O que é comunicação eficaz? Definição, exemplos e 13 passos para melhorá-la

É difícil para você se expressar? Você costuma passar o mouse sobre o botão mudo durante as reuniões de equipe, apenas esperando a oportunidade de contribuir e nunca o faz? 

Bem, você não está sozinho.

Na verdade, pesquisas mostram que 86% dos funcionários e gerentes concordam que a comunicação ruim é aprincipal causa de fracasso no local de trabalho. Seja devido à sobrecarga de informações, omissão de algo ou simplesmente má interpretação de informações, o ponto principal é — a comunicação ineficaz está destruindo empresas.

Você discorda? Faça a si mesmo estas perguntas:

• Com que frequência sua equipe enfrenta falhas de comunicação?
• As informações importantes tendem a se perder em algum lugar durante a comunicação?
• Os funcionários confiam em rumores para obter notícias e atualizações importantes da empresa?

Para ajudá-lo a compreender o papel que a comunicação eficaz desempenha no local de trabalho, responderemos às seguintes perguntas:

• O que é comunicação eficaz?
• Qual é a importância da comunicação eficaz no local de trabalho?
• Quais são os benefícios de uma comunicação eficaz?
• Quais são os princípios da comunicação eficaz?
• Quais são os 13 passos que você precisa seguir para tornar a comunicação mais eficaz?

Vamos dar uma olhada!

Definição: O que é comunicação eficaz?

A comunicação eficaz é o processo de troca bem-sucedida de informações, ideias, opiniões ou outros tipos de mensagens entre duas ou mais pessoas, resultando em compreensão mútua.

Para comunicar de forma eficaz, os participantes devem ser capazes de compreender a mensagem que está sendo transmitida, bem como a emoção, a intenção e o propósito por trás da mensagem.

Perguntamos a Milan Kordestani, autor do livro “I’m Just Saying: A Guide to Maintaining Civil Discourse in an Creasingly Divided World” qual é a definição de comunicação eficaz. 

Para melhorar suas habilidades de comunicação, além de entender a mensagem, todos os participantes precisam se sentir satisfeitos com o resultado da conversa. Em outras palavras, além de chegar a um entendimento, eles também precisam chegar a um acordo sobre o objetivo da comunicação. 

Kordestani concorda e continua que a empatia e o respeito são essenciais para uma comunicação eficaz:

O que é comunicação eficaz nos negócios?

Em uma escala mais ampla, o estabelecimento de uma comunicação bem-sucedida no local de trabalho significa criar um ambiente de confiança e compreensão dentro da equipe.

Hanne Wulp, instrutora de habilidades de liderança, comunicação e resolução de conflitos e coach executiva, concorda e acrescenta que compartilhar informações com frequência é fundamental:

Em outras palavras, ao fomentar uma cultura de transparência onde o estilo de comunicação assertivo é encorajado e o feedback é bem-vindo, você estará consequentemente melhorando a eficácia da comunicação da sua organização.

Quais são os benefícios de uma comunicação eficaz?

Simplificando, os negócios dependem do fluxo de informações. Independentemente do setor em que você atua, se você está buscando expandir e melhorar, aprender a se comunicar efetivamente é essencial. Consequentemente, é por isso que a comunicação eficaz está entre as habilidades mais bem avaliadas e procuradas que qualquer funcionário pode ter. 

Se o fluxo de informações estiver obstruído de alguma forma, o negócio começará a se deteriorar. Épor isso que precisamos de uma comunicação eficaz para:

• Elimina a confusão,
• Dá propósito,
• Cria responsabilidade e
• Gera uma cultura empresarial positiva.

Mais especificamente os seis principais benefícios da comunicação eficaz são: 

• Solução de problemas mais fácil e melhor
• Tomada de decisão melhor e mais fácil,
• Melhores relações comerciais,
• Maior envolvimento, 
• Maior produtividade e
• Melhor cultura de equipe.

Vamos dar uma olhada no que isso implica.

1º Benefício: Resolução de problemas mais fácil e melhor

Como a habilidade interpessoal mais requisitada, a comunicação é um item essencial em um currículo. De acordo com 90% dos empregadores, a capacidade de se comunicar efetivamente pode ser o que faz a diferença entre ser contratado ou não. O principal motivo para isso é que grandes habilidades de comunicação levam a uma resolução de problemas mais fácil. 

A resolução de problemas só é possível se existir:

• Cooperação,
• Colaboração em equipe, 
• Determinação e
• Ação coordenada.

Todos esses fatores contribuintes dependem de uma comunicação eficaz, porque é o que une todos na equipe e permite que trabalhem como uma unidade coesa.

Comunicação eficaz é uma comunicação simplificada, que permite:

• Compartilhamento de informações com agilidade,
• Compreensão mútua do problema, 
• Avaliação coletiva do impacto do problema, e
• Tomada de decisão que leva em consideração todo o sistema.

Ou seja, quando agilizamos a comunicação e permitimos que todos participem dela, resolveremos os problemas com mais facilidade e rapidez (assim como maior eficiência). 

2º Benefício: Tomada de decisão mais fácil e melhor

Tomar uma decisão no local de trabalho depende diretamente da quantidade de informações que temos. 

A tomada de decisão é um processo de escolher uma opção de uma seleção de alternativas, confiando em nossa análise abrangente de todas elas. Para selecionar a correta, temos que estar totalmente cientes de todas as alternativas.

É aí que entra a comunicação eficaz. Clareza é o pilar da comunicação adequada. Como Michelle Giordano, uma defensora da extensão comunitária, afirma, a clareza também é necessária para a tomada de decisões informadas.

3º Benefício: Melhores relacionamentos comerciais

Em geral, podemos diferenciar entre dois tipos diferentes de comunicação eficaz no local de trabalho:

• Interno e
• Externo.

Embora separados, esses dois tipos de comunicação empresarial estão interligados — se um for eficaz, o outro também será. Manter uma comunicação clara e transparente interna e externamente é vital para seu sucesso.

O sucesso da sua colaboração com terceiros depende da eficácia da sua comunicação. A maneira como você (pessoalmente e como empresa) interage com terceiros moldará a reputação que você tem e afetará a maneira como eles veem e interagem com o seu negócio.

4º Benefício: Maior envolvimento

O baixo envolvimento custa às empresas em todo o mundo cerca de 7,8 trilhões de dólares. Isto não é uma surpresa, dado que estudos mostram que apenas 21% dos trabalhadores estão realmente envolvidos no trabalho. 

O engajamento dos funcionários leva a melhor desempenho e maiores níveis de produtividade. Mas o que isso tem a ver com a eficácia da comunicação?

Bem, uma pesquisa sobre a voz dos funcionários mostrou que 74% dos funcionários altamente engajados também se sentem ouvidos. 

Em outras palavras, eles sentem que suas opiniões e contribuições são importantes. Em comparação, apenas 30% dos trabalhadores descomprometidos sentem-se ouvidos no local de trabalho, o que implica uma forte relação entre a comunicação eficaz no local de trabalho e o envolvimento dos funcionários. 

5º Benefício: Melhor produtividade

De acordo com o mesmo estudo, quando se sentem ouvidos, 74% dos funcionários são mais eficazes em seu trabalho. Sem mencionar que 71% deles se sentem encorajados a compartilhar:

• Ideas, 
• Pensamentos, 
• Soluções potenciais e 
• Feedback. 

Portanto, implementar uma comunicação eficaz pode levar à melhoria da produtividade. 

Alguns estudos mais antigos, como o relatório da McKinsey, sugerem que quando as empresas empregam tecnologias sociais para melhorar a sua comunicação interna, podem aumentar a produtividade dos funcionários em 20-25%. 

Dados mais recentes mostram que 72% dos gerentes e líderes empresariais acreditam que suas equipes são mais produtivas como resultado de melhores habilidades de comunicação.

6º Benefício: Melhor cultura de equipe

Praticar habilidades de comunicação ajuda a construir confiança entre os membros da equipe e a criar um ambiente saudável para trabalhar. Isso, por sua vez, leva a uma cultura mais colaborativa dentro da empresa. 

Kordestani destaca o quão eficaz a comunicação é para a cultura da equipe e afirma:

Como tornar a comunicação eficaz?

Claramente, uma comunicação eficaz é vital para o desempenho, tanto a nível individual como a nível de equipe. 

Para alcançar todos os benefícios que uma comunicação eficaz traz, você precisa não apenas compreender seus fundamentos, mas também melhorar suas habilidades de comunicação. 

Aqui estão os 13 passos que você pode seguir para garantir que fará exatamente isso.

1ª Passo: Siga os 7 Cs da comunicação

O primeiro passo para uma comunicação eficaz é seguir os 7 Cs da comunicação. 

Esses 7 Cs da comunicação são as características mais importantes de uma comunicação eficaz. 

Eles incluem:

• Clareza, 
• Coerência, 
• Confiança, 
• Correção, 
• Concisão, 
• Concretude, e 
• Cortesia.

Subpasso 1: Seja claro na comunicação

Para evitar mal-entendidos, você precisa ser claro ao se comunicar. A comunicação clara implica que o comunicador destaque apenas uma informação específica. 

Um comunicador claro concentra-se em perseguir um objetivo específico e transmitir uma mensagem específica.

Aqui está um exemplo de como as informações podem ser transmitidas de forma clara e pouco clara:

“Você terminou aqueles relatórios que pedi na terça passada?” ✅

“Ei, e aí? Então, verifique isso - Mandy me perguntou quando os relatórios sobre os quais falamos na semana passada serão feitos. Eu estava tipo “Você pode relaxar? Eles estarão prontos em breve!” Cara, ela é tão tensa, certo?” ❌

No primeiro exemplo, podemos perceber que a pergunta é formada de forma clara e direta. O destinatário fica imediatamente ciente do que está sendo solicitado, portanto não há riscos de má interpretação.

No segundo exemplo, vemos que a pessoa que enviou a mensagem escolheu uma maneira indireta de pedir informações. A abordagem passivo-agressiva combinada com o uso excessivo de jargões torna este um exemplo de comunicação pouco clara.

Ser claro na comunicação ajuda a:

• Tornar a compreensão mais fácil e rápida, e
• Melhorar o significado de uma mensagem.

Para se comunicar com clareza, você precisará:

• Dizer a sua ideia principal,
• Certificar-se de que sua ideia faz sentido,
• Minimizar o número de ideias por frase,
• Ser específico e detalhista,
• Evitar gírias, e linguagem absoluta, 
• Falar em frases curtas e diretas e
• Certificar-se de que a outra pessoa entende você (e vice-versa).

Subpasso 2: Seja coerente na comunicação

A comunicação coerente flui suavemente, o que significa que é consistente e lógica.

Um comunicador coerente conecta todos os pontos discutidos e garante que todos sejam relevantes para o tópico principal. Ser coerente na comunicação ajuda:

• Dar credibilidade às suas ideias, e
• Evitar confusão, insatisfação e exaustão nos ouvintes/leitores.

Para se comunicar de forma coerente, você precisará:

• Organizar e apresentar suas ideias em uma ordem lógica, e
• Conectar suas ideias por meio do uso de palavras e frases de transição (por exemplo, "como resultado", "até agora", "além disso", "em contraste", "por exemplo", etc.).

Vamos dar uma olhada em um exemplo de comunicação coerente na imagem abaixo. Lá, vemos uma conversa entre 2 colegas de trabalho no Pumble, um aplicativo de mensagens comerciais. Um deles está pedindo ajuda com um processo específico e o outro dá instruções detalhadas e lógicas. 

No exemplo acima, vemos a consistência na comunicação de George. Ele repassa o processo em questão com seu colega de trabalho e então diz:

“A ordem correta é: página inicial ▶️ página de data ▶️ página de código de barras ▶️ página de coleção e depois você passa para a próxima tela.”

Mas, o que aconteceria se George não empregasse os princípios da comunicação coerente? Então, sua resposta inicial poderia ter parecido algo assim:

“Você precisa marcar uma coleção para cada produto. Vá para a página de data e continue a partir daí. A página do código de barras aparece quando você clica onde deveria.”

Este exemplo mostra claramente que, embora George esteja explicando o processo, ele não o faz de forma consistente e há muito pouca chance de seu colega de trabalho conseguir segui-lo.

Subpasso 3: Esteja confiante ao se comunicar

Na comunicação, a confiança ajuda você a transmitir o que deseja de maneira eficiente. Um comunicador confiante dá credibilidade extra às suas palavras, expressando pensamentos, crenças, ideias e opiniões de forma assertiva.

Uma pesquisa da Indeed mostra que 98% dos trabalhadores dizem que têm melhor desempenho quando se sentem confiantes. Por outro lado, um estudo feito pela Universidade de Direito indica que 97% dos adultos de 24 a 35 anos dizem que têm medo de que seus colegas de trabalho os julguem pela maneira como se comunicam no local de trabalho.

Muitos funcionários se sentem inadequados para expressar seus pensamentos, especialmente quando se trata de comunicação não verbal. A era moderna do trabalho remoto nos deixou sem as habilidades há muito perdidas de “comunicar sem comunicar”.

Ter confiança na comunicação ajuda:

• Prestar atenção,
• Ouvir ativamente,
• Expressar interesse usando expressões faciais apropriadas e
• Ter uma linguagem corporal geral positiva.

Em outras palavras, finja até conseguir ou use a estratégia "como se", que tem sido comprovadamente eficaz. 

A base desta estratégia reside no fato de os humanos tendem a tratar as construções com as quais se envolvem diariamente como fatos e não como o que são (construções sociais que dependem do contexto de uma situação). 

Por exemplo, podemos ter uma noção preconcebida de que existem formas específicas de como as pessoas confiantes agem e são percebidas na nossa sociedade. Também podemos considerar um fato que pessoas confiantes são naturalmente confiantes em todas as situações da vida (mesmo que isso não possa ser verdade – é apenas uma construção social que temos). Portanto, se não agirmos com confiança o tempo todo em todas as situações, nos veremos como “não confiantes”. 

A estratégia “Como se” incentiva as pessoas a agirem como se já fossem quem desejam ser – neste caso, seria uma pessoa confiante. 

Ter confiança na comunicação ajuda:

• As pessoas a parecerem mais assertivas,
• Dar mais credibilidade às informações apresentadas, e
• As informações apresentadas parecerem mais profissionais.

Para parecer confiante ao se comunicar, você precisará:

• Manter um volume de voz claro e estável,
• Manter contato visual
• Ser honesto,
• Ouvir os outros com atenção,
• Procurar concessões sobre os pontos discutidos,
• Expressar gratidão quando apropriado,
• Oferecer desculpas quando você estiver errado e
• Reconhecer positivamente a contribuição dos outros.

Subpasso 4: Esteja correto ao se comunicar

A comunicação correta implica que não há erros de comunicação, o que dá credibilidade às suas palavras. As pessoas que ouvem o que você diz ou leem suas mensagens provavelmente formarão uma conexão subconsciente entre o uso da gramática e o valor de suas palavras.

Um comunicador correto mostra seu respeito pelos colegas comunicadores, garantindo que a gramática, a pronúncia e o vocabulário estejam em dia. 

Ser correto na comunicação ajuda:

• Melhorar o impacto da mensagem,
• Melhorar o profissionalismo,
• Melhorar a compreensão, e
• Evitar mal-entendidos e confusões.

Para se comunicar corretamente, você precisará:

• Pensar no que você quer dizer antes de dizê-lo, 
• Revisar a comunicação escrita com cuidado e
• Consultar manuais gramaticais ou verificadores gramaticais online.

Vejamos um exemplo de comunicação correta e incorreta. 

“Olá, Joana! Você pode me enviar toda a documentação que possui para o caso Perkins? Obrigado!” ✅

Vemos que o remetente usou frases completas, bem como gramática e pontuação adequadas. Aqui está um exemplo da mesma mensagem, mas feita de forma incorreta:

“Olá Joan, pf, me envie todos os docs para o caso P, obg” ❌

Embora este segundo exemplo transmita a mesma mensagem do primeiro, a falta de pontuação e vários erros de digitação tornam esta mensagem pouco profissional e às vezes até incoerente.  

Subpasso 5: Seja conciso ao se comunicar

Comunicação concisa implica que a informação é comunicada no menor número possível de palavras. Um comunicador conciso vai direto ao ponto e mantém as coisas breves. Em outras palavras, eles são eficientes na escolha de suas palavras e formações de frases.

Ser conciso na comunicação ajuda:

• Economizar tempo e dinheiro,
• Sublinhar melhor seus pontos principais e
• Tornar a mensagem mais compreensível para os ouvintes/leitores.

Para se comunicar de forma concisa, você precisará:

• Evitar se distrair com questões adicionais,
• Manter-se dentro do assunto em questão e
• Fornecer apenas uma quantidade razoável de informações por vez.

A concisão é especialmente importante na comunicação escrita. Ao comunicar seus pensamentos por escrito, você deve:

• Usar sua voz ativa (em vez de passiva),
• Evitar frases vagas e usadas em excesso (por exemplo, “ruim”, “bom”, “sei”, “muito”, etc.) e
• Remover qualificadores redundantes (por exemplo, “bastante”, “muito”, “realmente”, etc.).

Por exemplo, se quiséssemos ser concisos ao pedir algo, diríamos:

“Precisamos fazer um anúncio de 15 segundos que destaque o recurso mais recente. Isso precisa ser feito até o dia 13.”

Um exemplo de comunicação imprecisa, por outro lado, seria mais ou menos assim:

“Seria ótimo se pudéssemos exibir um pequeno anúncio porque lançamos recentemente um novo recurso e realmente precisamos mostrá-lo ao nosso público. Seria ideal tê-lo bem feitinho e pronto no meio do mês.”

Subpasso 6: Seja concreto ao se comunicar

A comunicação concreta implica que a informação seja apresentada de forma específica, definida, mas também vívida. 

Um comunicador concreto fornece uma imagem clara do que deseja transmitir.

Ser concreto na comunicação ajuda:

• Fortalecer a confiança em suas palavras,
• Manter o interesse do público,
• Evitar interpretações erradas, e
• Acelerar o curso da ação.

Para se comunicar concretamente, você precisará:

• Apoiar suas ideias com fatos e números,
• Usar palavras e frases claras e inequívocas, 
• Usar modificadores precisos,
• Evitar generalizações e
• Fornecer etapas detalhadas para as ações que você deseja realizar.

Subpasso 7: Seja cortês ao se comunicar

O último “C” da comunicação é cortesia. A comunicação cortês implica que as informações sejam entregues com respeito. Um comunicador cortês é aberto, amigável e honesto.

Além de ajudar nas suas perspectivas de carreira, ser cortês na comunicação também ajuda:

• Construir e manter um bom relacionamento entre colegas de equipe,
• As pessoas se sentem ouvidas, reconhecidas e apreciadas, e
• Construir uma equipe mais leal e produtiva.

Para se comunicar com cortesia, você precisará:

• Ser positivo, educado e sensato,
• Ser entusiasmado e reflexivo,
• Considerar os pontos de vista dos outros,
• Concentrar a mensagem no público-alvo e
• Mostrar respeito pelos colegas comunicadores.

2ª Passo: Estabeleça a confiança entre os colegas de equipe

Para construir uma comunicação eficaz em uma equipe, você precisará construir confiança. Mas é importante notar que esta é uma via de mão dupla ou, melhor dizendo, uma forma parecida com o enigma do ovo e da galinha – equipes que confiam umas nas outras comunicam-se mais (e melhor), enquanto uma melhor comunicação leva a mais confiança.

Esta intrincada ligação não escapou a Giordano, que afirma que estabelecer confiança é um dos principais benefícios de uma comunicação eficaz:

De acordo com Paul J. Zak, autor de Trust Factor: The Science of Creating High-Performance Companies, e do artigo The Neuroscience of Trust, pessoas que trabalham em empresas de alta confiança relatam os seguintes benefícios:

• 106% mais energia no trabalho,
• 76% mais envolvimento,
• 74% menos estresse,
• 50% mais produtividade,
• 40% menos esgotamento e melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional,
• 29% mais satisfação com suas vidas e
• 13% menos dias doentes.

Mas como estabelecemos confiança nas equipes?

Subpasso 1: Seja transparente

No estudo mencionado anteriormente, Zak descobriu que compartilhar informações amplamente e manter uma comunicação contínua e transparente reduz a incerteza e melhora o trabalho em equipe. Também melhora o engajamento no local de trabalho.

Manter uma comunicação bidirecional transparente é uma tarefa difícil, mas você pode fazer isso:

• Sendo responsável por suas responsabilidades,
• Fornecendo e aceitando comentários regularmente, e
• Pedindo antecipadamente as expectativas da tarefa/projeto.

Subpasso 2: Seja respeitoso

Um dos pilares da confiança é a comunicação respeitosa — ser tratado educadamente ou devidamente reconhecido por realizações e comportamentos. 

De acordo com o artigo The Effect of Respect: Respectful Communication at Work Drives Resiliency, Engagement, and Job Satisfaction among Early Career Employees, há duas facetas principais do respeito no local de trabalho:

• Envolvimento respeitoso, e
• Respeito autônomo.

O primeiro tem a ver com o relacionamento que uma pessoa tem com os membros de sua equipe. Se eles forem interpessoalmente aceitos e valorizados como indivíduos, eles se sentirão como um membro respeitado da equipe. 

O último tem a ver com a liberdade que uma pessoa tem para trabalhar da maneira que lhe convém. Esta liberdade que decorre da confiança que a liderança deposita neles faz com que os trabalhadores se sintam respeitados. 

No geral, o respeito no local de trabalho leva a um melhor envolvimento e cooperação. Os colaboradores que se sentem respeitados têm maior probabilidade de serem colaborativos porque estão dispostos a levar em consideração não apenas o seu desenvolvimento profissional, mas também a visão mais ampla do futuro da empresa. Além do mais, é mais provável que incluam outras pessoas nessas visões partilhadas.

O respeito é importante para promover a confiança que leva a uma comunicação eficaz no local de trabalho. Você pode conseguir isso:

• Respeitando o tempo dos seus companheiros de equipe,
• Respeitando as ideias de seus colegas de equipe, mesmo quando elas não estão alinhadas com seu conhecimento, experiência ou expectativas, e
• Respeitando as opiniões dos seus colegas de equipe, mesmo quando elas são diferentes das suas.

Subpasso 3: Seja unido

Estar unido é mais do que apenas trabalhar com outras pessoas. Unidade é colaborar em equipe. Isso inclui trabalhar como uma unidade coesa. Os pilares da unidade são:

• Não rejeitando membros da equipe,
• Evitando completamente a comunicação negativa,
• Ajudando quando solicitado, e
• Sempre pedindo ajuda quando precisar.

Subpasso 4: Valorize os companheiros de equipe

Valorizar seus colegas de equipe cria um senso de comunidade, o que leva a uma melhor retenção de funcionários e a uma maior satisfação geral no trabalho. 

Para mostrar aos seus colegas de trabalho e funcionários que você os valoriza, você pode tentar:

• Aprender mais sobre o que eles gostam, não gostam e fluxos de trabalho preferidos, e
• Elogiar quando e onde for devido.

Substep #5: Practice trust-building activities

A confiança é algo que ocorre naturalmente e organicamente. Não podemos forçar isso. 

No entanto, podemos ajudá-la praticando atividades apropriadas de construção de confiança, tais como:

• Quadrado cego — um jogo de construção de confiança em que um grupo de pessoas vendadas precisa formar um quadrado com uma corda colaborando em equipe,
• Desenho costas com costas — um jogo de construção de confiança onde duas pessoas sentam-se costas com costas e fornecem instruções uma à outra sobre como desenhar formas abstratas que lhes são atribuídas,
• Trilha noturna — um jogo de construção de confiança em que um grupo de pessoas vendadas se segura a uma corda e precisa navegar juntos por uma pista de obstáculos, e
• Campo Minado — um jogo de construção de confiança onde o primeiro companheiro de equipe está com os olhos vendados, enquanto o segundo companheiro precisa navegar verbalmente pelo primeiro companheiro de equipe através de um espaço aberto cheio de obstáculos.

3ª Passo: Gerencie as barreiras de comunicação

Qualquer coisa que atrapalhe a eficácia da comunicação — um mal-entendido, um problema ou um obstáculo — é uma barreira.

As barreiras de comunicação assumem várias formas – normalmente reconhecemos as barreiras:

• Físicas, 
• Perceptivas, 
• Emocionais, 
• Culturais, 
• De idioma, 
• De Gênero, e 
• Interpessoais para uma comunicação eficaz. 

Para gerenciar as barreiras de comunicação, você precisará:

• Identificar as barreiras de comunicação que você está enfrentando – depois de fazer isso, será mais fácil enfrentá-las.
• Aprender sobre as diferentes normas e costumes culturais, bem como as diferenças culturais em termos de uso da linguagem verbal e não verbal – ao fazer isso, você diminuirá as chances de mal-entendidos e confusão.
• Identificar suas suposições, estereótipos, tendências e preconceitos – depois de fazer isso, você será capaz de trabalhar para superá-los.
• Escolher um idioma oficial apropriado para a equipe — caso os membros da equipe tenham línguas maternas diferentes.

As barreiras de comunicação se manifestam de diferentes maneiras, por isso não existe uma maneira perfeita de gerenciar todas elas. Vamos dar uma olhada em como você pode superar cada uma delas.

Subpasso 1: Gerencie as barreiras físicas à comunicação

Barreiras físicas representam as condições ambientais que interrompem o processo de comunicação. 

Eles podem se manifestar como escritórios fisicamente separados de equipes distribuídas, o que dificulta a interação das pessoas quando desejam.

Uma das melhores maneiras de gerenciar barreiras físicas na comunicação é adotar comunicação assíncrona.

No entanto, essa não é uma opção para todas as equipes, e é por isso que você também pode considerar utilizaraplicativos de comunicação em equipe como Pumble , que facilitarão o contato entre todos os membros da equipe a qualquer momento.

Subpasso 2: Gerencie as barreiras perceptivas à comunicação

As barreiras perceptivas representam as percepções das pessoas que as impedem de avaliar adequadamente:

• Uma pessoa, 
• Um tópico, ou 
• Uma informação. 

Podem manifestar-se como percepções distorcidas sobre o conhecimento ou experiência de alguém. Para gerenciar barreiras perceptivas, você deve:

• Não julguar as pessoas apenas com base em sua linguagem corporal – ouça primeiro o que elas estão dizendo,
• Identificar quaisquer barreiras potenciais que você possa ter,
• Tentar entender claramente a pessoa com quem você está falando,
• Tentar ter uma abordagem mais flexível e criativa para as conversas, e
• Tentar se colocar no lugar da outra pessoa por um momento.

Subpasso 3: Gerencie as barreiras emocionais à comunicação

A inteligência emocional representa a capacidade de um indivíduo de entender e usar as emoções como uma arma para combater o estresse, superar desafios e, mais importante, comunicar pensamentos e emoções de forma eficaz. 

No entanto, mesmo indivíduos emocionalmente inteligentes frequentemente enfrentarão barreiras que obstruem a comunicação efetiva. Essas são as emoções que você sente ao falar com seus colegas de equipe que podem segurá-lo e dificultar sua capacidade de ter uma conversa construtiva. 

Elas podem se manifestar como conflitos causados por:

• Raiva, 
• Ansiedade, ou 
• Orgulho.

Para gerenciar barreiras emocionais, você deve:

• Retirar-se da situação (se possível),
• Acalmar-se, 
• Considerar por que você se sente assim e
• Trabalhar para aceitar que seu ponto de vista pode não ser perfeito ou ideal.

Subpasso 4: Gerencie as barreiras culturais à comunicação

As barreiras culturais representam diferenças culturais entre comunicadores que desencadeiam interpretações erradas das mensagens de outras pessoas. 

Podem manifestar-se como mal-entendidos causados por normas e costumes baseados na cultura.

Trabalhar para superar barreiras culturais, como estereótipos e auto-importância baseada em status, entre os membros da equipe é uma excelente forma de melhorar a comunicação da equipe.

Isto pode ser alcançado através de vários tipos de exercícios de comunicação, tais como:

• Cultural sensitivity training,
• Celebrações da diversidade e/ou
• Painéis de piso abertos.

Subpasso 5: Gerencie as barreiras linguísticas à comunicação

As barreiras linguísticas representam palavras, frases, pronúncia e gramática cujo uso pode confundir as pessoas com quem nos comunicamos. 

Na maioria das vezes, as pessoas pensam que a linguagem pode contribuir para a falta de comunicação apenas nos casos em que as pessoas que estão conversando não falam a mesma língua. 

No entanto, mesmo com pessoas que compartilham uma língua nativa, pode haver barreiras à comunicação na forma de uso excessivo de jargões e gírias. 

Sem mencionar que diferentes níveis de alfabetização e capacidade linguística, bem como algo tão simples como a escolha de palavras, também podem levar a uma falha na comunicação.

Por um lado, você pode superar essas barreiras desenvolvendo uma cultura de trabalho que incentive a paciência e a inclusão. Não importa quanto tempo leve para alguém expressar seus pensamentos; paciência é a chave.

Como alternativa, você pode instruir todos no escritório a usar uma linguagem simples, mas desencorajando o uso de jargões ou gírias.

Subpasso 6: Gerencie as barreiras de gênero à comunicação

Os preconceitos de gênero representam estereótipos, preconceitos e tendências que influenciam a forma como vemos e comunicamos com pessoas de diferentes gêneros. 

Podem manifestar-se como conceitos errados baseados em gênero sobre os hábitos de comunicação de alguém.

Lidar com as barreiras de gênero à comunicação inclui:

• Educar todos os membros da equipe,
• Incentivar a diversidade na equipe, e
• Incluir a equipe de RH no tratamento de possíveis problemas.

Subpasso 7: Gerencie barreiras interpessoais à comunicação

As barreiras interpessoais representam dificuldades que impedem as pessoas de atingirem o seu pleno potencial em termos de competências de comunicação. 

Eles podem se manifestar como a falta de vontade de participar de conversas ou falta de mente aberta.

Resolver tais barreiras é problemático, pois elas frequentemente dizem respeito a uma situação específica ou pessoas envolvidas. Independentemente disso, promover valores positivos de equipe pode fornecer um caminho para a resolução.

Esses valores geralmente incluem:

• Empatia,
• Escuta ativa,
• Abertura e
• Honestidade.

4ª Passo: Aprenda a gerenciar a comunicação não-verbal

De acordo com a estatística popular e frequentemente citada, 93% da comunicação é não verbal — mas esse número também foi fortemente contestado por especialistas e provou ser uma versão mal interpretada das descobertas do estudo original de Albert Mehrabian, um psicólogo famoso.

Ainda assim, a comunicação não-verbal é um elemento importante de muitos processos de comunicação. Mas é uma forma de comunicação que muitas vezes ignoramos porque não é dominante. 

A comunicação não verbal geralmente acompanha a comunicação verbal pessoal. Para sublinhar nossas palavras, usamos:

• Expressões faciais 
• Gestos e 
• Movimentos corporais. 

No entanto, nem toda comunicação por linguagem corporal é consciente. Às vezes usamos isso para comunicar mensagens que não desejamos transmitir. 

Além do mais, nossas expressões faciais, gestos e movimentos corporais também podem ser involuntariamente enganosos – ou simplesmente mal interpretados por outras pessoas.

É por isso que a comunicação não verbal pode muitas vezes tornar-se uma barreira para tornar a comunicação eficaz. 

Por exemplo, nossa linguagem corporal pode se tornar uma barreira perceptiva – nossas sobrancelhas levantadas podem atrapalhar o que estamos tentando comunicar com nossas palavras. Além disso, a comunicação não-verbal também pode muitas vezes ser uma barreira cultural. A pessoa com quem comunicamos pode interpretar a nossa linguagem não-verbal de acordo com as suas próprias normas culturais, que não se alinham com o que tentamos transmitir.

A comunicação não verbal adequada é um passo importante para uma comunicação eficaz em equipe – e você precisará fazer um esforço para transmitir e interpretar adequadamente a linguagem não verbal.

Subpasso 1: Use a comunicação não verbal a seu favor:

Um dos maiores equívocos sobre a linguagem não-verbal é que ela é universal. Por exemplo, a maioria dos ocidentais acredita que oferecer um aperto de mão firme aos seus colegas de trabalho é um sinal de confiança. No entanto, em muitas culturas orientais, um aperto de mão firme pode parecer agressivo.  

Ainda assim, existem alguns sinais não-verbais que são quase universalmente compreendidos. Você pode usar isso a seu favor e se tornar um comunicador mais eficaz. 

Aqui estão alguns exemplos de como você pode fazer isso:

• Leia a sala e aja de acordo – não sorria quando a mensagem for séria ou franzir a testa ao conversar casualmente com colegas.
• Mantenha contato visual frequente com as pessoas com quem você está se comunicando.
• Não cruze os braços – você evitará parecer na defensiva.
• Ajuste sua voz para um volume agradável e confortável.
• Evite muita gesticulação – você diminuirá as chances de transmitir algo que não deseja.

Subpasso 2: Aprenda como “ler” as mensagens não-verbais de seus colegas comunicadores 

Nossa capacidade de decodificar adequadamente a linguagem não-verbal é um dos pilares da alfabetização em comunicação não-verbal. Embora a pesquisa sugira que a decodificação de mensagens não-verbais muitas vezes será fraca sem o contexto fornecido na comunicação verbal, você ainda pode utilizar a linguagem corporal de seus colegas comunicadores para garantir que sua comunicação seja tão eficaz quanto possível.

Claro, certifique-se de ouvir o que seus colegas comunicadores dizem primeiro.

Subpasso 3: Eduque-se sobre as normas não-verbais das culturas de seus colegas de equipe

Se você é um gerente, organize treinamento intercultural sobre o assunto.

Se você é funcionário, tome a iniciativa individual de aprender sobre o uso da linguagem não verbal de outras culturas representadas em sua equipe.

5ª Passo: Aprenda a se expressar na comunicação

Aprender a se expressar na comunicação é um dos passos mais importantes para se tornar um comunicador eficaz. 

Afinal, para conseguir comunicar-se adequadamente, você precisa conseguir expressar:

• Pensamentos,
• Ideias,
• Opiniões e
• Crenças.

Subpasso 1: Decida o que você quer dizer primeiro

Ao participar de uma conversa no trabalho, é importante que você não dê respostas precipitadas sem prestar atenção. Em vez disso, tome sua decisão:

• Fazer uma pausa – isso lhe dará tempo suficiente para se recompor,
• Formular ideias e opiniões em sua mente antes de articulá-las,
• Avaliar o contexto e o conteúdo do que você está tentando dizer e
• Estar atento a quem você está falando e sobre o quê, bem como ao impacto de suas palavras. 

Subpasso 2: Não generalize seus pontos

Em vez disso, enriqueça-os com a quantidade certa de detalhes, fatos e números; use exemplos e recursos visuais para ilustrar seus pensamentos e ideias.

Subpasso 3: Seja assertivo

Ao participar de uma conversa no trabalho, é importante que você não dê respostas precipitadas sem prestar atenção. Em vez disso, tome sua decisão: 

As características fundamentais da comunicação assertiva são:

• Reconhecimento de seus valores – não atribua seus fracassos apenas a falhas internas e seus sucessos à sorte; em vez disso, seja objetivo sobre suas contribuições.
• Conhecimento dos seus direitos – procure compreender os seus direitos e benefícios no local de trabalho; então, invista neles.
• Gerenciamento dos seus limites – procure compreender e respeitar seus limites, para gerenciar melhor o estresse e as expectativas.
• Antes de ser assertivo, pratique ser assertivo – pense no que você quer dizer em uma determinada situação e pratique como você o dirá.
• Pronunciamento Durante reuniões, sessões de brainstorming, ou a qualquer momento quando for apropriado falar e você tiver algo importante a dizer, faça isso.

• Procure permanecer no tópico durante as discussões - comece aos poucos e tenha como objetivo chegar ao ponto o mais rápido possível; use detalhes, fatos, exemplos e recursos visuais que acrescentam, em vez de desviar a atenção de sua essência.
• Comunicação na hora certa se tiver alguma dúvida em uma reunião, pergunte imediatamente; se você sabe que seus colegas estarão ocupados em um determinado horário, pergunte quando poderão falar com você.

6ª Passo: Aprenda a ouvir ativamente os outros

Ouvir os pensamentos, ideias e opiniões de outras pessoas com interesse real é tão importante para uma comunicação eficaz quanto contribuir. 

Infelizmente, de acordo com Psychology Today, somos ouvintes muito piores do que pensamos — cerca de 96% das pessoas acham que são ótimas ouvintes, quando, na realidade, tendemos a reter apenas 50% do que é dito logo depois de ser dito. A porcentagem diminui ainda mais com o tempo.

No livro que ele co-escreveu com Leonard A. Stevens, Are you Listening?, Ralph G. Nichols, professor aposentado da Universidade de Missouri, diz que a capacidade de dar aos palestrantes toda a nossa atenção diminui à medida que envelhecemos: 

“Se definirmos o bom ouvinte como aquele que dá atenção total a quem fala, as crianças da primeira série são os melhores ouvintes de todos.”

Subpasso 1: Entenda por que a escuta ativa é importante

Conversamos com Marilyn Shannon, autora do livro Quick Listening: The New Paradigm for Business and Personal Excellence sobre como a escuta ativa é vital em ambientes profissionais. 

Ela continua dizendo que ouvir é a única maneira de as empresas superarem alguns dos seus maiores obstáculos. 

Claramente, ouvir é essencial para uma comunicação eficaz e para o sucesso nos negócios. Mas como conseguir ouvir ativamente?

Subpasso 2: Evite maus hábitos de audição

Conforme mencionado, mesmo quando estamos cientes da importância da escuta ativa, ainda assim não conseguimos fazê-lo. Nichols citou os 10 piores hábitos de escuta das pessoas nos EUA – de acordo com esses hábitos, as pessoas deixam de ouvir porque:

• Acham o tópico discutido desinteressante,
• Encontram falhas no orador (por exemplo, falta de entrega ou aparência),
• Concentram-se em um argumento específico apresentado pelo orador e tentam encontrar contra-argumentos para ele,
• Concentre-se mais nos fatos do que na ideia subjacente,
• Tentam delinear tudo o que foi dito - e assim acabam perdendo a essência,
• Fingem estarem atentos enquanto suas mentes divagam,
• São vítimas de distrações (por exemplo, distrações que eles criam ou toleram),
• Concentram-se em informações fáceis de entender e evitam conceitos mais difíceis,
• Deixam que as palavras emocionais os distraiam e
• Desperdiçam a diferença entre a velocidade do pensamento e a velocidade com que as pessoas falam - ou seja, “poder do pensamento”.

Subpasso 3: Empregue os 3 “As” da escuta ativa

Para evitar sermos vítimas de um dos maus hábitos de escuta, podemos empregar os 3 “As” da escuta ativa:

• Atitude — ter uma atitude positiva e ter a mente aberta nos torna mais receptivos ao que as pessoas têm a dizer.
• Atenção — prestar atenção à comunicação verbal e não verbal das pessoas com quem nos comunicamos nos faz entender toda a sua mensagem.
• Ajuste — seguir o que nos é dito sem fazer suposições e ajustar a nossa resposta de acordo com isso melhora a eficácia da comunicação.

Embora esses 3 As da comunicação ativa sejam úteis, eles também são abrangentes. Então, aqui estão mais algumas dicas específicas sobre como ouvir ativamente os outros:

• Esteja aberto a novas informações. Entre em cada diálogo com a intenção de aprender algo novo.
• Seja paciente ao ouvir outras pessoas. Não as interrompa só porque você acha que tem algo importante a dizer.
• Seja neutro e não julgue ao responder. Não procure ativamente por problemas nas ideias, crenças e opiniões de outras pessoas.
• Forneça comentário não-verbal correto enquanto ouve – por exemplo, sorria, mantenha contato visual e acene com a cabeça.
• Faça as perguntas certas no momento certo — tanto perguntas abertas quanto perguntas fechadas como Sim/Não.
• Incentive o palestrante com frases selecionadas e comentários positivos — por exemplo, “Conte-me mais sobre…”, “E isso funcionaria porque…”, etc.
• Reflita sobre o que foi dito e resuma os pontos principais do orador. Dessa forma, você garantirá que entendeu o que foi dito.
• Peça esclarecimentos quando necessário – para aumentar a quantidade de informações que você entende.

7ª Passo: Evite suposições

Conforme mencionado, não fazer suposições é um dos aspectos-chave da escuta ativa e, portanto, da comunicação eficaz. Isso ocorre porque as suposições podem levar rapidamente a comunicação ao ponto de ruptura. 

Presumir que temos maior conhecimento ou experiência ou que outros concordam ou discordam de nós pode levar a mal-entendidos e até conflitos.

Subpasso 1: Avalie suas crenças atuais

Pense no seguinte: você está baseando suas suposições em experiências/conhecimentos passados, em uma opinião pessoal ou apenas em um pressentimento? 

Basear suas suposições em experiências/conhecimentos passados pode estar enraizado na realidade, mas baseá-las em uma opinião pessoal ou intuição não fornece a credibilidade necessária.

Subpasso 2: Faça as perguntas certas

Peça detalhes adicionais sobre as opiniões e ideias que você suspeita serem erradas – talvez as respostas lhe dêem a imagem completa que está faltando no momento.

Subpasso 3: Veja o assunto sob diferentes perspectivas

Pergunte às pessoas a interpretação de uma opinião ou ideia controversa – talvez elas possam lhe fornecer uma melhor visão geral dos pontos que você considera controversos e até encorajá-lo a mudar de ideia.

Subpasso n4: Seja específico

Ao organizar pontos de encontro ou tomar decisões, seja claro sobre onde, quando, quem e como. Isso garantirá que não haja mal-entendidos entre você e outros membros da equipe. Além do mais, impedirá que outros façam suposições.

8ª Passo: Trabalhe ativamente na resolução de conflitos

Os conflitos no local de trabalho são aparentemente inevitáveis. 

Em 2008, um relatório intitulado Workplace Conflict and How Businesses Can Harness It to Thrive afirmou que 29% dos funcionários relatam que os conflitos são uma ocorrência regular para eles. 

Se você está se perguntando se as coisas melhoraram desde então, não melhoraram. O alvo de acompanhamento relatório de 2022 mostra que esse número subiu para 36%. 

Outras informações interessantes que o estudo tinha a oferecer foram as seguintes:

• A principal causa de conflito no trabalho era a falta de comunicação adequada, 
• 25% das pessoas consideram que os seus gestores não souberam ou não sabem como lidar adequadamente com os conflitos, e
• Quanto mais tempo alguém passa lidando com conflitos no trabalho, menos satisfeito fica com seu trabalho. 

A satisfação no trabalho é vital para a retenção de funcionários e sucesso empresarial. Portanto, evitar, diminuir ou resolver conflitos parece ser a coisa inteligente a fazer. 

Para resolver conflitos de forma eficaz, você precisa:

• Conversar com a outra pessoa – certifique-se de que seja em um horário e local convenientes.
• Identificar e resumir os pontos com os quais você concorda e discorda — essa tática é um excelente ponto de partida.
• Concentrar o comentário negativo no comportamento ou nos eventos – e não na personalidade de alguém.
• Ouvir o que a outra pessoa tem a dizer – em vez de pensar em seus contra-argumentos.
• Se você discordar em certos pontos, conversar sobre eles – até chegar a um acordo.
• Concentrar-se primeiro em uma área prioritária de conflito — para garantir que a maior parte do seu tempo e energia seja gasta na resolução deles antes de passar para questões de menor prioridade.
• Gerenciar todas as dúvidas — pergunte tudo o que deseja saber e fique à disposição para tirar dúvidas.
• Manter uma atitude colaborativa durante toda a discussão – isso impedirá que o conflito se agrave ainda mais.
• Planejar o futuro – organize reuniões adicionais sobre os pontos controversos, se necessário.

9º Passo: Gerencie canais de comunicação de forma eficaz

Em um ambiente de negócios, um canal de comunicação representa um meio de comunicação para colegas de trabalho.

Em geral, esses canais incluem:

• Soluções de hardware — como telefones celulares ou aparelhos de fax, e 
• Soluções de software — como aplicativos de comunicação de equipe ou ferramentas de gerenciamento de projetos.

Soluções de software são um elemento crucial na vida profissional de equipes remotas e híbridas que não conseguem se comunicar efetivamente em tempo real e/ou pessoalmente devido a restrições de tempo e/ou distância (por exemplo, fusos horários diferentes e/ou continentes).

Em linha com isso, um passo vital para uma comunicação eficaz é aprender a gerir os canais de comunicação.

Para fazer isso, você precisará:

• Pensar no seu fluxo de trabalho,
• Escolher um canal de comunicação e
• Aprender e treinar sua equipe como usá-lo.

Subpasso 1: Pense em seus fluxos de trabalho

Antes de tomar uma decisão, você precisa considerar seu fluxo de trabalho. Que tipo de canal de comunicação seria mais adequado para você? Para responder a essa pergunta, considere o seguinte:  

• Os canais tradicionais de comunicação, como telefones, são ótimos para obter comentários instantâneos.
• Versões internas de determinados sistemas públicos, como podcasts internos, são ótimas para a construção de cultura.
• Canais de comunicação especializados, como ferramentas de gerenciamento de projetos são ótimas para comunicar detalhes do projeto.
• Soluções abrangentes, como software de colaboração em equipe, são ótimos para mensagens instantâneas e discussões temáticas.

Subpasso 2: Escolha um canal de comunicação

Para restringir ainda mais suas escolhas, pergunte-se o seguinte:

• Suas mensagens são principalmente formais ou informais?
• A maioria das suas informações precisa ser fácil de consultar?
• A maior parte das suas informações é confidencial ou sensível? 
• A maior parte das suas informações é urgente ou tem prazo?
• A maior parte de suas informações é geral ou específica?
• Você tende a se comunicar com um grupo ou indivíduos?
• Os indivíduos e grupos com quem você se comunica são seus pares? Ou eles estão em um nível hierárquico superior ao seu?
• Sua comunicação tende a exigir uma resposta rápida? 
• Quando a comunicação geralmente acontece? (por exemplo, reuniões individuais, reuniões de equipe reuniões, reuniões de empresa, etc.)
• Que tipo de comunicação você mais pratica? (por exemplo, escrito, verbal, visual, etc.)

Subpasso 3: Aprenda e treine outras pessoas sobre como usar os canais de comunicação selecionados

Escolher o canal de comunicação é o primeiro passo da implementação. O próximo é realmente começar a usar o meio de comunicação escolhido. Para fazer isso, você precisa aprender e treinar outras pessoas sobre como usá-lo. 

Os princípios básicos e os pontos mais delicados podem ser explicados através de:

• Treinamento em grupo,
• Documentação oficial e
• Central de ajuda no site do aplicativo.

10ª Passo: Seja um comunicador receptivo

Alta capacidade de resposta é um componente crucial quando se trata de comunicação eficaz porque ajuda os colegas de equipe a resolver problemas etomar decisões mais rapidamente, além de economizar tempo em geral. 

Por exemplo, 75% dos e-mails são abertos na primeira hora e 42% dos e-mails são respondidos durante esse período, de acordo com Estatísticas do Yesware. 

Isso, claro, apenas se forem enviados entre 9h e 12h. Se acontecer de você enviar um e-mail depois das 19h, que é o pior momento para enviar um e-mail, é provável que você não receba uma resposta imediata. No entanto, você receberá uma resposta em um dia — 98% dos e-mails são abertos no primeiro dia e 95% recebem respostas durante esse período. 

De qualquer forma, esperar entre 1 hora e 2 dias pelas respostas dos e-mails pode prejudicar a sua produtividade. Afinal, obter uma resposta à sua pergunta em 5 minutos o ajudará a começar o trabalho com muito mais rapidez do que se precisasse esperar horas ou dias. 

Portanto, é importante que você empregue uma solução de comunicação adequada dentro e fora de sua equipe, como um aplicativo de mensagens empresarial.

Vamos dar uma olhada em como você pode se tornar um comunicador mais responsivo.

Subpasso 1: Fique de olho nos canais de comunicação durante o horário de trabalho

Se você não suporta o som das notificações, pelo menos verifique seus canais oficiais de comunicação regularmente para ver se algum de seus colegas de trabalho precisa de alguma coisa. Como alternativa, personalize as configurações de notificações de uma maneira que funcione para você e obtenha apenas notificado quando algo é importante.

Subpasso 2: Avise seus colegas de equipe quando você poderá se comunicar

Se você estiver trabalhando em uma equipe remota ou híbrida, a melhor maneira de melhorar a qualidade de suas conversas é tornar seu horário de trabalho público (de preferência, com uma indicação de como seu horário de trabalho se compara ao Horário de Greenwich — se sua equipe operar em vários fusos horários diferentes). 

Além disso, se estiver fazendo um trabalho profundo, você também pode definir seu status como indisponível ou ocupado, para que seus colegas de trabalho saibam que você está envolvido em algo importante e não deve ser incomodado. 

Subpasso 3: Avise a equipe com antecedência quando você não conseguir se comunicar

Caso você saiba que não estará disponível para conversar ou esclarecer dúvidas em determinado horário, avise seus colegas e gestores, com especial destaque para o horário em que estará novamente disponível.

11ª Passo: Aprimore suas habilidades de escrita

A comunicação escrita destaca-se como forma dominante de comunicação no local de trabalho, ao lado da comunicação verbal - afinal, a maioria de nós optará por convidar um colega de equipe para bater um papo pessoalmente ou escrever uma mensagem para ele. 

Portanto, outro passo crucial no caminho para uma comunicação eficaz em equipe inclui o aperfeiçoamento de suas habilidades de redação.

Marvin H. Swift, professor associado de comunicação do General Motors Institute, disse certa vez que "Clear writing means clear thinking”. Segundo ele e outros especialistas na área de comunicação, ser metódico em relação às suas habilidades de escrita pode melhorar muito a eficácia da comunicação da equipe.

Subpasso 1: Planeje o que você quer dizer

Assim como acontece com a fala, você precisa pensar antes de digitar algo. Para tornar a escrita mais eficaz, considere o que você quer dizer e depois lembre-se dos 7 C’s da comunicação: seja claro, concreto, conciso, coerente, confiante, correto e cortês.

A concisão é de especial importância aqui, pois você não quer perder tempo escrevendo algo redundante ou desnecessário.

Subpasso 2: Identifique seus pontos problemáticos e trabalhe neles

Se escrever não é seu ponto forte, avalie-o e identifique seus pontos fracos. Para alguns isso pode ser gramática, para outros pode ser vocabulário, pontuação ou até mesmo falta de emojis. Descubra o que é e então trabalhe nisso conscientemente.

Subpasso 3: Seja correto 

Sempre comece com seu ponto/argumento principal e adicione detalhes mais tarde. Bryan Garner, autor de The HBR Guide to Better Business Writing, diz que um problema e suas soluções propostas devem sempre ser resumidos primeiro, em “não mais do que 150 palavras”.

Subpasso 4: Evite “palavrões”

Bryan Garner também aponta o problema do prolixo: “No momento em que os leitores sentem que um texto é muito demoroso (ou prolongado), eles começam a se desligar” 

Então, em vez de ser extenso, ele propõe:

• Exclua as preposições (por exemplo, escreva “opinião” em vez de “ponto de vista”),
• Simplifique as escolhas – (por exemplo, escreva “proteger” em vez de “fornecer proteção”),
• Use contrações (por exemplo, escreva “não” em vez de “não”), e
• Use verbos fortes em vez de “é”/”são”, “era”/”eram” (por exemplo, escreva “sugerir” em vez de “é sugerido”).

Subpasso 5: Evite gírias

Essas palavras e frases foram usadas demais a ponto de perderem qualquer significado real. Garner propõe que a melhor maneira de evitar palavras irritantes da moda corporativa é escreva uma “lista negra de palavras-chave” e inclua palavras e frases como “acionável”, “competência essencial” e “impactante”. 

Aqui estão algumas outras dicas que o ajudarão a aperfeiçoar suas habilidades de escrita:

• Leia antes de clicar em “enviar” – antes de enviar uma mensagem instantânea ou e-mail, revise-os quanto à gramática, precisão e clareza.
• Tenha cuidado com a formatação. Você transmitirá melhor seus pontos se usar marcadores do que se escrever blocos de texto incompreensíveis.

12ª Passo: Adapte-se à situação de comunicação

O ajuste é um dos pilares da escuta ativa. No entanto, também é crucial para uma comunicação eficaz nas equipes em geral. 

O modo como um processo de comunicação se desenvolverá tende a depender da situação de comunicação em que você se encontra. 

Para determinar isso, pergunte-se o seguinte:

• A situação é formal ou informal?
• Você está em uma reunião? 
• Você está comentando? 
• Você está aceitando um comentário? 
• Você está fazendo uma apresentação?
• Você está ouvindo uma apresentação?
• Você está entrevistando um candidato a emprego? 
• Você está envolvido em um conflito?

Outro elemento importante em uma situação de comunicação que determina como você deve se comportar e responder são as pessoas com quem você está se comunicando – você agirá de maneira diferente dependendo se está se comunicando com colegas, superiores ou clientes.

Na busca por tornar a comunicação eficaz e se ajustar à situação de comunicação, você precisará:

• Reconhecer a formalidade da situação – se uma situação é formal ou informal (o que, novamente, pode depender se você está falando com um colega, superior ou cliente) determinará a formalidade do seu discurso ou escrita.
• Siga a etiqueta da situação — reuniões, sessões de feedback e apresentações têm sua etiqueta (que discutiremos abaixo).

Além disso, compreender os bastidores de uma situação de comunicação através da análise dos modelos de comunicação é outro passo crucial para aprender como se ajustar a diferentes situações de comunicação no local de trabalho.

Subpasso 1: Siga o protocolo das reuniões

As reuniões de negócios têm uma etiqueta específica que você deve seguir. Mesmo que a reunião seja informal, é melhor seguir estas regras:

• Seja pontual,
• Fale alto o suficiente quando for a sua hora de falar,
• Ouça ativamente os outros quando chegar a hora deles de falar e
• Contribua com informações significativas quando puder.

Subpasso 2: Siga a etiqueta para fornecer comentários

O comentário (ou feedback) construtivo é vital para qualquer equipe, mas os gerentes muitas vezes relutam em fornecê-lo. Isto não é surpreendente, dado que apenas 14,5% dos gerentes se sentem confiantes em suas habilidades de dar feedback.

Por outro lado, os funcionários adoram receber feedback. De acordo com uma pesquisa conduzida por uma empresa de consultoria Zegner/Folkman, 57% dos entrevistados disseram que preferiam receber qualquer tipo de feedback, mesmo negativo, do que não receber nenhum.

Dar sua opinião (e recebê-la com graça) é, portanto, vital. Mas antes de fazer isso, certifique-se de seguir estas regras:

• Peça permissão para dar uma avaliação,
• Baseie o comentário negativo no comportamento e não na pessoa,
• Explique o impacto do comportamento negativo,
• Discuta um assunto de cada vez e
• Sugira passos concretos para melhorias.

Subpasso 3: Siga a etiqueta para aceitar comentários

Conforme mencionado, os funcionários adoram observações. Mas nem todos sabem aceitar isso. Se você está lutando com isso, tenha em mente o seguinte:

• Escute com atenção.
• Escute com atenção. Reconheça boas intenções,
• Peça dicas adicionais sobre como melhorar,
• Resuma o feedback e
• Seja gentil com o provedor de feedback.

Subpasso 4: Siga a etiqueta de apresentação dos palestrantes

Apresentar suas ideias e soluções à sua equipe ou empregador costuma ser uma tarefa estressante. No entanto, as apresentações fazem parte do dia a dia de praticamente qualquer trabalhador, por isso é vital que você esteja preparado para elas. 

Aqui estão algumas dicas sobre como apresentar:

• Chegue mais cedo para preparar tudo.
• Ao final da apresentação, agradeça ao público pela audiência.
• Não fique na defensiva na hora das perguntas - em vez disso, responda às perguntas pacientemente usando fatos, números, exemplos e qualquer outra coisa que apóie suas afirmações.
• Tenha cuidado com sua comunicação não verba. Não gesticule muito, para evitar distrair o público.
• Use seus recursos visuais com cuidado – não mais do que 5 a 6 marcadores por slide de apresentação. Se você puder usar um exemplo ou imagem para ilustrar um ponto, faça-o.

Subpasso 5: Siga o protocolo de apresentação para o público

Ser um membro atencioso e respeitoso do público também é uma parte vital de uma comunicação eficaz. Aqui estão algumas regras que você pode seguir para conseguir isso:

• Não fale, a menos que seja solicitado a participar,
• Não interrompa os palestrantes – em vez disso, faça perguntas durante o período de perguntas,
• Desligue o telefone e
• Escute com atenção.

13ª Passo: Siga os 4 passos para comunicação não violenta (CNV)

CNV ou Comunicação Não-Violenta (às vezes chamada de comunicação compassiva ) pode ajudá-lo a usar palavras de forma consciente para expressar o que deseja. 

O conceito, desenvolvido por Marshall Rosenberg, Ph.D., inclui as seguintes etapas:

• Observando sem julgamento,
• Expressando sentimentos,
• Expressando necessidades e
• Expressando solicitações.

Em um ambiente empresarial, essas etapas ajudam a aumentar as chances de você estabelecer um entendimento mútuo com colegas de equipe. 

Eles também ajudam as equipes a fazer as seguintes melhorias:

• Aumentar as habilidades de comunicação em geral,
• Melhorar a autoconsciência,
• Aumentar suas habilidades de gerenciamento,
• Fortalecer as relações interpessoais,
• Resolver conflitos de forma mais fácil e rápida,
• Reagir adequadamente a desenvolvimentos inesperados,
• Cuidar das necessidades pessoais, tendo em mente as necessidades dos outros, e
• Influenciar positivamente a organização como um todo.

Agora, vamos ver como é a comunicação não violenta na prática.

Subpasso 1: Observe

Comece com a etapa de observações – observe o que você ouve ou vê sem avaliar ou julgar. Ao fazer isso, você adicionará dados objetivos às suas opiniões.

Subpasso 2: Expresse seus sentimentos

Passe para a etapa dos sentimentos e expresse seus sentimentos de maneira adequada ao ambiente de negócios. Ao fazer isso, você diminuirá as chances de que suas emoções e opiniões reprimidas explodam inesperadamente.

Subpasso 3: Expresse suas necessidades

Avance com a etapa das necessidades e expresse diretamente suas verdadeiras necessidades se quiser que elas sejam atendidas. Ao fazer isso, você evita parecer excessivamente crítico com as pessoas (em vez de expressar necessidades indiretamente, por meio de julgamentos, avaliações e opiniões não fundamentadas).

Subpasso 4: Expresse seus pedidos

Termine com a etapa de solicitações, mas evite declarações vagas, abstratas ou ambíguas. Em vez disso, use uma linguagem concreta e positiva. Ao fazer isso, você parecerá mais voltado para a ação.

Aqui está um exemplo de comunicação não agressiva conduzida no Pumble, um aplicativo de comunicação empresarial.

Dicas adicionais para uma comunicação eficaz

Em geral, seguir os 13 passos que apresentamos irá garantir que você mantenha uma comunicação eficaz no local de trabalho. 

Porém, se você deseja se comunicar melhor ou precisa de mais estratégias para uma comunicação eficaz, temos algumas dicas adicionais para você.

1ª Dica: Seja paciente

A comunicação ineficaz pode ser frustrante, por isso a nossa primeira dica é ser paciente. Paciência é algo que Kordestani também destaca como importante.

2ª Dica: Cultive a autoconsciência

Se você está constantemente enfrentando dificuldades quando se trata de comunicação em equipe, Giordano sugere um pouco de retrospectiva.

Portanto, estar ciente de suas próprias deficiências no que diz respeito às habilidades de comunicação pode ajudá-lo a compreender melhor o que precisa ser trabalhado.

3ª Dica: Verifique seus métodos atuais

Depois de saber quais habilidades você precisa desenvolver individualmente, sugerimos que você dê uma olhada na comunicação geral da sua equipe. 

Auditar seus métodos de comunicação atuais significa garantir que todos os membros da equipe, bem como a liderança da equipe, tenham como objetivo a comunicação eficaz. 

4ª Dica: Pratique a empatia

Por fim, lembre-se de que a comunicação eficaz envolve mais do que simplesmente transmitir uma mensagem ou trocar informações. Em vez disso, trata-se de conectar-se com as pessoas com quem você está se comunicando, criar vínculos com elas e promover uma cultura de trabalho positiva. 

Kordestani concorda que isso é vital e acrescenta que é também por isso que você precisa praticar a empatia ao se comunicar. 

Melhore a comunicação da sua equipe da maneira certa: Experimente o Pumble

Infelizmente, muitas dicas acima são aplicáveis ​​somente para trabalhadores não remotos. Estar presente permite que você comunique seus pensamentos de forma concisa e os entregue da maneira mais eficiente. 

Mas e os trabalhadores remotos?

Bem, a maioria dos trabalhadores remotos tem que aderir a diferentes tipos de comunicação, mas todos eles se resumem a modos escritos. Portanto, para transmitir o significado por trás da frase e transmitir suas emoções, você terá que manipular vários recursos digitais, como:

• Emojis,
• GIFs,
• Compartilhamento de arquivos
• Mensagens de áudio e videoconferência,
• Appropriate punctuation,
• Frases de jargão e muitos mais.

É aí que entra o Pumble — um aplicativo gratuito de comunicação em equipe que ajuda você a fazer com que sua mensagem seja ouvida.

Message your coworkers through DMs, get your thoughts across, and make the best out of every situation — try Pumble for free today and make your communication effective!

Referências:

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