O que é comunicação em equipe e por que ela é importante

Dostoiévski disse uma vez: “Muita infelicidade veio ao mundo por causa de confusões e coisas não ditas”. Porém, a falta de comunicação pode trazer muito mais do que um simples momento de infelicidade.

Embora Dostoiévski (provavelmente) não tivesse comunicação em equipe em mente quando ele escreveu sua famosa citação acima, falta de comunicação ou má comunicação pode levar a um colapso total da equipe. 

A comunicação é importante porque quando os membros da equipe não se comunicam bem durante o trabalho conjunto, eles não conseguem colaborar sucessivamente. 

Neste guia, vamos entrar em detalhes sobre a comunicação de equipe e sua importância, e abordaremos tópicos como:

• A definição básica de comunicação em equipe,
• Os benefícios de uma boa comunicação em equipe,
• Como a má comunicação afeta uma equipe e
• Exemplos de boa comunicação.

Também compartilharemos algumas informações de especialistas e dicas sobre como se comunicar de maneira eficaz em equipe. 

Vamos dar uma olhada!

O que é comunicação em equipe?

De acordo com o site Recursos Humanos do MIT, um equipe é um grupo “deliberadamente e cuidadosamente formado para atender às necessidades de trabalho que não podem ser atendidas de forma tão eficaz por um indivíduo ou grupo de indivíduos”. Enquanto isso, o mesmo site define o trabalho em equipe como “um compromisso compartilhado tanto com o processo da equipe (como a equipe trabalha em conjunto) quanto com seu produto (que trabalho a equipe realizou).

Para realizar o trabalho em equipe, os indivíduos que trabalham precisam trabalhar de forma independente, mas também se reunir regularmente para:

• Tomar decisões,
• Realizar discussões,
• Planejar o trabalho futuro e
• Resolver problemas. 

Para realizar essas ações, a equipe precisa se comunicar de forma regular e eficaz. 

A comunicação da equipe representa todas as interações e trocas de informações que ocorrem em uma equipe. Isso inclui vários itens:

• Tipos de comunicação (por exemplo, interações verbais, não verbais, escritas ou visuais),
• Situações de comunicação (por exemplo, conversas individuais, entrevistas de emprego ou reuniões),
• Estilos de comunicação (por exemplo, formas de comunicação agressivas, passivas ou assertivas), 
• Canais de comunicação (por exemplo, chamadas telefônicas, mensagens diretas em aplicativos de comunicação de equipe ou e-mails), e
• Modelos de comunicação (por exemplo, comunicação unidirecional, bidirecional e bidirecional complexa).

Em sua essência, a comunicação em equipe é uma transferência de informações. Porém, para termos uma comunicação eficaz numa equipe, precisamos transmitir a informação com sucesso, ou seja, a pessoa que partilha a informação deve transmiti-la de forma adequada, e a pessoa ou grupo que recebe a informação deve interpretá-la de forma adequada. 

Como a comunicação em equipe está relacionada ao trabalho em equipe?

A comunicação é um elemento crucial para estabelecer um bom trabalho em equipe no espaço de trabalho. 

O fluxo de novas ideias, o reconhecimento pelos seus esforços até agora, o feedback que o inspira a melhorar ainda mais ou, em essência, todos os benefícios que advêm do trabalho em equipe, exigem uma comunicação constante e adequada.

Discutimos esse assunto com o Dr. Raffaello Antonino, professor de aconselhamento psicológico, que concorda que a comunicação em equipe influencia todos os aspectos do trabalho em equipe.

O especialista em comunicação e relações públicas, Jake Ciccarelli, concorda e acrescenta que existem 3 pontos principais na relação entre comunicação e trabalho em equipe. 

O impacto do trabalho em equipe

Conforme determinado, a comunicação empresarial eficaz é de extrema importância porque depende do trabalho em equipe, e o trabalho em equipe traz inúmeros benefícios. Trabalho em equipe:

• Gera grandes ideias — De acordo com John J. Murphy, autor de “Pulling Together: 10 Rules for High-Performance Teamwork”, podemos admirar “gênios solitários”, mas cada nome famoso cujas invenções e habilidades elogiamos hoje tinha um grupo de pessoas por trás deles que tornaram tudo possível até certo ponto.
• Incentiva a tomada de riscos saudáveis — Trabalhar em equipe permite que os indivíduos compartilhem responsabilidades com seus colegas e, em seguida, os incentiva a assumir alguns riscos saudáveis. Isto é benéfico tanto para os colaboradores (uma vez que os ajuda a serem vistos de uma forma mais favorável) como para as organizações (uma vez que permite aos trabalhadores fornecer novas soluções para velhos problemas).
• Torna os indivíduos mais felizes (e mais bem-sucedidos) — a pesquisa da Atlassian relata que o feedback honesto, o respeito mútuo e a abertura pessoal (que são partes integrantes de um bom trabalho em equipe) ajudam os membros da equipe a ter 80% mais probabilidade de relatar um alto bem-estar emocional e 60% mais probabilidade de relatar um alto bem-estar emocional, maior probabilidade de realizar mais e realizar o trabalho mais rapidamente.  
• Ajuda os membros da equipe a crescerem como indivíduos — O trabalho em equipe pode ajudar os indivíduos a compreender seus pontos fracos e então trabalhar para melhorá-los. Além disso, trabalhar em equipe significa ter um espaço seguro para crescer ao mesmo tempo que conta com o apoio dos demais colegas (por meio de delegação, feedback, etc.).
• Diminui as chances de esgotamento — De acordo com um estudo da Edelman Data and Intelligence, 50% dos funcionários e 53% dos gestores já experimentaram pelo menos algum nível de esgotamento. O esgotamento está ligado ao estresse de ter muito trabalho para fazer e não ter tempo e recursos suficientes para fazê-lo. O trabalho em equipe pode aliviar esse tipo de estresse, pois as equipes compartilham o cargo.

Por que a comunicação é importante no trabalho em equipe? (ou os benefícios da comunicação eficaz na equipe)

O trabalho em equipe e a comunicação estão interligados e dependem um do outro. Um estudo realizado sobre o trabalho e a tomada de decisão em equipe mostrou que as equipes tendem a chegar a uma conclusão por meio da troca de argumentos e da comunicação, o que leva a um melhor desempenho do grupo.

Um melhor desempenho do grupo é um dos benefícios mais importantes da comunicação da equipe. Outros benefícios são:

• Melhor entendimento,
• Colaboração mais fácil,
• Maior produtividade,
• Maior criatividade,
• Maior facilidade para resolução de problemas e
• Menor probabilidade de conflito. 

No entanto, a lista não termina aí. Aqui estão todos os benefícios de uma boa comunicação em equipe, destacando por que você deve segui-la em prol do bom trabalho em equipe.

Benefício #1: Uma boa comunicação em equipe promove a compreensão

Uma boa comunicação pode ajudá-lo a evitar mal-entendidos e falhas de comunicação no trabalho. Infelizmente, a falta de comunicação é algo que ocorre com frequência. 

De acordo com o estudo realizado pela Interact e apresentado pela Harvard Business Review, as many até 57% dos funcionários relatam não receber instruções claras para o seu trabalho. Além disso, 69% dos gestores relatam que se sentem desconfortáveis ​​ao comunicar com os colaboradores, enquanto 37% dizem que não se sentem confortáveis ​​em dar feedback. 

Outro estudo relata que apenas cerca de 14% dos gerentes estão confiantes nas suas capacidades quando se trata de fornecer feedback. Às vezes, isso pode ser prejudicial à produtividade e à satisfação dos funcionários, já que 72% dos funcionários dizem que teriam um desempenho melhor se recebessem feedback (mesmo que seja feedback negativo).

Comunicar claramente as intenções e fornecer feedback aos seus colegas de equipe ou funcionários é crucial para o sucesso porque proporciona compreensão. Colegas de equipe e gerentes que se comunicam têm maior probabilidade de se entenderem e superarem uma série de obstáculos em seu trabalho. 

Se você for claro, conciso e preciso, mas também atento ao conversar com alguém, aumentará as chances de compreensão do que está sendo comunicado, para ambas as partes.

Benefício #2: Uma boa comunicação em equipe leva a uma boa colaboração

Embora muitas pessoas os considerem iguais, o ttrabalho em equipe e a colaboração são diferenciados. As principais diferenças entre trabalho em equipe e colaboração são:

• A diversidade de habilidades (o trabalho em equipe requer um grupo de pessoas com habilidades semelhantes, enquanto a colaboração requer um grupo mais diversificado de especialistas), e
• O desejo de criar (o trabalho em equipe é baseado em acordos para alcançar um objetivo comum, enquanto a colaboração prospera na incerteza e na esperança de criar algo novo).

Apesar das diferenças, o trabalho em equipe e a colaboração estão interligados, e o trabalho em equipe depende muito da colaboração. E embora seja esse o caso, estudos, como o realizado pela Queens University of Charlotte, mostram que até 39% dos funcionários acreditam que as pessoas com quem trabalham não são suficientemente colaborativas.

Colaboração e comunicação eficaz andam de mãos dadas e ajudam a construir um fluxo de trabalho eficaz. As equipes que se comunicam claramente durante o trabalho conjunto conseguem colaborar melhor. Em troca, compartilham o cargo, o que diminui os níveis de estresse na equipe e minimiza as chances de esgotamento individual. 

Como resultado, os processos de negócios funcionam sem problemas e todos os obstáculos são percebidos e resolvidos em tempo hábil.

Benefício #3: Uma boa comunicação em equipe aumenta a produtividade

Todas as equipes buscam produtividade. Porém, a produtividade só é possível se todos entenderem: 

• Seus papéis em uma equipe, 
• Os papéis de seus companheiros de equipe e 
• As expectativas para o seu trabalho.

“Que tarefa devo fazer primeiro?”

“Que recursos terei para trabalhar nesta tarefa?”

“Qual é o meu prazo?”

As respostas a essas e outras perguntas semelhantes trazem clareza, e a clareza só surge quando investimos esforço na comunicação. Como resultado direto, todos podem se concentrar completamente no desempenho de suas funções e no cumprimento dos objetivos comuns da equipe.

Um estudo apresentado nas Estatísticas de Comunicação no Local de Trabalho do Pumble mostra que os funcionários que se sentem incluídos na comunicação no local de trabalho e recebem informações mais detalhadas têm 5 vezes mais probabilidade de relatar níveis mais elevados de produtividade. Estes aumentos de produtividade auto-relatados são confirmados por outros estudos que mostram que 72% dos líderes empresariais partilham a crença de que a comunicação eficaz tem um impacto direto na produtividade dos funcionários. 

Além disso, uma boa comunicação e uma melhor produtividade também estão indiretamente ligadas. Ao se comunicar com mais frequência você diminui a possibilidade de mal-entendidos, o que te ajuda a trabalhar com mais rapidez e qualidade. 

Benefício #4: Uma boa comunicação em equipe aumenta a motivação

Os funcionários que não estão “a par” do que está acontecendo no seu local de trabalho são naturalmente menos propensos a se sentirem envolvidos e, portanto, menos motivados a contribuir de alguma forma. 

No entanto, e ainda mais importante, os funcionários que não recebem informações sobre o que se espera deles devido à falta de comunicação simplesmente não se sentirão motivados para realizar as suas tarefas. 

É claro que a motivação dos colaboradores depende de vários fatores, e comunicar as suas tarefas e obrigações de forma clara é apenas um desses fatores. A comunicação em geral também é importante. 

Na verdade, todas as formas de comunicação podem afetar a motivação dos funcionários, começando com uma simples pergunta: “Como vai você?” vinda de um superior até críticas construtivas cuidadosamente pensadas na forma de uma revisão. 

A comunicação frequente, clara e atenciosa az com que os colaboradores se sintam valorizados, incluídos e parte da equipe, o que, por sua vez os deixa mais motivados. Numerosos estudos mostram que isso é verdade na prática. Por exemplo, um estudo apresentado na Trade Press Services afirma que mais de 85% dos funcionários se sentem motivados quando recebem atualizações regulares da alta administração.

Benefício #5: Uma boa comunicação em equipe aumenta a criatividade 

Costuma-se dizer que duas mentes pensam melhor que uma. Além disso, de acordo com outro artigo publicado pela Harvard Business Review, a comunicação que ocorre entre os membros da equipe (ou seja, comunicação interna) e a comunicação que ocorre quando pessoas de fora da sua equipe (ou seja, comunicação externa) promovem a criatividade, pois permitem que você aprenda com os outros e trabalhe com um conjunto mais amplo de informações.

Assim, uma vez que você tenha uma ideia específica, é uma boa prática usar a comunicação bidirecional para discuti-la com outras pessoas. Outros podem partilhar o seu conhecimento e experiência sobre o tema e contribuir para a sua ideia original com as suas próprias sugestões e soluções alternativas. 

Como resultado de tais sessões de “brainstorming” possibilitadas através de uma comunicação transparente, as equipes aumentarão o potencial criativo das ideias individuais dos colegas e, talvez, construirão ou criarão novas soluções que retenham valor do ponto de vista de diferentes perspetivas. 

Benefício #6: Uma boa comunicação da equipe impulsiona a inovação

Uma das principais diferenças entre inovação e invenção é que a inovação não pode acontecer sem trabalho em equipe. Para inovar algo, você deve trabalhar em grupo, receber feedback de outras pessoas e trabalhar em suas ideias.

A inovação acontece com mais frequência em diversas equipes multifuncionais que se comunicam bem. Além disso, é necessária uma troca de ideias transparente e aberta para que a inovação aconteça. Uma vez que existe uma equipe com mentalidades isoladas a inovação se torna impossível. 

Assim, melhorar a comunicação e incentivar os membros da equipe a se comunicarem de forma mais aberta e livre aumenta as chances de inovação.  

Benefício #7: Uma boa comunicação em equipe ajuda você a aceitar mudanças com mais facilidade

De acordo com um artigo da Forbes sobre como gestores e funcionários percebem a mudança que cita uma avaliação de 10 perguntas chamada “Qual é o seu estilo de Gestão de Mudanças”, até 45% dos profissionais da linha de frente preferem manter o status quo.

No entanto, o mundo dos negócios e o mercado estão em constante mudança. 

Ao incentivar as táticas e estratégias de uma boa comunicação, você aliviará os efeitos negativos que as pessoas possam associar às mudanças, conscientizando todos sobre essas mudanças de forma detalhada e oportuna. Outro artigo da Forbes, “The Importance Of Communication When There Is Change In A Company,” afirma que a comunicação facilita todo o processo e cria “uma sinergia que promove uma melhor compreensão sobre o objetivo que você e sua equipe estão trabalhando para alcançar”.

Quando todos estão cientes dos benefícios que certas mudanças podem trazer para o futuro da equipe, de um projeto em que você está trabalhando ou mesmo de toda a empresa, essas mudanças ficam muito mais fáceis de serem aceitas.

Isto, por sua vez, também torna a implementação das mudanças muito mais fácil. A comunicação é o núcleo de qualquer implementação de mudança. Os gestores e líderes que comunicam o tipo de mudança que estão a implementar com sucesso e de forma aberta (em termos de tarefas, responsabilidades e ambiente de trabalho) têm maior probabilidade de ganhar a confiança e a boa vontade dos seus colaboradores.  

Benefício #8: Uma boa comunicação em equipe ajuda a resolver problemas com mais facilidade

Trabalhar em um projeto geralmente traz consigo seu quinhão de problemas, que podem exigir algumas decisões difíceis. E, de acordo com o artigo “The case for behavioral strategy”, a McKinsey até 73% dos executivos seniores acreditam que suas empresas tomam decisões erradas com mais frequência do que boas decisões.

No entanto, consultar outras pessoas torna mais fácil tomar decisões difíceis porque você tem um conjunto mais diversificado de opiniões e soluções para escolher. Isso se aplica tanto ao tentar resolver problemas que afetam suas tarefas individuais quanto ao projeto da equipe como um todo.

Benefício #9: Uma boa comunicação da equipe aumenta a confiância dos funcionários (e diminui a sua rotatividade) 

De acordo com uma pesquisa segundo Recruiter, até 33% dos gestores afirmam que a falta de comunicação honesta afeta negativamente o moral da equipe. Além disso, 38% dos gestores acreditam que o melhor remédio para o baixo moral dos funcionários é a comunicação. 

Colegas de equipe que se comunicam entre si e buscam uma comunicação honesta formam uma conexão melhor. Além disso, se os gestores comunicarem mais com a sua equipe, poderão compreender melhor as competências e talentos de cada membro da equipe e, em seguida, utilizar esse conhecimento para atribuir as tarefas certas às pessoas certas. 

Como resultado demelhorar a conexão entre os membros da equipe e reconhecer o valor dos indivíduos, o ambiente de trabalho torna-se mais positivo e atencioso. Isso resulta na melhoria do moral dos funcionários, mas também na diminuição da rotatividade de funcionários. 

Benefício #10: Uma boa comunicação da equipe aumenta a fidelidade dos funcionários

Um funcionário leal é o sonho de todo gestor. Colaboradores leais contribuem com prazer para os objetivos da empresa, uma vez que os partilham (ou pelo menos partilham a mesma visão) e têm orgulho em utilizar as suas competências para trazer sucesso à empresa. 

Ao manter uma boa comunicação da equipe, as empresas podem trabalhar para aumentar a fidelidade dos funcionários. Uma boa comunicação promove respeito, união e valor, o que pode tornar os funcionários mais leais.

Benefício #11: Uma boa comunicação em equipe ajuda a lidar com conflitos com mais facilidade

Equipes diversas têm membros com opiniões diferentes, e essas opiniões diferentes podem levar a conflitos ocasionais. Afinal, o relatório sobre conflitos no local de trabalho intitulado “Workplace Conflict and How Businesses Can Harness It to Thrive” mostra que até 85% dos funcionários lidam com conflitos, pelo menos em algum nível. 

Esses conflitos podem surgir de mal-entendidos ou da sensação de que você é desrespeitado, aproveitado ou ignorado de alguma forma. 

Uma boa comunicação alivia e previne conflitos, pois ajuda as pessoas a: 

• Expressar suas preocupações, 
• Compreender melhor o comportamento e os processos de pensamento dos outros, e 
• Responder às diferenças de opinião com a mente aberta. 

Benefício #12: Uma boa comunicação em equipe cria um ambiente não ameaçador

A comunicação bem-sucedida com os membros da equipe cria um ambiente saudável onde todos se sentem seguros. A segurança psicológica é essencial para a satisfação e qualidade de vida, bem como para a qualidade do trabalho realizado.

De acordo com pesquisas sobre produtividade em um ambiente tóxico, um ambiente tóxico – que inclui intimidação, assédio, humilhação e gaslighting no trabalho — leva à exaustão emocional e esgotamento profissional. Também diminui significativamente a produtividade, uma vez que as pessoas não conseguem funcionar na sua capacidade máxima quando estão sob estresse constante.

Por outro lado, quando a comunicação da equipe é aberta e os colegas de trabalho resolvem os conflitos de forma profissional e madura, as pessoas se sentem seguras e confortáveis, permitindo-lhes trabalhar sem qualquer impedimento psicológico ou emocional.

Benefício #13: Uma boa comunicação em equipe gera confiança 

De acordo com um estudo sobre confiança no local de trabalho realizado pelo Workforce Institute do UKG, a confiança deve ser conquistada, conforme relatado por 63% dos gestores e funcionários. As principais estratégias para ganhar confiança são a escuta e a honestidade (que são características essenciais de uma comunicação eficaz). 

Se você estiver disposto a ouvir com atenção e transmitir sua própria mensagem com clareza, bem como a aceitar as idéias e opiniões de outras pessoas, você ajudará a construir a confiança de que todos entendem suas responsabilidades e deveres. Mais importante ainda, você ainda ajuda a construir a confiança de que todos tendem a realizar seu trabalho conforme o esperado. 

Em seu artigo, “The Neuroscience of Trust,” Paul J. Zack afirma que a confiança pode fazer ou quebrar negócios. Construir uma cultura de confiança traz inúmeros benefícios:

• Maior produtividade,
• Melhor comunicação,
• Compromisso de longo prazo,
• Abordagem mais enérgica,
• Menos estresse crônico e
• Maior satisfação com a vida.

A única maneira de colher todos os benefícios da confiança é construí-la, e você pode fazer isso tendo uma conversa aberta. 

Benefício #14: Uma boa comunicação em equipe fortalece a autoestima

É verdade que um grupo é tão forte quanto o seu elo mais fraco, por isso é vital fortalecer cada indivíduo da equipe e ajudá-los a aumentar a sua autoestima. A comunicação eficaz pode fazer exatamente isso: ajudar todos a se sentirem melhor para fortalecer a equipe como um todo.

A resiliência geral da equipe depende da autoestima dos indivíduos. Isso significa que a equipe não desanimará com fracassos ou mudanças e se recuperará facilmente de quaisquer contratempos.

Uma boa comunicação da equipe garante que:

• Todos têm um espaço seguro para expressar suas opiniões, preocupações e ideias,
• Todos os membros da equipe recebem frequentemente feedback construtivo,
• As conquistas são reconhecidas e celebradas, e
• O compromisso é encorajado.

O trabalho em equipe e a comunicação bem-sucedida não só aumentarão a auto-estima profissional das pessoas, mas também refletirão em suas vidas privadas. Afinal, o trabalho é uma grande parte das nossas vidas e os seus efeitos podem ser transferidos para aspectos das nossas identidades e não apenas para as nossas personalidades profissionais.

Benefício #15: Uma boa comunicação da equipe incentiva contribuições futuras

De acordo com Westside Toastmasters, a comunicação eficaz torna as pessoas mais abertas e dispostas a partilhar com a equipe, porque sabem que as suas opiniões serão ouvidas e valorizadas. 

Cada vez que a equipe ouve, respeita e até aceita uma nova ideia ou opinião, isso abre caminho para contribuições mais diversas e úteis de colegas em interações futuras.

Benefício #16: Uma boa comunicação em equipe constrói relacionamentos com os clientes

Uma organização não pode promover boas relações com os seus clientes e outras partes externas se a sua comunicação interna for inadequada.

Quando você precisa se comunicar com o mundo externo, você faz isso como um todo: isso se chama comunicação corporativa. Quando um representante fala com um potencial cliente, ele o faz em nome de toda a organização, por isso precisa estar ciente de seus processos internos.

Se um representante que atende um cliente comunicar suas necessidades incorretamente ao transmiti-las à sua equipe, o cliente não receberá o que pediu e muito provavelmente encerrará seu relacionamento com a empresa.

A comunicação eficaz da equipe mantém os processos internos funcionando como uma máquina bem lubrificada, facilitando a comunicação e a colaboração com partes externas.

Benefício #17: Uma boa comunicação em equipe melhora a reputação da organização

Assim, uma boa comunicação e trabalho em equipe afetam diretamente o relacionamento de uma empresa com os clientes, melhorando assim a reputação geral.

Se a sua empresa for marcada como desleixada, desorganizada ou distraída, isso pode ter efeitos negativos a longo prazo na forma como o mundo o vê.

No entanto, não se trata apenas de sua reputação em termos de como os clientes em potencial o veem, mas também de construir sua marca empregadora.

A comunicação bem-sucedida e o trabalho em equipe no local de trabalho podem construir a reputação de uma empresa como empregadora. Colaboradores satisfeitos espalham a boa mensagem, atraindo assim candidatos a emprego mais qualificados. Mais de 80% dos líderes concordam que a marca do empregador tem um enorme impacto na capacidade de uma empresa contratar talentos. 

Como a má comunicação afeta a equipe?

A comunicação deficiente ocorre quando o remetente e o destinatário percebem a mensagem de maneira diferente. Isso pode acontecer por vários motivos, mas os efeitos são sempre os mesmos: falta de comunicação. 

Nas equipes, esse problema pode ocorrer na interação individual entre os membros da equipe, entre gestores e funcionários, bem como dentro da equipe como um todo.

Os efeitos da má comunicação prolongada nas equipes podem ser graves:

• Ambiente de trabalho instável,
• Diminuição da produtividade,
• Interrupção na colaboração,
• Baixa moral,
• Tensão no local de trabalho,
• Conflito,
• Relações externas ruins, e
• Perda de reputação.

Vamos aprender mais sobre cada consequência da falta de comunicação.

Consequência #1: A má comunicação cria um ambiente de trabalho instável

Quando as equipes não conseguem se comunicar de forma eficaz, ficam facilmente sobrecarregadas pela incerteza e pelo estresse constantes de não terem objetivos claros. E, como mencionamos anteriormente, os funcionários que não sabem o que esperar deles têm menos probabilidade de se sentirem motivados para realizar as suas tarefas.

Consequência #2: A má comunicação diminui a produtividade

Quando há uma falha na comunicação, os membros da equipe não conseguem funcionar no nível ideal. Isto diminui o envolvimento dos funcionários e, dado que funcionários engajados são 14% mais produtivos do que os funcionários não engajados. 

Consequência #3: A má comunicação causa interrupções na colaboração da equipe

Sem uma comunicação eficaz, os membros da equipe muitas vezes ficam sozinhos e incapazes de colaborar adequadamente. Isto, por sua vez, fecha a porta à inovação, a discussão de ideias e a muitas outras formas de trabalho colaborativo. 

Consequência #4: A má comunicação causa baixa moral nos funcionários

Sem comunicação adequada, os funcionários podem se sentir subestimados, o que pode levá-los a ficar para trás no trabalho. Quando os funcionários estão desanimados, eles se sentem menos motivados a usar suas habilidades para o sucesso da empresa. 

Consequência #5: A má comunicação cria tensões e conflitos no espaço de trabalho

Na atmosfera de incerteza e falta de comunicação, a tensão pode aumentar e atrapalhar o fluxo de trabalho. O efeito mais visível e ao mesmo tempo mais prejudicial da má comunicação é o conflito entre colegas de trabalho, que pode prejudicar toda a equipe. 

Consequência #6: Má comunicação causa maus relacionamentos externo

A má comunicação é contagiosa, por isso, quando os membros da equipe não se comunicam bem, podem enviar mensagens confusas e até contraditórias aos clientes e outras partes externas.

Consequência #7: A má comunicação pode levar à má reputação

Quando a má comunicação se torna a norma, toda a empresa sofre e, à medida que as críticas negativas se acumulam, a reputação da organização sofre muito.

Quais são os componentes do processo de comunicação da equipe?

Para melhorar a comunicação da equipe, primeiro precisamos entendê-la. Mas, para isso, devemos primeiro compreender os processos de comunicação geral.

De acordo com diversos referenciais teóricos, o processo de comunicação é uma série de ações realizadas para transmitir eficazmente uma mensagem. Envolve 8 componentes principais:

• Transmissor,
• Mensagem,
• Codificação,
• Barulho,
• Canal,
• Receptor,
• Decodificação e
• Comentário.

Existem também dois componentes adicionais no processo de comunicação que alguns pesquisadores acrescentam como componentes bastante importantes:

• Ambiente, e
• Contexto. 

Os 8 principais componentes da comunicação

• The sender — The sender or the source is the person who initiates communication. According to the authors of Business Communication, the obligations of the sender are:
  • Selecting the type of message,
  • Analyzing the receiver,
  • Using the you-viewpoint,
  • Encouraging feedback, and
  • Removing communication barriers.
• The message — The message is the piece of information (e.g. a thought or idea) the sender wants to transfer to others. The message may be transmitted in several different ways, including:
  • In spoken form,
  • In written form,
  • As visual information, or
  • As nonverbal cues.
• Codificação — Codificação é o processo de converter o pensamento ou ideia que o remetente deseja transmitir em comunicação, escolhendo as palavras certas na ordem correta para “descrever” o pensamento ou ideia e, em seguida, colocar a mensagem em um canal apropriado.
• Ruído — Ruído ou interferência é qualquer coisa que interfira no processo de comunicação durante a codificação ou decodificação e distorça a mensagem direcionada. O ruído pode ser fisiológico (ou seja, estar com fome), psicológico (ou seja, problemas internos que possamos ter), físico (ou seja, o escritório barulhento) ou semântico (ou seja, não entender o que a outra pessoa quer dizer).
• Canal — De acordo com o livro de McLean, The Basics of Interpersonal Communication, o canal é “a maneira pela qual uma mensagem ou mensagens viajam entre a fonte e o receptor”. Bons exemplos de canais de comunicação são a comunicação presencial ou um aplicativo de comunicação em equipe.
• The receiver(s) — McLean defines the receiver as the one who “receives the message from the source, analyzing and interpreting the message in ways both intended and unintended by the source.” For the communication to be effective, the receiver(s) will need to:
  • Be attentive in order to understand the message,
  • Have the right communication channels active, and 
  • Not be distracted by the previously mentioned noise.
• Decodificação — A decodificação é o processo de converter a comunicação em um pensamento ou ideia, para dar sentido ao que é comunicado. 
• Comentário — Feedback (ou comentário) é a resposta que o receptor dá à mensagem. Responde à questão de saber se a mensagem foi codificada, enviada, decodificada e interpretada.

Os 2 componentes adicionais da comunicação

Como mencionamos, certos referenciais teóricos acrescentam mais 2 componentes: 

1. Ambiente, que é “a atmosfera física e psicológica onde você envia e recebe mensagens”, segundo McLean, e
2. Contexto, que é “o ambiente, o cenário e as expectativas dos indivíduos envolvidos”. O contexto pode ser interpretado de forma diferente pelos diferentes participantes de uma conversa, em termos da sua formalidade e das regras que os comunicadores devem seguir.

Exemplo de comunicação em equipe

Então, agora que entendemos o processo de comunicação em geral, é hora de ver como esse processo se aplica à comunicação da equipe. 

Em essência, este processo inclui os mesmos elementos listados. 

Em qualquer ponto do processo de comunicação entre membros da equipe, membros de outras equipes e gestores, será considerado o remetente alguém que precisará codificar/transformar uma linha de pensamento em uma mensagem. Além disso, será considerado um receptor alguém que precisará decodificar/entender a mensagem e fornecer uma resposta/feedback apropriado. 

Em qualquer ponto do processo, pode ocorrer ruído/interferência para distorcer a mensagem original e/ou feedback e interromper a comunicação.

Vamos ver como isso pode parecer na vida real. Para efeitos deste exemplo, imaginamos Jéssica e Milo, que trabalham juntos como uma equipe em um blog. Jessica é escritora e Milo é ilustrador.

Como a comunicação da equipe se desenvolve

Neste exemplo, Jessica será a remetente da mensagem e Milo será o destinatário. Jéssica (a remetente) deseja que Milo crie um gráfico para sua futura postagem no blog. 

Para comunicar isso a ele, ela passa por todas as etapas do processo de comunicação:

1. Ela Codifica o processo de pensamento que a levou à ideia de criar um gráfico por escrito, onde explica como deseja que o gráfico fique. 
2. Ela consegue transmitir sua ideia para o gráfico de forma clara e concisa, apesar de se distrair com o latido alto de seu cachorro na porta de seu escritório em casa (ruído físico).
3. Ela envia sua solicitação para Milo (o destinatário) como uma mensagem direta no Pumble, um aplicativo de comunicação empresarial (o canal de comunicação). 

Para garantir que sua mensagem seja interpretada corretamente, Jessica também adiciona uma imagem de referência ao gráfico, apenas para garantir que Milo entenda quais elementos específicos o gráfico deve ter. 

Dê uma olhada na imagem abaixo que mostra como seria a entrega de sua mensagem.

Então, Jéssica fez tudo certo. Veremos agora como Milo (o receptor) interpreta a mensagem. 

Ele também passa por componentes específicos de comunicação:

1. Ele recebe a mensagem escrita e a imagem de referência e decodifica tudo de forma que ele entenda claramente o que Jéssica imaginou para o gráfico. 
2. Ele consegue fazer isso apesar de estar com muita fome (ruído psicológico).
3. Ele responde que entendeu o que ela precisa e que enviará o pedido em um determinado momento.

Na imagem a seguir você pode ver Milo seguindo os passos que mencionamos. 

Por que este é um exemplo de boa comunicação?

A troca de informações entre Jéssica e Milo foi eficaz: Milo entendeu o que Jéssica precisava e forneceu feedback sobre esta solicitação. Aqui está um resumo de todas as razões pelas quais esta troca específica foi bem-sucedida.

Motivo #1: Jéssica foi eficaz ao explicar seu pedido

Como locutora, Jéssica teve sucesso ao codificar sua ideia e transformá-la em uma informação. Ela explicou tudo o que queria que o gráfico contivesse e foi clara, precisa e concisa. Ela deu a Milo acesso ao rascunho que contém os dados, para que ele possa utilizar um contexto mais amplo dos dados para o gráfico, se necessário. 

Motivo #2: Milo foi eficaz na interpretação e resposta ao pedido

Milo, como receptor, conseguiu decodificar a informação que acabara de ler. Ele também conseguiu enviar-lhe o feedback certo. Ele foi claro no entendimento da solicitação e forneceu horários precisos em que irá atendê-la.

Motivo #3: O canal de comunicação foi efetivamente escolhido

O aplicativo de mensagens que usaram acabou sendo um bom canal de comunicação para essa conversa, pois permitiu que Jéssica fixasse uma imagem de referência para esclarecer seu pedido. Além disso, considerando que a conversa foi conduzida por escrito, Milo pode usar a descrição do gráfico que Jéssica forneceu como referência quando precisar de um lembrete dos pontos discutidos.

Motivo #4: Ambas as partes superaram com sucesso a interferência 

Tanto Jéssica quanto Milo conseguiram superar o barulho (ou seja, o latido do cachorro e a sensação de fome) que ameaçava atrapalhar a eficácia do seu processo de comunicação. 

Motivo #5: O ambiente de comunicação foi adequado

A atmosfera que os dois comunicadores construíram enquanto se comunicavam era agradável, e Jéssica não permitiu que seu cachorro (que fazia parte do ambiente, pelo menos por parte de Jéssica) interrompesse sua linha de pensamento naquele momento e obscurecesse a mensagem que ela estava transmitindo.

Motivo #6: O contexto era claro

Ambas as partes compreenderam o contexto desta interação comunicacional, ou seja, as expectativas uma da outra. Jessica entendeu preventivamente que Milo poderia precisar de mais contexto do que simplesmente explicar seus pensamentos, então ela forneceu um exemplo de imagem do que ela gostaria que Milo criasse. Em vez disso, Milo deixou claro que entendia o que Jessica queria dizer.

Como este exemplo de comunicação em equipe poderia ter dado errado

Assim, o exemplo de comunicação descrito anteriormente entre Milo, o ilustrador, e Jéssica, a redatora do post do blog, é um exemplo de boa comunicação. 

No entanto, este exemplo específico do processo de comunicação poderia ter seguido uma direção completamente diferente.

Risco #1: A interferência poderia ter vencido

O cachorro latindo na frente da porta de Jéssica pode ter feito com que ela se esquecesse de destacar elementos importantes do gráfico em sua mensagem escrita. 

Além disso, a sensação de fome de Milo pode tê-lo levado a interpretar mal o tipo de gráfico que Jéssica quer que ele fizesse, mesmo que ela tenha deixado isso claro em sua mensagem escrita. Além disso, Milo poderia estar distraído com suas próprias tarefas, o que significa que ele pode não estar prestando atenção suficiente para entender o que Jéssica estava solicitando.

Risco #2: Pode ter havido falta de clareza

Também é possível que Jéssica tenha sido vaga em seu pedido, o que significa que Milo poderia não ter entendido que tipo de gráfico ele precisava criar. 

Milo pode ter sido vago sobre quando entraria em contato com Jessica sobre seu pedido. 

Além disso, Jéssica poderia ter prestado menos atenção ao formato de sua solicitação por escrito, o que significa que Milo teria mais dificuldade em distinguir onde terminava sua solicitação por escrito e onde começavam os dados que ela deseja incluir no gráfico.

Aqui está um exemplo de como teria sido essa interação específica.

Risco #3: Pode ter havido problemas técnicos

Além de todas essas coisas que mencionamos, também pode haver problemas técnicos. Por exemplo, Milo pode ter recebido a mensagem mais tarde do que o ideal, devido a problemas de ligação à Internet dos quais nem tinha conhecimento, tendo em conta que costuma criar ilustrações num aplicativo offline. 

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Conforme demonstrado no nosso exemplo, uma boa comunicação inclui a transmissão e compreensão adequadas de uma mensagem. Mesmo assim, o processo de comunicação pode dar errado de diversas maneiras.

Ainda assim, vale sempre a pena buscar uma boa comunicação entre colegas de equipe, mas também com outros colegas e gestores. Além do mais, melhorar a comunicação da equipe significa melhorar o chances de sucesso da equipe. 

Se você está lutando para se comunicar de forma eficaz em equipe, aqui estão algumas dicas sobre como você pode conseguir uma comunicação produtiva e eficaz.

Como se comunicar de forma eficaz em equipe?

A má comunicação é a principal causa do fracasso no local de trabalho — um fato com o qual mais de 86% dos gerentes e trabalhadores concordam, como um estudo da Fierce Inc. revelado. É por isso que adquirir habilidades de comunicação de uma equipe forte pode fazer maravilhas para você e seus colegas de trabalho. Mas qual abordagem exata você pode adotar para conseguir uma comunicação eficaz em grupos e equipes?

Aqui estão algumas dicas sobre como se comunicar de forma eficaz em uma equipe.

Dica #1: Seja honesto

Honestidade e comunicação aberta são os pilares do trabalho em equipe bem-sucedido. No entanto, muitas vezes as pessoas optam por se estabelecer no trabalho por medo de ir contra a corrente. Mas a verdade é que a inautenticidade no trabalho cria uma dissonância dentro de uma pessoa que faz com que ela se afaste do resto da equipe.

Além disso, quando um membro da equipe expressa desacordo com a ideia geral, isso proporciona uma perspectiva diferente que pode beneficiar a todos.

Por exemplo, digamos que um membro da equipe de marketing foi o único que percebeu que o novo slogan poderia ser mal interpretado. Se você decidir ficar calado porque os demais concordam que o slogan é bom, isso poderá prejudicar seriamente a marca.

Ainda assim, a comunicação honesta não significa que você deva dizer de maneira direta e rude tudo o que está em sua mente. Manter uma comunicação positiva enquanto ser honesto é de extrema importância porque constrói relacionamentos entre equipes e aumenta a motivação e a produtividade (entre outras coisas).

Dica #2: Seja claro e conciso

Como demonstramos no exemplo com Jéssica e Milo, um dos componentes mais importantes da comunicação em equipe é estar disposto a transmitir a mensagem de forma clara e concisa.

Portanto, pense antes de falar e tente transmitir sua aparência da forma mais eficaz possível.

A falta de comunicação clara leva as pessoas a confiar em suposições ao interpretar a mensagem, o que é uma das principais causas do alvo falha na comunicação.

A falta de comunicação, em geral, leva a mal-entendidos que podem causar todo tipo de problemas dentro da sua equipe, como prazos perdidos, erros, obstáculos no fluxo de trabalho e até conflitos.

Dica #3: Seja respeitoso e atencioso

A pesquisa sobre comunicação respeitosa no trabalho apresentada no estudo “The Effect of Respect: Respectful Communication at Work Drives Resiliency, Engagement, and Job Satisfaction among Early Career Employees” mostra que as pessoas valorizam mais o comportamento respeitoso do que a autonomia, o trabalho seguro e a alta renda.

Portanto, respeite o tempo e a energia de seus companheiros e tome cuidado para não sobrecarregá-los. Se você quiser delegar uma tarefa a alguém, primeiro verifique se essa pessoa tem tempo e está disposta a fazê-lo. Se alguém está fazendo uma pausa e não faz nada, não significa que esteja disposto a trabalhar.

Ser atencioso também significa oferecer ajuda se alguém estiver com dificuldades ou até mesmo levar uma xícara de chá para um colega estressado.

Coisas aparentemente pequenas podem ajudar muito e realmente fortalecer o relacionamento dentro da equipe.

Dica #4: Use comunicação não violenta (CNV)

A comunicação não violenta é um conceito criado por Marshall Rosenberg, Ph.D, apresentado em seu livro Nonviolent Communication: A Language of Life. Este processo inclui:

• Observando sem julgamento,
• Expressar seus sentimentos,
• Expressar suas necessidades e
• Expressar seus pedidos.

Perguntamos a Avigail Lev, psicoterapeuta, autora, mediadora e coach executiva, quais são os benefícios da CNV. Ela afirma que isso abre muitas possibilidades de comunicação em equipe.

Ela prossegue dizendo que, ao utilizar a CNV, podemos alcançar soluções que muitas vezes são inatingíveis e vantajosas para todos.

Dica #5: Ouça com atenção

Transmitir sua mensagem com sucesso é apenas parte do trabalho. Uma boa comunicação em equipe também depende da escuta ativa. Esta é uma ferramenta que você pode praticar estando atento ao que seus colegas estão dizendo e compreendendo verdadeiramente o ponto de vista deles.

Para ter certeza de que está fazendo tudo o que pode para ouvir ativamente ao receber uma mensagem, você pode tentar:

1. Ajustar sua atitude: Uma atitude positiva torna você mais receptivo ao que as outras pessoas têm a dizer.
2. Prestar atenção: Prestar atenção e focar nos sinais verbais e não verbais que as pessoas nos enviam nos torna melhores ouvintes.
3. Ajustar sua resposta: Não fazer suposições e ser flexível ao ouvir o que o remetente da mensagem está tentando transmitir também é uma característica importante da escuta ativa. 

Dessa forma, você não apenas melhorará a comunicação e colaboração geral da equipe, mas também mostrará respeito pelos outros membros da equipe e por suas opiniões.

Dica #6: Escolha o melhor canal para transmitir sua mensagem

A comunicação eficaz e eficiente também depende do uso inteligente dos diferentes canais de comunicação pela equipe.

Escolher o canal certo para entrar em contato com um colega de trabalho é especialmente importante se você estiver trabalhando em uma equipe remota e não puder simplesmente ir até a mesa dele e fazer uma pergunta.

Mas mesmo no escritório, a comunicação cara a cara muitas vezes não é a melhor opção. Por exemplo, você não irá delegar tarefas de pessoa para pessoa se puder fazê-lo por meio de uma plataforma de gerenciamento de projetos. Da mesma forma, você não ficará parado no meio do escritório gritando um anúncio que precisa entregar a um grupo de pessoas. Em vez disso, você usará um método diferente, que seja uma solução aprimorada para comunicação organizacional. 

Da mesma forma, mesmo em conversas individuais, quando os trabalhadores remotos precisam consultar seus colegas sobre um problema, é muito mais prático discuti-lo em um aplicativo de comunicação de equipe, como o Pumble, do que enviar e-mails de um lado para outro.

Dica #7: Encontre os estilos de comunicação preferidos de todos

Além de encontrar o canal de comunicação que melhor atenda às necessidades de todos, também é crucial que você entenda o estilo de comunicação preferido de cada membro da equipe. 

Nem todos se comunicarão da mesma forma (assim como não receberão a mesma mensagem da mesma forma). 

Perguntamos o Ciccarelli sobre esse tema e ele afirmou que reconhecer as diferenças na comunicação pode ser a melhor estratégia para melhorar sua eficácia.

Dica #8: Esteja aberto a comentários e críticas construtivas

Ninguém está imune a erros e muitas vezes não conseguimos enxergar nossas próprias falhas. É por esta razão que devemos valorizar as críticas construtivas que nos chegam dos nossos colegas, pois podem ajudar-nos a aprender, a crescer e a permanecer engajados.

Críticas construtivas são tão importantes quanto o reconhecimento dos funcionários para melhoria e engajamento, portanto, devemos acolher ambos. Na verdade, qualquer tipo de feedback incentiva o engajamento — ¼ das funcionárias e ⅕ dos funcionários do sexo masculino afirmam que fornecer feedback e reconhecimento é uma ferramenta de envolvimento muito poderosa. 

Mesmo que você não concorde com o feedback recebido, aceite-o com elegância e não se sinta ofendido. Simplesmente explique sua perspectiva e tente encontrar um ponto em comum. Onde há espaço para feedback, há espaço para melhorias.

Estar aberto a críticas construtivas significa permitir que os membros de sua equipe o incentivem a sempre se esforçar para melhorar o que faz.

Dica #9: Resolva os problemas à medida que surgirem

Quando não resolvidos, mesmo os pequenos problemas tendem a criar frustrações que eventualmente levam a grandes problemas na equipe. Portanto, se algo estiver incomodando você, comunique-o em um tom respeitoso e neutro e resolva o problema imediatamente.

A comunicação em equipes de trabalho bem-sucedidas funciona bem e não evita lidar com coisas difíceis.

Você pode achar difícil lidar com o problema, mas se abordá-lo imediatamente, você esclarecerá as coisas e evitará o ressentimento.

Dica #10: Envolva-se em comunicação ascendente

Por fim, certifique-se de que todos os membros da equipe, independentemente de sua posição na hierarquia da equipe, sejam incluídos na conversa. Isso é algo que o Dr. Antonino destaca como especialmente importante para o trabalho em equipe e para o sucesso geral de uma equipe.

Dr. Antonino também insiste que você se lembre de que a comunicação eficaz da equipe não é uma via de mão única.

Garanta o melhor relacionamento em equipe e maior produtividade com o Pumble

Uma boa comunicação em equipe desempenha um papel crucial no estabelecimento de um trabalho em equipe eficaz e na melhoria da experiência de trabalho de toda a equipe. Mais importante ainda, aumenta a produtividade e melhora o relacionamento entre os membros da equipe. 

Para garantir que você possa aproveitar esses (e outros) benefícios de uma boa comunicação, você deve usar ferramentas apropriadas que facilitem a comunicação tranquila da equipe.

Pumble permite que você se comunique com outras pessoas por meio de:

• Mensagens diretas,
• Mensagens de grupo,
• Canais dedicados,
• Mensagens agendadas,
• Chamadas de áudio e
• Videoconferências. 

Ou seja, oferece todos os caminhos necessários para uma excelente comunicação e pode ser a base da sua organização para tudo o que o trabalho em equipe representa. Então experimente: — crie uma conta gratuita hoje mesmo!

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