Guia para iniciantes em comunicação empresarial

A comunicação empresarial é a base para o sucesso de qualquer organização, independentemente do tamanho, setor ou modelo de negócios em que opera. Em outras palavras, a comunicação é o fator-chave que impulsiona praticamente qualquer atividade empresarial. Da colaboração e planejamento interno à construção de relacionamento com o cliente, todo processo começa e termina com uma comunicação empresarial eficaz. 

Neste guia, falaremos sobre todos os aspectos da comunicação empresarial, incluindo:

• A definição e exemplos de comunicação empresarial eficaz,
• A importância da comunicação empresarial eficaz e os problemas que ela resolve,
• Os tipos e métodos de comunicação empresarial,
• As dicas e técnicas sobre como melhorar a comunicação nos negócios.

O que é comunicação empresarial?

Antes de entrarmos em uma análise mais detalhada dos fatores que compõem uma comunicação empresarial eficaz, vamos primeiro definir o termo e seus elementos-chave. 

A comunicação empresarial é a troca de informações entre duas ou mais pessoas dentro e fora de uma organização.

Ricks e Gow — autores de Comunicação Empresarial: Systems and Applications — defina a comunicação empresarial como “um sistema que afeta a mudança dentro de toda a organização.”

Essencialmente, sempre que presenciamos qualquer tipo de interação entre diferentes sujeitos de negócios – interna ou externamente – podemos categorizá-la como comunicação empresarial. 

Os cinco elementos principais da comunicação empresarial incluem:

1. Remetente(s) — ou fonte, é a pessoa ou grupo que inicia a comunicação (funcionário, gerente, clientes, agências, fornecedores, contratados, etc.).
2. Informações comerciais - a informação que o remetente deseja comunicar a outras pessoas (mensagem, memorando, e-mail, documento, relatório, etc.).
3. Canal(is) — o meio que o remetente usa para transmitir as informações (telefone, e-mail, carta, mensagem de bate-papo, etc.).
4. Receptor(es) — ou público, são os destinatários das informações comerciais.
5. Comentário - ou resposta, refere-se à resposta transmitida pelo destinatário da mensagem. O feedback é parte integrante do processo de comunicação empresarial, pois determina se as informações comerciais (a mensagem) foram enviadas e interpretadas com sucesso. 

O que é comunicação empresarial eficaz?

Comunicação empresarial eficaz refere-se a qualquer tipo de troca de informações dentro e fora de uma organização orientada para o alcance dos objetivos de negócios. Essencialmente, o objetivo da comunicação empresarial eficaz é melhorar os processos internos, minimizar erros e cumprir as metas organizacionais. 

Exemplos eficazes de comunicação empresarial

Para obter uma melhor compreensão da comunicação empresarial eficaz, vamos examinar alguns exemplos de práticas recomendadas usando o Pumble, um aplicativo de mensagens empresariais, para ilustrar os exemplos.

🔸 Um exemplo de comunicação empresarial eficaz para melhorar processos

Neil é líder de equipe em um departamento de desenvolvimento. Ele usa o canal dedicado no Pumble para discutir a tecnologia que a equipe usará no próximo projeto. Neil inicia a conversa apresentando o tópico para garantir que todos na equipe estejam na mesma página. Ele prossegue descrevendo discussões e conclusões anteriores sobre a tecnologia que eles deveriam usar. 

James é um membro da equipe. Ele entra na conversa e fornece as vantagens e desvantagens dos dois tipos de tecnologia sugeridas. James conclui sua mensagem sugerindo uma escolha final baseada em evidências factuais e pesquisas. 

Neil responde concordando com a escolha de James. 

🔸 Um exemplo de comunicação empresarial eficaz para minimizar erros

Jack é um especialista em vendas. Ele recebeu uma dúvida técnica de um cliente e precisa de mais informações da equipe de desenvolvimento para poder dar uma resposta precisa. Jack explica o problema no canal dedicado do Pumble, pedindo a alguém da equipe de desenvolvimento para participar da ligação com o cliente. 

James, um desenvolvedor, se oferece como voluntário para atender uma chamada. 

Jack agradece ao colega e depois continua com outra pergunta técnica, para garantir que não sejam cometidos erros nem falsas promessas aos clientes. Ele menciona Neil, líder de equipe do departamento de desenvolvimento, para solicitar dele uma resposta oficial. 

Neil responde confirmando a suposição de Jack. 

Por que a comunicação empresarial eficaz é importante?

A comunicação empresarial é o vínculo que une todos os processos, fluxos de trabalho e pessoas dentro de uma organização em uma unidade coerente e produtiva. Além de afetar processos organizacionais maiores, a comunicação empresarial eficaz também é essencial para a elaboração de propostas e planos, para chegar a acordos, para conduzir reuniões construtivas e para melhorar as vendas.
Vamos fazer uma análise mais aprofundada de como a comunicação empresarial impacta diferentes processos internos e externos.

A comunicação empresarial eficaz facilita a preparação de planos e propostas

A comunicação empresarial eficaz é fundamental para a elaboração de planos e propostas. 

Os gerentes que possuem fortes habilidades de comunicação têm maior probabilidade de envolver uma grande equipe em torno de um projeto e implementar com sucesso tarefas vitais, sem atrasos ou perdas. Ao mesmo tempo, a má comunicação não consegue comunicar as tarefas com clareza e, quase por padrão, reduz as chances de sucesso do projeto.   

Na verdade, um estudo do PMI revela que uma comunicação ineficaz pode causar uma perda de 75 milhões de dólares em cada 1 bilhão de dólares gastos num projeto. 

Cada etapa do processo requer uma comunicação construtiva para ser implementada adequadamente. Desde a pesquisa e obtenção de informações até a redação propriamente dita, a comunicação é o componente-chave de qualquer preparação de proposta. 

Embora a maioria de nós associe automaticamente a preparação de propostas exclusivamente à comunicação escrita, também há muitas fontes de informações, discussões e sessões de brainstorming que são conduzidas verbalmente. 

Uma forte habilidade de comunicação empresarial garante o sucesso de projetos ,propostas e planos de negócios. 

A comunicação empresarial eficaz ajuda a apresentar e discutir ideias

A comunicação empresarial eficaz determina como as novas ideias de negócios são comunicadas, percebidas e aceitas. Ela melhora o brainstorming, facilita o diálogo construtivo e apoia a transparência e a compreensão. Técnicas e habilidades específicas de comunicação determinam em grande parte o grau de sucesso com que as pessoas transmitirão suas idéias. 

A comunicação empresarial eficaz erradica problemas de equipe

De acordo com uma pesquisa de 2016 da McKinsey, os executivos consideram a quebra da comunicação como o principal problema que impede uma cultura digital funcional. 

Sendo a comunicação limitada como uma das principais causas para a origem da equipe silos, compreensivelmente, uma comunicação eficaz em toda a empresa pode impedir que o problema se desenvolva.   

A comunicação transparente e assertiva baseada na colaboração reduz as chances do aparecimento de problemas e gera mais oportunidades para a construção de confiança em toda a empresa.  

A comunicação empresarial eficaz facilita uma melhor tomada de decisão e execução

A comunicação empresarial é fundamental para a tomada de decisões e também determina em grande parte como elas serão aplicadas. Uma comunicação eficaz facilita o processo construtivo de tomada de decisão, reduzindo o risco de sobrecarga de informações e de dados excessivos. 

Informações claras, concisas e estruturadas compartilhadas por meio de uma comunicação empresarial eficaz proporcionam mais capacidade cognitiva para a tomada de decisões, em vez de processar informações excessivas.

Além disso, a comunicação empresarial eficaz desempenha um papel importante na forma como as decisões serão percebidas e, em última análise, realizadas. De acordo com a literatura de comunicação organizacional , a comunicação estratégica eficaz é considerada vital para comunicar “o conteúdo da estratégia da empresa e decisões corporativas importantes às principais partes interessadas, tanto internas como externas”. 

A comunicação empresarial eficaz melhora a retenção de talentos

Sistemas de comunicação eficazes melhoram a retenção de talentos em 450%, de acordo com um Work Institute retention report. Não é novidade que os funcionários têm maior probabilidade de permanecer mais tempo em organizações que cultivam práticas eficazes de comunicação interna e externa. Isto é especialmente verdadeiro para equipes que nutrem uma comunicação interna eficaz baseada na confiança e no esforço colaborativo conjunto.  

A comunicação empresarial eficaz aumenta a produtividadective business communication increases productivity

Comunicar claramente aos funcionários como seu trabalho impacta a meta geral pode levar a um desempenho 10% maior, relata o Gartne. Além disso, ele também partilha que os funcionários mais informados têm maior probabilidade de superar os seus pares menos informados em surpreendentes 77%. Ao instalar planos de comunicação empresarial eficazes – que priorizam comunicação e colaboração simplificadas – as organizações têm maior probabilidade de obter imensos retornos de produtividade. 

A comunicação empresarial eficaz facilita reuniões mais construtivas

De acordo com um estudo da HBR, 71% dos gestores seniores acreditam que as reuniões são improdutivas e ineficientes. Estes números são potencialmente ainda maiores hoje em dia devido à prevalência da comunicação remota, que muitas vezes carece de pistas verbais e não-verbais. A comunicação remota, especialmente quando depende de métodos escritos e de áudio, pode levar a potenciais mal-entendidos e falhas de comunicação que afetam em grande parte a eficácia da reunião. Sendo um dos principais fatores que afetam a atmosfera e os resultados das reuniões, uma mudança nas práticas de comunicação pode criar cenários de reuniões mais produtivas. . 

A comunicação empresarial eficaz melhora as vendas

A comunicação eficaz é o principal impulsionador do sucesso de vendas. Conforme revelado por um estudo sobre o papel das habilidades de comunicação para a equipe, de vendas, a comunicação clara das tarefas nas equipes e as habilidades de apresentação desenvolvidas de maneira ideal impactam em grande parte o sucesso no alcance das metas de vendas. 

A comunicação ainda desempenha um papel importante nas vendas, mesmo num ambiente digital que dita diferentes interações, revela outro estudo sobre a eficácia da comunicação do vendedor numa interação de vendas digital.

A comunicação empresarial eficaz gera confiança

De acordo com a Lexicon, mais de 80% dos americanos citam a comunicação eficaz como o fator-chave para construir a confiança de seus empregadores. Ao mesmo tempo, as organizações que carecem de estratégias de comunicação transparentes e honestas têm maior probabilidade de enfrentar mal-entendido, desconfiança e baixa moral dos funcionários, o que prejudica a cultura da empresa. De acordo com uma pesquisa da Accountemps, 33% dos gestores de RH associam a comunicação empresarial ineficaz à baixa moral dos funcionários, enquanto 38% acreditam que estratégias de comunicação adequadas são o meio mais poderoso para resolver este problema.

Quais são os tipos de comunicação empresarial?

Existem quatro tipos principais de comunicação empresarial em uma organização típica:

1. Comunicação interna ascendente
2. Comunicação interna descendente
3. Comunicação lateral interna
4. Comunicação externa

Comunicação externa

A comunicação interna ascendente segue uma direção de comunicação de baixo para cima. Em outras palavras, a comunicação interna ascendente ocorre cada vez que um funcionário de nível inferior inicia uma conversa com seu superior. 

🔸 Exemplo de comunicação interna ascendente

Christopher iniciou recentemente um novo trabalho como designer de vídeo remoto. Ele está enfrentando alguns desafios em seu trabalho e decide enviar uma mensagem para sua líder de equipe, Stella, e pedir check-ins mais frequentes. Stella responde concordando com o pedido de Christopher e sugere uma videoconferência para discutir o assunto com mais detalhes. Christopher concorda e agradece a Stella. 

Comunicação interna descendente 

A comunicação interna descendente é um fluxo de comunicação de cima para baixo que começa com a pessoa no nível hierárquico mais alto e termina quando a mensagem chega aos funcionários de nível mais baixo. A comunicação descendente é diretiva, instrutiva e geralmente mais imediata do que a comunicação ascendente interna.

🔸 Exemplo de comunicação interna descendente

Lena é gerente de produto em uma empresa de desenvolvimento de software. Após receber uma reclamação de um cliente sobre mau funcionamento do sistema, ela avisa a equipe em um canal dedicado no Pumble. Neila, líder da equipe de desenvolvimento, pede para Mari e Amélia (desenvolvedores) para investigar e corrigir o problema. Ela menciona as duas para garantir que sejam notificadas imediatamente. Mari responde para avisar a todos que receberam a mensagem e estão trabalhando para corrigir o problema. 

Comunicação lateral interna

A comunicação lateral interna refere-se a qualquer tipo de interação entre indivíduos ou grupos pertencentes ao mesmo nível hierárquico em uma organização. Ao contrário dos outros dois tipos de comunicação interna, a comunicação lateral é geralmente mais imediata e menos formal.

🔸 Exemplo de comunicação lateral interna

Steve, Fiona e Harry fazem parte da equipe de design que trabalha em uma nova série de produtos. Eles estão usando o chat em grupo do Pumble para fazer planos rápidos. 

External communication

A comunicação externa refere-se à comunicação com terceiros, fora da organização. Terceiros, neste caso, podem incluir o público em geral, clientes, fornecedores, parceiros, vendedores e consultores.

🔸 Exemplo de comunicação externa

Neil é gerente de marketing em uma equipe que usa o Pumble como canal de comunicação padrão. Helen é analista de marketing e trabalha como consultora externa no projeto de marketing atual. Ela se comunica e colabora com a equipe interna usando o acesso de convidados no Pumble. 

Quais são os métodos de comunicação empresarial?

Em um sentido mais amplo, a comunicação empresarial pode ser categorizada em dois métodos principais. Em outras palavras, toda comunicação empresarial ocorre de forma verbal ou escrita. 

Além disso, dependendo do modelo de negócios em que uma organização opera atualmente, podemos fazer uma categorização adicional de ambos os métodos principais em comunicação verbal ou escrita presencial e remota.

Quando se trata da eficácia de cada método de comunicação empresarial, não existem regras universalmente aplicáveis. É em grande parte determinado pelas especificidades de cada organização e pelo modelo em que atua.
No entanto, existem vários métodos de comunicação empresarial mais comumente usados. Vamos fazer uma análise mais aprofundada de cada um para ajudá-lo a determinar qual o método de comunicação que sua equipe precisa.  

Reuniões presenciais

Historicamente, as reuniões presenciais têm sido a forma mais comum de comunicação empresarial. Segundo uma pesquisa da Forbes, elas ainda são consideradas a opção mais favorável. Nomeadamente, 84% dos executivos preferem reuniões presenciais, citando a construção de relacionamentos mais fortes e a capacidade de ler sinais não-verbais como as principais razões para a sua escolha. 

Além disso, um estudo mais recente do ournal of Experimental Social Psychology revela que a comunicação pessoal é considerada mais confiável do que a comunicação por e-mail. 

Embora eficaz, a comunicação presencial em reuniões não é exatamente viável, especialmente num ambiente de negócios amplamente orientado para o teletrabalho. As organizações remotas e híbridas precisam contar com outros métodos de comunicação empresarial para manter sua equipe conectada e suas operações fluindo sem problemas. 

Videoconferência

Como o equivalente mais próximo das reuniões presenciais, a videoconferência é outro método comumente usado de comunicação empresarial. Desde organizações remotas até organizações totalmente presenciais, as empresas realizam a maioria de suas reuniões de negócios por meio de sistemas de videoconferência. Enquanto as equipes locais recorrem ao vídeo para reuniões com clientes e terceiros, as equipes remotas usam o vídeo por padrão para facilitar uma comunicação mais transparente e eficiente e para fortalecer a conexão da equipe.

Conferência telefônica e de áudio

Telefone e áudio facilitam reuniões mais produtivas em ambientes de negócios remotos e de ritmo acelerado. Apesar de menos conteúdo não verbal quando comparado ao vídeo, as reuniões de áudio ainda fornecem mais precisão do que a comunicação escrita. Durante uma conversa telefônica, por exemplo, os participantes têm mais oportunidades de decifrar o tom de voz dos outros participantes e, assim, chegar a uma melhor compreensão e a um acordo mais rápido do que na comunicação escrita tradicional. 

Comunicação baseada na web 

Canais online, como e-mail e aplicativos de mensagens comerciais como o Pumble, permitem a comunicação e colaboração empresarial mais imediatas e rápidas. Isso é especialmente benéfico para equipes remotas e que operam em fusos horários que dependem de comunicação e colaboração assíncronas para atingir seus objetivos de negócios. O e-mail e as mensagens instantâneas permitem que equipes distribuídas compartilhem informações e arquivos de forma mais eficaz em conversas privadas, individuais ou com organizações ou grupos inteiros simultaneamente.

Comunicação escrita sobre arquivos compartilhados 

Palestras, documentos oficiais e relatórios apresentam um método importante de comunicação empresarial (escrita) aplicável a praticamente qualquer negócio. As equipes colaboram em arquivos compartilhados, comentam documentos oficiais e os utilizam como referência para processos e atividades específicas. Além disso, os colaboradores compartilham relatórios e apresentações durante reuniões ou discussões específicas. 

Os métodos de comunicação empresarial escrita permitem que as organizações documentem processos, colaborem de forma mais estreita, compartilhem ideias e tenham uma comunicação mais transparente e clara. Conforme mencionado acima, equipes remotas e que trabalham em diferentes fusos horários em particular, se beneficiam ao manter por escrito informações comerciais vitais. 

Pesquisas internas e externas 

Embora comumente associadas ao feedback externo do cliente, as pesquisas também são um recurso importante na comunicação interna. As pesquisas com funcionários são geralmente realizadas na forma de questionários on-line anônimos. As pesquisas internas são mais comumente usadas para coletar feedback dos funcionários sobre as políticas e processos da empresa, mas também fornecem métodos benéficos para avaliar o envolvimento, a moral e as realizações dos funcionários.
Por outro lado, pesquisas externas servem para avaliar as necessidades, satisfação, engajamento do cliente ou para realizar pesquisas de mercado. Como descobriu a SurveyMonkey analisar o feedback dos clientes aumenta em 33% as chances de uma empresa se considerar bem-sucedida. 

Gestão de clientes  

A comunicação relacionada às atividades de gerenciamento de clientes é outro método importante de comunicação empresarial amplamente aplicável em um ambiente empresarial moderno. Desde suporte por chat ao vivo e avaliações de clientes até sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRMs), há muitas maneiras pelas quais as empresas estão se comunicando com os clientes em um esforço para aprimorar sua experiência. É seguro dizer que a satisfação do cliente está diretamente relacionada à eficácia e à qualidade da comunicação de gestão do cliente. 

De quais métodos de comunicação empresarial sua equipe precisa?

Quando encarregadas de escolher os métodos de comunicação certos para a sua equipa, as organizações precisam considerar as suas necessidades e circunstâncias únicas. Não existe uma solução universal que funcione para todos os modelos e tamanhos de negócios.  

Dependendo do setor e do modelo de negócios em que atua, você pode encontrar alguns métodos menos populares perfeitamente adequados para sua equipe, enquanto outros, geralmente mais comuns, podem não ser muito eficazes.

Por exemplo, videoconferência e e-mail, embora geralmente aplicáveis, podem não ser necessariamente a melhor opção para sua equipe remota que depende de troca e colaboração rápidas. Ou você pode investir em um sistema de CRM de última geração, apenas para perceber que a maioria de suas atividades de gerenciamento de clientes são realizadas por telefone ou chats ao vivo. 

Dito isto, ainda existe pelo menos um método de comunicação universalmente aplicável no qual a grande maioria das organizações encontrará grande utilidade. A comunicação baseada na Web pode ser usada em vários modelos e tamanhos de negócios, tanto para comunicação interna quanto externa, enquanto outros métodos dependem em grande parte das necessidades e modelos exclusivos em que empresas específicas operam.  

Considere delinear suas necessidades e preferências específicas de comunicação, bem como prioridades e objetivos, e compare-os com a lista de métodos de comunicação listados acima para ter certeza de que está tomando uma decisão bem informada. 

Como melhorar a comunicação nos negócios?

Melhorar a comunicação empresarial traz imensas recompensas para suas operações internas e externas. 

Então, como você cria uma estratégia de comunicação empresarial de sucesso em sua organização?

Vamos analisar algumas dicas mais eficazes sobre como melhorar a comunicação nos negócios. 

Avalie o estado atual da comunicação da sua empresa e estabeleça metas

Para implementar com sucesso novos planos e estratégias de comunicação, considere começar pela análise do estado atual da comunicação empresarial. Isso o ajudará a identificar quaisquer ponto fracos e bloqueios para melhorar. Também servirá como uma excelente base para definir as metas certas para sua futura comunicação empresarial. 

A avaliação pode ser demorada, mas certamente terá retorno no longo prazo, pois ajudará a orientar o seu plano de ação. 

Por exemplo, você pode perceber que sua comunicação interna foi prejudicada devido à transição para o trabalho remoto. Como resultado, pode faltar direção e transparência, que são cruciais para o trabalho produtivo em equipe e para a conexão geral da equipe. 

Depois de identificar os problemas, você pode começar a elaborar um plano de abordagem para exatamente esses pontos problemáticos. Neste caso, o objetivo pode incluir o estabelecimento de diretrizes claras sobre o volume e a qualidade da comunicação interna, além de pontos práticos sobre como colocá-las em prática. 

Identifique grupos-chave e analise como eles se comunicam entre si

Depois de analisar os possíveis problemas que prejudicam a comunicação da sua empresa como um todo, é hora de fazer uma avaliação mais aprofundada de como os principais grupos da sua organização se comunicam. 

Esta etapa pode ajudá-lo a identificar questões mais específicas e, assim, definir metas e planos de ação mais relevantes. 

Para começar, tente primeiro definir os principais grupos cujas operações dependem de comunicação eficiente e da partilha de informação. Você pode categorizá-los em diferentes níveis, incluindo:

• Grupos horizontais — equipes, unidades ou departamentos, por exemplo. marketing, design, vendas, finanças, recursos humanos, etc.
• Grupos verticais — executivos, gerentes, líderes de equipe, membros de equipe.  
• Grupos externos — clientes, parceiros, fornecedores, consultores, etc.

Depois de identificar os grupos-chave, analise sua interação usando parâmetros relevantes, como feedback, relatórios, frequência de comunicação,comunicação de crise, conversas e reuniões irrelevantes, etc.

Para grupos horizontais, você pode avaliar quais pessoas, equipes e grupos dependem de comunicação regular para dar suporte às operações diárias, semanais ou mensais. 

Quando se trata de comunicação em nível vertical, considere analisar a qualidade e a frequência do feedback, relatórios, acompanhamento do progresso e aprovação.  

Da mesma forma, a comunicação de nível externo pode ser analisada pela frequência e qualidade da comunicação com clientes e parceiros.

Os insights obtidos por meio dessa análise podem ajudá-lo a determinar o volume ideal de comunicação necessário para melhor apoiar diferentes processos e equipes. Além disso, pode ajudá-lo a tomar decisões mais informadas quando se trata de escolher os canais de comunicação e ferramentas. 

Defina métodos relevantes de comunicação

Como mencionamos anteriormente, existem vários métodos de comunicação comumente usados. No entanto, nem todos eles são necessariamente relevantes para todos os negócios. A escolha depende muito do tipo e do tamanho do negócio, juntamente com os objetivos específicos de comunicação empresarial que você pretende alcançar. 

Por exemplo, se sua meta é melhorar a comunicação entre departamentos e colaboração, você pode definir um método baseado na Web como padrão para troca rápida de informações, arquivos e feedback entre equipes. 

Ao mesmo tempo, os métodos de comunicação também dependem em grande parte do tamanho e do modelo de negócios em que as organizações operam. Em linha com isso, uma pequena equipe no escritório optaria por reuniões internas presenciais e usaria reuniões baseadas na web. mensagens para colaboração e comunicação externa. No entanto, uma organização grande e totalmente remota teria de contar com videoconferências como alternativa às reuniões presenciais, além da colaboração assíncrona baseada na web.  

Aplique as ferramentas certas

Não existe uma solução única quando se trata de escolher as ferramentas certas para facilitar a comunicação empresarial. É necessário definir suas necessidades exclusivas e medi-las em relação às ferramentas disponíveis para encontrar a solução que se alinha perfeitamente com sua estratégia e objetivos de comunicação empresarial.

Dito isto, ainda existem várias funcionalidades de aplicação geral a serem procuradas em uma ferramenta de comunicação, independentemente do tamanho do seu negócio, modelo de trabalho ou preferências exclusivas. Interface amigável, segurança máxima e ferramentas que permitindo produtividade colaboração são alguns dos recursos universalmente relevantes para todas as organizações que buscam otimizar e agilizar sua comunicação empresarial.
Aqui estão algumas regras a serem seguidas ao escolher e adotar o ferramentas certas de comunicação empresarial:

• Use uma plataforma centralizada para e-mails e calendários para sincronizar automaticamente a disponibilidade e gerenciar melhor a comunicação e a colaboração em toda a sua organização. Seja qual for a sua preferência na batalha entre Google e Outlook, faça com que ela seja universal para calendário e e-mails. 
• Armazene informações e documentos vitais na nuvem com backup automático para evitar a perda de dados críticos. 
• Defina algumas regras básicas para ter voz, tom e etiqueta de bate-papo consistentes em todos os canais de comunicação da marca. Isso evitará possíveis mal-entendidos e conflitos e garantirá que todas as equipes estejam aplicando os princípios da comunicação respeitosa no local de trabalho. 
• Use uma única ferramenta de mensagens comerciais para toda a empresa. É muito fácil cair na armadilha da falta de comunicação quando um departamento usa o Hangouts do Gmail, enquanto outros se comunicam pelo Pumble, por exemplo.   
• Procure ferramentas multifuncionais que facilitem a simplificação colaboração. Recursos como compartilhamento de arquivos, opções versáteis de mensagens, disponibilidade de membros, notificações inteligentes e navegação contínua fornecem comunicação e experiência de colaboração mais eficientes.

Identificar e cultivar habilidades relevantes de comunicação empresarial

Além de promover realizações profissionais individuais e avanço na carreira, as habilidades de comunicação empresarial são igualmente benéficas em um sentido organizacional mais amplo. As empresas que investem tempo e recursos na melhoria das competências de comunicação da sua força de trabalho têm maior probabilidade de obter um melhor desempenho dos colaboradores, de acordo com uma pesquisa da Pesquisa TalentLMS. Compreensivelmente, um maior desempenho e produtividade dos funcionários levam a um melhor sucesso geral do negócio. 

Para ajudá-lo a identificar melhor e aperfeiçoar habilidades de comunicação empresarial relevantes em sua organização, vamos examinar mais de perto todas as habilidades vitais para uma comunicação empresarial eficaz.  

Habilidades de colaboração

O trabalho em equipe eficaz depende de uma comunicação eficaz entre os membros da equipe. Para colaborar de forma eficaz, os membros da equipe precisam dominar a arte de perguntar melhor perguntas no trabalho, além de aprender como solicitar e dar feedback construtivo. Além disso, uma forte colaboração As habilidades incluem estar aberto e considerar diferentes perspectivas, além de fornecer apoio e incentivo aos colegas de equipe. Criar espaço para o desenvolvimento de habilidades de colaboração permite que as equipes trabalhem juntas de forma mais eficaz e descubram soluções mais eficientes. formas de alcançar os objetivos organizacionais. 

Habilidades diplomáticas

As habilidades diplomáticas são um componente vital que constitui uma comunicação empresarial eficaz, independentemente do setor em que sua empresa opera. Desde a resolução de conflitos e resolução de problemas até a comunicação de empatia e compaixão, as habilidades diplomáticas são essenciais no gerenciamento de interações profissionais, tanto internas quanto externas. As fortes habilidades diplomáticas facilitam uma melhor construção de relacionamentos no local de trabalho, melhoram o desempenho no trabalho e a resolução de conflitos. 

Ao mesmo tempo, profissionais com competências diplomáticas altamente desenvolvidas têm mais sucesso na gestão de clientes e noutras funções de contacto público. 

Habilidades diplomáticas bem desenvolvidas permitem que representantes de vendas e profissionais de suporte ao cliente compreendam melhor as perspectivas e necessidades dos clientes e, assim, forneçam melhores soluções e suporte. 

Individualmente, os profissionais podem buscar mais feedback e oportunidades para praticar suas habilidades interpessoais durante a comunicação e colaboração regulares no local de trabalho. 

Em um nível organizacional mais amplo, as equipes podem organizar workshops e inscrever-se em cursos que se concentram no desenvolvimento da inteligência emocional, do pensamento analítico e da resolução de conflitos para construir um melhor conjunto de competências diplomáticas.    

Habilidades de negociação

Embora geralmente associadas à conquista de novos clientes ou parceiros de negócios, as habilidades de negociação são essenciais para várias outras atividades comerciais. Os funcionários e gestores aplicam competências de negociação quando discutem salários ou promoções, por exemplo, enquanto os empresários confiam nas competências de negociação quando comunicam com investidores. 

As pequenas habilidades que você pode praticar incluem:

• Escuta ativa
• Gestão de expectativas
• Paciência
• Adaptabilidade
• Persuasão
• Integridade

Não é novidade que a maioria das habilidades de comunicação empresarial estão diretamente correlacionadas, o que permite que profissionais e organizações maximizem seus esforços de aprendizagem.   

Habilidades de apresentação

A capacidade de captar a atenção do público e convencê-lo a considerar suas ideias ou pontos de vista é outra habilidade empresarial importante que depende em grande parte de uma comunicação eficaz. As fortes habilidades de apresentações são fundamentais na elaboração e entrega de apresentações cativantes para diferentes públicos de negócios. Além dos gerentes e executivos que geralmente têm mais oportunidades de praticá-las, os membros da equipe também exigem sólidas habilidades de apresentação para comunicar suas ideias à equipe de maneira eficaz. 

Dominar as habilidades de apresentação inclui aprender como aproveitar o poder da comunicação verbal e não verbal e apresentar ideias usando vários métodos visuais e de áudio para causar uma forte impressão no público. 

Apresentar as informações de forma clara e envolvente é uma habilidade que vale a pena desenvolver, pois afeta muitas atividades e processos de negócios, desde a colaboração eficaz até a aquisição de clientes e realização de vendas.  

Habilidades de falar em público

Da mesma forma que a comunicação empresarial, falar em público exige que os profissionais tenham um forte domínio de sua comunicação verbal e não verbal. Um ambiente de negócios profissional exige um certo nível de proficiência para falar em público, quase por padrão. Desde o momento em que entramos no ambiente profissional e fazemos a nossa primeira entrevista de emprego até fazermos apresentações e falarmos em conferências do setor, dirigindo-nos a investidores ou comunidades, a maioria dos profissionais é obrigado a se envolver em alguma forma de fala público ao longo da sua carreira. As fortes habilidades públicas refletem na capacidade de cativar a atenção do público e criar uma conexão através da narrativa.    

Habilidades de escuta ativa

Outra habilidade de comunicação empresarial muito importante que se relaciona com várias outras é a habilidade de escuta ativa. Ouvintes ativos são caracterizados pela capacidade de serem pacientes e presentes na comunicação, prestando muita atenção aos detalhes e nuances para evitar mal-entendidos e alcançar um melhor entendimento. Essa habilidade de comunicação empresarial apoia melhores relações de trabalho e promove uma colaboração mais produtiva, além de ser um dos principais componentes da negociação.  

Habilidades de redação empresarial

A maior parte da comunicação empresarial moderna é realizada por escrito. Mesmo antes da transição global para o modelo de trabalho remoto, a eficácia da comunicação empresarial dependia em grande parte das habilidades de redação comercial dos participantes para transmitir a mensagem certa por meio de e-mails, memorandos da empresa, plataformas de mensagens comerciais, textos de sites ou mídias sociais. Postagens. 

Tanto as organizações como os indivíduos precisam se comprometer a melhorar suas habilidades de redação comercial para reduzir mal-entendidos, melhorar a colaboração, garantir uma comunicação clara das tarefas e facilitar melhores relações de trabalho.

Habilidades de resolução de conflitos

A capacidade de comunicar para sair de crises, conflitos e situações estressantes em geral apresenta uma forte resolução de conflitos. Naturalmente, os gestores e líderes de equipe estão mais interessados ​​em desenvolver estas competências específicas. No entanto, outros membros da equipe também podem se beneficiar muito ao aprender como gerenciar situações estressantes e se comunicar para encontrar soluções criativas para os problemas em questão. 

Habilidades de tomada de decisão

Como uma das habilidades de comunicação empresarial comumente relacionadas a funções de liderança, boas habilidades de tomada de decisão são fundamentais para o alcance bem-sucedido de metas, tanto em termos de objetivos individuais quanto organizacionais. A capacidade de assumir uma posição objetiva em conversas críticas e pesar rapidamente todos os prós e contras e medi-los em relação às principais metas e prioridades organizacionais é uma habilidade que caracteriza gestores e líderes de sucesso. A chave para adquirir fortes competências de tomada de decisão reside na aplicação de um processo que inclui as seguintes etapas:

• Definir a situação ou o problema.
• Identificar possíveis soluções ou planos de ação.
• Descrever todos os prós e contras de cada plano.
• Tomar a decisão que melhor se alinha às etapas anteriores e ao objetivo geral.

Habilidades de comunicação não verbal

Embora o mito popular sobre a imensa importância da comunicação não-verbal tenha sido desmascarado pelas segundo a pesquisa mais recente com base na má interpretação da pesquisa original, a comunicação não-verbal ainda é uma parte importante da comunicação cotidiana e empresarial. As habilidades de comunicação não-verbal incluem dicas específicas de linguagem corporal que usamos (intencionalmente ou não) para transmitir nossa mensagem. Isso inclui tudo, desde contato visual e expressões faciais até nossa postura. 

Profissionais que dominam a habilidade de comunicação não-verbal têm mais sucesso em transmitir a mensagem certa em conversas com clientes, reuniões de equipe ou conferências do setor. A compreensão dos princípios da comunicação não-verbal permite aos comunicadores ler e compreender melhor os sentimentos e opiniões dos outros participantes na conversa, observando a sua linguagem corporal e expressões faciais. 

Feedback e habilidades de comunicação de entrada

As equipas que promovem feedback construtivo no local de trabalho têm maior probabilidade de obter benefícios substanciais no desempenho e no compromisso organizacional, conclui um estudo. 

Além disso, o feedback construtivo é igualmente valioso para os funcionários a um nível mais individual, pois apoia um avanço mais rápido na carreira. Na verdade, de acordo com um Harvard Business Report Study, 57% dos funcionários preferem receber feedback construtivo a elogios. 

Para construir fortes habilidades de feedback e contribuição que impulsionam a colaboração e o desempenho, as organizações e os indivíduos podem considerar trabalhar na construção de confiança, juntamente com a prática de uma comunicação de feedback honesta e respeitosa orientada para a ação. 

Habilidades de delegação

A gestão organizacional e a liderança dependem de fortes habilidades de delegação para organizar eficazmente a carga de trabalho e atribuir tarefas estrategicamente para obter produtividade máxima. No entanto, a delegação não termina necessariamente com atribuições adequadas de tarefas. Delegadores habilidosos compreendem a importância de comunicar eficazmente o apoio e fornecer recursos relevantes ao longo do processo.

Documente e compartilhe seus processos de comunicação empresarial

Ao trabalhar para instituir práticas de comunicação empresarial mais eficazes, as organizações precisam garantir que todos tenham acesso a estratégias, procedimentos, recursos, ferramentas e materiais de aprendizagem. Considere documentar seus processos e materiais de comunicação empresarial em um centro de conhecimento compartilhado para servir como uma lista de verificação para referência de funcionários novos e existentes. Por fim, compartilhe o documento em um e-mail para toda a empresa ou fixe-o em um canal #geral no aplicativo de mensagens da sua empresa para garantir que ele permaneça acessível e lembrado por toda a organização.  

Eleve o sucesso da sua organização com a comunicação empresarial eficaz no Pumble

A comunicação empresarial eficaz é a espinha dorsal do sucesso organizacional, impulsionando a colaboração, a produtividade e o envolvimento dos funcionários.

Reconhecendo o seu papel fundamental, as organizações usam soluções dinâmicas como o Pumble para revolucionar a sua comunicação.

Pumble é um aplicativo de comunicação de equipe que agiliza a comunicação clara e promove a colaboração entre a equipe membros. Com foco em melhorar as trocas, o Pumble oferece um conjunto de recursos robustos projetados para aumentar a produtividade e a harmonia no local de trabalho.

Capacite sua força de trabalho com o versátil kit de ferramentas do Pumble, que inclui: 

• Canais personalizáveis, 
• Conversas encadeadas (sequências), 
• Mensagens diretas, 
• Compartilhamento de arquivos, 
• Compartilhamento de tela, 
• Videochamadas, e muito mais. 

Essas ferramentas permitem que as equipes trabalhem com mais eficiência em direção a objetivos compartilhados.

Com o Pumble como seu aliado, sua equipe pode se comunicar de forma mais eficaz, colaborar perfeitamente e elevar suas estratégias de comunicação empresarial a novos patamares. 

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Referências:

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