayudarán a perfeccionar tus habilidades de escritura:

• Lee antes de presionar "enviar": antes de enviar un mensaje instantáneo o un correo electrónico, revísalos en cuanto a gramática, precisión y claridad.
• Ten cuidado con el formato — transmitirás mejor tus puntos si usas viñetas que si escribes bloques de texto incomprensibles.

Paso 12: Adáptate a la situación de comunicación

La adaptación es uno de los pilares de la escucha activa. Sin embargo, también es crucial para una comunicación efectiva en los equipos en general. 

La forma en que se desarrollará un proceso de comunicación tiende a depender de la situación de comunicación en la que te encuentres. 

Para determinar eso, hazte las siguientes preguntas:

• ¿La situación es formal o informal?
• ¿Estás en una reunión? 
• ¿Estás proporcionando feedback? 
• ¿Estás aceptando feedback? 
• ¿Estás dando una presentación?
• ¿Estás escuchando una presentación?
• ¿Estás entrevistando a un candidato potencial para el trabajo? 
• ¿Estás atrapado en un conflicto?

Otro elemento importante en una situación de comunicación que dicta cómo debes comportarte y responder son las personas con las que te estás comunicando: actuarás de manera diferente dependiendo de si te estás comunicando con compañeros, superiores o clientes.

Para adaptarte a alguna situación de comunicación, deberás:

• Reconocer la formalidad de la situación: si una situación es formal o informal (que, de nuevo, puede depender de si estás hablando con un compañero, un superior o un cliente) determinará la formalidad de tu discurso o escritura.
• Seguir la etiqueta de la situación: las reuniones, las sesiones de feedback y las presentaciones tienen su etiqueta.

Además, comprender el trasfondo de una situación de comunicación mediante el análisis de modelos específicos de comunicación es otro paso crucial para aprender a adaptarse a diferentes situaciones de comunicación en el lugar de trabajo.

Subpaso 1: Seguir la etiqueta de la reunión

Las reuniones de negocios tienen una etiqueta específica que debes seguir. Incluso si la reunión es informal, es mejor seguir estas reglas:

• Sé puntual,
• Habla lo suficientemente alto cuando sea tu momento de hablar,
• Escucha activamente a los demás cuando sea su momento de hablar, y
• Contribuye con información significativa cuando puedas.

Subpaso 2: Seguir la etiqueta para proporcionar feedback

El feedback constructivo es vital para cualquier equipo pero, sin embargo, los gerentes a menudo son reacios a darlo. Eso no es sorprendente, dado que solo el 14,5% de los gerentes se sienten seguros de sus habilidades para dar feedback.

Por otro lado, a los empleados les encanta recibir feedback. De acuerdo con Harvard Business Review, el 72% de los empleados informan que se desempeñarían mejor si recibieran feedback, incluso si ese feedback fuera negativo (o correctivo). 

Dar feedback (y recibirlo) es, por lo tanto, vital. Pero antes de hacerlo, asegúrate de seguir estas reglas:

• Pide el permiso para dar feedback,
• Basa la feedback negativo en el comportamiento y no en la persona,
• Explica el impacto del comportamiento negativo,
• Discute un tema a la vez, y
• Sugiere pasos concretos para mejorar.

Subpaso 3: Seguir la etiqueta para aceptar feedback

Como se mencionó, a los empleados les encantan los feedbacks. Pero, no todos saben cómo aceptarlos. Si estás luchando con eso, ten en cuenta lo siguiente:

• Escucha atentamente.
• Reconoce las buenas intenciones,
• Solicita sugerencias adicionales sobre cómo mejorar,
• Resume los comentarios y
• Sé amable con el proveedor de feedback.

Subpaso 4: Seguir la etiqueta de presentación para los oradores

Presentar tus ideas y soluciones a tu equipo o empleador suele ser una tarea estresante. Sin embargo, las presentaciones son una parte estándar del día de prácticamente cualquier trabajador, por lo que es vital que estés preparado para ellas. 

Aquí hay algunos consejos para presentar:

• Llega antes para preparar todo.
• Al final de la presentación, agradece a la audiencia por escuchar.
• No te pongas a la defensiva cuando llegue el momento de las preguntas: en su lugar, responde las preguntas con paciencia utilizando hechos, cifras, ejemplos y cualquier otra cosa que respalde tus afirmaciones.
• Sé consciente de tu comunicación no verbal: no gesticules demasiado para evitar distraer a la audiencia.
• Utiliza tus ayudas visuales con cuidado: no más de 5 a 6 viñetas por diapositiva de presentación. Si puedes usar un ejemplo o una imagen para ilustrar un punto, aún mejor.

Subpaso 5: Seguir la etiqueta de presentación para la audiencia

Ser un miembro reflexivo y respetuoso de una audiencia también es una parte vital de la comunicación efectiva. Aquí hay algunas reglas que puedes seguir para lograrlo:

• No hables, a menos que te pidan que participes,
• No interrumpas a los oradores: en su lugar, haz preguntas durante el turno de preguntas,
• Apaga tu teléfono y
• Escucha atentamente.

Paso 13: Sigue los cuatro pasos de la comunicación no violenta (CNV)

Los cuatro pasos de la CNV (CNV significa Comunicación No Violenta pero la abreviatura también suele referirse a Comunicación compasiva) te ayudan a usar conscientemente las palabras para expresar lo que quieres. 

El concepto, desarrollado por el doctor Marshall Rosenberg, incluye los siguientes pasos:

• Observar sin juzgar,
• Expresar las emociones,
• Expresar las necesidades,
• Expresar las solicitudes.

En un ambiente empresarial, estos pasos ayudan a aumentar las posibilidades de establecer un entendimiento mutuo con los compañeros de equipo. 

También ayudan a los equipos a realizar las siguientes mejoras:

• Aumentar las habilidades de comunicación en general,
• Mejorar el conocimiento de sí mismos,
• Aumentar sus habilidades de gestión,
• Fortalecer las relaciones interpersonales,
• Resolver los conflictos más fácil y rápidamente,
• Reaccionar adecuadamente ante los imprevistos,
• Ocuparse de las necesidades personales, teniendo en cuenta las necesidades de los demás, y
• Influir positivamente en el conjunto de la organización.

Ahora, veamos cómo se ve la comunicación noviolenta en la práctica.

Subpaso 1: Observar

Empieza con el paso de las observaciones: observa lo que escuchas o ves sin evaluar ni juzgar. Al hacerlo, agregarás datos objetivos a tus opiniones.

Subpaso 2: Expresar tus emociones

Sigue al paso de los sentimientos y expresa tus emociones de una manera adecuada para un entorno empresarial. Al hacerlo, disminuirás las posibilidades de que tus emociones reprimidas y tus opiniones reprimidas estallen inesperadamente.

Subpaso 3: Expresar tus necesidades

Avanza con el paso de las necesidades y expresa tus verdaderas necesidades directamente si quieres que se cumplan. Al hacerlo, evita sonar demasiado crítico con las personas (en lugar de expresar necesidades indirectamente, a través de juicios, evaluaciones y opiniones sin fundamento).

Subpaso 4: Expresar tus solicitudes

Termina con el paso de solicitudes, pero evita declaraciones vagas, abstractas o ambiguas. En su lugar, utiliza un lenguaje concreto y positivo. Al hacerlo, parecerás más orientado a la acción.

Este es un ejemplo de comunicación no violenta realizada en Pumble, una aplicación de comunicación empresarial.

Consejos adicionales para una comunicación efectiva

En general, seguir los 13 pasos que presentamos te asegurará mantener una comunicación efectiva en el lugar de trabajo. Sin embargo, si estás buscando comunicarte mejor o necesitas más estrategias para una comunicación efectiva, tenemos algunos consejos adicionales para ti.

Consejo 1: Sé paciente

La comunicación ineficaz puede ser frustrante, por lo que nuestro primer consejo es tener paciencia. La paciencia es algo que Kordestani también destaca como importante.

Consejo 2: Cultiva la conciencia de sí mismo

Si constantemente estás chocando contra una pared en lo que respecta a la comunicación del equipo, Giordano sugiere un poco de retrospección.

Por lo tanto, ser consciente de tus propias deficiencias en lo que respecta a las habilidades de comunicación puede ayudarte a comprender mejor en qué necesitas trabajar.

Consejo 3: Comprueba tus métodos actuales

Una vez que sepas qué habilidades necesitas trabajar individualmente, te sugerimos que eches un vistazo a la comunicación de tu equipo en general. Comprobar tus métodos de comunicación actuales significa asegurarte de que todos los miembros del equipo, así como el liderazgo del equipo, tengan como meta una comunicación efectiva. 

Consejo 4: Practica la empatía

Finalmente, recuerda que la comunicación efectiva es más que simplemente transmitir un mensaje o intercambiar información. En cambio, se trata de conectarse con las personas con las que te estás comunicando, crear vínculos con ellos y fomentar una cultura de trabajo positiva. 

Kordestani está de acuerdo en que esto es vital y añade que también es por eso que debes practicar la empatía al comunicarte. 

Haz que tu equipo sea más efectivo con Pumble

La mala comunicación puede costarte a ti y a tu empresa dinero y la lealtad de excelentes empleados. Aunque la comunicación es la habilidad social más buscada, no muchos de nosotros sabemos cómo comunicarnos de manera efectiva en el lugar de trabajo.

¡Afortunadamente, Pumble lo hace fácil!

Con Pumble, tu equipo podrá:

• Comunicarse en tiempo real y de forma asincrónica,
• Optimizar la comunicación y la colaboración gracias a canales dedicados y grupos,
• Compartir conocimientos, archivos y dar acceso a invitados a terceros,
• Tener acceso a un historial de mensajes ilimitado, y
• Hablar en persona mediante llamadas de voz y llamadas de voz.

Como resultado, establecerás una comunicación efectiva en tu equipo, lo que te ayudará a construir, mantener y disfrutar de un mejor trabajo en equipo.

Ve lo que Pumble puede hacer por tu equipo: ¡Crea una cuenta en Pumble gratuita hoy!

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